JPK.guru Creator (generowanie JPK) Instrukcja Użytkownika

Transkrypt

1 (generowanie JPK) Instrukcja Użytkownika Wersja: Przygotował: Adam Adamowicz sp. z o.o. Ul. Wały Piastowskie 1/ Gdańsk, Poland

2 Spis treści 1 WSTĘP INSTALACJA I WYMAGANIA PIERWSZE URUCHOMIENIE PROGRAMU PRZYGOTOWANIE PLIK JPK STRUKTURA PLIKÓW EXCEL KSIĘGI RACHUNKOWE JPK_KR WYCIĄG BANKOWY JPK_WB MAGAZYN JPK_MAG EWIDENCJA ZAKUPU I SPRZEDAŻY VAT JPK_VAT FAKTURY VAT JPK_FA Instrukcja Użytkownika

3 1 Wstęp Jednolity Plik Kontrolny (w skrócie JPK) jest standardem definiującym postać danych przekazywanych organom podatkowym i kontroli skarbowej podczas czynności sprawdzających, kontroli podatkowych, postępowania podatkowego i kontrolnego. Dane przekazywane są w postaci plików XML o ściśle zdefiniowanej strukturze ze względu na poziom jej skomplikowania ręczne przygotowanie pliku z posiadanych danych jest prawie niemożliwe. Rozwiązaniem jest narzędzie, które pozwala na przygotowanie danych w prostym w obsłudze arkuszu Excela i jego konwersję do formatu spełniającego wymagania JPK. Dodatkowo aplikacja weryfikuje techniczną poprawność danych (m.in. czy daty i kwoty zapisane są w prawidłowym formacie). 3 Instrukcja Użytkownika

4 2 Instalacja i wymagania Program wymaga do pracy:.net Framework w wersji przynajmniej 4.0 Microsoft Excel 2007 lub nowszy Windows 7 lub nowszy Program dostarczany jest w wersji przenośnej w dwóch formach: w wersji spakowanej do archiwum.zip, którą wystarczy wypakować do wybranego folderu w wersji z instalatorem, która może sama utworzyć skróty w menu start i pulpicie, wymaga ona uprawnień administratora na komputerze użytkownika. Program obsługuje dane z następujących obszarów: Księgi rachunkowe, Wyciągi bankowe, Magazyn (przyjęcia, wydania na zewnątrz, rozchód wewnętrzny, przesunięcia międzymagazynowe), Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT, Faktury VAT, Księga przychodów i rozchodów, Ewidencja przychodów. Wersja programu 1.8 obsługuje pliki JPK zgodne ze specyfikacją opublikowaną dnia przez Ministerstwo Finansów. Specyfikacja dostępna jest na stronie Ministerstwa. 4 Instrukcja Użytkownika

5 3 Pierwsze uruchomienie programu Po pierwszym uruchomieniu programu zalecane jest uzupełnienie danych firmy. Dane te będą automatycznie wstawiane do generowanych szablonów, dzięki temu użytkownik nie musi wprowadzać ich do generowanych szablonów. W celu wprowadzanie danych firmy należy kliknąć przycisk Edytuj dane firmy, oraz wprowadzić wszystkie dane w nowym oknie. Po kliknięciu Zapisz dane zostaną zapamiętane. Można je w każdej chwili zmodyfikować, wystarczy ponownie kliknąć Edytuj dane firmy. W przypadku zakupu programu do obsługi większej ilości NIP-ów, najpierw w programie, w polu NIP należy wybrać numer podmiotu, dla którego chcemy wprowadzić lub zmodyfikować dane. Numer(y) NIP są wbudowane w program i nie ma możliwości ich zmiany. 5 Instrukcja Użytkownika

6 4 Przygotowanie pliku JPK W przypadku obsługi większej ilości NIP-ów w pierwszej kolejności należy wybrać NIP podmiotu, dla którego przygotowywany jest plik JPK. Szablon służy do przygotowania pliku programu Microsoft Excel (.xlsx) dostosowanego do struktury pliku JPK. Przygotowanie szablonu Aby przygotować szablon, w pierwszym kroku należy uruchomić program przy pomocy skrótu w menu start lub ikony na pulpicie. Dalej należy wybrać typ szablonu, który odpowiada typowi pliku JPK jaki chcemy wygenerować. W programie możliwe są dwa sposoby wybrania szablonu. W pierwszym (uproszczonym), należy kliknąć symbol rozwinięcia listy (skierowany w dół trójkąt) po prawej stronie przycisku Nowy szablon. Następnie wybieramy lokalizację na dysku oraz klikamy przycisk Zapisz. Spowoduje to utworzenie pliku MS Excel we wskazanej lokalizacji. Dodatkowo program automatycznie otworzy świeżo wygenerowany szablon. Alternatywnie możemy kliknąć w przycisk Nowy Szablon, co poskutkuje pokazaniem się okna, w którym dostępna będzie lista szablonów. 6 Instrukcja Użytkownika

7 W oknie tym zaznaczamy interesujący nas szablon oraz wskazujemy lokalizację, w jakiej chcemy zapisać nowy plik Excel. W celu zmiany lokalizacji należy kliknąć Przeglądaj, wskazać lokalizację na dysku oraz kliknąć Zapisz. Dodatkowo możemy zdecydować, czy otworzy się od razu nowo utworzony szablon poprzez pole wyboru. Jak już mamy wszystko wybrane klikamy OK, co spowoduje zapisanie szablonu na dysku. Wprowadzenie danych Do tak przygotowanego szablonu możemy zacząć wprowadzać dane. W pierwszej zakładce (dla każdego szablonu jest to Nagłówek) wprowadzamy podstawowe informacje. W przypadku wypełnienia danych firmy w programie, część z danych będzie już wypełniona. Kolejne arkusze (ich liczba różni się w zależności od typu pliku JPK dla którego przygotowujemy dane) zawierają strukturę tabelaryczną przygotowaną do wprowadzenia danych. Ostatni arkusz stanowią statusy kontrolne danych. Arkusz ten różni się w zależności od typu JPK. Najważniejszą informacją na arkuszu jest ilość błędów w arkuszach z danymi oraz treść błędów z arkusza Nagłówek. Wszystkie arkusze zostały szczegółowo opisane w punkcie 5. Poniżej znajduje się instrukcja wprowadzania danych do szablonu JPK VAT. 7 Instrukcja Użytkownika

8 Jak widzimy na powyższym ekranie dane takie jak: Pełna nazwa, Adres firmy zostały automatycznie wypełnione danymi wpisanymi wcześniej w programie. Z danych, które musimy wypełnić pozostały nam: Cel złożenia (1 złożenie po raz pierwszy, 2 korekta JPK) oraz daty początku i końca okresu, którego dotyczy JPK. Data wytworzenia JPK zostanie wstawiona w momencie przetwarzania pliku Excel do JPK. Po wprowadzeniu wszystkich wymaganych pól, możemy przejść do kolejnej zakładki: Sprzedaż. 8 Instrukcja Użytkownika

9 W zakładce tej wprowadzamy dane dotyczące faktur ewidencji sprzedaży (faktury na podstawie których wyliczany jest podatek należny). Wygląd zakładki po wprowadzeniu przykładowych danych: Pola oznaczone kolorem szarym są uzupełniane automatycznie, kolumna Lp. Sprzedaży zostanie automatycznie uzupełnione w momencie przetwarzania danych przez program. W taki Sam sposób wstawiamy dane do zakładki Zakup. Tak przygotowane arkusze gotowe są do przetworzenia do pliku JPK, w tym celu zapisujemy i zamykamy plik Excel. Generowanie pliku JPK Wracamy do programu, na którym klikamy w przycisk Excel do JPK. Podobnie jak przy przygotowywaniu szablonu możemy skorzystać z uproszczonej ścieżki poprzez kliknięcie w symbol rozwinięcia listy (skierowany w dół trójkąt). Spowoduje to pokazanie się listy 5 ostatnich otwieranych, przetwarzanych plików (czyli pliki które otworzyliśmy klikając w przycisk Otwórz lub przetworzyliśmy przy użyciu przycisku Excel do JPK). 9 Instrukcja Użytkownika

10 W przypadku, gdyby naszego pliku nie było na liście klikamy w przycisk Excel do JPK, dzięki któremu będziemy mogli wybrać plik zapisany na dysku. Jeżeli wprowadzone dane będą poprawne pokaże się okno, w którym należy wskazać lokalizację oraz nazwę pliku JPK. Po wskazaniu lokalizacji klikamy przycisk Zapisz, po czym program zapyta, czy chcemy otworzyć lokalizację, w której zapisany został plik JPK. Po wygenerowaniu pliku JPK, zalecane jest sprawdzenie statusu danych w pliku Excel. W tym celu otwieramy plik z wykorzystaniem przyciska Otwórz (tak samo jak wcześniej możemy skorzystać z listy, która pokazuje się po kliknięciu w symbol rozwijania listy) Instrukcja Użytkownika

11 W pliku Excel przechodzimy do zakładki Walidacja, gdzie sprawdzamy statusy danych. Obsługa błędów w danych Weryfikacja danych w programie jest dwuetapowa. W pierwszym etapie sprawdzane jest czy wszystkie wymagane dane zostały uzupełnione Instrukcja Użytkownika

12 W celu sprawdzenia treści błędów musimy otworzyć plik Excel. Na arkuszu Walidacja widzimy podsumowanie błędów. Treści błędów które wystąpią w danych w arkuszu Nagłówek pokazywane są w arkuszu Walidacja i tak na powyższym ekranie widzimy, że pole Cel Złożenia nie został uzupełniony. W celu sprawdzenia błędów w arkuszach Sprzedaż oraz Walidacja, musimy przejść do odpowiedniego arkusza i sprawdzić treści zapisane w kolumnie Błąd. Ze względu na to, że drugi etap walidacji danych odbywa się po poprawnym przejściu pierwszego etapu możliwa jest sytuacja, że po poprawieniu wszystkich błędów (komunikaty znikają dopiero przy kolejnej próbie przetworzenia danych), ponownie może pojawić się komunikat informujący o błędach. Otwieramy plik Excel, przechodzimy do zakładki, na której występuje błąd i sprawdzamy jego treść Instrukcja Użytkownika

13 Jak widzimy na powyższym ekranie w polu Nr Kontrahenta podaliśmy za długą wartość. Po poprawieniu wszystkich błędów wykazanych w obu etapach plik JPK zostanie wygenerowany Instrukcja Użytkownika

14 5 Struktura plików Excel (szablonów) Pliki Excel dla wszystkich obszarów posiadają arkusze Nagłówek i Walidacja oraz arkusze z danymi. Budowa pierwszych dwóch jest bardzo podobna, natomiast pozostałe arkusze dostosowane są do struktury plików JPK z danego obszaru. Nagłówek arkusz ten składa się z kilku sekcji. Dwie sekcje są takie same dla wszystkich szablonów, natomiast niektóre szablony mają dodatkowe sekcje unikalne dla danego obszaru. W pierwszej sekcji Nagłówek znajdują się dane ogólne dotyczące wygenerowanego pliku JPK, są to między innymi informacje, takie jak Kod formularza, Data wytworzenia JPK, Data od (początek zakresu danych), Data do (koniec zakresu danych). Kolejną grupą danych jest sekcja Podmiot, z danymi organizacji, której dany plik XML dotyczy. W grupie tej podany jest adres podmiotu oraz dane identyfikacyjne, czyli NIP, REGON oraz pełna jego nazwa. Walidacja - w arkuszu tym wyświetlane są statusy danych. W górnej części arkusza znajdują się informacje o błędach w danych, na podstawie weryfikacji, która uruchamiana jest w momencie przetwarzania pliku Excel do JPK. Poniżej znajdują się wartości kontrolne, które różnią się dla każdego typu JPK. 5.1 Księgi rachunkowe JPK_KR ZOiS składa się z jednej tabeli, w której wyświetlane są dane z zestawienia obrotów i sald. W pierwszej kolumnie - Błąd - pokazany zostanie komunikat w przypadku wystąpienia błędu. Dziennik składa się z tabeli, w której pokazana jest lista dzienników. Podobnie jak w arkuszu ZOiS występuje tu kolumna Błąd. Powyżej tabeli znajdują się dodatkowo sumy kontrolne. KontoZapis w arkuszu tym pokazane są dane zapisów na kontach. Natomiast sama budowa jest identyczna jak struktura arkusza Dziennik. 5.2 Wyciąg bankowy JPK_WB Nagłówek arkusz poza standardowymi sekcjami posiada dodatkowo pole Numer rachunku. Wyciąg w skład tej części szablonu wchodzi tabela pokazująca linie wyciągu bankowego. Podobnie jak w innych szablonach w pierwszej kolumnie znajdzie się informacja z ewentualnym komunikatem błędu w danych. Nad tabelą znajdują się sumy kontrolne, czyli ilość linii wyciągu, sumy uznań oraz sumy obciążeń. 5.3 Magazyn JPK_MAG Nagłówek arkusz poza standardowymi sekcjami dodatkowo posiada pole Magazyn. PZ Wartość składa się z tabeli pokazującej listę przyjęć zewnętrznych oraz pól pokazujących sumy kontrolne. W pierwszej kolumnie tabeli przedstawione są komunikaty opisujące błędy w danych, a nad tabelą podana jest informacja o ilości rekordów, w których występuje błąd. Pokazane sumy kontrolne to Liczba wartości PZ oraz Suma wartości PZ Instrukcja Użytkownika

15 PZ Wiersz budowa tego arkusza jest podobna do budowy arkusza PZ Wartość. Jedyną różnicą w strukturze jest brak sum kontrolnych. Dane pokazywane w tej sekcji, to lista linii przyjęć zewnętrznych, czyli rozbicie przyjęć zewnętrznych na pojedyncze materiały. W takiej samej strukturze jak dane dla przyjęć materiałowych (PZ) znajdują się dane dla wydań zewnętrznych (WZ), rozchodu wewnętrznego (RW) oraz przesunięć między magazynowych (MM). Dane te umieszczane są odpowiednio w arkuszach WZ Wiersz, WZ Wartość, RW Wiersz, RW Wartość, MM Wiersz oraz MM Wartość. 5.4 Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT JPK_VAT Sprzedaż w górnej sekcji arkusza pokazane są sumy kontrolne, czyli liczba faktur oraz podatek naliczony. Poniżej znajduje się tabela, w której pokazana jest lista faktur sprzedaży oraz nabyć towarów i usług, dla których podmiot zobowiązany jest naliczyć podatek należny. W pierwszej kolumnie znajduje się komunikat informujący o błędzie w danych. Zakup dane dotyczące faktur zakupu pokazane są w strukturze takiej samej jak budowa arkusza Sprzedaż. 5.5 Faktury VAT JPK_FA Nagłówek arkusz poza standardowymi sekcjami dodatkowo posiada listę pokazującą stawki podatku VAT. Faktura arkusz składa się z tabeli zawierającej listę faktur, a komunikat o ewentualnym błędzie pokazywany jest w pierwszej kolumnie. Dodatkowo w górnej części arkusza znajdują się pola pokazujące liczbę wierszy oraz wartość faktur. FakturaWiersz w tej części pokazywane są faktury rozbite na poszczególne linie. Sama budowa arkusza jest taka sama jak struktura arkusza Faktura Instrukcja Użytkownika

16 JPK.guru JPK.guru to rodzina oprogramowania wspierającego proces przygotowania, weryfikacji i wysyłania Jednolitego Pliku Kontrolnego do Ministerstwa Finansów. Jesteśmy dostawcą oprogramowania oraz dedykowanych aplikacji biznesowych, rozwiązań klasy business intelligence oraz usług konsultingowych dla przemysłu oraz instytucji finansowych. Naszym klientom pomagamy usprawniać swoje procesy oraz działać bardziej skutecznie. Dane kontaktowe: Sp. z o.o. ul. Wały Piastowskie 01/ Gdańsk jpk@jpk.guru sp. z o.o. ul. Wały Piastowskie 1/1104, Gdańsk Sąd Rejonowy Gdańsk-Północ, VII Wydział Gospodarczy KRS. KRS: , NIP: PL , REGON: Wysokość kapitału zakładowego (w całości wpłaconego) wynosi zł Instrukcja Użytkownika