Wyjaśnienie i omówienie najistotniejszych zmian dokonanych w Rozporządzeniu Fakturowym

Transkrypt

1 Wyjaśnienie i omówienie najistotniejszych zmian dokonanych w Rozporządzeniu Fakturowym Podstawowa zasada dotycząca zasad wystawiania faktur VAT, tj.: Podatnicy ( ) są obowiązani wystawić fakturę stwierdzającą w szczególności dokonanie sprzedaży, datę dokonania sprzedaży, cenę jednostkową bez podatku, podstawę opodatkowania, stawkę i kwotę podatku, kwotę należności oraz dane dotyczące podatnika i nabywcy ( ) wyrażona została w art. 106 ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U r. Nr 177, poz oraz z 2012 r. poz. 1342) (dalej: Ustawa o VAT), zaś szczegółowe zasady dotyczące wystawiania faktur określa rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie zwrotu podatku niektórym podatnikom, wystawiania faktur, sposobu ich przechowywania oraz listy towarów i usług, do których nie mają zastosowania zwolnienia od podatku od towarów i usług z dnia 28 marca 2011 r. (Dz. U. Nr 68, poz. 360) (dalej: Rozporządzenie Fakturowe). W Rozporządzeniu Fakturowym Rozporządzenie Zmieniające wprowadziło szereg zmian, z czego najistotniejsze zmiany opisujemy poniżej. Podmiot uprawniony do wystawiania faktur Do wystawienia faktury uprawniony jest (jak dotychczas): zarejestrowany podatnik VAT czynny oraz podatnik, o którym mowa w art. 16 Ustawy o VAT, przy dokonaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Nowością, którą wprowadza w tym zakresie Rozporządzenie Zmieniające jest dopuszczenie możliwości wystawiania faktur przez zarejestrowanych podatników VAT zwolnionych. Równocześnie podatnicy VAT zwolnieni nie zostali pozbawieni możliwości wystawiania rachunków w oparciu o przepisy ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2012 r. poz. 749, 848 i 1101) (dalej: Ordynacja Podatkowa), które zgodnie z obecnie obowiązującym 17 pkt 4 Rozporządzenia Fakturowego nadal są uznawane za faktury. Efektem tych zmian jest możliwość dokonania wyboru przez zarejestrowanego podatnika VAT zwolnionego, czy udokumentować daną transakcję fakturą - na nowych zasadach wprowadzonych od dnia 1 stycznia 2013 r., czy też rachunkiem, na zasadach unormowanych przepisami ustawy Ordynacja Podatkowa. Dane w fakturze Znaczna część danych obligatoryjnie umieszczanych na fakturze pozostaje niezmieniona. W zakresie szczególnych uregulowań dotyczących faktur wystawianych przy transakcjach trójstronnych wprowadzono jedynie zmiany o charakterze redakcyjnym ( 5 ust. 2 pkt 10 Rozporządzenia Fakturowego). 1

2 Rozporządzenie Zmieniające zlikwidowało wymóg umieszczania na fakturze dokumentującej nabycie paliw numeru rejestracyjnego samochodu, czy wymóg zamieszczania terminu płatności należności w przypadku małych podatników rozliczających się metodą kasową. Ponadto obecnie faktura nie musi zawierać oznaczenia "Faktura VAT". W nowym brzmieniu Rozporządzenia Fakturowego mówi się ogólnie o fakturze. Likwidacja powyższych obowiązków nie oznacza jednak, że podatnicy dla własnych potrzeb dokumentacyjnych nie mogą zamieszczać takich danych. 1. Dane obligatoryjne W Rozporządzeniu Fakturowym od 1 stycznia 2013 r. zlikwidowane zostały określenia Faktura VAT- MP, Faktura VAT marża, zlikwidowano także możliwość umieszczenia informacji, iż podatek VAT rozlicza nabywca. Jednocześnie wprowadzono obowiązek umieszczenia na fakturze: 1. wyrazów metoda kasowa, które zastępują dotychczasowe wyrażenie Faktura VAT-MP ( 5 ust. 2 pkt 1 Rozporządzenia Fakturowego), 2. wyrazu samofakturowanie ( 5 ust. 2 pkt 2 Rozporządzenia Fakturowego), 3. wyrazów procedura marży dla biur podróży, które zastępują dotychczasowe wyrażenie FAKTURA VAT marża bądź też odesłanie do przepisów art. 119 Ustawy o VAT ( 5 ust. 2 pkt 3 Rozporządzenia Fakturowego), 4. wyrazów procedura marży towary używane ; procedura marży dzieła sztuki lub procedura marży przedmioty kolekcjonerskie i antyki, które zastępują dotychczasowe wyrażenie FAKTURA VAT marża bądź też odesłanie do przepisów art. 120 Ustawy o VAT ( 5 ust. 2 pkt Rozporządzenia Fakturowego), 5. wyrazów odwrotne obciążenie rozwiązanie to może być stosowane jako jedyne z dotychczasowych trzech obowiązujących oznaczeń dla tego rodzaju transakcji ( 5 ust. 2 pkt 5 Rozporządzenia Fakturowego). Pozostał natomiast obowiązek umieszczania na fakturze podstawy zastosowania przez podatnika zwolnienia przy dostawie towarów czy wykonania usług. W przypadku zastosowania przez podatnika zwolnienia przy dostawie towarów czy wykonywaniu usług, jest on zobowiązany do wskazania dodatkowo na fakturze: a) przepisu ustawy albo aktu wydanego na podstawie ustawy, na podstawie którego podatnik stosuje zwolnienie od podatku, b) przepisu dyrektywy, który zwalnia od podatku taką dostawę towarów lub takie świadczenie usług, lub 2

3 c) innej podstawy prawnej wskazującej na to, że dostawa towarów lub świadczenie usług korzysta ze zwolnienia ( 5 ust. 2 pkt 6 Rozporządzenia Fakturowego). Powyższe zmiany dotyczą podatników, którzy rozliczają VAT w procedurach szczególnych oraz małych podatników stosujących metodę kasową, przy czym mogą oni zachować dotychczasowe oznaczenia faktur, pod warunkiem, że naniosą dodatkowe oznaczenia np. wyrazy metoda kasowa czy procedura marży dla biur podróży. 2. Imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy W zmienionym 5 ust. 1 Rozporządzenia Fakturowego wskazano, iż obecnie faktura powinna zawierać m.in. imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy. Do dnia 31 grudnia 2012 roku z tego przepisu wynikało, że faktura miała zawierać m.in. "imiona i nazwiska lub nazwy bądź nazwy skrócone sprzedawcy i nabywcy oraz ich adresy". Przepis ten w nowym brzmieniu nie wskazuje, że faktura powinna zawierać "nazwy skrócone", co nie oznacza jednak, że podawanie nazw skróconych na fakturze czy to sprzedawcy, czy nabywcy jest błędne. Podatnik niebędący osobą fizyczną podaje w zgłoszeniu identyfikacyjnym (rejestracyjnym) nazwy pełne, jak i skrócone. Tak więc podanie nazwy skróconej na fakturze nie jest błędem. Takie stanowisko potwierdza także Ministerstwo Finansów. Faktury uproszczone Wprowadzony do Rozporządzenia Fakturowego przepis 5 ust. 4 pkt 6, przewiduje możliwość wystawiania faktur uproszczonych. Zgodnie z tym przepisem faktury uproszczone mogą być wystawiane, w przypadku gdy kwota należności ogółem nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro - jeżeli kwota ta określona jest w euro. Dane jakie należy obowiązkowo umieścić na fakturze uproszczonej (określone w 5 ust. 4 pkt 6 Rozporządzenia Fakturowego) są zbliżone do zakresu danych wymaganych (odrębnymi przepisami) na paragonie fiskalnym. Przy czym należy tu dodać, iż odręczne dopisanie na paragonie fiskalnym numeru NIP nabywcy nie czyni zadość wymogom przewidzianym przepisami dla wystawiania faktur i tym samym tak sporządzony paragon nie może zostać uznany za fakturę uproszczoną. Faktury uproszczone nie muszą zatem zawierać imion i nazwisk lub nazw nabywcy towarów lub usług oraz jego adresu, a także danych takich jak: a) miara i ilość dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług, b) cena jednostkowa netto, c) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto), d) stawka podatku, 3

4 e) suma wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku, f) kwota podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku. Faktury uproszczone nie mogą być wystawiane w przypadku ( 5 ust. 5 Rozporządzenia Fakturowego): wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów, sprzedaży wysyłkowej z terytorium kraju oraz na terytorium kraju, w przypadku, gdy faktura wystawiana jest na żądanie osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej, dostawy towarów i świadczenia usług na terytorium państwa członkowskiego innego niż terytorium kraju, dla których osobą zobowiązaną do zapłaty podatku od wartości dodanej jest nabywca towaru lub usługobiorca. Podkreślenia wymaga, że wystawienie przez podatnika faktury uproszczonej w przypadku transakcji o wartości nie przekraczającej 450 zł (lub 100 euro) jest uprawnieniem podatnika, a nie obowiązkiem. Samofakturowanie Nowe brzmienie 6 Rozporządzenia Fakturowego umożliwia wystawianie faktur w imieniu i na rzecz podatnika przez upoważnione przez niego osoby trzecie, w szczególności przez jego przedstawiciela podatkowego, oraz przez nabywcę towarów lub usług, będącego podatnikiem podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze bądź też osobą prawną niebędącą takim podatnikiem. Samofakturowanie przez nabywcę ma zastosowanie do: sprzedaży dokonywanej na rzecz nabywcy ( 6 ust. 1 pkt 1 Rozporządzenia Fakturowego), wystawiania faktur zaliczkowych( 6 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia Fakturowego), dostawy towarów i świadczenia usług, których miejscem opodatkowania jest kraj trzeci ( 6 ust. 1 pkt 3 Rozporządzenia Fakturowego). - jeżeli istnieje wcześniejsze porozumienie między tymi dwiema stronami i pod warunkiem, że istnieje określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności. Rozporządzenie Zmieniające w zakresie samofakturowania odbiurokratyzowało szereg obowiązujących do dnia 31 grudnia 2012 roku wymogów dotyczących samofakturowania, likwidując np. obowiązek informowania naczelnika urzędu skarbowego o zawarciu umowy na 4

5 samofakturowanie (pozostawiając kwestie wyboru takiego rozwiązania i sposobu zatwierdzania poszczególnych faktur w gestii poszczególnych stron sprzedaży). Obliczanie kwoty podatku wychodząc od kwoty brutto świadczenia Zmiany wprowadzone w 8 Rozporządzenia Fakturowego umożliwiają podatnikom wybór sposobu obliczania kwoty podatku wychodząc od kwoty brutto świadczenia, nie uzależniając prawa do skorzystania z tej metody od żadnych szczególnych przesłanek i tym samym nie ograniczając tego prawa do żadnego konkretnego typu transakcji. W sytuacji gdy podatnik wyliczy kwotę podatku zgodnie z wzorem (wzór w 8 ust. 1 Rozporządzenia Fakturowego), zamiast ceny jednostkowej netto może wykazać na fakturze cenę wraz z kwotą podatku (cenę jednostkową brutto), a zamiast wartości sprzedaży netto - wartość sprzedaży brutto ( 8 ust. 2 Rozporządzenia Fakturowego). W takiej sytuacji sumę wartości sprzedaży netto stanowi różnica między wartością sprzedaży brutto a kwotą podatku, z podziałem na poszczególne stawki podatku. Terminy wystawiania faktur Dotychczasowa podstawowa zasada wystawiania faktur w terminie najpóźniej 7 dni od dnia wydania towaru lub wykonania usługi pozostała bez zmian. Zgodnie z nowym brzmieniem 9 ust. 2 Rozporządzenia Fakturowego w przypadku sprzedaży o charakterze ciągłym, jeżeli podatnik określa w fakturze wyłącznie miesiąc i rok dokonania sprzedaży, fakturę wystawia się nie później niż 7. dnia od zakończenia miesiąca, w którym dokonano sprzedaży. Rozporządzenie Zmieniające wprowadziło możliwość dokumentowania kilku odrębnych dostaw towarów lub usług dokonanych w trakcie miesiąca, pod warunkiem, że faktura zostanie wystawiona nie później niż ostatniego dnia miesiąca, w którym wydano towar lub wykonano usługę ( 9 ust. 3 Rozporządzenia Fakturowego). Zmiana w zakresie terminu wystawiania faktur zaszła także, przy wewnątrzwspólnotowej dostawie towarów, gdzie fakturę należy obecnie wystawić nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wydano lub przemieszczono towar ( 9 ust. 4 Rozporządzenia Fakturowego). Natomiast w przypadku świadczenia usług, dla podmiotów których miejscem świadczenia jest miejsce określone w art. 28b Ustawy o VAT, czyli m.in. siedziba nabywcy: 5

6 1. na rzecz podatników podatku od wartości dodanej lub osób prawnych niebędących takimi podatnikami, zidentyfikowanych dla podatku od wartości dodanej lub obowiązanych do takiej identyfikacji, świadczonych na terytorium państwa członkowskiego innym niż terytorium kraju, dla których zobowiązanym do zapłaty podatku od wartości dodanej jest usługobiorca, 2. stanowiących import usług - fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę. ( 9 ust. 5 Rozporządzenia Fakturowego). Dokumenty korygujące Nowe brzmienie 14 ust. 3 Rozporządzenia Fakturowego ogranicza zakres danych wymaganych dla faktur korygujących wystawianych w przypadku stwierdzenia pomyłek np. w cenie czy stawce podatku zrezygnowano bowiem z obowiązującego do dnia 31 grudnia 2012 r. wymogu umieszczania obok prawidłowej treści korygowanych pozycji także pozycji i kwot błędnie wskazanych w fakturze korygowanej. Jednocześnie należy podkreślić, iż konstrukcja nowego brzmienia w/w przepisu nie stoi na przeszkodzie, aby w fakturze umieszczać więcej danych niż wymagane (np. kwoty podane w omyłkowej wysokości w zestawieniu z kwotami w wysokości prawidłowej). Noty korygujące Istotną zmianą w zasadach wystawiania not korygujących jest rezygnacja z obowiązku wysyłania odbiorcy noty korygującej w dwóch egzemplarzach i akceptowania jej treści przez odbiorcę w formie pisemnej. Zgodnie z 15 ust. 2 Rozporządzenia Fakturowego, nota korygująca wymaga jedynie akceptacji noty przez wystawcę faktury. Sposób akceptacji pozostawiono w gestii stron. Zastosowanie przepisów innego państwa członkowskiego W 26a Rozporządzenia Fakturowego sformułowane zostały zasady ogólne fakturowania, zgodnie z którymi, to państwo członkowskie, w którym ma miejsce dostawa, określa zasady fakturowania. Istnieją jednak dwa wyjątki od tej zasady, które dotyczą: dostaw transgranicznych objętych mechanizmem odwrotnego obciążenia, dostaw podlegających opodatkowaniu poza terytorium UE. W takich przypadkach zastosowanie mają przepisy państwa członkowskiego, w którym dostawca ma siedzibę lub stałe miejsce prowadzenia działalności, z którego wykonywana jest dostawa towaru lub w którym dostawca ma stałe miejsce zamieszkania lub zwykłe miejsce pobytu. 6

7 Dla dostawców mających siedzibę poza UE, dokonujących dostawy towarów lub świadczenia usług podlegających opodatkowaniu w UE, wyjątki nie mają zastosowania, natomiast zawsze stosuje się podstawową zasadę fakturowania, czyli zasadę państwa członkowskiego, w którym ma miejsce dostawa. Faktury wewnętrzne W zakresie faktur wewnętrznych zmianę wprowadza art. 11 pkt 11 ustawy z 16 listopada 2012 r. o redukcji niektórych obciążeń administracyjnych w gospodarce. Zmiana spowodowała odejście od obowiązku dokumentowania czynności wskazanych w tym przepisie ( w art. 7 ust. 2 i art. 8 ust. 2, wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, dostawy towarów, dla której podatnikiem jest ich nabywca, oraz świadczenia usług, dla którego podatnikiem jest ich usługobiorca ) fakturami wewnętrznymi obecnie (od 1 stycznia 2013 r.) podatnik w powyższych przypadkach nie ma już obowiązku wystawienia faktury wewnętrznej. Samonaliczenia VAT podatnik może dokonać na podstawie innych niż faktura wewnętrzna dokumentów księgowych. Z kolei w przypadku gdyby podatnik jednak zdecydował się na wystawienie faktury wewnętrznej powinien wystawić ją na koniec okresu rozliczeniowego. 7