Na podstawie informacji zamieszczonych na stronie Ministerstwa Finansów

Transkrypt

1 1 Tworzenie i wysyłka plików JPK 1.1 Opis ogólny Na podstawie informacji zamieszczonych na stronie Ministerstwa Finansów Czym jest JPK Jednolity Plik Kontrolny (ang. Standard Audit File-Tax SAF-T) jest zbiorem danych, tworzonym z systemów informatycznych podmiotu gospodarczego poprzez bezpośredni eksport danych, zawierającym informacje o operacjach gospodarczych za dany okres, posiadającym ustandaryzowany układ i format (schemat XML) umożliwiający jego łatwe przetwarzanie. Struktury logiczne JPK Opublikowany zestaw 7 struktur obejmuje najważniejsze księgi podatkowe i dowody księgowe. Są to: Struktura 1 księgi rachunkowe JPK_KR Struktura 2 wyciąg bankowy JPK_WB Struktura 3 magazyn JPK_MAG Struktura 4 ewidencje zakupu i sprzedaży VAT JPK_VAT Struktura 5 faktury VAT JPK_FA Struktura 6 podatkowa księga przychodów i rozchodów JPK_PKPIR Struktura 7 ewidencja przychodów JPK_EWP Przekazywanie plików JPK Przekazywanie postaci elektronicznej ksiąg podatkowych i dowodów księgowych na żądanie organów podatkowych i organów kontroli skarbowej odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub na informatycznym nośniku danych, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach. Podmioty są zobowiązane przekazywać pliki JPK na żądanie organów podatkowych i organów kontroli skarbowej w następujących terminach: od 1 lipca 2016r. duże podmioty od 1 lipca 2018r. mikro, małe i średnie przedsiębiorstwa. Comiesięczne przekazywanie postaci elektronicznej ewidencji zakupu i sprzedaży (JPK_VAT) odbywa się za pomocą środków komunikacji elektronicznej, z uwzględnieniem potrzeby zapewnienia bezpieczeństwa, wiarygodności i niezaprzeczalności danych zawartych w księgach. Obowiązek comiesięcznego przekazywania pliku JPK_VAT (ewidencja zakupu i sprzedaży VAT) będzie obowiązywał od: 1 lipca 2016r. duże podmioty

2 1 stycznia 2017r. małe i średnie podmioty 1 stycznia 2018r. mikro przedsiębiorcy. 1.2 JPK_VAT Aby prawidłowo wysłać JPK_VAT należy wykonać: Tworzenie Deklaracji VAT 7 1. Utworzyć deklarację VAT lub korektę deklaracji VAT za wybrany okres. Podczas tworzenia nowej deklaracji VAT program automatycznie dodaje nową pozycję na liście JPK_VAT odpowiadającą dodawanej deklaracji 2. Utworzyć rejestry zakupu i sprzedaży 3. Wydrukować zestawienia kontrolne i rejestry zakupu i sprzedaży 4. Sprawdzić poprawność zakwalifikowania do VAT dokumentów zakupu i sprzedaży 5. Zatwierdzić deklarację VAT 6. Wydrukować rejestry zakupu i sprzedaży 7. Wydrukować deklarację za pomocą formularza zewnętrznego: a. VAT7 w odpowiedniej wersji jeśli firma składa samodzielnie deklaracje i nie importuje JPK_VAT częściowych z innych źródeł b. VAT7 GR - w groszach jeśli firma tworzy JPK_VAT częściowe c. VAT7 GR w groszach - jeśli firma importuje z innych źródeł i scala je do jednego JPK_VAT. Tak wydrukowana deklaracja będzie dokumentowała zaznanie VAT7 przed scaleniem w celach kontrolnych Scalanie JPK_VAT 8. Jeśli w firmie następuje scalenie różnych plików JPK_VAT z jednostek podrzędnych lub z innych programów należy zaimportować pliki JPK_VAT typu XML częściowe. 9. W typ celu należy: a. Wybrać z menu funkcję: Księgowość i finanse-> JPK-> Import JPK VAT b. W tabelce wyboru wybrać firmę, rok i okres dla których chcemy importować JPK_VAT częściowe:

3 c. Po wybraniu parametrów wyświetli się lista z zaimportowanymi plikami JPK_VAT: d. Pola widoczne na liście zaimportowanych JPK_VAT: i. Id- identyfikator wewnętrzny pliku JPK_VAT ii. Wariant wariant JPK_VAT iii. Firma składająca firma, która jest podatnikiem VAT dla której następuje scalenie częściowych plików JPK_VAT iv. NIP Numer identyfikacji podatkowej na potrzeby VAT

4 v. Rok rok, za który dostarczana jest JPK_VAT vi. Okres okres JPK_VAT vii. Cel cel złożenia JPK_VAT: złożenie 2. 2 korekta viii. Nr korekty: 1. jeśli cel złożenia 1 -> 0 2. jeśli cel złożenia 2 -> numer korekty ix. Właściciel JPK to jednostka podrzędna, która dostarcza cząstkowe JPK. Właściciel JPK musi być wprowadzony do tabeli kontrahentów i dodany do kryterium JPK, grupa JPK klawisz Klasyfikacja w tabeli Kontrahentów. Jeżeli firma scala JPK_VAT tylko z innych, a nie z podległych jednostek pole Właściciel JPK nie musi być wypełniane. x. Nazwa właściciela JPK- nazwa Kontrahenta właściciela JPK_VAT xi. Identyfikator nazwa importowanego pliku JPK_VAT nadawana przez użytkownika w celu identyfikacji i zablokowania ponownego importu tego samego pliku. 10. Funkcje dostępne na liście zaimportowanych JPK_VAT a. Dodaj nowy import. Podczas dodawania importu należy podać: i. Wariant formularza JPK_VAT ii. Rok i numer okresu, do którego chcemy zaimportować plik JPK_VAT iii. Firmę, dla której będziemy importować JPK_VAT iv. Właściciela JPK_VAT i identyfikator importu v. Cel złożenia i opcjonalnie numer korekty jeśli cel złożenia = 2 vi. Plik importu XML z dostępnych plików JPK_VAT w postaci XML należy wybrać właściwy.

5 Program nie pozwala: Zaimportować pliku JPK_VAT jeśli deklaracja VAT lub korekta deklaracji zostały już wysłane Wybrany plik XML został zaimportowany Funkcja Sprawdź poprawność bada czy: Struktura pliku jest zgodna z podanym wariantem formularza Okres JPK_VAT podany w pliku jest zgodny z okresem z parametrów NIP składającego JPK_VAT podany w pliku jest identyczny jak NIP Firmy składającej JPK_VAT z parametrów b. Usuń funkcja pozwala na usuniecie zaimportowanego pliku. Jeśli deklaracja VAT lub deklaracja JPK_VAT, w skład której wchodzi zaimportowany plik została wysłana program nie pozwala usunąć zaimportowanego pliku. c. Odśwież program odświeża listę zaimportowanych plików d. Podgląd danych z deklaracji JPK_VAT program wyświetla zawartość pliku XML e. Sumy danych z deklaracji JPK_VAT program dla danego pliku sumuje poszczególne wartości i wyświetla na ekranie: f. Sprawdzenie wysłania program wyświetla identyfikator wysyłki deklaracji JPK_VAT do której zaimportowano dany plik JPK_VAT Po zaimportowaniu wszystkich plików JPK_VAT z innych programów lub jednostek podrzędnych przechodzimy do tworzenia i wysyłki deklaracji JPK_VAT i Deklaracji VAT 7.

6 1.2.3 Tworzenie i wysyłka JPK_VAT Aby poprawnie wysłać JPK_VAT należy: 11. Wybrać z menu funkcję: Księgowość i finanse-> JPK-> JPK- Jednolity Plik Kontrolny 12. W tabeli wyboru wybrać Firmę, rok i okres i rodzaj JPK- JPK_VAT 13. Jeśli na liście deklaracji JPK_VAT brak deklaracji za wybrany okres - pod prawym klawiszem należy wybrać funkcję Dodaj. 14. Dla nowego JPK_VAT należy wypełnić dane dotyczące: a. Firmy b. Kodu formularza-jpk_vat c. Wariantu formularza w tej chwili obowiązujący jest wariant 1 d. Roku i okresu którego dotyczy formularz e. Kodu urzędu skarbowego firmy 15. Dla każdego JPK_VAT program tworzy połączenie między JPK_VAT a deklaracją VAT7 za ten sam okres, a gdy za wybrany okres była korekta VAT z aktualnym stanem deklaracji VAT po wszystkich korektach za dany okres. 16. Na liście deklaracji JPK_VAT wybieramy funkcję Przygotowanie edeklaracji. Program na podstawie Definicji edeklaracji tworzy odpowiedni plik JPK_VAT w formacie XML. 17. Za pomocą funkcji Podgląd edeklaracji możemy obejrzeć zawartość JPK_VAT. 18. Za pomocą funkcji DX\Excel możemy przeglądać pozycje przesyłane w pliku JPK_VAT za pomocą tabel przestawnych DX lub arkusza EXCEL:

7 19. Przed wysyłką warto przeglądnąć pozycje zakupu i sprzedaży i zweryfikować utworzony JPK_VAT poprzez: a. Sprawdzenie czy wydruk deklaracji VAT za pomocą obu formularzy zewnętrznych jest zgodny z sumami kolumn K dla JPK_VAT Sprzedaż-Pozycje i Zakup-Pozycje. Jeżeli importowaliśmy pliki JPK_VAT powyższe sprawdzenie należuy przeprowadzić tylko dla kolumny Zrodlo = Komadres + Symbol firmy b. Sprawdzenie czy ilość pozycji w wydruku rejestru Sprzedaży jest identyczna jak ilość pozycji w widoku Sprzedaż-suma (jeśli nie importujemy JPK_VAT). c. Sprawdzenie czy ilość pozycji w wydruku rejestru Zakupu jest identyczna jak ilość pozycji w widoku Zakup-suma (jeśli nie importujemy JPK_VAT). 20. Po sprawdzeniu pliku JPK_VAT wybieramy funkcję edeklaracja i przechodzimy do wysyłania JPK_VAT: 21. Po wysłaniu JPK_VAT otrzymujemy status wysyłki, a po pewnym czasie możemy sprawdzić UPO informację o statusie wysyłki:

8 1.2.4 Tworzenie i wysyłka deklaracji VAT 22. Teraz należy powrócić do Deklaracji VAT a następnie: a. Jeśli importowaliśmy pliki JPK_VAT - ponownie wydrukować deklarację za pomocą formularza zewnętrznego VAT7-JPK. W tej chwili deklaracja zawiera scalone dane z rejestrów zakupu i sprzedaży pochodzących z systemu Komadres i z zaimportowanych plików JPK_VAT z innych jednostek lub programów. 23. Wybrać funkcję edeklaracja i wysłać elektronicznie deklaracje VAT wybierając formularz VAT7-JPK. 1.3 Pozostałe pliki JPK Pozostałe pliki JPK muszą być dostarczane na żądanie służb kontrolujących. Pliki są sporządzane w oparciu o dane systemu Komadres. Tworzenie i wysyłka pozostałych plików JPK jest analogiczna jak pliku JPK_VAT. Struktury poszczególnych JPK a także odpowiedzi MF na wątpliwości podatników można znaleźć w na stronie: JPK_FA Cechy pliku JPK_FA: Plik JPK_FA zawiera faktury sprzedaży wystawiane przez podatnika. Plik JPK_FA nie zawiera faktur wewnętrznych. Plik JPK_FA jest sporządzany na żądanie służb kontrolujących Plik JPK_FA sporządzany jest za okresy miesięczne Jeśli służby zażądają pliku z kilku miesięcy należy sporządzić i wysłać kilka plików JPK

9 Jeśli podatnik wystawia fakturę ze stawka ZW- zwolniona, powinien przy pozycji faktury ze stawką ZW podać podstawę prawną zwolnienia z podatku VAT. Przyczyna ta musi być wysłana do pliku JPK_FA JPK KR Cechy pliku JPK_KR: JPK_KR zawiera księgi rachunkowe podatnika: o ZOiS Zestawienie obrotów i sald o Dziennik o KontoZapis obroty na kontach bilansowych, wynikowych i pozabilansowych JPK_KR jest sporządzany na żądanie organów kontroli podatkowej Plik JPK_KR jest sporządzane za jeden okres obrachunkowy Aby prawidłowo sporządzić JPK_KR należy: o We wszystkich dowodach księgowych zamieszczać opisy operacji brak opisu jest traktowany jako błąd. W parametrach systemu należy ustawić parametr FK-treść operacji niepusta - na TAK. o o Unikać anulowania dokumentów źródłowych Zamknąć okres obrachunkowy JPK_MAG magazyn Cechy JPK_MAG: JPK_MAG jest sporządzane w okresach miesięcznych Jeden JPK_MAG dotyczy jednego magazynu Plik JPK_MAG jest sporządzany na żądanie organów kontroli Plik JPK_MAG jest sporządzany w oparciu o zamknięte jednostki-magazyny JPK_MAG zawiera obroty magazynowe dotyczące następujących dokumentów: o PZ o WZ o RW o MM

10 1.3.4 JPK_ WB wyciąg bankowy Cechy JPK_WB: JPK_WB jest sporządzane w okresach miesięcznych Jeden JPK_WB dotyczy jednego konta bankowego Plik JPK_WB jest sporządzany na żądanie organów kontroli Plik JPK_WB jest sporządzany w oparciu o zamknięte raporty bankowe Aby poprawnie sporządzić JPK_WB firma powinna importować raporty bankowe z banku poprzez system Home-Banking, ponieważ JPK_WB powinno odzwierciedlać wyciągi bankowe, tak jak prowadzi to bank, a nie ich postać księgową. Jeśli firma nie importuje wyciągów bankowych do systemu Komadres, powinna zwrócić się do banku o dostarczenie JPK_WB w razie żądania organów kontrolnych. Dostarczony przez bank plik JPK_WB można wysłać za pomocą aplikacji klienckiej do wysyłania plików JPK, która jest dostępna na stronach Ministerstwa Finansów. Link do aplikacji klienckiej: