Warszawa, Krzysztof Piasecki: Nadchodzą e-kontrole: Jednolity plik kontrolny oraz Centralna ewidencja faktur.

Transkrypt

1 1 Warszawa, Krzysztof Piasecki: Nadchodzą e-kontrole: Jednolity plik kontrolny oraz Centralna ewidencja faktur. Wystąpienie na konferencji Rozliczenia w firmie zarządzanie dokumentacją i zmiany w podatkach 2016, zorganizowanej przez My Company Polska SPIS TREŚCI 0. Streszczenie Standardowy tryb pracy przy czynnościach sprawdzających lub kontrolnych Potrzeba intensyfikacji działań skala uszczupleń podatkowych Koncepcja Jednolitego pliku kontrolnego Terminy wejścia w życie Formaty i zawartość informacyjna Jednolitego Pliku Kontrolnego Ogólna koncepcja Centralnego Rejestru Faktur Zakończenie... 18

2 2 Autor prowadzi wraz z żoną informatyczną firmę rodzinną, która od 25 lat rozwija oprogramowanie FINKA służące do prowadzenia działalności gospodarczej (księgowość, KPiR, kadry-płace i podobne.). 0. Streszczenie. Prezentacja omawia dwa rozwiązania służące uszczelnieniu systemu podatkowego: Jednolity plik kontrolny oraz Centralny rejestr faktur według stanu informacji ze stycznia Siła rzeczy informacje są wstępne, gdyż dotyczą opracowań będących w toku lub w fazie koncepcji. Przedstawiono terminy wprowadzania i uzasadnienie pilnej potrzeby tych rozwiązań. Omówiono niektóre ich szczegóły, a także aspekt możliwej użyteczności zarówno dla organów skarbowych, jak i dla przedsiębiorców celem zmniejszenia kosztów pracy w księgowości. 1. Standardowy tryb pracy przy czynnościach sprawdzających lub kontrolnych Standardowym trybem pracy przy czynnościach sprawdzających ze strony Urzędu Skarbowego jest: - wysłanie podatnikowi wezwania do dostarczenia dokumentów i określonych zestawień (pocztą lub elektronicznie) - dostarczenie żądanych dokumentów, przy czym zestawienia (ewidencje VAT i inne) mogą mieć postać wydruków lub (coraz częściej) plików przekazanych na nośnikach lub przez e- mail

3 3 Dużym problemem dla Urzędu jest różnorodność formatów otrzymanych zestawień. Występują zarówno różne typy plików (DOC, PDF, inne), jak i różnice w ich zawartości, wynikające ze stosowania różnych programów księgowych. Wprawdzie przepisy wyznaczają pewne wymagania dla niektórych spośród z tych zestawień, jednak w szczegółach występują znaczne różnice. Liczba różnych programów na rynku jest dość duża; nie sprawdziły się prognozy z początkowego okresu transformacji przewidujące, że na rynku jest miejsce dla 2-3 systemów i że inne firmy informatyczne będą musiały zająć się jedynie wdrożeniami. Wśród tej różnorodności występuję także programy FINKA. Drobna dygresja: ostatnio w Urzędzie spotkała nas przyjemność usłyszenia: O, Finka wiemy, mają bardzo czytelne zestawienia.

4 4 2. Potrzeba intensyfikacji działań skala uszczupleń podatkowych Redukcja wartości uszczupleń podatkowych leży w zarówno w interesie Skarbu Państwa, jak i w interesie każdego przedsiębiorcy oznacza bowiem także redukcję nieuczciwej konkurencji na rynku. Z wykresu widać, że potrzeba redukcji jest coraz bardziej pilna. Przedstawione wartości są szacunkowe (źródło: PWC), liczone drogą porównania wpływów podatkowych z wskaźnikami koniunktury lub innymi parametrami makroekonomicznymi. Sama koniunktura jest także wartością szacunkową, stąd spore rozbieżności w szacunkach. Spotyka się oszacowania od 35 do ponad 50 mld zł, jednak nawet ta dolna wartość jest bardzo wysoka. Oznacza to od 2 do 3% PKB, a w przeliczeniu na procent przychodów budżetowych od 11 do 18%. Wynika stąd, że efektywność postępowań i kontroli rośnie wolniej niż skala uszczupleń i potrzebne są rozwiązania systemowe.

5 5 Na uwagę zasługuje spadek uszczupleń podatkowych w roku To skutek szerszego wprowadzenia odwrotnego obciążenia dotyczącego m.in. stali konstrukcyjnej w budownictwie. Takie rozwiązanie jest skuteczne przede wszystkim tam, gdzie przy sprzedaży końcowej nie da się pominąć paragonu albo wyeksportować towaru mieszkania sprzedaje się z fakturami i aktami notarialnymi, a nie na paragony.

6 6 3. Koncepcja Jednolitego pliku kontrolnego Jednym z rozwiązań mających usprawnić proces sprawdzający jest wspólny format nazwany Jednolitym Plikiem Kontrolnym. Koncepcja ta jest stosowana w coraz większej liczbie krajów; ogólne ramy zostały ustalone przez OECD [SAF-T, Standard Audit File Tax ]

7 7 Jednolity plik kontrolny ma postać pliku XML, pozwalającą na obróbkę w sposób częściowo automatyczny. W szczególności możliwe będzie wdrożenie oprogramowania: - do wyszukiwania operacji nietypowych, na zasadach zbliżonych do stosowanych przez banki przy weryfikacji operacji na kartach kredytowych i na kontach bankowych - do weryfikacji, czy podmioty, z którymi dokonano transakcji, znajdują się w bazie danych (czy nie są fikcyjne), czy pomyślnie przeszły kontrolę itp. - do automatycznego sumowania wartości

8 8 Według intencji twórców koncepcji, Jednolity Plik Kontrolny ma także umożliwić: - automatyczną kontrolę deklaracji podatkowych - weryfikację stosowania stawek VAT odpowiednich do rodzaju towarów lub usług - i inne. Realizacja tych celów przy projektowanym formacie plików będzie bardzo utrudniona szczegóły omawiamy poniżej.

9 9 Zarazem Jednolity Plik Kontrolny nie rozwiąże problemów ze znikającym podatnikiem i niektórych innych, stanowiących także poważne źródło wycieków przy obecnym trybie działania. W rozwiązaniu takich problemów może pomóc Centralny Rejestr Faktur omawiany w dalszej części opracowania.

10 10 4. Terminy wejścia w życie Jednolity Plik Kontrolny jest już wpisany do Ordynacji Podatkowej w nowelizacji wprowadzonej jeszcze przez PO: Przedsiębiorcy maja obowiązek dostarczania danych w formacie Jednolitego Pliku Kontrolnego na żądanie organów skarbowych: Od przedsiębiorcy więksi niż MŚP Od wszystkie podmioty gospodarcze. Do kategorii MŚP (Mali i średni przedsiębiorcy) należą podmioty spełniające warunki: - zatrudnienie do 250 pracowników - oraz nieprzekroczenie jednego z dwóch limitów: - obrót do 50 mln EUR - lub suma aktywów do 48 mln EUR Dodatkowo z kategorii MŚP nie można wypaść nagle, gdyż te warunki muszą być spełnione w bieżącym lub poprzednim roku podatkowym. Obecny stan całego projektu: formaty plików przedstawiono do konsultacji publicznych w terminie do

11 11 5. Formaty i zawartość informacyjna Jednolitego Pliku Kontrolnego Jednolity Plik Kontrolny to w rzeczywistości 7 różnych formatów plików, co oczywiście stanowi dużą redukcję w stosunku do obecnie występującej różnorodności formatów danych. Są to: - Księgi rachunkowe (Księgi handlowe) każdy plik zawiera - Plan kont, - Zestawienie obrotów i sald - Oraz Dziennik księgowań - Wyciągi bankowe - Magazyn, tj plik zawierający stan otwarcia oraz listę przyjęć i wydań magazynowych - VAT ewidencje zakupu oraz sprzedaży w jednym pliku - Faktury ze stawkami VAT i z pozycjami - KPiR oraz Ewidencja przychodów ryczałtowych formaty dotyczące mniejszych podatników.

12 12 Przykładowo Jednolity Plik Kontrolny dotyczący FAKTUR zawiera m.in.: - dane sprzedawcy i nabywcy, - wartości faktury w stawkach VAT - słownik stawek, dzięki któremu nie będzie trzeba modyfikować standardu tego pliku w razie zmian stawek - pozycje faktury, z tym, że określenia towarów są podawane w dość dowolny sposób Plik ten pozwoli więc na przykład na weryfikację zgodności wystawionych faktur z ewidencją VAT, natomiast utrudniona będzie weryfikacja stosowania stawek VAT odpowiednich do rodzaju towarów lub usług. Dużym problemem jest brak dodatkowych informacji, jakie zwykle umieszcza się na fakturze: terminu płatności, adnotacji o dokonanej zapłacie itp. Powoduje to, że plik nadaje się tylko do celów fiskalnych, natomiast bardzo utrudnione jest użycie tego formatu w innych celach na przykład do przekazania faktur do biura rachunkowego celem automatycznego zaksięgowania faktur. Rozszerzenie uniwersalności pliku przyczyniłoby się do upowszechnienia się jednolitego formatu. Przyniosłoby także korzyść przedsiębiorcom, zmniejszając koszty pracy w księgowości.

13 13 Jednolity Plik Kontrolny rodzaju EWIDENCJA VAT zawiera między innymi: - listę transakcji sprzedaży oraz zakupu - dane stron transakcji - wartości w stawkach, lecz bez słownika stawek oznacza to, że w razie zmian stawek VAT trzeba będzie zmieniać strukturę pliku. - datę faktury, datę sprzedaży (dla sprzedaży), datę otrzymania (dla zakupu). Nie zawiera więc daty obowiązku podatkowego, który na ogól jest równy dacie sprzedaży, lecz istnieją wyjątki od tej reguły. Nie zawiera też daty odliczenia VAT, która może być równa dacie otrzymania lub być późniejsza. W związku z tym nawet weryfikacja deklaracji VAT z tym plikiem będzie utrudniona, gdyż z samego zapisu nie wynika, w którym miesiącu ujęto go w deklaracji. Ponadto plik nie zawiera szczegółowych informacji o rodzaju transakcji, np. o sprzedaży lub zakupie w trybie odwrotnego obciążenia. Ponieważ w deklaracji VAT występuje kilka pół dla różnych pod-rodzajów tych transakcji, na podstawie pliku nie będzie możliwe np. sporządzenie deklaracji VAT.

14 14 Jednolity Plik Kontrolny rodzaju Księgi rachunkowe zawiera: - pełny plan kont - zestawienie obrotów i sald - listę wszystkich księgowań (księgę główną) Nie ma tam jednak informacji, które przy prowadzeniu księgowości zwykle występują jako dodatkowe informacje: - powiązanie konta z kontrahentem w pliku jest tylko nazwa konta, brak danych takich jak NIP i adres. - dane dotyczące rozliczeń transakcji: - terminy płatności - oraz informacji, która wpłata rozlicza którą wypłatę (być może częściowo) Problemy te znacznie ograniczają zastosowanie pliku. Nadaje się on do sprawdzenia bilansu i rachunku zysków i strat (co z podatkowego punktu widzenia niewiele wnosi) i w pewnym stopniu także do weryfikacji podatku dochodowego. Sprawdzenie zgodności księgi handlowej z ewidencją VAT jest już prawie niemożliwe z powodu braku jednoznacznej identyfikacji kontrahenta w pliku Księgi rachunkowe. Format ten nie zawiera też wystarczających informacji np. przy przekazaniu danych z jednego biura rachunkowego do innego rozszerzenie formatu spowodowałoby większą użyteczność pliku i bardziej chętne jego stosowanie.

15 15 Zestawiono tutaj podstawowe zalety i wady Jednolitego Pliku Kontrolnego. Jak widać, zalety występują w zasadzie tylko po stronie organów skarbowych. Jeśli okaże się możliwe rozszerzenie formatu tak, by dawał korzyści także dla podatników, cały projekt byłby bardziej przyjazny i bardziej chętnie używany. Przykładowymi korzyściami mogłyby być: - automatyczne księgowanie dokumentów sprzedaży na podstawie Jednolitego Pliku Kontrolnego rodzaju Faktura - przeniesienie danych księgowych pomiędzy systemami księgowymi za pomocą Jednolitego Pliku Kontrolnego rodzaju Księgi rachunkowe Na końcu listy wymieniono konieczność dostosowanie oprogramowania stosowanego w firmie do generowania danych w wymaganym formacie. To oczywiście także problem, jednak względnie mały w porównaniu z wymienionymi wcześniej.

16 16 6. Ogólna koncepcja Centralnego Rejestru Faktur Na temat Centralnego Rejestru Faktur mamy bardzo mało informacji. Ostatnio ogłoszono tylko komunikat MF o zamiarze rozpoczęcia prac nad tym systemem. W związku z tym można go tutaj opisać tylko w bardzo ogólnych ramach. Centralna ewidencja faktur została wdrożona w kilku krajach, w tym w Estonii i Portugalii i przynosi tam bardzo dobre skutki, zwłaszcza w zakresie zapobiegania wyłudzeniom VAT. [Informacja ta pochodzi z krótkiej notatki prasowej i nie jest całkowicie pewna]. Obieg informacji polega (w zwykłym trybie pracy) na: - wystawieniu faktury przez sprzedawcę i przekazaniu jej odbiorcy jak dotychczas - i jednoczesnym zapisaniu danych z faktury do Centralnego Rejestru Faktur. Można wyobrazić sobie dodatkowe funkcje, zaznaczone na rysunku linią przerywaną na przykład możliwość pobrania faktur adresowanych do siebie przez odbiorcę. Takie rozwiązanie wymaga oczywiście bardzo dobrych zabezpieczeń i ogólnej atmosfery zaufania w gospodarce i zaufania w kontaktach ze służbami skarbowymi. Efekty byłyby jednak bardzo dobre: wymierne korzyści, takie jak: - rozwiązanie problemu zgubienia faktur lub dostarczenia ich z opóźnieniem - ułatwienie pracy w księgowości przy wprowadzaniu zakupów. Jeśli taka funkcjonalność zostałaby uruchomiona, to system byłby chętnie używany przez przedsiębiorców i jego wdrożenie przebiegłoby z mniejszymi oporami.

17 17 Przykładowy przebieg działań (w pewnym uproszczeniu) z użyciem Centralnego Rejestru Faktur w przypadku zwrotu VAT: a. Przedsiębiorca występuje o zwrot VAT (może to być skutek eksportu towarów, dostawy wspólnotowej albo eksportu usług, a także sprzedaży krajowej z niższą stawką VAT) b. System identyfikuje wszystkich dostawców tego przedsiębiorcy i sprawdza, czy odliczenie VAT na fakturze nie przekracza sumy VAT na fakturach c. System sprawdza, czy złożyli oni deklaracje VAT i zapłacili podatek jeśli tak, można zwracać VAT. d. Analogicznie można sprawdzić zakupy tych dostawców i odliczenie przez nich VAT, dla szybkiego wykrycia karuzeli podatkowej. Warto zauważyć, że weryfikacja następuje w pełni automatycznie i jej czas jest liczony w sekundach. Do zadziałania takiego systemu potrzebne byłoby ujednolicenie terminów składania faktur tak, by nie był dłuższy niż termin zwrotu. Bez takiego uzgodnienia można też osiągnąć dobre efekty, np. sprawdzić, czy dostawca wykazał wszystkie faktury i czy nie wykazuje operacji dziwnych, na przykład bardzo dużego obrotu tuż po założeniu firmy.

18 18 7. Zakończenie Jeśli wymienione działania przyczynią się do znacznego zmniejszenia uszczupleń podatkowych, to korzyść będzie podwójna: a. dla budżetu przyniesie zwiększenie dochodów b. dla przedsiębiorców przyniesie zmniejszenie skali nieuczciwej konkurencji c. mogą zostać wdrożone dodatkowe funkcje zmniejszające ilość pracy u przedsiębiorcy, zwłaszcza w dziale księgowości. W każdym przypadku niezbędne jest dostosowanie oprogramowania firmy do współpracy z systemem. Jako autorzy oprogramowania FINKA wykonamy to oczywiście w ramach aktualizacji. Trzeba będzie to zrobić niezależnie od tego, czy Zrobimy to niezależnie od tego, czy podatnicy będą musieli się dostosować (przypadek a i b), czy będą musieli i zarazem chcieli (przypadek a,b,c łącznie).