Jednolity Plik Kontrolny InsERT GT

Transkrypt

1 Jednolity Plik Kontrolny InsERT GT

2

3 1 PODSTAWOWA FUNKCJONALNOŚĆ e-kontrola JPK na potrzeby kontroli skarbowej Ordynacja podatkowa nakłada na przedsiębiorców obowiązek udostępniania organom podatkowym ksiąg podatkowych oraz dowodów księgowych w postaci elektronicznej, zgodnej z formatem Jednolitego Pliku Kontrolnego. Obowiązek ten wszedł w życie 1 lipca 2016 r. Od tej daty duże firmy muszą przekazywać dane do kontroli podatkowej w formie elektronicznej. Od 1 lipca 2018 r. małe i średnie firmy będą także objęte obowiązkiem posługiwania się JPK na potrzeby kontroli skarbowej. Małe i średnie firmy, a także mikroprzedsiębiorstwa mogą już teraz posługiwać się Jednolitym Plikiem Kontrolnym, dzięki czemu mogą uniknąć wizyty pracowników kontroli podatkowej w siedzibie swojej firmy. e-kontrole podatkowe W linii InsERT GT wprowadzony został moduł e-kontrole podatkowe, który umożliwia generowanie plików JPK oraz przekazywanie ich organom podatkowym. Z poziomu poszczególnych programów użytkownicy mogą generować pliki do e-kontroli dotyczące poszczególnych ewidencji. Nowy moduł pojawił się w trzech programach: Subiekt GT, Rachmistrz GT i Rewizor GT. Z poziomu Subiekta możliwe jest generowanie plików dotyczących faktur VAT, magazynu i wyciągów bankowych. Rewizor GT pozwala wygenerować pliki XML na podstawie ewidencji VAT zakupu i sprzedaży, ksiąg rachunkowych oraz wyciągów bankowych. W przypadku Rachmistrza GT istnieje możliwość wygenerowania plików z ewidencji VAT zakupu i sprzedaży, podatkowej księgi przychodów i rozchodów, a także ewidencji przychodów (ryczałt). Jeżeli dany podmiot pracuje na dwóch systemach, np. Rewizorze i Subiekcie, użytkownik programu księgowego może wygenerować pliki z ewidencji księgowych oraz z ewidencji programu sprzedażowego. Jak wygenerować JPK W module e-kontrole podatkowe znajduje się opcja Generuj, która otwiera okno z parametrami do utworzenia Jednolitego Pliku Kontrolnego. Z jego poziomu należy ustalić ewidencyjną nazwę tworzonego pliku oraz wybrać jego typ (czyli wskazać, z jakiego zakresu danych zostanie on utworzony). W zależności od wybranego zakresu danych w polu poniżej należy doprecyzować wybór: w przypadku ewidencji VAT należy wskazać czy chodzi o zakup, czy sprzedaż; dla faktur VAT można wybrać rodzaj (zakup/sprzedaż); wybór magazynu powoduje konieczność wskazania jednego z magazynów w programie; wyciąg bankowy wymaga wskazania rachunku; wybór ksiąg rachunkowych obliguje użytkownika do wskazania roku obrotowego; podczas generowania JPK z KPiR należy po prostu wskazać okres. Parametry okresu pozwalają określić ramy czasowe, według których wygenerowany zostanie plik. Dostępne opcje to: dowolny przedział (możliwość ustawienia dowolnego zakresu dat), bieżący rok, wybrany miesiąc, kwartał lub rok kalendarzowy. Z poziomu Rewizora można dodatkowo wygenerować dane z okresu obrachunkowego (bieżący rok obrotowy). Poniżej znajdują się pozostałe pola dotyczące parametryzacji tworzonego JPK. Są to po kolei: wersja JPK (schemat pliku obowiązujący w danym okresie), waluta (wykorzystywana podczas generowania JPK na podstawie faktur VAT w Subiekcie GT należy pamiętać, że każdy plik do e-kontroli musi być wygenerowany w jednej walucie), urząd skarbowy (pobierany z danych podmiotu), cel złożenia pliku (złożenie JPK po raz pierwszy lub korekta).

4 2 UWAGA! W momencie publikacji wersji 1.47 InsERT GT wskazanie korekty jako celu złożenia, zgodnie ze strukturą logiczną dostarczoną przez Ministerstwo Finansów (MF), jest dostępne tylko dla pliku JPK_VAT(2). Dla pozostałych typów plików możliwe jest jednak wygenerowanie go za ten sam okres z inną nazwą. JPK tworzony jest na podstawie danych dostępnych w programie. Po zatwierdzeniu ustawień za pomocą przycisku Generuj, program rozpoczyna tworzenie JPK według odpowiedniego schematu XML. W przypadku, gdy podczas tego procesu pojawi się błąd, program to zakomunikuje i zapyta, czy zapisać, czy zrezygnować z niepoprawnie wygenerowanego pliku. Zapisany plik można otworzyć i zweryfikować jego zawartość. Przykładowo JPK wygenerowany na podstawie ksiąg rachunkowych zawiera szczegółowe informacje podzielone na kilka zakładek. W pierwszej prezentowane są ogólne informacje dotyczące nagłówka pliku i podmiotu, który go generuje. W kolejnych zapisywane są dane na temat zestawienia obrotów i sald, dziennika księgowań oraz zapisów na konta księgowe. Zawartości pliku nie można poprawić w programie. Możliwa jest jedynie zmiana nazwy pliku. Można zmienić nazwę tylko niezatwierdzonych plików. Operacje dostępne w module e-kontroli Usuwanie plików JPK jest możliwe tylko wówczas, gdy są one niezatwierdzone. Weryfikacja jest dostępna w górnym menu Operacje lub w menu kontekstowym sprawdzana jest poprawność pliku ze strukturą logiczną dostarczoną przez MF. Można zatwierdzić tylko prawidłowe pliki, tzn. zgodne ze strukturą logiczną. Eksport jest dostępny tylko dla zatwierdzonych plików. Powoduje zapis wybranego pliku XML na dysku, we wskazanej przez użytkownika lokalizacji. Opcja Import pliku JPK pozwala importować tylko pliki zgodne ze strukturą logiczną. Ponowne generowanie JPK otwiera okno, które służy do ustalenia parametrów pliku z uzupełnionymi parametrami, identycznymi z tymi, z jakimi został wygenerowany pierwotny plik. Użytkownik ma możliwość zmiany tych parametrów przed ponownym wygenerowaniem. W efekcie nie powstanie nowy plik, tylko zostanie zastąpiony już istniejący. Korekta pliku JPK korygowanie pliku otwiera okno służące do ustalenia parametrów JPK z uzupełnionymi parametrami, identycznymi z tymi, z jakimi został wygenerowany pierwotny plik. Wyjątkiem jest cel złożenia, który

5 3 zmieni się na korektę. Użytkownik ma możliwość zmiany tych parametrów. Korygowanie pliku JPK utworzy nowy plik. UWAGA! Opcja korygowania jest dostępna tylko dla JPK_VAT(2). Scalanie plików JPK_VAT umożliwia dodanie do wybranego pliku JPK_VAT plików JPK_VAT pochodzących z zewnętrznych systemów. Należy pamiętać, że scalone mogą zostać tylko te pliki JPK_VAT, które występują w tym samym wariancie. W wersji 1.47 SP1 możliwe jest scalanie tylko plików o wariancie 2 JPK_VAT(2). W efekcie uruchomiony zostaje kreator scalania plików. W pierwszym kroku kreatora możliwe jest wybranie zewnętrznych plików JPK_VAT, które zostaną scalone i dołączone do wybranego pliku z systemu. Mogą otrzymać jeden ze statusów: poprawny zweryfikowany poprawnie pod kątem schematu XML, zostanie prawidłowo scalony; niepoprawny nie przeszedł weryfikacji ze strukturą logiczną dostarczoną przez MF; zduplikowany został już wcześniej dodany do listy plików wybranych do scalenia (został dwa razy dodany plik o tej samej nazwie, znajdujący się w tym samym katalogu). W tym kroku można dodatkowo zweryfikować wybrany plik ze strukturą logiczną w celu uzyskania dokładnych informacji o tym, dlaczego plik nie przeszedł weryfikacji. Dostępna jest również opcja Pokaż, która umożliwia przejrzenie zawartości pliku. Drugi krok kreatora wyświetla podsumowanie na temat scalanych plików. Po zakończeniu pracy kreatora zostanie wyświetlone okno z poglądem scalonego pliku. Kliknięcie OK spowoduje zatwierdzenie wprowadzonych zmian. Kliknięcie Anuluj spowoduje wycofanie danych pochodzących z zewnętrznych plików. UWAGA! Do wybranego pliku dodawane są dane znajdujące się w węzłach <SprzedazWiersz> oraz <ZakupWiersz>. Dane nagłówkowe, takie jak cel złożenia czy daty, których dotyczy plik JPK_VAT, oraz dane podmiotu (NIP i adres) pobierane są z głównego pliku. Jeśli te dane w pliku zewnętrznym są inne, zostaną pominięte. Scalanie przeliczy sumy kontrolne w nowo powstałym pliku. Natomiast numery w węzłach <LpSprzedaz> oraz <LpZakupu> nie są przenumerowywane i są pobierane z oryginalnych plików. Dlatego może się zdarzyć, że będą występowały dwa wpisy w SprzedazWiersz lub ZakupWiersz o lp. równym 1. Taka sytuacja jest dopuszczalna przez Ministerstwo Finansów. Wysyłka elektroniczna pliku JPK wywoływane jest okno wysyłki elektronicznej, które prezentuje informacje o wysyłanym pliku oraz statusy wysyłki. Istotne są opcje dostępne w oknie wysyłki elektronicznej: wyślij plik JPK powoduje przesłanie wygenerowanego pliku na adres elektroniczny wskazany przez Ministerstwo Finansów. Gdy jego struktura zostanie poprawnie zweryfikowana, system automatycznie wyśle tzw. numer referencyjny, który służy do identyfikacji. Na jego podstawie pobierane jest Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO). W przypadku negatywnej weryfikacji system wysyła numer błędu wskazującego przyczynę niepoprawnej wysyłki. Program pozwala także na złożenie podpisu kwalifikowanego, czyli podpisanie JPK certyfikatem kwalifikowanym zainstalowanym w systemie. Obecna wysyłka elektroniczna (1.47 SP1) nie dopuszcza obsługi plików podpisanych podpisem niekwalifikowanym (za pomocą danych uwierzytelniających). poświadczenie odbioru: pobierz poświadczenie odbioru pozwala pobrać UPO, czyli elektroniczny dokument poświadczający o złożeniu pliku w poprawnym formacie na podstawie wcześniej otrzymanego numeru referencyjnego; pokaż poświadczenie odbioru umożliwia przeglądanie i drukowanie poświadczenia; eksportuj poświadczenie odbioru pozwala wyeksportować UPO; usuń dane wysyłki usuwa numer referencyjny i potwierdzenie odbioru wysyłki. usuń log usuwa log z wykonanej operacji.

6 4 E-SPRAWOZDAWCZOŚĆ JPK_VAT Od 1 lipca 2016 r. każda duża firma jest zobowiązana do wysyłki ewidencji VAT sprzedaży i zakupu (JPK_VAT) w postaci elektronicznej. Powinno to nastąpić do 25. dnia miesiąca następującego po miesiącu, za który jest rozliczana. Obok złożenia deklaracji VAT-7 jest to dodatkowy obowiązek podatników. Małe i średnie firmy podlegają temu obowiązkowi od 1 stycznia 2017 r. Mikroprzedsiębiorstwa będą zobligowane do wysyłki JPK_VAT od 1 stycznia 2018 r. Na potrzeby comiesięcznej wysyłki ewidencji VAT w postaci JPK, w programach księgowych linii InsERT GT powstał moduł e-sprawozdawczość. Pozwala on wygenerować plik z danego okresu, a następnie przekazać do urzędu skarbowego. Od wersji 1.47 SP1 moduł e-sprawozdawczość dostępny jest także w Subiekcie GT, a jego wykorzystanie w tym programie możliwe jest wyłącznie dla posiadaczy aktywnego abonamentu. Okno generowania pliku na potrzeby e-sprawozdawczości VAT jest takie samo jak przy generowaniu JPK dla e-kontroli. e-sprawozdawczość JPK_VAT w Rachmistrzu i Rewizorze GT W przypadku programów księgowych (Rachmistrz GT i Rewizor GT) użytkownik może wybrać, czy wygenerowany zostanie plik z ewidencji sprzedaży lub zakupu, czy może z obu jednocześnie. W sekcji Parametry okresu należy wybrać miesiąc, za który zostanie wygenerowany plik. Służą do tego specjalne kontrolki. Dostępne są pola z wersją pliku oraz urzędem skarbowym, do którego będzie przekazany, a także cel złożenia, który może być oznaczony jako złożenie JPK po raz pierwszy lub jako korekta. Następnie plik jest zapisywany w module e-sprawozdawczość. Dwukrotne kliknięcie w dany plik powoduje jego otwarcie. Zawartość prezentowana jest w trzech zakładkach. Na pierwszej widnieją dane ogólne dotyczące nagłówka pliku oraz podmiotu, który go wystawia. Druga i trzecia zakładka prezentują zapisy w ewidencji VAT sprzedaży i zakupu wraz z podsumowaniem ilości oraz wartości zapisów w ewidencjach.

7 5 Operacje, jakie można wykonać na wygenerowanych plikach do wysyłki ewidencji VAT (JPK_VAT) są takie same, jak opisywane wcześniej dla modułu e-kontrole podatkowe. Dostępne jest więc zatwierdzanie lub anulowanie zatwierdzenia pliku, weryfikacja jego poprawności, a także korekta oraz eksport polegający na zapisaniu pliku XML we wskazanej lokalizacji na dysku. Można także scalić pliki JPK_VAT (na zasadach opisanych wcześniej), wysłać plik mechanizmami wysyłki elektronicznej.

8 6 e-sprawozdawczość JPK_VAT w Subiekcie GT Moduł e-sprawozdawczość JPK_VAT w Subiekcie GT (1.47 SP1) umożliwia wygenerowanie pliku JPK_VAT na podstawie Rejestru sprzedaży VAT (dokumenty sprzedaży zewidencjonowane w programie). Do jego wykorzystania wymagane jest posiadanie aktywnego abonamentu do systemu InsERT GT. Z poziomu tego modułu można wykonać następujące operacje: Generowanie pliku JPK_VAT Kreator generowania pliku JPK_VAT służy do ustalenia parametrów JPK na podstawie danych zgromadzonych w programie. Pierwsze okno kreatora pomaga wybrać dokumenty handlowe, na podstawie których zostanie utworzony plik JPK_VAT. Okno zawiera identyczne parametry, jak Zestawienie Rejestr sprzedaży VAT. Z tego miejsca można też wydrukować Rejestr sprzedaży VAT. Należy pamiętać o tym, że JPK_VAT zostanie wygenerowany ze wszystkich dokumentów wyświetlonych w tym oknie. Ilość i rodzaj tych dokumentów zależy od ustawień w filtrach znajdujących się nad listą.

9 7 Drugie okno kreatora zawiera parametry pliku JPK_VAT, który ma zostać utworzony: Nazwa pliku pole umożliwia wprowadzenie nazwy, która musi być unikalna. Nazwa automatyczna zaznaczenie pola powoduje automatyczne tworzenie pliku na podstawie wybranego miesiąca, roku oraz celu złożenia. Typ pliku umożliwia wybranie typu pliku JPK_VAT. Moduł e-sprawozdawczość VAT pozwala na utworzenie pliku typu Ewidencja zakupu i sprzedaży VAT. Ewidencja Moduł pozwala wygenerować plik JPK_VAT, który zawiera tylko sprzedaż. Miesiąc, którego dotyczy plik JPK_VAT umożliwia wybranie miesiąca, za który zostanie złożony plik JPK_VAT. Pole to oznacza miesiąc, za który dokumenty wybrane w poprzednim oknie zostaną uwzględnione w ewidencji VAT w księgowości i nie musi zgadzać się z miesiącem z daty wystawienia tych dokumentów. Wersja umożliwia wybranie wersji pliku JPK. Waluta umożliwia wybranie waluty, w której będą wyrażone dane zawarte w pliku JPK_VAT. Urząd skarbowy umożliwia wybranie urzędu skarbowego, do którego kierowany jest JPK. Cel złożenia umożliwia wybranie, czy plik składany jest do urzędu po raz pierwszy czy jest to korekta. Zapisz plik na dysku umożliwia wskazanie miejsca na dysku komputera, gdzie zostanie zapisany plik. Zaznaczenie tej opcji powoduje, że plik zostanie zapisany jednocześnie w bazie danych programu i na dysku komputera. W programie zostanie oznaczony jako Zatwierdzony i Wyeksportowany. Poprawianie/Pokazanie pliku JPK_VAT Plik JPK_VAT generowany jest na podstawie danych dostępnych w programie. Jego zawartości nie można poprawić w programie. Możliwa jest jedynie zmiana nazwy, ale tylko na niezatwierdzonych plikach. Usunięcie pliku JPK_VAT Można usuwać tylko niezatwierdzone pliki JPK_VAT. Weryfikacja Sprawdza poprawność pliku JPK_VAT ze strukturą logiczną dostarczoną przez MF. Zatwierdzenie/Wycofanie zatwierdzenia pliku JPK_VAT Zatwierdzić można tylko pliki zgodne ze strukturą logiczną dostarczoną przez MF. Eksport pliku JPK_VAT Eksportować można tylko zatwierdzone pliki.