E-DEKLARACJE Dokumentacja eksploatacyjna 2017

Transkrypt

1 E-DEKLARACJE Dokumentacja eksploatacyjna 2017

2 Wprowadzenie Generowanie deklaracji VAT-7 w skrócie Generowanie deklaracji JPK w skrócie Generowanie deklaracji PIT w skrócie Generowanie deklaracji Generowanie deklaracji Podgląd edycja i drukowanie...9 5Wysyłka deklaracji Sprawdzenie deklaracji (Walidacja) Podpisywanie deklaracji Wysyłka elektroniczna do Ministerstwa Pobieranie UPO(Urzędowe Poświadczenie Odbioru)...12 E-Deklaracje - 2

3 Wprowadzenie System <eden> pozwala na utworzenie, sprawdzenie oraz złożenie deklaracji za pośrednictwem Internetu. Podstawowe deklaracje obsługiwane to deklaracje PIT-11, VAT-7 oraz JPK. Wypełnione deklaracje zostają zapisane w formie elektronicznej i przesłane online do systemu Ministerstwa Finansów. Wysłane deklaracje uzyskują jednocześnie unikalny numer referencyjny za pomocą którego jest możliwość pobrania i wydrukowania potwierdzenia wysyłki tzw. UPO - Urzędowe Poświadczenie Odbioru. 1 Generowanie deklaracji VAT-7 w skrócie 1. Wchodzimy w moduł Księgowość 2. Ustawiamy się na miesiącu za który chcemy wygenerować deklaracje np. styczeń Wchodzimy w punkt E-Deklaracje Deklaracja VAT-7 4. Wybieramy funkcję Dopisz deklaracji pojawi się okno zawierające możliwość wyboru wersji deklaracji oraz typu deklaracji. Tutaj uruchamiamy funkcję Dopisz Deklaracje. Utworzona deklaracja powinna pojawić się po zamknięciu aktualnego okna w którym jesteśmy. Deklaracje można wydrukować za pomocą funkcji Drukuj -> Drukuj Deklaracje 5. Utworzoną deklarację zapisujemy do formatu XML. Wykonujemy funkcję Obsługa XML -> Zapisz deklaracje do XML 6. Po poprawnym zapisaniu do XML (pola Save i Waliduj są zaznaczone na TAK) uruchamiamy funkcję Obsługa XML -> Podpisz deklaracje 7. Podpisaną deklaracje wysyłamy na serwer Ministerstwa za pomocą funkcji Wysyłanie Wyślij deklaracje na serwer produkcyjny. Wysłana deklaracja dostanie swój status oraz numer referencyjny za pomocą którego zostanie pobrane UPO czyli Urzędowe poświadczenie wysyłki E-Deklaracje - 3

4 8. W celu sprawdzenia aktualnego statusu przetwarzania naszej wysyłki (oczekiwany status to 200) należy uruchomić funkcję Wysyłanie Pobierz UPO. Tą funkcje można uruchamiać kilkakrotnie do momentu pojawienia się statusu 200 który oznacza prawidłowe wysłanie deklaracji do urzędu. Czas przetworzenia deklaracji i otrzymania statusu 200 zależy od rodzaju deklaracji oraz obciążenia serwerów Ministerialnych. Może to potrwać godzinę lub nawet kilkanaście godzin. 9. Dla deklaracji ze statusem 200 można wydrukować UPO w punkcie Drukuj Drukuj UPO interaktywne (wymagane jest zainstalowanie Acrobat Reader 11) 2 Generowanie deklaracji JPK w skrócie Generowanie deklaracji JPK w skrócie można opisać za pomocą poniższych punktów: 1. Wchodzimy w moduł Księgowość. 2. Ustawiamy się na miesiącu, za który chcemy wygenerować deklaracje np. styczeń Wchodzimy w punkt E-Deklaracje Deklaracja JPK_VAT 4. Wybieramy funkcję Dopisz deklaracji pojawi się okno zawierające możliwość wyboru wersji deklaracji oraz typu deklaracji. Tutaj uruchamiamy funkcję Dopisz Deklaracje. Utworzona deklaracja powinna pojawić się po zamknięciu aktualnego okna w którym jesteśmy. Deklaracje można wyeksportować do pliki xls za pomocą funkcji Funkcje dodatkowe -> Export excel lub wyexportować do pliku csv za pomocą funkcji Funkcje dodatkowe -> Export do CSV Dla JPK-VAT plik csv jest zgodny z formatem, program do wysyłki JPK który przyjmuje ministerialny 5. Utworzoną deklarację zapisujemy do formatu XML. Wykonujemy funkcję Obsługa XML -> Zapisz deklaracje do XML 6. Po poprawnym zapisaniu do XML (pola Save i Waliduj są zaznaczone na TAK) uruchamiamy funkcję Obsługa XML -> Podpisz deklaracje E-Deklaracje - 4

5 7. Podpisaną deklaracje wysyłamy na serwer Ministerstwa za pomocą funkcji Wysyłanie Wyślij deklaracje na serwer produkcyjny. Wysłana deklaracja dostanie swój status oraz numer referencyjny za pomocą którego zostanie pobrane UPO czyli Urzędowe poświadczenie wysyłki 8. W celu sprawdzenia aktualnego statusu przetwarzania naszej wysyłki (oczekiwany status to 200) należy uruchomić funkcję Wysyłanie Pobierz UPO. Tą funkcje można uruchamiać kilkakrotnie do momentu pojawienia się statusu 200 który oznacza prawidłowe wysłanie deklaracji do urzędu. 9. Dla deklaracji ze statusem 200 można wydrukować UPO w punkcie Drukuj Drukuj UPO interaktywne (wymagane jest zainstalowanie Acrobat Reader 11) 3 Generowanie deklaracji PIT-11 w skrócie Generowanie deklaracji PIT w skrócie można opisać za pomocą poniższych punktów: 1. Wchodzimy w moduł Płace. 2. Ustawiamy się na roku, za który chcemy wygenerować deklaracje 3. Wchodzimy w punkt E-Deklaracje Deklaracja PIT Wybieramy funkcję Dopisz deklaracji pojawi się okno zawierające możliwość wyboru wersji deklaracji oraz typu deklaracji. W tym oknie program pokaże wszystkie osoby, dla których deklaracja PIT powinna zostać utworzona za dany rok podatkowy. 5. Zaznaczamy rekordy dla których chcemy utworzyć deklaracje następnie uruchamiamy funkcję Dopisz Deklaracje. Utworzone deklaracja powinna pojawić się po zamknięciu aktualnego okna w którym jesteśmy. W celu utworzenia wszystkich deklaracji naraz należy zaznaczyć wszystkie rekordy, najłatwiej to zrobić poprzez naciśniecie kombinacji klawiszy CTLR+A. UWAGA. Wszystkie kolejne funkcje uruchamiane są dla zaznaczonych deklaracji. Deklaracje można wydrukować za pomocą funkcji Drukuj -> Drukuj Deklaracje E-Deklaracje - 5

6 6. Utworzone deklaracje zapisujemy do formatu XML. Wykonujemy funkcję Obsługa XML -> Zapisz deklaracje do XML 7. Po poprawnym zapisaniu do XML (pola Save i Waliduj są zaznaczone na TAK) uruchamiamy funkcję Obsługa XML -> Podpisz deklaracje 8. Podpisaną deklaracje wysyłamy na serwer Ministerstwa za pomocą funkcji Wysyłanie Wyślij deklaracje na serwer produkcyjny. Wysłana deklaracja dostanie swój status oraz numer referencyjny za pomocą którego zostanie pobrane UPO czyli Urzędowe poświadczenie wysyłki 9. W celu sprawdzenia aktualnego statusu przetwarzania naszej wysyłki (oczekiwany status to 200) należy uruchomić funkcję Wysyłanie Pobierz UPO. Tą funkcje można uruchamiać kilkakrotnie do momentu pojawienia się statusu 200 który oznacza prawidłowe wysłanie deklaracji do urzędu. 10. Dla deklaracji ze statusem 200 można wydrukować UPO w punkcie Drukuj Drukuj UPO interaktywne (wymagane jest zainstalowanie Acrobat Reader 11) Poniżej szczegółowo opisane są wszystkie punkty na przykładzie Deklaracji VAT-7: E-Deklaracje - 6

7 4 Generowanie deklaracji Deklaracje VAT i JPK- VAT generowane są na podstawie księgowań co w konsekwencji wymusza wcześniejsze przygotowanie odpowiednich kont w planie kont i poprawne przyporządkowanie konta księgowego do odpowiedniego pola w deklaracji VAT. Deklaracja JPK-VAT jest analityczna prezentacją deklaracji VAT-7 więc tylko poprawne wygenerowanie deklaracji VAT-7 daje możliwość późniejszego utworzenia deklaracji JPK- VAT. Obydwie deklaracje należy składać do dnia 25 każdego miesiąca. 4.1 Generowanie deklaracji W celu utworzenia nowej deklaracji wchodzimy do księgowości na odpowiedni miesiąc za który deklaracja będzie generowana. Obsługa deklaracji VAT-7 znajduje się w punkcie E-Deklaracje Deklaracja VAT-7. E-Deklaracje - 7

8 W tym miejscu widoczne są wszystkie deklaracje danego typu, które zostały utworzone za miesiące wybranego roku. Następnie za pomocą funkcji Generuj Deklaracje wchodzimy do okienka Widocznego poniżej Deklaracje generujemy za pomocą widocznego na pasku przycisku Dopisz Deklaracje E-Deklaracje - 8

9 Przed uruchomieniem funkcji Dopisz deklaracje wybieramy wersje deklaracji np. Wersja 17 oraz typ deklaracji czyli Złożenie lub Korekta. Po wykonaniu funkcji nowa deklaracja zostanie utworzona i będzie widoczna po zamknięciu okienka w którym aktualnie jesteśmy. UWAGA: W przypadku gdy miesiąc wybrany jest archiwalny wtedy deklaracja nie zostanie utworzona. E-Deklaracje - 9

10 Generowanie deklaracji korekty: W celu skorygowania istniejącej deklaracji należy najpierw zaznaczyć istniejącą już deklarację a następnie uruchomić funkcję Dopisz deklaracje wybierając wcześniej Typ deklaracji = Korekta 4.2 Podgląd edycja i drukowanie Deklaracje można dodatkowo edytować w punkcie Specyfikacja. Tam w postaci rekordowej znajdują się wszystkie pola deklaracji które zostały przez program wypełnione. UWAGA: Ze względu na to że te same dane które wypełniły deklaracje VAT-7 będą generowane do deklaracji JPK-VAT. Ze względu na konieczność zgodności tych obydwu deklaracji nie należy poprawiać danych wrażliwych. Pełny podgląd graficzny całej deklaracji można uzyskać poprzez wydrukowanie w punkcie Utworzoną deklarację można wydrukować w punkcie Drukuj Deklaracje lub poprzez punkt Drukuj Dek. interaktywną Funkcja Drukuj Dek. Interaktywną otwiera deklaracje poprzez program Acrobat Reader 11 DC. Sprawdzoną deklarację można wysłać do Ministerstwa. Robimy to w w punkcie 5. Wysyłka deklaracji 5 Wysyłka deklaracji Przed wysłaniem deklaracji do Ministerstwa należy ją sprawdzić pod względem zgodności ze strukturami danymi przez Ministerstwo, następnie zapisać w formacie XML (punkt E-Deklaracje - 10

11 5.1) oraz podpisać swoim podpisem kwalifikowanym (punkt 5.2) który powinien być wcześniej zainstalowany na komputerze na którym mamy utworzoną deklarację. W tym Celu należy uruchomić 5.1 Sprawdzenie deklaracji (Walidacja) Sprawdzenie i zapisanie deklaracji do formatu XML robimy za pomocą funkcji Obsługa XML Zapisz deklaracje do XML Po poprawnym wykonaniu funkcji na naszej deklaracji powinny odznaczyć się na zielono dwie kolumny Waliduj i Save. Kolejnym krokiem będzie podpisanie deklaracji (Punkt 5.2) UWAGA: W przypadku gdy kolumna Waliduj nie zaznaczy się na zielono cały rekord deklaracji zostanie podświetlony na kolor różowy a na dolnym panelu pojawi się komunikat. Taka sytuacja oznacza że w deklaracji jest jakiś błąd. Może to być np. nieprawidłowy NIP lub brak jakiegoś wymaganego pola. W celu poprawienia deklaracji należy najpierw wykonać funkcję w punkcie Funkcje Dodatkowe Poprawa danych. Po uruchomieniu tej funkcji pole Save odznaczy się na czerwono i w tym momencie poprzez Specyfikacje jest możliwość edytowania istniejących lub dodawania brakujących pozycji do naszej deklaracji. Po poprawie należy ponownie wykonać kroki z punktu 5.1. E-Deklaracje - 11

12 5.2 Podpisywanie deklaracji Gdy deklaracja jest poprawnie zapisana w formacie XML (kolumny Save i Waliduj są na zielono) uruchamiamy funkcje Podpisz deklaracje Przed uruchomieniem funkcji należy sprawdzić czy karta jest poprawnie włożona do czytnika kart. Po uruchomieniu funkcji należy postępować zgodnie z komunikatami pojawiającymi się na ekranie czyli najpierw należy wybrać z listy poprawny certyfikat a następnie potwierdzić go prawidłowym PINEM. Po prawidłowym podpisaniu kolumna Podpis na deklaracji zostanie zaznaczona na kolor zielony. Kolejnym krokiem jest wysyłka deklaracji do Ministerstwa w punkcie Wysyłka elektroniczna do Ministerstwa Deklaracje poprawnie zapisane do XML oraz poprawnie podpisane można wysłać droga elektroniczną do Ministerstwa za pomocą funkcji Wysyłanie Wyślij deklaracje na serwer produkcyjny. Po uruchomieniu funkcji na deklaracji wypełnią się pola: Serwer Prod Pole potwierdzające wysłania deklaracji na serwer produkcyjny E-Deklaracje - 12

13 Status oznacza stan przetwarzania przesyłki (np. 102,300,200) Status opisowo opisowy stan przetwarzania Data wpłynięcia Data wysłania deklaracji Numer Referencyjny kod który jednoznacznie identyfikuje naszą wysyłkę Wysłana deklaracja jest następnie przetwarzana na serwerach Ministerstwa i w zależności od stopnia przetworzenia możemy za pomocą funkcji Pobierz UPO - ściągnąć aktualny stan przetworzenia naszej przesyłki. Pobieranie UPO opisane jest w następnym punkcie 6 Pobieranie UPO(Urzędowe Poświadczenie Odbioru) Wysłana deklaracja zaraz po wysłaniu jest przetwarzana i stan jej przetworzenia sprawdzamy za pomocą funkcji Wysyłanie Pobierz UPO. Każde uruchomienie funkcji spowoduje zmianę statusu wysyłki o ile taki status zmieni się na serwerze Ministerstwa. Ta funkcję należy uruchamiać do momentu otrzymania komunikatu, że nasza przesyłka ma status 200. Oznaczać to będzie, że deklaracja została przyjęta przez serwery Ministerstwa. Czas oczekiwania na status 200 jest różny i nie można dokładnie określić kiedy wysyłka go dostanie. Dla deklaracji PIT może to być kilka minut a dla deklaracji VAT lub JPK-VAT może to być kilka godzin. Po pojawieniu się statusu 200 można wydrukować UPO za pomocą funkcji punkcie Drukuj Drukuj UPO interaktywne (wymagane jest zainstalowanie Acrobat Reader 11). E-Deklaracje - 13

14 E-Deklaracje - 14