enova365 Kadry i płace

Transkrypt

1 enova365 Kadry i płace Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

2 Moduł Kadry i Płace Struktura funkcjonalna programu System enova Kadry Płace funkcjonalnie podzielony został na moduły (foldery): Kadry Płace PKZP, ZFM, ZFŚS (wersja platynowa) Szkolenia ZLL (wersja platynowa) Deklaracje ZUS Deklaracje PIT Deklaracje PFRON Główne moduły programu Kadry W części kadrowej systemu przechowywana jest pełna informacja o danych personalnych zatrudnianych pracowników i zleceniobiorców, o ich rodzinach, o zatrudnieniu (etat, umowy zlecenia, ), o czasie pracy i nieobecnościach. Odnotowane zmiany w gromadzonych danych automatycznie tworzą historię zatrudnienia pracownika. Ze względu na aktualny charakter zatrudnienia informacja o zatrudnionych osobach wyświetlana jest na listach: Pracownicy Zleceniobiorcy Niezatrudnieni Wszyscy Strona 2 z 286

3 Właściciele Umowy Akordy Dodatki i potrącenia Czas pracy Grafiki Nieobecności Planowane nieobecności (wersja platynowa) Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa) Wnioski urlopowe (wersja platynowa) Ewidencja (listy dostępne w wersji platynowej) Badania lekarskie Nagrody i kary Oświadczenia Rodzina pracowników Szkolenia BHP Przy czym wybrana osoba jednocześnie może być wyświetlana na więcej niż jednej liście (na przykład pracownik będący zleceniobiorcą będzie na liście zleceniobiorcy, wszyscy oraz niezatrudnieni). Na listę osób wszystkich pracownik przenoszony jest automatycznie po rozwiązaniu stosunku pracy. Wszystkie listy mają charakter dynamiczny. Przywrócenie umowy o pracę spowoduje, że pracownik automatycznie (bez dodatkowej ingerencji użytkownika) zostanie przeniesiony z listy niezatrudnionych na listę pracowników. PKZP, ZFM, Funkcje realizowane w module PKZP (Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa), ZFM (Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy) to obsługa wkładów oraz pożyczek z automatyczną ich wypłatą i potrąceniem spłat. Program pozwala użytkownikowi na definiowanie własnych funduszy pożyczkowych. Płace W module Płace realizowane są wszystkie czynności związane z procesami płacowymi: definiowanie, naliczanie i tworzenie list płac, automatyczne generowanie wielu list płac w dowolnym okresie rozliczeniowym wraz z emisją niezbędnych dokumentów, ewidencja i obliczanie wynagrodzeń na podstawie umów zleceń i umów o dzieło, automatyczne tworzenie deklaracji dla Urzędów Skarbowych PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-40, IFT-1, IFT-1R, PIT-R oraz wszystkich wymaganych przepisami ZUS dokumentów rozliczeniowych. Definiowanie składników oraz algorytmów płacowych odbywa się w części konfiguracyjnej systemu. Ze względu na sposób filtrowania zgromadzonej w programie informacji o wypłatach są one wyświetlane na listach: Pracownicy lista wypłat etatowych zrealizowanych w wybranym okresie dla wyświetlanych na liście pracowników (kryterium sortowania listy jest pracownik) Zleceniobiorcy lista wypłat umów cywilnoprawnych zrealizowanych w wybranym okresie dla wyświetlanych na liście zleceniobiorców (kryterium sortowania listy jest zleceniobiorca) Wszyscy lista innych wypłat Właściciele Umowy lista wypłat umów cywilnoprawnych Wypłaty lista wypłat etatowych Listy płac Podobnie jak w przypadku modułu kadrowego: ten sam pracownik ta sama wypłata może być wyświetlana na więcej niż jednej liście. Strona 3 z 286

4 Deklaracje ZUS Zgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie kompletu deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS. KEDU. Przygotowanie deklaracji w formie elektronicznej musi zostać poprzedzone stworzeniem pliku KEDU. DRA. Po wskazaniu okresu za jaki zrealizowana ma być deklaracja program automatycznie przygotowuje deklaracje DRA wraz z odpowiednimi załącznikami (załączniki w całości generowane są bez ingerencji użytkownika). Przy przeliczaniu deklaracji DRA występuje weryfikator w postaci ostrzeżenia sprawdzający następujące dane: PESEL, nr paszportu (w przypadku osób zagranicznych) oraz wystąpienie ujemnych podstaw lub składek ZUS. W przypadku gdy brak uzupełnionego pola PESEL, nr paszportu lub występują ujemne podstawy, składki ZUS program Płatnik nie przyjmuje takiej deklaracji zgłaszając błąd. Zgłoszeniowe. Deklaracje zgłoszeniowe mogą być przygotowywane z poziomu pojedynczego pracownika, z poziomu listy pracowników poprzez wybór Czynności Deklaracje ZUS Przygotuj ZUA i ZZA lub Przygotuj ZWUA a także poprzez wybór bezpośrednio w KEDU opcji ZUS ZUA. W ostatnim przypadku wskazujemy: rodzaj deklaracji zgłoszeniowej, pracowników dla których deklaracje powinny zostać przygotowane, plik KEDU, w którym zapisane zostaną dane zgłoszeniowe ubezpieczonych. Dla deklaracji ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA występuje weryfikator w postaci ostrzeżenia. Weryfikatory sprawdzają, czy zostały uzupełnione takie pola jak PESEL lub paszport, tytuł ubezpieczenia. Dodatkowo do powyższych deklaracji zostały stworzone wydruki, na których kontrolowane są te same informacje co przy weryfikatorach. Z pozycji KEDU jest także dostępny wydruk Informacja zbiorcza dla deklaracji, który prezentuje jakie dane zostały uzupełnione oraz jakich danych brakuje na deklaracjach zgłoszeniowych ZUS ZUA, ZWUA, ZZA, ZIUA, ZCNA. Po zaznaczeniu parametru wydruku Tylko braki na TAK zostaną wyświetlone na wydruku tylko brakujące dane wymagane do poprawnej weryfikacji deklaracji zgłoszeniowych w programie Płatnik. Informacja do IWA. Informacja o danych do ustalania składki na ustalanie składki wypadkowej ZSWA. Zgłoszenie / korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Zgłoszeniowe. Deklaracje zgłoszeniowe mogą być przygotowywane z poziomu pojedynczego pracownika lub z poziomu opcji Zgłoszeniowe. Przygotowane dane mogą zostać automatycznie przesłane do Programu Płatnika. Poza instalacją programów nie jest wymagana żadna dodatkowa konfiguracja współpracy programu enova i Płatnika. Deklaracje PIT Zgromadzone w programie dane pozwalają na wydruk deklaracji: PIT-4R PIT-8AR PIT-11 PIT-40 PIT-R PIT-8C IFT-1R IFT-1 Wycofane PIT-8B PIT-8S Wszystkie przygotowane deklaracje przechowywane są w bazie danych. Strona 4 z 286

5 Deklaracje PFRON Zgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie deklaracji: Wn-D Wycofane: Wn-U (deklaracja obowiązywała do ) NF-D (deklaracja obowiązywała do ) Wszystkie przygotowane deklaracje przechowywane są w bazie danych. Przygotowane dane mogą zostać zapisane do pliku i przesłane do Programu SOD Offline. Poza instalacją programów nie jest wymagana żadna dodatkowa konfiguracja programów enova i SOD Offline. W programie jest dostępna, z pozycji Kadry Pracownicy, lista pomocnych wydruków ZPCHR: Pracownicy pełnosprawni Pracownicy niepełnosprawni Pracownicy lista zmian Informacja miesięczna Raport o stanie zatrudnienia do wyliczenia ulgi na PFRON Informacja o stanie zatrudnienia Informacja INF-1 Informacja INF-2 Informacja INF-W Informacja DEK-I-0 Informacja DEK-II Wywołując wydruk użytkownik ma wybór, czy dane na wydruku mają uwzględniać statystykę według PFRON (Ustawa o rehabilitacji), SOD ( Ustawa o rehabilitacji oraz rozporządzenie Komisji WE), SOD Ustawa (art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji) lub SODWE (zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 800/2008 z 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy Dz. Urz. UE L 214 z ). Strona 5 z 286

6 Kartoteka pracownika Miejscem przenikania się zgromadzonych w programie danych kadrowych oraz informacji o zrealizowanych wypłatach jest pracownik (zleceniobiorca). Dzięki swej konstrukcji uprawnionemu operatorowi program pozwala popatrzyć na zatrudnioną osobę z dwóch stron. na źródło danych kadrowych, przez pryzmat jego wypłat. Zamiast przeglądania kolejnych listy płac w poszukiwaniu określonej wypłaty wybieramy pracownika by zobaczyć wszystkie jego wypłaty. W miarę potrzeb wyświetlana lista może być ograniczana zarówno ze względu na okres za jaki wypłaty zostały zrealizowane jaki i ze względu na typ wypłaty (etat, umowa, inne pozostałe wypłaty). Pracownik - drzewo zakładek Informacje kadrowe o zatrudnionych osobach po>dzielone mogą zostać na trzy kategorie: 1. Informacje personalne niewynikające bezpośrednio z rodzaju zatrudnienia (na przykład dane personalne, dane teleadresowe ). Informacje tego rodzaju zapisywane jest głównie w formularzach typu: Kadry oraz Kadry-pozostałe. 2. Informacje wynikające bezpośrednio ze stosunku pracy (dane etatowe). Informacje tego rodzaju zapisywane są głównie w formularzach typu: Etat oraz Kalendarz. 3. Informacje związane z zawartymi umowami cywilnoprawnymi. Informacje tego rodzaju zapisywane są głównie w formularzach typu Umowa. Ze względu na znaczną ilość informacji kadrowej została ona zapisana w postaci drzewa formularzy: Kadry Ogólne Adresy Dane podatkowe Dane ubezpieczeniowe Dane ubezpieczeniowe pozostałe Strona 6 z 286

7 Dostęp WWW Historia zatrudnienia Informacje PFRON Inne dane Podstawa składek FP i FGŚP Podstawa składek ZUS Prawa dostępu Rachunki bankowe Rodzina Służba wojskowa Uwagi Wieloetatowość Wykształcenie Kadry pozostałe Badania lekarskie Dane statystyczne Karty RCP Nagrody i kary Oświadczenia Podzielniki kosztów Szkolenia BHP Świadczenia socjalne Ukończone szkolenia Uprawnienia Wnioski o szkolenia Wnioski o urlopy, delegacje Wypadki Znajomość języków obcych Kadry historyczne Dane historyczne Schorzenia Zaniechania podatkowe ZZL Aktualny opis Historia zmian opisu Oceny Rekrutacja Ścieżka kariery Deklaracje Podatkowe (PIT) Rozliczeniowe ZUS Zgłoszeniowe ZUS Informacje dla PIT-40 Etat Ogólne Akordy Dodatki Inne dane Rozliczenie czasu pracy Rozwiązanie umowy Ubezpieczenia Umowa o pracę Wyrejestrowanie Dane historyczne Kalendarz Czas pracy Strona 7 z 286

8 Bilans otwarcia Bilans otwarcia (urlopy) Limity nieobecności Nieobecności Norma czasu pracy Podstawy Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego Podstawy naliczania zwolnień ZUS Statystyka Zestawienia czasu pracy Umowy Umowy PKZP, ZFM, PKZP, ZFM, Pożyczki Płace Wypłaty (wszystkie) Koszty autorskie Zajęcia wynagrodzenia Zaliczki Elementy stornowane Rozrachunki Dokumenty rozliczeniowe Przelewy Rozrachunki Warunki płatności Cechy Dokumenty dodatkowe Historia zapisów Uwaga! Poszczególne zakładki drzewa zostały ułożone wg zasady: Pierwsza zakładka zawiera najczęściej wykorzystywane pola. Pozostałe zakładki zostały uporządkowane w kolejności alfabetycznej. Strona 8 z 286

9 Kadry W dostępnych formularzach zapisywane są podstawowe dane kadrowe. Część z nich są używane do obliczania świadczeń ZUS oraz podatkowych, inne służy bezpośredniej identyfikacji pracownika, część jest niezbędna dla poprawnego wypełnienia deklaracji dla ZUS lub urzędów skarbowych. Jeżeli żadne dane o pracowniku nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu to prace rozpoczynamy poleceniem Nowy (Pracownik) z poziomu listy Pracownicy lub Wszyscy. Jeżeli część danych o zatrudnianej osobie została już do programu wprowadzona, to pracownika wybieramy z listy. Po zaakceptowaniu wyboru (na przykład klawiszem Enter) na ekranie wyświetlony zostanie główny formularz danych personalnych pracownika. Ze względu na dużą liczbę danych opisujących pracownika zamiast zakładek głównego formularza po lewej stronie wyświetlane jest drzewo zakładek. Kartoteka pracownika: Kadry Strona 9 z 286

10 Kadry / Ogólne Pierwszą wprowadzaną informacją o zatrudnianej osobie jest jej Kod - unikalny numer identyfikacyjny, który jednoznacznie określa zatrudnianą osobę w całym systemie. Numer ten jest zachowany nawet w przypadku zwolnienia danego pracownika. Dopiero po całkowitym usunięciu danych o zatrudnianej (zwolnionej) osobie możliwe będzie nadanie tego samego kodu innej osobie.. Wymaganymi danymi kadrowymi, poza kodem, niezbędnymi do dodania pracownika dobrzy danych jest jego Imię i Nazwisko. Do ogólnych danych kadrowych należą: Dane identyfikacyjne: Kod, Numer akt personalnych. Nazwisko. Imię. Drugie imię. PESEL. Data i miejsce urodzenia: Data urodzenia. Miejsce urodzenia. Dane ewidencyjne: Nazwisko rodowe. Nazwisko rodowe matki. Imię ojca. Imię matki. Płeć. Obywatelstwo. Adres zameldowania: Ulica. Numer domu. Numer lokalu. Kod pocztowy. Miejscowość. Poczta. Gmina. Powiat. Województwo. Kraj. Numer telefonu. Numer faksu. Pracownik - podstawowe dane Strona 10 z 286

11 Kadry / Adresy Poniższe dane adresowe wypełniane powinny być wyłącznie wtedy, gdy adres zamieszkania, adres do korespondencji jest inny niż wprowadzony wcześniej adres zameldowania. Adres zamieszkania. Adres do korespondencji. Kontakt: Telefon komórkowy, skrytka pocztowa, adres . Strona 11 z 286

12 Kadry / Dane podatkowe Wszystkie dane podatkowe związane z pracownikiem zgromadzone zostały na jednym formularzu. Sekcja: Deklaracje podatkowe Urząd skarbowy pracownikowi / zleceniobiorcy przypisywany jest poprzez wybór z listy: Kontrahenci i urzędy / Urzędy skarbowe. Przypisanie urzędu skarbowego jest niezbędne dla poprawnego druku deklaracji PIT-11, PIT40. Parametr Na deklaracjach umieszczaj zawsze adres zameldowania ustawiamy na TAK, w sytuacji, gdy na deklaracji PIT ma być wykazany adres zameldowania. Jeżeli parametr będzie ustawiony na NIE do deklaracji PIT będzie pobierany adres zamieszkania. Identyfikator podatkowy NIP. W polu mamy możliwość wprowadzenia numeru NIP pracownika. Identyfikator podatkowy. Domyślnie ustawiony jest numer PESEL. Numer NIP mamy obowiązek wykazać w sytuacji gdy pracownik zatrudniony na umowie jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą. W związku ze zmianą przepisów dotyczących wykazywania numeru NIP na deklaracjach mamy możliwość wyboru czy pracownik ma zostać wykazany na deklaracji z numerem PESEL czy z numerem NIP. Sekcja: Koszty uzyskania przychodu i ulga podatkowa Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej zapisywane są jako iloczyn nominalnej wartości (odczytywanej z globalnej konfiguracji programu) i współczynnika definiowanego indywidualnie dla pracownika. Standardowo współczynniki przyjmują wartość 1,00 (jeden). Dla pracowników mieszkających poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy współczynnik kosztów uzyskania powinien przyjąć wartość 1,25 (koszty uzyskania podwyższone o 25%). Zatrudniając emeryta-rencistę zerujemy współczynnik ulgi podatkowej (ulga podatkowa pomniejsza zaliczkę podatku naliczoną od wypłacanej pracownikowi renty). Dzięki przyjętemu rozwiązaniu modyfikacje przyjęty danych związane ze zmianą roku podatkowego ograniczają się wyłącznie do zmiany nominalny wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej (jedno miejsce w programie: Narzędzia / Opcje / Kadry i Place / Płace / Podatki, wspólne dla wszystkich zatrudnionych). Pracownik - Dane podatkowe Procent wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania. Pole uzupełniamy dla pracowników, dla których części przychodów mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów na podstawie art.22 Strona 12 z 286

13 ust.9 pkt 3 ustawy. Wpisując procent określamy, jaka część przychodów będzie podlegać takim podwyższonym kosztom. Nie naliczaj kosztów 50% począwszy od: Po uzupełnieniu pola od wskazanego miesiąca program nie będzie naliczał 50% kosztów uzyskania przychodów. Parametr został wprowadzony w związku ze zmianami w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych a mianowicie począwszy od roku obowiązuje przepis mówiący, że: W roku podatkowym łącznie koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 9 pkt 1-3, nie mogą przekroczyć ½ kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust.1. Program pilnuje wskazanego przez ustawę limitu w przypadku wynagrodzeń liczonych w systemie. Jeżeli natomiast jest konieczność narzucenia konkretnego miesiąca, od którego 50% koszty uzyskania przychodów mają być nie liczone należy uzupełnić wskazany parametr bezpośrednio na kartotece pracownika. Sekcja: Progi podatkowe W programie dostępne są trzy typy progów podatkowych: Standardowe (wartości odczytywane są z globalnej konfiguracji programu). Wspólne opodatkowanie współmałżonków (wartości poszczególnych progów przyjmują podwojoną wielkość w stosunku do wartości nominalnych). Indywidualne (definiowane indywidualnie). Strona 13 z 286

14 Kadry / Dane ubezpieczeniowe Formularz służy do wprowadzania ogólnych danych ubezpieczeniowych niewynikających bezpośrednio ze stosunku pracy czy zawartej umowy cywilnoprawnej. Są to: Sekcja: Tytuł ubezpieczenia Pracownik - Dane ubezpieczeniowe Ustalone prawo do emerytury lub renty. Wyboru dokonujemy z listy: Brak. Prawo do emerytury. Prawo do renty. W zależności od dokonanego wyboru należy wprowadzić datę, od której przysługuje emerytura lub okres, na jaki została przyznana renta oraz numer emerytury lub renty. Okres wpisujemy w formacie: data od data do. Wprowadzona informacja decyduje o 5 cyfrze kodu tytułu ubezpieczenia. Kod stopnia niepełnosprawności. Wyboru dokonujemy z listy: Brak, Lekki, Umiarkowany, Znaczny. Po wyborze stopnia niepełnosprawności wprowadzamy okres, na jaki orzeczona została niepełnosprawność. Okres wpisujemy w formacie: data od data do. Sekcja: Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń Kod, okres pracy w szczególnych warunkach / w szczególnym charakterze wypełnia się, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. W polu należy wpisać dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. Okres pracy w szczególnych warunkach / w szczególnym charakterze wpisujemy w formacie: data od data do. Sekcja: Dane o ubezpieczeniu zdrowotnym Odział Narodowego Funduszu Zdrowia z dostępnej listy NFZ należy wybrać właściwy fundusz. Kod GUS gminy Sekcja: Ubezpieczenie zleceniobiorcy Ubezpieczenie zleceniobiorcy. Wyboru dokonujemy z listy: Nie podlega, podlega, tylko zdrowotne. Strona 14 z 286

15 Kadry / Dane ubezpieczeniowe pozostałe Formularz służy do wprowadzania informacji potrzebnych do prawidłowego stworzenia deklaracji ZUS IWA oraz ZUS ZSWA. Są to: Dane dla deklaracji ZUS IWA Pracownik zatrudniony w warunkach zagrożenia. Należy zaznaczyć w polu wyboru TAK/NIE Dane dla deklaracji ZUS ZSWA: Data złożenia wniosku o przyznanie emerytury pomostowej Pracownik uprawniony do dodatkowych świadczeń ZUS Rodzaj świadczenia: Renta socjalna, Świadczenia przedemerytalna, Zasiłek przedemerytalny Okres na który przyznano świadczenie, Numer świadczenia, Oddział ZUS. Strona 15 z 286

16 Kadry / Dostęp WWW Zakładka 'Dostęp WWW' może być widoczna jeżeli użytkownik posiada licencje na pulpit kierownika, pulpit pracownika. Sekcja: Dane konta enovanet Konto założone po zaznaczaniu parametru na TAK pracownik będzie miał założone konto umożliwiające zalogowanie się do enovanet, Nazwa konta nazwa konta, Operator enova podpinamy operatora, który wskaże, do jakich zakładek po zalogowaniu się do enovanet będzie miał dostęp pracownik, Hasło pierwszego logowania Zablokowany dostęp po zaznaczeniu parametru na TAK, dostęp umożliwiający zalogowanie się do enovanet będzie zablokowany, Pulpit pracownika - parametr domyślnie jest ustawiony TAK. Pracownik po zalogowaniu się na pulpity będzie miał dostęp wyłącznie do Pulpitu Pracownika. Pulpit kierownika - zaznaczenie parametru TAK spowoduje zakwalifikowanie w systemie pracownika jako kierownika. Pracownik po zalogowaniu się na pulpity będzie miał dostęp zarówno do Pulpitu Pracownika jak i Pulpitu Kierownika. Sekcja: Wnioski urlopowe z poziomu enovanet Automatyczne zatwierdzanie wniosku urlopowego po zaznaczaniu parametru na TAK wprowadzony wniosek przez pracownika zostanie automatycznie zatwierdzony bez konieczności potwierdzenia go przez przełożonego. Sekcja: Widoczność podwładnych niższych szczebli Dostęp do danych podwładnych niższego poziomu po zaznaczaniu parametru na TAK Kierownik Główny po zalogowaniu do enovanet będzie widział pracowników przypiętych do Kierownika niższego szczeblu. Sekcja: Widoczność na listach z poziomu enovanet Pokazuj osoby na liście pracowników (dotyczy właścicieli, współpracowników, zleceniobiorców, niezatrudnionych) po zaznaczaniu parametru na TAK właściciele, współwłaściciele, zleceniobiorcy, niezatrudnienie będą widoczni w enovanet w bloku Kadry Pracownicy, pod warunkiem, że użytkownik ma ustawione prawo do danego widoku (Pracownicy, Zleceniobiorcy, Niezatrudnieni, Właściciele, Współpracownicy). Po zaznaczeniu pozycji Konto założone na TAK pole Nazwa konta zostanie automatycznie uzupełnione imieniem i nazwiskiem pracownika, pole Operator enova zostanie automatycznie uzupełnione pozycją enovanetkadrypłace (domyślny operator) oraz zostanie ustawione hasło enova. W celu zmiany hasła należy w górnej części okna nacisnąć pozycję Hasło WWW, wówczas pojawi się okno w którym należy podać nowe hasło i potwierdzić je. Strona 16 z 286

17 Kadry / Historia zatrudnienia Formularz zawiera historię zatrudnienia pracownika w poprzednich zakładach pracy. Historia zapamiętywana jest w postaci listy miejsc zatrudnienia. Formularz pozwalający na odnotowanie pojedynczego zapisu wywołujemy poleceniem 'Dodaj' zatrudnienia to:. Pojedynczy zapis opisujący miejsce Nazwa i adres zakładu pracy, Okres zatrudnienia, Ostatnio zajmowane stanowisko, Kod wykonywanego zawodu, Tytuł ubezpieczenia. Okres zatrudnienia zapisywany jest w formacie: data od data do. W przypadku niezakończonych okresów zatrudnienia piszemy: data od Staż pracy. Na podstawie odnotowanego okresu zatrudnienia naliczany jest staż pracy. Jest on wyświetlany w formacie: lata, miesiące, dni, w polu Staż pracy. Okres pracy wliczany do stażu (najczęściej pokrywa się z okresem zatrudnienia) Korekta (z tytułu urlopów bezpłatnych, wychowawczych, ) pozwala na zmniejszenie stażu o podaną wartość (wpisujemy w formacie: lata, miesiące, dni). Staż pracy. Jest to różnica między okresem pracy a wartością korekty. Podstawy stażu pracy (wliczać do podstaw). Poszczególne, odnotowane okresy zatrudnienia mogą być grupowane (sumowane) w postaci tak zwanych podstaw. Ten sam okres zatrudnienia może być jednocześnie składnikiem wielu podstaw, np.: Stażu pracy ogółem, Zatrudnienia w szkolnictwie, Przypisanie wybranego okresu odbywa się poprzez wybranie z listy odpowiednich podstaw. Podstawy definiowane są w: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicja podstaw stażu pracy. Pracownik - Historia zatrudnienia W historii zatrudnienia na zakładce Okresy nie wliczane do stażu pracy, wpisujemy okres, który pomniejszy staż pracy poza firmą np. z tytułu urlopu bezpłatnego. Po wpisaniu okresu informacja zostanie przeniesiona na zakładkę Ogólne w pole Korekta (z tytułu urlopów bezpłatnych, wychowawczych,...). Strona 17 z 286

18 W historii zatrudnienia jest dostępna opcja Nalicz okresy niewliczane czyli mechanizm półautomatycznego wykrywania / obcinania nachodzących na siebie okresów zatrudnienia poza firmą / wykształcenia. Strona 18 z 286

19 Kadry / Informacje PFRON Formularz zawiera dodatkowe informacje potrzebne do wypełnienia deklaracji PFRON. Sekcja: Informacje dodatkowe PFRON Pracownik, u którego stwierdzono, Wymiar czasu pracy u podstawowego pracodawcy, Zatrudnienie pracodawcy spowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych, Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt. 1-2 ustawy, Zwolniony pracownik, Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty. Uwaga! Przy włączonej fladze w konfiguracji: Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/deklaracje/pfron rozliczeniowe: Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną: na TAK, aby należało się dofinansowanie nowo zatrudnionemu niepełnosprawnemu, powinien być zaznaczony parametr: Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty. Parametry do deklaracji obowiązujących do lutego 2011: Zatrudnienie pracownika spowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych: Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt. 1-2 ustawy: Po zaznaczeniu parametru: Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt. 1-2 ustawy: na TAK Na INF-D-P ( obowiązującej do lutego 2011) pozycja 36: Zatrudnienie pracownika nastąpiło w wyniku rozwiązania umowy o pracę z innym pracownikiem z przyczyn innych niż zdarzenia określone w art. 26b ust.4 lub art.26b ust. 5: zostanie zaznaczona na NIE. Po zaznaczeniu powyższego parametru nie należy zaznaczać parametru: Zatrudnienie pracownika spowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych:. Powinien on zostać na NIE. Jeżeli oba parametry pozostaną niezaznaczone, to na INF-D-P (obowiązującej do lutego 2011) pozycja 35 zostanie zaznaczona na NIE a pozycja 36 na TAK. Przy takim ustawieniu, jeżeli na deklaracji INF-D-P (obowiązującej do lutego 2011) pozycja 34 jest na TAK, pozycja 35 jest na NIE a pozycja 36 jest na TAK, to dofinansowanie będzie równe zero zgodnie z opisem formularza do pozycji nr 43: Poz. 43 = min(poz. 39, (poz. 40 poz. 41), poz. 42). Jeżeli poz. 43<0, wpisać 0. Poz. 43 = 0 w przypadku jednoczesnego zaznaczenia: pola 1(tak) w poz. 34 ( dofinansowanie stanowi pomoc publiczną), pola 2 (nie)w poz. 35 ( wzrost zatrudnienia netto) oraz pola 1(tak) w poz. 36 ( zatrudnienie pracownika nastąpiło. Innych niż zdarzenia ). Uwaga! Powyższe parametry działają tylko przy włączonej fladze w konfiguracji: Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/deklaracje/pfron rozliczeniowe: Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną: na TAK. Strona 19 z 286

20 Po zaznaczeniu na TAK jednego z powyższych parametrów, automatycznie zostanie zaznaczony na TAK parametr: Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty ( parametr obowiązujący do aktualnych deklaracji od marca 2011). Sekcja: Stopień niepełnosprawności W sekcji 'Stopień niepełnosprawności' należy wskazać stopień niepełnosprawności oraz okres na jaki został orzeczony, ewentualnie rodzaj schorzenia oraz czy pracownik jest uprawniony do wyższego wynagrodzenia. Sekcja: Urlop dodatkowy dla pracowników niepełnosprawnych Jeżeli pracownik niepełnosprawny posiada prawo do urlopu dodatkowego należy zaznaczyć parametr Pracownik niepełnosprawny posiada prawo do urlopu dodatkowego: TAK oraz wskazać od którego dnia. Pracownik Informacje PFRON Strona 20 z 286

21 Kadry / Informacje ZUS Na zakładce jest możliwość zaewidencjonowania wydanego przez ZUS orzeczenia potwierdzającego, że osoba niepełnosprawna jest w podanym okresie bez orzeczonego stopnia niezdolności do pracy. Uwaga! Wprowadzenie na zakładce Informacje ZUS orzeczenia oraz okresu na jaki obowiązuje ma odzwierciedlenie wyłącznie w statystykach PFRON (INF-1, DEK-I-0,DEK-II-a). Nie wpływa natomiast na tytuł ubezpieczenia pracownika czyli pracownik jest traktowany jako pełnosprawny a tym samym w podanym okresie nie należy się na pracownika dofinansowanie z PFRON. Kadry - Informacje ZUS Strona 21 z 286

22 Kadry / Inne dane Formularz zawiera informacje o dokumencie tożsamości oraz obywatelstwie. Dokument tożsamości. Rodzaj (Dowód osobisty, Paszport), Seria i numer, Wydany przez. Uwaga! Aby numer dokumentu nie był umieszczany na deklaracjach zgłoszeniowych ZUS w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/ Deklaracje ZUS należy parametr 'Na deklaracjach zgłoszeniowych zawsze umieszczaj numer dokumentu ubezpieczonego (...)' ustawić NIE. Wskazany parametr domyślnie ustawiany jest TAK co oznacza, że dane dotyczące dokumentu tożsamości są przenoszone na deklaracje zgłoszeniowe ZUS. Obywatelstwo. Domyślnie program proponuje obywatelstwo POLSKIE. W takim przypadku jedynym dostępnym polem jest Data zmiany obywatelstwa. Wprowadzenie daty zmiany pozwala na odnotowanie Podstawy prawnej zmiany. Wpisanie obywatelstwa innego niż POLSKIE spowoduje, że dostępne będą pola: Cudzoziemiec spełnia warunki do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie. Do wyboru (z listy) pozostaje: Karta stałego pobytu, Karta czasowego pobytu, Wiza z prawem do pracy, Inne przepisy, Umowa międzynarodowa. Rodzaj numeru identyfikacyjnego (dokumentu stwierdzający tożsamość). Do wyboru (z listy) pozostaje: Numer identyfikacyjny TIN, Numer ubezpieczeniowy, Paszport, Urzędowy dokument stwierdzający tożsamość, Inny rodzaj identyfikacji podatkowej, Inny dokument potwierdzający tożsamość.... kraj jego wydania Numer identyfikacyjny podatnika lub numer dokumentu stwierdzającego tożsamość W razie wypadku zawiadomić. Dostępne pola: osoba, adres, numer telefonu Rozliczenia walutowe Przeliczanie wynagrodzenia wg tabeli kursowej możliwość wskazania tabeli kursowej, według której ma być przeliczane wynagrodzenie. Aktualizacja danych Przyczyna aktualizacji danych kadrowych - Pole jest uzupełniane po aktualizacji pracownika, jeżeli użytkownik uzupełnił pole 'Przyczyna aktualizacji'. W polu jest wyświetlana przyczyna aktualizacji zgodna z zapisem historycznym, który jest wyświetlany przez użytkownika. Strona 22 z 286

23 Pracownik - Inne dane Strona 23 z 286

24 Kadry / Podstawa składek na FP i FGŚP Formularz zawiera dane: Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych pozwala wybrać opcje: Zawsze - program naliczy składki na FGŚP Nie naliczaj - program nie naliczy na FGŚP Pracownik - Podstawa składek na FP, FGŚP Składki na Fundusz Pracy pozwala wybrać opcje: Nie naliczaj program pomimo wynagrodzenia wyższego niż najniższe nie będzie liczył składki na FP, Warunkowo standardowe ustawienie w programie. Jeżeli pracownik zarobi mniej niż minimalną płacę nie nalicza FP. Zawsze program będzie naliczał zawsze FP bez względu na wysokość wynagrodzenia. Domyślnie program przyjmuje, że pracownik nie złożył odnośnego oświadczenia. W okresie 30 dni przed zatrudnieniem pracownik pozostawał w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy Od 1 lipca 2009 r. pracodawcy nie będą mieli obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP za pracowników po 50 roku życia i starszych, tak mówi art. 104b ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz art. 9b ust. 1 ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy. Z ich treści wynika, że nie opłaca się składek na Fundusz Pracy i FGŚP przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę, za osoby zatrudnione, które ukończyły 50 rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy. Przy czym regulacja ta będzie dotyczyła osób zatrudnionych po dniu 30 czerwca 2009 r. Po spełnieniu wyżej wymienionych warunków i zaznaczeniu parametry na TAK program nie naliczy składek na FP i FGŚP przez 12 miesięcy. Inne dochody - w szczególnych przypadkach sumaryczne wynagrodzenie pracownika może ulegać znacznym wahaniom oscylować wokół najniższego wynagrodzenia. Odnotowując dochody uzyskiwane przez pracownika u innego pracodawcy spowodujemy, że obowiązek naliczania składki na Fundusz Pracy będzie zawsze poprawnie ustalany. Strona 24 z 286

25 Kadry / Podstawy składek ZUS Na podstawie zaewidencjonowanych w programie wypłat automatycznie ustalany jest moment i kwota przekroczenia rocznej podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Podstawa naliczania składki emerytalnej i rentowej w miesiącu przekroczenia jest odpowiednio pomniejszana. W sytuacji, gdy pracownik osiąga dochody z więcej niż jednego źródła dochodów jest możliwość automatycznego ustalenie sumarycznych dochodów (Wynagrodzenie osiągnięte u innego pracodawcy może być ewidencjonowane w programie). W takim przypadku, w praktyce na pracowniku spoczywa obowiązek poinformowania pracodawców o osiągnięciu odpowiednio wysokich dochodów. Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wypełniamy wyłącznie wtedy, gdy pracownik osiąga dochody nie ewidencjonowane w programie. Informacja o przekroczeniu może zostać przekazana przez: Ubezpieczonego Płatnika ZUS W programie odnotowujemy również: datę przekroczenia. kwotę przekroczenia. W zależności od przyjętej interpretacji można odnotować: Przekroczenie podstawy: kwota o jaką przekroczono wysokość granicznej podstawy naliczania składek na ubezpieczenie społeczne w miesiącu z daty przekroczenia. Podstawa składki: kwota stanowiąca podstawę naliczania składki emerytalnej i rentowej we wskazanym miesiącu (w kolejnych miesiącach, już automatycznie program przyjmie zerową podstawę), Informacje o dochodach z innych źródeł po uzupełnieniu informacji o dochodach z innych źródeł kwota ta będzie uwzględniana przy obliczaniu bieżących wynagrodzeń i nastąpi automatyczne ograniczenie podstawy naliczania składki emerytalnej i rentowej po przekroczeniu kwoty granicznej. Pracownik - Podstawa składek ZUS Zbiegi tytułów ubezpieczeń. Opcja służy odnotowaniu okresów ubezpieczenia niewynikających bezpośrednio z danych zgromadzonych w programie. Na przykład w okresie przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego osoba wykonuje umowę zlecenia zawartą z innym pracodawcą. W takiej sytuacji pracownik nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego (jest ubezpieczony, jako zleceniobiorca). W sytuacji, gdy urlopowany pracownik wykonuje umowę Strona 25 z 286

26 zlecenia zawartą z własnym pracodawcą odpowiedni zapis w Zbiegach tytułów ubezpieczeń jest zbędny. Strona 26 z 286

27 Kadry / Prawa dostępu Przy większej liczbie operatorów obsługujących kadry i płace, każdemu można przyporządkować wydział do którego będzie miał dostęp. Przykładowo jeżeli pracownik będzie miał ustawiony wydział Administracja, to tego pracownika w kadrach, będzie widział tylko operator, który ma dostęp do tego wydziału. Pracownik Prawa dostępu Strona 27 z 286

28 Kadry / Rachunki bankowe O tym który adres pracownika ma zostać ujęty na przelewie decyduje ustawienie na parametrze 'Na przelewach i dokumentach kasowych umieszczaj adres'. Opcje do wyboru: Zamieszkania lub zameldowania: jest to domyślne ustawienie, które powoduje, że system sprawdzi i wstawi do przelewu w pierwszej kolejności adres zamieszkania, Zameldowania, Zamieszkania, Do korespondencji. Wypłaty dla pracownika realizowane mogą być gotówką (poprzez kasę) lub mogą być przelewane na wskazane przez pracownika konta bankowe (w całości lub częściowo). Pracownik może posiadać dowolną liczbę rachunków bankowych. Wskazana część przysługującego może być również przelewane na przykład na konto współmałżonka. Poszczególne konta bankowe pracownika zapisywane są w programie w postaci listy. Pracownik - Rachunki bankowe W przypadku gdy pracownik dysponuje, co najmniej jednym kontem w sekcji Gotówka możemy zdefiniować jaka część wynagrodzenia wypłacana będzie w kasie firmy. O wielkości wypłaty gotówkowej zdecydować możemy wprost podając jej wartość (pole Kwota) lub definiując ją procentem osiągniętego wynagrodzenia (pole: Procent). W sytuacji gdy pracownikowi nie przypiszemy żadnego rachunku bankowego powyższe zapisy będą ignorowane całość poborów wypłacana będzie poprzez kasę. Rachunki bankowe. Wartość przelewu na wybrane konto bankowe, podobnie jak w przypadku wypłaty gotówkowej wyrażona może być kwotą lub procentem wypłacanego wynagrodzenia (w odniesieniu do wartości nominalnej). O kolejności naliczania przelewów dla poszczególnych banków decyduje przypisany im priorytet. Priorytet 0 (zero) jest najwyższym priorytetem, przelew do tego banku zostanie wykonany w pierwszej kolejności. Strona 28 z 286

29 Pracownik - konto bankowe Dla poszczególnych rachunków bankowych odnotowujemy: Bank, wybierany z listy (Kontrahenci i urzędy / banki) Kod SWIFT Rachunek. Numer rachunku bankowego Nazwa odbiorcy. Pole uzupełniane jeżeli odbiorcą przelewu jest inna osoba niż pracownik. Priorytet, Kwota, Procent Ewidencja ŚP. Pole w którym zaznaczamy z jakiej ewidencji środków pieniężnych ma być płacone wynagrodzenie pracownicze. Uwaga! Podział wynagrodzenia na część wypłacaną gotówką i poszczególne przelewy niezależnie od zdefiniowanych przez użytkownika wartości podlega dwóm ograniczeniom: 1. Dzielona kwota nigdy nie może być większa niż naliczona kwota do wypłaty 2. Jeżeli w skutek niepoprawnie zdefiniowanych współczynników nie cała kwota do wyplata zostanie rozdzielona na wypłatę gotówkową i przelewy bankowe, to nierozdysponowana kwota zwiększy wypłatę gotówkową. Strona 29 z 286

30 Kadry / Rodzina Informacja o rodzinie podzielona została na dwie części: Stan cywilny. Umożliwia odnotowanie stan cywilnego. Odpowiednio do wyboru pozostaje: wolna, rozwiedziona, panna, wdowa, mężatka lub wolny, rozwiedziony, kawaler, wdowiec, żonaty. O ile pozwala na to stan cywilny w programie odnotować można również datę ślubu, numer aktu ślubu oraz dane urzędu stanu cywilnego. Lista członków rodziny z uwzględnieniem przysługujących zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych. Dla każdego członka rodziny w tym współmałżonka programie pamiętane są: Dane ogólne: Nazwisko. Imię. PESEL. NIP. Data i miejsce urodzenia. Lista przysługujących zasiłków.wybierając z listy przysługujący zasiłek (Definicja elementu) indywidualnie przypisujemy mu nazwę (opis) i okres przysługiwania. Pracownik - Rodzina Ubezpieczenie: Prawo do ubezpieczenia zdrowotnego. Okres podlegania temu ubezpieczeniu. Dodatkowe informacje o członku rodziny zgłaszanym do ubezpieczenia zdrowotnego Inne dane: Dokument tożsamości. Adres zamieszkania (uzupełniamy o ile jest inny niż adres ubezpieczonego pracownika) Nowego członka rodziny dodajemy do listy poleceniem Nowy (Członek rodziny). Wymagane jest uzupełnienie pól Nazwisko i Imię. Domyślnie program proponuje nazwisko pracownika (z możliwością zmiany). Warunkiem koniecznym umieszczenia członka rodziny na deklaracjach zgłoszeniowych jest uzupełnienie pól: Posiada uprawnienia i Okres (zakładka Ubezpieczenia). Strona 30 z 286

31 Kadry / Służba wojskowa Stosunek do powszechnego obowiązku służby wojskowej. Pola: Stosunek do służby wojskowej Stopień Seria i numer książeczki wojskowej WKU (Wojskowa Komenda Uzupełnień) Numer specjalności woskowej Przydział mobilizacyjny. Pola dostępne są po określeniu Stosunku do służby wojskowej innego niż Nie dotyczy lub Nie podlega. Do wyboru pozostaje: Przedpoborowy, Poborowy, Rezerwa, Inne. Strona 31 z 286

32 Kadry / Uwagi Formularz pozwala wprowadzić dowolne informacje dotyczące pracownika. Strona 32 z 286

33 Kadry / Wieloetatowość W standardowym ustawieniu programu zakładka Wieloetatowość jest niewidoczna. W celu wyświetlenia zakładki należy w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Ogólne parametr Włączona obsługa wieloetatowości ustawić na TAK. Zakładce Wieloetatowość - dostępne pola: Typ zapisy (pole nie do edycji). Po uzupełnieniu pola Pracownik z etatem głównym pole uzupełni się odpowiednio: Etat dodatkowy (dodatkowy etat pracownika), Etat główny (główny etat pracownik) Pracownik z etatem głównym. Z dostępnej listy wybieramy pracownika z etatem głównym. Przycisk 'Kopiuj podstawowe dane kadrowe' umożliwia automatyczne przeniesienia z etatu głównego na etat dodatkowy danych kadrowych pracownika z zakładki Kadry/Ogólne i Kadry/Adresy oraz numeru identyfikacji podatkowej NIP. Dodatkowo zaznaczenie flag przy parametrach 'Historia zatrudnienia i wykształcenia', 'Inne dochody', 'Zbieg tytułów ubezpieczeń' spowoduje przeniesienie z etatu głównego na etat dodatkowy wprowadzonych danych na zakładkach 'Historia zatrudnienia' (lista historii zatrudnienia), 'Wykształcenie' (lista szkół), 'Podstawy składek FP, FGŚP' (lista innych dochodów), 'Podstawy składek ZUS' (lista zbiegów tytułów ubezpieczenia). Na kartotece pracownika z etatem dodatkowym w wskazanych powyżej zakładkach zostanie na czerwono zaznaczone, że są to 'Listy z etatu głównego'. Poniżej zrzut okien po uzupełnieniu zakładki Wieloetatowość. Zakładka Wieloetatowość pracownika - Etat dodatkowy Zakładka Wieloetatowość pracownika - Etat główny Strona 33 z 286

34 Ponadto jeżeli jest wprowadzana nieobecność na kartotece pracownika z etatem głównym jest możliwość skopiowania tej nieobecność na pozostałe kartoteki dodatkowe pracownika poprzez użycie przycisku 'Kopiuj do pozostałych'. Stan synchronizacji pokaże w jakim stopniu powiodło się kopiowanie nieobecności. Nieobecność wprowadzona na etacie głównym pracownika Strona 34 z 286

35 Kadry / Wykształcenie Informacja o wykształceniu zatrudnianej osoby podzielona została na dwie części: Wykształcenie. Kod wykształcenia wybieramy z dostępnej listy. Opcjonalnie można również odnotować posiadany przez pracownika stopień i tytuł naukowy Ukończone szkoły Uwaga! Uzupełnienie kodu wykształcenia konieczne jest dla: poprawnego wypełnienia deklaracji zgłoszeniowej ZUS poprawnego zaproponowania przysługującego limitu urlopowego Ukończone szkoły zapisywane są w postaci listy. Nową pozycję do listy dodajemy poleceniem: Nowy (Ukończona szkoła). Dla każdej pozycji listy pamiętane mogą być: Nazwa i adres szkoły Okres nauki Zawód Specjalność Staż pracy Użytkownik ma możliwość wliczenia wybranych przez siebie okresów nauki do podstaw stażu pracy. Jest to mechanizm identyczny jak dla opcji: Kadry / Historia zatrudnienia. Odpowiednie podstawy stażu wybierane są z listy. Anulowane po zaznaczeniu parametru na TAK szkolenie zostanie anulowane, Data wykonania po ukończeniu szkolenia przez pracownika uzupełniamy datę realizacji szkolenia, Osoba szkoląca osoba prowadząca szkolenie, Temat Następne szkolenie Definicja następne szkolenie podpowiada się zgodnie z ustawieniem w konfiguracji programu na definicji szkolenia BHP, Wykonać do dnia termin do którego należy wykonać kolejne szkolenie, Uwagi możliwość zapisania ewentualnych uwag ze szkolenia. Strona 35 z 286

36 Kadry pozostałe W dostępnych formularzach zapisywane są opcjonalne dane kadrowe. Nie są one niezbędne dla przygotowania list płac, deklaracji PIT i ZUS. Kartoteka pracownika: Kadry - pozostałe Uwaga! Wersja srebrna programu pozwala ewidencjonować wyłącznie badania lekarskie oraz szkolenie BHP pracownika dlatego w części 'Kadry-pozostałe' dostępne są wyłącznie zakładki 'Badania lekarskie' oraz 'Szkolenia BHP'. Strona 36 z 286

37 Kadry Pozostałe / Badania lekarskie Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przeprowadzania wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich zatrudnianych pracowników. Informacja o kolejnych badaniach zapisywana jest w postaci listy badań. Formularz pojedynczego badania pozwala odnotować: Definicja i Wykonać do dnia (Ogólne). Nowo wpisywane nazwy badań tworzą automatycznie odpowiedni słownik. Drugi raz wpisując tą samą nazwę badania (na przykład badanie okresowe) możemy posłużyć się słownikiem. W trakcie wpisywania nazwy badania istniejącej już w słowniku program automatycznie zaproponuje zaakceptowanie zapisu ze słownika. Wykonać do dnia uzupełniamy datą, do której badanie powinno zostać zrealizowane. Mamy również do dyspozycji pole Anulowane oraz Data wykonania, które po zrealizowaniu przez pracownika zleconych badań uzupełniamy datą wykonania badania. Ewentualne uwagi zgłoszone przez lekarza zapisujemy w polu Uwagi. Pracownik - Badanie lekarskie Dla odnotowania kolejnego badania okresowego wypełniamy pole Wykonać do dnia w części Następne badania. Strona 37 z 286

38 Kadry Pozostałe / Dane statystyczne Zgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie deklaracji GUS. Formularz Dane Statystyczne służy wprowadzeniu uzupełniających danych statystycznych, nie wynikających wprost z danych o zatrudnieniu. Są to: Główne miejsce pracy. Wskazanie czy jest to główne miejsce pracy pracownika. Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy. Wybór tak, nie. Poprzednie miejsce zatrudnienia. Pozycja wybierana z listy: Absolwent szkoły wyższej, Absolwent szkoły policealnej, Zatrudniony w rolnictwie indywidualnym. Zatrudniony przy pracach interwencyjnych lub robotach publicznych. Wybór: tak, nie. Zatrudniony na stanowisku robotniczym lub pokrewnym. Wybór: tak, nie Pracujący w porze nocnej. Wybór: tak, nie. Pracownik sezonowy lub zatrudniony dorywczo. Wybór: tak, nie. Poziom ukończonego wykształcenia. Lista wyboru. Pracownik Dane statystyczne GUS Strona 38 z 286

39 Kadry Pozostałe / Karty RCP Program umożliwia współpracę z dowolnymi czytnikami Rejestratorami Czasu Pracy (RCP) zapisującymi swe dane w postaci plików tekstowych. Zapisy o wejściach i wyjściach pracownika identyfikowane są poprzez jego numer karty RCP. Ze względu na to, że pracownik w okresie zatrudnienia może posługiwać się kilkoma kartami RCP (poprzednia karta została zagubiona, uległa zniszczeniu) zapisywane są one w programie w postaci listy. Pojedynczy zapis obejmuje: Numer karty RCP Okres posiadania karty (tą samą kartą w różnych okresach posługiwać się mogą różni pracownicy). Nową pozycję do listy dodajemy poleceniem 'Dodaj'. Uwaga! Przypisanie pracownikowi kart RCP (umieszczenie w polu Numer dowolnego zapisu) spowoduje, że o ile nie zostanie odnotowane odpowiednie Wejście / Wyjście to domyślnie zostanie zaproponowany zerowy czas pracy. Strona 39 z 286

40 Kadry Pozostałe / Nagrody i kary System umożliwia rejestrację danych o karach i nagrodach łącznie z karami i nagrodami pieniężnymi. Kary sądowe anulowane są po 10 latach, kary zakładowe po 1 roku. Wyboru pomiędzy karą lub nagrodą dokonujemy przy pomocy lokalnego menu. Wprowadzając informację o karze i nagrodzie odnotowujemy kolejno: Definicję kary i nagrody. Wyboru dokonujemy z listy stworzonych w konfiguracji systemu (Kadry i Płace/Kadry/Definicje nagród i kar) definicji nagród bądź kar. Datę przyznania kary lub nagrody. W przypadku nagród lub kar pieniężnych do systemu dodatkowo wprowadzamy: Kwotę nagrody lub kary, Element wynagrodzenia, przy pomocy którego nagroda zostanie wypłacona, kara pomniejszy wynagrodzenie pracownika (wybór z listy). Domyślnie nagrody są elementami opodatkowanymi wynagrodzenia. Kary potrącane są z wypłaty netto. Datę rozliczenia (wypłaty). Wypłata zostanie naliczona przez program automatycznie w okresie rozliczeniowym zawierającym wprowadzoną datę. Data rozliczenia jest wpisywana niezależnie od daty wypłaty. Nagroda przyznana w kwietniu może zostać wypłacona na przykład w maju lub czerwcu. Pracownik - Nagrody i kary Po zrealizowaniu wypłaty użytkownik uzyska możliwość podglądu danych o zrealizowanej wypłacie (zakładka: Elementy wypłaty). O każdej udzielonej nagrodzie lub karze odnotować można indywidualne uwagi. Nagrodę bądź karę można naliczyć bezpośrednio z formularza wybierając klawisz Nalicz nagrodę lub karę. Strona 40 z 286

41 Kadry Pozostałe / Oświadczenia W programie predefiniowane zostały trzy oświadczenia PIT-2, PIT-3, PIT-12. Z pozycji konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Definicje oświadczeń Użytkownik może dodawać własne definicje doświadczeń, zmieniać domyślny okres ważności (dowolny, bezterminowe (do czasu odwołania), miesiące, lata) a także modyfikować predefiniowaną treść oświadczenia. Przy dodawaniu oświadczenia do pracownika należy uzupełnić datę złożenia i okres obowiązywania oświadczenia oraz wybrać treść oświadczenia z listy. Data anulowania jest wyszarzała, ponieważ uzupełnia się sama w przypadku wpisania okresu, albo daty złożenia na dowolnym oświadczeniu o takiej samej definicji. Data anulowania znika w przypadku skasowania oświadczenia tej samej definicji. Pracownik - Oświadczenia Strona 41 z 286

42 Kadry Pozostałe / Podzielniki kosztów Definiowane u pracownika podzielniki wynagrodzeń wykorzystywane są w procesie księgowania wynagrodzeń. Służą one podzieleniu wynagrodzenia (wybranych jego elementów) według zapisanych w podzielniku proporcji. Z pracownikiem związana może być dowolna liczba podzielników. Dla każdego podzielnika definiowana jest: Nazwa Lista centrów kosztów (miejsc powstawania kosztów) i odpowiadających im współczynników. Najczęściej takim współczynnikiem będzie czas pracy w wybranym centrum. Strona 42 z 286

43 Kadry - Pozostałe / Struktura organizacyjna Zakładka 'Struktura organizacyjna' na kartotece pracownika będzie widoczna tylko wówczas, jeżeli w bazie zostanie zdefiniowana struktura organizacyjna (Narzędzia/Opcje/Ogólne/Struktury organizacyjne). W obrębie zakładki mamy możliwość skorzystania z filtru Struktura organizacyjna, który umożliwia zawężenie struktury organizacyjnej do konkretnie wskazanej. Kadry-pozostałe / Struktura organizacyjna Strona 43 z 286

44 Kadry Pozostałe / Szkolenia BHP Działalność szkoleniowa w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy prowadzona jest przez pracodawców, a na ich zlecenie także przez jednostki organizacyjne uprawnione do prowadzenia takiej działalności. Pracownicy podlegają szkoleniom wstępnym i okresowym. System umożliwia rejestrację następujących danych (poszczególne zapisy tworzą listę szkoleń BHP). Szkolenia BHP. Definicja - wybór z listy zdefiniowanych szkoleń BHP w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicje szkoleń BHP, Wykonać do dnia - wprowadzamy datę, do której szkolenie powinno zostać zrealizowane Pracownik - Szkolenia BHP Lista przypisanych pracownikom szkoleń BHP może zostać wydrukowana z poziomu listy pracowników. Wydruk może zostać ograniczony do: Szkoleń o wybranej nazwie. Szkoleń zaplanowanych lub zrealizowanych (odbytych) w wybranym okresie. Szkolenia BHP braki lista osób, które nie mają wprowadzonych żadnych szkoleń BHP. Strona 44 z 286

45 Kadry Pozostałe / Świadczenia socjalne Program wspomaga pracę działu socjalnego. W sytuacji gdy świadczenia socjalne mają wymiar finansowy odpowiednia informacja przekazywana jest do części płacowej systemu. Program pozwala odnotować nazwę i datę przyznania świadczenia oraz zaplanować jego wypłatę. Na dostępnym formularzu: wybieramy definicję świadczenia socjalnego (dowolną ilość świadczeń socjalnych mamy możliwość zdefiniować w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kadry / Świadczenia socjalne). Odnotowujemy datę przyznania świadczenia oraz datę rozliczenia. Świadczenie zostanie wypłacone w okresie zawierającym odnotowaną datę. Odnotowujemy kwotę świadczenia, Wybieramy z listy element wynagrodzenia przy pomocy którego świadczenie zostanie wypłacone. Domyślnie jest to Świadczenie socjalne. Definiowaniu własnych elementów wynagrodzenia związanych z wypłatą świadczeń socjalnych służy opcja: Narzędzia / Opcje / Kadry i Place / Płace / Elementy wynagrodzenia, rodzaj: Świadczenie. Uwagi. Po zrealizowaniu wypłaty pola Element wynagrodzenia i Data naliczenia nie podlegają modyfikacji. Szczegółowa informacja o wypłacie świadczenia (odwołanie do fragmentu listy płac) dostępna jest na zakładce Elementy wynagrodzenia. Pracownik - Świadczenia socjalne Zmiana kwoty świadczenia spowoduje, że przy kolejnym naliczeniu wypłaty za wybrany okres pojawi się odpowiednia korekta. Żeby usunąć wypłacone świadczenie należy w pierwszej kolejności wykasować odpowiednią wypłatę. Przypisane pracownikowi świadczenia wyświetlane są w postaci listy. Świadczenie socjalne mamy możliwość naliczyć wprost z formularza świadczenia wybierając klawisz Nalicz świadczenie. Strona 45 z 286

46 Kadry Pozostałe / Ukończone szkolenia Zakładka zawiera listę ukończonych przez pracownika szkoleń. Dane możemy filtrować według okresu. Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia ukończonych szkoleń poza firmą, na podstawie informacji uzyskanych od pracownika, do których nie były wprowadzane wnioski. Wybierając Dodaj' użytkownik ma dostępne pola: Szkolenie należy wpisać nazwę lub temat ukończonego szkolenia Okres okres odbycia szkolenia Ocena Uwagi Pracownik - Szkolenie Strona 46 z 286

47 Kadry Pozostałe / Uprawnienia Zakładka umożliwia dodanie uprawnienia. W celu przypisania uprawnienia konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć kategorię uprawnień z pozycji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/szkolenia/kategorie uprawnień oraz definicje uprawnień z pozycji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/szkolenia/definicje uprawnień. Kategorie uprawnień są dostępne w wersji platynowej. Następnie wciskamy 'Dodaj' i uzupełniamy pozycje: Kategoria(wybieramy kategorię z listy dodanej wcześniej w konfiguracji programu) Definicja (wybieramy definicję z listy uprawnień dodanych wcześniej w konfiguracji programu) Numer Wydane przez Data uzyskania Termin ważności (pole jest aktywne jeśli uprawnienie zdefiniowane jest na pewien okres czasu oraz po uzupełnieniu pola Data uzyskania ) Data utraty (data kiedy pracownik utracił prawo do uprawnienia) Opis Pracownik - Uprawnienie Strona 47 z 286

48 Kadry Pozostałe / Wnioski o szkolenia Zakładka umożliwia dodanie wniosku o szkolenie. W celu przypisania wniosku o szkolenie konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć definicje szkoleń z pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje szkoleń. Następnie wybieramy 'Dodaj' i na zakładce Ogólne uzupełniamy pozycje: Definicja (wybieramy definicję z listy wniosków dodanych wcześniej w konfiguracji programu) Kierownik Etap realizacji: Wniosek anulowany (wniosek został odrzucony przez przełożonego) Wniosek zatwierdzony (wniosek zatwierdzony przez przełożonego) Wniosek zgłoszony ( wniosek zgłoszony przez pracownika bądź przełożonego) Skierowany przez pracodawcę Data złożenia (data złożenia wniosku o szkolenie) Termin (termin szkolenia) Data wycofania, anulowania lub odrzucenia Szkolenie Okres Ocena (pole aktywne po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia) Pola Szkolenie oraz Okres uzupełnią się po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia oraz zmianie pola Etap realizacji na Szkolenie zrealizowane) Pracownik Wniosek o szkolenie / Ogólne Koszty kursu, szkolenia mogą być częściowo lub w całości refundowane przez pracodawcę. Na zakładce Rozliczenie uzupełniamy pozycje: Rozliczenie kursu Budżet wybór z listy bądź możliwość utworzenia nowego budżetu Strona 48 z 286

49 Korekta kosztu TAK/NIE Koszt faktycznie poniesiony Rozliczenie z pracownikiem Kwota (wartość refundacji) Element wynagrodzenia (wybieramy element, na którym chcemy rozliczyć kurs) Data rozliczenia (Koszty kursu, szkolenia zostaną zrealizowane w najbliższej wypłacie realizowanej po wpisanej dacie) Pracownik Wniosek o szkolenie / Rozliczenie Zakładka Uzyskane uprawnienia możliwość dodania nowego uprawnienia z listy wynikającej z konfiguracji Kategorii Uprawnień oraz Definicji Uprawnień. Zaznaczamy datę uzyskania uprawnienia, ewentualnie termin ważności lub datę utraty ważności uprawnienia. Zakładka Uwagi użytkownik wpisuje dodatkowe informacje o szkoleniu. Za zakładce Elementy wynagrodzenia (zakładka na formularzu: lista) w przypadku, gdy pracownikowi przyznano (częściową) refundację kosztów kursu / szkolenia po jej wypłacie na liście pojawi się informacyjnie odpowiedni element wynagrodzenia. Zakładka Ocena - możliwość wybrania kryterium oceny i uzupełnienia wartości. Nową definicje kryterium oceny wprowadzamy w konfiguracji Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / ZZL / Kryteria ocen. Strona 49 z 286

50 Kadry Pozostałe / Wnioski o urlopy, delegacje Zakładka dedykowania jest dla Użytkowników, którzy mają wykupiony dostęp do dodatkowej aplikacji enova 365 Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika, która umożliwia między innymi składanie wniosków urlopowych przez pracowników za pomocą przeglądarki internetowej. Strona 50 z 286

51 Kadry Pozostałe / Wypadki Formularz pozwala na rejestrację wypadków i szczegółowych informacji z nimi związanych. Na podstawie informacji wprowadzonych w formularzu możliwe jest automatyczne wypełnienie deklaracji ZUS IWA. Formularz pozwala na przechowywanie danych: Data Miejsce Rodzaj lista z wartościami: indywidualny, zbiorowy Śmiertelny Ciężki Powodujący czasową niezdolność do pracy Nr protokołu Data sporządzenia Nr SKW Okoliczności i przyczyny wypadku Wypadek przy pracy. Opcja: Tak, Nie. Pracownik Wypadki Strona 51 z 286

52 Kadry Pozostałe / Zadania W wersji platynowej przy wykupionej licencji enova 365 Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika zostało obsłużone powiązanie pracownika z zadaniami CRM. Zakładka zawiera listę zadań. Dane możemy filtrować według rodzaju zadania oraz stanu realizacji. Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia nowych zadań, zdarzeń, zleceń, wypożyczeń. Można zdefiniować zadanie tj. wniosek o premię czy zgłoszenie nieobecności, które będą wykorzystywane w Kadry i Płace.Net. Wybierając 'Dodaj' na zakładce Zadania użytkownik ma do wyboru: Pracownik Zadania Wprowadzając Nowy (Zadanie-Zadanie) uzupełniamy dane znajdujące się na zakładkach: Zakładka Ogólne Sekcja Numer jest predefiniowana w konfiguracji programu i nie podlega edycji z tego miejsca. Przypisaną mamy definicję, numer oraz serię. Kontakt: wypełniamy następujące pola: Kontrahent Przedstawiciel Prowadzący Wykonujący Zadanie dla roli [ ] Tak. Po zaznaczeniu na Tak uaktywnia się pole Rola, w którym wybierając z listy można przypisać zadanie dla dowolnej roli. [ ] Nie. Przy wyłączonym parametrze, pole Rola jest nieaktywne. Daty: Należy uzupełnić datę i godzinę Rozpoczęcia i Zakończenia zadania. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia czy jest to zadanie Codzienne. Pole Przypomnij pozwala ustawić w jakim czasie program ma przypomnieć o zadaniu. Opis: Należy uzupełnić nazwę zadania oraz można wpisać dowolne dane dotyczące wprowadzanego zadania. Strona 52 z 286

53 Stan: W polu Priorytet wybieramy jedną z opcji: niski, średni, wysoki. W polu Stan w zależności od etapu zadania uzupełnia się jedna z opcji: Do realizacji, Zrealizowane, Odrzucone. Zakładka Dodatkowe Projekt, korespondencja: mamy możliwość uzupełnienia następujących informacji, Projekt Etap projektu Kampania Korespondencja Lokalizacja Przewidywana wartość: pozwala określić, Planowany koszt Poniesiony koszt Planowany przychód Uzyskany przychód Dodatkowe uwagi: Pole tekstowe, w którym użytkownik ma miejsce na zamieszczenie dodatkowych informacji. Zakładka Zadania Powiązane Na zakładce Zadania powiązane możemy zarówno przejrzeć zadania powiązane z danym zadaniem jak również przypiąć nowe zadanie bądź zdarzenie. Zakładka Dokumenty Na zakładce Dokumenty powiązane możemy zarówno przejrzeć dokumenty powiązane z danym zadaniem jak również przypiąć nowe dokumenty, poprzez uzupełnienie następujących pól dotyczących powiązanego dokumentu: Zadanie, Dokument, Wartość, Data, Rodzaj dokumentu, Sumowanie wartości (wybór z listy Przychód, Koszt, Przychód koszt), Kopiowanie dokumentu. Zakładka Pracownicy i zasoby Na zakładce Pracownicy i zasoby użytkownik ma możliwość podglądnąć zasoby powiązane z zadaniem jak również wprowadzić nowy zasób poprzez uzupełnienie następujących pól: Zasób, Nazwa, Kod, Typ, Rezerwowany. Zakładka Uczestnicy Pozycja dostępna przy tworzeniu Zadanie Spotkanie, która umożliwia wprowadzenie uczestników danego spotkania. Zakładka Opis Pozycja dostępna przy tworzeniu Zdarzenie Korespondencja, która umożliwia wprowadzenie bardziej złożonego rodzaju korespondencji. Zakładka Zlecenie Pozycja dostępna przy tworzeniu Zlecenia serwisowego, na której możemy zgromadzić informację na temat : Urządzenia Kontrahenta Przedstawiciela Prowadzącego Strona 53 z 286

54 Telefonu Nazwy Dodać dowolne dane w polu : Opis Daty rozpoczęcia Terminu Serwisanta, ewentualnie Dla roli (możliwy wybór z listy) Priorytetu Stanu Daty wydania Zakładka Wypożyczenie Pozycja dostępna przy tworzeniu Wypożyczenia Wypożyczenie, na której możemy zgromadzić informację na temat: Urządzenia Modelu Kontrahenta Przedstawiciela Prowadzącego Telefonu Nazwy Dodać dowolne dane w polu : Opis Dodać dowolne dane w polu: Uwagi Daty od: Daty zwrotu Daty do: Czasie zwrotu Priorytecie (Niski, Wysoki) Stanie (Zarezerwowane, Wypożyczone, Zwrócone, Odwołane) Strona 54 z 286

55 Kadry Pozostałe / Znajomość języków obcych Zakładka umożliwia wprowadzenie informacji o znajomości języków obcych. Przed wprowadzeniem informacji o znajomości języków obcych należy w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Definicje języków obcych oraz Definicje stopni znajomości języków obcych dodać słowniki. Dodane słowniki będą dostępne na liście do wyboru do pola Nazwa języka, Znajomość w mowie oraz Znajomość w piśmie przy dodawaniu do pracownika znajomości języka obcego. Pracownik Znajomość języka obcego Strona 55 z 286

56 Kadry historyczne W zakładce dane historycznie znajdują się informacje, które obecnie nie są wymagane przepisami prawa, ale wcześniej były wypełniane. Kartoteka pracownika: Kadry-historyczne Strona 56 z 286

57 Kadry - historyczne / Dane historyczne W zakładce dane historycznie znajdują się informacje, które obecnie nie są wymagane przepisami prawa, ale wcześniej były wypełniane. Dane historyczne ZUS Dane historyczne PFRON (do końca 2008 roku): Pracownik wyraża zgodę na przekazanie danych dodatkowych do informacji INF-U-P i INF-D-P, Miejsce zamieszkania, Poziom wykształcenia, Obniżenie ryczałtowo ustalonych podwyższonych kosztów zatrudnienia, Koszty za rok Pracownik Dane historyczne Strona 57 z 286

58 Kadry historyczne / Schorzenia Opcja dedykowana Zakładom Pracy Chronionej (ZPChr). W przypadku pracowników niepełnosprawnych program pozwala odnotować ich schorzenia, w szczególności: Okres wpisywany w formacie: data od data do. Schorzenie. Wybór z listy: Uszkodzenie / Choroba narządów ruchu. Uszkodzenie / Choroba narządów wzroku. Uszkodzenie / Choroba narządów słuchu. Schorzenia układu krążenia. Schorzenia psychiczne. Upośledzenie umysłowe. Schorzenia neurologiczne. Inne schorzenia) Przyczyna schorzenia. Wybór z listy: Wada wrodzona. Choroba. Choroba zawodowa. Wypadek w miejscu pracy. Wypadek w domu. Wypadek komunikacyjny. Inny wypadek Rodzaj schorzenia. Wybór z listy: Słuchu. Wzroku. Ruchu. Inny Uwagi Pracownik - Schorzenia Strona 58 z 286

59 Kadry historyczne / Zaniechania podatkowe Decyzją urzędu skarbowego pracownikowi w trakcie roku podatkowego może zostać przyznane zaniechanie poboru zaliczki podatku. Jeżeli takich zaniechań będzie więcej stworzą one odpowiednią listę. Pojedyncze zaniechanie dodajemy poleceniem: Nowy (Zaniechanie podatkowe). Dla pojedynczego zaniechania w programie można odnotować: Datę, od której obowiązuje zaniechanie oraz Kwotę zaniechania. Dotyczy wybranego roku. Większość decyzji wydawanych przez urzędy skarbowe dotyczy wyłącznie wskazanego roku podatkowego. W takim przypadku zaznaczamy: Dotyczy wybranego roku. Nie zaznaczenie tego pola spowoduje, że nie zrealizowana w danym roku podatkowym część zaniechanie zostanie automatycznie przeniesiona na kolejny rok podatkowy Zaniechanie poboru zaliczki podatku może uwzględniać wypłaty z tytułu stosunku pracy (etatowe) lub/i wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Informacyjnie w programie wyświetlane są: Razem zaniechania. Rozliczono (zaniechano). Pozostało do rozliczenia (zaniechania). Pracownik - Zaniechania podatkowe Strona 59 z 286

60 ZZL Zakładka dostępna jest w wersji Platynowej programu. Szerszy opis funkcjonalności dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu. Kartoteka pracownika: ZZL Strona 60 z 286

61 ZZL / Aktualny opis Z poziomu Pracownika dostępne są wszystkie wprowadzone do programu informacje o przeprowadzonych ocenach, etapach rekrutacji, i terminie ich wykonania dla każdego pracownika czy też kandydata. W folderze Aktualny opis jest możliwość sprawdzenia aktualnych ocen danego pracownika. Wyświetlane są one w postaci tabeli wg wybranej kategorii oceny. Uzyskamy tu informacje o Kategorii oceny, nazwie, dacie wykonania i wartości oceny. Strona 61 z 286

62 ZZL / Historia Zmian Zapisu Historia zmian opisu, to udostępnienie wszystkich ocen z tej samej kategorii wg wcześniej zdefiniowanego kryterium oceny. Dostępne są wszystkie oceny lub też oceny w wybranym kresie. W tabeli znajdują się terminy przeprowadzenia ocen i ich wartościowa ocena. Strona 62 z 286

63 ZZL / Oceny Foldery dotyczące Oceny i Rekrutacji z poziomu Pracownika służą do uzupełnienia tych danych dla każdej z osób której dane zostały zarejestrowane w systemie. Oceny pracownika. Zebrane są w tabeli wszystkie przeprowadzone oceny dotyczące pracownika, wraz z ich terminem i datą wykonania. Po podświetleniu i kliknięciu w wybrany zapis jest możliwość sprawdzenia czego dotyczyła ocena pracownika, zgodnie z definicją oceny, jaka jest jej wartość, jakie uwagi dotyczące pracownika wpisała osoba oceniająca. Z tego poziomu możemy wprowadzać kolejne oceny dla pracowników i kandydatów. Wybierając 'Dodaj' wprowadzamy kolejny zapis: Ogólne. Dane dotyczące identyfikacji pracownika, kandydata. Pracownik. Imię i nazwisko pole uzupełnia się automatycznie. Nazwa. Pole dostępne do wyboru, nazwę wybieramy z wcześniej ustalonych w konfiguracji systemu, lub wpisujemy nową nazwę. Anulowany. Jeżeli to pole pozostanie nie zakreślone wówczas dostępne będą kolejne, pola dotyczące daty oceny i jej kryteriów. Ocena Data. Data wykonania oceny. Uwagi. Pole dostępne do wpisania własnych opinii. Kryteria. Dostępna tabela z wyborem definicji oceny i możliwością wpisania jej wartości. Strona 63 z 286

64 ZZL / Rekrutacja Dane dotyczące procesu rekrutacji w ujęciu dla każdego pracownika zgromadzone są w tabeli, z której dowiemy się o Etapach rekrutacji, Wydziale i Stanowisku na które dana osoba aplikowała, Dacie Zgłoszenia oraz ewentualnej Dacie Zatrudnienia. Klikając w podświetlony pasek informacji, poznamy szczegóły dotyczące tego etapu rekrutacji. Takie same dane potrzebujemy uzupełnić gdy będziemy wprowadzać kolejny etap poprzez 'Dodaj' : Ogólne ( zakładka Ogólne ) Stan. Podpowiada się automatycznie: Rekrutacja Pracownik. Podpowiadają się dane personalne. Wydział. Dostępny do wyboru. Stanowisko. Dostępne do wyboru spośród wcześniej zdefiniowanych. Data zgłoszenia. Nieaktualna. Etap rekrutacji. Pole uzupełni się automatycznie po wcześniejszym zanotowaniu szczegółów rekrutacji jej etapu, terminu, daty oceny. Dostępna jest także tabela z wyborem definicji oceny i możliwością wpisania jej wartości. Etapy Uwagi. Pole dostępne do wpisania własnych opinii. Aktualny opis. Dostępna tabela z wyborem definicji oceny i możliwością wpisania jej wartości. Rekrutację możemy rozpatrywać selektywnie poprzez jej aktualny Stan, Stan Rekrutacji. Do wyboru jest: Rekrutacja. Pokazują się pozycje dotyczące wyłącznie procesu rekrutacji. Nieaktualny Zatrudniony. Do wglądu etapy zakończone zatrudnieniem. Razem. Wszystkie pozycje. Strona 64 z 286

65 ZZL / Ścieżka kariery Ścieżka kariery to logiczna i spójna sekwencja zajmowania kolejnych stanowisk, przez pracowników, w okresie pracy w firmie. Celem ustalania dla pracowników ścieżek rozwoju kariery jest chęć spełnienia ich własnych ambicji, rozwoju, nabywania nowych doświadczeń, także spełnienie oczekiwań firmy. Działania te mają prowadzić do wzrostu zadowolenia pracowników, a co zatem idzie do wzrostu efektywności pracy i wymiernych korzyści dla firmy. Ideą ścieżek kariery jest wzbogacenie o nowe umiejętności i doświadczenia praktyczne, a nie posiadanie formalnych dyplomów. Ścieżka kariery pracownika w programie enova przedstawiona jest w postaci listy wszystkich zdarzeń dotyczących pracownika w wybranym okresie pracy, w danej firmie. Folder Ścieżka kariery dokumentuje takie zagadnienia jak: Oceny Nagrody, Szkolenia BHP, Kursy/ Szkolenia, Etapy rekrutacji, Formę zatrudnienia. Wszystkie te informacje dostępne są w wybranym czasie, z możliwością wyboru, selekcji zdarzeń wszystkich i niewykonanych. Podświetlenie i kliknięcie w wybrane zdarzenie, pokaże nam komplet informacji go tworzących, danych, które zostały uzupełnione podczas wprowadzania tych procesów. Dane powyższe są uporządkowane wg.wybranego przez nas okresu, a także wg. Filtru: wyborem wszystkie, niewykonane. Deklaracje W programie są dwa miejsca umożliwiające przygotowanie deklaracji PIT i ZUS. Są to: opcje Deklaracje ZUS i Deklaracje PIT w menu głównym programu oraz zakładka Deklaracje w pracowniku. Opcje menu głównego pozwalają na przygotowanie deklaracji liczonych zarówno dla firmy (jak na przykład PIT-4R lub ZUS DRA) jak i dla pracownika (na przykład PIT-11 lub ZUS ZUA). W tym drugim przypadku przygotowanie deklaracji musi być poprzedzone wskazaniem osoby, dla której deklaracja ma zostać naliczona. Z poziomu pracownika dostępne są wyłącznie deklaracje dedykowane imiennie pracownikom. Przy czym odpowiednia wybrana deklaracja przygotowana z poziomu menu głównego jest widoczna w pracowniku i odwrotnie. Strona 65 z 286

66 Kartoteka pracownika: Deklaracje Strona 66 z 286

67 Deklaracje / Podatkowe (PIT) Z poziomu pracownika możliwe jest naliczenie i wydruk deklaracji związanych z zatrudnioną osobą, tj.: PIT-11, 8C, 8S, R, 40, IFT-1, IFT-1R. PIT-11 Naliczanie nowej deklaracji PIT-11 inicjujemy poleceniem odpowiednią deklaracje.. Spod listy należy wybrać Pracownik/Deklaracje/Podatkowe PIT W wywołanym formularzu uzupełniamy (modyfikujemy) kolejno: Rok, którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu wypłaty na deklarację decyduje data jej realizacji (okres deklaracji). Data i numer dokumentu. Deklaracje podobnie jak i inne dokumenty po naliczeniu i zapisaniu przechowywane są w bazie danych. Dzięki czemu raz naliczona deklaracja może być wielokrotnie drukowana (bez potrzeby wielokrotnego jej naliczania). Wprowadzona Data dokumentu zostanie wydrukowana na deklaracji jako Data wypełnienia deklaracji. Numer deklaracji, traktowanej jako dokument (wydruk) nadawany jest przez program automatycznie. Schemat numeracji jest następujący: PIT11 / Rok / Miesiąc / Numer kolejny (domyślnie?). Numer kolejny (porządkowy) zostanie nadany w momencie akceptacji deklaracji. Numeracja jest unikalna w obrębie miesiąca. Użytkownik ma prawo wyłącznie modyfikować numer kolejny. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Pracownik -informacyjnie na formularzu wyświetlane są również imię i nazwisko osoby, dla której deklaracja jest przygotowywana. Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd), a są to: Miejsce składania deklaracji. Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / dane podatkowe). Dochody oraz pobrane zaliczki: Przychód Koszty uzyskania przychodów Dochód Strona 67 z 286

68 Zaliczka pobrana przez płatnika Pobrane składki: Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika. Na zakładce Dodatkowe można uzupełnić dane płatnika lub osoby za obliczenia i pobrania podatku. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane) Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Po naliczeniu i zaakceptowaniu (OK) deklaracja zostanie umieszczona na odpowiedniej liście. Wydruk deklaracji jest możliwy zarówno z poziomu formularza przygotowania deklaracji jaki z poziomu listy naliczonych deklaracji. W celu wydrukowania deklaracji posługujemy się ikoną. Pracownik - PIT-11 Pozostałe deklaracje PIT wypełnia się w sposób analogiczny do PIT- 11. Strona 68 z 286

69 Deklaracje / PFRON Zakładka zawiera listę wygenerowanych deklaracji PFRON pracownika (załączników INF-D-P). Pracownik - Deklaracje PFRON Strona 69 z 286

70 Deklaracje / Rozliczeniowe ZUS Zakładka zawiera wygenerowane deklaracje RCA, RZA, RSA dla pracownika w określonym okresie. Deklaracje rozliczeniowe ZUS Strona 70 z 286

71 Deklaracje / Zgłoszeniowe ZUS Opcja umożliwia przygotowanie deklaracji zgłoszeniowych dla ubezpieczonych oraz członków ich rodzin. Do wyboru pozostają deklaracje ZUS: ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej), ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych), ZIUA (zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej), ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń / kontynuowanie ubezpieczeń), ZCZA (zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego), obecnie nie jest używany. ZCNA (zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego). Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowych ZUS dedykowana jest opcja: Kadry i Płace / Deklaracje ZUS. Z tego poziomu możliwe jest również przygotowanie deklaracji zgłoszeniowych. W obu przypadkach procedura przygotowania deklaracji zgłoszeniowych jest niemal identyczna. Uwaga! Przed naliczeniem pierwszej w danym miesiącu deklaracji konieczne jest przygotowanie pliku KEDU (Kadry i Płace / Deklaracje ZUS / KEDU). Strona 71 z 286

72 ZUS ZUA Deklaracja ZUA służy zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej. Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZUA inicjujemy poleceniem. W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji. Jeżeli deklaracja ZUA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty wybieramy: 1 Zmiana w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej, 2 Korekta w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej. Pracownik - ZUS ZUA Zmiana występuje wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmiana miejsca zamieszkania. Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy, usuwamy błędy w danych, które popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu np. nieprawidłowo zostało podane miejsce zamieszkania. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało Brak) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji: zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Strona 72 z 286

73 Data). Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć Uwaga! Jeżeli chcemy uniemożliwić wykasowanie przygotowanej deklaracji należy na formularzu deklaracji zaznaczyć pole Zatwierdzona. Deklaracja może zostać usunięta po odznaczeniu pola Zatwierdzona. Strona 73 z 286

74 ZUS ZZA Deklaracja ZZA służy zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej. Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZZA inicjujemy poleceniem. W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji. Jeżeli deklaracja ZZA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty wpisujemy: 1 Zmiana w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej, 2 Korekta w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało Brak) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji: zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data). Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona) Strona 74 z 286

75 ZUS ZIUA Deklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne, podane w dziale III formularza ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych. Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZIUA inicjujemy poleceniem. W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program zaproponuje: 1 zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej. Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data). Jeżeli historię danych pracownika tworzy więcej niż jeden zapis historyczny, to dane z poprzedniego zapisu historycznego (względem daty przygotowania deklaracji) zapisywane są w sekcji Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej. Są to: numery PESEL i NIP. Nazwisko. Imię. Data urodzenia. Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości. Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona). Strona 75 z 286

76 ZUS ZWUA Deklarację ZUS ZWUA należy wypełnić w celu: wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych, wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego. Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZWUA inicjujemy poleceniem. W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji. Jeżeli nie zostało zaznaczone: Zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego, to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Wyrejestrowanie) zaznaczy cel złożenia deklaracji oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (na podstawie uprzednio wprowadzonej Daty). Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona). Strona 76 z 286

77 ZUS ZCNA Deklaracja ZUS ZCNA przeznaczona jest do: zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny. Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZCNA inicjujemy poleceniem. W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji. Jeżeli wśród członków rodziny wybranego pracownika znajdują się osoby, dla których powinna zostać przygotowana deklaracja ZCNA to po uruchomieniu funkcji Przelicz: ich nazwiska automatycznie pojawią się na wyświetlanej na formularzu liście Zgłaszane osoby. uzupełniona zostanie Data wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data).. Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona). Uwaga! Adres członka rodziny na deklaracji ZUS ZCNA uzupełni się tylko wtedy, jeżeli jest inny niż adres ubezpieczonego. Strona 77 z 286

78 ZUS ZCZA Obecnie deklaracja nie jest używana w związku z czym zablokowano możliwość dodawania nowych deklaracji ZUS ZCZA. Wszystkie osoby są wykazywane na deklaracji ZCNA. Niezależnie od przygotowywanej deklaracji: Uwaga! dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <CTRL+S> Zapisz). dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU.> Uwaga! Do tego samego pliku KEDU dane mogą być dopisywane sukcesywnie. Nie jest przeszkodą w dodawaniu do tego samego KEDU zamknięcie programu i ponowne jego uruchomienie nawet kilka dni później. Uwaga! Różnica w przygotowaniu deklaracji z poziomu pracownika i z poziomu opcji Deklaracje ZUS dotyczy wyłącznie procesu wyszukania ubezpieczonego. Przygotowując deklarację z poziomu pracownika ten krok jest zbędny ubezpieczony jest znany (wybrany) Przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej z poziomu Deklaracje ZUS Zgłoszeniowe wymaga w pierwszej kolejności wybrania ubezpieczonego z dostępnej listy. Strona 78 z 286

79 Deklaracje / Informacje dla PIT-40 Po zaznaczeniu parametru Naliczaj deklarację PIT-40 na TAK będzie możliwość naliczenia deklaracji PIT- 40 oraz uaktywniają się pozycje w sekcji Deklaracja PIT-12, gdzie po uzupełnieniu tych pozycji dane będą ściągnięte do wydruku PIT 12 oraz PIT-40. Po zaznaczeniu parametru Koszty na podstawie wydatków faktycznie poniesionych na TAK kwota wpisana w polu Kwota będzie ściągnięta do deklaracji PIT-40 w kole Koszty uzyskania przychodu a po uzupełnieniu pola Zwrot niezależnie pobranych świadczeń kwota będzie wykazana na deklaracji PIT-40 w części G w polu nr 70. Strona 79 z 286

80 Deklaracje / Informacje RMUA Pracodawca (płatnik składek) ma obowiązek dostarczyć ubezpieczonemu informacje o danych przekazanych za niego do ZUS. Informację takową przekazuje raz w roku, za rok ubiegły bądź na żądanie ubezpieczonego raz w miesiącu za ubiegły miesiąc. W związku z powyższym na kartotece pracownika jest możliwość przygotowania informacji RMUA zarówno za okresy miesięczne jak i za okres minionego roku. Informację RMUA inicjuje przycisk. Uaktywnia on okienko, w którym jest możliwość wyboru typu deklaracji: miesięczna lub roczna. Po dokonaniu wyboru na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Deklaracja za miesiąc należy wskazać miesiąc lub w polu Deklaracja za rok uzupełnić rok, za który ma zostać naliczona informacja RMUA. W polu Data jest możliwość zaewidencjonowania daty powstania informacji RMUA. Parametr Identyfikator deklaracji zostaje nadany automatycznie. Przy naliczeniu kolejnej informacji RMUA za dany okres zostaje nadany kolejny numer porządkowy. W polu Data wypełnienia wskazujemy datę wypełnienia dokumentu. Po uzupełnieniu powyższych parametrów należy przeliczyć informację wybierając w czynnościach Przelicz. Uwaga! Aby informacja RMUA zawierała prawidłowe dane w pierwszej kolejności konieczne jest przeliczenie deklaracji DRA ponieważ naliczenie deklaracji RMUA jest możliwe dla osób, które zostały wykazane na deklaracji DRA. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona). Strona 80 z 286

81 Etat Pełny proces zatrudniania pracownika (etat) wymaga uzupełnienia poszczególnych zakładek w folderze 'Etat' na kartotece pracownika. Kartoteka: Etat Strona 81 z 286

82 Etat / Ogólne Na formularzu zapisywane są podstawowe informacje związane ze stosunkiem pracy. Uzupełnianie danych należy rozpocząć od wpisania okresu zatrudnienia. W przeciwnym przypadku większość pól pozostanie nieaktywna. Sekcja: Umowa o pracę Okres zatrudnienia. W przypadku zawierania umowy na czas nieokreślony nie podajemy daty do. Jako Data zawarcia i Data rozpoczęcia pracy proponowana jest data zatrudnienia. Wydział wybierany jest z listy. Domyślnie proponowany jest wydział dla którego aktualnie wyświetlana jest lista pracowników. Domyślnie wydziałem tym jest Główny wydział firmy. Nowe wydziały dopisywane są do systemu przy pomocy opcji: Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kadry/Wydziały. Rodzaj zatrudnienia. Opcja służy rozróżnieniu rodzaju zatrudnienia nie zawsze wynikającego z kodu tytułu ubezpieczenia. W przypadku pracowników pozostawiamy Nie dotyczy. Zatrudnienie na podstawie. Do wyboru pozostaje: umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie oraz spółdzielcza umowa o pracę. Typ umowy o pracę. Jeżeli w okresie zatrudnienia nie została zapisana data do program zaproponuje umowę na czas nieokreślony. W pozostałych przypadkach do wyboru pozostaje: na okres próbny, na czas określony, na czas wykonywania pracy, na czas określony (zastępstwo), na czas określony (do dnia porodu), na czas pełnienia funkcji. Informacja istotna między innymi przy wydruku umowy o pracę i świadectwa pracy. Stanowisko. Uzupełnienie pola jest wymagane. Kolejno wpisywane stanowiska tworzą słownik dostępny w trakcie zatrudniania kolejnych osób. Funkcja. Specjalność. Dane uzupełniane opcjonalnie. Kod wykonywanego zawodu. Wpisywany zgodnie ze specyfikacją zawartą w Załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2002 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz.U. nr 222, poz. 1868). Sekcja: Kalendarz Pracownik - Etat Strona 82 z 286

83 Nominalny czas pracy pracownika zapisywany jest w postaci kalendarza. Domyślnym kalendarzem jest Standard tworzony automatycznie w trakcie zakładania bazy danych. Definicji nowych kalendarzy (harmonogramów czasu pracy) służą opcje: Narzędzia/Opcja/Kadry i Płace/Kalendarze Kalendarz wybierany jest z dostępnej listy. Interpretacja. Decyduje o interpretacji zapisów o rzeczywistym czasie pracy. Wg planu. Jeżeli w wybranych dniach nie zostanie indywidualnie zapisany czas pracy lub nie pojawi się zapis o nieobecności to program przyjmie, ze praca odbywała się zgodnie z przyjętą w kalendarzu normą. Wg obecności. Jeżeli w danym dniu nie będzie indywidualnego zapisu o obecności, to program przyjmie, że pracownik był nieobecny. Ustawienie sugerowane dla pracowników posługujących się kartami RCP dla ewidencji czasu pracy. Brak zapisu RCP jest równoważny z nieobecnością pracownika w pracy. Wg zestawień. Program dopuszcza uproszczoną ewidencję czasu pracy. Zamiast realizować zapisy dzień po dniu, można wykorzystując do tego celu opcję: Kalendarz/Zestawienia czasu pracy i odnotowywać czas pracy okresami, na przykład tygodniami. Dla tak prowadzonej ewidencji czasu pracy istotne jest jedno ograniczenie: Pierwszy wpisywany zbiorczo okres musi pokrywać się z początkiem miesiąca, ostatni zapis musi pokrywać się z końcem miesiąca. Sekcja: Zaszeregowanie Zaszeregowanie (grupa zaszeregowania). Zatrudniając pracownika możemy odwołać się do zdefiniowanej wcześniej siatki płac (Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kadry/Grupy zaszeregowania). W takim przypadku poniższe pola zostaną uzupełnione automatycznie a użytkownik jedynie w ograniczonym zakresie (zależnym od parametrów konfiguracyjnych) może wpłynąć na zaproponowane dane. Zatrudniając pracownika można pominąć wybór zaszeregowania definiując jednocześnie poniższe dane indywidualnie: Wymiar etatu zapisywany w postaci ułamka xxxx/yyyy. Typ stawki (Dowolna. Minimalna jako stawka zaszeregowania podstawione zostanie z danych konfiguracyjnych programu najniższe wynagrodzenie. Wynagrodzenie pracownika będzie automatycznie aktualizowane wraz ze zmianami wprowadzanymi w konfiguracji programu. Z zakresu dotyczy wyłącznie zapisów realizowanych poprzez wybór zaszeregowania. Stawka: Kwota (w walucie, domyślnie PLN) / Okres wypłaty: godzina lub miesiąc. Element wynagrodzenia. Odwołanie do konfiguracji elementów wynagrodzenia (Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Płace/Elementy wynagrodzenia). Standardowo w zależności od wybranego okresu program proponuje: Wynagrodzenie zasadnicze mies. lub Wynagrodzenie zasadnicze godz. W razie potrzeby użytkownik posiada niezbędne uprawnienia konieczne dla definiowania kolejnych elementów wynagrodzenia. Strona 83 z 286

84 Etat / Akordy Poza typowym, czasowym rozliczaniem zatrudnianych pracowników program wspiera również rozliczenia akordowe. Pracownik jednocześnie wykonywać może wiele rodzajów prac akordowych. Poszczególne akordy przypisane pracownikowi tworzą listę akordów. Proces przypisywania pracownikowi akordu inicjujemy poleceniem. Spod listy wybieramy akord. Program pozwala nam definiować akord prosty jak również akord grupowy. Przed obliczeniem akordu grupowego należy wykonać operację podziału akordu Czynności / Podziel kwotę akordu grupowego. Na formularzu akordu (zakładka Ogólne) uzupełniamy kolejno: Wydział do którego przypisany zostanie akord. Domyślnie jest to wydział przypisany pracownikowi w etacie. Definicja akordu wybierana jest z listy. Definicji akordu służy opcja: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicje akordów. Po zaakceptowaniu wyboru do uzupełnienia pozostaną pola charakterystyczne dla wybranej definicji. Ze względu na zależność pomiędzy liczbą wykonanych jednostek akordowych a wartością jednostkowego wynagrodzenia możemy mówić o akordzie liniowym (stała stawka) lub progresywnym (stawka zależna od liczby wykonanych jednostek). W tym drugim przypadku zależność pomiędzy liczbą wykonanych sztuka a wartością jednostkowego wynagrodzenia zapisywana jest w postaci tabeli (zbliżonej swoją konstrukcją do progów podatkowych). W przypadku akordu progresywnego w praktyce spotyka się dwa sposoby rozliczania (oba wspierane przez program): Akord progresywny wg osiągniętego progu: Pracownik - Akord Tak liczba wykonanych jednostek akordowych decyduje o osiągniętym progu i wszystkie jednostki akordowe rozliczane są wg tej samej stawki. Nie stawka rośnie (lub maleje) progresywnie. Odnotowując pracownikowi pracę akordową decydujemy czy praca w akordzie pomniejsza nominalny czas pracy czy nie. W okresie nie wykonywania prac akordowych pracownik może być wynagradzany w stawce godzinowej, ewentualnie miesięcznej. Szczegółowe informacje o akordzie zapisywane są w formularzach (zakładkach): Strona 84 z 286

85 Kalendarz. Informacja o pracy akordowej wprowadzana jest dzień po dniu. Dla każdego dnia odnotowujemy czas pracy i liczbę wykonanych jednostek akordowych Zestawienia. Informacja o pracy akordowej wprowadzana jest okresami definiowanymi przez użytkownika, na przykład tygodniowo. Podobnie jak w przypadku kalendarza zapisujemy czas pracy akordowej w zadanym okresie i liczbę wykonanych jednostek akordowych. Elementy wynagrodzenia. Lista zrealizowanych wypłat z tytułu wykonywania wybranego akordu. Lista tworzona na podstawie list płac. Historia zapisów. Dane o akordzie, na przykład stawka za jednostkę może ulegać zmianie w czasie. Mogą zmieniać się wartości przyjętych progów (akord progresywny). Poszczególne zmiany zapisywane w programie tworzą historię akordu. Stworzeniu kolejnego zapisu historycznego służy opcja: Aktualizuj wołana z poziomu listy akordów pracownika. Strona 85 z 286

86 Etat / Dodatki Definiowane elementy wynagrodzenia można podzielić (jedno z możliwych kryteriów podziału) na takie, które w wypłatach pracownika pojawiać się będą cyklicznie oraz takie które wypłacane są okazjonalnie. W pierwszym przypadku warto na stałe związać pracownika z takim elementem wynagrodzenia. Służy temu opcja Etat / Dodatki. Dotyczy to również różnego rodzaju potrąceń z wypłaty pracownika (na przykład składek PZU). Na zasadzie uzupełniania listy dopisujemy pracownikowi kolejne, wcześniej zdefiniowane elementy wynagrodzenia. Procedurę rozpoczynamy poleceniem kolejno uzupełniamy:. Na ekranie pojawi się formularz, w którym Zakładka: Ogólne Pracownik - dodatki, potrącenia Definicja elementu. Dodatek / potrącenie wybieramy z listy zdefiniowanych uprzednio elementów wynagrodzenia (Konfiguracja / Kadry i Płace / Płace / Elementy wynagrodzenia). Nazwa. W większości przypadków Definicja elementu odpowiada jego nazwie, stąd jest ona automatycznie przepisywana w pola Nazwa. W praktyce może się jednak pojawić konieczność rozróżnienia Definicji elementu i Nazwy. Ta sama definicja może być wykorzystywana w różnych sytuacjach. Przykładowo Korekta wynagrodzenia (Definicja).Będzie wykorzystywana zarówno do skorygowania nadpłaconej premii jak i wyrównania wynagrodzenia zasadniczego. W takim przypadku pole Nazwa zostanie wykorzystywane do zapisywania konkretnej nazwy korekty (np.: Korekta wynagrodzenia zasadniczego, Korekta premii kwartalnej,...). Okres. Okres w jakim przysługiwał będzie pracownikowi wybrany element wynagrodzenia. Nieuzupełnienie daty do jest równoznaczne z przyznaniem wybranego elementu wynagrodzenia na czas nieokreślony. Członek rodziny. Pole zostanie automatycznie uzupełnione przez program jeżeli edytowany dodatek będzie związany z członkiem rodziny (dodatek rodzinny, zasiłek rodzinny, zasiłek pielęgnacyjny). W takim przypadku dodatek przypisywany jest pracownikowi z poziomu Kadry / Rodzina. Natomiast modyfikowany może być zarówno w miejscu jego dodania jak i na liście dodatków pracownika. Takie wyróżnienie zasiłków związanych z członkami rodziny wynika z faktu, że ZUS oczekuje zarówno informacji o liczbie osób, na które wypłacony został zasiłek jak i kwocie wypłaconego zasiłku. Parametry. Wartość elementu wynagrodzenia może być w całości wyliczana przez program lub z definicji elementu może wynikać konieczność uzupełnienia danych (parametrów) przed naliczeniem wypłaty. Takimi parametrami mogą być: wartość premii uznaniowej o której decyduje kierownik lub liczba godzin pracy w warunkach szkodliwych jeżeli nie są one ewidencjonowane w programie. Strona 86 z 286

87 Definiując element wynagrodzenia użytkownik ma do dyspozycji listę parametrów. Na formularzu dodatku / potrącenia program oczekuje zawsze wprowadzenia tylko tych parametrów, od których bezpośrednio zależy wartość liczonego elementu, a które nie mogą być samodzielnie przez program naliczone. Są to parametry typu: kwota, czas, liczba dni, ułamek, procent, liczba. Z poziomu formularza dostępne są również: zakładka Elementy wynagrodzenia. Poprzez odwołanie do zrealizowanych list płac tworzona jest lista wypłat wybranego elementu wynagrodzenia. zakładka Historia zapisów. Lista kolejnych aktualizacji, odnotowywanych w bazie danych modyfikacji. Lista wyświetlanych w etacie elementów wynagrodzenia może zostać ograniczana przy pomocy filtrów: Dodatki do. Do wyboru: Razem, Etatu, Umów. Indeks. Do wyboru pozostają: Wszystkie przypisane pracownikowi elementy wynagrodzenia (bez względu na okres w jakim przysługiwały, były wypłacane) Niezakończone czyli przysługujące pracownikowi w zdefiniowanym okresie Okres. Zakładka: Elementy wynagrodzenia Lista tworzona jest automatycznie na podstawie wygenerowanych w programie list płac. Zakładka: Historia zapisów Każdy element wynagrodzenia przypisany pracownikowi może mieć tworzoną historię swoich zmian. W szczególności historię zmian wartości jego parametrów. Stworzenia nowego zapisu historycznego służy funkcja Aktualizuj. W wyniku jej użycia zostanie zachowana dotychczasowa wartość oraz powstanie nowy zapis historyczny z nowymi danymi. Będzie on obowiązywał od wprowadzonej Daty aktualizacji zapisu. Lista przypisanych pracownikom dodatków i potrąceń może zostać wydrukowana z poziomu listy pracowników. Pod drukarką w Ewidencji pracowników jest dostępny raport pod nazwą Miesięczne zestawienie dodatków i potraceń. Strona 87 z 286

88 Etat / Inne dane Pracownik - Inne dane Sekcja: Procent najniższego wynagrodzenia Zgodnie z Ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. (Dz. U. Nr 200, poz ) wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Wyjątkiem jest pierwsza praca, wynagrodzenie pracownika w okresie jego pierwszego roku pracy nie może być niższe niż 80% wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do okresów, o których mowa powyżej wlicza się wszystkie okresy, za które była opłacana składka na ubezpieczenie społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, z wyłączeniem okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Odpowiedni procent najniższego wynagrodzenia może zostać odnotowany w programie po odznaczeniu pola Standardowy. Sekcja: Roczny limit nadgodzin Strona 88 z 286

89 Zgodnie z Art kodeksu pracy liczba godzin nadliczbowych nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Art dopuszcza wprowadzenie większego limitu nadgodzin Poprzez układ zbiorowy pracy, regulamin pracy albo w umowie o pracę (jeśli u pracodawcy nie obowiązują dwa pierwsze akty) można ustalić inną roczną liczbę godzin nadliczbowych. Ograniczeniem nadmiernego zwiększania limitu nadgodzin jest przepis Art k. p., zgodnie z którym w przyjętym okresie rozliczeniowym czas pracy pracownika wraz z nadgodzinami nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin tygodniowo (czyli zasadniczo 40 godzin zwykłej pracy i 8 godzin nadliczbowych). Mówimy tutaj jednak o przeciętnie 48 godzinach w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym, a zatem w poszczególnych tygodniach może to być większa liczba godzin (byleby średnio praca nie przekroczyła 48 godzin na tydzień). Maksymalnie limit roczny wynosić może 416 godzin (52 tygodnie x 8 godzin na tydzień).ustalony przez użytkownika roczny limit nadgodzin może zostać wpisany po odznaczeniu pola Standardowy. Sekcja: Średnia norma czasu pracy do wyliczenia nadgodzin Standard - zaznaczenie parametru na TAK powoduje rozliczenie nadgodzin biorąc pod uwagę Normę dobową oraz Normę tygodniową wskazaną w konfiguracji kalendarza. Przykładowo kalendarz Standard posiada kodeksowe wartości dotyczące Normy dobowej: 8 godz. oraz Normy tygodniowej: 40 godz. W związku z tym przypięcie powyższego kalendarza na Etat Ogólne do pracownika spowoduje wykazanie takowych wartości. Jeżeli zaznaczymy flagę na NIE wówczas zarówno pole dotyczące Normy dobowej jak i Normy tygodniowej jest edytowalne; użytkownik ma wówczas możliwość wskazać inne wartości do naliczenia nadgodzin dla tego konkretnego pracownika. Sekcja: Współczynnik dla limitów proporcjonalnych (na przykład urlopów wypoczynkowych). Zgodnie z 4.2.Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, pracownikowi..., którego rozkład czasu pracy przewiduje dni pracy i dni, w których nie ma on obowiązku wykonywania pracy, udziela się urlopu wypoczynkowego na dni pracy i dni wolne od pracy w takiej proporcji w jakiej dni te występują w czasie wykonywania pracy przez pracownika. Współczynnik ten może być automatycznie ustalany przez program lub użytkownik może narzucić własną wartość odznaczając uprzednio pole Standardowy. Przykład Pracownik ma obowiązek wykonywania pracy przez cztery dni w tygodniu, w 5-dniowym tygodniu pracy (czyli jeden dzień jest dla niego wolny od pracy). Proporcja dni pracy do dni wolnych dla tego pracownika w tygodniu wynosi jak 4/1, i w takiej samej proporcji należy udzielić urlopu (gdy pracownik zwrócił się o urlop tylko na dni pracy dla niego): 4/1 = 4/x; x = 4/4; x = 1. Stosując zasadę proporcji zawartą w rozporządzeniu należy pracownikowi udzielić urlopu zarówno na dni pracy (4) jak i na dni, w których nie ma obowiązku jej świadczenia (1). Ogólna liczba dni udzielonego urlopu powinna obejmować ogółem 5 dni. Natomiast, gdy pracownik wystąpi o jeden dzień urlopu, to z wyliczenia wynika, iż pracodawca powinien udzielić tylko tego jednego dnia urlopu: 4/1 = 1/x, x = 1/4; x = 0,25. W takim przypadku brak jest bowiem podstaw prawnych aby ułamkową część urlopu zaokrąglać w górę do jednego dnia. Sekcja: Przejęcie pracowników na mocy art. 23 Kodeksu Pracy: Data przejęcia pracownika. Poprzedni pracodawca. Sekcja: Cięcie okresu naliczania Strona 89 z 286

90 Wyłączenie flagi spowoduje, że elementy wynagrodzenia rozliczające czas pracy będą naliczane bez uwzględnienia bieżącej aktualizacji. Sekcja: Kalendarz Parametr 'Interpretacja kalendarza poza okresem zatrudnienia': Domyślnie Wg planu Wg obecności Strona 90 z 286

91 Etat / Rozliczenia czasu pracy Elementami wynagrodzenia obligatoryjnie przysługującymi pracownikowi są: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz wynagrodzenie za pracę w nocy. Opcja Rozliczenia czasu pracy pozwala zobaczyć listę odpowiednich wypłat (zawartość wyświetlanej listy tworzona na podstawie list płac). Pracownik - Rozliczenie czasu pracy Lista wyświetlanych jednocześnie elementów wynagrodzenia ograniczana jest przy pomocy filtrów: Okres w jakim zrealizowane zostały wybrane wypłaty Rodzaj elementu (Zasadnicze, Nocne, Nadgodziny) Strona 91 z 286

92 Etat / Rozwiązanie umowy Formularz pozwala na odnotowanie szczegółowych informacji związanych z rozwiązaniem umowy o pracę. Sekcja: Informacje dodatkowe do rozwiązania umowy o pracę Data złożenia/wręczenia wypowiedzenia - po wypełnieniu daty automatycznie uzupełniana jest sekcja Okres wypowiedzenia. Przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest - dostępny do wyboru jest słownik definiowalnych przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę. Nową przyczynę rozwiązania umowy o pracę tworzymy wchodząc w Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kadry/Przyczyny rozwiązania umowy o pracę. Opis - pełny opis przyczyny wypowiedzenia. Wypowiedzenie umowy i pracę za odszkodowaniem - pole do wyboru TAK/NIE - pole zostanie uzupełnione automatycznie jeżeli w konfiguracji systemu wybrana przyczyna wypowiedzenia będzie miała ustawiony znacznik na TAK. Pole może zostać ustawione także przez użytkownika. Sekcja: Okres wypowiedzenia wg umowy o pracę lub Kodeksu Pracy W sekcji 'Okres wypowiedzenia wg umowy o pracę lub Kodeksu Pracy' zwracana jest informacja o hipotetycznej dacie wypowiedzenia umowy o pracę. Data wypowiedzenia liczona jest od daty ustawionej na liście pracowników w filtrze 'Data'. Okres wypowiedzenia - pole zwraca informację o liczbie miesięcy wypowiedzenia pracownika na podstawie okresu zatrudnienia pracownika. Liczba miesięcy jest liczona według zasad obowiązujących w kodeksie pracy lub zgodnie z informacją zawartą na zakładce umowa o pracę w polu 'Okres wypowiedzenia umowy o pracę (miesiące, jeżeli inny niż wynikający z Kodeksu Pracy'). Na dzień Upływa Sekcja: Okres wypowiedzenia Sekcja 'Okres wypowiedzenia' uzupełnia się automatycznie po uzupełnieniu pola 'Data założenia/wręczenia wypowiedzenia'. Okres wypowiedzenia - pole zwraca informację o liczbie miesięcy wypowiedzenia pracownika na podstawie okresu zatrudnienia pracownika. Liczba miesięcy jest liczona według zasad obowiązujących w kodeksie pracy lub zgodnie z informacją zawartą na zakładce umowa o pracę w polu 'Okres wypowiedzenia umowy o pracę (miesiące, jeżeli inny niż wynikający z Kodeksu Pracy'). Pole edytowalne. Skrócony TAK/NIE - umożliwia odnotowanie skróconego okresu wypowiedzenia. Upływa - możliwość wprowadzenia daty, z którą upływa okres wypowiedzenia. W przypadku skróconego okresu wypowiedzenia odpowiednia informacja uwzględniana jest w drukowanym świadectwie pracy. Sekcja: Zwolnienie z obowiązku pracy Data zwolnienia z obowiązku pracy - parametr pozwala wskazać datę zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Sekcja: Zakończono wszystkie czynności związane ze zwolnieniem pracownika Zakończono wszystkie czynności związane ze zwolnieniem pracownika TAK/NIE - pole jest wykorzystywane w przypadku uruchomienia taska Przypomnienie o końcu umowy. Po zaznaczeniu parametru na TAK znika task przypominający o końcu umowy dla danego pracownika. Strona 92 z 286

93 Pracownik - Rozwiązanie umowy Strona 93 z 286

94 Etat / Ubezpieczenia W części dotyczącej ubezpieczeń społecznych obsługa programu zbliżona jest do obsługi Programu Płatnika. Formularz Ubezpieczenia zakresem zapisywanej informacji odpowiada części V-IX formularza ZUS ZUA. Sekcja: Tytuł ubezpieczenia Tytuł ubezpieczenia, wybierany jest z listy. Piąta i szósta cyfra kodu inicjuje się na podstawie wcześniej wprowadzonych danych o prawie do emerytury, renty oraz stopniu niepełnosprawności (Kadry / Dane ubezpieczeniowe). Pracownik - Dane ubezpieczeniowe Sekcja: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu społecznym Data powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych. Dla pracowników zatrudnionych 1 stycznia 1999 roku lub później proponowaną datą jest data zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku data powstania obowiązku ubezpieczeń inicjuje się zgodnie z wytycznymi ZUS na dzień 31 grudnia 1998 roku. Osoba zgłaszana podlega ubezpieczeniom. Obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby wymienione w art. 6, 11 i 12 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W poszczególnych polach zaznaczamy TAK dla rodzajów ubezpieczenia (tj. ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana do ubezpieczenia podlega obowiązkowo. W przypadku pracowników (01 XX X X), o ile wcześniej uzupełnione zostały podstawowe dane dotyczące etatu, program automatycznie zaproponuje odpowiednie rodzaje ubezpieczeń. Sekcja: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 8 ustawy z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym. Należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego. Strona 94 z 286

95 Dla pracowników zatrudnionych 1 stycznia 1999 roku lub później proponowaną datą jest data zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku data powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego inicjuje się zgodnie z wytycznymi ZUS na dzień 1 stycznia 1999 roku. Sekcja: Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych Dobrowolnym ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu podlegają osoby wymienione w art. 7, 10 oraz art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Wybieramy (wpisując Tak) rodzaj ubezpieczenia, któremu dana osoba podlegać będzie dobrowolnie, a następnie podajemy datę objęcia dobrowolnym ubezpieczeniem. Program nie zezwala na jednoczesne obowiązkowe i dobrowolne ubezpieczenie z tego samego tytułu. Sekcja: Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym Należy wpisać datę rozpoczęcia ubezpieczenia. Od 1 stycznia 2003 roku nie jest wymagane podanie kwoty pierwszej składki, wynikającą z umowy zawartej przez osobę zgłaszaną z kasą chorych. Strona 95 z 286

96 Etat / Umowa o pracę Sekcja: Umowa o pracę W sekcji 'Umowa o pracę' jest możliwość za ewidencjonować pozostałe informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, takie jak: Rodzaj wykonywanej pracy Miejsce wykonanej pracy Czy Pracownik jest objęty zakładowym zbiorowym układem pracy (TAK/NIE) Data zawarcia zakładowego zbiorowego układu pracy Kierownik działu Osoba zastępująca Pełna nazwa stanowiska pracy Pełna nazwa pełnionej funkcji Okres wypowiedzenia umowy o pracę (miesiące, jeżeli inny niż wynikający z Kodeksu Pracy). Sekcja: Historia umów o pracę W sekcji 'Historia umów o pracę' wyświetlane są informację o aktualnych oraz historycznych umowach w postaci listy. Strona 96 z 286

97 Etat / Wyrejestrowanie Formularz Wyrejestrowanie zakresem zapisywanej informacji odpowiada części III -VI formularza ZUS ZWUA. Sekcja: Wyrejestrowanie z ubezpieczeń Każda osoba w stosunku, do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń (indywidualnie z każdego z ubezpieczeń). Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek zobowiązany jest złożyć w terminie 7 dniu od daty zaistnienia tego faktu. Wyrejestrowując ubezpieczonego należy podać datę wyrejestrowania (dla pracowników etatowych będzie to następny dzień po ustaniu stosunku pracy) oraz określić jego przyczynę (wyboru dokonujemy z zaproponowanej listy). Sekcja: Wniosek o kontynuowanie ubezpieczeń Osoby, które zamierzają kontynuować ubezpieczenie emerytalne i rentowe, zgłaszają wniosek w tej sprawie w terminie 30 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń społecznych. Program pozwala na odnotowanie tytułu ubezpieczeniowego (wybór z listy podobnie jak w przypadku osób zgłaszanych do obowiązkowego ubezpieczenia) oraz daty, od której kontynuowane będą ubezpieczenia. Strona 97 z 286

98 Etat / Dane historyczne Miejsce w którym przechowywane są dane aktualnie nie wymagane np.: kody dotyczące okresów pracy górniczej wykorzystywane w raporcie imiennym RGA. Strona 98 z 286

99 Kalendarz Opcja służy odnotowaniu wszelki operacji związanych z czasem pracy. W kalendarzu pracownika zapisywane będą indywidualne modyfikacje w przyjętym wcześniej grafiku (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarze / Kalendarze). W Kalendarzu pracownika odnotowywane będą wszelkie obecności i nieobecności. Faktyczny czas pracy poza kalendarzem zapisywany może być również w postaci zestawień za zdefiniowane przez użytkownika okresy, na przykład tygodnie. Kartoteka pracownika: Kalendarz Strona 99 z 286

100 Kalendarz / Czas pracy Opcja służy odnotowaniu rzeczywistego czasu pracy. Odnotowany tutaj czas pracy porównywany jest z normą czasu pracy i na tej podstawie ustalana jest między innymi liczba nadgodzin. Na kalendarzu dni, w których pracownik nie był zatrudniony są oznaczone ikoną:. Jeżeli pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca pod kalendarzem w czasie pracy pojawi się parametr 'W okresie zatrudnienia' zwracający liczbę dni i godzin przypadającą na dni pracy pracownika w miesiącu zatrudnienia. Dni,które zostały zmodyfikowane przez Użytkownika są oznaczone mocno żółtym kolorem. W prawym górnym rogu kalendarza użytkownik ma możliwość wybrania sposobu wyświetlania danych na kalendarzu, według dostępnych opcji: Od godziny/do godziny, Od godziny/czas pracy, Czas pracy. Kalendarz/Czas pracy Strona 100 z 286

101 Kalendarz / Bilans otwarcia Dane zapisywane w opcji Bilans otwarcia umożliwiają rozpoczęcia pracy w trakcie roku bez konieczności odtwarzania wcześniejszych wypłat. Poprawnie wprowadzone dane gwarantują prawidłowe funkcjonowanie procedury rozliczania zwolnień lekarskich począwszy od pierwszej zrealizowanej w programie wypłaty. W kartotece pracownika na zakładce Kalendarz / Bilans otwarcia jest możliwość zaewidencjonowania informacji dotyczących zwolnienia chorobowego, bieżącego okresu zasiłkowego oraz urlopu opiekuńczego pracownika. Pracownik - bilans otwarcia Bilans otwarcia ustala dane początkowe na dzień: Informacje aktualne w dniu. Bilans otwarcia obejmuje: Zwolnienie chorobowe Ubezpieczony nabywa prawo do zasiłku / wynagrodzenia od dnia (Po upływie dni ubezpieczenia). Jeżeli w bilansie otwarcia nie została odnotowana data nabycia prawa do wypłaty zasiłku program przyjmuje, że dla obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego okres wyczekiwania wynosi 30 dni, a dla ubezpieczenia dobrowolnego 180 dni. Liczba dni zwolnienia chorobowego dotychczas finansowana ze środków pracodawcy. Rozliczając kolejne zwolnienie chorobowe program przyjmie, że pracodawca zobowiązany jest finansować: 33 odnotowana wartość dni zwolnienia chorobowego ze środków własnych Liczba dni nieprzerwanego (ciągłego) zwolnienia chorobowego. Bieżący okres zasiłkowy Okres zasiłkowy został przedłużony o 3 miesiące. Jeżeli po upływie okresu zasiłkowego ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy z powodu choroby, a dalsze leczenie lub rehabilitacja rokują odzyskanie zdolności do pracy, okres zasiłkowy ulega przedłużeniu - nie dłużej jednak niż na dalsze 3 miesiące. W programie taka informacja zapisywana jest w jednej z kolejnych nieobecności. Opcję bilans otwarcia wykorzystujemy w sytuacji, gdy ubezpieczonemu został przedłużony okres zasiłkowy w okresie przed pierwszą odnotowaną w programie nieobecnością. Liczba dni zwolnienia wliczana do aktualnego okresu zasiłkowego. Wpisana wartość skraca odpowiednio okres zasiłkowy rozpoczynający się w dniu odnotowanym w Informacje aktualne Domyślnie okres zasiłkowy wynosi 6 miesięcy, a jeżeli niezdolność do pracy spowodowana została gruźlicą - nie dłużej niż przez 9 miesięcy. Strona 101 z 286

102 Urlop opiekuńczy. Zasiłek opiekuńczy przysługuje przez okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki, nie dłużej jednak niż przez okres 60 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad dziećmi i 14 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad innymi członkami rodziny. W sytuacji, gdy nie wszystkie urlopy opiekuńcze zostały w programie odnotowane bilans otwarcia pozwala odpowiednio je obniżyć (o nie odnotowane nieobecności). W bilansie można odnotować liczbę dni wykorzystanego urlopu opiekuńczego: Opieka nad dzieckiem Opieka nad innym członkiem rodziny Strona 102 z 286

103 Kalendarz / Bilans otwarcia (urlopy) Dane zapisywane w opcji Bilans otwarcia (urlopy) umożliwiają rozpoczęcia pracy w trakcie roku bez konieczności odtwarzania wcześniejszych wypłat. Poprawnie wprowadzone dane gwarantują prawidłowe funkcjonowanie procedury rozliczania urlopów wypoczynkowych, urlopów dodatkowych, urlopu opiekuńczego nad zdrowym dzieckiem począwszy od pierwszej zrealizowanej w programie wypłaty. Pracownik bilans otwarcia (urlopy) Urlop wypoczynkowy. Liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego na żądanie (maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym). Liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym. Korekta limitu urlopu wypoczynkowego przypadająca na bieżące zatrudnienie (godz.). Po uzupełnieniu pola naliczony limit za bieżący okres będzie pomniejszony o wpisaną liczbę godz. Urlop dodatkowy. Liczba dni wykorzystanego urlopu dodatkowego u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym. Korekta limitu urlopu dodatkowego przypadająca na bieżące zatrudnienie (godz.). Po uzupełnieniu pola naliczony limit za bieżący okres będzie pomniejszony o wpisaną liczbę godz. Opieka nad zdrowym dzieckiem (pra. 188 KP). Liczba dni wykorzystanej opieki nad zdrowym dzieckiem u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym. Strona 103 z 286

104 Kalendarz / Limity nieobecności Wybrane nieobecności czas ich trwania mogą podlegać ograniczeniu w trakcie roku. W trakcie przypisywania pracownikowi limitowanej nieobecności program zasygnalizuje automatycznie przekroczenie limitu. Program pozwala na odnotowanie nieobecności powodującej przekroczenie przyznanego pracownikowi limitu. Domyślnie w programie zdefiniowane zostały trzy limity (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarze / Definicje limitów): Urlop wypoczynkowy. Wartość limitu może zostać naliczona automatycznie przez program (konieczne uzupełnienie informacji o wykształceniu i historii zatrudnienia) lub użytkownik odpowiednie dane może wprowadzić ręcznie. Limity przyznawane są na zdefiniowane przez użytkownika okresy. Limit urlopowy domyślnie przyznawany na okres roku pozwala odnotować: Limit roczny wg przepisów kodeksu pracy; Przeniesienie z poprzedniego okresu; Korektę (godz.) Urlop dodatkowy (dodatkowy urlop wypoczynkowy dla pracowników niepełnosprawnych. Domyślnie 10 dni) Opieka nad zdrowym dzieckiem (zgodna z art. 188 kodeksu pracy. Domyślnie 2 dni). Pracownik - limit urlopu wypoczynkowego Uwaga! Domyślnie limit urlopu wypoczynkowego i urlopu dodatkowego podlega kumulacji. Limit niewykorzystany w danym okresie powiększa limit w okresie następnym. Limit: Opieka nad zdrowym dzieckiem (art. 188 kp) nie podlega kumulacji. W przypadku rozwiązania umowy z pracownikiem należy pamiętać, aby po wpisaniu daty końca umowy, naliczyć jeszcze raz limit urlopu, wartość ta będzie pobierana do obliczenia ekwiwalentu za urlop. Strona 104 z 286

105 Kalendarz / Nieobecności Wszystkie odnotowane nieobecności pracownika zapisywane są w postaci listy. Standardowo w programie dostępne są Nieobecności nieusprawiedliwione (niepłatne) Nieobecność nieusprawiedliwiona Nieobecności usprawiedliwione (niepłatne) Inna nieobecność (kod świadczenia / przerwy 350) Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna Służba wojskowa Urlop bezpłatny (art. 174 KP - kod świadczenia / przerwy 111) Urlop bezpłatny (art KP - kod świadczenia / przerwy 112) Urlop bezpłatny (kod świadczenia / przerwy 350) Urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku (kod świadczenia / przerwy 121) Urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku (kod świadczenia / przerwy 122) Pracownik - nieobecność Nieobecności usprawiedliwione (płatne) Badania lekarskie (rozliczane jak urlop okolicznościowy) Delegacja służbowa (rozliczana jak urlop okolicznościowy) Urlop macierzyński Urlop macierzyński dodatkowy Urlop macierzyński dla ojca ( urlop macierzyński wykorzystywany za matkę) Urlop ojcowski (art KP) Urlop okolicznościowy Urlop opiekuńczy (na podstawie art. 188 kodeksu pracy) Urlop rehabilitacyjny (wypłata świadczenia rehabilitacyjnego) Urlop rodzicielski Strona 105 z 286

106 Urlop szkoleniowy Urlop wychowawczy (ur. macierzyński) - ( nieobecność dla kobiet, które urodziły w czasie trwania urlopu wychowawczego) Urlop wychowawczy (ur. macierzyński dodatkowy) Urlop wychowawczy (ur. rodzicielski) Urlop wypoczynkowy Urlop wypoczynkowy dodatkowy (przysługujący niepełnosprawnym pracownikom) Zwolnienie chorobowe Urlop opiekuńczy (uprawniający do zasiłku opiekuńczego, finansowany ze środków ZUS) Uwaga! Uwaga. Usuwane mogą być wyłącznie nieobecności, które nie zostały rozliczone. Rozliczenie. Opcja dotyczy nieobecności występujących na przełomie dwóch miesięcy. Czas pracy pracownika, a co za tym idzie zawsze pomniejszane jest proporcjonalnie do czasu trwania nieobecności w poszczególnych miesiącach. Użytkownik może zadecydować o sposobie (terminie) rozliczenia nieobecności. Domyślnie nieobecność rozliczana jest proporcjonalnie do czasu trwania w poszczególnych miesiącach. Po zaznaczeniu: Rozliczenie w wybranym dniu wskazujemy wpisując odpowiednią datę kiedy nieobecność zostanie w całości rozliczona. Zwolnienia lekarskie. Dla zwolnień lekarskich, poza okresem, w programie odnotowywane są: Literowy kod choroby (dotyczy deklaracji ZUS RSA/RGA) Przyczyna nieobecności (wybór z listy): Zwolnienie lekarskie (typowe zwolnienie chorobowe, wypłacane po okresie wyczekiwania) Zwolnienie lekarskie bez okresu wyczekiwania wybór przyczyny gwarantuje, że wynagrodzenie / zasiłek zostanie pracownikowi wypłacone również wtedy, gdy nieobecność wystąpiła w okresie wyczekiwania Wypadek przy pracy lub choroba zawodowa. Od 1 stycznia 2003 roku zasiłek (100%) finansowany wyłącznie ze środków funduszu wypadkowego (nie wymaga okresu wyczekiwania). Wypadek w drodze do / z pracy. Wynagrodzenie / zasiłek w wysokości 100% podstawy. Pierwsze 33 dni nieobecności w roku finansowane ze środków własnych pracodawcy. Niezdolność do pracy w okresie ciąży. Wynagrodzenie / zasiłek w wysokości 100% podstawy. Pierwsze 33 dni nieobecności w roku finansowane ze środków własnych pracodawcy. Nadużycie alkoholu. Ubezpieczonemu, którego niezdolność do pracy spowodowana została nadużyciem alkoholu, zasiłek chorobowy nie przysługuje za okres pierwszych 5 dni tej niezdolności. Udział w bójce lub pobiciu. Zasiłek chorobowy nie przysługuje ubezpieczonemu za cały okres niezdolności do pracy, jeżeli niezdolność ta spowodowana została w wyniku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia popełnionego przez tego ubezpieczonego. Leczenie szpitalne. Miesięczny zasiłek chorobowy, za okres pobytu w szpitalu wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku (nie dotyczy sytuacji gdy pracownikowi przysługuje 100% zasiłek). Zwolnienie spowodowane gruźlicą. Zasiłek chorobowy przysługuje przez okres trwania niezdolności do pracy - nie dłużej jednak niż przez 9 miesięcy. Data wystawienia zwolnienia (domyślnie pierwszy dzień nieobecności) Data dostarczenia zwolnienia (domyślnie pierwszy dzień nieobecności) Pomniejszaj zasiłek z tytułu nieterminowego dostarczenia zwolnienia. Domyślnie: TAK. Zaświadczenie lekarskie ubezpieczony jest obowiązany dostarczyć nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania płatnikowi zasiłków. Niedopełnienie tego obowiązku powoduje obniżenie o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia Strona 106 z 286

107 dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, chyba że niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego. Zaznaczenie pola spowoduje, że w przypadku nieterminowego dostarczenia zwolnienia wartość wypłaty zostanie odpowiednio pomniejszona Nie zaznaczenie pola spowoduje, że zasiłek zostanie wypłacony w pełnej wysokości bez względu na datę dostarczenia zwolnienia. Niepłatny pierwszy dzień zwolnienia (parametr historyczny dostępny dla nieobecności wystawionych w roku 2003 a na aktualnych nieobecnościach ukryty). Domyślnie: Tak. W pierwszym dniu każdego okresu niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, trwającej nie dłużej niż 6 dni, pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas choroby. W przypadku dłuższych niż 6 dniowe nieobecności zostaną one rozliczone w całości pomimo zaznaczenia pola: Niepłatny pierwszy dzień zwolnienia. Zaznaczenie pola spowoduje, że w przypadku odpowiednio krótkiej nieobecności pierwszy dzień pozostanie niepłatny. Nie zaznaczenia (odznaczenie) pola powoduje, że wynagrodzenie za czas choroby zostanie wypłacone za wszystkie dni nieobecności bez względu na czas trwania nieobecności. Przedłużenie okresu zasiłkowego. Jeżeli po upływie okresu zasiłkowego ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy z powodu choroby, a dalsze leczenie lub rehabilitacja rokują odzyskanie zdolności do pracy, okres zasiłkowy ulega przedłużeniu - nie dłużej jednak niż na dalsze 3 miesiące. O przedłużenie okresu zasiłkowego decyduje lekarz orzecznik ZUS. Fakt przedłużenia okresu zasiłkowego odnotowujemy w nieobecności, w okresie której decyzja o przedłużeniu została wydana. Poza zaznaczeniem pola: Przedłużenie okresu zasiłkowego, odnotowujemy w programie Datę wydania decyzji. Podsumowanie. Informacyjnie wyświetlane są: Okres nieobecności pomniejszony o korekty Czas trwania nieobecności w przeliczeniu na dni i godziny Potwierdzenie korygowania nieobecności. Korekty nieobecności. Niejednokrotnie pojawia się konieczność wycofania nieobecności (lub jej fragmentu) i wpisania w jej miejsce nowej nieobecności. W systemie enova taki proces nazywa się korygowaniem nieobecności i jest on dostępny również dla nieobecności, które już zostały rozliczone. Po wybraniu nieobecności, która powinna zostać zmieniona, na zakładce Korekta wpisujemy nową nieobecność. Wpisywana korygująca nieobecność powinna w całości zawierać się w korygowanej nieobecności. Jeżeli jest ona dłuższa, należy ją wprowadzić w dwóch częściach. Strona 107 z 286

108 Kalendarz / Norma czasu pracy Opcja służy odnotowaniu lokalnych modyfikacji w przyjętym dla pracownika harmonogramie czasu pracy (Etat / Ogólne: Kalendarz). Wielu pracowników może pracować wg tego samego kalendarza. Może jednak pojawić się konieczność zmiany grafika czasu pracy tylko dla jednego, części pracowników posiadających wspólny kalendarz. Zmiana definicja kalendarza (wybranych jego dni) na poziomie konfiguracji kalendarza nie wchodzi w rachubę, bo taka modyfikacja objęła by wszystkich pracowników, a nie tylko wybranych. Rozwiązaniem jest naniesienie modyfikacji z poziomu pracownika, z poziomu opcji: Norma czasu pracy. W takim przypadku modyfikacja dotyczyć będzie wyłącznie wybranego pracownika. Po wybraniu dnia, modyfikacji podlega zarówno definicja dnia (na przykład zamiana dnia pracy na dzień dodatkowo wolny od pracy) jak i zmiana nominalnego czasu pracy w obrębie wybranego dnia. Jeżeli przypięty do pracownika kalendarz ma w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarze/ Kalendarze) zaznaczony parametr System czasu pracy : Ruchomy wówczas dodatkowo jest możliwość wskazania pomiędzy którymi godzinami pracownik powinien rozpocząć pracę. Nominalny czas pracy może zostać zmieniony poprzez wpisanie nowej normy czasu pracy (zmiana ilościowa) lub poprzez dodanie nowych stref czasu pracy (zmiana jakościowa). Procedurę zmiany dnia (definicji dnia) rozpoczynamy poleceniem Otwórz. Poleceniem Usuń kasuje wprowadzone lokalnie w kalendarzu modyfikacje. Jeżeli dany dzień dla pracownika nie był modyfikowany polecenie Usuń nie spowoduje żadnych zmian w kalendarzu. Jeżeli pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca pod kalendarzem w normie czasu pracy pojawi się parametr 'W okresie zatrudnienia' zwracający liczbę dni i godzin przypadającą na zaplanowane dni pracy pracownika w miesiącu zatrudnienia. Strona 108 z 286

109 Kalendarz / Planowane nieobecności Zakładka widoczna w wersji platynowej programu jeżeli w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kalendarze / Definicje nieobecności, nieobecność Urlop wypoczynkowy na zakładce Dodatkowe ma włączony na TAK parametr Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych. Opcja umożliwia planowanie urlopów pracowników, przy czym najczęściej są to długoterminowe urlopy. Planowany urlop można przekształcić bezpośrednio w nieobecność, która zostanie odnotowana w kalendarzu pracownika na zakładce Nieobecności. Aby wprowadzić planowaną nieobecność wybieramy przycisk. Pracownik planowane nieobecności Okno Planowana nieobecność umożliwia wskazanie definicji nieobecności oraz okresu. Jeżeli nieobecność została wprowadzona pojawi się stan nieobecności Oczekująca. Gdy przeniesiemy nieobecność na kalendarz pracownika wciskając przycisk czynność Dodaj nieobecność stan nieobecności zostanie zmieniony na Wprowadzony. Strona 109 z 286

110 Kalendarz / Podstawy Ustawa o zasiłkach z ubezpieczenia społecznego definiuje standardową długość okresu zasiłkowego (6 miesięcy). Dla niektórych pracowników (grup zawodowych) ten okres został wydłużony do 12 miesięcy (na przykład nauczyciele akademiccy). Domyślna wartość okresu zasiłkowego 6 miesięcy została zapisana w danych konfiguracyjnych programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Zasiłki ogólne. Jeżeli długość okresu zasiłkowego dla wybranego pracownika została wydłużona do 12 miesięcy w polu Długość okresu zasiłkowego wybieramy z listy pozycję: Przedłużony (12 mies.) Pracownik - podstawy naliczania zasiłków Okres naliczania podstawy wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia okres ten może zostać wydłużony do 12 miesięcy. Domyślna długość okresu z jakiego naliczana jest podstawa urlopu wypoczynkowego 3 miesiące została zapisana w danych konfiguracyjnych programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Urlopy. Jeżeli dla wybranego pracownika zachodzi konieczność wydłużenia tego okresu to odpowiednią wartość zapisujemy w polu: Liczba miesięcy (po uprzednim odznaczeniu pola: Standardowy). Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (wartość domyślna). Strona 110 z 286

111 Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, gdy wynagrodzenie ulega znacznemu wahaniu ze względu na charakter pracy lub zasady wynagradzania. Wydłużenie takie ustala się indywidualnie dla pracownika. W tym samym zakładzie pracy dla części pracowników podstawa zasiłków wyliczana może być na podstawie wynagrodzenia osiągniętego w okresie 6 miesięcy (na przykład pracownicy administracyjny), a dla części w okresie 12 miesięcy (na przykład wybrani pracownicy związani bezpośrednio z produkcją). Domyślna długość okresu z jakiego naliczana jest podstawa naliczania zasiłków 6 miesięcy została zapisana w danych konfiguracyjnych programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Zasiłki ogólne. Jeżeli dla wybranego pracownika długość okresu jest różna od wartości standardowej to zapisujemy ją w polu: Liczba miesięcy (po uprzednim odznaczeniu pola: Standardowy). Strona 111 z 286

112 Kalendarz / Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego Zakładka służy do wprowadzania średnich urlopowych, służących do obliczania wynagrodzeń za okres urlopu. W przypadku braku wypłat w systemie uzupełniamy dane na zakładce potrzebne do naliczenia poprawnej podstawy wynagrodzenia urlopowego. W sytuacji gdy mamy naliczone wypłaty w programie, a podstawa nalicza się nieprawidłowo możemy uzupełnić dane na zakładce i te dane będą pobrane do wyliczenia podstawy ponieważ mają wyższy priorytet. Strona 112 z 286

113 Kalendarz / Podstawy naliczania zwolnień ZUS Zakładka służy do wprowadzania średnich chorobowych, służących do obliczania wynagrodzeń (zasiłków) za absencje chorobowe. W przypadku braku wypłat w systemie uzupełniamy dane na zakładce potrzebne do naliczenia poprawnej podstawy wynagrodzenia chorobowego. W sytuacji gdy mamy naliczone wypłaty w programie, a podstawa nalicza się nieprawidłowo możemy uzupełnić dane na zakładce i te dane będą pobrane do wyliczenia podstawy ponieważ mają wyższy priorytet. Strona 113 z 286

114 Kalendarz / Statystyka Statystyka czasu pracy jest zestawieniem informacji o czasie pracy i nieobecnościach w wybranym okresie: Norma czasu pracy (w godzinach, w dniach pracy) Rzeczywisty czas pracy Odchyłki (czas pracy poniżej normy, powyżej normy, z przeniesienia, czas pracy w akordzie) Praca w godzinach nocnych Nadgodziny Pracownik - statystyka Strona 114 z 286

115 Kalendarz / Zbiegi pracy i rodzicielstwa Uzupełnienie zakładki Zbiegi pracy i rodzicielstwa umożliwia zaewidencjonowanie łączenia dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlop. Według punktu 118 komentarza do ustawy zasiłkowej w przypadku, gdy ubezpieczony będący pracownikiem będzie łączyć korzystanie z dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlopu, wysokość zasiłku macierzyńskiego ulega pomniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w którym wykonuje pracę w czasie korzystania z dodatkowego urlopu. Pracownik Zbieg pracy i rodzicielstwa Na formularzu należy uzupełnić następujące parametry: Definicja. Należy wybrać nieobecność, którą pracownik łączy z pracą na część etatu. Okres. Należy wpisać okres łączenia pracy z wskazaną nieobecnością. Wymiar etatu. Należy wskazać wymiar etatu, który obowiązywał pracownika w momencie gdy przebywał wyłącznie na dodatkowym urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopie rodzicielskim. Pozostałe parametry stają się dostępne w zależności od rodzaju wybranej nieobecności. Strona 115 z 286

116 Kalendarz / Zestawienia czasu pracy Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy. Opcja służy odnotowywaniu rzeczywistego czasu pracy z pominięciem kalendarza. Na podstawie wprowadzonego przez użytkownika okresu, którego dotyczyć będzie zestawienie, program informuje o normie czasu pracy (wyliczonej na podstawie standardowego kalendarza, w przeliczeniu na godziny oraz dni pracy). Formularz pojedynczego zapisu wywoływany jest poleceniem: 'Dodaj' formularzu użytkownik wprowadza kolejno:. W wyświetlonym Okres, którego dotyczy zestawienie. Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień rok-miesiącdzień. Okres miesiąca kalendarzowego może zostać podzielony na dowolną liczbę okresów (na przykład zapisy realizowane tygodniowo. Istotne jest by dla danego miesiąca kalendarzowego pierwszy wpisany okres rozpoczynał się pierwszym dniem miesiąca i ostatni zapis kończył się ostatniego dnia miesiąca. Sumarycznym czasie pracy (godziny, dni), w tym: Godziny nadliczbowe z dopłatą 50% Godziny nadliczbowe z dopłatą 100% Godziny nadliczbowe świąteczne z dopłatą 100% Praca w godzinach nocnych Praca w niedziele i święta Praca w dni dodatkowo wolne od pracy O ile zachodzi taka konieczność istnieje możliwość odwołania się do dowolnych stref czasu definiowanych przez użytkownika, np.: czas pracy w warunkach szkodliwych. Opcja dostępna jest pod warunkiem wybrania interpretacji kalendarza (Etat / Ogólne: Interpretacja): Wg zestawienia. Strona 116 z 286

117 Pracownik - zestawienie czasu pracy Strona 117 z 286

118 Umowy Opcja umożliwia zawieranie umów cywilnoprawnych zarówno z własnymi pracownikami etatowymi jak i zleceniobiorcami zewnętrznymi. W programie predefiniowane zostały praktycznie wszystkie typy umów cywilnoprawnych rozliczanych przy pomocy deklaracji PIT-8A, PIT-8B oraz IFT-1. Kartoteka pracownika: Umowy Strona 118 z 286

119 Umowy / Umowy Wszystkie umowy cywilnoprawne zawarte z wybranym zleceniobiorcą wyświetlane są w postaci listy. Przy pomocy dostępnych filtrów lista może zostać ograniczana do umów zawartych w podanym przedziale czasu (Okres). W zależności od dokonanego wyboru (Filtr) na liście mogą się znaleźć: Wg okresu (Zostaną wyświetlone umowy wg okresu wskazanego na liście.) Nie spłacone (Zostaną wyświetlone umowy, które nie zostały spłacone. Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jest kwota do wypłaty.) Spłacone (Lista umów spłaconych. Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jest kwota do wypłaty.) Spłacone i niezakończone (Lista umów spłaconych ale bez uzupełnionej daty do na umowie. Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jest kwota do wypłaty. ) Wg okresu spłat (Lista umów wg okresu w którym została dokonana wypłata umowy.) Dodatkowo używając filtru Stan jest możliwość ustawić widok listy uwzględniając umowy: Aktywne (Po wybraniu opcji 'Aktywne' zostaną wyświetlone umowy nieanulowane.) Anulowane (Jako 'Anulowane' będą wykazywane umowy anulowane poprzez 'Czynności/Anuluj umowę'.) Razem (Jako 'Razem' będą wykazywane wszystkie umowy aktywne i anulowane.) Na formularzu umowy cywilnoprawnej dostępne są czynności 'Anuluj umowę' i 'Przywróć umowę'. Po anulowaniu umowy (należy rozumieć przez anulowanie umowy użycie czynności 'Anuluj umowę'), umowa przyjmuje 'Stan : Anulowana' i na liście umów (Kadry/Umowy) przy wyborze 'Filtru': 'Spłacone', 'Spłacone i niezakończone' umowa przestaje być widoczna. Jeżeli taka osoba z tytułu tej umowy była wykazana na załącznikach deklaracji DRA z zerowymi wartościami to po anulowaniu przestaje być ona widoczna w kolejnych okresach. W przypadku wykonania korekty deklaracji DRA za okres, kiedy była wykazana z zerami osoba przestaje być wykazana na załącznikach deklaracji. Formularz nowej umowy wywołujemy poleceniem: 'Dodaj' Użytkownik podaje kolejno:. Zawierając umowę cywilnoprawną Zakładka: Ogólne Definicja listy płac, przy pomocy której rozliczona zostanie umowa. Domyślnie jest to lista o symbolu: UMW predefiniowana w programie. Wydział. Domyślnie umowy przypisywane są do wydziału (Centrum kosztów): Firma. Zmiana wydziału pociągać może za sobą zmianę centrum kosztów (o ile nowy wydział został przypisany do innego centrum, Konfiguracja / Kadry / Wydziały) oraz umieszczenie wypłaty na liście płac dedykowanej wybranemu wydziałowi (o ile wybranemu wydziałowi został przypisana osobna lista płac, Konfiguracja / Kadry / Wydziały) Seria. Pozwala dodatkowo rozgraniczyć wypłaty ze względu na drukowane listy płac. Domyślnie wypłata umieszczana jest na liście płac o symbolu: Definicja listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok daty zawarcia umowy / Miesiąc daty zawarcia umowy. Data zawarcia umowy. Wstępnie umowa może zostać zawarta na czas nieokreślony (nie wpisujemy daty do).taka umowa jednak nigdy nie uzyska statusu spłacona (nawet jeśli suma wypłat równa będzie wartości umowy) dlatego zalecane jest wpisywanie daty do umowy najpóźniej po zrealizowaniu ostatniej płatności. Program pozwala na modyfikację zarówno wartości umowy jak i okresu zawarcia (daty do) przy założeniu że, modyfikowana wartość umowy będzie nie mniejsza od sumy zrealizowanych wypłat, okres umowy będzie obejmował okres ostatniej wypłaty do umowy. Tytuł umowy Strona 119 z 286

120 Formularz umowy Element. Odwołanie do listy zdefiniowanych w programie elementów wynagrodzenia. W praktyce zdefiniowane elementy odpowiadają poszczególnym rodzajom umów cywilnoprawnych. Dla ułatwienia identyfikacja nazwa każdego elementu rozpoczyna się symbolem odpowiedniej deklaracji PIT (PIT-8A, PIT-8B, IFT-1) i numerem kolejnym pozycji. Rozliczenie. Po wybraniu Kwoty do wypłaty, na wypłacie umowy naliczy się uzupełniona kwota. Przy opcji Stawka za okres, za każdy miesiąc trwania umowy program będzie naliczał taką samą stawkę na wypłacie. Przy wyborze opcji Stawka za godzinę zostaje uaktywniona zakładka Zestawienia realizacji, na której należy uzupełnić ilość wykonanych sztuk lub podać czas w godzinach w kontekście wskazanego okresu zestawienia. Wskazana na umowie wartość przy rozliczeniu stawki za godzinę zostanie pomnożona przez czas bądź ilość zadeklarowaną w zestawieniu. Opcja Stawka za godzinę jest dostępna od wersji złotej programu. Wartość umowy. W zależności od przykutej opcji wprowadzona wartość jest wartością brutto lub netto wypłaty. W drugim przypadku wartość brutto umowy naliczana jest przez program. Pozostaje. Informacyjnie program wyświetla jaka kwota pozostaje do wypłaty w kontekście zadeklarowanego rozliczenia kwota do wypłaty. Data spłaty. W przypadku rozliczenia kwota do wypłaty data spłaty jest zgodna z datą wypłaty rozliczającą całą sumę zadeklarowaną w Wartości umowy. W przypadku pozostałych rozliczeń data spłaty jest jednocześnie datą zakończenia umowy. Podatki i składki ZUS. Na podstawie wprowadzonej wartości umowy i typu umowy (rodzaju wypłaty) program podaje informacyjnie wartości: składek ZUS, zaliczki podatku, kwoty do wypłaty. W przypadku zawierania umów zleceń, umów o dzieło z pracownikami etatowymi zleceniodawcy proponowany jest kod tytułu ubezpieczenia W przypadku zawierania umów zleceń ze zleceniobiorcami obcymi proponowany jest kod tytułu ubezpieczenia Zakładka: Opis Na zakładce Opis jest możliwość przechowywania dowolnych informacji. Strona 120 z 286

121 Zakładka: Ubezpieczenie Na zakładce 'Ubezpieczenie' jest możliwość zmiany zaproponowanego przez program tytułu ubezpieczenia. Edycji podlegają również: Data powstania obowiązku ubezpieczeń oraz sposób podlegania poszczególnym rodzajom ubezpieczenia (obowiązkowo lub dobrowolnie). Zakładka: Wyrejestrowanie O ile zachodzi taka konieczność program pozwala wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń. Jako dzień wyrejestrowania proponowany jest dzień po zakończeniu umowy. Kod przyczyny wyrejestrowania domyślnie ustawiany jest jako 100 czyli 'Ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia'. Zakładka: Dodatki Zakładka analogiczna do zakładki z poziomu Etat /Dodatki (pozwala na wypłatę dowolnie zdefiniowanego elementu razem z umową cywilnoprawną). Zakładka: VAT Na zakładce VAT jest możliwość wskazania czy dana umowa cywilnoprawna podlega rozliczeniu VAT oraz określenie jakiej procentowo stawce podlega. W sekcji 'Rozliczenie VAT' pojawi się wyliczenie kwoty Netto, VAT oraz kwoty Brutto. Zakładka: Deklaracje Z poziomu zawieranej ( rozwiązywanej ) umowy należy przygotowywać deklarację ZUS: ZUA, ZZA, ZWUA (wymaga wcześniejszego przygotowania pliku KEDU, Deklaracje ZUS / KEDU). Dodatkowo jeżeli aktualizujemy ubezpieczenia na umowie cywilnoprawnej, na zakładce Deklaracje umowy w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy. Użycie opcji przerejestrowania zleceniobiorcy umożliwi przygotowanie deklaracji ZUS ZWUA oraz ZUS ZUA. Zakładka: Elementy wynagrodzenia Zakładka zawiera listę wypłat wybranej umowy, lista stworzona na podstawie przechowywanych w programie list płac. Zakładka: Podzielniki kosztów Definiowane u pracownika podzielniki wynagrodzeń wykorzystywane są w procesie księgowania wynagrodzeń. Zakładka: Historia zapisów Strona 121 z 286

122 Na liście Kadry / Umowy oraz w kartotece pracownika na zakładce Umowy / Umowy jest dostępny przycisk Aktualizuj, umożliwiający wykonanie aktualizacji wartości umowy lub tytułu ubezpieczenia i podleganiu ubezpieczeniom. Po wybraniu opcji Aktualizuj pojawia się okno, w którym należy wskazać datę aktualizacji oraz można uzupełnić powód aktualizacji zapisu. Aktualizację należy wykonać na dzień, od którego ma obowiązywać wprowadzona zmiana na umowie. Po wykonaniu powyższych kroków na zakładce Historia zapisów pojawi się kolejny wiersz z uzupełnioną kolumną Ważny od zgodną z datą aktualizacji, a także Wartością i Tytułem ubezpieczenia obowiązującym w danym zapisie historycznym. Aktualizację tytułu ubezpieczenia należy wykonać w sytuacjach wymagających przerejestrowania zleceniobiorcy, przykładowo w przypadkach: nabycia/utraty prawa do renty/emerytury, nabycia/utraty/zmiany stopnia niepełnosprawności, przystąpienia przez zleceniobiorcę do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego w trakcie umowy, utraty statusu studenta. Po wykonaniu aktualizacji ubezpieczeń na umowie cywilnoprawnej, na zakładce Deklaracje umowy w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy. Uwaga! Umowa, dla której nie odnotowano daty zakończenia zawsze będzie traktowana, jako nierozliczona. Zwyczajowo dokumentem rozliczającym umowę cywilnoprawną jest rachunek do umowy. Dla celów porządkowych wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych zapisywane są w programie również w postaci listy płac. Ze względu na to, że umowy cywilnoprawne rozliczane są zazwyczaj w różnych terminach istnieje możliwość naliczenia wypłaty bezpośrednio z poziomu zawieranej umowy, bez konieczności odwoływania się do list płac (lista płac tworzona jest w tle ). Wykorzystujemy do tego celu polecenie Nalicz wypłaty. W nowo otwartym formularzu: Data listy ma znaczenie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji realizowana wypłata zostanie uwzględniona. Dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS (o ile umowa podlegała odpowiedniemu ubezpieczeniu). Miesiąc deklaracji. Informacyjnie wyświetlany miesiąc w jakim wypłata zostanie rozliczona. Edycja Miesiąca ZUS. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykład przy konieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt. Uwaga! Parametry edycja Miesiąca ZUS oraz Miesiąc ZUS należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonania korekty naliczonych, zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jest obowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika. Ustalamy Okres za jaki realizowana będzie wypłata. W szczególności dotyczy to umów zawartych na okres dłuższy niż jeden miesiąc. Zazwyczaj wystarczy zaakceptować okres zaproponowany przez program Miesięcy wstecz. W przypadku umów rozliczanych Na bieżąco pozostawiamy zero. Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż 0 (zero) spowoduje, że w trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące. Definicja listy płac. Wydział. Seria. Pola należy pozostawić nieuzupełnione. Program automatycznie, na podstawie danych konfiguracyjnych dobierze listę płac do realizowanej wypłaty. Strona 122 z 286

123 Nieodpowiednie wybranie z dostępnych słowników definicji listy płac, wydziału lub serii może spowodować, że wypłata umowy nie zostanie naliczona. Wybór: definicji listy płac spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana wskazanej liście, wydziału spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana do wybranego wydziału, serii spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana do listy o wybranej serii. Po zaakceptowaniu informacja o wypłacie dostępna będzie z poziomu: Płace / Listy płac. Strona 123 z 286

124 PKZP, ZFM PKZP są tworzone w celu udzielania członkom kasy pomocy materialnej w formie pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych oraz zapomóg - w miarę posiadanych środków na zasadach określonych w statucie (Dz.U. Nr 100, poz. 502 ze zm, 1992 rok)). Członek PKZP jest zobowiązany: wpłacić wpisowe, wpłacać miesięczny wkład członkowski lub wyrazić zgodę na potrącenie wkładu z wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego lub zasiłku macierzyńskiego. Członek PKZP ma prawo: gromadzić oszczędności w PKZP według zasad określonych w statucie, korzystać z pożyczek, w razie wydarzeń losowych ubiegać się o udzielenie zapomogi. Program umożliwia ewidencję i rozliczanie wkładów, pożyczek i zaliczek udzielanych członkom zdefiniowanych uprzednio funduszy. Predefiniowanymi w programie funduszami są: PKZP obsługujący ewidencję pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej oraz ZFM obsługujący ewidencję zakładowego funduszu mieszkaniowego. Konfiguracji kolejnych funduszy służy opcja Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / PKZP, ZFM. Pracownik może być uczestnikiem dowolnej liczby funduszy. Kartoteka: PKZP,ZFM... Strona 124 z 286

125 PKZP, ZFM / PKZP, ZFM Przypisanie pracownikowi funduszu odbywa się poprzez jego wybór z uprzednio przygotowanej listy. Listę wywołujemy poleceniem 'Dodaj'. Przypisując pracownikowi fundusz wprowadzamy kolejno: Okres uczestnictwa w funduszu (wymagane jest wpisanie, co najmniej daty od daty przystąpienia do funduszu) oraz Informacje o zgromadzonym wkładzie. W szczególności: Stan początkowy. Suma zgromadzonych przez pracownika wkładów (bilans otarcia) Suma składek ustalana jest przez program automatycznie, na podstawie naliczonych list płac Dopłaty np. wpisowe PKZP Wycofanie wkładu. Odnotowujemy w przypadku rezygnacji pracownika z uczestnictwa w funduszu. Wraz z kwotą wycofywanego wkładu odnotowujemy datę wypłaty. Razem = Stan początkowy + Wpisowe + Suma składek Wycofanie wkładu. Wartość ustalana automatycznie przez program. Nie podlega bezpośrednio edycji. Pracownik - fundusz pożyczkowy Wprowadzenie i zaakceptowanie (OK) powyższych danych jest równoznaczne z przypisaniem pracownika do wybranego funduszu. W wypłatach pracownika naliczanych za okresy po przystąpieniu do funduszu automatycznie naliczane będą odpowiednie składki. Informacyjnie na formularzu wyświetlane są również globalne informacje o sumie udzielonych pożyczek (Udzielone), kwocie pożyczek, które nie zostały jeszcze w całości spłacone (Niespłacone ) oraz pozostającej do spłaty kwocie (Pozostaje do spłaty) Chcąc udzielić pracownikowi członkowi funduszu pożyczki wybieramy zakładkę (formularz) Pożyczki. Strona 125 z 286

126 Udzielenie pracownikowi nowej pożyczki inicjujemy poleceniem 'Dodaj' formularzu są dostępne następujące zakładki.. W wywołanym Zakładka: Ogólne Wprowadzamy datę udzielenia pożyczki Wpisujemy kwotę udzielonej pożyczki. Wybieramy element wynagrodzenia, który posłuży wypłacie pożyczki. O ile użytkownik nie definiował własnych funduszy pożyczkowych, to do wyboru pozostają: Pożyczka PKZP PKP Pożyczka ZFM. Zakładka: Warunki spłaty Spłaty od: należy wskazać miesiąc rozpoczęcia spłat pożyczki. Ilość rat: należy wskazać ilość rat pożyczki. Domyślnie pożyczka spłacana jest w miesięcznych ratach a okres spłaty definiowany jest liczbą rat. Kwota raty: zostanie wyliczona automatycznie po wskazaniu ilości rat pożyczki. Spłata różnicy razem z: do wyboru opcja spłaty z ostatnią ratą lub z pierwszą ratą. *Element wynagrodzenia przy pomocy którego realizowana będzie spłata zaciągniętej pożyczki wybieramy z dostępnego menu, pole: Definicja raty. To samo pole (menu) służy odnotowaniu umorzenia pożyczki. Rodzaj rat (wybierany z listy). Do wyboru pozostają: raty nieoprocentowane, raty stałe, raty zmienne, procent od kwoty lub procent od kwoty rocznie, ewentualnie wg algorytmu (Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/pkzp,zfm/algorytm rat pożyczek). Spłata pożyczki rozpisana na raty o stałej wysokości: wartość raty kapitałowej (bez odsetek) = kwota pożyczki / okres spłaty kwota odsetek (w przeliczeniu na pojedynczą ratę) = = [wysokość raty kapitałowej x procent pożyczki x (1 + okres spłaty bez okresu odroczenia spłaty) / 12] / 2 do spłaty = wysokość raty kapitałowej + kwota odsetek efektywne oprocentowanie = = [(kwota odsetek / wysokość raty kapitałowej) / (okres spłaty / 12)] x 100% Spłata pożyczki ze zmienną wysokością rat: wartość raty kapitałowej (bez odsetek) = kwota pożyczki / okres spłaty kwota odsetek (w przeliczeniu na pojedynczą ratę) = = (wysokość pożyczki - wysokość spłaconych raty kapitałowej) x suma kolejnych okresów spłaty x procent pożyczki / 12 do spłaty = wysokość raty kapitałowej + kwota odsetek Sposób spłaty odsetek: możliwość do wyboru opcji 'Z każdą ratą', 'Z pierwszą ratą', 'Z ostatnią ratą'. Stopa procentowa. Uzupełniamy wyłącznie dla pożyczek oprocentowanych. W przypadku wystąpienia zwłoki w spłacie rat zaznaczamy, czy za okres odroczenia naliczane powinny być odsetki (Odsetki za odroczenie). Zakładka: Żyranci Strona 126 z 286

127 Na zakładce Żyranci jest możliwość wyboru żyrantów spośród pracowników przypisanych do funduszu. Jeżeli żyrantem może być również osoba, która nie należy do funduszu należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/PKZP,ZFM.. otworzyć definicję funduszu i na zakładce 'Rozliczenia i żyranci' zaznaczyć parametr 'Żyrantem dla pożyczki może być' : Każdy pracownik. Pole Spłaca od wskazuje miesiąc, od którego nastąpi potrącenie rat przez danego żyranta. Pole Definicja raty wskazuje na element, na którym będą naliczane spłaty. Pola Procent oraz Kwota umożliwiają ustalenie podziału procentowego lub kwotowego pomiędzy wskazanymi żyrantami. Dodatkowo na elemencie spłaty pożyczki pojawia się informacja, za jakiego pracownika została potrącona rata. Zakładka: Elementy wynagrodzenia Lista spłat wybranej pożyczki, lista stworzona na podstawie naliczonych list plac. Na Funduszu pożyczkowym z zakładki Dopłaty, wycofania wkładu możemy zrealizować dodatkowe dopłaty, spłaty pożyczki wkładem, wycofania wkładu. Strona 127 z 286

128 PKZP, ZFM / Pożyczki Udzielone pożyczki - Opcja umożliwia przeglądanie udzielonych pożyczek w postaci listy. Lista może być zawężana przez filtr: Zakres. Do wyboru pozostają: razem, spłacone, niespłacone. Lista pożyczek jest wyświetlana analogicznie jak w miejscu PKZP, ZFM / PKZP, ZFM po otworzeniu wybranego PKZP, ZFM. Poprzez wybór okienka Otwórz wywołujemy formularz pożyczki otrzymując możliwość przeglądania: Ogólnych informacji dotyczących wybranej pożyczki ( np. kiedy została udzielona, kwota pożyczki, część spłaconą oraz pozostałą) Warunków spłaty podgląd planu spłaty pożyczki, ilości rat. Żyrantów możliwość przeglądnięcia podpiętych żyrantów do pożyczki. Elementów wynagrodzenia lista spłat wybranej pożyczki, lista stworzona na podstawie naliczonych list płac. Strona 128 z 286

129 Płace Naturalnym miejscem realizacji wypłat dla pracowników i zleceniobiorców jest opcja menu głównego: Płace. Z poziomu pracownika istnieje możliwość przeglądania lub usuwania (o ile nie zostały zatwierdzone) wypłat zrealizowanych dla wybranego pracownika (zleceniobiorcy). Kartoteka pracownika: Płace Strona 129 z 286

130 Płace / Wypłaty (wszystkie) Zrealizowane wypłaty wyświetlane są w postaci listy. Lista może być zawężana ze względu na okres realizacji wypłat oraz ze względu na charakter wyświetlanych wypłat. W wybranym okresie (Okres) wyświetlane mogą być: wszystkie wypłaty, tylko wypłaty zrealizowane w ramach stosunku pracy (Etat), rozliczenia zawartych umów cywilnoprawnych (Umowy) lub pozostałe wypłaty (Inne). Pracownik - lista jego wypłat Po wybraniu (na przykład klawiszem <Enter>) wskazanej kursorem pozycji listy - wypłaty ekranie zostaną wyświetlone: Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie ze stosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane) Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na analizowaną wypłatę Zobowiązania: kwota do wypłaty oraz zobowiązania. Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej, naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotne Składki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek) Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodami tytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się w sytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata Strona 130 z 286

131 Płace / Koszty autorskie Zakładka pokazuje kwotę od jakiej były liczone 50% koszty uzyskania u danego pracownika w wybranym okresie. Dla pracowników, dla których części przychodów mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust.9 pkt. 3 ustawy, poprzez wybranie zakładki Nowy (Koszty autorskie) można określić od jakiej kwoty wynagrodzenia mają zostać naliczone koszty autorskie oraz w jakim okresie. Pracownik Koszty autorskie Strona 131 z 286

132 Płace / Zajęcia wynagrodzenia Zakładka umożliwia przypisanie do pracownika zajęć wynagrodzenia. Standardowo w programie predefiniowane zostały dwa zajęcia wynagrodzenia: Alimenty oraz Zajęcie komornicze. Nowe zajęcie wynagrodzenia dodajemy do pracownika poleceniem 'Dodaj'. Zakładka: Ogólne Należy uzupełnić poniższe pola: Komornik - z listy wybieramy komornika. Rachunek bankowy - wybieramy z listy. Data - data od kiedy będzie potrącane zajęcie.) Numer sprawy Element - wybieramy element z listy, standardowo alimenty bądź zajęcie komornicze. Rodzaj potrącenia - wybieramy kwota lub kwota miesięczna. Zajęcie zawieszone - pole 'Tak/Nie', po wybraniu parametru na 'Tak', zajęcie ulega zawieszeniu od dnia aktualizacji. Kwota - kwota zajęcia. Priorytet - parametr umożliwia ustalenie kolejności naliczanych zajęć komorniczych. W przypadku wpisania kilku zajęć komorniczych system będzie potrącał do maksymalnej kwoty w kolejności od priorytetu 0 idąc wzwyż. Natomiast bez względu na ustawienie priorytetów w przypadku zbiegu zajęć komorniczych oraz alimentów w pierwszej kolejności potrącane będą alimenty. Pozostaje - różnica między kwotą zajęcia a kwotą spłaconą. Spłata zakończona - jeżeli rodzaj potrącenia jest kwota można zamknąć zajęcie przez zaznaczenie checkboxa na TAK. Data zakończenia - jeżeli jako rodzaj potrącenia jest kwota, data automatycznie uzupełnia się po całkowitej spłacie. Jeżeli jako rodzaj potrącenia jest kwota miesięczna, datę należy uzupełnić chcąc zamknąć zajęcie. Maksymalna, miesięczna, podlegająca zajęciu kwota, pole 'Tak/Nie'. Po wciśnięciu znacznika na 'Tak' uaktywnia się pole 'Kwota'. Procent wynagrodzenia podlegający zajęciu (inny niż ustawowy), pole 'Tak/Nie'. Po wciśnięciu znacznika na 'Tak' uaktywnia się pole 'Procent'. Opis do przelewu jeżeli pole nie zostanie uzupełnione opis na przelewie jest generowany na podstawie numeru sprawy. Zakładka: Uwagi Na zakładce możliwie jest odnotowanie dodatkowych informacji o zajęciu wynagrodzenia. Zakładka: Elementy wynagrodzeń Zakładka zawiera listę rozliczeń zajęć wynagrodzenia. Lista tworzona jest na podstawie przechowywanych w programie list płac. Zakładka: Historia zapisów Zakładka zawiera informacje o historii danego zajęcia wynagrodzenia. Strona 132 z 286

133 Pracownik zajęcie wynagrodzenia Po zatwierdzeniu listy płac zawierającej potrącenia komornicze, będzie możliwość wygenerowania dodatkowych płatności na rzecz komornika (zatwierdzona lista płac pojawi się w Ewidencji dokumentów / Dokumenty). Na liście dokumentów w ewidencji dokumentów podświetlamy listę płac i z menu czynności wybieramy Przygotuj dodatkowe płatności do listy płac. Zostanie wówczas wygenerowany dodatkowy dokument PK zawierający zobowiązanie wobec komornika. Jeżeli pracownik ma dodane zajęcie wynagrodzenia bez uzupełnionego pola Komornik wówczas przy wydruku Świadectwa pracy pojawi się komunikat : W zajęciu wynagrodzenia brak uzupełnionego pola Komornik. W wersji platynowej lista 'Zajęć wynagrodzeń' widoczna jest dodatkowo z poziomu Płace / Zajęcia wynagrodzeń. Strona 133 z 286

134 Płace / Zaliczki Program umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Ich wypłacie służy opcja Czynności / Wypłać zaliczkę. Z poziomu opcji Płace / Zaliczki Użytkownik programu uzyskuje wyłącznie możliwość przeglądania zrealizowanych wypłat, względnie kasowania wybranych elementów pod warunkiem, że odpowiednia lista płac nie zastała zatwierdzona, a tym samym zabezpieczona przed ewentualnymi zmianami. Wypłata zaliczki: Zazwyczaj zaliczki wypłacane są przed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie poniżej. Wypłata zaliczki Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkę zaznaczamy kursorem na liście Kadry / Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności / Wypłać zaliczkę. W wywołanym formularzu: wprowadzamy datę wypłaty, wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana, nieopodatkowana), wpisujemy wartość udzielanej zaliczki. Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz i zamknij. Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace / Listy plac. Pojedyncze wypłaty dostępne będą z poziomu opisanej powyżej opcji Płace / Zaliczki. Strona 134 z 286

135 Płace / Elementy stornowane Na zakładce 'Elementy stornowane' wyświetlona jest lista elementów: Elementy stornowane oznaczonych do przeliczenia przy użyciu czynności spod danej wypłaty (użycie czynności spowoduje przeliczenie wszystkich elementów wynagrodzenia znajdujących się na wypłacie), Czynność - Oznacz elementy wypłaty do przeliczenia oznaczonych do przeliczenia lub anulowania przy użyciu czynności spod otwartego elementu wynagrodzenia (użycie czynności spowoduje przeliczenie lub anulowanie konkretnego elementu wynagrodzenia). Czynność - Oznacz element do anulowania Strona 135 z 286

136 Rozrachunki Opcja służy ewidencji przepływu środków pieniężnych. Kartoteka pracownika: Rozrachunki Dokumenty rozliczeniowe Program umożliwia przeglądanie dokumentów rozliczeniowych w zawężeniu do okresu oraz zakresu dokumentów rozliczeniowych. Przelewy Opcja umożliwia przeglądanie informacji na temat wygenerowanych przelewów, możemy zawężać listę do statusu (razem, zatwierdzona, niezatwierdzona), okresu, lub waluty (EURO, PLN). Przelewy generujemy z listy Płace / Listy płac przez Czynności / Przygotuj przelewy. Rozrachunki Z poziomu pracownika dostępna jest lista zrealizowanych wypłat, ze szczególnym uwzględnieniem wypłat gotówkowych i przelewów bankowych na wskazane przez pracownika konta bankowe. Warunki płatności Na kartotece pracownika jest możliwość wskazania sposobu zapłaty dla dokumentów innych niż płacowe. Odpowiednio należy uzupełnić pole Definicje płatności. Strona 136 z 286

137 Dokumenty dodatkowe W kartotece pracownika na zakładce Dokumenty dodatkowe jest możliwość wystawiania cząstkowych świadectw pracy z zakończonych umów terminowych lub świadectw pracy dla pracowników tymczasowych. Uwaga! Aby była możliwość wystawienia świadectwa pracy dla pracownika tymczasowego należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych odblokować dokument dodatkowy 'Świadectwo pracy prac. tymcz.' Informacje, które zawarte są na świadectwie pracy zostają zapisane w formie listy. Dokumenty dodatkowe - Świadectwo pracy Stworzone świadectwa pracy możemy filtrować wskazując: Definicję dokumentu; Dane wg daty dokumentu, wg daty zdarzenia, wg wskazanego okresu; Interesujący nas Okres. Dodawanie, kasowanie definicji dokumentów dodatkowych jest możliwe w wersji platynowej programu w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Systemowe / Definicje dokumentów dodatkowych. Strona 137 z 286

138 Historia zapisów Dane zgromadzone w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być: aktualizacja zapisu lub poprawienie danych. Aktualizacja zapisu zachowuje stary zapis. Po modyfikacji mamy więc: poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz nowy zapis z nową datą aktualizacji. Dla zaktualizowania wybranych danych wybieramy z poziomu listy pracowników polecenie Aktualizuj. Przy pomocy wyświetlanego kalendarza wskazujemy dzień, od którego obowiązywać będą nowe, zmodyfikowane dane. W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje cały rekord, zapisuje go z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól. Przed pierwszą aktualizacją: Po aktualizacji z datą (zmiana stanowiska i stawki zaszeregowania) Poprawianie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane ulegają bezpowrotnie zamazaniu, nie można ich odzyskać). Mechanizm poprawiania wykorzystywany jest również do uzupełniania brakujących informacji. Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych operator ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione. Istotne jest by dane były kompletne od zawsze. Użyjemy procedury poprawiania danych. Zapis przed poprawieniem (uzupełnieniem) danych jeżeli jest to PIERWSZY zapis historyczny Zapis po poprawieniu (uzupełnieniu) danych Dane pracowników aktualizowane mogą być wielokrotnie. W ten sposób tworzona jest lista zapisów historycznych. Z poziomu opcji Historia zapisów lista ta może być przeglądana. Odwołując się do wybranego zapisu historycznego (edytując go) możemy zobaczyć jak dany zapis wyglądał szczegółowo we wskazanym okresie. Strona 138 z 286

139 Z poziomu opisywanej opcji możliwe jest również usuwanie wybranych zapisów historycznych. Nowe zapisy historyczne mogą być tworzone wyłącznie z poziomu listy pracowników. Poniżej na prostym przykładzie pokazana zostanie konsekwencja wykasowania wybranego zapisu historycznego. Przykład. Załóżmy, że w trakcie zatrudnienia pracownik dwukrotnie zmieniał zajmowane stanowisko. Jednocześnie cztery razy modyfikowana była stawka jego zaszeregowania (stąd cztery zapisy historyczne). Aby usunąć zapis historyczny należy wejść do zapisu wcześniejszego i z jego poziomu usunąć późniejszą aktualizację. Po usunięciu zapisu historycznego z datą aktualizacji W dalszym ciągu historia pracownika jest ciągła. Uwaga! Jeżeli historię pracownika tworzy tylko jeden zapis historyczny to na liście zapisów historycznych będziemy mieli wyłącznie pozycję: (wszystko). Strona 139 z 286

140 Listy Kadry i Płace Struktura list w obrębie modułu Kadry i Płace została podzielona tematycznie aby ułatwić użytkownikowi dotarcie do interesujących go zagadnień. W obrębie Kadr i płac są dostępne następujące listy: Kadry Pracownicy Zleceniobiorcy Niezatrudnieni Wszyscy Właściciele Umowy Akordy Dodatki i potrącenia Dokumenty dodatkowe (wersja platynowa programu) Czas pracy Grafiki (od wersji złotej programu) Nieobecności (od wersji złotej programu) Planowane nieobecności (wersja platynowa programu) Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa programu) Wnioski urlopowe (wersja platynowa programu) Ewidencje (listy dostępne w wersji platynowej programu) Badania lekarskie Nagrody i kary Oświadczenia Rodzina pracowników Struktury organizacyjne Szkolenia BHP Płace Pracownicy Zleceniobiorcy Wszyscy Właściciele Umowy Zajęcia wynagrodzenia (wersja platynowa programu) Elementy wypłaty (wersja platynowa programu) Wypłaty Listy płac PKZP,ZFM,... PKZP, ZFM,... Pożyczki ZFŚS Świadczenia socjalne (wersja platynowa programu) Szkolenia (wersja złota programu, rozbudowana funkcjonalność w wersji platynowej) Szkolenia Ukończone szkolenia Wnioski o szkolenia Uprawnienia Oferty szkoleń Dostawcy szkoleń Budżety szkoleń ZZL (wersja platynowa programu) Oceny Stan zatrudnienia Strona 140 z 286

141 Rekrutacja Etapy rekrutacji Deklaracje ZUS KEDU DRA Zgłoszeniowe Informacje IWA ZSWA Informacje RMUA Deklaracje PIT PIT-4R PIT-8 AR PIT-11 PIT-40 PIT-R PIT-8C IFT-1R IFT-1 Wycofane PIT-8B PIT-8S Deklaracje PFRON Wn-D Wycofane INF-D Wn-U Struktura list Kadry i płace Strona 141 z 286

142 Kadry Podział list w obrębie modułu Kadry umożliwia użytkownikowi sprawne poruszanie się po programie w ramach realizacji zagadnień kadrowych. Dostępne listy: Pracownicy Zleceniobiorcy Niezatrudnieni Wszyscy Właściciele Umowy Akordy Dodatki i potrącenia Czas pracy Grafiki (od wersji złotej programu) Nieobecności (od wersji złotej programu) Planowane nieobecności (wersja platynowa programu) Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa programu) Wnioski urlopowe (wersja platynowa programu) Ewidencje (listy dostępne w wersji platynowej programu) Badania lekarskie Nagrody i kary Oświadczenia Rodzina pracowników Struktury organizacyjne Szkolenia BHP Dokumenty dodatkowe Kadry - Listy Strona 142 z 286

143 Kadry / Pracownicy Na liście wyświetlani są wszyscy aktualnie zatrudnieni pracownicy (wymagany co najmniej jeden dzień zatrudnienia w przyjętym okresie). Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Lista pracowników - filtry Wydział. Z dostępnej listy wybieramy wydział, którego pracownicy mają być na liście wyświetlani. Pracownik zostanie umieszczony na liście, pod warunkiem, że we wskazanym okresie był przynajmniej jeden dzień zatrudniony na wybranym wydziale (lub opcjonalnie podwydziale). Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczeni wyłącznie pracownicy wybranego wydziału. Pracownicy zatrudnieni w podwydziałach nie będą na liście widoczni Okres. Na liście umieszczani są pracownicy zatrudnieni w wybranym okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy do 31 grudnia 2001 roku włącznie byli zatrudnieni co najmniej jeden dzień. Dotyczy to również osób, które kontynuowały zatrudnienie po 31 grudnia 2001 roku. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, bez względu na okres zatrudnienia. Data aktualności. W wybranym okresie dane pracownika mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datę aktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musi zostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostaną dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Czynności Strona 143 z 286

144 Wybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy pracowników. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków czynności te mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika. Akordy. Czynność występuje w wersji złotej oraz platynowej programu. Jest widoczna gdy jest co najmniej jedna, niezablokowana definicja akordu. Wybierając tę czynność mamy możliwość dodawania grupowo akordu poprzez wybór definicji akordu oraz okresu w jakim ma on obowiązywać dla zaznaczonej grupy pracowników. Druga opcja umożliwia zakończenie danej definicji akordu poprzez wybranie opcji Wykonywany do dnia dla grupy pracowników. Czynności - Akordy Deklaracje. Opcje pozwalają na seryjne naliczenie deklaracji PIT oraz korekt deklaracji PIT a także deklaracji PIT-8C, IFT-1R, IFT-1. Czynności - Deklaracje Wybierając czynność Nalicz PIT zostaje otworzone okno umożliwiające wybór następujących parametrów : Okres. Imię płatnika. Nazwisko płatnika. Data wypełnienia. Naliczaj. Do wyboru : Deklaracje, Korekty, Deklaracje i korekty. Treść uzasadnienia. Zapis bez potwierdzenia. Parametr jest aktywny i zaznaczony na TAK, gdy na liście pracowników zaznaczymy powyżej 100 pracowników. Parametr jest nieaktywny i zaznaczony na TAK, gdy na liście pracowników zaznaczymy powyżej 500 pracowników.( Uwaga! Zaznaczenie parametru na TAK spowoduje naliczenie i zapisanie deklaracji bez pytania czy zapisać naliczone deklaracje.) Deklaracje ZUS. Opcja pozwala na seryjne naliczenie deklaracji ZUS ZUA, ZZA, ZWUA oraz przygotowanie zbiorczo Informacji RMUA. Strona 144 z 286

145 Czynności Deklaracje ZUS Dodatki i potrącenia. Opcja pozwala na seryjne dodawanie pracownikom przypisanie do etatu nowych elementów wynagrodzenia, usuwanie lub zmianę już istniejących. Dodaj nowy element. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy element wynagrodzenia. Po zaznaczeniu parametru Ustaw podstawy na TAK pojawia się aktywne pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole Podstawa dla dodatku kwotowego, pole Procent dla dodatku procentowego. Parametry Ustaw podstawy,,zeruj podstawy, Podstawa, Czas, Dni, Współczynnik, Procent, Ułamek umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Jeżeli pracownik w danym okresie taki element już posiada, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Natomiast zaznaczenie parametru Dodaj kolejny na TAK spowoduje dodanie drugiego dodatku w zadanym okresie. Dodaj zestaw. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy zestaw dodatków stworzony wcześniej z konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Zestawy dodatków. Jeżeli pracownik w danym okresie będzie posiadał elementy z zestawu dodatków, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Zamień element wynagrodzenia. Opcja pozwala na równoczesne zakończenie wypłaty jednego elementu wynagrodzenia i rozpoczęcie wypłaty nowego. Podajemy kolejno nazwę nowego i starego, zamienianego elementu wynagrodzenia oraz datę aktualizacji zapisu. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia staremu elementowi wynagrodzenia przypisywana jest data do w okresie (Data do = Data aktualizacji 1 dzień). Element wynagrodzenia uzyskuje status zakończony. Nowy element wynagrodzenia zostaje przypisany z datą od równą dacie aktualizacji. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia żaden element nie jest kasowany. Modyfikowany jest wyłącznie okres wypłaty. Zaznaczenie parametru Ustaw podstawy na TAK uaktywnia pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole Podstawa dla dodatku kwotowego, pole Procent dla dodatku procentowego. Parametry Ustaw podstawy,,zeruj podstawy, Podstawa, Czas, Dni, Współczynnik, Procent, Ułamek umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Zakończ wypłatę. Wybranemu elementowi wynagrodzenia, w etacie pracownika przypisywana jest data do wypłaty. Podobnie jak w przypadku zamiany elementów wynagrodzenia informacja o elemencie wypłaty nie jest usuwana z danych etatowych pracownika, a jedynie zakończeniu ulega okres wypłaty. Import RCP. Program umożliwia odczyt danych z dowolnego Rejestratora Czasu Pracy, pod warunkiem, że zostały one zapisane w pliku tekstowym. Program standardowo przygotowany jest do współpracy z Rejestratorami Czasu Pracy firm: HSK Data, ACCES-CARD (SD-100) i MICROMADE (BIBI). Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Służy temu opcja Pracownik / Kadry pozostałe / Karty RCP. Przed rozpoczęciem importu danych należy: Określić typ czytnika RCP, przy pomocy którego zapisywane były dane Podać ścieżkę dostępu do zgromadzonych danych (odpowiedniego pliku tekstowego), np.: Strona 145 z 286

146 c:\rcp.txt Opcjonalnie podajemy okres jakiego ma dotyczyć odczyt. Jeżeli okres nie zostanie podany, to do programu zostaną wczytane wszystkie dane zapisane we wskazanym pliku. Rok. Pliki RCP zazwyczaj nie zawierają informacji jakiego roku dotyczą zapisy. W systemie enova gromadzona informacja kadrowa może dotyczyć wielu lat. Dla poprawnej identyfikacji danych konieczne jest podanie roku, którego dotyczyć będą zapisy. Domyślnie proponowany jest rok odczytany z daty aktualności. Numer karty. Odczyt danych może zostać ograniczony do danych dotyczących wyłącznie wybranego pracownika. W takim przypadku wpisujemy numer karty RCP pracownika. Brak zapisu jest równoznaczny z akceptacją odczytu danych dla wszystkich pracowników zapisanych w importowanym pliku. Po zaakceptowaniu w/w danych rozpoczyna się proces importu zapisów RCP. O jego przebiegu informuje kontrolka postępu. W przypadku stwierdzenia usterki w czytanych danych program automatycznie zapisze informacje o tym w odpowiednim logu. Jego analiza umożliwi wprowadzenie niezbędnych korekt. Uwaga. Jeżeli dzień zaczyna się od wejścia służbowego, to program jako godzinę przyjścia przyjmie odpowiedni zapis z kalendarza etatu pracownika. Podobnie jeżeli dzień kończy się wyjściem służbowym. Kreatory. Opcja pozwala na uruchomienie kreatora, który poprowadzi użytkownika przez poszczególne zakładki do uzupełnienia w celu zatrudnienia pracownika. Po wybraniu jednego z dostępnych kreatorów, pojawiają się kolejno do uzupełnienia kroki kreatora, zdefiniowane w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Ogólne / Definicje kreatorów. Użytkownik wersji złotej programu nie ma możliwości dodawania nowych kreatorów, natomiast ma możliwość zablokowania wybranych kreatorów lub poszczególnych kroków kreatora w konfiguracji programu. Dane kadrowe podstawowe. Kreator prowadzący użytkownika przez poszczególne kroki w celu uzupełnienia podstawowych danych kadrowych, tj. dane osobowe, podatkowe, ubezpieczeniowe. Kreator otwiera nową kartotekę. Zatrudnienie pracownika. Kreator otwiera kartotekę osoby, na której użytkownik był ustawiony, w celu wypełnienia poszczególnych kroków potrzebnych do zatrudnienia na umowę o pracę. Zgłoszenie do ubezpieczenia. Uzupełnienie tytułu i okresu ubezpieczenia pracownika oraz przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej. Badania lekarskie i szkolenia BHP. Kreator zarejestrowania badań lekarskich i szkoleń BHP. Bilans Otwarcia. Uzupełnienie danych mających wpływ np. na wyliczenie dni zasiłkowych oraz prawa do ubezpieczenia.(liczba dni wykorzystanego zwolnienia chorobowego, opieki nad dzieckiem, urlopu na żądanie u poprzedniego pracodawcy). Dane kadrowe pozostałe. Kreator do wprowadzenia pozostałych informacji, np. o ukończonych szkoleniach, uprawnieniach, adresach. Nalicz limity nieobecności. Nieobecności typu urlop wypoczynkowy, Dodatkowy dla osób niepełnosprawnych urlop wypoczynkowy czy opieka nad zdrowym dzieckiem (art. 188 kp) mają swoje limity roczne. Przed odnotowaniem u pracownika takiej limitowanej nieobecności konieczne jest przypisanie mu odpowiedniego limitu. Indywidualnie limitu przypisywany jest pracownikowi z pozycji / Pracownik / Kalendarz / Limity nieobecności. Wykorzystując opcję Czynności / Nalicz limity nieobecności możemy operację dodawania (aktualizacji limitu) wykonać jednocześnie dla wybranej zaznaczonej grupy pracowników. Po wybraniu opcji odpowiedni limit wybieramy z listy i definiujemy okres, dla którego należy dokonać obliczeń. Jeżeli w wybranym okresie pracownik nie posiada jeszcze wybranego limitu, to zostanie on automatycznie dodany, a następnie przeliczony. Strona 146 z 286

147 Załóżmy, że pracownikowi został przypisany limit urlopu wypoczynkowego na 26 dni w roku W tymże roku pracownik wykorzystał 19 dni urlopu wypoczynkowego. Naliczenie limitu urlopu wypoczynkowego na rok 2008 spowoduje, że program automatycznie doda nowy limit uzupełniając go jednocześnie o wartość z przeniesienia. W omawianym przypadku dni czyli 7 dni ( z zaległego roku). Załóżmy, że pracownikowi został przypisany limit urlopu wypoczynkowego (26 dni) w 2002 roku. W tymże roku pracownik wykorzystał 20 dni urlopu wypoczynkowego. Wywołanie limitu urlopowego na 2003 rok spowoduje, że program automatycznie doda nowy limit uzupełniając go jednocześnie o wartość z przeniesienia. W omawianym przypadku 26 6 = 20 dni. Operacje seryjne. Opcja pozwala na seryjne zaktualizowanie pracowników, zaktualizowanie ich wg grupy zaszeregowania, obsługę konta modułu Web, dodanie nieobecności, wyrejestrowanie pracowników oraz wysłanie wiadomości . Zaktualizuj pracowników. Wskazanym pracownikom zostanie dodany kolejny zapis historyczny. Zaktualizuj stawkę wg grupy zaszeregowania. Pracownikom zostanie zaktualizowana stawka wg wybranej grupy zaszeregowania. Zaktualizuj wydział. W wersji platynowej na liście pracowników umożliwiono zmianę wydziału dla zaznaczonej grupy pracowników. Konta modułu enovanet. Czynność widoczna od wersji złotej programu. Opcja umożliwia tworzenie, blokowanie, usuwanie, odblokowanie konta, a także resetowanie hasła do aplikacji enovanet. Dodatkowo jest możliwość seryjnego przypisania operatora enova oraz ustawienia widoczności pracowników na liście pracowników w enovanet Dodaj badania lekarskie. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie badania Strona 147 z 286

148 lekarskiego. Dodaj nieobecności. Zaznaczonym pracownikom zostanie przypisana we wskazanym okresie konkretna definicja nieobecności. Dodaj szkolenie BHP. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie szkolenia BHP. Dodaj świadczenie socjalne. Dodaj umowy. Opcja umożliwia grupowe wprowadzanie umów dla zaznaczonej grupy pracowników. Wyrejestruj pracowników. Zaznaczeni pracownicy zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń. Wyślij . Zakończenie wypłaty dodatków dla osób zwolnionych. Operacja umożliwia grupowe ustawienia daty końca dodatku zgodnie z datą, do której trwała umowa. Po wykonaniu czynności system ustawi Okres do dodatków zgodnie z datą, do której trwała umowa. Podsumowanie wypłat. Opcja umożliwia podsumowanie wypłat za okres bądź wg daty wypłaty wg wpisanej na filtrze daty w polu Okres. Przeszeregowanie. Funkcjonalność dostępna od wersji platynowej programu. Po stworzeniu konkretnego przeszeregowania w konfiguracji programu Kadry i płace / Kadry / Przeszeregowanie umożliwia dokonanie grupowej: Zmiany stawki zaszeregowania o procent, kwotę lub wprowadzenie wskazanej grupie pracowników tej samej kwoty wynagrodzenia; Wypłaty nagrody o tej samej kwocie; Wypłaty nowego dodatku z tą samą kwotą, procentem lub o tej samej wartości dla grupy pracowników; Zmiany wartości dodatku o kwotę, procent lub wpisanie wskazanej grupie pracowników tej samej wartości dodatku; Zakończenia wypłaty wskazanego dodatku. Użycie czynności Edycja w kontekście przeszeregowania umożliwia nam edycje nazwy wprowadzonego w konfiguracji przeszeregowania bądź ewentualnie jego anulowanie. Czynność Wykonaj potwierdza wprowadzone przez nas dane i finalizuje przeszeregowanie w kontekście wskazanych pracowników. Struktura organizacyjna. Opcja widoczna od wersji złotej programu. Czynność umożliwia dodanie lub usunięcie zaznaczonej liście osób powiązań. Szkolenia. Opcja umożliwia dodanie zaznaczonej liście osób wniosku szkoleniowego dla wybranej definicji szkoleń (definicja szkolenia dodana wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje szkoleń). Wypłać zaliczkę. Program umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Zazwyczaj zaliczki wypłacane są przed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie poniżej. Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkę zaznaczamy kursorem na liście Kadry / Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności / Wypłać zaliczkę. W wywołanym formularzu: wprowadzamy datę wypłaty, wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana, nieopodatkowana), wpisujemy wartość udzielanej zaliczki. Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz i zamknij. Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace / Listy plac. Strona 148 z 286

149 Wypłata zaliczki Wyszukaj wg oceny. Umożliwia wyszukanie pracowników wg wskazanej oceny. Zgody. Od wersji złotej w systemie jest możliwość ustawienia dla dowolnego wydziału blokady danych kadrowych oraz naliczania wynagrodzeń. Blokada danych kadrowych oznacza zakaz modyfikacji normy czasu pracy, czasu pracy, zestawień czasu pracy, nieobecności, kalendarza dostępnego dla akordów, zestawień realizacji przy umowach cywilnoprawnych na stawce godzinowej. Blokada naliczania wynagrodzeń oznacza brak możliwości naliczania wypłat z tytułu umowy o pracę jak i umów cywilnoprawnych. Funkcja blokująca zostaje włączona poprzez zaznaczenie w konfiguracji konkretnego wydziału (Kadry i Płace / Kadry / Wydziały ) parametru Aktywna na TAK. Przy pomocy czynności Zgody umożliwiono edycję danych mimo aktywnych blokad. Zgody można udzielać dla danego wydziału określając termin do kiedy możemy edytować dane, za jaki okres oraz wskazujemy czy będą edytowane dane kadrowe czy naliczanie wynagrodzeń. Udzieloną zgodę można w dowolnym momencie wycofać przy pomocy opcji Czynności / Zgody / Wycofaj. Nalicz wypłaty. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takich miejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłacone wybranym zaznaczonym osobom. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są: Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to okres zgodny z okresem wyświetlanej listy pracowników. Typ wypłaty. Wypłaty ze względu na swój charakter podzielone zostały na trzy typy: Etat, Umowa (rozliczenie umów cywilnoprawnych), Inne (wypłaty dla osób niezatrudnionych). Przed rozpoczęciem procesu naliczania wypłat możemy wybrać jeden z typów lub pozostawić Wszystkie. W tym przypadku program wyszuka wszystkie wypłaty, jakie mogą zostać zrealizowane w wybranym okresie, dla wybranych zaznaczonych pracowników. Wypłaty te oczywiście zostaną przypisane do odpowiednich list płac. Domyślnie Wszystkie. Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Domyślnie Data aktualności. Edycja Miesiąca ZUS. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykład przy konieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt. Strona 149 z 286

150 Uwaga! Parametry edycja Miesiąca ZUS oraz Miesiąc ZUS należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonania korekty naliczonych, zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jest obowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika. Miesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie wybranego okresu. Można jednak zmusić program do sprawdzenia, czy w okresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecności odnotowane już po naliczeniu wypłaty). W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program w tle przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżeli stwierdzi różnicę pomiędzy historyczną (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną, wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty. Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano taką możliwość (zaznaczone pole Korygowana). Lista pracowników - naliczanie wypłat Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPE jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty wynikające ze stosunku pracy. Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Dodatek / Potrącenie. Obliczenia mogą dotyczyć wyłącznie jednego, wybranego z listy elementu wynagrodzenia. Wypłata zostanie naliczona pod warunkiem, że taki element Strona 150 z 286

151 wynagrodzenia zostanie wcześniej przypisany pracownikowi na przykład w etacie. Domyślnie naliczane są wszystkie elementy wynagrodzenia (pole dodatek jest puste). Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma). Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany pracownikowi w etacie, zleceniobiorcy w umowie. Symbol pozwala przypisać pracowników do różnych list płac pomimo tego, że są oni zatrudnieni w tym samym wydziale pracowników ich wypłaty są naliczane za ten sam okres. Teoretycznie podobny efekt możemy uzyskać przypisując pracowników do podwydziałów. Naliczanie. W programie przewidziano zarówno możliwość naliczania wypłat z dołu jak i z góry. W tym drugim przypadku konieczna jest odpowiednia konfiguracja wypłacanych w ten sposób elementów wynagrodzenia. Wybierając wypłatę Z dołu spowodujemy, wszystkie elementy wynagrodzenia zostaną naliczone z dołu (bez względu na ich konfigurację Z góry spowodujemy, że z góry zostaną naliczone tylko te elementy dla których w konfiguracji przewidziano taką możliwość. Pozostałe elementy wynagrodzenia naliczone zostaną z dołu. Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do pracowników wybranego wydziału. Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej deklaracji za jaki miesiąc wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS). Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK. Nalicz korektę chorobowego. Czynność pozwala wykonać korektę chorobowego po wyroku TK. Korekta podatków i składek. Zarówno podatki jak i składki ZUS rozliczane są miesięczne, przy czym dodatkowo w przypadku składek ZUS istotny jest kod tytułu ubezpieczenia. Opcja pozwala użytkownikowi skorygować naliczone przez program wartości. Korekta dotyczyć będzie zawsze wskazanego na liście pracownika w wybranym okresie (rok i miesiąc, decyduje Data aktualności). Korygowane są jednocześnie wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu (decyduje Data wypłaty). Podatki. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku. Uwaga! Aby użyć czynności Korekta podatków i składek należy od twierdzić listę płac. Korekta podatków możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że elementy wynagrodzenia na liście płac mają zaliczkę podatku naliczaną według skali podatkowej oraz są wykazywane na tej samej pozycji na deklaracji PIT. Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dla poszczególnych rodzajów ubezpieczenia. Uwaga! Korekta możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że odpowiednie listy płac nie zostały zatwierdzone. W korygowanych elementach nie jest między innymi sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami. Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej poprawności formalnej. Strona 151 z 286

152 Przelicz składki ZUS i podatki. Opcja pozwala na seryjne przeliczenie składek ZUS i podatków pracownikowi wybranym miesiącu. Przeliczane są wyłącznie składki ZUS i podatki nie zatwierdzonych list płac. Przeliczenie nie ma wpływu na wartość samych elementów wynagrodzenia. Przeliczanie może być stosowane w przypadku, gdy już po naliczeniu wypłaty użytkownik uzyskał wiedzę na przykład o zmianie wysokości składek ZUS w okresie, za który wypłaty zostały już naliczone. Strona 152 z 286

153 Kadry / Zleceniobiorcy Na liście wyświetlani są wszyscy aktualnie zatrudnieni zleceniobiorcy (wymagana co najmniej jedna umowa cywilnoprawna, realizowana co najmniej jeden dzień w przyjętym okresie). Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Funkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). Czynności Funkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). Strona 153 z 286

154 Kadry / Niezatrudnieni Na liście wyświetlane są wszystkie niezatrudnione w wybranym okresie osoby. Na liście tej automatycznie umieszczane są osoby po ustaniu stosunku pracy. Lista jest dynamicznie modyfikowana. Przedłużenie zatrudnienia (ponowne zatrudnienia) zwolnionemu pracownikowi spowoduje, że automatycznie znikną warunki uprawniające program do wyświetlania go na tej liście. Jednocześnie pracownik widoczny będzie na liście Kadry / Pracownicy. Żeby dana osoba mogła zostać wyświetlona na liście niezatrudnieni, nie może w wybranym okresie przepracować ani jednego dnia. Dotyczy to również umów cywilnoprawnych. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów). Filtry Dostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). Czynności Funkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). Strona 154 z 286

155 Kadry / Wszyscy Na liście wyświetlani są jednocześnie: Zatrudnieni, Zleceniobiorcy i Niezatrudnieni. Na liście nie są wyświetlani Właściciele. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Dostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). Czynności Funkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). Strona 155 z 286

156 Kadry / Właściciele Lista Właściciele jest wyświetlana, jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Ogólne jest zaznaczony na TAK parametr Rozliczaj właścicieli. Na liście wyświetlani są wyłącznie Właściciele i osoby z nimi współpracujące. Lista ta jest też jedynym miejscem w programie, w którym można wprowadzać dane o zatrudnianych właścicielach i osobach współpracujących.dla wprowadzenia danych o właścicielu wybieramy ikonkę. Zakres, sposób wprowadzana danych kadrowych jest zbliżony do pracowników. Właścicieli od pozostałych zatrudnionych wyróżnia to, że na formularzach: Kadry / Właściciel zaznaczamy, czy właściciel będzie się rozliczał wspólnie z zatrudnionymi pracownikami czy deklaracja DRA będzie dla niego liczona indywidualnie oraz czy na indywidualnej deklaracji dra ma przechodzić REGON (formularz dostępny wyłącznie dla właścicieli) Kadry / Etat / Ogólne Nie podlega edycji pole Wydział (zawsze WŁAŚCICIELE) Jako element wynagrodzenia wybieramy Dochód deklarowany. Uwaga! Jeżeli w polu Stawka pozostawimy wartość 0 (zero) to za podstawę naliczania składek ZUS przyjęta zostanie wartość zapisana w konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Wynagrodzenia: 60% przeciętnego ). W przeciwnym przypadku podstawą naliczania składek ZUS będzie kwota wpisana w polu Stawka, odpowiednio pomniejszona w przypadku wystąpienia nieobecności. Dla wprowadzenia danych o osobach współpracujących wybieramy. Przed wprowadzeniem danych personalnych musimy zadeklarować z którym z właścicieli dana osoba współpracuje. Zakres, sposób wprowadzana danych kadrowych jest zbliżony do właścicieli. Osoby współpracujące od właścicieli wyróżnia to, że na formularzach: Kadry / Osoba współpracująca możemy zmienić (wybór z listy) właściciela przypisanego osobie współpracującej. Podobnie jak w przypadku właścicieli na formularzu Kadry / Etat / Ogólne: Nie podlega edycji pole Wydział (zawsze WŁAŚCICIELE). Jako element wynagrodzenia wybieramy Dochód deklarowany. Uwaga! Jeżeli w polu Stawka pozostawimy wartość 0 (zero) to za podstawę naliczania składek ZUS przyjęta zostanie wartość zapisana w konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Wynagrodzenia: 60% przeciętnego ). W przeciwnym przypadku podstawą naliczania składek ZUS będzie kwota wpisana w polu Stawka, odpowiednio pomniejszona w przypadku wystąpienia nieobecności. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Dostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana dla opcji Kadry / Pracownicy. Strona 156 z 286

157 Czynności Funkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy. Strona 157 z 286

158 Kadry / Umowy Na liście wyświetlane są wszystkie umowy cywilnoprawne trwające co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Filtry - Kadry / Umowy Wydział. Zawierając umowę zlecenie każdorazowo określamy do jakiego wydziału (pośrednio centrum kosztów) umowa jest przypisywana. Domyślnie takim wydziałem jest Firma. Wybierając z dostępnej listy wydział, spowodujemy, że na ekranie wyświetlone zostaną wyłącznie umowy przypisane do tego wydziału. Opcjonalnie do jego podwydziałów. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy przypisane do wybranego wydziału i jego wszystkich podwydziałów. Nie. Na liście zostaną umieszczone wyłącznie umowy przypisane do wybranego wydziału. Umowy przypisane do podwydziałów nie będą na liście widoczne. Filtr. Wyświetlona lista umów może zostać zawężona przez wybór jednej z opcji: Wg okresu, Nie spłacone, Spłacone, Spłacone i nie zakończone, Wg okresu spłat. Okres. Na liście umieszczane są umowy trwające w wybranym okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni wszystkie umowy, które zostały zawarte 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej. (wszystko). Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy, bez względu na okres trwania. Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Stan. W filtrze opcje do wyboru to umowy: 'Aktywne', 'Anulowane', 'Razem'. Po wybraniu opcji 'Aktywne' zostaną wyświetlone umowy nieanulowane, jako 'Anulowane' będą wykazywane umowy anulowane poprzez 'Czynności/Anuluj umowę', jako 'Razem' będą wykazywane wszystkie umowy aktywne i anulowane. Czynności Strona 158 z 286

159 Wybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy umów. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków te same czynności mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika. Deklaracje ZUS. Opcja umożliwia seryjne przygotowanie deklaracji ZUS ZUA, ZZA, ZCNA, ZWUA dla zaznaczonych umów. Po zaznaczeniu umów i wybraniu opcji Przygotuj ZUA i ZZA lub Przygotuj ZWUA wskazujemy okres, za który program przygotuje deklaracje do umów. Po zaznaczeniu parametru Zarejestruj rodzinę lub Wyrejestruj rodzinę na TAK, zostaną również przygotowane deklaracje ZCNA dla członków rodziny. Kopiuj umowy. Operacja umożliwia skopiowane zaznaczonych umów. Użytkownik podaje jedynie datę zawarcia oraz okres obowiązywania umowy. Dodatkowo zaznaczając parametr Kopiuj dodatki na TAK zostanie skopiowany ostatni zapis historyczny z dodatku wraz z podstawą. Okres dodatków zostanie ustawiony na okres zgodny z trwaniem umowy. Adekwatnie ustawienie flagi Kopiuj dodatki na NIE spowoduje skopiowanie wyłącznie umowy bez przypiętych do niej dodatków. Podsumowanie wypłat. Operacja umożliwia podsumowanie wszystkich wypłat dla danej osoby bądź podsumowanie wg okresu albo wg daty wypłaty. Odbuduj indeks. Operacja techniczna polegająca na odbudowie (odświeżeniu) wewnętrznych powiązań pomiędzy poszczególnymi plikami bazy danych. Funkcję tą należy wykorzystywać w przypadku dziwnego" zachowania bazy (np. dane personalne na arkuszu nie odpowiadają danym osoby wybranej z listy). Odbudowę indeksów powinno wykonywać się każdorazowo po "zawieszeniu" komputera w trakcie pracy z programem lub w przypadku jego "resetu" spowodowanego np. chwilowym brakiem prądu). Funkcja dotyczy bazy danych jako całości, nie jest dostępna dla pojedynczych umów. Kopiuj umowę. Operacja umożliwia skopiowane zaznaczonej umowy. Użytkownik podaje jedynie datę zawarcia oraz okres obowiązywania umowy. Nalicz umowę. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takich miejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłacone wybranym zaznaczonym osobom. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są: Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to okres zgodny z okresem wyświetlanej listy umów. Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Domyślnie Data aktualności Miesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie wybranego okresu. Można jednak zmusić program do sprawdzenia, czy w okresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecności odnotowane już po naliczeniu wypłaty). W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program w tle przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżeli stwierdzi różnicę pomiędzy historyczną (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną, wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty. Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano taką możliwość (zaznaczone pole Korygowana). Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Dostępne definicje list płac szczegółowo opisane zostały w rozdziale poświęconym konfiguracji płac. Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma). Strona 159 z 286

160 Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany umowie. Symbol pozwala przypisać wypłaty umów do różnych list płac pomimo tego, że są one (umowy) przypisane do tego samego wydziału i są naliczane w tym samym okresie. Wykorzystując symbol serii możemy na przykład rozdzielić umowy z tytułu umów zleceń i umów o dzieło lub wypłaty dla zleceniobiorców będących jednocześnie pracownikami i dla osób obcych. Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do umów przypisanych do wybranego wydziału. Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej deklaracji za jaki miesiąc wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS). Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK. Wyrejestruj umowę. Opcja umożliwia seryjne wyrejestrowanie zaznaczonych umów. Po zaznaczeniu umów i wybraniu opcji Wyrejestruj umowę wskazujemy datę, do której program będzie szukaj niewyrejestrowanych umów. Strona 160 z 286

161 Kadry / Akordy Na liście wyświetlane są wszystkie akordy trwające co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Lista akordów - filtry Definicja akordu. Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy wykonujący wybrany akord. Wydział. Przypisując pracownikowi akord jednocześnie określamy w jakim wydziale będzie on realizowany ( Etat / Akord) Domyślnie wydziałem jest wydział, w którym zatrudniony jest pracownik. Wybierając z dostępnej listy wydział, spowodujemy, że na ekranie wyświetlone zostaną wyłącznie akordy przypisane temu wydziałowi. Okres. Listę tworzą pracownicy wykonujący wybrany akord co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Listę stworzą pracownicy wykonujący wybrany akord 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Listę stworzą pracownicy, którzy wykonywali wybrany akord 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek wykonywali wybrany akord. Data aktualności. W wybranym okresie dane pracowników, parametry wykonywanego akordu mogły być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Czynności Operacje seryjne Zaktualizuj akordy pozwala na wykonanie grupowej aktualizacji akordu, w parametrach podajemy datę na jaką ma zostać dokonana aktualizacja. Program pozwala nam zawęzić aktualizację tylko do ostatniego zapisu. Podziel kwotę akordu grupowego. Grupowa organizacja pracy, zgodnie z przepisami działu czternastego kodeksu pracy, polega na zatrudnieniu przez pracodawcę utworzonej dobrowolnie i zorganizowanej grupy pracowników do wykonywania ustalonych zadań, które w pewnym momencie zostaną zrealizowane i które stanowią podstawę do rozliczenia. W systemie enova poszczególne te zadania zapisywane są jako akord grupowy (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicje Strona 161 z 286

162 akordów). Grupa sama ustala swój skład osobowy, podział pracy wewnątrz grupy, rozkład czasu pracy. W systemie enova tworzenie grupy odbywa się poprzez przypisanie zdefiniowanego zadania akordy grupowego poszczególnym pracownikom (tworzącym tym samym grupę). Czas pracy poszczególnych członków grupy zapisywany jest w akordzie, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w postaci kalendarza (czas pracy notowany dzień po dniu) lub w postaci zestawień. Zespół kształtuje sam formy i zasady wynagradzania za pracę w ramach środków przewidzianych na wykonanie zadania. W praktyce rozliczenie zadania akordu grupowego polega na proporcjonalnym podziale pomiędzy pracowników (członków grupy) wypracowanego zysku. Współczynnikiem proporcjonalności jest zazwyczaj stawka zaszeregowania. Program dopuszcza jednak i drugą możliwość, że współczynnik będzie definiowany indywidualnie dla każdego pracownika w trakcie przypisywania go do grupy (akordu). Po wybraniu opcji Podziel kwotę akordu grupowego podajemy kolejno: Okres, jakiego rozliczenie będzie dotyczyć, Wydział. Wybór jednego z wydziałów pozwoli ograniczyć rozliczenie zadania wyłącznie do uczestników grupy zatrudnionych we wskazanym wydziale. Jeżeli pracownicy uczestnicy grupy realizującej zadanie (akord) są związani z różnymi wydziałami pole należy pozostawić puste. Definicja akordu. Wybieramy z listy akord zadanie, które będzie rozliczane. Kwota. Wpisujemy wynagrodzenie za wykonane zadanie, które powinno zostać rozdzielone pomiędzy uczestników grupy. Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania akordu grupowego inicjujemy przyciskiem OK. Czynności - naliczanie akordu grupowego Wynagrodzenie pracownika akordowego liczone jest następująco: dla wszystkich członków grupy sumowane są iloczyny: czas pracy x definiowany współczynnik proporcjonalności (lub stawka zaszeregowania), wprowadzona kwota dzielona jest przez wyliczoną wcześniej sumę wyliczana jest w ten sposób wartość jednej roboczogodziny, dla poszczególnych pracowników wynagrodzenie obliczane jest jako: liczba godzin pracy x wartość roboczogodziny x odpowiedni współczynnik proporcjonalności (definiowany lub stawka zaszeregowania). Odbuduj indeks. Operacja techniczna polegająca na odbudowie (odświeżeniu) wewnętrznych powiązań pomiędzy poszczególnymi plikami bazy danych. Funkcję tą należy wykorzystywać w Strona 162 z 286

163 przypadku dziwnego" zachowania bazy (np. dane personalne na arkuszu nie odpowiadają danym osoby wybranej z listy). Odbudowę indeksów powinno wykonywać się każdorazowo po "zawieszeniu" komputera w trakcie pracy z programem lub w przypadku jego "resetu" spowodowanego np. chwilowym brakiem prądu). Funkcja dotyczy bazy danych jako całości, nie jest dostępna dla pojedynczych akordów. Strona 163 z 286

164 Kadry / Dodatki i potrącenia Miejscem powiązania pracownika z wybranymi elementami wynagrodzenia jest etat (Etat / Dodatki). W przypadku zleceniobiorców jest to Umowa / Dodatki. Listę tworzą pracownicy, zleceniobiorcy którym przysługuje wybrany dodatek (potrącenie) w wybranym dniu: Data aktualności. Na liście po za pracownikami wyświetlane są aktualne wartości parametrów konfiguracyjnych wypranego elementu (na przykład procent premii). Opcja pozwala na szybką zmianę (aktualizację) wyświetlanych parametrów. W ten sposób można na przykład ustalać indywidualnie wartość premii uznaniowej dla wybranej grupy pracowników Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Lista dodatków Definicja dodatku (potrącenia). Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy uprawnieni do wybranego elementu wynagrodzenia (wymagany odpowiedni zapis w Pracownik / Etat / Dodatki). Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybór jednego z wydziałów spowoduje ograniczenie wyświetlanej listy do pracowników zatrudnionych w wybranym wydziale. Okres. Listę tworzą pracownicy, którzy mają przypisany wybrany dodatek co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np ). Listę stworzą pracownicy wykonujący wybrany akord 1 stycznia 2002 roku i później Data (np ). Listę stworzą pracownicy, którzy wykonywali wybrany akord 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek wykonywali wybrany akord. Data aktualności. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie (dodatki i potrącenia są elementami historycznymi. W programie może być przechowywana informacja o ich modyfikacjach). Pracownik. Filtr daje możliwość wskazania dodatków przypiętych do konkretnego pracownika. Czynności Edycja podstaw dodatku Czynność umożliwia edycje podstaw dodatku. Po wybraniu powyższej czynności zostaje otworzone okno Zmiana wartości dodatku, w którym należy wskazać Datę aktualizacji. Używając przycisk Otwórz mamy możliwość zmienić kwotę przypisaną dodatkowi lub z tego miejsca zaktualizować kwotę danego dodatku od wskazanej daty. Strona 164 z 286

165 Zmiana wartości dodatku Strona 165 z 286

166 Kadry / Czas pracy W gałęzi Kadry / Czas pracy są dostępne następujące listy: Grafiki (od wersji złotej programu) Nieobecności (od wersji złotej programu) Planowane nieobecności (wersja platynowa) Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa) Wnioski urlopowe (wersja platynowa) Czas pracy - Listy Strona 166 z 286

167 Kadry / Czas pracy / Grafiki Aby skorzystać z grafików czasu pracy należy zakupić minimum wersję złotą programu. W pierwszej kolejności należy stworzyć definicję grafiku z pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kalendarze / Definicje grafików. Lista Kadry / Czas pracy / Grafiki będzie widoczna tylko wówczas jeżeli będą zdefiniowane grafiki. Nowy grafik dodajemy poleceniem Nowy (Definicja grafika). Uzupełniamy Nazwa: Identyfikuje definiowany grafik na liście (maksymalnie 30 znaków), Okres pracy od, do. Przykładowo sklep A otwarty jest od godziny 9 do 22. W tej sytuacji w polu Okres pracy od należy wpisać 9, natomiast w polu do należy wpisać 22. Innym przykładem mogą być firmy ochroniarskie, w przypadku których w polu Okres pracy od należy wpisać 0, natomiast w polu do należy wpisać 24. Z pozycji Kadry i płace / Kadry / Grafiki skonfigurowaną definicję grafiku podpinamy do określonego wydziału poleceniem Nowy (Grafik planu pracy) a następnie wybieramy wydział z predefiniowanej listy. Zakładka Grafik jest widoczna, wówczas gdy przypiszemy przynajmniej jednego pracownika do danego grafiku. Na zakładce dostępne są poniższe pola: Usuń: Usuwa informację wprowadzoną w danym dniu, Dzisiaj: Wybiera w kalendarzu dzisiejszą datę, Idź do daty : Wybiera w kalendarzu wskazaną datę, Widok: Wybór wyglądu kalendarza: Dzień: Pokazuje szczegółowo dany dzień, Tydzień roboczy: Pokazuje aktualny tydzień roboczy, Tydzień: Pokazuje aktualny tydzień (od poniedziałku do niedzieli), Miesiąc: Pokazuje miesiąc zaczynając od aktualnego tygodnia, Co miesiąc: Pokazuje aktualny miesiąc, Oś czasu godzinowa: Pokazane są dni pracy w godzinach na osi czasu, Oś czasu dzienna: Pokazane są dni pracy na osi czasu. Poprzedni okres: Wybiera w kalendarzu okres czasu poprzedzający aktualny okres, Następny okres: Wybiera w kalendarzu okres czasu następujący po aktualnym okresie. Na zakładce Ogólne dostępne są poniższe pola: Wydział: Wydział, do którego podpięty jest dany grafik, Nazwa: Nazwa grafika, wyświetlana na liście grafików (maksymalnie 30 znaków), Definicja: Definicja, na której będzie oparty dany grafik. Blokada: Po włączeniu blokady nie będzie możliwe przypięcie kolejnych pracowników do danego grafika (przycisk Wybierz pracowników będzie wyszarzały). W części pracownicy znajduje się lista pracowników przypiętych do danego grafiku. Pracowników do grafiku dodajemy /usuwamy poleceniem Wybierz pracowników, bądź skrótem klawiaturowym F7. Następnie pojawi się okno, w którym za pomocą dodamy pracownika do grafiku lub za pomocą usuniemy pracownika z grafiku. Na liście Pracownicy wyświetlają się wszyscy pracownicy wprowadzeni do bazy. Po naciśnięciu przycisku OK pojawi się kolejna zakładka o nazwie Grafik, która wygląda jak poniżej. Czas pracy pracownika w danym dniu można modyfikować. Wydłużyć lub skrócić czas możemy poprzez: Nacisnąć dwa razy na pole lub Przeciągnąć w prawo / w lewo okno. Zmodyfikowany czas zmienia kolor na pomarańczowy. Strona 167 z 286

168 Aby przywrócić standardową informacje o czasie pracy należy: Zaznaczyć dany dzień, nacisnąć, - usunie się Definicja czasu pracy a pole zmieni kolor na szary Zaznaczamy ponownie dany dzień, naciskamy - przywróci się standardowa informacja o czasie pracy a pole zmieni kolor na żółty. Przypięty do pracownika grafik czasu pracy będzie widoczny w pracowniku w Kalendarz / Norma czasu pracy. Standardowo informacje z pozycji Kalendarz / Norma czasu pracy przepisywane są na pozycję Kalendarz / Czas pracy. Strona 168 z 286

169 Kadry / Czas pracy / Nieobecności Zakładka pozwala na wyświetlanie listy nieobecności. Lista ta widoczna jest od wersji złotej programu. Za pomocą dostępnych filtrów określamy jaka lista nieobecności zostanie wyświetlona. Filtry Filtry Kadry / Nieobecności W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Definicja. Określamy rodzaj nieobecności jakie mają zostać wyświetlone na liście. Filtr umożliwia wyświetlenie listy wybranej nieobecności ( np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe, itp.) lub wszystkich nieobecności. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone nieobecności. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone nieobecności pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone nieobecności pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone nieobecności. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Po określeniu zakresu za pomocą filtrów otrzymujemy listę nieobecności, zrzut ekranu poniżej: Strona 169 z 286

170 Lista nieobecności Poleceniem Otwórz wywołujemy formularz nieobecności i dostęp do zakładek: Ogólne, poniżej zrzut ekranu Nieobecność zakładka Ogólne Korekty (na zakładce znajduje się lista korekt wprowadzonych do danej nieobecności). Elementy wynagrodzenia (zakładka wyświetla listę wypłat dokonanych dla danej nieobecności). Strona 170 z 286

171 Kadry / Czas pracy / Planowane nieobecności Pozycja dostępna w wersji platynowej programu. Lista Kadry / Ewidencje / Planowane nieobecności będzie widoczna tylko w bazie, w której będą zdefiniowane nieobecności z zaznaczonym w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarz / Definicje nieobecności na TAK parametrem Definicja dostępna do wyboru na liście planowanych nieobecności. Lista Planowane nieobecności służy do planowania urlopów pracowników, najczęściej są to długoterminowe urlopy. Planowany urlop można przekształcić bezpośrednio w nieobecność używając czynności. Nieobecność zostanie odnotowana w kalendarzu pracownika na zakładce Nieobecności. Filtry Filtry Kadry / Planowane nieobecności W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Definicja. Wybór z listy spośród nieobecności, które mają w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kalendarz / Nieobecności na zakładce Dodatkowe zaznaczony parametr Definicja dostępna do wyboru na liście planowanych nieobecności na TAK. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone planowane nieobecności. Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczone planowane nieobecności pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone planowane nieobecności pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone planowane nieobecności. Strona 171 z 286

172 Kadry / Czas pracy / Wejścia i wyjścia RCP W wersji platynowej programu udostępniona została możliwość konfiguracji automatycznego zaczytywania pliku RCP. W związku z tym w folderze Kadry / Czas pracy występuje lista zawierająca Wejścia/wyjścia RCP. Filtry Filtry - Kadry/Wejścia i wyjścia RCP W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Definicja. Z dostępnej listy mamy możliwość zawęzić wyświetlane rekordy wybierając: Wejścia, Wyjścia, Wejścia służbowe, Wyjścia służbowe, Niezdefiniowany. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone dane. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone informacje dotyczące pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone informacje pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Strona 172 z 286

173 Kadry / Czas pracy / Wnioski urlopowe Pozycja dostępna w wersji platynowej programu. Lista Wnioski urlopowe jest listą pomocniczą do wniosków, które są w kartotece pracownika na zakładce Kadry pozostałe / Wnioski urlopowe oraz w module enova365 Pulpit Pracownika, Pulpit Kierownika. Kadry / Czas pracy / Wnioski urlopowe będzie widoczna tylko w bazie, w której zostaną zdefiniowane nieobecności z zaznaczonym w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kalendarze / Definicje nieobecności na TAK parametrem Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych. Wnioski urlopowe używane są przede wszystkim w module Kadry i Płace.Net, gdzie pracownik składa wniosek urlopowy, a przełożony go akceptuje, po zaakceptowaniu wniosek trafia do kalendarza pracownika jako nieobecność. Uwaga! W sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie używane są obie funkcjonalności (wprowadzanie wniosków urlopowych oraz planowanie nieobecności) program w trakcie zatwierdzania wniosku urlopowego sprawdza czy na ten okres jest już zaplanowana nieobecność i na odwrót. Filtry W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Definicja. Wybór z listy spośród nieobecności, które mają w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kalendarz / Nieobecności na zakładce Dodatkowe zaznaczony parametr Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych na TAK. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone wnioski urlopowe. Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczone wnioski urlopowe pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone wnioski urlopowe pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone wnioski urlopowe. Strona 173 z 286

174 Kadry / Ewidencje Wersja platynowa programu zawiera dodatkowy folder o nazwie Ewidencje. W obrębie powyższego folderu dostępne są następujące listy: Badania lekarskie, Nagrody i kary, Oświadczenia, Rodzina pracowników, Struktury organizacyjne, Szkolenia BHP. Ewidencje - Listy Strona 174 z 286

175 Kadry / Ewidencje / Badania lekarskie Lista zawiera badania lekarskie wprowadzone na kartotece pracownika Kadry pozostałe / Badania lekarskie. Filtry W obrębie listy dostępne są następujące filtry: Filtry - Kadry / Badania lekarskie Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie predefiniowane są badania lekarskie Wstępne i Okresowe. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone badania lekarskie. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone badania lekarskie pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone badania lekarskie pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone badania lekarskie. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Okres wg: Jest możliwość zawężenia wyświetlanych badań według Terminu wykonania bądź Daty wykonania badania. Czynności Nowe badanie lekarskie możemy przypisać pracownikowi bezpośrednio na liście wybierając przycisk lub gdy jest konieczność przypisania danego badania lekarskiego kilku pracownikom możemy skorzystać z czynności Dodaj badania lekarskie. Strona 175 z 286

176 Czynności / Badania lekarskie Dla zaznaczonej grupy pracowników jest możliwość przy użyciu czynności ustawić datę wykonania badania, zmienić termin badania, anulować planowane badanie bądź ustalić termin następnego badania. Spod listy Ewidencje / Badania lekarskie pod drukarką są dostępne wydruki Badania okresowe oraz Badania okresowe braki. Strona 176 z 286

177 Kadry / Ewidencje / Nagrody i kary Lista zawiera wprowadzone Nagrody i Kary na kartotece pracownika Kadry pozostałe / Nagrody i kary. Nową nagrodę lub karę możemy przypisać pracownikowi bezpośrednio na liście wybierając przycisk. Filtry Filtry - Kadry / Nagrody i kary W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie predefiniowane są definicje Nagroda i Kara. Rodzaj. Wybór możemy zawęzić do Nagrody lub Kary. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone nagrody i kary. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone nagrody i kary pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone nagrody i kary pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone nagrody i kary. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Pod drukarką jest możliwość skorzystania z wydruku Nagrody i kary. Strona 177 z 286

178 Kadry / Ewidencje / Oświadczenia Lista zawiera oświadczenia PIT-12, PIT-2, PIT-3 wprowadzone na kartotece pracownika Kadry pozostałe / Oświadczenia. Nowe oświadczenie możemy dodać bezpośrednio na liście wybierając przycisk 'Dodaj'. Filtry Filtry - Kadry / Oświadczenia W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Definicja oświadczenia. Dostępne warianty wyboru to PIT-12, PIT-2, PIT-3. Treść oświadczenia. Po wyborze odpowiedniej definicji oświadczenia parametr zostaje odblokowany i umożliwia wybór odpowiedniej treści oświadczenia. Zakres.Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone wprowadzone oświadczenia. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone oświadczenia pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone oświadczenia pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone oświadczenia. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Strona 178 z 286

179 Kadry / Ewidencje / Rodzina pracowników Lista zawiera członków rodzin pracowników wprowadzonych na kartotece pracownika Kadry / Rodzina. Nowego członka rodziny możemy przypisać pracownikowi wybierając bezpośrednio na liście przycisk 'Dodaj'. Filtry Filtry - Kadry / Rodzina pracowników W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Ubezpieczenie zdrowotne. Możliwość wyświetlenia danych według wskazanego parametru : Wszyscy, Ubezpieczony, Nieubezpieczony, Od dnia, Do dnia. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetleni członkowie rodziny pracowników. Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczeni członkowie rodziny pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczeni członkowie rodziny pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Strona 179 z 286

180 Kadry / Ewidencje / Struktury organizacyjne Lista Kadry / Ewidencje / Struktury organizacyjne będzie widoczna tylko wówczas, jeżeli w bazie zostanie zdefiniowana struktura organizacyjna (Narzędzia/Opcje/Ogólne/Struktury organizacyjne). Filtry Filtry - Kadry / Struktury organizacyjne W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Struktura organizacyjna. Zawężenie struktury organizacyjnej do konkretnie wskazanej. Element. Jest możliwość wskazania elementu w obrębie wybranej struktury organizacyjnej. Z podelementami. Parametr umożliwia dodatkowo wskazania lub nie podelementów. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane. Data aktualności. Wskazujemy datę aktualności. Strona 180 z 286

181 Kadry / Ewidencje / Szkolenia BHP Lista zawiera szkolenia BHP wprowadzone na kartotece pracownika Kadry pozostałe / Szkolenia BHP. Filtry Filtry - Kadry / Szkolenia BHP W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie predefiniowane są definicje Szkolenie BHP oraz Szkolenie BHP okresowe. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone szkolenia BHP. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone szkolenia BHP pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone szkolenia BHP pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Okres wg: Jest możliwość zawężenia wyświetlanych szkoleń BHP według Terminu bądź Daty odbycia szkolenia BHP. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone szkolenia BHP. Czynności Strona 181 z 286

182 Nowe szkolenie BHP możemy przypisać pracownikowi wybierając bezpośrednio na liście przycisk 'Dodaj' lub gdy jest konieczność przypisania danego szkolenia BHP kilku pracownikom możemy skorzystać z czynności Dodaj szkolenia BHP. Czynności / Szkolenia BHP Dla zaznaczonej grupy pracowników jest możliwość przy użyciu czynności ustawić datę odbycia szkolenia, zmienić termin szkolenia, anulować planowane szkolenie bądź ustalić termin następnego szkolenia. Pod drukarką jest możliwość skorzystania z wydruków Szkolenia BHP oraz Szkolenia BHP braki. Strona 182 z 286

183 Kadry/Ewidencje/Dokumenty dodatkowe Lista zawiera świadectwa pracy pracowników oraz świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych wystawione na kartotece pracownika na zakładce 'Dokumenty dodatkowe'. Uwaga! Aby była możliwość wystawienia świadectwa pracy dla pracownika tymczasowego należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych odblokować dokument dodatkowy 'Świadectwo pracy prac. tymcz.' Informacje, które zawarte są na świadectwie pracy zostają zapisane w formie listy. Filtry - Kadry/Dokumenty dodatkowe Stworzone świadectwa pracy możemy filtrować wskazując: Definicję dokumentu; Dane wg daty dokumentu, wg daty zdarzenia, wg wskazanego okresu; Interesujący nas Okres. Dodawanie, kasowanie definicji dokumentów dodatkowych jest możliwe w wersji platynowej programu w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Systemowe / Definicje dokumentów dodatkowych. Strona 183 z 286

184 Płace Podział list w obrębie modułu Płace umożliwia użytkownikowi sprawne poruszanie się po programie w ramach realizacji zagadnień płacowych. Dostępne listy: Pracownicy Zleceniobiorcy Wszyscy Właściciele Umowy Zajęcia wynagrodzenia (wersja platynowa programu) Elementy wypłaty (wersja platynowa programu) Wypłaty Listy płac Płace - Listy Strona 184 z 286

185 Płace / Pracownicy Listę tworzą pracownicy zatrudnieni (etat) co najmniej przez jeden dzień we wskazanym okresie. Jeżeli dla pracownika w tym okresie zrealizowane były wypłaty to przy jego nazwisku zostaną wyświetlone kwoty: suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia (Opodatkowane) oraz suma nieopodatkowanych elementów wynagrodzenia (Nieopodatkowane). Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty (będzie ona istotnym kryterium tworzenia listy Płace / Wypłaty). Wybierając pracownika z listy uzyskujemy dostęp do: listy wypłacanych elementów wynagrodzenia (na przykład Premia uznaniowa, Nagroda, ). W zależności od przyjętego kryterium lista może być posortowana wg nazwy elementów umieszczonych na liście lub wg okresu za jaki zostały one wypłacone (zakładka Elementy). listy list płac zrealizowanych w wybranym okresie (zakładka: Wypłaty). listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki). listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane). listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie). listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe). listy przelewów (zakładka: Przelewy). listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki). Zawartość listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów: Filtry Filtry - Płace / Pracownicy Wydział. Lista zostanie ograniczona do list plac zrealizowanych w wybranym wydziale. Pracownik zostanie umieszczony na liście, pod warunkiem, że we wskazanym okresie był przynajmniej jeden dzień zatrudniony na wybranym wydziale (lub opcjonalnie podwydziale). Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczeni wyłącznie pracownicy wybranego wydziału. Pracownicy zatrudnieni w podwydziałach nie będą na liście widoczni Okres. Na liście umieszczani są pracownicy zatrudnieni w wybranym okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy do 31 grudnia 2001 roku włącznie byli zatrudnieni co najmniej jeden dzień. Dotyczy to również osób, które kontynuowały zatrudnienie po 31 grudnia 2001 roku. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, bez względu na okres zatrudnienia. Data aktualności. W wybranym okresie dane pracownika mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datę aktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musi Strona 185 z 286

186 zostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostaną dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Czynności Wybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy pracowników. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków czynności te mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika. Akordy. Czynność występuje w wersji złotej oraz platynowej programu. Jest widoczna gdy jest co najmniej jedna, niezablokowana definicja akordu. Wybierając tę czynność mamy możliwość dodawania grupowo akordu poprzez wybór definicji akordu oraz okresu w jakim ma on obowiązywać dla zaznaczonej grupy pracowników. Druga opcja umożliwia zakończenie danej definicji akordu poprzez wybranie opcji Wykonywany do dnia dla grupy pracowników. Czynności - Akordy Dodatki i potrącenia. Opcja pozwala na seryjne dodawanie pracownikom przypisanie do etatu nowych elementów wynagrodzenia, usuwanie lub zmianę już istniejących. Czynności - Dodatki i potrącenia Dodaj nowy element. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy element wynagrodzenia. Po zaznaczeniu parametru Ustaw podstawy na TAK pojawia się aktywne pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole Podstawa dla dodatku kwotowego, pole Procent dla dodatku procentowego. Parametry Ustaw podstawy,,zeruj podstawy, Podstawa, Czas, Dni, Współczynnik, Procent, Ułamek umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Jeżeli pracownik w danym okresie taki element już posiada, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Natomiast zaznaczenie parametru Dodaj kolejny na TAK spowoduje dodanie drugiego dodatku w zadanym okresie. Dodaj zestaw. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy zestaw dodatków stworzony wcześniej z konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Strona 186 z 286

187 Kadry i płace / Kadry / Zestawy dodatków. Jeżeli pracownik w danym okresie będzie posiadał elementy z zestawu dodatków, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Zamień element wynagrodzenia. Opcja pozwala na równoczesne zakończenie wypłaty jednego elementu wynagrodzenia i rozpoczęcie wypłaty nowego. Podajemy kolejno nazwę nowego i starego, zamienianego elementu wynagrodzenia oraz datę aktualizacji zapisu. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia staremu elementowi wynagrodzenia przypisywana jest data do w okresie (Data do = Data aktualizacji 1 dzień). Element wynagrodzenia uzyskuje status zakończony. Nowy element wynagrodzenia zostaje przypisany z datą od równą dacie aktualizacji. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia żaden element nie jest kasowany. Modyfikowany jest wyłącznie okres wypłaty. Zaznaczenie parametru Ustaw podstawy na TAK uaktywnia pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole Podstawa dla dodatku kwotowego, pole Procent dla dodatku procentowego. Parametry Ustaw podstawy,,zeruj podstawy, Podstawa, Czas, Dni, Współczynnik, Procent, Ułamek umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Zakończ wypłatę. Wybranemu elementowi wynagrodzenia, w etacie pracownika przypisywana jest data do wypłaty. Podobnie jak w przypadku zamiany elementów wynagrodzenia informacja o elemencie wypłaty nie jest usuwana z danych etatowych pracownika, a jedynie zakończeniu ulega okres wypłaty. Import RCP. Program umożliwia odczyt danych z dowolnego Rejestratora Czasu Pracy, pod warunkiem, że zostały one zapisane w pliku tekstowym. Program standardowo przygotowany jest do współpracy z Rejestratorami Czasu Pracy firm: HSK Data, ACCES-CARD (SD-100) i MICROMADE (BIBI). Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Służy temu opcja Pracownik / Kadry pozostałe / Karty RCP. Przed rozpoczęciem importu danych należy: Określić typ czytnika RCP, przy pomocy którego zapisywane były dane Podać ścieżkę dostępu do zgromadzonych danych (odpowiedniego pliku tekstowego), np.: c:\rcp.txt Opcjonalnie podajemy okres jakiego ma dotyczyć odczyt. Jeżeli okres nie zostanie podany, to do programu zostaną wczytane wszystkie dane zapisane we wskazanym pliku. Rok. Pliki RCP zazwyczaj nie zawierają informacji jakiego roku dotyczą zapisy. W systemie enova gromadzona informacja kadrowa może dotyczyć wielu lat. Dla poprawnej identyfikacji danych konieczne jest podanie roku, którego dotyczyć będą zapisy. Domyślnie proponowany jest rok odczytany z daty aktualności. Numer karty. Odczyt danych może zostać ograniczony do danych dotyczących wyłącznie wybranego pracownika. W takim przypadku wpisujemy numer karty RCP pracownika. Brak zapisu jest równoznaczny z akceptacją odczytu danych dla wszystkich pracowników zapisanych w importowanym pliku. Po zaakceptowaniu w/w danych rozpoczyna się proces importu zapisów RCP. O jego przebiegu informuje kontrolka postępu. W przypadku stwierdzenia usterki w czytanych danych program automatycznie zapisze informacje o tym w odpowiednim logu. Jego analiza umożliwi wprowadzenie niezbędnych korekt. Uwaga. Jeżeli dzień zaczyna się od wejścia służbowego, to program jako godzinę przyjścia przyjmie odpowiedni zapis z kalendarza etatu pracownika. Podobnie jeżeli dzień kończy się wyjściem służbowym. Kreatory. Opcja pozwala na uruchomienie kreatora, który poprowadzi użytkownika przez poszczególne zakładki do uzupełnienia w celu zatrudnienia pracownika. Po wybraniu jednego z dostępnych kreatorów, pojawiają się kolejno do uzupełnienia kroki kreatora, zdefiniowane w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Ogólne / Definicje kreatorów. Użytkownik wersji złotej programu nie ma możliwości dodawania nowych kreatorów, natomiast ma możliwość zablokowania wybranych kreatorów lub poszczególnych kroków kreatora w konfiguracji programu. Strona 187 z 286

188 Dane kadrowe podstawowe. Kreator prowadzący użytkownika przez poszczególne kroki w celu uzupełnienia podstawowych danych kadrowych, tj. dane osobowe, podatkowe, ubezpieczeniowe. Kreator otwiera nową kartotekę. Zatrudnienie pracownika. Kreator otwiera kartotekę osoby, na której użytkownik był ustawiony, w celu wypełnienia poszczególnych kroków potrzebnych do zatrudnienia na umowę o pracę. Zgłoszenie do ubezpieczenia. Uzupełnienie tytułu i okresu ubezpieczenia pracownika oraz przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej. Badania lekarskie i szkolenia BHP. Kreator zarejestrowania badań lekarskich i szkoleń BHP. Bilans otwarcia. Uzupełnienie danych mających wpływ np. na wyliczenie dni zasiłkowych oraz prawa do ubezpieczenia.(liczba dni wykorzystanego zwolnienia chorobowego, opieki nad dzieckiem, urlopu na żądanie u poprzedniego pracodawcy). Dane kadrowe pozostałe. Kreator do wprowadzenia pozostałych informacji, np. o ukończonych szkoleniach, uprawnieniach, adresach. Operacje seryjne. Opcja pozwala na seryjne zaktualizowanie pracowników, zaktualizowanie ich wg grupy zaszeregowania, obsługę konta modułu Web, dodanie nieobecności, wyrejestrowanie pracowników oraz wysłanie wiadomości . Zaktualizuj pracowników. Wskazanym pracownikom zostanie dodany kolejny zapis historyczny. Zaktualizuj stawkę wg grupy zaszeregowania. Pracownikom zostanie zaktualizowana stawka wg wybranej grupy zaszeregowania. Zaktualizuj wydział. W wersji platynowej na liście pracowników umożliwiono zmianę wydziału dla zaznaczonej grupy pracowników. Strona 188 z 286

189 Konta modułu enovanet. Czynność widoczna od wersji złotej programu. Opcja umożliwia tworzenie, blokowanie, usuwanie, odblokowanie konta, a także resetowanie hasła do aplikacji enovanet. Dodatkowo jest możliwość seryjnego przypisania operatora enova oraz ustawienia widoczności pracowników na liście pracowników w enovanet Dodaj badania lekarskie. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie badania lekarskiego. Dodaj nieobecności. Zaznaczonym pracownikom zostanie przypisana we wskazanym okresie konkretna definicja nieobecności. Dodaj szkolenie BHP. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie szkolenia BHP. Dodaj świadczenie socjalne. Dodaj umowy. Opcja umożliwia grupowe wprowadzanie umów dla zaznaczonej grupy pracowników. Wyrejestruj pracowników. Zaznaczeni pracownicy zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń. Wyślij . Zakończenie wypłaty dodatków dla osób zwolnionych. Operacja umożliwia grupowe ustawienia daty końca dodatku zgodnie z datą, do której trwała umowa. Po wykonaniu czynności system ustawi Okres do dodatków zgodnie z datą, do której trwała umowa. Podsumowanie wypłat. Opcja umożliwia podsumowanie wypłat za okres bądź wg daty wypłaty wg wpisanej na filtrze daty w polu Okres. Przeszeregowanie. Funkcjonalność dostępna od wersji platynowej programu. Po stworzeniu konkretnego przeszeregowania w konfiguracji programu Kadry i płace / Kadry / Przeszeregowanie umożliwia dokonanie grupowej: Zmiany stawki zaszeregowania o procent, kwotę lub wprowadzenie wskazanej grupie pracowników tej samej kwoty wynagrodzenia; Wypłaty nagrody o tej samej kwocie; Wypłaty nowego dodatku z tą samą kwotą, procentem lub o tej samej wartości dla grupy pracowników; Zmiany wartości dodatku o kwotę, procent lub wpisanie wskazanej grupie pracowników tej samej wartości dodatku; Zakończenia wypłaty wskazanego dodatku. Użycie czynności Edycja w kontekście przeszeregowania umożliwia nam edycje nazwy wprowadzonego w konfiguracji przeszeregowania bądź ewentualnie jego anulowanie. Czynność Wykonaj potwierdza wprowadzone przez nas dane i finalizuje przeszeregowanie w kontekście wskazanych pracowników. Wypłać zaliczkę. Program umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Zazwyczaj zaliczki wypłacane są przed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie poniżej. Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkę zaznaczamy kursorem na liście Kadry / Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności / Wypłać zaliczkę. W wywołanym formularzu: wprowadzamy datę wypłaty, wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana, nieopodatkowana), wpisujemy wartość udzielanej zaliczki. Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz i zamknij. Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace / Listy plac. Strona 189 z 286

190 Wypłata zaliczki Nalicz wypłaty. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takich miejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłacone wybranym zaznaczonym osobom. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są: Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to okres zgodny z okresem wyświetlanej listy pracowników. Typ wypłaty. Wypłaty ze względu na swój charakter podzielone zostały na trzy typy: Etat, Umowa (rozliczenie umów cywilnoprawnych), Inne (wypłaty dla osób niezatrudnionych). Przed rozpoczęciem procesu naliczania wypłat możemy wybrać jeden z typów lub pozostawić Wszystkie. W tym przypadku program wyszuka wszystkie wypłaty, jakie mogą zostać zrealizowane w wybranym okresie, dla wybranych zaznaczonych pracowników. Wypłaty te oczywiście zostaną przypisane do odpowiednich list płac. Domyślnie Wszystkie. Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Domyślnie Data aktualności. Edycja Miesiąca ZUS. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykład przy konieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt. Uwaga! Parametry edycja Miesiąca ZUS oraz Miesiąc ZUS należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonania korekty naliczonych, zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jest obowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika. Strona 190 z 286

191 Miesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie wybranego okresu. Można jednak zmusić program do sprawdzenia, czy w okresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecności odnotowane już po naliczeniu wypłaty). W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program w tle przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżeli stwierdzi różnicę pomiędzy historyczną (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną, wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty. Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano taką możliwość (zaznaczone pole Korygowana). Lista pracowników - naliczanie wypłat Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPE jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty wynikające ze stosunku pracy. Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Dodatek / Potrącenie. Obliczenia mogą dotyczyć wyłącznie jednego, wybranego z listy elementu wynagrodzenia. Wypłata zostanie naliczona pod warunkiem, że taki element wynagrodzenia zostanie wcześniej przypisany pracownikowi na przykład w etacie. Domyślnie naliczane są wszystkie elementy wynagrodzenia (pole dodatek jest puste). Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma). Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany pracownikowi w etacie, zleceniobiorcy w umowie. Symbol pozwala przypisać pracowników do różnych list płac pomimo tego, że są oni zatrudnieni w tym samym wydziale pracowników ich wypłaty są naliczane za ten sam okres. Teoretycznie podobny efekt możemy uzyskać przypisując pracowników do podwydziałów. Naliczanie. W programie przewidziano zarówno możliwość naliczania wypłat z dołu jak i z góry. W tym drugim przypadku konieczna jest odpowiednia konfiguracja wypłacanych w ten sposób elementów wynagrodzenia. Wybierając wypłatę Strona 191 z 286

192 Z dołu spowodujemy, wszystkie elementy wynagrodzenia zostaną naliczone z dołu (bez względu na ich konfigurację Z góry spowodujemy, że z góry zostaną naliczone tylko te elementy dla których w konfiguracji przewidziano taką możliwość. Pozostałe elementy wynagrodzenia naliczone zostaną z dołu. Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do pracowników wybranego wydziału. Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej deklaracji za jaki miesiąc wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS). Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK. Nalicz korektę chorobowego. Czynność pozwala wykonać korektę chorobowego po wyroku TK. Korekta podatków i składek. Zarówno podatki jak i składki ZUS rozliczane są miesięczne, przy czym dodatkowo w przypadku składek ZUS istotny jest kod tytułu ubezpieczenia. Opcja pozwala użytkownikowi skorygować naliczone przez program wartości. Korekta dotyczyć będzie zawsze wskazanego na liście pracownika w wybranym okresie (rok i miesiąc, decyduje Data aktualności). Korygowane są jednocześnie wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu (decyduje Data wypłaty). Podatki. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku. Uwaga! Aby użyć czynności Korekta podatków i składek należy od twierdzić listę płac. Korekta podatków możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że elementy wynagrodzenia na liście płac mają zaliczkę podatku naliczaną według skali podatkowej oraz są wykazywane na tej samej pozycji na deklaracji PIT. Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dla poszczególnych rodzajów ubezpieczenia. Uwaga! Korekta możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że odpowiednie listy płac nie zostały zatwierdzone. W korygowanych elementach nie jest między innymi sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami. Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej poprawności formalnej. Przelicz składki ZUS i podatki. Opcja pozwala na seryjne przeliczenie składek ZUS i podatków pracownikowi wybranym miesiącu. Przeliczane są wyłącznie składki ZUS i podatki nie zatwierdzonych list płac. Przeliczenie nie ma wpływu na wartość samych elementów wynagrodzenia. Przeliczanie może być stosowane w przypadku, gdy już po naliczeniu wypłaty użytkownik uzyskał wiedzę na przykład o zmianie wysokości składek ZUS w okresie, za który wypłaty zostały już naliczone. Płace / Zleceniobiorcy Listę tworzą zleceniobiorcy: wykonujący dowolną umowę cywilnoprawną co najmniej przez jeden dzień we wskazanym okresie oraz zleceniobiorcy, którzy zakończyli wykonywanie umów, ale ich umowy nie zostały całkowicie rozliczone. Jeżeli w tym okresie zrealizowane były wypłaty do tych umów, to przy nazwisku Strona 192 z 286

193 zleceniobiorcy zostaną wyświetlone sumaryczne kwoty wypłat. Uwaga! Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty. Data wypłaty istotna będzie w trakcie przygotowywania listy Płace / Umowy. Wybierając zleceniobiorcę uzyskujemy dostęp do: listy zawartych umów cywilnoprawnych (zakładka Elementy). listy zrealizowanych w wybranym okresie wypłat (zakładka: Wypłaty). listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki). listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane). listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie). listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe). listy przelewów (zakładka: Przelewy). listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki). Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów: Filtry Wydział. Lista zostanie ograniczona do zleceniobiorców, którzy realizują umowy zawarte w wybranym wydziale (umowa indywidualnie wiązana jest z wydziałem). Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte wyłącznie w wybranym wydziale. Zleceniobiorcy realizujący umowy związane z podwydziałach nie będą na liście widoczni. Okres. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy to również zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy, bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa. Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datę aktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musi zostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostaną dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Strona 193 z 286

194 Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Strona 194 z 286

195 Płace / Wszyscy Listę tworzą wszystkie osoby z wyłączeniem właścicieli i osób z nimi współpracujących, których podstawowe dane personalne zostały wpisane do programu. Nie jest w tym przypadku wymagane zatrudnienie na etat lub wykonywani umowy cywilnoprawnej. Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Opodatkowane, Nieopodatkowane. Uwaga! Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty.. Wybierając zleceniobiorcę uzyskujemy dostęp do: listy wypłaconych elementów, na przykład Premia, Składka PZU (zakładka Elementy). listy zrealizowanych w wybranym okresie wypłat. Listę tworzą poszczególne paski wypłat. (zakładka: Wypłaty). listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki). listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane). listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie). listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe). listy przelewów (zakładka: Przelewy). listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki). Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów: Filtry Okres. Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Opodatkowane, Nieopodatkowane. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy to również zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy, bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa. Data aktualności. Służy ustaleniu z jakiego zapisu historycznego mają być wyświetlane dane. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Strona 195 z 286

196 Płace / Właściciele Listę tworzą właściciele i osoby z nimi współpracujące. Żeby osoba mogła zostać wyświetlona na tej liście musi zostać zatrudniona w wydziale: Właściciele i osoby współpracujące. Lista jest jedynym miejscem, w którym można dla tych osób zrealizować wypłaty. W tym przypadku wypłaty nie należy rozumieć dosłownie. W przypadku właścicieli i osób współpracujących wypłata jest formalnym zaakceptowaniem kwoty (dochodu) stanowiącego podstawę naliczania składek ZUS. Dla zrealizowania wypłaty dla wybranego właściciela (osoby współpracującej): Poleceniem Otwórz wywołujemy formularz wypłaty W polu Okres wpisujemy okres wypłaty (domyślnie proponowanym okresem jest okres wyświetlania listy Płace / Właściciele. Jako typ wypłaty pozostawiamy Etat. Poleceniem Nalicz wypłaty: Wywołujemy formularz przy pomocy którego potwierdzamy podstawowe dane dotyczące wypłaty (Okres, Data wypłaty, Data listy płac ). Zapis akceptujemy przyciskiem OK. Akceptujemy naliczoną listę płac (przycisk OK) Akceptujemy zapis poleceniem Zapisz i zamknij lub <CTRL+S> Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów: Filtry Okres. Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Opodatkowane, Nieopodatkowane. Data aktualności. Służy ustaleniu z jakiego zapisu historycznego mają być wyświetlane dane. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Strona 196 z 286

197 Płace / Umowy Lista zawiera wszystkie wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych zrealizowane w wybranym okresie. O umieszczeniu umowy na liście decyduje data jej wypłaty. Jeżeli dana wypłata, wypłaty rozliczają umowę w całości to dodatkowo umowa oznaczona zostanie symbolem W (Wypłacona). W przeciwnym przypadku opisana będzie literą N jako Niezapłacona. Lista umów Przykład. Umowa została zawarta w okresie Umowa płacona była w dwóch ratach. Pierwsza rata została zapłacona w dniu zakończenia umowy. Druga rata, rozliczająca całkowicie umowę została wypłacona w maju. Na liście Płace / Umowy umowa będzie widoczna zarówno w kwietniu jak i w maju. O wyświetleniu umowy, a dokładnie rzecz biorąc wypłaty do umowy decyduje wyłącznie data wypłaty. W opisywanym przykładzie wypłaty były dwie. Jedna w kwietniu, jedna w maju. Ponieważ druga rata powodowała całkowite wypłacenie umowy wyświetlany jest przy niej symbol W (Wypłacona). Uwaga! Umowy zlecenia zawarte na czas nieokreślony (bez daty do) zawsze są oznaczone jako niespłacone. Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów. Układ filtrów jest identyczny jak dla opcji Płace / Umowy z tą istotną różnicą, że w tym przypadku istotna jest data wypłaty umowy a nie czas jej trwania. Filtry Wydział. Lista zostanie ograniczona do umów, które związane zostały z wybranym wydziałem. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone umowy związane z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone umowy realizowane wyłącznie w wybranym wydziale. Filtr. Listę można zawężać ze względu na datę realizacji umowy, wybierając odpowiednio: Wg okresu spłat, Spłacone, Nie spłacone, Spłacone i niezakończone. Okres. Jeżeli we wskazanym okresie do danej umowy została realizowana jakaś wypłata, to umowa zostanie wyświetlona na liście. Odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Wartość, Do Strona 197 z 286

198 wypłaty (pozostało do wypłaty). Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy to również zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy, bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa. Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Stan. W filtrze opcje do wyboru to umowy: 'Aktywne', 'Anulowane', 'Razem'. Po wybraniu opcji 'Aktywne' zostaną wyświetlone umowy nieanulowane, jako 'Anulowane' będą wykazywane umowy anulowane poprzez 'Czynności/Anuluj umowę', jako 'Razem' będą wykazywane wszystkie umowy aktywne i anulowane. Wybierając umowę (Otwórz) uzyskujemy dostęp do: Elementy, lista wypłaconych elementów umowy, składających się na analizowaną wypłatę Wypłaty, lista zrealizowanych wypłat danej umowy Dodatki, lista wypłaconych dodatków do danej umowy, poniżej zrzut ekranu: Umowa lista elementów Strona 198 z 286

199 Płace / Zajęcia wynagrodzenia Lista zajęć wynagrodzenia dostępna jest w wersji platynowej programu. Lista zawiera wszystkie wprowadzone zajęcia wynagrodzenia (kartoteka pracownika / Płace / Zajęcia wynagrodzenia) w zadanym okresie. Filtry Filtry - Płace/Zajęcia wynagrodzenia W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Zakres Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybór jednego z wydziałów spowoduje ograniczenie wyświetlanej listy do pracowników zatrudnionych w wybranym wydziale. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone zajęcia wynagrodzenia związane z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone zajęcia wynagrodzenia realizowane wyłącznie w wybranym wydziale. Okres. Listę tworzą pracownicy, którzy mają przypisane zajęcie wynagrodzenia w wybranym okresie. Pracownik. Filtr daje możliwość wskazania konkretnego pracownika. Strona 199 z 286

200 Płace / Elementy wypłaty Lista dostępna wyłącznie dla wersji platynowej programu zawierająca wszystkie elementy wypłaty wchodzące w skład wynagrodzeń pracowników zrealizowanych w wybranym okresie (bez względu na ich źródło: etat, umowa, ). O umieszczeniu elementu wypłaty na liście decyduje okres elementu bądź data jego wypłaty. Wybierając dany element wypłaty (Otwórz) uzyskujemy możliwość podglądnięcia następujących danych dotyczących wybranego elementu: Ogólne, informacja o wypłaconym elemencie wynagrodzenia. W szczególności z uwzględnieniem okresu, wartości oraz składników/parametrów danego elementu. Składniki, składniki elementu wypłaty, główna wartość elementu oraz jego pomniejszenia. Podatki, informacja o wysokości przychodu opodatkowanego i nieopodatkowanego, przysługujących i odliczonych kosztach uzyskania przychodu oraz uldze podatkowej, odprowadzonej zaliczce podatku. Składki, informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek). Filtry Filtry- Płace / Elementy wynagrodzenia W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Wydział. Wyświetlone zostaną wszystkie elementy wypłat wybranego wydziału. Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie elementy wypłat zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczone elementy wypłat zawarte wyłącznie w wybranym wydziale. Indeks. Listę można zawężać ze względu na okres za który wypłacono element bądź okres wypłaty elementu, wybierając odpowiednio: wg okresu, wg daty wypłaty, wg miesiąca ZUS, wg daty listy płac. Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie elementy wypłat w wybranym okresie. Typ wypłaty. Listę można zawęzić wybierając typ wypłaty: Wszystkie, Etat, Umowa lub Inne. Lista płac. Możliwość wskazania konkretnej listy płac. Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika. Wypłata. Możliwość wskazania konkretnej wypłaty. Wg rodzaju źródła. TAK/NIE. Rodzaj źródła. Po zaznaczeniu na Tak pola Wg rodzaju źródła lista może zostać zawężona ze względu na Rodzaj źródła : etat, nieobecność, umowa, akord, storno, dodatek, nadgodziny I, nadgodziny II, nadgodziny św., nocne, kurs, świadczenie, nagroda, kara, fund. poż. wpisowe, fund. poż. wycofanie, fund. poż. składka, pożyczka, pożyczka spłata, zaliczka, spłata zaliczki, zajęcie komornicze, odchyłki. Definicja elementu. W zależności od wybranego Rodzaju źródła uaktywnia się odpowiednia lista elementów do wyboru. Na przykład przy wyborze Rodzaju źródła: Etat, w filtrze Definicja elementu podpowiada się lista elementów: Dochód deklarowany, Wynagrodzenie zasadnicze godzinowe, Strona 200 z 286

201 Wynagrodzenie zasadnicze miesięczne. Strona 201 z 286

202 Płace / Wypłaty Lista zawiera wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym okresie (bez względu na ich źródło: etat, umowa, ). O umieszczeniu wypłaty na liście decyduje wyłącznie jej data. W tym przypadku wypłata odpowiada paskowi wypłaty. Wybierając wypłatę (Otwórz) uzyskujemy dostęp do wszystkich elementów składających się na taką wypłatę. W przypadku wypłaty etatowej może to być na przykład wynagrodzenie zasadnicze, premia, dodatek za nadgodziny. Formularz wypłaty etatowej zawierał będzie następujące informacje: Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie ze stosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane) Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na analizowaną wypłatę Zobowiązania, lista płatności do zrealizowania z danej wypłaty ( kwota i termin zobowiązania) Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej, naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotne Składki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek) Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodami tytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się w sytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata Formularze wypłaty umowy, zaliczki, innej wypłaty będą nieznacznie zmodyfikowane w stosunku do arkusza wypłaty etatowej. Modyfikacje będą dotyczyły praktycznie wyłącznie wyglądu zakładki Ogólne i będą one uwzględniały specyfikę danego typu wypłaty. Na przykład w przypadku wypłaty z tytułu umowy zlecenia nie będzie wyświetlana informacja o wynagrodzeniu z tytułu pracy w nocy, czy w pracy w nadgodzinach. Pojawi się za to pozycja: Rozliczenie umowy (Numer umowy. Wartość brutto). Filtry Filtry - Płace/Wypłaty Wydział. Wyświetlone zostaną wszystkie wypłaty wybranego wydziału Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie wypłaty zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczone wypłaty zawarte wyłącznie w wybranym wydziale. Lista płac. Wyświetlana lista zostanie ograniczona do wypłat wybranej listy płac. Pracownik. Na liście pojawią się wszystkie wypłaty wybranego pracownika. Indeks. Listę można zawężać ze względu na okres za który wypłacono wypłatę, wybierając odpowiednio: wg okresu, wg daty wypłaty, wg miesiąca ZUS, wg daty listy płac. Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie wypłaty w wybranym okresie (program automatycznie Strona 202 z 286

203 wyłączy filtrowanie wg Listy płac). Typ wypłaty. Lista może zostać zawężona ze względu na rodzaj wypłaty: Etat, Umowy, Inne, Wszystkie. Czynności Zatwierdź wypłatę. Czynność pozwala zbiorczo zatwierdzić wskazane wypłaty. Przenieś do bufora. Czynność pozwala zbiorczo odtwierdzić wskazane wypłaty. Podsumowanie zaznaczonych wypłat. Operacja umożliwia podsumowanie wskazanych wypłaty. Strona 203 z 286

204 Płace / Listy płac Z jednej strony listę tworzą wszystkie listy płac zapisane w programie. Z drugiej strony lista jest miejscem tworzenia (definiowania, naliczania) nowych list płac. Pełny proces tworzenia listy płac możemy podzielić na dwa etapy: 1. pierwszy etap definiowanie listy plac rozumianej dokument, w którym zapisane zostaną wypłaty dla poszczególnych pracowników, zleceniobiorców. To definicja, w której zapisane zostaną podstawowe warunki naliczania wypłat. 2. drugi etap to naliczanie wypłat zgodnie z przyjętymi warunkami. Filtry Filtry - Płace/Listy płac Wydział. Na liście pojawią się wszystkie wypłaty wybranego wydziału. Do wyboru we filtrze są dostępne wydziały, które w konfiguracji systemu (Kadry i Płace / Kadry / Wydziały) na definicji wydziału mają zaznaczony parametr Lista płac na TAK. Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie listy płac zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczone listy płac zawarte wyłącznie w wybranym wydziale. Indeks. Kryterium dobierania list płac do wyświetlenia ich na liście może być: Okres za jaki wypłata została naliczona. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty. Wg daty wypłaty. W tym przypadku nie jest istotne za jaki okres wypłata była liczona. Wg miesiąca ZUS. Na liście pojawią się listy przypisane do wybranego okresu ZUS. Wg daty listy płac. Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie listy płac w wybranym okresie. Typ wypłaty. Lista może zostać zawężona ze względu na rodzaj wypłat: Etat, Umowy, Inne, Wszystkie. Czynności Strona 204 z 286

205 Czynności - Płace/Listy płac Podsumowanie zaznaczonych list płac. Operacja umożliwia podsumowanie zaznaczonych list płac. Renumeracja list płac. Czynność pozwala poukładać alfabetycznie pracowników w ramach wskazanej listy płac. Renumeracja listy płac możliwa jest dla niezatwierdzonej listy płac. Przygotuj przelewy. Czynność pozwala przygotować przelewy dla wskazanej listy płac. Przygotowanie przelewów wymaga zatwierdzenia listy płac. Kompensata należności. Czynność umożliwia dokonanie kompensaty należności w ramach wskazanych zatwierdzonych list płac. Księgowanie (TXT). Czynność umożliwia przygotowanie pliku w celu zaczytania list płac do programu Optima. Oznacz do przeliczenia umowy zaliczka lub podatek. Czynność historyczna dedykowana rozliczeniom umów ryczałtowych. Zatwierdź listę płac. Czynność pozwala zbiorczo zatwierdzić wskazane listy płac. W interfejsie przeglądarkowym czynność widoczna dla odtwierdzonych list płac. Uwaga! Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat tworzących tę listę płac. Przenieś do bufora. Czynność pozwala zbiorczo odtwierdzić wskazane listy płac. W interfejsie przeglądarkowym czynność widoczna dla zatwierdzonych list płac. Uwaga! Anulowanie zatwierdzenia listy płac nie jest równoznaczne z anulowaniem zatwierdzenia poszczególnych wypłat. W tym przypadku jest to jedynie zezwolenie na ręczne cofnięcie zatwierdzenia wybranych wypłat. Zmiana daty wypłaty. Zmiana daty wypłaty możliwa jest dla odtwierdzonych list płac. Należy pamiętać, że czynność zmiany daty wypłaty może spowodować zmianę miesiąca ZUS oraz miesiąca Strona 205 z 286

206 PIT wskazanej listy płac. Nalicz wypłaty. Czynność pozwala naliczyć wypłaty dla wskazanej listy płac. Strona 206 z 286

207 Definiowanie listy płac Nową listę płac wywołujemy przyciskiem: Dodaj. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są: Definicja listy. Definicja listy służy rozróżnieniu wypłat ze względu na ich źródło. Dzięki definicji wypłaty ze stosunku pracy drukowane są na liście wypłat etatowych. Wypłaty z funduszu bezosobowego drukowane są na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych. W programie predefiniowane zostały następujące definicje list płac: LPBO (Lista Płac Bilans Otwarcia) - lista płac dla elementów wypłat importowanych z innych programów, LPD (Lista Płac Dochód deklarowany) - lista zarezerwowana dla rozliczeń z Właścicielami oraz Osobami z nimi współpracującymi, LPE (Lista Płac Etaty) - domyślnie wypłaty dla pracowników zatrudnionych na etacie, LPI (Lista Płac Inne) - wypłaty dla osób nie będących ani pracownikami ani zleceniobiorcami). Na liście mogą być umieszczane wyłącznie nieopodatkowane, nieoskładkowane elementy płac. LPP (Lista Płac Pożyczki) lista udzielonych (wypłaconych) pożyczek typu PKP, ZFM, LPU (Lista Płac Umowy) - domyślnie wypłaty dla zleceniobiorców, LPZ (Lista Płac Zaliczki) - wypłacone zaliczki a konto wypłaty Jeżeli zachodzi taka potrzeba użytkownik może zapisać w programie również własne definicje. Służy temu opcja konfiguracyjna programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Listy płac szczegółowa opisana w rozdziale poświęconym konfiguracji płac. Reasumując. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla pracowników etatowych wybieramy LPE. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla zleceniobiorców wybieramy LPU. Konfiguracja listy płac Strona 207 z 286

208 Wydział. Z definicji listy (LPE, LPU, ) wynika czy musi ona zostać związana z wydziałem czy nie. Jeżeli tak, to konieczny będzie wybór wydziału. W ramach tworzonej listy płac realizowane będą wypłaty wyłącznie dla pracowników zatrudnionych we wskazanym dziale. Wypłaty nie będą naliczane dla pracowników zatrudnionych w podwydziałach. Jeżeli w definicji listy płac nie zostało zapisane jej przypisanie do wydziału to na formularzu pole Wydział pozostanie nieaktywne. W ramach tworzonej listy płac realizowane będą wypłaty dla wszystkich pracowników bez względu na wydział w którym zostali zatrudnieni. Data dokumentu ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Wprowadzona w tym miejscu data nie jest istotna z punktu widzenia dalszych obliczeń Numer dokumentu. Wszystkie dokumenty przechowywane w programie posiadają unikalny dla siebie numer. Numer ten jest automatycznie nadawany przez program na podstawie wprowadzonych danych. Składnia numeru listy płac jest następująca: Symbol definicja listy / Symbol wydziału / Rok wskazany datą wypłaty / Miesiąc wskazany datą wypłaty / Numer kolejny (do czasu zapisania listy?). Naliczanie. Wypłata naliczana może być na jeden z dwóch sposobów: Z dołu po przepracowaniu danego miesiąca Z góry przed przepracowaniem danego miesiąca. W takim przypadku nieobecności, które pojawią się w miesiącu za który wypłata została zrealizowana zostaną rozliczone z miesięcznym opóźnieniem. Żeby wypłata danego elementu wynagrodzenia mogła zostać zrealizowana z góry muszą być spełnione jednocześnie dwa warunki: Definicja elementu wynagrodzenia musi dopuszczać taką możliwość (Naliczanie: Płatna z góry) Na liście płac zostanie zaznaczone, że jest ona liczona z góry. Reasumując. Jeżeli jako sposób naliczania listy wybierzemy Z dołu to wszystkie elementy wynagrodzenia zostaną naliczone właśnie w ten sposób. Jeżeli jako sposób naliczania listy wybierzemy Z góry to elementy wynagrodzenia zdefiniowane jako płacone Z góry w ten właśnie sposób zostaną naliczone. Pozostałe elementy zostaną naliczone Z dołu, to jest z uwzględnieniem faktycznie przepracowanego czasy. W ten sposób wynagrodzenie zasadnicze (ta sama definicja elementu wynagrodzenia) w zależności od potrzeb (definicja listy płac) będzie płacone z góry bądź z dołu. Zasiłki zawsze będą płacone z dołu. Data wypłaty. Wprowadzona data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji za jaki miesiąc lista płac zostanie rozliczona (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS). Informacyjnie (kontrolnie) rok i miesiąc deklaracji wyświetlane są w polu: Deklaracja za. Okres wypłaty decyduje o tym za jaki okres (od do ) naliczone zostanie wynagrodzenie. Domyślnie jako okres wypłaty proponowany jest miesiąc kalendarzowy wskazany datą wypłaty Miesięcy wstecz. Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż 0 (zero) spowoduje, że trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące. Przykład Już po zrealizowaniu listopadowej wypłaty (za okres 1-30 listopada) pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie za okres listopada i tak też zostało ono wprowadzone do programu. Realizujemy wypłatę za grudzień (okres 1-31 grudnia). Jeżeli na liście płac pozostawimy Miesięcy wstecz = 0 to listopadowa nieobecność pozostanie nierozliczona. Grudniowa wyplata jej nie zobaczy. Jeżeli na liście płac ustawimy Miesięcy wstecz = 1 to przed naliczeniem wypłaty za grudzień program ponownie ( w pamięci ) naliczy wypłatę za listopad, nie ingerując oczywiście listopadową listę płac. Ze względu na wpisaną po listopadowej wypłacie nieobecność program wykryje różnicę pomiędzy pierwotnie naliczoną wypłatą a jej ponownym przeliczeniem. Powstała różnica zostanie automatycznie rozliczona w grudniowej wypłacie. W przypadku zwolnienia lekarskiego program: wygeneruje odpowiednie pomniejszenie listopadowej wypłaty i odpowiednio z tego tytułu pomniejszy grudniową wypłatę. Jednocześnie wygeneruje wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek rozliczy go również w grudniowej wypłacie. Zgodnie z normalną procedurą wyliczone zostanie również Strona 208 z 286

209 wynagrodzenie za okres grudnia. W opisany sposób zdefiniowaną listę płac akceptujemy poleceniem Zapisz i zamknij Strona 209 z 286

210 Naliczanie wypłat Poleceniem Otwórz otwieramy wybraną z listy listę płac. Proces naliczania płac inicjowany jest poleceniem Nalicz wypłaty. Po jego zakończeniu: na zakładce Wypłaty dostępna będzie lista pracowników i naliczonych dla nich wypłat na zakładce Podatki wyliczona zostanie zbiorcza informacja o naliczonej zaliczce podatku (w tym podstawa opodatkowania, koszty uzyskania, ulga podatkowa, pomniejszająca zaliczkę podatku składka na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczka podatku przekazywana do urzędu skarbowego. na zakładce Składki wyliczone zostaną podstawy naliczania poszczególnych składek i same składki. Naliczoną listę płac akceptujemy poleceniem Zapisz i zamknij. Dla zabezpieczenia listy płac przed przypadkowymi zmianami zaznaczamy pole Zatwierdzona (pierwsza kolumna na liście list płac lub pole Zatwierdzona na zakładce Ogólne). Uwaga! Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat tworzących tą listę. Anulowanie zatwierdzenia listy płac nie jest równoznaczne z anulowaniem zatwierdzenia poszczególnych wypłat. W tym przypadku jest to jedynie zezwolenie na ręczne cofnięcie zatwierdzenia wybranych wypłat. Strona 210 z 286

211 PKZP,ZFM,... Podział list w obrębie modułu PKZP,ZFM,... umożliwia użytkownikowi sprawne poruszanie się po programie w ramach realizacji zagadnień dotyczących funduszy pożyczkowych. Dostępne listy: PKZP, ZFM,... Pożyczki PKZP,ZFM,... - Listy Strona 211 z 286

212 PKZP,ZFM, PKZP,ZFM, Na liście wyświetlani są wszyscy członkowie wskazanego funduszu pożyczkowego. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Filtry - PKZP,ZFM,... Definicja funduszu pożyczkowego. Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy będący członkami wybranego funduszu (co najmniej jeden dzień w wybranym okresie). Okres. Listę tworzyć będą wyłącznie członkowie wybranego funduszu uczestniczący w nim, co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Listę stworzą pracownicy będący członkami funduszu 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Listę stworzą pracownicy będący członkami funduszu 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek byli członkami funduszu. Na liście PKZP,ZFM,... użytkownik ma możliwość skorzystać z raportów: Spłacone raty, Udzielone pożyczki, Wpłaty na fundusz, Członkowie funduszu. Strona 212 z 286

213 PKZP,ZFM, / Pożyczki Na liście wyświetlani są pracownicy, którzy posiadają pożyczkę. Możemy filtrować pracowników według następujących filtrów (kontekstów): Filtry Filtry - PKZP,ZFM,.../Pożyczki Definicja. Do wyboru mamy predefiniowane pożyczki z funduszów PKZP lub ZFM. Zakres. Listę tworzyć będą pożyczki w zależności od wybranego filtru: Razem, Niewypłacone, Niespłacone, Spłacone. Okres. Strona 213 z 286

214 ZFŚS - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Lista dostępna wyłącznie w wersji platynowej programu.w obrębie modułu ZFŚS została przygotowana lista Świadczenia socjalne. ZFŚS - Listy Strona 214 z 286

215 ZFŚS / Świadczenia socjalne Lista dostępna wyłącznie w wersji platynowej. Program wspomaga pracę działu socjalnego. W sytuacji gdy świadczenia socjalne mają wymiar finansowy odpowiednia informacja przekazywana jest do części płacowej systemu. Lista zawiera świadczenia socjalne zaewidencjonowane w kartotece pracownika w folderze Kadry pozostałe na zakładce Świadczenia socjalne. Filtry Filtry - ZFŚS / Świadczenia socjalne W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Definicja. Możliwość wyboru definicji świadczenia socjalnego. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone świadczenia socjalne. Strona 215 z 286

216 Szkolenia Wybrane listy dostępne są od wersji złotej programu. W ramach obsługi szkoleń rozszerzona funkcjonalność została wprowadzona do wersji platynowej. Szerszy opis dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu. Mamy możliwość skorzystania z następujących list: Szkolenia. Ukończone szkolenia. Wnioski o szkolenia. Uprawnienia (lista widoczna w wersji platynowej programu). Oferty szkoleń (lista widoczna w wersji platynowej programu). Dostawcy szkoleń. Budżety szkoleń (lista widoczna w wersji platynowej programu). Szkolenia - Listy Strona 216 z 286

217 Szkolenia / Szkolenia Zakładka udostępniona od wersji złotej programu zawierający listę wprowadzonych szkoleń. Nowe szkolenie dodajemy poleceniem Nowy (Szkolenie). Zakładka: Ogólne Na formularzu na zakładce 'Ogólne' mamy dostępne następujące sekcje i pola: Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o szkoleniu Definicja wybieramy z listy definicję szkolenie skonfigurowaną wcześniej w Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje szkoleń Oferta wybieramy ofertę dodaną wcześniej w Kadry i płace / Szkolenia / Oferty szkoleń zakładka widoczna w wersji platynowej programu. Szkolenie wewnętrzne zaznaczamy w przypadku, gdy szkolenie jest organizowane wewnątrz firmy Dostawca pole jest aktywne, gdy parametr Szkolenie wewnętrzne ustawimy na NIE. Dostawcę wybieramy z listy wcześniej dodanych dostawców w pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Dostawcy szkoleń Realizacja. Okres okres realizacji szkolenia Etap realizacji wybieramy etap realizacji z listy, do wyboru mamy: Szkolenie anulowane, Szkolenie przygotowywane, Szkolenie zrealizowane. Uczestnicy. Lista uczestników przypiętych do szkolenia. Uczestników dodajemy poleceniem Wybierz wnioski (skrót F7). Pojawi się okno, w którym po prawej stronie zaznaczamy wniosek danego pracownika i za pomocą Pracownicy skierowani na szkolenie. przenosimy pracowników na prawą stronę czyli na Zakładka: Kontakt, lokalizacja i rozliczenie Kontakt w sprawie szkolenia. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń. Osoba Telefon Telefon komórkowy Adres Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń Lokalizacja Ulica Dom Kod pocztowy Poczta Miejscowość Województwo Kraj Rozliczenie. Budżet budżet, z którego będzie zrealizowane szkolenie (zakładka widoczna w wersji platynowej programu), Cena szkolenia pełna wartość szkolenia Cena od osoby cena szkolenia od osoby Korekta kosztu - Całkowity koszt szkolenia pole aktywne jest, gdy pole Korekta kosztu ustawione jest na TAK Strona 217 z 286

218 Podzielony koszt szkolenia Strona 218 z 286

219 Szkolenia / Ukończone szkolenia Lista widoczna w wersji złotej oraz platynowej programu zawierająca listę ukończonych szkoleń przez pracowników. Dane możemy filtrować według okresu. Na liście zostaną wyświetleni pracownicy, którzy w wybranym okresie ukończyli szkolenia u obecnego pracodawcy oraz pracownicy, którzy mają odnotowane szkolenia odbyte poza firmą. Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia ukończonych szkoleń poza firmą, na podstawie informacji uzyskanych od pracownika, do których nie były wprowadzane wnioski. Wybierając użytkownik ma dostępne pola : Szkolenie należy wpisać nazwę lub temat ukończonego szkolenia Okres okres odbycia szkolenia Ocena Uwagi możliwość odnotowania uwag dotyczących ukończonego szkolenia. Z pozycji Kadry i płace / Kadry / Pracownicy w części Badania lekarskie i szkolenia jest dostępny wydruk Ukończone szkolenia. Strona 219 z 286

220 Szkolenia / Wnioski o szkolenia Lista widoczna w wersji złotej oraz platynowej programu zawierająca wprowadzone wnioski o szkolenia. Dane możemy filtrować wg: Kategoria filtr dostępny w wersji platynowej programu. Kategorie szkoleń tworzymy w konfiguracji systemy Kadry i Płace / Szkolenia / Kategoria szkoleń. Definicja definicje szkoleń tworzymy w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Szkolenia / Definicje szkoleń. Stan stan wniosku możemy wybrać z listy : Zgłoszone, Zatwierdzone, Anulowane, Przygotowywane, Zrealizowane, Rozliczone, Do realizacji, Realizowane, Robocze, Wszystkie. Etap filtr dostępny w wersji platynowej programu. Etap realizacji szkolenia możemy zdefiniować w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Szkolenia / Etapy realizacji szkoleń. W programie predefiniowane są następujące etapy : Szkolenie przygotowywane, Szkolenie rozliczone, Szkolenie zrealizowane, Wniosek anulowany, Wniosek zatwierdzony, Wniosek zgłoszony. Typ okresu filtr daje możliwość określenia czy dane dotyczące szkoleń mają zostać wyświetlone według okresu, według daty zgłoszenia czy według terminu szkolenia. Okres - określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone wnioski o szkolenia. W celu przypisania wniosku o szkolenie konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć definicje szkoleń z pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje szkoleń. Następnie naciskamy, wybieramy pracownika, któremu chcemy wprowadzić wniosek. Zakładka: Ogólne Na zakładce uzupełniamy pozycje: Definicja (wybieramy definicję z listy wniosków dodanych wcześniej w konfiguracji programu). Kierownik. Etap realizacji: Wniosek anulowany (wniosek został odrzucony przez przełożonego) Wniosek zatwierdzony (wniosek zatwierdzony przez przełożonego) Wniosek zgłoszony ( wniosek zgłoszony przez pracownika bądź przełożonego) Skierowany przez pracodawcę Data złożenia (data złożenia wniosku o szkolenie) Termin (termin szkolenia) Data wycofania, anulowania lub odrzucenia Szkolenie Okres Ocena (pole aktywne po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia) Pola Szkolenie oraz Okres uzupełnią się po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia oraz zmianie pola Etap realizacji na Szkolenie zrealizowane. Strona 220 z 286

221 Wniosek o szkolenie / Ogólne Koszty kursu, szkolenia mogą być częściowo lub w całości refundowane przez pracodawcę. W wersji platynowej programu zakładka Rozliczenie i uprawnienia została dla większej przejrzystości podzielona na zakładkę Rozliczenie i Uzyskane uprawnienia. Zakładka: Rozliczenie Na zakładce uzupełniamy pozycje: Rozliczenie kursu Budżet wybór z listy bądź możliwość utworzenia nowego budżetu (opcja możliwa w wersji platynowej programu), Korekta kosztu TAK/NIE Koszt faktycznie poniesiony Rozliczenie z pracownikiem Kwota (wartość refundacji) Element wynagrodzenia (wybieramy element, na którym chcemy rozliczyć kurs) Data rozliczenia (Koszty kursu, szkolenia zostaną zrealizowane w najbliższej wypłacie realizowanej po wpisanej dacie) Strona 221 z 286

222 Wniosek o szkolenie / Rozliczenie Zakładka: Uzyskane uprawnienia Na zakładce istnieje możliwość dodania nowego uprawnienia z listy wynikającej z konfiguracji Kategorii Uprawnień oraz Definicji Uprawnień. Zaznaczamy datę uzyskania uprawnienia, ewentualnie termin ważności lub datę utraty ważności uprawnienia. Zakładka: Uwagi Zakładka umożliwia użytkownikowi wprowadzenie dodatkowych informacji o szkoleniu. Zakładka: Elementy wynagrodzenia W przypadku, gdy pracownikowi przyznano (częściową) refundację kosztów kursu / szkolenia po jej wypłacie na liście pojawi się informacyjnie odpowiedni element wynagrodzenia. Zakładka: Ocena Możliwość wybrania kryterium oceny i uzupełnienia wartości. Nową definicje kryterium oceny wprowadzamy w konfiguracji Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / ZZL / Kryteria ocen. Zakładka widoczna w wersji platynowej programu. Strona 222 z 286

223 Szkolenia / Uprawnienia Zakładka dostępna jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą przypisane do pracowników uprawnienia nabyte w ramach odbytych szkoleń. Zakładka umożliwia dodanie uprawnienia. W celu przypisania uprawnienia konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć kategorię uprawnień z pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Kategorie uprawnień oraz definicje uprawnień z pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje uprawnień. Kategorie uprawnień są dostępne w wersji platynowej. Następnie naciskamy Nowy (Uprawnienie) i uzupełniamy pozycje: Kategoria(wybieramy kategorię z listy dodanej wcześniej w konfiguracji programu) Definicja (wybieramy definicję z listy uprawnień dodanych wcześniej w konfiguracji programu) Data uzyskania Termin ważności (pole jest aktywne jeśli uprawnienie zdefiniowane jest na pewien okres czasu oraz po uzupełnieniu pola Data uzyskania ) Data utraty (data kiedy pracownik utracił prawo do uprawnienia) Opis Uprawnienie Strona 223 z 286

224 Szkolenia / Oferty szkoleń Zakładka dostępne jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą wprowadzone oferty szkoleń. Do wyboru pod przyciskiem mamy oferty szkoleń oraz oferty szkoleń wewnętrznych. Dodawanie oferty szkolenia Po naciśnięciu 'Dodaj' pojawia się okno, w którym wybieramy z listy dostawcę szkolenia. Na formularzu na zakładce Ogólne mamy dostępne następujące sekcje i pola: Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń Dostawca nazwa i kod dostawcy Blokada Definicja z listy wybieramy definicję szkolenia skonfigurowaną wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje szkoleń Nazwa nazwa szkolenia i dostawcy Kod szkolenia Kod u dostawcy Szkolenie. Czas trwania dni, godz. czas trwania szkolenia w dniach i godzinach Ilość uczestników od, do liczba uczestników szkolenia Strona WWW strona WWW szkolenia Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń. Osoba Telefon Telefon komórkowy Adres Na formularzu na zakładce Rozliczenie i lokalizacja mamy dostępne następujące sekcje i pola: Szkolenie. Dane dotyczące informacji o cenie szkolenia Cena szkolenia pełna wartość szkolenia Cena od osoby cena szkolenia od osoby Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń Lokalizacja do wyboru mamy lokalizacje: do ustalenia, w siedzibie dostawcy, u odbiorcy, inny adres Ulica Dom Kod pocztowy Poczta Miejscowość Województwo Kraj Strona 224 z 286

225 Szkolenia / Dostawcy szkoleń Lista widoczna w wersji złotej i platynowej programu, którą tworzą wprowadzeni dostawcy szkoleń. Dostawcę szkoleń wprowadzamy poleceniem 'Dodaj'. Po naciśnięciu klawisza pojawia się okno, w którym wprowadzamy informacje o ogólne informacje o dostawcy oraz ofertę przedstawioną przez dostawcę. Formularz dostawcy szkoleń na zakładce Ogólne zawiera następujące sekcje i pola: Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o dostawcy szkoleń Kod kod dostawcy szkoleń EU VAT / NIP numer identyfikacji podatkowej Nazwa nazwa dostawcy szkoleń Adres. Ulica Nr domu Nr lokalu Kod pocztowy Miejscowość Poczta Gmina Powiat Województwo Kraj Nr telefonu Nr faksu Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń. Osoba Telefon Telefon komórkowy Adres W wersji platynowej programu formularz dostawcy szkoleń posiada zakładkę Oferty szkoleń zawierającą listę ofert proponowanych przez firmę. Ofertę szkolenie dodajemy poleceniem 'Dodaj'. Na formularzu na zakładce Ogólne mamy dostępne następujące sekcje i pola: Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń Dostawca nazwa i kod dostawcy Definicja z listy wybieramy definicję szkolenia skonfigurowaną wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace Nazwa nazwa szkolenia i dostawcy Kod szkolenia Kod u dostawcy Szkolenie. Czas trwania dni, godz. czas trwania szkolenia w dniach i godzinach Ilość uczestników od, do liczba uczestników szkolenia Strona WWW strona WWW szkolenia Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń. Osoba Telefon Telefon komórkowy Strona 225 z 286

226 Adres Na formularzu na zakładce Rozliczenie i lokalizacja mamy dostępne następujące sekcje i pola: Szkolenie. Dane dotyczące informacji o cenie szkolenia Cena szkolenia pełna wartość szkolenia Cena od osoby cena szkolenia od osoby Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń Lokalizacja do wyboru mamy lokalizacje: do ustalenia, w siedzibie dostawcy, u odbiorcy, inny adres Ulica Dom Kod pocztowy Poczta Miejscowość Województwo Kraj Strona 226 z 286

227 Szkolenia / Budżety szkoleń Zakładka dostępne jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą wprowadzone budżety szkoleń. Firma ustala planowany budżet dla poszczególnych wydziałów, który chce przeznaczyć na szkolenie dla pracowników. Budżet wprowadzamy poleceniem 'Dodaj'. Po naciśnięciu klawisza pojawia się okno, w którym wskazujemy do którego wydziały chcemy wprowadzić budżet. Przypisywanie budżetu do wydziału Formularz budżetu szkoleń zawiera następujące sekcje i pola: Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o budżecie Wydział wydział, do którego przypisany jest budżet Okres okres, na który wprowadzony jest budżet Nazwa nazwa budżetu Wykonany informacja czy dany budżet został już wykonany Budżet. Dane dotyczące kwot budżetu Plan kwota planowanego budżetu Realizacja kwota realizacji budżetu Zaplanowane kwota zaplanowanych Pozostaje pozostała kwota budżetu do zrealizowania Listę wprowadzonych budżetów szkoleń możemy zawęzić używając filtrów: Wykonane Możliwość przefiltrowania wprowadzonych budżetów szkoleń w zależności czy zostały wykonane czy też nie. Wydział Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone wprowadzone budżety szkoleń. Okres. Strona 227 z 286

228 ZZL - Zarządzanie Zasobami Ludzkimi Listy dostępne są w wersji Platynowej programu. Szerszy opis funkcjonalności dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu. W ramach modułu ZZL jest możliwość skorzystania z następujących list: Oceny, Stan zatrudnienia, Rekrutacja, Etapy rekrutacji. ZZL-Listy Strona 228 z 286

229 ZZL / Oceny W systemie enova informacje o ocenie pracowników wyświetlają się w postaci listy pracowników, wraz z nazwą kryterium wyszukania zdefiniowaną w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje I Kadry i płace / ZZL /Wyszukanie oraz z terminem ( datą, wyznaczoną do wykonania oceny ) i faktyczną datą jej przeprowadzenia. Wprowadzenie kursu - ocena Możliwe jest stworzenie listy ocen dla każdego pracownika wraz z ich wartościową oceną. Nową ocenę pracownika inicjujemy poprzez wybranie przycisku 'Dodaj'. W formularzu mamy dostępne pola: Ogólne. Dane dotyczące identyfikacji pracownika, nazwy oceny i jej terminu. Pracownik. Nazwa. Nazwa wg której jest możliwe, wyszukanie Opcja dostępna do wyboru ustawiona w konfiguracji w pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / ZZL I Wyszukanie lub tez wprowadzenie nowej nazwy. Termin. Data do której ocena powinna być wykonana. Anulowany. Zapis dotyczący aktualności. Ocena Data. Data wykonania oceny. Uwagi. Miejsce w którym możemy zanotować własne uwagi dotyczące przeprowadzonej oceny. Kryteria. Kryteria oceny wybieramy definicję jedynie z dostępnych ustawionych w konfiguracji programu i uzupełniamy wartość oceny. Strona 229 z 286

230 ZZL / Stan zatrudnienia Z tego poziomu w programie otrzymamy informacje dotyczące stanu zatrudnienia w firmie z podziałem na wydziały, podwydziały i stanowiska z datą aktualności na wybrany dzień roku. Standardowo na pasku wyświetlane jest lista: Stan zatrudnienia Pracownik Imię i nazwisko. Definicja Definicja zajmowanego przez niego stanowiska. Stanowisko Nazwa zajmowanego stanowiska Funkcja Funkcja pełniona przez pracownika Okres Okres zatrudnienia Wymiar Wymiar etatu Dzięki integralności pomiędzy modułami dane przedstawione w tabeli to dane o pracownikach uzupełniane w trakcie zatrudniania pracownika w module Kadry. Strona 230 z 286

231 ZZL / Rekrutacja Proces doboru odpowiednich pracowników, na wolne stanowiska pracy, składający się zwykle z kilku etapów: wstępnej selekcji nadesłanych aplikacji, analizy dokumentów, rozmowy wstępnej, testów kompetencji kluczowych, rozmowy kwalifikacyjnej. W systemie enova umożliwia szybki dostęp do danych dotyczących aktualnego stanu tego złożonego procesu. Standardowo na pasku wyświetlane jest lista: Rekrutacja Stan - Okno informujące o obecnym stanie prowadzonej rekrutacji. Otrzymujemy informację czy pracownik jest obecnie zatrudniony (Zatrudniony ), czy proces rekrutacji trwa nadal ( Rekrutacja, Nieaktualny ) Etap - Etap rekrutacji Stanowisko - Nazwa stanowiska na jakie prowadzona jest rekrutacja. Pracownik - Imię i nazwisko pracownika/kandydata Data zgłoszenia - Data zgłoszenia aplikacji na dane stanowisko. Data zatrudnienia - Data od której kandydat stał się naszym pracownikiem. Wszystkie te informacje możemy filtrować wg Wydziałów, Stanowisk i Stanu rekrutacji (Razem, Rekrutacja, Nieaktualny, Zatrudniony ). Pozwala to na ocenę przebiegu procesu rekrutacji i jej weryfikację. Dodatkowo można wyszukać pracowników/kandydatów wg oceny. Należy wybrać czynność Wyszukaj wg oceny. W oknie jest do wyboru lista wyszukań, którą należy zdefiniować w konfiguracji systemu Ustawienia/Kadry i płace/zzl/wyszukania. Strona 231 z 286

232 Wyszukiwanie wg oceny Jeżeli chcielibyśmy wprowadzić Nową rekrutację to należy wybrać klawisz 'Dodaj'. Okno posiada trzy zakładki: Nowa rekrutacja Zakładka: Ogólne Dane dotyczące identyfikacji pracownika, kandydata. Pracownik - Imię i nazwisko. Wydział - Wydział na który kandydat ma być zatrudniony. Stanowisko - Opcja dostępna jedynie do wyboru ze zdefiniowanych w konfiguracji definicji stanowisk. Nieaktualna - Zaznaczenie tej opcji spowoduje,że kolejne pola są niedostępne, a etap rekrutacji jest anulowany. Etap rekrutacji - Pole uzupełni się automatycznie po wpisaniu poniżej etapów rekrutacji. Data zatrudnienia data zatrudnienia kandydata Etapy - poprzez użycie przycisku Dodaj jest możliwość wprowadzenia kolejnego etapu rekrutacji dla kandydata. Strona 232 z 286

233 Formularz zawiera następujące sekcje i pola: Formularz etapu rekrutacji Ogólne: Pracownik - Imię i nazwisko. Nazwa nazwa etapu rekrutacji np. rozmowa kwalifikacyjna Termin termin poszczególnych etapów rekrutacji Ocena: Data - do której ocena powinna być wykonana. Uwagi pole tekstowe na komentarz do danej oceny Kryteria oceny: Kryteria można dodawać na dwa sposoby albo przy pomocy klawisza, gdzie z listy możemy wybrać wcześniej zdefiniowany wzór oceny wraz z kryteriami oceny Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / ZZL / Wzory ocen. Możemy również kryteria oceny dodając ręcznie wiersze w sekcji Kryteria oceny. Wcześniej należy mieć zdefiniowane kryteria oceny w konfiguracji systemu. Zakładka: Uwagi Pole dostępne do wpisania własnych niestandardowych opisów przebiegu rekrutacji. Zakładka: Aktualny opis Wyświetlane są w postaci listy oceny uzyskane w trakcie rekrutacji przez kandydata wraz z terminem ich przeprowadzenia. Ponadto w czynnościach jest możliwość wybrania czynności Zatrudnij na etat dzięki której po zakończeniu rekrutacji można od razu wprowadzić dane dotyczące nowo zatrudnionej osoby. Po wybraniu czynności pojawi się okno Zatrudnij na etat, gdzie wpisujemy datę zatrudnienia nowego pracownika. Program automatycznie przeniesie po uzupełnieniu zakładki Etat/Ogólne nowego pracownika na listę pracowników w module Kadry/Pracownicy. Strona 233 z 286

234 ZZL / Etapy rekrutacji Dane na liście wyświetlane są wg Nazwy etapu rekrutacji i wybranego okresu przedstawiają stan procesu rekrutacji. Do wyboru także Filtr: wg daty, wg terminu. Wszystkie informacje uzyskujemy przy wcześniejszym uzupełnieniu danych dotyczących Rekrutacji. Standardowo na pasku wyświetlana jest lista: Lista etapów rekrutacji Pracownik - Imię i nazwisko. Wydział - Wydział na który kandydat ma być zatrudniony. Stanowisko - Opcja dostępna jedynie do wyboru ze zdefiniowanych w konfiguracji definicji stanowisk. Etap etap rekrutacji na którym znajduje się aktualnie kandydat Termin termin odbytej rozmowy Data data oceny kandydata na tym etapie rekrutacji Strona 234 z 286

235 Deklaracje ZUS Przesłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnika wymaga wcześniejszego ich zapisania w pliku KEDU (Kolekcja Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych). W tym samym pliku KEDU zapisywane mogą być zarówno deklaracje zgłoszeniowe jak i rozliczeniowe. Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowej wraz z załącznikami służy opcja DRA. Lista załączników do deklaracji DRA ustalana jest przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych danych. W tym przypadku na etapie liczenia deklaracji nie jest wymagana żadna ingerencja użytkownika. Deklaracje zgłoszeniowe ubezpieczonych i członków ich rodziny mogą być przygotowywane zarówno z poziomu opcji Zgłoszeniowe jak i z poziomu Pracownik / Deklaracje. W tym pierwszym przypadku dysponujemy listą ubezpieczonych. W ramach gałęzi Deklaracje ZUS użytkownik ma możliwość skorzystania z następujących list: KEDU DRA Zgłoszeniowe Informacje IWA ZSWA Informacje RMUA Deklaracje ZUS - Listy Strona 235 z 286

236 Deklaracje ZUS / KEDU Przygotowanie pierwszej deklaracji zgłoszeniowej lub rozliczeniowej w danym miesiącu musi zostać poprzedzone stworzeniem odpowiedniego pliku KEDU. Nowy plik KEDU tworzymy poleceniem: 'Dodaj'. W wywołanym formularzy (zakładka Ogólne) wprowadzamy Datę z jaką plik zostanie zapamiętany w programie oraz Nazwę pod jaką zostanie w programie zapamiętany. Zapis akceptujemy poleceniem: Zapisz i zamknij. Deklaracje ZUS KEDU Uwaga! Wprowadzona w tym miejscu data ma wyłącznie znaczenie informacyjne (porządkowe) i nie będzie w żaden sposób wpływała na zawartość pliku KEDU. Wprowadzona data formalnie powinna odpowiadać dacie przygotowania deklaracji. Jeżeli w wybranym pliku KEDU zapisane zostały już dane, to na zakładce Pola można je przeglądnąć. Z tego miejsca nie podlegają one jednak edycji. Dane takie też mogą zostać wysłane do Programu Płatnika. Eksport danych inicjowany jest przyciskiem Eksport KEDU. Uwaga! Do tego samego pliku KEDU dane dopisywane mogą być wielokrotnie pod warunkiem, że nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona. Zaznaczenie tego pola jest równoznaczne z zablokowaniem możliwości dodawania nowych informacji do pliku. Strona 236 z 286

237 Uwaga! Plik KEDU powinien być zatwierdzany po przesłaniu danych do Programu Płatnika. W ten sposób eliminowana jest możliwość przypadkowych zmian w pliku. Daje to gwarancję zgodności danych przechowywanych w programie enova z danymi wysłanymi do Programu Płatnika. Przechowywane w programie pliki KEDU gwarantują możliwość wielokrotnego przesyłania naliczonych deklaracji do Programu Płatnika bez konieczności ponownego ich naliczania. Dotyczy to w szczególności historycznych danych (deklaracji). Strona 237 z 286

238 Deklaracje ZUS / DRA Proces przygotowania nowej deklaracji DRA inicjowany jest poleceniem 'Dodaj'. Z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego naliczone dane zostaną dodane. Listę tworzą wyłączne niezatwierdzone pliki KEDU. Po zatwierdzeniu pliku KEDU przywołany na ekran zostanie formularz, w którym: wyświetlona zostanie nazwa pliku KEDU (pole KEDU) opcjonalnie wyświetlone zostaną dane właściciela, jeżeli deklaracja DRA jest dla niego przygotowywana indywidualnie. Decyduje o tym zapis w polu Indywidualna deklaracja DRA (Właściciele Kadry / Właściciel). Użytkownik uzupełnia pola: Deklaracja za (miesiąc / rok). Na deklaracji zostaną uwzględnione wszystkie wypłaty zrealizowane we wskazanym okresie. W tym przypadku istotna jest data wypłaty, a nie okres za jaki została ona naliczona. Data. Wprowadzona Data zostanie wydrukowana na deklaracji jako data wypełnienia deklaracji. Uwaga. Przygotowując deklarację za grudzień 2013 roku w polu Deklaracja za wpisujemy 12/2013 lub grudzień 2013 Deklaracje ZUS - DRA Strona 238 z 286

239 Pozostałe pola formularza zostaną automatycznie uzupełnione przez program po uruchomieniu funkcji Przelicz. Termin przesyłania deklaracji i raportów zostanie zaproponowany na podstawie odpowiedniego zapisu w danych konfiguracyjnych programu (Konfiguracja Kadry i Płace / Deklaracje ZUS). Zaproponowany przez program termin podlega edycji użytkownika. Zgodnie z wytycznymi ZUS możliwy jest wybór: dla deklaracji składanych do 5 dnia następnego miesiąca dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych w rozumieniu art. 18 ust. 1, art. 19 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, dla deklaracji składanych do 10 dnia następnego miesiąca dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie, dla deklaracji składanych do 15 dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników. dla deklaracji składanych do 15 dnia następnego miesiąca dla wspólników spółek cywilnych zatrudniających pracowników lub inne osoby oraz przez osoby opłacające składki wyłącznie za siebie objęte tylko ubezpieczeniem zdrowotnym, zgłoszone z kodem 2410 dla deklaracji raportów składanych za sędziów i prokuratorów, za których jest obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne Podobnie edycji podlegają: Znak i numer decyzji pokontrolnej (o ile zachodzi taka potrzeba uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS) Liczba ubezpieczonych Liczba pracowników w przeliczeniu na pełny etat Data wypełnienia deklaracji. Strona 239 z 286

240 Uwaga! Przy ustalaniu liczby osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełny etat, dla celów stosowania art. 25 ust. 2 ustawy o rehabilitacji, należy uwzględniać tych pracowników oraz te osoby wykonujące pracę nakładczą, które w rozliczanym miesiącu kalendarzowym podlegały choć przez jeden dzień ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę lub umowy o pracę nakładczą. W liczbie zatrudnionych w danym miesiącu kalendarzowym nie należy uwzględniać osób, które przez cały ten miesiąc (odpowiednio za cały ten miesiąc): przebywały na urlopie bezpłatnym - w trakcie tego urlopu osoby te nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, przebywały na urlopie wychowawczym - w trakcie tego urlopu osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniom społecznym, podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób przebywających na urlopie wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński - w trakcie pobierania tego zasiłku osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniom społecznym (odpowiednio ubezpieczeniom społecznym osób wykonujących pracę nakładczą), podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób pobierających zasiłek macierzyński, nie świadczyły pracy w związku z odbywaniem zasadniczej lub zastępczej służby wojskowej - w trakcie tej służby osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniom społecznym (odpowiednio ubezpieczeniom społecznym osób wykonujących pracę nakładczą), podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób odbywających zasadniczą lub zastępczą służbę wojskową. W liczbie zatrudnionych należy jednak uwzględniać następujące osoby (również gdy są to osoby niepełnosprawne): zatrudnione na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, nieświadczące pracy w związku z pobieraniem zasiłków z ubezpieczenia chorobowego (z wyłączeniem zasiłku macierzyńskiego) lub świadczenia rehabilitacyjnego, będące uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy, wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę. W liczbie ubezpieczonych uwzględnia się także osoby, które za okres nieświadczenia pracy w związku z niezdolnością do pracy lub sprawowaniem opieki nad chorym członkiem rodziny nie otrzymują zasiłków z ubezpieczeń społecznych (np. osoby, które nie nabyły prawa do zasiłku w okresie pierwszych 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, osoby pozbawione prawa do zasiłku z powodu wykonywania pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy).. Informacyjnie wyświetlane są (bez możliwości edycji): Identyfikator deklaracji oraz Suma wyliczonych składek na: Ubezpieczenia społeczne Ubezpieczenia zdrowotne Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Po naliczeniu deklaracji na zakładkach dostępne są: Załączniki. Lista przygotowanych załączników do deklaracji DRA. Zobowiązania. Lista płatności wynikająca z naliczonej deklaracji Dane do Programu Płatnika wysyłamy poleceniem: Eksport. Przed wysłaniem deklaracja DRA zapisana zostanie w zewnętrznym Strona 240 z 286

241 pliku tekstowym, w formacie narzuconym, przez program Płatnika. Deklarację zapisujemy Zapisz i zamknij. Deklaracja DRA posiada weryfikator w postaci ostrzeżenia dla następujących pól pracowników: PESEL, nr paszportu (w przypadku osób zagranicznych) oraz ujemnych podstaw i składek ZUS. W sytuacji, gdy brakuje uzupełnionego pola PESEL, Nr paszportu lub występują ujemne podstawy i składki do ZUS program Płatnik zgłasza błąd uniemożliwiając przyjęcie takowej deklaracji. Strona 241 z 286

242 Deklaracje ZUS / Zgłoszeniowe Naturalnym miejscem przygotowania deklaracji zgłoszeniowych jest Pracownik, opcja Deklaracje / Zgłoszeniowe ZUS. Opcja Deklaracje ZUS / Zgłoszeniowe przeznaczona jest głównie do przeglądania przygotowanych wcześniej deklaracji. Możliwe jest również przygotowanie nowych deklaracji zgłoszeniowych. Musi być ono jednak poprzedzone: Deklaracje ZUS - wybór ubezpieczonego Wybraniem z listy pracownika, dla którego przygotowywana będzie deklaracja Wybraniem typu przygotowywanej deklaracji: ZUA, ZCNA, ZWUA lub ZZA. Wskazaniem pliku KEDU, do którego dane zostaną dopisane. Po zatwierdzeniu pliku KEDU na ekranie pojawi się formularz, w którym: wyświetlona zostanie nazwa pliku KEDU (pole KEDU) użytkownik może skorygować zaproponowaną na podstawie daty systemowej datę ostatniej modyfikacji pliku KEDU, pole Data. Pozostałe pola formularza są zależne od rodzaju deklaracji zgłoszeniowej Niezależnie od przygotowywanej deklaracji: dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <CTRL+S> Zapisz). dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU. Uwaga! Eksport danych do Programu Płatnika jest zawsze poprzedzany zapisaniem eksportowanych danych w zewnętrznym pliku KEDU. Jest zapis niezależny od zapisu KEDU w bazie danych. Zapis danych w zewnętrznym pliku KEDU podyktowany jest wyłącznie wymaganiami Programu Płatnika. Strona 242 z 286

243 Uwaga! Poleceniem Nowy dodawana jest aktualnie wyfiltrowana deklaracja. Takie rozwiązanie gwarantuje, że nowo dodana deklaracja zawsze widoczna będzie na liście. Dodawanie na przykład deklaracji ZUA w sytuacji gdy na liście wyświetlane są wyłącznie deklaracje ZCNA mogło by sugerować, że deklaracje w momencie zatwierdzenia giną w programie (nie pojawiają się na liście). Deklaracje ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA posiadają weryfikatory w postaci ostrzeżeń. Weryfikatory sprawdzają, czy zostały uzupełnione takie pola jak PESEL, paszport czy tytuł ubezpieczenia. Dodatkowo do powyżej wymienionych deklaracji zostały dodane wydruki na których kontrolowane są te same informacje co przy weryfikatorach. Deklaracja ZUA Deklaracja ZUA może służyć zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej. Jeżeli deklaracja ZUA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty wpisujemy: 1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej, 2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej. Zmiana występuje wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmiana miejsca zamieszkania. Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy, usuwamy błędy w danych, które popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu np. nieprawidłowo zostało podane miejsce zamieszkania. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji: lub zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji. Uwaga! Deklaracje zgłoszeniową ZUS ZUA dla zleceniobiorców należy tworzyć z poziomu otwartej umowy cywilnoprawnej na zakładce 'Deklaracje'. Deklaracja ZZA Deklaracja ZZA może służyć zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej. Jeżeli deklaracja ZZA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty wpisujemy: 1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej, 2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej. Strona 243 z 286

244 Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji: zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji. Uwaga! Deklaracje zgłoszeniową ZUS ZZA dla zleceniobiorców należy tworzyć z poziomu otwartej umowy cywilnoprawnej na zakładce 'Deklaracje'. Deklaracja ZIUA Deklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne, podane w dziale III formularza ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program proponuje: 1 zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej. Jeżeli historię danych pracownika tworzy więcej niż jeden zapis historyczny, to dane z poprzedniego zapisu historycznego (względem daty przygotowania deklaracji) zapisywane są w sekcji Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej. Są to: numery PESEL. Nazwisko. Imię. Data urodzenia. Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości. Deklaracja ZWUA Deklarację ZUS ZWUA należy wypełnić w celu: wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych, wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego. Jeżeli nie zostało zaznaczone: Zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego, to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Wyrejestrowanie) zaznaczy cel złożenia deklaracji oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji. Uwaga! Deklaracje zgłoszeniową ZUS ZWUA dla zleceniobiorców należy tworzyć z poziomu otwartej umowy cywilnoprawnej na zakładce Umowa/Deklaracje. Należy pamiętać o zaznaczeniu wyrejestrowania z ubezpieczeń na zakładce Umowa/Wyrejestrowanie przed dokonaniem przeliczenia deklaracji ZUS ZWUA. Deklaracja ZCNA Deklaracja ZUS ZCNA przeznaczona jest do: zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, Strona 244 z 286

245 zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny. Jeżeli wśród członków rodziny wybranego pracownika znajdują się osoby, dla których powinna zostać przygotowana deklaracja ZCNA to po uruchomieniu funkcji Przelicz ich nazwiska automatycznie pojawią się na wyświetlanej na formularzu liście Zgłaszane osoby. Deklaracja ZCZA Obecnie deklaracja ZCZA nie jest obowiązującym formularzem, została zastąpiona przez ZCNA w związku z czym wybór nowej deklaracji ZCZA został zablokowany. Niezależnie od przygotowywanej deklaracji: Uwaga! dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU. Uwaga! Do tego samego pliku KEDU dane mogą być dopisywane sukcesywnie. Nie jest przeszkodą w dodawaniu do tego samego KEDU zamknięcie programu i ponowne jego uruchomienie nawet kilka dni później. Uwaga! Różnica w przygotowaniu deklaracji z poziomu pracownika i z poziomu opcji Deklaracje ZUS dotyczy wyłącznie procesu wyszukania ubezpieczonego. Przygotowując deklarację z poziomu pracownika ten krok jest zbędny ubezpieczony jest znany (wybrany) Przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej z poziomu Deklaracje ZUS / Zgłoszeniowe wymaga w pierwszej kolejności wybrania ubezpieczonego z dostępnej listy. Strona 245 z 286

246 Deklaracje ZUS / Informacja IWA ZUS IWA jest to Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Z punktu widzenia prawidłowego uzupełnienia informacji IWA istotne jest na kartotece pracownika wprowadzenie Karty rejestracji wypadków (Kadry-pozostałe/Wypadki) oraz uzupełnienie parametru 'Pracownik zatrudniony w warunkach zagrożenia': TAK (Kadry/Dane ubezpieczeniowe pozostałe). Informacja IWA Strona 246 z 286

247 Deklaracje ZUS / ZSWA ZUS ZSWA jest to zgłoszenie lub korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Z punktu widzenia prawidłowego wypełnienia deklaracji ZUS ZSWA istotne jest uzupełnienie parametrów dotyczących pracy w szczególnych warunkach/ w szczególnym charakterze (zakładka Kadry/Dane ubezpieczeniowe na kartotece pracownika) oraz zaznaczenie daty złożenia wniosku o przyznanie emerytury pomostowej na zakładce Kadry/Dane ubezpieczeniowe pozostałe. Strona 247 z 286

248 Deklaracje ZUS / Informacje RMUA Informacje RMUA możemy przygotować na liście Deklaracje ZUS / Informacje RMUA wybierając przycisk 'Dodaj', będąc bezpośrednio na kartotece pracownika pod folderem Deklaracje / Informacje RMUA lub zbiorczo dla grupy pracowników używając Czynności / Deklaracje ZUS / Przygotuj RMUA dostępnej na liście pracowników w kadrach. Zbiorczo przygotowane deklaracje możemy przeglądać na liście Deklaracje ZUS / Informacje RMUA przy użyciu dostępnych filtrów: Pracownik jest możliwość zawężenia wyświetlanych danych w obrębie wskazanego pracownika lub Interesującego nas Okresu. Deklaracje ZUS / Informacje RMUA Strona 248 z 286

249 Deklaracje PIT Ze względu na zakres zgromadzonej informacji deklaracje PIT możemy podzielić na deklaracje drukowane: dla firmy, dla pracownika. Deklaracje PIT-4R i PIT-8AR drukowane są dla firmy. Dane o urzędzie skarbowym, dla którego przygotowywana jest deklaracja odczytywane są z danych konfiguracyjnych firmy (Narzędzia / Opcje / Urzędy). W ramach gałęzi Deklaracje PIT użytkownik ma możliwość skorzystania z następujących list: PIT-4R PIT-8 AR PIT-11 PIT-40 PIT-R PIT-8C IFT-1R IFT-1 Wycofane PIT-8B PIT-8S Strona 249 z 286

250 Deklaracje PIT - Listy Strona 250 z 286

251 Deklaracja PIT-4R Nową deklarację PIT-4R dodajemy poleceniem: Dodaj. PIT- 4R jest deklaracją roczną, aby prawidłowo została wypełniona należy naliczyć deklarację PIT-4R po kolei za 12 miesięcy. Deklaracja za miesiąc grudzień jest deklaracją, która zbiera kwoty z 12 miesięcy, można to zobaczyć na wydruku tej deklaracji. Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Firma / Urzędy i KRS). Pozostałe pola dotyczące naliczonej zaliczki podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd), bądź modyfikacja kwot przed wydrukiem, która nie zostanie zapisana na deklaracji. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane. Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu Raporty/Deklaracja PIT-4R. Strona 251 z 286

252 Deklaracja PIT-8AR Nową deklarację PIT-8AR dodajemy poleceniem: Dodaj. W wywołanym formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Na deklaracji PIT-8AR wykazywane są dochody zarówno podatników podlegających nieograniczonemu jak i ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (PIT-8AR, pozycja 8.Należności wypłacane osobom zagranicznym, wymienione w art. 29 ustawy). Właściwym miejscowo urzędem skarbowym dla podatników podlegających ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (między innymi osoby fizyczne, zagraniczne nie mające w Polsce miejsca zamieszkania) jest urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych określony w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 stycznia 1999 r. w sprawie właściwości miejscowej organów podatkowych w sprawach niektórych zobowiązań podatkowych oraz w sprawach nadpłaty podatków pobieranych przez płatników (Dz. U. Nr 6, poz. 38). W związku z powyższym jeżeli w firmie zatrudnione są osoby zagraniczne i urząd skarbowy firmy przypisany jej ze względu miejsce prowadzenia działalności nie jest urzędem skarbowym właściwym w sprawach opodatkowania osób zagranicznych to może pojawić się konieczność wydrukowania dwóch różnych deklaracji PIT-8AR. W takim przypadku zaznaczając: Osoby krajowe Osoby zagraniczne użytkownik zdecyduje, która deklaracja zostanie przygotowana. W przypadku, gdy urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych jest jednocześnie właściwym miejscowo urzędem skarbowym firmy opisana powyżej możliwość wyboru nie istnieje. W takim przypadku drukowana zawsze jest tylko jedna deklaracja PIT-8AR. Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.. Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT8AR/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Firma / Urzędy i KRS). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd), a są to: Łączny zryczałtowany podatek dochodowy Kwota potrąconego wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacenia podatku dochodowego (o ile w konfiguracji programu: Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Deklaracje/PIT-Ogólne został wprowadzony odpowiedni procent wynagrodzenia i zaznaczone zostało pole Naliczać wynagrodzenie ) Kwota do wpłaty do urzędu skarbowego. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane) Strona 252 z 286

253 Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Strona 253 z 286

254 Deklaracja PIT-11 Nową deklarację PIT-11 dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-11 musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym, po zaakceptowaniu zleceniobiorcy, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień rok-miesiąc-dzień. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.. Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT11/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza, możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to: Dochody oraz pobrane zaliczki: Przychód Koszty uzyskania przychodów Dochód Zaliczka pobrana przez płatnika Pobrane składki: Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika. Zakładka Dodatkowe Jeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R zaznaczamy odpowiednie pole. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane) Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- 11. Dodatkowo będąc na liście Deklaracje PIT / PIT-11 mamy możliwość skorzystać z wydruku Zestawienie pracowników według urzędów skarbowych, który obrazuje przypisanie urzędu skarbowego do danego pracownika. Strona 254 z 286

255 Deklaracja PIT- 40 Przed utworzeniem PIT-40, należy zaznaczyć dodatkowe informacje dla PIT-40. Z poziomu Pracownika, na zakładce Kadry/Deklaracje/Informacje dla PIT-40 należy zaznaczyć: Naliczaj deklarację PIT-40 ( poprzez wybór: Tak/Nie). Nową deklarację PIT-40 dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-40 musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym, po zaakceptowaniu pracownika, formularzu pojawiają się zakładki : Ogólne: w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie. Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT40/rok deklaracji/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawany jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to: Dochody oraz pobrane zaliczki: Przychód Koszty uzyskania przychodów Dochód Zaliczka pobrana przez płatnika Podatek należny Podatek należny Różnica między podatkiem należnym a sumą zaliczek pobranych przez płatnika do zapłaty Różnica między podatkiem sumą zaliczek pobranych przez płatnika a podatkiem należnych - nadpłata Zakładka Obliczenia: Odliczenia od dochodu ( zgodnie z art. 37 ust. 1a ustawy o PIT). Program automatycznie wypełnia składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika, wypełniającego PIT-40. Ujmujemy tam również składki zagraniczne ( zapłacone za granicą ), które spełniają wymogi formalne niezbędne do odliczenia w polskim PIT rocznym, a zostały potrącone przez płatnika wypełniającego PIT-40 albo zapłacone ze środków podatnika. W pozycji nr 71 mogą być wpisane pozostałe odliczenia od dochodu, z których podatnik może skorzystać w PIT-40. W roku 2008 mogła to być ulga prorodzinna, a w PIT-40 za 2009 nie istnieją inne odliczenia, które można by wpisać w tej pozycji. Obliczenie podatku Program wylicza automatycznie podstawę podatku oraz podatek, zgodnie z art. 27 ustawy. W pozycji nr 75 należy ująć doliczenie do podatku otrzymany za pośrednictwem płatnika wystawiającego PIT-40 zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Strona 255 z 286

256 Obliczenia od podatku ( zgodnie z art. 37 ust. 1a ustawy o PIT) Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika wylicza automatycznie program. W pozycji 78 ujmuje się składki zagraniczne ( zapłacone za granicą), które spełniają wymogi formalne niezbędne do odliczenia w polskim PIT rocznym, zgodnie art. 27b ust. 1 pkt. 2 ustawy o PIT. Pozycje nr 80 i 81 obejmują rodzaj i kwotę innych odliczeń, które płatnik może ująć w PIT-40 ( w PIT-40 za rok 2009, takich odliczeń nie ma). Zakładka Dodatkowe Jeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R lub NIP-3 zaznaczamy odpowiednie pole. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane. Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Zakładka Pola Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji. Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- 40. Strona 256 z 286

257 Deklaracja PIT- R Informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich. Nową deklarację PIT-R dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-R musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym, po zaakceptowaniu zleceniobiorcy, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień rok-miesiąc-dzień. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące informacji o kwotach wypłaconych podatnikowi są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to: Kwota wypłacona Kwota wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 16 lit.b ustawy Kwota wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 17 ustawy Kwota po odliczeniu kwot wolnych od podatków Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane). Zakładka Pola Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji. Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- R. Strona 257 z 286

258 Deklaracja PIT- 8C Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne wypłacające należności lub wykonujące na rzecz podatników świadczenia niepieniężne, od których nie ma obowiązku poboru podatku lub zaliczek na ten podatek, muszą przygotować i przekazać podatnikom oraz urzędom skarbowym PIT-8C. Nie muszą być płatnikami podatku. Wystarczy, że wypłacają podatnikom kwoty pieniężne lub realizują inne należności z określonych tytułów ( np. zasiłki chorobowe zleceniobiorców, nagrody rzeczowe).na deklaracji PIT -8C wykazuje się również informację o wysokości wypłaconego uczniom lub studentom stypendium, które wypełniają płatnicy stypendiów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT. Nową deklarację PIT-8C dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-8C musi zostać poprzedzone wyborem osoby, dla której deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym, po zaakceptowaniu osoby, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu należności lub świadczeń zaliczanych do tzw. przychodów z innych źródeł ( art. 20 ust. 1 ustawy o PIT ) na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie. Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT8C/rok deklaracji/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawany jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące informacji o wysokości osiągniętych przychodów, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT, są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to: Kwoty i rodzaje wypłaconych należności i świadczeń. Zakładka Dodatkowe Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane). Zakładka Pola Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji. Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklarację zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- 8C. Uwaga! Do poprawnego sporządzenia deklaracji PIT-8C, elementy wynagrodzenia wymagają dodatkowej konfiguracji. Strona 258 z 286

259 Deklaracja IFT-1, IFT-1R Informacja o wysokości przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania. Deklarację składa płatnik zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązany do sporządzenia i przekazania informacji na podstawie art. 42 ust.6 ustawy o PIT. Deklarację IFT-1 sporządza się na wniosek podatnika ( w terminie 14 dni od złożenia wniosku), natomiast IFT-1R sporządza się za cały rok podatkowy. Do prawidłowego utworzenia deklaracji, należy uzupełnić dane podatnika na zakładce Kadry / Pracownik / Kadry / Inne dane określając obywatelstwo oraz wpisując numer identyfikacji podatkowej, uzyskany w państwie, w którym podatnik ma miejsce zamieszkania. W przypadku braku takiego numeru, należy podać numer posiadanego dokumentu stwierdzającego tożsamość uzyskany w tym państwie. Nową deklarację IFT-1/IFT-1R dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji IFT-1/IFT-1R musi zostać poprzedzone wyborem osoby, dla której deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Firma / Urzędy i KRS). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Dane identyfikacyjne podatnika są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. W informacjach dodatkowych, jeżeli deklaracja jest sporządzana na wniosek podatnika, uzupełnia się datę złożenia wniosku. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) program zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane). Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola, pojawią się do podejrzenia wartości, które zostanę wydrukowane na deklaracji. Deklarację zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja IFT-1 lub IFT-1R. Strona 259 z 286

260 Deklaracje PIT / Wycofane W konfiguracji, na zakładce 'Kadry i płace/deklaracje /PIT - ogólne' jest pole 'Na listach deklaracji umożliwiaj dodawanie wyłącznie deklaracji aktualnych i deklaracji za rok poprzedni', domyślnie zaznaczone. Oznacza to, że na listach deklaracji można dodawać wyłącznie deklaracje aktualne oraz ważne w roku poprzednim (dla potrzeb rozliczeń). Aby było możliwe dodanie nowej deklaracji wycofanej, należy odznaczyć w konfiguracji powyższy parametr. Strona 260 z 286

261 Deklaracja PIT- 8B Jest do deklaracja historyczna. Nową deklarację PIT-8B dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-8B musi zostać poprzedzone wyborem zleceniobiorcy, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym, po zaakceptowaniu zleceniobiorcy, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.. Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT8B/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to: Dochody oraz pobrane zaliczki: Przychód Koszty uzyskania przychodów Dochód Zaliczka pobrana przez płatnika Pobrane składki: Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika. Zakładka Dodatkowe Jeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R zaznaczamy odpowiednie pole. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane) Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- 8B. Strona 261 z 286

262 Deklaracja PIT- 8S To jest deklaracja historyczna. Obecnie wypłaty stypendium są wykazywane na deklaracji PIT 8C. PIT - 8S informację o wysokości wypłaconego uczniom lub studentom stypendium, wypełniali płatnicy stypendiów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT. Nową deklarację PIT-8S dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-8S musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym, po zaakceptowaniu osoby, formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień rok-miesiąc-dzień. O wliczeniu stypendiów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie. Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące informacji o kwotach wypłaconych podatnikowi są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to: Kwota wypłacona Kwota wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT ( Zwolnienie przysługuje do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 380zł ) Zaliczka pobrana przez płatnika Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za sporządzenie informacji. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane). Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Zakładka Pola Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji. Deklarację zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- 8S. Uwaga! Do poprawnego sporządzenia deklaracji PIT-8S, elementy wynagrodzenia wymagają dodatkowej konfiguracji. Strona 262 z 286

263 Deklaracje PFRON Przesłanie deklaracji PFRON do Programu SOD Offline wymaga wcześniejszego ich zapisania w folderze Import, znajdującym się w folderze SODiR. Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowej WnD wraz z załącznikami INF-D-P służy opcja WnD. Lista załączników do deklaracji WnD ustalana jest przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych danych. W tym przypadku na etapie liczenia deklaracji nie jest wymagana żadna ingerencja użytkownika. Uwaga! Deklaracja WnD powinna być zatwierdzana po przesłaniu danych do Programu SOD Offline. W ten sposób eliminowana jest możliwość przypadkowych zmian w pliku. Daje to gwarancję zgodności danych przechowywanych w programie enova z danymi wysłanymi do Programu SOD Offline. Przechowywane w programie deklaracje WnD gwarantują możliwość wielokrotnego przesyłania naliczonych deklaracji do Programu SOD Offline bez konieczności ponownego ich naliczania. Dotyczy to w szczególności historycznych danych (deklaracji). W ramach gałęzi Deklaracje PFRON użytkownik ma możliwość skorzystania z następujących list: Wn-d Wycofane INF-D Wn-U Deklaracje PFRON - Listy Strona 263 z 286

264 Wn-D Wn-D to wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania. O takie dofinansowanie mogą się ubiegać pracodawcy (na podstawie art. 26a ustawy o rehabilitacji): prowadzący zakład pracy chronionej, zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągający wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%, zatrudniający w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy mniej niż 25 pracowników. Deklaracja WnD zawiera zbiorcze podsumowanie wysokości dofinansowania rozliczonego w informacjach INF-D-P. Proces przygotowania nowej deklaracji Wn-D inicjowany jest poleceniem Dodaj. Przywołany na ekran zostanie formularz, w którym Użytkownik uzupełnia pola: Wniosek (Zwykły lub korygujący). Okres sprawozdawczy (miesiąc / rok). Na deklaracji zostaną uwzględnione wszystkie wypłaty zrealizowane we wskazanym okresie. W tym przypadku istotny jest okres za jaki zostały naliczone, a nie data wypłaty. Data. Wprowadzona Data zostanie wydrukowana na deklaracji jako data wypełnienia deklaracji. Pozostałe pola formularza zostaną automatycznie uzupełnione przez program po uruchomieniu funkcji Przelicz. Informacyjnie wyświetlane są (bez możliwości edycji): Należna kwota dofinansowania, liczba załączników INF-D-P oraz Dodatkowe informacje o pracodawcy: Liczba osób niepełnosprawnych w okresie sprawozdawczym Stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym Bieżący stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym Średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających okres sprawozdawczy. Strona 264 z 286

265 Deklaracje PFRON WND Uwaga! poz. 36 liczba osób niepełnosprawnych nowo zatrudnionych w okresie sprawozdawczym, za które sporządzany jest wniosek (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji), poz. 37 i 38 stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym, tj. odpowiednio w poz. 37 ogółem, w poz. 38 osoby niepełnosprawne (te pozycje wyliczane są jako przeciętny miesięczny stan zatrudnienia ustalony w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji). Ustalając liczbę osób niepełnosprawnych nie należy wliczać zgodnie z art. 21 ust. 5 osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób nie będących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych: na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, przebywających na urlopach wychowawczych, nie świadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej, będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy, Strona 265 z 286

266 nie świadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego, przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy. WAŻNE! Od 1 stycznia 2011 r. do liczby osób niepełnosprawnych nie należy dodatkowo wliczać pracownika niepełnosprawnego przebywającego nawet 1 dzień na urlopie bezpłatnym; dla takiego pracownika należy wówczas wyliczyć przeciętny wymiar czasu pracy. W zakładzie pracy chronionej należy (stosując art. 28 ust. 3 i 4 ustawy o rehabilitacji) zaliczać także osoby niepełnosprawne wykonujące pracę nakładczą, jeżeli ich wynagrodzenie zostało ustalone co najmniej w wysokości: najniższego wynagrodzenia w stosunku do wykonawców, dla których praca nakładcza stanowi jedyne źródło utrzymania, połowy najniższego wynagrodzenia w stosunku do pozostałych wykonawców. Wymiar czasu pracy tych osób należy obliczać jako iloraz wysokości ustalonego wynagrodzenia i najniższego wynagrodzenia, ale nie może on przekraczać całego etatu. Ponadto nie należy wliczać do stanu zatrudnienia tych samych pracowników, których nie wlicza się stanu zatrudnienia u pracodawców z otwartego rynku (wymienionych w art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji). Pozycje 39 i 40 wypełnia pracodawca, dla którego dofinansowanie stanowi pomoc publiczną. Te pozycje są potrzebne do wykazania przez pracodawcę, dla którego dofinansowanie stanowi pomoc publiczną, efektu zachęty ustalonego metodą ilościową. Wskaźniki te należy obliczać na podstawie rozporządzenia unijnego, które określa inne zasady niż ustawa o rehabilitacji. Jeżeli dofinansowanie nie stanowi pomocy publicznej i w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/deklaracje/pfron rozliczeniowe parametr Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną zostanie zaznaczony na NIE, to te pozycje pozostaną puste. W pozycji 39 i 40 Wn-D pracodawca ma obowiązek wykazać bieżący stan zatrudnienia ustalony tylko na podstawie rozporządzenia unijnego Nr 800/2008. WAŻNE! Pracodawca, który ustala wskaźniki w celu wykazania efektu zachęty, powinien pomijać osoby przebywające na urlopach macierzyńskich i wychowawczych zarówno pełnosprawne, jak i niepełnosprawne. poz. 41 i 42 należy wykazać średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających okres sprawozdawczy. Jest to 1/12 sumy przeciętnych miesięcznych stanów zatrudnienia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy ustalany na podstawie art. 2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) Nr 800/2008 oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia. Na przykład pracodawca składający wniosek Wn-D za marzec 2011 r. powinien podać średni stan zatrudnienia za okres od marca 2010 r. do lutego 2011 r., biorąc pod uwagę wyłączenia wymienione w rozporządzeniu unijnym (czyli nie powinien wliczać osób przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych, zarówno pełnosprawnych jak i niepełnosprawnych). Strona 266 z 286

267 Po naliczeniu deklaracji na zakładkach dostępne są: Dane pełnomocnika i oświadczenia Pełnomocnik, pozycja zaczytywana z konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/ Deklaracje/ PFRON rozliczeniowe. Jeżeli w konfiguracji pole nie zostało uzupełnione, to na deklaracji użytkownik musi sam je wypełnić. Dane uzupełniane w tym polu muszą być zgodne z danymi w konfiguracji programu SOD Offline. W przeciwnym wypadku, podczas wczytywania deklaracji pojawi się błąd. Deklaracje PFRON WND / Pełnomocnik Załączniki. Lista przygotowanych załączników INF-D-P, z naliczonym dofinansowaniem dla poszczególnych pracowników. Deklaracje PFRON WND / Załączniki Płatności. Lista płatności wynikająca z naliczonej deklaracji Informacja INF-D-P to miesięczna informacja o wynagrodzeniach, zatrudnieniu i stopniach niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych, z uwzględnieniem pracowników, u których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz pracowników niewidomych. Otwierając załącznik dla wybranego pracownika, możemy podejrzeć naliczone dofinansowanie: Strona 267 z 286

268 Deklaracje PFRON INF-D-P Uwaga! WAŻNE! Efektu zachęty na pracownika niepełnosprawnego nie wykazują pracodawcy, dla których dofinansowanie do wynagrodzeń nie stanowi pomocy publicznej. Pozycję 48 na Tak zaznacza pracodawca, który wykazał efekt zachęty na podstawie art. 26b ust. 4 lub 5 ustawy o rehabilitacji albo nie miał obowiązku wykazywania efektu zachęty stosownie do art. 2 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji lub na podstawie rozporządzenia Komisji (WE) Nr 800/2008 z 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy Dz. Urz. UE L 214 z ). Strona 268 z 286

269 UWAGA: Od 1 marca 2011 r. od wynagrodzeń należnych za marzec 2011 r. dofinansowanie nie przysługuje na pracowników o lekkim lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, którzy są uprawnieni do emerytury. Od 1 stycznia 2011 r. obowiązują zmiany dotyczące uznawania u pracowników schorzeń szczególnych, które uprawniają pracodawców do wyższego dofinansowania ich wynagrodzeń. osobami o szczególnych schorzeniach są osoby, w odniesieniu do których orzeczono: chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe, epilepsję, osoby niewidome. Uwaga! Dane do Programu SOD Offline wysyłamy poleceniem: Eksport SODiR Offline. Przed wysłaniem deklaracja WNnD zapisana zostanie w zewnętrznym pliku xml, w formacie narzuconym, przez program SOD Offline. Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Strona 269 z 286

270 Deklaracje PFRON / Wycofane W konfiguracji, na zakładce 'Kadry i płace / Deklaracje / PFRON jest pole 'Na listach deklaracji umożliwiaj dodawanie wyłącznie deklaracji aktualnych i deklaracji za rok poprzedni', domyślnie zaznaczone na TAK. Oznacza to, że na listach deklaracji można dodawać wyłącznie deklaracje aktualne oraz ważne w roku poprzednim (dla potrzeb rozliczeń). Aby było możliwe dodanie nowej deklaracji wycofanej, należy odznaczyć w konfiguracji powyższy parametr. INF-D Deklaracja historyczna, obowiązująca do , Wn-U Deklaracja historyczna, obowiązująca w okresie Strona 270 z 286

271 Szybki start W niniejszym rozdziale w sposób skrótowy opisane zostały typowe procedury realizowane przez użytkowników programu. Należą do nich między innymi: procedura zatrudniania pracownika, procedura aktualizacji zapisanych danych, procedura wypłaty etatowej, procedura zawarcia i rozliczenia umowy cywilnoprawnej Dane o firmie Wszystkie dane identyfikacyjne firmy zapisane zostały w opcji: Narzędzia / Opcje (Pasek Menu) Firma (drzewo opcji ) Nazwa i adres Dane o działalności Urzędy i KRS Poszczególne pola i formularze wypełniamy zgodnie z ogólnie przyjętymi w programie zasadami. Strona 271 z 286

272 Zatrudniamy pracowników Z menu głównego programu lub drzewa folderów wybieramy opcję Kadry i Płace/Kadry/ Pracownicy. Menu Kadry Po zaakceptowaniu wyboru na ekranie wyświetlona zostanie lista pracowników. Nową pozycję pracownika dodajemy do listy poleceniem: Dodaj. Po zaakceptowaniu polecenia na ekranie wyświetlony zostanie główny formularz danych personalnych pracownika. Ze względu na dużą liczbę danych opisujących pracownika zamiast zakładek głównego formularza po lewej stronie wyświetlane jest drzewo zakładek. Dla poprawnego zatrudnienia pracownika (zleceniobiorcy) wymagana jest: Wprowadzenie: kodu, nazwiska i imienia zatrudnianej osoby (Kadry / Ogólne) Kod to niepowtarzalny, alfa numeryczny ciąg maksymalnie 12 znaków (litery, cyfry). Weryfikacja przysługujących kosztów uzyskania i ulgi podatkowej (Kadry / Dane podatkowe) Koszty uzyskania i ulga podatkowa zapisywane są jako iloczyn: wartości nominalnych (standardowych) odczytywanych z konfiguracji programu i współczynników przypisanych indywidualnie pracownikom. Domyślnie współczynniki przyjmują wartość 1 (jeden). Uzupełnienie informacji o Kasie chorych, dacie przystąpienia do kasy (Kadry / Dane ubezpieczeniowe). Wprowadzane w tym miejscu dane dotyczą wszystkich zatrudnianych osób bez względu na charakter zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenia ). Wszystkie dane ubezpieczeniowe uzupełniane są podobnie jak w Programie Płatnika (dokonując wyboru z odpowiednich słowników). Jeżeli wynagrodzenie pracownika przelewane będzie na jego Rachunek Oszczędnościowo Rozliczeniowy (ROR, Kadry / Rachunki bankowe) przed pierwszą wypłatą należy przypisać pracownikowi co najmniej jeden Bank (wybór z listy). Lista dostępnych banków może być uzupełniana na bieżąco, również w trakcie przypisywania banku pracownikowi. Lista banków może zostać uzupełniona również wcześniej. Wykorzystujemy do tego celu opcję: Kontrahenci i Urzędy / Banki. Jeżeli na utrzymaniu pracownika pozostają dzieci uprawnione do ubezpieczenia, do zasiłku rodzinnego, pielęgnacyjnego uzupełniamy informacje o członkach rodziny (Kadry / Rodzina). Wysokość zasiłku rodzinnego ustalamy pośrednio wybierając jedną z pozycji: Zasiłek rodzinny (1,2 dziecko), Zasiłek rodzinny (3 dziecko), W trakcie realizacji wypłaty wysokość zasiłku odczytana zostanie z odpowiednich, historycznych danych konfiguracyjnych programu. Jeżeli pracownikowi przysługuje zaniechanie podatkowe przed pierwszą wypłatą uzupełniamy: Kadry / zaniechania podatkowe. Wartość zaniechania określana jest wysokością zaliczki podatku nie odprowadzanej do urzędu skarbowego (po pomniejszeniu o składkę na ubezpieczenie zdrowotne). Zatrudniając pracownika etatowego należy: Uzupełnić podstawowe dane o zatrudnieniu. W szczególności: Okres zatrudnienia i Stawkę Strona 272 z 286

273 zaszeregowania (Etat / Ogólne). Domyślny norma czasu pracy zapisywana jest w postaci Standardowego kalendarza. Ubezpieczyć pracownika (Etat / Ubezpieczenia). Po wybraniu tytułu ubezpieczenia program zaproponuje datę powstania obowiązku ubezpieczeń (na podstawie daty zatrudnienia) oraz obowiązkowe ubezpieczenia (na podstawie wybranego uprzednio kodu tytułu ubezpieczenia). Jeżeli z umowy o pracę wynika, że pracownikowi przysługują poza wynagrodzeniem zasadniczym cyklicznie wypłacane dodatki typu Premia procentowa, Dodatek funkcyjny przypisujemy je z pozycji: Etat / Dodatki. Dopisując pracownikowi w etacie wybrane dodatki gwarantujemy sobie ich cykliczna wypłatę w ustalonym okresie. O ile pozwala na to konfiguracja dodawanego elementu wynagrodzenia, jego wartość może być indywidualnie modyfikowana dla każdego zatrudnianego pracownika. Zatrudniając zleceniobiorcę Wybieramy zakładkę Umowy / Umowy a następnie polecenie Dodaj. Podstawowe informacje o umowie (okresie na jaki umowa została zawarta, kwota umowy) zapisywane są na pierwszej zakładce formularza: Ogólne. Jeżeli umowa zawierana jest z osobą nie będącą jednocześnie pracownikiem etatowym zleceniodawcy program zaproponuje tytuł ubezpieczenia: Jeżeli umowa zawierana jest z osobą będącą jednocześnie pracownikiem etatowym zleceniodawcy (pracodawcy) program zaproponuje tytuł ubezpieczenia: Kod tytułu ubezpieczenia, podleganie poszczególnym ubezpieczeniom może zostać zmienione na formularzu (zakładce) Ubezpieczenie. Strona 273 z 286

274 Modyfikacja danych Dane zgromadzone w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być: aktualizacja zapisu lub poprawienie danych. Aktualizacja zapisu zachowuje stary zapis. Po modyfikacji mamy więc: poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz nowy zapis z nową datą aktualizacji. Dla zaktualizowania wybranych danych wybieramy polecenie Aktualizuj. Przy pomocy wyświetlanego kalendarza wskazujemy dzień, od którego obowiązywać będą nowe, zmodyfikowane dane. Aktualizacja danych W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje cały rekord, zapisuje go z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól. Przed pierwszą aktualizacją (pracownik zatrudniony od ze stawką 1785) Po aktualizacji z datą (zmiana wymiaru etatu i stawki zaszeregowania) Poprawianie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane ulegają bezpowrotnie zamazaniu, nie można ich odzyskać). Mechanizm poprawiania wykorzystywany jest również do uzupełniania brakujących informacji. Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych operator ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione. Istotne jest by dane były kompletne od zawsze. Użyjemy procedury poprawiania danych. Zapis przed poprawieniem (uzupełnieniem) danych jeżeli jest to PIERWSZY zapis historyczny Zapis po poprawieniu (uzupełnieniu) danych Strona 274 z 286

275 Dane pracowników aktualizowane mogą być wielokrotnie. W ten sposób tworzona jest lista zapisów historycznych. Z poziomu opcji Historia zapisów lista ta może być przeglądana. Odwołując się do wybranego zapisu historycznego (edytując go) możemy zobaczyć jak dany zapis wyglądał szczegółowo we wskazanym okresie. Strona 275 z 286

276 Pierwsze wypłaty Ze względu na swoje źródło wśród wypłat wyróżniamy (między innymi): wypłaty etatowe (domyślny symbol listy płac LPE), wypłaty umów cywilnoprawnych, zlecenia, o dzieło (domyślny symbol listy płac LPU), wypłaty zaliczek (domyślny symbol listy płac LPZ). Strona 276 z 286

277 Listy płac Opcją dedykowaną naliczaniu wypłat jest: Płace / Listy płac. Nową listę płac wywołujemy przyciskiem: Dodaj. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są: Formularz Listy płac Definicja listy. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla pracowników etatowych wybieramy LPE. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla zleceniobiorców wybieramy LPU. Jeżeli zamierzamy wypłacić zaliczki wybieramy LPZ. Pozostałe dostępne definicje zostały szczegółowo opisane w dokumentacji do programu. Wydział dla pracowników którego realizowane będą wypłaty. Wypłaty nie są naliczane dla pracowników zatrudnionych w podwydziałach. Data dokumentu ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac Numer dokumentu definiowany jest automatycznie przez program na podstawie wprowadzonych danych, w szczególności z uwzględnieniem Daty wypłaty. Standardowa składnia numeru dokumentu: Definicja listy / Symbol wydziału / Rok wskazany datą wypłaty / Miesiąc wskazany datą wypłaty / Numer kolejny (domyślnie?) Naliczanie. Akceptujemy Płatna z dołu. (Po odpowiednim skonfigurowaniu elementów wynagrodzenia program umożliwia również naliczanie wynagrodzeń z góry ) Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji za jaki miesiąc wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS).Informacyjnie (kontrolnie) rok i miesiąc deklaracji Strona 277 z 286

278 wyświetlane są w polu: Deklaracja za Okres wypłaty decyduje o tym za jaki okres (od do ) naliczone zostanie wynagrodzenie. Domyślnie jako okres wypłaty proponowany jest miesiąc kalendarzowy wskazany datą wypłaty Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż 0 (zero) spowoduje, że trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące. Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem Nalicz wypłaty. Lista naliczonych wypłat widoczna jest na formularzu (zakładce) Wypłaty. Numery kolejne wypłatom (pracownikom) zostaną nadane po zapisaniu listy. Lista zrealizowanych wypłat Do zapisania naliczonych wypłat używamy kombinacji klawiszy <Ctrl+S> lub przycisku Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku formularz listy płac zostanie automatycznie zamknięty (ponownie wyświetlona zostanie lista list płac). Uwaga! Jeżeli naliczoną listę płac chcemy zabezpieczyć przed przypadkowymi zmianami zaznaczamy pole Zatwierdzona. Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat znajdujących się na tej liście. Jeżeli zachodzi taka potrzeba zatwierdzenie listy płac może zostać cofnięte (ponownie akceptujemy pole Zatwierdzona). W takim przypadku wypłaty znajdujące się na odznaczonej liście płac zachowają status Zatwierdzona. Natomiast możliwe jest ich indywidualne odznaczenie (z poziomu pojedynczej wypłaty). Na formularzach (zakładkach) Podatki i Składki znajdziemy sumaryczną informację o naliczonych podatkach i składkach ZUS. Strona 278 z 286

279 Lista wypłat - podatki Strona 279 z 286

280 Lista wypłat - składki ZUS Szczegółowa informację o wybranej wypłacie dostępna jest po jej wskazaniu na liście wypłat (zakładka: Wypłaty). Po wybraniu: Otwórz dostępna będzie następująca informacja (zakładka / formularz): Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie ze stosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane) Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na analizowaną wypłatę Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej, naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotne Składki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek) Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodami tytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się w sytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata. Strona 280 z 286

281 Formularz wypłaty Strona 281 z 286

282 Wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Wypłaty umów cywilnoprawnych, zlecenia, o dzieło realizowane są zazwyczaj indywidualnie. Stąd wypłaty umów mogą być naliczane zarówno z poziomu listy płac (w sposób opisany powyżej) jak i z poziomu pojedynczej umowy (formularza umowy). W tym drugim przypadku otwieramy formularz umowy (na przykład z poziomu Kadry / Umowy) i wybieramy Nalicz wypłaty a następnie w nowo otwartym formularzu: Ustalamy Okres za jaki realizowana będzie wypłata. W szczególności dotyczy to umów zawartych na okres dłuższych niż jeden miesiąc. Zazwyczaj wystarczy zaakceptować okres zaproponowany przez program Naliczanie. Standardowo zdefiniowane rozliczenia umów cywilnoprawnych realizowane są zawsze z dołu (w tym przypadku po wykonaniu zleconej pracy) Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji realizowana wypłata zostanie uwzględniona. Dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS (o ile umowa podlegała odpowiedniemu ubezpieczeniu) Data listy ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Po zaakceptowaniu informacja o wypłacie dostępna będzie z poziomu: Płace / Listy płac. Strona 282 z 286

283 Korekta zrealizowanych wypłat Korekta możliwa jest wyłącznie w przypadku nie zatwierdzonych wypłat. Korygowana mogą być zarówno wartość pojedynczych elementów wynagrodzenia jak i naliczone podatki i składki ZUS. Korekta wypłat pojedynczych elementów wynagrodzenia. Do korygowanej wypłaty (jednego z jej elementów) możemy dotrzeć zarówno z poziomu płac jak z poziomu pracownika. W tym pierwszym przypadku kolejno: wybieramy Płace / Listy płac otwieramy poszukiwaną listę płac (jeżeli lista została wcześniej zatwierdzona anulujemy jej zatwierdzenie zakładka Ogólne). wyszukujemy pracownika dla którego została zrealizowana poszukiwana wypłata (zakładka Wypłaty). sprawdzamy czy wypłata nie została zatwierdzona, jeżeli tak to anulujemy zatwierdzenie (zakładka Ogólne) otwieramy korygowany element wynagrodzenia (zakładka Elementy) włączamy flagę: Korekta wartości. Zmieniamy odpowiednie wartości. Całość zmian akceptujemy kolejno klawiszami OK i Zapisz i zamknij. Uwaga! Jeżeli chcemy, żeby wartość elementu wynagrodzenia została zmieniona ponownie naliczona to korygujemy poszczególne jej składniki parametry (sekcja: Składnikparametry). Jeżeli chcemy, żeby w programie zachowana została pierwotnie naliczona wartość elementu wynagrodzenia oraz odpowiednia korekta to zmieniamy zawartość pola Wartość (sekcja Ogólne). W takim przypadku wartość składnika głównego nie ulegnie zmianie. Wygenerowana zostanie odpowiednia korekta (zakładka Składniki). Niezależnie od przyjętego sposobu korygowania wartości na odpowiedniej liście płac wydrukowana zostanie wyłącznie nowa wartość korygowanego elementu wynagrodzenia. Z poziomu pracownika jego wypłaty (list plac) wyświetlane są na zakładce: Pracownik / Płace / Wypłaty. Wyłącznie z poziomu Kadry / Pracownicy Wszyscy korygowane mogą być podatki i składki ZUS wykazywane na odpowiednich deklaracjach. Po wskazaniu pracownika, dla którego korygowana ma być na przykład naliczona zaliczka podatku wybieramy kolejno opcje: Czynności / Korekta podatków i składek. Podobnie jak w przypadku korekty pojedynczych elementów wynagrodzenia korekta jest możliwa wyłącznie pod warunkiem, że żaden z elementów, który wpływa na korygowane wartości nie został wcześniej zatwierdzony. Dodatkowo przy próbie dokonania korekty składek dla różnych pozycji PIT przy użyciu czynności Korekta podatków i składek pojawi się komunikat : Nie można wykonać korekty wartości dla różnych pozycji PIT. Korygowane są jednocześnie wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu zakładka Podatki.. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku. Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dla poszczególnych rodzajów ubezpieczenia. Program pozwala na dowolne korekty. W trakcie korekty nie jest sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami. Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej formalnej poprawności Strona 283 z 286

284 Deklaracje Program umożliwia przygotowanie i wydruk deklaracji PIT: 4R, 8AR, IFT-1, IFT-1R, 8C, 11, 40 i R. Deklaracje ZUS (zgłoszeniowe i rozliczeniowe) wysyłane są automatycznie do Programu Płatnika, stamtąd też mogą być drukowane. Współpraca z Programem Płatnika nie wymaga żadnej dodatkowej konfiguracji programu. Deklaracje rozliczeniowe ZUS Przygotowanie deklaracji ZUS to proces dwuetapowy. 1.W pierwszym kroku przygotowujemy plik KEDU (Deklaracje ZUS / KEDU) 2.W drugim kroku naliczamy deklaracje ZUS i zapisujemy do zdefiniowanego wcześniej pliku KEDU (Deklaracje ZUS / DRA). Wraz z deklaracją DRA program automatycznie nalicza wszystkie wymagane załączniki. KEDU KEDU (Kolekcja Elektronicznej Dokumentacji Ubezpieczeniowej) eksportowane jest do Programu Płatnika w formacie XML. Nowy plik KEDU tworzymy poleceniem: Dodaj. W wywołanym formularzy wprowadzamy Datę z jaką plik zostanie zapamiętany w programie oraz Nazwę pod jaką zostanie w programie zapamiętany. Zapis akceptujemy poleceniem Zapisz. DRA Procedurę naliczania deklaracji DRA wraz z załącznikami (Deklaracje ZUS / DRA: Nowy (ZUS-DRA)) poprzedza wybór pliku KEDU, w którym deklaracje zostaną zapisane. Do wyboru pozostają wszystkie przygotowane przy pomocy opcji Deklaracje ZUS / KEDU pliki. W wywołanym formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Przygotowując deklarację za grudzień 2009 roku wpiszemy 12/2009 lub grudzień Wprowadzona Data dokumentu zostanie wydrukowana na deklaracji jako Data wypełnienia deklaracji. Po wprowadzanie daty dokumentu przyciskiem Przelicz naliczamy deklaracje ZUS. Po jej naliczeniu Użytkownik programu może ręcznie zmienić zawartość pól: Termin przesyłania deklaracji i raportów (uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS) Liczba ubezpieczonych Data wypełnienia Edytowane (nie naliczane przez program) są również pola: Znak i numer decyzji pokontrolnej (o ile zachodzi taka potrzeba uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS) Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze Nie podlega edycji, wyliczany jest automatycznie przez program Identyfikator deklaracji, Stopa procentowa składek na ubezpieczenie wypadkowe, Zestawienie kwot do zapłaty. Dane do Programu Płatnika wysyłamy poleceniem: Eksport. Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Strona 284 z 286

285 Wydruki Wydruki w programie enova dostępne są zawsze z poziomu menu Raporty. Lista dostępnych wydruków zmienia się dynamicznie w zależności od miejsca wywołania. Po kliknięciu w wybrany wydruk otwiera się podgląd wydruku z możliwością wydruku danego raportu (Opcja Drukuj) w formacie pdf. W zależności od dokonanego wyboru wydruk dotyczył będzie wszystkich zapisów lub tylko wybranych zaznaczonych zapisów (dotyczy wydruków typu lista). Strona 285 z 286

286 last-page Pomoc techniczna , techniczne@enova.pl Pomoc Handel , handel@enova.pl Pomoc Księgowość , ksiegowosc@enova.pl Pomoc Kadry Płace , place@enova.pl Pomoc CRM , crm@enova.pl Pomoc Workflow , workflow@enova.pl Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, Kraków, tel./fax , info@enova.pl,