enova365 Kadry i płace

Transkrypt

1 enova365 Kadry i płace Oprogramowanie ERP do zarządzania. Wzmacnia firmę i rośnie wraz z nią.

2 Spis treści Moduł Kadry i Płace Struktura funkcjonalna programu Kadry PKZP, ZFM, Płace Deklaracje ZUS Deklaracje PIT Deklaracje PFRON Słownik używanych terminów Nawigacja po systemie Dostępne klawisze Kartoteka pracownika Kadry Kadry / Ogólne Kadry / Adresy Kadry / Dane podatkowe Sekcja: Deklaracje podatkowe Sekcja: Koszty uzyskania przychodu i ulga podatkowa Sekcja: Progi podatkowe Kadry / Dane ubezpieczeniowe Sekcja: Tytuł ubezpieczenia Sekcja: Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń Sekcja: Dane o ubezpieczeniu zdrowotnym Sekcja: Ubezpieczenie zleceniobiorcy Kadry / Dane ubezpieczeniowe pozostałe Kadry / Dostęp WWW Sekcja: Dane konta enovanet Sekcja: Wnioski urlopowe z poziomu enovanet Sekcja: Widoczność podwładnych niższych szczebli Sekcja: Widoczność na listach z poziomu enovanet Sekcja: Zewnętrzne serwisy logowania Kadry / Historia zatrudnienia Kadry / Informacje PFRON Sekcja: Informacje dodatkowe PFRON Sekcja: Stopień niepełnosprawności Sekcja: Urlop dodatkowy dla pracowników niepełnosprawnych Kadry / Informacje ZUS Kadry / Inne dane Kadry / Podstawa składek na FP i FGŚP Kadry / Podstawy składek ZUS Kadry / Prawa dostępu Kadry / Rachunki bankowe Kadry / Rodzina Kadry / Służba wojskowa Kadry / Uwagi Kadry / Wieloetatowość Kadry / Wykształcenie Kadry pozostałe Kadry Pozostałe / Badania lekarskie Kadry Pozostałe / Dane statystyczne Kadry Pozostałe / Karty RCP Kadry Pozostałe / Nagrody i kary Kadry Pozostałe / Podzielniki kosztów Kadry - Pozostałe / Struktura organizacyjna Kadry Pozostałe / Szkolenia BHP Kadry Pozostałe / Świadczenia socjalne Kadry Pozostałe / Ukończone szkolenia Kadry Pozostałe / Uprawnienia Kadry Pozostałe / Wypadki Kadry Pozostałe / Znajomość języków obcych Kadry historyczne Kadry - historyczne / Dane historyczne Kadry historyczne / Schorzenia Kadry historyczne / Zaniechania podatkowe Dokumenty i wnioski Dokumenty i wnioski / Oświadczenia Dokumenty i wnioski / Oświadczenia do zasiłku opiekuńczego Dokumenty i wioski / Wnioski o szkolenia Dokumenty i wnioski / Zadania Zakładka Ogólne Zakładka Dodatkowe Zakładka Zadania Powiązane Zakładka Dokumenty Zakładka Pracownicy i zasoby Zakładka Uczestnicy Zakładka Opis Zakładka Zlecenie Zakładka Wypożyczenie Dokumenty i wnioski / Wnioski o urlopy, delegacje Dokumenty i wnioski / Inne kadrowe Dokumenty i wnioski / Inne płacowe ZZL ZZL / Aktualny opis ZZL / Historia Zmian Zapisu ZZL / Oceny ZZL / Rekrutacja ZZL / Ścieżka kariery Deklaracje Spis treści 2/

3 Deklaracje / Podatkowe (PIT) PIT-11 Pozostałe deklaracje Lista deklaracji Edycja wartości deklaracji PIT Deklaracje / PFRON Deklaracje / Rozliczeniowe ZUS Deklaracje / Zgłoszeniowe ZUS ZUS ZUA ZUS ZZA ZUS ZIUA ZUS ZWUA ZUS ZCNA ZUS ZCZA Deklaracje / Informacje dla PIT-40 Deklaracje / Informacje IMIR Etat Etat / Ogólne Sekcja: Umowa o pracę Sekcja: Kalendarz Sekcja: Zaszeregowanie Etat / Akordy Etat / Dodatki Zakładka: Ogólne Zakładka: Elementy wynagrodzenia Zakładka: Historia zapisów Etat / Inne dane Sekcja: Procent najniższego wynagrodzenia Sekcja: Wynagrodzenie akordowe Sekcja: Roczny limit nadgodzin Sekcja: Średnia norma czasu pracy do wyliczenia nadgodzin Sekcja: Współczynnik dla limitów proporcjonalnych (na przykład urlopów wypoczynkowych). Sekcja: Przejęcie pracowników na mocy art. 23 Kodeksu Pracy: Sekcja: Cięcie okresu naliczania Sekcja: Kalendarz Etat / Rozliczenia czasu pracy Etat / Rozwiązanie umowy Sekcja: Informacje dodatkowe do rozwiązania umowy o pracę Sekcja: Okres wypowiedzenia wg umowy o pracę lub Kodeksu Pracy Sekcja: Okres wypowiedzenia Sekcja: Zwolnienie z obowiązku pracy Sekcja: Zakończono wszystkie czynności związane ze zwolnieniem pracownika Etat / Ubezpieczenia Sekcja: Tytuł ubezpieczenia Sekcja: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu społecznym Sekcja: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym Sekcja: Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych Sekcja: Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym Etat / Umowa o pracę Sekcja: Umowa o pracę Sekcja: Historia umów o pracę Etat / Wyrejestrowanie Sekcja: Wyrejestrowanie z ubezpieczeń Sekcja: Wniosek o kontynuowanie ubezpieczeń Etat / Dane historyczne Kalendarz Kalendarz / Czas pracy Kalendarz / Bilans otwarcia Kalendarz / Bilans otwarcia (urlopy) Kalendarz / Limity nieobecności Kalendarz / Nieobecności Kalendarz / Norma czasu pracy Kalendarz / Planowane nieobecności Kalendarz / Podstawy Kalendarz / Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego Kalendarz / Podstawy naliczania zwolnień ZUS Kalendarz / Statystyka Kalendarz / Zbiegi pracy i rodzicielstwa Kalendarz / Zestawienia czasu pracy Umowy Umowy / Umowy Zakładka: Ogólne Zakładka: Opis Zakładka: Ubezpieczenie Zakładka: Wyrejestrowanie Zakładka: Dodatki Zakładka: VAT Zakładka: Deklaracje Zakładka: Elementy wynagrodzenia Zakładka: Podzielniki kosztów Zakładka: Historia zapisów PKZP, ZFM PKZP, ZFM / PKZP, ZFM Zakładka: Ogólne Zakładka: Warunki spłaty Zakładka: Żyranci Zakładka: Elementy wynagrodzenia SPŁATA POŻYCZKI WKŁADEM Przykład 1 Przykład 2 3/

4 PKZP, ZFM / Pożyczki Płace Płace / Wypłaty (wszystkie) Płace / Koszty autorskie Płace / Zajęcia wynagrodzenia Formularz Zajęcia wynagrodzenia. Zakładka: Ogólne Zakładka: Uwagi Zakładka: Elementy wynagrodzeń Zwroty i uznania nadpłaty Zakładka: Historia zapisów Dodatkowe płatności do list płac Płace / Zaliczki Wypłata zaliczki: Płace / Elementy stornowane Rozrachunki Dokumenty rozliczeniowe Przelewy Rozrachunki Warunki płatności Dokumenty dodatkowe Historia zapisów Listy Kadry i Płace Kadry Kadry / Pracownicy Filtry Czynności Kadry / Zleceniobiorcy Filtry Czynności Kadry / Niezatrudnieni Filtry Czynności Kadry / Wszyscy Filtry Czynności Kadry / Właściciele Filtry Czynności Kadry / Umowy Filtry Czynności Kadry / Akordy Filtry Czynności Kadry / Dodatki i potrącenia Filtry Czynności Kadry / Czas pracy Kadry / Czas pracy / Dane z RCP Filtry Kadry / Czas pracy / Grafiki Kadry / Czas pracy / Nieobecności Filtry Kadry / Czas pracy / Planowane nieobecności Filtry Kadry / Czas pracy / Oryginalne dane z RCP Filtry Kadry / Czas pracy / Wnioski urlopowe Filtry Kadry / Ewidencje Kadry / Ewidencje / Badania lekarskie Filtry Czynności Kadry / Ewidencje / Nagrody i kary Filtry Kadry / Ewidencje / Oświadczenia Filtry Kadry / Ewidencje / Rodzina pracowników Filtry Kadry / Ewidencje / Struktury organizacyjne Filtry Kadry / Ewidencje / Szkolenia BHP Filtry Czynności Kadry/Ewidencje/Dokumenty dodatkowe Płace Płace / Pracownicy Filtry Czynności Płace / Zleceniobiorcy Filtry Płace / Wszyscy Filtry Płace / Właściciele Filtry Płace / Umowy Filtry Płace / Zajęcia wynagrodzenia Filtry 4/

5 Płace / Elementy wypłaty Filtry Płace / Wypłaty Filtry Czynności Płace / Listy płac Filtry Czynności Definiowanie listy płac Naliczanie wypłat PKZP,ZFM,... PKZP,ZFM, PKZP,ZFM, Filtry PKZP,ZFM, / Pożyczki Filtry ZFŚS - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych ZFŚS / Świadczenia socjalne Filtry Szkolenia Szkolenia / Szkolenia Zakładka: Ogólne Zakładka: Kontakt, lokalizacja i rozliczenie Zakładka: Uwagi Szkolenia / Ukończone szkolenia Szkolenia / Wnioski o szkolenia Zakładka: Ogólne Zakładka: Rozliczenie Zakładka: Uzyskane uprawnienia Zakładka: Uwagi Zakładka: Elementy wynagrodzenia Zakładka: Ocena Szkolenia / Uprawnienia Szkolenia / Oferty szkoleń Szkolenia / Dostawcy szkoleń Szkolenia / Budżety szkoleń Szkolenia / Definicje szkoleń Szkolenia / Definicje uprawnień Rekrutacja Rekrutacja / Stan zatrudnienia ZZL / Rekrutacja Zakładka: Ogólne Zakładka: Uwagi Zakładka: Aktualny opis Rekrutacja / Zgłoszone wakaty Rekrutacja / Ogłoszenia o pracę Rekrutacja / Aplikacje Deklaracje ZUS Deklaracje ZUS / KEDU Deklaracje ZUS / DRA Deklaracje ZUS / Zgłoszeniowe Deklaracja ZUA Deklaracja ZZA Deklaracja ZIUA Deklaracja ZWUA Deklaracja ZCNA Deklaracja ZCZA Deklaracje ZUS / Informacja IWA Deklaracje ZUS / ZSWA Deklaracje ZUS / Informacje IMIR Deklaracje PIT Deklaracja PIT-4R Informacje ogólne Edycja wartości deklaracji PIT Deklaracja PIT-8AR Informacje ogólne Edycja wartości deklaracji PIT Deklaracja CIT-ST Deklaracja PIT-11 Informacje Ogólne Edycja wartości deklaracji PIT Deklaracja PIT- 40 Informacje Ogólne Pola edycyjne, uzupełniane przez operatora Edycja wartości deklaracji PIT Deklaracja PIT- R Informacje ogólne Edycja wartości deklaracji PIT Deklaracja PIT- 8C Informacje ogólne Edycja wartości deklaracji PIT Deklaracja IFT-1, IFT-1R Informacje ogólne Edycja wartości deklaracji PIT Deklaracja PIT-11Z Deklaracja PIT-40Z Deklaracja PIT-RZ Deklaracja PIT-8CZ Deklaracje PIT / Wycofane Deklaracja PIT- 8B Zakładka Dodatkowe 5/

6 Deklaracja PIT- 8S Zakładka Pola Deklaracje PFRON Wn-D Deklaracje PFRON / Wycofane Oceny / Oceny Szybki start Dane o firmie Zatrudniamy pracowników Modyfikacja danych Pierwsze wypłaty Listy płac Wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Korekta zrealizowanych wypłat Korekta wypłat pojedynczych elementów wynagrodzenia. Korekty wypłat Korekta zrealizowanych wypłat Korekta wypłat pojedynczych elementów wynagrodzenia. KOREKTA SKŁADKI WYPADKOWEJ I SPOSÓB - KOREKTA WYPŁAT NIEZATWIERDZONYCH II SPOSÓB - KOREKTA WYPŁAT ZATWIERDZONYCH Storno Płacowe OZNACZENIE DO PRZELICZENIA Korekta źle zaznaczonych i naliczonych ubezpieczeń Korekta tytułu ubezpieczenia na wypłacie etatowej PRZEKROCZENIE SKŁADKI EMERYTALNO - RENTOWEJ Informacja z ZUS o nadpłaconych składkach w latach ubiegłych Ewidencja i rozliczenie nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe Korekty nieobecności Korekta nieobecności z kodami wyrównania RSA Informacje ogólne Przykłady Korekta zwolnienia lekarskiego na zwolnienie lekarskie w okresie ciąży Korekta zwolnienia lekarskiego na wypadek przy pracy Deklaracje Deklaracje rozliczeniowe ZUS KEDU DRA Umowy cywilnoprawne Historyczność umów cywilnoprawnych Aktualizacja umowy cywilnoprawnej Przerejestrowanie zleceniobiorcy Historia zapisów dla umowy cywilnoprawnej Umowy cywilnoprawne ze stawką za godzinę Konfiguracja Wprowadzanie umowy cywilnoprawnej rozliczanej stawką za godzinę Wykorzystanie cech w zestawieniu Wydruk umowy cywilnoprawnej rozliczanej stawką za godzinę Generowanie deklaracji ZUA,ZZA, ZWUA do programu płatnik z umów cywilnoprawnych Deklaracja ZUA, ZZA Deklaracja ZWUA Sporządzenie deklaracji Obsługa funduszy pożyczkowych - PKZP i ZFM Pracownicze Kasy Zapomogowo - Pożyczkowe i Zakładowe Fundusze Mieszkaniowe Pracownicza Kasa Zapomogowo Pożyczkowa (PKZP) Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy (ZFM) Wpisowe Wpłata wpisowego w kasie Pożyczka Udzielenie pożyczki Spłata pożyczki Spłata pożyczki w kasie Żyranci Ewidencja PKZP/ZFM Kartoteka pracownika Kadry i płace PKZP, ZFM Rozliczanie zasiłku dla zleceniobiorcy Ogólne informacje Umowa cywilnoprawna z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym Nieobecność zleceniobiorcy Naliczenie zasiłku dla zleceniobiorcy Opodatkowanie zasiłku zleceniobiorcy Oskładkowanie zasiłku zleceniobiorcy Oddawanie dni wolnych za nadgodziny Rozliczanie nadgodzin w jedno- i wielo-miesięcznym okresie rozliczeniowym Co to jest okres rozliczeniowy Konfiguracja Wprowadzanie nadgodzin w dni pracy Wprowadzanie nadgodzin w dniu wolnym od pracy Odbieranie pojedynczych nadgodzin w inny dzień pracy Oddawanie dni wolnych za pracę w dni wolne lub Niedzielę Roczna informacja IMIR Ogólne Generowanie zbiorcze informacji IMIR Grupowe drukowanie informacji IMIR Generowanie deklaracji dla pojedynczego pracownika Świadectwa pracy Ogólne Konfiguracja Generowanie świadectwa pracy w programie 6/

7 Wystawienie świadectwa pracy Ewidencjonowanie dokumentów dodatkowych Zastosowanie w praktyce Naliczanie rocznych deklaracji PIT Konfiguracja Generowanie deklaracji PIT 4R oraz PIT 8AR Przygotowanie deklaracji PIT4R Przygotowanie deklaracji PIT 8AR Generowanie deklaracji PIT 11 lub pit 40 dla wszystkich pracowników oraz zleceniobiorców. PIT 11 PIT 40 Generowanie zestawień do sprawdzenia deklaracji PIT 11, PIT 40, PIT 8AR dla pracowników oraz zleceniobiorców. Generowanie karty przychodów pracownika Generowanie Zestawienia do PIT 11 i PIT 8AR Obsługa zajęć komorniczych Ewidencja zajęcia komorniczego w pracowniku Naliczenie przykładowej wypłaty zajęcia wynagrodzenia wraz z generowaniem płatności dla komornika Przykłady obliczeń Zajęcie komornicze Zajęcie alimentacyjne Zajęcie komornicze dla niepełnoetatowca Konfiguracja Przepisy dotyczące zajęć wynagrodzeń Zajęcia z wynagrodzenia za pracę Egzekucja z zasiłków Wydruki Zbiory danych systemu enova365 Technologia Zbiory danych Wykaz głównych modułów systemu Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Business Core CRM Deklaracje Ewidencja VAT Handel Zarządzanie zasobami ludzkimi Import Kadry Kalendarze Kasa i wyciągi bankowe Księgowość Magazyny Płace Środki trwałe Towary Waluty Windykacja Konfiguracja Kadry i płace Deklaracje Formularze Kadry Kalendarze PKZP, ZFM Płace Szkolenia ZZL Cechy Deklaracje NFZ Ogólne Osoba odpowiedzialna za przygotowanie raportu o obniżonych składkach PFRON Ogólne SODiR Offline PFRON dane pełnomocnika Dane Pełnomocnika Adres PFRON - historyczne Ustawienia używane do 31 grudnia 2008 roku Ustawienia używane do 31 grudnia 2007 roku Pozostałe ustawienia historyczne PFRON rozliczeniowe Wnioski o dofinansowanie (WnD) Załączniki INF D P wynagrodzenia PIT PIT 4R PIT 8AR PIT - 11 PIT - 40 PIT historyczne PIT ogólne Ogólne Dane płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczania i pobierania podatku Wydruk deklaracji ZUS Dane identyfikacyjne płatnika składek Dane identyfikacyjne ubezpieczonego Deklaracje zgłoszeniowe 7/

8 Dodatkowe ZUS historyczne Ustawienia używane do 31 marca 2003 roku Ustawienia używane do 31 grudnia 2003 roku Ustawienia używane do 31 grudnia 2007 roku Dodatkowe ZUS rozliczeniowe Deklaracja DRA Formularze Pracownik dodatkowa zakładka Użytkownika Pracownik pierwsza zakładka Użytkownika Kadry Ogólne Ogólne Kody nadawane automatycznie Wieloetatowość Umowy cywilnoprawne Nowo dodawani pracownicy Zbiorowy układ pracy Definicje akordów Definicja akordu Ogólne Algorytm Akord prosty Akord progresywny Definicja akordu grupowego Ogólne Algorytm Definicje badań lekarskich Definicje dokumentów Ogólne Numeracja Definicje języków obcych Ogólne Definicje nagród i kar Ogólne Rozliczenie Definicje oświadczeń Ogólne Okres ważności Treści oświadczeń Definicje podstaw stażu pracy Ogólne Podstawy Definicje stopni znajomości języków obcych Ogólne Definicje świadczeń socjalnych Ogólne Rozliczenie Definicje szkoleń BHP Ogólne Następne szkolenie Definicje zadań Zakładka Ogólne Ogólne Definicja zadania generowanego przy zamknięciu Definicja zadania grupowego Definicja dokumentu handlowego Numeracja Zakładka Stany Zakładka Priorytety Zakładka Opcje Opcje Czas wykonania enovanet Zasoby CRM Dokumenty CRM Cechy Zadanie dla roli Wyposażenia/Serwis Zakładka Mail Wysyłaj pocztę do Automatyczne powiadomienia o Okno potwierdzenia Prawa danych Prawa dostępu do danych Dodatki Standardowe dodatki Grupy zaszeregowania Ogólne Zaszeregowanie Zakres stawki Kody wykonywanych zawodów (GUS) Kod wykonywanego zawodu Przeszeregowania Przyczyny rozwiązania umowy o pracę Ogólne Wydruki 8/

9 Informacje dodatkowe dla wydruków Wydziały Ogólne Ogólne Listy płac Księgowanie Ewidencje ŚP Dodatkowe Dane statystyczne GUS Agencja pracy tymczasowej Blokady Blokada danych kadrowych Blokada naliczania wynagrodzeń Blokada pulpitów Przykład ustawienia blokady modyfikacji czasu pracy Zgody Prawa danych Zestawy dodatków Ogólne Elementy zestawu Kalendarze Czas pracy Wymiar i rozkład czasu pracy Praca w nocy Nadgodziny Ustawienia używane do 31 grudnia 2003 roku Definicje grafików Ogólne Ogólne Grafiki Użytkownika Algorytm Algorytm Definicje stref, dni, serii, kalendarzy Definicje stref Ogólne Ogólne Rozliczenie czasu pracy Proponowany czas pracy Zakładka enovanet enovanet Definicje dni Ogólne Ogólne Strefy czasu pracy Serie dni Ogólne Dni serii Kalendarze Ogólne Ogólne Standardowy kalendarz Rozliczanie nadgodzin Algorytm naliczania normy Rozliczany okres Dodatkowe Rozliczanie godzin nocnych Urlopy Kalendarz Dane historyczne Algorytm Bilansowanie nadgodzin w okresie rozliczeniowym Bilansowanie nadgodzin w okresie rozliczeniowym Brak Opcje 50, 100, ŚW Przekroczenie normy średniotygodniowej Kalendarz 7 godzinny Limity nieobecności Ogólne Urlop dla pracowników tymczasowych Definicja limitów nieobecności Ogólne Definicja Definicje nieobecności Ogólne Ogólne Definicja Deklaracja ZUS Rozliczenie Czas pracy Dodatkowe Staż pracy Raporty PFRON, SOD Wnioski urlopowe i planowane nieobecności Składka na Fundusz Pracy Widoczne cechy Widoczne cechy RCP Czytniki RCP Ogólne 9/

10 Kody Dodatkowe Automatyczny import plików RCP algorytmy RCP reguły Ogólne Początek doby Wejścia / Wyjścia Czas dojścia Historyczne Płace Elementy wynagrodzenia Ogólne Ogólne Naliczanie Najniższe wynagrodzenie Pozostałe Lista płac Deklaracje Deklaracje PIT Pozycja na deklaracji PIT Zaliczka podatku (podatek) Podstawa naliczania podatku pomniejszona o składki ZUS Koszty uzyskania przychodu Ulga podatkowa Deklaracje ZUS Kod świadczenia / przerwy (RSA) Pozycja na deklaracji RCA Kod składnika wynagrodzenia (deklaracja Rp-7) Podstawa naliczania składek ZUS Składka na ubezpieczenie zdrowotne Podstawa naliczania składki (na ubezpieczenie zdrowotne) pomniejszona o składki ZUS Składka na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza naliczony podatek (zaliczkę) Składka na Fundusz Pracy Naliczanie podatków i składek Priorytet naliczania podatków i składek ZUS Uwzględniaj podczas rozrzucania składek ZUS i podatku (zaliczki): Deklaracje (cd.) Ubezpieczenie umów cywilno-prawnych Deklaracje SOD Deklaracje PIT-8C Podstawa wymiaru składek Nieobecności Definiowany element wynagrodzenia w podstawie naliczania urlopów Definiowany element wynagrodzenia w podstawie naliczania zasiłków (pracownicy) Definiowany element wynagrodzenia w podstawie naliczania zasiłków (inni ) Definiowany element wynagrodzenia w podstawie naliczania zasiłków Limity nieobecności Rozliczenie Ewidencja środków pieniężnych Odbiorca (ustawienie tylko dla potrąceń i dodatków niewpływające na wypłatę) Zajęcia wynagrodzenia Dane statystyczne Dane statystyczne GUS Dodatkowe Dodatkowe informacje Algorytm Algorytm (Ogólne) Algorytm naliczania wartości Algorytm: Kreator Algorytmu Krok 1: Podstawa Krok 2: Współczynnik Krok 3: Zależność od czasu pracy Zależność od czasu pracy - Wartość za: miesięcznie Zależność od czasu pracy - Wartość za: godzinę Algorytm: Edytor algorytmu Algorytm: Za okres nieobecności Algorytm: Jak ekwiwalent za urlop Algorytm: Jak urlop wypoczynkowy Algorytm: Jak urlop okolicznościowy Algorytm: Klasa algorytmu Algorytm: Jak zwolnienie chorobowe Zaokrąglenie Algorytm (Staż pracy) Zależność od stażu pracy Progi stażu pracy Algorytm (Edytor) Edytor Algorytm (Nazwy Parametrów) Nazwy parametrów dodatku Nazwy parametrów elementu wypłaty Algorytm (Podgląd) Podgląd Algorytm (Umowy) Widoczne cechy Ogólne Ogólne Wypłaty za etat Wypłaty (rachunki) za umowy cywilno - prawne Rozliczanie zobowiązań z tytułu wynagrodzeń 10/

11 Podstawa podatków i składek Listy płac Ogólne Definicje list płac Ogólne Numeracja Dodatkowe Edytor Definicje elementów Prawa danych Nieobecności Pomniejszenia za nieobecności Rozliczanie nieobecności Podatki Progi podatkowe Koszty uzyskania Podwyższone koszty uzyskania Ulga podatkowa Umowy cywilno-prawne Podatki inicjacja Inicjacja danych podatkowych pracownika Aktualizacja danych podatkowych Prawa dostępu Prawa dostępu Składki FP, FGŚP i FEP Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych Fundusz pracy Fundusz Emerytur Pomostowych Składki ZUS Składki ZUS Składki ZUS (wskaźniki) Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne Kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek Aktualizacja składki wypadkowej Świadczenia inne Zasiłki z pomocy społecznej Świadczenia opiekuńcze Świadczenia rodzinne (historyczne) Zasiłki rodzinne Dodatki do zasiłków rodzinnych Świadczenia opiekuńcze Dodatek rodzinny Urlop wypoczynkowy Urlop wypoczynkowy Urlop wypoczynkowy dla pracowników tymczasowych Urlopy inne Ekwiwalent za urlop Ustalenia używane do 31 grudnia 2003 roku Wskaźniki Wynagrodzenia Wynagrodzenia Minimalna podstawa wymiaru składek dla osób prowadzących działalność Najniższe wynagrodzenie Stawka wynagrodzenia wskaźnikowego Zajęcia wynagrodzenia Zajęcia wynagrodzenia Zaokrąglenia Pomniejszanie wynagrodzenia zasadniczego Zasiłki ZUS Podatki Ustawienia używane do 31 grudnia 2005 roku Zasiłek chorobowy Okres wyczekiwania Okres zasiłkowy Miesięczny zasiłek chorobowy Zasiłki inne Wynagrodzenie w okresie choroby Zasiłek opiekuńczy Świadczenie rehabilitacyjne Zasiłki ogólne Podstawa wymiaru zasiłku Wypłata zasiłków Zaświadczenie lekarskie Waloryzacja podstawy zasiłków Zasiłki (historyczne) Zasiłki wypłacane przez ZUS Zasiłki wychowawcze Ustawienia używane do 31 grudnia 2003 roku Ustawienia używane do 8 lutego 2005 roku Zdrowotne właścicieli Ubezpieczenie zdrowotne dla osób prowadzących działalność gospodarczą Pomniejszać podstawę naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu PKZP, ZFM Ogólne Ogólne Algorytmy rat pożyczek Definicje PKZP, ZFM Ogólne Rozliczenia i Żyranci 11/

12 Prawa danych Szkolenia Etapy realizacji szkoleń Kategorie szkoleń Kategorie szkoleń Kategorie uprawnień Ustawienia operatora Kadrowo płacowe ustawienia operatora Domyśle foldery do eksportu Domyślne foldery do importu Zarządzanie Zasobami Ludzkimi ZZL Ogólne Ogólne Definicje stanowisk OGÓLNE DODATKOWE WYDZIAŁY GRUPY ZASZEREGOWANIA WYMAGANE BADANIA LEKARSKIE WYMAGANE SZKOLENIA BHP WYMAGANE UPRAWNIENIA OPIS Kryteria ocen Wyszukania Wzory ocen Oceny Definicje dokumentów dodatkowych Oceny Oceny pracownicze Konfiguracja Oceny Definicje arkuszy ocen Definicje elementów ocen Definicje ocen Kategorie elementów ocen Skale ocen Zakresy wartości Oceny pracownicze Instrukcja użytkownika Oceny Arkusze ocen Oceny Oceny w kartotece pracownika Oceny w Pulpicie pracownika i Pulpicie kierownika Pulpit kierownika Pulpit pracownika Cechy Ogólne Ogólne Dodatkowe Zaawansowane Algorytm działania Zasady edycji cechy Informacje dodatkowe Słownik Słownik wartości Lista wartości Warunki Wartość wymagana Zakres wartości Rozmiar tekstu Kod algorytmu /395

13 Moduł Kadry i Płace Struktura funkcjonalna programu System enova Kadry Płace funkcjonalnie podzielony został na moduły (foldery): Kadry Płace PKZP, ZFM, ZFŚS (wersja platynowa) Szkolenia ZLL (wersja platynowa) Deklaracje ZUS Deklaracje PIT Deklaracje PFRON Główne moduły programu Kadry W części kadrowej systemu przechowywana jest pełna informacja o danych personalnych zatrudnianych pracowników i zleceniobiorców, o ich rodzinach, o zatrudnieniu (etat, umowy zlecenia, ), o czasie pracy i nieobecnościach. Odnotowane zmiany w gromadzonych danych automatycznie tworzą historię zatrudnienia pracownika. Ze względu na aktualny charakter zatrudnienia informacja o zatrudnionych osobach wyświetlana jest na listach: Pracownicy Zleceniobiorcy Niezatrudnieni Wszyscy Właściciele Umowy Akordy Dodatki i potrącenia Czas pracy Grafiki Nieobecności Planowane nieobecności (wersja platynowa) Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa) Wnioski urlopowe (wersja platynowa) Ewidencja (listy dostępne w wersji platynowej) Badania lekarskie Nagrody i kary Oświadczenia Rodzina pracowników Szkolenia BHP Przy czym wybrana osoba jednocześnie może być wyświetlana na więcej niż jednej liście (na przykład pracownik będący zleceniobiorcą będzie na liście zleceniobiorcy, wszyscy oraz niezatrudnieni). Na listę osób wszystkich pracownik przenoszony jest automatycznie po rozwiązaniu stosunku pracy. Wszystkie listy mają charakter dynamiczny. Przywrócenie umowy o pracę spowoduje, że pracownik automatycznie (bez dodatkowej ingerencji użytkownika) zostanie przeniesiony z listy niezatrudnionych na listę pracowników. PKZP, ZFM, Funkcje realizowane w module PKZP (Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa), ZFM (Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy) to obsługa wkładów oraz pożyczek z automatyczną ich wypłatą i potrąceniem spłat. Program pozwala użytkownikowi na definiowanie własnych funduszy pożyczkowych. Płace W module Płace realizowane są wszystkie czynności związane z procesami płacowymi: definiowanie, naliczanie i tworzenie list płac, automatyczne generowanie wielu list płac w dowolnym okresie rozliczeniowym wraz z emisją niezbędnych dokumentów, ewidencja i obliczanie wynagrodzeń na podstawie umów zleceń i umów o dzieło, automatyczne tworzenie deklaracji dla Urzędów Skarbowych PIT-4R, PIT-8AR, PIT-8C, PIT-11, PIT-40, IFT-1, IFT-1R, PIT-R oraz wszystkich wymaganych przepisami ZUS dokumentów rozliczeniowych. Definiowanie składników oraz algorytmów płacowych odbywa się w części konfiguracyjnej systemu. Ze względu na sposób filtrowania zgromadzonej w programie informacji o wypłatach są one wyświetlane na listach: Pracownicy lista wypłat etatowych zrealizowanych w wybranym okresie dla wyświetlanych na liście pracowników (kryterium sortowania listy jest pracownik) Zleceniobiorcy lista wypłat umów cywilnoprawnych zrealizowanych w wybranym okresie dla wyświetlanych na liście zleceniobiorców (kryterium sortowania listy jest zleceniobiorca) Wszyscy lista innych wypłat Właściciele Umowy lista wypłat umów cywilnoprawnych Wypłaty lista wypłat etatowych Listy płac Podobnie jak w przypadku modułu kadrowego: ten sam pracownik ta sama wypłata może być wyświetlana na więcej niż jednej liście. Deklaracje ZUS Zgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie kompletu deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych ZUS. KEDU. Przygotowanie deklaracji w formie elektronicznej musi zostać poprzedzone stworzeniem pliku KEDU. DRA. Po wskazaniu okresu za jaki zrealizowana ma być deklaracja program automatycznie przygotowuje deklaracje DRA wraz z odpowiednimi załącznikami (załączniki w całości generowane są bez ingerencji użytkownika). Przy przeliczaniu deklaracji DRA występuje weryfikator w postaci ostrzeżenia sprawdzający następujące dane: PESEL, nr paszportu (w przypadku osób zagranicznych) oraz wystąpienie ujemnych podstaw lub składek ZUS. W przypadku gdy brak uzupełnionego pola PESEL, nr paszportu lub występują ujemne podstawy, składki ZUS program Płatnik nie przyjmuje takiej deklaracji zgłaszając błąd. Zgłoszeniowe. Deklaracje zgłoszeniowe mogą być przygotowywane z poziomu pojedynczego pracownika, z poziomu listy pracowników poprzez wybór Czynności Deklaracje ZUS Przygotuj ZUA i ZZA lub Przygotuj ZWUA a także poprzez wybór bezpośrednio w KEDU opcji ZUS ZUA. W ostatnim przypadku wskazujemy: rodzaj deklaracji zgłoszeniowej, pracowników dla których deklaracje powinny zostać przygotowane, plik KEDU, w którym zapisane zostaną dane zgłoszeniowe ubezpieczonych. Dla deklaracji ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA występuje weryfikator w postaci ostrzeżenia. Weryfikatory sprawdzają, czy zostały uzupełnione takie pola jak PESEL lub paszport, tytuł ubezpieczenia. Dodatkowo do powyższych deklaracji zostały stworzone wydruki, na których kontrolowane są te same informacje co przy weryfikatorach. Z pozycji KEDU jest także dostępny wydruk Informacja zbiorcza dla deklaracji, który prezentuje jakie dane zostały uzupełnione oraz jakich danych brakuje na deklaracjach zgłoszeniowych ZUS ZUA, ZWUA, ZZA, ZIUA, ZCNA. Po zaznaczeniu parametru wydruku Tylko braki na TAK zostaną wyświetlone na wydruku tylko brakujące dane wymagane do poprawnej weryfikacji deklaracji zgłoszeniowych w programie Płatnik. 13/395

14 Informacja do IWA. Informacja o danych do ustalania składki na ustalanie składki wypadkowej ZSWA. Zgłoszenie / korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Zgłoszeniowe. Deklaracje zgłoszeniowe mogą być przygotowywane z poziomu pojedynczego pracownika lub z poziomu opcji Zgłoszeniowe. Przygotowane dane mogą zostać automatycznie przesłane do Programu Płatnika. Poza instalacją programów nie jest wymagana żadna dodatkowa konfiguracja współpracy programu enova i Płatnika. Deklaracje PIT Zgromadzone w programie dane pozwalają na wydruk deklaracji: PIT-4R PIT-8AR PIT-11 PIT-40 PIT-R PIT-8C IFT-1R IFT-1 Wycofane PIT-8B PIT-8S Wszystkie przygotowane deklaracje przechowywane są w bazie danych. Deklaracje PFRON Zgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie deklaracji: Wn-D Wycofane: Wn-U (deklaracja obowiązywała do ) NF-D (deklaracja obowiązywała do ) Wszystkie przygotowane deklaracje przechowywane są w bazie danych. Przygotowane dane mogą zostać zapisane do pliku i przesłane do Programu SOD Offline. Poza instalacją programów nie jest wymagana żadna dodatkowa konfiguracja programów enova i SOD Offline. W programie jest dostępna, z pozycji Kadry Pracownicy, lista pomocnych wydruków ZPCHR: Pracownicy pełnosprawni Pracownicy niepełnosprawni Pracownicy lista zmian Informacja miesięczna Raport o stanie zatrudnienia do wyliczenia ulgi na PFRON Informacja o stanie zatrudnienia Informacja INF-1 Informacja INF-2 Informacja INF-W Informacja DEK-I-0 Informacja DEK-II Wywołując wydruk użytkownik ma wybór, czy dane na wydruku mają uwzględniać statystykę według PFRON (Ustawa o rehabilitacji), SOD ( Ustawa o rehabilitacji oraz rozporządzenie Komisji WE), SOD Ustawa (art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji) lub SODWE (zgodnie z rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 800/2008 z 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy Dz. Urz. UE L 214 z ). 14/395

15 Słownik używanych terminów Menu główne Po zalogowaniu do programu pojawia się główny ekran programu: Główne menu programu Ekran główny podzielony jest na dwie części. Węższa, lewa część zawiera menu boczne programu. Natomiast prawa, znacznie szersza część, zawiera główny obszar roboczy, służący do wyświetlania folderów i list. Bezpośrednio po uruchomieniu programu w części roboczej wyświetlane jest menu główne, zawierające skróty do tych samych funkcji, które znajdują się w menu bocznym. Po wybraniu jakiejkolwiek funkcji z menu (głównego lub bocznego) w głównym obszarze roboczym pojawi się stosowna lista (np. lista towarów, lista faktur itp.). Menu boczne Menu boczne programu służy do szybkiego przełączanie się pomiędzy poszczególnymi funkcjami programu. Zawiera ono skróty do poszczególnych list. Zawartość tego menu zależna jest od: Menu boczne programu wybranego modułu praw operatora w zależności od uprawnień nadanych użytkownikowi przez administratora, może on posiadać dostęp tylko do wybranych funkcji w każdym module. Użytkownik może przełączać zawartość pomiędzy następującymi listami: Lista kartotek, Ulubione, Ostatnio użyte i Cechy. Lista kartotek - odwzorowuje strukturę funkcjonalną programu, czyli pełny układ opcji menu. Po wybraniu elementu odpowiednia lista wyświetlana jest w głównej (prawej) części ekranu. Ulubione - zawiera listę opcji zdefiniowaną samodzielnie przez użytkownika. Przy każdej liście lub konkretnym obiekcie znajduje się gwiazdka po kliknięciu której lista lub obiekt zostają dodane do tego menu. Ostatnio użyte - zawiera listę opcji ostatnio wybranych przez użytkownika. Cechy - zawiera zdefiniowane w systemie cechy grupujące np dodane do kartotek towarowych. Górny pasek narzędziowy Górny pasek narzędziowy W prawym górnym rogu głównego okna znajduje się pasek narzędziowy. Zawiera on cztery przyciski: Ustawienia skrót do menu konfiguracji programu Wizytówka otwiera okno z informacjami o programie Operator otwiera okno z informacjami o zalogowanym operatorze. W tym miejscu można wykonać wylogowanie z programu, zmianę hasła dostępu operatora oraz włączyć tzw. tryb diagnostyczny - który umożliwia m.in. wyświetlenie logów komunikacyjnych. Wyloguj wyloguje operatora z systemu oraz przechodzi do strony logowania. Zakładki 15/395

16 Lista otwartych zakładek Program umożliwia otwieranie wielu zakładek z oknami roboczymi. Dzięki temu użytkownik może równocześnie otworzyć w programie kilka list i łatwo się pomiędzy nimi przełączać. W celu otworzenia nowej zakładki, należy kliknąć plus z prawej strony obok tytułów otwartych zakładek. Natomiast w celu zamknięcia otwartej zakładki należy kliknąć krzyżyk obok tytułu tej zakładki. W programie musi być otwarta co najmniej jedna zakładka zamknięcie ostatniej zakładki powoduje wyświetlenie menu głównego programu. Listy Wygląd standardowej listy Dane w programie wyświetlane są w postaci list. Otwarcie wybranej listy następuje po kliknięciu wybranej funkcji w menu programu (w menu główny, bocznym, na liście ulubione itp.). Na liście można wyróżnić cztery części: Panel filtrowania służący do ograniczania listy zwracanych wierszy (np. zawężania listy dokumentów do dokumentów z określonego okresu) Górny pasek narzędziowy listy służy do wykonywania czynności na liście. Boczny pasek narzędziowy listy służy do dodawania, usuwania i edytowania zapisów listy Lista zestaw wierszy i kolumn zawierający zapisy listy Edycja poszczególnego dokumentu odbywa się poprzez kliknięcie w pole oznaczone po prawej stronie strzałką w prawo Filtrowanie listy Panel filtrowania listy służy do zawężania wyników na liście. Zawiera zestaw pól umożliwiających wprowadzenie warunków filtrowania. Ilość oraz rodzaj pól w panelu filtrowania zależny jest od rodzaju listy będzie inny dla listy dokumentów, a inny dla listy towarów. Po otwarciu listy panel filtrowania wyświetlany jest w postaci uproszczonej zawiera najważniejsze, najczęściej używane pola filtrujące: Panel filtrowania listy widok uproszczony Kliknięcie strzałki z lewej strony napisu Filtrowanie listy powoduje rozwinięcie panelu filtrującego do postaci pełnej. Pełny panel zawiera zwykle znacznie więcej pól filtrujących i umożliwia bardziej precyzyjne wyszukanie zapisów: Panel filtrowania listy - widok pełny Górny pasek narzędziowy listy Górny pasek narzędziowy listy służy do wykonywania określonych czynności na liście. W odróżnieniu od górnego paska programu, pasek listy zawiera funkcje zależne od tego, na jakiej liście się znajduje. Górny pasek narzędziowy listy Przycisk Czynności otwiera okno z listą czynności dostępnych dla danej listy. Przykładowo na liście towarów mogą to być czynności związane z przeceną towarów, a na liście dokumentów handlowych czynności związane z przekształcaniem dokumentów. Przycisk Raporty zawiera zestaw dostępnych raportów dotyczących listy, lub formularza na którym się aktualnie znajdujemy. Przycisk Lista zawiera menu funkcji narzędziowych dla listy możliwość odświeżenia zawartości listy oraz funkcję służącą do projektowania wyglądu listy. U w a g a! Odświeżanie listy następuje automatycznie po każdej czynności takiej jak dodanie, skasowanie, czy zmiana zapisu na liście oraz po zmianie wartości w polach filtrujących. Przycisk Zamknij zamyka aktualną zakładkę. Boczny pasek narzędziowy listy Boczny pasek narzędziowy służy do wywoływania czynności związanych z edycją zapisów. Pasek boczny Wyszukaj przycisk służący do wyszukiwania danych po ciągu znaków tzw. Lokator. Po naciśnięciu tego przycisku można również dodać na danej liście dodatkowy wiersz wyszukiwania, za pomocą którego możemy wyszukać dane w konkretnej kolumnie. Dodaj wraz z menu wyboru służy do kreowania nowego zapisu inicjując pożądany formularz. Otwórz otwiera formularz aktualnie podświetlonego zapisu. W zależności od stanu tego zapisu, formularz może być otwarty w trybie tylko do podglądu lub do edycji. Usuń służy do usunięcia aktualnie podświetlonego zapisu. Możliwość skasowania zapisu jest zależna od jego stanu. Nie można np. usuwać dokumentów zatwierdzonych. 16/395

17 Formularze Formularze służą do edycji oraz podglądu szczegółowych danych zapisu. Zakładki Formularz składa się z zakładek, grupujących szczegóły zapisu. Najważniejsze dane zebrane są zawsze na pierwszej zakładce. Dodając nowy zapis, w większości przypadków zazwyczaj wystarczające jest uzupełnienie danych na pierwszej zakładce. Na pozostałych zakładkach można uzupełnić dane dodatkowe, niewymagane na większości dokumentów. Zakładka formularza faktury Górny pasek narzędziowy formularza Podobnie jak w przypadku list, formularz posiada górny pasek narzędziowy, działający kontekstowo w odniesieniu do zapisu na otwartym formularzu. Górny pasek narzędziowy formularza Pasek zawiera przyciski: Zatwierdź przycisk dostępny jest tylko na zapisach, które podlegają zatwierdzaniu (np. faktura). W odróżnieniu od przycisku Zapisz, Zatwierdź oprócz zapisania bieżącego dokumentu dokonuje równocześnie ustawienia jego stanu na zatwierdzony, może również wykonać dodatkowe operacje np. przyjęcie gotówki do kasy oraz wydruk dokumentu. Zapisz dokonuje zapisu wprowadzonych na formularzu zmian. Czynności otwiera okno z listą możliwych opcji i funkcjonalności w danym miejscu. Raporty wraz z przyciskiem rozwijanym, ukazuje listę dostępnych raportów dotyczących danego formularz lub listy Formularz - zawiera menu funkcji narzędziowych dla formularza np. możliwość projektowania wyglądu formularza. Zamknij - zamyka aktualnie otwarty formularz bez zapisywania zmian. Pola wyboru Podczas edycji danych często mamy do czynienia z wpisywaniem wartości w polach, dla których istnieje możliwość wyboru wartości z listy pomocniczej, bądź skorzystania z innego mechanizmu podpowiedzi (np. możliwość wyboru daty z kalendarza). W przypadku krótkich list podpowiedzi (gdy wartość pola musimy wybrać jako jedną z kilku dostępnych wartości), obok pola wyświetlana jest ikona strzałki, umożliwiająca rozwinięcie listy podpowiedzi i wybrania wartości z tej listy. Listę podpowiedzi można również otworzyć przez klawisz F4. Oczywiście w takich polach wartość może zostać również wpisana z klawiatury (a nie wybrana z listy). Wybór wartości pola z listy podpowiedzi W przypadku długich list podpowiedzi (np. wybór towaru z cennika podczas dodawania faktury gdzie towarów w cenniku może być kilkadziesiąt tysięcy) mamy możliwość skorzystania z dwóch rodzajów podpowiedzi. Pierwszy sposób skorzystania z listy podpowiedzi polega na wpisaniu początku nazwy lub kodu towaru. W tym przypadku zostanie rozwinięta krótka lista podpowiedzi spełniających wpisany warunek (towarów, których kod lub nazwa rozpoczyna się od wpisanego ciągu znaków). Wybór towaru z listy wersja uproszczona Jeżeli na polu wyboru wciśniemy klawisz F4 lub klikniemy w ikonę listy obok wprowadzanego pola, wówczas wyświetlona zostaje pełna lista podpowiedzi. Pola daty okresu Wstawienie daty z kalendarza 17/395

18 W przypadku pól służących do wprowadzania dat bądź okresów, można skorzystać z kalendarza otwieranego przez kliknięcie ikony obok pola. W przypadku wprowadzania daty należy kliknąć wybrany dzień na kalendarzu, natomiast w przypadku wprowadzania okresu należy zaznaczyć początkową i końcową datę przytrzymując wciśnięty klawisz Shift. Listy na formularzach Edycja danych na liście Na niektórych formularzach położone są listy elementów podrzędnych. Przykładowo na dokumencie faktury znajduje się lista pozycji (na zakładce Ogólne) oraz lista płatności (na zakładce Płatności). W przypadku tego typu list zazwyczaj istnieje możliwość edycji bezpośrednio na liście (tzw. edit in place) i klikając myszką w polu na liście mamy możliwość zmiany jego wartości (analogicznie jak w arkuszu kalkulacyjnym). Dodanie nowej pozycji odbywa się poprzez kliknięcie w pustym wierszu poniżej listy. Oprócz tego listy na formularzach posiadają boczny pasek narzędziowy analogicznie jak listy główne. Pasek ten zawiera przyciski Dodaj i Otwórz pozwalające na edycję pozycji poprzez otwarcie nowego formularza. Przycisk Usuń służący do kasowania pozycji z listy. Wydruki Na wszystkich listach i formularzach, w górnym pasku narzędziowym, znajduje się przycisk drukowania wraz z listą rozwijaną zawierającą dostępne wydruki. Po wybraniu wydruku może pojawić się dodatkowe okno z pytaniem o parametry wydruku. Przykładowo przed wydrukowaniem faktury należy określić ilość kopii wydruku. Okno parametrów uruchomienia wydruków Po potwierdzeniu okna parametrów a w przypadku wydruków nie posiadających parametrów, bezpośrednio po wybraniu drukowania rozpoczyna się proces przygotowania wydruku. Drukowanie w enova365 odbywa się poprzez utworzenie pliku PDF. Po wygenerowaniu takiego pliku jest on wyświetlany w programie, a następnie może zostać wysłany na drukarkę lub zapisany na dysku. Przykładowy wydruk faktury 18/395

19 Nawigacja po systemie System enova obsługiwany jest w sposób mieszany (przy pomocy klawiatury i myszki) lub za pomocą myszki. Praca w enova za pomocą myszki podlega ogólnym regułom nawigacji typowym dla aplikacji Microsoft Windows. Przeszukiwanie list, filtrowanie Wyszukiwanie (Lokator) Na listach istnieje możliwość szybkiego wyszukiwania po polach kluczowych za pomocą tzw. lokatora. Kluczowymi polami, umożliwiającymi szybkie wyszukiwanie, są np. kod lub nazwa towaru, kod, nazwa lub numer NIP kontrahenta, czy numer dokumentu. Użycie lokatora do wyszukiwania towarów W celu uruchomienia wyszukiwania za pomocą lokatora wystarczy ustawić kursor na liście i rozpocząć wpisywanie poszukiwanego tekstu. Z prawej strony na górze listy pojawi się okienko lokatora i program będzie automatycznie zawężał listę wyświetlanych wierszy do tych, które rozpoczynają się od wpisanego tekstu. Jeżeli wyszukiwany tekst poprzedzony zostanie znakiem * (gwiazdka), wówczas wyszukiwane będą wiersze zawierające wpisany ciąg znaków (a nie tylko te, które się od niego zaczynają). W celu zakończenia działania lokatora, wystarczy wcisnąć klawisz Esc. Filtrowanie listy Panel filtrowania listy służy do zawężania wyników na liście. Zawiera zestaw pól umożliwiających wprowadzenie warunków filtrowania. Ilość oraz rodzaj pól w panelu filtrowania zależny jest od rodzaju listy będzie inny dla listy dokumentów, a inny dla listy towarów. Po otwarciu listy panel filtrowania wyświetlany jest w postaci uproszczonej zawiera najważniejsze, najczęściej używane pola filtrujące: Panel filtrowania listy widok uproszczony Kliknięcie strzałki z lewej strony napisu Filtrowanie listy powoduje rozwinięcie panelu filtrującego do postaci pełnej. Pełny panel zawiera zwykle znacznie więcej pól filtrujących i umożliwia bardziej precyzyjne wyszukanie zapisów: Panel filtrowania listy widok pełny Sortowanie list Każda lista jest sortowana zgodnie ze standardem producenta (np. lista faktur sortowana jest wg kolumny Data). O sortowaniu świadczy mały trójkącik w nagłówku kolumny. Lista sortowana wg dnia wystawienia dokumentu Zmianę sortowania uzyskujemy poprzez klikniecie w nagłówek innej kolumny. Wykonanie ponowne tej czynności na tym samym nagłówku spowoduje sortowanie w odwróconym porządku (np. do Z do A). Konfiguracja list 19/395

20 Okno definiowania wyglądu formularza. Za pomocą funkcji w górnym pasku narzędziowym listy i formularza można uruchomić funkcję projektowania wyglądu list i formularzy. Funkcja ta pozwala na dostosowanie zawartości okien do indywidualnych potrzeb użytkownika. W przypadku list funkcja projektowania wyglądu pozwala na modyfikację liczby kolumn wyświetlanych na liście, sposobu sortowania i grupowania zapisów, a także liczby pól wyświetlanych w górnym panelu filtrującym. W przypadku formularzy możliwa jest zarówno modyfikacja zawartości poszczególnych zakładek (liczby wyświetlanych na zakładkach pól, sposobu ich ułożenia, grupowania itp.), jak również dodawanie nowych zakładek. Sposób wyświetlania list i formularzy opisany jest za pomocą plików XML o odpowiedniej strukturze. Ewentualną modyfikację wyglądu okien należy zlecić Autoryzowanemu Partnerowi. Filtrowanie wg cechy grupującej System pozwala na listach na filtrowanie wg cech grupujących. Cechy grupujące zdefiniowane w programie wyświetlane są z lewej strony listy (jako czwarta zakładka w panelu zawierającym Menu, Ulubione i Ostatnio używane). Filtrowanie kartotek towarowych wg cech grupujących U w a g a! Cechy wykorzystywanie do filtrowania muszą być zdefiniowane w wersji okienkowej. Również w wersji okienkowej muszą one być dodane do kartoteki towarowej. 20/395

21 Dostępne klawisze Lista klawiszy użytych w programie enova365 wresja html F2 - Wejście do edycji danych na liście F4 - Otwarcie lookup'a, listy typu ComboBox, np. kalendarzyk, kalkulator, itp F5 - Odświeżanie danych (listy, formularza), dane ponownie wczytywane są z bazy danych Alt+F4 - Zamknięcie aktualnego okna Enter - Na formularzu przechodzi do następnej kontrolki w ramach strony; na liście otwiera formularz dla zapisu lub akcja standardowa Shift+Enter - Na formularzu przechodzi do poprzedniej kontrolki w ramach strony Ctrl+Enter - Na liście aktualizacja aktualnego zapisu; na formularzu zapisuje i zamyka aktualny formularz lub w ogóle akceptuje dane znajdujące się w oknie Tab - Przechodzi do następnej kontrolki (bez względu na stronę) Shift+Tab - Przechodzi do poprzedniej kontrolki (bez względu na stronę) Escape - Rezygnuje z aktualnej akcji; na formularzu w trakcie modyfikacji danych w kontrolce przywraca poprzednią wartość, jeżeli nie ma zmian danych to zamyka okno ewentualnie ostrzegając o zmianach; zamyka/rezygnuje okna dialogowe Ins - Na liście dodaje nowy zapis do listy Alt+Ins - Na liście w trybie edycji dodaje nowy zapis Backspace - W oknie głównym cofa się o jedną pozycję w "menu" w górę; na kontrolkach edycyjnych kasuje znak przed kursorem Ctrl+Del - Na liście kasuje zaznaczony zapis danych lub na listach historycznych zaznaczoną aktualizację zapisu Ctrl+A - Na liście zaznacza wszystkie zapisy; na formularzu zaznacza cały tekst w kontrolce Ctrl+C - Kopiuje zaznaczone dane do schowka Ctrl+V - Wkleja dane znajdujące się w schowku do aktualnej kontrolki Ctrl+X - Przenosi zaznaczone dane do schowka Ctrl+Z - Wycofuje zmiany w kontrolce 21/395

22 Kartoteka pracownika Miejscem przenikania się zgromadzonych w programie danych kadrowych oraz informacji o zrealizowanych wypłatach jest pracownik (zleceniobiorca). Dzięki swej konstrukcji uprawnionemu operatorowi program pozwala popatrzyć na zatrudnioną osobę z dwóch stron. na źródło danych kadrowych, przez pryzmat jego wypłat. Zamiast przeglądania kolejnych listy płac w poszukiwaniu określonej wypłaty wybieramy pracownika by zobaczyć wszystkie jego wypłaty. W miarę potrzeb wyświetlana lista może być ograniczana zarówno ze względu na okres za jaki wypłaty zostały zrealizowane jaki i ze względu na typ wypłaty (etat, umowa, inne pozostałe wypłaty). Informacje kadrowe o zatrudnionych osobach po>dzielone mogą zostać na trzy kategorie: Pracownik - drzewo zakładek 1. Informacje personalne niewynikające bezpośrednio z rodzaju zatrudnienia (na przykład dane personalne, dane teleadresowe ). Informacje tego rodzaju zapisywane jest głównie w formularzach typu: Kadry oraz Kadry-pozostałe. 2. Informacje wynikające bezpośrednio ze stosunku pracy (dane etatowe). Informacje tego rodzaju zapisywane są głównie w formularzach typu: Etat oraz Kalendarz. 3. Informacje związane z zawartymi umowami cywilnoprawnymi. Informacje tego rodzaju zapisywane są głównie w formularzach typu Umowa. Ze względu na znaczną ilość informacji kadrowej została ona zapisana w postaci drzewa formularzy: Kadry Ogólne Adresy Dane podatkowe Dane ubezpieczeniowe Dane ubezpieczeniowe pozostałe Dostęp WWW Historia zatrudnienia Informacje PFRON Informacje ZUS Inne dane Podstawa składek FP i FGŚP Podstawa składek ZUS Prawa dostępu Rachunki bankowe Rodzina Służba wojskowa Uwagi Wieloetatowość Wykształcenie Kadry pozostałe Badania lekarskie Dane statystyczne Karty RCP Nagrody i kary Oświadczenia Podzielniki kosztów Szkolenia BHP Świadczenia socjalne Ukończone szkolenia Uprawnienia Wypadki Znajomość języków obcych Kadry historyczne Dane historyczne Schorzenia Zaniechania podatkowe Dokumenty i wnioski Oświadczenia Oświadczenia do zasiłku opiekuńczego Wnioski o szkolenia Wnioski o urlopy, delegacje Inne kadrowe Inne płacowe ZZL Aktualny opis Historia zmian opisu Oceny Rekrutacja Ścieżka kariery Deklaracje Podatkowe (PIT) Rozliczeniowe ZUS Zgłoszeniowe ZUS Informacje dla PIT-40 Etat Ogólne Akordy Dodatki Inne dane Rozliczenie czasu pracy Rozwiązanie umowy Ubezpieczenia Umowa o pracę Wyrejestrowanie Dane historyczne Kalendarz Czas pracy 22/395

23 Bilans otwarcia Bilans otwarcia (urlopy) Limity nieobecności Nieobecności Norma czasu pracy Podstawy Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego Podstawy naliczania zwolnień ZUS Statystyka Zbiegi pracy i rodzicielstwa Zestawienia czasu pracy Umowy Umowy PKZP, ZFM, PKZP, ZFM, Pożyczki Płace Wypłaty (wszystkie) Koszty autorskie Zajęcia wynagrodzenia Zaliczki Elementy stornowane Rozrachunki Dokumenty rozliczeniowe Przelewy Rozrachunki Warunki płatności Dokumenty ewidencji Dokumenty dodatkowe Historia zapisów Cechy U w a g a! Poszczególne zakładki drzewa zostały ułożone wg zasady: Pierwsza zakładka zawiera najczęściej wykorzystywane pola. Pozostałe zakładki zostały uporządkowane w kolejności alfabetycznej. 23/395

24 Kadry W dostępnych formularzach zapisywane są podstawowe dane kadrowe. Część z nich są używane do obliczania świadczeń ZUS oraz podatkowych, inne służy bezpośredniej identyfikacji pracownika, część jest niezbędna dla poprawnego wypełnienia deklaracji dla ZUS lub urzędów skarbowych. Jeżeli żadne dane o pracowniku nie zostały jeszcze wprowadzone do systemu to prace rozpoczynamy poleceniem Nowy (Pracownik) z poziomu listy Pracownicy lub Wszyscy. Jeżeli część danych o zatrudnianej osobie została już do programu wprowadzona, to pracownika wybieramy z listy. Po zaakceptowaniu wyboru (na przykład klawiszem Enter) na ekranie wyświetlony zostanie główny formularz danych personalnych pracownika. Ze względu na dużą liczbę danych opisujących pracownika zamiast zakładek głównego formularza po lewej stronie wyświetlane jest drzewo zakładek. Kartoteka pracownika: Kadry 24/395

25 Kadry / Ogólne Pierwszą wprowadzaną informacją o zatrudnianej osobie jest jej Kod - unikalny numer identyfikacyjny, który jednoznacznie określa zatrudnianą osobę w całym systemie. Numer ten jest zachowany nawet w przypadku zwolnienia danego pracownika. Dopiero po całkowitym usunięciu danych o zatrudnianej (zwolnionej) osobie możliwe będzie nadanie tego samego kodu innej osobie.. Wymaganymi danymi kadrowymi, poza kodem, niezbędnymi do dodania pracownika dobrzy danych jest jego Imię i Nazwisko. Do ogólnych danych kadrowych należą: Dane identyfikacyjne: Kod, Numer akt personalnych. Nazwisko. Imię. Drugie imię. PESEL. Data i miejsce urodzenia: Data urodzenia. Miejsce urodzenia. Dane ewidencyjne: Nazwisko rodowe. Nazwisko rodowe matki. Imię ojca. Imię matki. Płeć. Obywatelstwo. Adres zameldowania: Ulica. Numer domu. Numer lokalu. Kod pocztowy. Miejscowość. Poczta. Gmina. Powiat. Województwo. Kraj. Numer telefonu. Numer faksu. Pracownik - podstawowe dane 25/395

26 Kadry / Adresy Poniższe dane adresowe wypełniane powinny być wyłącznie wtedy, gdy adres zamieszkania, adres do korespondencji jest inny niż wprowadzony wcześniej adres zameldowania. Adres zamieszkania. Adres do korespondencji. Kontakt: Telefon komórkowy, skrytka pocztowa, adres . 26/395

27 Kadry / Dane podatkowe Wszystkie dane podatkowe związane z pracownikiem zgromadzone zostały na jednym formularzu. Sekcja: Deklaracje podatkowe Urząd skarbowy pracownikowi / zleceniobiorcy przypisywany jest poprzez wybór z listy: Kontrahenci i urzędy / Urzędy skarbowe. Przypisanie urzędu skarbowego jest niezbędne dla poprawnego druku deklaracji PIT-11, PIT40. Parametr Na deklaracjach umieszczaj zawsze adres zameldowania ustawiamy na TAK, w sytuacji, gdy na deklaracji PIT ma być wykazany adres zameldowania. Jeżeli parametr będzie ustawiony na NIE do deklaracji PIT będzie pobierany adres zamieszkania. Identyfikator podatkowy NIP. W polu mamy możliwość wprowadzenia numeru NIP pracownika. Identyfikator podatkowy. Domyślnie ustawiony jest numer PESEL. Numer NIP mamy obowiązek wykazać w sytuacji gdy pracownik zatrudniony na umowie jednocześnie prowadzi działalność gospodarczą. W związku ze zmianą przepisów dotyczących wykazywania numeru NIP na deklaracjach mamy możliwość wyboru czy pracownik ma zostać wykazany na deklaracji z numerem PESEL czy z numerem NIP. Sekcja: Koszty uzyskania przychodu i ulga podatkowa Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej zapisywane są jako iloczyn nominalnej wartości (odczytywanej z globalnej konfiguracji programu) i współczynnika definiowanego indywidualnie dla pracownika. Standardowo współczynniki przyjmują wartość 1,00 (jeden). Dla pracowników mieszkających poza miejscowością, w której znajduje się zakład pracy współczynnik kosztów uzyskania powinien przyjąć wartość 1,25 (koszty uzyskania podwyższone o 25%). Zatrudniając emeryta-rencistę zerujemy współczynnik ulgi podatkowej (ulga podatkowa pomniejsza zaliczkę podatku naliczoną od wypłacanej pracownikowi renty). Dzięki przyjętemu rozwiązaniu modyfikacje przyjęty danych związane ze zmianą roku podatkowego ograniczają się wyłącznie do zmiany nominalny wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej (jedno miejsce w programie: Narzędzia / Opcje / Kadry i Place / Płace / Podatki, wspólne dla wszystkich zatrudnionych). Pracownik - Dane podatkowe Procent wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania. Pole uzupełniamy dla pracowników, dla których części przychodów mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów na podstawie art.22 ust.9 pkt 3 ustawy. Wpisując procent określamy, jaka część przychodów będzie podlegać takim podwyższonym kosztom. Miesięczny limit wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania. W parametrze jest możliwość wskazania kwotowo podstawy dla 50% kosztów uzyskania przychodów w kontekście naliczanego wynagrodzenia danego pracownika. Wyłącznie zadeklarowana kwota będzie podlegała 50% kosztom uzyskania przychodu. Podanie kwoty w wskazanym parametrze powoduje wyszarzenie parametru "Procent wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania". Nie naliczaj kosztów 50% począwszy od: Po uzupełnieniu pola od wskazanego miesiąca program nie będzie naliczał 50% kosztów uzyskania przychodów. Parametr został wprowadzony w związku ze zmianami w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych a mianowicie począwszy od roku obowiązuje przepis mówiący, że: W roku podatkowym łącznie koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 9 pkt 1-3, nie mogą przekroczyć ½ kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust.1. Program pilnuje wskazanego przez ustawę limitu w przypadku wynagrodzeń liczonych w systemie. Jeżeli natomiast jest konieczność narzucenia konkretnego miesiąca, od którego 50% koszty uzyskania przychodów mają być nie liczone należy uzupełnić wskazany parametr bezpośrednio na kartotece pracownika. Sekcja: Progi podatkowe W programie dostępne są trzy typy progów podatkowych: Standardowe (wartości odczytywane są z globalnej konfiguracji programu). Wspólne opodatkowanie współmałżonków (wartości poszczególnych progów przyjmują podwojoną wielkość w stosunku do wartości nominalnych). Indywidualne (definiowane indywidualnie). 27/395

28 Kadry / Dane ubezpieczeniowe Formularz służy do wprowadzania ogólnych danych ubezpieczeniowych niewynikających bezpośrednio ze stosunku pracy czy zawartej umowy cywilnoprawnej. Są to: Sekcja: Tytuł ubezpieczenia Pracownik - Dane ubezpieczeniowe Ustalone prawo do emerytury lub renty. Wyboru dokonujemy z listy: Brak. Prawo do emerytury. Prawo do renty. W zależności od dokonanego wyboru należy wprowadzić datę, od której przysługuje emerytura lub okres, na jaki została przyznana renta oraz numer emerytury lub renty. Okres wpisujemy w formacie: data od data do. Wprowadzona informacja decyduje o 5 cyfrze kodu tytułu ubezpieczenia. Kod stopnia niepełnosprawności. Wyboru dokonujemy z listy: Brak, Lekki, Umiarkowany, Znaczny. Po wyborze stopnia niepełnosprawności wprowadzamy okres, na jaki orzeczona została niepełnosprawność. Okres wpisujemy w formacie: data od data do. Sekcja: Inne dane o osobie zgłaszanej do ubezpieczeń Kod, okres pracy w szczególnych warunkach / w szczególnym charakterze wypełnia się, jeżeli osoba zgłaszana do ubezpieczeń wykonuje pracę w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. W polu należy wpisać dziewięcioznakowy kod pracy w szczególnych warunkach bądź w szczególnym charakterze. Okres pracy w szczególnych warunkach / w szczególnym charakterze wpisujemy w formacie: data od data do. Sekcja: Dane o ubezpieczeniu zdrowotnym Odział Narodowego Funduszu Zdrowia z dostępnej listy NFZ należy wybrać właściwy fundusz. Kod GUS gminy Sekcja: Ubezpieczenie zleceniobiorcy Ubezpieczenie zleceniobiorcy. Wyboru dokonujemy z listy: Nie podlega, podlega, tylko zdrowotne. 28/395

29 Kadry / Dane ubezpieczeniowe pozostałe Formularz służy do wprowadzania informacji potrzebnych do prawidłowego stworzenia deklaracji ZUS IWA oraz ZUS ZSWA. Są to: Dane dla deklaracji ZUS IWA Pracownik zatrudniony w warunkach zagrożenia. Należy zaznaczyć w polu wyboru TAK/NIE Dane dla deklaracji ZUS ZSWA: Data złożenia wniosku o przyznanie emerytury pomostowej Pracownik uprawniony do dodatkowych świadczeń ZUS Rodzaj świadczenia: Renta socjalna, Świadczenia przedemerytalna, Zasiłek przedemerytalny Okres na który przyznano świadczenie, Numer świadczenia, Oddział ZUS. 29/395

30 Kadry / Dostęp WWW Zakładka 'Dostęp www' jest widoczna jeżeli użytkownik posiada licencje na pulpit kierownika, pulpit pracownika. Sekcja: Dane konta enovanet Kadry/Dostęp www Konto założone. Po zaznaczaniu parametru na TAK pracownik będzie miał założone konto umożliwiające zalogowanie się do enovanet. Nazwa konta. Nazwa konta. Operator enova. Podpinamy operatora, który wskaże, do jakich zakładek po zalogowaniu się do enovanet będzie miał dostęp pracownik. Hasło pierwszego logowania. Preferowany język. Zablokowany dostęp. Po zaznaczeniu parametru na TAK, dostęp umożliwiający zalogowanie się do Pulpitu pracownika, Pulpitu kierownika będzie zablokowany. Blokada po nieudanym logowaniu. Pulpit pracownika - parametr domyślnie jest ustawiony TAK. Pracownik po zalogowaniu się na pulpity będzie miał dostęp wyłącznie do Pulpitu Pracownika. Szerszy opis funkcjonalności znajdą Państwo w części Pulpit kierownika, Pulpit pracownika. Pulpit kierownika - zaznaczenie parametru TAK spowoduje zakwalifikowanie w systemie pracownika jako kierownika. Pracownik po zalogowaniu się na pulpity będzie miał dostęp zarówno do Pulpitu Pracownika jak i Pulpitu Kierownika. Szerszy opis funkcjonalności znajdą Państwo w części Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika. Pulpit klienta BR. Parametr aktywny jeżeli jest wykupiona licencja klient biura rachunkowego. Szerszy opis funkcjonalności znajdą Państwo w części Pulpit klient biura rachunkowego. Pulpit Workflow. Parametr aktywny jeżeli jest wykupiona licencja na pulpit workflow. Sekcja: Wnioski urlopowe z poziomu enovanet Automatyczne zatwierdzanie wniosku urlopowego po zaznaczaniu parametru "Tak" wprowadzony wniosek przez pracownika zostanie automatycznie zatwierdzony bez konieczności potwierdzenia go przez przełożonego. Sekcja: Widoczność podwładnych niższych szczebli Dostęp do danych podwładnych niższego poziomu po zaznaczaniu parametru "Tak" pracownik będący kierownikiem po zalogowaniu do pulpitu kierownika będzie miał dostępny na listach parametr "Wszyscy podwładni", który po zaznaczeniu "Tak" pokaże również pracowników niższego szczeblu. Sekcja: Widoczność na listach z poziomu enovanet Pokazuj osoby na liście pracowników (dotyczy właścicieli, współpracowników, zleceniobiorców, niezatrudnionych) po zaznaczaniu parametru "Tak" właściciele, współwłaściciele, zleceniobiorcy, niezatrudnienie będą widoczni w pulpicie kierownika w bloku Kadry/Pracownicy, pod warunkiem, że użytkownik ma ustawione prawo do danego widoku (Pracownicy, Zleceniobiorcy, Niezatrudnieni, Właściciele, Współpracownicy). U w a g a! Jeżeli oprócz zaznaczenia powyższego parametru na "TAK", pracownik jest przypięty do struktury organizacyjnej (Kadry pozostałe/struktura organizacyjna), to w aplikacji Pulpitu kierownika na liście pracowników, widok właścicieli/współpracowników/zleceniobiorców/niezatrudnionych będzie uzależniony od struktury organizacyjnej. Sekcja: Zewnętrzne serwisy logowania Możliwość logowania przez zewnętrznych dostawców autoryzacji. Po zaznaczeniu pozycji "Konto założone": Tak pole "Nazwa konta" zostanie automatycznie uzupełnione imieniem i nazwiskiem pracownika, pole "Operator enova" zostanie automatycznie uzupełnione pozycją enovanetkadrypłace (domyślny operator) oraz zostanie ustawione hasło enova. W celu zmiany hasła należy w górnej części okna nacisnąć pozycję "Hasło WWW ", wówczas pojawi się okno w którym należy podać nowe hasło i potwierdzić je. 30/395

31 Kadry / Historia zatrudnienia Formularz zawiera historię zatrudnienia pracownika w poprzednich zakładach pracy. Historia zapamiętywana jest w postaci listy miejsc zatrudnienia. Formularz pozwalający na odnotowanie pojedynczego zapisu wywołujemy poleceniem 'Dodaj'. Pojedynczy zapis opisujący miejsce zatrudnienia to: Nazwa i adres zakładu pracy, Okres zatrudnienia, Ostatnio zajmowane stanowisko, Kod wykonywanego zawodu, Tytuł ubezpieczenia. Okres zatrudnienia zapisywany jest w formacie: data od data do. W przypadku niezakończonych okresów zatrudnienia piszemy: data od Staż pracy. Na podstawie odnotowanego okresu zatrudnienia naliczany jest staż pracy. Jest on wyświetlany w formacie: lata, miesiące, dni, w polu Staż pracy. Okres pracy wliczany do stażu (najczęściej pokrywa się z okresem zatrudnienia) Korekta (z tytułu urlopów bezpłatnych, wychowawczych, ) pozwala na zmniejszenie stażu o podaną wartość (wpisujemy w formacie: lata, miesiące, dni). Staż pracy. Jest to różnica między okresem pracy a wartością korekty. Podstawy stażu pracy (wliczać do podstaw). Poszczególne, odnotowane okresy zatrudnienia mogą być grupowane (sumowane) w postaci tak zwanych podstaw. Ten sam okres zatrudnienia może być jednocześnie składnikiem wielu podstaw, np.: Stażu pracy ogółem, Zatrudnienia w szkolnictwie, Przypisanie wybranego okresu odbywa się poprzez wybranie z listy odpowiednich podstaw. Podstawy definiowane są w: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicja podstaw stażu pracy. Pracownik - Historia zatrudnienia W historii zatrudnienia na zakładce Okresy nie wliczane do stażu pracy, wpisujemy okres, który pomniejszy staż pracy poza firmą np. z tytułu urlopu bezpłatnego. Po wpisaniu okresu informacja zostanie przeniesiona na zakładkę Ogólne w pole Korekta (z tytułu urlopów bezpłatnych, wychowawczych,...). W historii zatrudnienia jest dostępna opcja Nalicz okresy niewliczane czyli mechanizm półautomatycznego wykrywania / obcinania nachodzących na siebie okresów zatrudnienia poza firmą / wykształcenia. 31/395

32 Kadry / Informacje PFRON Formularz zawiera dodatkowe informacje potrzebne do wypełnienia deklaracji PFRON. Sekcja: Informacje dodatkowe PFRON Kadry/Informacje PFRON Pracownik, u którego stwierdzono schorzenie szczególne, Wymiar czasu pracy u podstawowego pracodawcy, Zatrudnienie pracodawcy spowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych, Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt. 1-2 ustawy, Zwolniony pracownik, Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty. U w a g a! Przy włączonej fladze w konfiguracji: Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/deklaracje/pfron rozliczeniowe: Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną: na TAK, aby należało się dofinansowanie nowo zatrudnionemu niepełnosprawnemu, powinien być zaznaczony parametr: Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty. Parametry do deklaracji obowiązujących do lutego 2011: Zatrudnienie pracownika spowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych: Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt. 1-2 ustawy: Po zaznaczeniu parametru: Stanowisko pracy, na którym został zatrudniony pracownik zostało zwolnione w wyniku zdarzeń określonych w art. 26b ust. 4 pkt. 1-4 lub ust. 5 pkt. 1-2 ustawy: na TAK Na INF-D-P ( obowiązującej do lutego 2011) pozycja 36: Zatrudnienie pracownika nastąpiło w wyniku rozwiązania umowy o pracę z innym pracownikiem z przyczyn innych niż zdarzenia określone w art. 26b ust.4 lub art.26b ust. 5: zostanie zaznaczona na NIE. Po zaznaczeniu powyższego parametru nie należy zaznaczać parametru: Zatrudnienie pracownika spowodowało u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą wzrost netto zatrudnienia ogółem i zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych:. Powinien on zostać na NIE. Jeżeli oba parametry pozostaną niezaznaczone, to na INF-D-P (obowiązującej do lutego 2011) pozycja 35 zostanie zaznaczona na NIE a pozycja 36 na TAK. Przy takim ustawieniu, jeżeli na deklaracji INF-D-P (obowiązującej do lutego 2011) pozycja 34 jest na TAK, pozycja 35 jest na NIE a pozycja 36 jest na TAK, to dofinansowanie będzie równe zero zgodnie z opisem formularza do pozycji nr 43: Poz. 43 = min(poz. 39, (poz. 40 poz. 41), poz. 42). Jeżeli poz. 43<0, wpisać 0. Poz. 43 = 0 w przypadku jednoczesnego zaznaczenia: pola 1(tak) w poz. 34 ( dofinansowanie stanowi pomoc publiczną), pola 2 (nie)w poz. 35 ( wzrost zatrudnienia netto) oraz pola 1(tak) w poz. 36 ( zatrudnienie pracownika nastąpiło. Innych niż zdarzenia ). U w a g a! Powyższe parametry działają tylko przy włączonej fladze w konfiguracji: Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/deklaracje/pfron rozliczeniowe: Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną: na TAK. Po zaznaczeniu na TAK jednego z powyższych parametrów, automatycznie zostanie zaznaczony na TAK parametr: Pracownik zatrudniony w warunkach efektu zachęty ( parametr obowiązujący do aktualnych deklaracji od marca 2011). "Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą, lecz wykonuje pracę związaną z wyodrębnioną działalnością niebędącą działalnością gospodarczą": parametr posiada opcje do wyboru Tak/Nie. W zależności od wyboru w omawianym parametrze skutkuje zaznaczeniem na Tak lub Nie pola nr 47 "Pracownik zatrudniony u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą" na załączniku INF-D-P. Jeżeli w konfiguracji programu Narzędzia/Opcje/PFRON-rozliczeniowe parametr "Pracodawca wykonujący działalność gospodarczą" jest zaznaczony Nie wówczas niezależnie od ustawienia na kartotece pracownika parametru "Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą, lecz wykonuje pracę związaną z wyodrębnioną działalnością niebędącą działalnością gospodarczą" pozycja 47 na deklaracji INF-D-P przyjmuje opcję Nie. Jeżeli w konfiguracji programu Narzędzia/Opcje/PFRON-rozliczeniowe parametr "Pracodawca wykonujący działalność gospodarczą" jest zaznaczony Tak to na kartotece pracownika/kadry/informacje PFRON parametr "Pracownik jest zatrudniony u pracodawcy prowadzącego działalność gospodarczą, lecz wykonuje pracę związaną z wyodrębnioną działalnością niebędącą działalnością gospodarczą" powinien zostać zaznaczony Tak aby na deklaracji INF-D-P pozycja 47 przyjęła opcję Nie. Sekcja: Stopień niepełnosprawności W sekcji 'Stopień niepełnosprawności' należy wskazać stopień niepełnosprawności oraz okres na jaki został orzeczony, ewentualnie rodzaj schorzenia specjalnego oraz czy pracownik jest uprawniony do wyższego wynagrodzenia. Sekcja: Urlop dodatkowy dla pracowników niepełnosprawnych Jeżeli pracownik niepełnosprawny posiada prawo do urlopu dodatkowego należy zaznaczyć parametr Pracownik niepełnosprawny posiada prawo do urlopu dodatkowego: TAK oraz wskazać od którego dnia. 32/395

33 Kadry / Informacje ZUS Na zakładce jest możliwość zaewidencjonowania wydanego przez ZUS orzeczenia potwierdzającego, że osoba niepełnosprawna jest w podanym okresie bez orzeczonego stopnia niezdolności do pracy. U w a g a! Wprowadzenie na zakładce Informacje ZUS orzeczenia oraz okresu na jaki obowiązuje ma odzwierciedlenie wyłącznie w statystykach PFRON (INF-1, DEK-I-0,DEK-II-a). Nie wpływa natomiast na tytuł ubezpieczenia pracownika czyli pracownik jest traktowany jako pełnosprawny a tym samym w podanym okresie nie należy się na pracownika dofinansowanie z PFRON. Kadry - Informacje ZUS 33/395

34 Kadry / Inne dane Formularz zawiera informacje o dokumencie tożsamości oraz obywatelstwie. Dokument tożsamości. Rodzaj (Dowód osobisty, Paszport), Seria i numer, Wydany przez. U w a g a! Aby numer dokumentu nie był umieszczany na deklaracjach zgłoszeniowych ZUS w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/ Deklaracje ZUS należy parametr 'Na deklaracjach zgłoszeniowych zawsze umieszczaj numer dokumentu ubezpieczonego (...)' ustawić NIE. Wskazany parametr domyślnie ustawiany jest TAK co oznacza, że dane dotyczące dokumentu tożsamości są przenoszone na deklaracje zgłoszeniowe ZUS. Obywatelstwo. Domyślnie program proponuje obywatelstwo polskie. W takim przypadku jedynym dostępnym polem jest Data zmiany obywatelstwa. Wprowadzenie daty zmiany pozwala na odnotowanie Podstawy prawnej zmiany. Ograniczony obowiązek podatkowy (nierezydent). Parametr domyślnie przyjmuje ustawienie Nie. Rezydentem jest osoba fizyczna mająca miejsce zamieszkania w kraju a także osoba prawna mająca siedzibę w kraju. Zaznaczenie omawianego parametru Tak skutkuje koniecznością podania kraju innego niż Polska oraz adresu zamieszkania za granicą. Dodatkowo kod kraju wydania dokumentu powinien być zgodny z krajem adresu zamieszkania. Wpisanie obywatelstwa innego niż polskie spowoduje, że dostępne będą pola: Cudzoziemiec spełnia warunki do objęcia ubezpieczeniem zdrowotnym na podstawie. Do w wyboru (z listy) pozostaje: Karta stałego pobytu, Karta czasowego pobytu, Wiza z prawem do pracy, Inne przepisy, Umowa międzynarodowa. Rodzaj numeru identyfikacyjnego (dokumentu stwierdzający tożsamość). Do wyboru (z listy) pozostaje: Numer identyfikacyjny TIN, Numer ubezpieczeniowy, Paszport, Urzędowy dokument stwierdzający tożsamość, Inny rodzaj identyfikacji podatkowej, Inny dokument potwierdzający tożsamość.... kraj jego wydania Numer identyfikacyjny podatnika lub numer dokumentu stwierdzającego tożsamość W razie wypadku zawiadomić. Dostępne pola: osoba, adres, numer telefonu Rozliczenia walutowe Przeliczanie wynagrodzenia wg tabeli kursowej możliwość wskazania tabeli kursowej, według której ma być przeliczane wynagrodzenie. Aktualizacja danych Przyczyna aktualizacji danych kadrowych - Pole jest uzupełniane po aktualizacji pracownika, jeżeli użytkownik uzupełnił pole 'Przyczyna aktualizacji'. W polu jest wyświetlana przyczyna aktualizacji zgodna z zapisem historycznym, który jest wyświetlany przez użytkownika. Pracownik - Inne dane 34/395

35 Kadry / Podstawa składek na FP i FGŚP Formularz zawiera dane: Składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych pozwala wybrać opcje: Zawsze - program naliczy składki na FGŚP Nie naliczaj - program nie naliczy na FGŚP Pracownik - Podstawa składek na FP, FGŚP Składki na Fundusz Pracy pozwala wybrać opcje: Nie naliczaj program pomimo wynagrodzenia wyższego niż najniższe nie będzie liczył składki na FP, Warunkowo standardowe ustawienie w programie. Jeżeli pracownik zarobi mniej niż minimalną płacę nie nalicza FP. Zawsze program będzie naliczał zawsze FP bez względu na wysokość wynagrodzenia. Domyślnie program przyjmuje, że pracownik nie złożył odnośnego oświadczenia. Osoba od 50-tego roku, życia, która przed zatrudnieniem pozostawała w rejestrze bezrobotnych w okresie co najmniej 30 dni: Od 1 lipca 2009 r. pracodawcy nie będą mieli obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP za pracowników po 50 roku życia i starszych, tak mówi art. 104b ust. 1 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy oraz art. 9b ust. 1 ustawy o ochronie roszczeń pracowniczych w razie niewypłacalności pracodawcy. Z ich treści wynika, że nie opłaca się składek na Fundusz Pracy i FGŚP przez okres 12 miesięcy, począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy o pracę, za osoby zatrudnione, które ukończyły 50 rok życia i w okresie 30 dni przed zatrudnieniem pozostawały w ewidencji bezrobotnych powiatowego urzędu pracy. Przy czym regulacja ta będzie dotyczyła osób zatrudnionych po dniu 30 czerwca 2009 r. Po spełnieniu wyżej wymienionych warunków i zaznaczeniu parametry na TAK program nie naliczy składek na FP i FGŚP przez 12 miesięcy. Osoba do 30-tego roku życia, która przed zatrudnieniem pozostawała w rejestrze bezrobotnych: Zaznaczenie flagi na "TAK skutkuje zwolnieniem pracownika z naliczania składki na FP i FGŚP przez okres 12 miesięcy począwszy od pierwszego miesiąca po zawarciu umowy. Inne dochody - w szczególnych przypadkach sumaryczne wynagrodzenie pracownika może ulegać znacznym wahaniom oscylować wokół najniższego wynagrodzenia. Odnotowując dochody uzyskiwane przez pracownika u innego pracodawcy spowodujemy, że obowiązek naliczania składki na Fundusz Pracy będzie zawsze poprawnie ustalany. 35/395

36 Kadry / Podstawy składek ZUS Na podstawie zaewidencjonowanych w programie wypłat automatycznie ustalany jest moment i kwota przekroczenia rocznej podstawy składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Podstawa naliczania składki emerytalnej i rentowej w miesiącu przekroczenia jest odpowiednio pomniejszana. W sytuacji, gdy pracownik osiąga dochody z więcej niż jednego źródła dochodów jest możliwość automatycznego ustalenie sumarycznych dochodów (Wynagrodzenie osiągnięte u innego pracodawcy może być ewidencjonowane w programie). W takim przypadku, w praktyce na pracowniku spoczywa obowiązek poinformowania pracodawców o osiągnięciu odpowiednio wysokich dochodów. Informację o przekroczeniu rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe wypełniamy wyłącznie wtedy, gdy pracownik osiąga dochody nie ewidencjonowane w programie. Informacja o przekroczeniu może zostać przekazana przez: Ubezpieczonego Płatnika ZUS W programie odnotowujemy również: datę przekroczenia. kwotę przekroczenia. W zależności od przyjętej interpretacji można odnotować: Przekroczenie podstawy: kwota o jaką przekroczono wysokość granicznej podstawy naliczania składek na ubezpieczenie społeczne w miesiącu z daty przekroczenia. Podstawa składki: kwota stanowiąca podstawę naliczania składki emerytalnej i rentowej we wskazanym miesiącu (w kolejnych miesiącach, już automatycznie program przyjmie zerową podstawę), Informacje o dochodach z innych źródeł po uzupełnieniu informacji o dochodach z innych źródeł kwota ta będzie uwzględniana przy obliczaniu bieżących wynagrodzeń i nastąpi automatyczne ograniczenie podstawy naliczania składki emerytalnej i rentowej po przekroczeniu kwoty granicznej. Pracownik - Podstawa składek ZUS Zbiegi tytułów ubezpieczeń. Opcja służy odnotowaniu okresów ubezpieczenia niewynikających bezpośrednio z danych zgromadzonych w programie. Na przykład w okresie przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego osoba wykonuje umowę zlecenia zawartą z innym pracodawcą. W takiej sytuacji pracownik nie podlega ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym z tytułu przebywania na urlopie wychowawczym lub pobierania zasiłku macierzyńskiego (jest ubezpieczony, jako zleceniobiorca). W sytuacji, gdy urlopowany pracownik wykonuje umowę zlecenia zawartą z własnym pracodawcą odpowiedni zapis w Zbiegach tytułów ubezpieczeń jest zbędny. 36/395

37 Kadry / Prawa dostępu Przy większej liczbie operatorów obsługujących kadry i płace, każdemu można przyporządkować wydział do którego będzie miał dostęp. Przykładowo jeżeli pracownik będzie miał ustawiony wydział Administracja, to tego pracownika w kadrach, będzie widział tylko operator, który ma dostęp do tego wydziału. Pracownik Prawa dostępu 37/395

38 Kadry / Rachunki bankowe O tym który adres pracownika ma zostać ujęty na przelewie decyduje ustawienie na parametrze 'Na przelewach i dokumentach kasowych umieszczaj adres'. Opcje do wyboru: Zamieszkania lub zameldowania: jest to domyślne ustawienie, które powoduje, że system sprawdzi i wstawi do przelewu w pierwszej kolejności adres zamieszkania, Zameldowania, Zamieszkania, Do korespondencji. Wypłaty dla pracownika realizowane mogą być gotówką (poprzez kasę) lub mogą być przelewane na wskazane przez pracownika konta bankowe (w całości lub częściowo). Pracownik może posiadać dowolną liczbę rachunków bankowych. Wskazana część przysługującego może być również przelewane na przykład na konto współmałżonka. Poszczególne konta bankowe pracownika zapisywane są w programie w postaci listy. Pracownik - Rachunki bankowe W przypadku gdy pracownik dysponuje, co najmniej jednym kontem w sekcji Gotówka możemy zdefiniować jaka część wynagrodzenia wypłacana będzie w kasie firmy. O wielkości wypłaty gotówkowej zdecydować możemy wprost podając jej wartość (pole Kwota) lub definiując ją procentem osiągniętego wynagrodzenia (pole: Procent). W sytuacji gdy pracownikowi nie przypiszemy żadnego rachunku bankowego powyższe zapisy będą ignorowane całość poborów wypłacana będzie poprzez kasę. Rachunki bankowe. Wartość przelewu na wybrane konto bankowe, podobnie jak w przypadku wypłaty gotówkowej wyrażona może być kwotą lub procentem wypłacanego wynagrodzenia (w odniesieniu do wartości nominalnej). O kolejności naliczania przelewów dla poszczególnych banków decyduje przypisany im priorytet. Priorytet 0 (zero) jest najwyższym priorytetem, przelew do tego banku zostanie wykonany w pierwszej kolejności. Dla poszczególnych rachunków bankowych odnotowujemy: Pracownik - konto bankowe Bank, wybierany z listy (Kontrahenci i urzędy / banki) Kod SWIFT Rachunek. Numer rachunku bankowego Nazwa odbiorcy. Pole uzupełniane jeżeli odbiorcą przelewu jest inna osoba niż pracownik. Priorytet, Kwota, Procent Ewidencja ŚP. Pole w którym zaznaczamy z jakiej ewidencji środków pieniężnych ma być płacone wynagrodzenie pracownicze. U w a g a! Podział wynagrodzenia na część wypłacaną gotówką i poszczególne przelewy niezależnie od zdefiniowanych przez użytkownika wartości podlega dwóm ograniczeniom: 1. Dzielona kwota nigdy nie może być większa niż naliczona kwota do wypłaty 2. Jeżeli w skutek niepoprawnie zdefiniowanych współczynników nie cała kwota do wyplata zostanie rozdzielona na wypłatę gotówkową i przelewy bankowe, to nierozdysponowana kwota zwiększy wypłatę gotówkową. 38/395

39 Kadry / Rodzina Informacja o rodzinie podzielona została na dwie części: Stan cywilny. Umożliwia odnotowanie stan cywilnego. Odpowiednio do wyboru pozostaje: wolna, rozwiedziona, panna, wdowa, mężatka lub wolny, rozwiedziony, kawaler, wdowiec, żonaty. O ile pozwala na to stan cywilny w programie odnotować można również datę ślubu, numer aktu ślubu oraz dane urzędu stanu cywilnego. Lista członków rodziny z uwzględnieniem przysługujących zasiłków rodzinnych i pielęgnacyjnych. Dla każdego członka rodziny w tym współmałżonka programie pamiętane są: Dane ogólne: Nazwisko. Imię. PESEL. NIP. Data i miejsce urodzenia. Lista przysługujących zasiłków.wybierając z listy przysługujący zasiłek (Definicja elementu) indywidualnie przypisujemy mu nazwę (opis) i okres przysługiwania. Pracownik - Rodzina Ubezpieczenie: Prawo do ubezpieczenia zdrowotnego. Okres podlegania temu ubezpieczeniu. Dodatkowe informacje o członku rodziny zgłaszanym do ubezpieczenia zdrowotnego Inne dane: Dokument tożsamości. Adres zamieszkania (uzupełniamy o ile jest inny niż adres ubezpieczonego pracownika) Nowego członka rodziny dodajemy do listy poleceniem Nowy (Członek rodziny). Wymagane jest uzupełnienie pól Nazwisko i Imię. Domyślnie program proponuje nazwisko pracownika (z możliwością zmiany). Warunkiem koniecznym umieszczenia członka rodziny na deklaracjach zgłoszeniowych jest uzupełnienie pól: Posiada uprawnienia i Okres (zakładka Ubezpieczenia). 39/395

40 Kadry / Służba wojskowa Stosunek do powszechnego obowiązku służby wojskowej. Pola: Stosunek do służby wojskowej Stopień Seria i numer książeczki wojskowej WKU (Wojskowa Komenda Uzupełnień) Numer specjalności woskowej Przydział mobilizacyjny. Pola dostępne są po określeniu Stosunku do służby wojskowej innego niż Nie dotyczy lub Nie podlega. Do wyboru pozostaje: Przedpoborowy, Poborowy, Rezerwa, Inne. 40/395

41 Kadry / Uwagi Formularz pozwala wprowadzić dowolne informacje dotyczące pracownika. 41/395

42 Kadry / Wieloetatowość W standardowym ustawieniu programu zakładka Wieloetatowość jest niewidoczna. W celu wyświetlenia zakładki należy w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Ogólne parametr Włączona obsługa wieloetatowości ustawić na TAK. Zakładce Wieloetatowość - dostępne pola: Typ zapisy (pole nie do edycji). Po uzupełnieniu pola Pracownik z etatem głównym pole uzupełni się odpowiednio: Etat dodatkowy (dodatkowy etat pracownika), Etat główny (główny etat pracownik) Pracownik z etatem głównym. Z dostępnej listy wybieramy pracownika z etatem głównym. Przycisk 'Kopiuj podstawowe dane kadrowe' umożliwia automatyczne przeniesienia z etatu głównego na etat dodatkowy danych kadrowych pracownika z zakładki Kadry/Ogólne i Kadry/Adresy oraz numeru identyfikacji podatkowej NIP. Dodatkowo zaznaczenie flag przy parametrach 'Historia zatrudnienia i wykształcenia', 'Inne dochody', 'Zbieg tytułów ubezpieczeń' spowoduje przeniesienie z etatu głównego na etat dodatkowy wprowadzonych danych na zakładkach 'Historia zatrudnienia' (lista historii zatrudnienia), 'Wykształcenie' (lista szkół), 'Podstawy składek FP, FGŚP' (lista innych dochodów), 'Podstawy składek ZUS' (lista zbiegów tytułów ubezpieczenia). Na kartotece pracownika z etatem dodatkowym w wskazanych powyżej zakładkach zostanie na czerwono zaznaczone, że są to 'Listy z etatu głównego'. Poniżej zrzut okien po uzupełnieniu zakładki Wieloetatowość. Zakładka Wieloetatowość pracownika - Etat dodatkowy Zakładka Wieloetatowość pracownika - Etat główny Ponadto jeżeli jest wprowadzana nieobecność na kartotece pracownika z etatem głównym jest możliwość skopiowania tej nieobecność na pozostałe kartoteki dodatkowe pracownika poprzez użycie przycisku 'Kopiuj do pozostałych'. Stan synchronizacji pokaże w jakim stopniu powiodło się kopiowanie nieobecności. Nieobecność wprowadzona na etacie głównym pracownika 42/395

43 Kadry / Wykształcenie Informacja o wykształceniu zatrudnianej osoby podzielona została na dwie części: Wykształcenie. Kod wykształcenia wybieramy z dostępnej listy. Opcjonalnie można również odnotować posiadany przez pracownika stopień i tytuł naukowy Ukończone szkoły Uzupełnienie kodu wykształcenia konieczne jest dla: poprawnego wypełnienia deklaracji zgłoszeniowej ZUS poprawnego zaproponowania przysługującego limitu urlopowego U w a g a! Ukończone szkoły zapisywane są w postaci listy. Nową pozycję do listy dodajemy poleceniem: Nowy (Ukończona szkoła). Dla każdej pozycji listy pamiętane mogą być: Nazwa i adres szkoły Okres nauki Zawód Specjalność Staż pracy Użytkownik ma możliwość wliczenia wybranych przez siebie okresów nauki do podstaw stażu pracy. Jest to mechanizm identyczny jak dla opcji: Kadry / Historia zatrudnienia. Odpowiednie podstawy stażu wybierane są z listy. Anulowane po zaznaczeniu parametru na TAK szkolenie zostanie anulowane, Data wykonania po ukończeniu szkolenia przez pracownika uzupełniamy datę realizacji szkolenia, Osoba szkoląca osoba prowadząca szkolenie, Temat Następne szkolenie Definicja następne szkolenie podpowiada się zgodnie z ustawieniem w konfiguracji programu na definicji szkolenia BHP, Wykonać do dnia termin do którego należy wykonać kolejne szkolenie, Uwagi możliwość zapisania ewentualnych uwag ze szkolenia. 43/395

44 Kadry pozostałe W dostępnych formularzach zapisywane są opcjonalne dane kadrowe. Nie są one niezbędne dla przygotowania list płac, deklaracji PIT i ZUS. Kartoteka pracownika: Kadry - pozostałe U w a g a! Wersja srebrna programu pozwala ewidencjonować wyłącznie badania lekarskie oraz szkolenie BHP pracownika dlatego w części 'Kadry-pozostałe' dostępne są wyłącznie zakładki 'Badania lekarskie' oraz 'Szkolenia BHP'. 44/395

45 Kadry Pozostałe / Badania lekarskie Kodeks pracy nakłada na pracodawcę obowiązek przeprowadzania wstępnych, okresowych i kontrolnych badań lekarskich zatrudnianych pracowników. Informacja o kolejnych badaniach zapisywana jest w postaci listy badań. Badanie dodajemy poleceniem Nowy (Badanie lekarskie). Na Formularzu Badania lekarskiego uzupełniamy pola: W sekcji Badanie lekarskie Definicja - z rozwijalnej listy wybieramy definicję badania lekarskiego np. Wstępne. Definicje badań lekarskich można dodawać w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/kadry/definicje badań lekarskich. Wykonać do dnia - wprowadzamy datę, do której badanie powinno zostać zrealizowane. Anulowany; Data wykonania - uzupełniamy po zrealizowaniu przez pracownika zleconych badań datę realizacji badania. W sekcji Następne badanie Definicja - pole nie do edycji, uzupełnia się automatycznie, po wybraniu Definicji badania w sekcji Badanie lekarskie. Definicja Następnego badania podpowiada się taka, jaka została ustawiona w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/kadry/definicje badań lekarskich na definicji wybranego badania. Przykładowo dla standardowego badania Wstępnego jako kolejne badanie uzupełni się Okresowe. Wykonać do dnia - należy uzupełnić datę, do której powinno zostać wykonane następne badanie. Uwagi - można wpisać dodatkowe informacje. Pracownik - Badanie lekarskie 45/395

46 Kadry Pozostałe / Dane statystyczne Zgromadzone w programie dane pozwalają na przygotowanie deklaracji GUS. Formularz Dane Statystyczne służy wprowadzeniu uzupełniających danych statystycznych, nie wynikających wprost z danych o zatrudnieniu. Są to: Główne miejsce pracy. Wskazanie czy jest to główne miejsce pracy pracownika. Osoba podejmująca pracę po raz pierwszy. Wybór tak, nie. Poprzednie miejsce zatrudnienia. Pozycja wybierana z listy: Absolwent szkoły wyższej, Absolwent szkoły policealnej, Zatrudniony w rolnictwie indywidualnym. Zatrudniony przy pracach interwencyjnych lub robotach publicznych. Wybór: tak, nie. Zatrudniony na stanowisku robotniczym lub pokrewnym. Wybór: tak, nie Pracujący w porze nocnej. Wybór: tak, nie. Pracownik sezonowy lub zatrudniony dorywczo. Wybór: tak, nie. Poziom ukończonego wykształcenia. Lista wyboru. Pracownik Dane statystyczne GUS 46/395

47 Kadry Pozostałe / Karty RCP Program umożliwia współpracę z dowolnymi czytnikami Rejestratorami Czasu Pracy (RCP) zapisującymi swe dane w postaci plików tekstowych. Zapisy o wejściach i wyjściach pracownika identyfikowane są poprzez jego numer karty RCP. Ze względu na to, że pracownik w okresie zatrudnienia może posługiwać się kilkoma kartami RCP (poprzednia karta została zagubiona, uległa zniszczeniu) zapisywane są one w programie w postaci listy. Pojedynczy zapis obejmuje: Numer karty RCP Okres posiadania karty (tą samą kartą w różnych okresach posługiwać się mogą różni pracownicy). Nową pozycję do listy dodajemy poleceniem 'Dodaj'. U w a g a! Przypisanie pracownikowi kart RCP (umieszczenie w polu Numer dowolnego zapisu) spowoduje, że o ile nie zostanie odnotowane odpowiednie Wejście / Wyjście to domyślnie zostanie zaproponowany zerowy czas pracy. 47/395

48 Kadry Pozostałe / Nagrody i kary System umożliwia rejestrację danych o karach i nagrodach łącznie z karami i nagrodami pieniężnymi. Kary sądowe anulowane są po 10 latach, kary zakładowe po 1 roku. Wyboru pomiędzy karą lub nagrodą dokonujemy przy pomocy lokalnego menu. Wprowadzając informację o karze i nagrodzie odnotowujemy kolejno: Definicję kary i nagrody. Wyboru dokonujemy z listy stworzonych w konfiguracji systemu (Kadry i Płace/Kadry/Definicje nagród i kar) definicji nagród bądź kar. Datę przyznania kary lub nagrody. W przypadku nagród lub kar pieniężnych do systemu dodatkowo wprowadzamy: Kwotę nagrody lub kary, Element wynagrodzenia, przy pomocy którego nagroda zostanie wypłacona, kara pomniejszy wynagrodzenie pracownika (wybór z listy). Domyślnie nagrody są elementami opodatkowanymi wynagrodzenia. Kary potrącane są z wypłaty netto. Datę rozliczenia (wypłaty). Wypłata zostanie naliczona przez program automatycznie w okresie rozliczeniowym zawierającym wprowadzoną datę. Data rozliczenia jest wpisywana niezależnie od daty wypłaty. Nagroda przyznana w kwietniu może zostać wypłacona na przykład w maju lub czerwcu. Pracownik - Nagrody i kary Po zrealizowaniu wypłaty użytkownik uzyska możliwość podglądu danych o zrealizowanej wypłacie (zakładka: Elementy wypłaty). O każdej udzielonej nagrodzie lub karze odnotować można indywidualne uwagi. Nagrodę bądź karę można naliczyć bezpośrednio z formularza wybierając klawisz Nalicz nagrodę lub karę. 48/395

49 Kadry Pozostałe / Podzielniki kosztów Definiowane u pracownika podzielniki wynagrodzeń wykorzystywane są w procesie księgowania wynagrodzeń. Służą one podzieleniu wynagrodzenia (wybranych jego elementów) według zapisanych w podzielniku proporcji. Z pracownikiem związana może być dowolna liczba podzielników. Dla każdego podzielnika definiowana jest: Nazwa Lista centrów kosztów (miejsc powstawania kosztów) i odpowiadających im współczynników. Najczęściej takim współczynnikiem będzie czas pracy w wybranym centrum. 49/395

50 Kadry - Pozostałe / Struktura organizacyjna Zakładka 'Struktura organizacyjna' na kartotece pracownika będzie widoczna tylko wówczas, jeżeli w bazie zostanie zdefiniowana struktura organizacyjna (Narzędzia/Opcje/Ogólne/Struktury organizacyjne). W obrębie zakładki mamy możliwość skorzystania z filtru Struktura organizacyjna, który umożliwia zawężenie struktury organizacyjnej do konkretnie wskazanej. Kadry-pozostałe / Struktura organizacyjna 50/395

51 Kadry Pozostałe / Szkolenia BHP Działalność szkoleniowa w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy prowadzona jest przez pracodawców, a na ich zlecenie także przez jednostki organizacyjne uprawnione do prowadzenia takiej działalności. Pracownicy podlegają szkoleniom wstępnym i okresowym. Informacja o kolejnych badaniach zapisywana jest w postaci listy badań. Szkolenie dodajemy poleceniem Nowy (Szkolenie BHP). Formularz pojedynczego szkolenia BHP pozwala odnotować: W sekcji Szkolenie BHP Definicja - z rozwijalnej listy wybieramy definicję szkolenia BHP np. Szkolenie BHP. Definicje szkoleń BHP można dodawać w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/kadry/definicje szkoleń BHP. Wykonać do dnia - wprowadzamy datę, do której szkolenie powinno zostać zrealizowane. Anulowany; Data wykonania - po realizacji szkolenia uzupełniamy datę. Osoba szkoląca - należy uzupełnić Imię i Nazwisko osoby prowadzącej szkolenie. Wpisywane pozycje tworzą listę osób szkolących. Wprowadzając kolejne szkolenia bedzie można wybrać wprowadzone osoby z listy. Temat - nalezy uzupełnić temat szkolenia. Wprowadzając kolejne tematy bedzie można wybrać wprowadzone pozycje z listy. W sekcji Następne szkolenie Definicja - pole nie do edycji, uzupełnia się automatycznie, po wybraniu Definicji szkolenia BHP w sekcji Szkolenia BHP. Definicja Następnego szkolenia podpowiada się taka, jaka została ustawiona w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/kadry/definicje szkoleń BHP na definicji wybranego szkolenia. Wykonać do dnia - należy uzupełnić datę, do której powinno zostać wykonane następne szkolenie. Lista przypisanych pracownikom szkoleń BHP może zostać wydrukowana z poziomu listy pracowników. Wydruk może zostać ograniczony do: Szkoleń o wybranej nazwie. Szkoleń zaplanowanych lub zrealizowanych (odbytych) w wybranym okresie. Szkolenia BHP braki lista osób, które nie mają wprowadzonych żadnych szkoleń BHP. Pracownik - Szkolenia BHP 51/395

52 Kadry Pozostałe / Świadczenia socjalne Program wspomaga pracę działu socjalnego. W sytuacji gdy świadczenia socjalne mają wymiar finansowy odpowiednia informacja przekazywana jest do części płacowej systemu. Program pozwala odnotować nazwę i datę przyznania świadczenia oraz zaplanować jego wypłatę. Na dostępnym formularzu: wybieramy definicję świadczenia socjalnego (dowolną ilość świadczeń socjalnych mamy możliwość zdefiniować w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kadry / Świadczenia socjalne). Odnotowujemy datę przyznania świadczenia oraz datę rozliczenia. Świadczenie zostanie wypłacone w okresie zawierającym odnotowaną datę. Odnotowujemy kwotę świadczenia, Wybieramy z listy element wynagrodzenia przy pomocy którego świadczenie zostanie wypłacone. Domyślnie jest to Świadczenie socjalne. Definiowaniu własnych elementów wynagrodzenia związanych z wypłatą świadczeń socjalnych służy opcja: Narzędzia / Opcje / Kadry i Place / Płace / Elementy wynagrodzenia, rodzaj: Świadczenie. Uwagi. Po zrealizowaniu wypłaty pola Element wynagrodzenia i Data naliczenia nie podlegają modyfikacji. Szczegółowa informacja o wypłacie świadczenia (odwołanie do fragmentu listy płac) dostępna jest na zakładce Elementy wynagrodzenia. Pracownik - Świadczenia socjalne Zmiana kwoty świadczenia spowoduje, że przy kolejnym naliczeniu wypłaty za wybrany okres pojawi się odpowiednia korekta. Żeby usunąć wypłacone świadczenie należy w pierwszej kolejności wykasować odpowiednią wypłatę. Przypisane pracownikowi świadczenia wyświetlane są w postaci listy. Świadczenie socjalne mamy możliwość naliczyć wprost z formularza świadczenia wybierając klawisz Nalicz świadczenie. 52/395

53 Kadry Pozostałe / Ukończone szkolenia Zakładka zawiera listę ukończonych przez pracownika szkoleń. Dane możemy filtrować według okresu. Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia ukończonych szkoleń poza firmą, na podstawie informacji uzyskanych od pracownika, do których nie były wprowadzane wnioski. Wybierając Dodaj' użytkownik ma dostępne pola: Szkolenie należy wpisać nazwę lub temat ukończonego szkolenia Okres okres odbycia szkolenia Ocena Uwagi Pracownik - Szkolenie 53/395

54 Kadry Pozostałe / Uprawnienia Zakładka umożliwia dodanie uprawnienia. W celu przypisania uprawnienia konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć kategorię uprawnień z pozycji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/szkolenia/kategorie uprawnień oraz definicje uprawnień z pozycji listy Kadry i Płace/Szkolenia/Definicje uprawnień.kategorie uprawnień są dostępne w wersji platynowej. Następnie wciskamy 'Dodaj' i uzupełniamy pozycje: Kategoria(wybieramy kategorię z listy dodanej wcześniej w konfiguracji programu) Definicja (wybieramy definicję z listy uprawnień dodanych wcześniej w konfiguracji programu) Numer Wydane przez Data uzyskania Termin ważności (pole jest aktywne jeśli uprawnienie zdefiniowane jest na pewien okres czasu oraz po uzupełnieniu pola Data uzyskania ) Data utraty (data kiedy pracownik utracił prawo do uprawnienia) Opis Pracownik - Uprawnienie 54/395

55 Kadry Pozostałe / Wypadki Zakładka dostępna w wersji złotej i platynowej programu. Formularz pozwala na rejestrację wypadków i szczegółowych informacji z nimi związanych. Na podstawie informacji wprowadzonych w formularzu możliwe jest automatyczne wypełnienie deklaracji ZUS IWA. Formularz pozwala na przechowywanie danych: Data Miejsce Rodzaj lista z wartościami: indywidualny, zbiorowy Śmiertelny Ciężki Powodujący czasową niezdolność do pracy Nr protokołu Data sporządzenia Nr SKW Okoliczności i przyczyny wypadku Wypadek przy pracy. Opcja: Tak, Nie. Pracownik Wypadki U w a g a! W wersji srebrnej programu nie ma zakładki Kadry-pozostałe/Wypadki. W takim przypadku na deklaracji ZUS IWA należy uzupełnić ręcznie pola: Liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem Liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich 55/395

56 Kadry Pozostałe / Znajomość języków obcych Zakładka umożliwia wprowadzenie informacji o znajomości języków obcych. Przed wprowadzeniem informacji o znajomości języków obcych należy w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Definicje języków obcych oraz Definicje stopni znajomości języków obcych dodać słowniki. Dodane słowniki będą dostępne na liście do wyboru do pola Nazwa języka, Znajomość w mowie oraz Znajomość w piśmie przy dodawaniu do pracownika znajomości języka obcego. Pracownik Znajomość języka obcego 56/395

57 Kadry historyczne W zakładce dane historycznie znajdują się informacje, które obecnie nie są wymagane przepisami prawa, ale wcześniej były wypełniane. Kartoteka pracownika: Kadry-historyczne 57/395

58 Kadry - historyczne / Dane historyczne W zakładce dane historycznie znajdują się informacje, które obecnie nie są wymagane przepisami prawa, ale wcześniej były wypełniane. Dane historyczne ZUS Dane historyczne PFRON (do końca 2008 roku): Pracownik wyraża zgodę na przekazanie danych dodatkowych do informacji INF-U-P i INF-D-P, Miejsce zamieszkania, Poziom wykształcenia, Obniżenie ryczałtowo ustalonych podwyższonych kosztów zatrudnienia, Koszty za rok Pracownik Dane historyczne 58/395

59 Kadry historyczne / Schorzenia Opcja dedykowana Zakładom Pracy Chronionej (ZPChr). W przypadku pracowników niepełnosprawnych program pozwala odnotować ich schorzenia, w szczególności: Okres wpisywany w formacie: data od data do. Schorzenie. Wybór z listy: Uszkodzenie / Choroba narządów ruchu. Uszkodzenie / Choroba narządów wzroku. Uszkodzenie / Choroba narządów słuchu. Schorzenia układu krążenia. Schorzenia psychiczne. Upośledzenie umysłowe. Schorzenia neurologiczne. Inne schorzenia) Przyczyna schorzenia. Wybór z listy: Wada wrodzona. Choroba. Choroba zawodowa. Wypadek w miejscu pracy. Wypadek w domu. Wypadek komunikacyjny. Inny wypadek Rodzaj schorzenia. Wybór z listy: Słuchu. Wzroku. Ruchu. Inny Uwagi Pracownik - Schorzenia 59/395

60 Kadry historyczne / Zaniechania podatkowe Decyzją urzędu skarbowego pracownikowi w trakcie roku podatkowego może zostać przyznane zaniechanie poboru zaliczki podatku. Jeżeli takich zaniechań będzie więcej stworzą one odpowiednią listę. Pojedyncze zaniechanie dodajemy poleceniem: Nowy (Zaniechanie podatkowe). Dla pojedynczego zaniechania w programie można odnotować: Datę, od której obowiązuje zaniechanie oraz Kwotę zaniechania. Dotyczy wybranego roku. Większość decyzji wydawanych przez urzędy skarbowe dotyczy wyłącznie wskazanego roku podatkowego. W takim przypadku zaznaczamy: Dotyczy wybranego roku. Nie zaznaczenie tego pola spowoduje, że nie zrealizowana w danym roku podatkowym część zaniechanie zostanie automatycznie przeniesiona na kolejny rok podatkowy Zaniechanie poboru zaliczki podatku może uwzględniać wypłaty z tytułu stosunku pracy (etatowe) lub/i wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Informacyjnie w programie wyświetlane są: Razem zaniechania. Rozliczono (zaniechano). Pozostało do rozliczenia (zaniechania). Pracownik - Zaniechania podatkowe 60/395

61 Dokumenty i wnioski Folder zawiera oświadczenia pracownika, wnioski o szkolenia, urlopy, delegacje, zadania. Kartoteka pracownika: Dokumenty i wnioski 61/395

62 Dokumenty i wnioski / Oświadczenia W programie predefiniowane zostały trzy oświadczenia PIT-2, PIT-3, PIT-12. Z pozycji konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Definicje oświadczeń Użytkownik może dodawać własne definicje doświadczeń, zmieniać domyślny okres ważności (dowolny, bezterminowe (do czasu odwołania), miesiące, lata) a także modyfikować predefiniowaną treść oświadczenia. Przy dodawaniu oświadczenia do pracownika należy uzupełnić datę złożenia i okres obowiązywania oświadczenia oraz wybrać treść oświadczenia z listy. Data anulowania jest wyszarzała, ponieważ uzupełnia się sama w przypadku wpisania okresu, albo daty złożenia na dowolnym oświadczeniu o takiej samej definicji. Data anulowania znika w przypadku skasowania oświadczenia tej samej definicji. Pracownik - Oświadczenia 62/395

63 Dokumenty i wnioski / Oświadczenia do zasiłku opiekuńczego Zakładka umożliwia wprowadzenie liczby dni wykorzystanych w roku kalendarzowym przykładowo przez małżonka pracownika lub/i innego członka rodziny pozostającego w gospodarstwie domowym w ramach: opieki sprawowanej nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8 (objęty limitem maksymalnie do 60 dni w roku kalendarzowym), opieki sprawowanej nad chorym dzieckiem w wieku do lat 14 (objętych limitem maksymalnie do 60 dni w roku kalendarzowym), opieki sprawowanej nad innym chorym członkiem rodziny (objętej limitem maksymalnie do 14 dni w roku kalendarzowym). U w a g a! Uzupełniona na oświadczeniu liczba dni wykorzystanego zasiłku opiekuńczego ma wpływ na rozliczenie zasiłku opiekuńczego na wypłacie pracownika, ponieważ pomniejsza limit urlopu opiekuńczego. Wprowadzone oświadczenia tworzą listę w ramach podanego okresu. Dokumenty i wnioski / Oświadczenia do zasiłku opiekuńczego W celu dodania oświadczenia należy wybrać przycisk Dodaj. W otwartym formularzu należy wskazać datę złożenia formularza przez pracownika oraz liczbę wykorzystanych dni przypadających na poszczególne rodzaje opieki czyli sprawowanej nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8, opieki sprawowanej nad chorym dzieckiem w wieku do lat 14 oraz opieki sprawowanej nad innym chorym członkiem rodziny. W podsumowaniu oświadczenia znajdują się informacje o: liczbie dni wykorzystanego urlopu opiekuńczego - opieka nad dzieckiem (maksymalnie 60 dni w roku kalendarzowym) czyli suma dni przypisanych opiece sprawowanej nad zdrowym dzieckiem w wieku do lat 8 i opiece sprawowanej nad chorym dzieckiem w wieku do lat 14, liczbie dni wykorzystanego urlopu opiekuńczego - opieka nad innym członkiem rodziny (maksymalnie 14 dni w roku kalendarzowym). Oświadczenie do zasiłku opiekuńczego 63/395

64 Dokumenty i wioski / Wnioski o szkolenia Zakładka umożliwia dodanie wniosku o szkolenie. W celu przypisania wniosku o szkolenie konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć definicje szkoleń z pozycji listy Kadry i Płace/Szkolenia/Definicje szkoleń Następnie wybieramy 'Dodaj' i na zakładce Ogólne uzupełniamy pozycje: Definicja (wybieramy definicję z listy wniosków dodanych wcześniej w konfiguracji programu) Kierownik Etap realizacji: Wniosek anulowany (wniosek został odrzucony przez przełożonego) Wniosek zatwierdzony (wniosek zatwierdzony przez przełożonego) Wniosek zgłoszony ( wniosek zgłoszony przez pracownika bądź przełożonego) Skierowany przez pracodawcę Data złożenia (data złożenia wniosku o szkolenie) Termin (termin szkolenia) Data wycofania, anulowania lub odrzucenia Szkolenie Okres Ocena (pole aktywne po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia) Pola Szkolenie oraz Okres uzupełnią się po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia oraz zmianie pola Etap realizacji na Szkolenie zrealizowane) Pracownik Wniosek o szkolenie / Ogólne Koszty kursu, szkolenia mogą być częściowo lub w całości refundowane przez pracodawcę. Na zakładce Rozliczenie uzupełniamy pozycje: Rozliczenie kursu Budżet wybór z listy bądź możliwość utworzenia nowego budżetu Korekta kosztu TAK/NIE Koszt faktycznie poniesiony Rozliczenie z pracownikiem Kwota (wartość refundacji) Element wynagrodzenia (wybieramy element, na którym chcemy rozliczyć kurs) Data rozliczenia (Koszty kursu, szkolenia zostaną zrealizowane w najbliższej wypłacie realizowanej po wpisanej dacie) Pracownik Wniosek o szkolenie / Rozliczenie Zakładka Uzyskane uprawnienia możliwość dodania nowego uprawnienia z listy wynikającej z konfiguracji Kategorii Uprawnień oraz Definicji Uprawnień. Zaznaczamy datę uzyskania uprawnienia, ewentualnie termin ważności lub datę utraty ważności uprawnienia. Zakładka Uwagi użytkownik wpisuje dodatkowe informacje o szkoleniu. Za zakładce Elementy wynagrodzenia (zakładka na formularzu: lista) w przypadku, gdy pracownikowi przyznano (częściową) refundację kosztów kursu / szkolenia po jej wypłacie na liście pojawi się informacyjnie odpowiedni element wynagrodzenia. Zakładka Ocena - możliwość wybrania kryterium oceny i uzupełnienia wartości. Nową definicje kryterium oceny wprowadzamy w konfiguracji Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / ZZL / Kryteria ocen. 64/395

65 Dokumenty i wnioski / Zadania W wersji platynowej przy wykupionej licencji enova 365 Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika zostało obsłużone powiązanie pracownika z zadaniami CRM. Zakładka zawiera listę zadań. Dane możemy filtrować według rodzaju zadania, definicji zadania oraz stanu realizacji. Zakładka Zadania - Dostępne Filtry Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia nowych zadań, zdarzeń, zleceń, wypożyczeń. Można zdefiniować zadanie tj. wniosek o premię czy zgłoszenie nieobecności, które będą wykorzystywane w enova 365 Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika. Wybierając 'Dodaj' na zakładce Zadania użytkownik ma do wyboru: Pracownik Zadania Wprowadzając Nowy (Zadanie-Zadanie) uzupełniamy dane znajdujące się na zakładkach: Zakładka Ogólne Sekcja Numer jest predefiniowana w konfiguracji programu i nie podlega edycji z tego miejsca. Przypisaną mamy definicję, numer oraz serię. Kontakt: wypełniamy następujące pola: Kontrahent Przedstawiciel Prowadzący Wykonujący Zadanie dla roli [ ] Tak. Po zaznaczeniu na Tak uaktywnia się pole Rola, w którym wybierając z listy można przypisać zadanie dla dowolnej roli. [ ] Nie. Przy wyłączonym parametrze, pole Rola jest nieaktywne. Daty: Należy uzupełnić datę i godzinę Rozpoczęcia i Zakończenia zadania. Użytkownik ma możliwość zaznaczenia czy jest to zadanie Codzienne. Pole Przypomnij pozwala ustawić w jakim czasie program ma przypomnieć o zadaniu. Opis: Należy uzupełnić nazwę zadania oraz można wpisać dowolne dane dotyczące wprowadzanego zadania. Stan: W polu Priorytet wybieramy jedną z opcji: niski, średni, wysoki. W polu Stan w zależności od etapu zadania uzupełnia się jedna z opcji: Do realizacji, Zrealizowane, Odrzucone. Zakładka Dodatkowe Projekt, korespondencja: mamy możliwość uzupełnienia następujących informacji, Projekt Etap projektu Kampania Korespondencja Lokalizacja Przewidywana wartość: pozwala określić, Planowany koszt Poniesiony koszt Planowany przychód Uzyskany przychód Dodatkowe uwagi: Pole tekstowe, w którym użytkownik ma miejsce na zamieszczenie dodatkowych informacji. Zakładka Zadania Powiązane Na zakładce Zadania powiązane możemy zarówno przejrzeć zadania powiązane z danym zadaniem jak również przypiąć nowe zadanie bądź zdarzenie. Zakładka Dokumenty Na zakładce Dokumenty powiązane możemy zarówno przejrzeć dokumenty powiązane z danym zadaniem jak również przypiąć nowe dokumenty, poprzez uzupełnienie następujących pól dotyczących powiązanego dokumentu: Zadanie, Dokument, Wartość, Data, Rodzaj dokumentu, Sumowanie wartości (wybór z listy Przychód, Koszt, Przychód koszt), Kopiowanie dokumentu. Zakładka Pracownicy i zasoby Na zakładce Pracownicy i zasoby użytkownik ma możliwość podglądnąć zasoby powiązane z zadaniem jak również wprowadzić nowy zasób poprzez uzupełnienie następujących pól: Zasób, Nazwa, Kod, Typ, Rezerwowany. Zakładka Uczestnicy Pozycja dostępna przy tworzeniu Zadanie Spotkanie, która umożliwia wprowadzenie uczestników danego spotkania. Zakładka Opis Pozycja dostępna przy tworzeniu Zdarzenie Korespondencja, która umożliwia wprowadzenie bardziej złożonego rodzaju korespondencji. 65/395

66 Zakładka Zlecenie Pozycja dostępna przy tworzeniu Zlecenia serwisowego, na której możemy zgromadzić informację na temat : Urządzenia Kontrahenta Przedstawiciela Prowadzącego Telefonu Nazwy Dodać dowolne dane w polu : Opis Daty rozpoczęcia Terminu Serwisanta, ewentualnie Dla roli (możliwy wybór z listy) Priorytetu Stanu Daty wydania Zakładka Wypożyczenie Pozycja dostępna przy tworzeniu Wypożyczenia Wypożyczenie, na której możemy zgromadzić informację na temat: Urządzenia Modelu Kontrahenta Przedstawiciela Prowadzącego Telefonu Nazwy Dodać dowolne dane w polu : Opis Dodać dowolne dane w polu: Uwagi Daty od: Daty zwrotu Daty do: Czasie zwrotu Priorytecie (Niski, Wysoki) Stanie (Zarezerwowane, Wypożyczone, Zwrócone, Odwołane) 66/395

67 Dokumenty i wnioski / Wnioski o urlopy, delegacje Zakładka dedykowania jest dla Użytkowników, którzy mają wykupiony dostęp do dodatkowej aplikacji enova 365 Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika, która umożliwia między innymi składanie wniosków urlopowych przez pracowników za pomocą przeglądarki internetowej. Na zakładce "Wnioski o urlopy, delegacje" znajdują się złożone przez pracownika wnioski o nieobecności. Z tej pozycji kartoteki pracownika jest również możliwość wprowadzania kolejnych wniosków. Wnioski można filtrować przy pomocy dostępnych filtrów tj: Okres okres, za jaki chcemy przeglądać listę wniosków, w formacie: data data, na przykład: Filtr Każdy z wniosków może posiadać odpowiedni status, w zależności od tego czy dany wniosek został już zaakceptowany przez przełożonego mogą one przyjmować następujące stany: Razem wszystkie wnioski o nieobecności niezależnie, jaki stan posiadają. Oczekujące wnioski o nieobecności wprowadzone przez użytkownika, ale jeszcze niezaakceptowane przez przełożonego, wnioski oczekujące można edytować lub usuwać. Anulowane - jeżeli dany wniosek zostanie anulowany przez użytkownika, anulowanie może nastąpić pod warunkiem, że dany wniosek ma status oczekujący. Zaakceptowane wnioski zaakceptowane przez przełożonego. Odrzucone - jeżeli przełożony nie zaakceptuje danego wniosku. Nowy wniosek urlopowy należy dodać wybierając z dostępnej listy. Dokumenty i wnioski/wnioski o urlopy, delegacje Pod strzałką są do wyboru dostępne wnioski o urlop wypoczynkowy, delegacje służbową (opis funkcjonalności znajduje się Pulpit Kierownika, Pulpit Pracownika/Pulpit Pracownika/Delegacje PWS ), urlop na posz. pracy (Art. 37 KP), urlop okolicznościowy. U w a g a! Aby była możliwość złożenia wniosku o urlop wypoczynkowy dodatkowy należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kalendarze/Definicje nieobecności otworzyć nieobecność "Urlop wypoczynkowy dodatkowy" i na zakładce "Dodatkowe" zaznaczyć parametr "Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych": Tak. Opis dostępnych pól w przypadku złożenia wniosku o urlop wypoczynkowy: Sekcja Wniosek Nieobecność zostaje ustawiona automatycznie w zależności od wybranego rodzaju wniosku, Okres okres na który pracownik składa wniosek o urlop, pole edytowalne Dni ilość dni urlopu Czas trwania nieobecności krótszy niż jeden dzień - parametr umożliwia zaewidencjonowanie urlopu wypoczynkowego na godziny Zastępca osoba zastępująca pracownika w pracy, pole nieedytowalne Data złożenia data złożenia wniosku Sekcja Urlop wypoczynkowy Przyczyna udzielenia urlopu - do wyboru: planowy, na żądanie Sekcja Podsumowanie Norma w okresie wnioskowanej nieobecności: wykazana jest liczba dni oraz godzin, na które wnioskowana jest nieobecność. Poprzednie, niezatwierdzone wnioski: wykazana jest liczba dni oraz godzin, które przypadają na złożone ale niezatwierdzone wnioski. Niewykorzystany limit nieobecności (godz.): wykazana jest liczba godzin niewykorzystanego limitu urlopu wypoczynkowego. Pozostaje po uwzg. niezatwierdzonych wniosków (godz.): wykazana jest liczba godzin po uwzględnieniu niezatwierdzonych wniosków. Sekcja Urlop wypoczynkowy na żądanie Norma w okresie wnioskowanej nieobecności: wykazana jest liczba dni, na które wnioskowana jest nieobecność. Poprzednie, niezatwierdzone wnioski: wykazana jest liczba dni, które przypadają na złożone ale niezatwierdzone wnioski o urlop wypoczynkowy z przyczyną na żądanie. Niewykorzystany limit nieobecności (dni): wykazana jest liczba dni niewykorzystanego limitu urlopu wypoczynkowego z przyczyną na żądanie. Pozostaje po uwzg. niezatwierdzonych wniosków (dni): wykazana jest liczba dni po uwzględnieniu niezatwierdzonych wniosków o urlop wypoczynkowy z przyczyną na żądanie. Sekcja Decyzja Kierownik: należy wskazać kierownika, który powinien zaakceptować wniosek złożony przez pracownika Data decyzji: data decyzji kierownika Stan wniosku: do wyboru Oczekujący, Anulowany, Zaakceptowany, Odrzucony. Sekcja Uwagi Uwagi pole edycyjne do wprowadzenia dodatkowych informacji 67/395

68 Formularz planowanego wniosku urlopowego Formularz wniosku urlopowego na żądanie W celu złożenia wniosku należy wybrać definicję (w przypadku urlopu wypoczynkowego również przyczynę) oraz okres na który chcemy złożyć wniosek urlopowy, a następnie zapisując wniosek wciskając klawisz. Po zapisaniu formularza, wniosek ze stanem Oczekujący dopisuje się do listy wniosków urlopowych. Jeżeli na wniosku urlopowym zostanie zaznaczony "Stan wniosku": Zaakceptowany wówczas na zakładce Nieobecności pojawi się za ewidencjonowana odpowiednia nieobecność. W celu cofnięcia wniosku ze stanu zaakceptowanego do stanu oczekującego należy użyć Czynności "Przywróć" dostępnej z pozycji otwartego wniosku o nieobecność. 68/395

69 Dokumenty i wnioski / Inne kadrowe Dokumenty widoczne w kartotece pracownika na zakładce "Dokumenty dodatkowe" można podzielić ze względu na rodzaj dokumentu. Aby dokument dodatkowy był widoczny na omawianej zakładce należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych otworzyć dany dokument i na zakładce "Formularz" w parametrze "Katalog na formularzu, w którym należy umieścić dokumenty" wskazać opcje "Inne kadrowe". U w a g a! Jeżeli żaden z dokumentów dodatkowych w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych nie ma wskazanej na zakładce "Formularz" w parametrze "Katalog na formularzu, w którym należy umieścić dokumenty" opcji "Inne kadrowe" wówczas zakładka w kartotece pracownika jest niewidoczna. Dokumenty dodatkowe standardowo mają ustawienie "Domyślnie" co oznacza, że są pokazywane w kartotece pracownika na zakładce "Dokumenty dodatkowe". Szersze omówienie funkcjonalności znajdą Państwo w części Kartoteka pracownika/dokumenty dodatkowe. 69/395

70 Dokumenty i wnioski / Inne płacowe Dokumenty widoczne w kartotece pracownika na zakładce "Dokumenty dodatkowe" można podzielić ze względu na rodzaj dokumentu. Aby dokument dodatkowy był widoczny na omawianej zakładce należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych otworzyć dany dokument i na zakładce "Formularz" w parametrze "Katalog na formularzu, w którym należy umieścić dokumenty" wskazać opcje "Inne płacowe". U w a g a! Jeżeli żaden z dokumentów dodatkowych w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych nie ma wskazanej na zakładce "Formularz" w parametrze "Katalog na formularzu, w którym należy umieścić dokumenty" opcji "Inne płacowe" wówczas zakładka w kartotece pracownika jest niewidoczna. Dokumenty dodatkowe standardowo mają ustawienie "Domyślnie" co oznacza, że są pokazywane w kartotece pracownika na zakładce "Dokumenty dodatkowe". Szersze omówienie funkcjonalności znajdą Państwo w części Kartoteka pracownika/dokumenty dodatkowe. 70/395

71 ZZL Zakładka dostępna jest w wersji Platynowej programu. Szerszy opis funkcjonalności dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu. Kartoteka pracownika: ZZL 71/395

72 ZZL / Aktualny opis Z poziomu Pracownika dostępne są wszystkie wprowadzone do programu informacje o przeprowadzonych ocenach, etapach rekrutacji, i terminie ich wykonania dla każdego pracownika czy też kandydata. W folderze Aktualny opis jest możliwość sprawdzenia aktualnych ocen danego pracownika. Wyświetlane są one w postaci tabeli wg wybranej kategorii oceny. Uzyskamy tu informacje o Kategorii oceny, nazwie, dacie wykonania i wartości oceny. 72/395

73 ZZL / Historia Zmian Zapisu Historia zmian opisu, to udostępnienie wszystkich ocen z tej samej kategorii wg wcześniej zdefiniowanego kryterium oceny. Dostępne są wszystkie oceny lub też oceny w wybranym kresie. W tabeli znajdują się terminy przeprowadzenia ocen i ich wartościowa ocena. 73/395

74 ZZL / Oceny Foldery dotyczące Oceny i Rekrutacji z poziomu Pracownika służą do uzupełnienia tych danych dla każdej z osób której dane zostały zarejestrowane w systemie. Oceny pracownika. Zebrane są w tabeli wszystkie przeprowadzone oceny dotyczące pracownika, wraz z ich terminem i datą wykonania. Po podświetleniu i kliknięciu w wybrany zapis jest możliwość sprawdzenia czego dotyczyła ocena pracownika, zgodnie z definicją oceny, jaka jest jej wartość, jakie uwagi dotyczące pracownika wpisała osoba oceniająca. Z tego poziomu możemy wprowadzać kolejne oceny dla pracowników i kandydatów. Wybierając 'Dodaj' wprowadzamy kolejny zapis: Ogólne. Dane dotyczące identyfikacji pracownika, kandydata. Pracownik. Imię i nazwisko pole uzupełnia się automatycznie. Nazwa. Pole dostępne do wyboru, nazwę wybieramy z wcześniej ustalonych w konfiguracji systemu, lub wpisujemy nową nazwę. Anulowany. Jeżeli to pole pozostanie nie zakreślone wówczas dostępne będą kolejne, pola dotyczące daty oceny i jej kryteriów. Ocena Data. Data wykonania oceny. Uwagi. Pole dostępne do wpisania własnych opinii. Kryteria. Dostępna tabela z wyborem definicji oceny i możliwością wpisania jej wartości. 74/395

75 ZZL / Rekrutacja Dane dotyczące procesu rekrutacji w ujęciu dla każdego pracownika zgromadzone są w tabeli, z której dowiemy się o Etapach rekrutacji, Wydziale i Stanowisku na które dana osoba aplikowała, Dacie Zgłoszenia oraz ewentualnej Dacie Zatrudnienia. Klikając w podświetlony pasek informacji, poznamy szczegóły dotyczące tego etapu rekrutacji. Takie same dane potrzebujemy uzupełnić gdy będziemy wprowadzać kolejny etap poprzez 'Dodaj' : Ogólne ( zakładka Ogólne ) Stan. Podpowiada się automatycznie: Rekrutacja Pracownik. Podpowiadają się dane personalne. Wydział. Dostępny do wyboru. Stanowisko. Dostępne do wyboru spośród wcześniej zdefiniowanych. Data zgłoszenia. Nieaktualna. Etap rekrutacji. Pole uzupełni się automatycznie po wcześniejszym zanotowaniu szczegółów rekrutacji jej etapu, terminu, daty oceny. Dostępna jest także tabela z wyborem definicji oceny i możliwością wpisania jej wartości. Etapy Uwagi. Pole dostępne do wpisania własnych opinii. Aktualny opis. Dostępna tabela z wyborem definicji oceny i możliwością wpisania jej wartości. Rekrutację możemy rozpatrywać selektywnie poprzez jej aktualny Stan, Stan Rekrutacji. Do wyboru jest: Rekrutacja. Pokazują się pozycje dotyczące wyłącznie procesu rekrutacji. Nieaktualny Zatrudniony. Do wglądu etapy zakończone zatrudnieniem. Razem. Wszystkie pozycje. 75/395

76 ZZL / Ścieżka kariery Ścieżka kariery to logiczna i spójna sekwencja zajmowania kolejnych stanowisk, przez pracowników, w okresie pracy w firmie. Celem ustalania dla pracowników ścieżek rozwoju kariery jest chęć spełnienia ich własnych ambicji, rozwoju, nabywania nowych doświadczeń, także spełnienie oczekiwań firmy. Działania te mają prowadzić do wzrostu zadowolenia pracowników, a co zatem idzie do wzrostu efektywności pracy i wymiernych korzyści dla firmy. Ideą ścieżek kariery jest wzbogacenie o nowe umiejętności i doświadczenia praktyczne, a nie posiadanie formalnych dyplomów. Ścieżka kariery pracownika w programie enova przedstawiona jest w postaci listy wszystkich zdarzeń dotyczących pracownika w wybranym okresie pracy, w danej firmie. Folder Ścieżka kariery dokumentuje takie zagadnienia jak: Oceny Nagrody, Szkolenia BHP, Kursy/ Szkolenia, Etapy rekrutacji, Formę zatrudnienia. Wszystkie te informacje dostępne są w wybranym czasie, z możliwością wyboru, selekcji zdarzeń wszystkich i niewykonanych. Podświetlenie i kliknięcie w wybrane zdarzenie, pokaże nam komplet informacji go tworzących, danych, które zostały uzupełnione podczas wprowadzania tych procesów. Dane powyższe są uporządkowane wg.wybranego przez nas okresu, a także wg. Filtru: wyborem wszystkie, niewykonane. Deklaracje W programie są dwa miejsca umożliwiające przygotowanie deklaracji PIT i ZUS. Są to: opcje Deklaracje ZUS i Deklaracje PIT w menu głównym programu oraz zakładka Deklaracje w pracowniku. Opcje menu głównego pozwalają na przygotowanie deklaracji liczonych zarówno dla firmy (jak na przykład PIT-4R lub ZUS DRA) jak i dla pracownika (na przykład PIT-11 lub ZUS ZUA). W tym drugim przypadku przygotowanie deklaracji musi być poprzedzone wskazaniem osoby, dla której deklaracja ma zostać naliczona. Z poziomu pracownika dostępne są wyłącznie deklaracje dedykowane imiennie pracownikom. Przy czym odpowiednia wybrana deklaracja przygotowana z poziomu menu głównego jest widoczna w pracowniku i odwrotnie. Kartoteka pracownika: Deklaracje 76/395

77 Deklaracje / Podatkowe (PIT) Z poziomu pracownika możliwe jest naliczenie i wydruk deklaracji związanych z zatrudnioną osobą, tj.: PIT-11, 8C, 8S, R, 40, IFT-1, IFT-1R. PIT-11 Naliczanie nowej deklaracji PIT-11 inicjujemy poleceniem. Spod listy należy wybrać odpowiednią deklaracje. W wywołanym formularzu uzupełniamy (modyfikujemy) kolejno: Pracownik/Deklaracje/Podatkowe PIT Rok, którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu wypłaty na deklarację decyduje data jej realizacji (okres deklaracji). Data i numer dokumentu. Deklaracje podobnie jak i inne dokumenty po naliczeniu i zapisaniu przechowywane są w bazie danych. Dzięki czemu raz naliczona deklaracja może być wielokrotnie drukowana (bez potrzeby wielokrotnego jej naliczania). Wprowadzona Data dokumentu zostanie wydrukowana na deklaracji jako Data wypełnienia deklaracji. Numer deklaracji, traktowanej jako dokument (wydruk) nadawany jest przez program automatycznie. Schemat numeracji jest następujący: PIT11 / Rok / Miesiąc / Numer kolejny (domyślnie?). Numer kolejny (porządkowy) zostanie nadany w momencie akceptacji deklaracji. Numeracja jest unikalna w obrębie miesiąca. Użytkownik ma prawo wyłącznie modyfikować numer kolejny. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Pracownik -informacyjnie na formularzu wyświetlane są również imię i nazwisko osoby, dla której deklaracja jest przygotowywana. Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Miejsce składania deklaracji. Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / dane podatkowe). Dochody oraz pobrane zaliczki: Przychód Koszty uzyskania przychodów Dochód Zaliczka pobrana przez płatnika Pobrane składki: Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika. Na zakładce F,G można uzupełnić dane płatnika lub osoby za obliczenia i pobrania podatku. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane) Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Po naliczeniu i zaakceptowaniu (OK) deklaracja zostanie umieszczona na odpowiedniej liście. Wydruk deklaracji jest możliwy zarówno z poziomu formularza przygotowania deklaracji jak i z poziomu listy naliczonych deklaracji. W celu wydrukowania deklaracji posługujemy się ikoną. Pozostałe deklaracje Pracownik - PIT-11 Analogicznie jak w przypadku deklaracji PIT-11, można naliczyć pozostałe deklaracje PIT: PIT-40 - deklarację wystawia pracodawca, jeżeli pracownik złoży wniosek o rozliczenie. Przed utworzeniem PIT-40, należy zaznaczyć dodatkowe informacje dla PIT-40. Z poziomu Pracownika, na zakładce Kadry/Deklaracje/Informacje dla PIT-40 należy zaznaczyć: Naliczaj deklarację PIT-40 ( poprzez wybór: Tak/Nie). PIT-R - deklaracja może być naliczona oddzielnie lub jako załącznik deklaracji PIT-11 lub PIT-40 Jeżeli pracownik otrzymuje przychody wykazywane zarówno na deklaracji PIT-R jak i na PIT-11/PIT-40, to naliczając deklarację PIT-11/PIT-40, PIT-R zostanie automatycznie dodany jako załącznik. PIT-8C - Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne wypłacające należności lub wykonujące na rzecz podatników świadczenia niepieniężne, od których nie ma obowiązku poboru podatku lub zaliczek na ten podatek, muszą przygotować i przekazać podatnikom oraz urzędom skarbowym PIT-8C. Nie muszą być płatnikami podatku. Wystarczy, że wypłacają podatnikom kwoty pieniężne lub realizują inne należności z określonych tytułów ( np. zasiłki chorobowe zleceniobiorców, nagrody rzeczowe).na deklaracji PIT -8C wykazuje się również informację o wysokości wypłaconego uczniom lub studentom stypendium, które wypełniają płatnicy stypendiów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT. U w a g a! Do poprawnego sporządzenia deklaracji PIT-8C, elementy wynagrodzenia wymagają dodatkowej konfiguracji. IFT-1 - Informacja o wysokości przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania. Deklarację składa płatnik zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązany do sporządzenia i przekazania informacji na podstawie art. 42 ust.6 ustawy o PIT. Deklarację IFT-1 sporządza się na wniosek podatnika ( w terminie 14 dni od złożenia wniosku), natomiast IFT-1R sporządza się za cały rok podatkowy. IFT-1R - deklaracja roczna. 77/395

78 U w a g a! Do prawidłowego utworzenia deklaracji IFT-1/IFT-1R, należy uzupełnić dane podatnika na zakładce Kadry / Pracownik / Kadry / Inne dane określając obywatelstwo oraz wpisując numer identyfikacji podatkowej, uzyskany w państwie, w którym podatnik ma miejsce zamieszkania. W przypadku braku takiego numeru, należy podać numer posiadanego dokumentu stwierdzającego tożsamość uzyskany w tym państwie. PIT-8S - deklaracja wycofana. Lista deklaracji W kartotece pracownika na zakładce Deklaracje/Podatkowe PIT użytkownik ma dostępną listę deklaracji wystawionych dla pracownika. Standardowo na liście wyświetla się wersja deklaracji, data deklaracji, okres za jaki jest wystawiona deklaracja, urząd skarbowy i status edeklaracji. Edycja wartości deklaracji PIT Edycja deklaracji PIT umożliwia ręczną zmianę naliczonych wartości. Deklaracje PIT pracownika W celu uaktywnienia edycji wartości deklaracji, na formularzu należy wybrać Czynności/Edytuj formularz. Na formularzu deklaracji, która została edytowana, na zakładce 'Ogólne' pojawi się czerwony napis: 'Korekta ręczna deklaracji'. Edycji nie podlegają pola, które są wyliczane z pozostałych edytowalnych wartości. Użycie przycisku 'Przelicz' w trybie edycji deklaracji, powoduje przeliczenie tylko danych identyfikacyjnych, bez przeliczania wartości. W celu wycofania edycji należy użyć Czynności/Przywróć formularz. Przywrócenie formularza spowoduje ponowne przeliczenie wartości deklaracji. W polach, które są standardowo zablokowane, wartości zostaną przeliczone i przywrócone do wyliczonych przez program. W polach, które podlegają zawsze edycji ( zarówno, gdy deklaracja nie podlega edycji, jak i po jej włączeniu), czynność Przywróć formularz, nie spowoduje przeliczenia wartości. U w a g a! Czynność Edytuj formularz na PIT-R jest dostępna tylko w przypadku, gdy PIT-R jest deklaracją składaną oddzielnie, a nie jako załącznik do PIT-11 bądź PIT-40. Jeżeli PIT-R stanowi załącznik deklaracji PIT-11 lub PIT-40, to edycję wartości uaktywnia się z pozycji deklaracji głównej. 78/395

79 Deklaracje / PFRON Zakładka zawiera listę wygenerowanych deklaracji PFRON pracownika (załączników INF-D-P). Pracownik - Deklaracje PFRON 79/395

80 Deklaracje / Rozliczeniowe ZUS Zakładka zawiera wygenerowane deklaracje RCA, RZA, RSA dla pracownika w określonym okresie. Deklaracje rozliczeniowe ZUS 80/395

81 Deklaracje / Zgłoszeniowe ZUS Opcja umożliwia przygotowanie deklaracji zgłoszeniowych dla ubezpieczonych oraz członków ich rodzin. Do wyboru pozostają deklaracje ZUS: ZUA (zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej), ZZA (zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych), ZIUA (zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej), ZWUA (wyrejestrowanie z ubezpieczeń / kontynuowanie ubezpieczeń), ZCZA (zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego), obecnie nie jest używany. ZCNA (zgłoszenie danych o członkach rodziny, których adres zamieszkania nie jest zgodny z adresem zamieszkania ubezpieczonego, dla celów ubezpieczenia zdrowotnego). Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowych ZUS dedykowana jest opcja: Kadry i Płace / Deklaracje ZUS. Z tego poziomu możliwe jest również przygotowanie deklaracji zgłoszeniowych. W obu przypadkach procedura przygotowania deklaracji zgłoszeniowych jest niemal identyczna. U w a g a! Przed naliczeniem pierwszej w danym miesiącu deklaracji konieczne jest przygotowanie pliku KEDU (Kadry i Płace / Deklaracje ZUS / KEDU). 81/395

82 ZUS ZUA Deklaracja ZUA służy zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej. Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZUA inicjujemy poleceniem. W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji. Jeżeli deklaracja ZUA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty wybieramy: 1 Zmiana w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej, 2 Korekta w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej. Pracownik - ZUS ZUA Zmiana występuje wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmiana miejsca zamieszkania. Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy, usuwamy błędy w danych, które popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu np. nieprawidłowo zostało podane miejsce zamieszkania. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało Brak) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji: zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data). Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć U w a g a! Jeżeli chcemy uniemożliwić wykasowanie przygotowanej deklaracji należy na formularzu deklaracji zaznaczyć pole Zatwierdzona. Deklaracja może zostać usunięta po odznaczeniu pola Zatwierdzona. 82/395

83 ZUS ZZA Deklaracja ZZA służy zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany/korekty danych osoby ubezpieczonej. Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZZA inicjujemy poleceniem. W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji. Jeżeli deklaracja ZZA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty wpisujemy: 1 Zmiana w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej, 2 Korekta w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało Brak) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji: zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data). Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona) 83/395

84 ZUS ZIUA Deklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne, podane w dziale III formularza ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych. Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZIUA inicjujemy poleceniem. W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program zaproponuje: 1 zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej. Datę wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data). Jeżeli historię danych pracownika tworzy więcej niż jeden zapis historyczny, to dane z poprzedniego zapisu historycznego (względem daty przygotowania deklaracji) zapisywane są w sekcji Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej. Są to: numery PESEL i NIP. Nazwisko. Imię. Data urodzenia. Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości. Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona). 84/395

85 ZUS ZWUA Deklarację ZUS ZWUA należy wypełnić w celu: wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych, wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego. Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZWUA inicjujemy poleceniem. W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji. Jeżeli nie zostało zaznaczone: Zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego, to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Wyrejestrowanie) zaznaczy cel złożenia deklaracji oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji (na podstawie uprzednio wprowadzonej Daty). Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona). 85/395

86 ZUS ZCNA Deklaracja ZUS ZCNA przeznaczona jest do: zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny. Naliczanie nowej deklaracji ZUS ZCNA inicjujemy poleceniem. W pierwszej kolejności z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego nowo wygenerowane dane zostaną dopisane. Po zaakceptowaniu wyboru (OK) na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Data zapisujemy datę przygotowania deklaracji. Jeżeli wśród członków rodziny wybranego pracownika znajdują się osoby, dla których powinna zostać przygotowana deklaracja ZCNA to po uruchomieniu funkcji Przelicz: ich nazwiska automatycznie pojawią się na wyświetlanej na formularzu liście Zgłaszane osoby. uzupełniona zostanie Data wypełnienia deklaracji (domyślnie proponowana jest wprowadzona na wstępie Data).. Naliczoną deklarację eksportujemy do Programu Płatnika poleceniem Eksport KEDU. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona). U w a g a! Adres członka rodziny na deklaracji ZUS ZCNA uzupełni się tylko wtedy, jeżeli jest inny niż adres ubezpieczonego. 86/395

87 ZUS ZCZA Obecnie deklaracja nie jest używana w związku z czym zablokowano możliwość dodawania nowych deklaracji ZUS ZCZA. Wszystkie osoby są wykazywane na deklaracji ZCNA. Niezależnie od przygotowywanej deklaracji: dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <CTRL+S> Zapisz). dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU.> U w a g a! U w a g a! Do tego samego pliku KEDU dane mogą być dopisywane sukcesywnie. Nie jest przeszkodą w dodawaniu do tego samego KEDU zamknięcie programu i ponowne jego uruchomienie nawet kilka dni później. U w a g a! Różnica w przygotowaniu deklaracji z poziomu pracownika i z poziomu opcji Deklaracje ZUS dotyczy wyłącznie procesu wyszukania ubezpieczonego. Przygotowując deklarację z poziomu pracownika ten krok jest zbędny ubezpieczony jest znany (wybrany) Przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej z poziomu Deklaracje ZUS Zgłoszeniowe wymaga w pierwszej kolejności wybrania ubezpieczonego z dostępnej listy. 87/395

88 Deklaracje / Informacje dla PIT-40 Po zaznaczeniu parametru Naliczaj deklarację PIT-40 na TAK będzie możliwość naliczenia deklaracji PIT-40 oraz uaktywniają się pozycje w sekcji Deklaracja PIT-12, gdzie po uzupełnieniu tych pozycji dane będą ściągnięte do wydruku PIT 12 oraz PIT-40. Po zaznaczeniu parametru Koszty na podstawie wydatków faktycznie poniesionych na TAK kwota wpisana w polu Kwota będzie ściągnięta do deklaracji PIT-40 w kole Koszty uzyskania przychodu a po uzupełnieniu pola Zwrot niezależnie pobranych świadczeń kwota będzie wykazana na deklaracji PIT-40 w części G. 88/395

89 Deklaracje / Informacje IMIR Pracodawca (płatnik składek) ma obowiązek dostarczyć ubezpieczonemu informacje o danych przekazanych za niego do ZUS. Informację takową przekazuje raz w roku, za rok ubiegły bądź na żądanie ubezpieczonego raz w miesiącu za ubiegły miesiąc. W związku z powyższym na kartotece pracownika jest możliwość przygotowania informacji IMIR zarówno za okresy miesięczne jak i za okres minionego roku. Informację IMIR inicjuje przycisk Nowy (ZUS IMIR). Uaktywnia on okienko, w którym jest możliwość wyboru typu deklaracji: miesięczna lub roczna. Po dokonaniu wyboru na ekranie wyświetlony zostanie właściwy formularz przygotowania deklaracji. W polu Deklaracja za miesiąc należy wskazać miesiąc lub w polu Deklaracja za rok uzupełnić rok, za który ma zostać naliczona informacja IMIR. W polu Data jest możliwość zaewidencjonowania daty powstania informacji IMIR. Parametr Identyfikator deklaracji zostaje nadany automatycznie. Przy naliczeniu kolejnej informacji IMIR za dany okres zostaje nadany kolejny numer porządkowy. W polu Data wypełnienia wskazujemy datę wypełnienia dokumentu. Po uzupełnieniu powyższych parametrów należy przeliczyć informację wybierając w czynnościach Przelicz. U w a g a! Aby informacja IMIR zawierała prawidłowe dane w pierwszej kolejności konieczne jest przeliczenie deklaracji DRA ponieważ naliczenie deklaracji IMIR jest możliwe dla osób, które zostały wykazane na deklaracji DRA. Po zaakceptowaniu (OK) naliczonej deklaracji zostanie ona automatycznie przeniesiona na listę deklaracji. Naliczoną deklarację z poziomu listy deklaracji można: Otworzyć lub Usunąć (o ile nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona). 89/395

90 Etat Pełny proces zatrudniania pracownika (etat) wymaga uzupełnienia poszczególnych zakładek w folderze 'Etat' na kartotece pracownika. Kartoteka: Etat 90/395

91 Etat / Ogólne Na formularzu zapisywane są podstawowe informacje związane ze stosunkiem pracy. Uzupełnianie danych należy rozpocząć od wpisania okresu zatrudnienia. W przeciwnym przypadku większość pól pozostanie nieaktywna. Sekcja: Umowa o pracę Okres zatrudnienia. W przypadku zawierania umowy na czas nieokreślony nie podajemy daty do. Jako Data zawarcia i Data rozpoczęcia pracy proponowana jest data zatrudnienia. Wydział wybierany jest z listy. Domyślnie proponowany jest wydział dla którego aktualnie wyświetlana jest lista pracowników. Domyślnie wydziałem tym jest Główny wydział firmy. Nowe wydziały dopisywane są do systemu przy pomocy opcji: Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kadry/Wydziały. Zatrudnienie na podstawie. Do wyboru pozostaje: umowa o pracę, powołanie, wybór, mianowanie, oddelegowanie, umowę o pracę nakładczą, stan spoczynku, uposażenie rodzinne, spółdzielcza umowa o pracę, skierowanie do pracy. Typ umowy o pracę. Jeżeli w okresie zatrudnienia nie została zapisana data do program zaproponuje umowę na czas nieokreślony. W pozostałych przypadkach do wyboru pozostaje: na okres próbny, na czas określony, na czas wykonywania pracy, na czas określony (zastępstwo), na czas określony (do dnia porodu), na czas pełnienia funkcji. Informacja istotna między innymi przy wydruku umowy o pracę i świadectwa pracy. Dodatkowo w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kadry/Ogólne znajduje się parametr "Domyślny sposób inicjowania pola 'Typ umowy o pracę'". Wybranie jednej z opcji do wyboru w omawianym parametrze za skutkuje domyślnym ustawieniem pola "Typ umowy o pracę" na kartotece pracownika w części Etat/Ogólne. Rodzaj zatrudnienia. Opcja służy rozróżnieniu rodzaju zatrudnienia nie zawsze wynikającego z kodu tytułu ubezpieczenia. W przypadku pracowników pozostawiamy Nie dotyczy. Aby móc wybrać opcję "Więzień lub aresztowany" należy najpierw w parametrze "Zatrudnienie na podstawie": wskazać opcję "Skierowania do pracy". Stanowisko. Uzupełnienie pola jest wymagane. Kolejno wpisywane stanowiska tworzą słownik dostępny w trakcie zatrudniania kolejnych osób. Funkcja. Specjalność. Dane uzupełniane opcjonalnie. Kod wykonywanego zawodu. Wpisywany zgodnie ze specyfikacją zawartą w Załączniku do Rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2002 r. w sprawie klasyfikacji zawodów i specjalności dla potrzeb rynku pracy oraz zakresu jej stosowania (Dz.U. nr 222, poz. 1868). Pracownik - Etat Sekcja: Kalendarz Nominalny czas pracy pracownika zapisywany jest w postaci kalendarza. Domyślnym kalendarzem jest Standard tworzony automatycznie w trakcie zakładania bazy danych. Definicji nowych kalendarzy (harmonogramów czasu pracy) służą opcje: Narzędzia/Opcja/Kadry i Płace/Kalendarze Kalendarz wybierany jest z dostępnej listy. Interpretacja. Decyduje o interpretacji zapisów o rzeczywistym czasie pracy. Wg planu. Jeżeli w wybranych dniach nie zostanie indywidualnie zapisany czas pracy lub nie pojawi się zapis o nieobecności to program przyjmie, ze praca odbywała się zgodnie z przyjętą w kalendarzu normą. Wg obecności. Jeżeli w danym dniu nie będzie indywidualnego zapisu o obecności, to program przyjmie, że pracownik był nieobecny. Ustawienie sugerowane dla pracowników posługujących się kartami RCP dla ewidencji czasu pracy. Brak zapisu RCP jest równoważny z nieobecnością pracownika w pracy. Wg zestawień. Program dopuszcza uproszczoną ewidencję czasu pracy. Zamiast realizować zapisy dzień po dniu, można wykorzystując do tego celu opcję: Kalendarz/Zestawienia czasu pracy i odnotowywać czas pracy okresami, na przykład tygodniami. Dla tak prowadzonej ewidencji czasu pracy istotne jest jedno ograniczenie: Pierwszy wpisywany zbiorczo okres musi pokrywać się z początkiem miesiąca, ostatni zapis musi pokrywać się z końcem miesiąca. Sekcja: Zaszeregowanie Zaszeregowanie (grupa zaszeregowania). Zatrudniając pracownika możemy odwołać się do zdefiniowanej wcześniej siatki płac (Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kadry/Grupy zaszeregowania). W takim przypadku poniższe pola zostaną uzupełnione automatycznie a użytkownik jedynie w ograniczonym zakresie (zależnym od parametrów konfiguracyjnych) może wpłynąć na zaproponowane dane. Zatrudniając pracownika można pominąć wybór zaszeregowania definiując jednocześnie poniższe dane indywidualnie: Wymiar etatu zapisywany w postaci ułamka xxxx/yyyy. Typ stawki (Dowolna. Minimalna jako stawka zaszeregowania podstawione zostanie z danych konfiguracyjnych programu najniższe wynagrodzenie. Wynagrodzenie pracownika będzie automatycznie aktualizowane wraz ze zmianami wprowadzanymi w konfiguracji programu. Z zakresu dotyczy wyłącznie zapisów realizowanych poprzez wybór zaszeregowania. Stawka: Kwota (w walucie, domyślnie PLN) / Okres wypłaty: godzina lub miesiąc. Element wynagrodzenia. Odwołanie do konfiguracji elementów wynagrodzenia (Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Płace/Elementy wynagrodzenia). Standardowo w zależności od wybranego okresu program proponuje: Wynagrodzenie zasadnicze mies. lub Wynagrodzenie zasadnicze godz. W razie potrzeby użytkownik posiada niezbędne uprawnienia konieczne dla definiowania kolejnych elementów wynagrodzenia. 91/395

92 Etat / Akordy Poza typowym, czasowym rozliczaniem zatrudnianych pracowników program wspiera również rozliczenia akordowe. Pracownik jednocześnie wykonywać może wiele rodzajów prac akordowych. Poszczególne akordy przypisane pracownikowi tworzą listę akordów. Proces przypisywania pracownikowi akordu inicjujemy poleceniem wybieramy akord. Program pozwala nam definiować akord prosty jak również akord grupowy. Przed obliczeniem akordu grupowego należy wykonać operację podziału akordu Czynności / Podziel kwotę akordu grupowego. Na formularzu akordu (zakładka Ogólne) uzupełniamy kolejno: Wydział do którego przypisany zostanie akord. Domyślnie jest to wydział przypisany pracownikowi w etacie. Definicja akordu wybierana jest z listy. Definicji akordu służy opcja: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicje akordów. Po zaakceptowaniu wyboru do uzupełnienia pozostaną pola charakterystyczne dla wybranej definicji. Ze względu na zależność pomiędzy liczbą wykonanych jednostek akordowych a wartością jednostkowego wynagrodzenia możemy mówić o akordzie liniowym (stała stawka) lub progresywnym (stawka zależna od liczby wykonanych jednostek). W tym drugim przypadku zależność pomiędzy liczbą wykonanych sztuka a wartością jednostkowego wynagrodzenia zapisywana jest w postaci tabeli (zbliżonej swoją konstrukcją do progów podatkowych). W przypadku akordu progresywnego w praktyce spotyka się dwa sposoby rozliczania (oba wspierane przez program): Akord progresywny wg osiągniętego progu:. Spod listy Pracownik - Akord Tak liczba wykonanych jednostek akordowych decyduje o osiągniętym progu i wszystkie jednostki akordowe rozliczane są wg tej samej stawki. Nie stawka rośnie (lub maleje) progresywnie. Odnotowując pracownikowi pracę akordową decydujemy czy praca w akordzie pomniejsza nominalny czas pracy czy nie. W okresie nie wykonywania prac akordowych pracownik może być wynagradzany w stawce godzinowej, ewentualnie miesięcznej. Szczegółowe informacje o akordzie zapisywane są w formularzach (zakładkach): Kalendarz. Informacja o pracy akordowej wprowadzana jest dzień po dniu. Dla każdego dnia odnotowujemy czas pracy i liczbę wykonanych jednostek akordowych Zestawienia. Informacja o pracy akordowej wprowadzana jest okresami definiowanymi przez użytkownika, na przykład tygodniowo. Podobnie jak w przypadku kalendarza zapisujemy czas pracy akordowej w zadanym okresie i liczbę wykonanych jednostek akordowych. Elementy wynagrodzenia. Lista zrealizowanych wypłat z tytułu wykonywania wybranego akordu. Lista tworzona na podstawie list płac. Historia zapisów. Dane o akordzie, na przykład stawka za jednostkę może ulegać zmianie w czasie. Mogą zmieniać się wartości przyjętych progów (akord progresywny). Poszczególne zmiany zapisywane w programie tworzą historię akordu. Stworzeniu kolejnego zapisu historycznego służy opcja: Aktualizuj wołana z poziomu listy akordów pracownika. 92/395

93 Etat / Dodatki Definiowane elementy wynagrodzenia można podzielić (jedno z możliwych kryteriów podziału) na takie, które w wypłatach pracownika pojawiać się będą cyklicznie oraz takie które wypłacane są okazjonalnie. W pierwszym przypadku warto na stałe związać pracownika z takim elementem wynagrodzenia. Służy temu opcja Etat / Dodatki. Dotyczy to również różnego rodzaju potrąceń z wypłaty pracownika (na przykład składek PZU). Na zasadzie uzupełniania listy dopisujemy pracownikowi kolejne, wcześniej zdefiniowane elementy wynagrodzenia. Procedurę rozpoczynamy poleceniem. Na ekranie pojawi się formularz, w którym kolejno uzupełniamy: Zakładka: Ogólne Pracownik - dodatki, potrącenia Definicja elementu. Dodatek / potrącenie wybieramy z listy zdefiniowanych uprzednio elementów wynagrodzenia (Konfiguracja / Kadry i Płace / Płace / Elementy wynagrodzenia). Nazwa. W większości przypadków Definicja elementu odpowiada jego nazwie, stąd jest ona automatycznie przepisywana w pola Nazwa. W praktyce może się jednak pojawić konieczność rozróżnienia Definicji elementu i Nazwy. Ta sama definicja może być wykorzystywana w różnych sytuacjach. Przykładowo Korekta wynagrodzenia (Definicja).Będzie wykorzystywana zarówno do skorygowania nadpłaconej premii jak i wyrównania wynagrodzenia zasadniczego. W takim przypadku pole Nazwa zostanie wykorzystywane do zapisywania konkretnej nazwy korekty (np.: Korekta wynagrodzenia zasadniczego, Korekta premii kwartalnej,...). Okres. Okres w jakim przysługiwał będzie pracownikowi wybrany element wynagrodzenia. Nieuzupełnienie daty do jest równoznaczne z przyznaniem wybranego elementu wynagrodzenia na czas nieokreślony. Członek rodziny. Pole zostanie automatycznie uzupełnione przez program jeżeli edytowany dodatek będzie związany z członkiem rodziny (dodatek rodzinny, zasiłek rodzinny, zasiłek pielęgnacyjny). W takim przypadku dodatek przypisywany jest pracownikowi z poziomu Kadry / Rodzina. Natomiast modyfikowany może być zarówno w miejscu jego dodania jak i na liście dodatków pracownika. Takie wyróżnienie zasiłków związanych z członkami rodziny wynika z faktu, że ZUS oczekuje zarówno informacji o liczbie osób, na które wypłacony został zasiłek jak i kwocie wypłaconego zasiłku. Parametry. Wartość elementu wynagrodzenia może być w całości wyliczana przez program lub z definicji elementu może wynikać konieczność uzupełnienia danych (parametrów) przed naliczeniem wypłaty. Takimi parametrami mogą być: wartość premii uznaniowej o której decyduje kierownik lub liczba godzin pracy w warunkach szkodliwych jeżeli nie są one ewidencjonowane w programie. Definiując element wynagrodzenia użytkownik ma do dyspozycji listę parametrów. Na formularzu dodatku / potrącenia program oczekuje zawsze wprowadzenia tylko tych parametrów, od których bezpośrednio zależy wartość liczonego elementu, a które nie mogą być samodzielnie przez program naliczone. Są to parametry typu: kwota, czas, liczba dni, ułamek, procent, liczba. Z poziomu formularza dostępne są również: zakładka Elementy wynagrodzenia. Poprzez odwołanie do zrealizowanych list płac tworzona jest lista wypłat wybranego elementu wynagrodzenia. zakładka Historia zapisów. Lista kolejnych aktualizacji, odnotowywanych w bazie danych modyfikacji. Lista wyświetlanych w etacie elementów wynagrodzenia może zostać ograniczana przy pomocy filtrów: Dodatki do. Do wyboru: Razem, Etatu, Umów. Indeks. Do wyboru pozostają: Wszystkie przypisane pracownikowi elementy wynagrodzenia (bez względu na okres w jakim przysługiwały, były wypłacane) Niezakończone czyli przysługujące pracownikowi w zdefiniowanym okresie Okres. Zakładka: Elementy wynagrodzenia Lista tworzona jest automatycznie na podstawie wygenerowanych w programie list płac. Zakładka: Historia zapisów Każdy element wynagrodzenia przypisany pracownikowi może mieć tworzoną historię swoich zmian. W szczególności historię zmian wartości jego parametrów. Stworzenia nowego zapisu historycznego służy funkcja Aktualizuj. W wyniku jej użycia zostanie zachowana dotychczasowa wartość oraz powstanie nowy zapis historyczny z nowymi danymi. Będzie on obowiązywał od wprowadzonej Daty aktualizacji zapisu. Lista przypisanych pracownikom dodatków i potrąceń może zostać wydrukowana z poziomu listy pracowników. Pod drukarką w Ewidencji pracowników jest dostępny raport pod nazwą Miesięczne zestawienie dodatków i potraceń. 93/395

94 Etat / Inne dane Etat/Inne dane Sekcja: Procent najniższego wynagrodzenia Zgodnie z Ustawą z dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę. (Dz. U. Nr 200, poz ) wysokość wynagrodzenia pracownika zatrudnionego w pełnym miesięcznym wymiarze czasu pracy nie może być niższa od wysokości minimalnego wynagrodzenia. Wyjątkiem jest pierwsza praca, wynagrodzenie pracownika w okresie jego pierwszego roku pracy nie może być niższe niż 80% wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę. Do okresów, o których mowa powyżej wlicza się wszystkie okresy, za które była opłacana składka na ubezpieczenie społeczne lub zaopatrzenie emerytalne, z wyłączeniem okresów zatrudnienia na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego. Odpowiedni procent najniższego wynagrodzenia może zostać odnotowany w programie po odznaczeniu pola Standardowy. Sekcja: Wynagrodzenie akordowe Zgodnie z art kodeksu pracy wynagrodzenie stanowiące podstawę obliczenia dodatku za nadgodziny obejmuje wynagrodzenie wynikające z jego zaszeregowania określonego stawką godzinową lub miesięczną, a jeżeli taki składnik wynagrodzenia nie został wyodrębniony- to 60% wynagrodzenia (dotyczy to między innymi wynagrodzenia akordowego). Zgodnie z 4 rozporządzenia Ministra Pracy i polityki Socjalnej z dnia 29 maja 1996r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w K.P., przy ustalaniu wynagrodzenia określonego procentowo w celu obliczenia dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych ( art k.p.) stosuje się zasady obowiązujące przy ustalaniu wynagrodzenia za urlop. Zgodnie z powyższym w celu obliczenia dopłaty za nadgodziny (50% lub 100%) przykładowo dla pracowników zatrudnionych na wynagrodzeniu akordowym, należy przyjąć za podstawę 60% wynagrodzenia: składniki zmienne za okres nie dłuższy niż jeden miesiąc uwzględnić w łącznej wysokości wypłaconej w okresie 3 miesięcy poprzedzających miesiąc wystąpienia nadgodzin ( lub z 12 miesięcy dla elementów o znacznych wahaniach); sumę zmiennych składników wynagrodzenia podzielić przez liczbę godzin przepracowanych w okresie, z którego ustala się wynagrodzenia otrzymaną stawkę godzinową pomnożyć przez 60% ustalone 60% wynagrodzenia godzinowego pomnożyć przez wskaźnik dodatku za nadgodziny (50% lub 100%), a następnie pomnożyć przez liczbę przepracowanych godzin nadliczbowych. Jeżeli parametr 'Podstawa wynagrodzenia za nadgodziny jako 60% wynagrodzenia' zostanie zaznaczony na 'TAK', to podstawa dopłat do nadgodzin (Dopłata do n. godz. 50%, Dopłata do n. godz. 100%, Dopłata do n. godz. 100% św.) dla pracownika będzie liczona jako 60% podstawy urlopu wypoczynkowego. Sekcja: Roczny limit nadgodzin Zgodnie z Art kodeksu pracy liczba godzin nadliczbowych nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym. Art dopuszcza wprowadzenie większego limitu nadgodzin Poprzez układ zbiorowy pracy, regulamin pracy albo w umowie o pracę (jeśli u pracodawcy nie obowiązują dwa pierwsze akty) można ustalić inną roczną liczbę godzin nadliczbowych. Ograniczeniem nadmiernego zwiększania limitu nadgodzin jest przepis Art k. p., zgodnie z którym w przyjętym okresie rozliczeniowym czas pracy pracownika wraz z nadgodzinami nie może przekroczyć przeciętnie 48 godzin tygodniowo (czyli zasadniczo 40 godzin zwykłej pracy i 8 godzin nadliczbowych). Mówimy tutaj jednak o przeciętnie 48 godzinach w tygodniu w przyjętym okresie rozliczeniowym, a zatem w poszczególnych tygodniach może to być większa liczba godzin (byleby średnio praca nie przekroczyła 48 godzin na tydzień). Maksymalnie limit roczny wynosić może 416 godzin (52 tygodnie x 8 godzin na tydzień).ustalony przez użytkownika roczny limit nadgodzin może zostać wpisany po odznaczeniu pola Standardowy. Sekcja: Średnia norma czasu pracy do wyliczenia nadgodzin Standard - zaznaczenie parametru na TAK powoduje rozliczenie nadgodzin biorąc pod uwagę Normę dobową oraz Normę tygodniową wskazaną w konfiguracji kalendarza. Przykładowo kalendarz Standard posiada kodeksowe wartości dotyczące Normy dobowej: 8 godz. oraz Normy tygodniowej: 40 godz. W związku z tym przypięcie powyższego kalendarza na Etat Ogólne do pracownika spowoduje wykazanie takowych wartości. Jeżeli zaznaczymy flagę na NIE wówczas zarówno pole dotyczące Normy dobowej jak i Normy tygodniowej jest edytowalne; użytkownik ma wówczas możliwość wskazać inne wartości do naliczenia nadgodzin dla tego konkretnego pracownika. Sekcja: Współczynnik dla limitów proporcjonalnych (na przykład urlopów wypoczynkowych). Zgodnie z 4.2.Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, pracownikowi..., którego rozkład czasu pracy przewiduje dni pracy i dni, w których nie ma on obowiązku wykonywania pracy, udziela się urlopu wypoczynkowego na dni pracy i dni wolne od pracy w takiej proporcji w jakiej dni te występują w czasie wykonywania pracy przez pracownika. Współczynnik ten może być automatycznie ustalany przez program lub użytkownik może narzucić własną wartość odznaczając uprzednio pole Standardowy. Przykład Pracownik ma obowiązek wykonywania pracy przez cztery dni w tygodniu, w 5-dniowym tygodniu pracy (czyli jeden dzień jest dla niego wolny od pracy). Proporcja dni pracy do dni wolnych dla tego pracownika w tygodniu wynosi jak 4/1, i w takiej samej proporcji należy udzielić urlopu (gdy pracownik zwrócił się o urlop tylko na dni pracy dla niego): 4/1 = 4/x; x = 4/4; x = 1. Stosując zasadę proporcji zawartą w rozporządzeniu należy pracownikowi udzielić urlopu zarówno na dni pracy (4) jak i na dni, w których nie ma obowiązku jej świadczenia (1). Ogólna liczba dni udzielonego urlopu powinna obejmować ogółem 5 dni. Natomiast, gdy pracownik wystąpi o jeden dzień urlopu, to z wyliczenia wynika, iż pracodawca powinien udzielić tylko tego jednego dnia urlopu: 4/1 = 1/x, x = 1/4; x = 0,25. W takim przypadku brak jest bowiem podstaw prawnych aby ułamkową część urlopu zaokrąglać w górę do jednego dnia. Sekcja: Przejęcie pracowników na mocy art. 23 Kodeksu Pracy: Data przejęcia pracownika. Rodzaj przejęcia: Przejęcie części zakładu pracy. Po wybraniu tej opcji jeżeli w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Deklaracje/PIT-ogólne parametr "Na deklaracjach z informacjami o uzyskanych przychodach uwzględniaj wypłaty sprzed daty przejęcia" jest ustawiony Tak do deklaracji PIT-4R oraz PIT-8AR będą przyjmowane przychody wyłącznie po dacie przejęcia pracownika. Na deklaracji podatkowej PIT-11 oraz PIT-40 będą wykazane przychody pracownika również sprzed daty przejęcia. Przejęcie zakładu pracy. Po wybraniu tej opcji jeżeli w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Deklaracje/PIT-ogólne parametr "Na deklaracjach z informacjami o uzyskanych przychodach uwzględniaj wypłaty sprzed daty przejęcia" jest ustawiony Tak do deklaracji PIT-11, PIT-40, PIT-4R oraz PIT-8AR będą przyjmowane przychody pracownika również przed datą przejęcia. Poprzedni pracodawca. Sekcja: Cięcie okresu naliczania Wyłączenie flagi spowoduje, że elementy wynagrodzenia rozliczające czas pracy będą naliczane bez uwzględnienia bieżącej aktualizacji. Sekcja: Kalendarz Parametr 'Interpretacja kalendarza poza okresem zatrudnienia': Domyślnie Wg planu Wg obecności 94/395

95 Etat / Rozliczenia czasu pracy Elementami wynagrodzenia obligatoryjnie przysługującymi pracownikowi są: wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych oraz wynagrodzenie za pracę w nocy. Opcja Rozliczenia czasu pracy pozwala zobaczyć listę odpowiednich wypłat (zawartość wyświetlanej listy tworzona na podstawie list płac). Lista wyświetlanych jednocześnie elementów wynagrodzenia ograniczana jest przy pomocy filtrów: Okres w jakim zrealizowane zostały wybrane wypłaty Rodzaj elementu (Zasadnicze, Nocne, Nadgodziny) Pracownik - Rozliczenie czasu pracy 95/395

96 Etat / Rozwiązanie umowy Formularz pozwala na odnotowanie szczegółowych informacji związanych z rozwiązaniem umowy o pracę. Sekcja: Informacje dodatkowe do rozwiązania umowy o pracę Data złożenia/wręczenia wypowiedzenia - po wypełnieniu daty automatycznie uzupełniana jest sekcja Okres wypowiedzenia. Przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest - dostępny do wyboru jest słownik definiowalnych przyczyn wypowiedzenia umowy o pracę. Nową przyczynę rozwiązania umowy o pracę tworzymy wchodząc w Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kadry/Przyczyny rozwiązania umowy o pracę. Opis - pełny opis przyczyny wypowiedzenia. Wypowiedzenie umowy i pracę za odszkodowaniem - pole do wyboru TAK/NIE - pole zostanie uzupełnione automatycznie jeżeli w konfiguracji systemu wybrana przyczyna wypowiedzenia będzie miała ustawiony znacznik na TAK. Pole może zostać ustawione także przez użytkownika. Sekcja: Okres wypowiedzenia wg umowy o pracę lub Kodeksu Pracy W sekcji 'Okres wypowiedzenia wg umowy o pracę lub Kodeksu Pracy' zwracana jest informacja o hipotetycznej dacie wypowiedzenia umowy o pracę. Data wypowiedzenia liczona jest od daty ustawionej na liście pracowników w filtrze 'Data'. Okres wypowiedzenia - pole zwraca informację o liczbie miesięcy wypowiedzenia pracownika na podstawie okresu zatrudnienia pracownika. Liczba miesięcy jest liczona według zasad obowiązujących w kodeksie pracy lub zgodnie z informacją zawartą na zakładce umowa o pracę w polu 'Okres wypowiedzenia umowy o pracę (miesiące, jeżeli inny niż wynikający z Kodeksu Pracy'). Na dzień Upływa U w a g a! Od dnia nowelizacja Kodeksu Pracy wprowadza zmiany w okresach wypowiedzeń umów na czas określony. Prawa pracowników zatrudnionych na umowy na czas określony i nieokreślony w obrębie wypowiedzeń zostaną zrównane. Uzależniono okresy wypowiedzen od stażu pracy u danego pracodawcy. Okresy wypowiedzeń umów na czas określony i nieokreślony od dnia Okresy wypowiedzeń: dwutygodniowy - przy stażu pracy u tego samego pracodawcy poniżej 6 miesięcy, miesięczny - jeżeli pracownik jest zatrudniony w danej firmie, co najmniej 6 miesięcy, trzymiesięczny po trzech latach pracy u tego samego pracodawcy. Sekcja: Okres wypowiedzenia Sekcja 'Okres wypowiedzenia' uzupełnia się automatycznie po uzupełnieniu pola 'Data założenia/wręczenia wypowiedzenia'. Okres wypowiedzenia - pole zwraca informację o liczbie miesięcy wypowiedzenia pracownika na podstawie okresu zatrudnienia pracownika. Liczba miesięcy jest liczona według zasad obowiązujących w kodeksie pracy lub zgodnie z informacją zawartą na zakładce umowa o pracę w polu 'Okres wypowiedzenia umowy o pracę (miesiące, jeżeli inny niż wynikający z Kodeksu Pracy'). Pole edytowalne. Skrócony TAK/NIE - umożliwia odnotowanie skróconego okresu wypowiedzenia. Upływa - możliwość wprowadzenia daty, z którą upływa okres wypowiedzenia. W przypadku skróconego okresu wypowiedzenia odpowiednia informacja uwzględniana jest w drukowanym świadectwie pracy. Sekcja: Zwolnienie z obowiązku pracy Data zwolnienia z obowiązku pracy - parametr pozwala wskazać datę zwolnienia pracownika z obowiązku świadczenia pracy. Sekcja: Zakończono wszystkie czynności związane ze zwolnieniem pracownika Zakończono wszystkie czynności związane ze zwolnieniem pracownika TAK/NIE - pole jest wykorzystywane w przypadku uruchomienia taska Przypomnienie o końcu umowy. Po zaznaczeniu parametru na TAK znika task przypominający o końcu umowy dla danego pracownika. Pracownik - Rozwiązanie umowy 96/395

97 Etat / Ubezpieczenia W części dotyczącej ubezpieczeń społecznych obsługa programu zbliżona jest do obsługi Programu Płatnika. Formularz Ubezpieczenia zakresem zapisywanej informacji odpowiada części V-IX formularza ZUS ZUA. Sekcja: Tytuł ubezpieczenia Tytuł ubezpieczenia, wybierany jest z listy. Piąta i szósta cyfra kodu inicjuje się na podstawie wcześniej wprowadzonych danych o prawie do emerytury, renty oraz stopniu niepełnosprawności (Kadry / Dane ubezpieczeniowe). Sekcja: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu społecznym Pracownik - Dane ubezpieczeniowe Data powstania obowiązku ubezpieczeń społecznych. Dla pracowników zatrudnionych 1 stycznia 1999 roku lub później proponowaną datą jest data zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku data powstania obowiązku ubezpieczeń inicjuje się zgodnie z wytycznymi ZUS na dzień 31 grudnia 1998 roku. Osoba zgłaszana podlega ubezpieczeniom. Obowiązkowym ubezpieczeniom społecznym podlegają osoby wymienione w art. 6, 11 i 12 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. W poszczególnych polach zaznaczamy TAK dla rodzajów ubezpieczenia (tj. ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe), któremu osoba zgłaszana do ubezpieczenia podlega obowiązkowo. W przypadku pracowników (01 XX X X), o ile wcześniej uzupełnione zostały podstawowe dane dotyczące etatu, program automatycznie zaproponuje odpowiednie rodzaje ubezpieczeń. Sekcja: Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym Obowiązkowemu ubezpieczeniu zdrowotnemu podlegają osoby wymienione w art. 8 ustawy z dnia 6 lutego 1997 r. o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym. Należy wpisać datę, od której powstał obowiązek ubezpieczenia zdrowotnego. Dla pracowników zatrudnionych 1 stycznia 1999 roku lub później proponowaną datą jest data zatrudnienia. Dla pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 roku data powstania obowiązku ubezpieczenia zdrowotnego inicjuje się zgodnie z wytycznymi ZUS na dzień 1 stycznia 1999 roku. Sekcja: Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych Dobrowolnym ubezpieczeniom społecznym: emerytalnemu, rentowym, chorobowemu podlegają osoby wymienione w art. 7, 10 oraz art. 11 ust. 2 ustawy z dnia 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych. Wybieramy (wpisując Tak) rodzaj ubezpieczenia, któremu dana osoba podlegać będzie dobrowolnie, a następnie podajemy datę objęcia dobrowolnym ubezpieczeniem. Program nie zezwala na jednoczesne obowiązkowe i dobrowolne ubezpieczenie z tego samego tytułu. Sekcja: Dane o dobrowolnym ubezpieczeniu zdrowotnym Należy wpisać datę rozpoczęcia ubezpieczenia. Od 1 stycznia 2003 roku nie jest wymagane podanie kwoty pierwszej składki, wynikającą z umowy zawartej przez osobę zgłaszaną z kasą chorych. 97/395

98 Etat / Umowa o pracę Sekcja: Umowa o pracę W sekcji 'Umowa o pracę' jest możliwość za ewidencjonować pozostałe informacje dotyczące zatrudnienia pracownika, takie jak: Rodzaj wykonywanej pracy Forma organizacji pracy - jeżeli w konfiguracji programu (Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/kadry/formy organizacji pracy) został zdefiniowany słownik, to z rozwijalnej listy będzie można wybrać jedną z form organizacji pracy. Miejsce wykonanej pracy Przyczyną zawarcia umowy o pracę jest - z rozwijalnej listy można wskazać jedną z przyczyn zawarcia umowy na czas określony. Listę tworzą przyczyny, które zostały wczesniej skonfigurowane w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/kadry/przyczyny zawarcia umowy o pracę. Wybrana przyczyna pojawi się na wydruku Umowy o pracę. Czy Pracownik jest objęty zakładowym zbiorowym układem pracy (TAK/NIE) Data zawarcia zakładowego zbiorowego układu pracy Kierownik działu Osoba zastępująca Pełna nazwa stanowiska pracy Pełna nazwa pełnionej funkcji Okres wypowiedzenia umowy o pracę (miesiące, jeżeli inny niż wynikający z Kodeksu Pracy). Zakład (oddział) świadczenia pracy - parametr służący przyporządkowaniu pracownika do odpowiedniego oddziału dla deklaracji CIT-ST. Sekcja: Historia umów o pracę W sekcji 'Historia umów o pracę' wyświetlane są informację o aktualnych oraz historycznych umowach w postaci listy. Dodatkowo sekcja zawiera informacje: Pierwsza umowa o pracę od - data zawarcia pierwszej umowy o pracę Aktualna umowa o pracę od - data zawarcia pierwszej umowy o pracę Ilość umów na czas określony - liczba umów 'Na czas określony' oraz 'Na okres próbny' Ostatni ustawowy dzień umowy na czas określony ( 33 miesiące) - ostatni dzień okresu 33 miesięcy liczony od dnia , wyliczany jeżeli zawarte z pracownikiem umowy na czas określony będą przekraczały okres 33 miesięcy. Zgodnie z Art. 25'1 Kodeksu Pracy od dnia , jeśli okres zatrudnienia na podstawie umowy okresowej będzie dłuższy niż wskazany limit 33 miesięcy, lub jeśli łączna liczba zawartych umów okresowych będzie wyższa niż trzy, pracownik od następnego dnia od dnia upływu 33-miesięcznego limitu trwania tych umów, będzie musiał być zatrudniony na podstawie umowy na czas nieokreślony. Przykład. Jeżeli pracownik będzie miał umowy na czas określony zawarte na okresy: to w polu 'Ostatni ustawowy dzień umowy na czas określony (33 miesiące)' zostanie wyliczona data , ponieważ 33 miesiace będą liczone od dnia , od którego obowiązują nowe przepisy. Etat/Umowa o pracę 98/395

99 Etat / Wyrejestrowanie Formularz Wyrejestrowanie zakresem zapisywanej informacji odpowiada części III -VI formularza ZUS ZWUA. Sekcja: Wyrejestrowanie z ubezpieczeń Każda osoba w stosunku, do której wygasł tytuł do ubezpieczeń społecznych podlega wyrejestrowaniu z tych ubezpieczeń (indywidualnie z każdego z ubezpieczeń). Zgłoszenie wyrejestrowania płatnik składek zobowiązany jest złożyć w terminie 7 dniu od daty zaistnienia tego faktu. Wyrejestrowując ubezpieczonego należy podać datę wyrejestrowania (dla pracowników etatowych będzie to następny dzień po ustaniu stosunku pracy) oraz określić jego przyczynę (wyboru dokonujemy z zaproponowanej listy). Sekcja: Wniosek o kontynuowanie ubezpieczeń Osoby, które zamierzają kontynuować ubezpieczenie emerytalne i rentowe, zgłaszają wniosek w tej sprawie w terminie 30 dni od ustania obowiązku ubezpieczeń społecznych. Program pozwala na odnotowanie tytułu ubezpieczeniowego (wybór z listy podobnie jak w przypadku osób zgłaszanych do obowiązkowego ubezpieczenia) oraz daty, od której kontynuowane będą ubezpieczenia. 99/395

100 Etat / Dane historyczne Miejsce w którym przechowywane są dane aktualnie nie wymagane np.: kody dotyczące okresów pracy górniczej wykorzystywane w raporcie imiennym RGA. 100/395

101 Kalendarz Opcja służy odnotowaniu wszelki operacji związanych z czasem pracy. W kalendarzu pracownika zapisywane będą indywidualne modyfikacje w przyjętym wcześniej grafiku (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarze / Kalendarze). W Kalendarzu pracownika odnotowywane będą wszelkie obecności i nieobecności. Faktyczny czas pracy poza kalendarzem zapisywany może być również w postaci zestawień za zdefiniowane przez użytkownika okresy, na przykład tygodnie. Kartoteka pracownika: Kalendarz 101/395

102 Kalendarz / Czas pracy Opcja służy odnotowaniu rzeczywistego czasu pracy. Odnotowany tutaj czas pracy porównywany jest z normą czasu pracy i na tej podstawie ustalana jest między innymi liczba nadgodzin. Na kalendarzu dni, w których pracownik nie był zatrudniony są oznaczone ikoną:. Jeżeli pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca pod kalendarzem w czasie pracy pojawi się parametr 'W okresie zatrudnienia' zwracający liczbę dni i godzin przypadającą na dni pracy pracownika w miesiącu zatrudnienia. Dni,które zostały zmodyfikowane przez Użytkownika są oznaczone mocno żółtym kolorem. W prawym górnym rogu kalendarza użytkownik ma możliwość wybrania sposobu wyświetlania danych na kalendarzu, według dostępnych opcji: Od godziny/do godziny, Od godziny/czas pracy, Czas pracy. Kalendarz/Czas pracy 102/395

103 Kalendarz / Bilans otwarcia Dane zapisywane w opcji Bilans otwarcia umożliwiają rozpoczęcia pracy w trakcie roku bez konieczności odtwarzania wcześniejszych wypłat. Poprawnie wprowadzone dane gwarantują prawidłowe funkcjonowanie procedury rozliczania zwolnień lekarskich począwszy od pierwszej zrealizowanej w programie wypłaty. W kartotece pracownika na zakładce Kalendarz / Bilans otwarcia jest możliwość zaewidencjonowania informacji dotyczących zwolnienia chorobowego, bieżącego okresu zasiłkowego oraz urlopu opiekuńczego pracownika. Bilans otwarcia ustala dane początkowe na dzień: Informacje aktualne w dniu. Bilans otwarcia obejmuje: Pracownik - bilans otwarcia Zwolnienie chorobowe Ubezpieczony nabywa prawo do zasiłku / wynagrodzenia od dnia (Po upływie dni ubezpieczenia). Jeżeli w bilansie otwarcia nie została odnotowana data nabycia prawa do wypłaty zasiłku program przyjmuje, że dla obowiązkowego ubezpieczenia chorobowego okres wyczekiwania wynosi 30 dni, a dla ubezpieczenia dobrowolnego 180 dni. Liczba dni zwolnienia chorobowego dotychczas finansowana ze środków pracodawcy. Rozliczając kolejne zwolnienie chorobowe program przyjmie, że pracodawca zobowiązany jest finansować: 33 odnotowana wartość dni zwolnienia chorobowego ze środków własnych Liczba dni nieprzerwanego (ciągłego) zwolnienia chorobowego. Bieżący okres zasiłkowy Okres zasiłkowy został przedłużony o 3 miesiące. Jeżeli po upływie okresu zasiłkowego ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy z powodu choroby, a dalsze leczenie lub rehabilitacja rokują odzyskanie zdolności do pracy, okres zasiłkowy ulega przedłużeniu - nie dłużej jednak niż na dalsze 3 miesiące. W programie taka informacja zapisywana jest w jednej z kolejnych nieobecności. Opcję bilans otwarcia wykorzystujemy w sytuacji, gdy ubezpieczonemu został przedłużony okres zasiłkowy w okresie przed pierwszą odnotowaną w programie nieobecnością. Liczba dni zwolnienia wliczana do aktualnego okresu zasiłkowego. Wpisana wartość skraca odpowiednio okres zasiłkowy rozpoczynający się w dniu odnotowanym w Informacje aktualne Domyślnie okres zasiłkowy wynosi 6 miesięcy, a jeżeli niezdolność do pracy spowodowana została gruźlicą - nie dłużej niż przez 9 miesięcy. Urlop opiekuńczy. Zasiłek opiekuńczy przysługuje przez okres zwolnienia od wykonywania pracy z powodu konieczności osobistego sprawowania opieki, nie dłużej jednak niż przez okres 60 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad dziećmi i 14 dni w roku kalendarzowym, jeżeli opieka sprawowana jest nad innymi członkami rodziny. W sytuacji, gdy nie wszystkie urlopy opiekuńcze zostały w programie odnotowane bilans otwarcia pozwala odpowiednio je obniżyć (o nie odnotowane nieobecności). W bilansie można odnotować liczbę dni wykorzystanego urlopu opiekuńczego: Opieka nad dzieckiem Opieka nad innym członkiem rodziny 103/395

104 Kalendarz / Bilans otwarcia (urlopy) Dane zapisywane w opcji Bilans otwarcia (urlopy) umożliwiają rozpoczęcia pracy w trakcie roku bez konieczności odtwarzania wcześniejszych wypłat. Poprawnie wprowadzone dane gwarantują prawidłowe funkcjonowanie procedury rozliczania urlopów wypoczynkowych, urlopów dodatkowych, urlopu opiekuńczego nad zdrowym dzieckiem począwszy od pierwszej zrealizowanej w programie wypłaty. Pracownik bilans otwarcia (urlopy) Urlop wypoczynkowy. Liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego na żądanie (maksymalnie 4 dni w roku kalendarzowym). Liczba dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym. Korekta limitu urlopu wypoczynkowego przypadająca na bieżące zatrudnienie (godz.). Po uzupełnieniu pola naliczony limit za bieżący okres będzie pomniejszony o wpisaną liczbę godz. Urlop dodatkowy. Liczba dni wykorzystanego urlopu dodatkowego u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym. Korekta limitu urlopu dodatkowego przypadająca na bieżące zatrudnienie (godz.). Po uzupełnieniu pola naliczony limit za bieżący okres będzie pomniejszony o wpisaną liczbę godz. Opieka nad zdrowym dzieckiem (par. 188 KP). Liczba dni wykorzystanej opieki nad zdrowym dzieckiem u poprzednich pracodawców w roku kalendarzowym - należy uzupełnić liczbę dni wykorzystanej opieki uzupełnioną na świadectwie pracy pracownika...godzin... - analogicznie jak w poprzednim punkcie nalezy uzupełnić liczbę godzin Data złożenia wniosku o urlop - należy uzupełnić datę złożenia oświadczenia przez pracownika U w a g a! W przypadku uzupełniania daty następnego oświadczenia pracownika na kolejny rok, należy wykonać aktualizację kartoteki pracownika i uzupełnić dane. Rodzaj limitu - Do końca roku 2015 limit Opieki nad zdrowym dzieckiem można było wykorzystać tylko na dni. Od dnia pracownik ma możliwość w momencie składania oświadczenia wybrać, czy będzie korzystał z limitu na dni czy na godziny. W programie należy wskazać jedną z opcji: Na dni Na godziny U w a g a! Naliczając limit opieki nad zdrowym dzieckiem poprzez przycisk Nalicz limit nieobecności, jeżeli w Definicji limitu zostanie wskazany limit 'Opieka nad zdrowym dzieckiem (dni)', to limit zostanie naliczony osobom, które w kartotece na zakładce Kalendarz/Bilans otwarcia (urlopy) mają uzupełnioną 'Datę wniosku o urlop' na dany rok oraz w 'rodzaju limitu' wskazaną opcję 'Na dni'. Analogicznie dla limitu 'Opieka nad zdrowym dzieckiem (godz.)' musi być wskazana 'Data wniosku o urlop' na dany rok oraz w 'rodzaju limitu' wskazaną opcję 'Na godziny'. Dla pozostałych osób, które nie będą miały uzupełnionych pól 'Data wzniosku o urlop' i 'Rodzaj limitu' na dany rok, limit nie zostanie naliczony. 104/395

105 Kalendarz / Limity nieobecności Wybrane nieobecności czas ich trwania mogą podlegać ograniczeniu w trakcie roku. W trakcie przypisywania pracownikowi limitowanej nieobecności program zasygnalizuje automatycznie przekroczenie limitu. Program pozwala na odnotowanie nieobecności powodującej przekroczenie przyznanego pracownikowi limitu. Domyślnie w programie zdefiniowane zostały limity (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarze / Definicje limitów): Urlop wypoczynkowy. Wartość limitu może zostać naliczona automatycznie przez program (konieczne uzupełnienie informacji o wykształceniu i historii zatrudnienia) lub użytkownik odpowiednie dane może wprowadzić ręcznie. Limity przyznawane są na zdefiniowane przez użytkownika okresy. Limit urlopowy domyślnie przyznawany na okres roku pozwala odnotować: Limit roczny wg przepisów kodeksu pracy; Przeniesienie z poprzedniego okresu; Korektę (godz.) Urlop dodatkowy (dodatkowy urlop wypoczynkowy dla pracowników niepełnosprawnych. Domyślnie 10 dni) Opieka nad zdrowym dzieckiem (dni) (zgodna z art. 188 kodeksu pracy. Domyślnie 2 dni). Opieka nad zdrowym dzieckiem (godz.) (zgodna z art. 188 kodeksu pracy. Domyślnie 16 godzin, obowiązuje od dnia ). Pracownik - limit urlopu wypoczynkowego U w a g a! Domyślnie limit urlopu wypoczynkowego i urlopu dodatkowego podlega kumulacji. Limit niewykorzystany w danym okresie powiększa limit w okresie następnym. Limit: Opieka nad zdrowym dzieckiem (art. 188 kp) nie podlega kumulacji. W przypadku rozwiązania umowy z pracownikiem należy pamiętać, aby po wpisaniu daty końca umowy, naliczyć jeszcze raz limit urlopu, wartość ta będzie pobierana do obliczenia ekwiwalentu za urlop. Naliczanie limitu urlopu wypoczynkowego Automatycznie W celu automatycznego naliczenia limitu urlopu wypoczynkowego w kartotece pracownika na zakładce Kalendarz Limity nieobecności, należy wybrać przycisk 'Nalicz limit nieobecności'. W oknie, które się pojawi należy wybrać: 1. Definicja limitu - należy wskazać, jaki limit ma zostać naliczony poprzez wybranie z rozwijalnej listy jedną z dostępnych pozycji: Urlop wypoczynkowy, Urlop dodatkowy, Opieka nad zdrowym dzieckiem, Urlop wypoczynkowy prac.tymcz.; 2. Okres - należy wskazać rok, za który limit ma być naliczony. Wystarczy wskazać okres pełnego roku, program automatycznie skróci limit do okresu zatrudnienia pracownika; 3. Kopiuj korekty - po zaznaczeniu parametru na TAK, w przypadku naliczania kolejnego limitu nieobecności zostanie skopiowane pole Korekta, jeżeli było uzupełnione na poprzednio naliczonym limicie. Nalicz limit nieobecności Jeżeli pracownik nie ma uzupełnionej historii zatrudnienia oraz wykształcenia, po wybraniu przycisku 'Nalicz limit nieobecności' dla definicji Urlop wypoczynkowy, zostanie naliczony limit urlopu wypoczynkowego dla pierwszej pracy. 105/395

106 Limit urlopu wypoczynkowego dla pierwszej pracy Jeżeli pracownik ma uzupełnioną historię zatrudnienia oraz wykształcenia, wybierając przycisk Nalicz limit nieobecności, dla definicji Urlop wypoczynkowy, program automatycznie naliczy limit nieobecności z uwzględnieniem stażu do urlopu (20 lub 26 dni), wymiaru etatu i okresu zatrudnienia. Przykład. Dla pracownika zatrudnionego na okres na pełen etat 1/1, który ma uzupełnioną historię zatrudnienia ( 1 rok: ), w programie automatycznie zostanie naliczony limit urlopu wypoczynkowego: 20 dni x 9/12 = 15 dni, 15 dni * 8 h = 120 h Limit urlopu wypoczynkowego Ręcznie Jeżeli w momencie naliczania limitu urlopu wypoczynkowego pracownik nie ma jeszcze uzupełnionej historii zatrudnienia oraz wykształcenia, natomiast operator programu wie, że pracownik ma prawo do 20 dni urlopu w ciągu roku, to można naliczyć limit ręcznie. W kartotece pracownika na zakładce Kalendarz Limity nieobecności należy wybrać przycisk Nowy (Urlop wypoczynkowy), a następnie w oknie, które się pojawi należy uzupełnić: 1. Okres - należy wskazać rok, za który limit ma być naliczony. Wystarczy wskazać okres pełnego roku, program automatycznie skróci limit do okresu zatrudnienia pracownika; 2. Limit roczny wg przepisów kodeksu pracy - należy uzupełnić 20 jeżeli pracownik ma mniej niż 10 lat stażu do urlopu lub 26 dla pracownika mającego 10 lub więcej lat stażu do urlopu. Naliczanie limitu Opieka nad zdrowym dzieckiem Nowy (Urlop wypoczynkowy) Automatyczne dodanie limitu po wprowadzeniu nieobecności Po dodaniu pracownikowi nieobecności Urlop opiekuńczy (art 188 kp, dni) zostanie automatycznie dodany limit Opieka nad zdrowym dzieckiem (dni). Po dodaniu pracownikowi nieobecności Urlop opiekuńczy (art 188 kp, godz.) zostanie automatycznie dodany limit Opieka nad zdrowym dzieckiem (godz.). Naliczanie limitu poprzez wybranie przycisku Nalicz limit nieobecności W celu naliczenia limitu: Opieka nad zdrowym dzieckiem, należy wybrać przycisk 'Nalicz limit nieobecności'. W oknie, które się pojawi należy wybrać: 1. Definicja limitu - należy wskazać, jaki limit ma zostać naliczony poprzez wybranie z rozwijalnej listy jedną z dostępnych pozycji: Opieka nad zdrowym dzieckiem (dni) - limit zostanie naliczony, o ile na zakładce Kalendarz/Bilans otwarcia (urlopy) w sekcji 'Opieka nad zdrowym dzieckiem (par. 188KP)', zostanie uzupełnione: Data złożenia wniosku o urlop - data na rok, za który jest naliczany limit Rodzaj limitu - gdzie zostanie wybrana opcja 'Na dni'. Opieka nad zdrowym dzieckiem (godz.) - limit zostanie naliczony, o ile na zakładce Kalendarz/Bilans otwarcia (urlopy) w sekcji 'Opieka nad zdrowym dzieckiem (par. 188KP)', zostanie uzupełnione: Data złożenia wniosku o urlop - data na rok, za który jest naliczany limit Rodzaj limitu - gdzie zostanie wybrana opcja 'Na godziny'. 2. Okres - należy wskazać rok, za który limit ma być naliczony. Wystarczy wskazać okres pełnego roku, program automatycznie skróci limit do okresu zatrudnienia pracownika; 3. Kopiuj korekty - po zaznaczeniu parametru na TAK, w przypadku naliczania kolejnego limitu nieobecności zostanie skopiowane pole Korekta, jeżeli było uzupełnione na poprzednio naliczonym limicie. Seryjne naliczanie limitu nieobecności Seryjne naliczenie limitu nieobecności można wykonać z listy Kadry i płace Kadry Pracownicy. Należy zaznaczyć wszystkich pracowników bądź grupę dla której ma zostać naliczony limit, następnie w menu wybrać Czynności Limity nieobecności Nalicz. 106/395

107 Czynności Limity nieobecności Nalicz W oknie, które się pojawi należy wybrać: 1. Definicja limitu - należy wskazać, jaki limit ma zostać naliczony poprzez wybranie z rozwijalnej listy jedną z dostępnych pozycji: Urlop wypoczynkowy, Urlop dodatkowy, Opieka nad zdrowym dzieckiem, Urlop wypoczynkowy prac.tymcz.; 2. Okres - należy wskazać rok, za który limit ma być naliczony. Wystarczy wskazać okres pełnego roku, program automatycznie skróci limit do okresu zatrudnienia pracownika; 3. Kopiuj korekty - po zaznaczeniu parametru na TAK, w przypadku naliczania kolejnego limitu nieobecności zostanie skopiowane pole Korekta, jeżeli było uzupełnione na poprzednio naliczonym limicie. Nalicz limit nieobecności U w a g a! Jeżeli w Definicji limitu zostanie wskazany limit Opieka nad zdrowym dzieckiem (dni), to limit zostanie naliczony osobom, które w kartotece na zakładce Kalendarz/Bilans otwarcia (urlopy) mają uzupełnioną 'Datę wniosku o urlop' na dany rok oraz w Rodzaju limitu wskazaną opcję Na dni. Analogicznie dla limitu Opieka nad zdrowym dzieckiem (godz.) musi być wskazana 'Data wniosku o urlop' na dany rok oraz w Rodzaju limitu wskazaną opcję Na godziny. Dla pozostałych osób, które nie będą miały uzupełnionych pól 'Data wniosku o urlop' i 'Rodzaj limitu' na dany rok, limit nie zostanie naliczony. 107/395

108 Kalendarz / Nieobecności Wszystkie odnotowane nieobecności pracownika zapisywane są w postaci listy. Standardowo w programie dostępne są Nieobecności nieusprawiedliwione (niepłatne) Nieobecność nieusprawiedliwiona Nieobecności usprawiedliwione (niepłatne) Inna nieobecność (kod świadczenia / przerwy 350) Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna Służba wojskowa Urlop bezpłatny (art. 174 KP - kod świadczenia / przerwy 111) Urlop bezpłatny (art KP - kod świadczenia / przerwy 112) Urlop bezpłatny (kod świadczenia / przerwy 350) Urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku (kod świadczenia / przerwy 121) Urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku (kod świadczenia / przerwy 122) Pracownik - nieobecność Nieobecności usprawiedliwione (płatne) Badania lekarskie (rozliczane jak urlop okolicznościowy) Delegacja służbowa (rozliczana jak urlop okolicznościowy) Urlop macierzyński Urlop macierzyński dodatkowy Urlop macierzyński dla ojca ( urlop macierzyński wykorzystywany za matkę) Urlop ojcowski (art KP) Urlop okolicznościowy Urlop opiekuńczy (na podstawie art. 188 kodeksu pracy) Urlop rehabilitacyjny (wypłata świadczenia rehabilitacyjnego) Urlop rodzicielski Urlop szkoleniowy Urlop wychowawczy (ur. macierzyński) - ( nieobecność dla kobiet, które urodziły w czasie trwania urlopu wychowawczego) Urlop wychowawczy (ur. macierzyński dodatkowy) Urlop wychowawczy (ur. rodzicielski) Urlop wypoczynkowy Urlop wypoczynkowy dodatkowy (przysługujący niepełnosprawnym pracownikom) Zwolnienie chorobowe Urlop opiekuńczy (uprawniający do zasiłku opiekuńczego, finansowany ze środków ZUS) Uwaga. Usuwane mogą być wyłącznie nieobecności, które nie zostały rozliczone. U w a g a! Rozliczenie. Opcja dotyczy nieobecności występujących na przełomie dwóch miesięcy. Czas pracy pracownika, a co za tym idzie zawsze pomniejszane jest proporcjonalnie do czasu trwania nieobecności w poszczególnych miesiącach. Użytkownik może zadecydować o sposobie (terminie) rozliczenia nieobecności. Domyślnie nieobecność rozliczana jest proporcjonalnie do czasu trwania w poszczególnych miesiącach. Po zaznaczeniu: Rozliczenie w wybranym dniu wskazujemy wpisując odpowiednią datę kiedy nieobecność zostanie w całości rozliczona. Zwolnienia lekarskie. Dla zwolnień lekarskich, poza okresem, w programie odnotowywane są: Literowy kod choroby (dotyczy deklaracji ZUS RSA/RGA) Przyczyna nieobecności (wybór z listy): Zwolnienie lekarskie (typowe zwolnienie chorobowe, wypłacane po okresie wyczekiwania) Zwolnienie lekarskie bez okresu wyczekiwania wybór przyczyny gwarantuje, że wynagrodzenie / zasiłek zostanie pracownikowi wypłacone również wtedy, gdy nieobecność wystąpiła w okresie wyczekiwania Wypadek przy pracy lub choroba zawodowa. Od 1 stycznia 2003 roku zasiłek (100%) finansowany wyłącznie ze środków funduszu wypadkowego (nie wymaga okresu wyczekiwania). Wypadek w drodze do / z pracy. Wynagrodzenie / zasiłek w wysokości 100% podstawy. Pierwsze 33 dni nieobecności w roku finansowane ze środków własnych pracodawcy. Niezdolność do pracy w okresie ciąży. Wynagrodzenie / zasiłek w wysokości 100% podstawy. Pierwsze 33 dni nieobecności w roku finansowane ze środków własnych pracodawcy. Nadużycie alkoholu. Ubezpieczonemu, którego niezdolność do pracy spowodowana została nadużyciem alkoholu, zasiłek chorobowy nie przysługuje za okres pierwszych 5 dni tej niezdolności. Udział w bójce lub pobiciu. Zasiłek chorobowy nie przysługuje ubezpieczonemu za cały okres niezdolności do pracy, jeżeli niezdolność ta spowodowana została w wyniku umyślnego przestępstwa lub wykroczenia popełnionego przez tego ubezpieczonego. Leczenie szpitalne. Miesięczny zasiłek chorobowy, za okres pobytu w szpitalu wynosi 70% podstawy wymiaru zasiłku (nie dotyczy sytuacji gdy pracownikowi przysługuje 100% zasiłek). Zwolnienie spowodowane gruźlicą. Zasiłek chorobowy przysługuje przez okres trwania niezdolności do pracy - nie dłużej jednak niż przez 9 miesięcy. Data wystawienia zwolnienia (domyślnie pierwszy dzień nieobecności) Data dostarczenia zwolnienia (domyślnie pierwszy dzień nieobecności) Pomniejszaj zasiłek z tytułu nieterminowego dostarczenia zwolnienia. Domyślnie: TAK. Zaświadczenie lekarskie ubezpieczony jest obowiązany dostarczyć nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania płatnikowi zasiłków. Niedopełnienie tego obowiązku powoduje obniżenie o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, chyba że niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego. Zaznaczenie pola spowoduje, że w przypadku nieterminowego dostarczenia zwolnienia wartość wypłaty zostanie odpowiednio pomniejszona Nie zaznaczenie pola spowoduje, że zasiłek zostanie wypłacony w pełnej wysokości bez względu na datę dostarczenia zwolnienia. Niepłatny pierwszy dzień zwolnienia (parametr historyczny dostępny dla nieobecności wystawionych w roku 2003 a na aktualnych nieobecnościach ukryty). Domyślnie: Tak. W pierwszym dniu każdego okresu niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, trwającej nie dłużej niż 6 dni, pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia za czas choroby. W przypadku dłuższych niż 6 dniowe nieobecności zostaną one rozliczone w całości pomimo zaznaczenia pola: Niepłatny pierwszy dzień zwolnienia. Zaznaczenie pola spowoduje, że w przypadku odpowiednio krótkiej nieobecności pierwszy dzień pozostanie niepłatny. Nie zaznaczenia (odznaczenie) pola powoduje, że wynagrodzenie za czas choroby zostanie wypłacone za wszystkie dni nieobecności bez względu na czas trwania nieobecności. Przedłużenie okresu zasiłkowego. Jeżeli po upływie okresu zasiłkowego ubezpieczony jest nadal niezdolny do pracy z powodu choroby, a dalsze leczenie lub rehabilitacja rokują odzyskanie zdolności do pracy, okres zasiłkowy ulega przedłużeniu - nie dłużej jednak niż na dalsze 3 miesiące. O przedłużenie okresu zasiłkowego decyduje lekarz orzecznik ZUS. Fakt przedłużenia okresu zasiłkowego odnotowujemy w nieobecności, w okresie której decyzja o przedłużeniu została wydana. Poza zaznaczeniem pola: Przedłużenie okresu zasiłkowego, odnotowujemy w programie Datę wydania decyzji. Podsumowanie. Informacyjnie wyświetlane są: Okres nieobecności pomniejszony o korekty Czas trwania nieobecności w przeliczeniu na dni i godziny Potwierdzenie korygowania nieobecności. Korekty nieobecności. Niejednokrotnie pojawia się konieczność wycofania nieobecności (lub jej fragmentu) i wpisania w jej miejsce nowej nieobecności. W systemie enova taki proces nazywa się korygowaniem nieobecności i jest on dostępny również dla nieobecności, które już zostały rozliczone. Po wybraniu nieobecności, która powinna zostać zmieniona, na zakładce Korekta wpisujemy nową nieobecność. Wpisywana korygująca nieobecność powinna w całości zawierać się w korygowanej nieobecności. Jeżeli jest ona dłuższa, należy ją wprowadzić w dwóch częściach. 108/395

109 Kalendarz / Norma czasu pracy Opcja służy odnotowaniu lokalnych modyfikacji w przyjętym dla pracownika harmonogramie czasu pracy (Etat / Ogólne: Kalendarz). Wielu pracowników może pracować wg tego samego kalendarza. Może jednak pojawić się konieczność zmiany grafika czasu pracy tylko dla jednego, części pracowników posiadających wspólny kalendarz. Zmiana definicja kalendarza (wybranych jego dni) na poziomie konfiguracji kalendarza nie wchodzi w rachubę, bo taka modyfikacja objęła by wszystkich pracowników, a nie tylko wybranych. Rozwiązaniem jest naniesienie modyfikacji z poziomu pracownika, z poziomu opcji: Norma czasu pracy. W takim przypadku modyfikacja dotyczyć będzie wyłącznie wybranego pracownika. Po wybraniu dnia, modyfikacji podlega zarówno definicja dnia (na przykład zamiana dnia pracy na dzień dodatkowo wolny od pracy) jak i zmiana nominalnego czasu pracy w obrębie wybranego dnia. Jeżeli przypięty do pracownika kalendarz ma w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarze/ Kalendarze) zaznaczony parametr System czasu pracy : Ruchomy wówczas dodatkowo jest możliwość wskazania pomiędzy którymi godzinami pracownik powinien rozpocząć pracę. Nominalny czas pracy może zostać zmieniony poprzez wpisanie nowej normy czasu pracy (zmiana ilościowa) lub poprzez dodanie nowych stref czasu pracy (zmiana jakościowa). Procedurę zmiany dnia (definicji dnia) rozpoczynamy poleceniem Otwórz. Poleceniem Usuń kasuje wprowadzone lokalnie w kalendarzu modyfikacje. Jeżeli dany dzień dla pracownika nie był modyfikowany polecenie Usuń nie spowoduje żadnych zmian w kalendarzu. Jeżeli pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca pod kalendarzem w normie czasu pracy pojawi się parametr 'W okresie zatrudnienia' zwracający liczbę dni i godzin przypadającą na zaplanowane dni pracy pracownika w miesiącu zatrudnienia. 109/395

110 Kalendarz / Planowane nieobecności Zakładka widoczna w wersji platynowej programu jeżeli w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kalendarze / Definicje nieobecności, nieobecność Urlop wypoczynkowy na zakładce Dodatkowe ma włączony na TAK parametr Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych. Opcja umożliwia planowanie urlopów pracowników, przy czym najczęściej są to długoterminowe urlopy. Planowany urlop można przekształcić bezpośrednio w nieobecność, która zostanie odnotowana w kalendarzu pracownika na zakładce Nieobecności. Aby wprowadzić planowaną nieobecność wybieramy przycisk. Pracownik planowane nieobecności Okno Planowana nieobecność umożliwia wskazanie definicji nieobecności oraz okresu. Jeżeli nieobecność została wprowadzona pojawi się stan nieobecności Oczekująca. Gdy przeniesiemy nieobecność na kalendarz pracownika wciskając przycisk czynność Dodaj nieobecność stan nieobecności zostanie zmieniony na Wprowadzony. 110/395

111 Kalendarz / Podstawy Ustawa o zasiłkach z ubezpieczenia społecznego definiuje standardową długość okresu zasiłkowego (6 miesięcy). Dla niektórych pracowników (grup zawodowych) ten okres został wydłużony do 12 miesięcy (na przykład nauczyciele akademiccy). Domyślna wartość okresu zasiłkowego 6 miesięcy została zapisana w danych konfiguracyjnych programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Zasiłki ogólne. Jeżeli długość okresu zasiłkowego dla wybranego pracownika została wydłużona do 12 miesięcy w polu Długość okresu zasiłkowego wybieramy z listy pozycję: Przedłużony (12 mies.) Pracownik - podstawy naliczania zasiłków Okres naliczania podstawy wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego. Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia okres ten może zostać wydłużony do 12 miesięcy. Domyślna długość okresu z jakiego naliczana jest podstawa urlopu wypoczynkowego 3 miesiące została zapisana w danych konfiguracyjnych programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Urlopy. Jeżeli dla wybranego pracownika zachodzi konieczność wydłużenia tego okresu to odpowiednią wartość zapisujemy w polu: Liczba miesięcy (po uprzednim odznaczeniu pola: Standardowy). Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego przysługującego ubezpieczonemu będącemu pracownikiem stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy (wartość domyślna). Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, gdy wynagrodzenie ulega znacznemu wahaniu ze względu na charakter pracy lub zasady wynagradzania. Wydłużenie takie ustala się indywidualnie dla pracownika. W tym samym zakładzie pracy dla części pracowników podstawa zasiłków wyliczana może być na podstawie wynagrodzenia osiągniętego w okresie 6 miesięcy (na przykład pracownicy administracyjny), a dla części w okresie 12 miesięcy (na przykład wybrani pracownicy związani bezpośrednio z produkcją). Domyślna długość okresu z jakiego naliczana jest podstawa naliczania zasiłków 6 miesięcy została zapisana w danych konfiguracyjnych programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Zasiłki ogólne. Jeżeli dla wybranego pracownika długość okresu jest różna od wartości standardowej to zapisujemy ją w polu: Liczba miesięcy (po uprzednim odznaczeniu pola: Standardowy). 111/395

112 Kalendarz / Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego Zakładka służy do wprowadzania średnich urlopowych, służących do obliczania wynagrodzeń za okres urlopu. W przypadku braku wypłat w systemie uzupełniamy dane na zakładce potrzebne do naliczenia poprawnej podstawy wynagrodzenia urlopowego. W sytuacji gdy mamy naliczone wypłaty w programie, a podstawa nalicza się nieprawidłowo możemy uzupełnić dane na zakładce i te dane będą pobrane do wyliczenia podstawy ponieważ mają wyższy priorytet. Jeżeli mamy wyłącznie elementy o małych wahaniach to wówczas należy uzupełnić wiersze jedynie 3 miesiące wstecz. Ważne jest uzupełnienie kolumny dotyczącej godzin pracy Praca, kwoty nominalnej wynikającej z umowy w kolumnie W nominalnej oraz w przypadku elementów o małych wahaniach kolumny W wypłaconej (małe wah.). Jeżeli w ciągu ostatnich dwunastu miesięcy były wypłacone elementy o dużych wahaniach to wówczas należy uzupełnić adekwatnie kolumnę W wypłaconej ( znaczne wah.). Ponieważ ważne są godziny pracy w poszczególnych miesiącach więc należy prawidłowo uzupełnić kolumnę dotyczącą godzin pracy Praca. W kolumnie W wypłaconej (małe wah.) powinny być tylko elementy zmienne (bez zasadniczego miesięcznego). Wynagrodzenie zasadnicze miesięczne idzie z bieżącego miesiąca. Przykład Pracownik wynagradzany stawką 2000zł miesięcznie, otrzymuje również elemnt zmienny Premię. Za miesiące styczeń, luty, marzec zostały uzupełnione Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego, gdzie została uzupełniona kolumna W wypłaconej (małe wah.). Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego Do podstawy urlopu wypoczynkowego w miesiącu kwietniu zostanie przyjęte wynagrodzenie zasadnicze miesięczne z bieżącego miesiąca oraz elementy o małych wahaniach z 3 poprzednich miesięcy, czyli kwoty wpisane na zakładce Podstawy naliczania urlopu wypoczynkowego. Zapis obliczeń 112/395

113 Kalendarz / Podstawy naliczania zwolnień ZUS Zakładka służy do wprowadzania średnich chorobowych, służących do obliczania wynagrodzeń (zasiłków) za absencje chorobowe. W przypadku braku wypłat w systemie uzupełniamy dane na zakładce potrzebne do naliczenia poprawnej podstawy wynagrodzenia chorobowego. W sytuacji, gdy mamy naliczone wypłaty w programie, a podstawa nalicza się nieprawidłowo możemy uzupełnić dane na zakładce i te dane będą pobrane do wyliczenia podstawy ponieważ mają wyższy priorytet. Kolumny dotyczące Normy czasu pracy i Czasu pracy należy adekwatnie uzupełnić zgodnie z zaistniała sytuacją. W kolumnie Miesięcznie należy wpisać wartość jaka ma być przyjęta do podstawy za wskazany miesiąc. Po uzupełnieniu wartości w kolumnie Miesięcznie, automatycznie zostanie przeliczona wartość kolumny Podstawa, gdzie zostanie uzupełniona wartość z kolumny Miesięcznie pomniejszona o składki ZUS. Przez Organizatora listy można wyciągnąć na listę kolumny Kwartalne i Roczne. Standardowo kolumny nie są widoczne. Kolumny: Miesięcznie, Kwartalne, Roczne można pozostawić puste i uzupełnić tylko kolumnę Podstawa, gdzie należy wskazać kwotę pomniejszoną o składki ZUS, która ma być przyjęta do podstawy zasiłków za wskazany miesiąc. Kolumny Kwartalne i Roczne są to kolumny wyłącznie informacyjne. W tych kolumnach można uzupełnić jaka część podstawy za miesiac wynika z dodatków okresowych. Przykładowo, jeżeli za dany miesiąc ma zostać wliczona kwota 3000, gdzie 500 wynika z premii kwartalnych, a 2500 z pozostałych elementów, to można uzupełnić to na dwa sposoby: W Kolumnie Miesięcznie wpisać kwotę 3000, a Kolumnę Kwartalne pozostawić pustą W kolumnie Miesięcznie wpisać kwotę 2500, a w kolumnie Kwartalne uzupełnić kwotę 500. W obu przypadkach do podstawy zostanie uwzględniona taka sama kwota 3000, która zostanie pomniejszona o składki ZUS. U w a g a! Do wyliczenia podstawy zasiłków pobierana jest kwota z kolumny ostatniej Podstawa. Uzupełnienie wartości w kolumnach Kwartalne i Roczne ma charakter tylko i wyłącznie informacyjny jaka część podstawy za miesiąc wynika z elementów okresowych. Kwoty wpisane w kolumnie Kwartalne i Roczne, nie są dzielone przez 12 miesięcy czy odpowiednie kwartały. Mechanizm wliczania elementów okresowych uwzględniający dzielenie przez 12 miesięcy czy odpowiednią liczbę kwartałów, działa tylko do elementów naliczanych na wypłatach w programie. Natomiast z zakładki Kalendarz /Podstawy naliczania zwolnień ZUS do podstawy zasiłków jest brana kwota z kolumny podstawa za wskazany miesiąc. Przykład Jeżeli za wskazany miesiąc na zakładce Podstawy naliczania zwolnień ZUS zostaną uzupełnione dane jak na poniższym rysunku, to do podstawy zasiłku zostanie przyjęta kwota z kolumny Podstawa. Podstawy naliczania zwolnień ZUS Do podstawy zasiłku w miesiącu lutym 2015 zostanie przyjęta kwota 3000 ( ) pomniejszona o składki ZUS 13,71%, czyli kwota 2588,70. Zamiast wpisywać 2500 w kolumnie Miesięcznie i 500 w kolumnie Kwartalne, można uzupełnić tylko kolumnę Miesięcznie wpisując W Obu przypadkach do podstawy zostanie uwzględniona taka sama kwota: 2588,70 z kolumny Podstawa. Na wypłacie za miesiąc luty 2015 zostanie rozliczona nieobecność chorobowa, gdzie na zapisie obliczeń będzie widoczna przyjęta do podstawy kwota za miesiąc styczeń 2015, będzie to kwota z kolumny Podstawa: 2588,70. Zapis obliczeń 113/395

114 Kalendarz / Statystyka Statystyka czasu pracy jest zestawieniem informacji o czasie pracy i nieobecnościach w wybranym okresie: Norma czasu pracy (w godzinach, w dniach pracy) Rzeczywisty czas pracy Odchyłki (czas pracy poniżej normy, powyżej normy, z przeniesienia, czas pracy w akordzie) Praca w godzinach nocnych Nadgodziny Pracownik - statystyka 114/395

115 Kalendarz / Zbiegi pracy i rodzicielstwa Uzupełnienie zakładki Zbiegi pracy i rodzicielstwa umożliwia zaewidencjonowanie łączenia dodatkowego urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, urlopu rodzicielskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlop. Według punktu 118 komentarza do ustawy zasiłkowej w przypadku, gdy ubezpieczony będący pracownikiem będzie łączyć korzystanie z dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego z wykonywaniem pracy u pracodawcy udzielającego urlopu, wysokość zasiłku macierzyńskiego ulega pomniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy, w którym wykonuje pracę w czasie korzystania z dodatkowego urlopu. Na formularzu należy uzupełnić następujące parametry: Pracownik Zbieg pracy i rodzicielstwa Definicja. Należy wybrać nieobecność, którą pracownik łączy z pracą na część etatu. Okres. Należy wpisać okres łączenia pracy z wskazaną nieobecnością. Wymiar etatu. Należy wskazać wymiar etatu, który obowiązywał pracownika w momencie gdy przebywał wyłącznie na dodatkowym urlopie macierzyńskim, dodatkowym urlopie na warunkach urlopu macierzyńskiego lub urlopie rodzicielskim. Pozostałe parametry stają się dostępne w zależności od rodzaju wybranej nieobecności. Na formularzu Zbiegu pracy i rodzicielstwa, pod drukarką jest dostępny wydruk Podstawa naliczania zasiłków (ZUS Z-3). Zbieg pracy i rodzicielstwa - ZUS Z-3 115/395

116 Kalendarz / Zestawienia czasu pracy Zgodnie z rozporządzeniem ministra pracy i polityki socjalnej z dnia 28 maja 1996r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym: pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych oraz w dodatkowe dni wolne od pracy. Opcja służy odnotowywaniu rzeczywistego czasu pracy z pominięciem kalendarza. Na podstawie wprowadzonego przez użytkownika okresu, którego dotyczyć będzie zestawienie, program informuje o normie czasu pracy (wyliczonej na podstawie standardowego kalendarza, w przeliczeniu na godziny oraz dni pracy). Formularz pojedynczego zapisu wywoływany jest poleceniem: 'Dodaj'. W wyświetlonym formularzu użytkownik wprowadza kolejno: Okres, którego dotyczy zestawienie. Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień rok-miesiąc-dzień. Okres miesiąca kalendarzowego może zostać podzielony na dowolną liczbę okresów (na przykład zapisy realizowane tygodniowo. Istotne jest by dla danego miesiąca kalendarzowego pierwszy wpisany okres rozpoczynał się pierwszym dniem miesiąca i ostatni zapis kończył się ostatniego dnia miesiąca. Sumarycznym czasie pracy (godziny, dni), w tym: Godziny nadliczbowe z dopłatą 50% Godziny nadliczbowe z dopłatą 100% Godziny nadliczbowe świąteczne z dopłatą 100% Praca w godzinach nocnych Praca w niedziele i święta Praca w dni dodatkowo wolne od pracy O ile zachodzi taka konieczność istnieje możliwość odwołania się do dowolnych stref czasu definiowanych przez użytkownika, np.: czas pracy w warunkach szkodliwych. Opcja dostępna jest pod warunkiem wybrania interpretacji kalendarza (Etat / Ogólne: Interpretacja): Wg zestawienia. Pracownik - zestawienie czasu pracy 116/395

117 Umowy Opcja umożliwia zawieranie umów cywilnoprawnych zarówno z własnymi pracownikami etatowymi jak i zleceniobiorcami zewnętrznymi. W programie predefiniowane zostały praktycznie wszystkie typy umów cywilnoprawnych rozliczanych przy pomocy deklaracji PIT-8A, PIT-8B oraz IFT-1. Kartoteka pracownika: Umowy 117/395

118 Umowy / Umowy Wszystkie umowy cywilnoprawne zawarte z wybranym zleceniobiorcą wyświetlane są w postaci listy. Przy pomocy dostępnych filtrów lista może zostać ograniczana do umów zawartych w podanym przedziale czasu (Okres). W zależności od dokonanego wyboru (Filtr) na liście mogą się znaleźć: Wg okresu (Zostaną wyświetlone umowy wg okresu wskazanego na liście.) Nie spłacone (Zostaną wyświetlone umowy, które nie zostały spłacone. Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jest kwota do wypłaty.) Spłacone (Lista umów spłaconych. Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jest kwota do wypłaty.) Spłacone i niezakończone (Lista umów spłaconych ale bez uzupełnionej daty do na umowie. Parametr dotyczy umów, których rozliczeniem jest kwota do wypłaty. ) Wg okresu spłat (Lista umów wg okresu w którym została dokonana wypłata umowy.) Dodatkowo używając filtru Stan jest możliwość ustawić widok listy uwzględniając umowy: Aktywne (Po wybraniu opcji 'Aktywne' zostaną wyświetlone umowy nieanulowane.) Anulowane (Jako 'Anulowane' będą wykazywane umowy anulowane poprzez 'Czynności/Anuluj umowę'.) Razem (Jako 'Razem' będą wykazywane wszystkie umowy aktywne i anulowane.) Na formularzu umowy cywilnoprawnej dostępne są czynności 'Anuluj umowę' i 'Przywróć umowę'. Po anulowaniu umowy (należy rozumieć przez anulowanie umowy użycie czynności 'Anuluj umowę'), umowa przyjmuje 'Stan : Anulowana' i na liście umów (Kadry/Umowy) przy wyborze 'Filtru': 'Spłacone', 'Spłacone i niezakończone' umowa przestaje być widoczna. Jeżeli taka osoba z tytułu tej umowy była wykazana na załącznikach deklaracji DRA z zerowymi wartościami to po anulowaniu przestaje być ona widoczna w kolejnych okresach. W przypadku wykonania korekty deklaracji DRA za okres, kiedy była wykazana z zerami osoba przestaje być wykazana na załącznikach deklaracji. Formularz nowej umowy wywołujemy poleceniem: 'Dodaj'. Zawierając umowę cywilnoprawną Użytkownik podaje kolejno: Zakładka: Ogólne Definicja listy płac, przy pomocy której rozliczona zostanie umowa. Domyślnie jest to lista o symbolu: UMW predefiniowana w programie. Wydział. Domyślnie umowy przypisywane są do wydziału (Centrum kosztów): Firma. Zmiana wydziału pociągać może za sobą zmianę centrum kosztów (o ile nowy wydział został przypisany do innego centrum, Konfiguracja / Kadry / Wydziały) oraz umieszczenie wypłaty na liście płac dedykowanej wybranemu wydziałowi (o ile wybranemu wydziałowi został przypisana osobna lista płac, Konfiguracja / Kadry / Wydziały) Seria. Pozwala dodatkowo rozgraniczyć wypłaty ze względu na drukowane listy płac. Domyślnie wypłata umieszczana jest na liście płac o symbolu: Definicja listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok daty zawarcia umowy / Miesiąc daty zawarcia umowy. Data zawarcia umowy. Wstępnie umowa może zostać zawarta na czas nieokreślony (nie wpisujemy daty do).taka umowa jednak nigdy nie uzyska statusu spłacona (nawet jeśli suma wypłat równa będzie wartości umowy) dlatego zalecane jest wpisywanie daty do umowy najpóźniej po zrealizowaniu ostatniej płatności. Program pozwala na modyfikację zarówno wartości umowy jak i okresu zawarcia (daty do) przy założeniu że, modyfikowana wartość umowy będzie nie mniejsza od sumy zrealizowanych wypłat, okres umowy będzie obejmował okres ostatniej wypłaty do umowy. Tytuł umowy Formularz umowy Element. Odwołanie do listy zdefiniowanych w programie elementów wynagrodzenia. W praktyce zdefiniowane elementy odpowiadają poszczególnym rodzajom umów cywilnoprawnych. Dla ułatwienia identyfikacja nazwa każdego elementu rozpoczyna się symbolem odpowiedniej deklaracji PIT (PIT-8A, PIT-8B, IFT-1) i numerem kolejnym pozycji. Rozliczenie. Po wybraniu Kwoty do wypłaty, na wypłacie umowy naliczy się uzupełniona kwota. Przy opcji Stawka za okres, za każdy miesiąc trwania umowy program będzie naliczał taką samą stawkę na wypłacie. Przy wyborze opcji Stawka za godzinę zostaje uaktywniona zakładka Zestawienia realizacji, na której należy uzupełnić ilość wykonanych sztuk lub podać czas w godzinach w kontekście wskazanego okresu zestawienia. Wskazana na umowie wartość przy rozliczeniu stawki za godzinę zostanie pomnożona przez czas bądź ilość zadeklarowaną w zestawieniu. Opcja Stawka za godzinę jest dostępna od wersji złotej programu. Wartość umowy. W zależności od przykutej opcji wprowadzona wartość jest wartością brutto lub netto wypłaty. W drugim przypadku wartość brutto umowy naliczana jest przez program. Pozostaje. Informacyjnie program wyświetla jaka kwota pozostaje do wypłaty w kontekście zadeklarowanego rozliczenia kwota do wypłaty. Data spłaty. W przypadku rozliczenia kwota do wypłaty data spłaty jest zgodna z datą wypłaty rozliczającą całą sumę zadeklarowaną w Wartości umowy. W przypadku pozostałych rozliczeń data spłaty jest jednocześnie datą zakończenia umowy. Podatki i składki ZUS. Na podstawie wprowadzonej wartości umowy i typu umowy (rodzaju wypłaty) program podaje informacyjnie wartości: składek ZUS, zaliczki podatku, kwoty do wypłaty. W przypadku zawierania umów zleceń, umów o dzieło z pracownikami etatowymi zleceniodawcy proponowany jest kod tytułu ubezpieczenia W przypadku zawierania umów zleceń ze zleceniobiorcami obcymi proponowany jest kod tytułu ubezpieczenia Zakładka: Opis Na zakładce Opis jest możliwość przechowywania dowolnych informacji. Zakładka: Ubezpieczenie Na zakładce 'Ubezpieczenie' jest możliwość zmiany zaproponowanego przez program tytułu ubezpieczenia. Edycji podlegają również: Data powstania obowiązku ubezpieczeń oraz sposób podlegania poszczególnym rodzajom ubezpieczenia (obowiązkowo lub dobrowolnie). Zakładka: Wyrejestrowanie O ile zachodzi taka konieczność program pozwala wyrejestrować zleceniobiorcę z ubezpieczeń. Jako dzień wyrejestrowania proponowany jest dzień po zakończeniu umowy. Kod przyczyny wyrejestrowania domyślnie ustawiany jest jako 100 czyli 'Ustanie tytułu do ubezpieczeń/ubezpieczenia'. Zakładka: Dodatki Zakładka analogiczna do zakładki z poziomu Etat /Dodatki (pozwala na wypłatę dowolnie zdefiniowanego elementu razem z umową cywilnoprawną). Zakładka: VAT Na zakładce VAT jest możliwość wskazania czy dana umowa cywilnoprawna podlega rozliczeniu VAT oraz określenie jakiej procentowo stawce podlega. W sekcji 'Rozliczenie VAT' pojawi się wyliczenie kwoty Netto, VAT oraz kwoty Brutto. Zakładka: Deklaracje Z poziomu zawieranej ( rozwiązywanej ) umowy należy przygotowywać deklarację ZUS: ZUA, ZZA, ZWUA (wymaga wcześniejszego przygotowania pliku KEDU, Deklaracje ZUS / KEDU). Dodatkowo jeżeli aktualizujemy ubezpieczenia na umowie cywilnoprawnej, na zakładce Deklaracje umowy w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy. Użycie opcji przerejestrowania zleceniobiorcy umożliwi przygotowanie deklaracji ZUS ZWUA oraz ZUS ZUA. Zakładka: Elementy wynagrodzenia 118/395

119 Zakładka zawiera listę wypłat wybranej umowy, lista stworzona na podstawie przechowywanych w programie list płac. Zakładka: Podzielniki kosztów Definiowane u pracownika podzielniki wynagrodzeń wykorzystywane są w procesie księgowania wynagrodzeń. Zakładka: Historia zapisów Na liście Kadry / Umowy oraz w kartotece pracownika na zakładce Umowy / Umowy jest dostępny przycisk Aktualizuj, umożliwiający wykonanie aktualizacji wartości umowy lub tytułu ubezpieczenia i podleganiu ubezpieczeniom. Po wybraniu opcji Aktualizuj pojawia się okno, w którym należy wskazać datę aktualizacji oraz można uzupełnić powód aktualizacji zapisu. Aktualizację należy wykonać na dzień, od którego ma obowiązywać wprowadzona zmiana na umowie. Po wykonaniu powyższych kroków na zakładce Historia zapisów pojawi się kolejny wiersz z uzupełnioną kolumną Ważny od zgodną z datą aktualizacji, a także Wartością i Tytułem ubezpieczenia obowiązującym w danym zapisie historycznym. Aktualizację tytułu ubezpieczenia należy wykonać w sytuacjach wymagających przerejestrowania zleceniobiorcy, przykładowo w przypadkach: nabycia/utraty prawa do renty/emerytury, nabycia/utraty/zmiany stopnia niepełnosprawności, przystąpienia przez zleceniobiorcę do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego w trakcie umowy, utraty statusu studenta. Po wykonaniu aktualizacji ubezpieczeń na umowie cywilnoprawnej, na zakładce Deklaracje umowy w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy. U w a g a! Umowa, dla której nie odnotowano daty zakończenia zawsze będzie traktowana, jako nierozliczona. Zwyczajowo dokumentem rozliczającym umowę cywilnoprawną jest rachunek do umowy. Dla celów porządkowych wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych zapisywane są w programie również w postaci listy płac. Ze względu na to, że umowy cywilnoprawne rozliczane są zazwyczaj w różnych terminach istnieje możliwość naliczenia wypłaty bezpośrednio z poziomu zawieranej umowy, bez konieczności odwoływania się do list płac (lista płac tworzona jest w tle ). Wykorzystujemy do tego celu polecenie Nalicz wypłaty. W nowo otwartym formularzu: Data listy ma znaczenie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji realizowana wypłata zostanie uwzględniona. Dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS (o ile umowa podlegała odpowiedniemu ubezpieczeniu). Miesiąc deklaracji. Informacyjnie wyświetlany miesiąc w jakim wypłata zostanie rozliczona. Edycja Miesiąca ZUS. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykład przy konieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt. U w a g a! Parametry edycja Miesiąca ZUS oraz Miesiąc ZUS należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonania korekty naliczonych, zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jest obowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika. Ustalamy Okres za jaki realizowana będzie wypłata. W szczególności dotyczy to umów zawartych na okres dłuższy niż jeden miesiąc. Zazwyczaj wystarczy zaakceptować okres zaproponowany przez program Miesięcy wstecz. W przypadku umów rozliczanych Na bieżąco pozostawiamy zero. Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż 0 (zero) spowoduje, że w trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące. Definicja listy płac. Wydział. Seria. Pola należy pozostawić nieuzupełnione. Program automatycznie, na podstawie danych konfiguracyjnych dobierze listę płac do realizowanej wypłaty. Nieodpowiednie wybranie z dostępnych słowników definicji listy płac, wydziału lub serii może spowodować, że wypłata umowy nie zostanie naliczona. Wybór: definicji listy płac spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana wskazanej liście, wydziału spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana do wybranego wydziału, serii spowoduje, że program naliczy wypłatę umowy wyłącznie wtedy, gdy jest ona przypisana do listy o wybranej serii. Po zaakceptowaniu informacja o wypłacie dostępna będzie z poziomu: Płace / Listy płac. 119/395

120 PKZP, ZFM PKZP są tworzone w celu udzielania członkom kasy pomocy materialnej w formie pożyczek długoterminowych i krótkoterminowych oraz zapomóg - w miarę posiadanych środków na zasadach określonych w statucie (Dz.U. Nr 100, poz. 502 ze zm, 1992 rok)). Członek PKZP jest zobowiązany: wpłacić wpisowe, wpłacać miesięczny wkład członkowski lub wyrazić zgodę na potrącenie wkładu z wynagrodzenia za pracę, zasiłku chorobowego lub zasiłku macierzyńskiego. Członek PKZP ma prawo: gromadzić oszczędności w PKZP według zasad określonych w statucie, korzystać z pożyczek, w razie wydarzeń losowych ubiegać się o udzielenie zapomogi. Program umożliwia ewidencję i rozliczanie wkładów, pożyczek i zaliczek udzielanych członkom zdefiniowanych uprzednio funduszy. Predefiniowanymi w programie funduszami są: PKZP obsługujący ewidencję pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej oraz ZFM obsługujący ewidencję zakładowego funduszu mieszkaniowego. Konfiguracji kolejnych funduszy służy opcja Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / PKZP, ZFM. Pracownik może być uczestnikiem dowolnej liczby funduszy. Kartoteka: PKZP,ZFM /395

121 PKZP, ZFM / PKZP, ZFM Przypisanie pracownikowi funduszu odbywa się poprzez jego wybór z uprzednio przygotowanej listy. Listę wywołujemy poleceniem 'Dodaj' Okres uczestnictwa w funduszu (wymagane jest wpisanie, co najmniej daty od daty przystąpienia do funduszu) oraz Informacje o zgromadzonym wkładzie. W szczególności: Stan początkowy. Suma zgromadzonych przez pracownika wkładów (bilans otarcia) Suma składek ustalana jest przez program automatycznie, na podstawie naliczonych list płac Dopłaty np. wpisowe PKZP Wycofanie wkładu. Odnotowujemy w przypadku rezygnacji pracownika z uczestnictwa w funduszu. Wraz z kwotą wycofywanego wkładu odnotowujemy datę wypłaty. Razem = Stan początkowy + Wpisowe + Suma składek Wycofanie wkładu. Wartość ustalana automatycznie przez program. Nie podlega bezpośrednio edycji.. Przypisując pracownikowi fundusz wprowadzamy kolejno: Pracownik - fundusz pożyczkowy Wprowadzenie i zaakceptowanie (OK) powyższych danych jest równoznaczne z przypisaniem pracownika do wybranego funduszu. W wypłatach pracownika naliczanych za okresy po przystąpieniu do funduszu automatycznie naliczane będą odpowiednie składki. Informacyjnie na formularzu wyświetlane są również globalne informacje o sumie udzielonych pożyczek (Udzielone), kwocie pożyczek, które nie zostały jeszcze w całości spłacone (Niespłacone ) oraz pozostającej do spłaty kwocie (Pozostaje do spłaty) Chcąc udzielić pracownikowi członkowi funduszu pożyczki wybieramy zakładkę (formularz) Pożyczki. Udzielenie pracownikowi nowej pożyczki inicjujemy poleceniem 'Dodaj'. W wywołanym formularzu są dostępne następujące zakładki. Zakładka: Ogólne Wprowadzamy datę udzielenia pożyczki Wpisujemy kwotę udzielonej pożyczki. Wybieramy element wynagrodzenia, który posłuży wypłacie pożyczki. O ile użytkownik nie definiował własnych funduszy pożyczkowych, to do wyboru pozostają: Pożyczka PKZP PKP Pożyczka ZFM. Zakładka: Warunki spłaty Spłaty od: należy wskazać miesiąc rozpoczęcia spłat pożyczki. Ilość rat: należy wskazać ilość rat pożyczki. Domyślnie pożyczka spłacana jest w miesięcznych ratach a okres spłaty definiowany jest liczbą rat. Kwota raty: zostanie wyliczona automatycznie po wskazaniu ilości rat pożyczki. Spłata różnicy razem z: do wyboru opcja spłaty z ostatnią ratą lub z pierwszą ratą. *Element wynagrodzenia przy pomocy którego realizowana będzie spłata zaciągniętej pożyczki wybieramy z dostępnego menu, pole: Definicja raty. To samo pole (menu) służy odnotowaniu umorzenia pożyczki. Rodzaj rat (wybierany z listy). Do wyboru pozostają: raty nieoprocentowane, raty stałe, raty zmienne, procent od kwoty lub procent od kwoty rocznie, ewentualnie wg algorytmu (Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/pkzp,zfm/algorytm rat pożyczek). Spłata pożyczki rozpisana na raty o stałej wysokości: wartość raty kapitałowej (bez odsetek) = kwota pożyczki / okres spłaty kwota odsetek (w przeliczeniu na pojedynczą ratę) = = [wysokość raty kapitałowej x procent pożyczki x (1 + okres spłaty bez okresu odroczenia spłaty) / 12] / 2 do spłaty = wysokość raty kapitałowej + kwota odsetek efektywne oprocentowanie = = [(kwota odsetek / wysokość raty kapitałowej) / (okres spłaty / 12)] x 100% Spłata pożyczki ze zmienną wysokością rat: wartość raty kapitałowej (bez odsetek) = kwota pożyczki / okres spłaty kwota odsetek (w przeliczeniu na pojedynczą ratę) = = (wysokość pożyczki - wysokość spłaconych raty kapitałowej) x suma kolejnych okresów spłaty x procent pożyczki / 12 do spłaty = wysokość raty kapitałowej + kwota odsetek Sposób spłaty odsetek: możliwość do wyboru opcji 'Z każdą ratą', 'Z pierwszą ratą', 'Z ostatnią ratą'. Stopa procentowa. Uzupełniamy wyłącznie dla pożyczek oprocentowanych. W przypadku wystąpienia zwłoki w spłacie rat zaznaczamy, czy za okres odroczenia naliczane powinny być odsetki (Odsetki za odroczenie). Zakładka: Żyranci Na zakładce Żyranci jest możliwość wyboru żyrantów spośród pracowników przypisanych do funduszu. Jeżeli żyrantem może być również osoba, która nie należy do funduszu należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/PKZP,ZFM.. otworzyć definicję funduszu i na zakładce 'Rozliczenia i żyranci' zaznaczyć parametr 'Żyrantem dla pożyczki może być' : Każdy pracownik. Pole Spłaca od wskazuje miesiąc, od którego nastąpi potrącenie rat przez danego żyranta. Pole Definicja raty wskazuje na element, na którym będą naliczane spłaty. Pola Procent oraz Kwota umożliwiają ustalenie podziału procentowego lub kwotowego pomiędzy wskazanymi żyrantami. Dodatkowo na elemencie spłaty pożyczki pojawia się informacja, za jakiego pracownika została potrącona rata. Zakładka: Elementy wynagrodzenia Lista spłat wybranej pożyczki, lista stworzona na podstawie naliczonych list plac. Na Funduszu pożyczkowym z zakładki Dopłaty, wycofania wkładu możemy zrealizować dodatkowe dopłaty, spłaty pożyczki wkładem, wycofania wkładu. SPŁATA POŻYCZKI WKŁADEM Przykład 1 Wkład jest na kwotę 2000, raty pożyczki też są równe 2000: 121/395

122 W danym miesiącu chcemy spłacić ratę wkładem, wykonujemy to w następujący sposób: W funduszu pożyczkowym PKZP, na zakładce "Dopłaty, wycofanie wkładu" wybieramy "Wycofanie wkładu : Dopłaty, wycofania wkładu Naliczamy wypłatę: Wycofanie wkładu PKZP W PKZP, na zakładce Warunki spłaty rata za dany miesiąc pojawi się, jako zrealizowana: Elementy wypłaty Natomiast na zakładce Ogólne, będzie widoczne pomniejszenie wkładu: 122/395

123 Pomniejszenie wkładu Przykład 2 Jeżeli wkład jest w kwocie większej niż miesięczna rata pożyczki, trzeba wcześniej zmienić ilość rat i kwotę. Spłata wkładem działa w obrębie miesiąca, czyli spłaca wszystkie raty przypisane do tego samego miesiąca. Przykładowo w przykładzie, powyżej, jeśli wkład byłby w kwocie 4000, to przed naliczeniem wypłaty trzeba usunąć jedną ratę np. za październik, a ratę za wrzesień zwiększyć na kwotę 4000: 123/395

124 PKZP, ZFM / Pożyczki Udzielone pożyczki - Opcja umożliwia przeglądanie udzielonych pożyczek w postaci listy. Lista może być zawężana przez filtr: Zakres. Do wyboru pozostają: udzielone,niewypłacone, spłacone, niespłacone. Lista pożyczek jest wyświetlana analogicznie jak w miejscu PKZP, ZFM / PKZP, ZFM po otworzeniu wybranego PKZP, ZFM. Poprzez wybór okienka Otwórz wywołujemy formularz pożyczki otrzymując możliwość przeglądania: Ogólnych informacji dotyczących wybranej pożyczki ( np. kiedy została udzielona, kwota pożyczki, część spłaconą oraz pozostałą) Warunków spłaty podgląd planu spłaty pożyczki, ilości rat. Żyrantów możliwość przeglądnięcia podpiętych żyrantów do pożyczki. Elementów wynagrodzenia lista spłat wybranej pożyczki, lista stworzona na podstawie naliczonych list płac. 124/395

125 Płace Naturalnym miejscem realizacji wypłat dla pracowników i zleceniobiorców jest opcja menu głównego: Płace. Z poziomu pracownika istnieje możliwość przeglądania lub usuwania (o ile nie zostały zatwierdzone) wypłat zrealizowanych dla wybranego pracownika (zleceniobiorcy). Kartoteka pracownika: Płace 125/395

126 Płace / Wypłaty (wszystkie) Zrealizowane wypłaty wyświetlane są w postaci listy. Lista może być zawężana ze względu na okres realizacji wypłat oraz ze względu na charakter wyświetlanych wypłat. W wybranym okresie (Okres) wyświetlane mogą być: wszystkie wypłaty, tylko wypłaty zrealizowane w ramach stosunku pracy (Etat), rozliczenia zawartych umów cywilnoprawnych (Umowy) lub pozostałe wypłaty (Inne). Po wybraniu (na przykład klawiszem <Enter>) wskazanej kursorem pozycji listy - wypłaty ekranie zostaną wyświetlone: Pracownik - lista jego wypłat Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie ze stosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane) Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na analizowaną wypłatę Zobowiązania: kwota do wypłaty oraz zobowiązania. Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej, naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotne Składki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek) Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodami tytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się w sytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata 126/395

127 Płace / Koszty autorskie Zakładka pokazuje kwotę od jakiej były liczone 50% koszty uzyskania u danego pracownika w wybranym okresie. Dla pracowników, dla których części przychodów mają zastosowanie koszty uzyskania przychodów na podstawie art. 22 ust.9 pkt. 3 ustawy, poprzez wybranie zakładki Nowy (Koszty autorskie) można określić od jakiej kwoty wynagrodzenia mają zostać naliczone koszty autorskie oraz w jakim okresie. Pracownik Koszty autorskie 127/395

128 Płace / Zajęcia wynagrodzenia Zakładka umożliwia przypisanie do pracownika zajęć wynagrodzenia. Standardowo w programie predefiniowane zostały dwa zajęcia wynagrodzenia: Alimenty oraz Zajęcie komornicze. Nowe zajęcie wynagrodzenia dodajemy do pracownika poleceniem 'Dodaj'. Zmiany historyczne zajęcia wynagrodzenia należy wprowadzać poprzez aktualizację zajęcia, po ustawieniu się na zajęciu którego będzie dotyczyć zmiana należy wybrać przycisk Aktualizuj, a następnie na formularzu zajęcia wprowadzić zmianę. Poprzez aktualizację można odnotować np. zakończeniu depozytu komorniczego, zmianę komornika itp. W wersji platynowej lista 'Zajęć wynagrodzeń' widoczna jest dodatkowo z poziomu Płace / Zajęcia wynagrodzeń. Formularz Zajęcia wynagrodzenia. Na formularzu zajęcia komorniczego zostały udostępnione zakładki: Zakładka: Ogólne Należy uzupełnić poniższe pola: Komornik - z listy wybieramy komornika. Rachunek bankowy - wybieramy z listy. Data - data od kiedy będzie potrącane zajęcie.) Numer sprawy Element - wybieramy element z listy, standardowo alimenty bądź zajęcie komornicze. Rodzaj potrącenia - wybieramy kwota lub kwota miesięczna. Zajęcie zawieszone - pole Tak/Nie, po wybraniu parametru na Tak, zajęcie ulega zawieszeniu od dnia aktualizacji. Kwota - kwota zajęcia. Priorytet - parametr umożliwia ustalenie kolejności naliczanych zajęć komorniczych. W przypadku wpisania kilku zajęć komorniczych system będzie potrącał do maksymalnej kwoty w kolejności od priorytetu 0 idąc wzwyż. Natomiast bez względu na ustawienie priorytetów w przypadku zbiegu zajęć komorniczych oraz alimentów w pierwszej kolejności potrącane będą alimenty. Pozostaje - różnica między kwotą zajęcia a kwotą spłaconą. Spłata zakończona - jeżeli rodzaj potrącenia jest kwota można zamknąć zajęcie przez zaznaczenie checkboxa na Tak. Data zakończenia - jeżeli jako rodzaj potrącenia jest kwota, data automatycznie uzupełnia się po całkowitej spłacie. Jeżeli jako rodzaj potrącenia jest kwota miesięczna, datę należy uzupełnić chcąc zamknąć zajęcie. Depozyt komorniczy - jeżeli zajęcie wynagrodzenia ma być potrącane z wypłaty pracownika, ale nie przekazywane komornikowi, tylko przechowywane w depozycie, należy zaznaczyć checkboxa na Tak. Z wypłaty pracownika będą potrącane kwoty zajęcia, natomiast z listy płac nie będą generowane płatności dla komornika. Zakończenie depozytu należy wykonać poprzez Aktualizację zajęcia wynagrodzenia i odznaczenie checkboxa na NIE. W celu rozliczenia depozytu należy na zajęciu wynagrodzenia na zakładce Zwroty i uznania nadpłaty wprowadzić Rozliczenie depozytu. Uwzględniaj kwotę wolną, pole Tak/Nie. Parametr domyślnie ustawiony Tak. Zaznaczenie opcji Nie spowoduje, że podczas naliczania wypłaty z zajęciem komorniczym nie będzie sprawdzana kwota wolna. Ponieważ zajęcia alimentacyjne nie posiadają kwoty wolnej omawiany parametr dedykowany jest wyłącznie potrąceniom komorniczym. Maksymalna, miesięczna, podlegająca zajęciu kwota wynagrodzenia ( inna niż ustawowa), pole Tak/Nie. Po wciśnięciu znacznika na Tak uaktywnia się pole "Kwota". Procent wynagrodzenia podlegający zajęciu (inny niż ustawowy), pole Tak/Nie. Po wciśnięciu znacznika na Tak uaktywnia się pole "Procent". Wpisany w parametrze procent będzie miał wpływ zarówno na zajęcia wynagrodzenia przypisane pracownikowi etatowemu jak i zleceniobiorcy. W przypadku zleceniobiorcy potrąceniu podlega cała kwota wypłacana z tytułu umowy zlecenia i innych umów cywilnoprawnych, jeżeli komornik nie postanowił inaczej. Wyłącznie, jeżeli umowa cywilnoprawna jest jedynym źródłem dochodu zleceniobiorcy i jest to świadczenie powtarzające się, wówczas potrąceniu podlegają kwoty w wysokości wskazanej w Kodeksie pracy. Opis do przelewu jeżeli pole nie zostanie uzupełnione opis na przelewie jest generowany na podstawie numeru sprawy. U w a g a! Jeżeli pracownik ma dodane zajęcie wynagrodzenia bez uzupełnionego pola "Komornik" wówczas przy wydruku "Świadectwa pracy" pojawi się komunikat : W zajęciu wynagrodzenia brak uzupełnionego pola Komornik. Zakładka: Uwagi Na zakładce możliwie jest odnotowanie dodatkowych informacji o zajęciu wynagrodzenia. Pracownik zajęcie wynagrodzenia Zakładka: Elementy wynagrodzeń Zakładka zawiera listę rozliczeń zajęć wynagrodzenia. Lista tworzona jest na podstawie przechowywanych w programie list płac. Zwroty i uznania nadpłaty Zakładka umożliwia wprowadzenie: Zwrotu nadpłaty - w celu rozliczenia zwrotu nadpłaty zajęcia komorniczego od komornika. Po wprowadzeniu zwrotu nadpłaty, należy naliczyć listę RZW ( typ wypłaty Inne), na której zostanie rozliczona nadpłata zajęcia komorniczego. Z listy płac będzie można wygenerować płatność dla pracownika. Formularz zwrotu nadpłaty został podzielony na sekcje: Ogólne - w sekcji dostępne są pola bez możliwości edycji: Pracownik - nazwisko, imię i kod pracownika Zajęcie - nazwisko, imię, kod pracownika oraz numer zajęcia komorniczego, do którego przyszedł zwrot od komornika. Dokument - w sekcji dostępne są pola do uzupełnienia: Komornik - automatycznie podpowiada się komornik uzupełniony za zajęciu, do którego jest wprowadzany zwrot nadpłaty Rachunek komornika - automatycznie podpowiada się rachunek bankowy komornika uzupełniony za zajęciu, do którego jest wprowadzany zwrot nadpłaty Data - należy wskazać datę zwrotu nadpłaty Numer - należy uzupełnić numer dokumentu dotyczącego zwrotu nadpłaty Rozliczenie - dostępne są następujące pola: Element wynagrodzenia - standardowo podpowiada się element Zwrot nadpłaty, który zostanie naliczony na liście płac RZW Nadpłata do zwrotu - należy uzupełnić kwotę zwróconą przez komornika Uwagi - operator ma możliwość odnotowania uwag. 128/395

129 Zwrot nadpłaty Uznania nadpłaty - w celu rozliczenia uznania nadpłaty zajęcia komorniczego na kolejne zajęcie komornicze pracownika. Po wprowadzeniu Uznania nadpłaty, na zajęciu na które nadpłata została zaliczona przez komornika, na zakładce Ogólne na formularzu zajęcia zostanie pomniejszona kwota "Pozostaje" zajęcia o wartość nadpłaty. Do uznania nadpłaty nie są generowane elementy na listach płac, uznanie nadpłaty pomniejsza tylko kwotę zajęcia komorniczego pozostałą do spłaty. Formularz uznania nadpłaty jest taki sam jak dla zwrotu nadpłaty. W przypadku wprowadzania Uznania nadpłaty należy uzupełnić: Ogólne - w sekcji dostępne są pola bez możliwości edycji: Pracownik - nazwisko, imię i kod pracownika Zajęcie - nazwisko, imię, kod pracownika oraz numer zajęcia komorniczego, do którego jest wprowadzane uznanie nadpłaty. Dokument - w sekcji dostępne są pola do uzupełnienia: Komornik - automatycznie podpowiada się komornik uzupełniony za zajęciu, do którego jest wprowadzane uznanie nadpłaty Rachunek komornika - automatycznie podpowiada się rachunek bankowy komornika uzupełniony za zajęciu, do którego jest wprowadzane uznanie nadpłaty Data - należy wskazać datę uznania nadpłaty Numer - należy uzupełnić numer dokumentu dotyczącego uznania nadpłaty na kolejne zajęcie Rozliczenie - dostępne są następujące pola: Element wynagrodzenia - pole jest nie do edycji, ponieważ uznanie nadpłaty na poczet kolejnego zajęcia, nie generuje elementów rozliczeniowych na listach płac, tylko pomniejsza kwotę pozostałą do spłaty na zajęciu wynagrodzenia Nadpłata - należy uzupełnić kwotę nadpłaty, która pomniejszy pozostałą do spłaty kwotę zajęcia Uwagi - operator ma możliwość odnotowania uwag. Rozliczenia depozytu - w celu rozliczenia depozytu zajęcia komorniczego, czyli wypłaty komornikowi kwot potrąconych z wypłat pracownika w czasie obowiązywania depozytu. Po wprowadzeniu rozliczenia depozytu, należy naliczyć listę RZW, typ wypłaty Inne, na której zostanie naliczone Rozliczenie depozytu komorniczego, a następnie wygenerowana płatność do komornika wskazanego na Rozliczeniu depozytu. Formularz Rozliczenia depozytu składa się z sekcji: Ogólne - w sekcji dostępne są pola bez możliwości edycji: Pracownik - nazwisko, imię i kod pracownika Zajęcie - nazwisko, imię, kod pracownika oraz numer zajęcia komorniczego, do którego jest generowane rozliczenie depozytu Dokument - w sekcji dostępne są pola do uzupełnienia: Komornik - należy wskazać komornika, który będzie odbiorcą rozliczanego depozytu komorniczego Rachunek komornika - należy wskazać rachunek bankowy komornika, który będzie odbiorcą rozliczanego depozytu komorniczego Data - należy wskazać datę rozliczenia depozytu komorniczego Numer - należy uzupełnić numer dokumentu dotyczącego depozytu komorniczego Rozliczenie - dostępne są następujące pola: Element wynagrodzenia - standardowo podpowiada się element Rozliczenie depozytu komorniczego, który zostanie naliczony na liście płac RZW Wartość depozytu - suma potrąconych kwot zajęcia z wypłat pracownika w czasie obowiązywania depozytu, wartość wyliczana automatycznie. Kwota rozliczana - standardowo kwota rozliczenia podpowiada się w takiej samej wysokości jak wartość depozytu. Użytkownik ma możliwość zmiany kwoty rozliczanej. Opis do przelewu - operator może wpisać opis, jaki ma się pojawić na przelewie do komornika. Uwagi - operator ma możliwość odnotowania uwag. Zakładka: Historia zapisów Zakładka zawiera informacje o historii danego zajęcia wynagrodzenia. Rozliczenie depozytu komorniczego Dodatkowe płatności do list płac Po zatwierdzeniu listy płac zawierającej potrącenia komornicze, będzie możliwość wygenerowania dodatkowych płatności na rzecz komornika (zatwierdzona lista płac pojawi się w Ewidencji dokumentów / Dokumenty). Automatyczne generowanie dodatkowych płatności Jeżeli w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Ewidencja dokumentów/ogólne parametr "Czynność 'Przygotuj dodatkowe płatności dla list płac' dodaje płatności do nowego dokumentu PK" jest ustawiony na NIE, to po zmianie na dokumencie Listy płac w Ewidencji dokumentów stanu na Wprowadzony, zostanie automatycznie wygenerowany dodatkowy dokument PK zawierający zobowiązanie wobec komornika. Ręczne generowanie dodatkowych płatności Jeżeli w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Ewidencja dokumentów/ogólne parametr "Czynność 'Przygotuj dodatkowe płatności dla list płac' dodaje płatności do nowego dokumentu PK" zostanie zaznaczony na TAK, to dodatkowy dokument PK z zobowiązanie dla komornika należy wygenerować ręcznie. W pierwszej kolejnośći na dokumencie Listy płac w Ewidencji dokumentów należy zmienić stanu na Wprowadzony. Następnie na liście dokumentów w ewidencji dokumentów podświetlamy listę płac i z menu czynności wybieramy "Przygotuj dodatkowe płatności do listy płac". Zostanie wówczas wygenerowany dodatkowy dokument PK zawierający zobowiązanie wobec komornika. 129/395

130 Płace / Zaliczki Program umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Ich wypłacie służy opcja Czynności / Wypłać zaliczkę. Z poziomu opcji Płace / Zaliczki Użytkownik programu uzyskuje wyłącznie możliwość przeglądania zrealizowanych wypłat, względnie kasowania wybranych elementów pod warunkiem, że odpowiednia lista płac nie zastała zatwierdzona, a tym samym zabezpieczona przed ewentualnymi zmianami. Wypłata zaliczki: Zazwyczaj zaliczki wypłacane są przed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie poniżej. Wypłata zaliczki Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkę zaznaczamy kursorem na liście Kadry / Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności / Wypłać zaliczkę. W wywołanym formularzu: wprowadzamy datę wypłaty, wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana, nieopodatkowana), wpisujemy wartość udzielanej zaliczki. Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz i zamknij. Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace / Listy plac. Pojedyncze wypłaty dostępne będą z poziomu opisanej powyżej opcji Płace / Zaliczki. 130/395

131 Płace / Elementy stornowane Na zakładce 'Elementy stornowane' wyświetlona jest lista elementów: Elementy stornowane oznaczonych do przeliczenia przy użyciu czynności spod danej wypłaty (użycie czynności spowoduje przeliczenie wszystkich elementów wynagrodzenia znajdujących się na wypłacie), Czynność - Oznacz elementy wypłaty do przeliczenia oznaczonych do przeliczenia lub anulowania przy użyciu czynności spod otwartego elementu wynagrodzenia (użycie czynności spowoduje przeliczenie lub anulowanie konkretnego elementu wynagrodzenia). Czynność - Oznacz element do anulowania 131/395

132 Rozrachunki Opcja służy ewidencji przepływu środków pieniężnych. Kartoteka pracownika: Rozrachunki Dokumenty rozliczeniowe Program umożliwia przeglądanie dokumentów rozliczeniowych w zawężeniu do okresu oraz zakresu dokumentów rozliczeniowych. Przelewy Opcja umożliwia przeglądanie informacji na temat wygenerowanych przelewów, możemy zawężać listę do statusu (razem, zatwierdzona, niezatwierdzona), okresu, lub waluty (EURO, PLN). Przelewy generujemy z listy Płace / Listy płac przez Czynności / Przygotuj przelewy. Rozrachunki Z poziomu pracownika dostępna jest lista zrealizowanych wypłat, ze szczególnym uwzględnieniem wypłat gotówkowych i przelewów bankowych na wskazane przez pracownika konta bankowe. Warunki płatności Na kartotece pracownika jest możliwość wskazania sposobu zapłaty dla dokumentów innych niż płacowe. Odpowiednio należy uzupełnić pole Definicje płatności. 132/395

133 Dokumenty dodatkowe W kartotece pracownika na zakładce Dokumenty dodatkowe jest możliwość wystawiania cząstkowych świadectw pracy z zakończonych umów terminowych lub świadectw pracy dla pracowników tymczasowych. U w a g a! Aby była możliwość wystawienia świadectwa pracy dla pracownika tymczasowego należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych odblokować dokument dodatkowy 'Świadectwo pracy prac. tymcz.' Informacje, które zawarte są na świadectwie pracy zostają zapisane w formie listy. Stworzone świadectwa pracy możemy filtrować wskazując: Definicję dokumentu; Dane wg daty dokumentu, wg daty zdarzenia, wg wskazanego okresu; Interesujący nas Okres. Dokumenty dodatkowe - Świadectwo pracy Dodawanie, kasowanie definicji dokumentów dodatkowych jest możliwe w wersji platynowej programu w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Systemowe / Definicje dokumentów dodatkowych. 133/395

134 Historia zapisów Dane zgromadzone w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być: aktualizacja zapisu lub poprawienie danych. Aktualizacja zapisu zachowuje stary zapis. Po modyfikacji mamy więc: poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz nowy zapis z nową datą aktualizacji. Dla zaktualizowania wybranych danych wybieramy z poziomu listy pracowników polecenie Aktualizuj. Przy pomocy wyświetlanego kalendarza wskazujemy dzień, od którego obowiązywać będą nowe, zmodyfikowane dane. W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje cały rekord, zapisuje go z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól. Przed pierwszą aktualizacją: Po aktualizacji z datą (zmiana stanowiska i stawki zaszeregowania) Poprawianie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane ulegają bezpowrotnie zamazaniu, nie można ich odzyskać). Mechanizm poprawiania wykorzystywany jest również do uzupełniania brakujących informacji. Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych operator ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione. Istotne jest by dane były kompletne od zawsze. Użyjemy procedury poprawiania danych. Zapis przed poprawieniem (uzupełnieniem) danych jeżeli jest to PIERWSZY zapis historyczny Zapis po poprawieniu (uzupełnieniu) danych Dane pracowników aktualizowane mogą być wielokrotnie. W ten sposób tworzona jest lista zapisów historycznych. Z poziomu opcji Historia zapisów lista ta może być przeglądana. Odwołując się do wybranego zapisu historycznego (edytując go) możemy zobaczyć jak dany zapis wyglądał szczegółowo we wskazanym okresie. Z poziomu opisywanej opcji możliwe jest również usuwanie wybranych zapisów historycznych. Nowe zapisy historyczne mogą być tworzone wyłącznie z poziomu listy pracowników. Poniżej na prostym przykładzie pokazana zostanie konsekwencja wykasowania wybranego zapisu historycznego. Przykład. Załóżmy, że w trakcie zatrudnienia pracownik dwukrotnie zmieniał zajmowane stanowisko. Jednocześnie cztery razy modyfikowana była stawka jego zaszeregowania (stąd cztery zapisy historyczne). Aby usunąć zapis historyczny należy wejść do zapisu wcześniejszego i z jego poziomu usunąć późniejszą aktualizację. Po usunięciu zapisu historycznego z datą aktualizacji W dalszym ciągu historia pracownika jest ciągła. U w a g a! Jeżeli historię pracownika tworzy tylko jeden zapis historyczny to na liście zapisów historycznych będziemy mieli wyłącznie pozycję: (wszystko). 134/395

135 Listy Kadry i Płace Struktura list w obrębie modułu Kadry i Płace została podzielona tematycznie aby ułatwić użytkownikowi dotarcie do interesujących go zagadnień. W obrębie Kadr i płac są dostępne następujące listy: Kadry Pracownicy Zleceniobiorcy Niezatrudnieni Wszyscy Właściciele Umowy Akordy Dodatki i potrącenia Dokumenty dodatkowe (wersja platynowa programu) Czas pracy Grafiki (od wersji złotej programu) Nieobecności (od wersji złotej programu) Planowane nieobecności (wersja platynowa programu) Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa programu) Wnioski urlopowe (wersja platynowa programu) Ewidencje (listy dostępne w wersji platynowej programu) Badania lekarskie Nagrody i kary Oświadczenia Rodzina pracowników Struktury organizacyjne Szkolenia BHP Płace Pracownicy Zleceniobiorcy Wszyscy Właściciele Umowy Zajęcia wynagrodzenia (wersja platynowa programu) Elementy wypłaty (wersja platynowa programu) Wypłaty Listy płac PKZP,ZFM,... PKZP, ZFM,... Pożyczki ZFŚS Świadczenia socjalne (wersja platynowa programu) Szkolenia (wersja złota programu, rozbudowana funkcjonalność w wersji platynowej) Szkolenia Ukończone szkolenia Wnioski o szkolenia Uprawnienia Oferty szkoleń Dostawcy szkoleń Budżety szkoleń ZZL (wersja platynowa programu) Oceny Stan zatrudnienia Rekrutacja Etapy rekrutacji Deklaracje ZUS KEDU DRA Zgłoszeniowe Informacje IWA ZSWA Informacje IMIR Deklaracje PIT PIT-4R PIT-8 AR PIT-11 PIT-40 PIT-R PIT-8C IFT-1R IFT-1 Wycofane PIT-8B PIT-8S Deklaracje PFRON Wn-D Wycofane INF-D Wn-U Struktura list Kadry i płace 135/395

136 Kadry Podział list w obrębie modułu Kadry umożliwia użytkownikowi sprawne poruszanie się po programie w ramach realizacji zagadnień kadrowych. Dostępne listy: Pracownicy Zleceniobiorcy Niezatrudnieni Wszyscy Właściciele Umowy Akordy Dodatki i potrącenia Czas pracy Grafiki (od wersji złotej programu) Nieobecności (od wersji złotej programu) Planowane nieobecności (wersja platynowa programu) Wejścia i wyjścia RCP (wersja platynowa programu) Wnioski urlopowe (wersja platynowa programu) Ewidencje (listy dostępne w wersji platynowej programu) Badania lekarskie Nagrody i kary Oświadczenia Rodzina pracowników Struktury organizacyjne Szkolenia BHP Dokumenty dodatkowe Kadry - Listy 136/395

137 Kadry / Pracownicy Na liście wyświetlani są wszyscy aktualnie zatrudnieni pracownicy (wymagany co najmniej jeden dzień zatrudnienia w przyjętym okresie). Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Lista pracowników - filtry Wydział. Z dostępnej listy wybieramy wydział, którego pracownicy mają być na liście wyświetlani. Pracownik zostanie umieszczony na liście, pod warunkiem, że we wskazanym okresie był przynajmniej jeden dzień zatrudniony na wybranym wydziale (lub opcjonalnie podwydziale). Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczeni wyłącznie pracownicy wybranego wydziału. Pracownicy zatrudnieni w podwydziałach nie będą na liście widoczni Okres. Na liście umieszczani są pracownicy zatrudnieni w wybranym okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy do 31 grudnia 2001 roku włącznie byli zatrudnieni co najmniej jeden dzień. Dotyczy to również osób, które kontynuowały zatrudnienie po 31 grudnia 2001 roku. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, bez względu na okres zatrudnienia. Data aktualności. W wybranym okresie dane pracownika mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datę aktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musi zostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostaną dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Czynności Wybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy pracowników. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków czynności te mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika. Akordy. Czynność występuje w wersji złotej oraz platynowej programu. Jest widoczna gdy jest co najmniej jedna, niezablokowana definicja akordu. Wybierając tę czynność mamy możliwość dodawania grupowo akordu poprzez wybór definicji akordu oraz okresu w jakim ma on obowiązywać dla zaznaczonej grupy pracowników. Druga opcja umożliwia zakończenie danej definicji akordu poprzez wybranie opcji Wykonywany do dnia dla grupy pracowników. Czynności - Akordy Deklaracje. Opcje pozwalają na seryjne naliczenie deklaracji oraz korekt deklaracji. Seryjnie można naliczyć następujące deklaracje: PIT-11, PIT-40, PIT-R, PIT-8C, IFT-1R, IFT-1. Wybierając czynność Nalicz PIT zostaje otworzone okno umożliwiające wybór następujących parametrów : Czynności - Deklaracje Okres. Imię płatnika. Nazwisko płatnika. Data wypełnienia. Naliczaj. Do wyboru : Deklaracje, Korekty, Deklaracje i korekty. Treść uzasadnienia. Zapis bez potwierdzenia. Parametr jest aktywny i zaznaczony na TAK, gdy na liście pracowników zaznaczymy powyżej 100 pracowników. Parametr jest nieaktywny i zaznaczony na TAK, gdy na liście pracowników zaznaczymy powyżej 500 pracowników.( Uwaga! Zaznaczenie parametru na TAK spowoduje naliczenie i zapisanie deklaracji bez pytania czy zapisać naliczone deklaracje.) Deklaracje ZUS. Opcja pozwala na seryjne naliczenie deklaracji ZUS ZUA, ZZA, ZWUA oraz przygotowanie zbiorczo Informacji RMUA. Czynności Deklaracje ZUS Dodatki i potrącenia. Opcja pozwala na seryjne dodawanie pracownikom przypisanie do etatu nowych elementów wynagrodzenia, usuwanie lub zmianę już istniejących. Dodaj nowy element. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy element wynagrodzenia. Po zaznaczeniu parametru Ustaw podstawy na TAK pojawia się aktywne pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole Podstawa dla dodatku kwotowego, pole Procent dla dodatku procentowego. Parametry Ustaw podstawy,,zeruj podstawy, Podstawa, Czas, Dni, Współczynnik, Procent, Ułamek umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Jeżeli pracownik w danym okresie taki element już posiada, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Natomiast zaznaczenie parametru Dodaj kolejny na TAK spowoduje dodanie drugiego dodatku w zadanym okresie. Dodaj zestaw. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy zestaw dodatków stworzony wcześniej z konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Zestawy dodatków. Jeżeli pracownik w danym okresie będzie posiadał elementy z zestawu dodatków, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Zamień element wynagrodzenia. Opcja pozwala na równoczesne zakończenie wypłaty jednego elementu wynagrodzenia i rozpoczęcie wypłaty nowego. Podajemy kolejno nazwę nowego i starego, zamienianego elementu wynagrodzenia oraz datę aktualizacji zapisu. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia staremu elementowi wynagrodzenia przypisywana jest data do w okresie (Data do = Data aktualizacji 1 dzień). Element wynagrodzenia uzyskuje status zakończony. Nowy element wynagrodzenia zostaje przypisany z datą od równą dacie aktualizacji. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia żaden element nie jest kasowany. Modyfikowany jest wyłącznie okres wypłaty. Zaznaczenie parametru Ustaw podstawy na TAK uaktywnia pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole Podstawa dla dodatku kwotowego, pole Procent dla dodatku procentowego. Parametry Ustaw podstawy,,zeruj podstawy, Podstawa, Czas, Dni, Współczynnik, Procent, Ułamek umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Zakończ wypłatę. Wybranemu elementowi wynagrodzenia, w etacie pracownika przypisywana jest data do wypłaty. Podobnie jak w przypadku zamiany elementów wynagrodzenia informacja o elemencie wypłaty nie jest 137/395

138 usuwana z danych etatowych pracownika, a jedynie zakończeniu ulega okres wypłaty. Import nieobecności z PUE. Opcja umożliwia zaczytanie nieobecności czyli e-zwolnień lekarskich w formacie.csv, pobranych z platformy PUE. Po pobraniu e-zwolnień z platformy PUE, w celu wczytania nieobecności do programu enova, należy na liście Kadry i płace/kadry/pracownicy wybrać Czynności/Import nieobecności z PUE. Import nieobecności z PUE Następnie należy wskazać zapisany na dysku plik do zaimportowania z ZUS ZLA w formacie.csv klikając w ikonę kresek w polu Import zapisów z pliku: Import PUE W dodatkowym oknie pojawi się informacja o nieobecnościach z importowanego pliku, gdzie będą podane informacje: Pracownik - Imię i Nazwisko oraz Kod Nieobecność - nazwa nieobecności Przyczyna Okres Zaimportowane nieobecności Dodatkowe informacje pojawią się w logach: Po wczytaniu nieobecności pojawi się zapis: 'Dodana nieobecność (ZZ ): ANDRZEJEWSKI PAWEŁ (006), Zwolnienie opieka (ZUS) ( )' Jeżeli nieobecność została już wcześniej zaczytana, to przy próbie kolejnego importu tej samej nieobecności, nie zostanie ponownie zaczytana i pojawi się zapis: 'Pracownik: ANDRZEJEWSKI PAWEŁ (006) - istnieje już inna nieobecność w okresie: ' Jeżeli w bazie istnieje wprowadzona nieobecność ( np. Urlop wypoczynkowy na dzień ), która zachodzi chociażby jednym dniem na okres importowanej nieobecności ( ), to nieobecność nie zostanie zaimportowana i pojawi się zapis: 'Pracownik: ANDRZEJEWSKI PAWEŁ (006) - istnieje już inna nieobecność w okresie: ' Jeżeli będzie importowana nieobecność z pobytem w szpitalu ( np. okres nieobecnośći: , gdzie pobyt w szpitalu obejmował okres ), to zostanie rozdzielona na dwie nieobecności: z przyczyną 'Leczenie szpitalne (70%)' ( okres ) z przyczyną 'Zwolnienie lekarskie' ( okres ). Logi Import nieobecności będzie następował po numerze Pesel, a w przypadku jego braku, po numerze paszportu. Po wczytaniu nieobecności z PUE, na nieobecności pojawi się zakładka Informacja z PUE, z informacjami: Data importu - data zaczytania pliku do enova Numer wersji - format i numer struktury pliku do importu nadany przez producenta enova Dane źródłowe - dane o nieobecności pobrane z pliku Leczenie szpitalne 138/395

139 Import RCP. Program umożliwia odczyt danych z dowolnego Rejestratora Czasu Pracy, pod warunkiem, że zostały one zapisane w pliku tekstowym. Program standardowo przygotowany jest do współpracy z Rejestratorami Czasu Pracy firm: HSK Data, ACCES-CARD (SD-100) i MICROMADE (BIBI). Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Służy temu opcja Pracownik / Kadry pozostałe / Karty RCP. Przed rozpoczęciem importu danych należy: Określić typ czytnika RCP, przy pomocy którego zapisywane były dane Podać ścieżkę dostępu do zgromadzonych danych (odpowiedniego pliku tekstowego), np.: c:\rcp.txt Opcjonalnie podajemy okres jakiego ma dotyczyć odczyt. Jeżeli okres nie zostanie podany, to do programu zostaną wczytane wszystkie dane zapisane we wskazanym pliku. Rok. Pliki RCP zazwyczaj nie zawierają informacji jakiego roku dotyczą zapisy. W systemie enova gromadzona informacja kadrowa może dotyczyć wielu lat. Dla poprawnej identyfikacji danych konieczne jest podanie roku, którego dotyczyć będą zapisy. Domyślnie proponowany jest rok odczytany z daty aktualności. Numer karty. Odczyt danych może zostać ograniczony do danych dotyczących wyłącznie wybranego pracownika. W takim przypadku wpisujemy numer karty RCP pracownika. Brak zapisu jest równoznaczny z akceptacją odczytu danych dla wszystkich pracowników zapisanych w importowanym pliku. Po zaakceptowaniu w/w danych rozpoczyna się proces importu zapisów RCP. O jego przebiegu informuje kontrolka postępu. W przypadku stwierdzenia usterki w czytanych danych program automatycznie zapisze informacje o tym w odpowiednim logu. Jego analiza umożliwi wprowadzenie niezbędnych korekt. Uwaga. Jeżeli dzień zaczyna się od wejścia służbowego, to program jako godzinę przyjścia przyjmie odpowiedni zapis z kalendarza etatu pracownika. Podobnie jeżeli dzień kończy się wyjściem służbowym. Kreatory. Opcja pozwala na uruchomienie kreatora, który poprowadzi użytkownika przez poszczególne zakładki do uzupełnienia w celu zatrudnienia pracownika. Po wybraniu jednego z dostępnych kreatorów, pojawiają się kolejno do uzupełnienia kroki kreatora, zdefiniowane w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Ogólne / Definicje kreatorów. Użytkownik wersji złotej programu nie ma możliwości dodawania nowych kreatorów, natomiast ma możliwość zablokowania wybranych kreatorów lub poszczególnych kroków kreatora w konfiguracji programu. Dane kadrowe podstawowe. Kreator prowadzący użytkownika przez poszczególne kroki w celu uzupełnienia podstawowych danych kadrowych, tj. dane osobowe, podatkowe, ubezpieczeniowe. Kreator otwiera nową kartotekę. Zatrudnienie pracownika. Kreator otwiera kartotekę osoby, na której użytkownik był ustawiony, w celu wypełnienia poszczególnych kroków potrzebnych do zatrudnienia na umowę o pracę. Zgłoszenie do ubezpieczenia. Uzupełnienie tytułu i okresu ubezpieczenia pracownika oraz przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej. Badania lekarskie i szkolenia BHP. Kreator zarejestrowania badań lekarskich i szkoleń BHP. Bilans Otwarcia. Uzupełnienie danych mających wpływ np. na wyliczenie dni zasiłkowych oraz prawa do ubezpieczenia.(liczba dni wykorzystanego zwolnienia chorobowego, opieki nad dzieckiem, urlopu na żądanie u poprzedniego pracodawcy). Dane kadrowe pozostałe. Kreator do wprowadzenia pozostałych informacji, np. o ukończonych szkoleniach, uprawnieniach, adresach. Nalicz limity nieobecności. Nieobecności typu urlop wypoczynkowy, Dodatkowy dla osób niepełnosprawnych urlop wypoczynkowy czy opieka nad zdrowym dzieckiem (art. 188 kp) mają swoje limity roczne. Przed odnotowaniem u pracownika takiej limitowanej nieobecności konieczne jest przypisanie mu odpowiedniego limitu. Indywidualnie limitu przypisywany jest pracownikowi z pozycji / Pracownik / Kalendarz / Limity nieobecności. Wykorzystując opcję Czynności / Nalicz limity nieobecności możemy operację dodawania (aktualizacji limitu) wykonać jednocześnie dla wybranej zaznaczonej grupy pracowników. Po wybraniu opcji odpowiedni limit wybieramy z listy i definiujemy okres, dla którego należy dokonać obliczeń. Jeżeli w wybranym okresie pracownik nie posiada jeszcze wybranego limitu, to zostanie on automatycznie dodany, a następnie przeliczony. Przykład 1. Załóżmy, że pracownikowi został przypisany limit urlopu wypoczynkowego na 26 dni w roku W tymże roku pracownik wykorzystał 19 dni urlopu wypoczynkowego. Naliczenie limitu urlopu wypoczynkowego na rok 2008 spowoduje, że program automatycznie doda nowy limit uzupełniając go jednocześnie o wartość z przeniesienia. W omawianym przypadku dni czyli 7 dni ( z zaległego roku). Przykład 2. Załóżmy, że pracownikowi został przypisany limit urlopu wypoczynkowego (26 dni) w 2002 roku. W tymże roku pracownik wykorzystał 20 dni urlopu wypoczynkowego. Wywołanie limitu urlopowego na 2003 rok spowoduje, że program automatycznie doda nowy limit uzupełniając go jednocześnie o wartość z przeniesienia. W omawianym przypadku 26 6 = 20 dni. Seryjne naliczanie limitu Opieki nad zdrowym dzieckiem Przed naliczeniem limitu, w kartotece pracownika na zakładce Kalendarz/Bilans otwarcia (urlopy) należy uzupełnić: Datę wniosku o urlop - data złożenia oświadczenia przez pracownika Rodzaj limitu - do końca roku 2015 limit Opieki nad zdrowym dzieckiem można było wykorzystać tylko na dni. Od dnia pracownik ma możliwość w momencie składania oświadczenia wybrać, czy będzie korzystał z limitu na dni czy na godziny. W programie należy wskazać jedną z opcji: Na dni Na godziny Naliczając limit opieki nad zdrowym dzieckiem seryjnie dla grupy pracowników poprzez Czynności/Limity nieobecności/nalicz pojawi się okno z parametrami: Nalicz jeżeli w polu Definicja limitu zostanie wskazany limit 'Opieka nad zdrowym dzieckiem (dni)', to limit zostanie naliczony osobom, które w kartotece na zakładce Kalendarz/Bilans otwarcia (urlopy) mają uzupełnioną 'Datę wniosku o urlop' na dany rok oraz w polu 'Rodzaj limitu' wskazaną opcję 'Na dni' Data złożenia wniosku Analogicznie dla limitu 'Opieka nad zdrowym dzieckiem (godz.)' musi być wskazana 'Data wniosku o urlop' na dany rok oraz w polu 'Rodzaj limitu' opcja 'Na godziny'. U w a g a! Jeżeli w kartotece pracownika na zakładce Kalendarz/Bilans otwarcia (urlopy) nie będzie uzupełnionej daty złożenia wniosku o urlop, to przy naliczaniu seryjnym limitu: Opieka nad zdrowym dzieckiem (dni) lub Opieka nad zdrowym dzieckiem (godz.), limit nie zostanie naliczony. Operacje seryjne. Opcja pozwala na seryjne zaktualizowanie pracowników, zaktualizowanie ich wg grupy zaszeregowania, obsługę konta modułu Web, dodanie nieobecności, wyrejestrowanie pracowników oraz wysłanie wiadomości /395

140 Zaktualizuj pracowników. Wskazanym pracownikom zostanie dodany kolejny zapis historyczny. Zaktualizuj stawkę wg grupy zaszeregowania. Pracownikom zostanie zaktualizowana stawka wg wybranej grupy zaszeregowania. Zaktualizuj wydział. W wersji platynowej na liście pracowników umożliwiono zmianę wydziału dla zaznaczonej grupy pracowników. Konta modułu enovanet. Czynność widoczna od wersji złotej programu. Opcja umożliwia tworzenie, blokowanie, usuwanie, odblokowanie konta, a także resetowanie hasła do aplikacji enovanet. Dodatkowo jest możliwość seryjnego przypisania operatora enova oraz ustawienia widoczności pracowników na liście pracowników w enovanet Dodaj badania lekarskie. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie badania lekarskiego. Dodaj nieobecności. Zaznaczonym pracownikom zostanie przypisana we wskazanym okresie konkretna definicja nieobecności. Dodaj szkolenie BHP. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie szkolenia BHP. Dodaj świadczenie socjalne. Dodaj umowy. Opcja umożliwia grupowe wprowadzanie umów dla zaznaczonej grupy pracowników. Wszystkim zaznaczonym osobą zostanie dodana umowa z takimi parametrami, jak zostaną uzupełnione. Uwaga: Jeżeli ktoś ma indywidualnie określone ubezpieczenia do umowy należy wejść do umowy i tą informację uzupełnić na zakładce Ubezpieczenia. Wyrejestruj pracowników. Zaznaczeni pracownicy zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń. Wyślij . Zakończenie wypłaty dodatków dla osób zwolnionych. Operacja umożliwia grupowe ustawienia daty końca dodatku zgodnie z datą, do której trwała umowa. Po wykonaniu czynności system ustawi Okres do dodatków zgodnie z datą, do której trwała umowa. Podsumowanie wypłat. Opcja umożliwia podsumowanie wypłat za okres bądź wg daty wypłaty wg wpisanej na filtrze daty w polu Okres. Przeszeregowanie. Funkcjonalność dostępna od wersji platynowej programu. Po stworzeniu konkretnego przeszeregowania w konfiguracji programu Kadry i płace / Kadry / Przeszeregowanie umożliwia dokonanie grupowej: Zmiany stawki zaszeregowania o procent, kwotę lub wprowadzenie wskazanej grupie pracowników tej samej kwoty wynagrodzenia; Wypłaty nagrody o tej samej kwocie; Wypłaty nowego dodatku z tą samą kwotą, procentem lub o tej samej wartości dla grupy pracowników; Zmiany wartości dodatku o kwotę, procent lub wpisanie wskazanej grupie pracowników tej samej wartości dodatku; Zakończenia wypłaty wskazanego dodatku. Użycie czynności Edycja w kontekście przeszeregowania umożliwia nam edycje nazwy wprowadzonego w konfiguracji przeszeregowania bądź ewentualnie jego anulowanie. Czynność Wykonaj potwierdza wprowadzone przez nas dane i finalizuje przeszeregowanie w kontekście wskazanych pracowników. Struktura organizacyjna. Opcja widoczna od wersji złotej programu. Czynność umożliwia dodanie lub usunięcie zaznaczonej liście osób powiązań. Szkolenia. Opcja umożliwia dodanie zaznaczonej liście osób wniosku szkoleniowego dla wybranej definicji szkoleń (definicja szkolenia dodana wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje szkoleń). Wypłać zaliczkę. Program umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Zazwyczaj zaliczki wypłacane są przed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie poniżej. Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkę zaznaczamy kursorem na liście Kadry / Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności / Wypłać zaliczkę. W wywołanym formularzu: wprowadzamy datę wypłaty, wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana, nieopodatkowana), wpisujemy wartość udzielanej zaliczki. Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz i zamknij. Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace / Listy plac. Wypłata zaliczki Wyszukaj wg oceny. Umożliwia wyszukanie pracowników wg wskazanej oceny. Zgody. Od wersji złotej w systemie jest możliwość ustawienia dla dowolnego wydziału blokady danych kadrowych oraz naliczania wynagrodzeń. Blokada danych kadrowych oznacza zakaz modyfikacji normy czasu pracy, czasu pracy, zestawień czasu pracy, nieobecności, kalendarza dostępnego dla akordów, zestawień realizacji przy umowach cywilnoprawnych na stawce godzinowej. Blokada naliczania wynagrodzeń oznacza brak możliwości naliczania wypłat z tytułu umowy o pracę jak i umów cywilnoprawnych. Funkcja blokująca zostaje włączona poprzez zaznaczenie w konfiguracji konkretnego wydziału (Kadry i Płace / Kadry / Wydziały ) parametru Aktywna na TAK. Przy pomocy czynności Zgody umożliwiono edycję danych mimo aktywnych blokad. Zgody można udzielać dla danego wydziału określając termin do kiedy możemy edytować dane, za jaki okres oraz wskazujemy czy będą edytowane dane kadrowe czy naliczanie wynagrodzeń. Udzieloną zgodę można w dowolnym momencie wycofać przy pomocy opcji Czynności / Zgody / Wycofaj. Nalicz wypłaty. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takich miejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłacone wybranym zaznaczonym osobom. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są: Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to okres zgodny z okresem wyświetlanej listy pracowników. Typ wypłaty. Wypłaty ze względu na swój charakter podzielone zostały na trzy typy: Etat, Umowa (rozliczenie umów cywilnoprawnych), Inne (wypłaty dla osób niezatrudnionych). Przed rozpoczęciem procesu naliczania wypłat możemy wybrać jeden z typów lub pozostawić Wszystkie. W tym przypadku program wyszuka wszystkie wypłaty, jakie mogą zostać zrealizowane w wybranym okresie, dla wybranych zaznaczonych pracowników. Wypłaty te oczywiście zostaną przypisane do odpowiednich list płac. Domyślnie Wszystkie. Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Domyślnie Data aktualności. Edycja Miesiąca ZUS. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykład przy konieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt. 140/395

141 U w a g a! Parametry edycja Miesiąca ZUS oraz Miesiąc ZUS należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonania korekty naliczonych, zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jest obowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika. Miesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie wybranego okresu. Można jednak zmusić program do sprawdzenia, czy w okresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecności odnotowane już po naliczeniu wypłaty). W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program w tle przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżeli stwierdzi różnicę pomiędzy historyczną (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną, wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty. Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano taką możliwość (zaznaczone pole Korygowana). Lista pracowników - naliczanie wypłat Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPE jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty wynikające ze stosunku pracy. Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Dodatek / Potrącenie. Obliczenia mogą dotyczyć wyłącznie jednego, wybranego z listy elementu wynagrodzenia. Wypłata zostanie naliczona pod warunkiem, że taki element wynagrodzenia zostanie wcześniej przypisany pracownikowi na przykład w etacie. Domyślnie naliczane są wszystkie elementy wynagrodzenia (pole dodatek jest puste). Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma). Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany pracownikowi w etacie, zleceniobiorcy w umowie. Symbol pozwala przypisać pracowników do różnych list płac pomimo tego, że są oni zatrudnieni w tym samym wydziale pracowników ich wypłaty są naliczane za ten sam okres. Teoretycznie podobny efekt możemy uzyskać przypisując pracowników do podwydziałów. Naliczanie. W programie przewidziano zarówno możliwość naliczania wypłat z dołu jak i z góry. W tym drugim przypadku konieczna jest odpowiednia konfiguracja wypłacanych w ten sposób elementów wynagrodzenia. Wybierając wypłatę Z dołu spowodujemy, wszystkie elementy wynagrodzenia zostaną naliczone z dołu (bez względu na ich konfigurację Z góry spowodujemy, że z góry zostaną naliczone tylko te elementy dla których w konfiguracji przewidziano taką możliwość. Pozostałe elementy wynagrodzenia naliczone zostaną z dołu. Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do pracowników wybranego wydziału. Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej deklaracji za jaki miesiąc wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS). Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK. Nalicz korektę chorobowego. Czynność pozwala wykonać korektę chorobowego po wyroku TK. Korekta podatków i składek. Zarówno podatki jak i składki ZUS rozliczane są miesięczne, przy czym dodatkowo w przypadku składek ZUS istotny jest kod tytułu ubezpieczenia. Opcja pozwala użytkownikowi skorygować naliczone przez program wartości. Korekta dotyczyć będzie zawsze wskazanego na liście pracownika w wybranym okresie (rok i miesiąc, decyduje Data aktualności). Korygowane są jednocześnie wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu (decyduje Data wypłaty). Podatki. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku. U w a g a! Aby użyć czynności Korekta podatków i składek należy od twierdzić listę płac. Korekta podatków możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że elementy wynagrodzenia na liście płac mają zaliczkę podatku naliczaną według skali podatkowej oraz są wykazywane na tej samej pozycji na deklaracji PIT. Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dla poszczególnych rodzajów ubezpieczenia. U w a g a! Korekta możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że odpowiednie listy płac nie zostały zatwierdzone. W korygowanych elementach nie jest między innymi sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami. Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej poprawności formalnej. Przelicz składki ZUS i podatki. Opcja pozwala na seryjne przeliczenie składek ZUS i podatków pracownikowi wybranym miesiącu. Przeliczane są wyłącznie składki ZUS i podatki nie zatwierdzonych list płac. Przeliczenie nie ma wpływu na wartość samych elementów wynagrodzenia. Przeliczanie może być stosowane w przypadku, gdy już po naliczeniu wypłaty użytkownik uzyskał wiedzę na przykład o zmianie wysokości składek ZUS w okresie, za który wypłaty zostały już naliczone. 141/395

142 Kadry / Zleceniobiorcy Na liście wyświetlani są wszyscy aktualnie zatrudnieni zleceniobiorcy (wymagana co najmniej jedna umowa cywilnoprawna, realizowana co najmniej jeden dzień w przyjętym okresie). Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Funkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). Czynności Funkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). 142/395

143 Kadry / Niezatrudnieni Na liście wyświetlane są wszystkie niezatrudnione w wybranym okresie osoby. Na liście tej automatycznie umieszczane są osoby po ustaniu stosunku pracy. Lista jest dynamicznie modyfikowana. Przedłużenie zatrudnienia (ponowne zatrudnienia) zwolnionemu pracownikowi spowoduje, że automatycznie znikną warunki uprawniające program do wyświetlania go na tej liście. Jednocześnie pracownik widoczny będzie na liście Kadry / Pracownicy. Żeby dana osoba mogła zostać wyświetlona na liście niezatrudnieni, nie może w wybranym okresie przepracować ani jednego dnia. Dotyczy to również umów cywilnoprawnych. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów). Filtry Dostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). Czynności Funkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). 143/395

144 Kadry / Wszyscy Na liście wyświetlani są jednocześnie: Zatrudnieni, Zleceniobiorcy i Niezatrudnieni. Na liście nie są wyświetlani Właściciele. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Dostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). Czynności Funkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy ( pełen opis znajduje się pod linkiem Kadry / Pracownicy ). 144/395

145 Kadry / Właściciele Lista Właściciele jest wyświetlana, jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Ogólne jest zaznaczony na TAK parametr Rozliczaj właścicieli. Na liście wyświetlani są wyłącznie Właściciele i osoby z nimi współpracujące. Lista ta jest też jedynym miejscem w programie, w którym można wprowadzać dane o zatrudnianych właścicielach i osobach współpracujących.dla wprowadzenia danych o właścicielu wybieramy ikonkę sposób wprowadzana danych kadrowych jest zbliżony do pracowników. Właścicieli od pozostałych zatrudnionych wyróżnia to, że na formularzach: Kadry / Właściciel zaznaczamy, czy właściciel będzie się rozliczał wspólnie z zatrudnionymi pracownikami czy deklaracja DRA będzie dla niego liczona indywidualnie oraz czy na indywidualnej deklaracji dra ma przechodzić REGON (formularz dostępny wyłącznie dla właścicieli) Kadry / Etat / Ogólne Nie podlega edycji pole Wydział (zawsze WŁAŚCICIELE) Jako element wynagrodzenia wybieramy Dochód deklarowany. U w a g a! Jeżeli w polu Stawka pozostawimy wartość 0 (zero) to za podstawę naliczania składek ZUS przyjęta zostanie wartość zapisana w konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Wynagrodzenia: 60% przeciętnego ). W przeciwnym przypadku podstawą naliczania składek ZUS będzie kwota wpisana w polu Stawka, odpowiednio pomniejszona w przypadku wystąpienia nieobecności.. Zakres, Dla wprowadzenia danych o osobach współpracujących wybieramy. Przed wprowadzeniem danych personalnych musimy zadeklarować z którym z właścicieli dana osoba współpracuje. Zakres, sposób wprowadzana danych kadrowych jest zbliżony do właścicieli. Osoby współpracujące od właścicieli wyróżnia to, że na formularzach: Kadry / Osoba współpracująca możemy zmienić (wybór z listy) właściciela przypisanego osobie współpracującej. Podobnie jak w przypadku właścicieli na formularzu Kadry / Etat / Ogólne: Nie podlega edycji pole Wydział (zawsze WŁAŚCICIELE). Jako element wynagrodzenia wybieramy Dochód deklarowany. U w a g a! Jeżeli w polu Stawka pozostawimy wartość 0 (zero) to za podstawę naliczania składek ZUS przyjęta zostanie wartość zapisana w konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Wynagrodzenia: 60% przeciętnego ). W przeciwnym przypadku podstawą naliczania składek ZUS będzie kwota wpisana w polu Stawka, odpowiednio pomniejszona w przypadku wystąpienia nieobecności. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Dostępne wyłącznie: Okres i Data aktualności. Funkcjonalność szczegółowo opisana dla opcji Kadry / Pracownicy. Czynności Funkcjonalność identyczna jak opisana dla opcji Kadry / Pracownicy. 145/395

146 Kadry / Umowy Na liście wyświetlane są wszystkie umowy cywilnoprawne trwające co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Stan. W filtrze opcje do wyboru to umowy: 'Aktywne', 'Anulowane', 'Razem'. Po wybraniu opcji 'Aktywne' zostaną wyświetlone umowy nieanulowane, jako 'Anulowane' będą wykazywane umowy anulowane poprzez 'Czynności/Anuluj umowę', jako 'Razem' będą wykazywane wszystkie umowy aktywne i anulowane. Element. Filtr umożliwia wyświetlenie umów cywilnoprawnych ze względu na elementy wynagrodzenia je rozliczające. Wydział. Zawierając umowę zlecenie każdorazowo określamy do jakiego wydziału (pośrednio centrum kosztów) umowa jest przypisywana. Domyślnie takim wydziałem jest Firma. Wybierając z dostępnej listy wydział, spowodujemy, że na ekranie wyświetlone zostaną wyłącznie umowy przypisane do tego wydziału. Opcjonalnie do jego podwydziałów. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy przypisane do wybranego wydziału i jego wszystkich podwydziałów. Nie. Na liście zostaną umieszczone wyłącznie umowy przypisane do wybranego wydziału. Umowy przypisane do podwydziałów nie będą na liście widoczne. Filtr. Wyświetlona lista umów może zostać zawężona przez wybór jednej z opcji: Wg okresu, Nie spłacone, Spłacone, Spłacone i nie zakończone, Wg okresu spłat. Okres. Na liście umieszczane są umowy trwające w wybranym okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni wszystkie umowy, które zostały zawarte 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej. (wszystko). Na liście zostaną umieszczone wszystkie umowy, bez względu na okres trwania. Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Pracownik. Możliwość wskazania zleceniobiorcy/pracownika. Czynności Wybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy umów. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków te same czynności mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika. Deklaracje ZUS. Opcja umożliwia seryjne przygotowanie deklaracji ZUS ZUA, ZZA, ZCNA, ZWUA dla zaznaczonych umów. Po zaznaczeniu umów i wybraniu opcji Przygotuj ZUA i ZZA lub Przygotuj ZWUA wskazujemy okres, za który program przygotuje deklaracje do umów. Po zaznaczeniu parametru Zarejestruj rodzinę lub Wyrejestruj rodzinę na TAK, zostaną również przygotowane deklaracje ZCNA dla członków rodziny. Dodatki i potrącenia Opcja pozwala na seryjne dodawanie zleceniobiorcom nowych elementów wynagrodzenia, usuwanie lub zmianę już istniejących. Omówione niżej czynności są dedykowane umowom cywilnoprawnym wyłącznie w kontekście listy Kadry/Umowy. Użycie czynności dostępnych w sekcji "Dodatki i potrącenia" na pozostałych listach skutkuje zmianami w elementach wynagrodzenia przypisanych pracownikowi, czyli dotyczy osób zatrudnionych na etacie. Dodaj nowy element. Zleceniobiorcy, we wskazanym okresie zostanie przypisany do umowy cywilnoprawnej wybrany z listy element wynagrodzenia. Po zaznaczeniu parametru "Ustaw podstawy" na Tak pojawia się aktywne pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole "Podstawa" dla dodatku kwotowego, pole "Procent" dla dodatku procentowego. Parametry "Ustaw podstawy", "Zeruj podstawy", "Podstawa", "Czas", "Dni", "Współczynnik", "Procent", "Ułamek" umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie zleceniobiorców wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Jeżeli zleceniobiorca w danym okresie taki element już posiada, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Natomiast zaznaczenie parametru "Dodaj kolejny" na Tak spowoduje dodanie drugiego dodatku w zadanym okresie. Dodaj zestaw. Zleceniobiorcy, we wskazanym okresie zostanie przypisany do umowy cywilnoprawnej wybrany z listy zestaw dodatków stworzony wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Zestawy dodatków. Jeżeli zleceniobiorca w danym okresie będzie posiadał elementy z zestawu dodatków, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Zamień element wynagrodzenia. Opcja pozwala na równoczesne zakończenie wypłaty jednego elementu wynagrodzenia i rozpoczęcie wypłaty nowego. Podajemy kolejno nazwę nowego i starego, zamienianego elementu wynagrodzenia oraz datę aktualizacji zapisu. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia staremu elementowi wynagrodzenia przypisywana jest data do w okresie (Data do = Data aktualizacji 1 dzień). Element wynagrodzenia uzyskuje status zakończony. Nowy element wynagrodzenia zostaje przypisany z datą od równą dacie aktualizacji. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia żaden element nie jest kasowany. Modyfikowany jest wyłącznie okres wypłaty. Zaznaczenie parametru "Ustaw podstawy" na Tak uaktywnia pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole "Podstawa" dla dodatku kwotowego, pole "Procent" dla dodatku procentowego. Parametry "Ustaw podstawy", "Zeruj podstawy", "Podstawa", "Czas", "Dni", "Współczynnik", "Procent", "Ułamek" umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie zleceniobiorców wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Zakończ wypłatę. Wybranemu elementowi wynagrodzenia, w umowie zleceniobiorcy przypisywana jest data do wypłaty. Podobnie jak w przypadku zamiany elementów wynagrodzenia informacja o elemencie wypłaty nie jest usuwana z danych zleceniobiorcy (Umowa/Dodatki), a jedynie zakończeniu ulega okres wypłaty. Kopiuj umowy. Operacja umożliwia skopiowane zaznaczonych umów. Użytkownik podaje jedynie datę zawarcia oraz okres obowiązywania umowy. Dodatkowo zaznaczając parametr Kopiuj dodatki na TAK zostanie skopiowany ostatni zapis historyczny z dodatku wraz z podstawą. Okres dodatków zostanie ustawiony na okres zgodny z trwaniem umowy. Adekwatnie ustawienie flagi Kopiuj dodatki na NIE spowoduje skopiowanie wyłącznie umowy bez przypiętych do niej dodatków. Podsumowanie wypłat. Operacja umożliwia podsumowanie wszystkich wypłat dla danej osoby bądź podsumowanie wg okresu albo wg daty wypłaty. Odbuduj indeks. Operacja techniczna polegająca na odbudowie (odświeżeniu) wewnętrznych powiązań pomiędzy poszczególnymi plikami bazy danych. Funkcję tą należy wykorzystywać w przypadku dziwnego" zachowania bazy (np. dane personalne na arkuszu nie odpowiadają danym osoby wybranej z listy). Odbudowę indeksów powinno wykonywać się każdorazowo po "zawieszeniu" komputera w trakcie pracy z programem lub w przypadku jego "resetu" spowodowanego np. chwilowym brakiem prądu). Funkcja dotyczy bazy danych jako całości, nie jest dostępna dla pojedynczych umów. Kopiuj umowę. Operacja umożliwia skopiowane zaznaczonej umowy. Użytkownik podaje jedynie datę zawarcia oraz okres obowiązywania umowy. Nalicz umowę. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takich miejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłacone wybranym zaznaczonym osobom. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są: Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to okres zgodny z okresem wyświetlanej listy umów. Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Domyślnie Data aktualności Miesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie wybranego okresu. Można jednak zmusić program do sprawdzenia, czy w okresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecności odnotowane już po naliczeniu wypłaty). W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program w tle przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżeli stwierdzi różnicę pomiędzy historyczną (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną, wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty. Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano taką możliwość (zaznaczone pole Korygowana). Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Dostępne definicje list płac szczegółowo opisane zostały w rozdziale poświęconym konfiguracji płac. Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma). Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany umowie. Symbol pozwala przypisać wypłaty umów do różnych list płac pomimo tego, że są one (umowy) przypisane do tego samego wydziału i są naliczane w tym samym okresie. Wykorzystując symbol serii możemy na przykład rozdzielić umowy z tytułu umów zleceń i umów o dzieło lub wypłaty dla zleceniobiorców będących jednocześnie pracownikami i dla osób obcych. Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do umów przypisanych do wybranego wydziału. Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej deklaracji za jaki miesiąc wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS). Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK. Wyrejestruj umowę. Opcja umożliwia seryjne wyrejestrowanie zaznaczonych umów. Po zaznaczeniu umów i wybraniu opcji Wyrejestruj umowę wskazujemy datę, do której program będzie szukaj niewyrejestrowanych umów. 146/395

147 Kadry / Akordy Na liście wyświetlane są wszystkie akordy trwające co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Definicja akordu. Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy wykonujący wybrany akord. Wydział. Przypisując pracownikowi akord jednocześnie określamy w jakim wydziale będzie on realizowany ( Etat / Akord) Domyślnie wydziałem jest wydział, w którym zatrudniony jest pracownik. Wybierając z dostępnej listy wydział, spowodujemy, że na ekranie wyświetlone zostaną wyłącznie akordy przypisane temu wydziałowi. Okres. Listę tworzą pracownicy wykonujący wybrany akord co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Listę stworzą pracownicy wykonujący wybrany akord 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Listę stworzą pracownicy, którzy wykonywali wybrany akord 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek wykonywali wybrany akord. Data aktualności. W wybranym okresie dane pracowników, parametry wykonywanego akordu mogły być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Pracownik. Możliwość wskazania pracownika. Czynności Operacje seryjne Zaktualizuj akordy pozwala na wykonanie grupowej aktualizacji akordu, w parametrach podajemy datę na jaką ma zostać dokonana aktualizacja. Program pozwala nam zawęzić aktualizację tylko do ostatniego zapisu. Podziel kwotę akordu grupowego. Grupowa organizacja pracy, zgodnie z przepisami działu czternastego kodeksu pracy, polega na zatrudnieniu przez pracodawcę utworzonej dobrowolnie i zorganizowanej grupy pracowników do wykonywania ustalonych zadań, które w pewnym momencie zostaną zrealizowane i które stanowią podstawę do rozliczenia. W systemie enova poszczególne te zadania zapisywane są jako akord grupowy (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kadry / Definicje akordów). Grupa sama ustala swój skład osobowy, podział pracy wewnątrz grupy, rozkład czasu pracy. W systemie enova tworzenie grupy odbywa się poprzez przypisanie zdefiniowanego zadania akordy grupowego poszczególnym pracownikom (tworzącym tym samym grupę). Czas pracy poszczególnych członków grupy zapisywany jest w akordzie, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Ewidencja czasu pracy może być prowadzona w postaci kalendarza (czas pracy notowany dzień po dniu) lub w postaci zestawień. Zespół kształtuje sam formy i zasady wynagradzania za pracę w ramach środków przewidzianych na wykonanie zadania. W praktyce rozliczenie zadania akordu grupowego polega na proporcjonalnym podziale pomiędzy pracowników (członków grupy) wypracowanego zysku. Współczynnikiem proporcjonalności jest zazwyczaj stawka zaszeregowania. Program dopuszcza jednak i drugą możliwość, że współczynnik będzie definiowany indywidualnie dla każdego pracownika w trakcie przypisywania go do grupy (akordu). Po wybraniu opcji Podziel kwotę akordu grupowego podajemy kolejno: Okres, jakiego rozliczenie będzie dotyczyć, Wydział. Wybór jednego z wydziałów pozwoli ograniczyć rozliczenie zadania wyłącznie do uczestników grupy zatrudnionych we wskazanym wydziale. Jeżeli pracownicy uczestnicy grupy realizującej zadanie (akord) są związani z różnymi wydziałami pole należy pozostawić puste. Definicja akordu. Wybieramy z listy akord zadanie, które będzie rozliczane. Kwota. Wpisujemy wynagrodzenie za wykonane zadanie, które powinno zostać rozdzielone pomiędzy uczestników grupy. Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania akordu grupowego inicjujemy przyciskiem OK. Czynności - naliczanie akordu grupowego Wynagrodzenie pracownika akordowego liczone jest następująco: dla wszystkich członków grupy sumowane są iloczyny: czas pracy x definiowany współczynnik proporcjonalności (lub stawka zaszeregowania), wprowadzona kwota dzielona jest przez wyliczoną wcześniej sumę wyliczana jest w ten sposób wartość jednej roboczogodziny, dla poszczególnych pracowników wynagrodzenie obliczane jest jako: liczba godzin pracy x wartość roboczogodziny x odpowiedni współczynnik proporcjonalności (definiowany lub stawka zaszeregowania). Odbuduj indeks. Operacja techniczna polegająca na odbudowie (odświeżeniu) wewnętrznych powiązań pomiędzy poszczególnymi plikami bazy danych. Funkcję tą należy wykorzystywać w przypadku dziwnego" zachowania bazy (np. dane personalne na arkuszu nie odpowiadają danym osoby wybranej z listy). Odbudowę indeksów powinno wykonywać się każdorazowo po "zawieszeniu" komputera w trakcie pracy z programem lub w przypadku jego "resetu" spowodowanego np. chwilowym brakiem prądu). Funkcja dotyczy bazy danych jako całości, nie jest dostępna dla pojedynczych akordów. 147/395

148 Kadry / Dodatki i potrącenia Miejscem powiązania pracownika z wybranymi elementami wynagrodzenia jest etat (Etat / Dodatki). W przypadku zleceniobiorców jest to Umowa / Dodatki. Listę tworzą pracownicy, zleceniobiorcy którym przysługuje wybrany dodatek (potrącenie) w wybranym dniu: Data aktualności. Na liście po za pracownikami wyświetlane są aktualne wartości parametrów konfiguracyjnych wypranego elementu (na przykład procent premii). Opcja pozwala na szybką zmianę (aktualizację) wyświetlanych parametrów. W ten sposób można na przykład ustalać indywidualnie wartość premii uznaniowej dla wybranej grupy pracowników Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Lista dodatków Definicja dodatku (potrącenia). Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy uprawnieni do wybranego elementu wynagrodzenia (wymagany odpowiedni zapis w Pracownik / Etat / Dodatki). Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybór jednego z wydziałów spowoduje ograniczenie wyświetlanej listy do pracowników zatrudnionych w wybranym wydziale. Jeżeli w filtrze "Zakres" jest ustawiona opcja: Wszyscy wówczas filtr "Wydział" zostaje wyszarzony bez możliwości edycji. Okres. Listę tworzą pracownicy, którzy mają przypisany wybrany dodatek co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np ). Listę stworzą pracownicy wykonujący wybrany akord 1 stycznia 2002 roku i później Data (np ). Listę stworzą pracownicy, którzy wykonywali wybrany akord 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek wykonywali wybrany akord. Data aktualności. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie (dodatki i potrącenia są elementami historycznymi. W programie może być przechowywana informacja o ich modyfikacjach). Pracownik. Filtr daje możliwość wskazania dodatków przypiętych do konkretnego pracownika. Czynności Edycja podstaw dodatku Czynność umożliwia edycje podstaw dodatku. Po wybraniu powyższej czynności zostaje otworzone okno Zmiana wartości dodatku, w którym należy wskazać Datę aktualizacji. Używając przycisk Otwórz mamy możliwość zmienić kwotę przypisaną dodatkowi lub z tego miejsca zaktualizować kwotę danego dodatku od wskazanej daty. Zmiana wartości dodatku 148/395

149 Kadry / Czas pracy W gałęzi Kadry / Czas pracy są dostępne następujące listy: Dane z RCP (od wersji platynowej) Grafiki (od wersji złotej programu) Nieobecności (od wersji złotej programu) Oryginalne dane z RCP (od wersji platynowej) Planowane nieobecności (wersja platynowa) Wnioski urlopowe (wersja platynowa) Czas pracy - Listy 149/395

150 Kadry / Czas pracy / Dane z RCP W wersji platynowej programu dostępna jest lista zaczytanych danych z RCP. Wejścia, wyjścia znajdujące się na omawianej liście są automatycznie przeniesione z listy Kadry/Czas pracy/oryginalne dane z RCP. U w a g a! Aby była możliwość zaczytania danych z RCP na listy należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kalendarze/RCP-reguły zaznaczyć parametr "Import danych do tabeli pośredniej": Tak. Na liście Kadry/Czas pracy/oryginalne dane z RCP nie ma możliwości weryfikowania zaczytanych danych, rekordy są nie do edycji. Weryfikacja jest możliwa wyłącznie na liście Kadry/Czas pracy/dane z RCP. Filtry Na liście są dostępne filtry: Filtry - Kadry/Czas pracy/dane z RCP Definicja. Możliwość wskazania konkretnej definicji do wyboru: Niezdefiniowany, Wejścia, Wyjścia, Wejście służbowe, Wyjście służbowe, Wejście prywatne, Wyjście prywatne, Wszystkie. Zakres. Możliwość wskazania czy lista ma tworzyć rekordy przypisane pracownikom, zleceniobiorcom, zatrudnionym czy wszystkim. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone dane z RCP. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone wejścia/wyjścia pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone wejścia/wyjścia pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane z RCP. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Filtr. Słownik do wyboru: Do zaimportowania. Zaimportowane. Wszystkie. Stan. Słownik do wyboru: Nieoznaczony. Stan nadany rekordom zapisanym bezpośrednio po imporcie z pliku do bazy. Aktywny. Stan nadawany rekordom po weryfikacji. Nieaktywny. Stan nadawany rekordom negatywnie zweryfikowanym przy użyciu czynności "Weryfikuj dane z RCP". Wszystkie. Na omawianej liście jest możliwość dodawania, usuwania, otwierania rekordów w celu modyfikacji. Dodatkowo na omawianej liście jest możliwość automatycznego weryfikowania danych zaczytanych z RCP poprzez wybranie w czynności "Weryfikuj dane z RCP". Dane z RCP / Czynności U w a g a! Aby automatyczna weryfikacja była możliwa należy odpowiednie weryfikatory przygotować w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/kalendarze/rcp-algorytmy. Weryfikatory mogą służyć przykładowo automatycznemu wygładzaniu danych czyli w przypadku gdy pracownik z zaplanowaną normą czasu pracy od godziny 8:00 przychodzi do pracy o godzinie 7:55 działanie weryfikatora może polegać na automatycznym "dodaniu" pracownikowi 5 minut brakujących do godziny 8:00 tak aby nie były generowane nadgodziny na wypłacie. Po wybraniu czynności "Weryfikuj dane z RCP" zostaje otwarte okno z następującymi parametrami: Tylko zaznaczone. Możliwość dokonania weryfikacji wyłącznie dla rekordów zaznaczonych na liście. Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika. Za okres. Możliwość wskazania okresu z jakiego należy zweryfikować dane RCP. Stan. Możliwość wskazania stanu, który ma podlegać weryfikacji. Do wyboru: Nieoznaczony, Aktywny, Nieaktywny. Czynność/Weryfikuj dane z RCP Po zaakceptowaniu weryfikacji danych z RCP przyciskiem OK zostaje otworzone okno RCP, na którym są możliwe do wykonania czynności "Dopasuj do normy", "Dodaj zapis", "Usuń zapis". Okno RCP 150/395

151 Czynności/Okno RCP Po dokonaniu weryfikacji zaimportowanych rekordów w celu przeniesienia czasu pracy na kalendarz pracownika należy użyć czynności "Importuj dane z RCP". Po wybraniu czynności otwarte zostaje okno "Importuj dane z RCP" z następującymi parametrami: Tylko zaznaczone. Możliwość dokonania importu wyłącznie dla rekordów zaznaczonych na liście. Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika. Za okres. Możliwość wskazania okresu z jakiego należy zaimportować dane RCP. Stan. Możliwość wskazania stanu, który ma zostać zaimportowany. Do wyboru: Nieoznaczony, Aktywny, Nieaktywny. Nadpisz dane. W sytuacji gdy dane zostały już raz zaimportowane aby była możliwość nadczytania danych na kalendarzu pracownika parametr należy zaznaczyć "Tak". Czynność/Importuj dane z RCP U w a g a! Lista "Dane z RCP" jest automatycznie aktywowana jeżeli enova365 jest w wersji platynowej. W celu ukrycia listy należy zablokować do niej dostęp na konkretnej roli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Role. 151/395

152 Kadry / Czas pracy / Grafiki Aby skorzystać z grafików czasu pracy należy zakupić minimum wersję złotą programu. W pierwszej kolejności należy stworzyć definicję grafiku z pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kalendarze / Definicje grafików. Lista Kadry / Czas pracy / Grafiki będzie widoczna tylko wówczas jeżeli będą zdefiniowane grafiki. Nowy grafik dodajemy poleceniem Nowy (Definicja grafika). Uzupełniamy Nazwa: Identyfikuje definiowany grafik na liście (maksymalnie 30 znaków), Okres pracy od, do. Przykładowo sklep A otwarty jest od godziny 9 do 22. W tej sytuacji w polu Okres pracy od należy wpisać 9, natomiast w polu do należy wpisać 22. Innym przykładem mogą być firmy ochroniarskie, w przypadku których w polu Okres pracy od należy wpisać 0, natomiast w polu do należy wpisać 24. Z pozycji Kadry i płace / Kadry / Grafiki skonfigurowaną definicję grafiku podpinamy do określonego wydziału poleceniem Nowy (Grafik planu pracy) a następnie wybieramy wydział z predefiniowanej listy. Zakładka Grafik jest widoczna, wówczas gdy przypiszemy przynajmniej jednego pracownika do danego grafiku. Na zakładce dostępne są poniższe pola: Usuń: Usuwa informację wprowadzoną w danym dniu, Dzisiaj: Wybiera w kalendarzu dzisiejszą datę, Idź do daty : Wybiera w kalendarzu wskazaną datę, Widok: Wybór wyglądu kalendarza: Dzień: Pokazuje szczegółowo dany dzień, Tydzień roboczy: Pokazuje aktualny tydzień roboczy, Tydzień: Pokazuje aktualny tydzień (od poniedziałku do niedzieli), Miesiąc: Pokazuje miesiąc zaczynając od aktualnego tygodnia, Co miesiąc: Pokazuje aktualny miesiąc, Oś czasu godzinowa: Pokazane są dni pracy w godzinach na osi czasu, Oś czasu dzienna: Pokazane są dni pracy na osi czasu. Poprzedni okres: Wybiera w kalendarzu okres czasu poprzedzający aktualny okres, Następny okres: Wybiera w kalendarzu okres czasu następujący po aktualnym okresie. Na zakładce Ogólne dostępne są poniższe pola: Wydział: Wydział, do którego podpięty jest dany grafik, Nazwa: Nazwa grafika, wyświetlana na liście grafików (maksymalnie 30 znaków), Definicja: Definicja, na której będzie oparty dany grafik. Blokada: Po włączeniu blokady nie będzie możliwe przypięcie kolejnych pracowników do danego grafika (przycisk Wybierz pracowników będzie wyszarzały). W części pracownicy znajduje się lista pracowników przypiętych do danego grafiku. Pracowników do grafiku dodajemy /usuwamy poleceniem Wybierz pracowników, bądź skrótem klawiaturowym F7. Następnie pojawi się okno, w którym za pomocą dodamy pracownika do grafiku lub za pomocą usuniemy pracownika z grafiku. Na liście Pracownicy wyświetlają się wszyscy pracownicy wprowadzeni do bazy. Po naciśnięciu przycisku OK pojawi się kolejna zakładka o nazwie Grafik, która wygląda jak poniżej. Czas pracy pracownika w danym dniu można modyfikować. Wydłużyć lub skrócić czas możemy poprzez: Nacisnąć dwa razy na pole Przeciągnąć w prawo / w lewo okno. Zmodyfikowany czas zmienia kolor na pomarańczowy. Aby przywrócić standardową informacje o czasie pracy należy: lub Zaznaczyć dany dzień, nacisnąć - usunie się Definicja czasu pracy a pole zmieni kolor na szary, Zaznaczamy ponownie dany dzień, naciskamy - przywróci się standardowa informacja o czasie pracy a pole zmieni kolor na żółty. Przypięty do pracownika grafik czasu pracy będzie widoczny w pracowniku w Kalendarz / Norma czasu pracy. Standardowo informacje z pozycji Kalendarz / Norma czasu pracy przepisywane są na pozycję Kalendarz / Czas pracy. 152/395

153 Kadry / Czas pracy / Nieobecności Zakładka pozwala na wyświetlanie listy nieobecności. Lista ta widoczna jest od wersji złotej programu. Za pomocą dostępnych filtrów określamy jaka lista nieobecności zostanie wyświetlona. Filtry W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Filtry Kadry / Nieobecności Typ. Możliwość zawężenia wyświetlanych rekordów w zależności od typu nieobecności. Do wyboru: Razem - wszystkie dostępne nieobecności. Nieusprawiedliwiona - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Nieusprawiedliwiona" wówczas w filtrze "Definicja" będzie do wyboru wyłącznie "Nieobecność nieusprawiedliwiona". Usprawiedliwiona bezpłatna - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Usprawiedliwiona bezpłatna" wówczas w filtrze "Definicja" będą do wyboru nieobecności: Inna nieobecność (kod 350), Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna, Służba wojskowa, Urlop bezpłatny. Usprawiedliwiona płatna - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Usprawiedliwiona płatna" wówczas w filtrze "Definicja" będą do wybory nieobecności: Badanie lekarskie, Delegacja służbowa, Nieobecność usprawiedliwiona płatna, nieobecności rozliczające urlopy pracownicze. Urlop wychowawczy - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Urlop wychowawczy" wówczas w filtrze "Definicja" będą do wyboru nieobecności rozliczające urlopy wychowawcze. Nieobecność ZUS - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Nieobecność ZUS" wówczas w filtrze "Definicja" będą do wyboru nieobecności: Urlop macierzyński, Urlop ojcowski (art KP), Urlop rehabilitacyjny, Urlop rodzicielski, Zwolnienie chorobowe, Zwolnienie opieka (ZUS). Storno - jeżeli w filtrze zostanie wskazany typ "Storno" wówczas w filtrze "Definicja" będą do wyboru rozliczenia storno czyli dotyczące korekt nieobecności. Definicja. Filtr powiązany z ustawieniem filtru "Typ". Określamy rodzaj nieobecności jakie mają zostać wyświetlone na liście. Filtr umożliwia wyświetlenie listy wybranej nieobecności ( np. urlop wypoczynkowy, zwolnienie chorobowe, itp.) lub wszystkich nieobecności. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone nieobecności. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone nieobecności pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone nieobecności pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone nieobecności. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Po określeniu zakresu za pomocą filtrów otrzymujemy listę nieobecności, zrzut ekranu poniżej: Poleceniem Otwórz wywołujemy formularz nieobecności i dostęp do zakładek: Ogólne, poniżej zrzut ekranu Lista nieobecności Korekty (na zakładce znajduje się lista korekt wprowadzonych do danej nieobecności). Elementy wynagrodzenia (zakładka wyświetla listę wypłat dokonanych dla danej nieobecności). Nieobecność zakładka Ogólne 153/395

154 Kadry / Czas pracy / Planowane nieobecności Pozycja dostępna w wersji platynowej programu. Lista Kadry / Ewidencje / Planowane nieobecności będzie widoczna tylko w bazie, w której będą zdefiniowane nieobecności z zaznaczonym w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Kalendarz / Definicje nieobecności na TAK parametrem Definicja dostępna do wyboru na liście planowanych nieobecności. Lista Planowane nieobecności służy do planowania urlopów pracowników, najczęściej są to długoterminowe urlopy. Planowany urlop można przekształcić bezpośrednio w nieobecność używając czynności Nieobecności.. Nieobecność zostanie odnotowana w kalendarzu pracownika na zakładce Filtry W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Filtry Kadry / Planowane nieobecności Definicja. Wybór z listy spośród nieobecności, które mają w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kalendarz / Nieobecności na zakładce Dodatkowe zaznaczony parametr Definicja dostępna do wyboru na liście planowanych nieobecności na TAK. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone planowane nieobecności. Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczone planowane nieobecności pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone planowane nieobecności pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone planowane nieobecności. 154/395

155 Kadry / Czas pracy / Oryginalne dane z RCP W wersji platynowej programu jest możliwość zaczytywania pliku RCP na tabele pośrednie Kadry/Czas pracy/oryginalne dane z RCP oraz Kadry/Czas pracy/dane z RCP. W celu dokonania zaczytania danych należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kalendarze/RCP-reguły zaznaczyć parametr "Import danych do tabeli pośredniej": Tak. Wówczas na liście pracowników w Kadrach jest dostępna czynność "Import RCP (tabela pośrednia)". Filtry U w a g a! Na liście Kadry/Czas pracy/oryginalne dane z RCP nie ma możliwości weryfikowania zaczytanych danych, rekordy są nie do edycji. Weryfikacja jest możliwa wyłącznie na liście Kadry/Czas pracy/dane z RCP. W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Filtry - Kadry/Wejścia i wyjścia RCP Definicja. Z dostępnej listy mamy możliwość zawęzić wyświetlane rekordy wybierając: Niezdefiniowany, Wejścia, Wyjścia, Wejścia służbowe, Wyjścia służbowe, Wejście prywatne, Wyjście prywatne, Wszystkie. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone dane. Jeżeli w filtrze "Zakres" jest wskazana opcja "Wszyscy" filtr "Wydział"zostaje wyszarzony, nie do edycji. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone informacje dotyczące pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone informacje pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Jeżeli na liście Kadry/Czas pracy/dane z RCP użytkownik dokonał nieprawidłowych modyfikacji zaczytanych rekordów ma możliwość ponownie przenieść dane z listy "Oryginalne dane z RCP" poprzez wskazanie w czynności "Kopiuj oryginalne dane". W otwartym oknie czynności "Kopiuj oryginalne dane" są dostępne parametry: Czynność "Kopiuj oryginalne dane" Tylko zaznaczone. Możliwość dokonania kopiowania wyłącznie rekordów zaznaczonych na liście. Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika. Za okres. Możliwość wskazania okresu z jakiego należy skopiować dane z listy "Oryginalne dane z RCP" do listy "Dane z RCP". Nadpisz dane. Jeżeli parametr zostanie zaznaczony "Tak" wówczas dane z listy "Oryginalne dane z RCP" nadczytują dane na liście "Dane z RCP". Jeżeli parametr pozostawimy ustawiony "Nie" wówczas użycie omawianej czynności spowoduje dodanie kolejnych wierszy do rekordów czyli kierownik na liście "Dane z RCP" będzie widział wiersz zweryfikowany oraz wiersz zaczytany z listy "Oryginalne dane z RCP". U w a g a! Lista "Oryginalne dane z RCP" jest automatycznie aktywowana jeżeli enova365 jest w wersji platynowej. W celu ukrycia listy należy zablokować do niej dostęp na konkretnej roli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Role. 155/395

156 Kadry / Czas pracy / Wnioski urlopowe Pozycja dostępna w wersji platynowej programu. Lista Wnioski urlopowe jest listą pomocniczą do wniosków, które są w kartotece pracownika na zakładce Kadry pozostałe / Wnioski urlopowe oraz w module enova365 Pulpit Pracownika, Pulpit Kierownika. Kadry / Czas pracy / Wnioski urlopowe będzie widoczna tylko w bazie, w której zostaną zdefiniowane nieobecności z zaznaczonym w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kalendarze / Definicje nieobecności na TAK parametrem Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych. Wnioski urlopowe używane są przede wszystkim w module Kadry i Płace.Net, gdzie pracownik składa wniosek urlopowy, a przełożony go akceptuje, po zaakceptowaniu wniosek trafia do kalendarza pracownika jako nieobecność. U w a g a! W sytuacji, gdy w przedsiębiorstwie używane są obie funkcjonalności (wprowadzanie wniosków urlopowych oraz planowanie nieobecności) program w trakcie zatwierdzania wniosku urlopowego sprawdza czy na ten okres jest już zaplanowana nieobecność i na odwrót. Filtry W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Definicja. Wybór z listy spośród nieobecności, które mają w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Kalendarz / Nieobecności na zakładce Dodatkowe zaznaczony parametr Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych na TAK. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone wnioski urlopowe. Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczone wnioski urlopowe pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone wnioski urlopowe pracowników związanych wyłącznie w wybranym wydziale. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone wnioski urlopowe. 156/395

157 Kadry / Ewidencje Wersja platynowa programu zawiera dodatkowy folder o nazwie Ewidencje. W obrębie powyższego folderu dostępne są następujące listy: Badania lekarskie, Nagrody i kary, Oświadczenia, Rodzina pracowników, Struktury organizacyjne, Szkolenia BHP, Dokumenty dodatkowe. Ewidencje - Listy 157/395

158 Kadry / Ewidencje / Badania lekarskie Lista zawiera badania lekarskie wprowadzone na kartotece pracownika Kadry pozostałe / Badania lekarskie. Filtry W obrębie listy dostępne są następujące filtry: Filtry - Kadry / Badania lekarskie Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie predefiniowane są badania lekarskie Wstępne i Okresowe. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone badania lekarskie. Jeżeli w filtrze "Zakres" jest wybrana opcja "Wszyscy" wówczas filtr "Wydział" jest wyszarzony, nie przeznaczony do edycji. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone badania lekarskie pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone badania lekarskie pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Okres wg: Jest możliwość zawężenia wyświetlanych badań według Terminu wykonania bądź Daty wykonania badania. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone badania lekarskie. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Czynności Nowe badanie lekarskie możemy przypisać pracownikowi bezpośrednio na liście wybierając przycisk badania lekarskie. lub gdy jest konieczność przypisania danego badania lekarskiego kilku pracownikom możemy skorzystać z czynności Dodaj Czynności / Badania lekarskie Dla zaznaczonej grupy pracowników jest możliwość przy użyciu czynności ustawić datę wykonania badania, zmienić termin badania, anulować planowane badanie bądź ustalić termin następnego badania. Spod listy Ewidencje / Badania lekarskie pod drukarką są dostępne wydruki Badania okresowe oraz Badania okresowe braki. 158/395

159 Kadry / Ewidencje / Nagrody i kary Lista zawiera wprowadzone Nagrody i Kary na kartotece pracownika Kadry pozostałe / Nagrody i kary. Nową nagrodę lub karę możemy przypisać pracownikowi bezpośrednio na liście wybierając przycisk. Filtry W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Filtry - Kadry / Nagrody i kary Rodzaj. Wybór możemy zawęzić do Nagrody lub Kary. Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie predefiniowane są definicje Nagroda i Kara. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone nagrody i kary. Jeżeli w filtrze "Zakres" jest wskazana opcja "Wszyscy" wówczas filtr "Wydział" jest wyszarzony, nie do edycji. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone nagrody i kary pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone nagrody i kary pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone nagrody i kary. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Pod drukarką jest możliwość skorzystania z wydruku Nagrody i kary. 159/395

160 Kadry / Ewidencje / Oświadczenia Lista zawiera oświadczenia PIT-12, PIT-2, PIT-3 wprowadzone na kartotece pracownika Kadry pozostałe / Oświadczenia. Nowe oświadczenie możemy dodać bezpośrednio na liście wybierając przycisk 'Dodaj'. Filtry W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Filtry - Kadry / Oświadczenia Definicja oświadczenia. Dostępne warianty wyboru to PIT-12, PIT-2, PIT-3. Treść oświadczenia. Po wyborze odpowiedniej definicji oświadczenia parametr zostaje odblokowany i umożliwia wybór odpowiedniej treści oświadczenia. Zakres.Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone wprowadzone oświadczenia. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone oświadczenia pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone oświadczenia pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone oświadczenia. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. 160/395

161 Kadry / Ewidencje / Rodzina pracowników Lista zawiera członków rodzin pracowników wprowadzonych na kartotece pracownika Kadry / Rodzina. Nowego członka rodziny możemy przypisać pracownikowi wybierając bezpośrednio na liście przycisk 'Dodaj'. Filtry W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Filtry - Kadry / Rodzina pracowników Ubezpieczenie zdrowotne. Możliwość wyświetlenia danych według wskazanego parametru : Wszyscy, Ubezpieczony, Nieubezpieczony, Od dnia, Do dnia. St. pokrewieństwa/powinowactwa. Możliwość wskazania stopnia pokrewieństwa lub powinowactwa. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetleni członkowie rodziny pracowników. Jeżeli w filtrze "Zakres" jest wskazana opcja "Wszyscy" wówczas filtr "Wydział" jest wyszarzony, nie do edycji. Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczeni członkowie rodziny pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczeni członkowie rodziny pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. 161/395

162 Kadry / Ewidencje / Struktury organizacyjne Lista Kadry / Ewidencje / Struktury organizacyjne będzie widoczna tylko wówczas, jeżeli w bazie zostanie zdefiniowana struktura organizacyjna (Narzędzia/Opcje/Ogólne/Struktury organizacyjne). Filtry W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Filtry - Kadry / Struktury organizacyjne Struktura organizacyjna. Zawężenie struktury organizacyjnej do konkretnie wskazanej. Element. Jest możliwość wskazania elementu w obrębie wybranej struktury organizacyjnej. Z podelementami. Parametr umożliwia dodatkowo wskazania lub nie podelementów. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone dane. Data aktualności. Wskazujemy datę aktualności. 162/395

163 Kadry / Ewidencje / Szkolenia BHP Lista zawiera szkolenia BHP wprowadzone na kartotece pracownika Kadry pozostałe / Szkolenia BHP. Filtry W obrębie listy mamy możliwość skorzystania z następujących filtrów: Filtry - Kadry / Szkolenia BHP Definicja. Z dostępnej listy wybieramy odpowiednią definicję. W systemie predefiniowane są definicje Szkolenie BHP oraz Szkolenie BHP okresowe. Zakres. Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone szkolenia BHP. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone szkolenia BHP pracowników związanych z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone szkolenia BHP pracowników związanych wyłącznie z wybranym wydziałem. Pracownik. Możliwość wyboru pracownika z listy. Okres wg: Jest możliwość zawężenia wyświetlanych szkoleń BHP według Terminu bądź Daty odbycia szkolenia BHP. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone szkolenia BHP. Czynności Nowe szkolenie BHP możemy przypisać pracownikowi wybierając bezpośrednio na liście przycisk 'Dodaj' szkolenia BHP. lub gdy jest konieczność przypisania danego szkolenia BHP kilku pracownikom możemy skorzystać z czynności Dodaj Czynności / Szkolenia BHP Dla zaznaczonej grupy pracowników jest możliwość przy użyciu czynności ustawić datę odbycia szkolenia, zmienić termin szkolenia, anulować planowane szkolenie bądź ustalić termin następnego szkolenia. Pod drukarką jest możliwość skorzystania z wydruków Szkolenia BHP oraz Szkolenia BHP braki. 163/395

164 Kadry/Ewidencje/Dokumenty dodatkowe Lista zawiera świadectwa pracy pracowników oraz świadectwa pracy dla pracowników tymczasowych wystawione na kartotece pracownika na zakładce 'Dokumenty dodatkowe'. U w a g a! Aby była możliwość wystawienia świadectwa pracy dla pracownika tymczasowego należy w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych odblokować dokument dodatkowy 'Świadectwo pracy prac. tymcz.' Informacje, które zawarte są na świadectwie pracy zostają zapisane w formie listy. Stworzone świadectwa pracy możemy filtrować wskazując: Definicję dokumentu; Dane wg daty dokumentu, wg daty zdarzenia, wg wskazanego okresu; Interesujący nas Okres. Filtry - Kadry/Dokumenty dodatkowe Dodawanie, kasowanie definicji dokumentów dodatkowych jest możliwe w wersji platynowej programu w konfiguracji systemu Narzędzia / Opcje / Systemowe / Definicje dokumentów dodatkowych. 164/395

165 Płace Podział list w obrębie modułu Płace umożliwia użytkownikowi sprawne poruszanie się po programie w ramach realizacji zagadnień płacowych. Dostępne listy: Pracownicy Zleceniobiorcy Wszyscy Właściciele Umowy Zajęcia wynagrodzenia (wersja platynowa programu) Elementy wypłaty (wersja platynowa programu) Wypłaty Listy płac Płace - Listy 165/395

166 Płace / Pracownicy Listę tworzą pracownicy zatrudnieni (etat) co najmniej przez jeden dzień we wskazanym okresie. Jeżeli dla pracownika w tym okresie zrealizowane były wypłaty to przy jego nazwisku zostaną wyświetlone kwoty: suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia (Opodatkowane) oraz suma nieopodatkowanych elementów wynagrodzenia (Nieopodatkowane). Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty (będzie ona istotnym kryterium tworzenia listy Płace / Wypłaty). Wybierając pracownika z listy uzyskujemy dostęp do: listy wypłacanych elementów wynagrodzenia (na przykład Premia uznaniowa, Nagroda, ). W zależności od przyjętego kryterium lista może być posortowana wg nazwy elementów umieszczonych na liście lub wg okresu za jaki zostały one wypłacone (zakładka Elementy). listy list płac zrealizowanych w wybranym okresie (zakładka: Wypłaty). listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki). listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane). listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie). listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe). listy przelewów (zakładka: Przelewy). listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki). Zawartość listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów: Filtry Filtry - Płace / Pracownicy Wydział. Lista zostanie ograniczona do list plac zrealizowanych w wybranym wydziale. Pracownik zostanie umieszczony na liście, pod warunkiem, że we wskazanym okresie był przynajmniej jeden dzień zatrudniony na wybranym wydziale (lub opcjonalnie podwydziale). Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczeni wyłącznie pracownicy wybranego wydziału. Pracownicy zatrudnieni w podwydziałach nie będą na liście widoczni Okres. Na liście umieszczani są pracownicy zatrudnieni w wybranym okresie co najmniej jeden dzień. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy do 31 grudnia 2001 roku włącznie byli zatrudnieni co najmniej jeden dzień. Dotyczy to również osób, które kontynuowały zatrudnienie po 31 grudnia 2001 roku. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, bez względu na okres zatrudnienia. Data aktualności. W wybranym okresie dane pracownika mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datę aktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musi zostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostaną dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Czynności Wybrana czynność, domyślnie dotyczy zaznaczonej grupy pracowników. Jest to pewnego rodzaju operacja seryjna. W większości przypadków czynności te mogą być realizowane również indywidualnie, z poziomu wybranego pracownika. Akordy. Czynność występuje w wersji złotej oraz platynowej programu. Jest widoczna gdy jest co najmniej jedna, niezablokowana definicja akordu. Wybierając tę czynność mamy możliwość dodawania grupowo akordu poprzez wybór definicji akordu oraz okresu w jakim ma on obowiązywać dla zaznaczonej grupy pracowników. Druga opcja umożliwia zakończenie danej definicji akordu poprzez wybranie opcji Wykonywany do dnia dla grupy pracowników. Czynności - Akordy Dodatki i potrącenia. Opcja pozwala na seryjne dodawanie pracownikom przypisanie do etatu nowych elementów wynagrodzenia, usuwanie lub zmianę już istniejących. Czynności - Dodatki i potrącenia Dodaj nowy element. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy element wynagrodzenia. Po zaznaczeniu parametru Ustaw podstawy na TAK pojawia się aktywne pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole Podstawa dla dodatku kwotowego, pole Procent dla dodatku procentowego. Parametry Ustaw podstawy,,zeruj podstawy, Podstawa, Czas, Dni, Współczynnik, Procent, Ułamek umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Jeżeli pracownik w danym okresie taki element już posiada, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Natomiast zaznaczenie parametru Dodaj kolejny na TAK spowoduje dodanie drugiego dodatku w zadanym okresie. Dodaj zestaw. Pracownikowi, we wskazanym okresie zostanie przypisany do etatu wybrany z listy zestaw dodatków stworzony wcześniej z konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Kadry / Zestawy dodatków. Jeżeli pracownik w danym okresie będzie posiadał elementy z zestawu dodatków, to operacja dodawania zostanie automatycznie anulowana. Zamień element wynagrodzenia. Opcja pozwala na równoczesne zakończenie wypłaty jednego elementu wynagrodzenia i rozpoczęcie wypłaty nowego. Podajemy kolejno nazwę nowego i starego, zamienianego elementu wynagrodzenia oraz datę aktualizacji zapisu. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia staremu elementowi wynagrodzenia przypisywana jest data do w okresie (Data do = Data aktualizacji 1 dzień). Element wynagrodzenia uzyskuje status zakończony. Nowy element wynagrodzenia zostaje przypisany z datą od równą dacie aktualizacji. W wyniku zamiany elementów wynagrodzenia żaden element nie jest kasowany. Modyfikowany jest wyłącznie okres wypłaty. Zaznaczenie parametru Ustaw podstawy na TAK uaktywnia pole do uzupełnienia parametru przypisanego do danego elementu, np. pole Podstawa dla dodatku kwotowego, pole Procent dla dodatku procentowego. Parametry Ustaw podstawy,,zeruj podstawy, Podstawa, Czas, Dni, Współczynnik, Procent, Ułamek umożliwiają seryjne przypisanie elementów wynagrodzenia wybranej grupie pracowników wraz z określeniem parametrów tj. kwoty, procentu itp. Zakończ wypłatę. Wybranemu elementowi wynagrodzenia, w etacie pracownika przypisywana jest data do wypłaty. Podobnie jak w przypadku zamiany elementów wynagrodzenia informacja o elemencie wypłaty nie jest usuwana z danych etatowych pracownika, a jedynie zakończeniu ulega okres wypłaty. Import RCP. Program umożliwia odczyt danych z dowolnego Rejestratora Czasu Pracy, pod warunkiem, że zostały one zapisane w pliku tekstowym. Program standardowo przygotowany jest do współpracy z Rejestratorami Czasu Pracy firm: HSK Data, ACCES-CARD (SD-100) i MICROMADE (BIBI). Pierwszy odczyt z dowolnego czytnika musi zostać poprzedzony wprowadzeniem numerów kart RCP, którymi posługują się pracownicy. Służy temu opcja Pracownik / Kadry pozostałe / Karty RCP. Przed rozpoczęciem importu danych należy: Określić typ czytnika RCP, przy pomocy którego zapisywane były dane Podać ścieżkę dostępu do zgromadzonych danych (odpowiedniego pliku tekstowego), np.: c:\rcp.txt Opcjonalnie podajemy okres jakiego ma dotyczyć odczyt. Jeżeli okres nie zostanie podany, to do programu zostaną wczytane wszystkie dane zapisane we wskazanym pliku. Rok. Pliki RCP zazwyczaj nie zawierają informacji jakiego roku dotyczą zapisy. W systemie enova gromadzona informacja kadrowa może dotyczyć wielu lat. Dla poprawnej identyfikacji danych konieczne jest podanie roku, którego dotyczyć będą zapisy. Domyślnie proponowany jest rok odczytany z daty aktualności. Numer karty. Odczyt danych może zostać ograniczony do danych dotyczących wyłącznie wybranego pracownika. W takim przypadku wpisujemy numer karty RCP pracownika. Brak zapisu jest równoznaczny z akceptacją odczytu danych dla wszystkich pracowników zapisanych w importowanym pliku. Po zaakceptowaniu w/w danych rozpoczyna się proces importu zapisów RCP. O jego przebiegu informuje kontrolka postępu. W przypadku stwierdzenia usterki w czytanych danych program automatycznie zapisze informacje o tym w odpowiednim logu. Jego analiza umożliwi wprowadzenie niezbędnych korekt. Uwaga. Jeżeli dzień zaczyna się od wejścia służbowego, to program jako godzinę przyjścia przyjmie odpowiedni zapis z kalendarza etatu pracownika. Podobnie jeżeli dzień kończy się wyjściem służbowym. Kreatory. Opcja pozwala na uruchomienie kreatora, który poprowadzi użytkownika przez poszczególne zakładki do uzupełnienia w celu zatrudnienia pracownika. Po wybraniu jednego z dostępnych kreatorów, pojawiają się kolejno do uzupełnienia kroki kreatora, zdefiniowane w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Ogólne / Definicje kreatorów. Użytkownik wersji złotej programu nie ma możliwości dodawania nowych kreatorów, natomiast ma możliwość zablokowania wybranych kreatorów lub poszczególnych kroków kreatora w konfiguracji programu. Dane kadrowe podstawowe. Kreator prowadzący użytkownika przez poszczególne kroki w celu uzupełnienia podstawowych danych kadrowych, tj. dane osobowe, podatkowe, ubezpieczeniowe. Kreator otwiera nową kartotekę. Zatrudnienie pracownika. Kreator otwiera kartotekę osoby, na której użytkownik był ustawiony, w celu wypełnienia poszczególnych kroków potrzebnych do zatrudnienia na umowę o pracę. Zgłoszenie do ubezpieczenia. Uzupełnienie tytułu i okresu ubezpieczenia pracownika oraz przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej. Badania lekarskie i szkolenia BHP. Kreator zarejestrowania badań lekarskich i szkoleń BHP. Bilans otwarcia. Uzupełnienie danych mających wpływ np. na wyliczenie dni zasiłkowych oraz prawa do ubezpieczenia.(liczba dni wykorzystanego zwolnienia chorobowego, opieki nad dzieckiem, urlopu na żądanie u poprzedniego pracodawcy). 166/395

167 Dane kadrowe pozostałe. Kreator do wprowadzenia pozostałych informacji, np. o ukończonych szkoleniach, uprawnieniach, adresach. Operacje seryjne. Opcja pozwala na seryjne zaktualizowanie pracowników, zaktualizowanie ich wg grupy zaszeregowania, obsługę konta modułu Web, dodanie nieobecności, wyrejestrowanie pracowników oraz wysłanie wiadomości . Zaktualizuj pracowników. Wskazanym pracownikom zostanie dodany kolejny zapis historyczny. Zaktualizuj stawkę wg grupy zaszeregowania. Pracownikom zostanie zaktualizowana stawka wg wybranej grupy zaszeregowania. Zaktualizuj wydział. W wersji platynowej na liście pracowników umożliwiono zmianę wydziału dla zaznaczonej grupy pracowników. Konta modułu enovanet. Czynność widoczna od wersji złotej programu. Opcja umożliwia tworzenie, blokowanie, usuwanie, odblokowanie konta, a także resetowanie hasła do aplikacji enovanet. Dodatkowo jest możliwość seryjnego przypisania operatora enova oraz ustawienia widoczności pracowników na liście pracowników w enovanet Dodaj badania lekarskie. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie badania lekarskiego. Dodaj nieobecności. Zaznaczonym pracownikom zostanie przypisana we wskazanym okresie konkretna definicja nieobecności. Dodaj szkolenie BHP. Opcja umożliwia grupie pracowników przypisanie szkolenia BHP. Dodaj świadczenie socjalne. Dodaj umowy. Opcja umożliwia grupowe wprowadzanie umów dla zaznaczonej grupy pracowników. Wyrejestruj pracowników. Zaznaczeni pracownicy zostaną wyrejestrowani z ubezpieczeń. Wyślij . Zakończenie wypłaty dodatków dla osób zwolnionych. Operacja umożliwia grupowe ustawienia daty końca dodatku zgodnie z datą, do której trwała umowa. Po wykonaniu czynności system ustawi Okres do dodatków zgodnie z datą, do której trwała umowa. Podsumowanie wypłat. Opcja umożliwia podsumowanie wypłat za okres bądź wg daty wypłaty wg wpisanej na filtrze daty w polu Okres. Przeszeregowanie. Funkcjonalność dostępna od wersji platynowej programu. Po stworzeniu konkretnego przeszeregowania w konfiguracji programu Kadry i płace / Kadry / Przeszeregowanie umożliwia dokonanie grupowej: Zmiany stawki zaszeregowania o procent, kwotę lub wprowadzenie wskazanej grupie pracowników tej samej kwoty wynagrodzenia; Wypłaty nagrody o tej samej kwocie; Wypłaty nowego dodatku z tą samą kwotą, procentem lub o tej samej wartości dla grupy pracowników; Zmiany wartości dodatku o kwotę, procent lub wpisanie wskazanej grupie pracowników tej samej wartości dodatku; Zakończenia wypłaty wskazanego dodatku. Użycie czynności Edycja w kontekście przeszeregowania umożliwia nam edycje nazwy wprowadzonego w konfiguracji przeszeregowania bądź ewentualnie jego anulowanie. Czynność Wykonaj potwierdza wprowadzone przez nas dane i finalizuje przeszeregowanie w kontekście wskazanych pracowników. Wypłać zaliczkę. Program umożliwia wypłatę zarówno zaliczek opodatkowanych jak i nieopodatkowanych. Zazwyczaj zaliczki wypłacane są przed zasadniczą wypłatą i potrącane na koniec miesiąca i taki też mechanizm płacenia zaliczek opisany zostanie poniżej. Program umożliwia jednoczesną wypłatę zaliczki wybranej grupie pracowników. Osobę (osoby), którym chcemy wypłacić jednocześnie zaliczkę zaznaczamy kursorem na liście Kadry / Pracownicy. Wypłatę zaliczki inicjujemy poleceniem: Czynności / Wypłać zaliczkę. W wywołanym formularzu: wprowadzamy datę wypłaty, wybieramy z listy rodzaj wypłacanej zaliczki (opodatkowana, nieopodatkowana), wpisujemy wartość udzielanej zaliczki. Formularz akceptujemy przyciskiem OK. Naliczoną listę wypłat akceptujemy przyciskiem Zapisz i zamknij. Po zaakceptowaniu (zapisaniu) naliczona lista płac (symbol LPZ) dostępna będzie z poziomu Płace / Listy plac. Wypłata zaliczki Nalicz wypłaty. Pełna integracja programu pozwala na wywoływanie procedury naliczania płac z różnych miejsc w programie. Jednym z takich miejsc jest lista pracowników. W tym przypadku program automatycznie odszuka elementy wynagrodzenia, które mogą zostać wypłacone wybranym zaznaczonym osobom. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są: Okres. Okres za który naliczone zostaną wypłaty. Domyślnie jest to okres zgodny z okresem wyświetlanej listy pracowników. Typ wypłaty. Wypłaty ze względu na swój charakter podzielone zostały na trzy typy: Etat, Umowa (rozliczenie umów cywilnoprawnych), Inne (wypłaty dla osób niezatrudnionych). Przed rozpoczęciem procesu naliczania wypłat możemy wybrać jeden z typów lub pozostawić Wszystkie. W tym przypadku program wyszuka wszystkie wypłaty, jakie mogą zostać zrealizowane w wybranym okresie, dla wybranych zaznaczonych pracowników. Wypłaty te oczywiście zostaną przypisane do odpowiednich list płac. Domyślnie Wszystkie. Data listy w tym przypadku traktowanej jako dokument ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Domyślnie Data aktualności. Edycja Miesiąca ZUS. Miesiąc ZUS. Parametry dają możliwość rozdzielenia miesiąca ZUS od miesiąca PIT naliczanej wypłaty na przykład przy konieczności rozliczenia nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Parametry powinny być używane wyłącznie w kontekście korekt. U w a g a! Parametry edycja Miesiąca ZUS oraz Miesiąc ZUS należy używać wyłącznie w przypadku konieczności dokonania korekty naliczonych, zatwierdzonych wypłat. Według przepisów pracodawca jako płatnik składek za pracowników jest obowiązany do obliczania, rozliczania i przekazywania składek co miesiąc do ZUS (art. 17 ust. 1 i 2 ustawy o sus i art. 85 ust. 1 ustawy zdrowotnej). Podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i ubezpieczenie zdrowotne pracowników stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Przychód powstaje w momencie jego wypłacenia lub postawienia do dyspozycji pracownika. 167/395

168 Miesięcy wstecz. Standardowo wypłaty dotyczą wyłącznie wybranego okresu. Można jednak zmusić program do sprawdzenia, czy w okresach (miesiącach) poprzedzających bieżący okres nie pozostały nie rozliczone nierozliczone nieobecności (na przykład nieobecności odnotowane już po naliczeniu wypłaty). W tym celu w polu Miesięcy wstecz wpisujemy liczbę całkowitą, większą od zera. Wpisanie np. 1 (jeden) spowoduje, że program w tle przeliczy ponownie wypłaty za poprzedni miesiąc (nie ingerując oczywiście w już istniejące zapisy, te pozostaną niezmienione). Jeżeli stwierdzi różnicę pomiędzy historyczną (zapisaną w wypłacie) wartością danego elementu wynagrodzenia a wartością nowo naliczoną, wygeneruje odpowiednią korektę przypisując ją do bieżącej wypłaty. Uwaga. Korekta naliczona zostanie wyłącznie dla tych elementów wynagrodzenia, dla których w ich konfiguracji przewidziano taką możliwość (zaznaczone pole Korygowana). Lista pracowników - naliczanie wypłat Definicja listy. Naliczane wypłaty mogą zostać ograniczone wyłącznie do wypłat, które są przypisane do wybranej definicji list płac. Wybieramy LPE jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty wynikające ze stosunku pracy. Wybieramy LPU jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Dodatek / Potrącenie. Obliczenia mogą dotyczyć wyłącznie jednego, wybranego z listy elementu wynagrodzenia. Wypłata zostanie naliczona pod warunkiem, że taki element wynagrodzenia zostanie wcześniej przypisany pracownikowi na przykład w etacie. Domyślnie naliczane są wszystkie elementy wynagrodzenia (pole dodatek jest puste). Seria. Na pełne oznaczenie listy płac składają się: Symbol definicji listy płac / Symbol wydziału / Seria / Rok / Miesiąc / Numer kolejny. Jeżeli programie nie zostały zdefiniowane wydziały lub nie zostały im przypisane listy płac domyślnie drukuje się symbol F (Firma). Symbol serii pojawi się w oznaczeniu listy płac pod warunkiem, że został przypisany pracownikowi w etacie, zleceniobiorcy w umowie. Symbol pozwala przypisać pracowników do różnych list płac pomimo tego, że są oni zatrudnieni w tym samym wydziale pracowników ich wypłaty są naliczane za ten sam okres. Teoretycznie podobny efekt możemy uzyskać przypisując pracowników do podwydziałów. Naliczanie. W programie przewidziano zarówno możliwość naliczania wypłat z dołu jak i z góry. W tym drugim przypadku konieczna jest odpowiednia konfiguracja wypłacanych w ten sposób elementów wynagrodzenia. Wybierając wypłatę Z dołu spowodujemy, wszystkie elementy wynagrodzenia zostaną naliczone z dołu (bez względu na ich konfigurację Z góry spowodujemy, że z góry zostaną naliczone tylko te elementy dla których w konfiguracji przewidziano taką możliwość. Pozostałe elementy wynagrodzenia naliczone zostaną z dołu. Wydział. Wypłaty zostaną ograniczone do pracowników wybranego wydziału. Data wypłaty. Wprowadzona data zadecyduje o tym na jakiej deklaracji za jaki miesiąc wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS). Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem OK. Nalicz korektę chorobowego. Czynność pozwala wykonać korektę chorobowego po wyroku TK. Korekta podatków i składek. Zarówno podatki jak i składki ZUS rozliczane są miesięczne, przy czym dodatkowo w przypadku składek ZUS istotny jest kod tytułu ubezpieczenia. Opcja pozwala użytkownikowi skorygować naliczone przez program wartości. Korekta dotyczyć będzie zawsze wskazanego na liście pracownika w wybranym okresie (rok i miesiąc, decyduje Data aktualności). Korygowane są jednocześnie wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu (decyduje Data wypłaty). Podatki. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku. U w a g a! Aby użyć czynności Korekta podatków i składek należy od twierdzić listę płac. Korekta podatków możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że elementy wynagrodzenia na liście płac mają zaliczkę podatku naliczaną według skali podatkowej oraz są wykazywane na tej samej pozycji na deklaracji PIT. Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dla poszczególnych rodzajów ubezpieczenia. U w a g a! Korekta możliwa jest wyłącznie pod warunkiem, że odpowiednie listy płac nie zostały zatwierdzone. W korygowanych elementach nie jest między innymi sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami. Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej poprawności formalnej. Przelicz składki ZUS i podatki. Opcja pozwala na seryjne przeliczenie składek ZUS i podatków pracownikowi wybranym miesiącu. Przeliczane są wyłącznie składki ZUS i podatki nie zatwierdzonych list płac. Przeliczenie nie ma wpływu na wartość samych elementów wynagrodzenia. Przeliczanie może być stosowane w przypadku, gdy już po naliczeniu wypłaty użytkownik uzyskał wiedzę na przykład o zmianie wysokości składek ZUS w okresie, za który wypłaty zostały już naliczone. Płace / Zleceniobiorcy Listę tworzą zleceniobiorcy: wykonujący dowolną umowę cywilnoprawną co najmniej przez jeden dzień we wskazanym okresie oraz zleceniobiorcy, którzy zakończyli wykonywanie umów, ale ich umowy nie zostały całkowicie rozliczone. Jeżeli w tym okresie zrealizowane były wypłaty do tych umów, to przy nazwisku zleceniobiorcy zostaną wyświetlone sumaryczne kwoty wypłat. U w a g a! Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty. Data wypłaty istotna będzie w trakcie przygotowywania listy Płace / Umowy. Wybierając zleceniobiorcę uzyskujemy dostęp do: listy zawartych umów cywilnoprawnych (zakładka Elementy). listy zrealizowanych w wybranym okresie wypłat (zakładka: Wypłaty). listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki). listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane). listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie). listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe). listy przelewów (zakładka: Przelewy). listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki). Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów: Filtry Wydział. Lista zostanie ograniczona do zleceniobiorców, którzy realizują umowy zawarte w wybranym wydziale (umowa indywidualnie wiązana jest z wydziałem). Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte wyłącznie w wybranym wydziale. Zleceniobiorcy realizujący umowy związane z podwydziałach nie będą na liście widoczni. Okres. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy to również zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku 168/395

169 (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy, bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa. Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. W sytuacji, gdy Data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego na ekranie wyświetlane są dane z ostatniego zapisu historycznego. Przykładowo pracownik został zwolniony w trakcie miesiąca. Jako Okres wybrano miesiąc kalendarzowy w którym nastąpiło zwolnienie. Jako Datę aktualności przyjęto ostatni dzień miesiąca. Ponieważ pracownik był zatrudniony w wybranym okresie co najmniej jeden dzień to na liście musi zostać umieszczony. Ponieważ data aktualności jest późniejsza niż data do ostatniego zapisu historycznego, to na liście umieszczone zostaną dane z ostatniego zapisu historycznego. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. 169/395

170 Płace / Wszyscy Listę tworzą wszystkie osoby z wyłączeniem właścicieli i osób z nimi współpracujących, których podstawowe dane personalne zostały wpisane do programu. Nie jest w tym przypadku wymagane zatrudnienie na etat lub wykonywani umowy cywilnoprawnej. Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Opodatkowane, Nieopodatkowane. U w a g a! Kryterium umieszczania wypłat na liście jest okres za jaki zostały one zrealizowane. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty.. Wybierając zleceniobiorcę uzyskujemy dostęp do: listy wypłaconych elementów, na przykład Premia, Składka PZU (zakładka Elementy). listy zrealizowanych w wybranym okresie wypłat. Listę tworzą poszczególne paski wypłat. (zakładka: Wypłaty). listy wypłaconych zaliczek (zakładka: Zaliczki). listy elementów stornowanych (zakładka: Elementy stornowane). listy kosztów autorskich ( zakładka: Koszty autorskie). listy dokumentów rozliczeniowych (zakładka: Dokumenty rozliczeniowe). listy przelewów (zakładka: Przelewy). listy rozrachunków (zakładka: Rozrachunki). Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów: Filtry Okres. Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Opodatkowane, Nieopodatkowane. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy to również zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy, bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa. Data aktualności. Służy ustaleniu z jakiego zapisu historycznego mają być wyświetlane dane. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest późniejsza niż data do wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Jeżeli dotychczas wyświetlana data jest wcześniejsza niż data od wyświetlanego okresu, to zostanie automatycznie zmieniona na tą datę. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. 170/395

171 Płace / Właściciele Listę tworzą właściciele i osoby z nimi współpracujące. Żeby osoba mogła zostać wyświetlona na tej liście musi zostać zatrudniona w wydziale: Właściciele i osoby współpracujące. Lista jest jedynym miejscem, w którym można dla tych osób zrealizować wypłaty. W tym przypadku wypłaty nie należy rozumieć dosłownie. W przypadku właścicieli i osób współpracujących wypłata jest formalnym zaakceptowaniem kwoty (dochodu) stanowiącego podstawę naliczania składek ZUS. Dla zrealizowania wypłaty dla wybranego właściciela (osoby współpracującej): Poleceniem Otwórz wywołujemy formularz wypłaty W polu Okres wpisujemy okres wypłaty (domyślnie proponowanym okresem jest okres wyświetlania listy Płace / Właściciele. Jako typ wypłaty pozostawiamy Etat. Poleceniem Nalicz wypłaty: Wywołujemy formularz przy pomocy którego potwierdzamy podstawowe dane dotyczące wypłaty (Okres, Data wypłaty, Data listy płac ). Zapis akceptujemy przyciskiem OK. Akceptujemy naliczoną listę płac (przycisk OK) Akceptujemy zapis poleceniem Zapisz i zamknij lub <CTRL+S> Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów: Filtry Okres. Jeżeli we wskazanym okresie dla danej osoby realizowane były jakieś wypłaty, to odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Opodatkowane, Nieopodatkowane. Data aktualności. Służy ustaleniu z jakiego zapisu historycznego mają być wyświetlane dane. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. 171/395

172 Płace / Umowy Lista zawiera wszystkie wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych zrealizowane w wybranym okresie. O umieszczeniu umowy na liście decyduje data jej wypłaty. Jeżeli dana wypłata, wypłaty rozliczają umowę w całości to dodatkowo umowa oznaczona zostanie symbolem W (Wypłacona). W przeciwnym przypadku opisana będzie literą N jako Niezapłacona. Lista umów Przykład. Umowa została zawarta w okresie Umowa płacona była w dwóch ratach. Pierwsza rata została zapłacona w dniu zakończenia umowy. Druga rata, rozliczająca całkowicie umowę została wypłacona w maju. Na liście Płace / Umowy umowa będzie widoczna zarówno w kwietniu jak i w maju. O wyświetleniu umowy, a dokładnie rzecz biorąc wypłaty do umowy decyduje wyłącznie data wypłaty. W opisywanym przykładzie wypłaty były dwie. Jedna w kwietniu, jedna w maju. Ponieważ druga rata powodowała całkowite wypłacenie umowy wyświetlany jest przy niej symbol W (Wypłacona). U w a g a! Umowy zlecenia zawarte na czas nieokreślony (bez daty do) zawsze są oznaczone jako niespłacone. Zawartość wyświetlanej listy może zostać ograniczona przy pomocy filtrów. Układ filtrów jest identyczny jak dla opcji Płace / Umowy z tą istotną różnicą, że w tym przypadku istotna jest data wypłaty umowy a nie czas jej trwania. Filtry Filtry - Płace/Umowy Element. Możliwość zawężenia wyświetlanych rekordów do konkretnego elementu wynagrodzenia rozliczającego umowę cywilnoprawną. Stan. W filtrze opcje do wyboru to umowy: 'Aktywne', 'Anulowane', 'Razem'. Po wybraniu opcji 'Aktywne' zostaną wyświetlone umowy nieanulowane, jako 'Anulowane' będą wykazywane umowy anulowane poprzez 'Czynności/Anuluj umowę', jako 'Razem' będą wykazywane wszystkie umowy aktywne i anulowane. Wydział. Lista zostanie ograniczona do umów, które związane zostały z wybranym wydziałem. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone umowy związane z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone umowy realizowane wyłącznie w wybranym wydziale. Filtr. Listę można zawężać ze względu na datę realizacji umowy, wybierając odpowiednio: Wg okresu spłat, Spłacone, Nie spłacone, Spłacone i niezakończone. Okres. Jeżeli we wskazanym okresie do danej umowy została realizowana jakaś wypłata, to umowa zostanie wyświetlona na liście. Odpowiednie kwoty wyświetlone zostaną w kolumnach: Wartość, Do wypłaty (pozostało do wypłaty). Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Na liście zostaną umieszczeni zleceniobiorcy realizujący umowy zawarte do 31 grudnia 2001 roku. Dotyczy to również zleceniobiorców, którzy kontynuowali wykonywanie tych umów po 31 grudnia 2001 roku (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy zleceniobiorcy, bez względu na to kiedy zawarta była z nimi umowa. Data aktualności. W wybranym okresie dane zleceniobiorcy mogą być wielokrotnie aktualizowane. Data aktualności wskazuje, z którego zapisu historycznego dane zostaną wyświetlone na ekranie. Data aktualności musi zawierać się w wybranym Okresie. Jeżeli po zmianie okresu data aktualności nie będzie zawierała się w wybranym okresie do zostanie automatycznie zmieniona. Odpowiednio modyfikacja Daty aktualności będzie wpływać na wyświetlany Okres. Pracownik. Możliwość wskazania pracownika/zleceniobiorcy. Wybierając umowę (Otwórz) uzyskujemy dostęp do: Elementy, lista wypłaconych elementów umowy, składających się na analizowaną wypłatę Wypłaty, lista zrealizowanych wypłat danej umowy Dodatki, lista wypłaconych dodatków do danej umowy, poniżej zrzut ekranu: Umowa lista elementów 172/395

173 Płace / Zajęcia wynagrodzenia Lista zajęć wynagrodzenia dostępna jest w wersji platynowej programu. Lista zawiera wszystkie wprowadzone zajęcia wynagrodzenia (kartoteka pracownika / Płace / Zajęcia wynagrodzenia) w zadanym okresie. Filtry W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Filtry - Płace/Zajęcia wynagrodzenia Komornik. Możliwość wskazania konkretnego komornika. Element. Możliwość wskazania elementu wynagrodzenia rozliczającego zajęcia wynagrodzenia. Stan. Możliwość przefiltrowania zajęć wynagrodzenia ze względu na stan: Anulowany, Niespłacony, Spłacony, Razem. Zakres Określamy czy lista ma zostać stworzona z uwzględnieniem Pracowników, Zleceniobiorców, Zatrudnionych czy Wszystkich osób w firmie. Wydział. Wybór jednego z wydziałów spowoduje ograniczenie wyświetlanej listy do pracowników zatrudnionych w wybranym wydziale. Jeżeli w filtrze "Zakres" jest wskazana opcja "Wszyscy" wówczas filtr "Wydział" jest wyszarzony, nie do edycji. Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczone zajęcia wynagrodzenia związane z wybranym wydziałem i jego wszystkimi podwydziałami. Nie. Na liście zostaną umieszczone zajęcia wynagrodzenia realizowane wyłącznie w wybranym wydziale. Okres. Listę tworzą pracownicy, którzy mają przypisane zajęcie wynagrodzenia w wybranym okresie. Pracownik. Filtr daje możliwość wskazania konkretnego pracownika. 173/395

174 Płace / Elementy wypłaty Lista dostępna wyłącznie dla wersji platynowej programu zawierająca wszystkie elementy wypłaty wchodzące w skład wynagrodzeń pracowników zrealizowanych w wybranym okresie (bez względu na ich źródło: etat, umowa, ). O umieszczeniu elementu wypłaty na liście decyduje okres elementu bądź data jego wypłaty. Wybierając dany element wypłaty (Otwórz) uzyskujemy możliwość podglądnięcia następujących danych dotyczących wybranego elementu: Ogólne, informacja o wypłaconym elemencie wynagrodzenia. W szczególności z uwzględnieniem okresu, wartości oraz składników/parametrów danego elementu. Składniki, składniki elementu wypłaty, główna wartość elementu oraz jego pomniejszenia. Podatki, informacja o wysokości przychodu opodatkowanego i nieopodatkowanego, przysługujących i odliczonych kosztach uzyskania przychodu oraz uldze podatkowej, odprowadzonej zaliczce podatku. Składki, informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek). Filtry W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Filtry- Płace / Elementy wynagrodzenia Rodzaj źródła. Możliwość przefiltrowania elementów wypłaty ze względu na wskazany rodzaj źródła czyli etat, nieobecność, umowa, akord, storno, dodatek, nadgodziny I, nadgodziny II, nadgodziny św., nocne, kurs, świadczenie, nagroda, kara, fund. poż. wpisowe, fund. poż. wycofanie, fund. poż. składka, pożyczka, pożyczka spłata, zaliczka, spłata zaliczki, zajęcie komornicze, odchyłki. Definicja elementu. W zależności od wybranego Rodzaju źródła uaktywnia się odpowiednia lista elementów do wyboru. Na przykład przy wyborze Rodzaju źródła: Etat, w filtrze Definicja elementu podpowiada się lista elementów: Dochód deklarowany, Wynagrodzenie zasadnicze godzinowe, Wynagrodzenie zasadnicze miesięczne. Def. listy płac. Możliwość wskazania konkretnej definicji listy płac. Typ wypłaty. Listę można zawęzić wybierając typ wypłaty: Wszystkie, Etat, Umowa lub Inne. Wydział. Wyświetlone zostaną wszystkie elementy wypłat wybranego wydziału. Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie elementy wypłat zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczone elementy wypłat zawarte wyłącznie w wybranym wydziale. Indeks. Listę można zawężać ze względu na okres za który wypłacono element bądź okres wypłaty elementu, wybierając odpowiednio: wg okresu, wg daty wypłaty, wg miesiąca ZUS, wg daty listy płac. Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie elementy wypłat w wybranym okresie. Lista płac. Możliwość wskazania konkretnej listy płac. Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika. Wypłata. Możliwość wskazania konkretnej wypłaty. 174/395

175 Płace / Wypłaty Lista zawiera wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym okresie (bez względu na ich źródło: etat, umowa, ). O umieszczeniu wypłaty na liście decyduje wyłącznie jej data. W tym przypadku wypłata odpowiada paskowi wypłaty. Wybierając wypłatę (Otwórz) uzyskujemy dostęp do wszystkich elementów składających się na taką wypłatę. W przypadku wypłaty etatowej może to być na przykład wynagrodzenie zasadnicze, premia, dodatek za nadgodziny. Formularz wypłaty etatowej zawierał będzie następujące informacje: Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie ze stosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane) Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na analizowaną wypłatę Zobowiązania, lista płatności do zrealizowania z danej wypłaty ( kwota i termin zobowiązania) Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej, naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotne Składki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek) Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodami tytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się w sytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata Formularze wypłaty umowy, zaliczki, innej wypłaty będą nieznacznie zmodyfikowane w stosunku do arkusza wypłaty etatowej. Modyfikacje będą dotyczyły praktycznie wyłącznie wyglądu zakładki Ogólne i będą one uwzględniały specyfikę danego typu wypłaty. Na przykład w przypadku wypłaty z tytułu umowy zlecenia nie będzie wyświetlana informacja o wynagrodzeniu z tytułu pracy w nocy, czy w pracy w nadgodzinach. Pojawi się za to pozycja: Rozliczenie umowy (Numer umowy. Wartość brutto). Filtry Filtry - Płace/Wypłaty Typ wypłaty. Lista może zostać zawężona ze względu na rodzaj wypłaty: Etat, Umowy, Inne, Wszystkie. Def. listy płac. Możliwość wskazania konkretnej definicji listy płac. Wydział. Wyświetlone zostaną wszystkie wypłaty wybranego wydziału Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie wypłaty zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczone wypłaty zawarte wyłącznie w wybranym wydziale. Lista płac. Wyświetlana lista zostanie ograniczona do wypłat wybranej listy płac. Pracownik. Na liście pojawią się wszystkie wypłaty wybranego pracownika. Indeks. Listę można zawężać ze względu na okres za który wypłacono wypłatę, wybierając odpowiednio: wg okresu, wg daty wypłaty, wg miesiąca ZUS, wg daty listy płac. Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie wypłaty w wybranym okresie (program automatycznie wyłączy filtrowanie wg Listy płac). Czynności Zatwierdź wypłatę. Czynność pozwala zbiorczo zatwierdzić wskazane wypłaty. Przenieś do bufora. Czynność pozwala zbiorczo odtwierdzić wskazane wypłaty. Podsumowanie zaznaczonych wypłat. Operacja umożliwia podsumowanie wskazanych wypłaty. 175/395

176 Płace / Listy płac Z jednej strony listę tworzą wszystkie listy płac zapisane w programie. Z drugiej strony lista jest miejscem tworzenia (definiowania, naliczania) nowych list płac. Pełny proces tworzenia listy płac możemy podzielić na dwa etapy: 1. pierwszy etap definiowanie listy plac rozumianej dokument, w którym zapisane zostaną wypłaty dla poszczególnych pracowników, zleceniobiorców. To definicja, w której zapisane zostaną podstawowe warunki naliczania wypłat. 2. drugi etap to naliczanie wypłat zgodnie z przyjętymi warunkami. Filtry Filtry - Płace/Listy płac Def. listy płac. Możliwość wskazania konkretnej definicji listy płac. Wydział. Na liście pojawią się wszystkie wypłaty wybranego wydziału. Do wyboru we filtrze są dostępne wydziały, które w konfiguracji systemu (Kadry i Płace / Kadry / Wydziały) na definicji wydziału mają zaznaczony parametr Lista płac na TAK. Z podwydziałami. Tak. Na liście zostaną umieszczone wszystkie listy płac zawarte w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczone listy płac zawarte wyłącznie w wybranym wydziale. Indeks. Kryterium dobierania list płac do wyświetlenia ich na liście może być: Okres za jaki wypłata została naliczona. W tym przypadku nie jest istotna data wypłaty. Wg daty wypłaty. W tym przypadku nie jest istotne za jaki okres wypłata była liczona. Wg miesiąca ZUS. Na liście pojawią się listy przypisane do wybranego okresu ZUS. Wg daty listy płac. Okres. Wyświetlone zostaną wszystkie listy płac w wybranym okresie. Typ wypłaty. Lista może zostać zawężona ze względu na rodzaj wypłat: Etat, Umowy, Inne, Wszystkie. Czynności Czynności - Płace/Listy płac Podsumowanie zaznaczonych list płac. Operacja umożliwia podsumowanie zaznaczonych list płac. Renumeracja list płac. Czynność pozwala poukładać alfabetycznie pracowników w ramach wskazanej listy płac. Renumeracja listy płac możliwa jest dla niezatwierdzonej listy płac. Przygotuj przelewy. Czynność pozwala przygotować przelewy dla wskazanej listy płac. Przygotowanie przelewów wymaga zatwierdzenia listy płac. Kompensata należności. Czynność umożliwia dokonanie kompensaty należności w ramach wskazanych zatwierdzonych list płac. Księgowanie (TXT). Czynność umożliwia przygotowanie pliku w celu zaczytania list płac do programu Optima. Oznacz do przeliczenia umowy zaliczka lub podatek. Czynność historyczna dedykowana rozliczeniom umów ryczałtowych. Zatwierdź listę płac. Czynność pozwala zbiorczo zatwierdzić wskazane listy płac. W interfejsie przeglądarkowym czynność widoczna dla odtwierdzonych list płac. U w a g a! Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat tworzących tę listę płac. Przenieś do bufora. Czynność pozwala zbiorczo odtwierdzić wskazane listy płac. W interfejsie przeglądarkowym czynność widoczna dla zatwierdzonych list płac. U w a g a! Anulowanie zatwierdzenia listy płac nie jest równoznaczne z anulowaniem zatwierdzenia poszczególnych wypłat. W tym przypadku jest to jedynie zezwolenie na ręczne cofnięcie zatwierdzenia wybranych wypłat. Zmiana daty wypłaty. Zmiana daty wypłaty możliwa jest dla odtwierdzonych list płac. Należy pamiętać, że czynność zmiany daty wypłaty może spowodować zmianę miesiąca ZUS oraz miesiąca PIT wskazanej listy płac. Nalicz wypłaty. Czynność pozwala naliczyć wypłaty dla wskazanej listy płac. 176/395

177 Definiowanie listy płac Nową listę płac wywołujemy przyciskiem: Dodaj. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są: Definicja listy. Definicja listy służy rozróżnieniu wypłat ze względu na ich źródło. Dzięki definicji wypłaty ze stosunku pracy drukowane są na liście wypłat etatowych. Wypłaty z funduszu bezosobowego drukowane są na liście wypłat z tytułu umów cywilnoprawnych. W programie predefiniowane zostały następujące definicje list płac: LPBO (Lista Płac Bilans Otwarcia) - lista płac dla elementów wypłat importowanych z innych programów, LPD (Lista Płac Dochód deklarowany) - lista zarezerwowana dla rozliczeń z Właścicielami oraz Osobami z nimi współpracującymi, LPE (Lista Płac Etaty) - domyślnie wypłaty dla pracowników zatrudnionych na etacie, LPI (Lista Płac Inne) - wypłaty dla osób nie będących ani pracownikami ani zleceniobiorcami). Na liście mogą być umieszczane wyłącznie nieopodatkowane, nieoskładkowane elementy płac. LPP (Lista Płac Pożyczki) lista udzielonych (wypłaconych) pożyczek typu PKP, ZFM, LPU (Lista Płac Umowy) - domyślnie wypłaty dla zleceniobiorców, LPZ (Lista Płac Zaliczki) - wypłacone zaliczki a konto wypłaty Jeżeli zachodzi taka potrzeba użytkownik może zapisać w programie również własne definicje. Służy temu opcja konfiguracyjna programu: Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Płace / Listy płac szczegółowa opisana w rozdziale poświęconym konfiguracji płac. Reasumując. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla pracowników etatowych wybieramy LPE. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla zleceniobiorców wybieramy LPU. Konfiguracja listy płac Wydział. Z definicji listy (LPE, LPU, ) wynika czy musi ona zostać związana z wydziałem czy nie. Jeżeli tak, to konieczny będzie wybór wydziału. W ramach tworzonej listy płac realizowane będą wypłaty wyłącznie dla pracowników zatrudnionych we wskazanym dziale. Wypłaty nie będą naliczane dla pracowników zatrudnionych w podwydziałach. Jeżeli w definicji listy płac nie zostało zapisane jej przypisanie do wydziału to na formularzu pole Wydział pozostanie nieaktywne. W ramach tworzonej listy płac realizowane będą wypłaty dla wszystkich pracowników bez względu na wydział w którym zostali zatrudnieni. Data dokumentu ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Wprowadzona w tym miejscu data nie jest istotna z punktu widzenia dalszych obliczeń Numer dokumentu. Wszystkie dokumenty przechowywane w programie posiadają unikalny dla siebie numer. Numer ten jest automatycznie nadawany przez program na podstawie wprowadzonych danych. Składnia numeru listy płac jest następująca: Symbol definicja listy / Symbol wydziału / Rok wskazany datą wypłaty / Miesiąc wskazany datą wypłaty / Numer kolejny (do czasu zapisania listy?). Naliczanie. Wypłata naliczana może być na jeden z dwóch sposobów: Z dołu po przepracowaniu danego miesiąca Z góry przed przepracowaniem danego miesiąca. W takim przypadku nieobecności, które pojawią się w miesiącu za który wypłata została zrealizowana zostaną rozliczone z miesięcznym opóźnieniem. Żeby wypłata danego elementu wynagrodzenia mogła zostać zrealizowana z góry muszą być spełnione jednocześnie dwa warunki: Definicja elementu wynagrodzenia musi dopuszczać taką możliwość (Naliczanie: Płatna z góry) Na liście płac zostanie zaznaczone, że jest ona liczona z góry. Reasumując. Jeżeli jako sposób naliczania listy wybierzemy Z dołu to wszystkie elementy wynagrodzenia zostaną naliczone właśnie w ten sposób. Jeżeli jako sposób naliczania listy wybierzemy Z góry to elementy wynagrodzenia zdefiniowane jako płacone Z góry w ten właśnie sposób zostaną naliczone. Pozostałe elementy zostaną naliczone Z dołu, to jest z uwzględnieniem faktycznie przepracowanego czasy. W ten sposób wynagrodzenie zasadnicze (ta sama definicja elementu wynagrodzenia) w zależności od potrzeb (definicja listy płac) będzie płacone z góry bądź z dołu. Zasiłki zawsze będą płacone z dołu. Data wypłaty. Wprowadzona data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji za jaki miesiąc lista płac zostanie rozliczona (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS). Informacyjnie (kontrolnie) rok i miesiąc deklaracji wyświetlane są w polu: Deklaracja za. Okres wypłaty decyduje o tym za jaki okres (od do ) naliczone zostanie wynagrodzenie. Domyślnie jako okres wypłaty proponowany jest miesiąc kalendarzowy wskazany datą wypłaty Miesięcy wstecz. Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż 0 (zero) spowoduje, że trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące. Przykład Już po zrealizowaniu listopadowej wypłaty (za okres 1-30 listopada) pracownik dostarczył zwolnienie lekarskie za okres listopada i tak też zostało ono wprowadzone do programu. Realizujemy wypłatę za grudzień (okres 1-31 grudnia). Jeżeli na liście płac pozostawimy Miesięcy wstecz = 0 to listopadowa nieobecność pozostanie nierozliczona. Grudniowa wyplata jej nie zobaczy. Jeżeli na liście płac ustawimy Miesięcy wstecz = 1 to przed naliczeniem wypłaty za grudzień program ponownie ( w pamięci ) naliczy wypłatę za listopad, nie ingerując oczywiście listopadową listę płac. Ze względu na wpisaną po listopadowej wypłacie nieobecność program wykryje różnicę pomiędzy pierwotnie naliczoną wypłatą a jej ponownym przeliczeniem. Powstała różnica zostanie automatycznie rozliczona w grudniowej wypłacie. W przypadku zwolnienia lekarskiego program: wygeneruje odpowiednie pomniejszenie listopadowej wypłaty i odpowiednio z tego tytułu pomniejszy grudniową wypłatę. Jednocześnie wygeneruje wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek rozliczy go również w grudniowej wypłacie. Zgodnie z normalną procedurą wyliczone zostanie również wynagrodzenie za okres grudnia. W opisany sposób zdefiniowaną listę płac akceptujemy poleceniem Zapisz i zamknij 177/395

178 Naliczanie wypłat Poleceniem Otwórz otwieramy wybraną z listy listę płac. Proces naliczania płac inicjowany jest poleceniem Nalicz wypłaty. Po jego zakończeniu: na zakładce Wypłaty dostępna będzie lista pracowników i naliczonych dla nich wypłat na zakładce Podatki wyliczona zostanie zbiorcza informacja o naliczonej zaliczce podatku (w tym podstawa opodatkowania, koszty uzyskania, ulga podatkowa, pomniejszająca zaliczkę podatku składka na ubezpieczenie zdrowotne, zaliczka podatku przekazywana do urzędu skarbowego. na zakładce Składki wyliczone zostaną podstawy naliczania poszczególnych składek i same składki. Naliczoną listę płac akceptujemy poleceniem Zapisz i zamknij. Dla zabezpieczenia listy płac przed przypadkowymi zmianami zaznaczamy pole Zatwierdzona (pierwsza kolumna na liście list płac lub pole Zatwierdzona na zakładce Ogólne). U w a g a! Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat tworzących tą listę. Anulowanie zatwierdzenia listy płac nie jest równoznaczne z anulowaniem zatwierdzenia poszczególnych wypłat. W tym przypadku jest to jedynie zezwolenie na ręczne cofnięcie zatwierdzenia wybranych wypłat. 178/395

179 PKZP,ZFM,... Podział list w obrębie modułu PKZP,ZFM,... umożliwia użytkownikowi sprawne poruszanie się po programie w ramach realizacji zagadnień dotyczących funduszy pożyczkowych. Dostępne listy: PKZP, ZFM,... Pożyczki PKZP,ZFM,... - Listy 179/395

180 PKZP,ZFM, PKZP,ZFM, Na liście wyświetlani są wszyscy członkowie wskazanego funduszu pożyczkowego. Zakres wyświetlanych danych ograniczany może być przy pomocy dostępnych filtrów (kontekstów): Filtry Filtry - PKZP,ZFM,... Fundusz. Na liście pojawią się wyłącznie pracownicy będący członkami wybranego funduszu (co najmniej jeden dzień w wybranym okresie). Okres. Listę tworzyć będą wyłącznie członkowie wybranego funduszu uczestniczący w nim, co najmniej jeden dzień w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Listę stworzą pracownicy będący członkami funduszu 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Listę stworzą pracownicy będący członkami funduszu 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek byli członkami funduszu. Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika. Na liście PKZP,ZFM,... użytkownik ma możliwość skorzystać z raportów: Spłacone raty, Udzielone pożyczki, Wpłaty na fundusz, Członkowie funduszu. 180/395

181 PKZP,ZFM, / Pożyczki Na liście wyświetlani są pracownicy, którzy posiadają pożyczkę. Możemy filtrować pracowników według następujących filtrów (kontekstów): Filtry Filtry - PKZP,ZFM,.../Pożyczki Fundusz. Do wyboru mamy predefiniowane pożyczki z funduszów PKZP lub ZFM. Zakres. Listę tworzyć będą pożyczki w zależności od wybranego filtru: Udzielone (pożyczki udzielone w zadanym okresie), Niewypłacone (pożyczki udzielone przed końcem wskazanego okresu i nie wypłacone w zadanym okresie lub wypłacone po wskazanym okresie), Niespłacone (pożyczki udzielone przed końcem wskazanego okresu i niespłacone w zadanym okresie lub spłacone po wskazanym okresie), Spłacone (pożyczki udzielone przed końcem wskazanego okresu i spłacone w wybranym okresie), Razem (pożyczki udzielone przed końcem wskazanego okresu i nie spłacone przed jego rozpoczęciem). Okres. Listę tworzyć będą wyłącznie pożyczki udzielone w wybranym okresie. Domyślnie okres podawany jest w formacie: data data. Dopuszczalny jest również zapis: Data (np.: ). Listę stworzą pracownicy będący członkami funduszu 1 stycznia 2002 roku i później Data (np.: ). Listę stworzą pracownicy będący członkami funduszu 31 grudnia 2001 roku lub wcześniej. (wszystko). Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy, którzy kiedykolwiek byli członkami funduszu. Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika. 181/395

182 ZFŚS - Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych Lista dostępna wyłącznie w wersji platynowej programu.w obrębie modułu ZFŚS została przygotowana lista Świadczenia socjalne. ZFŚS - Listy 182/395

183 ZFŚS / Świadczenia socjalne Lista dostępna wyłącznie w wersji platynowej. Program wspomaga pracę działu socjalnego. W sytuacji gdy świadczenia socjalne mają wymiar finansowy odpowiednia informacja przekazywana jest do części płacowej systemu. Lista zawiera świadczenia socjalne zaewidencjonowane w kartotece pracownika w folderze Kadry pozostałe na zakładce Świadczenia socjalne. Filtry W obrębie listy jest możliwość skorzystania z następujących filtrów: Definicja. Możliwość wyboru definicji świadczenia socjalnego. Okres. Określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone świadczenia socjalne. Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika. Filtry - ZFŚS / Świadczenia socjalne 183/395

184 Szkolenia Wybrane listy dostępne są od wersji złotej programu. W ramach obsługi szkoleń rozszerzona funkcjonalność została wprowadzona do wersji platynowej. Szerszy opis dostępny jest w dodatkowej dokumentacji programu. Mamy możliwość skorzystania z następujących list: Szkolenia. Ukończone szkolenia. Wnioski o szkolenia. Uprawnienia (lista widoczna w wersji platynowej programu). Oferty szkoleń (lista widoczna w wersji platynowej programu). Dostawcy szkoleń. Budżety szkoleń (lista widoczna w wersji platynowej programu). Szkolenia - Listy 184/395

185 Szkolenia / Szkolenia Zakładka udostępniona od wersji złotej programu zawierający listę wprowadzonych szkoleń. Nowe szkolenie dodajemy poleceniem Nowy (Szkolenie). Zakładka: Ogólne Na formularzu na zakładce 'Ogólne' mamy dostępne następujące sekcje i pola: Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o szkoleniu Definicja wybieramy z listy definicję szkolenie skonfigurowaną wcześniej w na liście Szkolenia/Definicje szkoleń lub jest możliwość dodać nową definicje poprze wskazanie "Dodaj". Tytuł - pole edytowalne jest uzupełniane na podstawie parametru "Nazwa" na definicji szkolenia. Oferta wybieramy ofertę dodaną wcześniej w Kadry i płace / Szkolenia / Oferty szkoleń zakładka widoczna w wersji platynowej programu. Szkolenie wewnętrzne zaznaczamy w przypadku, gdy szkolenie jest organizowane wewnątrz firmy Dostawca pole jest aktywne, gdy parametr Szkolenie wewnętrzne ustawimy na NIE. Dostawcę wybieramy z listy wcześniej dodanych dostawców w pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Dostawcy szkoleń Realizacja. Okres okres realizacji szkolenia Etap realizacji wybieramy etap realizacji z listy, do wyboru mamy: Szkolenie anulowane, Szkolenie przygotowywane, Szkolenie zrealizowane. Uczestnicy. Lista uczestników przypiętych do szkolenia. Uczestników dodajemy poleceniem Wybierz wnioski (skrót F7). Pojawi się okno, w którym po prawej stronie zaznaczamy wniosek danego pracownika i za pomocą przenosimy pracowników na prawą stronę czyli na Pracownicy skierowani na szkolenie. Zakładka: Kontakt, lokalizacja i rozliczenie Kontakt w sprawie szkolenia. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń. Osoba Telefon Telefon komórkowy Adres Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń Lokalizacja Ulica Dom Kod pocztowy Poczta Miejscowość Województwo Kraj Rozliczenie. Budżet budżet, z którego będzie zrealizowane szkolenie (zakładka widoczna w wersji platynowej programu), Cena szkolenia pełna wartość szkolenia Cena od osoby cena szkolenia od osoby Korekta kosztu - Całkowity koszt szkolenia pole aktywne jest, gdy pole Korekta kosztu ustawione jest na TAK Podzielony koszt szkolenia Zakładka: Uwagi Zakładka umożliwia zaewidencjonowanie uwag w kontekście danego szkolenia. 185/395

186 Szkolenia / Ukończone szkolenia Lista widoczna w wersji złotej oraz platynowej programu zawierająca listę ukończonych szkoleń przez pracowników. Dane możemy filtrować według okresu. Na liście zostaną wyświetleni pracownicy, którzy w wybranym okresie ukończyli szkolenia u obecnego pracodawcy oraz pracownicy, którzy mają odnotowane szkolenia odbyte poza firmą. Użytkownik ma również możliwość wprowadzenia ukończonych szkoleń poza firmą, na podstawie informacji uzyskanych od pracownika, do których nie były wprowadzane wnioski. Wybierając użytkownik ma dostępne pola : Szkolenie należy wpisać nazwę lub temat ukończonego szkolenia Okres okres odbycia szkolenia Ocena Uwagi możliwość odnotowania uwag dotyczących ukończonego szkolenia. Z pozycji Kadry i płace / Kadry / Pracownicy w części Badania lekarskie i szkolenia jest dostępny wydruk Ukończone szkolenia. 186/395

187 Szkolenia / Wnioski o szkolenia Lista widoczna w wersji złotej oraz platynowej programu zawierająca wprowadzone wnioski o szkolenia. Dane możemy filtrować wg: Kategoria filtr dostępny w wersji platynowej programu. Kategorie szkoleń tworzymy w konfiguracji systemy Kadry i Płace / Szkolenia / Kategoria szkoleń. Definicja definicje szkoleń tworzymy w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Szkolenia / Definicje szkoleń. Stan stan wniosku możemy wybrać z listy : Zgłoszone, Zatwierdzone, Anulowane, Przygotowywane, Zrealizowane, Rozliczone, Do realizacji, Realizowane, Robocze, Wszystkie. Etap filtr dostępny w wersji platynowej programu. Etap realizacji szkolenia możemy zdefiniować w konfiguracji systemu Kadry i Płace / Szkolenia / Etapy realizacji szkoleń. W programie predefiniowane są następujące etapy : Szkolenie przygotowywane, Szkolenie rozliczone, Szkolenie zrealizowane, Wniosek anulowany, Wniosek zatwierdzony, Wniosek zgłoszony. Zakres. Do wyboru opcje: Pracownicy, Zleceniobiorcy, Zatrudnieni, Wszyscy. Wydział. Z dostępnej listy wybieramy wydział, którego pracownicy mają być na liście wyświetlani. Pracownik zostanie umieszczony na liście, pod warunkiem, że we wskazanym okresie był przynajmniej jeden dzień zatrudniony na wybranym wydziale (lub opcjonalnie podwydziale). Z podwydziałami Tak. Na liście zostaną umieszczeni wszyscy pracownicy zatrudnieni w wybranym wydziale i jego wszystkich podwydziałach. Nie. Na liście zostaną umieszczeni wyłącznie pracownicy wybranego wydziału. Pracownicy zatrudnieni w podwydziałach nie będą na liście widoczni Typ okresu filtr daje możliwość określenia czy dane dotyczące szkoleń mają zostać wyświetlone według okresu, według daty zgłoszenia czy według terminu szkolenia. Okres - określamy z jakiego okresu mają zostać wyświetlone wnioski o szkolenia. Pracownik. Możliwość wskazania konkretnego pracownika. W celu przypisania wniosku o szkolenie konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć definicje szkoleń z pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje szkoleń. Następnie naciskamy Nowy (Wniosek o szkolenie) wybieramy pracownika, któremu chcemy wprowadzić wniosek. Zakładka: Ogólne Na zakładce uzupełniamy pozycje: Definicja (wybieramy definicję z listy wniosków dodanych wcześniej w konfiguracji programu). Kierownik. Etap realizacji: Wniosek anulowany (wniosek został odrzucony przez przełożonego) Wniosek zatwierdzony (wniosek zatwierdzony przez przełożonego) Wniosek zgłoszony ( wniosek zgłoszony przez pracownika bądź przełożonego) Skierowany przez pracodawcę Data złożenia (data złożenia wniosku o szkolenie) Termin (termin szkolenia) Data wycofania, anulowania lub odrzucenia Szkolenie Okres Ocena (pole aktywne po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia) Pola Szkolenie oraz Okres uzupełnią się po podpięciu wniosku do szkolenia z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Szkolenia oraz zmianie pola Etap realizacji na Szkolenie zrealizowane. Wniosek o szkolenie / Ogólne Koszty kursu, szkolenia mogą być częściowo lub w całości refundowane przez pracodawcę. W wersji platynowej programu zakładka Rozliczenie i uprawnienia została dla większej przejrzystości podzielona na zakładkę Rozliczenie i Uzyskane uprawnienia. Zakładka: Rozliczenie Na zakładce uzupełniamy pozycje: Rozliczenie kursu Budżet wybór z listy bądź możliwość utworzenia nowego budżetu (opcja możliwa w wersji platynowej programu), Korekta kosztu TAK/NIE Koszt faktycznie poniesiony Rozliczenie z pracownikiem Kwota (wartość refundacji) Element wynagrodzenia (wybieramy element, na którym chcemy rozliczyć kurs) Data rozliczenia (Koszty kursu, szkolenia zostaną zrealizowane w najbliższej wypłacie realizowanej po wpisanej dacie) Wniosek o szkolenie / Rozliczenie Zakładka: Uzyskane uprawnienia 187/395

188 Na zakładce istnieje możliwość dodania nowego uprawnienia z listy wynikającej z konfiguracji Kategorii Uprawnień oraz Definicji Uprawnień. Zaznaczamy datę uzyskania uprawnienia, ewentualnie termin ważności lub datę utraty ważności uprawnienia. Zakładka: Uwagi Zakładka umożliwia użytkownikowi wprowadzenie dodatkowych informacji o szkoleniu. Zakładka: Elementy wynagrodzenia W przypadku, gdy pracownikowi przyznano (częściową) refundację kosztów kursu / szkolenia po jej wypłacie na liście pojawi się informacyjnie odpowiedni element wynagrodzenia. Zakładka: Ocena Możliwość wybrania kryterium oceny i uzupełnienia wartości. Nową definicje kryterium oceny wprowadzamy w konfiguracji Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / ZZL / Kryteria ocen. Zakładka widoczna w wersji platynowej programu. 188/395

189 Szkolenia / Uprawnienia Zakładka dostępna jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą przypisane do pracowników uprawnienia nabyte w ramach odbytych szkoleń. Zakładka umożliwia dodanie uprawnienia. W celu przypisania uprawnienia konkretnemu pracownikowi w pierwszej kolejności należy stworzyć kategorię uprawnień z pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Kategorie uprawnień oraz definicje uprawnień z pozycji Kadry i płace / Szkolenia / Definicje uprawnień. Kategorie uprawnień są dostępne w wersji platynowej. Następnie naciskamy Nowy (Uprawnienie) i uzupełniamy pozycje: Kategoria(wybieramy kategorię z listy dodanej wcześniej w konfiguracji programu) Definicja (wybieramy definicję z listy uprawnień dodanych wcześniej w konfiguracji programu) Data uzyskania Termin ważności (pole jest aktywne jeśli uprawnienie zdefiniowane jest na pewien okres czasu oraz po uzupełnieniu pola Data uzyskania ) Data utraty (data kiedy pracownik utracił prawo do uprawnienia) Opis Uprawnienie 189/395

190 Szkolenia / Oferty szkoleń Zakładka dostępne jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą wprowadzone oferty szkoleń. Do wyboru pod przyciskiem mamy oferty szkoleń oraz oferty szkoleń wewnętrznych. Dodawanie oferty szkolenia Po naciśnięciu 'Dodaj' pojawia się okno, w którym wybieramy z listy dostawcę szkolenia. Na formularzu na zakładce Ogólne mamy dostępne następujące sekcje i pola: Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń Dostawca nazwa i kod dostawcy Blokada Definicja z listy wybieramy definicję szkolenia skonfigurowaną wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / Szkolenia / Definicje szkoleń Nazwa nazwa szkolenia i dostawcy Kod szkolenia Kod u dostawcy Szkolenie. Czas trwania dni, godz. czas trwania szkolenia w dniach i godzinach Ilość uczestników od, do liczba uczestników szkolenia Strona WWW strona WWW szkolenia Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń. Osoba Telefon Telefon komórkowy Adres Na formularzu na zakładce Rozliczenie i lokalizacja mamy dostępne następujące sekcje i pola: Szkolenie. Dane dotyczące informacji o cenie szkolenia Cena szkolenia pełna wartość szkolenia Cena od osoby cena szkolenia od osoby Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń Lokalizacja do wyboru mamy lokalizacje: do ustalenia, w siedzibie dostawcy, u odbiorcy, inny adres Ulica Dom Kod pocztowy Poczta Miejscowość Województwo Kraj 190/395

191 Szkolenia / Dostawcy szkoleń Lista widoczna w wersji złotej i platynowej programu, którą tworzą wprowadzeni dostawcy szkoleń. Dostawcę szkoleń wprowadzamy poleceniem 'Dodaj'. Po naciśnięciu klawisza pojawia się okno, w którym wprowadzamy informacje o ogólne informacje o dostawcy oraz ofertę przedstawioną przez dostawcę. Formularz dostawcy szkoleń na zakładce Ogólne zawiera następujące sekcje i pola: Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o dostawcy szkoleń Kod kod dostawcy szkoleń EU VAT / NIP numer identyfikacji podatkowej Nazwa nazwa dostawcy szkoleń Adres. Ulica Nr domu Nr lokalu Kod pocztowy Miejscowość Poczta Gmina Powiat Województwo Kraj Nr telefonu Nr faksu Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń. Osoba Telefon Telefon komórkowy Adres W wersji platynowej programu formularz dostawcy szkoleń posiada zakładkę Oferty szkoleń zawierającą listę ofert proponowanych przez firmę. Ofertę szkolenie dodajemy poleceniem 'Dodaj'. Na formularzu na zakładce Ogólne mamy dostępne następujące sekcje i pola: Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń Dostawca nazwa i kod dostawcy Definicja z listy wybieramy definicję szkolenia skonfigurowaną wcześniej w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje / Kadry i płace Nazwa nazwa szkolenia i dostawcy Kod szkolenia Kod u dostawcy Szkolenie. Czas trwania dni, godz. czas trwania szkolenia w dniach i godzinach Ilość uczestników od, do liczba uczestników szkolenia Strona WWW strona WWW szkolenia Kontakt w sprawie szkoleń. Informacje o sobie, z którą można się kontaktować w sprawie szkoleń. Osoba Telefon Telefon komórkowy Adres Na formularzu na zakładce Rozliczenie i lokalizacja mamy dostępne następujące sekcje i pola: Szkolenie. Dane dotyczące informacji o cenie szkolenia Cena szkolenia pełna wartość szkolenia Cena od osoby cena szkolenia od osoby Lokalizacja. Dane dotyczące ogólnych informacji o ofercie szkoleń Lokalizacja do wyboru mamy lokalizacje: do ustalenia, w siedzibie dostawcy, u odbiorcy, inny adres Ulica Dom Kod pocztowy Poczta Miejscowość Województwo Kraj 191/395

192 Szkolenia / Budżety szkoleń Zakładka dostępne jest w wersji Platynowej programu. Listę tworzą wprowadzone budżety szkoleń. Firma ustala planowany budżet dla poszczególnych wydziałów, który chce przeznaczyć na szkolenie dla pracowników. Budżet wprowadzamy poleceniem 'Dodaj'. Po naciśnięciu klawisza pojawia się okno, w którym wskazujemy do którego wydziały chcemy wprowadzić budżet. Formularz budżetu szkoleń zawiera następujące sekcje i pola: Przypisywanie budżetu do wydziału Ogólne. Dane dotyczące ogólnych informacji o budżecie Wydział wydział, do którego przypisany jest budżet Okres okres, na który wprowadzony jest budżet Nazwa nazwa budżetu Wykonany informacja czy dany budżet został już wykonany Budżet. Dane dotyczące kwot budżetu Plan kwota planowanego budżetu Realizacja kwota realizacji budżetu Zaplanowane kwota zaplanowanych Pozostaje pozostała kwota budżetu do zrealizowania Listę wprowadzonych budżetów szkoleń możemy zawęzić używając filtrów: Wykonane Możliwość przefiltrowania wprowadzonych budżetów szkoleń w zależności czy zostały wykonane czy też nie. Wydział Wybieramy w ramach jakiego działu mają zostać wyświetlone wprowadzone budżety szkoleń. Okres. 192/395

193 Szkolenia / Definicje szkoleń Na liście "Definicje szkolenia" znajduje się lista wprowadzonych definicji szkoleń. Nową definicję szkolenia dodajemy poprzez wskazanie "Nowy(Definicja szkolenia)". W otwartym formularzu definicji szkolenia należy uzupełnić następujące parametry: Definicja szkolenia Kategoria: należy wskazać kategorię szkolenia. W wersji platynowej nowe kategorie szkoleń można utworzyć w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/szkolenia/kategorie szkoleń. W wersji złotej jest dostępna jedna kategoria: Szkolenie. Nazwa: należy uzupełnić nazwę definicji szkolenia. Blokada: jest możliwość zablokowania definicji szkolenia. Zakładka "Uprawnienia do uzyskania" jest dostępna w wersji platynowej programu, na której Jest możliwość przypisania danej definicji szkolenia konkretnego uprawnienia do uzyskania. Definicje uprawnień można stworzyć na liście Szkolenia/Definicje uprawnień. Utworzone definicje szkolenia tworzą listę, którą można filtrować ze względu na: Kategorie szkolenia: do wyboru dostępne definicje szkoleń. Stan: do wyboru Aktywne, Zablokowane, Razem. 193/395

194 Szkolenia / Definicje uprawnień Na liście "Definicje uprawnień" znajduje się lista wprowadzonych definicji uprawnień. Nową definicje uprawnienia dodajemy poprzez wskazanie "Nowy(Definicja uprawnienia)". Na otwartym formularzu definicji uprawnienia należy uzupełnić następujące parametry: Definicja uprawnienia Kategoria: wskazać kategorię uprawnienia. W wersji złotej programu jest dostępna wyłącznie jedna kategoria "Uprawnienie". W wersji platynowej programu jest możliwość stworzyć dowolną liczbę definicji uprawnień w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/szkolenia/definicje uprawnień. Nazwa:należy wprowadzić nazwę definicji uprawnienia. Blokada:definicje uprawnienia można zablokować. Parametry w sekcji "Uprawnienie" Bezterminowe:uprawnienie będzie ważne z datą przypisania do pracownika aż do jego utraty Okres ważności lata, miesiące: uprawnienie będzie ważne przez wskazaną liczbę lat/miesięcy, do końca miesiąca: TAK/NIE. Parametry w sekcji "Dodatkowe" Przypominaj o wygaśnięciu wymaganego uprawnienia (dni): wymagane wskazanie liczby dni. Wymagane wprowadzenie numeru uprawnienia: TAK/NIE Utworzone definicje uprawnień tworzą listę, którą można filtrować ze względu na: Kategorie uprawnienia: do wyboru dostępne kategorie. Stan: do wyboru Aktywne, Zablokowane, Razem. Lista - Definicje uprawnień 194/395

195 Rekrutacja Listy dostępne są w wersji Platynowej programu. W ramach modułu Rekrutacja są dostępne następujące listy: Zgłoszone wakaty - lista zarejestrowanych wakatów Ogłoszenia o pracę - lista zarejestrowanych ogłoszeń o pracę Aplikacje - lista wprowadzonych kandydatów Rekrutacja - lista wyświetla informację o rozpoczętych procesach rekrutacyjnych w podziale na etapy Stan zatrudnienia - lista wyświetla informację o stanie zatrudnienia w podziale na wydział i stanowiska na wybrany dzień Lista Rekrutacja 195/395

196 Rekrutacja / Stan zatrudnienia Z tego poziomu w programie otrzymamy informacje dotyczące stanu zatrudnienia w firmie z podziałem na wydziały, podwydziały i stanowiska z datą aktualności na wybrany dzień roku. Standardowo na pasku wyświetlane jest lista: Pracownik Imię i nazwisko. Definicja Definicja zajmowanego przez niego stanowiska. Stanowisko Nazwa zajmowanego stanowiska Funkcja Funkcja pełniona przez pracownika Okres Okres zatrudnienia Wymiar Wymiar etatu Stan zatrudnienia Dzięki integralności pomiędzy modułami dane przedstawione w tabeli to dane o pracownikach uzupełniane w trakcie zatrudniania pracownika w module Kadry. 196/395

197 ZZL / Rekrutacja Proces doboru odpowiednich pracowników, na wolne stanowiska pracy, składający się zwykle z kilku etapów: wstępnej selekcji nadesłanych aplikacji, analizy dokumentów, rozmowy wstępnej, testów kompetencji kluczowych, rozmowy kwalifikacyjnej. W systemie enova umożliwia szybki dostęp do danych dotyczących aktualnego stanu tego złożonego procesu. Standardowo na pasku wyświetlane jest lista: Stan - Okno informujące o obecnym stanie prowadzonej rekrutacji. Otrzymujemy informację czy pracownik jest obecnie zatrudniony (Zatrudniony ), czy proces rekrutacji trwa nadal ( Rekrutacja, Nieaktualny ) Etap - Etap rekrutacji Stanowisko - Nazwa stanowiska na jakie prowadzona jest rekrutacja. Pracownik - Imię i nazwisko pracownika/kandydata Data zgłoszenia - Data zgłoszenia aplikacji na dane stanowisko. Data zatrudnienia - Data od której kandydat stał się naszym pracownikiem. Rekrutacja Wszystkie te informacje możemy filtrować wg Wydziałów, Stanowisk i Stanu rekrutacji (Razem, Rekrutacja, Nieaktualny, Zatrudniony ). Pozwala to na ocenę przebiegu procesu rekrutacji i jej weryfikację. Dodatkowo można wyszukać pracowników/kandydatów wg oceny. Należy wybrać czynność Wyszukaj wg oceny. W oknie jest do wyboru lista wyszukań, którą należy zdefiniować w konfiguracji systemu Ustawienia/Kadry i płace/zzl/wyszukania. Wyszukiwanie wg oceny Jeżeli chcielibyśmy wprowadzić Nową rekrutację to należy wybrać klawisz 'Dodaj'. Okno posiada trzy zakładki: Zakładka: Ogólne Dane dotyczące identyfikacji pracownika, kandydata. Pracownik - Imię i nazwisko. Wydział - Wydział na który kandydat ma być zatrudniony. Stanowisko - Opcja dostępna jedynie do wyboru ze zdefiniowanych w konfiguracji definicji stanowisk. Nieaktualna - Zaznaczenie tej opcji spowoduje,że kolejne pola są niedostępne, a etap rekrutacji jest anulowany. Etap rekrutacji - Pole uzupełni się automatycznie po wpisaniu poniżej etapów rekrutacji. Data zatrudnienia data zatrudnienia kandydata Etapy - poprzez użycie przycisku Dodaj jest możliwość wprowadzenia kolejnego etapu rekrutacji dla kandydata. Nowa rekrutacja 197/395

198 Formularz zawiera następujące sekcje i pola: Formularz etapu rekrutacji Ogólne: Pracownik - Imię i nazwisko. Nazwa nazwa etapu rekrutacji np. rozmowa kwalifikacyjna Termin termin poszczególnych etapów rekrutacji Ocena: Data - do której ocena powinna być wykonana. Uwagi pole tekstowe na komentarz do danej oceny Kryteria oceny: Kryteria można dodawać na dwa sposoby albo przy pomocy klawisza, gdzie z listy możemy wybrać wcześniej zdefiniowany wzór oceny wraz z kryteriami oceny Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / ZZL / Wzory ocen. Możemy również kryteria oceny dodając ręcznie wiersze w sekcji Kryteria oceny. Wcześniej należy mieć zdefiniowane kryteria oceny w konfiguracji systemu. Zakładka: Uwagi Pole dostępne do wpisania własnych niestandardowych opisów przebiegu rekrutacji. Zakładka: Aktualny opis Wyświetlane są w postaci listy oceny uzyskane w trakcie rekrutacji przez kandydata wraz z terminem ich przeprowadzenia. Ponadto w czynnościach jest możliwość wybrania czynności Zatrudnij na etat dzięki której po zakończeniu rekrutacji można od razu wprowadzić dane dotyczące nowo zatrudnionej osoby. Po wybraniu czynności pojawi się okno Zatrudnij na etat, gdzie wpisujemy datę zatrudnienia nowego pracownika. Program automatycznie przeniesie po uzupełnieniu zakładki Etat/Ogólne nowego pracownika na listę pracowników w module Kadry/Pracownicy. 198/395

199 Rekrutacja / Zgłoszone wakaty Lista wakatów prezentuje informację o wpisanych wolnych stanowiskach pracy. Dane na liście wyświetlane są wg wydziału, definicji stanowiska, stanu, Indeksu i wybranego okresu. 199/395

200 Rekrutacja / Ogłoszenia o pracę Kolejna lista w module rekrutacji prezentuję informację o wpisanych ogłoszenia o pracę. Lista ogłoszeń filtrowana może być wg parametrów Wydział, Definicja Stanowiska, Stan, Indeks. 200/395

201 Rekrutacja / Aplikacje Lista aplikacji informację o wpisanych kandydatach i ich cv. Lista ogłoszeń filtrowana może być wg parametrów Wydział, Definicja Stanowiska, Stan, Indeks, Okres. 201/395

202 Deklaracje ZUS Przesłanie deklaracji ZUS do Programu Płatnika wymaga wcześniejszego ich zapisania w pliku KEDU (Kolekcja Elektronicznych Dokumentów Ubezpieczeniowych). W tym samym pliku KEDU zapisywane mogą być zarówno deklaracje zgłoszeniowe jak i rozliczeniowe. Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowej wraz z załącznikami służy opcja DRA. Lista załączników do deklaracji DRA ustalana jest przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych danych. W tym przypadku na etapie liczenia deklaracji nie jest wymagana żadna ingerencja użytkownika. Deklaracje zgłoszeniowe ubezpieczonych i członków ich rodziny mogą być przygotowywane zarówno z poziomu opcji Zgłoszeniowe jak i z poziomu Pracownik / Deklaracje. W tym pierwszym przypadku dysponujemy listą ubezpieczonych. W ramach gałęzi Deklaracje ZUS użytkownik ma możliwość skorzystania z następujących list: KEDU DRA Zgłoszeniowe Informacje IWA ZSWA Informacje IMIR Deklaracje ZUS - Listy 202/395

203 Deklaracje ZUS / KEDU Przygotowanie pierwszej deklaracji zgłoszeniowej lub rozliczeniowej w danym miesiącu musi zostać poprzedzone stworzeniem odpowiedniego pliku KEDU. Nowy plik KEDU tworzymy poleceniem: 'Dodaj' Zapis akceptujemy poleceniem: Zapisz i zamknij.. W wywołanym formularzy (zakładka Ogólne) wprowadzamy Datę z jaką plik zostanie zapamiętany w programie oraz Nazwę pod jaką zostanie w programie zapamiętany. Deklaracje ZUS KEDU U w a g a! Wprowadzona w tym miejscu data ma wyłącznie znaczenie informacyjne (porządkowe) i nie będzie w żaden sposób wpływała na zawartość pliku KEDU. Wprowadzona data formalnie powinna odpowiadać dacie przygotowania deklaracji. Jeżeli w wybranym pliku KEDU zapisane zostały już dane, to na zakładce Pola można je przeglądnąć. Z tego miejsca nie podlegają one jednak edycji. Dane takie też mogą zostać wysłane do Programu Płatnika. Eksport danych inicjowany jest przyciskiem Eksport KEDU. U w a g a! Do tego samego pliku KEDU dane dopisywane mogą być wielokrotnie pod warunkiem, że nie zostało zaznaczone pole Zatwierdzona. Zaznaczenie tego pola jest równoznaczne z zablokowaniem możliwości dodawania nowych informacji do pliku. U w a g a! Plik KEDU powinien być zatwierdzany po przesłaniu danych do Programu Płatnika. W ten sposób eliminowana jest możliwość przypadkowych zmian w pliku. Daje to gwarancję zgodności danych przechowywanych w programie enova z danymi wysłanymi do Programu Płatnika. Przechowywane w programie pliki KEDU gwarantują możliwość wielokrotnego przesyłania naliczonych deklaracji do Programu Płatnika bez konieczności ponownego ich naliczania. Dotyczy to w szczególności historycznych danych (deklaracji). 203/395

204 Deklaracje ZUS / DRA Proces przygotowania nowej deklaracji DRA inicjowany jest poleceniem 'Dodaj' Po zatwierdzeniu pliku KEDU przywołany na ekran zostanie formularz, w którym:. Z dostępnej listy wybieramy plik KEDU, do którego naliczone dane zostaną dodane. Listę tworzą wyłączne niezatwierdzone pliki KEDU. wyświetlona zostanie nazwa pliku KEDU (pole KEDU) opcjonalnie wyświetlone zostaną dane właściciela, jeżeli deklaracja DRA jest dla niego przygotowywana indywidualnie. Decyduje o tym zapis w polu Indywidualna deklaracja DRA (Właściciele Kadry / Właściciel). Użytkownik uzupełnia pola: Deklaracja za (miesiąc / rok). Na deklaracji zostaną uwzględnione wszystkie wypłaty zrealizowane we wskazanym okresie. W tym przypadku istotna jest data wypłaty, a nie okres za jaki została ona naliczona. Data. Wprowadzona Data zostanie wydrukowana na deklaracji jako data wypełnienia deklaracji. Uwaga. Przygotowując deklarację za grudzień 2013 roku w polu Deklaracja za wpisujemy 12/2013 lub grudzień 2013 Deklaracje ZUS - DRA Pozostałe pola formularza zostaną automatycznie uzupełnione przez program po uruchomieniu funkcji Przelicz. Termin przesyłania deklaracji i raportów zostanie zaproponowany na podstawie odpowiedniego zapisu w danych konfiguracyjnych programu (Konfiguracja Kadry i Płace / Deklaracje ZUS). Zaproponowany przez program termin podlega edycji użytkownika. Zgodnie z wytycznymi ZUS możliwy jest wybór: dla deklaracji składanych do 5 dnia następnego miesiąca dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych w rozumieniu art. 18 ust. 1, art. 19 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, dla deklaracji składanych do 10 dnia następnego miesiąca dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie, dla deklaracji składanych do 15 dnia następnego miesiąca - dla pozostałych płatników. dla deklaracji składanych do 15 dnia następnego miesiąca dla wspólników spółek cywilnych zatrudniających pracowników lub inne osoby oraz przez osoby opłacające składki wyłącznie za siebie objęte tylko ubezpieczeniem zdrowotnym, zgłoszone z kodem 2410 dla deklaracji raportów składanych za sędziów i prokuratorów, za których jest obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne Podobnie edycji podlegają: Znak i numer decyzji pokontrolnej (o ile zachodzi taka potrzeba uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS) Liczba ubezpieczonych Liczba pracowników w przeliczeniu na pełny etat Data wypełnienia deklaracji. U w a g a! Przy ustalaniu liczby osób zatrudnionych w przeliczeniu na pełny etat, dla celów stosowania art. 25 ust. 2 ustawy o rehabilitacji, należy uwzględniać tych pracowników oraz te osoby wykonujące pracę nakładczą, które w rozliczanym miesiącu kalendarzowym podlegały choć przez jeden dzień ubezpieczeniom społecznym z tytułu umowy o pracę lub umowy o pracę nakładczą. W liczbie zatrudnionych w danym miesiącu kalendarzowym nie należy uwzględniać osób, które przez cały ten miesiąc (odpowiednio za cały ten miesiąc): przebywały na urlopie bezpłatnym - w trakcie tego urlopu osoby te nie podlegają ubezpieczeniom społecznym, przebywały na urlopie wychowawczym - w trakcie tego urlopu osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniom społecznym, podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób przebywających na urlopie wychowawczym, pobierały zasiłek macierzyński - w trakcie pobierania tego zasiłku osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniom społecznym (odpowiednio ubezpieczeniom społecznym osób wykonujących pracę nakładczą), podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób pobierających zasiłek macierzyński, nie świadczyły pracy w związku z odbywaniem zasadniczej lub zastępczej służby wojskowej - w trakcie tej służby osoby te nie podlegają pracowniczym ubezpieczeniom społecznym (odpowiednio ubezpieczeniom społecznym osób wykonujących pracę nakładczą), podlegają natomiast ubezpieczeniom społecznym osób odbywających zasadniczą lub zastępczą służbę wojskową. W liczbie zatrudnionych należy jednak uwzględniać następujące osoby (również gdy są to osoby niepełnosprawne): zatrudnione na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, nieświadczące pracy w związku z pobieraniem zasiłków z ubezpieczenia chorobowego (z wyłączeniem zasiłku macierzyńskiego) lub świadczenia rehabilitacyjnego, będące uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy, wykonujące pracę na podstawie umowy o pracę. W liczbie ubezpieczonych uwzględnia się także osoby, które za okres nieświadczenia pracy w związku z niezdolnością do pracy lub sprawowaniem opieki nad chorym członkiem rodziny nie otrzymują zasiłków z ubezpieczeń społecznych (np. osoby, które nie nabyły prawa do zasiłku w okresie pierwszych 30 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego, osoby pozbawione prawa do zasiłku z powodu wykonywania pracy zarobkowej w okresie orzeczonej niezdolności do pracy).. Informacyjnie wyświetlane są (bez możliwości edycji): Identyfikator deklaracji oraz Suma wyliczonych składek na: Ubezpieczenia społeczne Ubezpieczenia zdrowotne Fundusz Pracy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Po naliczeniu deklaracji na zakładkach dostępne są: Załączniki. Lista przygotowanych załączników do deklaracji DRA. Zobowiązania. Lista płatności wynikająca z naliczonej deklaracji Dane do Programu Płatnika wysyłamy poleceniem: Eksport. Przed wysłaniem deklaracja DRA zapisana zostanie w zewnętrznym pliku tekstowym, w formacie narzuconym, przez program Płatnika. Deklarację zapisujemy Zapisz i zamknij. Deklaracja DRA posiada weryfikator w postaci ostrzeżenia dla następujących pól pracowników: PESEL, nr paszportu (w przypadku osób zagranicznych) oraz ujemnych podstaw i składek ZUS. W sytuacji, gdy brakuje uzupełnionego pola PESEL, Nr paszportu lub występują ujemne podstawy i składki do ZUS program Płatnik zgłasza błąd uniemożliwiając przyjęcie takowej deklaracji. Zmiana płatnika zasiłków ZUS 204/395

205 Jeżeli w poprzednim roku płatnikiem zasiłków był ZUS, a od nowego roku rolę płatnika pełni Pracodawca, to w przypadku kontynuacji wypłaty zasiłku, do momentu przerwy w nieobecnościach lub zmiany rodzaju zasiłku, płatnikiem pozostanie ZUS. Dotyczy to zasiłku, który w ostatnim dniu grudnia był płacony przez ZUS i jest kontynuowany w kolejnym roku bez dnia przerwy i bez zmiany rodzaju zasiłku. Przykład. Do dnia płatnikiem zasiłków był ZUS (w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/płace/zasiłki ogólne parametr 'Licz zasiłki' był ustawiony na 'NIE'). Od dnia płatnikiem zasiłków jest Pracodawca (w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/płace/zasiłki ogólne parametr 'Licz zasiłki' był ustawiony na 'TAK'). Pracownik przebywa na nieobecności Zwolnienie opieka (ZUS) w okresie oraz Na wypłacie za okres zostanie naliczony zasiłek w kwocie zero, ponieważ płatnikiem zasiłków jest ZUS. Za okres na wypłacie zostanie naliczony zasiłek również w kwocie zero, ponieważ nastąpiła kontynuacja wypłaty zasiłku, którego wypłatę rozpoczął ZUS i będzie ją kontynuował do czasu, aż nastąpi przerwa w nieobecności lub zmiana rodzaju zasiłku. Za okres zostanie naliczony zasiłek w odpowiedniej kwocie płatnej przez Pracodawcę, ponieważ po przerwie w nieobecnościach wypłatę przejmuje nowy płatnik, którym jest Pracodawca. Wykazywanie nieobecności na deklaracji ZUS DRA Wykazywanie okresów nieobecności pracowników na załącznikach deklaracji ZUS DRA w przypadku, gdy firma nie jest płatnikiem zasiłków: Jeżeli w konfiguracji programu Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/płace/zasiłki ogólne parametr 'Licz zasiłki' będzie ustawiony na 'NIE', to okresy nieobecności pracowników, za które pracodawca nie płaci wynagrodzenia, będą wykazywane według okresu, a nie daty wypłaty. Jeżeli na przełomie roku kalendarzowego miała miejsce zmiana płatnika zasiłków, czyli w poprzednim roku płatnikiem był ZUS, a od nowego roku płaci firma, to nieobecności do których wypłaty kontynuuje ZUS będą wykazywane według okresu, dopóki wypłat nie przejmie firma, czyli dopóki nie będzie chociaż jednego dnia przerwy między nieobecnościami lub zmiany zasiłku. Pracownik przebywający na urlopie macierzyńskim, jeżeli firma nie płaci zasiłków, jest wykazywany tylko na załączniku RSA z kodem 0110 i kodem świadczenia przerwy 311, natomiast nie będzie generowany załącznik RCA z kodem /395

206 Deklaracje ZUS / Zgłoszeniowe Naturalnym miejscem przygotowania deklaracji zgłoszeniowych jest Pracownik, opcja Deklaracje / Zgłoszeniowe ZUS. Opcja Deklaracje ZUS / Zgłoszeniowe przeznaczona jest głównie do przeglądania przygotowanych wcześniej deklaracji. Możliwe jest również przygotowanie nowych deklaracji zgłoszeniowych. Musi być ono jednak poprzedzone: Wybraniem z listy pracownika, dla którego przygotowywana będzie deklaracja Wybraniem typu przygotowywanej deklaracji: ZUA, ZCNA, ZWUA lub ZZA. Wskazaniem pliku KEDU, do którego dane zostaną dopisane. Po zatwierdzeniu pliku KEDU na ekranie pojawi się formularz, w którym: Deklaracje ZUS - wybór ubezpieczonego wyświetlona zostanie nazwa pliku KEDU (pole KEDU) użytkownik może skorygować zaproponowaną na podstawie daty systemowej datę ostatniej modyfikacji pliku KEDU, pole Data. Pozostałe pola formularza są zależne od rodzaju deklaracji zgłoszeniowej Niezależnie od przygotowywanej deklaracji: dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij (lub <CTRL+S> Zapisz). dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU. U w a g a! Eksport danych do Programu Płatnika jest zawsze poprzedzany zapisaniem eksportowanych danych w zewnętrznym pliku KEDU. Jest zapis niezależny od zapisu KEDU w bazie danych. Zapis danych w zewnętrznym pliku KEDU podyktowany jest wyłącznie wymaganiami Programu Płatnika. U w a g a! Poleceniem Nowy dodawana jest aktualnie wyfiltrowana deklaracja. Takie rozwiązanie gwarantuje, że nowo dodana deklaracja zawsze widoczna będzie na liście. Dodawanie na przykład deklaracji ZUA w sytuacji gdy na liście wyświetlane są wyłącznie deklaracje ZCNA mogło by sugerować, że deklaracje w momencie zatwierdzenia giną w programie (nie pojawiają się na liście). Deklaracje ZUA, ZWUA, ZZA, ZCNA posiadają weryfikatory w postaci ostrzeżeń. Weryfikatory sprawdzają, czy zostały uzupełnione takie pola jak PESEL, paszport czy tytuł ubezpieczenia. Dodatkowo do powyżej wymienionych deklaracji zostały dodane wydruki na których kontrolowane są te same informacje co przy weryfikatorach. Deklaracja ZUA Deklaracja ZUA może służyć zgłoszeniu do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej. Jeżeli deklaracja ZUA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty wpisujemy: 1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej, 2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej. Zmiana występuje wtedy, gdy pewne dane uległy zmianie, w stosunku do danych wykazanych we wcześniej złożonym zgłoszeniu, np. zmiana miejsca zamieszkania. Korekta występuje wtedy, gdy poprawiamy, usuwamy błędy w danych, które popełniliśmy we wcześniej złożonym zgłoszeniu np. nieprawidłowo zostało podane miejsce zamieszkania. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji: lub zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych i do ubezpieczenia zdrowotnego zgłoszenie do ubezpieczeń społecznych oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji. U w a g a! Deklaracje zgłoszeniową ZUS ZUA dla zleceniobiorców należy tworzyć z poziomu otwartej umowy cywilnoprawnej na zakładce 'Deklaracje'. Deklaracja ZZA Deklaracja ZZA może służyć zgłoszeniu do ubezpieczenia zdrowotnego lub zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej. Jeżeli deklaracja ZZA służy zgłoszeniu zmiany / korekty danych osoby ubezpieczonej (z wyjątkiem zmiany danych identyfikacyjnych, którą należy zgłosić na formularzu ZUS ZIUA) w polu Zgłoszenie korekty wpisujemy: 1 - w przypadku zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej, 2 - w przypadku zgłoszenia korekty danych osoby ubezpieczonej. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Ubezpieczenia) zaznaczy cel złożenia deklaracji: zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji. U w a g a! Deklaracje zgłoszeniową ZUS ZZA dla zleceniobiorców należy tworzyć z poziomu otwartej umowy cywilnoprawnej na zakładce 'Deklaracje'. Deklaracja ZIUA Deklarację ZUS ZIUA wypełnia się dla osób zgłoszonych na formularzu ZUS ZUA lub ZUS ZZA, w przypadku gdy uległy zmianie lub wymagają korekty dane identyfikacyjne, podane w dziale III formularza ZUS ZUA - zgłoszenie do ubezpieczeń / zgłoszenie zmiany danych osoby ubezpieczonej lub ZUS ZZA - zgłoszenie do ubezpieczenia zdrowotnego / zgłoszenie zmiany danych. Jeżeli zawartość pola Zgłoszenie korekty nie została zmieniona (pozostało zero) to po uruchomieniu funkcji Przelicz program proponuje: 1 zgłoszenia zmiany danych osoby ubezpieczonej. Jeżeli historię danych pracownika tworzy więcej niż jeden zapis historyczny, to dane z poprzedniego zapisu historycznego (względem daty przygotowania deklaracji) zapisywane są w sekcji Poprzednie dane identyfikacyjne osoby ubezpieczonej. Są to: numery PESEL. Nazwisko. Imię. Data urodzenia. Rodzaj, seria i numer dokumentu tożsamości. Deklaracja ZWUA 206/395

207 Deklarację ZUS ZWUA należy wypełnić w celu: wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, wyrejestrowania z ubezpieczeń społecznych, wyrejestrowania z ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego. Jeżeli nie zostało zaznaczone: Zgłoszenia korekty danych o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń społecznych / ubezpieczenia zdrowotnego, to po uruchomieniu funkcji Przelicz program automatycznie, na podstawie odnotowanych danych ubezpieczeniowych (Pracownik / Etat / Wyrejestrowanie) zaznaczy cel złożenia deklaracji oraz zaproponuje Datę wypełnienia deklaracji. U w a g a! Deklaracje zgłoszeniową ZUS ZWUA dla zleceniobiorców należy tworzyć z poziomu otwartej umowy cywilnoprawnej na zakładce Umowa/Deklaracje. Należy pamiętać o zaznaczeniu wyrejestrowania z ubezpieczeń na zakładce Umowa/Wyrejestrowanie przed dokonaniem przeliczenia deklaracji ZUS ZWUA. Deklaracja ZCNA Deklaracja ZUS ZCNA przeznaczona jest do: zgłoszenia danych o członkach rodziny dla celów ubezpieczenia zdrowotnego, zgłoszenia utraty uprawnień do ubezpieczenia zdrowotnego przez członka rodziny. Jeżeli wśród członków rodziny wybranego pracownika znajdują się osoby, dla których powinna zostać przygotowana deklaracja ZCNA to po uruchomieniu funkcji Przelicz ich nazwiska automatycznie pojawią się na wyświetlanej na formularzu liście Zgłaszane osoby. Deklaracja ZCZA Obecnie deklaracja ZCZA nie jest obowiązującym formularzem, została zastąpiona przez ZCNA w związku z czym wybór nowej deklaracji ZCZA został zablokowany. Niezależnie od przygotowywanej deklaracji: U w a g a! dane w pliku KEDU zapisywane są poleceniem OK, a następnie Zapisz i zamknij dane do Programu Płatnika eksportowane są poleceniem Eksport KEDU. U w a g a! Do tego samego pliku KEDU dane mogą być dopisywane sukcesywnie. Nie jest przeszkodą w dodawaniu do tego samego KEDU zamknięcie programu i ponowne jego uruchomienie nawet kilka dni później. U w a g a! Różnica w przygotowaniu deklaracji z poziomu pracownika i z poziomu opcji Deklaracje ZUS dotyczy wyłącznie procesu wyszukania ubezpieczonego. Przygotowując deklarację z poziomu pracownika ten krok jest zbędny ubezpieczony jest znany (wybrany) Przygotowanie deklaracji zgłoszeniowej z poziomu Deklaracje ZUS / Zgłoszeniowe wymaga w pierwszej kolejności wybrania ubezpieczonego z dostępnej listy. 207/395

208 Deklaracje ZUS / Informacja IWA ZUS IWA jest to Informacja o danych do ustalenia składki na ubezpieczenie wypadkowe. Z punktu widzenia prawidłowego uzupełnienia informacji IWA istotne jest na kartotece pracownika: wprowadzenie Karty rejestracji wypadków (Kadry-pozostałe/Wypadki) - zakładka jest dostępna w wersji złotej i platynowej programu uzupełnienie parametru 'Pracownik zatrudniony w warunkach zagrożenia': TAK (Kadry/Dane ubezpieczeniowe pozostałe). U w a g a! W wersji srebrnej programu nie ma zakładki Kadry-pozostałe/Wypadki. W takim przypadku na deklaracji ZUS IWA należy uzupełnić ręcznie pola: Liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy ogółem Liczba poszkodowanych w wypadkach przy pracy śmiertelnych i ciężkich Informacja IWA 208/395

209 Deklaracje ZUS / ZSWA ZUS ZSWA jest to zgłoszenie lub korekta danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze. Z punktu widzenia prawidłowego wypełnienia deklaracji ZUS ZSWA istotne jest uzupełnienie parametrów dotyczących pracy w szczególnych warunkach/ w szczególnym charakterze (zakładka Kadry/Dane ubezpieczeniowe na kartotece pracownika) oraz zaznaczenie daty złożenia wniosku o przyznanie emerytury pomostowej na zakładce Kadry/Dane ubezpieczeniowe pozostałe. 209/395

210 Deklaracje ZUS / Informacje IMIR Informacje IMIR możemy przygotować na liście Deklaracje ZUS / Informacje IMIR wybierając przycisk 'Dodaj', będąc bezpośrednio na kartotece pracownika pod folderem Deklaracje / Informacje IMIR lub zbiorczo dla grupy pracowników używając Czynności / Deklaracje ZUS / Przygotuj IMIR dostępnej na liście pracowników w kadrach. Zbiorczo przygotowane deklaracje możemy przeglądać na liście Deklaracje ZUS / Informacje IMIR przy użyciu dostępnych filtrów: Pracownik jest możliwość zawężenia wyświetlanych danych w obrębie wskazanego pracownika lub Interesującego nas Okresu. Deklaracje ZUS / Informacje IMIR 210/395

211 Deklaracje PIT Ze względu na zakres zgromadzonej informacji deklaracje PIT możemy podzielić na deklaracje drukowane: dla firmy, dla pracownika. Deklaracje PIT-4R i PIT-8AR drukowane są dla firmy. Dane o urzędzie skarbowym, dla którego przygotowywana jest deklaracja odczytywane są z danych konfiguracyjnych firmy (Narzędzia / Opcje / Urzędy). W ramach gałęzi Deklaracje PIT użytkownik ma możliwość skorzystania z następujących list: PIT-4R PIT-8 AR PIT-11 PIT-40 PIT-R PIT-8C IFT-1R IFT-1 Wycofane PIT-8B PIT-8S Deklaracje PIT - Listy 211/395

212 Deklaracja PIT-4R Informacje ogólne Nową deklarację PIT-4R dodajemy poleceniem: Dodaj. PIT- 4R jest deklaracją roczną, aby prawidłowo została wypełniona należy naliczyć deklarację PIT-4R po kolei za 12 miesięcy. Deklaracja za miesiąc grudzień jest deklaracją, która zbiera kwoty z 12 miesięcy, można to zobaczyć na wydruku tej deklaracji. Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Firma / Urzędy i KRS). Pozostałe pola dotyczące naliczonej zaliczki podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane. Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu Raporty/Deklaracja PIT-4R. Edycja wartości deklaracji PIT Edycja deklaracji PIT umożliwia ręczną zmianę naliczonych wartości. W celu uaktywnienia edycji wartości deklaracji, na formularzu należy wybrać Czynności/Edytuj formularz. Na formularzu deklaracji, która została edytowana, na zakładce 'Ogólne' pojawi się czerwony napis: 'Korekta ręczna deklaracji'. Edycji nie podlegają pola, które są wyliczane z pozostałych edytowalnych wartości. Użycie przycisku 'Przelicz' w trybie edycji deklaracji, powoduje przeliczenie tylko danych identyfikacyjnych, bez przeliczania wartości. W celu wycofania edycji należy użyć Czynności/Przywróć formularz. Przywrócenie formularza spowoduje ponowne przeliczenie wartości deklaracji. W polach, które są standardowo zablokowane, wartości zostaną przeliczone i przywrócone do wyliczonych przez program. W polach, które podlegają zawsze edycji ( zarówno, gdy deklaracja nie podlega edycji, jak i po jej włączeniu), czynność Przywróć formularz, nie spowoduje przeliczenia wartości. 212/395

213 Deklaracja PIT-8AR Informacje ogólne Nową deklarację PIT-8AR dodajemy poleceniem: Dodaj. W wywołanym formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Na deklaracji PIT-8AR wykazywane są dochody zarówno podatników podlegających nieograniczonemu jak i ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (PIT-8AR, pozycja 8.Należności wypłacane osobom zagranicznym, wymienione w art. 29 ustawy). O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Właściwym miejscowo urzędem skarbowym dla podatników podlegających ograniczonemu obowiązkowi podatkowemu (między innymi osoby fizyczne, zagraniczne nie mające w Polsce miejsca zamieszkania) jest urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych określony w rozporządzeniu Rady Ministrów z dnia 12 stycznia 1999 r. w sprawie właściwości miejscowej organów podatkowych w sprawach niektórych zobowiązań podatkowych oraz w sprawach nadpłaty podatków pobieranych przez płatników (Dz. U. Nr 6, poz. 38). W związku z powyższym jeżeli w firmie zatrudnione są osoby zagraniczne i urząd skarbowy firmy przypisany jej ze względu miejsce prowadzenia działalności nie jest urzędem skarbowym właściwym w sprawach opodatkowania osób zagranicznych to może pojawić się konieczność wydrukowania dwóch różnych deklaracji PIT-8AR. W takim przypadku zaznaczając: Osoby krajowe Osoby zagraniczne użytkownik zdecyduje, która deklaracja zostanie przygotowana. W przypadku, gdy urząd skarbowy właściwy w sprawach opodatkowania osób zagranicznych jest jednocześnie właściwym miejscowo urzędem skarbowym firmy opisana powyżej możliwość wyboru nie istnieje. W takim przypadku drukowana zawsze jest tylko jedna deklaracja PIT-8AR. Data przygotowania deklaracji traktowana jest jako dokument ewidencjonowany w programie. Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT8AR/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Firma / Urzędy i KRS). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Kwota potrąconego wynagrodzenia z tytułu terminowego wpłacenia podatku dochodowego jest wyliczana, o ile w konfiguracji programu: Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Deklaracje/PIT-Ogólne został wprowadzony odpowiedni procent wynagrodzenia i zaznaczone zostało pole Naliczać wynagrodzenie. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane) Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Edycja wartości deklaracji PIT Edycja deklaracji PIT umożliwia ręczną zmianę naliczonych wartości. W celu uaktywnienia edycji wartości deklaracji, na formularzu należy wybrać Czynności/Edytuj formularz. Na formularzu deklaracji, która została edytowana, na zakładce 'Ogólne' pojawi się czerwony napis: 'Korekta ręczna deklaracji'. Edycji nie podlegają pola, które są wyliczane z pozostałych edytowalnych wartości. Użycie przycisku 'Przelicz' w trybie edycji deklaracji, powoduje przeliczenie tylko danych identyfikacyjnych, bez przeliczania wartości. W celu wycofania edycji należy użyć Czynności/Przywróć formularz. Przywrócenie formularza spowoduje ponowne przeliczenie wartości deklaracji. W polach, które są standardowo zablokowane, wartości zostaną przeliczone i przywrócone do wyliczonych przez program. W polach, które podlegają zawsze edycji ( zarówno, gdy deklaracja nie podlega edycji, jak i po jej włączeniu), czynność Przywróć formularz, nie spowoduje przeliczenia wartości. 213/395

214 Deklaracja CIT-ST Aby uruchomić możliwość naliczenia deklaracji CIT-ST należy zaznaczyć poniżej opisane parametry, które znajdują się: w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Księgowość/Deklaracje/CIT-ST gdy użytkownik posiada licencję na moduł Kadry i Płace oraz moduł Księgowy; w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Deklaracje/CIT-ST gdy użytkownik posiada wyłącznie licencję na moduł Kadry i Płace. CIT-ST Lista oddziałów: jeżeli firma posiada włączoną funkcjonalność wielooddziałowości wówczas na zakładce Firma/Oddziały firmy w ramach każdego z oddziałów należy w folderze Deklaracje/CIT-ST zaznaczyć w sekcji "Oddział uwzględniaj na deklaracjach" odpowiednio parametry CIT-ST i CIT-STA. Opcja "Nie uwzględniaj" oznacza, że oddział nie będzie uwzględniany w deklaracji CIT-ST/CIT-STA. Opcja "Uwzględniaj" oznacza, że oddział będzie uwzględniany w deklaracji CIT- ST/CIT-STA. Jeżeli firma nie posiada włączonej funkcjonalności wielooddziałowości wówczas po zaznaczeniu omawianego parametru na Tak zostaje udostępniona w ramach folderu Firma zakładka Oddziały firmy, na której należy stworzyć oddziały i uzupełnić parametry tak jak w powyższej sytuacji. Pooddziały firmy Licz CIT-ST: po włączeniu parametru dla firmy posiadającej licencje również na moduł Księgowy zostanie udostępniona lista CIT-ST w ramach modułu Księgowość/Deklaracje. Jeżeli firma posiada licencję wyłącznie na moduł Kadry i Płace wówczas lista CIT-ST zostanie udostępniona w module Kadry i Płace/Deklaracje PIT. Licz CIT-ST/A: po włączeniu parametru w ramach CIT-ST jest możliwość przygotowania załącznika CIT-ST/A. Na kartotece pracownika na zakładce Etat/Umowa o pracę został wprowadzony parametr "Zakład (oddział) świadczenia pracy". W parametrze należy wskazać do jakiego oddziału należy przyporządkować pracownika na deklaracji CIT-ST. W sytuacji jeżeli w firmie jest włączona funkcjonalność wielooddziałowości pracownik może być kwalifikowany do CIT-ST po wydziale wskazanym na Etat/Ogólne (wydział w konfiguracji jest powiązany z danym oddziałem firmy) i wówczas nie ma konieczności uzupełniania omawianego parametru. Jednak jeżeli chcemy wymusić przyporządkowanie pracownika do deklaracji CIT-ST do innego oddziału niż wynika to z wskazanego wydziału na Etat/Ogólne wówczas można uzupełnić parametr "Zakład (oddział) świadczenia pracy". Do deklaracji CIT-ST uzupełniony parametr ma priorytet wyższy niż wydział przypięty do pracownika. Kartoteka pracownika/etat/umowa o pracę U w a g a! Jeżeli w firmie nie jest włączona funkcjonalność wielooddziałowości i na pracowniku nie jest uzupełniony parametr "Zakład (oddział) świadczenia pracy" wówczas taki pracownik do deklaracji CIT-ST zliczany jest do oddziału centrala. Na liście CIT-ST należy wybrać przycisk "Dodaj" a następnie użyć czynności "Przelicz". Na zakładce "Oddziały" znajdzie się wykaz oddziałów wraz z liczbą osób zatrudnionych w poszczególnych oddziałach. Klikając dwukrotnie na oddział jest możliwość podglądnięcia danych przypisanych konkretnemu oddziałowi. 214/395

215 CIT-ST/Oddziały Na zakładce "Załączniki" znajduje się załącznik CIT-STA. W otwartym załączniku CIT-ST/A znajduje się wykaz zakładów (oddziałów). Po włączeniu w konfiguracji programu funkcjonalności do wysyłania e-deklaracji można przygotować e-deklarację CIT-ST, którą należy podpisać, wysłać, potwierdzić używając odpowiednich czynności. 215/395

216 Deklaracja PIT-11 Informacje Ogólne Nową deklarację PIT-11 dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-11 musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień rok-miesiąc-dzień. Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT11/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Jeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R zaznaczamy odpowiednie pole. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane) Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- 11. Dodatkowo będąc na liście Deklaracje PIT / PIT-11 mamy możliwość skorzystać z wydruku Zestawienie pracowników według urzędów skarbowych, który obrazuje przypisanie urzędu skarbowego do danego pracownika. Edycja wartości deklaracji PIT Edycja deklaracji PIT umożliwia ręczną zmianę naliczonych wartości. W celu uaktywnienia edycji wartości deklaracji, na formularzu należy wybrać Czynności/Edytuj formularz. Na formularzu deklaracji, która została edytowana, na zakładce 'Ogólne' pojawi się czerwony napis: 'Korekta ręczna deklaracji'. Edycji nie podlegają pola, które są wyliczane z pozostałych edytowalnych wartości. Użycie przycisku 'Przelicz' w trybie edycji deklaracji, powoduje przeliczenie tylko danych identyfikacyjnych, bez przeliczania wartości. W celu wycofania edycji należy użyć Czynności/Przywróć formularz. Przywrócenie formularza spowoduje ponowne przeliczenie wartości deklaracji. W polach, które są standardowo zablokowane, wartości zostaną przeliczone i przywrócone do wyliczonych przez program. W polach, które podlegają zawsze edycji ( zarówno, gdy deklaracja nie podlega edycji, jak i po jej włączeniu), czynność Przywróć formularz, nie spowoduje przeliczenia wartości. 216/395

217 Deklaracja PIT- 40 Informacje Ogólne Przed utworzeniem PIT-40, należy zaznaczyć dodatkowe informacje dla PIT-40. Z poziomu Pracownika, na zakładce Kadry/Deklaracje/Informacje dla PIT-40 należy zaznaczyć: Naliczaj deklarację PIT-40 ( poprzez wybór: Tak/Nie). Nową deklarację PIT-40 dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-40 musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). Po zaakceptowaniu pracownika, w wywołanym formularzu na zakładce 'Ogólne' w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie. Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT40/rok deklaracji/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawany jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Jeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R lub NIP-3 zaznaczamy odpowiednie pole. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane. Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- 40. Pola edycyjne, uzupełniane przez operatora Odliczenia od dochodu - Odliczenia od dochodu ( zgodnie z art. 37 ust. 1a ustawy o PIT). Program automatycznie wypełnia składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika, wypełniającego PIT-40. Ujmujemy tam również składki zagraniczne ( zapłacone za granicą ), które spełniają wymogi formalne niezbędne do odliczenia w polskim PIT rocznym, a zostały potrącone przez płatnika wypełniającego PIT-40 albo zapłacone ze środków podatnika. W pozycji nr 71 mogą być wpisane pozostałe odliczenia od dochodu, z których podatnik może skorzystać w PIT-40. W roku 2008 mogła to być ulga prorodzinna, a w PIT-40 za 2009 nie istnieją inne odliczenia, które można by wpisać w tej pozycji. Obliczenie podatku Program wylicza automatycznie podstawę podatku oraz podatek, zgodnie z art. 27 ustawy. W pozycji nr 75 należy ująć doliczenie do podatku otrzymany za pośrednictwem płatnika wystawiającego PIT-40 zwrot uprzednio zapłaconej i odliczonej składki na ubezpieczenie zdrowotne. Obliczenia od podatku - ( zgodnie z art. 37 ust. 1a ustawy o PIT) Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika wylicza automatycznie program. W pozycji 78 ujmuje się składki zagraniczne ( zapłacone za granicą), które spełniają wymogi formalne niezbędne do odliczenia w polskim PIT rocznym, zgodnie art. 27b ust. 1 pkt. 2 ustawy o PIT. Pozycje nr 80 i 81 obejmują rodzaj i kwotę innych odliczeń, które płatnik może ująć w PIT-40 ( w PIT-40 za rok 2009, takich odliczeń nie ma). Edycja wartości deklaracji PIT Edycja deklaracji PIT umożliwia ręczną zmianę naliczonych wartości. W celu uaktywnienia edycji wartości deklaracji, na formularzu należy wybrać Czynności/Edytuj formularz. Na formularzu deklaracji, która została edytowana, na zakładce 'Ogólne' pojawi się czerwony napis: 'Korekta ręczna deklaracji'. Edycji nie podlegają pola, które są wyliczane z pozostałych edytowalnych wartości. Użycie przycisku 'Przelicz' w trybie edycji deklaracji, powoduje przeliczenie tylko danych identyfikacyjnych, bez przeliczania wartości. W celu wycofania edycji należy użyć Czynności/Przywróć formularz. Przywrócenie formularza spowoduje ponowne przeliczenie wartości deklaracji. W polach, które są standardowo zablokowane, wartości zostaną przeliczone i przywrócone do wyliczonych przez program. W polach, które podlegają zawsze edycji ( zarówno, gdy deklaracja nie podlega edycji, jak i po jej włączeniu), czynność Przywróć formularz, nie spowoduje przeliczenia wartości. 217/395

218 Deklaracja PIT- R Informacja o wypłaconych podatnikowi kwotach z tytułu pełnienia obowiązków społecznych i obywatelskich. Informacje ogólne Nową deklarację PIT-R dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-R musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). Po zaakceptowaniu pracownika, w wywołanym formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień rok-miesiąc-dzień. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące informacji o kwotach wypłaconych podatnikowi są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane). Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji. Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. 8 Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- R. Edycja wartości deklaracji PIT Edycja deklaracji PIT umożliwia ręczną zmianę naliczonych wartości. W celu uaktywnienia edycji wartości deklaracji, na formularzu należy wybrać Czynności/Edytuj formularz. Na formularzu deklaracji, która została edytowana, na zakładce 'Ogólne' pojawi się czerwony napis: 'Korekta ręczna deklaracji'. Edycji nie podlegają pola, które są wyliczane z pozostałych edytowalnych wartości. Użycie przycisku 'Przelicz' w trybie edycji deklaracji, powoduje przeliczenie tylko danych identyfikacyjnych, bez przeliczania wartości. W celu wycofania edycji należy użyć Czynności/Przywróć formularz. Przywrócenie formularza spowoduje ponowne przeliczenie wartości deklaracji. W polach, które są standardowo zablokowane, wartości zostaną przeliczone i przywrócone do wyliczonych przez program. W polach, które podlegają zawsze edycji ( zarówno, gdy deklaracja nie podlega edycji, jak i po jej włączeniu), czynność Przywróć formularz, nie spowoduje przeliczenia wartości. U w a g a! Czynność Edytuj formularz na PIT-R jest dostępna tylko w przypadku, gdy PIT-R jest deklaracją składaną oddzielnie, a nie jako załącznik do PIT-11 bądź PIT-40. Jeżeli PIT-R stanowi załącznik deklaracji PIT-11 lub PIT-40, to edycję wartości uaktywnia się z pozycji deklaracji głównej. 218/395

219 Deklaracja PIT- 8C Osoby fizyczne prowadzące działalność gospodarczą, osoby prawne oraz jednostki organizacyjne wypłacające należności lub wykonujące na rzecz podatników świadczenia niepieniężne, od których nie ma obowiązku poboru podatku lub zaliczek na ten podatek, muszą przygotować i przekazać podatnikom oraz urzędom skarbowym PIT-8C. Nie muszą być płatnikami podatku. Wystarczy, że wypłacają podatnikom kwoty pieniężne lub realizują inne należności z określonych tytułów ( np. zasiłki chorobowe zleceniobiorców, nagrody rzeczowe).na deklaracji PIT -8C wykazuje się również informację o wysokości wypłaconego uczniom lub studentom stypendium, które wypełniają płatnicy stypendiów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT. Informacje ogólne Nową deklarację PIT-8C dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-8C musi zostać poprzedzone wyborem osoby, dla której deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). Po zaakceptowaniu osoby, w wywołanym formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu należności lub świadczeń zaliczanych do tzw. przychodów z innych źródeł ( art. 20 ust. 1 ustawy o PIT ) na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie. Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT8C/rok deklaracji/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawany jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące informacji o wysokości osiągniętych przychodów, o których mowa w art. 20 ust. 1 ustawy o PIT, są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane). Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklarację zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- 8C. U w a g a! Do poprawnego sporządzenia deklaracji PIT-8C, elementy wynagrodzenia wymagają dodatkowej konfiguracji. Edycja wartości deklaracji PIT Edycja deklaracji PIT umożliwia ręczną zmianę naliczonych wartości. W celu uaktywnienia edycji wartości deklaracji, na formularzu należy wybrać Czynności/Edytuj formularz. Na formularzu deklaracji, która została edytowana, na zakładce 'Ogólne' pojawi się czerwony napis: 'Korekta ręczna deklaracji'. Edycji nie podlegają pola, które są wyliczane z pozostałych edytowalnych wartości. Użycie przycisku 'Przelicz' w trybie edycji deklaracji, powoduje przeliczenie tylko danych identyfikacyjnych, bez przeliczania wartości. W celu wycofania edycji należy użyć Czynności/Przywróć formularz. Przywrócenie formularza spowoduje ponowne przeliczenie wartości deklaracji. W polach, które są standardowo zablokowane, wartości zostaną przeliczone i przywrócone do wyliczonych przez program. W polach, które podlegają zawsze edycji ( zarówno, gdy deklaracja nie podlega edycji, jak i po jej włączeniu), czynność Przywróć formularz, nie spowoduje przeliczenia wartości. 219/395

220 Deklaracja IFT-1, IFT-1R Informacja o wysokości przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania. Deklarację składa płatnik zryczałtowanego podatku dochodowego od osób fizycznych zobowiązany do sporządzenia i przekazania informacji na podstawie art. 42 ust.6 ustawy o PIT. Deklarację IFT-1 sporządza się na wniosek podatnika ( w terminie 14 dni od złożenia wniosku), natomiast IFT-1R sporządza się za cały rok podatkowy. Informacje ogólne Do prawidłowego utworzenia deklaracji, należy uzupełnić dane podatnika na zakładce Kadry / Pracownik / Kadry / Inne dane określając obywatelstwo oraz wpisując numer identyfikacji podatkowej, uzyskany w państwie, w którym podatnik ma miejsce zamieszkania. W przypadku braku takiego numeru, należy podać numer posiadanego dokumentu stwierdzającego tożsamość uzyskany w tym państwie. Nową deklarację IFT-1/IFT-1R dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji IFT-1/IFT-1R musi zostać poprzedzone wyborem osoby, dla której deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z konfiguracji programu (Narzędzia / Opcje / Firma / Urzędy i KRS). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe dane są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Jeżeli deklaracja jest sporządzana na wniosek podatnika (IFT-1), uzupełnia się datę złożenia wniosku. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) program zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane). Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola, pojawią się do podejrzenia wartości, które zostanę wydrukowane na deklaracji. Deklarację zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja IFT-1 lub IFT-1R. Edycja wartości deklaracji PIT Edycja deklaracji PIT umożliwia ręczną zmianę naliczonych wartości. W celu uaktywnienia edycji wartości deklaracji, na formularzu należy wybrać Czynności/Edytuj formularz. Na formularzu deklaracji, która została edytowana, na zakładce 'Ogólne' pojawi się czerwony napis: 'Korekta ręczna deklaracji'. Edycji nie podlegają pola, które są wyliczane z pozostałych edytowalnych wartości. Użycie przycisku 'Przelicz' w trybie edycji deklaracji, powoduje przeliczenie tylko danych identyfikacyjnych, bez przeliczania wartości. W celu wycofania edycji należy użyć Czynności/Przywróć formularz. Przywrócenie formularza spowoduje ponowne przeliczenie wartości deklaracji. W polach, które są standardowo zablokowane, wartości zostaną przeliczone i przywrócone do wyliczonych przez program. W polach, które podlegają zawsze edycji ( zarówno, gdy deklaracja nie podlega edycji, jak i po jej włączeniu), czynność Przywróć formularz, nie spowoduje przeliczenia wartości. 220/395

221 Deklaracja PIT-11Z Lista zostaje aktywowana jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje został zaznaczony parametr "Obsługa deklaracji zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów)": Tak. Po zaznaczeniu omawianego parametru należy się przelogować aby lista została aktywowana. Lista służy przygotowaniu paczki dokumentów do wysyłki zbiorczej naliczonych pracownikom deklaracji PIT-11. Od 1 stycznia 2015 roku została udostępniona przez Ministerstwo Finansów Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD), która służy tylko i wyłącznie do składania zbiorczej paczki deklaracji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-8CZ, PIT-RZ. edeklaracja PIT-11Z W programie należy przeprowadzić następujące kroki, aby dokonać zbiorczej wysyłki deklaracji PIT-11: 1.Należy naliczyć pracownikom deklaracje PIT-11 a następnie je zatwierdzić. 2.Aby przygotować dokument zbiorczy dla deklaracji PIT-11 należy stojąc na liście Deklaracje PIT/PIT-11Z wskazać "Dodaj". Numer paczki zostanie narzucony domyślnie. W ten sposób zostaje założony dokument zbiorczy, do którego należy przypisać naliczone pracownikom deklaracje PIT Naliczone pracownikom deklaracje PIT-11 do przygotowanego dokumentu zbiorczego PIT-11Z można dodać z poziomu: a) otwartego formularza PIT-11Z po wskazaniu czynności "Wybierz deklaracje"; b) listy Deklaracje PIT/PIT-11 po zaznaczeniu naliczonych pracownikom deklaracji PIT-11 przy użyciu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej". W otwartym oknie należy wybrać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-11Z; c) otwartego formularza naliczonej deklaracji PIT-11 (zarówno z kartoteki pracownika/deklaracje/podatkowe (PIT) jak i z listy Deklaracje PIT/PIT-11) po wskazaniu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej".w otwartym oknie należy wskazać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-11Z. U w a g a! Przy użyciu czynności "Wybierz deklaracje" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego wyłącznie zatwierdzonych deklaracji podatkowych. Przy użyciu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego zarówno zatwierdzonych jak i odtwierdzonych deklaracji podatkowych. 5.Po zatwierdzeniu dokumentu zbiorczego PIT-11Z zostanie automatycznie wygenerowana e-deklaracja (Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie":Automatycznie) lub w przypadku konieczności generowania ręcznego e-deklaracji należy użyć czynności "Generuj edeklaracje" ( Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie": Ręcznie). Po wygenerowaniu e-deklaracji w kolumnie "Status" pojawi się zapis "Do podpisania". 6.W kolejnym kroku należy podpisać, wysłać oraz potwierdzić e-deklaracje używając adekwatnych czynności. Urzędowe potwierdzenie odbioru UPO dla deklaracji wysłanych dokumentem zbiorczym dostępne jest pod drukarką z poziomu Ewidencja dokumentów/edeklaracje dla dokumentów ze statusem "Potwierdzona". Na omawianej liście edeklaracje w parametrze "Typ deklaracji" umożliwiono wybór opcji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-RZ, PIT-8CZ. 221/395

222 Deklaracja PIT-40Z Lista zostaje aktywowana jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje został zaznaczony parametr "Obsługa deklaracji zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów)": Tak. Po zaznaczeniu omawianego parametru należy się przelogować aby lista została aktywowana. Lista służy przygotowaniu paczki dokumentów do wysyłki zbiorczej naliczonych pracownikom deklaracji PIT-40. Od 1 stycznia 2015 roku została udostępniona przez Ministerstwo Finansów Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD), która służy tylko i wyłącznie do składania zbiorczej paczki deklaracji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-8CZ, PIT-RZ. edeklaracja PIT-40Z W programie należy przeprowadzić następujące kroki, aby dokonać zbiorczej wysyłki deklaracji PIT-40: 1.Należy naliczyć pracownikom deklaracje PIT-40 a następnie je zatwierdzić. 2.Aby przygotować dokument zbiorczy dla deklaracji PIT-40 należy stojąc na liście Deklaracje PIT/PIT-40Z wskazać "Dodaj". Numer paczki zostanie narzucony domyślnie. W ten sposób zostaje założony dokument zbiorczy, do którego należy przypisać naliczone pracownikom deklaracje PIT Naliczone pracownikom deklaracje PIT-40 do przygotowanego dokumentu zbiorczego PIT-40Z można dodać z poziomu: a) otwartego formularza PIT-40Z po wskazaniu czynności "Wybierz deklaracje"; b) listy Deklaracje PIT/PIT-40 po zaznaczeniu naliczonych pracownikom deklaracji PIT-40 przy użyciu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej". W otwartym oknie należy wybrać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-40Z; c) otwartego formularza naliczonej deklaracji PIT-40 (zarówno z kartoteki pracownika/deklaracje/podatkowe (PIT) jak i z listy Deklaracje PIT/PIT-40) po wskazaniu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej".w otwartym oknie należy wskazać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-40Z. U w a g a! Przy użyciu czynności "Wybierz deklaracje" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego wyłącznie zatwierdzonych deklaracji podatkowych. Przy użyciu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego zarówno zatwierdzonych jak i odtwierdzonych deklaracji podatkowych. 5.Po zatwierdzeniu dokumentu zbiorczego PIT-40Z zostanie automatycznie wygenerowana e-deklaracja (Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie":Automatycznie) lub w przypadku konieczności generowania ręcznego e-deklaracji należy użyć czynności "Generuj edeklaracje" ( Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie": Ręcznie). Po wygenerowaniu e-deklaracji w kolumnie "Status" pojawi się zapis "Do podpisania". 6.W kolejnym kroku należy podpisać, wysłać oraz potwierdzić e-deklaracje używając adekwatnych czynności. Urzędowe potwierdzenie odbioru UPO dla deklaracji wysłanych dokumentem zbiorczym dostępne jest pod drukarką z poziomu Ewidencja dokumentów/edeklaracje dla dokumentów ze statusem "Potwierdzona". Na omawianej liście edeklaracje w parametrze "Typ deklaracji" umożliwiono wybór opcji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-RZ, PIT-8CZ. 222/395

223 Deklaracja PIT-RZ Lista zostaje aktywowana jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje został zaznaczony parametr "Obsługa deklaracji zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów)": Tak. Po zaznaczeniu omawianego parametru należy się przelogować aby lista została aktywowana. Lista służy przygotowaniu paczki dokumentów do wysyłki zbiorczej naliczonych pracownikom deklaracji PIT-R. Od 1 stycznia 2015 roku została udostępniona przez Ministerstwo Finansów Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD), która służy tylko i wyłącznie do składania zbiorczej paczki deklaracji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-8CZ, PIT-RZ. edeklaracja PIT-RZ W programie należy przeprowadzić następujące kroki, aby dokonać zbiorczej wysyłki deklaracji PIT-R: 1.Należy naliczyć pracownikom deklaracje PIT-R a następnie je zatwierdzić. 2.Aby przygotować dokument zbiorczy dla deklaracji PIT-R należy stojąc na liście Deklaracje PIT/PIT-RZ wskazać "Dodaj". Numer paczki zostanie narzucony domyślnie. W ten sposób zostaje założony dokument zbiorczy, do którego należy przypisać naliczone pracownikom deklaracje PIT-R. 3.Naliczone pracownikom deklaracje PIT-R do przygotowanego dokumentu zbiorczego PIT-RZ można dodać z poziomu: a) otwartego formularza PIT-RZ po wskazaniu czynności "Wybierz deklaracje"; b) listy Deklaracje PIT/PIT-R po zaznaczeniu naliczonych pracownikom deklaracji PIT-R przy użyciu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej". W otwartym oknie należy wybrać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-RZ; c) otwartego formularza naliczonej deklaracji PIT-R (zarówno z kartoteki pracownika/deklaracje/podatkowe (PIT) jak i z listy Deklaracje PIT/PIT-R) po wskazaniu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej".w otwartym oknie należy wskazać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-RZ. U w a g a! Przy użyciu czynności "Wybierz deklaracje" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego wyłącznie zatwierdzonych deklaracji podatkowych. Przy użyciu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego zarówno zatwierdzonych jak i odtwierdzonych deklaracji podatkowych. 5.Po zatwierdzeniu dokumentu zbiorczego PIT-RZ zostanie automatycznie wygenerowana e-deklaracja (Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie":Automatycznie) lub w przypadku konieczności generowania ręcznego e-deklaracji należy użyć czynności "Generuj edeklaracje" ( Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie": Ręcznie). Po wygenerowaniu e-deklaracji w kolumnie "Status" pojawi się zapis "Do podpisania". 6.W kolejnym kroku należy podpisać, wysłać oraz potwierdzić e-deklaracje używając adekwatnych czynności. Urzędowe potwierdzenie odbioru UPO dla deklaracji wysłanych dokumentem zbiorczym dostępne jest pod drukarką z poziomu Ewidencja dokumentów/edeklaracje dla dokumentów ze statusem "Potwierdzona". Na omawianej liście edeklaracje w parametrze "Typ deklaracji" umożliwiono wybór opcji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-RZ, PIT-8CZ. 223/395

224 Deklaracja PIT-8CZ Lista zostaje aktywowana jeżeli w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje został zaznaczony parametr "Obsługa deklaracji zbiorczych (Uniwersalna Bramka Dokumentów)": Tak. Po zaznaczeniu omawianego parametru należy się przelogować aby lista została aktywowana. Lista służy przygotowaniu paczki dokumentów do wysyłki zbiorczej naliczonych pracownikom deklaracji PIT-R. Od 1 stycznia 2015 roku została udostępniona przez Ministerstwo Finansów Uniwersalna Bramka Dokumentów (UBD), która służy tylko i wyłącznie do składania zbiorczej paczki deklaracji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-8CZ, PIT-RZ. edeklaracja PIT-8CZ W programie należy przeprowadzić następujące kroki, aby dokonać zbiorczej wysyłki deklaracji PIT-8C: 1.Należy naliczyć pracownikom deklaracje PIT-8C a następnie je zatwierdzić. 2.Aby przygotować dokument zbiorczy dla deklaracji PIT-8C należy stojąc na liście Deklaracje PIT/PIT-8CZ wskazać "Dodaj". Numer paczki zostanie narzucony domyślnie. W ten sposób zostaje założony dokument zbiorczy, do którego należy przypisać naliczone pracownikom deklaracje PIT-8C. 3.Naliczone pracownikom deklaracje PIT-8C do przygotowanego dokumentu zbiorczego PIT-8CZ można dodać z poziomu: a) otwartego formularza PIT-8CZ po wskazaniu czynności "Wybierz deklaracje"; b) listy Deklaracje PIT/PIT-8C po zaznaczeniu naliczonych pracownikom deklaracji PIT-8C przy użyciu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej". W otwartym oknie należy wybrać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-8CZ; c) otwartego formularza naliczonej deklaracji PIT-8C (zarówno z kartoteki pracownika/deklaracje/podatkowe (PIT) jak i z listy Deklaracje PIT/PIT-8C) po wskazaniu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej".w otwartym oknie należy wskazać wcześniej utworzoną Deklaracje zbiorczą z poziomu Deklaracje PIT/PIT-8CZ. U w a g a! Przy użyciu czynności "Wybierz deklaracje" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego wyłącznie zatwierdzonych deklaracji podatkowych. Przy użyciu czynności "Dodaj do deklaracji zbiorczej" jest możliwość dodawania do dokumentu zbiorczego zarówno zatwierdzonych jak i odtwierdzonych deklaracji podatkowych. 5.Po zatwierdzeniu dokumentu zbiorczego PIT-8CZ zostanie automatycznie wygenerowana e-deklaracja (Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie":Automatycznie) lub w przypadku konieczności generowania ręcznego e-deklaracji należy użyć czynności "Generuj edeklaracje" ( Narzędzia/Opcje/Ogólne/eDeklaracje, parametr "Generowanie": Ręcznie). Po wygenerowaniu e-deklaracji w kolumnie "Status" pojawi się zapis "Do podpisania". 6.W kolejnym kroku należy podpisać, wysłać oraz potwierdzić e-deklaracje używając adekwatnych czynności. Urzędowe potwierdzenie odbioru UPO dla deklaracji wysłanych dokumentem zbiorczym dostępne jest pod drukarką z poziomu Ewidencja dokumentów/edeklaracje dla dokumentów ze statusem "Potwierdzona". Na omawianej liście edeklaracje w parametrze "Typ deklaracji" umożliwiono wybór opcji PIT-11Z, PIT-40Z, PIT-RZ, PIT-8CZ. 224/395

225 Deklaracje PIT / Wycofane W konfiguracji, na zakładce 'Kadry i płace/deklaracje /PIT - ogólne' jest pole 'Na listach deklaracji umożliwiaj dodawanie wyłącznie deklaracji aktualnych i deklaracji za rok poprzedni', domyślnie zaznaczone. Oznacza to, że na listach deklaracji można dodawać wyłącznie deklaracje aktualne oraz ważne w roku poprzednim (dla potrzeb rozliczeń). Aby było możliwe dodanie nowej deklaracji wycofanej, należy odznaczyć w konfiguracji powyższy parametr. 225/395

226 Deklaracja PIT- 8B Jest do deklaracja historyczna. Nową deklarację PIT-8B dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-8B musi zostać poprzedzone wyborem zleceniobiorcy, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym, po zaakceptowaniu zleceniobiorcy, formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. O wliczeniu umów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie.. Na podstawie wprowadzonego okresu program proponuje nadanie deklaracji (dokumentowi) numeru porządkowego. Numer budowany jest według zasady: PIT8B/rok deklaracja/miesiąc deklaracji/numer kolejny. Numer kolejny nadawana jest automatycznie po naliczeniu deklaracji. Numeracja jest ciągła w obrębie miesiąca. Do czasu przeliczenia deklaracji zamiast numeru kolejnego wyświetlany jest znak zapytania (? ). Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji Pozostałe pola dotyczące naliczonego podatku są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to: Dochody oraz pobrane zaliczki: Przychód Koszty uzyskania przychodów Dochód Zaliczka pobrana przez płatnika Pobrane składki: Składki na ubezpieczenia społeczne potrącone w roku podatkowym przez płatnika Składki na ubezpieczenie zdrowotne pobrane i odliczone w roku podatkowym przez płatnika. Zakładka Dodatkowe Jeżeli do drukowanej deklaracji dołączony zostanie PIT-R zaznaczamy odpowiednie pole. Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za naliczenie podatku. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane) Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- 8B. 226/395

227 Deklaracja PIT- 8S To jest deklaracja historyczna. Obecnie wypłaty stypendium są wykazywane na deklaracji PIT 8C. PIT - 8S informację o wysokości wypłaconego uczniom lub studentom stypendium, wypełniali płatnicy stypendiów, o których mowa w art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT. Nową deklarację PIT-8S dodajemy poleceniem: Dodaj. Naliczenie deklaracji PIT-8S musi zostać poprzedzone wyborem pracownika, dla którego deklaracja będzie drukowana (wybór z zaproponowanej przez program listy). W wywołanym, po zaakceptowaniu osoby, formularzu w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres ( rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Okres zapisywany jest formacie: rok-miesiąc-dzień rok-miesiąc-dzień. O wliczeniu stypendiów na deklarację decyduje data ich wypłaty (okres deklaracji). Następnie akceptujemy datę przygotowania deklaracji traktowanej jako dokument ewidencjonowany w programie. Dane o urzędzie skarbowym odczytywane są z danych o pracowniku (Pracownik / Kadry / Dane podatkowe). Bezpośrednio na formularzu nie podlegają edycji. Pozostałe pola dotyczące informacji o kwotach wypłaconych podatnikowi są automatycznie uzupełniane przez program po wywołaniu funkcji Przelicz. Naliczone wartości nie podlegają edycji z poziomu formularza (możliwy jest wyłącznie ich podgląd, a są to: Kwota wypłacona Kwota wolna od podatku dochodowego na podstawie art. 21 ust. 1 pkt. 40b ustawy o PIT ( Zwolnienie przysługuje do wysokości nieprzekraczającej miesięcznie 380zł ) Zaliczka pobrana przez płatnika Na podstawie danych wprowadzonych w konfiguracji (Narzędzia / Opcje / Kadry i Płace / Deklaracje / PIT-Ogólne) zaproponuje imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za sporządzenie informacji. Przed zapisaniem deklaracji do bazy danych dane osoby sporządzającej deklaracje mogą być dowolnie modyfikowane). Na podstawie wpisanej uprzednio daty dokumentu zaproponowana zostanie Data wypełnienia deklaracji (z możliwością zmiany). Zakładka Pola Po przeliczeniu deklaracji, w zakładce Pola pojawią się wartości do podejrzenia, które zostaną wydrukowane na deklaracji. Deklarację zapisujemy poleceniem Zapisz. Wydruk naliczonej deklaracji dostępny jest z poziomu formularza, Raporty/Deklaracja PIT- 8S. U w a g a! Do poprawnego sporządzenia deklaracji PIT-8S, elementy wynagrodzenia wymagają dodatkowej konfiguracji. 227/395

228 Deklaracje PFRON Przesłanie deklaracji PFRON do Programu SOD Offline wymaga wcześniejszego ich zapisania w folderze Import, znajdującym się w folderze SODiR. Przygotowaniu deklaracji rozliczeniowej WnD wraz z załącznikami INF-D-P służy opcja WnD. Lista załączników do deklaracji WnD ustalana jest przez program automatycznie na podstawie zgromadzonych danych. W tym przypadku na etapie liczenia deklaracji nie jest wymagana żadna ingerencja użytkownika. U w a g a! Deklaracja WnD powinna być zatwierdzana po przesłaniu danych do Programu SOD Offline. W ten sposób eliminowana jest możliwość przypadkowych zmian w pliku. Daje to gwarancję zgodności danych przechowywanych w programie enova z danymi wysłanymi do Programu SOD Offline. Przechowywane w programie deklaracje WnD gwarantują możliwość wielokrotnego przesyłania naliczonych deklaracji do Programu SOD Offline bez konieczności ponownego ich naliczania. Dotyczy to w szczególności historycznych danych (deklaracji). W ramach gałęzi Deklaracje PFRON użytkownik ma możliwość skorzystania z następujących list: Wn-d Wycofane INF-D Wn-U Deklaracje PFRON - Listy 228/395

229 Wn-D Wn-D to wniosek o wypłatę miesięcznego dofinansowania. O takie dofinansowanie mogą się ubiegać pracodawcy (na podstawie art. 26a ustawy o rehabilitacji): prowadzący zakład pracy chronionej, zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy i osiągający wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 6%, zatrudniający w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy mniej niż 25 pracowników. Deklaracja WnD zawiera zbiorcze podsumowanie wysokości dofinansowania rozliczonego w informacjach INF-D-P. Proces przygotowania nowej deklaracji Wn-D inicjowany jest poleceniem Dodaj. Przywołany na ekran zostanie formularz, w którym Użytkownik uzupełnia pola: Wniosek (Zwykły lub korygujący). Okres sprawozdawczy (miesiąc / rok). Na deklaracji zostaną uwzględnione wszystkie wypłaty zrealizowane we wskazanym okresie. W tym przypadku istotny jest okres za jaki zostały naliczone, a nie data wypłaty. Data. Wprowadzona Data zostanie wydrukowana na deklaracji jako data wypełnienia deklaracji. Pozostałe pola formularza zostaną automatycznie uzupełnione przez program po uruchomieniu funkcji Przelicz. Informacyjnie wyświetlane są (bez możliwości edycji): Należna kwota dofinansowania, liczba załączników INF-D-P oraz Dodatkowe informacje o pracodawcy: Liczba osób niepełnosprawnych w okresie sprawozdawczym Stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym Bieżący stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym Średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających okres sprawozdawczy. Deklaracje PFRON WND U w a g a! poz. 36 liczba osób niepełnosprawnych nowo zatrudnionych w okresie sprawozdawczym, za które sporządzany jest wniosek (w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji), poz. 37 i 38 stan zatrudnienia w okresie sprawozdawczym, tj. odpowiednio w poz. 37 ogółem, w poz. 38 osoby niepełnosprawne (te pozycje wyliczane są jako przeciętny miesięczny stan zatrudnienia ustalony w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy na podstawie art. 21 ust. 1 i 5, art. 28 ust. 3 i 4 oraz art. 2a ustawy o rehabilitacji). Ustalając liczbę osób niepełnosprawnych nie należy wliczać zgodnie z art. 21 ust. 5 osób niepełnosprawnych przebywających na urlopach bezpłatnych oraz osób nie będących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych: na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, przebywających na urlopach wychowawczych, nie świadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej, będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy, nie świadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego, przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy. WAŻNE! Od 1 stycznia 2011 r. do liczby osób niepełnosprawnych nie należy dodatkowo wliczać pracownika niepełnosprawnego przebywającego nawet 1 dzień na urlopie bezpłatnym; dla takiego pracownika należy wówczas wyliczyć przeciętny wymiar czasu pracy. W zakładzie pracy chronionej należy (stosując art. 28 ust. 3 i 4 ustawy o rehabilitacji) zaliczać także osoby niepełnosprawne wykonujące pracę nakładczą, jeżeli ich wynagrodzenie zostało ustalone co najmniej w wysokości: najniższego wynagrodzenia w stosunku do wykonawców, dla których praca nakładcza stanowi jedyne źródło utrzymania, połowy najniższego wynagrodzenia w stosunku do pozostałych wykonawców. Wymiar czasu pracy tych osób należy obliczać jako iloraz wysokości ustalonego wynagrodzenia i najniższego wynagrodzenia, ale nie może on przekraczać całego etatu. Ponadto nie należy wliczać do stanu zatrudnienia tych samych pracowników, których nie wlicza się stanu zatrudnienia u pracodawców z otwartego rynku (wymienionych w art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji). Pozycje 39 i 40 wypełnia pracodawca, dla którego dofinansowanie stanowi pomoc publiczną. Te pozycje są potrzebne do wykazania przez pracodawcę, dla którego dofinansowanie stanowi pomoc publiczną, efektu zachęty ustalonego metodą ilościową. Wskaźniki te należy obliczać na podstawie rozporządzenia unijnego, które określa inne zasady niż ustawa o rehabilitacji. Jeżeli dofinansowanie nie stanowi pomocy publicznej i w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/deklaracje/pfron rozliczeniowe parametr Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną zostanie zaznaczony na NIE, to te pozycje pozostaną puste. W pozycji 39 i 40 Wn-D pracodawca ma obowiązek wykazać bieżący stan zatrudnienia ustalony tylko na podstawie rozporządzenia unijnego Nr 800/2008. WAŻNE! Pracodawca, który ustala wskaźniki w celu wykazania efektu zachęty, powinien pomijać osoby przebywające na urlopach macierzyńskich i wychowawczych zarówno pełnosprawne, jak i niepełnosprawne. poz. 41 i 42 należy wykazać średni stan zatrudnienia za 12 miesięcy poprzedzających okres sprawozdawczy. Jest to 1/12 sumy przeciętnych miesięcznych stanów zatrudnienia w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy ustalany na podstawie art. 2 pkt 13 rozporządzenia Komisji (WE) Nr 800/2008 oraz art. 5 załącznika nr 1 do tego rozporządzenia. Na przykład pracodawca składający wniosek Wn-D za marzec 2011 r. powinien podać średni stan zatrudnienia za okres od marca 2010 r. do lutego 2011 r., biorąc pod uwagę wyłączenia wymienione w rozporządzeniu unijnym (czyli nie powinien wliczać osób przebywających na urlopach macierzyńskich i wychowawczych, zarówno pełnosprawnych jak i niepełnosprawnych). 229/395

230 Po naliczeniu deklaracji na zakładkach dostępne są: Dane pełnomocnika i oświadczenia Pełnomocnik, pozycja zaczytywana z konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/ Deklaracje/ PFRON rozliczeniowe. Jeżeli w konfiguracji pole nie zostało uzupełnione, to na deklaracji użytkownik musi sam je wypełnić. Dane uzupełniane w tym polu muszą być zgodne z danymi w konfiguracji programu SOD Offline. W przeciwnym wypadku, podczas wczytywania deklaracji pojawi się błąd. Deklaracje PFRON WND / Pełnomocnik Załączniki. Lista przygotowanych załączników INF-D-P, z naliczonym dofinansowaniem dla poszczególnych pracowników. Płatności. Lista płatności wynikająca z naliczonej deklaracji Deklaracje PFRON WND / Załączniki Informacja INF-D-P to miesięczna informacja o wynagrodzeniach, zatrudnieniu i stopniach niepełnosprawności pracowników niepełnosprawnych, z uwzględnieniem pracowników, u których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz pracowników niewidomych. Otwierając załącznik dla wybranego pracownika, możemy podejrzeć naliczone dofinansowanie: Deklaracje PFRON INF-D-P U w a g a! WAŻNE! Efektu zachęty na pracownika niepełnosprawnego nie wykazują pracodawcy, dla których dofinansowanie do wynagrodzeń nie stanowi pomocy publicznej. Pozycję 48 na Tak zaznacza pracodawca, który wykazał efekt zachęty na podstawie art. 26b ust. 4 lub 5 ustawy o rehabilitacji albo nie miał obowiązku wykazywania efektu zachęty stosownie do art. 2 ustawy z 5 grudnia 2008 r. o zmianie ustawy o rehabilitacji lub na podstawie rozporządzenia Komisji (WE) Nr 800/2008 z 6 sierpnia 2008 r. uznającego niektóre rodzaje pomocy Dz. Urz. UE L 214 z ). U w a g a! UWAGA: Od 1 marca 2011 r. od wynagrodzeń należnych za marzec 2011 r. dofinansowanie nie przysługuje na pracowników o lekkim lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, którzy są uprawnieni do emerytury. Od 1 stycznia 2011 r. obowiązują zmiany dotyczące uznawania u pracowników schorzeń szczególnych, które uprawniają pracodawców do wyższego dofinansowania ich wynagrodzeń. osobami o szczególnych schorzeniach są osoby, w odniesieniu do których orzeczono: chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe, epilepsję, osoby niewidome. Dane do Programu SOD Offline wysyłamy poleceniem: Eksport SODiR Offline. Przed wysłaniem deklaracja WNnD zapisana zostanie w zewnętrznym pliku xml, w formacie narzuconym, przez program SOD Offline. Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. 230/395

231 Deklaracje PFRON / Wycofane W konfiguracji, na zakładce 'Kadry i płace / Deklaracje / PFRON jest pole 'Na listach deklaracji umożliwiaj dodawanie wyłącznie deklaracji aktualnych i deklaracji za rok poprzedni', domyślnie zaznaczone na TAK. Oznacza to, że na listach deklaracji można dodawać wyłącznie deklaracje aktualne oraz ważne w roku poprzednim (dla potrzeb rozliczeń). Aby było możliwe dodanie nowej deklaracji wycofanej, należy odznaczyć w konfiguracji powyższy parametr. INF-D Deklaracja historyczna, obowiązująca do , Wn-U Deklaracja historyczna, obowiązująca w okresie /395

232 Oceny / Oceny W systemie enova informacje o ocenie pracowników wyświetlają się w postaci listy pracowników, wraz z nazwą kryterium wyszukania zdefiniowaną w konfiguracji programu Narzędzia / Opcje I Kadry i płace / ZZL /Wyszukanie oraz z terminem ( datą, wyznaczoną do wykonania oceny ) i faktyczną datą jej przeprowadzenia. Wprowadzenie kursu - ocena Możliwe jest stworzenie listy ocen dla każdego pracownika wraz z ich wartościową oceną. Nową ocenę pracownika inicjujemy poprzez wybranie przycisku 'Dodaj'. W formularzu mamy dostępne pola: Ogólne. Dane dotyczące identyfikacji pracownika, nazwy oceny i jej terminu. Pracownik. Nazwa. Nazwa wg której jest możliwe, wyszukanie Opcja dostępna do wyboru ustawiona w konfiguracji w pozycji Narzędzia / Opcje / Kadry i płace / ZZL I Wyszukanie lub tez wprowadzenie nowej nazwy. Termin. Data do której ocena powinna być wykonana. Anulowany. Zapis dotyczący aktualności. Ocena Data. Data wykonania oceny. Uwagi. Miejsce w którym możemy zanotować własne uwagi dotyczące przeprowadzonej oceny. Kryteria. Kryteria oceny wybieramy definicję jedynie z dostępnych ustawionych w konfiguracji programu i uzupełniamy wartość oceny. 232/395

233 Szybki start W niniejszym rozdziale w sposób skrótowy opisane zostały typowe procedury realizowane przez użytkowników programu. Należą do nich między innymi: procedura zatrudniania pracownika, procedura aktualizacji zapisanych danych, procedura wypłaty etatowej, procedura zawarcia i rozliczenia umowy cywilnoprawnej Dane o firmie Wszystkie dane identyfikacyjne firmy zapisane zostały w opcji: Narzędzia / Opcje (Pasek Menu) Firma (drzewo opcji ) Nazwa i adres Dane o działalności Urzędy i KRS Poszczególne pola i formularze wypełniamy zgodnie z ogólnie przyjętymi w programie zasadami. 233/395

234 Zatrudniamy pracowników Z menu głównego programu lub drzewa folderów wybieramy opcję Kadry i Płace/Kadry/ Pracownicy. Menu Kadry Po zaakceptowaniu wyboru na ekranie wyświetlona zostanie lista pracowników. Nową pozycję pracownika dodajemy do listy poleceniem: Dodaj. Po zaakceptowaniu polecenia na ekranie wyświetlony zostanie główny formularz danych personalnych pracownika. Ze względu na dużą liczbę danych opisujących pracownika zamiast zakładek głównego formularza po lewej stronie wyświetlane jest drzewo zakładek. Dla poprawnego zatrudnienia pracownika (zleceniobiorcy) wymagana jest: Wprowadzenie: kodu, nazwiska i imienia zatrudnianej osoby (Kadry / Ogólne) Kod to niepowtarzalny, alfa numeryczny ciąg maksymalnie 12 znaków (litery, cyfry). Weryfikacja przysługujących kosztów uzyskania i ulgi podatkowej (Kadry / Dane podatkowe) Koszty uzyskania i ulga podatkowa zapisywane są jako iloczyn: wartości nominalnych (standardowych) odczytywanych z konfiguracji programu i współczynników przypisanych indywidualnie pracownikom. Domyślnie współczynniki przyjmują wartość 1 (jeden). Uzupełnienie informacji o Kasie chorych, dacie przystąpienia do kasy (Kadry / Dane ubezpieczeniowe). Wprowadzane w tym miejscu dane dotyczą wszystkich zatrudnianych osób bez względu na charakter zatrudnienia (umowa o pracę, umowa zlecenia ). Wszystkie dane ubezpieczeniowe uzupełniane są podobnie jak w Programie Płatnika (dokonując wyboru z odpowiednich słowników). Jeżeli wynagrodzenie pracownika przelewane będzie na jego Rachunek Oszczędnościowo Rozliczeniowy (ROR, Kadry / Rachunki bankowe) przed pierwszą wypłatą należy przypisać pracownikowi co najmniej jeden Bank (wybór z listy). Lista dostępnych banków może być uzupełniana na bieżąco, również w trakcie przypisywania banku pracownikowi. Lista banków może zostać uzupełniona również wcześniej. Wykorzystujemy do tego celu opcję: Kontrahenci i Urzędy / Banki. Jeżeli na utrzymaniu pracownika pozostają dzieci uprawnione do ubezpieczenia, do zasiłku rodzinnego, pielęgnacyjnego uzupełniamy informacje o członkach rodziny (Kadry / Rodzina). Wysokość zasiłku rodzinnego ustalamy pośrednio wybierając jedną z pozycji: Zasiłek rodzinny (1,2 dziecko), Zasiłek rodzinny (3 dziecko), W trakcie realizacji wypłaty wysokość zasiłku odczytana zostanie z odpowiednich, historycznych danych konfiguracyjnych programu. Jeżeli pracownikowi przysługuje zaniechanie podatkowe przed pierwszą wypłatą uzupełniamy: Kadry / zaniechania podatkowe. Wartość zaniechania określana jest wysokością zaliczki podatku nie odprowadzanej do urzędu skarbowego (po pomniejszeniu o składkę na ubezpieczenie zdrowotne). Zatrudniając pracownika etatowego należy: Uzupełnić podstawowe dane o zatrudnieniu. W szczególności: Okres zatrudnienia i Stawkę zaszeregowania (Etat / Ogólne). Domyślny norma czasu pracy zapisywana jest w postaci Standardowego kalendarza. Ubezpieczyć pracownika (Etat / Ubezpieczenia). Po wybraniu tytułu ubezpieczenia program zaproponuje datę powstania obowiązku ubezpieczeń (na podstawie daty zatrudnienia) oraz obowiązkowe ubezpieczenia (na podstawie wybranego uprzednio kodu tytułu ubezpieczenia). Jeżeli z umowy o pracę wynika, że pracownikowi przysługują poza wynagrodzeniem zasadniczym cyklicznie wypłacane dodatki typu Premia procentowa, Dodatek funkcyjny przypisujemy je z pozycji: Etat / Dodatki. Dopisując pracownikowi w etacie wybrane dodatki gwarantujemy sobie ich cykliczna wypłatę w ustalonym okresie. O ile pozwala na to konfiguracja dodawanego elementu wynagrodzenia, jego wartość może być indywidualnie modyfikowana dla każdego zatrudnianego pracownika. Zatrudniając zleceniobiorcę Wybieramy zakładkę Umowy / Umowy a następnie polecenie Dodaj. Podstawowe informacje o umowie (okresie na jaki umowa została zawarta, kwota umowy) zapisywane są na pierwszej zakładce formularza: Ogólne. Jeżeli umowa zawierana jest z osobą nie będącą jednocześnie pracownikiem etatowym zleceniodawcy program zaproponuje tytuł ubezpieczenia: Jeżeli umowa zawierana jest z osobą będącą jednocześnie pracownikiem etatowym zleceniodawcy (pracodawcy) program zaproponuje tytuł ubezpieczenia: Kod tytułu ubezpieczenia, podleganie poszczególnym ubezpieczeniom może zostać zmienione na formularzu (zakładce) Ubezpieczenie. 234/395

235 Modyfikacja danych Dane zgromadzone w programie mogą być modyfikowane na dwa sposoby. Może to być: aktualizacja zapisu lub poprawienie danych. Aktualizacja zapisu zachowuje stary zapis. Po modyfikacji mamy więc: poprzedni zapis z jego datą aktualizacji oraz nowy zapis z nową datą aktualizacji. Dla zaktualizowania wybranych danych wybieramy polecenie Aktualizuj. Przy pomocy wyświetlanego kalendarza wskazujemy dzień, od którego obowiązywać będą nowe, zmodyfikowane dane. Aktualizacja danych W praktyce wygląda to tak, że program w momencie aktualizacji zapisu kopiuje cały rekord, zapisuje go z nową datą aktualności i oczekuje na zmianę zawartości wybranych pól. Przed pierwszą aktualizacją (pracownik zatrudniony od ze stawką 1785) Po aktualizacji z datą (zmiana wymiaru etatu i stawki zaszeregowania) Poprawianie danych polega na nadpisaniu już istniejących danych (poprzednie dane ulegają bezpowrotnie zamazaniu, nie można ich odzyskać). Mechanizm poprawiania wykorzystywany jest również do uzupełniania brakujących informacji. Załóżmy, że w trakcie wpisywania danych operator ograniczył się do wpisania kodu pracownika, jego imienia i nazwiska. Teraz te dane należy uzupełnić. Praktycznie nie ma znaczenia, kiedy te dane zostaną poprawione. Istotne jest by dane były kompletne od zawsze. Użyjemy procedury poprawiania danych. Zapis przed poprawieniem (uzupełnieniem) danych jeżeli jest to PIERWSZY zapis historyczny Zapis po poprawieniu (uzupełnieniu) danych Dane pracowników aktualizowane mogą być wielokrotnie. W ten sposób tworzona jest lista zapisów historycznych. Z poziomu opcji Historia zapisów lista ta może być przeglądana. Odwołując się do wybranego zapisu historycznego (edytując go) możemy zobaczyć jak dany zapis wyglądał szczegółowo we wskazanym okresie. 235/395

236 Pierwsze wypłaty Ze względu na swoje źródło wśród wypłat wyróżniamy (między innymi): wypłaty etatowe (domyślny symbol listy płac LPE), wypłaty umów cywilnoprawnych, zlecenia, o dzieło (domyślny symbol listy płac LPU), wypłaty zaliczek (domyślny symbol listy płac LPZ). 236/395

237 Listy płac Opcją dedykowaną naliczaniu wypłat jest: Płace / Listy płac. Nową listę płac wywołujemy przyciskiem: Dodaj. Bezpośrednio przed naliczeniem pierwszej wypłaty określamy podstawowe parametry listy płac, którymi są: Formularz Listy płac Definicja listy. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla pracowników etatowych wybieramy LPE. Jeżeli zamierzamy zrealizować wypłaty dla zleceniobiorców wybieramy LPU. Jeżeli zamierzamy wypłacić zaliczki wybieramy LPZ. Pozostałe dostępne definicje zostały szczegółowo opisane w dokumentacji do programu. Wydział dla pracowników którego realizowane będą wypłaty. Wypłaty nie są naliczane dla pracowników zatrudnionych w podwydziałach. Data dokumentu ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac Numer dokumentu definiowany jest automatycznie przez program na podstawie wprowadzonych danych, w szczególności z uwzględnieniem Daty wypłaty. Standardowa składnia numeru dokumentu: Definicja listy / Symbol wydziału / Rok wskazany datą wypłaty / Miesiąc wskazany datą wypłaty / Numer kolejny (domyślnie?) Naliczanie. Akceptujemy Płatna z dołu. (Po odpowiednim skonfigurowaniu elementów wynagrodzenia program umożliwia również naliczanie wynagrodzeń z góry ) Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji za jaki miesiąc wykazane zostaną naliczone wypłaty (dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS).Informacyjnie (kontrolnie) rok i miesiąc deklaracji wyświetlane są w polu: Deklaracja za Okres wypłaty decyduje o tym za jaki okres (od do ) naliczone zostanie wynagrodzenie. Domyślnie jako okres wypłaty proponowany jest miesiąc kalendarzowy wskazany datą wypłaty Wpisanie w polu Miesięcy wstecz wartości większej niż 0 (zero) spowoduje, że trakcie liczenia wypłat poza wskazanym okresem program ponownie przeliczy również wypłaty za wcześniejsze miesiące. Po zdefiniowaniu opisanych powyżej parametrów proces naliczania wypłat inicjujemy przyciskiem Nalicz wypłaty. Lista naliczonych wypłat widoczna jest na formularzu (zakładce) Wypłaty. Numery kolejne wypłatom (pracownikom) zostaną nadane po zapisaniu listy. Lista zrealizowanych wypłat Do zapisania naliczonych wypłat używamy kombinacji klawiszy <Ctrl+S> lub przycisku Zapisz i zamknij. W tym drugim przypadku formularz listy płac zostanie automatycznie zamknięty (ponownie wyświetlona zostanie lista list płac). U w a g a! Jeżeli naliczoną listę płac chcemy zabezpieczyć przed przypadkowymi zmianami zaznaczamy pole Zatwierdzona. Zatwierdzenie listy płac jest równoznaczne z zatwierdzeniem wszystkich wypłat znajdujących się na tej liście. Jeżeli zachodzi taka potrzeba zatwierdzenie listy płac może zostać cofnięte (ponownie akceptujemy pole Zatwierdzona). W takim przypadku wypłaty znajdujące się na odznaczonej liście płac zachowają status Zatwierdzona. Natomiast możliwe jest ich indywidualne odznaczenie (z poziomu pojedynczej wypłaty). Na formularzach (zakładkach) Podatki i Składki znajdziemy sumaryczną informację o naliczonych podatkach i składkach ZUS. 237/395

238 Lista wypłat - podatki Lista wypłat - składki ZUS Szczegółowa informację o wybranej wypłacie dostępna jest po jej wskazaniu na liście wypłat (zakładka: Wypłaty). Po wybraniu: Otwórz dostępna będzie następująca informacja (zakładka / formularz): Ogólne, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o wypłaconym wynagrodzeniu. W szczególności z uwzględnieniem podziału na wynagrodzenie ze stosunku pracy i zasiłki (opodatkowane i nieopodatkowane) Elementy, lista elementów wynagrodzenia składających się na analizowaną wypłatę Podatki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawie opodatkowania, należnych i odliczonych: kosztach uzyskania i uldze podatkowej, naliczona zaliczka podatku i składka na ubezpieczenie zdrowotne Składki, sumaryczna (dla wypłaty) informacja o podstawach naliczania poszczególnych składek ZUS i samych składkach (z uwzględnieniem składek płaconych ze środków pracownika i pracodawcy (ubezpieczonego i płatnika składek) Podstawy naliczania składek i poszczególne składki wyświetlane są również na zakładkach / formularzach oznaczonych odpowiednimi kodami tytułu ubezpieczenia (o liczbie tych zakładek program decyduje automatycznie, w trakcie naliczania wypłat). Więcej niż jedna zakładka pojawi się w sytuacji, gdy pracownik na przykład stanie się niepełnosprawny w trakcie miesiąca, za który naliczana była wypłata. Formularz wypłaty 238/395

239 Wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych Wypłaty umów cywilnoprawnych, zlecenia, o dzieło realizowane są zazwyczaj indywidualnie. Stąd wypłaty umów mogą być naliczane zarówno z poziomu listy płac (w sposób opisany powyżej) jak i z poziomu pojedynczej umowy (formularza umowy). W tym drugim przypadku otwieramy formularz umowy (na przykład z poziomu Kadry / Umowy) i wybieramy Nalicz wypłaty a następnie w nowo otwartym formularzu: Ustalamy Okres za jaki realizowana będzie wypłata. W szczególności dotyczy to umów zawartych na okres dłuższych niż jeden miesiąc. Zazwyczaj wystarczy zaakceptować okres zaproponowany przez program Naliczanie. Standardowo zdefiniowane rozliczenia umów cywilnoprawnych realizowane są zawsze z dołu (w tym przypadku po wykonaniu zleconej pracy) Data wypłaty decyduje o tym na jakiej deklaracji realizowana wypłata zostanie uwzględniona. Dotyczy zarówno deklaracji PIT jak i ZUS (o ile umowa podlegała odpowiedniemu ubezpieczeniu) Data listy ma znaczenie wyłącznie informacyjnie. Powinna wskazywać datę przygotowania listy płac. Po zaakceptowaniu informacja o wypłacie dostępna będzie z poziomu: Płace / Listy płac. 239/395

240 Korekta zrealizowanych wypłat Korekta możliwa jest wyłącznie w przypadku nie zatwierdzonych wypłat. Korygowana mogą być zarówno wartość pojedynczych elementów wynagrodzenia jak i naliczone podatki i składki ZUS. Korekta wypłat pojedynczych elementów wynagrodzenia. Do korygowanej wypłaty (jednego z jej elementów) możemy dotrzeć zarówno z poziomu płac jak z poziomu pracownika. W tym pierwszym przypadku kolejno: wybieramy Płace / Listy płac otwieramy poszukiwaną listę płac (jeżeli lista została wcześniej zatwierdzona anulujemy jej zatwierdzenie zakładka Ogólne). wyszukujemy pracownika dla którego została zrealizowana poszukiwana wypłata (zakładka Wypłaty). sprawdzamy czy wypłata nie została zatwierdzona, jeżeli tak to anulujemy zatwierdzenie (zakładka Ogólne) otwieramy korygowany element wynagrodzenia (zakładka Elementy) włączamy flagę: Korekta wartości. Zmieniamy odpowiednie wartości. Całość zmian akceptujemy kolejno klawiszami OK i Zapisz i zamknij. U w a g a! Jeżeli chcemy, żeby wartość elementu wynagrodzenia została zmieniona ponownie naliczona to korygujemy poszczególne jej składniki parametry (sekcja: Składnik-parametry). Jeżeli chcemy, żeby w programie zachowana została pierwotnie naliczona wartość elementu wynagrodzenia oraz odpowiednia korekta to zmieniamy zawartość pola Wartość (sekcja Ogólne). W takim przypadku wartość składnika głównego nie ulegnie zmianie. Wygenerowana zostanie odpowiednia korekta (zakładka Składniki). Niezależnie od przyjętego sposobu korygowania wartości na odpowiedniej liście płac wydrukowana zostanie wyłącznie nowa wartość korygowanego elementu wynagrodzenia. Z poziomu pracownika jego wypłaty (list plac) wyświetlane są na zakładce: Pracownik / Płace / Wypłaty. Wyłącznie z poziomu Kadry / Pracownicy Wszyscy korygowane mogą być podatki i składki ZUS wykazywane na odpowiednich deklaracjach. Po wskazaniu pracownika, dla którego korygowana ma być na przykład naliczona zaliczka podatku wybieramy kolejno opcje: Czynności / Korekta podatków i składek. Podobnie jak w przypadku korekty pojedynczych elementów wynagrodzenia korekta jest możliwa wyłącznie pod warunkiem, że żaden z elementów, który wpływa na korygowane wartości nie został wcześniej zatwierdzony. Dodatkowo przy próbie dokonania korekty składek dla różnych pozycji PIT przy użyciu czynności Korekta podatków i składek pojawi się komunikat : Nie można wykonać korekty wartości dla różnych pozycji PIT. Korygowane są jednocześnie wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu zakładka Podatki.. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku. Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dla poszczególnych rodzajów ubezpieczenia. Program pozwala na dowolne korekty. W trakcie korekty nie jest sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami. Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej formalnej poprawności 240/395

241 Korekty wypłat Program umożliwia wykonanie korekt naliczonych wypłat oraz deklaracji. W części Korekty wypłat znajdują się przykładowe scenariusze wykonania korekt: Korekta wartości Korekta składki wypadkowej Storno płacowe Oznaczenie do przeliczenia Przekroczenie składki emerytalno rentowej 241/395

242 Korekta zrealizowanych wypłat Korekta możliwa jest wyłącznie w przypadku nie zatwierdzonych wypłat. Korygowana mogą być zarówno wartość pojedynczych elementów wynagrodzenia jak i naliczone podatki i składki ZUS. Korekta wypłat pojedynczych elementów wynagrodzenia. Do korygowanej wypłaty (jednego z jej elementów) możemy dotrzeć zarówno z poziomu płac jak z poziomu pracownika. W tym pierwszym przypadku kolejno: wybieramy Płace / Listy płac otwieramy poszukiwaną listę płac (jeżeli lista została wcześniej zatwierdzona anulujemy jej zatwierdzenie zakładka Ogólne). wyszukujemy pracownika dla którego została zrealizowana poszukiwana wypłata (zakładka Wypłaty). sprawdzamy czy wypłata nie została zatwierdzona, jeżeli tak to anulujemy zatwierdzenie (zakładka Ogólne) otwieramy korygowany element wynagrodzenia (zakładka Elementy) włączamy flagę: Korekta wartości. Zmieniamy odpowiednie wartości. Całość zmian akceptujemy kolejno klawiszami OK i Zapisz i zamknij. U w a g a! Jeżeli chcemy, żeby wartość elementu wynagrodzenia została zmieniona ponownie naliczona to korygujemy poszczególne jej składniki parametry (sekcja: Składnik-parametry). Jeżeli chcemy, żeby w programie zachowana została pierwotnie naliczona wartość elementu wynagrodzenia oraz odpowiednia korekta to zmieniamy zawartość pola Wartość (sekcja Ogólne). W takim przypadku wartość składnika głównego nie ulegnie zmianie. Wygenerowana zostanie odpowiednia korekta (zakładka Składniki). Niezależnie od przyjętego sposobu korygowania wartości na odpowiedniej liście płac wydrukowana zostanie wyłącznie nowa wartość korygowanego elementu wynagrodzenia. Z poziomu pracownika jego wypłaty (list plac) wyświetlane są na zakładce: Pracownik / Płace / Wypłaty. Wyłącznie z poziomu Kadry / Pracownicy Wszyscy korygowane mogą być podatki i składki ZUS wykazywane na odpowiednich deklaracjach. Po wskazaniu pracownika, dla którego korygowana ma być na przykład naliczona zaliczka podatku wybieramy kolejno opcje: Czynności / Korekta podatków i składek. Podobnie jak w przypadku korekty pojedynczych elementów wynagrodzenia korekta jest możliwa wyłącznie pod warunkiem, że żaden z elementów, który wpływa na korygowane wartości nie został wcześniej zatwierdzony. Dodatkowo przy próbie dokonania korekty składek dla różnych pozycji PIT przy użyciu czynności Korekta podatków i składek pojawi się komunikat : Nie można wykonać korekty wartości dla różnych pozycji PIT. Korygowane są jednocześnie wszystkie wypłaty zrealizowane w wybranym miesiącu zakładka Podatki.. Korekcie podlegają: Wartość kosztów uzyskania i ulgi podatkowej. Wartość naliczonej zaliczki podatku. Składki ZUS (pojedynczy tytuł ubezpieczenia). Korekcie podlegają podstawy naliczania składek i same składki, niezależnie dla poszczególnych rodzajów ubezpieczenia. Program pozwala na dowolne korekty. W trakcie korekty nie jest sprawdzana zależność pomiędzy podstawą naliczania składek, a samymi składkami. Program w żaden sposób nie ogranicza możliwości korekty. Jednocześnie nie kontroluje jej formalnej poprawności 242/395

243 KOREKTA SKŁADKI WYPADKOWEJ Aktualizacja wskaźnika W konfiguracji programu należy zmienić składkę wypadkową na właściwą. W tym celu należy: wejść w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/płace/składki ZUS (wskaźniki), w polu Miesiąc aktualności wskazać miesiąc, od którego będzie obowiązywać nowa wartość składki, w pozycji: Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne wypadkowe wpisać właściwy procent składki i wybrać Enter. Obok procentu składki data podświetlona na niebiesko zmieni się na początek miesiąca ustawionego w polu Miesiąc aktualności. zapisać i zamknąć opcje. Procent składki wypadkowej U w a g a! Poniżej zostały opisane dwa sposoby korekty składki wypadkowej, należy wybrać jeden w zależności od tego czy wypłaty są zatwierdzone czy nie. I SPOSÓB - KOREKTA WYPŁAT NIEZATWIERDZONYCH Jeżeli przelewy do ZUS nie zostały jeszcze wysłane, w celu skorygowania składki wypadkowej należy wykonać następujące czynności: Zatwierdzone wypłaty należy odtwierdzić. W tym celu należy zaznaczyć listy płac, które będą korygowane, wybrać: Czynności Przenieś do bufora, co spowoduje, że listy płac i wypłaty zostaną odtwierdzone. Zaznaczyć pracowników. Ustawić się na liście pracowników (Kadry i płace/kadry/pracownicy) i zaznaczyć wszystkich pracowników ( Ctrl+A) Przeliczenie składek ZUS Z menu wybrać : Czynności/Przelicz składki Zus i podatki, uzupełnić miesiąc za który korygujemy wypłaty, zapisać zmiany. Przelicz składki ZUS i podatki Miesiąc 243/395

244 Zapis zmian U w a g a! Należy pamiętać, że po wybraniu opcji Przelicz składki ZUS i podatki, program przeliczy na nowo wszystkie składki i podatki, nie tyko wypadkową. Jeżeli były wprowadzone jakieś ręczne zmiany, to będzie trzeba ponownie naliczyć wypłaty, w których były takie ręczne zmiany. II SPOSÓB - KOREKTA WYPŁAT ZATWIERDZONYCH Jeżeli listy płac są zatwierdzone i przelewy do ZUS zostały wysłane, w celu skorygowania składki wypadkowej należy wykonać następujące czynności: Zaznaczyć pracowników. Ustawić się na liście pracowników (Kadry i płace/kadry/pracownicy) i zaznaczyć wszystkich pracowników ( Ctrl+A) Ustawić się na liście pracowników i zaznaczyć wszystkich pracowników ( Ctrl+A) Dodać dodatek: Korekta składek ZUS W menu wybrać: Czynności/Dodatki i potrącenia/dodaj nowy wybrać Element wynagrodzenia: Korekta składek ZUS określić miesiąc, na który ma być dodany dodatek poprzez uzupełnienie dat od dnia oraz do dnia. powinien pojawić się komunikat o pomyślnym dodaniu elementu, który należy zaakceptować. Czynności/Dodatki i potrącenia Dodaj nowy Akceptacja zmian Naliczenie wypłaty korygującej Należy naliczyć kolejny raz wypłatę za korygowany miesiąc. Składka wypadkowa nie wpływa na kwotę do wypłaty dla pracownika, ponieważ płaci ją pracodawca, więc wypłatę korygującą najlepiej naliczyć z takimi samymi datami jak była naliczona pierwotna wypłata. 244/395

245 Naliczą się wypłaty z zerowymi wartościami do wypłaty, natomiast przeliczą się składki wypadkowe: Wypłaty korygujące Wypłata zakładka Ogólne Wypłata zakładka Składki 245/395

246 Storno Płacowe Mechanizm Storna płacowego służy do naliczania korekt do wypłat, które zostały zatwierdzone, zaksięgowane czy też wypłacone i nie ma możliwości ich usunięcia. Storno płacowe służy przykładowo do następujących korekt: Zmiana tytułu ubezpieczenia na wypłacie Korekta ubezpieczeń Zmiana wartości elementu Przeliczenie wypłaty po zmianie stawki wynagrodzenia. Mechanizm storna płacowego umożliwia: Oznaczenie do przeliczenia elementów wypłaty - opcja służąca np. do zmiany tytułu ubezpieczenia na wypłacie, czy przeliczenia wypłaty po zmianie wartości elementów wypłaty. Przykłady Anulowanie naliczenia elementów wypłaty - opcja wykorzystywana do korekty np. w sytuacji, gdy umowa cywilnoprawna została wypłacona innemu pracownikowi i wypłata musi być anulowana. OZNACZENIE DO PRZELICZENIA PRZYKŁADY WYKORZYSTANIA MECHANIZMU STORNA PŁACOWEGO Korekta źle zaznaczonych i naliczonych ubezpieczeń Zleceniobiorca ma umowę zlecenie na kwotę 2000 zł zawartą od do , standardowo opodatkowaną i z kodem ubezpieczenia 0411 (ze składką emerytalną, rentową,wypadkową, zdrowotną). Po naliczeniu wypłaty, zaksięgowaniu i puszczeniu przelewów okazało się, że ta wypłata ma źle naliczone składki ponieważ powinna być tylko ze składką zdrowotną. Aby skorygować tą wypłatę należy: 1. Na umowie zleceniu na zakładce Ubezpieczenia odznaczyć ubezpieczenie: emerytalne, rentowe, wypadkowe. Składki zdrowotnej nie zmieniamy. Umowa - Ubezpieczenie 2.Wejść do wypłaty tej umowy na zakładkę elementy i w czynnościach zaznaczyć: Oznacz elementy wypłaty do przeliczenia. 3.Następnie naliczamy wypłatę z parametrami jak poniżej: Czynności\Oznacz elementy wypłaty do przeliczenia Nalicz wypłaty 4.Powinna wygenerować się wypłata z dwoma elementami wynagrodzenia jak poniżej. Jeden element PIT-11.6.Umowa zlecenie (20% k. u. (storno)) - element z całą kwotą wcześniej naliczonej wypłaty na minus oraz drugi element z całą kwotą nowo naliczonej wypłaty z poprawnymi składkami. 246/395

247 Wypłata korygująca Na wypłacie na zakładce Składki będzie widoczna korekta składek ZUS. Do wypłaty jest różnica między wcześniej wypłaconą kwotą, a kwotą teraz wyliczoną. 5.Naliczamy korektę deklaracji DRA za miesiąc wrzesień Korekta tytułu ubezpieczenia na wypłacie etatowej Pracownik zatrudniony jest od na 1/1 etatu, na czas nieokreślony. Po naliczeniu wypłaty za miesiąc styczeń (wypłaceniu jej na koniec miesiąca) dowiadujemy się, że pracownik ma prawo do emerytury i lekki stopień niepełnosprawności od pierwszego dnia zatrudnienia tj , a co za tym idzie na wypłacie powinien mieć kod ubezpieczenia: W celu skorygowania wypłaty należy wykonać następujące czynności: 1.W kartotece pracownika na zakładce Dane Ubezpieczeniowe uzupełniamy informację o prawie do emerytury i lekkim stopieniu niepełnosprawności. Składki Dane ubezpieczeniowe 2.Podobnie jak w pierwszym przypadku wchodzimy do naliczonej wypłaty na zakładkę elementy i w menu Czynności zaznaczamy: Oznacz elementy wypłaty do przeliczenia. 3.Następnie naliczamy wypłatę z parametrami jak poniżej: Oznacz elementy wypłaty do przeliczenia 247/395

248 Nalicz wypłaty 4.W naliczonej wypłacie na zakładce Elementy mamy dwa elementy: Wynagrodzenie zasadnicze mies. (storno) z wycofaną z minusem wypłatą oraz drugi element Wynagrodzenie zasadnicze mies. z kwotą dodatnią. Na wypłacie będą widoczne 2 zakładki z tytułem ubezpieczenia. Na jednej zakładce będą naliczone składki na minus z kodem tytułu ubezpieczenia Wypłata korygująca Na drugiej zakładce będą naliczone składki na plus z kodem tytułu ubezpieczenia Składki ujemne 5.Naliczamy deklarację korygującą za miesiąc styczeń Składki dodatnie 248/395

249 Korekta DRA - załącznik RCA 249/395

250 PRZEKROCZENIE SKŁADKI EMERYTALNO - RENTOWEJ Ewidencja i rozliczenie nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe. Informacja z ZUS o nadpłaconych składkach w latach ubiegłych Czynności wykonywane przez Pracodawcę w sytuacji otrzymania z ZUS informacji o nadpłaconych składkach w latach ubiegłych. Na podstawie informacji otrzymanej z ZUS ustala prawidłową podstawę wymiaru składek emerytalno-rentowych za cały okres za który były nadpłacone składki. Składa korektę dokumentów rozliczeniowych (raporty + deklaracje) za cały okres, z którego pochodzi nadpłata. W raporcie ZUS RCA składanym za miesiąc przekroczenia wykazuje składki emerytalno-rentowe należne od podstawy nieprzekraczającej obowiązującej rocznej kwoty granicznej. Natomiast w raportach składanych za następne miesiące wykazuje zerowe podstawy wymiaru oraz zerowe składki. Do raportów muszą być dołączone korekty deklaracji rozliczeniowych. Po dokonaniu korekty składek emerytalno - rentowej, na ubezpieczenie zdrowotne i zaliczek na podatek zwraca nadpłatę (część składek w części finansowanej przez pracownika) na konto pracownika. U w a g a! Należy pamiętać, że korektę deklaracji ZUS robi się za okresy kiedy nastąpiło przekroczenie. Podatek rozlicza się w bieżącym miesiącu. Podstawa prawna: Ustawa z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2009 r. nr 205, poz ze zm.). Ustawa z 27 sierpnia 2004 r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych (tekst jedn.: Dz.U. z 2008 r. nr 164, poz ze zm.). Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. nr 161, poz ze zm.). Obwieszczenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 11 grudnia 2009 r. w sprawie kwoty ograniczenia rocznej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w roku 2010 oraz przyjętej do jej ustalenia kwoty prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia (M.P. nr 80, poz. 997). Ewidencja i rozliczenie nadpłaconych składek ZUS za lata ubiegłe Przykład Zakład Ubezpieczeń Społecznych w styczniu 2015 przysyła informację o przekroczeniu składek ZUS przez pracownika w 2014 roku. Według przesłanego pisma przekroczenie nastąpiło w listopadzie Wypłaty za 2014 pracownik ma naliczone i zamknięte. Pracownik zarabia miesięcznie 3000 zł i od takiej podstawy były naliczone składki. W miesiącu listopadzie podstawa składki emerytalno rentowej powinna być w wysokości 1000 zł. W miesiącu grudniu podstawa emerytalno-rentowa powinna być w wysokości 0 zł, a była 3000 tyś. Wprowadzenie informacji o przekroczeniu Informację o przekroczeniu należy wprowadzić w odpowiednim zapisie historycznym. U w a g a! Ustawienie okresu W tym celu najlepiej na liście pracowników (Kadry i płace/kadry/pracownicy) ustawić się na miesiącu który chcemy korygować lub po wejściu na pracownika należy sprawdzić na Historii zapisów czy na pewno jesteśmy w dobrym zapisie. Lista pracowników Uzupełnienie informacji na zakładce Podstawa składek ZUS Po otwarciu kartoteki pracownika wchodzimy na zakładkę Podstawa składek ZUS i uzupełniamy pola jak poniżej: Informacje przekazał w naszym przypadku ZUS Data przekroczenia w naszym przypadku 1 listopad 2014 Kwota - w naszym przypadku 1000 zł Interpretacja - Podstawa składki Podstawa składek ZUS Dodanie dodatku Korekta składek ZUS W kartotece pracownika na zakładce Etat/Dodatki dodajemy pracownikowi dodatek o nazwie Korekta składek ZUS na miesiące za które chcemy korygować składki, w opisanym przypadku od listopada do końca grudnia 2014, jak na poniższym rysunku: Dodatek 250/395

251 Naliczenie wypłaty korygującej Po wprowadzeniu powyższych danych naliczamy dwie wypłaty: Pierwsza wypłata korekta za listopad 2014 Po wybraniu workera Nalicz wypłaty należy ustawić parametry: Data wypłaty datę wypłaty ustawiamy bieżącą w naszym przypadku będzie to styczeń Parametr Edycja 'Miesiąca ZUS' zaznaczamy na TAK W polu Miesiąc ZUS wybieramy listopad 2014 ( korekta składek na deklaracji za listopad 2014). W polu Dodatek/potrącenie wybieramy Korekta składek ZUS. Akceptujemy OK. Nalicz wypłaty W naliczonej wypłacie na zakładce składki pojawi się korekta składek emerytalnej i rentowej (będą na minusie) w naszym przypadku będzie to kwota zł. Wyliczy się składka zdrowotna oraz podatek od kwoty korekty składek i do wypłaty pracownik dostanie zwrot składek. Zapisujemy i zamykamy wypłatę. Wypłata będzie wyglądała następująco: Zakładka Ogólne: Zakładka Składki Zakładka Ogólne Składki Druga wypłata korekta wypłaty za grudzień 2014 Listę płac za grudzień 2014 naliczamy analogicznie jak za listopad Po wybraniu workera Nalicz wypłaty należy ustawić parametry: Data wypłaty datę wypłaty ustawiamy bieżącą w naszym przypadku będzie to styczeń Parametr Edycja 'Miesiąca ZUS' zaznaczamy na TAK W polu Miesiąc ZUS wybieramy grudzień 2014 ( korekta składek na deklaracji za grudzień 2014). W polu Dodatek/potrącenie wybieramy Korekta składek ZUS. Akceptujemy OK. 251/395

252 Nalicz wypłaty W wypłacie na zakładce składki pojawi się korekta składek emerytalnej i rentowej (będą na minusie). Wypłata będzie wyglądać następująco: Zakładka Ogólne: Zakładka Składki: Zakładka Ogólne Zakładka Składki Po naliczeniu powyższych wypłat należy przygotować korektę deklaracji DRA za miesiąc listopad 2014 oraz miesiąc grudzień Korektę przygotowujemy tak samo jak zwykłą deklarację rozliczeniową, należy tylko pamiętać że deklaracja pierwotna musi być zatwierdzona. 252/395

253 Korekty nieobecności Sposoby wykonania korekt nieobecności w programie enova 365: Miesięcy wstecz Najczęściej do rozliczania zaległych nieobecności i korekt używamy opcji miesięcy wstecz. Przy korekcie nieobecności z opcją miesięcy wstecz program stornuje błędnie wypłacone nieobecności i nalicza w prawidłowej kwocie. Świadczenie w całości w prawidłowej kwocie jest wykazywane na deklaracji DRA w miesiącu, w którym jest naliczona korekta. Jeżeli w poprzednim miesiącu na deklaracji ZUS była wykazana nieobecność, która jest korygowana w bieżącym miesiącu poprzez naliczenie z opcją miesięcy wstecz, to należy również pamiętać o zrobieniu korekty deklaracji DRA za poprzedni miesiąc. Edycja miesiąca ZUS Edycję miesiąca ZUS używamy, jeżeli składki mają zostać rozliczone w innym miesiącu ZUS niż miesiąc, w którym jest wypłata. Z kodami wyrównania na ZUS RSA Jeżeli nieobecność ma zostać skorygowana przez kody wyrównania należy zastosować zarówno edycję miesiąca ZUS oraz opcję miesięcy wstecz. Taki sposób korekty stosujemy gdy okres nieobecności się nie zmienia, tylko kwota( korekta z 80% do 100%). Przykłady 253/395

254 Korekta nieobecności z kodami wyrównania RSA Naliczanie korekt nieobecności z kodami wyrównania RSA stosowanymi w przypadku sporządzania raportu ZUS RSA w związku z dokonaniem dopłaty do wcześniej wypłaconego świadczenia danego rodzaju. Informacje ogólne Od 1 października 2003 r. wprowadzone zostały i nadal obowiązują kody wyrównań: 215, 216, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335 i 336, z tym że: kod świadczenia/przerwy 216 może być wykazywany w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r., a służy do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 2003 r., kody świadczenia/przerwy 215, 315, 316, 317, 318, 323, 324, 335, 336 mogą być wykazywane w dokumentach rozliczeniowych składanych za okres od października 2003 r., a służą do wykazywania świadczenia/przerwy za okres od 1 stycznia 1999 r. Kody te należy stosować w przypadku sporządzania raportu ZUS RSA w związku z dokonaniem dopłaty do wcześniej wypłaconego świadczenia danego rodzaju. Przykłady Poniżej zostały opisane dwa przykłady korekt: Korekta zwolnienia lekarskiego na zwolnienie lekarskie w okresie ciąży Korekta zwolnienia lekarskiego na wypadek przy pracy Korekta zwolnienia lekarskiego na zwolnienie lekarskie w okresie ciąży Pracownik zarabia 4000 zł. W miesiącu styczniu jest na zwolnieniu chorobowym od (przyczyna: zwolnienie lekarskie). Naliczamy wypłatę na koniec stycznia. W elementach mamy naliczone wynagrodzenie zasadnicze i wynagrodzenie chorobowe. Naliczamy deklarację DRA za miesiąc styczeń: Elementy Na RSA zostanie wykazane wynagrodzenie chorobowe z kodem świadczenia/przerwy: 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy): ZUS DRA 254/395

255 ZUS RSA W miesiącu lutym okazuje się, że zwolnienie w miesiącu styczniu powinno być jako zwolnienie chorobowe w okresie ciąży(100%). Wprowadzamy w tej nieobecności korektę. Korekta nieobecności Wybieramy nieobecność zwolnienie chorobowe z przyczyna nieobecności: Niezdolność do pracy w okresie ciąży (100%): Niezdolność do pracy w okresie ciąży Zakładka Korekty Następnie naliczamy wypłatę z datą wypłaty w lutym 2012, zaznaczamy edycję miesiąca ZUS na TAK, wybieramy miesiąca ZUS oraz okres styczeń Nalicz wypłaty Na elementach wypłaty za okres stycznia naliczyło się storno wypłaconego zwolnienia chorobowego, wynagrodzenie chorobowe na taką samą kwotę jak była wypłacona: 255/395

256 Elementy Naliczamy korektę deklaracji ZUS DRA za styczeń 2012: Na deklaracji korygującej za styczeń 2012 na RSA zostanie wykazane wynagrodzenie chorobowe za okres stycznia z kodem świadczenia/przerwy: 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy) i z kodem choroby B. ZUS DRA ZUS RSA Naliczamy wypłatę za luty 2012 z opcją miesięcy wstecz 1, aby naliczyło się wyrównanie zwolnienia chorobowego z 80% do 100%. Nalicz wypłaty Na elementach wypłaty za okres stycznia naliczyło się wynagrodzenie chorobowe na wartość wyrównania z 80% do 100%: 256/395

257 Elementy wypłaty Naliczamy deklarację DRA za luty 2012: ZUS DRA Na RSA zostana dopłata wynagrodzenia chorobowego do 100% z kodemświadczenia/ przerwy: 335 (wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy) z kodem choroby B. Korekta zwolnienia lekarskiego na wypadek przy pracy Pracownik zarabia 2000 zł. W miesiącu styczniu jest na zwolnieniu chorobowym od (przyczyna: zwolnienie lekarskie). Naliczamy wypłatę na koniec stycznia. Na wypłacie na zakładce Elementy mamy: ZUS RSA Naliczamy deklarację DRA za miesiąc styczeń: Elementy 257/395

258 ZUS DRA Na RSA zostanie wykazane wynagrodzenie chorobowe z kodem świadczenia/przerwy: 331 (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy): W miesiącu lutym okazuje się, że zwolnienie w miesiącu styczniu zwolnienie chorobowe było spowodowane wypadkiem przy pracy. Wprowadzamy w tej nieobecności korektę. ZUS RSA Korekty Wybieramy nieobecność zwolnienie chorobowe z przyczyną nieobecności: Wypadek przy pracy lub choroba zawodowa (100%): Korekta nieobecności 258/395

259 Wprowadzona korekta Następnie naliczamy wypłatę z datą wypłaty w lutym 2012, zaznaczamy edycję miesiąca ZUS na TAK, wybieramy miesiąca ZUS oraz okres styczeń Nalicz wypłaty Na elementach wypłaty za okres stycznia naliczyło się storno wypłaconego wynagrodzenia chorobowego oraz zasiłek chorobowy wypadek przy pracy na taką samą kwotę: Naliczamy korektę deklaracji ZUS DRA za styczeń 2012: Elementy Na deklaracji korygującej za styczeń 2012 na RSA zostanie wykazany zasiłek chorobowy z kodem świadczenia/przerwy: 314 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego). ZUS DRA 259/395

260 ZUS RSA Naliczamy wypłatę za luty 2012 z opcją miesięcy wstecz 1, aby naliczyło się wyrównanie zasiłku chorobowego wypadek przy pracy z 80% do 100%. Nalicz wypłaty Na elementach wypłaty za okres stycznia naliczył się zasiłek chorobowy wypadek przy pracy na wartość wyrównania zasiłku z 80% do 100%: Naliczamy deklarację DRA za luty 2012: Elementy ZUS DRA Na RSA zostanie wykazana dopłata zasiłku chorobowego do 100% z kodemświadczenia/ przerwy: 318 (wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego). 260/395

261 ZUS RSA 261/395

262 Deklaracje Program umożliwia przygotowanie i wydruk deklaracji PIT: 4R, 8AR, IFT-1, IFT-1R, 8C, 11, 40 i R. Deklaracje ZUS (zgłoszeniowe i rozliczeniowe) wysyłane są automatycznie do Programu Płatnika, stamtąd też mogą być drukowane. Współpraca z Programem Płatnika nie wymaga żadnej dodatkowej konfiguracji programu. Deklaracje rozliczeniowe ZUS Przygotowanie deklaracji ZUS to proces dwuetapowy. 1.W pierwszym kroku przygotowujemy plik KEDU (Deklaracje ZUS / KEDU) 2.W drugim kroku naliczamy deklaracje ZUS i zapisujemy do zdefiniowanego wcześniej pliku KEDU (Deklaracje ZUS / DRA). Wraz z deklaracją DRA program automatycznie nalicza wszystkie wymagane załączniki. KEDU KEDU (Kolekcja Elektronicznej Dokumentacji Ubezpieczeniowej) eksportowane jest do Programu Płatnika w formacie XML. Nowy plik KEDU tworzymy poleceniem: Dodaj Zapis akceptujemy poleceniem Zapisz.. W wywołanym formularzy wprowadzamy Datę z jaką plik zostanie zapamiętany w programie oraz Nazwę pod jaką zostanie w programie zapamiętany. DRA Procedurę naliczania deklaracji DRA wraz z załącznikami (Deklaracje ZUS / DRA: Nowy (ZUS-DRA)) poprzedza wybór pliku KEDU, w którym deklaracje zostaną zapisane. Do wyboru pozostają wszystkie przygotowane przy pomocy opcji Deklaracje ZUS / KEDU pliki. W wywołanym formularza w pierwszej kolejności wprowadzamy Okres (miesiąc / rok), którego dotyczyć ma deklaracja. Przygotowując deklarację za grudzień 2009 roku wpiszemy 12/2009 lub grudzień Wprowadzona Data dokumentu zostanie wydrukowana na deklaracji jako Data wypełnienia deklaracji. Po wprowadzanie daty dokumentu przyciskiem Przelicz naliczamy deklaracje ZUS. Po jej naliczeniu Użytkownik programu może ręcznie zmienić zawartość pól: Termin przesyłania deklaracji i raportów (uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS) Liczba ubezpieczonych Data wypełnienia Edytowane (nie naliczane przez program) są również pola: Znak i numer decyzji pokontrolnej (o ile zachodzi taka potrzeba uzupełniany zgodnie z wytycznymi ZUS) Liczba stanowisk pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze Nie podlega edycji, wyliczany jest automatycznie przez program Identyfikator deklaracji, Stopa procentowa składek na ubezpieczenie wypadkowe, Zestawienie kwot do zapłaty. Dane do Programu Płatnika wysyłamy poleceniem: Eksport. Deklaracje zapisujemy poleceniem Zapisz. Funkcjonalność modułu 262/395

263 Umowy cywilnoprawne Historyczność umów cywilnoprawnych Historyczność umów cywilnoprawnych umożliwia odnotowanie zmiany warunków zawieranych umów oraz ewidencję tych zmian. Użytkownik programu ma możliwość wykonania: aktualizacji stawki wynagrodzenia lub ubezpieczenia w umowie ze zleceniobiorcą, historycznego zapisu wprowadzonych modyfikacji danych na umowie przerejestrowanie zleceniobiorcy. Aktualizację tytułu ubezpieczenia należy wykonać w sytuacjach wymagających przerejestrowania zleceniobiorcy, przykładowo w przypadkach: nabycia/utraty prawa do renty/emerytury, nabycia/utraty/zmiany stopnia niepełnosprawności, przystąpienia przez zleceniobiorcę do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego w trakcie umowy, utraty statusu studenta. Aktualizacja umowy cywilnoprawnej Umowa cywilnoprawna zawarta z pracownikiem może zostać zaktualizowana w następujący sposób. Przykład. Pracodawca zawarł ze zleceniobiorcą umowę zlecenia od dnia , z tytułu której tytułem wynagrodzenia zobowiązał się wypłacać zleceniobiorcy wynagrodzenie miesięczne w kwocie 2000 zł. Umowa zlecenia Następnie pracodawca ustalił ze zleceniobiorcą, że od 1 września 2015 wynagrodzenie z tytułu umowy cywilnoprawnej będzie wynosiło 3000 zł miesięcznie. W celu prawidłowego wykonania aktualizacji stawki wynagrodzenia z tytułu umowy cywilnoprawnej, należy w kartotece zleceniobiorcy na zakładce Umowy Umowy, ustawić się na wybranej umowie, a następnie wybrać przycisk Aktualizuj. Aktualizacja umowy Następnie w oknie, które się pojawi należy wskazać datę, od której ma obowiązywać wprowadzona zmiana warunków umowy oraz można uzupełnić również przyczynę zmiany w polu Powód aktualizacji zapisu: Aktualizacja danych Po wybraniu przycisku OK, pojawi się okno umowy cywilnoprawnej, na której można nanieść odpowiednie zmiany. W celu aktualizacji stawki wynagrodzenia, należy na zakładce Ogólne, zmienić kwotę w polu Wartość. Po zapisaniu zmian, począwszy od miesiąca września 2015 na wypłacie będzie naliczana kwota 3000 zł miesięcznie. 263/395

264 Zmiana stawki umowy Czynność Aktualizuj do umowy cywilnoprawnej jest dostępna z kartoteki zleceniobiorcy na zakładce Umowy Umowy, jak również z listy Kadry Umowy. Aktualizację umowy cywilnoprawnej z listy Kadry Umowy, wykonuje się analogicznie jak z kartoteki zleceniobiorcy, poprzez wskazanie właściwej umowy, a następnie wykonanie aktualizacji według schematu opisanego we wcześniejszym punkcie. Kadry Umowy - Aktualizuj Przerejestrowanie zleceniobiorcy W podobny sposób jak powyżej, w programie enova można wykonać aktualizację ubezpieczeń, a następnie wygenerować deklarację ZUS ZWUA i ZUS ZUA poprzez czynność Przerejestrowanie zleceniobiorcy dostępną w menu Czynności. Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe Często zdarza się, że zleceniobiorca przystępuje do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego z późniejszą datą niż początek umowy, co nakłada na pracodawcę obowiązek przerejestrowania zleceniobiorcy. W celu wykonania przerejestrowania zleceniobiorcy w programie enova, należy wprowadzić na umowie aktualizację ubezpieczeń, poprzez wskazanie umowy cywilnoprawnej i wybranie przycisku Aktualizuj. Aktualizuj W oknie, które się pojawi należy wskazać datę, od której obowiązuje zmiana, czyli w przytoczonym przykładzie, dzień przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego tj oraz można uzupełnić Powód aktualizacji zapisu: 264/395

265 Aktualizacja danych Następnie w oknie umowy zlecenia, na zakładce Ubezpieczenia, należy zaznaczyć w sekcji Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych, datę przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego: Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe Po tak wykonanej aktualizacji, na zakładce Deklaracje danej umowy, w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy: Przerejestrowanie zleceniobiorcy Po wybraniu wskazanej opcji, pojawi się okno, w którym należy wskazać datę wypełnienia deklaracji ZUS ZWUA i ZUS ZUA, a w polu KEDU należy wybrać nazwę Kedu, do którego mają one zostać zapisane. Parametry do deklaracji Po uzupełnieniu parametrów i akceptacji, zostaną przygotowane deklaracje do przerejestrowania zleceniobiorcy tj. ZUS ZWUA i ZUS ZUA: Uzyskanie stopnia niepełnosprawności ZWUA i ZUA Analogicznie należy postąpić w przypadku utraty bądź uzyskania przez zleceniobiorcę stopnia niepełnosprawności. 265/395

266 W celu odnotowania w programie enova uzyskanie stopnia niepełnosprawności przez zleceniobiorcę i wykonania przerejestrowania, należy w kartotece zleceniobiorcy na zakładce Dane ubezpieczeniowe uzupełnić okres i stopień niepełnosprawności: Stopień niepełnosprawności Następnie należy wykonać aktualizację na dzień zmiany, przykładowo jeżeli zleceniobiorca uzyskał stopień niepełnosprawności na okres , należy wskazać datę oraz uzupełnić powód aktualizacji. Aktualizuj Aktualizacja danych Następnie na zakładce Ubezpieczenie danej umowy automatycznie podpowie się nowy tytuł ubezpieczenia, zgodnie z uzupełnionymi wcześniej danymi na zakładce Dane ubezpieczeniowe dotyczącymi stopnia niepełnosprawności: Ubezpieczenie Po wykonaniu aktualizacji na zakładce Deklaracje danej umowy w menu Czynności będzie aktywna opcja Przerejestrowanie zleceniobiorcy: Przerejestrowanie zleceniobiorcy 266/395

267 W oknie, które się pojawi należy uzupełnić parametry dotyczące deklaracji: Parametry deklaracji Po akceptacji zostaną przygotowane deklaracje ZUS ZWUA i ZUS ZUA: ZWUA i ZUA Historia zapisów dla umowy cywilnoprawnej Wprowadzane modyfikacje do umów cywilnoprawnych poprzez opcję Aktualizuj tworzą na umowie zapisy historyczne, umożliwiające zachowanie historii zmian. Lista modyfikacji jest dostępna na umowie cywilnoprawnej na zakładce Historia zapisów. Poprzez Organizatora listy użytkownik programu może wyciągnąć dowolne pola w celu wyświetlenia większej ilości interesujących go danych, np. pole Powód aktualizacji. Poniżej historia wprowadzonych zmian opisanych w poprzednich punktach: Historia zapisów Umowy cywilnoprawne ze stawką za godzinę Od wersji złotej programu enova, zostało zaimplementowane rozliczanie umów cywilnoprawnych według Stawki za godzinę. Konfiguracja W konfiguracji programu w Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Elementy wynagrodzenia, dla elementów rodzaju Umowa na zakładce Algorytm Umowy zostało dodane pole Rozliczenie, w którym użytkownik ma możliwość wskazania w jaki sposób będzie możliwe rozliczanie danej umowy. Do wyboru są dostępne opcje: Dowolny Kwota do wypłaty Stawka za okres Stawka za godzinę Algorytm Umowy Rozliczenie Wprowadzanie umowy cywilnoprawnej rozliczanej stawką za godzinę Wprowadzając umowę zleceniobiorcy na zakładce Ogólne umowy cywilnoprawnej w polu Rozliczenie należy wskazać Stawka za godzinę oraz uzupełnić wartość np. 10zł brutto: 267/395

268 Stawka za godzinę Do rozliczenia umowy według stawki za godzinę, wymagane jest uzupełnienie zestawienia na zakładce Zestawienie realizacji. Należy wskazać okres za jaki jest wprowadzane zestawienie oraz w sekcji Strefy zestawienia umowy uzupełnić czas za jaki należy wypłacić wynagrodzenie. Wartość zostanie automatycznie przeliczona przez program. Zestawienie czasu pracy Po wprowadzeniu zestawienia za dany okres, będzie można naliczyć wypłatę do umowy cywilnoprawnej.na wypłacie zostanie naliczone wynagrodzenie z tytułu umowy cywilnoprawnej zgodnie z wprowadzonym zestawieniem za wskazany okres: Wypłata umowy Analogicznie wprowadza się zestawienia za kolejne okresy, które tworzą kolejne zapisy na zakładce Zestawienia realizacji. Wykorzystanie cech w zestawieniu W zestawieniach czasu pracy wprowadzanych do umowy cywilnoprawnej rozliczanej według stawki za godzinę, można również skorzystać z cech, które mogą służyć np. w celu odnotowania dodatkowych informacji. Dodatkowy podział kwot z umowy według cech można wykorzystać np. przy rozksięgowaniu wynagrodzenia z umowy według projektów. Przykładowo można stworzyć cechę do tabeli StrefyZestawUmow, która umożliwi odnotowanie na jakich projektach pracował zleceniobiorca w czasie wykonania zlecenia. Cechę do tabeli StrefyZestawUmow należy stworzyć w konfiguracji Narzędzia Opcje Systemowe Definicje cech: Cecha do tabeli StrefyZestawUmow Wydruk umowy cywilnoprawnej rozliczanej stawką za godzinę Wydruki umów cywilnoprawnych zostały dostosowane do nowego sposobu rozliczenia umów. Dla umów cywilnoprawnych rozliczanych według Stawki za godzinę, automatycznie na wydruku umowy, w paragrafie 3 jest umieszczany odpowiedni zapis, jakie wynagrodzenie przysługuje zleceniobiorcy za każdą godzinę pracy. 268/395

269 Wydruk umowy Generowanie deklaracji ZUA,ZZA, ZWUA do programu płatnik z umów cywilnoprawnych Poniżej opis generowania deklaracji zgłoszeniowych (ZUA, ZZA), wyrejestrowujących (ZWUA) do programu Płatnika dla zleceniobiorców. Deklaracje zgłoszeniowe/wyrejestrowujące przygotowuje się zawsze z poziomu konkretnej umowy cywilnoprawnej lub listy umów. W związku z tym należy wejść na listę Kadry i Płace/Kadry/Umowy. Deklaracja ZUA, ZZA Pierwszym krokiem, jaki należy wykonać przed przygotowaniem ZUA lub ZZA jest sprawdzenie czy wprowadzona umowa ma poprawnie zaznaczone ubezpieczenia. W tym celu należy wejść w umowie na zakładkę Ubezpieczenia. Na tej zakładce edycji podlegają: Tytuł ubezpieczenia - standardowo zaproponowany przez program tytułu ubezpieczenia, można zmienić, wybierając inny tytuł z rozwijalnej listy. Data powstania obowiązku ubezpieczeń oraz sposób podlegania poszczególnym rodzajom ubezpieczenia (obowiązkowo lub dobrowolnie). Formularz umowy Ubezpieczenie Tytuł ubezpieczenia aktualna lista tytułów ubezpieczenia. Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu jeżeli umowa podlega tylko o ubezpieczeniu zdrowotnemu należy wykasować datę z pola Data powstania obowiązku ubezpieczeń. Jeżeli tylko niektórym ubezpieczeniom nie podlega należy odznaczyć tylko to konkretne ubezpieczenie. Dane o obowiązkowym ubezpieczeniu zdrowotnym - jeżeli umowa nie podlega ubezpieczeniu zdrowotnemu należy usunąć datę. Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych, jeżeli zleceniobiorca podlega któremuś z ubezpieczeń należy je odznaczyć. Deklaracja ZWUA Po zakończeniu umowy należy wyrejestrować z ubezpieczeń pracownika. Nawet jeżeli nie sporządzamy deklaracji ZWUA z programu należy to zrobić, ponieważ będą się nam tworzy w deklaracji DRA w załącznikach zerowe deklaracje. Formularz umowy Wyrejetrowanie 269/395

270 Sporządzenie deklaracji Następnie należy przejść do zakładki Deklaracje i wykonać czynności: Wcisnąć klawisz Nowe ZUA lub wybrać z listy ZZA, ZWUA. Otworzy się okno dodawania zapisu do bazy. Jeżeli nie mamy wcześniej zdefiniowanego KEDU należy wcisnąć klawisz SHIFT+F4 i wprowadzić nazwę KEDU. Następnie wcisnąć klawisz OK. Następnie otworzy się formularz w którym należy uzupełnić: Formularz umowy Tworzenie ZUA, ZWUA, ZZA Wcisnąć klawisz Przelicz program sam pobierze informacje z umowy o dacie początku ubezpieczeń oraz o rodzaju ubezpieczeń. Eksport KEDU po przeliczeniu dokumentu można go od razu wysłać do pliku i zaczytać w Płatniku. Należy wcisnąć klawisz Eksport KEDU. Następnie wcisnąć klawisz OK. "Formularz umowy Tworzenie ZUA, ZWUA, ZZA" Otworzy się poniższy formularz i wciskamy OK. Program wygeneruje w zdefiniowanej ścieżce w programie plik, który należy wczytać do programu PŁATNIK. Generowanie ZUA, ZZA, ZWUA do płatnika 270/395

271 Obsługa funduszy pożyczkowych - PKZP i ZFM Pracownicze Kasy Zapomogowo - Pożyczkowe i Zakładowe Fundusze Mieszkaniowe Firmy udzielające pracownikom pożyczek, maja możliwość ewidencjonowania i automatycznego ich rozliczania w programie kadrowo płacowym enova. W systemie standardowo jest zdefiniowana Pracownicza Kasa Zapomogowo pożyczkowa (PKZP) oraz Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy (ZFM). Użytkownik ma możliwość również definiowania własnych funduszy pożyczkowych w programie enova. Pracownicza Kasa Zapomogowo Pożyczkowa (PKZP) Pracownikowi, który stał się członkiem kasy zapomogowo - pożyczkowej, należy przypisać w programie fundusz PKZP. W kartotece pracownika za zakładce PKZP, ZFM należy wybrać przycisk Nowy (Fundusz pożyczkowy), a następnie wskazać fundusz PKZP: W kolejnym oknie, które się pojawi należy wskazać datę przystąpienia do funduszu PKZP: Nowy Fundusz PKZP Wprowadzanie Funduszu PKZP Składka PKZP Pracownikowi będącemu członkiem kasy zapomogowo - pożyczkowej, któremu został dodany fundusz PKZP, na wypłacie będzie naliczała się co miesiąc składka PKZP, od daty przystąpienia do funduszu PKZP. Standardowo w programie składka PKZP jest zdefiniowana jako 3 procent od wynagrodzenia brutto bez zasiłków. Użytkownik ma możliwość zmiany procentu na definicji elementu Składka PKZP, ponieważ w każdej firmie może być różny procent do wyliczenia składki. Składka PKZP Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy (ZFM) Podobnie jak członkostwo w kasie zapomogowo - pożyczkowej możemy odnotować przynależność do funduszu mieszkaniowego ZFM. W kartotece pracownika za zakładce PKZP, ZFM należy wybrać przycisk Nowy (Fundusz pożyczkowy), a następnie wskazać fundusz ZFM: Nowy Fundusz ZFM Pozostałe pola uzupełniamy analogicznie jak dla funduszu PKZP. Standardowo dla pracownika przynależącego do funduszu mieszkaniowego ZFM, nie będzie potrącana składka na ZFM z wypłaty, tak jak odbywa się to w przypadku PKZP. Wpisowe Jeżeli pracownik przystępujący do funduszu wpłaca wpisowe, to taką wpłatę należy odnotować w Funduszu pożyczkowym PKZP, na zakładce Dopłaty, wycofania wkładu poprzez wybranie opcji Nowy (Wycofanie wkładu), a następnie wybierając Dopłatę: Dopłata / Wycofanie wkładu W kolejnym oknie należy uzupełnić datę wpłaty wpisowego, kwotę oraz wskazać jako element wynagrodzenia Wpisowe PKZP: 271/395

272 Wpisowe PKZP Na wypłacie etatowej zostanie naliczona kwota wpisowego: Rozliczenie wpisowego Wpłata wpisowego w kasie W analogiczny sposób jak powyżej można zaewidencjonować w programie enova wpłatę wpisowego w kasie. Wprowadzając Dopłatę należy wybrać jako element wynagrodzenia Wpisowe PKZP/kasa: Na wypłacie Inna wypłata zostanie naliczone wpisowe wpłacone przez pracownika w kasie: Wpłata wpisowego w kasie Do listy zostanie wygenerowane zobowiązanie gotówkowe, co można podejrzeć na zakładce Zobowiązania: Naliczenie wpisowego wpłaconego w kasie Zobowiązanie gotówkowe do wpisowego w kasie Pożyczka W formularzu Funduszu pożyczkowego na zakładce Pożyczki użytkownik ma możliwość zaewidencjonowania udzielonych pożyczek pracownikom, które będą automatycznie rozliczane w programie enova. 272/395

273 Pożyczki Udzielenie pożyczki Poprzez przycisk Nowy (Pożyczka) należy wprowadzić udzieloną pracownikowi pożyczkę. Na zakładce Ogólne należy wskazać datę udzielenia pożyczki oraz kwotę: Pożyczka PKZP Następnie na zakładce Warunki spłaty należy określić w jakich ratach pożyczka ma być spłacana. Należy wskazać miesiąc od którego pracownikowi mają być potrącane raty, ilość rat, kwotę raty, rodzaj rat ( nieoprocentowane lub oprocentowane), itp. Po uzupełnieniu wymaganych informacji, program przeliczy automatycznie plan spłat. Warunki spłaty pożyczki Po wprowadzeniu udzielonej pracownikowi pożyczki należy naliczyć jej wypłatę. Wypłatę pożyczki można zrealizować poprzez przycisk Nalicz pożyczkę lub spłatę lub standardowo naliczając wypłatę dla listy Inna wypłata. Wypłata pożyczki zostanie naliczona na liście Inna wypłata. Wypłata pożyczki U w a g a! Jeżeli w programie nie zostanie zaewidencjonowana wypłata pożyczki na liście płac, nie będzie możliwe automatyczne potrącanie spłaty rat z wynagrodzenia pracownika. Spłata pożyczki Po wypłaceniu pracownikowi pożyczki, program automatycznie będzie rozliczał raty zgodnie z planem spłat. Warunkiem potrącania spłaty rat z wypłaty pracownika jest naliczenie wypłaty pożyczki. Od miesiąca określonego w warunkach spłaty, na wypłacie pracownika automatycznie będą rozliczane spłaty pożyczki. 273/395

274 Spłata pożyczki PKZP Spłata pożyczki w kasie W programie jest możliwość również rozliczenia spłaty raty pożyczki w kasie. Jeżeli, pracownik wpłaci w kasie jakąś ratę, to należy w pożyczce na zakładce Warunki spłaty, przy danej racie, w kolumnie Element zamiast Spłata pożyczki PKZP wskazać Spłata pożyczki PKZP/Kasa. Następnie należy naliczyć listę dla typu wypłaty: Inna wypłata, na której zostanie naliczona gotówkowa spłata raty: Spłata pożyczki PKZP/Kasa Na zakładce Zobowiązania zostanie wygenerowane zobowiązanie gotówkowe: Zobowiązanie gotówkowe spłaty pożyczki PKZP w kasie Żyranci Ewidencjonując udzieloną pożyczkę pracownikowi, użytkownik ma możliwość wskazania od 1 do 3 żyrantów. Żyrantem może być osoba, która należy do tego samego funduszu co pożyczkobiorca. Operator ma możliwość wskazania daty, od której żyrant będzie osobą spłacającą pożyczkę, jak również określenia procentu bądź kwoty spłaty przez danego żyranta. 274/395

275 Żyranci Automatycznie plan spłat zostanie przeliczony przez program, a raty rozdzielone na żyrantów. Przykład. Przykładowo zgodnie z uzupełnionymi powyżej 2 żyrantami, którzy mają spłacać raty po 50%, na warunkach spłaty pożyczki plan spłat zostanie przeliczony. Rata wymagana na miesiąc styczeń 2013 od pożyczkobiorcy, zostanie rozdzielona na dwie raty: jedna na 500zł do żyranta Irena Błąd, a druga również na 500zł do żyranta Jan Brandt. Jak widać poniżej jedna z tych rat została już zrealizowana. Po potrąceniu spłaty raty z wypłaty żyranta, na spłacie rat pojawia się informacja o spłacie. Plan spłat z podziałem na żyrantów Automatycznie w miesiącu wskazanym w planie spłat, z wynagrodzenia żyrantów zostanie pobrana odpowiednia rata. Jak widać na poniższym zrzucie ekranu na wypłacie dla żyranta Ireny Błąd została potrącona rata pożyczki za miesiąc styczeń 2013 za pożyczkobiorcę Andrzejewskiego: Ewidencja PKZP/ZFM Spłata raty przez żyranta Kartoteka pracownika W kartotece pracownika na zakładce PKZP,ZFM/PKZP,ZFM można podejrzeć do jakich funduszy przynależy pracownik oraz na zakładce Pożyczki przeglądnąć listę i stan udzielonych mu pożyczek. Kartoteka pracownika/pkzp,zfm Kadry i płace PKZP, ZFM Na liście Kadry i płace/pkzp, ZFM są dostępne listy pokazujące członków Pracowniczych Kas Zapomogowo Pożyczkowych oraz Zakładowych Funduszy Mieszkaniowych. Użytkownik może sprawdzić listę oraz stan udzielonych pracownikom pożyczek. Z tej pozycji są również dostępne opcje tak jak z kartoteki pracownika, służące do ewidencjonowania i wypłacania pożyczek. Fundusze PKZP i ZFM Na liście PKZP, ZFM można odfiltrować członków funduszu PKZP, ZFM lub obu funduszy za wskazany okres. Użytkownik ma możliwość zaewidencjonowania nowego funduszu bądź naliczenia wpłaty lub wypłaty z funduszu. 275/395

276 Lista PKZP i ZFM Pod drukarką są również dostępne wydruki adekwatne do listy: PKZP,ZFM/Wydruki Pożyczki Na liście Pożyczki można odfiltrować pracowników, którym zostały udzielone pożyczki PKZP bądź ZFM w danym okresie jak również uzależnić widok listy pracowników w zależności od spłaconych bądź niespłaconych pożyczek. Pod drukarką są również dostępne wydruki adekwatne do listy: Lista pożyczek Pożyczki/Wydruki 276/395

277 Rozliczanie zasiłku dla zleceniobiorcy Ogólne informacje Osobie zatrudnionej na umowie cywilnoprawnej nie przysługuje wynagrodzenie chorobowe ( określone w art. 92 Kodeksu pracy), ponieważ mają do niego prawo jedynie osoby zatrudnione na umowy o pracę. Zleceniobiorcy od pierwszego dnia choroby jest wypłacany zasiłek chorobowy. Świadczenie to przysługuje tylko wtedy, jeżeli zleceniobiorca jest objęty dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym ( zleceniobiorca sam decyduje czy chce podlegać ubezpieczeniu chorobowemu czy też nie). Należy zaznaczyć, że zleceniobiorca nabywa prawo do zasiłku chorobowego dopiero po upływie 90 dni nieprzerwanego ubezpieczenia chorobowego (art. 4 ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa). Umowa cywilnoprawna z dobrowolnym ubezpieczeniem chorobowym Jeżeli zleceniobiorca zadeklaruje chęć przystąpienia do dobrowolnego ubezpieczenia chorobowego, które uprawnia go do pobierania zasiłku chorobowego w razie choroby, należy takie ubezpieczenia zaznaczyć na wprowadzanej umowie cywilnoprawnej na zakładce Ubezpieczenia w sekcji Dane o dobrowolnych ubezpieczeniach społecznych: Umowa cywilnoprawna Zleceniobiorca po upływie 90 dni ubezpieczenia nabędzie prawo do zasiłku chorobowego. Jeżeli zleceniobiorca przed zawartą umową cywilnoprawną podlegał dobrowolnemu ubezpieczeniu chorobowemu i w związku z tym ma prawo do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia trwania tej umowy cywilnoprawnej, to takie informacje można wprowadzić w kartotece zleceniobiorcy na zakładce Kalendarz Bilans otwarcia: Bilans otwarcia Jeżeli zleceniobiorca ma prawo do zasiłku chorobowego od pierwszego dnia choroby, a użytkownik nie wprowadził tych informacji na zakładce Kalendarz Bilans Otwarcia, wprowadzając nieobecność, można wskazać przyczynę nieobecności: Zwolnienie lekarskie bez okresu wyczekiwania Zwolnienie lekarskie bez okresu wyczekiwania Nieobecność zleceniobiorcy Po otrzymaniu zaświadczenia lekarskiego od zleceniobiorcy należy wprowadzić nieobecność na zakładce Kalendarz Nieobecności lub na zakładce Kalendarz Czas pracy. 277/395

278 Nieobecność na kalendarzu Naliczenie zasiłku dla zleceniobiorcy Naliczając wypłatę dla osoby zatrudnionej na umowie zlecenia, która przebywa na zwolnieniu chorobowym należy naliczać poprzez opcję Nalicz wypłaty. Naliczanie wypłaty Na wypłacie zostanie rozliczona wprowadzona nieobecność np. zwolnienie chorobowe elementem Zasiłek chorobowy (Zas.chorobowy /zlec.). Elementy wypłaty Należy zwrócić uwagę, że wynagrodzenie za umowę cywilnoprawną przy standardowych ustawieniach programu nie zostanie pomniejszone o nieobecność, ponieważ zleceniobiorca pomimo choroby może wykonać zlecone prace. Gdyby wynagrodzenie za umowę cywilnoprawną miałoby być pomniejszane z tytułu nieobecności, należy na definicji elementu ustawić sposób pomniejszenia za poszczególne nieobecności. U w a g a! Jeżeli użytkownik wybierze Nalicz umowę zamiast Nalicz wypłatę, zasiłek dla zleceniobiorcy nie zostanie naliczony na wypłacie, ponieważ opcja Nalicz umowę służy do naliczenia samej umowy cywilnoprawnej. Opodatkowanie zasiłku zleceniobiorcy Przychody uzyskiwane z umowy cywilnoprawnej są zakwalifikowane do przychodów z działalności wykonywanej osobiście, określonej w art.13 pkt 8 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Art. 41 wspomnianej ustawy PDOF nakłada na pracodawcę zatrudniającego osoby na umowach cywilnoprawnych i wypłacającego z tego tytułu wynagrodzenie określone w art. 13 pkt 8, do pobierania zaliczki podatku od wypłaconych świadczeń. Należy jednak podkreślić, iż świadczenia wypłacane zleceniobiorcy za czas choroby czyli przychody z innych źródeł, o których mowa w art. 20 ust.1 ustawy PDOF, nie mieszczą się w art. 13 pkt 8 ustawy PDOF. Zleceniodawca wypłacając zasiłek zleceniobiorcy, nie występuje w roli płatnika, a zatem nie jest zobowiązany do pobierania zaliczki na podatek dochodowy od tych świadczeń. W związku z powyższym na wypłacie zasiłku zleceniobiorcy w programie enova, naliczone świadczenie będzie przychodem nieopodatkowanym: 278/395

279 Opodatkowanie zasiłku Zleceniodawca wypłacający zasiłek zleceniobiorcy, zgodnie z art. 42a ustawy PDOF, jest zobowiązany do wystawienia deklaracji PIT-8C o przychodach z innych źródeł oraz niektórych dochodach z kapitałów pieniężnych, na której należy wykazać kwotę przysługującego zleceniobiorcy zasiłku chorobowego z tytułu ubezpieczenia społecznego. Zleceniodawca zobowiązany jest do wystawienia deklaracji PIT-8C do końca lutego następnego roku podatkowego. Po naliczeniu deklaracji PIT-8C w programie enova, wypłacony zasiłek dla zleceniobiorcy zostanie wykazany w części D deklaracji ( Informacja o wysokości przychodów, o których mowa w art. 20 ust.1ustawy PDOF): Naliczenie PIT-8C PIT-8C część D Opis pozycji 34 w części D deklaracji PIT-8C jest pobierany z definicji elementu z zakładki Deklaracje (cd) (Narzędzia Opcje Kadry i płace Płace Elementy wynagrodzenia Zas.chorobowy /zlec.). Standardowo opis pozycji jest ustawiony jako: Zasiłki z ubezpieczenia społecznego, natomiast opis można zmienić. Definicja Zas. chorobowego zleceniobiorcy Oskładkowanie zasiłku zleceniobiorcy Świadczenia wypłacane zleceniobiorcą z ubezpieczenia chorobowego i wypadkowego nie podlegają oskładkowaniu. Wypłacone kwoty świadczeń należy wykazać na raporcie ZUS RSA z odpowiednim kodem świadczenia/przerwy. Wypłacony zasiłek zleceniobiorcy z przedstawionego przykładu zostanie wykazany na deklaracji ZUS DRA, na raporcie ZUS RSA z kodem świadczenia/przerwy 313 (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego): 279/395

280 Zasiłek na ZUS RSA 280/395

281 Oddawanie dni wolnych za nadgodziny W programie standardowo zdefiniowany jest jeden kalendarz, w którym jest przyjęty jednomiesięczny okres rozliczeniowy. W kalendarzu tym przyjęta jest standardowo norma dobowa 8 godzin oraz norma średniotygodniowa 40 godzin. Zgodnie z Kodeksem pracy, za nadgodziny dobowe należy zapłacić dopłatę w wysokości 50%, a za nadgodziny średniotygodniowe i świąteczne oraz występujące w godzinach nocnych dopłatę w wysokości 100%. Rozliczanie nadgodzin w jedno- i wielo-miesięcznym okresie rozliczeniowym Co to jest okres rozliczeniowy Okres rozliczeniowy to przedział czasu wyrażony w tygodniach lub miesiącach, na który jest planowana i po upływie którego jest rozliczana praca każdego pracownika. Maksymalna długość okresu rozliczeniowego zależy od obowiązującego pracownika systemu czasu pracy, zaś jego faktyczna długość wynika z postanowień układu zbiorowego pracy lub regulaminu pracy, a w przypadku pracodawcy, który nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest zobowiązany do ustalenia regulaminu pracy -z obwieszczenia. Okres rozliczeniowy to inaczej mówiąc określony wycinek czasu pracy służący do oddawania (wypłacania) godzin nadliczbowych. Konfiguracja Przed przystąpieniem do wprowadzania nadgodzin należy skonfigurować rozliczanie nadgodzin w opcjach systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/kalendarz/czas pracy. Należy określić normę dobową i średniotygodniową dla całej firmy. Jeżeli norma ta dla określonych grup pracowników jest inna oznaczamy ją na zdefiniowanym dla tej grupy kalendarzu lub wręcz na kartotece pracownika. ) Na zakładce Kalendarz po wejściu do Kalendarza należy określić okres rozliczeniowy. Uzupełniamy pola: Typ okresu: miesięczny Okres: 1. W przypadku okresu wydłużonego wpisujemy zamiast 1 np. 3. Ewentualnie można uzupełnić datę początku okresu rozliczeniowego w przypadku, gdy zmienia się okres rozliczeniowy z jednomiesięcznego np. na trzymiesięczny okres. Wprowadzanie nadgodzin w dni pracy Nadgodziny dla każdego pracownika odnotowujemy w jego kalendarzu. Należy wejść do kartoteki pracownika w module Kadry/Pracownicy, następnie na zakładkę Kalendarz/Czas pracy. Należy pamiętać, że na początku miesiąca odbywa się planowanie pracy dla pracownika i te informacje wprowadzamy w zakładce Kalendarz/Norma czasu pracy. Wprowadzanie nadgodzin zaczynamy od wejścia na zakładkę Kalendarz/Czas pracy. Kartoteka czasu pracy pracownika zawiera rzeczywisty czas pracy pracownika w danym miesiącu. Rzeczywisty czas pracy pracownika jest to plan pracy (norma czasu pracy) pomniejszony o nieobecności oraz powiększony o nadgodziny. Kalendarz Czynności: Otwieramy dzień pracy, który chcemy zmodyfikować klikając na dniu dwa razy. Otworzy się poniższy formularz: Wprowadzamy czas pracy w danym dniu wraz z nadgodzinami Czas np. zmieniamy z 8 na 10 godzin Wciskamy klawisz OK. Zapisujemy i Zamykamy pracownika. Kalendarz/Czas pracy 281/395

282 Wprowadzanie nadgodzin w dniu wolnym od pracy Wprowadzanie nadgodzin zaczynamy od wejścia do pracownika na zakładkę Kalendarz/Czas pracy. Czynności: Wprowadzanie nadgodzin Otwieramy dzień wolny, który chcemy zmodyfikować klikając na dniu dwa razy. Otworzy się poniższy formularz: Następnie możemy zmienić godzinę przyjścia do pracy Od godziny np. puste pole zamieniamy na godzinę początku pracy czyli 8:00. Wprowadzamy czas pracy w danym dniu w polu Czas: 10 Po wprowadzeniu powyższych informacji. Wciskamy klawisz OK. Zapisujemy i Zamykamy pracownika. Wprowadzanie nadgodzin w dniu wolnym Odbieranie pojedynczych nadgodzin w inny dzień pracy Wprowadzanie godzin wolnego za nadgodziny zaczynamy od wejścia do pracownika na zakładkę Kalendarz/Czas pracy. Czynności: Otwieramy dzień w którym WYSTĄPIŁY NADGODZINY: wciskamy klawisz Nowa strefa i z listy wybieramy strefę Nadgodziny do przeniesienia. Następnie wprowadzamy liczbę godzin jaką będziemyw przyszłości oddawać w postaci godzin wolnych. Następnie wchodzimy do dnia, którym oddajemy godziny wolne za nadgodziny Wprowadzenie informacji o liczbie nadgodzin do przeniesienia 282/395

283 Rozliczenie nadgodzin strefę Praca w normie pomniejszamy o taką liczbę godzin, jaką oddajemy w postaci wolnego w naszym przypadku z 8 na 6. Następnie dodajemy drugą strefę Rozliczenie nadgodzin (prac) lub Rozliczenie czasu pracy (firma) w polu Czas należy wprowadzić informację o liczbie godzin do odebrania. Jeżeli wybierzemy Rozliczenie nadgodzin (prac) nadgodziny będą oddawane 1:1 zgodnie z KP. Jeżeli wybierzemy Rozliczenie nadgodzin (firma) nadgodziny będą oddawane 1:1,5 zgodnie z KP. Rozliczenie nadgodzin (prac) Rozliczenie nadgodzin (firma) Oddawanie dni wolnych za pracę w dni wolne lub Niedzielę Zgodnie z Kodeksem Pracy za choć jedną przepracowaną godzinę w dzień wolny pracownika przysługuje cały dzień wolny w inny dzień pracy. Ewidencja takiego rozliczenia w enova wygląda następująco. W dzień wolny wprowadzamy informację o liczbie godzin pracy i liczbie godzin do przeniesienia. Podobnie jak to zostało opisane w punkcie wcześniejszym. Nadgodziny do przeniesienia Następnie w dniu pracy, który chcemy pracownikowi oddać jako wolny za tą jedną godzinę pracy w dzień wolny usuwamy strefę czasu pracy Praca w normie i zamiast niej wprowadzamy strefę czasu pracy Rozliczenie nadgodzin (prac). Rozliczenie nadgodzin (prac) W polu Czas wprowadzamy liczbę godzin, które pracownikowi oddajemy za jedną przepracowaną godzinę w sobotę. Dodatkowo należy z Organizatora listy wyciągnąć pole Czas rozliczany i w polu tym wprowadzamy liczbę godzin, jaka wystąpiła w dzień wolny. Widok z kolumną czas rozliczany należy zapisać, tak aby następnym razem przy wprowadzeniu odbioru nadgodzin nie trzeba było jej wyciągać z organizatora listy. 283/395

284 CzasRozliczanyWyliczony 284/395

285 Roczna informacja IMIR Ogólne Zgodnie z treścią art. 41 ust. 8 ustawy zus płatnik ma obowiązek przekazania ubezpieczonemu informacji zawartych w raportach imiennych za rok ubiegły w terminie do 28 lutego roku następnego. Deklaracja roczna IMIR powinna zostać wydana obowiązkowo w przypadku, gdy pracownik nie otrzymywał miesięcznych raportów lub na żądanie ubezpieczonego. Szczegółowe informacje na stronie ZUS: Deklaracja IMIR oprócz danych dotyczących ubezpieczonego i płatnika zawiera informację o podstawach i wysokości składek emerytalne, rentowej, chorobowej i wypadkowej w podziale na miesiące, a także o tytule ubezpieczania i kodach świadczenia przerwy. Generowanie zbiorcze informacji IMIR Aby wygenerować deklarację IMIR dla wszystkich pracowników podlegających ubezpieczeniom należy wejść na listę Kadry i Płace/Kadry/Wszyscy następnie podświetlić wszystkie kartoteki, a następnie wygenerować deklarację poprzez wybór opcji w menu Czynności/Deklaracje/Naliczć IMIR. W oknie parametrów należy wskazać miesiąc (w przypadku IMIR miesięcznej) lub rok (w przypadku deklaracji rocznej). Generowanie deklaracji IMIR Grupowe drukowanie informacji IMIR Lista Kadry i Płace Deklaracje Informacja IMIR zawiera ewidencję naliczonych informacji IMIR dla pracowników. Pod drukarką jest dostępny wydruk 'Informacja IMIR'. Okno parametrów U w a g a! System wygeneruje deklarację tylko dla osób, które w zadanym okresie były uwzględnione na deklaracji RCA lub RZA. Po wywołaniu wydruku pojawi się okno z parametrami: Wydruk Informacja ZUS IMIR 285/395

286 Przy drukowaniu informacji IMIR mamy możliwość wyboru parametru Tylko naliczone. Parametr wydruku Informacja ZUS IMIR Opcja na TAK oznacza, że system nie będzie generował tabel z zerowymi wartościami dla miesięcy, w których pracownik nie był uwzględniony na deklaracji RCA lub RZA Opcja na NIE oznacza, że zostanie wygenerowane dwanaście tabel, dla każdego miesiąca kalendarzowego w ramach roku. Generowanie deklaracji dla pojedynczego pracownika Na kartotece pracownika dodano nową zakładkę Deklaracje Informacja IMIR, na której można wygenerować indywidualnie informację dla pojedynczego pracownika lub przejrzeć już naliczone deklaracje IMIR. Informacja IMIR na kartotece pracownika Po naliczeniu informacji IMIR istnieje możliwość zaprezentowania jej w formie wydruku. Raport dostępny pod drukarką z pozycji formularza IMIR. Drukowanie raportu informacji IMIR 286/395

287 Świadectwa pracy Ogólne Obecnie obowiązujące przepisy dotyczące wydawania świadectw pracy pracownikom zatrudnionym na podstawie umów terminowych, czyli umowy o pracę na okres próbny, umowy o pracę na czas określony lub umowy o pracę na czas wykonania określonej pracy, nakładają na pracodawcę obowiązek wydania świadectwa pracy obejmującego zakończone okresy zatrudnienia na podstawie tych umów, zawartych w okresie 24 miesięcy, licząc od daty zawarcia pierwszej umowy. Jeżeli rozwiązanie umowy nawiązanej przed upływem 24 miesięcy, miałoby nastąpić po tym terminie, to świadectwo pracy należy wydać w dniu rozwiązania bądź wygaśnięcia takiej umowy o pracę (art. 97 1(2) K.p.). Według znowelizowanych przepisów, pracodawca w ciągu 7 dni ma obowiązek wydać świadectwo pracy na wniosek pracownika (art K.p.). Pracownik zatrudniony na podstawie kolejnych terminowych umów o pracę, może w każdym momencie złożyć wniosek o wydanie świadectwa pracy, do każdej zakończonej umowy lub łącznego okresu zatrudnienia na podstawie tych umów. U w a g a! Obecnie obowiązujące przepisy wydawania świadectw pracy mają zastosowanie do umów o pracę zawartych począwszy od daty 21 marca W związku z powyższym w programie enova zostało zaimplementowane nowe świadectwo pracy, umożliwiające wydanie dokumentu za okres każdej umowy o pracę z osobna bądź też za łączny okres zatrudnienia pracownika. Konfiguracja W konfiguracji programu Narzędzia/Opcje/Systemowe/Definicje dokumentów dodatkowych została dodana definicja Świadectwo pracy oparta na dokumentach dodakowych. Zaimplementowana standardowa definicja świadectwa pracy jest w pełni przygotowana dla użytkowników programu, nie wymaga dodatkowych ustawień czy konfiguracji. Definicje dokumentów dodatkowych/świadectwo pracy Warto jednak wspomnieć, że w analogiczny sposób w programie można tworzyć własne definicje dokumentów w celu rejestrowania wystąpienia zdarzeń wraz z dokładnym ich opisem i powiązaniami. W wersji srebrnej i złotej programu funkcjonalność definiowania dokumentów dodatkowych została ograniczona tylko do definicji świadectwa pracy. Nie ma możliwości dodawania nowych dokumentów dodatkowych, a standardowo dostępna jest tylko definicja świadectwa pracy. Pełny dostęp do funkcjonalności został udostępniony w wersji platynowej. U w a g a! W wersji platynowej jest możliwość definiowania dokumentów dodatkowych do innych tabel (nie tylko do tabeli pracownicy). Generowanie świadectwa pracy w programie W kartotece pracownika została dodana nowa zakładka Dokumenty dodatkowe, na której została oprogramowana funkcjonalność pozwalająca na wystawienie cząstkowych świadectw pracy dla zakończonych umów terminowych bądź łącznego okresu zatrudnienia pracownika. Wystawienie świadectwa pracy W celu wystawienia świadectwa pracy pracownika w kartotece pracownika na zakładce Dokumenty dodatkowe należy wybrać Nowy (Świadectwo pracy), następnie w oknie Dodawanie nowego zapisu, które się pojawi należy wskazać okres, który ma obejmować wystawiany dokument: W kolejnym kroku należy wybrać Przelicz, aby program wyliczył dane do dokumentu. Dodawanie nowego zapisu Po przeliczeniu świadectwa pracy można wykonać wydruk, wybierając pod drukarką Świadectwo pracy. Przeliczenie 287/395

288 Wydruk świadectwa pracy Po wydrukowaniu dokumentu i sprawdzeniu danych zawartych na wydruku, można zatwierdzić dokument wybierając Zatwierdź. Jeżeli dokument zostanie zatwierdzony, a użytkownik będzie chciał go usunąć bądź ponownie przeliczyć, w pierwszej kolejności należy go odtwierdzić wybierając Przenieś do bufora. Ewidencjonowanie dokumentów dodatkowych W związku z tym, że obecnie pracownik może zażądać świadectw pracy do każdej umowy, pracodawca wystawiając kolejne świadectwo pracy musi uwzględnić wydane poprzednio dokumenty. Wiąże się to z koniecznością ewidencjonowania wydanych świadectw pracy, co umożliwił wprowadzony w programie mechanizm dokumentów dodatkowych. Wcześniej dane do świadectwa pracy były pobierane z aktualnych na moment wydruku danych z kartoteki pracownika. Obecna funkcjonalność powoduje, że każde wystawione świadectwo pracy zostaje zapisane w bazie danych jako osobny dokument dodatkowy w kartotece pracownika. Dane zapisywane w dokumencie są zgodne z informacjami jakie były na kartotece pracownika w czasie przeliczania danego świadectwa pracy. Wystawione dokumenty można przeglądać na zakładce Dokumenty dodatkowe w pracowniku, gdzie są dostępne filtry: Definicja. Definicja dokumentu dodatkowego Okres wg. Do wyboru: Według daty dokumentu, Wg daty zdarzenia, Wg okresu. Okres. Okres za jaki mają zostać wyświetlone dokumenty. Filtry dostępne na liście Dokumenty dodatkowe Zastosowanie w praktyce Poniżej zostanie przedstawiony przykład wystawienia świadectw pracy dla poszczególnych umów terminowych, na przykładzie pracownika zatrudnionego na następujące okresy: Historia zapisów Pracownik ma możliwość zażądać od pracodawcy wystawienia świadectwa pracy za każdą zakończoną umowę terminową lub łączny okres tych umów. Jeżeli w przedstawionym przykładzie pracownik po zakończeniu drugiej umowy, złożyłby wniosek o wydanie świadectwa pracy za łączny okres dwóch pierwszych umów, należy na zakładce Dokumenty dodatkowe, po wybraniu Nowy (Świadectwo pracy) w oknie Dodawanie nowego zapisu wskazać odpowiedni okres. Jak widać na poniższym zrzucie ekranu, program podpowiada okresy zawartych kolejno umów z pracownikiem. W celu wskazania łącznego okresu z dwóch zakończonych umów należy w polu Okres od wskazać okres pierwszej umowy na okres próbny, a w polu Okres do wybrać okres drugiej umowy terminowej. W polu Za okres program automatycznie przeliczy łączny okres, którego będzie dotyczyło świadectwo pracy, w tym przykładzie Po zaakceptowaniu wybranego okresu przyciskiem OK, w kolejnym polu należy wybrać Przelicz: Świadectwo pracy za okres dwóch umów terminowych Następnie po wybraniu pod drukarką Świadectwo pracy zostanie wygenerowany wydruk, jak poniżej: Przeliczanie dokumentu 288/395

289 Wydruk Świadectwo pracy za okres U w a g a! W punkcie 6 świadectwa pracy są wyświetlane informacje uzupełniające, np. dotyczące urlopu wypoczynkowego w przypadku wydawania świadectwa cząstkowego. Wystawiając świadectwa cząstkowe należy zwrócić uwagę na urlop wypoczynkowy pracownika. Jeżeli pracownik poprosi o świadectwo pracy do zakończonej umowy, pomimo kontynuacji zatrudnienia, to za niewykorzystany urlop wypoczynkowy z pierwszego okresu może otrzymać ekwiwalent bądź ustalić z pracodawcą, że wykorzysta go w okresie kolejnej umowy. Zatem jeżeli pracownik nie otrzyma ekwiwalentu za zaległy urlop, to na świadectwie pracy pojawi się adekwatna informacja. W punkcie 6 świadectwa pracy zostanie zamieszczona Informacja uzupełniająca, że strony postanowiły, iż pracownik wykorzysta urlop wypoczynkowy w czasie kolejnej zawartej umowy. Przykładowo w analizowanym przypadku na świadectwie pracy pojawiła się informacja: Pracownik z prezentowanego przykładu miał naliczone następujące limity urlopu wypoczynkowego: Informacja uzupełniająca Limit urlopu wypoczynkowego W związku z tym pozostałe 7 dni urlopu wypoczynkowego za okres zakończonej umowy, do której było generowane świadectwo pracy, przeszło na kolejny limit urlopu wypoczynkowego naliczony dla ostatniej umowy, a na świadectwie pracy została wygenerowana o tym informacja. Tak wystawione świadectwo pracy pracownika za okres zakończonych dwóch pierwszych terminowych umów o pracę można zatwierdzić i zapisać. Po zakończeniu ostatniej z umów pracownika, będzie można wygenerować kolejne świadectwo pracy. Wybierając Nowy (Świadectwo pracy), program mając zaewidencjonowany pierwszy dokument, w oknie gdzie należy wskazać okres za jaki będzie wystawiane świadectwo, podpowie już tylko okres ostatniej umowy: Okres drugiego świadectwa pracy Drugie świadectwo pracy wystawia się w analogiczny sposób. Dane prezentowane na wydruku będą uwzględniały wcześniej wystawione dokumenty dla pracownika. 289/395

290 Naliczanie rocznych deklaracji PIT Naliczanie rocznych deklaracji PIT: PIT-4R, PIT-8AR, PIT-11, PIT-40. W programie zawsze niezwłocznie po opublikowaniu przez ministerstwo finansów uaktualniane są deklaracje PIT. Konfiguracja Nim przystąpimy do naliczenia deklaracji rocznej PIT4R musimy sprawdzić czy mamy poprawnie ustawione parametry konfiguracyjne. W tym celu należy wejść do konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje i sprawdzić: Czy firma jest osobą fizyczną: dane należy sprawdzić na zakładce Firma/Dane o działalności. Jeżeli firma nie jest osobą fizyczną należy odznaczyć znacznik na NIE. U w a g a! Osoba fizyczna Nazwa firmy: Nazwa firmy do deklaracji ściągana jest z zakładki Firma/Nazwa i adres. Nazwa firmy, ulica nr domy, kod pocztowy i miejscowość odczytywany jest na tej zakładce z licencji i standardowo jest wyszarzony podobnie NIP. W przypadku BIUR RACHUNKOWYCH dane te można wpisać i pola nie są wyszarzone. U w a g a! Nazwa i adres Regon wprowadzamy na zakładce Firma/Dane o działalności. Nazwę urzędu skarbowego firmy program odczytuje z zakładki Firma/Urzędy i KRS. Druga część konfiguracji uzależniona jest już od konkretnych wymogów firmy. Informacje te dostępne są na zakładkach Kadry i Płace/Deklaracje/PIT oraz PIT ogólne PIT-4R Urząd skarbowy Do liczby podatników wliczaj tylko pracowników, którzy uzyskali w rozliczanym miesiącu przychód ustawiamy TAK/NIE standardowo wlicza wszystkich, którzy mieli stosunek pracy lub mieli zawartą umowę cywilnoprawną opodatkowaną. Licz odpis na PFRON i zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych TAK/NIE należy ustawić na TAK dla firm, które mają prawo do odpisu. procent odpisu - standardowo podpowiada się 100%, można zmienić wysokość procentu odpis tylko od wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych - ustawienie TAK/NIE w zależności, czy wszystkie wypłaty, czy tylko dla pracowników niepełnosprawnych mają być uwzględniane podczas liczenia odpisu informacja o niepełnosprawności odczytywana z danych kadrowych (wg daty wypłaty) - TAK/NIE Naliczaj tylko dla zatwierdzonych wypłat TAK/NIE - w sytuacji,gdy ustawimy na tak program nie będzie uwzględniał na deklaracji wypłat z niezatwierdzonych list płac. PIT /395

291 Wykazuj nominalne koszty uzyskania - TAK/NIE, czy koszty mają być wykazywane nominalne czy faktycznie odliczone w wypłatach. Uwzględniaj składki od przychodów wykazywanych na PIT-8AR - TAK/NIE, Jeżeli parametr zostanie ustawiony na TAK, składki naliczone od tzw. umów ryczałtowych będą wykazane na deklaracji PIT-11. U w a g a! Niektóre urzędy skarbowe w sytuacji, gdy pracownik miał umowę ryczałtową do 200 zł, gdzie podatek wykazywany jest na PIT 8AR twierdzą, że na PIT 11 nie należy wykazywać składek społecznych od tych umów. Pracownik ma prawo poprosić o wydanie przez dział płac oprócz PIT11 zaświadczenia o wysokości składek od umów ryczałtowych wykazanych na PIT 8AR, bowiem ma prawo odliczyć te składki w zeznaniu rocznym PIT 37. PIT-40 Wykazuj nominalne koszty uzyskania - TAK/NIE Rozlicz nadpłatę podatku/podatek do zapłaty - TAK/NIE, Po ustawieniu parametru TAK na deklaracji PIT-40 pojawia się parametr Data rozliczenia. Data ta podpowiada miesiąc rozliczenia nadpłaty/niedopłaty pracownikowi w wypłacie i na deklaracji PIT-4R. Standardowo, w momencie rozliczania PIT-40, data rozliczenia ustawia się, jako 1 marca kolejnego roku po roku podatkowym, za który wystawiono PIT-40.Datę możne zmodyfikować po naliczeniu deklaracji PIT-40. W wypłacie za miesiąc marzec naliczy się rozliczenie nadpłaty/niedopłaty: PIT-40 Podatek do zapłaty lub PIT-40 Zwrot nadpłaty. Następnie należy przejść do zakładki PIT ogólne ustawić informacje: Deklaracje/PIT Na deklaracjach umieszczaj dane właściciela pole jest aktywne w sytuacji, gdy firma jest osobą fizyczną. Dane będą odczytywane nie z zakładki Firma/Dane o działalności tylko z danych wprowadzonych w module Kadry i płace/właściciele. Naliczaj wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacenia podatku dochodowego TAK/NIE W sytuacji, gdy firma nie chce obliczać tego wynagrodzenia należy odznaczyć na nie. Od tego ustawienia zależne są pola: Wysokość należnego wynagrodzenia (procent) program na bieżąco ma aktualizowane ten wskaźnik Zaokrąglenie należnego wynagrodzenia (dokładność) na ten moment zaokrąglane jest do pełnych złotówek W sytuacji, gdy chcemy aby na deklaracji z automatu podpowiadało się Imię i Nazwisko osoby uzupełniającej deklarację mamy dwie możliwości: Zaznaczamy znacznik Użyj nazwy aktualnego operatora wybieramy TAK lub NIE W polu Imię i Nazwisko wprowadzamy informacje o osobie, która ma widnieć na deklaracji Generowanie deklaracji PIT 4R oraz PIT 8AR Deklaracje/PIT - ogólne Przygotowanie deklaracji PIT4R Generowanie deklaracji rozliczeniowej PIT4R zaczynamy od sprawdzenia czy wszystkie listy płac za dany miesiąc mamy wprowadzone. Jeżeli powyższa czynność jest wykonana należy przejść do modułu Kadry i Płace/Deklaracje/PIT/PIT4R. 291/395

292 Deklaracje/PIT Po wejściu do modułu Deklaracji PIT 4R pojawi się lista wszystkich sporządzonych deklaracji PIT4R (zaliczek na podatek dochodowy od osób fizycznych) za dany rok. Co miesiąc należy sporządzić deklarację PIT4R, aby wiedzieć jaką zaliczkę za dany miesiąc odprowadzić do urzędu skarbowego. Przygotowując deklarację za miesiąc grudzień będziemy mogli wydrukować deklarację roczną PIT4R. U w a g a! Dane z poszczególnych miesięcy do deklaracji rocznej są pobierane na podstawie sporządzanych, co miesiąc deklaracji. Sporządzanie deklaracji zaczynamy od naciśnięcia klawisza Nowy PIT 4R i otworzy nam się poniższy formularz PIT-4R. Nowy PIT - 4R Na zakładce Ogólne formularza należy uzupełnić następujące pola: Naliczenie PIT-4R Okres ustawiamy miesiąc za który sporządzamy deklarację, Data data przygotowywania PIT-4R, Cel złożenia formularza standardowo podpowiada się Złożenie Formularza zmieniamy tylko jeżeli robimy korektę deklaracji. Aby wygenerować korektę deklaracji należy zatwierdzić pierwotną deklarację. Wprowadzamy Imię i nazwisko osoby odpowiedzialnej za sporządzanie deklaracji, w sytuacji, gdy nie wprowadziliśmy tej informacji wcześniej w konfiguracji. Wciskamy klawisz Przelicz deklaracja przeliczy się i uzupełni danymi za wskazany miesiąc. Na zakładce Obliczenie należnego podatku dane uzupełniają się automatycznie po przeliczeniu deklaracji. Jedynie pole Pobrany podatek przekazany na PFRON oraz zakładowy fundusz rehabilitacyjny osób niepełnosprawnych może zostać wpisane ręcznie. Kolejna zakładka Płatności wskazuje wysokość zobowiązania jaka jest generowana do zapłaty do US za dan miesiąc. Na ostatniej zakładce Pola mamy wygenerowaną deklarację w strukturze przygotowanej do edeklaracji. Następnie należy przejść do drukarki i wydrukować jeden z poniższych wydruków. Co miesiąc drukujemy Informację miesięczną do PIT4R raz do roku, w grudniu drukujemy Deklarację PIT4R, w programie zawsze dostępna jest aktualnie obowiązująca deklaracja. 292/395

293 Wydruki Wydruk deklaracji należy sprawdzić z podsumowaniami list płac oraz z zaliczkami zapłaconymi za poszczególne miesiące. Informacja miesięczna PIT-4R Deklaracja PIT-4R Przygotowanie deklaracji PIT 8AR Deklarację PIT- 8AR przygotowuje się w module Kadry i Płace/Deklaracje/PIT-8AR w podobny sposób jak deklarację PIT-4R. Generowanie deklaracji PIT 11 lub pit 40 dla wszystkich pracowników oraz zleceniobiorców. Przed przystąpieniem do naliczeniem deklaracji dla pracowników należy uzupełnić na kartotece pracownika : Adresy pracowników. W enovie zasada jest następująca, jeżeli nie uzupełnimy adresu zamieszkania (zakładka Kadry/Adresy w kartotece pracowników) to program będzie pobierał do deklaracji PIT adres zameldowania. Urzędy skarbowe pracowników uzupełniamy na zakładce Kadry/Dane podatkowe Jeżeli pracownikom będziemy chcieli generować PIT 40 należy taką informacje wprowadzić do kartoteki pracownika. W tym celu wchodzimy do kartoteki pracownika na zakładkę Deklaracje/Informacje do PIT40 i zaznaczyć pole Naliczaj Deklarację PIT 40 na TAK. W takiej sytuacji nie będzie generowany PIT 11 dla tej osoby.. 293/395

294 Informacje dla PIT-40 PIT 11 Generowanie deklaracji rocznych dla pracowników zaczynamy od wejścia na listę Kadry i płace/kadry/pracownicy następnie na listę Wszyscy wybieramy okres całego roku, za który będziemy generować deklaracje PIT. Zaznaczamy wszystkie osoby jakie są na tej liście (Ctrl+A). Następnie w menu Czynności wybieramy Deklaracje/Nalicz PIT-11. Czynności/Nalicz PIT-11 Pojawi się okno, w którym należy wybrać rok za, który chcemy naliczyć deklarację, następnie wpisać osobę, która podpisuje Deklaracje PIT i datę wypełnienia i akceptujemy OK. U w a g a! Imię i nazwisko Płatnika można uzupełnić w konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Deklaracje PIT ogólne. Nalicz PIT 11 Pojawi się lista osób, którym należy naliczyć deklarację. Następnie należy wcisnąć klawisz Przelicz i po wykonaniu tej czynności wciskamy klawisz Zapisz i Zamknij. Przelicz U w a g a! W przypadku, gdy została już wygenerowana wcześniej deklaracja PIT 11 dla pracownika, za dany rok, program poinformuje w logu listy, że dla tej konkretnej osoby nie została naliczona deklaracja. Program również poinformuje kto nie osiągnął dochodów w danym roku. 294/395

295 Aby wydrukować wszystkie deklaracje należy przejść do modułu Kadry i Płace/Deklaracje PIT/Deklaracja PIT 11, zaznaczyć wszystkie osoby dla których chcemy zrobić wydruk. Następnie w menu czynności wybrać zatwierdzanie deklaracji. Po zatwierdzeniu deklaracji podświetlamy wszystkie deklaracje, które chcemy wydrukować i wybieramy w drukarce deklarację PIT11(x) w odpowiedniej wersji na dany rok, wciskamy drukuj. W sytuacji, gdy chcemy nadrukować dane na oryginalne formularze nalęzy na etapie drukowania zaznaczyć taką informację. Logi PIT 40 Zanim przystąpimy do generowania deklaracji PIT- 40 należy uzupełnić w kartotekach pracowników informacje komu drukujemy pit 40. W tym celu wchodzimy do kartoteki pracownika na zakładkę Deklaracje/Informacje do PIT 40 i zaznaczamy pole Naliczaj Deklarację PIT 40 na TAK. Generowanie deklaracji rocznych PIT-40 przygotowuje się w podobny sposób jak deklaracje PIT-11. Generowanie zestawień do sprawdzenia deklaracji PIT 11, PIT 40, PIT 8AR dla pracowników oraz zleceniobiorców. Wydruk Generowanie karty przychodów pracownika Drukowanie karty przychodów pracownika zaczynamy od zaznaczenia pracowników, którym chcemy taką kartę wydrukować. Następnie z menu wybieramy rozwijamy listę wydruków. Następnie należy wybrać folder Wynagrodzenia i zasiłki. Rozwinie się kolejna lista wydruków z której wybieramy wydruk Karta przychodów pracownika. Po wyborze raportu pojawi się poniższe okno, na którym należy zaznaczyć: Przygotuj wydruk dla: wybieramy z listy format w jakim chcemy przygotować wydruk Zaznaczamy czy wydruk ma być dla wszystkich z listy czy tylko dla zaznaczonych. Następnie należy wcisnąć klawisz Drukuj. Karta przychodów pracownika Drukuj raport Na ekranie pojawi się okno z parametrami do wyboru: Należy wybrać okres za jaki chcemy drukować raport 295/395

296 Szczegółowa: NIE- zostanie wyświetlona suma składek społecznych, TAK składki zostaną wyświetlone w rozbiciu na emerytalną, rentową, chorobową. Przychody: wybieramy z listy rodzaje przychodów jakie chcemy wyświetlić na zestawieniu: pracownika, zleceniobiorcy, razem. Osobno pod. PIT-8AR: NIE zarówno zaliczka podatku ( pit 11) jak i podatek (pit8ar) zostanie wyświetlony w jednej kolumnie. TAK zaliczka podatku i podatek zostaną wyświetlone w osobnych kolumnach. Informacje o 50% KUP: TAK - zostanie wykazana informacja o naliczonych 50 procentowych kosztach uzyskania przychodu Na koniec wciskamy klawisz OK Na ekranie pojawi się wydruk jak poniżej. Parametry wydruku Karta przychodów pracownika Generowanie Zestawienia do PIT 11 i PIT 8AR Poniżesz zestawienia są pomocne przy sprawdzaniu deklaracji PIT 11. Drukowanie PIT 11 zestawienie oraz PIT 8AR zestawienie dla pracowników zaczynamy od zaznaczenia pracowników. Z menu wybieramy rozwijamy listę wydruków. Następnie należy wybrać folder Wynagrodzenia i zasiłki. Rozwinie się kolejna lista wydruków z której wybieramy wydruk PIT 11 zestawienie lub PIT 8AR zestawienie Na ekranie pojawi się okno z parametrami do wyboru: PIT 11 zestawienie Rok wybieramy rok dla którego chcemy wygenerować zestawienie Urząd skarbowy pole zostawiamy puste, chyba ze chcemy wygenerować zestawienie dla jednego konkretnego urzędu skarbowego Informacje o 50% KUP - po zaznaczeniu na TAK, pojawią się informacje o 50 procentowych kosztach uzyskania przychodu Wydruk wygląda jak poniżej: Parametry wydruku 296/395

297 Zestawienie PIT 11 strona 1 Zestawienie PIT 11 strona 2 297/395

298 Obsługa zajęć komorniczych Dokumentacja zawiera opis dodawania zajęcia komorniczego do pracownika, przykładowy sposób jego wyliczenia oraz przygotowanie płatności na rzecz komornika, opis konfiguracji dla nowo założonych elementów. Ewidencja zajęcia komorniczego w pracowniku Ewidencje zajęcia komorniczego/alimentacyjnego dla pracownika zaczynamy od wejścia do kartoteki pracownika na zakładkę Płace/Zajęcia komornicze i dodajemy zajęcie wciskając przycisk Nowy (Zajęcie komornicze). Na formularzu zajęcia należy uzupełnić pola: Sekcja: Ogólne: Komornik komornika należy zarejestrować jako kontrahenta i wprowadzić informacje o rachunku bankowym Rachunek komornika jeżeli jest dopisany na kontrahencie, to po wybraniu w kontrahencie pojawi się w słowniku. Data data od kiedy zaczynamy zajmować wynagrodzenie Numer sprawy numer sprawy z pisma od komornika, Sekcja: Rozliczenie Element wybieramy rodzaj zajęcia (Zajęcie komornicze, Alimenty) Rodzaj potrącenia - wybieramy Kwotę lub Kwotę miesięczną Kwota kwota zajęcia Przykład jak powinien być uzupełniony formularz zajęcia wynagrodzenia: Po takim zaewidencjonowaniu zajęcia wynagrodzenia, zajęcie zaczyna się potrącać z kolejnych wypłat pracownika. Zajęcie wynagrodzenia/ogólne Naliczenie przykładowej wypłaty zajęcia wynagrodzenia wraz z generowaniem płatności dla komornika Po wprowadzeniu zajęcia komorniczego, na pierwszej naliczanej wypłacie zaczyna wyliczać się zajęcie wynagrodzenia zgodnie z obowiązującymi przepisami Kodeksu Pracy. Wypłata etatowa Aby wygenerować przelew dla komornika, należy zatwierdzić listę płac na której jest naliczone wynagrodzenie komornicze. Zatwierdź listę płac Następnie należy przejść do Ewidencji dokumentów/dokumenty. Po zmianie na dokumencie Listy płac w Ewidencji dokumentów stanu dokumentu na Wprowadzony, zostanie automatycznie wygenerowany dodatkowy dokument PK zawierający zobowiązanie wobec komornika. 298/395

299 U w a g a! Dodatkowy dokument PK zawierający zobowiązanie wobec komornika zostanie automatycznie wygenerowany jeżeli w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Ewidencja dokumentów/ogólne parametr "Czynność 'Przygotuj dodatkowe płatności dla list płac' dodaje płatności do nowego dokumentu PK" jest ustawiony na NIE. Jeżeli wskazany powyżej parametr zostanie zaznaczony na TAK, to dodatkowy dokument PK z zobowiązanie dla komornika należy wygenerować ręcznie. W pierwszej kolejności na dokumencie Listy płac w Ewidencji dokumentów należy zmienić stan na Wprowadzony. Następnie na liście dokumentów w ewidencji dokumentów podświetlamy listę płac i z menu czynności wybieramy "Przygotuj dodatkowe płatności do listy płac". Zostanie wówczas wygenerowany dodatkowy dokument PK zawierający zobowiązanie wobec komornika. Zobowiązanie będzie widoczne w Ewidencji Środków Pieniężnych w pozycji Zobowiązania i Należności. W kolejnym kroku można wygenerować przelew wybierając w czynnościach Przygotuj przelew. Ewidencja dokumentów Ewidencja Środków Pieniężnych Przelew można wysłać do banku z pozycji Ewidencji Środków Pieniężnych/Przelewy wciskając przycisk Eksport przelewów. Przykłady obliczeń Eksport przelewów Zajęcie komornicze Pracownik zatrudniony na pełen etat 1/1, otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 3000 zł brutto. Pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodu 111,25 oraz odliczenie ulgi podatkowej 46,33. Pracownik ma wprowadzone zajęcie komornicze na kwotę zł. 299/395

300 Obliczenie wypłaty brutto: zł do wypłaty: 2 156,72 zł netto kwota wolna w 2015 roku ( przy kosztach uzyskania 111,25 i uldze podatkowej 46,33): 1 286,16 PLN max kwota zajęcia do limitu 50%: 2 156,72 x 50% = 1 078,36 netto minus kwota wolna od zajęć: 2 156, ,16 = 870,56 zajęcie komornicze możliwe do potrącenia, aby nie naruszyło kwoty wolnej: 870,56 Zajęcie komornicze Wypłata/Zajęcie komornicze Zapis obliczeń Na wypłacie naliczonej dla pracownika na zakładce Elementy, po otworzeniu naliczonego elementu Zajęcie komornicze jest dostępna zakładka Zapis obliczeń, na której można podejrzeć jak program obliczył potrącenie. Zapis obliczeń zajęcia komorniczego Zajęcie alimentacyjne Pracownik zatrudniony na pełen etat 1/1, otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 3000 zł brutto. Pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodu 111,25 oraz odliczenie ulgi podatkowej 46,33. Pracownik ma wprowadzone alimenty na kwotę zł. 300/395

301 Alimenty Obliczenie wypłaty brutto: 3000 zł do wypłaty: 2 156,72 zł netto, brak kwoty wolnej dla zajęć alimentacyjnych max kwota alimentów do limitu 60%: 1 294,03 kwota nie podlegająca zajęciu, limit 40%: 862,69 potrącenie alimentacyjne możliwe do potrącenia, zgodnie z limitem: 1 294,03 Wypłata/Alimenty Zapis obliczeń Na wypłacie naliczonej dla pracownika na zakładce Elementy, po otworzeniu naliczonego elementu Alimenty jest dostępna zakładka Zapis obliczeń, na której można podejrzeć jak program obliczył potrącenie. Zapis obliczeń zajęcia alimentacyjnego Zajęcie komornicze dla niepełnoetatowca Pracownik zatrudniony na 3/4 etatu, otrzymuje wynagrodzenie zasadnicze 3000 zł brutto. Pracownikowi przysługują koszty uzyskania przychodu 111,25 oraz odliczenie ulgi podatkowej 46,33. Pracownik ma wprowadzone zajęcie komornicze na kwotę zł. 301/395

302 Obliczenie wypłaty brutto: zł do wypłaty: 2 156,72 zł netto, max kwota zajęcia do limitu 50%: 1078,36 kwota wolna: ¾ * = 1 312,50 ; 1 312,50 179,95 składki społeczne 101,93 składka zdrowotna 50,00 zaliczka podatku = 980,62 zł kwota wolna netto minus kwota wolna od zajęć: 2 156,72-980,62 zajęcie komornicze możliwe do potrącenia, aby nie naruszyło kwoty wolnej: 1078,36 Wypłata niepełnoetatowca/zajęcie komornicze Zapis obliczeń Na wypłacie naliczonej dla pracownika na zakładce Elementy, po otworzeniu naliczonego elementu Zajęcie komornicze jest dostępna zakładka Zapis obliczeń, na której można podejrzeć jak program obliczył potrącenie. Zapis obliczeń zajęcia komorniczego niepełnoetatowca Konfiguracja Definiując nowe elementy wynagrodzenia w konfiguracji systemu (Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/płace/elementy wynagrodzenia) na poszczególnych elementach wynagrodzeń należy określić czy dany element podlega zajęciu wynagrodzenia, czy też nie. Dla standardowo zdefiniowanych elementów zawsze ustawiony jest sposób wchodzenia Domyślnie, a w kodzie programu jest już zaszyte w jaki sposób dany element jest brany pod uwagę do zajęcia komorniczego. W przypadku nowo definiowanych elementów należy samemu zdecydować o sposobie uwzględniania danego elementu w zajęciach komorniczych. W konfiguracji elementu wynagrodzenia na zakładce Rozliczenie w sekcji Potrącenia z wynagrodzeń są dostępne parametry, które decydują w jaki sposób dany element wchodzi do podstawy zajęć komorniczych i alimentacyjnych: Alimenty Komornik Pozostałe zajęcia (art. 91 KP). Każdy z parametrów może przyjmować wartości: Domyślnie program pilnuje limitów i kwoty wolnej, w zależności od rodzaju wypłacanego elementu. Nie podlega zajęciu dla elementów, które mają zostać pominięte przy wyliczeniu kwoty zajęcia. Do limitu: Alimenty: limit 60% Zajęcia komornicze: limit 50% oraz kwota wolna Zbieg egzekucji: W razie zbiegu potrąceń niealimentacyjnych z należnościami na pokrycie świadczeń alimentacyjnych potrącenie nie może przekroczyć 3/5 wynagrodzenia. Do limitu zasiłki: Alimenty : limit 60% kwoty zasiłku ( brutto) oraz kwota wolna Zajęcia komornicze: limit 25% kwoty zasiłku ( brutto) oraz kwota wolna Zbieg egzekucji: W razie zbiegu egzekucji należności alimentacyjnych z egzekucją innych należności, zasiłki podlegają egzekucji według podanej wyżej kolejności, a egzekucja tych należności nie może łącznie przekraczać 60% kwoty zasiłku. W przypadku egzekucji z zasiłków kwota wolna to kwota zasiłku w części odpowiadającej: 50% kwoty najniższej emerytury przy potrąceniu lub egzekwowaniu sum ustalonych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności alimentacyjnych wraz z kosztami i opłatami egzekucyjnymi oraz sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności innych niż alimentacyjne, 60% kwoty najniższej emerytury przy potrącaniu lub egzekwowaniu innych należności. Przy czym kwotę wolną od potrąceń i egzekucji, w przypadku dokonywania potrąceń z zasiłków, ustala się proporcjonalnie do wypłacanego świadczenia. W pełnej wysokości program nie uwzględnia limitów ani kwoty wolnej. Opcja dedykowana do umów cywilnoprawnych, które nie stanowią jedynego źródła utrzymania pracownika. Przepisy dotyczące zajęć wynagrodzeń Zajęcia z wynagrodzenia za pracę Kodeks pracy Kodeks pracy reguluje sposób i wysokość zajęć wynagrodzeń zarówno przy Alimentach oraz Zajęciach z innego tytułu. Poniżej przedstawiamy te przepisy. Kodeks pracy Tekst jednolity Dz. U. z 2014 r. poz Art Z wynagrodzenia za pracę - po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - podlegają potrąceniu tylko następujące należności: 1) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych; 2) sumy egzekwowane na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne; 3) zaliczki pieniężne udzielone pracownikowi; 302/395

303 4) kary pieniężne przewidziane w art Potrąceń dokonuje się w kolejności podanej w Potrącenia mogą być dokonywane w następujących granicach: 1) w razie egzekucji świadczeń alimentacyjnych - do wysokości trzech piątych wynagrodzenia; 2) w razie egzekucji innych należności lub potrącania zaliczek pieniężnych - do wysokości połowy wynagrodzenia. 4. Potrącenia, o których mowa w 1 pkt 2 i 3, nie mogą w sumie przekraczać połowy wynagrodzenia, a łącznie z potrąceniami, o których mowa w 1 pkt 1 - trzech piątych wynagrodzenia. Niezależnie od tych potrąceń kary pieniężne potrąca się w granicach określonych w art Nagroda z zakładowego funduszu nagród, dodatkowe wynagrodzenie roczne oraz należności przysługujące pracownikom z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej podlegają egzekucji na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych do pełnej wysokości. 6. (uchylony) 7. Z wynagrodzenia za pracę odlicza się, w pełnej wysokości, kwoty wypłacone w poprzednim terminie płatności za okres nieobecności w pracy, za który pracownik nie zachowuje prawa do wynagrodzenia. 8. Potrąceń należności z wynagrodzenia pracownika w miesiącu, w którym są wypłacane składniki wynagrodzenia za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, dokonuje się od łącznej kwoty wynagrodzenia uwzględniającej te składniki wynagrodzenia. Art Wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości: 1) minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych - przy potrącaniu sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na pokrycie należności innych niż świadczenia alimentacyjne; 2) 75% wynagrodzenia określonego w pkt 1 - przy potrącaniu zaliczek pieniężnych udzielonych pracownikowi; 3) 90% wynagrodzenia określonego w pkt 1 - przy potrącaniu kar pieniężnych przewidzianych w art Jeżeli pracownik jest zatrudniony w niepełnym wymiarze czasu pracy, kwoty określone w 1 ulegają zmniejszeniu proporcjonalnie do wymiaru czasu pracy. Art Przy zachowaniu zasad określonych w art. 87 potrąceń na zaspokojenie świadczeń alimentacyjnych pracodawca dokonuje również bez postępowania egzekucyjnego, z wyjątkiem przypadków gdy: 1) świadczenia alimentacyjne mają być potrącane na rzecz kilku wierzycieli, a łączna suma, która może być potrącona, nie wystarcza na pełne pokrycie wszystkich należności alimentacyjnych; 2) wynagrodzenie za pracę zostało zajęte w trybie egzekucji sądowej lub administracyjnej. 2. Potrąceń, o których mowa w 1, pracodawca dokonuje na wniosek wierzyciela na podstawie przedłożonego przez niego tytułu wykonawczego. Art. 90. W sprawach nieunormowanych w art. 87 i 88 stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania cywilnego i przepisy o egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych. Art Należności inne niż wymienione w art i 7 mogą być potrącane z wynagrodzenia pracownika tylko za jego zgodą wyrażoną na piśmie. 2. W przypadkach określonych w 1 wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości: 1) określonej w art pkt 1 - przy potrącaniu należności na rzecz pracodawcy; 2) 80% kwoty określonej w art pkt 1 - przy potrącaniu innych należności niż określone w pkt 1. Egzekucja z zasiłków Ustawa Limity egzekucji z zasiłków reguluje: Ustawa z dnia r. o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych Komentarz do ustawy zasiłkowej Informacje o wysokości limitów egzekucji z zasiłków zostały również zawarte w Komentarzu do ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, jak poniżej: Komentarz do ustawy/egzekucja z zasiłków 303/395

304 Wydruki Wydruki w programie enova dostępne są zawsze z poziomu menu Raporty. Lista dostępnych wydruków zmienia się dynamicznie w zależności od miejsca wywołania. Po kliknięciu w wybrany wydruk otwiera się podgląd wydruku z możliwością wydruku danego raportu (Opcja Drukuj) w formacie pdf. W zależności od dokonanego wyboru wydruk dotyczył będzie wszystkich zapisów lub tylko wybranych zaznaczonych zapisów (dotyczy wydruków typu lista). 304/395

305 Zbiory danych systemu enova365 Technologia System enova365 został napisany z wykorzystaniem narzędzi programistycznych Microsoft.NET oraz Microsoft Visual Studio.NET. Projekt został oparty o architekturę trójwarstwową składającą się z warstwy interfejsu użytkownika, logiki biznesowej i bazy danych. System enova365 może współpracować z relacyjną baza danych Microsoft SQL Server 2005, 2008, 2008R2, 2012, 2014 lub bazą MySQL Baza danych MSSQL lub MSDE jest to nowoczesna baza danych oparta o technologię SQL. Jej użycie zapewnia wysoką stabilność i bezpieczeństwo systemu oraz szybkość działania. Siłą takiego rozwiązania jest wydajność. Konstrukcja baz relacyjnych pozwala na przechowywanie i operowanie na ogromnych ilościach danych. Właściwości bazy SQL, takie jak prędkość komunikacji szczególnie korzystnie uwidaczniają się w rozwiązaniach sieciowych. Baza danych MSSQL jest bazą danych, w której wszystkie informacje, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń przechowywane są w postaci zintegrowanych tabel. Zapewnienie ochrony systemu enova oraz informacji przechowywanych w bazie danych przed nieupoważnionym dostępem lub zniszczeniem, następuje poprzez stosowanie odpowiednich rozwiązań programowych i organizacyjnych związanych z systemem operacyjnym komputera, na których zainstalowany jest system enova, czy tez zlokalizowana jest baza danych. Dodatkowo już na poziomie samego systemu istnieje funkcjonalność pozwalająca na zindywidualizowane dla każdego użytkownika zdefiniowanie i przypisanie praw dostępu do określonych informacji z bazy danych czy też określonych funkcji systemu. Zbiory danych Wykaz głównych modułów systemu Lp. Nazwa modułu Opis 1 Business Podstawowe tabele systemowe. Definicje cech, konfiguracja 2 Core Podstawowe tabele logiki biznesowej. Definicje i ewidencje dokumentów, definicje stawek VAT i akcyzy 3 CRM Moduł zarządzania kontrahentami, bankami i urzędami 4 Deklaracje Deklaracje podatkowe i ZUS 5 Ewidencja VAT Ewidencja VAT i akcyzy 6 Handel Moduł handlowy, definicje i obiekty handlowe 7 HR Zarządzanie zasobami ludzkimi (element Kadr i Płac) 8 Import Informacje dodatkowe dla ewidencji SAD 9 Kadry Informacje kadrowe o pracownikach (dana ewidencyjne i o zatrudnieniu) 10 Kalendarze Informacje o planowanym i wykonanym czasie pracy pracowników, absencje. 11 Kasa Moduł Ewidencja Środków Pieniężnych. Zarządzanie zobowiązaniami i należnościami, przelewami, raporty kasowe/wyciągi bankowe. 12 Księga Moduł księgowy. Okresy obrachunkowe, plan kont, schematy, dziennik, zestawienia, opis analityczny. 13 Magazyny Moduł gospodarki magazynowej. Definicje magazynów, obroty, zasoby. 14 Płace Zarządzanie wynagrodzeniami pracowników. Listy płac, wypłaty i ich elementy, zaliczki, zaniechania podatkowe. 15 Środki trwałe Ewidencja środków trwałych oraz wyposażenia. Środki trwałe, wyposażenie, operacje na środkach trwałych (otrzymanie, amortyzacja, przeszacowania, zmiana wartości i likwidacja), terminarz inwentarza. 16 Towary Definicje cen, jednostki, przeliczniki i kompletacja. 17 Waluty Waluty, tabele kursowe, kursy. 18 Windykacja Windykacja należności. Wykaz tabel składających się na poszczególne moduły Poniższe zestawienia przedstawiają tabele systemu składające się na poszczególne moduły. W tabelach tych przechowywane są informacje biznesowe, wzajemne zależności miedzy nimi oraz algorytmy wykonywanych na tych zbiorach działań i obliczeń. Business Lp. Nazwa zbioru Opis 1 FeatureDefs Definicje cech, zawierające informacje o zachowaniu cech rozszerzających dowolne obiekty systemu. 2 CfgNodes Węzły konfiguracji. Nazwa i relacja do węzła nadrzędnego. 3 CfgAttributes Wartości konfiguracji. Nazwa, wartość i relacja do węzła. 4 Operators Operatorzy, którzy mogą pracować na programie. 5 OperatorRoles Role (zbiory praw) przypisane poszczególnym operatorom. 6 Rights Prawa do poszczególnych danych przypisane operatorom i obiektom systemu. 7 Dictionary Słownik podpowiedzi tekstowych pojawiających się przy wielu polach danych na formularzach. 8 SystemInfos Różne informacje o bazie danych (numer wersji bazy, unikalny identyfikator, itd.). 9 ChangeInfos Lista operacji tworzenia i edycji danych z określeniem dnia, godziny i operatora. Core Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Adresy Informacje o adresach kontrahentów, pracowników, banków i urzędów. Miejscowość, ulica, nr domu, lokalu itp. 2 DaneKontrahentow Kopia danych kontrahenta związanego z dokumentem w systemie. Nazwa, NIP i dane adresowe. 3 DefDokumentow Podstawowa tabela z definicjami dokumentów w systemie. Informacje o algorytmie numeracji dokumentów. 4 DokEwidencja Podstawowa tabela ewidencji dokumentów. Numer, numer dodatkowy, data zaewidencjonowania, dane o dokumencie źródłowym (numer, data, kontrahent). 5 CentraKosztow Słownik z centrami kosztów w systemie. Nazwa, kod. 6 PodzielKosztow Podzielnik kosztów związany ze źródłem. Nazwa. 7 HistPodzielnikow Zapisy historyczne podzielnika kosztów. Okres ważności, podzielnik. 8 ElemPodzielnikow Elementy podzielników kosztów. Zapis historyczny podzielnika, wartość. 9 DefStawekVat Definicje stawek VAT. Kod, stawka (status, procent, źródłowa), opis. 10 DefStawekAkcyzy Definicje stawek akcyzy. Kod, stawka (symbol, grupa, pozycja, procent), opis. 11 PozEwidZbiorczej Pozycje ewidencji zbiorczej. Relacja pomiędzy dokumentem stanowiącym pozycję ewidencji zbiorczej, a tą ewidencją. CRM Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Banki Lista banków. Nazwa, kod, numer kierunkowy. 2 ZUSY Lista oddziałów ZUS. 3 UrzedySkarbowe Lista urzędów skarbowych. Nazwa, kod. 4 UrzedyCelne Lista urzędów celnych. Nazwa, kod. 5 Kontrahenci Lista kontrahentów. Nazwa, kod, warunki płatności. Deklaracje 305/395

306 Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Deklaracje Deklaracje ZUS, PIT, VAT i AKC. Data, typ i numer deklaracji. Wszystkie Ewidencja VAT Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefinicjePOVAT Definicje powstania obowiązku VAT oraz akcyzy. Kod, powstanie obowiązku (zasada, memoriałowe, kasowe, warunek, ilość dni warunku), opis. 2 NagEwidencjiVATT Nagłówki ewidencji VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, powstanie obowiązku VAT akcyzy. 3 EleEwidencjiVATT Elementy ewidencji VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu. 4 NagRozliczenVATT Nagłówki rozliczeń VAT oraz akcyzy. Dane dokumentu (podmiot, numer, data, numer korygowanego dokumentu), netto, podatek, brutto, data rozliczenia. 5 EleRozliczenVATT Elementy rozliczeń VAT oraz akcyzy. Stawka VAT oraz akcyzy, netto, podatek, brutto, parametry zakupu, data rozliczenia. Handel LP. Nazwa zbioru Opis 1 DefDokHandlowych Definicje dokumentów handlowo-magazynowych opisujące zachowanie tych dokumnetów w systemie. 2 DokHandlowe Nagłówki dokumentów handlowo-magazynowych. 3 SumyVAT Sumy pozycji na dokumentach handlowo-magazynowych policzone wg stawek VAT. 4 PozycjeDokHan Pozycje dokumentów handlowo-magazynowych. 5 DefRelHandlowych Definicje relacji, powiązań pomiędzy dokumentami handlowo-magazynowych, opisujące właściwości powiązania. 6 RelacjeHandlowe Relacje, powiązania pomiędzy nagłówkami dokumentów handlowo-magazynowych. 7 PozRelHandlowej Relacje, powiązania pomiędzy pozycjami dokumentów handlowo-magazynowych. Zarządzanie zasobami ludzkimi Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefElemOcenPrac Definicje kryteriów oceny pracownika. Kategoria, nazwa, limit 2 WzoryOcenPrac Wzory ocen pracownika. Nazwa. 3 ElemWzorowOcPrac Elementy wzorów ocen pracownika. Relacja do definicji elementu oceny. 4 OcenyPracownikow Oceny pracowników. Pracownik, termin, data. 5 ElementyOcenPrac Elementy ocen pracowników. Ocena, data, definicja, wartość. 6 DefStanowisk Definicje stanowisk. Nazwa, zaszeregowanie. 7 Rekrutacje Rekrutacje na wybrane stanowisko. Pracownik, wydział, definicja stanowiska, data zgłoszenia i wycofania. 8 EtapyRekrutacji Etapy rekrutacji. Nazwa, data, termin, opis. 9 Wyszukania Algorytm wyszukania. Nazwa. 10 PozycjeWyszukan Pozycja algorytmu wyszukania pracownika. Wyszukanie, definicja elementu oceny, parametry oczekiwane Import Kadry Lp. Nazwa zbioru Opis 1 KwotySadow Kwoty sadów. Wartość faktury, koszty transportu zagranicznego, koszty ubezpieczeń, koszt opakowań wyrażone w walucie oraz PLN oraz cło, akcyza, VAT, opłata manipulacyjna, proforma. Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefPodstawStazu Definicje podstaw stażu pracy. Nazwa. 2 Wydzialy Lista wydziałów. nazwa, kod, wydział nadrzędny, ewidencje ŚP dla płatności wypłat. 3 GrupyZaszer Grupy zaszeregowania. Nazwa, stawka, zakres, wymiar etatu. 4 TytulyUbezpiecz4 Tytuły ubezpieczeń ZUS. Kod, nazwa, informacje dodatkowe dla algorytmów podatkowych i ZUS. 5 KursySzkolenia Kursy i szkolenia wykonywane przez pracowników. Pracownik, nazwa, data, termin, ocena, rozliczenie. 6 PodstawyStazow Informacja o wliczaniu informacji o historii zatrudnienia do wybranej podstawy stażu pracy. Zatrudnienie, definicja. 7 HistZatrudnien Historie zatrudnień pracowników w innych zakładach pracy. Pracownik, dane zakładu pracy, okres zatrudnienia, staż pracy. 8 InneDochody Inne dochody pracownika (z innych źródeł). Pracownik, miesiąc, kwota. 9 ZbiegiUbezpiecz Zbiegi tytułów ubezpieczeń pracowników. Pracownik, okres, społeczne, zdrowotne. 10 Pracownicy Lista pracowników. Kod, 11 Rodzina Lista członków rodziny pracowników. Nazwisko, imię, informacje dla deklaracji ZUS. 12 ProgiPodatkowe Indywidualne progi podatkowe pracownika. Zapis historyczny pracownika, próg, procent zaliczki podatku. 13 PracHistorie Historia danych kadrowych pracownika. Podstawowe informacje ewidencyjne i o zatrudnieniu. Pracownik, okres ważności, nazwisko, imię, PESEL, NIP, okres zatrudnienia, podleganie ubezpieczeniom. 14 PracHistorie2 Drugorzędne informacje ewidencyjne pracownika. Zapis historyczny pracownika, dokument, kontakt, informacje o służbie wojskowej itp. 15 KartyRCP Karty RCP pracownika. Pracownik, numer karty, okres ważności. 16 Umowy Umowy zawarte z pracownikiem. Pracownik, wydział, warunki umowy (kwota, okres, warunki ubezpieczenia). 17 Dodatki Dodatki do wynagrodzenia dla pracowników. Pracownik, członek rodziny (opcjonalny), nazwa. 18 DodHistorie Historia dodatku. Dodatek, okres ważności, podstawy naliczania. 19 ProgiAkordow Progi akordów. Akord (definicja akordu), próg, wartość. 20 DefinicjeAkordow Definicje akordów. Nazwa, opis algorytmu naliczania. 21 Akordy Akordy. Pracownik, definicja, okres. 22 AkordHistorie Historia akordu. Akord, okres ważności, opis algorytmu naliczania. 23 SwiadczeniaSoc Świadczenia socjalne pracowników. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie. 24 NagrodyKary Nagrody i kary. Pracownik, nazwa, data przyznania, rozliczenie. 25 BadaniaLekarskie Badania lekarskie. Pracownik, nazwa, termin, data. 26 Schorzenia Schorzenia pracowników. Pracownik, nazwa, okres, typ, przyczyna, rodzaj, opis. 27 SzkoleniaBHP Szkolenia BHP pracowników. Pracownik, nazwa, termin, data. 28 DefFundPozycz Definicje funduszy pożyczkowych. Nazwa, symbol, definicja wpisowego, składki i wycofania wkładu. 29 FundPozyczkowe Przynależności pracowników do funduszy pożyczkowych. Pracownik, definicja funduszu, okres, wpisowe, wycofanie wkładu. 30 Pozyczki Pożyczki udzielone pracownikom w ramach funduszy pożyczkowych. Fundusz, data udzielenia, kwota. 31 HistoriePozyczek Historia warunków spłaty pożyczki. Pożyczka, okres ważności, informacje o oprocentowaniu, definicja elementu. 32 PracownicyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania list pracowników w zależności od wydziałów. 33 UmowyIdx Tabela pomocnicza do optymalizacji wyświetlania listy umów zleceń w zależności od wydziałów. 306/395

307 Kalendarze Lp. Nazwa zbioru Opis 1 CzytnikiRCP Czytniki RCP. Nazwa, opis algorytmu importu zapisów z pliku. 2 DefinicjeLimitow Definicje limitów nieobecności. Nazwa, opis algorytmu wyliczania. 3 LimNieobecnosci Limity nieobecności pracownika. Pracownik, definicja, okres, limit. 4 DefinicjeStref Definicje stref dnia w kalendarzu. Nazwa, opis sposobu wliczania do czasu pracy. 5 StrefyDni Strefa dnia w kalendarzu. Dzień, definicja, czas pracy. 6 DefinicjeDni Definicja dnia. Nazwa, typ dnia, domyślny czas pracy. 7 StrefyKalandarza Strefa dnia w kalendarzu wzorcowym. Dzień kalendarza, definicja strefy, czas pracy. 8 DniKalendarza Dni kalendarza. Kalendarz, typ dnia, definicja dnia, data, czas pracy. 9 Kalendarze Kalendarze. Nazwa, algorytmy wyliczania czasu pracy, opcjonalna relacja do pracownika (dla kalendarzy wyjątków). 10 StrefyPracy Strefa rzeczywistego dnia pracy pracownika. Dzień pracy, definicja, czas pracy 11 WejsciaWyjscia Wejścia/wyjścia z pracy w obrębie dnia. Dzień pracy, typ we/wy, godzina. 12 DniPracy Rzeczywiste dni pracy pracowników. Pracownik, data, czas pracy. 13 ZestawieniaPracy Zestawienia rzeczywistego czasu pracy pracowników za okres. Pracownik, okres, ilość dni i czas pracy w okresie. 14 StrefyZestawien Strefy zestawień czasu pracy. Zbiorcze informacje o czasie pracy za okres. Zestawienie, definicja strefy, ilość dni pracy, czas pracy. 15 DefNieobecnosci Definicje nieobecności. Nazwa, algorytm naliczania i informacje o uwzględnianiu na zestawieniach i raportach. 16 Nieobecnosci Nieobecności pracowników. Pracownik, definicja, okres, nieobecność korygowana, informacje dla nieobecności ZUS i urlopów. 17 DniAkordow Lista wykonań akordów w poszczególnych dniach. Akord, data, ilość, czas pracy. 18 ZestawAkordow Zbiorcza informacja o wykonaniu akordu za okres. Akord, okres, ilość, czas pracy. Kasa i wyciągi bankowe Lp. Nazwa zbioru Opis 1 RachBankPodmiot Rachunki bankowe podmiotów. Podmiot, bank, numer rachunku. 2 FormyPlatnosci Definicje płatności. Ewidencja ŚP, sposób zapłaty, termin. 3 Przelewy Przelewy. Podmiot, ewidencja ŚP, dane dla przelewu. 4 PozycjePrzelewow Pozycje przelewów. Przelew, płatność (zobowiązanie), kwota. 5 Platnosci Płatności. Ewidencja ŚP, podmiot, dokument źródłowy, termin, kwota, opis. 6 EwidencjeSP Ewidencje ŚP (rachunki bankowe, kasy gotówkowe). Nazwa, kod, waluta, informacje o koncie (bank, numer). 7 RaportyESP Raporty EŚP/Wyciągi bankowe. Ewidencja ŚP, okres, saldo początkowe, saldo końcowe. 8 DokumentyKasowe Dokumenty kasowe (KP, KW). Podmiot, data i numer dokumentu. 9 Zaplaty Zapłaty. Dokument kasowy, raport kasowy, ewidencja ŚP, podmiot. Kwota, numer dokumentu, data dokumentu, opis. 10 RozliczeniaMW Rozliczenia magazynu walutowego. Tabela nie używana. 11 RozliczeniaSP Rozliczenia ŚP. Relacja z informacjami o rozliczeniach pomiędzy płatnościami i zapłatami. Dokument, zapłata, data, kwota płatności, kwota zapłaty. 12 DokRozliczeniowe Dokumenty rozliczeniowe (potwierdzenia salda, wezwania do zapłaty, noty odsetkowe,...). Podmiot, data i numer dokumentu, opis. 13 PozDokRozlicz Pozycje dokumentów rozliczeniowych. Dokument, rozliczenie ŚP, data i termin zapłaty, procent odsetek, kwoty. 14 RozrachunkiIdx Tabela umożliwiająca szybkie, wspólne, przeglądanie płatności i zapłat. Dokument, data, numer, kwota, data rozliczenia. Księgowość Lp. Nazwa zbioru Opis 1 OkresyObrach Okresy obrachunkowe. Symbol, okres, data zamknięcia, opis. 2 Dziennik Dziennik księgowy. Okres obrachunkowy, ewidencja, bufor, numer, data, opis, winien, ma. 3 ZapisyKsiegowe Zapisy księgowe. Dekret (pozycja w dzienniku), bufor, data, data podatkowa, numer, element księgowalny, konto, strona, kwota operacji, kwota zapisu, kurs, opis, parametry rozliczenia zapisu. 4 RozliczeniaKS Rozliczenia księgowe. Rozliczenie źródłowe, parametry różnicy kursowej, parametry rozliczenia po stronie winien oraz ma. 5 Konta Konta księgowe. Okres obrachunkowy, konto nadrzędne, symbol, nazwa, parametry konta, walutowość, bilans otwarcia. 6 PowiazaniaKont Powiązania kont księgowych. Konto, konto słownikowe, element słownika. 7 DefSlownikow Definicje słowników kont. Nazwa. 8 ElemDefSlownikow Elementy definicji słowników. Definicja oraz parametry do określenia segmentu konta i nazwy. 9 ObrotyKsiegowe Obroty księgowe. Konto, okres obrachunkowy, data, obroty w dniu, narastająco oraz salda. 10 SchematyKsiegowe Schematy księgowe. Nazwa, okres obrachunkowy, typ i definicja ewidencji, parametry schematu. 11 PozSchemKsiegT Pozycje schematu księgowego. Schemat, parametry pozycji. 12 OpisAnalityczny Opis analityczny. Ewidencja, źródło, symbol, wymiar, kwota, data, opis. 13 ZestawieniaKS Zestawienia księgowe. Symbol, nazwa, definicja numeracji. 14 KolumnyZestKS Kolumny zestawienia księgowego. Nazwa, definicja zakresu kolumny, wyrażenie. 15 PozycjeZestKS Pozycje zestawienia księgowego. Zestawienie, pozycja nadrzędna, symbol, opis, wyrażenie, sposób sumowania Magazyny Lp. Nazwa zbioru Opis 1 OkresyMag Okresy magazynowe będące okresami czasu, w których przechowywana jest pełna informacja o stanie magazynowym. 2 Magazyny Magazyny, na które może być przyjmowany lub rozchodowany towar. 3 Obroty Obroty towaru w magazynie łączące przychodowe partie towaru z rozchodami. 4 Zasoby Zasoby towaru w magazynie, partie towaru które aktualnie dostępne są na magazynie. Płace Lp. Nazwa zbioru Opis 1 DefListPlac Definicje list płac. Nazwa, symbol, algorytm numeracji, seria, wydział. 2 DefElementow Definicje elementów wynagrodzenia. Informacje o wyliczaniu podatków i składek, algorytm naliczania wartości i uwzględniania elementu w algorytmach rozliczania nieobecności. 3 ProgiStazuPracy Progi stażu pracy dla definicji elementów opartych o staż pracy. Definicja elementu, próg, wartość. 4 ListyPlac Listy płac. Data, numer, wydział, informacje o sposobie naliczania. 5 Wyplaty Wypłaty pracowników. Lista płac, pracownik, numer kolejny, data wartość. 6 WypElementy Elementy wypłaty. Wypłata, pracownik, źródło, definicja, wartość, podatki, składki. 7 WypSkladniki Składniki elementu wypłaty. Element, nieobecność, podstawy naliczenia wartości, wartość. 8 ZaniechPodatkowe Zaniechania podatkowe pracowników. Pracownik, kwota, data udzielenia. 9 PozycjePIT Pozycje PIT. Nazwa, informacja sposobie wliczania do deklaracji. 307/395

308 10 KodyRSA Kody RSA. Nazwa, informacja o sposobie wykazywania na deklaracji RSA. 11 Zaliczki Zaliczki udzielone pracownikom. Pracownik, data udzielenia, kwota, kwota spłacona. Środki trwałe Towary Waluty Lp. Nazwa zbioru Opis 1 KRST Klasyfikacja Rodzajowa Środków trwałych. Symbol, stawki amortyzacji, opis, symbole w innych klasyfikacjach. 2 MiejscaUzytk Miejsca użytkowania środków. Nazwa, opis. 3 TytulyDokST Tytułu dokumentów środków trwałych. Tytuł. 4 ZestawyST Zestawy środków trwałych. Nazwa, opis. 5 SrodkiTrwale Środki trwałe. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia, stan środka, bilans otwarcia. 6 SrodkiTrwaleHist Środki trwałe - dane historyczne. KRŚT, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osoba odpowiedzialna, parametry amortyzacji, wycena, ilość. 7 DokumentyST Dokumenty środków trwałych. Numer, data, data operacji, tytuł, numer dokumentu dodatkowego. 8 ObrotyST Obroty środków trwałych. Kierunek, dokument, data, środek trwały, wartość bilansowa oraz podatkowa. 9 ParametryOdpisow Parametry odpisów amortyzacyjnych. Parametry bilansowe i podatkowe oraz metody dodatkowe odpisów. 10 EwidWyposazenia Ewidencja wyposażenia. Numer, nazwa, opis, dane pozyskania oraz zbycia. 11 EwidWyposazeniaH Ewidencja wyposażenia - dane historyczne. Ilość, wartość, miejsce użytkowania, centrum kosztów, osoba odpowiedzialna, wycena. 12 TerminarzInw Terminarz inwentarza. Inwentarz, nazwa terminu, data planowana, data realizacji, opis. Lp. Nazwa zbioru Opis 1 Jednostki Lista jednostek miary. 2 Przeliczniki Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar. 3 PrzelTow Przeliczniki pomiędzy jednostkami miar dla poszczególnych towarów. 4 Towary Towary, karty towarowe, które mogą wchodzić jako pozycje na dokumentach handlowo-magazynowych. 5 ElemKompletow Elementy kompletacji opisujące składniki (części) z jakich składa się produkt. 6 DefinicjeCen Definicja ceny opisująca sposób wyliczania danej ceny w systemie. 7 Ceny Cena towaru zawierająca informacje o kwocie ceny netto i brutto dla odpowiedniej jednostki. LP. Nazwa zbioru Opis 1 Waluty Waluty zdefiniowane w systemie. Nazwa, symbol, informacja o kursie do EUR. 2 TabeleKursowe Tabele kursowe. Nazwa. 3 KursyWalut Historia zmian kursów walut. Tabela, waluta, data, kurs, krotność. Windykacja LP. Nazwa zbioru Opis 1 StanyWindykacji Stany windykacji płatności i zapłat. Nazwa, numer, termin. 2 Windykacje Historia windykacji płatności. Stan, płatność, data i termin. 308/395

309 Konfiguracja Kadry i płace Konfiguracja modułu Kadry Płace podzielona została na: Deklaracje NFZ PFRON PFRON historyczne PFRON rozliczeniowe PIT PIT historyczne PIT ogólne ZUS ZUS historyczne ZUS rozliczeniowe Formularze Pracownik dodatkowa zakładka Pracownik pierwsza zakładka Kadry Ogólne Definicje akordów Definicje badań lekarskich Definicje dokumentów Definicje języków obcych Definicje oświadczeń Definicje podstaw stażu pracy Definicje stopni znajomości języków obcych Definicja szkoleń BHP Definicje zadań Dodatki Grupy zaszeregowania Kody wykonywanych zawodów (GUS) Wydruki Wydziały Zestawy dodatków Kalendarze Czas pracy Definicje dni Definicje grafików Definicje nieobecności [Ctr+N] Definicje stref Kalendarze Limity nieobecności RCP RCP reguły Serie dni Historyczne PKZP, ZFM Ogólne Definicje PKZP, ZFM Płace Ogólne Elementy wynagrodzenia [Ctr+E] Listy płac Nieobecności Podatki Podatki inicjacja Prawa dostępu Składki FP i FGŚP Składki ZUS Składki ZUS (wskaźniki) Świadczenia inne Świadczenia rodzinne (historyczne) Urlop wypoczynkowy Urlopy inne Wskaźniki Wynagrodzenia Zaokrąglenia Zasiłek chorobowy Zasiłki inne Zasiłki ogólne Zasiłki (historyczne) Zdrowotne właścicieli Szkolenia Definicje szkoleń Definicje uprawnień Etapy realizacji szkoleń Kategorie szkoleń Kategorie uprawnień Ustawienia operatora ZZL Ogólne Definicje stanowisk Kryteria ocen Wyszukania Wzory ocen 309/395

310 Cechy Akordy Definicje elementów Definicje list płac Dodatki Nieobecności Pracownicy Umowy Wydziały 310/395

311 Deklaracje W konfiguracji programu w części deklaracje znajdują się ustawienia dotyczące deklaracji: NFZ - narodowy fundusz zdrowia PFRON - ustawienia dotyczące rozliczania dofinansowania do wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych PIT - ustawienia dotyczące deklaracji podatkowych ZUS - ustawienia dotyczące deklaracji zgłoszeniowych i rozliczeniowych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. NFZ Ogólne Kod gminy wg GUS Wymagane jest podanie kodu wg klasyfikacji GUS Osoba odpowiedzialna za przygotowanie raportu o obniżonych składkach Imię i nazwisko: Imię i nazwisko osoby sporządzającej raport. Telefon: Telefon osoby sporządzającej raport. PFRON Ogólne Na listach deklaracji umożliwiaj dodawanie wyłącznie deklaracji aktualnych i deklaracji za rok poprzedni:** Tak. Przy zaznaczonym parametrze, będzie można dodawać tylko aktualne deklaracje i za rok poprzedni. Nie. Po jego odznaczeniu będzie można wybrać i naliczyć zarówno aktualne jak i nieaktualne deklaracje. SODiR Offline Nazwa skrócona firmy (pole należy wypełnić tylko wtedy, gdy nazwa proponowana przez program nie jest akceptowana przez SODiR Offline): Podczas eksportu zapisuj wszystkie pliki w podkatalogu o nazwie zgodnej z nazwą i numerem deklaracji: Tak. Nie. Po jego odznaczeniu w oknie eksportu do SOD Offline nie będzie proponowany katalog z nazwą deklaracji. W takiej sytuacji możliwy będzie zapis deklaracji bezpośrednio w katalogu importowym SOD Offline. Ze względu na to, że SOD Offline wymaga, aby w katalogu importowym znajdowały się wyłącznie pliki z jednej deklaracji zapis plików nie jest możliwy, jeżeli w wybranym katalogu znajdują się już jakieś pliki. W celu ich łatwego usunięcia na oknie eksportu do SOD Offline dodano przycisk [Pokaż katalog]. Jego naciśniecie powoduje wyświetlenie okna z aktualnym, wybranym katalogiem do eksportu. PFRON dane pełnomocnika Dane Pełnomocnika Nazwa. Po uzupełnieniu pola, na deklaracji WND zostanie automatycznie uzupełniona pozycja 25: Dane pełnomocnika. Jeżeli pole pozostanie puste, użytkownik będzie uzupełniał je ręcznie na deklaracji WND. Uzupełnione dane muszą być zgodne z danymi w programie SOD Offline, aby deklaracja została poprawnie zaimportowana do SOD Offline. Adres Pola dotyczące adresu, czyli Ulica, Nr domu, Nr lokalu, Kod pocztowy, Miejscowość, Poczta, Gmina, Powiat, Województwo, Kraj, Nr telefonu, Nr faksu muszą być uzupełnione zgodnie z informacjami wprowadzonymi w programie SODiR Offline Ustawienia Ekran konfiguracji. PFRON - historyczne Ustawienia używane do 31 grudnia 2008 roku Pracodawca znajduje się w trudnej sytuacji ekonomicznej według kryteriów określonych w przepisach prawa Unii Europejskiej dotyczących udzielania pomocy publicznej: Tak. Nie. Według kryteriów określonych w przepisach prawa Unii Europejskiej dotyczących udzielania pomocy publicznej zaznaczamy odpowiednio TAK/NIE. Podczas eksportu do SODiR Offline pomijaj załączniki INF D P i INF U P dla pracowników z zerowym wynagrodzeniem osiąganym i bez refundacji: Tak. Po jej zaznaczeniu wyliczona ilość załączników INF-D-P na deklaracji INF-D nie obejmuje załączników z zerowym wynagrodzeniem osiąganym. Załączniki takie nie są też eksportowane do SOD OffLine. Zmiana dotyczy tylko deklaracji w wersji obowiązującej od maja 2005 roku. Nie. Kwota ryczałtowo ustalonych podwyższonych kosztów zatrudnienia osób niepełnosprawnych liczyć proporcjonalnie do miesięcznego wymiaru czasu pracy osoby niepełnosprawnej (Nie - współczynnik liczony proporcjonalnie do przeciętnego miesięcznego wymiaru czasu pracy: Tak. Zgodnie z ROZPORZĄDZENIA MINISTRA PRACY I POLITYKI SPOŁECZNEJ z dnia 13 grudnia 2007 r. w sprawie udzielania pomocy pracodawcom zatrudniającym osoby niepełnosprawne oraz osobom niepełnosprawnym wykonującym działalność gospodarczą i rolniczą (Dz. U. z dnia 24 grudnia 2007 r.) maksymalna miesięczna kwota ryczałtowo ustalonych podwyższonych kosztów zatrudniania osób niepełnosprawnych ("ryczałt")= wyliczana jest proporcjonalnie do miesięcznego wymiaru czasu pracy osoby niepełnosprawnej. Nie. Ryczałt wyliczany z uwzględnieniem przeciętnego miesięcznego wymiaru czasu pracy. Ustawienia używane do 31 grudnia 2007 roku Przygotuj deklaracje INF D zawsze w najnowszej wersji: Tak. Nie. Pozostałe ustawienia historyczne W wynagrodzeniu osiąganym uwzględniaj tylko elementy opodatkowane: Tak. Nie. Rodzaj pracodawcy: Nie podlega refundacji składek, Pracodawca, o którym mowa w art.25 a ust.3 ustawy - pracodawca prowadzący zakład pracy chronionej lub zakład aktywności zawodowej, Pracodawca, o którym mowa w art.25 a ust.2 ustawy - pracodawca zatrudniającemu mniej niż 25 osób w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, Pracodawca, o którym mowa w art.25 a ust.4 ustawy - pracodawca zatrudniający, co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, osiągającemu wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych ogółem w wysokości, co najmniej 6%. 311/395

312 PFRON rozliczeniowe Wnioski o dofinansowanie (WnD) Forma prawna (1): Forma prawna jest określana dla podmiotów, o których mowa w 1 pkt 1-3 rozporządzenia Rady Ministrów z 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej (Dz.U. Nr 69, poz. 763 ze zm.) i kodowana odpowiednio, jako podstawowa forma prawna do określenia, czy podmiot jest: 1A przedsiębiorstwem państwowym, 1B jednoosobową spółką Skarbu Państwa, 1C jednoosobową spółką jednostki samorządu terytorialnego, w rozumieniu przepisów o gospodarce komunalnej, 1D spółką akcyjną albo spółką z ograniczoną odpowiedzialnością, w stosunku, do których Skarb Państwa, jednostka samorządu terytorialnego, przedsiębiorstwo państwowe lub jednoosobowa spółka Skarbu Państwa są podmiotami, które posiadają uprawnienia o ochronie konkurencji i konsumentów, Forma prawna (2): Należy podać kod szczególnej formy prawnej stosownie do par. 8 rozporządzenia Rady Ministrów z 27 lipca 1999 r. w sprawie sposobu i metodologii prowadzenia i aktualizacji rejestru podmiotów gospodarki narodowej (Dz.U. Nr 69, poz. 763 ze zm.); np. pracodawca prowadzący firmę w formie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością w poz. 7 powinien wpisać kod 17. Poniżej lista kodów: 1) organy władzy, administracji rządowej (kod 01), 2) organy kontroli państwowej i ochrony prawa (kod 02), 3) wspólnoty samorządowe (kod 03), 4) sądy i trybunały (kod 06), 5) Skarb Państwa (kod 09), 6) spółki akcyjne (kod 16), 7) spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (kod 17), 8) spółki jawne (kod 18), 9) spółki cywilne (kod 19), 10) spółki komandytowe (kod 20), 11) spółki przewidziane przepisami innych ustaw niż Kodeks handlowy i Kodeks cywilny lub formy prawne, do których stosuje się przepisy o spółkach (kod 23), 12) przedsiębiorstwa państwowe (kod 24), 13) państwowe jednostki organizacyjne (kod 28), 14) gminne samorządowe jednostki organizacyjne (kod 29), 15) powiatowe samorządowe jednostki organizacyjne (kod 30), 16) wojewódzkie samorządowe jednostki organizacyjne (kod 31), 17) spółdzielnie (kod 40), 18) fundacje (kod 48), 19) fundusze (kod 49), 20) Kościół Katolicki (kod 50), 21) inne kościoły i związki wyznaniowe (kod 51), 22) stowarzyszenia (kod 55), 23) organizacje społeczne oddzielnie nie wymienione (kod 60), 24) partie polityczne (kod 70), 25) związki zawodowe (kod 72), 26) organizacje pracodawców (kod 73), 27) samorząd gospodarczy i zawodowy (kod 76), 28) przedstawicielstwa przedsiębiorstw zagranicznych (kod 80), 29) wspólnoty mieszkaniowe (kod 85), 30) bez szczególnej formy prawnej (kod 99). Forma własności: Należy wskazać na podstawie procentowego udziału własności, czy pracodawca należy do kategorii: 1 Skarbu Państwa, 2 państwowych osób prawnych, 3 jednostek samorządu terytorialnego; 4 krajowych osób fizycznych, 5 pozostałych krajowych jednostek prywatnych, 6 osób zagranicznych, biorąc pod uwagę procentowy udział własności w ogólnej wartości kapitału. Np. pracodawca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą powinien wpisać kod 4. Uzupełniony kod zostanie wykazany w deklaracji WND w pozycji 8. Identyfikator adresu Należy wpisać siedmiocyfrowy kod adresu pracodawcy zgodnie z rozporządzeniem Rady Ministrów z dnia 15 grudnia 1998 r. w sprawie szczegółowych zasad prowadzenia, stosowania i udostępniania krajowego rejestru urzędowego podziału terytorialnego kraju oraz związanych z tym obowiązków organów administracji rządowej i jednostek samorządu terytorialnego (Dz. U. Nr 157, poz. 1031, z późn. zm.). Wielkość Należy wpisać wielkość przedsiębiorcy zgodnie z ustawą z dnia 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej (tekst jedn. Dz.U. Nr 155, poz.1095 z późn. zm.). 0 mikro przedsiębiorca 1 mały przedsiębiorca 2 średni przedsiębiorca 3 inny przedsiębiorca 4 wnioskodawca niebędący przedsiębiorcą Zgodnie z art.104 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej za mikro przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który, w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: 1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz 2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro. Zgodnie z art.105 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej za małego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który, w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: 1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 50 pracowników oraz 2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 10 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 10 milionów euro. Zgodnie z art.106 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej za średniego przedsiębiorcę uważa się przedsiębiorcę, który, w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych: 1. zatrudniał średniorocznie mniej niż 250 pracowników oraz 2. osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 50 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 43 milionów euro. 3. Rachunek bankowy pracodawcy, na które będzie przekazywane dofinansowanie Należy wybrać z listy rachunek bankowy pracodawcy, na który będzie przekazywane dofinansowanie. Status zakładu aktywności zawodowej Tak. Należy zaznaczyć, jeżeli pracodawca posiada status zakładu aktywności zawodowe. Po zaznaczeniu na TAK, w pozycji nr 35: Status pracodawcy na deklaracji Wn-D zostanie zaznaczone pole Zakład aktywności zawodowej. Nie. Należy zaznaczyć, jeżeli pracodawca nie posiada statusu zakładu aktywności zawodowej. Zgodnie z Art Ustawy z dnia r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, Gmina, powiat oraz fundacja, stowarzyszenie lub inna organizacja społeczna, której statutowym zadaniem jest rehabilitacja zawodowa i społeczna osób niepełnosprawnych, zwane dalej "organizatorem", może utworzyć wyodrębnioną organizacyjnie i finansowo jednostkę i uzyskać dla tej jednostki status zakładu aktywności zawodowej, jeżeli: co najmniej 70% ogółu osób zatrudnionych w tej jednostce stanowią osoby niepełnosprawne, w szczególności skierowane do pracy przez powiatowe urzędy pracy: a) zaliczone do znacznego stopnia niepełnosprawności, b) zaliczone do umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, u których stwierdzono autyzm, upośledzenie umysłowe lub chorobę psychiczną, w tym osób, w stosunku, do których rada programowa, o której mowa w art. 10a ust. 4, zajęła stanowisko uzasadniające podjęcie zatrudnienia i kontynuowanie rehabilitacji zawodowej w warunkach pracy chronionej 2.spełnia warunki, o których mowa w art. 28 ust. 1 pkt 2 i 3 3.przeznacza uzyskane dochody na zakładowy fundusz aktywności; 4.uzyska pozytywną opinię starosty o potrzebie utworzenia zakładu aktywności zawodowej. 1a. Stan zatrudnienia osób niepełnosprawnych, o których mowa w ust. 1 pkt 1 lit. b, nie może być wyższy niż 35% ogółu zatrudnionych. 1b. Stany zatrudnienia stanowiące podstawę do wyliczenia wskaźników określonych w ust. 1 pkt 1 i ust. 1a ustala się w osobach. Wykazywana pomoc stanowi pomoc publiczną: Tak.Po naliczeniu deklaracji w załączniku INF-D-P pozycja 42 zostanie pomnożona o współczynnik 0,75. Nie. Po naliczeniu deklaracji w załączniku INF-D-P pozycja 42 zostanie pomnożona o współczynnik 0,9 312/395

313 U w a g a! Kwota miesięcznego dofinansowania nie może przekroczyć kwoty 90% faktycznie poniesionych miesięcznych kosztów płacy, a w przypadku pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą, w rozumieniu przepisów o postępowaniu w sprawach dotyczących pomocy publicznej, zwanego dalej "pracodawcą wykonującym działalność gospodarczą", 75% tych kosztów. Pracodawca wykonujący działalność gospodarczą Tak. Należy zaznaczyć, jeżeli pracodawca wykonuje działalność gospodarczą. Po zaznaczeniu na TAK, pozycja nr 47: Pracownik zatrudniony u pracodawcy wykonującego działalność gospodarczą na załącznikach INF-D-P zostanie uzupełnione na TAK. Nie. Należy zaznaczyć, jeżeli pracodawca nie wykonuje takiej działalności. Załączniki INF D P wynagrodzenia W wynagrodzeniu osiąganym i wypłacanym uwzględniaj zaliczki oraz ich spłaty: Tak. Przy naliczaniu deklaracji PFRON uwzględniane są zaliczki oraz ich spłaty, Nie. W wynagrodzeniu osiąganym i wypłacanym uwzględniaj pożyczki oraz ich spłaty Tak. Przy naliczaniu deklaracji PFRON uwzględniane są pożyczki oraz ich spłaty, Nie. W wynagrodzeniu wypłaconym uwzględniaj elementy niewchodzące do wypłaty (w naturze): Tak. Po jej zaznaczeniu będą uwzględniane elementy niezwiększające kwoty do wypłaty np. bony, Nie. Elementy wynagrodzenia uwzględniane na deklaracji wg: Wg okresu (elementy będą uwzględniane na deklaracji wg okresu na elemencie), Wg daty wypłaty (elementy będą uwzględniane na deklaracji wg daty wypłaty), Wg okresu listy płac (elementy będą uwzględniane na deklaracji wg okresu listy płac). Prawo do refundacji elementów wynagrodzenia wyliczane na podstawie kodu tytułu ubezpieczenia odczytanego z danych kadrowych, ( jeżeli opcja jest niezaznaczona odpowiednie dane odczytywane są z wypłaty): Tak. Nie. Przykład Pracownik ma naliczoną wypłatę za miesiąc luty 2010 z kodem tytułu ubezpieczenia Po naliczeniu wypłaty w pracowniku została wprowadzona informacja o niepełnosprawności na zakładce Kadry Dane ubezpieczeniowe: umiarkowany stopień niepełnosprawności od Po naliczeniu deklaracji Wn-D za miesiąc luty 2010 z parametrem niezaznaczonym na deklaracji pojawi się osoba z zerowym dofinansowaniem. Po naliczeniu deklaracji Wn-D za miesiąc luty 2010 z parametrem zaznaczonym na Tak na deklaracji pojawi się osoba z naliczonym dofinansowaniem. 313/395

314 PIT Miesiąc aktualności PIT 4R Do liczby podatników wliczaj tylko pracowników, którzy uzyskali, w rozliczanym miesiącu, przychód: Tak. Będą wliczani ci podatnicy, którzy mają wypłatę opodatkowaną. Dla nowych baz danych parametr jest standardowo ustawiony na TAK. Nie. Licz odpis do przekazania na PFRON i zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych: Tak. Warunkiem refundacji jest zdefiniowanie elementu, jako opodatkowany. Odpis na PFRON dotyczy wyłącznie wypłat (zaliczki podatku) zaliczonych do pierwszego progu podatkowego. Dotychczas refundacji podlegały wszystkie wypłaty etatowe naliczone z 18% zaliczką podatku, co oznacza, że dla osób wspólnie opodatkowujących się wartości te były zawyżane. Nie. Procent odpisu. Wartość historyczna, standardowo ustawiona na 100%. Użytkownik ma możliwość zmiany procentu odpisu od określonej daty (np. po utracie statusu ZPCHR). Odpis tylko od wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych Tak. Po zaznaczeniu parametru na TAK odpis do przekazania na PFRON oraz zakładowy fundusz rehabilitacji osób niepełnosprawnych albo zakładowy fundusz aktywności na deklaracji PIT-4R będzie naliczony tylko od wynagrodzeń pracowników niepełnosprawnych (tylko do górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej). Nie Jeżeli parametr będzie ustawiony na NIE odpis będzie liczony od wszystkich wynagrodzeń bez względu na niepełnosprawność (tylko do górnej granicy pierwszego przedziału skali podatkowej). Naliczaj tylko dla zatwierdzonych wypłat: Tak.Opcjonalnie naliczać deklarację tylko dla zatwierdzonych list płac Nie. Symbol deklaracji umieszczany na przelewie do US: Standardowo pole ustawione: PIT4R, taki też będzie opis przelewu do US. PIT 8AR Symbol deklaracji umieszczany na przelewie do US: Standardowo pole ustawione: PIT8AR, taki też będzie opis przelewu do US. PIT - 11 Wykazuj nominalne koszty uzyskania: Tak. Jeżeli koszty uzyskania naliczone w wypłacie za dany miesiąc były większe od zera to na deklaracji PIT-11 zostaną one wykazane w nominalnej wartości. Nominalna wartość kosztów uzyskania dla danego miesiąca ustalana jest, jako iloczyn wartości zapisanej w konfiguracji programu ( Płace Podatki: Koszty uzyskania) i współczynnika zapisanego w danych kadrowych pracownika ( Pracownik Dane podatkowe Koszty uzyskania przychodu). Nie. Koszty uzyskania wykazywane na deklaracji PIT-11 są prostą sumą kosztów faktycznie odliczonych w poszczególnych wypłatach w obrębie okresu rozliczanego daną deklaracją. Uwzględniaj składki od przychodów wykazanych na PIT-8AR: Tak. Składki naliczone od tzw. umów ryczałtowych będą wykazane na deklaracji PIT-11. Nie. Składki naliczone od tzw. umów ryczałtowych nie będą wykazane na deklaracji PIT. PIT - 40 Wykazuj nominalne koszty uzyskania: Tak. patrz PIT-11. Nie. patrz PIT-11. Rozlicz nadpłatę podatku / podatek do zapłaty: Tak. Po ustawieniu parametru TAK na deklaracji PIT-40 pojawia się parametr Data rozliczenia. Data ta podpowiada miesiąc rozliczenia nadpłaty/niedopłaty pracownikowi w wypłacie i na deklaracji PIT-4R. Standardowo, w momencie rozliczania PIT-40, data rozliczenia ustawia się, jako 1 marca kolejnego roku po roku podatkowym, za który wystawiono PIT-40.Datę możne zmodyfikować po naliczeniu deklaracji PIT-40. W wypłacie za miesiąc marzec naliczy się rozliczenie nadpłaty/niedopłaty: PIT-40 Podatek do zapłaty lub PIT-40 Zwrot nadpłaty. Nie. Parametr domyślnie ustawiony NIE. Oznacza, że nie zostanie automatycznie rozliczona nadpłata/niedopłata. Wówczas należy na kartotece pracownika na zakładce Etat/Dodatki dodać odpowiedni dodatek rozliczający z rozwijalnej listy. PIT historyczne Dla pracowników etatowych, wykazuj wszystkie umowy bez wzglądu na to, czy zostały wypłacone w okresie pozostania w stosunku pracy czy nie (dla takich pracowników PIT 8B nie zostanie naliczony): Tak. Nie. Podczas naliczania seryjnego naliczaj deklarację za cały okres zatrudnienia w danym roku kalend.: Tak. Deklaracja PIT naliczy się dla pełnego zatrudnienia w danym roku kalendarzowym, Nie.Deklaracja PIT naliczy się tylko dla ostatniego ciągłego okresu zatrudnienia PIT ogólne Ogólne Na deklaracjach umieszczaj dane właściciela: Pole można uzupełnić w sytuacji, gdy mamy utworzonego właściciela w pozycji Kadry i płace/kadry/właściciela. Po wybraniu właściciela dane tego właściciela będą wyświetlane na deklaracjach PIT. Naliczać wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacenia podatku dochodowego. Zgodnie z art Płatnikom i inkasentom przysługuje zryczałtowane wynagrodzenie z tytułu terminowego wpłacania podatków pobranych na rzecz budżetu państwa. Ten sam artykuł ordynacji podatkowej mówi, że minister finansów w drodze rozporządzenia określa szczegółowe zasady ustalania wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa. Szczegóły od 1 stycznia 2003 r. normuje nowe rozporządzenie ministra finansów z 24 grudnia 2002 r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. nr 240, poz. 2065). Z tytułu terminowych wpłat płatnikom należy się wynagrodzenie wynoszące 0,3 proc. kwoty podatków pobranych przez nich na rzecz budżetu państwa. Odpowiednia wartość zapisywana jest w polu (domyślnie 0,3%) 1. Wysokość należnego wynagrodzenia (procent). 2. Zaokrąglenie należnego wynagrodzenia (dokładność), standardowo 0 (do złotych), gdy 1 to do groszy. 3. Na listach deklaracji umożliwiaj dodawanie wyłącznie deklaracji aktualnych i deklaracji za rok poprzedni: Tak. Nie. 4. Na deklaracji z informacjami o uzyskanych przychodach uwzględniaj wypłaty sprzed daty przejęcia: Tak. Nie. Parametr dotyczy deklaracji PIT-11, PIT-R, PIT-8C, IFT-1, IFT-1R. Na deklaracji PIT-40 zawsze są uwzględniane wszystkie wypłaty bez względu na ustawienie parametru. Na deklaracjach PIT-4R i PIT-8AR są zawsze uwzględniane tylko wypłaty po dacie przejęcia. Dane płatnika lub osoby wyznaczonej do obliczania i pobierania podatku Użyj nazwy aktualnego operatora (nazwa musi być postaci Imię Nazwisko): Tak. Dane zalogowanego operatora będą proponowane przed naliczeniem deklaracji PIT (bez prawa do modyfikacji), Nie. Nazwisko 314/395

315 Imię Powyższe dane po wprowadzeniu będą proponowane przed wydrukiem deklaracji PIT (z możliwością modyfikacji). Wydruk deklaracji Na drugiej stronie deklaracji PIT-11 oraz na drugiej i trzeciej stronie deklaracji PIT-40 umieszczaj dane indentyfikacyjne pracownika: Tak. Nie. 315/395

316 ZUS Dane identyfikacyjne płatnika składek Na deklaracjach i raportach umieszczaj dane właściciela: nazwę skróconą płatnika: W programie zapisywana jest zarówno pełna jak i skrócona nazwa firmy (Konfiguracja Firma Nazwa i adres). Jeżeli zostanie zaznaczone: Tak. W danych identyfikacyjnych płatnika składek umieszczona zostanie skrócona nazwa firmy. Nie. W danych identyfikacyjnych płatnika składek umieszczona zostanie pełna nazwa firmy. Nazwa skrócona firmy (pole należy wypełnić tylko wtedy, gdy nazwa wpisana w konfiguracji na zakładce Ogólne jest inna niż nazwa, pod którą firma została zgłoszona do ZUS): Dane identyfikacyjne ubezpieczonego Na deklaracjach zgłoszeniowych zawsze umieszczaj numer dokumentu ubezpieczonego, (jeżeli flaga zostanie wyłączona, to dla pracowników, dla których wprowadzono numer PESEL i NIP numer dokumentu nie będzie umieszczany): Tak. Na deklaracjach zgłoszeniowych będzie umieszczany PESEL oraz numer dokumentu ubezpieczonego (kartoteka pracownika/kadry/inne dane). Nie. Standardowo parametr ustawiony NIE. Dla pracowników, dla których wprowadzono numer PESEL numer dokumentu nie będzie umieszczany. Deklaracje zgłoszeniowe Na deklaracjach zgłoszeniowych zawsze umieszczaj kod wykonywanego zawodu GUS: Tak. Na deklaracjach zgłoszeniowych będą wykazywane kody wykonywanego zawodu GUS dla wszystkich pracowników. Nie. Na deklaracjach zgłoszeniowych będą wykazywane kody wykonywanego zawodu GUS tylko dla pracowników zatrudnionych w warunkach szczególnych. Na deklaracjach zgłoszeniowych umieszczaj pracownika: Tak. Parametr domyślnie ustawiony TAK. Nie. Jeżeli parametr zostanie ustawiony NIE wówczas nie zostanie wysłana na deklaracji ZUS ZUA adresu pracownika z kartoteki pracownika z zakładki Adresy. Dodatkowe Kod terytorialny jednostki terenowej: Parametr dedykowany informacji ZUS IWA. ZUS historyczne Ustawienia używane do 31 marca 2003 roku Naliczać wynagrodzenie za terminowe naliczanie składek na ubezpieczenie zdrowotne Zgodnie z art. 25a ustawy o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym do 31 marca 2003 roku płatnik składek na ubezpieczenie zdrowotne za terminowe naliczenie i odprowadzenie składek na ubezpieczenie zdrowotne oraz przekazanie związanych z tym informacji miał prawo do wynagrodzenia w wysokości 0,1% odprowadzonej kwoty składek. Zgodnie z ustawą z dnia 23 stycznia 2003 r. o powszechnym ubezpieczeniu w Narodowym Funduszu Zdrowia (Dz.U. nr 45, poz. 391) z dniem wejścia w życie ustawy, tj. z dniem 1 kwietnia 2003 r. płatnicy składek na ubezpieczenie zdrowotne utracili prawo do wynagrodzenia z tytułu terminowego naliczania i odprowadzania składek na ubezpieczenie zdrowotne. W związku z tymi standardowymi ustawieniami programu są: 1. Naliczać wynagrodzenie za terminowe naliczanie składek na ubezpieczenie zdrowotne: Nie, 2. Wysokość należnego wynagrodzenia (procent): 0% (pole nie podlega edycji). Ustawienia używane do 31 grudnia 2003 roku Zakład zatrudnia mniej niż 25 pracowników. W zakładach zatrudniających mniej niż 25 osób w przeliczeniu na pełny etat, w stosunku do osób niepełnosprawnych posiadających orzeczenie o znacznym lub umiarkowanym stopniu niepełnosprawności, część wynagrodzenia odpowiadającą składce należnej od zatrudnionego na ubezpieczenie emerytalne finansuje Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON), część zaś kosztów osobowych pracodawcy, odpowiadającą składce należnej na ubezpieczenie emerytalne od pracodawcy - budżet państwa. Powyższa zasada dotyczy wyłącznie pracowników i osób wykonujących pracę nakładczą (zarówno w odniesieniu do zasady finansowania składek jak i ustalania liczby zatrudnionych w przeliczeniu na pełny etat). Składki na ubezpieczenia rentowe, chorobowe i wypadkowe finansowane są na zasadach ogólnych. Tak. Składka na ubezpieczenie emerytalne naliczona zostaje zgodnie z przedstawioną powyżej zasadą. Nie.Składka na ubezpieczenie emerytalne naliczona zostanie na zasadach ogólnych. Ustawienia używane do 31 grudnia 2007 roku Kod wniosku o dofinansowanie składek za osoby niepełnosprawne, domyślnie 0. Dodatkowe NKP etat. NKP umowy. Nr telefonu do teletransmisji. Deklaracja ZUS ZCZA zastąpiona przez ZUS ZCNA. Domyślnie ustawiony parametr TAK. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 14 listopada 2007 r. (Dz. U. z dnia 27 listopada 2007 r.) zmieniającym rozporządzenie w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego z dniem 4 grudnia 2007 przestaje obowiązywać deklaracja ZUS ZCZA (uchyla się załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 4 grudnia 1998 r.). Obecnie deklaracja ZCNA generowana jest dla wszystkich członków rodziny, niezależnie od adresu ich zamieszkania. Jeżeli dane adresowe członka rodziny są nieuzupełnione to odpowiednia informacja odczytywana jest z danych pracownika. ZUS rozliczeniowe Deklaracja DRA Naliczać wynagrodzenie od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego: Wysokość i tryb wypłaty omawianego wynagrodzenia reguluje rozporządzenie ministra pracy i polityki socjalnej z 14 grudnia 1998 r w sprawie wysokości i trybu wypłaty wynagrodzenia płatnikom składek z tytułu wykonywania zadań z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. nr 153, poz. 1005). Zgodnie z wytycznymi wspomnianego rozporządzenia wynagrodzenie to wynosi 0,1% kwoty poprawnie wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego. Po zaznaczeniu Tak dla Naliczać wynagrodzenie za terminowe naliczanie świadczeń z ubezpieczenia chorobowego program umożliwia odnotowanie: Wysokości należnego wynagrodzenia (procent), domyślnie 0,10%. Termin przesyłania deklaracji, za pracowników, zleceniobiorców Odnotowany w konfiguracji termin proponowany będzie przed wydrukiem odpowiednich deklaracji i raportów ZUS. Do wyboru pozostaje: dla deklaracji składanych do 5 dnia następnego miesiąca dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych w rozumieniu art. 18 ust. 1, art. 19 ust. 1 i art. 20 ust. 1 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych, dla deklaracji składanych do 10 dnia następnego miesiąca dla osób fizycznych opłacających składkę wyłącznie za siebie, dla deklaracji składanych do 15 dnia następnego miesiąca dla pozostałych płatników. dla deklaracji składanej do 15 dnia następnego miesiąca dla wspólników spółek cywilnych zatrudniających pracowników i inne osoby oraz przez osoby opłacające składki wyłącznie za siebie objęte tylko ubezpieczeniem zdrowotnym, zgłoszone z kodem dla deklaracji i raportów składanych za sędziów i prokuratorów, za których jest obowiązek opłacania składek na ubezpieczenia społeczne. Termin przesyłania deklaracji, za osoby prowadzące działalność gospodarczą Program umożliwia przygotowanie niezależnych zestawów deklaracji dla osób prowadzących samodzielną działalność gospodarczą oraz osób z nimi współpracujących. Zasady wyboru terminu jak wyżej. 316/395

317 Naliczać zerowe raporty RCA / RZA Interpretacja ZUS dotycząca drukowania zerowych deklaracji RCA (na przykład pracownik przez cały miesiąc przebywa na zasiłku chorobowym, pracownikowi nie przysługują żadne zasiłki rodzinne i pielęgnacyjne) kilkukrotnie ulegała zmianie. Obecnie ZUS stoi na stanowisku, że w przypadku, gdy osoba ubezpieczona przebywa cały miesiąc na przykład na zasiłku chorobowym i nie pobiera żadnych zasiłków finansowanych z budżetu państwa, płatnik składek składa za tego ubezpieczonego wyłącznie raport o symbolu ZUS RSA. W związku z powyższym domyślnie w programie zostało zapisane: Naliczać zerowe raporty RCA / RZA: Nie. Umieszczaj na deklaracjach pracowników bez wypłat. Domyślnie źródłem wszelkich informacji o ubezpieczonym niezbędnych do przygotowania deklaracji rozliczeniowych jest jego wypłata. ZUS jednak wymaga złożenia deklaracji rozliczeniowych za pracownika w miesiącu, w którym został objęty ubezpieczeniem. Nawet, jeżeli wypłaty realizowane są z miesięcznym przesunięciem (wypłata za kwiecień realizowana jest w maju). Tak. Warunkiem wystarczającym dla umieszczenia pracownika na deklaracji jest jego zatrudnienie i ubezpieczenie (nie jest konieczne naliczenie wypłaty). Brak wypłaty spowoduje, że deklaracja będzie zerowa Nie. Warunkiem koniecznym umieszczenia pracownika na deklaracji jest w danym miesiącu naliczenie dla niego wypłaty. Warunek będzie spełniony nawet wówczas, gdy wypłata będzie miała zerową wartość. Umieszczaj na deklaracjach zleceniobiorców bez wypłat. Jak wyżej, dotyczy zleceniobiorców. Składki na FP i FGŚP licz, jako sumę składek pracowników: Tak. Do deklaracji DRA składki wyliczane są oddzielnie dla każdego pracownika a następnie zsumowane. Na nowych bazach danych parametr jest ustawiony na TAK. Nie. Do deklaracji DRA składki wyliczane są, jako suma wszystkich podstaw z naliczonych wypłat w danym miesiącu a następnie policzony od nich procent. Na deklaracji dla właścicieli niepodlegających ubezpieczeniu wypadkowemu nie wypełniaj pola Stopa procentowa składek na ubezpieczenie wypadkowe : Tak. Jeżeli jest wypełnione to dla deklaracji bez załączników, na której składka wypadkowa wynosi 0 nie jest wysyłana informacja o wysokości firmowej składki wypadkowej. Nie. Naliczaj tylko dla zatwierdzonych wypłat: Tak. Opcjonalnie naliczać deklarację tylko dla zatwierdzonych list płac Nie. Informacje o prawie do emerytury lub renty i stopniu niepełnosprawności wyliczane na podstawie miesiąca, za który zostaną rozliczone składki ZUS (miesiąc ZUS). Jeżeli pole pozostanie niezaznaczone, to informacje te będą wyliczane na podstawie okresu, za który element zostanie naliczony: Tak. Nie. Włączenie flagi umożliwia wyliczanie tytułu ubezpieczenia na podstawie daty wypłaty (dotyczy dwóch ostatnich cyfr tytułu ubezpieczenia. Przykładowo: pracownik stał się niepełnosprawny 5 listopada. Po włączeniu opcji licząc wypłatę za październik (z datą na przykład 10 listopada) zostanie ona na deklaracji ZUS wykazana z kodem tytułu niepełnosprawności. Dotychczas o kodzie tytułu ubezpieczenia zawsze decydował stan na ostatni dzień okresu, za który naliczana była wypłata. Naliczanie składek za okresy urlopów wychowawczych wg okresu nieobecności począwszy, od ( jeżeli pole pozostanie puste, to składki będą naliczane wg daty wypłaty): Na nowych bazach parametr jest ustawiany domyślnie z datą stycznia 2012 roku. Na deklaracji rozliczeniowej ZUS nieobecność typu urlop wychowawczy ma być wykazywana wg okresu wystąpienia. Parametr dotyczy tych zakładów pracy, które naliczają wypłaty z przesunięciem (do 10 dnia następnego miesiąca). W przypadku takich firm należy wpisać odpowiedni miesiąc w parametrze, aby poprawnie wykazać nieobecność na deklaracji rozliczeniowej ZUS. W sytuacji, gdy zakład pracy nalicza wypłaty na koniec miesiąca nieobecność automatycznie wykazywana jest wg okresu na deklaracji. Począwszy od 1 stycznia 2012 r. podstawa wymiaru składek emerytalno-rentowych dla pracowników przebywających na urlopie wychowawczym jest naliczana od kwoty odpowiadającej 60% przeciętnego miesięcznego wynagrodzenia w poprzednim kwartale. Składka w nowej wysokości będzie obowiązywała od trzeciego miesiąca następnego kwartału. Przepisy ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych wprowadzają pewne ograniczenie. Podstawa ta nie będzie mogła być wyższa niż przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi za okres 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop wychowawczy. Tytuł ubezpieczenia dla pracowników wyliczany na podstawie korzystniejszego orzeczenia ZUS lub PFRON: Tak. Na deklaracji ZUS i PFRON będzie wykazany korzystniejszy kod stopnia niepełnosprawności. W naliczonej wypłacie będzie wykazany korzystniejszy z kodów niepełnosprawności. Jeżeli pracownik ma zmianę tytułu w trakcie miesiąca należy wykonać aktualizację. Nie. Do deklaracji ZUS będzie pobierany kod niepełnosprawności wprowadzony w pracowniku na zakładce Kadry Dane ubezpieczeniowe, natomiast do deklaracji PFRON będzie pobierany kod z zakładki Kadry Informacje PFRON. Numeracja dokumentów rozliczeniowych od numeru: pole domyślnie ustawione 1. Parametr umożliwia wpłynięcie na identyfikator deklaracji ZUS DRA np (deklaracja składana przez syndyka masy upadłościowej). 317/395

318 Formularze W części Formularze użytkownik ma możliwość zdefiniowania dodatkowych formularzy dla pracowników, które będą dostępne w kartotece pracownika. Pracownik dodatkowa zakładka Z tej pozycji mamy możliwość definiowania dodatkowego formularza dla pracownika, który będzie widoczny w pracowniku na nowej zakładce Kadry Użytkownika. Przy pomocy organizatora widoku należy wybrać pola, które mają się pojawić na formularzu. Po wybraniu pól, które nas interesują zapisujemy zmiany i w pracowniku w sekcji Kadry mamy dostępny formularz użytkownika. Filtr wyszukiwanie pola, Pokazuj kolekcje (podlisty) po zaznaczeniu będzie dostępna rozszerzona lista pól do wyboru, Właściwości biznesowe po zaznaczeniu będzie dostępna rozszerzona lista pól do wyboru, Linia oddzielająca linia oddzielająca wybrane pola, Tylko odczyt po zaznaczeniu wyświetlane dane w tym polu, nie będą podlegały edycji, Z poprzednim pole zostanie wyświetlone obok poprzedniego pola, Dodaj pole dodajemy pole do formularza, Usuń pole usuwamy pole z formularza, Usuń wszystkie usuwamy wszystkie dotychczas dodane pola do formularza, Do góry przesuwamy wskazane pole do góry na formularzu, W dół przesuwamy wskazane pole do dołu na formularzu, Tytuł tytuł wybranego pola, Pole nazwa wybranego pola, Szerokość opisu, jeżeli tytuł pola zachodzi na pole w części Użytkownika wówczas zmieniamy szerokość opisu np. na 100, domyślnie 0, Szerokość kontrolki szerokość pola, domyślnie 0, Wysokość kontrolki wysokość pola, domyślnie 0. Użytkownika W tej części wyświetlane są pola, które zostały dodane do dodatkowego formularza. Pracownik pierwsza zakładka Z tej pozycji mamy możliwość definiowania dodatkowego formularza dla pracownika, który będzie widoczny w pracowniku na zakładce Kadry Ogólne (dolna część zakładki). Przy pomocy organizatora widoku należy wybrać pola, które mają się pojawić na formularzu. Po wybraniu pól, które nas interesują zapisujemy zmiany i w pracowniku w sekcji Kadry mamy dostępny formularz użytkownika. Filtr wyszukiwanie pola, Pokazuj kolekcje (podlisty) po zaznaczeniu będzie dostępna rozszerzona lista pól do wyboru, Właściwości biznesowe po zaznaczeniu będzie dostępna rozszerzona lista pól do wyboru, Linia oddzielająca linia oddzielająca wybrane pola, Tylko odczyt po zaznaczeniu wyświetlane dane w tym polu, nie będą podlegały edycji, Z poprzednim pole zostanie wyświetlone obok poprzedniego pola, Dodaj pole dodajemy pole do formularza, Usuń pole usuwamy pole z formularza, Usuń wszystkie usuwamy wszystkie dotychczas dodane pola do formularza, Do góry przesuwamy wskazane pole do góry na formularzu, W dół przesuwamy wskazane pole do dołu na formularzu, Tytuł tytuł wybranego pola, Pole nazwa wybranego pola, Szerokość opisu, jeżeli tytuł pola zachodzi na pole w części Użytkownika wówczas zmieniamy szerokość opisu np. na 100, domyślnie 0, Szerokość kontrolki szerokość pola, domyślnie 0, Wysokość kontrolki wysokość pola, domyślnie 0. Użytkownika W tej części wyświetlane są pola, które zostały dodane do dodatkowego formularza. 318/395

319 Kadry W konfiguracji programu Narzędzia/Opcje/Kadry i płace w części Kadry znajdują się ogólne ustawienia kadrowe oraz domyślne ustawienia parametrów kadrowych. Użytkownik może definiować: Akordy Badania lekarskie Dokumenty Języki obce Nagrody i kary Oświadczenia Podstawy stażu pracy Stopni znajomości języków obcych Szkolenia BHP Świadczenia socjalne Formy organizacji pracy Grupy zaszeregowania Kody wykonywanych zawodów GUS Przyczyny rozwiązania umowy o pracę Wydziały Zestawy dodatków. Ogólne Ogólne Rozliczanie właścicieli: Parametr jest możliwy do przestawienia, gdy w konfiguracji na zakładce Firma Dane o działalności Firma jest osobą fizyczną ustawimy na NIE. Tak. Firma chce rozliczać właściciela w programie Nie. Firma nie chce rozliczać właściciela w programie Jeżeli parametr jest ustawiony na TAK zostaje automatycznie uaktywniona w programie lista Kadry Właściciele. Kody nadawane automatycznie Kod nadawany dopiero podczas zapisu (ustawienie wartości Nie może skutkować nadaniem dwóm jednocześnie dodawanym pracownikom tego samego kodu i odmową zapisania danych jednego z nich); Tak. Nie. Długość kodu pracownika (kod dopełniany jest po lewej stronie znakami 0 ), domyślnie 4. Wieloetatowość Włączona obsługa wieloetatowości Tak. Włączamy w sytuacji, gdy pracownik jest zatrudniony w tej samej firmie na więcej niż jednym etacie. Po włączeniu tego parametru na kartotece pracownika wyświetla się dodatkowa zakładka o nazwie Wieloetatowość. Na tej zakładce podpinamy do etatu głównego etat podrzędny pracownika. W takiej sytuacji będzie tworzona z dwóch etatów jedna deklaracja ZUS i PIT. Nie. Umowy cywilnoprawne Domyślna definicja umowy: Dla nowo dodawanej umowy domyślnie proponowany będzie PIT-11.6.Umowa zlecenia (20% k. u.). Domyślny tytuł ubezpieczenia dla umów zleceń zawieranych ze zleceniobiorcami niebędącymi pracownikami: W przypadka zawierania umów zleceń z osobami niebędącymi jednocześnie pracownikami etatowymi sposób ubezpieczenia umowy zależy od zawartości pola: Zleceniobiorca Dane ubezpieczeniowe Ubezpieczenie zleceniobiorcy. Obecnie domyślna wartość pola to 0411 Nowo dodawani pracownicy Domyślny sposób inicjowania pola Składki na Fundusz Pracy : Umożliwia ono wybranie sposobu naliczania składek na Fundusz Pracy dla nowo dodawanych pracowników. W poprzednich wersjach programu nowi pracownicy zawsze byli inicjowani wartością: Warunkowo. Obecnie domyślną wartością w konfiguracji jest Zawsze. Domyślny sposób inicjowania pola Ubezpieczenie zleceniobiorcy : Umożliwia ono wybranie sposobu naliczania składek ZUS dla nowo dodawanych zleceniobiorców. Nowi zleceniobiorcy są inicjowani wartością Podlega (ubezpieczenie emerytalne, rentowe, wypadkowe oraz ubezpieczenia społeczne) Inicjowanie pola Prawa do danych pracownika wg wydziału : Opcjonalne. Wybór wydziału kontrolującego dostęp do danych pracownika na zakładce: Kadry Prawa dostępu jest opcjonalny, Wymagane. Wybór wydziału kontrolującego dostęp do danych pracownika na zakładce: Kadry Prawa dostępu jest wymagany - bez wyboru tego wydziału zapis formularza pracownika nie jest możliwy. Domyślny element wynagrodzenia dla pracownika w stawce godzinowej: pole odpowiada za inicjację elementu rozliczającego pracownika zatrudnionego w stawce godzinowej. Domyślny element wynagrodzenia dla pracownika w stawce miesięcznej: pole odpowiada za inicjację elementu rozliczającego pracownika zatrudnionego w stawce miesięcznej. Zbiorowy układ pracy Data zawarcia zakładowego zbiorowego układu pracy: Data wprowadzona tutaj, automatycznie przenoszona jest na kartotekę pracownika na zakładkę Etat Inne dane. Definicje akordów Zdefiniowane w programie akordy zapisywane są w postaci listy. Akord może zostać usunięty z listy o ile nie została zrealizowana do niego żadna wypłata. Dostępne są dwa rodzaje definicji akordów: Definicja akordu, Definicja akordu grupowego. Definicja akordu Ogólne Poza typowym, czasowym rozliczaniem pracowników program wspiera również rozliczenia akordowe. Definicję akordu rozpoczynamy od: podania jego nazwy określenia jednostki (domyślnie szt.) Nowo wpisywane jednostki automatycznie tworzą odpowiedni słownik. zablokowana: Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Algorytm Element wynagrodzenia. Wybieram z listy element wynagrodzenia, przy pomocy, którego dany akord zostanie rozliczony. Wiele akordów może być rozliczane tym samym elementem wynagrodzenia, gdyż na liście płac akord identyfikowany będzie poprzez swoją nazwę. Domyślnym elementem wynagrodzenia jest Akord. Definicji nowych elementów wynagrodzenia służy opcja konfiguracji: Płace Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Akord. Pomniejsza czas pracy. Odnotowując pracownikowi pracę akordową decydujemy czy praca w akordzie pomniejsza nominalny czas pracy czy nie. W okresie niewykonywania prac akordowych pracownik może być wynagradzany w stawce godzinowej, ewentualnie miesięcznej. Tak. Czas pracy w akordzie odpowiednio pomniejszy czas pracy do rozliczenia godzinowego 319/395

320 Nie. Praca w akordzie nie wpłynie na czas pracy do rozliczenia godzinowego. W tym przypadku wynagrodzenie akordowe zostanie wypłacone obok wynagrodzenia zasadniczego czasowego (podobnie jak na przykład premia). Definicja strefy czasu pracy: Nadgodziny 100%, Nadgodziny 50%, Nadgodziny do przeniesienia, Nadgodziny ŚW, Praca w dni wolne, Praca w godzinach nocnych, Praca w Niedziele i święta, Praca w normie, Przerwa bezpłatna, Rozliczenie nadgodzin(firm), Rozliczenie nadgodzin(prac) Umożliwiono dynamiczne przenoszenie czasu pracy z kalendarza akordu na kalendarz pracownika (zakładka Kalendarz Czas pracy). Poniżej przykład. W konfiguracji programu Narzędzia Opcje Systemowe Definicje cech tworzymy dwie cechy o takiej samej nazwie i typie oraz o ile jest słownikowa to takim samym słowniku np. Projekt, typ: Tekst do tabeli DniAkordow oraz StrefyPracy. Następnie wchodzimy w Narzędzia Opcje Kadry i płace Kalendarze Czas pracy i w pozycji Definicja cechy kopiowanej z dnia akordu na strefę czasu pracy wpisujemy nazwę stworzonej cechy. Następnie wchodzimy do stworzonej definicji akordu (konfiguracja) i uzupełniamy pole Definicja strefy czasu pracy np. Praca w normie. Wchodzimy do pracownika na zakładkę Etat Akordy, gdzie dodajemy nowy akord, na zakładce kalendarz wchodzimy w dany dzień, na którym wyciągamy cechę Projekt i wpisujemy np. A oraz uzupełniamy czas. Czas i informacja z cechy Projekt przeniosą się do kalendarza pracownika na zakładkę Kalendarz Czas pracy. Według czasu Tak. Jednostką akordową będzie godzina Nie. Jednostka akordowa zostanie zdefiniowana przez użytkownika. Progresywny Ze względu na zależność pomiędzy liczbą wykonanych jednostek akordowych a wartością jednostkowego wynagrodzenia możemy mówić o: akordzie liniowym (stała stawka, Progresywny: Nie) lub progresywnym (stawka zależna od liczby wykonanych jednostek, Progresywny: Tak). Akord prosty Wartość / Jednostka wynagrodzenie za wykonanie jednej jednostki akordowej. Akord progresywny W przypadku akordu progresywnego zależność pomiędzy liczbą wykonanych sztuka a wartością jednostkowego wynagrodzenia zapisywana jest w postaci tabeli (zbliżonej swoją konstrukcją do progów podatkowych). W przypadku akordu progresywnego w praktyce spotyka się dwa sposoby rozliczania (oba wspierane przez program): Akord progresywny: wg osiągniętego progu: Tak. Liczba wykonanych jednostek akordowych decyduje o osiągniętym progu i wszystkie jednostki akordowe rozliczane są wg tej samej stawki. Nie. Stawka rośnie (lub maleje) progresywnie. Okres rozliczeniowy Porównanie liczby wykonanych jednostek akordowych z przyjętymi progami może odbywać się w okresach: Dziennie Tygodniowo Miesięcznie (rozwiązanie zazwyczaj stosowane). Definicja akordu grupowego Ogólne Definicję akordu rozpoczynamy od podania jego nazwy. Blokada: Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Algorytm Element wynagrodzenia. Wybieram z listy element wynagrodzenia, przy pomocy, którego dany akord zostanie rozliczony. Wiele akordów może być rozliczane tym samym elementem wynagrodzenia, gdyż na liście płac akord identyfikowany będzie poprzez swoją nazwę. Domyślnym elementem wynagrodzenia jest Akord. Definicji nowych elementów wynagrodzenia służy opcja konfiguracji: Płace Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Akord. Pomniejsza czas pracy. Odnotowując pracownikowi pracę akordową decydujemy czy praca w akordzie pomniejsza nominalny czas pracy czy nie. W okresie niewykonywania prac akordowych pracownik może być wynagradzany w stawce godzinowej, ewentualnie miesięcznej. Tak. Czas pracy w akordzie odpowiednio pomniejszy czas pracy do rozliczenia godzinowego Nie. Praca w akordzie nie wpłynie na czas pracy do rozliczenia godzinowego. W tym przypadku wynagrodzenie akordowe zostanie wypłacone obok wynagrodzenia zasadniczego czasowego (podobnie jak na przykład premia). Definicja strefy czasu pracy: Nadgodziny 100%, Nadgodziny 50%, Nadgodziny do przeniesienia, Nadgodziny ŚW, Praca w dni wolne, Praca w godzinach nocnych, Praca w Niedziele i święta, Praca w normie, Przerwa bezpłatna, Rozliczenie nadgodzin(firm), Rozliczenie nadgodzin(prac) Umożliwiono dynamiczne przenoszenie czasu pracy z kalendarza akordu na kalendarz pracownika (zakładka Kalendarz Czas pracy). Poniżej przykład. W konfiguracji programu Narzędzia Opcje Systemowe Definicje cech tworzymy dwie cechy o takiej samej nazwie i typie oraz o ile jest słownikowa to takim samym słowniku np. Projekt, typ: Tekst do tabeli DniAkordow oraz StrefyPracy. Następnie wchodzimy w Narzędzia Opcje Kadry i płace Kalendarze Czas pracy i w pozycji Definicja cechy kopiowanej z dnia akordu na strefę czasu pracy wpisujemy nazwę stworzonej cechy. Następnie wchodzimy do stworzonej definicji akordu (konfiguracja) i uzupełniamy pole Definicja strefy czasu pracy np. Praca w normie. Wchodzimy do pracownika na zakładkę Etat Akordy, gdzie dodajemy nowy akord, na zakładce kalendarz wchodzimy w dany dzień, na którym wyciągamy cechę Projekt i wpisujemy np. A oraz uzupełniamy czas. Czas i informacja z cechy Projekt przeniosą się do kalendarza pracownika na zakładkę Kalendarz Czas pracy. Proporcjonalnie do stawki zaszeregowania Tak. Praca w akordzie liczona jest proporcjonalnie do stawki zaszeregowania Nie. Przy wyliczaniu akordu nieuwzględniany stawki zaszeregowania U w a g a! Parametr Proporcjonalnie do stawki zaszeregowania dla wszystkich pracowników, do których przypisany jest dany akord w danym miesiącu ustawiamy zgodnie (dla wszystkich pracowników na TAK albo dla wszystkich na NIE). Współczynnik proporcjonalności Domyślna wartość: 1 Jest to współczynnik uwzględniany przy wyliczaniu akordu dla danego pracownika. Może być różny dla każdego pracownika. Definicje badań lekarskich W programie predefiniowane zostały dwie definicje badań lekarskich: Okresowe, Wstępne. Ogólne Nazwa (maksymalnie 80 znaków). Identyfikuje definiowane badanie na liście. Zablokowana Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Następne badanie Definicja. Wybieramy z listy definicję następnego badania. Termin (miesiące). Termin następnego badania wyrażony w miesiącach od terminu wykonania pierwszego badania, bądź od daty wykonania badania. Definicje dokumentów Dokumentami przygotowywanymi (numerowanymi) w systemie enova Kadry i Płace są między innymi: Listy płac Umowy cywilnoprawne. Definicji list płac zasad ich numeracji dedykowana jest opcja Konfiguracja Płace Listy płac. 320/395

321 Z poziomu opisywanej opcji dostępne są wyłącznie definicje dokumentów typu Umowa U w a g a! W programie predefiniowany jest dokument Umowa - Zlecenie. Do definicji własny dokumentów Użytkownik wykorzystuje standardowy formularz. Ogólne Standard Pole nie podlega modyfikacjom użytkownika. Informuje jedynie czy edytowana aktualnie definicja dokumentu: Tak. Definicja został przygotowana przez twórców programu. W takim przypadku definicja nie może zostać wykasowana, jej nazwa nie podlega modyfikacjom. Ewentualnie wprowadzone zmiany w nazwie nie zostaną zapisane do bazy danych. Poza nazwą użytkownik może dowolnie (w sposób akceptowalny przez program) modyfikować zawartość pozostałych pól. Nie. Definicja została przygotowana przez Użytkownika programu. Podlega dowolnym modyfikacjom. Może zostać usunięta z bazy danych (wykasowana) o ile nie został wcześniej wykorzystana w trakcie zawierania umowy ze zleceniobiorcą. Nazwa (maksymalnie 30 znaków). Identyfikuje definiowany element na liście. Symbol (maksymalnie 12 znaków). Musi być unikalny nie może powtarzać się w systemie (przy próbie zapisania definicji dokumentu wykorzystującej istniejący już w systemie symbol pojawi się komunikat: Istnieje już inny zapis... W takim przypadku można wyłącznie zmienić symbol tworzonej definicji ponowić próbę zapisu). Zapisany symbol może być wykorzystywany w tworzonym systemie numeracji dokumentów (sekcja: Numeracja). Domyślna Z dokumentami tego samego typu może być związana więcej niż jedna definicja dokumentu (schemat numeracji). Na przykład może być prowadzona odrębna numeracja dla zawieranych umów zleceń i umów o dzieło. Zaznaczając pole Domyślna oznaczamy definicję, która będzie proponowana w trakcie tworzenia nowego dokumentu danego typu. Tylko jedna definicja może zostać oznaczona, jako domyślna. Jest nią zawsze ostatnia oznaczona w ten sposób definicja. Oznaczenie nowej definicji, jako domyślna spowoduje, że stara definicja automatycznie ten status straci. U w a g a! Definicja dokumentu o statusie domyślna nie może być usunięta z systemu. Jeżeli zamierzamy taką definicję usunąć, to w pierwszej kolejności innej definicji należy nadać status Domyślna. Zablokowana Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Numeracja Numer w ramach serii nadawany podczas zapisu dokumentu: Tak. Nie Po lewej stronie dostępna jest lista pól, które mogą być użyte w definicji numeracji. W opisywanej definicji są to: Data Dzień (Day) Miesiąc (Month) Kwartał (Quarter) Tydzień (WeekNumber) Rok (Year) Definicja Symbol Sprawa Data Definicja Rejon Wydział Symbol wydziału Po prawej stronie znajduje się lista aktualnie wybranych pól. Pole oznaczone * to automatycznie nadawany numer kolejny (ostatni na liście). Przyciski w środkowej części ekranu służą do przemieszczania pól między panelami lub w obrębie panelu Pola wzoru numeracji. Gdy podświetlone są elementy lewego panelu oznaczone znakiem +, przycisk Dodaj pole jest nieaktywne. Dodawać możemy tylko części składowe (np. Dzień, Miesiąc i Rok dla daty). W dolnej części ekranu wyświetlany jest przykład numeru, stworzonego wg aktualnej definicji. Każdy element może być użyty tylko raz. Po przeniesieniu element jest wstawiany nad podświetlony element definicji. Aby zmienić kolejność elementów podświetlamy element znajdujący się pod pozycją, na której chcemy umieścić element i naciskamy przycisk Dodaj pole. Definicje języków obcych Ogólne Definiując język obcy należy podać wyłącznie jego Nazwę (maksymalnie 20 znaków). Definicje nagród i kar W programie predefiniowana została Nagroda pieniężna oraz Kara pieniężna. Ogólne Nazwa. Nazwa identyfikuje element na liście dostępnej przy wprowadzaniu nagrody lub kary w kartotece pracownika na zakładce Kadry pozostałe Nagrody i kary. Zablokowana. Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której została przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Rozliczenie Kwota. Pole daje możliwość ustalenia konkretnej kwoty dla określonej nagrody czy też kary. Wskazanie określonej kwoty w konfiguracji definicji nie blokuje możliwości zmiany jej bezpośrednio przy dodawaniu elementu na zakładce Kadry - pozostałe Nagrody i kary w kartotece pracownika. Element wynagrodzenia. Parametr umożliwia wskazanie konkretnego elementu wynagrodzenia do rozliczenia nagrody lub kary. Elementy wynagrodzenia dedykowane Nagrodzie należy definiować w konfiguracji systemu Kadry i Płace Płace Elementy wynagrodzenia wybierając Rodzaj: Nagroda. Natomiast elementy wynagrodzenia dedykowane Karze adekwatnie wybierając w elementach wynagrodzenia rodzaj: Kara. Definicje oświadczeń W programie predefiniowane zostały 3 oświadczenia: PIT-12, PIT-2, PIT-3. Ogólne Nazwa (maksymalnie 30 znaków). Identyfikuje definiowany element na liście. Zablokowana. Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik 321/395

322 gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Okres ważności Rodzaj okresu ważności. Dowolny. Okres będzie określony w momencie dodawania oświadczenia do pracownika. Bezterminowe (do czasu odwołania). Oświadczenie będzie ważne z datą przypisania do pracownika aż do odwołania. Miesiące. Oświadczenie będzie ważne przez wskazaną liczbę miesięcy w polu Okres (miesiące/lata). Lata. Oświadczenie będzie ważne przez wskazaną liczbę lat w polu Okres (miesiące/lata). Okres (miesiące/lata). Pole jest aktywne, gdy w polu Rodzaj okresu ważności wybierzemy miesiące bądź lata. Treści oświadczeń Oświadczenie. Pole nie do edycji. Nazwa (maksymalnie 50 znaków). Identyfikuje definiowany element na liście. Blokada. Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Uwagi. Dodatkowe informacje użytkownika. Definicje podstaw stażu pracy Dla potrzeb liczenia dodatków stażowych Użytkownik dysponuje możliwością sumowania wybranych stażów pracy. Elementami, do których sumowane są wybrane okresy zatrudnienia są Podstawy stażu pracy. W programie predefiniowane zostały dwie podstawy: Okres nauki, Zatrudnienie poza firmą. Użytkownik posiada możliwość definiowania własnych podstaw, na przykład Praca w szkolnictwie, Praca w energetyce Dopisując kolejny okres zatrudnienia pracownika poza firmą (Pracownik Kadry Historia zatrudnienia) decydujemy, poprzez wybór z listy, do jakich stażów wpisywany okres zatrudnienia zaliczyć. Ten sam okres zatrudnienia wliczany może być do wielu podstaw, na przykład Zatrudnienie poza firmą i Praca w szkolnictwie. Poszczególne definicje zapisywane są na liście podstaw. Definicja podstawy może zostać usunięta pod warunkiem, że nigdzie w programie nie została wykorzystana, w szczególności w opcjach: Pracownik Kadry Historia zatrudnienia, Konfiguracja Płace Elementy wynagrodzenia. Ogólne Definiując podstawę stażu pracy należy podać wyłącznie jej Nazwę (maksymalnie 30 znaków). Standard Tak. Definicja została przygotowana przez twórców programu. W takim przypadku definicja nie może zostać wykasowana, jej nazwa nie podlega modyfikacji. Nie. Definicja została przygotowana przez Użytkownika programu. Podlega dowolnym modyfikacjom. Może zostać usunięta z bazy danych (wykasowana) o ile nie została wcześniej wykorzystana do zliczania stażu pracy. Zablokowana Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której została przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Podstawy Okres nauki Tak. Nie Staż do urlopu Tak. Nie Staż pracy poza firmą Tak. Nie Praca w firmie Tak. Nie Definicje stopni znajomości języków obcych Ogólne Definiując stopień znajomości języków obcy należy podać wyłącznie jego Nazwę (maksymalnie 20 znaków). Blokada. Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Tak Nie Definicje świadczeń socjalnych W programie predefiniowana została definicja Świadczenie socjalne. Aby stworzyć nową definicję w tej kategorii należy wypełnić poszczególne pola w konfiguracji systemu. Ogólne Nazwa. Nazwa identyfikuje element na liście dostępnej przy wprowadzaniu świadczenia socjalnego w kartotece pracownika na zakładce Kadry pozostałe Świadczenia socjalne. Zablokowana. Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której została przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Rozliczenie Kwota. Pole daje możliwość ustalenia konkretnej kwoty dla zdefiniowanego świadczenia socjalnego. Wskazanie określonej kwoty w konfiguracji definicji nie blokuje możliwości zmiany jej bezpośrednio przy dodawaniu elementu na zakładce Kadry - pozostałe Świadczenia socjalne w kartotece pracownika. Element wynagrodzenia. Parametr umożliwia wskazanie konkretnego elementu wynagrodzenia do rozliczenia świadczenia socjalnego. Elementy wynagrodzenia dedykowane Świadczeniu socjalnemu należy definiować w konfiguracji systemu Kadry i Płace Płace Elementy wynagrodzenia wybierając Rodzaj: Świadczenie. Definicje szkoleń BHP W programie predefiniowana została definicja szkolenia BHP: Szkolenie BHP Ogólne Nazwa (maksymalnie 40 znaków). Identyfikuje definiowane szkolenie BHP na liście. Zablokowana 322/395

323 Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Standard Tak. Definicja została przygotowana przez twórców programu. W takim przypadku definicja nie może zostać wykasowana, jej nazwa nie podlega modyfikacji. Nie. Definicja została przygotowana przez Użytkownika programu. Podlega dowolnym modyfikacjom. Może zostać usunięta z bazy danych (wykasowana) o ile nie została wcześniej wykorzystana. Następne szkolenie Definicja. Wybieramy z listy definicję następnego szkolenia BHP. Termin (miesiące). Termin następnego szkolenia BHP wyrażony w miesiącach od terminu wykonania pierwszego badania szkolenia BHP, bądź od daty wykonania szkolenia BHP. Definicje zadań Zakładka Ogólne Ogólne Definiując zadanie należy podać jego Nazwę (maksymalnie 30 znaków). Standard Tak. Definicja została przygotowana przez twórców programu. W takim przypadku definicja nie może zostać wykasowana, jej nazwa nie podlega modyfikacji. Nie. Definicja została przygotowana przez Użytkownika programu. Podlega dowolnym modyfikacjom. Może zostać usunięta z bazy danych (wykasowana) o ile nie została wcześniej wykorzystana do zliczania stażu pracy. Zablokowana Tak Nie Symbol Drugi Algorytm Tak Nie Rodzaj formularza Prosty Pełny Użytkownika Domyślna Tak Nie Definicja zadania generowanego przy zamknięciu Definicja Definicja zadania grupowego Definicja Definicja dokumentu handlowego Definicja Magazyn Numeracja Po prawej stronie znajduje się lista aktualnie wybranych pól. Pole oznaczone * to automatycznie nadawany numer kolejny (ostatni na liście). Przyciski w środkowej części ekranu służą do przemieszczania pól między panelami lub w obrębie panelu Pola wzoru numeracji. Gdy podświetlone są elementy lewego panelu oznaczone znakiem +, przycisk Dodaj pole jest nieaktywne. Dodawać możemy tylko części składowe (np. Dzień, Miesiąc i Rok dla daty). W dolnej części ekranu wyświetlany jest przykład numeru, stworzonego wg aktualnej definicji. Każdy element może być użyty tylko raz. Po przeniesieniu element jest wstawiany nad podświetlony element definicji. Aby zmienić kolejność elementów podświetlamy element znajdujący się pod pozycją, na której chcemy umieścić element i naciskamy przycisk Dodaj pole. Zakładka Stany W systemie predefiniowane są dwa stany realizacji zadania: otwarty lub zamknięty. Jest możliwość stworzenia nowego stanu zadania poprzez wypełnienie pól: Nazwa. Lp. Podpowiada się kolejny wolny numer jednak pole jest przeznaczone do edycji. Aktywny. Tak Nie Blokada Tak Nie Zakładka Priorytety W systemie predefiniowane są dwa priorytety: wysoki i niski. Jest możliwość stworzenia nowego priorytetu poprzez wypełnienia pól: Nazwa. Lp. Podpowiada się kolejny wolny numer jednak pole jest przeznaczone do edycji. Blokada Tak Nie Zakładka Opcje Opcje Kategoria Wypożyczenie Zadanie Zdarzenie Zlecenie Rejestracja historii zmian Tak Nie Opis HTML Tak 323/395

324 Nie Całodziennie Tak Nie Inicjuj nazwę Tak Nie Definicja do importu maili Tak Nie Czas wykonania Powiąż czas wykonania Tak Nie Dostępny stoper Tak Nie Automatyczny stoper Tak Nie enovanet Dostęp Brak Podgląd Edycja Dodawanie Tak Nie Widoczna w module CRM Kadry i Płace Zamówienia Zasoby CRM Filtr zasobu: dostępne pola to: NazwaZasobu KodZasobu TypZasobu Dokumenty CRM Wartość: brutto, netto Cechy Nie sprawdzaj wymagalności wprowadzania cech : Tak Nie Wymagane cechy (klawisz Dodaj/Usuń cechy) Kopiowanie cechy (klawisz Dodaj/Usuń cechy) Zadanie dla roli Rola wybór z listy: Administrator, CRM, CRM NET, Inwentarz ADM, Kadry ADM, Kadry +ZZL ADM, Kadry NET Dyrektor, Kadry NET Kierownik, Kadry NET Pracownik, Kasjer, Kopia bezpieczeństwa, Księgowość ADM, Księgowość + Inwentarz, Księgowość + Akcyza, Sprzedaż ADM, Sprzedaż Dyrektor, Sprzedaż Fakturzysta, Sprzedaż Sprzedawca, Windykacja, Zaawansowane operacje na liście, Zamówienia NET. Wyposażenia/Serwis Kontrola dostępności urządzenia: Brak Ostrzegaj Zabraniaj Zakładka Mail Wysyłaj pocztę do Wykonującego wybór z listy: Brak, DO, DW, UDW Prowadzącego wybór z listy: Brak, DO, DW, UDW Kontrahenta wybór z listy: Brak, DO, DW, UDW Automatyczne powiadomienia o Utworzeniu TAK/NIE Edycji TAK/NIE Zamknięciu TAK/NIE Okno potwierdzenia Pokazuj TAK/NIE Prawa danych Prawa dostępu do danych Prawa dla zaznaczonych uprawnień Pełne prawo dostępu do danych Tylko przeglądanie danych (tylko odczyt) Zakaz dostępu do danych Zmiany w ustawieniach praw będą dopiero widoczne po zapisaniu konfiguracji (zamknięcie okna). 324/395

325 Dodatki Standardowe dodatki Współpraca z TACHOSCAN (program do odczytu tarcz tachografów): Tak. Po włączeniu parametru pojawia się możliwość eksportu danych pracowniczych do pliku XML (Kadry i płace Kadry Lista pracowników Plik TACHOSCAN Eksport pracowników (XML)). Poniżej zawartość wyeksportowanego pliku. Nie. Wyexportowany plik Obsługa dokumentów DS. (moduł biegli): Ustawienie tylko do testów! Firma Soneta Sp. z o.o. nie ponosi odpowiedzialności za problemy wynikłe z jego włączenia w zastosowaniach komercyjnych! Tak. Nie. Grupy zaszeregowania Zatrudniając pracownika wszystkie dane dotyczące zaszeregowania można wpisać z ręki lub można posłużyć się przygotowanym wcześniej szablonem grupą zaszeregowania. Definicja grupy zaszeregowania obejmuje: Ogólne Nazwa (maksymalnie 30 znaków). Nazwa musi być unikalna nie może powtarzać się na liście (przy próbie zapisania zaszeregowania wykorzystującego istniejącą już nazwę pojawi się komunikat: Istnieje już inny zapis... W takim przypadku można wyłącznie zmienić nazwę definiowanego zaszeregowania i ponowić próbę zapisu). Nazwa w sposób jednoznaczny identyfikuje zaszeregowanie. Nazwą posługujemy się przypisując pracownikowi w etacie wybrane zaszeregowanie. Blokada. Po zaznaczeniu pola na TAK, nie będzie możliwe przypisanie pracownikowi zablokowanej definicji. Zaszeregowanie Wymiar etatu zapisywany w postaci ułamka xxxx/yyyy Typ stawki. Do wyboru pozostaje: Dowolna, odnotowana w polu Stawka. Wg wskaźnika. Kwotę wynagrodzenia otrzymamy po wymnożeniu wskaźnika wprowadzonego w konfiguracji programu Kadry i płace Płace Wskaźniki i mnożnika określonego dla danego pracownika. Minimalna. Jako stawka zaszeregowania podstawione zostanie z danych konfiguracyjnych programu najniższe wynagrodzenie. Wynagrodzenie pracownika będzie automatycznie aktualizowane wraz ze zmianami wprowadzanymi w konfiguracji programu. Z zakresu. Przypisując pracownikowi stawkę zaszeregowania możemy określić zakres, w jakim wybrana stawka podlega modyfikacji (sekcja: Zakres stawki). Stawka. Kwota w walucie, domyślnie PLN) / Okres wypłaty: godzina lub miesiąc Pole nie podlega edycji, jeżeli uprzednio zostało wybrane: Typ stawki: Minimalna Element wynagrodzenia. Odwołanie do listy zdefiniowanych elementów wynagrodzenia (Konfiguracja Płace Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Etat). W programie predefiniowane zostały trzy tego typu elementy wynagrodzenia: Wynagrodzenie zasadnicze godz. (stawka godzinowa), Wynagrodzenie zasadnicze mies. (stawka miesięczna), Dochód deklarowany (służy rozliczaniu osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących U w a g a! Jeżeli stawka zaszeregowania zdefiniowana została w innej walucie niż PLN, to na etapie liczenia wypłaty, podatków, składek ZUS zostanie ona przeliczona na PLN wg kursu daty wypłaty. Zakres stawki Poniższe pola podlegają edycji wyłącznie dla stawki zaszeregowania typu Z zakresu. Minimalna. Dolne ograniczenie stawki zaszeregowania Maksymalna. Górne ograniczenie stawki zaszeregowania Uwzględniaj wymiar etatu Tak. Przyjmujemy, że zapisana w polu Stawka wartość dotyczy wymiaru etatu zdefiniowanego w polu Wymiar etatu. Zmiana wymiaru etatu w trakcie przypisywania zaszeregowania pracownikowi spowoduje odpowiednie przeliczenie stawki zaszeregowania. W szczególności dotyczy to sytuacji, kiedy stawka zaszeregowania definiowana jest nie wprost na przykład poprzez odwołanie się do minimalnej płacy (wskaźnik). Nie. Zmiana wymiaru etatu nie spowoduje przeliczenia stawki zaszeregowania. Tylko ostrzeżenie. W szczególnych wypadkach program umożliwia (pomimo wybrania w etacie pracownika zaszeregowania z zakresu ) wpisania stawki zaszeregowania spoza zdefiniowanego zakresu. Tylko ostrzeżenie: Tak. Po wpisaniu w etacie pracownika stawki zaszeregowania wykraczającej poza zdefiniowany zakres w programie pojawi się odpowiednie ostrzeżenie. Stawka zaszeregowania zostanie zaakceptowana. Nie. Program nie zezwoli na zaakceptowanie stawki wykraczającej poza zdefiniowany zakres. Kody wykonywanych zawodów (GUS) Kod wykonywanego zawodu Definiując kod wykonywanego zawodu GUS należy podać: Kod GUS (6 cyfr). Nazwa. Nazwa kodu wykonywanego zawodu. Blokada Tak Nie Przeszeregowania W wersji platynowej programu jest możliwość dokonanie dla zaznaczonej grupy pracowników: - zmiany stawki zaszeregowania o procent, kwotę lub wpisanie wskazanej grupie pracowników tej samej kwoty wynagrodzenia; - wypłaty nagrody o tej samej kwocie, - wypłaty nowego dodatku z tą samą kwotą, procentem lub o tej samej wartości dla grupy pracowników, - zmiany wartości wskazanego dodatku o kwotę, procent lub wpisanie wskazanej grupie pracowników tej samej wartości dodatku; - zakończenia wypłaty wskazanego dodatku. W tym celu należy w konfiguracji systemu Narzędzia Opcje Kadry i Płace Kadry Przeszeregowania uzupełnić parametry okna Przeszeregowanie pracowników na zakładce Ogólne: 325/395

326 Przeszeregowanie w dniu wpisujemy, od kiedy ma obowiązywać przeszeregowanie przykładowo podwyżka; Nazwa wpisujemy nazwę przeszeregowania; Realizacja należy ustawić stan realizacji Planowane. Po wykonaniu przeszeregowania automatycznie stan zostanie zmieniony na Zrealizowane. Jeżeli chcemy anulować wprowadzone przeszeregowanie należy wybrać stan realizacji Anulowane. Data wykonania pole zostanie uzupełnione automatycznie po wykonaniu przeszeregowania. Uwagi możliwość wprowadzenia własnych uwag w kontekście przeszeregowania. Po dokonaniu przeszeregowania na zakładce Elementy zostanie wprowadzona informacja, dla jakich pracowników zostało zastosowane dane przeszeregowanie i jakich elementów wynagrodzenia dotyczyło. Przyczyny rozwiązania umowy o pracę Przyczyny rozwiązania umowy o pracę są wykazane w postaci definiowalnej listy przyczyn. Lista jest dostępna na kartotece pracownika na zakładce Etat / Rozwiązanie w parametrze Przyczyną wypowiedzenia umowy o pracę jest. Ogólne Przyczyna rozwiązania umowy o pracę Nazwa: skrócona nazwa przyczyny wypowiedzenia, Blokada: pole TAK/NIE umożliwiające zablokowanie danej przyczyny wypowiedzenia umowy o pracę, Rozwiązanie umowy o pracę za odszkodowaniem: pole TAK/NIE dodatkowa informacja, która znajdzie się na kartotece pracownika w zakładce Etat/Rozwiązanie umowy, Opis: pełny opis przyczyny wypowiedzenia. Wydruki Informacje dodatkowe dla wydruków Osoba reprezentująca pracodawcę. W wersjach aktualnych programu osobę reprezentującą pracodawcę możemy wpisać w parametrze pokazującym się przy wydruku umowy o pracę. Pole jest również dostępne bezpośrednio na opcjach wydruku Umowa o pracę. Jeżeli osoba reprezentująca jest uzupełniona na opcjach wydruku wówczas będzie zaczytywana z opcji wydruku a nie z konfiguracji systemu. Natomiast, jeżeli nie jest uzupełniony parametr na opcjach Umowy o pracę wówczas osoba reprezentująca pracodawcę będzie pobierana z konfiguracji programu. Osobę reprezentująca pracodawcę w kontekście umów zleceń oraz umów o dzieło uzupełniamy w parametrze na opcjach poszczególnych wydruków. Sąd Pracy. Uzupełniona nazwa i adres w tym polu będzie uwzględniona na wydrukach: Świadectwo pracy Umowa o pracę - rozwiązanie za wypowiedzeniem Umowa o pracę - rozwiązanie ze skróconym wypowiedzeniem Umowa o pracę - wypowiedzenie warunków Umowa o pracę - rozwiązanie bez wypowiedzenia Wydziały Program umożliwia odtworzenie wielopoziomowej struktury zatrudnienia (wydziały, podwydziały ). W programie predefiniowane zostały dwa wydziały, które nie mogą zostać z programu wykasowane: Firma Właściciele i osoby współpracujące W związku z tym, że z jednej strony osoby prowadzące działalność gospodarczą (właściciele) i osoby z nimi współpracujące z jednej strony rozliczają się z urzędami skarbowymi i ZUS na odrębnych zasadach, z drugiej zaś mogą być rozliczane na wspólnej deklaracji ZUS DRA wraz ze swoimi pracownikami to ich dane zapisywane są w wydzielonym wydziale. W praktyce ten specyficzny wydział funkcjonuje na nieco odrębnych warunkach i w programie widoczny jest wyłącznie, jako opcje (foldery): Kadry Właściciele Płace Właściciele U w a g a! Wszystkie definiowane przez Użytkownika wydziały będą miały charakter podrzędny w stosunku do wydziału Firma W przypadku prostej, jednowydziałowej struktury firmy pozostawiamy wydział Firma. Jednocześnie możliwa jest zmiana jego nazwy, na przykład na nazwę firmy. Nazwy wszystkich wydziałów, również standardowych podlegają modyfikacjom Użytkownika. Dodając nowy wydział tworzymy zawsze podwydział w stosunku do tego na którym ustawiony był kursor. Nową pozycję dodajemy poleceniem Nowy (Wydział), przy czym informacje o jednostce niższego szczebla (podwydziale) wprowadzamy w ten sposób, że: Kursor ustawiamy na jednostce nadrzędnej, Poleceniem Nowy (Wydział) wywołujemy formularz nowego wydziału. Ogólne Ogólne Nadrzędny Widocznym potwierdzeniem faktu wprowadzenia danych o jednostce organizacyjnej niższego szczebla jest wyświetlana zawartość pola Nadrzędny. Jeżeli dla danego wydziału istnieje kilka podwydziałów powyższą procedurę kilkakrotnie powtarzamy. Dla pojedynczego wydziału wymagane jest określenie: 326/395

327 Listy płac Kodu (maksymalnie 30 znaków). Kod musi być niepowtarzalny Nazwy (maksymalnie 80 znaków). Lista płac Tak. Jeżeli w definicji symbolu listy płac uwzględniono wydział to: realizując wypłatę dla pracownika / zleceniobiorcy zatrudnionego w tym wydziale stworzona zostanie odpowiednia lista płac, Listy płac (Kadry i płace Place Listy płac) można naliczać wyłącznie dla wydziałów dla których zaznaczono Lista płac: Tak. Nie. Dla definiowanego wydziału nie będzie tworzona odrębna lista płac. Z definicji wypłaty dla osób zatrudnionych w tym dziale zostaną umieszczone na liście płac najbliższego nadrzędnego wydziału, dla którego przewidziano tworzenie listy. Symbol na liście płac (maksymalnie 12 znaków). Pole dostępne pod warunkiem zaznaczenia Lista płac: Tak. Tworzeniu definicji list płac służy opcja Konfiguracja Płace Listy Płac. U w a g a! W przypadku błędnego zdefiniowania współzależności pomiędzy wydziałem a podwydziałem można ją zmodyfikować wyłącznie kasując błędnie zdefiniowany podwydział. Księgowanie Oddział firmy Opcjonalnie definiowany wydział może zostać podzielony na Oddziały. Aby pole było aktywne trzeba wejść do Konfiguracji Księgowość Ogólne i parametr Obsługa firm wielooddziałowych ustawić na TAK. Definiowaniu oddziałów służy opcja Konfiguracja Firma Oddziały firmy. Centrum kosztów. Opcjonalnie definiowany wydział może zostać przypisany do wybranego Centrum kosztów (miejsca powstawania kosztów). Definiowaniu centrów kosztów służy opcja Konfiguracja Firma Centra kosztów. Ewidencje ŚP Gotówka w kasie Po wybraniu kasy na definicji Wydziału wszystkie gotówkowe elementy wypłaty będą wpadały do tej ewidencji, o ile dany element wypłaty nie będzie miał wybranej innej EŚP (Konfiguracja Kadry i płace Płace Elementy wynagrodzenia np. Premia Rozliczenie Wypłata z ewidencji). Jeśli nie wybierzemy Kasy na definicji Wydziału to wszystkie elementy wypłaty płatne gotówką będą kierowane do ewidencji wybranej jako domyślna kasa dla Głównego wydziału firmy. Przelewy z rachunku Po wybraniu rachunku na definicji Wydziału wszystkie elementy wypłaty płatne przelewem będą płatne z tego rachunku, o ile dany element wypłaty nie będzie miał przypisanego innej rachunku (Konfiguracja Kadry i płace Płace Elementy wynagrodzenia np. Premia Rozliczenie Wypłata z ewidencji) oraz o ile przypisany do pracownika rachunek bankowy nie będzie miał wybranej ewidencji. Jeśli na rachunku bankowym przypisanym do pracownika będzie wybrana ewidencja to wypłata pracownika będzie wypłacona z tego rachunku. Jeśli nie wybierzemy Rachunku na definicji Wydziału to wszystkie elementy wypłaty płatne przelewem będą kierowane do ewidencji wybranej, jako domyślny rachunek dla Głównego wydziału firmy. Dodatkowe Dane statystyczne GUS Miejsce wykonywania pracy: Miasto Wieś Gmina: Opis rodzaju działalności Uzupełnione pozycje pobierane są do wydruku GUS Z-06. Dane te wykazywane są na dzień 31 grudnia. Przykładowo, pracownik, który zatrudniony jest do 30 czerwca nie pojawi się na tej deklaracji. Agencja pracy tymczasowej Przy standardowych ustawieniach w programie zmiana wydziału pracownika tymczasowego jest traktowana jak zmiana pracodawcy. Oznacza to, że limit urlopu pracowników tymczasowych jest liczony osobno za pracę na każdym z wydziałów. Parametr Wydział jest wydziałem głównym klienta pozwala określić czy dany wydział jest wydziałem głównym a tym samym umożliwia użytkownikowi zadecydowanie czy zmiana wydziału przez pracownika tymczasowego powoduje zmianę pracodawcy czy też nie. Konkretnie, jeżeli na wydziale jest flaga 'Wydział jest wydziałem głównym klienta' lub na żadnym z jego wydziałów nadrzędnych nie ma flagi 'Wydział jest wydziałem głównym klienta' to jest on wydziałem głównym klienta. Jeżeli taka flaga jest na jednym z wydziałów nadrzędnych to wydziałem głównym jest najbliższy wydział nadrzędny. Na wydziałach 'FIRMA' i 'Właściciele' flagi 'Wydział jest wydziałem głównym klienta' nie można ustawić. Blokady Dla dowolnego wydziału jest możliwość włączenia blokady danych kadrowych oraz naliczania wynagrodzeń. Blokada danych kadrowych oznacza zakaz modyfikacji normy czasu pracy, czasu pracy, zestawień czasu pracy, nieobecności, kalendarza dostępnego dla akordów, zestawień realizacji przy umowach cywilnoprawnych na stawce godzinowej. Blokada naliczania wynagrodzeń oznacza brak możliwości naliczania wypłat z tytułu umowy o pracę jak i umów cywilnoprawnych. U w a g a! Jeżeli operator pulpitu nie ma zablokowanego prawa 'Kadry/Pracownik/Simple/Blokada danych kadrowych wg blokady naliczania płac', to blokada działa tylko po zaznaczeniu blokady pulpity. Jeżeli operator pulpitu ma zablokowane prawo 'Blokada danych kadrowych wg blokady naliczania płac', to po włączeniu blokady kadrowej lub płacowej, a niewłączonej blokadzie pulpity, blokada działa według blokady płacowej lub kadrowej. Sama blokada kadrowa działa po zablokowaniu na roli prawa Kadry/Pracownik/Simple/Blokada danych kadrowych' wg blokady naliczania płac. Blokada płacowa:, jeżeli prawo 'Blokada danych kadrowych wg blokady naliczania płac' jest zablokowane to działa tylko blokada płacowa, natomiast, jeżeli prawo 'Blokada danych kadrowych wg blokady naliczania płac' nie jest zablokowane to działa blokada płacowa i kadrowa. Blokady są odczytywane z wydziału ustawionego na Etat/Ogólne lub na umowie zlecenia, jeżeli osoba jest niezatrudniona, to zakładki Kadry/Prawa dostępu, jeżeli to pole jest nieuzupełnione, to z konfiguracji programu z głównego wydziału firmy. Blokada danych kadrowych Aktywna: TAK. Aktywujemy blokadę danych kadrowych. NIE. Blokada danych kadrowych jest wyłączona. Miesiąc: Wybrany miesiąc. Blokada bieżącego miesiąca. Następny miesiąc. Blokada jeden miesiąc wstecz od bieżącego miesiąca. +2. Blokada dwa miesiące wstecz od bieżącego miesiąca. +3. Blokada trzy miesiące wstecz od bieżącego miesiąca. Blokada od dnia. Należy określić, od którego dnia miesiąca ma nastąpić blokada, licząc od początku miesiąca. Od końca miesiąca. Należy określić, od którego dnia miesiąca ma nastąpić blokada, licząc od końca miesiąca. Jeżeli ostatni dzień edycji przypada na dzień wolny, to edycja do: wybranego dnia, poprzedniego dnia roboczego. Blokada naliczania wynagrodzeń Aktywna: TAK. Aktywujemy blokadę naliczania wynagrodzeń. NIE. Blokada naliczania wynagrodzeń jest wyłączona. Miesiąc: Wybrany miesiąc. Blokada bieżącego miesiąca. Następny miesiąc. Blokada jeden miesiąc wstecz od bieżącego miesiąca. +2. Blokada dwa miesiące wstecz od bieżącego miesiąca. +3. Blokada trzy miesiące wstecz od bieżącego miesiąca. Blokada od dnia. Należy określić, od którego dnia miesiąca ma nastąpić blokada, licząc od początku miesiąca. Od końca miesiąca. Należy określić, od którego dnia miesiąca ma nastąpić blokada, licząc od końca miesiąca. 327/395

328 Jeżeli ostatni dzień edycji przypada na dzień wolny, to edycja do: wybranego dnia, poprzedniego dnia roboczego. Blokada pulpitów Aktywna: TAK. Aktywujemy blokadę pulpitów. NIE. Blokada pulpitów jest wyłączona. Miesiąc: Wybrany miesiąc. Blokada bieżącego miesiąca. Następny miesiąc. Blokada jeden miesiąc wstecz od bieżącego miesiąca. +2. Blokada dwa miesiące wstecz od bieżącego miesiąca. +3. Blokada trzy miesiące wstecz od bieżącego miesiąca. Blokada od dnia. Należy określić, od którego dnia miesiąca ma nastąpić blokada, licząc od początku miesiąca. Od końca miesiąca. Należy określić, od którego dnia miesiąca ma nastąpić blokada, licząc od końca miesiąca. Jeżeli ostatni dzień edycji przypada na dzień wolny, to edycja do: wybranego dnia, poprzedniego dnia roboczego. Przykład ustawienia blokady modyfikacji czasu pracy Przykład Poniżej przykład jak ustawić, aby w Pulpicie kierownika od trzeciego dnia miesiąca nie można było modyfikować czasu pracy za miesiące poprzednie. Ustawienia Jeżeli ma działać tylko blokada w aplikacji Pulpitu kierownika, to w Narzedzia/Opcje/Kadry i płace/kadry/wydziały na wybranym wydziale należy wejść na zakładkę Blokady i w sekcji Blokada pulpitów zaznaczyć parametr Aktywana na TAK. W polu Miesiąc należy wybrać opcję Następny miesiąc W polu Blokada od dnia uzupełnić: 3. Pozostałe parametry pozostawić bez zmian ( parametr ' od końca miesiąca' na NIE, 'Jeżeli ostatni dzień...' pozostawić 'Wybranego dnia'). Odświeżenie opcji Po zmianie ustawień konfiguracyjnych konieczne jest odświeżenie konfiguracji. Działanie blokady Jeżeli data systemowa będzie wcześniejsza niż 3 dzień miesiąca, np , to kierownik będzie mógł modyfikować czas pracy pracowników przypiętych do danego wydziału, również za poprzedni miesiąc czyli styczeń Jeżeli data systemowa będzie równa bądź późniejsza niż 3 dzień miesiąca, np , to nie będzie możliwa edycja czasu pracy dla pracowników z danego wydziału za poprzednie miesiące, czyli styczeń 2016, grudzień 2015, itd. Zgody Zakładka Zgody zawiera listę w obrębie danego wydziału wydanych zgód poprzez użycie czynności Zgody dostępnej na liście pracowników w kadrach. Prawa danych Pełne prawo dostępu do danych, Po zaznaczeniu pełnych praw można przypisać ten wydział do pracownika. Tylko przeglądanie danych (tylko odczyt), Po wybraniu tylko przeglądania danych i wybraniu tego wydziału na pracowniku na zakładce Kadry Prawa dostępu a następnie zapisaniu zmian, dane pracownika nie będą podlegały modyfikacji, będą wyszarzałe. Zakaz dostępu do danych Po zablokowaniu dostępu do praw nie można przypisać tego wydziału do pracownika, ponieważ nie jest on dostępny na liście. Zestawy dodatków Ogólne Nazwa (maksymalnie 40 znaków). Identyfikuje definiowany zestaw na liście. Zablokowana. Włączenie blokady powoduje, że zdefiniowany zestaw widoczny jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został przygotowany i zablokowany. Zablokowany zestaw nie może zostać nigdzie poza tą listą użyty. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że zestaw o charakterze archiwalnym nie będzie omyłkowo wykorzystywany przez operatorów systemu. Elementy zestawu Definicja. Wybieramy z listy definicje elementów, które mają być przypisane do pracownika wskazanym zestawem. Raz przypisana do zestawu definicja elementu zniknie z listy do wyboru. Skonfigurowany zestaw dodajemy z listy pracowników wybranym pracowników poleceniem Czynności Dodatki i potrącenia Dodaj zestaw. 328/395

329 Kalendarze W konfiguracji Kalendarze zapisywane zostały wszystkie parametry związane z definicją czasu pracy (normy czasu pracy oraz rzeczywistego czasu pracy) oraz nieobecności (w tym odpowiednich limitów). Czas pracy Wymiar i rozkład czasu pracy Począwszy od 1 stycznia 2003 roku zgodnie z art Czas pracy nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym Odpowiednie wartości zapisywane są w: Czas pracy nie może przekraczać na dobę (godzin), domyślnie 8: 00 godzin Czas pracy nie może przekraczać przeciętnie na tydzień (godzin), domyślnie 40: 00 godzin Kontrola zgodności planu pracy z wymaganiami kodeksu pracy Tak. Nie. Kontrola zgodności czasu rzeczywiście przepracowanego Tak. Nie. Kontrola zgodności planu pracy z wymaganiami kodeksu pracy oraz Kontrola zgodności czasu rzeczywiście przepracowanego. Jeżeli są one włączone, to podczas wprowadzania informacji o czasie pracy weryfikowane są wymogi dotyczące doby pracowniczej:, co najmniej 11 godzinna przerwa w pracy w ramach jednej doby oraz nie rozpoczynanie pracy w kolejnym dniu przed końcem doby w dniu następnym. Definicja cechy kopiowanej z dnia akordu na strefę czasu pracy: Umożliwiono dynamiczne przenoszenie czasu pracy z kalendarza akordu na kalendarz pracownika (zakładka Kalendarz Czas pracy). Poniżej przykład. W konfiguracji programu Narzędzia Opcje Systemowe Definicje cech tworzymy dwie cechy o takiej samej nazwie i typie oraz o ile jest słownikowa to takim samym słowniku np. Projekt, typ: Tekst do tabeli DniAkordow oraz StrefyPracy. Następnie wchodzimy w Narzędzia Opcje Kadry i płace Kalendarze Czas pracy i w pozycji Definicja cechy kopiowanej z dnia akordu na strefę czasu pracy wpisujemy nazwę stworzonej cechy. Następnie wchodzimy do stworzonej definicji akordu (konfiguracja) i uzupełniamy pole Definicja strefy czasu pracy np. Praca w normie. Wchodzimy do pracownika na zakładkę Etat Akordy, gdzie dodajemy nowy akord, na zakładce kalendarz wchodzimy w dany dzień, na którym wyciągamy cechę Projekt i wpisujemy np. A oraz uzupełniamy czas. Czas i informacja z cechy Projekt przeniosą się do kalendarza pracownika na zakładkę Kalendarz Czas pracy. Statystyka czasu pracy wyświetlana wg bieżącego okresu rozliczeniowego pracownika: Tak. Przykładowo, jeżeli pracownik ma 3-miesięczny okres rozliczeniowy wówczas na zakładce Kalendarz Statystyka automatycznie zostaje uwidoczniony cały okres rozliczeniowy a nie okres jednego miesiąca. Nie. Zawsze statystyka czasu pracy jest pokazywana w okresie jednego miesiąca niezależnie od długości okresu rozliczeniowego. Praca w nocy Zgodnie z art kodeksu pracy pora nocna obejmuje 8 godzin pomiędzy godzinami 21oo i 7oo. Odpowiednie wartości zapisywane są w: Pora nocna obejmuje (godziny), domyślnie 8:00 godzin Pomiędzy godzinami: od, domyślnie godzina 21:00 do, domyślnie godzina 7:00 Nadgodziny Rozliczanie nadgodzin wg zasad obowiązujących do 2002 roku (za nadgodziny dobowe powyżej limitu oraz za pracę w dni dodatkowo wolne od pracy dopłata w wysokości 100% podstawy): Dopuszczalna liczba godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym, domyślnie 150. Liczba godzin nadliczbowych przepracowanych w związku ze szczególnymi potrzebami pracodawcy nie może przekroczyć dla poszczególnego pracownika 150 godzin w roku kalendarzowym (art KP.). Jednakże układ zbiorowy pracy, regulamin pracy lub też umowa o pracę, jeżeli pracodawca nie jest objęty układem zbiorowym pracy lub nie jest obowiązany do ustalenia regulaminu pracy, może ustanawiać inną (a więc także wyższą) liczbę godzin nadliczbowych w roku kalendarzowym (art KP.). Ustalając nowy, wyższy limit godzin nadliczbowych, należy wziąć pod uwagę normę dotyczącą przeciętnego tygodniowego czasu pracy łącznie z pracą nadliczbową, który nie może przekroczyć 48 godzin. Rok kalendarzowy liczy nieco ponad 52 tygodnie. Teoretycznie, zatem, limit godzin nadliczbowych mógłby kształtować się na poziomie 416 godzin (52 tygodnie x 8 godzin maksymalnego przekroczenia przeciętnej normy tygodniowej = 416 godzin). Zważywszy jednak na fakt, iż pracownik ma prawo do corocznego urlopu wypoczynkowego, zlecenie mu takiej ilości godzin nadliczbowych jest w praktyce niemożliwe. W świetle powyższego, najwyższym możliwym limitem godzin, który może być realnie wykorzystany, jest 384 godziny: Odchyłki czasu pracy wliczane do wyrównania do minimalnej płacy. Domyślnie parametr przyjmuje wartość: "Uwzględniaj". Parametr może przyjmować wartości: Nie uwzględniaj - odchyłki czasu pracy nie będą uwzględniane w wyliczeniu wyrównania do minimalnej płacy; Tylko nadwyżka ujemnych - do wyliczenia wyrównania do płacy minimalnej zostaną ujęte odchyłki, tylko wtedy, gdy po zbilansowaniu wartość odchyłek będzie ujemna; Uwzględniaj - przy wyliczeniu wyrównania do minimalnej płacy będą uwzględniane wszystkie odchyłki. Ustawienia używane do 31 grudnia 2003 roku Początek tygodnia zgodny z pierwszym dniem okresu rozliczeniowego. Tak. Przyjmujemy, że licząc od początku okresu rozliczeniowego każdy okres 7 dni stanowi tydzień i odpowiada 40 godzinom pracy. Nie. Tydzień zawsze rozpoczyna się w poniedziałek i kończy w niedzielę (bez względu na to, kiedy jakiego dnia rozpoczyna się okres rozliczeniowy). W obu przypadkach każdy dzień w miesiącu, który nie zawiera się w pełnych tygodniach odpowiada 8 godzinom. Definicje grafików Jeżeli w programie jest utworzony grafik czasu pracy zostaje automatycznie uaktywniona lista Kadry Czas Pracy Grafiki. Jeżeli w programie nie ma zdefiniowanych grafików powyższa lista zostaje ukryta. Ogólne Ogólne Nazwa: Identyfikuje definiowany grafik na liście (maksymalnie 30 znaków), Blokada: Włączenie blokady powoduje, że definicja widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został przygotowana i zablokowana. Zablokowana definicja nie może zostać nigdzie poza tą listą użyta. W ten sposób Użytkownik gwarantuje sobie, że definicje o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Grafiki Okres pracy od, do. Przykładowo sklep A otwarty jest od godziny 9 do 22. W tej sytuacji w polu Okres pracy od należy wpisać 9, natomiast w polu do należy wpisać 22. Innym przykładem mogą być firmy ochroniarskie, w przypadku, których w polu Okres pracy od należy wpisać 0, natomiast w polu do należy wpisać 24. Użytkownika Na zakładce wyciągamy dodatkowe pola. Pola będą dostępne na zakładce Grafik po przypięciu danego grafika do wydziału. Algorytm Umożliwia zaawansowane oprogramowanie zachowania grafika. Algorytm 329/395

330 Przykładowe wykorzystanie algorytmu np. przy dodawaniu grafiku do konkretnego wydziału listę dostępnych pracowników możemy ograniczyć do listy pracowników przypiętych do tego wydziału. W algorytmie należy wpisać następujący kod: public override Soneta.Business.View GetListPracownicy () { FromTo Okres = YearMonth.Today.ToFromTo (); Soneta.Business.View view = base.getlistpracownicy (); KadryModule kadry = KadryModule.GetInstance(view); view.condition &= new RowCondition.Exists(kadry.PracHistorie.TableName, "Pracownik", RowCondition.IsIntersected("Aktualnosc", Okres) & RowCondition.IsIntersected("Etat.Okres", Okres) & new FieldCondition.Equal("Etat.Wydzial", grafik.wydzial)); return view; } Z pozycji Kadry i płace Kadry Grafiki skonfigurowaną definicję grafiku podpinamy do określonego wydziału. Definicje stref, dni, serii, kalendarzy Dla ustalenia przysługującemu pracownikowi wynagrodzenia konieczna jest między innymi znajomość nominalnego czasu pracy. W programie jest on zapisywany w postaci kalendarza (harmonogramu, grafika). Elementami składowymi kalendarza są Dni. Czas pracy, przerwy w pracy w obrębie dnia zapisywane są za pomocą Stref. Pełny cykl konfiguracji kalendarza obejmuje: 1. Definicję stref (o ile definicje stref zawarte w programie okażą się niewystarczające). 2. Definicję dni (o ile definicje dni zawarte w programie okażą się niewystarczające) 3. Pogrupowanie dni w powtarzające się cykle serie 4. Ustalenie głównych parametrów konfiguracyjnych kalendarza (Nazwa, ) 5. Wypełnienie kalendarza wybraną serią (poprzez jej wybór z odpowiedniej listy) 6. Naniesienie na kalendarz świąt i dni wolnych (poprzez odwołanie się do odpowiedniej listy) 7. Naniesienie na kalendarz lokalnych modyfikacji, nieuwzględnionych w definicji serii. Definicje stref Strefy służą definiowaniu w obrębie dnia nominalnego czasu pracy i przerw. Ogólne Ogólne Definicję strefy rozpoczynamy od podania jej Nazwy (maksymalnie 40 znaków). Następnie ustalamy, wybierając z listy, w jaki sposób strefa będzie wpływała na nominalny czas pracy w obrębie dnia. Do wyboru pozostaje: Wpływa na czas pracy Zwiększa Nie wpływa (na przykład płatna przerwa w pracy zawierająca się w już zdefiniowanym czasie pracy) Zmniejsza (na przykład niepłatna przerwa w pracy) Uwzględniaj w czasie faktycznie przepracowanym Definiując czas pracy może być dla nas istotne wyłącznie to, żeby pracownik powinien przepracować zadany okres (na przykład 8 godzin) i z punktu widzenia prowadzonej w programie ewidencji nie jest dla nas istotne, w jakich było to godzinach (czy między 8: 00 a 16: 00 czy między 9: 00 a 17:00). W takim przypadku nie zaznaczamy pola: Uwzględniaj w czasie faktycznie przepracowanym. Definicja czasu trwania strefy ogranicza się do uzupełnienia pola: Czas (sekcja: Proponowany czas pracy). Zaznaczenie pola: Uwzględniaj w czasie faktycznie przepracowanym spowoduje, że definiując strefę podawać będziemy (sekcja: Proponowany czas pracy): Godzinę rozpoczęcia strefy: Od godziny oraz Czas trwania strefy: Czas. Zarówno godzina rozpoczęcia strefy jak i czas jej trwania zapisywane są w formacie gg:mm (godziny: minuty). U w a g a! Strefy z zaznaczonym polem Uwzględniaj w czasie faktycznie przepracowanym nie mogą na siebie zachodzić w obrębie dnia. Na arkuszu znajdują się również dwa standardowe pola: Standard Pole nie podlega modyfikacjom użytkownika. Informuje jedynie czy edytowana aktualnie strefa: Tak - została zdefiniowany przez twórców programu. W takim przypadku nie może ona zostać wykasowana, jej nazwa nie podlega modyfikacjom. Ewentualnie wprowadzone zmiany w nazwie nie zostaną zapisane do bazy danych. Poza nazwą użytkownik może dowolnie (w sposób akceptowalny przez program) modyfikować zawartość pozostałych pól. Nie - została zdefiniowana przez użytkownika programu. Podlega dowolnym modyfikacjom. Może zostać usunięta z bazy danych (wykasowana) o ile nie została wcześniej wykorzystana do definicji dnia. Blokada Włączenie blokady powoduje, że strefa widoczna jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której została zdefiniowana i zablokowana. Zablokowana strefa nie może zostać nigdzie użyta poza tą listą. Nie jest na przykład możliwe użycie jej w definicji dnia. W ten sposób Użytkownik może sobie zagwarantować, że elementy o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Rozliczenie czasu pracy Rozliczenie czasu pracy Nie dotyczy (na przykład niepłatna przerwa w pracy) W bieżącym miesiącu (na przykład rozliczenie czasu pracy z bieżącego miesiąca) W kolejnych miesiącach (na przykład rozliczenie nadgodzin z bieżącego miesiąca przeniesione na kolejny miesiąc) Z poprzednich miesięcy (na przykład rozliczenie nadgodzin z poprzedniego miesiąca) Współczynnik Procent w wysokości, którego naliczą się np. nadgodziny. Proponowany czas pracy Od godziny godzina rozpoczęcia pracy na strefie, która będzie się domyślnie podpowiadać po wybraniu strefy Czas czas pracy na strefie, który będzie się domyślnie podpowiadał po wybraniu strefy Zakładka enovanet enovanet Widoczna w enovanet Tak. Po zaznaczeniu strefa będzie widoczna w enovanet. NIE. Strefa będzie nie dostępna w enovanet. Definicje dni Załóżmy, że pracownik ma do przepracowania 8 godzin. Harmonogram nie przewiduje żadnych przerw w pracy. W takim przypadku definicja naszego dnia może ograniczyć się do jednej strefy Zwiększającej czas pracy. Załóżmy, że pracownik ma do przepracowania 8 godzin. Harmonogram przewiduje jedną płatną, 15 minutową przerwę w pracy. Chcemy by ta przerwa widoczna była w konfiguracji dnia (w grafiku) w postaci odpowiedniej strefy. Założony cel możemy osiągnąć definiując dwie strefy 8 godzinną strefę pracy Zwiększającą czas pracy (na przykład od 8: 00 do 16: 00), a następnie 15 minutową strefę przerwę Niewpływającą na czas pracy (na przykład od 13: 30 do 13:45). Jeżeli w sytuacji jak wyżej definiowana przerwa ma być niepłatna wystarczy zamienić przerwę z Niewpływająca na Pomniejszająca czas pracy. 330/395

331 Ogólne Ogólne Definicję nowego dnia (Nowy (Definicja dnia)) rozpoczynamy od podania jego Nazwy. W polu Kod jest możliwość przypisania do konkretnej definicji dnia ciągu znaków. Wskazany parametr może pozostać pusty lub zwierać unikalny kod. Następnie wybierając z listy określamy jego typ: Pracy Wolny Święto (zarezerwowany dla niedziel i świąt) Wybór odpowiedniego typu dnia istotny jest między innymi ze względu na sposób ustalania liczby dni wykorzystanego urlopu wypoczynkowego. Nadgodziny świąteczne Do końca 2002 roku zgodnie z art w razie niewykorzystania dnia wolnego od pracy pracownikowi przysługuje dzień wolny w innym wyznaczonym w tym celu terminie, a w przypadku nieudzielenia dnia wolnego - wynagrodzenie z dodatkiem określonym w art. 134, przewidzianym za pracę w święto, (czyli ze 100% dopłatą). Począwszy od 1 stycznia 2003 roku za wszystkie godziny nadliczbowe w dni harmonogramowo robocze pracownikowi przysługuje 50 procentowy dodatek do normalnego wynagrodzenia. 100 procentowy dodatek przysługuje zaś tylko za ponadnormatywną pracę w nocy, niedziele i święta, niebędące dla danej osoby harmonogramowymi dniami roboczymi, oraz w dni wolne w zamian za pracę niedzielną lub świąteczną. W związku z powyższym od 1 stycznia 2003 roku do 31 grudnia 2010 istniała konieczność rozróżnienia normalnych dni wolnych i dni wolnych udzielonych w zamian za przepracowane niedziele i święta. Wyłącznie za pracę w dniu wolnym udzielonym w zamian za przepracowaną niedzielę lub święto pracownikowi przysługiwać będzie 100% dodatek za pracę w nadgodzinach. W programie rozróżnieniu temu służy pole: Nadgodziny świąteczne. Pole to należy zaznaczyć definiując w harmonogramie dzień wolny przysługujący w zamian za przepracowaną niedzielę lub święto. Pola tego nie zaznaczamy definiując pracę w niedzielę lub święto w zamian, za które pracownik otrzyma inny dzień wolny. Domyślnie pole to (Nadgodziny świąteczne) zostało włączone dla definicji dni: Niedziela, Święto, Wolny za święto. Rozpoczęcie pracy pomiędzy: jest możliwość zadeklarowania przedziału, w jakich godzinach pracownik powinien rozpocząć dzień pracy, Czas: jest możliwość przypisania danej definicji dnia czasu pracy, Zablokowana: po zaznaczeniu parametru TAK definicja dnia nie jest wyświetlana w listach do wyboru. Strefy czasu pracy Czas pracy i ewentualne przerwy od pracy w obrębie dnia definiowane są przy pomocy Stref. W przypadku, gdy czas pracy definiowany będzie wyłącznie przy pomocy jednej strefy wystarczy podać: Godzinę rozpoczęcia pracy (Rozpoczęcie pracy pomiędzy) oraz Czas trwania pracy (Czas) Na tej podstawie program automatycznie wygeneruje odpowiednią strefę: Praca w normie. Jeżeli w konfiguracji kalendarza (Narzędzia Opcje Kadry i Płace Kalendarze Kalendarze), do którego podpinamy dany dzień jest w parametrze System czasu pracy wybrana opcja Ruchomy wówczas dla rozliczeń pracownika są brane pod uwagę godziny wskazane w parametrze Rozpoczęcie pracy pomiędzy. Jeżeli w konfiguracji kalendarza (Narzędzia Opcje Kadry i Płace Kalendarze Kalendarze), do którego podpinamy dany dzień jest w parametrze System czasu pracy wybrana opcja Standardowy lub Równoważny wówczas dla rozliczeń pracownika jest brana pod uwagę pierwsza godzina wskazana w parametrze Rozpoczęcie pracy pomiędzy. Jeżeli czas pracy w obrębie dnia powinien zostać zdefiniowany przy pomocy większej liczby stref (ze względu na przykład na niepłatną przerwę w pracy) to wprowadzone wcześniej godzina rozpoczęcia pracy i czas pracy powinny dotyczyć wyłącznie pierwszej definiowanej strefy. W przypadku, gdy w definicji dodawanej strefy zaznaczone zostało: Uwzględniaj w czasie faktycznie przepracowanym po wybraniu strefy możemy zmodyfikować zaproponowane przez program: Godzinę rozpoczęcia strefy (Od godziny) oraz Czas jej trwania (Czas). W przypadku, gdy w definicji dodawanej strefy nie zostało zaznaczone: Uwzględniaj w czasie faktycznie przepracowanym po wybraniu strefy zmodyfikować możemy wyłącznie zaproponowany przez program czas jej trwania (Czas). Pole Od godziny pozostaje niedostępne. Dodanie do definicji dnia kolejnej strefy spowoduje, że zawartości pól Od godziny i Czas (dla definicji dnia) nie da się już bezpośrednio modyfikować. Ich wartość może być zmieniana wyłącznie poprzez zmianę zapisów w definiowanych strefach, przy czym: Od godziny odpowiada godzinie rozpoczęcia najwcześniejszej ze stref (dotyczy wyłącznie stref w definicji, których zaznaczono: Uwzględniaj w czasie faktycznie przepracowanym) Czas jest sumą (różnicą) czasów stref, dla których zaznaczono, że wpływają na czas pracy, bądź to zwiększając go bądź to zmniejszając odpowiednio. Dla ułatwienia definicji najbardziej rozpowszechnionych rozkładów czasu pracy w programie predefiniowane zostały przy pomocy pojedynczych stref następujące rodzaje dni: Niedziela Dzień Pracy Dzień Pracy w święto Święto Wolna sobota Dzień Wolny Dzień Wolny za święto Serie dni Tworzenie nowego kalendarza możemy znacznie przyspieszyć zapisując uprzednio powtarzające się sekwencje dni w postaci serii. Typową serią jest na przykład tydzień. Nową serię można stworzyć na jeden z dwóch sposobów: Definiując ją wprost dzień po dniu lub Kopiując wybrany fragment istniejącego kalendarza (zapisując kopię, jako serię). W pierwszym przypadku definicję serii inicjujemy poleceniem Nowa (Seria dni). Ogólne Definicję serii rozpoczynamy od podania jej: Nazwy (maksymalnie 30 znaków), Długości określonej liczbą dni kalendarzowych (Liczba dni). Wskazania czy tworzona seria dotyczy ruchomego czasu pracy poprzez zaznaczenie parametru Ruchomy czas pracy: TAK. Po zaznaczeniu wskazanego parametru w poszczególnych dniach składających się na serię zostanie dodana możliwość zaewidencjonowania rozpoczęcia pracy pomiędzy wskazanymi godzinami (aktywny parametr Rozpoczęcie pracy pomiędzy). Najprostszym przykładem serii jest tydzień (Liczba dni: 7): pięć dni pracy, wolna sobota i niedziela. Po zaakceptowaniu długości serii w sekcji Dni serii stworzona zostaje wstępna lista dni. W kalendarzu pracownika definicja niektórych tygodni zazwyczaj będzie odbiegała od zaproponowanego szablonu (np.: w danym tygodniu dzień dodatkowo wolny inny niż sobota, święta w trakcie tygodnia). Nie zmienia to faktu, że znacznie szybciej jest nanieść na kalendarz serię Tydzień, a następnie nanieść wyłącznie lokalne poprawki niż definiować kalendarz dzień po dniu. Dni serii Ponieważ po zaakceptowaniu długości serii stworzona została wstępna lista dni, to do poprawnego zdefiniowania serii praktycznie wystarcza przycisk Otwórz. U w a g a! Użycie przycisku Usuń spowoduje wykasowanie pozycji z listy tym samym o jeden dzień skrócona zostanie długość serii. Kasowanie dni odbywa się zawsze od końca zawsze kasujemy ostatni dzień serii. Dodając nowy dzień do serii (poleceniem Nowy (Dzień serii)) powodujemy automatyczne wydłużenie serii o jeden dzień. Modyfikując wybrany dzień serii odwołujemy się do listy zdefiniowanych wcześniej typów dni (Konfiguracja Kalendarze Dni), przy czym po zaakceptowaniu poszczególne dni serii mogą być indywidualnie modyfikowane. Jeżeli wybrany dzień definiowany jest przy pomocy pojedynczej strefy (Konfiguracja Kalendarze Strefy) to modyfikacji podlega zarówno godzina rozpoczęcia pracy (Od godziny) jak i czas trwania pracy w obrębie dnia (Czas). Jeżeli wybrany dzień definiowany jest przy pomocy więcej niż jednej strefy to zarówno godzina rozpoczęcia pracy jak i czas pracy w obrębie dnia modyfikowany może być wyłącznie poprzez modyfikację zapisów w poszczególnych strefach. W tym przypadku obowiązują te same zasady, które obowiązywały przy konfiguracji dni. Raz utworzona seria może być wielokrotnie modyfikowana, nawet po stworzeniu przy jej użyciu kalendarza. Serie nie są związane na stałe z żadnymi kalendarzami. Serię można wydłużyć: 331/395

332 zwiększając Liczbę dni (sekcja Ogólne). Po zaakceptowaniu zapisu (na przykład klawiszem ) liczba dni serii zostanie odpowiednio wydłużona. Nowo dodane, niezdefiniowane jeszcze dni modyfikujemy tradycyjnie przy pomocy przycisku Otwórz (sekcja Dni serii). dodając dni dzień po dniu poleceniem Nowy (Dzień serii). Serię można stworzyć również poprzez skopiowanie istniejącego fragmentu kalendarza. W tym przypadku: W pierwszej kolejności definiujemy ręcznie wybrany fragment kalendarza, a następnie Przy pomocy opcji Kalendarz Czynności Nowa seria kopiujemy wskazany datami od i do fragment kalendarza. 332/395

333 Kalendarze Definicja kalendarza polega z jednej strony na określeniu jego podstawowych, parametrów konfiguracyjnych (zakładka Ogólne). Z drugiej zaś na zaplanowaniu nominalnego czasu pracy w obrębie poszczególnych dni (zakładka Kalendarz). Ogólne Ogólne Definicję kalendarza rozpoczynamy od podania jego Nazwy (maksymalnie 40 znaków). Standardowy kalendarz Generuj błąd dla niezdefiniowanych dni Może zdarzyć się, że wypłata liczona będzie za okres (miesiąc), w którym nie wszystkie dni w kalendarzu zostały zdefiniowane. Sposób, w jaki program zareaguję na taką sytuację zależy od tego czy pole Generuj błąd dla niezdefiniowanych dni zostało zaznaczone czy nie. TAK. Jeżeli pole Generuj błąd dla niezdefiniowanych dni zostało zaznaczone to w trakcie liczenia wypłaty za okres w którym nie wszystkie dni zostały zdefiniowane program zgłosi błąd i wypłata NIE zostanie naliczona. Konieczne będzie uzupełnienie kalendarza. NIE. Jeżeli pole Generuj błąd dla niezdefiniowanych dni nie zostało zaznaczone to wypłata zostanie policzona również w okresie, w którym nie wszystkie dni są zdefiniowane. Przy czym jeżeli niezdefiniowanym dniem jest sobota, niedziela lub święto, to program przyjmie, że nominalnym czasem pracy dla tego dnia jest zero. Jeżeli niezdefiniowanym dniem będzie inny dzień niż sobota, niedziela lub święto to program przyjmie, że nominalny czas pracy dla tego dnia odpowiada wartości zdefiniowanej w polu: Standardowy dzień pracy (wybór z listy zdefiniowanych dni). Weryfikuj standardowe reguły czasu pracy Zgodnie z Art Pracownikowi przysługuje w każdej dobie prawo, do co najmniej 11 godzin nieprzerwanego odpoczynku, z zastrzeżeniem 3 oraz art i art., 137. Czyli przepis nie dotyczy pracowników zatrudnionych w równoważnym czasie pracy. TAK. Weryfikuje, czy została zachowana 11 godzinna przerwa pomiędzy dniami pracy. Jeżeli nie zachowano przerwy przy wprowadzaniu czasu pracy na kalendarzu pojawia się ostrzeżenie: W wybranym dniu nie wprowadzono wymaganej 11 godzinnej przerwy". Nie. Po wyłączeniu znacznika, program przestaje weryfikować sprawdzanie 11 godzinnej przerwy pomiędzy dniami pracy. Uwzględniaj wymiar etatu Zaznaczając pole: Uwzględniaj wymiar etatu decydujemy o tym, że ten sam kalendarz będzie mógł być przypisywany pracownikom zatrudnionym w różnych wymiarach czasu pracy. Dla pracowników zatrudnionych w pełnym wymiarze czasu pracy nominalny czas pracy będzie odczytywany wprost z kalendarza. W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy będzie on odpowiednio mnożony (skracany). Przy zatrudnieniu w niepełnym wymiarze czasu pracy ulegnie on odpowiedniemu skróceniu. U w a g a! Pola Uwzględniaj wymiar etatu nie należy zaznaczać w sytuacji, gdy kalendarz definiowany jest dla wybranej osoby, z uwzględnieniem jej nietypowego rozkładu czasu pracy. Teoretycznie pracownik zatrudniony na przykład na pół etatu może: - pracować 4 godziny dziennie (przy założeniu, że pracownik pełnoetatowy w tym samym dniu pracuje 8 godzin) lub - co drugi dzień pracować po 8 godzin. W pierwszym przypadku możemy pracownikowi przypisać typowy kalendarz, o ile w jego definicji zostało zaznaczone: Uwzględniaj wymiar etatu. W drugim przypadku definiujemy indywidualny kalendarz, w jego parametrach NIE zaznaczymy: Uwzględniaj wymiar etatu. Zaznaczenie Uwzględniaj wymiar etatu spowodowałoby, że pracownik zatrudniony na pół etatu byłby zobowiązany przepracować połowę swojej normy, czyli jedną czwartą etatu. Z samej konstrukcji kalendarza wynika praca, co drugi dzień (odpowiadająca połowie normy czasu pracy). Teraz przemnożenie jeszcze przez ½ każdego z tych dni pracy powoduje niezaplanowane obniżenie nominalnego czasu pracy. System czasu pracy. Zgodnie z art k.p. w równoważnym systemie czasu pracy nie obowiązuje 11 godzinna przerwa dobowa. W konfiguracji systemu Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/kalendarze/kalendarze na definicji kalendarza w parametrze System czasu pracy jest możliwość ustawić na: Standardowy spowoduje, że weryfikator na normie czasu pracy i czasie pracy będzie sygnalizował przekroczenie 11 godzinnej przerwy; Równoważny spowoduje, że weryfikator sprawdzający na normie czasu pracy i czasie pracy 11 godzinną przerwą przestanie działać; Ruchomy spowoduje, że weryfikator na normie czasu pracy i czasie pracy będzie sygnalizował przekroczenie 11 godzinnej przerwy a dodatkowo będzie możliwe zaplanowanie przedziału czasu, w którym pracownik ma rozpocząć pracę. Rozliczanie nadgodzin Rozliczaj TAK Nadgodziny będą rozliczane automatycznie przez program na podstawie porównania normy czasu pracy z czasem faktycznie przepracowanym. NIE Nadgodziny nie będą naliczane automatycznie. Dla wyliczenia liczby nadgodzin przepracowanych w okresie rozliczeniowym konieczna jest znajomość normy czasu pracy oraz rzeczywistego czasu pracy (z uwzględnieniem nieobecności). Jeżeli program współpracuje z rejestratorami czasu pracy (RCP), to właśnie one są takim źródłem informacji o rzeczywistym czasie pracy. W przeciwnym przypadku odpowiednie dane rzeczywisty czas pracy odbiegający od przyjętej normy powinien zostać do programu wprowadzony ręcznie (dotyczy to sytuacji, kiedy oczekujemy automatycznego rozliczenia nadgodzin). W wielu przypadkach ewidencja czasu prowadzona jest przez brygadzistów, kierowników zmian ręcznie i odpowiednia, zagregowana informacja (zestawienie nadgodzin) trafia do działu kadr na koniec miesiąca. W takim przypadku możemy zrezygnować z automatycznego rozliczania nadgodzin (nie zaznaczając pola Rozliczaj). W zamian za to program pozwoli w formie zbiorczego zestawienia wprowadzić informację o przepracowanym czasie pracy, liczbie wypracowanych 50 i 100. Jeżeli w programie gromadzona jest wystarczająca liczba danych dla automatycznego rozliczania nadgodzin, to po zaznaczeniu Rozliczaj należy: W polu Bilansowanie - określić sposób bilansowania nadgodzin wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu w obrębie okresu rozliczeniowego. Więcej informacji na temat dostępnych opcji bilansowania nadgodzin znajduje się tutaj W polu Rozliczanie - określić sposób rozliczania nadgodziny, które wynikają z przekroczenia normy średniodobowej w sytuacji, gdy norma dobowa nie została przekroczona. Więcej informacji na temat dostępnych opcji bilansowania nadgodzin znajduje się tutaj Algorytm naliczania normy Zgodnie z art czas pracy w większości przypadków nie może przekraczać 8 godzin na dobę i przeciętnie 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 4 miesięcy (do 31grudnia 2002 r. 3 miesięcy). Od tej reguły możliwe są jednak, unormowane kodeksem pracy wyjątki. Są to: Art KP. Jeżeli jest to uzasadnione rodzajem pracy lub jej organizacją, może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w których jest dopuszczalne przedłużenie wymiaru czasu pracy do 12 godzin na dobę. W tych rozkładach czas pracy nie może przekraczać przeciętnie 40 godzin na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym. Art KP Do pracowników zatrudnionych przy pilnowaniu mienia lub ochronie osób, a także pracowników zakładowych straży pożarnych i zakładowych służb ratowniczych może być stosowany system równoważnego czasu pracy, w którym jest dopuszczalne przedłużenie dobowego wymiaru czasu pracy do 24 godzin, w okresie rozliczeniowym nieprzekraczającym 1 miesiąca. Przepisy art i 3 oraz art stosuje się odpowiednio. Art KP. Przy pracach polegających na dozorze urządzeń lub związanych z częściowym pozostawaniem w pogotowiu do pracy może być wprowadzony, w poszczególnych dniach i tygodniach, dłuższy czas pracy, nie więcej jednak niż do 16 godzin, jeżeli jest on wyrównywany skróceniem czasu pracy w innych dniach lub tygodniach w okresie nieprzekraczającym jednego miesiąca. Praca w granicach takiego rozkładu czasu pracy nie jest pracą w godzinach nadliczbowych. Art KP. Czas pracy w ruchu ciągłym może być przedłużony do 43 godzin przeciętnie na tydzień w przyjętym okresie rozliczeniowym, trwającym nie dłużej niż 4 tygodnie. W granicach tej normy czas pracy może być przedłużony jednego dnia w niektórych tygodniach do 12 godzin. Aby umożliwić zdefiniowanie w programie wszystkich opisanych powyżej przypadków, normy czasu pracy (dobowa i średniotygodniowa) zapisywane są przy pomocy 4 parametrów. Definiując normę dobową w pierwszej kolejności wybieramy sposób ustalania jej wartości (Norma dobowa). Jeżeli wybrane zostaną Nadgodziny dobowe: Konfiguracja, to wartość normy dobowej należy wpisać bezpośrednio w polu: Norma dobowa. Standardowo przyjmowane jest 8: 00 godzin. Jeżeli wybrane zostaną Nadgodziny dobowe: Kalendarz, to wartość wyliczana będzie przez program na podstawie danych zapisanych w kalendarzu. W tym przypadku na użytkowniku spoczywa obowiązek ustalenia wartości zgodnych z kodeksem pracy. Liczba ewentualnych nadgodzin zostanie ustalona przez porównanie wartości zapisanych w definiowanym kalendarzu (norma czasu pracy) i zapisów naniesionych w ewidencji czasu pracy. Jest także możliwość wyboru Nadgodziny dobowe: Brak z listy. Wówczas pole Norma dobowa zostanie wyszarzone. Opcja Nadgodziny dobowe: Równoważny czas pracy oznacza, że program będzie uwzględniał większą z dwóch wartości z porównania normy dobowej z konfiguracji kalendarza oraz normy z kalendarza pracownika. Analogicznie. Definiując normę średniotygodniową w pierwszej kolejności wybieramy sposób ustalania jej wartości (Norma tygodniowa). Jeżeli wybrane zostaną Nadgodziny tygodniowe: Konfiguracja, to wartość należy wpisać bezpośrednio w polu: Norma tygodniowa. Standardowo przyjmowane jest 40:00 godzin. Jeżeli wybrane zostaną Nadgodziny tygodniowe: Kalendarz, to wartość wyliczana będzie przez program na podstawie danych zapisanych w kalendarzu. W tym przypadku na użytkowniku spoczywa obowiązek ustalenia wartości zgodnych z kodeksem pracy. Jest także możliwość wyboru z listy Nadgodziny tygodniowe: Brak. Wówczas pole Norma tygodniowa zostanie wyszarzone. Rozliczany okres Od 1 stycznia 2003 r. w podstawowym systemie czasu pracy dostępne są trzy rodzaje okresów rozliczeniowych, nieprzekraczających odpowiednio: 4, 6 i 12 miesięcy. Okres 4-miesięczny będzie zwykłym, podstawowym okresem rozliczeniowym. 333/395

334 W niektórych gałęziach przemysłu okres rozliczeniowy można wydłużyć do 6 miesięcy. Chodzi tu o budownictwo, rolnictwo i hodowlę, pilnowanie mienia lub osób oraz "prace użyteczne społecznie lub służące zaspokajaniu codziennych potrzeb ludności" (praca w placówkach handlowych, zakładach świadczących usługi dla ludności, gastronomii, zakładach hotelarskich, komunalnych, opieki zdrowotnej, domach pomocy społecznej, zakładach prowadzących działalność w zakresie kultury, oświaty, turystyki i wypoczynku). Jeżeli w tych dziedzinach jest to dodatkowo uzasadnione nietypowymi warunkami organizacyjnymi lub technicznymi, mającymi wpływ na przebieg procesu pracy, okres rozliczeniowy można przedłużyć nawet do 12 miesięcy. Typ okresu W tym polu użytkownik może ustalać okres rozliczeniowy indywidualnie dla każdego z definiowanych kalendarzy. Mamy do wybory trzy Typy okresu: Miesięczny: Po wybraniu tego typu nadgodziny będą rozliczane zawsze ostatniego miesiąca okresu rozliczeniowego. W polu Okres należy uzupełnić liczbę miesięcy okresu rozliczeniowego ( np. 3 dla trzymiesięcznego okresu rozliczeniowego). W praktyce jednak zdarza się, że nadgodziny rozliczane są po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Zazwyczaj w następnym miesiącu po zakończeniu okresu rozliczeniowego. To przesunięcie pomiędzy ostatnim miesiącem okresu rozliczeniowego, a miesiącem, w którym rozliczone zostaną nadgodziny zapisywane jest w polu: Opóźnienie rozliczenia (miesiące) (w opisywanym przypadku 1 (jeden)). Standardowo przyjmowana wartość 0 (zero) gwarantuje rozliczenie nadgodzin w ostatnim miesiącu okresu rozliczeniowego. Jeżeli okresem rozliczeniowym jest miesiąc kalendarzowy, to nadgodziny będą rozliczane w tym samym miesiącu, w którym wystąpiły. Tygodniowy: Umożliwia rozliczanie nadgodzin w systemie 4-tygodniowym. Pierwszy okres rozliczeniowy zaczyna się 1 stycznia. Ostatni okres rozliczeniowy kończy się 31 grudnia. Rozliczenie następuje w obrębie roku kalendarzowego (parametr Rozliczenie w obrębie roku kalendarzowego automatycznie ustawia się na TAK po wybraniu tygodniowego typu okresu). Wg definicji elementu Jeżeli zostanie ona wybrana to wszystkie parametry naliczania nadgodzin będą pobierane z odpowiednich definicji elementów a nie z definicji kalendarza. Umożliwia to między innymi zdefiniowanie naliczania typu 'Każdy okres'. W związku z tą zmianą umożliwiono również edycję parametrów okresu naliczania dla definicji rozliczania nadgodzin. Nadgodziny dobowe rozliczane miesięcznie - parametr zaznaczony na TAK umożliwia rozliczanie nadgodzin dobowych miesięcznie, a średniotygodniowych według wskazanego okresu rozliczeniowego. Pole jest aktywne jedynie dla rozliczenia czasu pracy za n-miesięcy. Dodatkowe Rozliczanie godzin nocnych Pora nocna obejmuje 8 godzin pomiędzy godzinami 21:00 i 7:00 (wartości wspólne dla wszystkich definiowanych kalendarzy, zapisane w konfiguracji programu: Konfiguracja Kalendarze Czas pracy). Pracownikowi wykonującemu pracę w porze nocnej przysługuje dodatkowe wynagrodzenie za każdą godzinę pracy w porze nocnej. Zgodnie z kodeksem pracy wynagrodzenie to wynosi 20 proc. stawki godzinowej wynikającej z najniższego wynagrodzenia, ustalanego na podstawie odrębnych przepisów ( Art KP ). Zaznaczenie pola Rozliczaj spowoduje, że po odnotowaniu w kalendarzu pracownika takiej pracy automatycznie wygenerowany zostanie odpowiedni dodatek. Program standardowo podpowiada godziny nocne zgodnie z Art : Pora nocna obejmuje 8 godzin między godzinami 21:00 a 7:00. Użytkownik po odznaczeniu parametru Standardowe na NIE ma możliwość określić własne godziny nocne: Pora nocna obejmuje (godziny) Pomiędzy godzinami od: do: Urlopy U w a g a! Ustawiając parametr Nadgodziny dobowe rozliczane miesięcznie : TAK należy pamiętać o wyłączeniu bilansowania nadgodzin na kalendarzu poprzez zaznaczenie parametru Bilansowanie : Brak. Jeżeli zaistnieje konieczność bilansowania nadgodzin przy konfiguracji rozdzielającej rozliczanie nadgodzin dobowych i średniotygodniowych należy używać stref: Nadgodziny do przeniesienia w dniu, w którym pracownik przepracował więcej niż zaplanowaną liczbę godzin oraz Rozliczenie nadgodzin (prac) / Rozliczenie nadgodzin (firma) w dniu, w którym był odbiór nadpracowanych godzin. Dobowa norma czasu pracy (urlop wypoczynkowy): 8 godz. przy udzieleniu urlopu jeden dzień urlopu odpowiada 8 godzinom pracy (art K.p.), 7 godz. 35 min. czas pracy, w przyjętym okresie rozliczeniowym, pracowników wykonujących zawód medyczny zatrudnionych w zakładzie opieki zdrowotnej nie może przekraczać 7 godz. 35 min. na dobę i przeciętnie 37 godz. 55 min. na tydzień w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy (art. 32g ustawy z dnia 30 sierpnia 1991 r. o zakładach opieki zdrowotnej, Dz. U. z 2007 r. nr 14, poz. 89 z późn. zm.). 7 godz. w myśl art. 15 ust. 2 ustawy o rehabilitacji czas pracy osoby zaliczonej do znacznego lub umiarkowanego stopnia niepełnosprawności z pewnymi wyjątkami wynosi 7 godz. na dobę i 35 godz. tygodniowo. Podczas liczenia pierwszego miesiąca przepracowanego Parametr może przyjmować wartości: Licz od daty zatrudnienia, Uwzględniaj dni świąteczne poprzedzające datę zatrudnienia, Uwzględniaj dni świąteczne i wolne poprzedzające datę zatrudnienia. Przykład. Pracownik podejmuje pierwszą pracę od dnia Jeżeli powyższy parametr przyjmie wartość 'Licz od daty zatrudnienia', to limit urlopu wypoczynkowego dla pierwszej pracy będzie liczony za okres począwszy od , czyli po przepracowaniu miesiąca od daty zatrudnienia. Jeżeli powyższy parametr przyjmie wartość 'Uwzględniaj dni świąteczne poprzedzające datę zatrudnienia', to limit urlopu wypoczynkowego dla pierwszej pracy będzie liczony za okres począwszy od , ponieważ zostanie uwzględniony dzień świąteczny poprzedzający datę zatrudnienia ( Święto w dniu 3 maja). Jeżeli powyższy parametr przyjmie wartość 'Uwzględniaj dni świąteczne i wolne poprzedzające datę zatrudnienia', to limit urlopu wypoczynkowego dla pierwszej pracy będzie liczony za okres począwszy od , ponieważ zostaną uwzględnione dni świąteczne i wolne poprzedzający datę zatrudnienia ( Święto w dniu 1 i 3 maja oraz Wolne w sobotę w dniu 2 maja). Uwaga: Dni świąteczne i wolne są odczytywane z konfiguracji kalendarza. Kalendarz Definicja kalendarza jego dni możliwa jest na kilka sposobów. W najprostszym, ale również i najbardziej czasochłonnym przypadku definiowanie kalendarza polega na ręcznym definiowaniu poszczególnych jego dni. W praktyce proces ten można znacznie uprościć i przyspieszyć. 1. W pierwszym kroku zamiast definiować indywidualnie poszczególne dni kalendarza definiujemy najczęściej powtarzający się cykl (Nowa seria), zwaną w programie Serią (na przykład tydzień). 2. W drugim kroku, w zadanym przez użytkownika okresie (na przykład rok kalendarzowy) nakładamy serię na kalendarz (polecenie: Wstaw serię). 3. W trzecim kroku uzupełniamy kalendarz o dni świąteczne (polecenie: Dodaj święta). Na zakończenie tak przygotowany kalendarz modyfikujemy lokalnie uzupełniając go na przykład o nieregularnie występujące dni dodatkowo wolne od pracy. Nowa seria Nową serię można stworzyć na jeden z dwóch sposobów: Definiując ją dzień po dniu lub Kopiując wybrany fragment istniejącego kalendarza (zapisując kopię, jako serię). Pierwszy ze sposobów opisany został powyżej, w rozdziale Dni serii. W drugim przypadku dla stworzenia serii: Definiujemy dzień po dniu wybrany fragment kalendarza Przy pomocy opcji Czynności Nowa seria kopiujemy wskazany fragment kalendarza (poprzez podanie zakresu dat). Definicja kalendarza dzień po dniu, definicja serii Definicja kalendarza (poszczególnych jego dni) zbliżona jest do opisanej wcześniej definicji nowej serii z tą różnicą, że nowo tworzony kalendarz domyślnie wypełniany jest dniami: Niedziela Święto Wolny wszystkie soboty niebędące świętami Pracy pozostałe dni. Do jego modyfikacji wykorzystujemy przycisk Otwórz. Jeżeli wybrany dzień definiowany jest przy pomocy tylko jednej strefy to: jeżeli w definicji strefy zaznaczono Uwzględniaj w czasie faktycznie przepracowanym to na formularzu modyfikacji podlega godzina rozpoczęcia pracy (Od godziny) na formularzu modyfikacji podlega czas pracy w obrębie dnia, pola: Od godziny i Czas. Modyfikacje w formularzu dnia automatycznie zapisywane są w strefie. Jeżeli wybrany dzień definiowany jest przy pomocy więcej niż jednej strefy to zarówno godzina rozpoczęcia pracy jak i czas pracy w obrębie dnia modyfikowane mogą być tylko poprzez modyfikację zapisów w poszczególnych strefach. W tym przypadku obowiązują te same zasady, które obowiązywały przy konfiguracji dni (Kalendarz Definicje dni). Po zdefiniowaniu w opisany powyżej sposób n-kolejnych dni mogą one zostać zapisane, jako Seria. Wykorzystujemy do tego celu opcję Czynności Nowa seria. Rozpoczynamy od podania okresu, który ma zostać zapisany, jako seria. Następnie na wywołanym przez program arkuszu wpisujemy Nazwę serii. Przygotowana w ten sposób seria podlega dalszym modyfikacjom identycznie jak seria utworzona przy pomocy opcji: Konfiguracja Serie dni. U w a g a! Domyślną definicję dnia przywracamy poleceniem Usuń. Kasujemy w ten sposób naniesioną modyfikację a nie dzień w kalendarzu. 334/395

335 Wstaw serię Po przygotowaniu serii możemy już przystąpić do tworzenia kalendarza ( nakładania serii). Wybieramy w tym celu Wstaw serię. Na wyświetlonym formularzu: Wybieramy jedną z wcześniej zdefiniowanych serii Wprowadzamy okres (zakres dat), w jakim kalendarz będzie definiowany, Należy wybrać czy w czasie nanoszenia serii program ma: Zamieniać zdefiniowane - dni zdefiniowane przez użytkownika, jako niedziele i święta oraz dni wolne mogą zostać zamienione na dni z serii lub pozostać bez zmian. W przypadku zaznaczenia pola na TAK uaktywnia się możliwość wyboru parametrów: Niedziele i święta po zaznaczeniu na TAK niedziele i święta zdefiniowane przez użytkownika zostaną zamienione na dni z serii. Wolne po zaznaczeniu na TAK dni wolne zdefiniowane przez użytkownika zostaną zamienione na dni z serii. Pytania o zmianę uprzednio zdefiniowanych dni wynikają z faktu, że kalendarz definiowany może być na dwa sposoby: W pierwszej kolejności nanosimy serię, później uzupełniamy listę świąt i dni dodatkowo wolnych od pracy, W pierwszej kolejności nanosimy listę świąt i dni dodatkowo wolnych od pracy, a następnie dogrywamy serię. W tym przypadku istotne jest żeby nakładana na kalendarz seria nie zmieniła ustalonych wcześniej definicji niedziel i świąt lub/i dni dodatkowo wolnych - zaznaczany, więc odpowiednio opcję: Zamieniaj zdefiniowane na NIE. Na zakończenie, o ile zachodzi taka potrzeba indywidualnie modyfikujemy wybrane dni. Podsumowanie Definicja pierwszego kalendarza obejmuje zazwyczaj: 1. Przygotowanie listy wzorców dni (Konfiguracja Kadry i Płace Kalendarze Strefy), (Konfiguracja Kadry i Płace Kalendarze Dni), 2. Pogrupowanie wzorców dni w serie ( Konfiguracja Kadry i Płace Kalendarze Kalendarze: Nowa (Seria dni)), 3. Określenie parametrów lokalnych kalendarza (Nazwa, ), 4. Uzupełnienie kalendarza przy pomocy przygotowanych uprzednio: serii i wzorców dni, 5. Uzupełnienie kalendarza o niedziele i święta, 6. Naniesienie na kalendarz lokalnych modyfikacji. Definiując kolejne kalendarze korzystamy zazwyczaj z istniejącej już listy wzorców dni i serii. Dane historyczne Dobowy limit nadgodzin Do końca 2002 roku zgodnie z art za pracę w dwóch pierwszych godzinach nadliczbowych na dobę oprócz normalnego wynagrodzenia, przysługuje dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia (dobowy limit nadgodzin 50% = 2:00). Począwszy od 1 stycznia 2003 roku 50% dodatek przysługuje za każdą godzinę nadliczbową przypadającą w dni powszednie oraz w niedziele i święta będące dla pracownika dniami pracy zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy. W związku z tym wartość zapisana w dobowym limicie nadgodzin 50% jest w tych obliczeniach ignorowana. Algorytm W definicji kalendarza jest możliwość oprogramowania dodatkowych weryfikatorów do czasu pracy. Weryfikatory działają po włączeniu flagi Kontrola zgodności czasu rzeczywiście przepracowanego na TAK. Flaga dostępna w konfiguracji programu w części Kadry i Płace \ Kalendarze \ Czas pracy. Metody, które zostały oprogramowane to: Metoda sprawdzająca dzień pracy: public override string SprawdźDzieńPracy(DzienPracy dzień) Metoda sprawdzająca zestawienie czasu pracy: public override string SprawdźZestawieniePracy(ZestawieniePracy zestawienie) Metoda sprawdzająca czas pracy w kontekście miesiąca: public override string SprawdźPracę(Pracownik pracownik, YearMonth miesiąc) Bilansowanie nadgodzin w okresie rozliczeniowym Zgodnie z obowiązującymi przepisami, jeżeli w ciągu okresu rozliczeniowego nie zostanie przekroczona norma 8 godzin pracy na dobę i 40 godzin w pięciodniowym tygodniu pracy, to taka praca nie będzie traktowana jak praca w godzinach nadliczbowych (art KP). Z drugiej strony w myśl uchwały Sądu Najwyższego - Izba Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 14 sierpnia 1985 r. III PZP 26/85 OSNCP 1986/5 poz. 70 Pracownikowi zatrudnionemu w podstawowym systemie wymiaru czasu pracy (art KP) przysługuje wynagrodzenie za godziny nadliczbowe według rozliczenia dobowej normy czasu pracy (art kp). Brak jest, więc podstaw, aby w stosunku do takich pracowników stosować dodatkowe kryterium ustalania należności za godziny nadliczbowe według tygodniowej normy czasu pracy. Nie przesądza to jednoznacznie kwestii wypłaty dodatku za przekroczenia normy średniotygodniowej. Trudno przyjąć, że pracownik, który w żadnym dniu pracy nie przekroczył 8 godzin, ale jednocześnie przekroczył 40 godzinną normę średniotygodniową (na przykład na skutek źle ustalonej liczby dni dodatkowo wolnych od pracy) pozbawiony zostanie dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych. Wydaje się uprawnionym twierdzenie, że praca w godzinach nadliczbowych może być skutkiem przekroczenia zarówno normy dobowej jak i średniotygodniowej. Przekroczenie normy dobowej gwarantuje wypłatę dodatku za nadgodziny (o ile oczywiście fakt przekroczenia nie zostanie zrekompensowany dodatkowym czasem wolnym od pracy), natomiast brak przekroczenia tej normy nie wyklucza prawa do dodatku za godziny nadliczbowe wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej. Osobnym problemem jest już sama wysokość tego dodatku. W związku z brakiem jednoznacznego rozwiązania opisywanej kwestii o sposobie bilansowania nadgodzin w obrębie okresu rozliczeniowego decyduje opcja Bilansowanie nadgodzin w okresie rozliczeniowym. Bilansowanie nadgodzin w okresie rozliczeniowym Brak Każde przekroczenie normy dobowej jest traktowane, jako praca w nadgodzinach. Przekroczenie normy średniotygodniowej niewynikające z przekroczenia normy dobowej traktowane jest również, jako praca w nadgodzinach. Przykład 1 Przyjmijmy dla uproszczenia, że okresem rozliczeniowym jest tydzień. Pracownik winien przepracować w tygodniu 40 godzin, 8 godzin dziennie. Pracownik przepracował: Do 31 grudnia 2002 r. W poniedziałek zostaną naliczone dwie 50 i jedna 100 Od 1 stycznia 2003 r. W poniedziałek zostaną naliczone trzy 50 Dla ustalenia liczby nadgodzin w poniedziałek nie jest w tym przypadku (opcja Brak) istotne, że pracownik w piątek przepracował tylko 5 z 8 przewidzianych harmonogramem godzin. Przykład 2 Okres rozliczeniowy jak wyżej. Pracownik przepracował: W poniedziałek przekroczył normę dobową o 3 godziny, w pozostałe dni pracował zgodnie z przyjętym harmonogramem. Do 31 grudnia 2002 r. - W poniedziałek zostaną naliczone dwie 50 i jedna 100 od 1 stycznia 2003 r. - W poniedziałek zostaną naliczone trzy 50 Pomimo tego, że pracownik przepracował w sumie 43 godziny, czyli przekroczył również normę średniodobową nie zostaną naliczone żadne dodatkowe dopłaty do wynagrodzenia. Ostatnia modyfikacja kodeksu pracy rozstrzyga ten problem jednoznacznie. Dodatek za nadgodziny nie przysługuje, jeżeli przekroczenie przeciętnej tygodniowej normy czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym nastąpiło w wyniku pracy w godzinach nadliczbowych, za które pracownikowi przysługuje już prawo do odpowiedniego dodatku (z tytułu przekroczenia normy dobowej). Przykład 3 Okres rozliczeniowy jak wyżej. Pracownik przepracował: 335/395

336 W poniedziałek pracownik przekroczył normę dobową o 3 godziny, W pozostałe dni pracował zgodnie z przyjętym harmonogramem, przy czym w harmonogramie przyjęto, że w tym przypadku sobota jest normalnym dniem pracy. Z tytułu przekroczenia dobowej normy czasu pracy Do 31 grudnia 2002 r. za prace w poniedziałek zostaną naliczone dwie 50 i jedna 100 Od 1 stycznia 2003 r. za pracę w poniedziałek zostaną naliczone trzy 50. Dodatkowo przekroczona została norma średniotygodniowa. Jeżeli w dalszych obliczeniach pominiemy nadgodziny, za które pracownik otrzymał już dopłatę (3 godziny) to norma średniotygodniowa została przekroczona o 8 godzin. W zależności od ustawienia parametru: (Rozliczanie, opisany poniżej) te 8 nadgodzin może zostać rozliczone: Zawsze 50% wszystkie nadgodziny w okresie rozliczeniowym wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej i niewynikające z przekroczenia normy dobowej zostaną rozliczone z dopłatą 50%. Zawsze 100% wszystkie nadgodziny w okresie rozliczeniowym wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej i niewynikające z przekroczenia normy dobowej zostaną rozliczone z dopłatą 100% Do wysokości limitu 50% nadgodziny do liczby Dobowy limit nadgodzin (standardowo dwie pierwsze nadgodziny w okresie rozliczeniowym) zostaną rozliczone z dopłatą 50%, pozostałe z dopłatą 100% (do 31 grudnia 2002 roku). Brak. Teoretycznie można za takie nadgodziny nie zapłacić odpowiedniej dopłaty wybierając Brak. Jednak nie jest to wybór zalecany. Opcje 50, 100, ŚW Jest kwestią dyskusyjną, czy jeżeli w okresie rozliczeniowym pracownik w jednym dniu przekracza normę dobową, a w drugim pracuje krócej niż ta norma przewiduje to przysługuje mu się dopłata za nadgodziny czy nie. Powróćmy do naszego przykładu. Pracownik przepracował: Czyli wprawdzie w poniedziałek pracował 3 godziny ponad normę dobową, ale w piątek zakończył pracę 3 godziny przed planowanym terminem. W takim przypadku możemy przyjąć, że zgodnie z Art k.p. W zamian za czas przepracowany w godzinach nadliczbowych pracodawca, na pisemny wniosek pracownika, może udzielić mu w tym samym wymiarze czasu wolnego od pracy. W tym przypadku pracownikowi nie przysługuje dodatek za pracę w godzinach nadliczbowych. W praktyce odbieranie godzin wolnych w zamian za przepracowane nadgodziny (wynikające z przekroczenia dobowej normy czasu pracy) sprowadza się do stwierdzenia, że o dopłatach do nadgodzin możemy mówić dopiero wtedy, gdy przekroczona została również norma średniotygodniowa. Biorąc pod uwagę wyłącznie dobowe przekroczenia normy czasu pracy możemy mówić o: Nadgodzinach dopłatach 50% (50), Nadgodzinach dopłatach, 100% przy czym ze względów formalnych w programie wyróżnione zostały normalne nadgodziny z dopłatą 100% (100) i godziny z taką samą dopłatą, ale przysługujące za prace w niedziele i święta, które dla pracownika są dniami wolnymi od pracy (ŚW). Zaproponowana w programie procedura kompensowania nadgodzin polega na 1. Wyliczeniu teoretycznej liczby nadgodzin wynikających z przekroczenia dobowej normy czasu pracy. 2. Wyliczeniu normalnego czasu pracy czasu pracy pomniejszonego o wyliczone w pierwszym kroku nadgodziny. Jeżeli tak wyliczony normalny czas pracy jest Większy niż przyjęta norma średniotygodniowa, to pracownikowi zostaną wypłacone wszystkie dopłaty wyliczone w pierwszym kroku. Ponadto wyliczona zostanie dopłata wynikająca z przekroczenia normy średniotygodniowej i niewynikająca z przekroczenia normy dobowej Mniejszy niż przyjęta norma średniotygodniowa, to pracownikowi zostaną po części zabrane wyliczone w pierwszym kroku nadgodziny tak, żeby w pierwszej kolejności wypełnić średniotygodniową normę czasu pracy. O kolejności zabierania nadgodzin decyduje użytkownik wybierając jedną z możliwych metod: ŚW Przykładowo wybór 100-ŚW-50 spowoduje, że dla uzupełnienia normy średniotygodniowej pracownikowi: W pierwszej kolejności zostaną wypłacone 100% dopłaty za pracę w inne dni niż niedziele i święta (100, na przykład za pracę w nocy). Jeżeli ta liczba nadgodzin okaże się niewystarczająca to: W drugiej kolejności zostaną naliczone 100% dopłaty za pracę w niedzielę i święta (ŚW). Jeżeli ta i ta liczba nadgodzin okaże się niewystarczająca to: W ostatniej kolejności zostaną wykazane 50% dopłaty za pracę ponad dobową normę czasu pracy (50). Przykładowo wybór spowoduje, że dla uzupełnienia normy średniotygodniowej pracownikowi: W pierwszej kolejności zostaną rozliczone 100% dopłaty za pracę w inne dni niż niedziele i święta (100, na przykład za pracę w nocy). Jeżeli ta liczba nadgodzin okaże się niewystarczająca to: W drugiej kolejności zostaną rozliczone 50% dopłaty za pracę ponad dobową normę czasu pracy (50). Dopłata za pracę w niedzielę i święta (ŚW) zostanie pracownikowi zawsze wypłacona (bez względu na to czy średniodobowa norma czasu pracy została przekroczona czy nie). Przykład Przyjmijmy dla uproszczenia, że okresem rozliczeniowym jest tydzień. Pracownik winien przepracować w tygodniu 40 godzin, 8 godzin dziennie. Pracownik przepracował: 1. Nadgodziny (dopłaty) wynikające z przekroczenia dobowej normy czasu pracy Poniedziałek 2 x 50% Wtorek 2 x 100% (praca ponad normę w godzinach nocnych) Niedziela 2 x ŚW (100% dopłaty za pracę w niedziele i święta) 2. Norma czasu pracy, czas pracy Wartość nominalna: 40 godzin Czas pracy pomniejszony o nadgodziny wynikające z przekroczenia normy dobowej: 8:00 (Pn) + 8:00 (Wt) + 8:00 (Śr) + 7:00 (Cz) + 6:00 (Pi) = 37:00 godzin Norma i czas pracy pracownika Bilansowanie nadgodzin w okresie rozliczeniowym: Brak Pracownikowi zostaną wypłacone dopłaty do nadgodzin: 2 x 50% + 2 x 100% + 2 x 100% ŚW ( za pracę w niedzielę). Bilansowanie nadgodzin w okresie rozliczeniowym: 100-ŚW-50 Dla uzupełnienia normy czasu pracy (40: 00 godzin) należy zrezygnować z wypłaty 3 nadgodzin. Będą to dwie 50 za poniedziałkową pracę ponad normę dobową oraz jedna 100 za wtorkową pracę w nocy. Pracownikowi zostaną wypłacone dopłaty do nadgodzin: 2 x 100% ŚW (za pracę w niedzielę) + 1 x 100% (pozostała godzina za pracę we wtorek w nocy). Bilansowanie nadgodzin w okresie rozliczeniowym: Dla uzupełnienia normy czasu pracy (40: 00 godzin) należy zrezygnować z wypłaty 3 nadgodzin. Będą to dwie 50 za poniedziałkową pracę ponad normę dobową i jedna 100 za pracę we wtorek w nocy. Pracownikowi zostaną wypłacone dopłaty do nadgodzin: 2 x 100% ŚW (za pracę w niedzielę) + 1 x 100% (pozostała do rozliczenia godzina za pracę w nocy we wtorek). Przekroczenie normy średniotygodniowej Dodatek za godziny nadliczbowe przysługuje za każdą godzinę pracy przekraczającą przeciętną tygodniową normę czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym (art KP). Z przepisu tego wynika jasno tylko tyle, że pracownik, który przekroczył przeciętną tygodniową normę czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ma prawo do dodatku za każdą godzinę pracy przekraczającą tę normę. Szereg wątpliwości nasuwa również kwestia wysokości dodatku za pracę w godzinach nadliczbowych, przekraczających normę tygodniową. W szczególności nie jest jasne, czy za dwie pierwsze godziny nadliczbowe przekraczające normę tygodniową, przysługuje dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia, czy też w wysokości 100% wynagrodzenia. Art KP przy określaniu wysokości dodatku za pracę przekraczającą normę tygodniową, odwołuje się, bowiem wprost do art KP. W piśmiennictwie prezentowane są w tym zakresie 3 różne stanowiska. Cześć autorów wyraża pogląd, że za takie godziny nadliczbowe przysługuje dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia. Cześć autorów wyraża pogląd, że za takie godziny nadliczbowe przysługuje dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. Prezentowana jest też interpretacja zakładająca zróżnicowanie tego dodatku stosownie do liczby godzin przekraczających normę średniotygodniową. W tym przypadku wysokość dodatku określa się analogicznie jak przy przekroczeniu normy dobowej, czyli za dwie pierwsze godziny przekraczające normę średniotygodniową przysługuje dodatek w wysokości 50% wynagrodzenia, a za dalsze nadgodziny przekraczające tę normę dodatek w wysokości 100% wynagrodzenia. Wobec braku jednoznacznej interpretacji przepisów o sposobie ustalania dopłat w takim przypadku, ich wysokości (50% lub 100%) decyduje opcja Rozliczanie (Przekroczenie normy średniotygodniowej). Wybór: 336/395

337 Zawsze 50% wszystkie nadgodziny w okresie rozliczeniowym wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej i niewynikające z przekroczenia normy dobowej zostaną rozliczone z dopłatą 50%. Jest to obecnie najczęściej spotykana interpretacja Zawsze 100% wszystkie nadgodziny w okresie rozliczeniowym wynikające z przekroczenia normy średniotygodniowej i niewynikające z przekroczenia normy dobowej zostaną rozliczone z dopłatą 100% Do wysokości limitu 50% nadgodziny do liczby Dobowy limit nadgodzin (standardowo dwie pierwsze nadgodziny w okresie rozliczeniowym) zostaną rozliczone z dopłatą 50%, pozostałe z dopłatą 100% (do 31 grudnia 2002 roku). Teoretycznie można za takie nadgodziny nie zapłacić odpowiedniej dopłaty wybierając Brak. Jednak nie jest to wybór zalecany. Kalendarz 7 godzinny Dla pracowników niepełnosprawnych, dla których norma dobowa wynosi 7 godzin należy stworzyć odpowiedni kalendarz. Poniżej opis konfiguracji: Definicja dnia 7 godzinnego W konfiguracji programu definiujemy dzień pracy 7 godzin. W tym celu w Narzędzia/Opcje/Kadry i Płace/Kalendarze/Definicja Dni należy za pomocą przycisku Nowy (Definicja dnia) dodać dzień 7 -godzinny. Na formularzu dnia uzupełniamy: Nazwę - np. Dzień pracy 7 Typ - należy wybrać opcję: Pracy Od godziny - należy wskazać godzinę rozpoczęcia pracy w danym dniu Czas - należy wpisać czas: 7 godzin Definicja dnia Definicja Kalendarza W konfiguracji programu definiujemy kalendarz 7 godzinny: Narzędzia Opcje Kadry i Płace Kalendarze Kalendarze wybieramy przycisk Nowy ( Kalendarz). Na formularzu kalendarza na zakładce Ogólne należy ustawić: Standardowy dzień pracy - należy wskazać wcześniej zdefiniowany Dzień Pracy 7 Jeżeli są rozliczane nadgodziny, to należy ustawić: Norma dobowa - 7 godzin Norma tygodniowa - 35:00 / 7:00 Na formularzu kalendarza na zakładce Dodatkowe w sekcji Urlopy należy uzupełnić pole: Dobowa norma czasu pracy - wskazać czas 7 godzin. Definicja kalendarza - Ogólne Definicja kalendarza - Dodatkowe Przypisanie Kalendarza Pracownikowi Z listy Kadry i płace/kadry/pracownicy w kartotece danego pracownika na zakładce Etat Ogólne w polu Kalendarz należy wybrać nowo zdefiniowany Kalendarz 7 godzinny. U w a g a! Jeżeli pracownik zmienia kalendarz w trakcie zatrudnienia, to zmianę kalendarza nalezy wprowadzić poprzez Aktualizację. 337/395

338 Limity nieobecności Ogólne Przeniesienie limitu urlopu wypoczynkowego z roku 2003 bez uwzględniania wymiaru etatu: Tak Niewykorzystany limit urlopu wypoczynkowego w roku 2003 przeniesie się na 2004 rok bez uwzględnienia wymiar etatu, Nie Niewykorzystany limit urlopu wypoczynkowego w roku 2003 przeniesie się na 2004 rok z uwzględnieniem wymiar etatu. Przykład Pracownik w 2003 roku nie wykorzystał 20 dniu urlopu wypoczynkowego. Po zaznaczeniu flagi na TAK program przeniesie 80 godz. urlopu na rok 2004, natomiast po ustawieniu flagi na NIE program przeniesie 40 godz. urlopu na rok, 2004 (ponieważ pracownik pracuje na ½ etatu). Sposób zaokrąglania podczas wyliczania limitu za niepełny rok i za niepełny wymiar etatu. Użytkownik ma możliwość wyboru, w jakiej kolejności ma być wykonane mnożenie przez wymiar etatu i przepracowane miesiące oraz kiedy ma nastąpić zaokrąglenie. Przykład Poniżej objaśnienia sposobu wyliczenia limitu dla każdej z opcji, na przykładzie Pracownika z wymiarem 26 dni urlopu, zatrudniony na 8 miesięcy w okresie , na wymiar etatu ¾ Pojedyncze. Limit będzie podlegał pojedynczemu zaokrągleniu: 26 x 8/12 ( miesiące) x 3/4 (wymiar etatu) = 12, ; po zaokrągleniu 13 dni Miesiące wymiar. Wymiar urlopu w pierwszej kolejności zostanie pomnożony przez liczbę przepracowanych miesięcy, a w drugiej kolejności przez wymiar etatu. Limit będzie podlegał podwójnemu zaokrągleniu: 26 x 8/12(miesiące) = 17, ; po zaokrągleniu 18 dni 18(dni) x 3/4(wymiar etatu) = 13,5; po zaokrągleniu 14 dni Wymiar miesiące. Wymiar urlopu w pierwszej kolejności zostanie pomnożony przez wymiar etatu, a w drugiej kolejności przez liczbę przepracowanych miesięcy. Limit będzie podlegał podwójnemu zaokrągleniu: 26 x 3/4(wymiar etatu) = 19,5; po zaokrągleniu 20 dni 20(dni) x 8/12(miesiące) = 13, ; po zaokrągleniu 14 dni Algorytm 'Wymiar miesiące' począwszy od limitu za rok". Opcja dostępna najwcześniej od 2012 roku. U w a g a! Pole Sposób zaokrąglania podczas wyliczania limitu za niepełny rok i za niepełny wymiar etatu zostało wprowadzone zamiast flagi "Podczas naliczania limitu zaokrąglaj limit zarówno podczas wyliczania limitu za niepełny rok, jak i za niepełny wymiar etatu ( podwójne zaokrąglenie )". W nowych bazach danych nowe pole domyślnie ustawia się na opcję "Pojedyncze". Dla baz danych, które w poprzedniej wersji programu miały ustawioną flagę "Podczas naliczania limitu zaokrąglaj limit zarówno podczas wyliczania limitu za niepełny rok, jak i za niepełny wymiar etatu ( podwójne zaokrąglenie ) na "TAK", po konwersji nowe pole "Sposób zaokrąglania podczas wyliczania limitu za niepełny rok i za niepełny wymiar etatu" zostanie ustawione: "Wymiar miesiące" oraz pole "Algorytm 'Wymiar miesiące' począwszy od limitu za rok" zostanie ustawione: 2012 Dla pracownika w pierwszym roku zatrudnienia naliczaj limit urlopu wypoczynkowego, jako różnicę limitu za cały okres zatrudnienia pomniejszoną o limity za poprzednie miesiące ( naliczanie różnicowe ): Tak Limit za dany miesiąc wyliczany jest w sposób narastający. Przykład Poniżej objaśnienie na przykładzie pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2015r. Pierwszy okres: 1/12 * 20 dni = 1,67 dnia za każdy przepracowany miesiąc 1 dzień * 8 godz. * 60 min. = 480 min. 0,67 dnia * 8 godz. * 60 min. = 321,6 min. Po zaokrągleniu 322 min. 480 min min. = 802 min. 802 min : 60 min. = 13,36 godz. czyli 13 godz. 0,36 godz. * 60 min. = 22 min. Czyli 1,67 dnia = 13:22 godz. Drugi okres: 2/12 * 20 dni = 3,33 dnia 3 dni * 8 godz. * 60 min. = 1440 min. 0,33 dnia * 8 godz. * 60 min. = 158 min min min = 1598 min min. : 60 min. = 26,64 godz. czyli 26 godz. 0,64 godz. * 60 min. = 38 min. Czyli 3,33 dnia = 26:38 godz. 26:38 godz. 13:22 godz. = 13:16 godz. Nie Limit za każdy przepracowany miesiąc w przeliczeniu na godz. wynosi 13:22 Przykład Poniżej objaśnienie na przykładzie pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2015r. Pierwszy okres: 1/12 * 20 dni = 1,67 dnia za każdy przepracowany miesiąc 1 dzień * 8 godz. * 60 min. = 480 min. 0,67 dnia * 8 godz. * 60 min. = 321,6 min. Po zaokrągleniu 322 min. 480 min min. = 802 min. 802 min : 60 min. = 13,36 godz. czyli 13 godz. 0,36 godz. * 60 min. = 22 min. Czyli 1,67 dnia = 13:22 godz. Drugi okres: 1,67 + 1,67 = 3,34 dnia 3 dzień * 8 godz. * 60 min. = 1440 min. 0,34 * 8 godz. * 60 min. = 163,2 min. Po zaokrągleniu 163 min min min. = 1603 min min. : 60 min. = 26,72 godz. czyli 26 godz. 0,72 * 60 min. = 43 min. Czyli 3,34 dnia = 26:43 godz. Za każdy przepracowany miesiąc pracownikowi przysługuje 1,67 dnia. 338/395

339 Limit urlopu wypoczynkowego dla pierwszej pracy Po przeliczeniu limitu automatycznie przeliczaj limity zależne za ten sam okres: Tak W sytuacji, gdy pracownik ma naliczony np. limit urlopu wypoczynkowego i dodatkowego na cały rok a zwalniamy go w trakcie roku po zaznaczeniu tego parametru i naliczeniu ponownie dwóch limitów, limity przeliczą się do okresu zatrudnienia. Nie Zaokrąglenie w górę limitu urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia: Tak Po włączeniu flagi limit jest zaokrąglany w górę do pełnych dni wg ogólnych zasad. Nie Domyślnie jest ona wyłączona i wtedy limity urlopu wypoczynkowego w pierwszym roku zatrudnienia są zaokrąglenie do drugiego miejsca po przecinku. U w a g a! Ustawodawca przewidział, że niepełny dzień urlopu zaokrągla się w górę do pełnego dnia tylko w przypadku: - Wymiaru urlopu pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy (art K.p.) - Przy ustalaniu wymiaru urlopu na podstawie przepisów art i 1552 K.p (przyjęcie, zwolnienie pracownika w trakcie roku, limit urlopu po dłuższej nieobecności typu urlop bezpłatny). Limit dodatkowego urlopu wypoczynkowego dla pracowników niepełnosprawnych: Opieka nad zdrowym dzieckiem Urlop dodatkowy Urlop wypoczynkowy Urlop wypoczynkowy prac. tymcz. Urlop dla pracowników tymczasowych naliczany po przepracowaniu pełnych miesięcy (z dołu): Ustawienie parametru na TAK limit w wysokości 2 dni jest nadawany dopiero po przepracowaniu pełnego miesiąca lub 30 dni. Dodatkowo w definicji limitu dla pracowników tymczasowych pole Podlega kumulacji należy ustawić na TAK. W przypadku, jeżeli pracownik nabywa prawa do dodatkowego limitu następnego dnia po zaprzestaniu pozostawania w dyspozycji u danego pracodawcy, to dodatkowy limit jest dodawany ostatniego dnia zatrudnienia. Blokada edycji limitów nieobecności do: Blokada naliczania limitów nieobecności za poprzednie okresy do wskazanego miesiąca. Urlop dla pracowników tymczasowych Urlop naliczany po przepracowaniu pełnych miesięcy (z dołu): Parametr domyślnie ustawiony NIE. Jeżeli parametr jest ustawiony na TAK limit w wysokości 2 dni jest przyznawany dopiero po przepracowaniu pełnego miesiąca lub 30 dni. Dodatkowo w definicji limitu dla pracowników tymczasowych pole Podlega kumulacji w takiej sytuacji należy ustawić na TAK. W przypadku, jeżeli pracownik nabywa prawo do dodatkowego limitu następnego dnia po zaprzestaniu pozostawania w dyspozycji u danego pracodawcy, to dodatkowy limit jest dodawany ostatniego dnia zatrudnienia. Urlop należny za każde przepracowane 30 dni, (jeżeli pole zostanie niezaznaczone, to limit będzie naliczany za każdy kolejny miesiąc kalendarzowy): Parametr domyślnie ustawiony NIE. W przypadku, gdy parametr jest ustawiony na TAK wówczas limit urlopu wypoczynkowego zostanie pracownikowi przyznany po pozostawaniu w dyspozycji pracodawcy przez okres kolejnych 30 dni kalendarzowych. Przykładowo pracownik tymczasowy, który został zatrudniony na okres roku w przypadku ustawienia wskazanego parametru na NIE będzie miał naliczony limit urlopu wypoczynkowego w wysokości 2 dni za cały kalendarzowy miesiąc pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Jeżeli natomiast parametr jest ustawiony TAK wówczas w podanym przykładzie pracownikowi tymczasowemu nie zostanie naliczony limit urlopu wypoczynkowego, ponieważ pracownik nie pozostawał w dyspozycji pracodawcy przez okres kolejnych 30 dni kalendarzowych. Definicja limitów nieobecności Czas trwania wybranych nieobecności może być ograniczony od góry limitowany we wskazanym okresie rozliczeniowym. Najczęściej spotykanym okresem rozliczeniowym jest rok kalendarzowy. Niewykorzystana część limitu może przenosić się do następnego okresu rozliczeniowego (np.: limit urlopu wypoczynkowego) lub niewykorzystane dni przysługującego limitu przepadają (na przykład prawo do opieki na dzieckiem do lat 14 zgodnie z art. 188 kodeksu pracy). Wprowadzając nową definicję limitu nieobecności wypełniamy następujące sekcje: Ogólne Standard Pole nie podlega modyfikacjom użytkownika. Informuje jedynie czy edytowany aktualnie limit: Tak - został zdefiniowany przez twórców programu. W takim przypadku jego nazwa nie podlega edycji. Limitu nie można wykasować. Poza nazwą użytkownik może dowolnie (w sposób akceptowalny przez program) modyfikować zawartość pozostałych pól. Nie - został zdefiniowany przez użytkownika programu. Podlega dowolnym modyfikacjom. Może zostać usunięty z bazy danych (wykasowany) o ile nie został wcześniej przypisany zatrudnionym osobom. Nazwa (maksymalnie 40 znaków). Nazwa musi być unikalna nie może powtarzać się w systemie (przy próbie zapisania limitu wykorzystującego istniejącą już w systemie nazwę pojawi się komunikat: Istnieje już inny zapis... W takim przypadku można wyłącznie zmienić nazwę definiowanego limitu i ponowić próbę zapisu). Blokada Włączenie blokady powoduje, że limit widoczny jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został zdefiniowany (a później zablokowany). Włączając blokadę użytkownik gwarantuje sobie, że limity o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Blokowane będą na przykład limity nieobecności, które już nie są wykorzystywane, a których nie można wykasować (usunąć z bazy danych), ponieważ znajdują się w archiwalnych danych. Definicja Limit Domyślna długość limitu wyrażona w dniach pracy. W przypadku opieki nad zdrowym dzieckiem będą to na przykład dwa dni. Typ Roczny limit dotyczy pełnego roku kalendarzowego Przypisując pracownikowi taki limit (Pracownik Kalendarz Limity) program wymagał będzie podania roku, jakiego on dotyczy (nie zezwoli na wpisanie okresu innego niż rok kalendarzowy). Dowolny w roku limit dotyczy okresu krótszego niż rok, ale takiego, który w całości zawiera się w okresie roku kalendarzowego. Na przykład limit został podzielony na okres zimowy i letni. Przypisując pracownikowi taki limit program wymaga podania daty od i do. Zapis zostanie zaakceptowany pod warunkiem, że obie daty zawierają się w tym samym roku kalendarzowym. Dowolny limit dotyczy dowolnego okresu Przypisując pracownikowi taki limit program zaakceptuje dowolny długi okres, również na przełomie roku kalendarzowego. Dodawany automatycznie Opcja dostępna jest dla limitów rocznych. W zależności od przyjętego rozwiązania: Tak pierwsze przypisanie pracownikowi limitowanej nieobecności powoduje automatyczne dodanie definiowanego limitu o ile nie został już ręcznie dodany. Nie limit musi zostać dopisany pracownikowi ręcznie (Pracownik Kalendarz Limity). Tylko ostrzeżenie W zależności od przyjętego rozwiązania program: Tak pozwoli pracownikowi przypisać nieobecność dłuższą niż jej limit. W trakcie przypisywania takiej nieobecności pojawi się komunikat (ostrzeżenie) o przekroczeniu limitu. Nie nie pozwoli na przypisanie pracownikowi nieobecności dłuższej niż pozostający do niewykorzystania limit. Na ekranie pojawi się odpowiedni komunikat. Długość nieobecności zostanie automatycznie ograniczona do 339/395

340 niewykorzystanego limitu Podlega kumulacji Tak niewykorzystana w danym okresie rozliczeniowym część limitu zostanie automatycznie przeniesiona do wykorzystania w następnym okresie (limicie). Nie niewykorzystana w danym okresie rozliczeniowym część limitu nie przenosi się do następnego okresu limitu (przepada). Tylko niewykorzystany Tak Nie Naliczając limit za kolejny rok (przy włączonej opcji) program przyjmuje, że wartość limitu "z przeniesienia" musi być nieujemna gdyż zgodnie z Art kodeksu pracy: "Urlopu niewykorzystanego w terminie ustalonym zgodnie z art. 163 należy pracownikowi udzielić najpóźniej do końca pierwszego kwartału następnego roku kalendarzowego...). Proporcjonalny Tak w przypadku, gdy okres zatrudnienia pracownika będzie krótszy niż przypisany mu limit, to jego wartość do wykorzystania zostanie odpowiednio proporcjonalnie zmniejszona. Nie limit przysługuje w pełnej wysokości praktycznie bez względu na okres zatrudnienia. Naliczanie Na dni pracy limit urlopu naliczany w dniach pracy, Na dni kalendarzowe limit urlopu naliczany w dniach kalendarzowych, Wypoczynkowy na godziny limit urlopu naliczony w godzinach. Obsługa limitu w pierwszym roku zatrudnienia Tak Po zaznaczeniu parametru limit w pierwszym roku zatrudnienia naliczy się za każdy przepracowany miesiąc. Nie Po odznaczeniu parametru limit w pierwszym roku zatrudnienia naliczy się za cały okres zatrudnienia w jednej pozycji. Zaokrąglenie limitu godzinowego razem z: Urlop dodatkowy Urlop wypoczynkowy Przykład Wariant I W konfiguracji programu Kadry i płace Kalendarze Limity nieobecności Urlop wypoczynkowy opcję Zaokrąglenie limitu godzinowego razem z pozostawiamy pustą i jednocześnie w konfiguracji programu Kadry i płace Kalendarze Limity nieobecności Urlop dodatkowy w opcji Zaokrąglenie limitu godzinowego razem z wybieramy Urlop wypoczynkowy, jak na poniższych rysunkach. Naliczamy limit urlopu wypoczynkowego i dodatkowego dla pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2015 r. do 31 lipca 2015 r. na 4/5 etatu (limit roczny pracownika wynosi 20 dni). Poniżej naliczony limit. Limit za okres po uwzględnieniu etatu wyliczył się w następujący sposób: 20 dni * 4/5 etatu = 16 dni 16 dni * 7/12 = 9, = 10 dni (po zaokrągleniu) Wariant I - Limit Urlopu wypoczynkowego 340/395

341 Limit za okres po uwzględnieniu etatu wyliczył się w następujący sposób: 10 dni * 4/5 etatu = 8 dni 8 dni * 7/12 = 4, = 4 dni, ponieważ limit urlopu dodatkowego zaokrąglany w limicie urlopu wypoczynkowego. Wariant II W konfiguracji programu Kadry i płace Kalendarze Limity nieobecności Urlop wypoczynkowy w opcji Zaokrąglenie limitu godzinowego razem z wybieramy Urlop dodatkowy i jednocześnie w konfiguracji programu Kadry i płace Kalendarze Limity nieobecności Urlop dodatkowy opcję Zaokrąglenie limitu godzinowego razem z pozostawiamy pustą, jak na poniższych rysunkach. Wariant II - Definicja limitu: Urlop wypoczynkowy Naliczamy limit urlopu wypoczynkowego i dodatkowego dla pracownika zatrudnionego od 1 stycznia 2015 r. do 31 lipca 2015 r. na 4/5 etatu (limit roczny pracownika wynosi 20 dni). Poniżej naliczony limit. Wariant II - Limit urlopu wypoczynkowego 341/395

342 Limit za okres po uwzględnieniu etatu wyliczył się w następujący sposób: 20 dni * 4/5 etatu = 16 dni 16 dni * 7/12 = 9, = 9 dni, ponieważ limit urlopu wypoczynkowego zaokrąglany w limicie urlopu dodatkowego. Limit za okres po uwzględnieniu etatu wyliczył się w następujący sposób: 10 dni * 4/5 etatu = 8 dni 8 dni * 7/12 = 4, = 5 dni (po zaokrągleniu) Wariant II - Limit urlopu dodatkowego Definicje nieobecności Typowe, najczęściej spotykane nieobecności została w programie predefiniowane. Użytkownik bez ingerencji w konfigurację może z nich korzystać. Są to (w nawiasach podano kod przerwy w opłacaniu składek lub kod świadczenia i przerwy): Nieobecności nieusprawiedliwione, niepłatne typu Nieusprawiedliwiona niepłatna Nieobecność nieusprawiedliwiona (152) okres nieobecności w pracy nieusprawiedliwionej Nieobecności usprawiedliwione, niepłatne typu Urlop bezpłatny Urlop bezpłatny (111) udzielony na pisemny wniosek pracownika (art Kodeksu Pracy) Urlop bezpłatny (112) udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art Kodeksu Pracy) Nieobecności usprawiedliwione, niepłatne typu Usprawiedliwiona niepłatna Inna nieobecność (350) - inne świadczenia i przerwy Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna (151) - okres nieobecności w pracy usprawiedliwionej bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku Urlop bezpłatny (350) - inne świadczenia i przerwy Nieobecności usprawiedliwione, płatna typu Usprawiedliwiona płatna Badania lekarskie Delegacja służbowa Nieobecność usprawiedliwiona płatna Urlop okolicznościowy Urlop opiekuńczy (art.188 kp) Pracownikowi wychowującemu przynajmniej jedno dziecko w wieku do 14 lat przysługuje w ciągu roku zwolnienie od pracy na 2 dni, z zachowaniem prawa do wynagrodzenia. Urlop szkoleniowy Urlop wypoczynkowy Urlop wypoczynkowy dodatkowy Nieobecności usprawiedliwione, niepłatne typu Urlop wychowawczy Urlop wychowawczy na 1, 2 dziecko (121) udzielony na podstawie 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie urlopów i zasiłków wychowawczych Urlop wychowawczy na 1, 2 dziecko (122) udzielony na podstawie 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie urlopów i zasiłków wychowawczych Urlop wychowawczy na 3 i kolejne dziecko (121) Urlop wychowawczy na 3 i kolejne dziecko (122) Urlop wychowawczy, samotnie wych. (121) Urlop wychowawczy, samotnie wych. (122) Urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku (121) Urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku (122) Urlop wychowawczy (ur. macierzyński) (311) (nieobecność płatna, urlop macierzyński w trakcie urlopu wychowawczego) Urlop wychowawczy (ur. macierzyński dod.) (325) (nieobecność płatna, urlop macierzyński dodatkowy w trakcie urlopu wychowawczego) Urlop wychowawczy (ur. rodzicielski) (319) (nieobecność płatna, urlop rodzicielski w trakcie urlopu wychowawczego) Nieobecności ZUS Urlop macierzyński (311) Urlop macierzyński dodatkowy (325) Urlop rodzicielski (319) Urlop rehabilitacyjny (321) Urlop rehabilitacyjny wypadek (322) Zwolnienie opieka (ZUS) (312) Zwolnienie chorobowe W przypadku zwolnień lekarskich kod świadczenia i przerwy przypisywany jest nieobecności dopiero na etapie jej rozliczenia, gdyż wcześniej nie istnieje możliwość jego jednoznacznego określenia. Arkusz konfiguracyjny nieobecności składa się z trzech zakładek: Ogólne 342/395

343 Ogólne Definicja nieobecności: Urlop wypoczynkowy Standard Pole nie podlega modyfikacjom użytkownika. Informuje jedynie czy edytowana aktualnie nieobecność: Tak - została zdefiniowana przez twórców programu. W takim przypadku jej nazwa nie podlega edycji. Nieobecności nie można wykasować. Poza nazwą użytkownik może dowolnie (w sposób akceptowalny przez program) modyfikować zawartość pozostałych pól. Nie - została zdefiniowana przez użytkownika programu. Podlega dowolnym modyfikacjom. Może zostać usunięta z bazy danych (wykasowana) o ile nie została wcześniej przypisana wybranym osobom. Nazwa (maksymalnie 40 znaków) Nazwa musi być unikalna nie może powtarzać się w systemie (przy próbie zapisania nieobecności wykorzystującej istniejącą już w systemie nazwę pojawi się komunikat: Istnieje już inny zapis... W takim przypadku należy zmienić nazwę definiowanej nieobecności i ponowić próbę zapisu). Skrót (maksymalnie 12 znaków). Skrót będzie wykorzystywany między innymi do przygotowania wydruków, w których ze względu na brak miejsca nie jest możliwe drukowanie pełnych nazw, a automatyczne ich skrócenie może spowodować, że zapis stanie się nieczytelny. Skrót nie musi być unikalny w obrębie bazy danych. Wiele nieobecności może posiadać ten sam skrót. Kod (maksymalnie 12 znaków) Blokada Włączenie blokady powoduje, że nieobecność jest widoczna: na liście, na której została zdefiniowana (a później zablokowana) oraz na liście nieobecności pracownika, w sytuacji, gdy została przypisana pracownikowi przed jej zablokowaniem. Po zablokowaniu nie ma możliwości przypisania nieobecności kolejnym osobom. Blokując nieobecność użytkownik zagwarantuje sobie, że nieobecności o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Blokowane będą na przykład nieobecności, które już nie są wykorzystywane, a których nie można wykasować (usunąć z bazy danych), ponieważ znajdują się na archiwalnych listach płac, deklaracjach ZUS Definicja Typ nieobecności Wszystkie definiowane w programie nieobecności (również te standardowe) podzielone zostały na pięć typów. Są to: Nieusprawiedliwiona. Nieobecność nieusprawiedliwiona niepłatna, pomniejszająca czas pracy proporcjonalnie do czasu swego trwania (w konsekwencji odpowiednio pomniejszone zostanie na przykład wynagrodzenie zasadnicze). Usprawiedliwiona niepłatna. Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna, pomniejszająca czas pracy proporcjonalnie do czasu swego trwania. U w a g a! Przyczyną rozróżnienia nieobecności niepłatnych: usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych było między innymi ich różne zachowanie w procedurze naliczania zasiłków. Usprawiedliwiona płatna. W czasie trwania nieobecności pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia (na przykład urlop wypoczynkowy, urlop okolicznościowy). Wynagrodzenie to zostanie wypłacane w postaci odpowiednich dodatków, naliczonych zgodnie z zasadami określonymi w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy (Dz.U. z 1996 r. Nr 62, poz. 289 z poźn.zm.). Nieobecność pomniejsza czas pracy proporcjonalnie. Urlop wychowawczy. Nieobecność pomniejsza czas pracy proporcjonalnie do czasu swego trwania. Nieobecność ZUS. Typ przeznaczony do definiowania zwolnień lekarskich, urlopów macierzyńskich, opiekuńczych. Dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej wynagrodzenie zasadnicze ustalane jest w ten sposób, że miesięczną stawkę wynagrodzenia dzieli się przez 30 i otrzymaną kwotę mnoży przez liczbę dni nieobecności pracownika w pracy. Tak obliczoną kwotę wynagrodzenia odejmuje się od wynagrodzenia przysługującego za cały miesiąc. Dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej nieobecność pomniejsza wynagrodzenie zasadnicze proporcjonalnie do czasu trwania (pomniejszenia czasu pracy). U w a g a! Definiując własne elementy wynagrodzenia użytkownik ma możliwość odwołania się poprzez typ do tych właśnie nieobecności by określić ich wpływ na wartość definiowanego dodatku (poszczególne typy według wskazań użytkownika mogą pomniejszać bądź niedefiniowany element wynagrodzenia). Przyczyna Lista przyczyn powstawania nieobecności została ograniczona w zależności od wybranego wcześniej typu. Wybierana przyczyna ma umożliwić jednoznaczną identyfikację definiowanej nieobecności na deklaracji ZUS. W szczególności dotyczy to sytuacji, gdy z nieobecnością nie jest związana żadna wypłata wynagrodzenia lub zasiłku umożliwiająca tą identyfikację. Definiując nieobecność nieusprawiedliwioną nie podajemy przyczyny. Program domyślnie przyjmuje: Nieusprawiedliwiona niepłatna. Na deklaracji ZUS RSA taka nieobecność zostanie wykazana z kodem 152. Z nieobecnością nie będzie związana żadna wypłata (poza odpowiednim pomniejszeniem wynagrodzenia). Definiując nieobecność usprawiedliwioną, niepłatną pozostają do wyboru trzy przyczyny: Służba wojskowa Urlop bezpłatny Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna Nieobecności usprawiedliwione płatne traktowane są przez ZUS na równi z okresem obecności pracownika w pracy - czasem pracy. Wynagrodzenie osiągane przez pracownika za okres takiej nieobecności jest przez ZUS traktowane na równi z wynagrodzeniem za czas pracy. Program przyjmuje domyślną przyczynę: Usprawiedliwiona płatna. Dokładniej nieobecność zostanie scharakteryzowana poprzez swoje rozliczenie (np. dodatek urlopowy). Również w przypadku nieobecności typu Urlop wychowawczy zasiłek będzie szczegółowo charakteryzował nieobecność. Jako przyczynę program proponuje Urlop wychowawczy. W przypadku Nieobecności ZUS mamy do wyboru następujące przyczyny: urlop macierzyński, urlop rehabilitacyjny, urlop opiekuńczy, zwolnienie chorobowe. Limit W przypadku nieobecności Usprawiedliwionych płatnych okres wypłaty wynagrodzenia, zasiłku rozliczenia nieobecności może zostać ograniczony w czasie. Dla uzyskania takiego ograniczenia wiążemy nieobecność z odpowiednim limitem wypłaty. Standardowymi limitami są: Opieka nad zdrowym dzieckiem 2 dni pracy, nie podlega kumulacji, przeniesieniu niewykorzystanego limitu na kolejny rok. Urlop dodatkowy 10 dni pracy. Nieobecność i limit dotyczy osób niepełnosprawnych uprawnionych do dodatkowego urlopu wypoczynkowego. Urlop wypoczynkowy liczba dni przysługującego urlopu zależy od stażu pracy. Niewykorzystany urlop będzie podlegał przeniesieniu na kolejny rok. Urlop wypoczynkowy prac. Tymcz. 2 dni za każdy przepracowany miesiąc. Standardowo limit jest zablokowany, do obsługi pracowników tymczasowych należy odblokować limit. Użytkownik może też wybierać wśród własnych limitów. Ich definiowaniu służy opcja: Konfiguracja Kadry i Płace Kalendarze Limity. 343/395

344 Deklaracja ZUS Kod przerwy w opłacaniu składek (RSA) Do wyboru pozostaje: urlop bezpłatny udzielony na pisemny wniosek pracownika (art Kodeksu Pracy) urlop bezpłatny udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art Kodeksu Pracy) urlop wychowawczy udzielony na podstawie 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie urlopów i zasiłków wychowawczych urlop wychowawczy udzielony na podstawie 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie urlopów i zasiłków wychowawczych okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę (art Kodeksu Pracy) okres, za który nie są opłacane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z powodu przekroczenia w trakcie roku kalendarzowego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek okres nieobecności w pracy usprawiedliwionej bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku okres nieobecności w pracy nieusprawiedliwionej 155 okres niezdolności do pracy bez prawa do wynagrodzenia z przyczyn określonych w art Kodeksu Pracy. 211 zasiłek porodowy (historyczny) 212 zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia chorobowego 214 zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia wypadkowego 215 wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia chorobowego wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia wypadkowego 220 składniki wynagrodzenia przysługujące w okresie niezdolności do pracy, jeżeli nie zostały uwzględnione w podstawie wymiaru wypłaconego za czas tej niezdolności wynagrodzenia lub zasiłku urlop macierzyński (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony, jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego) urlop opiekuńczy (zasiłek opiekuńczy z ubezpieczenia chorobowego) zwolnienie chorobowe (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego) zwolnienie chorobowe (zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego) wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego wyrównanie zasiłku opiekuńczego z ubezpieczenia chorobowego wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia wypadkowego 319 urlop rodzicielski (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony, jako okres urlopu rodzicielskiego) 320 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres urlopu rodzicielskiego urlop rehabilitacyjny (świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego) urlop rehabilitacyjny (świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego) wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego 325 urlop macierzyński dodatkowy (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony, jako okres urlopu macierzyńskiego dodatkowego) 326 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego 327 urlop ojcowski (art kp) (zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres urlopu ojcowskiego) 328 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres urlopu ojcowskiego zwolnienie chorobowe (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa, finansowane ze środków pracodawcy) zwolnienie chorobowe (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa, finansowane ze środków FGŚP) zwolnienie chorobowe (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, finansowane ze środków pracodawcy) zwolnienie chorobowe (wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, finansowane ze środków FGŚP) 335 wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków pracodawcy 336 wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby finansowane ze środków Funduszu Gwarantowanych Środków Pracowniczych wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową za okres do 31 grudnia 2002 r., finansowane ze środków pracodawcy wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową za okres do 31 grudnia 2002 r. finansowane ze środków Funduszu Gwarantowanych Środków Pracowniczych inne świadczenia i przerwy. Rozliczenie Rozliczenie nieobecności Dla nieobecności typu Nieusprawiedliwiona i Usprawiedliwiona niepłatna rozliczenie nieobecności jest niedostępne (Brak bez możliwości modyfikacji) Dla nieobecności typu Usprawiedliwiona płatna proponowane jest rozliczenie: Jak wybrany element lub Brak. Dla nieobecności typu Urlop wychowawczy do wyboru pozostaje: Jak wybrany element, Jak urlop macierzyński lub Brak (urlop wychowawczy bez prawa do zasiłku) Dla nieobecności typu Nieobecność ZUS, jako Rozliczenie nieobecności wybieramy: Jak wybrany element po wybraniu tej opcji będzie możliwe wskazanie elementu rozliczenia nieobecności. Jak zwolnienie chorobowe dla nieobecności w rodzaju zwolnienie chorobowe (z nieobecnością związany jest więcej niż jeden rodzaj wypłaty). Decyzja o rodzaju wypłaty (wynagrodzenie za czas choroby lub zasiłek) i jej wysokości (procent) zostanie podjęta przez program bezpośrednio w trakcie generowania wypłaty do nieobecności. Jak urlop opiekuńczy dla nieobecności w rodzaju urlop opiekuńczy finansowany ze środków ZUS. Jak urlop rehabilitacyjny dla nieobecności w rodzaju urlop rehabilitacyjny finansowany ze środków ZUS. Jak urlop macierzyński Brak Element wynagrodzenia Dana definicja nieobecności będzie wyliczona na podstawie przypisanego do niej elementu wynagrodzenia, oraz dany element pojawi się na wypłacie. Pomniejsza wynagrodzenie Tak Dana nieobecność pomniejsza wynagrodzenie zasadnicze za czas tej choroby. Nie Czas pracy Czas trwania nieobecności podawany: W dniach Możliwość udzielenia danej nieobecności tylko w dniach. W dniach lub godzinach Możliwość udzielenia danej nieobecności w dniach lub w godzinach, np. udzielenie 4 godz. urlopu wypoczynkowego. Sposób pomniejszania czasu pracy: Nie pomniejsza Nieobecność nie będzie pomniejszała czasu pracy. Domyślnie Program rozróżnia po typie nieobecności, w jaki sposób będzie pomniejszany czas. Jak nieusprawiedliwiona Pomniejszenie proporcjonalne. Jak usprawiedliwiona bezpłatna Pomniejszenie proporcjonalne. Jak usprawiedliwiona płatna Pomniejszenie proporcjonalne. Jak urlop wychowawczy Pomniejszenie proporcjonalne. Jak urlop macierzyński Pomniejszenie 1/30. Jak urlop rehabilitacyjny Pomniejszenie 1/30. Jak urlop opiekuńczy Pomniejszenie proporcjonalne. Jak zwolnienie chorobowe Pomniejszenie 1/30. Dodatkowe Staż pracy Nieobecność pomniejsza staż pracy: Nie pomniejsza nieobecność nie pomniejsza stażu pracy Zawsze pomniejsza nieobecność zawsze pomniejsza staż pracy bez względu na czas trwania nieobecności Pomniejsza do dnia zakończenia nieobecność pomniejsza staż pracy pracownika tylko do dnia zakończenia nieobecności, a po zakończeniu nieobecności staż nie jest o nią pomniejszony Nieobecność pomniejsza limit urlopu wypoczynkowego: Tak nieobecność trwająca 30 dni pomniejsza naliczony limit urlopu wypoczynkowego o 1 miesiąc (nieobecność nie musi być ciągła). Nie nieobecność nie pomniejsza naliczonego limitu urlopu wypoczynkowego. Nieobecność pomniejsza limit urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych: Nie limit urlopu wypoczynkowego pracownika tymczasowego nie jest pomniejszany z tytułu nie pozostawania w dyspozycji pracodawcy z powodu nieobecności pracownika tymczasowego. Tak limit urlopu wypoczynkowego pracownika tymczasowego jest pomniejszany z tytułu nie pozostawania w dyspozycji pracodawcy z powodu nieobecności pracownika tymczasowego. Przykład. Pracownik ma zawartą umowę od do , jeśli na definicji nieobecności 'Zwolnienie chorobowe' oznaczymy parametr Nieobecność pomniejsza limit urlopu wypoczynkowego dla pracowników tymczasowych na 'Tak' a pracownik przebywał na zwolnieniu chorobowym przez 7 dni, to ma prawo do urlopu dopiero po upływie 37 dnia faktycznego pozostawania w dyspozycji pracodawcy. Czyli za okres trwania umowy zostanie naliczony pomniejszony limit urlopu wypoczynkowego w wysokości 2 dni. 344/395

345 Raporty PFRON, SOD Nieobecność wpływa na statystyki i raporty PFRON: Nie wpływa - pracownik zawsze pojawia się na raportach w wymiarze etatu, na jaki jest zatrudniony, nie ma znaczenia jak długo trwała nieobecność, Tylko pełnosprawni - tylko osoby pełnosprawne przebywające na danej nieobecności nie są wliczane do statystyki Wszyscy zarówno pełnosprawni jak i niepełnosprawni przebywający na danej nieobecności nie są wliczani do statystyki Tylko niepełnosprawni - tylko osoby niepełnosprawne przebywające na danej nieobecności nie są wliczane do statystyki Nieobecność wpływa na pułap zatrudnienia (na deklaracjach rozliczeniowych SOD, z godnie z rozporządzeniem Komisji (WE)): Nie wpływa nieobecność nie wpływa na statystyki Tylko pełnosprawni - tylko osoby pełnosprawne przebywające na danej nieobecności nie są wliczane do statystyki Wszyscy zarówno pełnosprawni jak i niepełnosprawni przebywający na danej nieobecności nie są wliczani do statystyki Tylko niepełnosprawni - tylko osoby niepełnosprawne przebywające na danej nieobecności nie są wliczane do statystyki Nieobecność wpływa na pułap zatrudnienia (na deklaracjach rozliczeniowych SOD, zgodnie z ustawą): Nie wpływa nieobecność nie wpływa na statystyki Tylko pełnosprawni - tylko osoby pełnosprawne przebywające na danej nieobecności nie są wliczane do statystyki Wszyscy zarówno pełnosprawni jak i niepełnosprawni przebywający na danej nieobecności nie są wliczani do statystyki Tylko niepełnosprawni - tylko osoby niepełnosprawne przebywające na danej nieobecności nie są wliczane do statystyki Wnioski urlopowe i planowane nieobecności Definicja dostępna do wyboru na liście wniosków urlopowych: Tak definicja będzie dostępna do wyboru na liście przy dodawaniu wniosku urlopowego. Przynajmniej jedna nieobecność musi mieć zaznaczony powyższy parametr na TAK, aby została uaktywniona lista Kadry Czas pracy Wnioski urlopowe. Nie definicja nie będzie dostępna na liście do wyboru przy dodawaniu wniosku urlopowego. Definicja dostępna do wyboru na liście planowanych nieobecności: Tak. Po zaznaczeniu na TAK nieobecność będzie dostępna, jako nieobecność planowana z możliwością dodania jej na kartotece pracownika Kalendarz Planowane nieobecności oraz na liście Kadry Czas pracy Planowane nieobecności. Funkcjonalność dostępna w wersji platynowej programu. Przynajmniej jedna nieobecność musi mieć zaznaczony powyższy parametr na TAK, aby została uaktywniona lista Kadry Ewidencje Planowane nieobecności. Nie. Nieobecności nie będzie można dodać z poziomu planowanych nieobecności. Składka na Fundusz Pracy Po powrocie z nieobecności pracownik jest zwolniony ze składki na Fundusz Pracy: Tak Za zatrudnionych pracowników powracających z urlopu macierzyńskiego, dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub urlopu wychowawczego pracodawcy oraz inne jednostki organizacyjne nie opłacają składek na FP. Zwolnienie to przysługuje w okresie 36 miesięcy począwszy od pierwszego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym nastąpiło zakończenie urlopu. Po zaznaczeniu pola, składka nie będzie naliczana. Standardowo, po wprowadzeniu kobiecie nieobecności urlop macierzyński lub wychowawczy, parametr zaznacza się na TAK. Po wprowadzeniu mężczyźnie urlopu macierzyńskiego, parametr zaznacza się na NIE. Nie po zaznaczeniu składka będzie naliczana po powrocie z urlopu macierzyńskiego lub wychowawczego. przez okres (miesiące): standardowo podpowiada się okres 36 miesięcy. Widoczne cechy Widoczne cechy Dostępne cechy W tym miejscu przypinamy cechę do danej definicji nieobecności (cechę tworzymy wcześniej do tabeli Nieobecności w konfiguracji Kadry i płace Cechy Nieobecności). Cechy, które mają być widoczne na danej definicji nieobecności należy dodać przez podświetlenie i przeniesienie ich przyciskiem Dodaj do okienka Wyświetlane cechy (pola), jak na poniższym rysunku. Widoczne cechy Wybrane cechy Podpięta cecha do definicji nieobecności prezentowana jest na nieobecności Pracownika jak na poniższym rysunku. Cechy na nieobecności 345/395

346 RCP Informacja o czasie pracy zatrudnionych osób może do programu być wczytywana z zewnętrznych plików przygotowywanych przy pomocy czytników Rejestratorów Czasu Pracy (RCP). Program umożliwia odczyt danych z dowolnego Rejestratora Czasu Pracy, pod warunkiem, że odpowiednie dane zastały zapisane w pliku tekstowym. Program standardowo przygotowany jest do współpracy z Rejestratorami Czasu Pracy firm: HSK Data, ACCES-CARD (SD-100) i MICROMADE (BIBI), TeleVox RCP Czytniki RCP Współpraca programu z czytnikami innymi niż: Akces-Card SD 100 HSK Data MicroMade BiBi TeleVox RCP-2000 wymaga ich indywidualnej konfiguracji (uzupełnienia dostępnej listy czytników). Konfigurację czytnika rozpoczynamy poleceniem: Nowy (Czytnik RCP). Ogólne Standard Pole nie podlega modyfikacjom użytkownika. Informuje jedynie czy edytowany aktualnie czytnik: Tak - został zdefiniowany przez twórców programu. W takim przypadku jego nazwa nie podlega edycji. Konfiguracji czytnika nie można wykasować. Poza nazwą użytkownik może dowolnie (w sposób akceptowalny przez program) modyfikować zawartość pozostałych pól. Nie - został zdefiniowany przez użytkownika programu. Podlega dowolnym modyfikacjom. Może zostać usunięty z bazy danych. Nazwa (maksymalnie 30 znaków) Nazwa musi być unikalna nie może powtarzać się w systemie (przy próbie zapisania nieobecności wykorzystującej istniejącą już w systemie nazwę pojawi się komunikat: Istnieje już inny zapis... W takim przypadku należy zmienić nazwę definiowanego czytnika i ponowić próbę zapisu). Format Konfiguracja czytnika polega na zapisaniu sekwencji znaków przy pomocy, której czytnik zapisuje pojedyncze wejście lub wyjście pracownika. W formacie (identyfikuje pojedynczy zapis wejścia lub wyjścia) mogą znaleźć się następujące znaki (program rozróżnia duże i małe litery np. M oznacza miesiąc a m minutę!): X ignoruj ten znak, N pojedynczy znak litera lub cyfra tworząca numer karty RCP, O operacja (sekwencje znaków wysyłane przez RCP dla oznaczenia wejścia lub wyjścia), R, M, D oznaczenie odpowiednio roku, miesiąca i dnia operacji. Zapis roku może być dwucyfrowy (RR), czterocyfrowy (RRRR) lub czytnik może takiej informacji nie zapisywać. W takim przypadku program przed wczytaniem danych odpyta o rok, którego dotyczą zapisy. h, m godzina i minuta wczytywanej operacji. Program do odczytu RCP Zazwyczaj producenci RCP wraz z czytnikiem dostarczają oprogramowanie pozwalające zapisy czytnika transformować na plik tekstowy (zapisać go na dysku komputera). Taki zewnętrzny program można uruchomić nie opuszczając modułu Kadry Płace (podobnie jak uruchamiany jest zewnętrzny Program Płatnika). Żeby takie uruchomienie było możliwe w polu Oprogramowanie czytnika podajemy do niego ścieżkę dostępu. Kody Dostępne na rynku czytniki RCP rejestrują: wejścia / wyjścia pracowników, prywatne i służbowe wyjścia z pracy / powroty do pracy. Zdarzenia te w programie zapisywane są odpowiednio w polach: Wejścia (inne niż służbowe) Wejścia służbowe Wyjścia (inne niż służbowe) Wyjścia służbowe Ponieważ to samo zdarzenie (na przykład wyjście służbowe) może być zapisywane za pomocą kilku różnych sekwencji znaków (zazwyczaj cyfr) dopuszczalny jest zapis: Zdarzenie, Zdarzenie, Zdarzenie Gdzie separatorem poszczególnych zdarzeń jest przecinek (, ), średnik ( ; ) lub pionowa kreska ( ). Przykład Czytnik RCP zapisuje swoje dane wg poniższej specyfikacji W programie zostanie on zdefiniowany następująco: Format: XXXNNNNNNNNMMDDhhmmOO Wejścia: 20 Służbowe: 21 Wyjścia: 30 Służbowe: 31 gdzie: X - ignoruj, N - numer karty, M - miesiąc, D - dzień, h - godzina, m - minuta, O - operacja, R - rok. Dodatkowe Blokada Włączenie blokady powoduje, że czytnik RCP widoczny jest wyłącznie na liście konfiguracyjnej, na której został zdefiniowany (a później zablokowany). Włączając blokadę użytkownik gwarantuje sobie, że definicje czytników o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Domyślne rozszerzenie nazwy pliku (np. TXT) lub filtr do wyświetlania w oknie wyboru pliku do zaimportowania (np. Pliki FIL x.fil Wszystkie pliki x.x). Po wpisaniu w danym czytniku w tym polu np. FIL przy próbie importu RCP (Lista pracowników Czynności Import RCP dany czytnik Import zapisów z pliku Przeglądaj) będzie podpowiadało się FIL w oknie wyboru pliku. Automatyczny import plików Katalog plików do importu. Należy wskazać katalog skąd pliki mają być pobrane do importu. Katalog plików zaimportowanych. Należy wskazać katalog gdzie pliki mają zostać zaimportowane. RCP algorytmy Zakładka tworzy listę napisanych algorytmów RCP. Nowe algorytmy RCP weryfikujące zaczytany czas pracy pracowników z Rejestratorów Czasu Pracy są dodawane poprzez użycie przycisku Nowy (Definicja). Stworzone weryfikatory można używać na liście Dane z RCP. Po otworzeniu formularza należy uzupełnić: Nazwa. Należy wskazać nazwę definicji algorytmu RCP. Blokada. Możliwość blokowania już nieużywanych/nieaktualnych weryfikatorów. Priorytet. Możliwość wskazania priorytetów dla poszczególnych definicji algorytmu RCP. Najwyższy priorytet to zero. 346/395

347 Na zakładce Algorytm jest możliwość użyć algorytm do weryfikowania wejść/wyjść pracowników zaczytanych z RCP pod względem indywidualnych reguł obowiązujących w danej firmie. RCP reguły Ogólne Import danych do tabeli pośredniej. Parametr dedykowany wczytywaniu wejść/wyjść pracowników z Rejestratorów Czasu Pracy na listy pośrednie, czyli Oryginalne dane z RCP i Dane z RCP. Parametr domyślnie ustawiony Nie brak możliwości wczytywania danych na tabele pośrednie. Początek doby Interpretacja początku doby: Zawsze wg kalendarza - początek doby zgodny z planowanym rozpoczęciem pracy w wybranym dniu Ustalona godzina w dni wolne - początek doby zgodny z planowanym rozpoczęciem pracy w wybranym dniu, ale dla dni wolnych od pracy początek doby zgodny z konfiguracją Zawsze ustalona godzina - początek doby zawsze odczytywany z konfiguracji Początek doby o godzinie - początek doby dla powyższych algorytmów Tolerancja pierwszego wejścia, domyślnie 1:00. W zależności od tego parametru pierwsze w danym dniu wejście zostanie przypisane albo do tego, albo do poprzedniego dnia Tolerancja ostatniego wyjścia, domyślnie 0:30 W zależności od tego parametru ostatnie w danym dniu wyjście zostanie przypisane albo do tego, albo do następnego dnia Wejścia / Wyjścia Niejednokrotnie zapisy RCP są niekompletne lub błędne. Pracownicy nie zawsze wchodząc do pracy wbijają się i wychodząc z pracy wybijają się. Niejednokrotnie pomylone są wejścia i wyjścia (szczególnie, jeżeli rodzaj zapisu zależy od sposobu włożenia karty RCP do czytnika). Cześć błędów system może wyeliminować automatycznie. Dodatkowe wyjście i wejście, jeżeli doba kończy się wejściem a zaczyna wyjściem Tak jeżeli w kolejnych zapisach RCP brakować będzie wejścia lub wyjścia to zostanie ona automatycznie uzupełnione na podstawie informacji zawartych w kalendarzu wyznaczającym normę czasu pracy pracownika. Nie wszelkie korekty, uzupełnienia w zapisach RCP będą nanoszone przez operatora systemu. U w a g a! Informacja o błędach, które nie mogą być automatycznie przez program skorygowane zapisywana jest w logu RCP. Stosuj reguły wygładzania związane z planem pracy. Czas pracy pracownika może zostać ustalony na podstawie faktycznych zapisów RCP lub zapisy te przed naliczeniem czasu pracy mogą zostać poddane wstępnej obróbce. Wybierając: Tak umożliwiamy ustalenie reguł wygładzania zapisów RCP. Odnośnikiem prowadzonej analizy jest kalendarz wyznaczający normę czasu pracy pracownika Zaokrąglaj wejścia w zakresie od do. Jeżeli odczytany z RCP zapis wejścia będzie mieścił się w przyjętych granicach to do dalszych obliczeń przyjęta zostanie godzina wejścia zapisana w kalendarzu wyznaczającym normę czasu pracy pracownika. Domyślnie, jeżeli pracownik przyjdzie do pracy nie wcześniej niż na 30 minut przed wyznaczoną godziną rozpoczęcia pracy lub spóźni się nie więcej niż 5 minut to do dalszych obliczeń przyjęta zostanie wynikająca z harmonogramu godzina rozpoczęcia pracy. Zaokrąglaj wyjścia w zakresie od do. Jeżeli odczytany z RCP zapis wyjścia będzie mieścił się w przyjętych granicach to do dalszych obliczeń przyjęta zostanie godzina wyjścia zapisana w kalendarzu wyznaczającym normę czasu pracy pracownika. Domyślnie, jeżeli pracownik zakończy pracę nie wcześniej niż 5 minut przed wyznaczoną godziną zakończenia pracy lub opóźni swoje wyjście z pracy nie dłużej niż 30 minut to do dalszych obliczeń przyjęta zostanie wynikająca z harmonogramu godzina zakończenia pracy. Nie czas pracy stanowiący podstawę naliczenia wynagrodzenia ustalony zostanie na podstawie faktycznych zapisów RCP. Czas dojścia Modyfikuj czas wejścia/wyjścia w związku z czasem potrzebnym na dojście (powrót) do stanowiska pracy Tak na etapie analizy do wejścia dodajemy tyle min. ile wpiszemy w polu Modyfikacja czasu o a w wyjściu odejmujemy tyle min. Nie Modyfikacja czasu o Czas wejścia/wyjścia zostawanie powiększony/pomniejszony o czas wpisany w tym polu. Historyczne Limit urlopu po zmianie wymiaru etatu naliczaj, jako różnicę wymiaru etatu za cały okres zatrudnienia pomniejszoną o limit urlopu za okres przed zmianą wymiaru etatu ( naliczanie różnicowe ): Tak Po zaznaczeniu parametru i naliczeniu limitu urlopu wypoczynkowego program generuje dwie pozycje. Poniżej przykład pracownika, który w pierwszym okresie zatrudniony jest na cały etat a w drugim okresie na pół etatu. Nie Limit urlopu wypoczynkowego 347/395

348 Płace W Narzędzia/Opcje/Kadry i płace w części Płace znajdują się ustawienia dotyczące rozliczania wynagrodzeń, świadczeń chorobowych, składek na ubezpieczenia, podatków. W części Płace znajdują się standardowo skonfigurowane elementy płacowe ( między innymi: wynagrodzenia, dodatki, umowy,nadgodziny, pożyczki, zajęcia wynagrodzenia). W tej części dokumentacji użytkownik może również definiować własne elementy wynagrodzenia. Elementy wynagrodzenia Definiowane w programie elementy wynagrodzenia: dodatki, potrącenia, zasiłki można podzielić na trzy grupy: Definicje standardowe przygotowane przez producenta programu niepodlegające modyfikacjom użytkownika programu. Należą do nich między innymi definicje: Wynagrodzenia zasadniczego (stawka miesięczna: Wynagrodzenie zasadnicze mies., stawka miesięczna: Wynagrodzenie zasadnicze godz.). Dodatków urlopowych (rozliczenie urlopu wypoczynkowego i okolicznościowego) Zasiłków chorobowych, macierzyńskich, opiekuńczych, rodzinnych i pielęgnacyjnych Definicje typowych elementów wynagrodzenia użytkownik programu może dowolnie modyfikować zaproponowane definicje. Celem tych definicji jest wyłącznie przyspieszenie procesu definicji prostego (typowego) systemu wynagrodzeń. Samodzielne definicje użytkownika programu. W ogólnym przypadku definiując element wynagrodzenia (zasiłek) należy kolejno: Nazwać element i ustalić sposób naliczania jego wartości wykorzystując do tego celu dostępne schematy lub tworząc niezależnie własne wzory. Określić zachowanie definiowanego elementu na dostępnych deklaracjach PIT i ZUS (np. czy element jest opodatkowany, jeżeli tak to w jaki sposób liczona jest zaliczka podatku, na jakiej deklaracji (PIT-4, PIT-8A,...) zaliczka podatku zostanie rozliczona). Ustalić wpływ definiowanego elementu na sposób liczenia zasiłków chorobowych, macierzyńskich,... oraz dodatków urlopowych (rozliczenie nieobecności typu urlop wypoczynkowy, urlop okolicznościowy. Określić indywidualne parametry definiowanego elementu. Dla ułatwienia procesu definicji nowego elementu wynagrodzenia poszczególnym krokom odpowiadają kolejne zakładki arkusza: Ogólne Deklaracje Deklaracje (cd) Nieobecności Rozliczenie Dane statystyczne Dodatkowe Algorytm Ogólne Staż pracy Edytor Nazwy parametrów Podgląd Widoczne cechy Ogólne Arkusz składa się z następujących pól (podzielonych na sekcje). Ogólne Standard Pole nie podlega modyfikacjom użytkownika. Informuje jedynie czy edytowany aktualnie element wynagrodzenia: Tak - został zdefiniowany przez twórców programu. W takim przypadku element nie może zostać wykasowany, jego nazwa nie podlega modyfikacjom. Ewentualnie wprowadzone zmiany w nazwie nie zostaną zapisane do bazy danych. Poza nazwą użytkownik może dowolnie (w sposób akceptowalny przez program) modyfikować zawartość pozostałych pól. Nie - został zdefiniowany przez użytkownika programu. Podlega dowolnym modyfikacjom. Może zostać usunięty z bazy danych (wykasowany) o ile nie został wcześniej przypisany zatrudnionym osobom (dodatki w etacie pracownika) lub wykorzystany w wypłacie (na dowolnej liście płac). Nazwa (maksymalnie 40 znaków) Nazwa musi być unikalna nie może powtarzać się w systemie (przy próbie zapisania elementu wykorzystującego istniejącą już w systemie nazwę pojawi się komunikat: Istnieje już inny zapis... W takim przypadku można wyłącznie zmienić nazwę definiowanego elementu i ponowić próbę zapisu). Nazwa wyświetlana nazwa elementu wyświetlana na raportach. Skrót Skrót będzie wykorzystywany między innymi do przygotowania wydruków, w których ze względu na brak miejsca nie jest możliwe drukowanie pełnych nazw, a automatyczne ich skrócenie może spowodować, że zapis stanie się nieczytelny. Kod Blokada Włączenie blokady powoduje, że element jest widoczny: na liście, na której został zdefiniowany (a później zablokowany) oraz na liście dodatków / potrąceń pracownika, w sytuacji, gdy został mu przypisany przed jego zablokowaniem. Po zablokowaniu nie ma możliwości przypisania zablokowanego elementu wynagrodzenia kolejnym osobom. Blokując definicję użytkownik zagwarantuje sobie, że elementy o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Blokowane będą na przykład dodatki, które już nie są wykorzystywane wypłacane, (bo zmianie uległ regulamin wynagrodzeń), a których nie można wykasować (usunąć z bazy danych), ponieważ znajdują się na archiwalnych listach płac, deklaracjach ZUS. Naliczanie Naliczanie Wypłata dla pracownika naliczana może być na jeden z dwóch sposobów: Z dołu po przepracowaniu danego miesiąca (definicja domyślna) Z góry przed przepracowaniem danego miesiąca. W takim przypadku nieobecności, które pojawią się w miesiącu, za który wypłata została zrealizowana zostaną rozliczone z miesięcznym opóźnieniem. Żeby wypłata danego elementu wynagrodzenia mogła zostać zrealizowana z góry muszą być spełnione jednocześnie dwa warunki: Definicja elementu wynagrodzenia musi dopuszczać taką możliwość (Naliczanie: Płatna z góry) Na liście płac zostanie zaznaczone, że jest ona liczona z góry. Przykład Jedynym elementem wynagrodzenia pracownika rozliczanego z góry jest wynagrodzenie zasadnicze (stawka miesięczna). Wypłata za luty (okres wypłaty: 1-28 luty) została zrealizowana 31 stycznia na liście plac zostało zaznaczone: Naliczanie: Płatna z góry. W lutym pracownik rozchorował się i był nieobecny od 10 do 14 lutego. W wypłacie realizowanej 28 lutego (za okres 1-31 marca, na liście plac zostało zaznaczone: Naliczanie: Płatna z góry) pracownik otrzyma: -Wynagrodzenie zasadnicze za okres 1-31 marca wynagrodzenie nominalne (Naliczanie: Płatna z góry). -Pomniejszenie (potrącenie) wynagrodzenia za okres nieobecności luty (pomniejszenie definiowane, jako Naliczanie: Płatna z dołu). -Wynagrodzenie za czas choroby (zasiłek chorobowy) za czas rozliczanej nieobecności: luty (wynagrodzenie za czas choroby (zasiłek chorobowy) definiowane, jako Naliczanie: Płatna z dołu (pod warunkiem, wyplata będzie naliczana 1 miesiąc wstecz ). Przykład Elementy wynagrodzenia definiowane jak wyżej: -Wynagrodzenie zasadnicze Naliczanie: Płatna z góry -Pomniejszenie wynagrodzenia z tytułu nieobecności Naliczanie: Płatna z dołu -Wynagrodzenie za czas choroby (Zasiłek chorobowy) Naliczanie: Płatna z dołu W lutym pracownik rozchorował się i był nieobecny od 10 do 14 lutego. W wypłacie realizowanej 5marca (okres wypłaty: 1-28 luty) pracownik otrzyma -Wynagrodzenie zasadnicze za okres 1-28 luty. W prawdzie element definiowany jest, jako Płatny z góry, ale wypłata następuje po okresie rozliczeniowym (spełniony jest tylko jeden z dwóch koniecznych warunków) -Pomniejszenie wynagrodzenia z tytułu nieobecności Naliczanie: Płatna z dołu -Wynagrodzenie za czas choroby (Zasiłek chorobowy) Naliczanie: Płatna z dołu Typ okresu naliczania Różna może być częstotliwość naliczania wypłat dla definiowanych elementów wynagrodzenia. W przypadku, gdy wypłata będzie miała charakter jednorazowy wybieramy opcję Jednorazowa. Kiedy wypłata będzie miała charakter powtarzalny, ale z góry nie możemy przewidzieć jak często następować będą wypłaty wybieramy Każda. 348/395

349 Okres (tygodnie/miesiące/lata) Istnieje możliwość naliczania danego elementy wypłaty, Co n tygodni podając odpowiedni okres (np. w przypadku pracowników, którzy mają wypłatę, co tydzień) W przypadku, gdy okres wypłaty jest z góry zdefiniowany (znany) wybieramy:, Co n miesięcy lub Co n lat i podajemy odpowiedni okres. Akceptowalny jest zarówno zapis, co 12 miesięcy jak i co 1 rok U w a g a! Wypłaty (elementy wypłaty), których okres wypłaty jest większy od jednego roku nie powinny być wliczane do podstawy naliczania zasiłków ZUS. Zgodnie z przyjętymi założeniami są one ignorowane w podstawie naliczania zasiłków. Opóźnienie W przypadku wypłat o okresie naliczania dłuższym niż jeden miesiąc zdarza się, że okres naliczania nie pokrywa się z okresem wypłaty. Jeżeli regulamin wynagrodzeń przewiduje 3 miesięczny okres rozliczania nadgodzin, to bardzo często odpowiednie dodatki naliczane są dopiero po zakończeniu tego okresu (Premia kwartalna z zysku za okres: styczeń marzec liczona jest w kwietniu). Podobnie jest w przypadku tak zwanej trzynastki. Jest ona wypłacana za okres roku kalendarzowego, ale nierzadko się zdarza, że nalicza się ją dopiero w lutym czy marcu. Aby umożliwić takie przesunięcie okresu naliczania wprowadzono do programu dodatkowy parametr: Opóźnienie. Opóźnienie wyrażone jest zawsze w miesiącach. Przykład Za okres minionego roku pracownikom nagroda roczna ( 13 ) naliczana jest w lutym roku następnego. W związku z powyższym w definicji dodatku należy zapisać: -Okres wypłaty: Co n miesięcy (lub Co n lat) -Miesiące / Lata: 12 (lub 1) -Opóźnienie: 2 Najniższe wynagrodzenie Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia Zgodnie z obowiązującymi przepisami wynagrodzenie pracownika zatrudnionego w pełnym wymiarze czasu pracy obliczone na podstawie przysługującej mu stawki wynagrodzenia zasadniczego i innych składników wynagrodzenia nie może być niższe od tak zwanej minimalnej płacy. Pracownikom, których wynagrodzenie za pełny miesięczny wymiar czasu pracy jest niższe od minimalnej płacy przysługuje wyrównanie do wysokości tej kwoty. Przy ustalaniu wynagrodzenia pracownika, dla potrzeb porównania go z minimalną płacą zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Pracy i Polityki Socjalnej nie uwzględnia się między innymi wypłaconych: Nagród jubileuszowych Odpraw rentowo-emerytalnych Dodatkowego wynagrodzenia rocznego dla pracowników jednostek sfery budżetowej... Wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych. W przyrównaniu wynagrodzenia pracownika do minimalnej płacy nie uwzględnia się również wszelkiego rodzaju nieopodatkowanych świadczeń, potrąceń. Definiując element wynagrodzenia użytkownik samodzielnie decyduje o tym czy dany element będzie czy nieprzyrównywany do minimalnej płacy zaznaczając pole: Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia. Pozostałe Korygowany W trakcie naliczania wypłaty za dany miesiąc istnieje możliwość sprawdzenia, czy w poprzednim, już rozliczonym okresie nie nastąpiły zmiany w odnotowanym czasie pracy lub zmiennych okresowych. Najczęściej zmiany takie powodowane są odnotowaniem nieobecności pracownika już po naliczeniu wypłaty (pracownik dostarcza zwolnienie lekarskie z opóźnieniem). Jeżeli taka sytuacja nastąpi program może odpowiednio skorygować elementy liczone w bieżącym miesiącu. Korekta taka zazwyczaj sprowadzi się do odpowiedniego pomniejszenia bieżącego wynagrodzenia zasadniczego (z tytułu rozliczania zaległej, nierozliczonej obecności) oraz wygenerowania odpowiedniego rozliczenia nieobecności (zazwyczaj zasiłku). W podobny sposób jak wynagrodzenie zasadnicze korygowane mogą być inne elementy wynagrodzenia. Żeby jednak taka korekta mogła być naliczona w definicji elementu należy zaznaczyć, że podlega on Korekcie ponownemu przeliczeniu. W przeciwnym przypadku rozliczanie zaległej nieobecności nie wpłynie na wartość definiowanego elementu wynagrodzenia. Generuj zerowy element Związane z pracownikiem elementy wynagrodzenia mogą być przez program naliczane wykazywane na liście wypłaconych elementów Zawsze (bez względu na wartość) Tylko wtedy, gdy mają wartość niezerową. Standardowo elementy o zerowej wartości nie są widoczne na liście wypłaconych elementów. Można to zmienić zaznaczając: Generuj zerowy element. Program w trakcie liczenia wypłaty wykorzystuje zawsze bieżące ustawienie konfiguracyjne. U w a g a! Wypłata zawsze gotówką W ogólnym przypadku o sposobie realizacji wypłaty (wypłata gotówkowa i/lub przelew na wskazane przez pracownika konta) decyduje zapis w danych kadrowych pracownika / zleceniobiorcy (Kadry Rachunki bankowe). W przypadku wybranych elementów można odstąpić od tej zasady zaznaczając Wypłata zawsze gotówką. Wpływa na kwotę do wypłaty Opcja dedykowana jest tak zwanym wypłatom w naturze. W takim przypadku wartość elementu wynagrodzenia nie wpływa bezpośrednio na kwotę do wypłaty. Jednak ze względów podatkowych informacje o takim dochodzie pracownika powinniśmy uwzględnić w jego wypłatach. Nie zaznaczenie parametru Wpływa na kwotę do wypłaty spowoduje że: wartość danego elementu zostanie uwzględniona w podstawie naliczania podatku (składek ZUS), w naliczonej zaliczce podatku i składkach ZUS (o ile element jest opodatkowany i oskładkowany) i... nie zostanie uwzględniona w kwocie do wypłaty Umieszczenie tego typu elementów na liście płac spowoduje, że: Brutto Składki ZUS Pracownika Zaliczka podatku Kwota do wypłaty Gdzie: Zaliczka podatku = Zaliczka podatku przekazywana do US + Składka na ubezpieczenie zdrowotne U w a g a! Aktualizuj zapis po wypłacie Każdy etatowy element wynagrodzenia związany z pracownikiem może mieć swoją historię zmian. W poszczególnych zapisach historycznych przechowywane będą między innymi wartości istotnych parametrów algorytmu. Załóżmy, że pracownikowi zgodnie z warunkami umowy o pracę wypłacana jest, co miesiąc premia procentowa, liczona, jako procent wynagrodzenia zasadniczego. Procent premii (parametr algorytmu) jest wielkością zmienną. Pracownik w poszczególnych miesiącach otrzymuje premie o różnej wysokości (różnym procencie). Jeżeli zadbamy o to, żeby zapisywać do historii każdą zmianę procentu premii będziemy mogli w dowolnym momencie odtworzyć każdą wypłatę. Zeruj parametry po wypłacie Wśród definiowanych elementów wynagrodzenia (dodatków i potrąceń) pojawiać się będą i takie, które wypłacane będą okresowo (na przykład, co miesiąc), ale ich wartość często będzie ulegała zmianie. W przypadku, gdy wartość nie jest automatycznie naliczana przez program warto zaznaczyć: Zeruj parametry po wypłacie. W ten sposób zapobiegniemy przypadkowemu naliczenia wypłaty, ponieważ możliwe będą dwa scenariusze: Pracownikowi przysługuje dodatek w nowej wartości, którą musimy odnotować, Pracownik utracił w danym miesiącu prawo do wypłaty (na przykład nie przepracował ani jednej godziny w warunkach szkodliwych). Ponieważ przed wypłatą nowa wartość (liczba godzin) nie została wprowadzona naliczony dodatek będzie miał zerową wartość (po poprzedniej wypłacie liczba przepracowanych godzin została wyzerowana). Lista płac Definicja listy płac W programie predefiniowane zostało siedem typów list płac. Są to: LPE (Lista Płac Etaty) - domyślnie wypłaty dla pracowników zatrudnionych na etacie, LPU (Lista Płac Umowy) - domyślnie wypłaty dla zleceniobiorców, LPI (Lista Płac Inne) - wypłaty dla osób niebędących ani pracownikami ani zleceniobiorcami). Na liście mogą być umieszczane wyłącznie nieopodatkowane, nieoskładkowane elementy płac. LPD (Lista Płac Dochód deklarowany) - lista zarezerwowana dla rozliczeń z Właścicielami oraz Osobami z nimi współpracującymi. LPBO lista płac dla elementów importowanych z innych programów LPZ (Lista Płac Zaliczki) - wypłacone zaliczki a konto wypłaty LPP (Lista Płac Pożyczki) lista udzielonych (wypłaconych) pożyczek typu PKP, ZFM, Użytkownik ma możliwość definiowania własnych list płac. Służy temu opcja: Konfiguracja Płace Listy płac. 349/395

350 Uzupełniając pole Definicja list płac z góry decydujemy, na jakiej liście płac definiowany element będzie się pojawiał. Pozostawiając pole nieuzupełnione powodujemy, że to program w trakcie realizacji wypłaty dokona wyboru odpowiedniej listy. Poszukując dla wypłacanego elementu wynagrodzenia listy płac odpowiedniego typu program kierował się będzie przede wszystkim rodzajem zatrudnienia. W pierwszej kolejności zostanie sprawdzone czy zatrudniony jest pracownikiem etatowym. Jeżeli TAK, to wypłata definiowanego elementu zostanie umieszczona na takiej samej liście płac, co wynagrodzenie zasadnicze. W drugiej kolejności zostanie sprawdzone czy zatrudniony jest zleceniobiorcą (o ile nie jest pracownikiem etatowym). Jeżeli TAK, to wypłata zostanie umieszczona na takiej samej liście płac jak rozliczane umowy cywilnoprawne. Umieszczenie definiowanego elementu na liście innych wypłat wymaga definicji wprost odpowiedniego uzupełnienia pola Definicja list płac. U w a g a! Przez inne wypłaty w programie rozumiane są wypłaty realizowane dla osób niebędących ani pracownikami, ani zleceniobiorcami (np. wypłata świadczeń socjalnych dla emerytowanych byłych pracowników). Wypłata nagrody wypłacanej pracownikom w trakcie miesiąca jest przykładem wypłaty etatowej. Definiując własne wynagrodzenie zasadnicze MUSIMY wybrać jedną ze zdefiniowanych uprzednio typów list płac. Podobnie postępujemy definiując własne rozliczenia umów cywilnoprawnych. Rodzaj wypłaty Definiując dany element wynagrodzenia nie musimy z góry ustalać, na jakiej liście płac będzie on rozliczany. Definiując dany element wynagrodzenia musimy natomiast przewidzieć, komu będzie on wypłacany. Wynagrodzenie zasadnicze wypłacane jest pracownikom etatowym. Wypłaty z tytułu umów cywilnoprawnych dotyczą zleceniobiorców. W takich przypadkach definiując element wynagrodzenia w pole Wypłata wpisujemy odpowiednio Etat lub Umowa. Jeżeli definiując dany element wynagrodzenia zakładamy, że będzie on wypłacany osobom niezatrudnionym (na przykład byłym pracownikom, to w pole Wypłata wpisujemy Inna wypłata). Do tego rodzaju wypłaty nie jest generowany wydruk Duży pasek wypłaty z pozycji Kadry i Płace Płace Wypłaty, próba wydruku kończy się błędem. Może się jednak zdarzyć, że definiując dany element wynagrodzenia nie jesteśmy w stanie przewidzieć, kto będzie jego odbiorcą. Ten sam zasiłek rodzinny może zostać wypłacony zarówno pracownikowi jak i zleceniobiorcy. Podobnie rozliczenie delegacji. W takim przypadku w polu Wypłata wpisujemy Warunkowy. Wybranie w parametrze Rodzaj wypłaty : Warunkowy lub inna sprawi, że element wynagrodzenia wypłacany będzie dla wypłat etatowych, umów cywilnoprawnych oraz dla wypłat za okres po ustaniu zatrudnienia np. dla emeryta. W przypadku, gdy chcemy, aby dodatek był wypłacony za okresy po ustaniu zatrudnienia należy dodatkowo w polu Definicja lista płac ustawić listę LPI. Kolejność na listach płac Definiując dany element wynagrodzenia możemy z góry ustalić, w jakiej kolejności pojawi się w wypłacie na zakładce Elementy. 350/395

351 Deklaracje W przypadku elementów nieopodatkowanych, niestanowiących podstawy naliczania składek ZUS uzupełnienie poniższego arkusza można pominąć. W pozostałych przypadkach: elementów opodatkowanych - definiowanie rozpoczynamy od określenia, na jakiej deklaracji PIT i na jakiej pozycji dany element będzie rozliczany (informacja o jego wypłacie będzie przekazywana do urzędu skarbowego). elementów oskładkowanych - definiowanie rozpoczynamy od określenia, jakie składki maja być naliczane. Deklaracje PIT Pozycja na deklaracji PIT Ten sam arkusz wykorzystywany jest zarówno do definiowania elementów wynagrodzenia płaconych ze stosunku pracy jak i wszelkiego rodzaju umów cywilnoprawnych. Stąd do dyspozycji pozostają dowolne pozycje deklaracji: PIT-4R PIT-11 PIT-8AR PIT-R IFT-1 PIT-8C PIT-8S Przy czym wybór dowolnej pozycji PIT-4R gwarantuje, że dany element (jego wypłata) zostanie automatycznie uwzględniony w trakcie przygotowywania PIT-11 lub PIT-40. Z drugiej strony odwołanie się wprost w trakcie definiowania elementu do pozycji PIT-11 gwarantuje nam, że element zostanie uwzględniony wyłącznie na deklaracji PIT-11 i PIT-40 (nie zostanie uwzględniony na PIT-4R) U w a g a! W przypadku elementów nieopodatkowanych pozostawiamy pole Pozycja na deklaracji PIT nieuzupełnione. Jeżeli pozycja PIT została błędnie wybrana (nie powinna zostać wybrana) odpowiedni zapis należy wykasować (np. klawiszem DEL) i ponownie zaakceptować puste pole. Zaliczka podatku (podatek) Nie naliczać Definiując nieopodatkowany element wynagrodzenia wybieramy Nie naliczać. Naliczać wg skali podatkowej Dla elementów opodatkowanych innych niż umowy cywilnoprawne wybieramy: Naliczać wg skali podatkowej. W takim przypadku wysokość zaliczki podatku zostanie ustalona z uwzględnieniem ewentualnych modyfikacji (lokalne progi podatkowe) zapisanych w Pracownik Kadry Dane podatkowe. Zgodnie z Art Zaliczki... od stycznia do grudnia... wynoszą: 1) Za miesiące od początku roku do miesiąca włącznie, w którym dochód podatnika uzyskany od początku roku w tym zakładzie pracy przekroczył kwotę stanowiącą górną granicę pierwszego przedziału skali - 18 proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu, 2) Za miesiące następujące po miesiącu, w którym dochód uzyskany od początku roku przekroczył kwotę, o której mowa w pkt proc. dochodu uzyskanego w danym miesiącu, Definiując rozliczenie umów cywilnoprawnych wybieramy: Procentowe lub Procentowe jak umowy Po wybraniu (zaakceptowaniu) pierwszej opcji w kolejnym polu podajemy wysokość (procent) podatku. Opcję wykorzystujemy definiując wypłatę do umowy rozliczanej deklaracją IFT-1 lub PIT-8AR. W drugim przypadku procent zaliczki podatku zostanie odczytany z danych konfiguracyjnych programu. Opcję wykorzystujemy definiując wypłatę do umowy rozliczanej deklaracją PIT-11. Podstawa naliczania podatku pomniejszona o składki ZUS Zgodnie z Art ustawy PDOF podstawę obliczenia podatku, z zastrzeżeniem art. 24 ust. 3 i art , stanowi dochód ustalony zgodnie z art. 9, art. 24 ust. 1 i 2 oraz ust. 4-6 i 8-12 lub art. 24b ust. 1 i 2 lub art. 25, po odliczeniu między innymi kwot składek, określonych w przepisach o systemie ubezpieczeń społecznych: Zapłaconych bezpośrednio na własne ubezpieczenia emerytalne, rentowe, chorobowe oraz wypadkowe podatnika oraz osób z nim współpracujących, jeżeli nie zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów, Potrąconych przez płatnika ze środków podatnika na ubezpieczenia emerytalne i rentowe oraz na ubezpieczenie chorobowe, z tym że w przypadku podatnika osiągającego przychody określone w art. 12 ust. 6, tylko w części obliczonej, w sposób określony w art. 33 ust. 4, od przychodu podlegającego opodatkowaniu odliczenie nie dotyczy składek, których podstawę wymiaru stanowi dochód (przychód) wolny od podatku na podstawie art. 21 i 52. Podstawa obliczania podatku nie jest, więc pomniejszana o składki na ubezpieczenie społeczne w przypadku realizowania wypłaty z tytułu wykonywania umowy zlecenia, w której odpłatność określono na kwotę nie wyższą niż 200,00 zł (art. 30 ust. 3 ustawy PDOF). Od wypłaconego bądź postawionego do dyspozycji podatnika przychodu, od którego nalicza się zryczałtowany podatek, nie pomniejsza się o koszty uzyskania przychodu oraz składki na ubezpieczenia społeczne, co oznacza, że definiując własną wypłatę dla umowy ryczałtowej NIE zaznaczamy pola: Podstawa naliczania podatku pomniejszona o składki ZUS. Koszty uzyskania przychodu Opcja dostępna jest pod warunkiem wcześniejszego wskazania pozycji na deklaracji PIT. W przypadku opodatkowanych elementów wynagrodzenia wypłacanych pracownikom etatowym wybieramy pomiędzy: Nie naliczać Ze stosunku pracy Ze stosunku pracy + 50% W wysokości stosunku pracy Przy czym wybranie: Ze stosunku pracy Ze stosunku pracy + 50% oznacza, że program ma prawo odliczyć koszty uzyskania od wskazanego elementu wynagrodzenia. O tym czy faktycznie, te koszty zostaną odliczone (i w jakiej wysokości) przekonać się będziemy mogli dopiero w wypłacie gdyż program dba o to, żeby za dany miesiąc nie zostały odliczone koszty większe niż te, które pracownikowi przysługują. Można, więc przyjąć, że odliczane w wypłacie koszty uzyskania, za dany miesiąc są ograniczone: Od góry wartościami zapisanymi w etacie pracownika (Etat Dane podatkowe), Od dołu wartością samej wypłaty (odliczone w wypłacie koszty uzyskania nie mogą być wyższe niż sama wypłata, po pomniejszeniu jej przez składki ZUS). U w a g a! Zgodnie z art.92 kodeksu pracy za czas niezdolności pracownika do pracy wskutek: 1) choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną - trwającej łącznie do 33 dni w ciągu roku kalendarzowego a w przypadku pracownika, który ukończył 50 rok życia trwającej łącznie do 14 dni w ciągu roku kalendarzowego - pracownik zachowuje prawo do 80% wynagrodzenia, chyba, że obowiązujące u danego pracodawcy przepisy prawa pracy przewidują wyższe wynagrodzenie z tego tytułu, 2) wypadku przy pracy, wypadku w drodze do pracy lub z pracy albo choroby zawodowej lub choroby przypadającej w czasie ciąży - w okresie wskazanym w pkt 1 - pracownik zachowuje prawo do 100% wynagrodzenia. W związku z powyższym wynagrodzenie za czas choroby (jako normalne wynagrodzenie tylko w obniżonej wysokości) daje prawo do odliczania kosztów uzyskania Uwaga ta nie dotyczy oczywiście wypłacanych zasiłków. Zgodnie z Ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych (PDOF) wypłata zasiłków ZUS nie uprawnia do odliczania kosztów uzyskania. Definiując elementy, do których zastosowanie mają koszty uzyskania na podstawie art.22 ust.9 pkt 3 ustawy ( proc z tytułu korzystania przez twórców z praw autorskich i praw pokrewnych w rozumieniu odrębnych przepisów lub rozporządzania przez nich tymi prawami) wybieramy: Ze stosunku pracy + 50% O tym, jakiej części (procentu) składnika będą odliczane koszty uzyskania z tytułu praw autorskich decydujemy zapisując odpowiednią wartość w Pracownik Kadry Dane podatkowe. To ustawienie dotyczy wszystkich składników wynagrodzenia, dla których wybierzemy koszty uzyskania: Ze stosunku pracy + 50%. Wybranie sposobu odliczania kosztów uzyskania: Ze stosunku pracy + 50% przy jednoczesnym NIE uzupełnieniu informacji o przysługujących kosztach uzyskania z tytułu praw autorskich (Pracownik Kadry Dane podatkowe) spowoduje, że w definiowanym przypadku dany element wynagrodzenia zostanie potraktowany identycznie jak: Ze stosunku pracy. Oznacza to, że możemy wykorzystać tą samą definicję dla składnika wynagrodzenia wypłacanego zarówno pracownikom uprawnionym jak i nieuprawnionym do odliczania kosztów uzyskania z tytułu praw autorskich. Przykład Zgodnie z warunkami umowy o pracę informatyk 75% swojego wynagrodzenia uzyskuje z tytułu praw autorskich. W takim przypadku odnotowujemy (Pracownik Kadry Dane podatkowe) Procent wynagrodzenia z 50% kosztami uzyskania: 75%. 351/395

352 Załóżmy, że jego wynagrodzenie brutto wynosi zł (w tym 337,31 zł to składki ZUS) Naliczone koszty uzyskania wynoszą: 1592,27 zł część wynagrodzenia (po odliczeniu składek ZUS) uprawniająca do 50% kosztów uzyskania: 796,14 zł naliczone koszty uzyskania 530,75 zł część wynagrodzenia (po odliczeniu składek ZUS) uprawniająca do standardowych kosztów uzyskania, w 2010 roku: 111,25 zł Poza wynagrodzeniem zasadniczym pracownikowi przyznana została premia 1230,16 zł (w tym 168,65 zł to składki ZUS). Jeżeli w konfiguracji Premii zaznaczono Koszty uzyskania przychodu: Ze stosunku pracy to w tym konkretnym przypadku nie zostaną one naliczone. Całość standardowych kosztów uzyskania została wykorzystana w wynagrodzeniu zasadniczym. Jeżeli w konfiguracji Premii zaznaczono Koszty uzyskania przychodu: Ze stosunku pracy + 50%, to wyniosą one 398,06 zł (75% premii po odjęciu składek ZUS to 796,13 zł). Z powodu jak wyżej nie zostaną naliczone standardowe koszty uzyskania. Wykorzystując arkusz do definicji wypłaty z tytułu umowy cywilnoprawnej wybierzemy: Nie naliczać, jeżeli będzie to umowa rozliczana ryczałtem (PIT-8AR) lub wybrane pozycje PIT-11 Procentowe jeżeli będą to pozostałe (uprawniające do pomniejszenia podstawy opodatkowania o koszty uzyskania) deklaracje PIT-11Po wybraniu i zaakceptowaniu tej opcji w kolejnym polu określamy wartość (procent) kosztów uzyskania. W wysokości stosunku pracy - dotyczą kontraktu menedżerskiego, tzn. dla tego typu umowy koszty naliczą się w kwocie wpisanej w konfiguracji Kadry i płace Płace Podatki Koszty uzyskania miesięczne. Procentowe50 pozycja ta dostępna jest po wybraniu pozycji na deklaracji pit PIT - 4R1. Dzięki temu możliwa jest konfiguracja dodatków z procentowymi kosztami uzyskania (jak umowy cywilnoprawne) wykazywanych na PIT 4R jako wynagrodzenie ze stosunku pracy z autorskimi kosztami uzyskana. Procentowe warunkowo opcja dedykowana dla umów cywilnoprawnych z uwzględnieniem przepisów o umowach ryczałtowych. Przy umowach poniżej lub równych 200zł koszty nie będą naliczane, przy umowach powyżej 200zł zostaną naliczone koszty procentowe. W wysokości stosunku pracy warunkowo dotyczą kontraktu menedżerskiego, tzn. dla tego typu umowy koszty naliczą się w kwocie wpisanej w konfiguracji Kadry i płace Płace Podatki Koszty uzyskania miesięczne, ale z uwzględnieniem przepisów dotyczących umów ryczałtowych, zgodnie, z którymi od umów poniżej lub równych 200zł nie nalicza się kosztów. Koszty autorskie 50 - po wybraniu tej opcji dla pracownika będą naliczane koszty autorskie bez naliczania kosztów ze stosunku pracy. U w a g a! W ustawie z dnia 24 października 2012 r. o zmianie ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych został wprowadzony ust. 9a w brzmieniu: "W roku podatkowym łączne koszty uzyskania przychodów, o których mowa w ust. 9 pkt 1 3, nie mogą przekroczyć 1 2 kwoty stanowiącej górną granicę pierwszego przedziału skali podatkowej, o której mowa w art. 27 ust. 1". W związku z powyższym po przekroczeniu limitu program nalicza zerowe 50% koszty uzyskania przychodów dla definicji elementów, które w konfiguracji w polu Koszty uzyskania przychodów mają wybrane: - ze stosunku pracy 50 - procentowe 50 - koszty autorskie 50 - procentowe lub procentowe warunkowo, jeśli w polu procent jest wpisane 50%. Ulga podatkowa Zaliczkę obliczoną pracownikowi w sposób określony w art. 32 ust. 1, 1a i 2 PDOF zmniejsza się o kwotę stanowiącą 1/12 kwoty zmniejszającej podatek, określonej w pierwszym przedziale obowiązującej skali podatkowej, co oznacza, że opcję Naliczać ulgę podatkową wybieramy zawsze, kiedy definiowany jest opodatkowany element wynagrodzenia, który wypłacany będzie pracownikom etatowym (dotyczy to więc również zasiłków). Nie naliczać we wszystkich pozostałych przypadkach Podobnie jak w przypadku naliczania kosztów uzyskania zaznaczenia dla definiowanego elementu wynagrodzenia Naliczać oznacza, że program ma prawo odliczyć ulgę od zaliczki podatku naliczonej dla wskazanego elementu wynagrodzenia. O tym czy faktycznie, ta ulga zostanie odliczona (i w jakiej wysokości) przekonać się będziemy mogli dopiero w wypłacie gdyż program dba o to, żeby za dany miesiąc nie została odliczona ulga większa niż ta, które pracownikowi przysługuje. Można, więc przyjąć, że odliczana w wypłacie ulga podatkowa, za dany miesiąc jest ograniczona: Od góry wartościami zapisanymi w etacie pracownika (Pracownik Kadry Dane podatkowe), Od dołu wartością naliczonej zaliczki podatku, przed pomniejszeniem jej o składkę na ubezpieczenie zdrowotne. Ograniczenie od góry wartościami zapisanymi w etacie pracownika gwarantuje, że ten sam element wykorzystywany może być przy wypłacie zarówno dla pracowników etatowych jak i zleceniobiorców. Uwaga ta dotyczy głównie opodatkowanych zasiłków ZUS. Wypłacając zasiłek chorobowy zleceniobiorcy mamy pewność, że ulga podatkowa nigdy nie pomniejszy naliczonej zaliczki (pomimo zapisu w konfiguracji zasiłku Naliczać), ponieważ brak będzie odpowiedniego zapisu w danych podatkowych zleceniobiorcy (Pracownik Kadry Dane podatkowe). U w a g a! Zablokowana została możliwość zmiany typu z "opodatkowany" na "nieopodatkowany" dla elementów, które zostały, chociaż raz wypłacone. W przypadku wypłaconych elementów opodatkowanych można zmienić pozycję deklaracji PIT, ale nie można jej wykasować. Dla wypłaconych elementów nieopodatkowanych nie można ustawić pola: Pozycja PIT. Deklaracje ZUS Kod świadczenia / przerwy (RSA) Z punktu widzenia definicji elementów wynagrodzenia (zasiłków) nieobecności można podzielić na dwie grupy: takie, za okres, których osobie zatrudnionej przysługuje wynagrodzenie (zasiłek) oraz nieobecności niepłatne. W pierwszym przypadku nośnikiem informacji o nieobecności będzie jej rozliczenie: zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, zasiłek opiekuńczy z ubezpieczenia chorobowego zasiłek chorobowy z ubezpieczenia chorobowego zasiłek chorobowy z ubezpieczenia wypadkowego 315 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres ustalony, jako okres urlopu macierzyńskiego lub urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego wyrównanie zasiłku opiekuńczego z ubezpieczenia chorobowego wyrównanie zasiłku chorobowego z ubezpieczenia chorobowego wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia wypadkowego 319 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres urlopu rodzicielskiego, 320 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres urlopu rodzicielskiego świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia chorobowego świadczenie rehabilitacyjne z ubezpieczenia wypadkowego 323 wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia chorobowego wyrównanie świadczenia rehabilitacyjnego z ubezpieczenia wypadkowego 325 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego 326 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres dodatkowego urlopu macierzyńskiego lub dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego 327 zasiłek macierzyński z ubezpieczenia chorobowego za okres urlopu ojcowskiego 328 wyrównanie zasiłku macierzyńskiego z ubezpieczenia chorobowego za okres urlopu ojcowskiego wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa, finansowane ze środków pracodawcy wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy z innych przyczyn niż wypadek przy pracy lub choroba zawodowa, finansowane ze środków FGŚP wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, finansowane ze środków pracodawcy wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową, finansowane ze środków FGŚP 335 wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków pracodawcy wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy z powodu choroby, finansowane ze środków FGŚP wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową za okres do dnia 31 grudnia 2002 r., finansowane ze środków pracodawcy wyrównanie wynagrodzenia za czas niezdolności do pracy w związku z wypadkiem przy pracy lub chorobą zawodową za okres do dnia 31 grudnia 2002 r., finansowane ze środków FGŚP inne świadczenia i przerwy W drugim przypadku nośnikiem informacji o nieobecności będzie odpowiednie pomniejszenie wynagrodzenia zasadniczego. Stąd chcąc zdefiniować własne pomniejszenie wynagrodzenia wybierać będziemy pomiędzy: urlop bezpłatny udzielony na pisemny wniosek pracownika (art Kodeksu Pracy) urlop bezpłatny udzielony w celu wykonywania pracy u innego pracodawcy (art Kodeksu Pracy) urlop wychowawczy udzielony na podstawie 1 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie urlopów i zasiłków wychowawczych urlop wychowawczy udzielony na podstawie 2 rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 28 maja 1996 roku w sprawie urlopów i zasiłków wychowawczych okres, za który pracownikowi przysługuje odszkodowanie w związku ze skróceniem okresu wypowiedzenia umowy o pracę (art Kodeksu Pracy) okres, za który nie są opłacane składki na ubezpieczenie emerytalne i rentowe z powodu przekroczenia w trakcie roku kalendarzowego kwoty rocznej podstawy wymiaru składek okres nieobecności w pracy usprawiedliwionej bez prawa do wynagrodzenia lub zasiłku 352/395

353 152 - okres nieobecności w pracy nieusprawiedliwionej 155- okres niezdolności do pracy bez prawa do wynagrodzenia z przyczyn określonych w art.92 Poza wymienionymi powyżej rozliczeniami nieobecności (zasiłkami) i nieobecnościami generującymi odpowiednie pomniejszenia wynagrodzenia zasadniczego do wyboru pozostają również: zasiłek porodowy (historyczny) zasiłek wyrównawczy zasiłek pogrzebowy (historyczny) 214 zasiłek wyrównawczy z ubezpieczenia wypadkowego 215 wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia chorobowego 216 wyrównanie zasiłku wyrównawczego z ubezpieczenia wypadkowego składniki wynagrodzenia przysługujące w okresie niezdolności do pracy, jeżeli nie zostały uwzględnione w podstawie wymiaru wypłaconego za czas tej niezdolności wynagrodzenia lub zasiłku. U w a g a! Definiując elementy wynagrodzenia typu dodatek urlopowy pole pozostawiamy nieuzupełnione gdyż z punktu widzenia ZUS okres urlopu wypoczynkowego (okolicznościowego) traktowany jest na równi z okresem pracy. Wynagrodzenie otrzymane za okres tych nieobecności traktowane jest na równi z wynagrodzeniem otrzymanym za okres rzeczywistej pracy. W praktyce wszystkie typowe nieobecności i ich rozliczenia (pomniejszenia) w programie zostały predefiniowane, co oznacza, że wyłącznie w szczególnych przypadkach opcja będzie wykorzystywana. Pozycja na deklaracji RCA Deklaracja RCA (RNA) poza wykazaniem indywidualnych składek na ubezpieczenie służy wykazaniu zasiłków finansowanych z budżetu państwa, stąd do wyboru pozostają (poza Nie dotyczy): Zasiłek rodzinny Dodatek rodzinny (jednorazowy) Zasiłek pielęgnacyjny Zasiłek wychowawczy Dodatek do zasiłku rodzinnego oraz Podstawowa składka na PFE (kwota składki odpowiednio pomniejsza podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne). Kod składnika wynagrodzenia (deklaracja Rp-7) Dowodami potwierdzającymi wysokość zarobków są przede wszystkim zaświadczenia wystawiane przez zakłady pracy na odpowiednich drukach. Aktualnie jest to druk o symbolu Rp-7. Z punktu widzenia deklaracji Rp-7 rozróżniamy: Nie dotyczy, elementy, których nie wykazujemy na deklaracji, Stałe składniki wynagrodzenia, np. wynagrodzenie zasadnicze, dodatek za wysługę lat, funkcyjny, służbowy, za pracę wykonywaną w warunkach szkodliwych lub niebezpiecznych dla zdrowia (kolumna 2 deklaracji), Zmienne (lub uznaniowe) składniki wynagrodzenia, np.: premie regulaminowe, z zysku, eksportowe, nagrody za osiągnięcia zawodowe, dydaktyczno-wychowawcze dla nauczycieli, trzynastki, wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych, oraz rodzaj składnika wynagrodzenia, np. premia regulaminowa, nagroda z zakładowego funduszu nagród (kolumna 3 deklaracji), Inne składniki wynagrodzenia (wypłaty), np. rekompensaty pieniężne wypłacone pracownikowi obok wynagrodzenia lub zasiłku z ubezpieczenia społecznego, honoraria wypłacane dziennikarzom za pracę dziennikarską przez macierzystą redakcję oraz pracownikom własnym za prace związane z przygotowaniem, organizacją i realizacją programu radiowego i telewizyjnego, wartość rekompensaty pieniężnej ustalonej z tytułu okresowego niepodwyższania płac w sferze budżetowej (kolumna 4 deklaracji), Świadczenia w naturze. Na deklaracji wykazujemy kwotę równowartości świadczeń w naturze i ekwiwalentu za te świadczenia, Świadczenia z ubezpieczenia społecznego wypłacane zamiast wynagrodzenia: zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy, wyrównawczy, dodatek wyrównawczy, świadczenie wyrównawcze i rehabilitacyjne oraz wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy wypłacone przez pracodawcę na podstawie art. 92 Kodeksu pracy (lub innych przepisów w tym zakresie). Podstawa naliczania składek ZUS Zgodnie z 1 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18 grudnia 1998r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy... (Dz.U. Nr 161, poz.1106), podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe stanowi przychód w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych, osiągany przez pracowników u pracodawcy z tytułu zatrudnienia w ramach stosunku pracy. Od tej reguły ta sama ustawa ustanawia ponad 30 wyjątków. O ile definiowany, opodatkowany element wynagrodzenia nie zalicza się do owych wyjątków zaznaczamy: Naliczać. Definiowany element wynagrodzenia będzie stanowił podstawę naliczania składek ZUS. Nie mniej niż zaznaczamy w przypadku pracowników zatrudnionych na kontraktach ich podstawa naliczania składek ZUS nie może być mniejsza niż średnia płaca (w 2010 r. wynosi 3146 zł.). W pozostałych przypadkach zaznaczamy: Nie naliczać. Składka na ubezpieczenie zdrowotne W ogólnym przypadku do ustalenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne stosuje się przepisy określające podstawę wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe tych osób, przy czym Przy ustalaniu podstawy wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pracowników nie stosuje się wyłączeń wynagrodzeń za czas niezdolności do pracy wskutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną oraz nie stosuje się ograniczenia, o którym mowa w art. 19 ust. 1 ustawy z 13 października 1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. nr 137, poz. 887). Podstawę wymiaru składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza się o kwoty składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe i chorobowe finansowanych przez ubezpieczonych niebędących płatnikami składek, potrąconych przez płatników ze środków ubezpieczonego, zgodnie z przepisami o systemie ubezpieczeń społecznych. Dla elementów, które stanowią podstawę naliczania składek ZUS wybieramy Naliczać (w większości przypadków będą to elementy, dla których wcześniej zdefiniowana, że stanowią podstawę naliczania składek ZUS). Nie mniej niż zaznaczamy w przypadku pracowników zatrudnionych na kontraktach ich podstawa naliczania składek ZUS nie może być mniejsza niż średnia płaca (w 2010 r. wynosi 3146 zł.). W pozostałych przypadkach Nie naliczać. Wyjątkiem będzie tu wynagrodzenie za czas choroby, które nie stanowi podstawy naliczania składek na ubezpieczenia społeczne i stanowi podstawę naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne. Podstawa naliczania składki (na ubezpieczenie zdrowotne) pomniejszona o składki ZUS Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne osób prowadzących pozarolniczą działalność jest taka sama jak podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne - jest to kwota zadeklarowana niepomniejszona o składki ZUS. Począwszy od 30 grudnia 1999 r. w ten sam sposób ustala się podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie zdrowotne osoby współpracującej. Definiując w programie wynagrodzenie dla właściciela (osoby współpracującej) pozostawiamy niezaznaczone pole: Podstawa naliczania składki pomniejszona o składki ZUS Tak Nie Składka na ubezpieczenie zdrowotne pomniejsza naliczony podatek (zaliczkę) Składka na ubezpieczenie zdrowotne podlega zgodnie z art. 30 ustawy o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, odliczeniu: Od podatku dochodowego od osób fizycznych obliczonego według skali podatkowej określonej w art. 27 ust. 1 ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2000 r. Nr 14, poz. 176 z późn. zm.), Od zryczałtowanego podatku dochodowego opłacanego w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych i karty podatkowej oraz od zryczałtowanego podatku dochodowego od przychodów osób duchownych - na zasadach określonych w ustawie z dnia 20 listopada 1998 r, o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. Nr 144, poz. 930). Z art. 30 ust. 1 pkt. 5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych wynika, że przychodów z tytułu wykonywania umowy zlecenia nie łączy się z przychodami z innych źródeł i pobiera od nich podatek w formie ryczałtu w wysokości 18% przychodu, jeżeli kwota należności określona w tej umowie zawartej z osobą niebędącą pracownikiem płatnika w 2010 r. nie przekracza kwoty 200,00 zł. Pobrany z tytułu wykonywania umowy zlecenia zryczałtowany podatek nie jest zaliczką na podatek dochodowy, a w konsekwencji nie można od niego odliczyć składki na ubezpieczenie zdrowotne. Stosownie do art. 22a ust.1 ustawy o powszechnym ubezpieczeniu zdrowotnym, w przypadku, gdy składka na ubezpieczenie zdrowotne obliczona przez płatnika, o którym mowa w art.24 ust. 1-8 tej ustawy, jest wyższa od zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych obliczonej przez płatnika zgodnie z przepisami ustawy z dnia 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych, składkę obliczoną za poszczególne miesiące obniża się do wysokości tej zaliczki. Przepisy ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, w sposób odrębny regulują zasady obliczania i poboru zaliczek na podatek dochodowy od przychodów z różnych źródeł, tj.: Ze stosunku pracy, Z umowy zlecenia (o dzieło). Pracodawca jest, zatem zobowiązany składkę na ubezpieczenie zdrowotne wyliczoną od przychodu ze stosunku pracy pomniejszyć do wysokości zaliczki na podatek dochodowy obliczonej wyłącznie z tego tytułu. Z drugiej strony sposób naliczania zaliczki podatku i składki na ubezpieczenie zdrowotne od umów zleceń (o dzieło) gwarantuje, że dla samodzielnych wypłat tego typu nigdy zaliczka podatku nie będzie mniejsza od składki na ubezpieczenie zdrowotne. W związku z powyższym: definiując Elementy wynagrodzenia ze stosunku pracy wybieramy: Pomniejsza do wysokości zaliczki, Umowy zlecenia (o dzieło) rozliczane PIT-11 wybieramy: Pomniejsza. Pomniejsza działa tak, że ile się da program ściąga z zaliczki podatku a jak braknie zaliczki podatku ściąga z wypłaty pracownika, ma to zastosowanie przy pracownikach kontraktowych, 353/395

354 Umowy zlecenia rozliczane PIT-8AR wybieramy: Nie Pomniejsza. Pomniejsza do FIS Pomniejsza warunkowo opcja uwzględniająca przepisy dotyczące umów ryczałtowych. Składka na Fundusz Pracy Parametr dedykowany dla umów cywilnoprawnych, zawartych bądź rozwiązanych w trakcie miesiąca. Parametr może przyjmować wartości: Domyślna. W kodzie programu jest zaszyte, które elementy są przyrównywane do pełnego miesiąca, w celu sprawdzenia czy wartość elementu jest wyższa lub równa niż wynagrodzenie minimalne, zatem czy ma zostać naliczona składka na Fundusz Pracy. Po wybraniu tej opcji, przy umowach cywilnoprawnych będzie sprawdzana wartość umowy, bez przyrównania do pełnego miesiąca. Jeżeli wartość będzie wyższa bądź równa kwocie wynagrodzenia minimalnego, składka na FP zostanie naliczona. Bez przyrównania. Wartość elementu nie będzie przeliczana na pełny miesiąc, w celu sprawdzenia czy ma zostać naliczona składka na FP. Z Przyrównaniem. Wartość elementu będzie przyrównana do pełnego miesiąca. Składka na FP będzie naliczana, jeżeli wartość elementu po przyrównaniu będzie wyższa bądź równa stawce minimalnego wynagrodzenia. Przykład: Kwota umowy cywilnoprawnej podzielona przez liczbę dni kalendarzowych w trakcie okresu umowy jest porównywana do stawki wyliczonej z wynagrodzenia minimalnego podzielonego przez liczbę dni kalendarzowych w danym miesiącu. Jeżeli wyliczona kwota jest wyższa lub równa stawce minimalnej, to składka na FP jest naliczana. Przykładowo, w wypłacie umowy zlecenia zawartej na okres na kwotę 500zł, składka na FP nie zostanie policzona, ponieważ: 500zł/14 dni =35,71zł, 1317/31 dni=42,48zł, stawka wyliczona z wypłaty jest mniejsza od stawki minimalnej: 35,71< 42,48. U w a g a! W przypadku umów-zleceń (agencyjnych lub innych umów o świadczenie usług) trwających kilka miesięcy, z określonym w umowie wynagrodzeniem za pracę w stawce miesięcznej, w celu ustalenia obowiązku opłacania składek na Fundusz Pracy należy dokonywać przeliczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na okres miesiąca. Oznacza to, że w sytuacji, gdy zleceniobiorca wykonywał pracę przez niepełny miesiąc (np. z uwagi na rozpoczęcie lub zakończenie wykonywania umowy - zlecenia w trakcie miesiąca, chorobę lub inną nieobecność w pracy), należy ustalić, ile wyniosłaby podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe, gdyby wykonywał on pracę przez cały miesiąc. Jeśli ustalona w ten sposób podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe jest co najmniej równa kwocie minimalnego wynagrodzenia za pracę, zleceniodawca ma obowiązek opłacenia składki na Fundusz Pracy. Jeżeli natomiast w umowie-zleceniu (agencyjnej lub innej umowie o świadczenie usług) nie określono wynagrodzenia za jej wykonanie w stawce miesięcznej, ale np. w stawce akordowej czy prowizyjnej, dla potrzeb ustalenia obowiązku opłacania składki na Fundusz Pracy nie dokonuje się przeliczenia podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe na okres miesiąca. W takiej sytuacji o obowiązku opłacania składki na Fundusz Pracy za zleceniobiorcę decyduje wysokość osiągniętego przychodu. Naliczanie podatków i składek Priorytet naliczania podatków i składek ZUS Zarówno zaliczka podatku jak i składki na ubezpieczenia społeczne (ZUS) naliczane są od sumarycznej kwoty podstawy. Ze względów statystycznych istnieje konieczność przypisania poszczególnym elementom wynagrodzenia odpowiadających im zaliczek podatku i składek ZUS. Priorytet decyduje o kolejności, w jakiej poszczególnym elementom wynagrodzenia przypisywane będą im ich zaliczki i składki ZUS (w pierwszej kolejności dotyczy to elementów o priorytecie 0, następnie 1, 2, ). Na elemencie o najniższym priorytecie (największa liczba) zgubione zostanie zaokrąglenie wynikające z faktu, że składka ZUS policzona od sumy elementów nie musi równać się sumie składek ZUS liczonych (przypisywanych) poszczególnym elementom. Uwzględniaj podczas rozrzucania składek ZUS i podatku (zaliczki): Tak - Dla elementów w których zostanie ono włączone podstawy naliczania podatku i składek są naliczane ( podatki i składki są na nich naliczone). Nie - Dla elementów w których zostanie ono wyłączone (można to zrobić wyłącznie dla elementów NIE wpływających na kwotę do wypłaty) podstawy naliczania podatku i składek są naliczane, jednak podatki i składki są na nich zawsze zerowe. Odpowiednie kwoty są wykazywane na innych elementach wypłaty. Przykład Załóżmy, że pracownikowi została wypłacona w tym samym miesiącu nagroda i premia w wysokości 769 zł 30 groszy każda. Składka na ubezpieczenie rentowe płacone przez pracownika w tym przypadku wyniesie: ( zł zł) x 1.5% = = zł Składka ubezpieczenia liczona informacyjnie dla każdego z elementów niezależnie wyniesie: zł x 1.5% = = zł W zależności od przyjętych priorytetów otrzymamy Nagroda (priorytet 1) składka ma ubezpieczenie zdrowotne: zł Premia (priorytet 2) składka ma ubezpieczenie zdrowotne: zł lub Nagroda (priorytet 2) składka ma ubezpieczenie zdrowotne: zł Premia (priorytet 1) składka ma ubezpieczenie zdrowotne: zł W obu przypadkach suma naliczona składek zł odpowiada kwocie przekazanej do ZUS. Deklaracje (cd.) Ubezpieczenie umów cywilno-prawnych Umowa ubezpieczona jak Pozycja dostępna jest jedynie, jeżeli rodzajem definicji elementu jest umowa, wówczas do wyboru mamy: Nie dotyczy parametr umożliwia wskazanie domyślnego tytułu ubezpieczenia innego niż wynikającego z umowy zlecenie, umowy o dzieło czy też umowy w organach stanowiących. Przy wyborze powyższego parametru aktywują się następujące opcje: Domyślny tytuł ubezpieczenia parametr umożliwia wybór konkretnego tytułu ubezpieczenia z listy, który będzie domyślnie podpowiadał się przy wyborze konfigurowanego elementu na zakładce Ubezpieczenia. Ubezpieczenie pracownika etatowego parametr zaznaczony flagą na TAK spowoduje, że tytuł ubezpieczenia przy wyborze tego elementu na pracowniku, który jest również zatrudniony na umowę etatową zostanie przepisany z umowy etatowej. Natomiast, jeżeli pracownik nie będzie zatrudniony na umowie etatowej to wówczas na elemencie będą ubezpieczenia wskazane na parametrze Domyślny tytuł ubezpieczenia. Udział w organach stanowiących po dodaniu osobie takiej umowy tytuł ubezpieczenia domyślnie będzie proponowany, jako 2240, pod warunkiem, że w tym samym czasie osoba nie będzie zatrudniona na etacie, Umowa o dzieło - po dodaniu osobie takiej umowy tytuł ubezpieczenia domyślnie nie będzie proponowany, pod warunkiem, że w tym samym czasie osoba nie będzie zatrudniona na etacie, Umowa zlecenia - po dodaniu osobie takiej umowy tytuł ubezpieczenia domyślnie będzie proponowany, jako 0411, pod warunkiem, że w tym samym czasie osoba nie będzie zatrudniona na etacie. Deklaracje SOD Wliczaj do wynagrodzenia osiąganego i wypłaconego Tak Element będzie uwzględnianiu przy naliczaniu deklaracji SOD. Nie Deklaracje PIT-8C Opis rodzaju przychodu wykazywanego w części D Należy podać rodzaj przychodu, o którym mowa w art. 20 ust. 1 ustawy PDOF, który zostanie wykazany na deklaracji PIT-8C w części D. Podstawa wymiaru składek Wliczać do podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe osób przebywających na urlopach wychowawczych: Nie wliczać, Wliczać dla, Dopełniać według godzin dla, Dopełniać według dni dla, Dopełniać jak zasadnicze dla, Wliczać w nominalnej wysokości dla, Dopełniać według 1/30 dla. 354/395

355 Ustawienie parametru decyduje, czy dany element wynagrodzenia ma być wliczany i w jaki sposób do wyliczenia podstawy wymiaru składek dla osób przebywających na urlopach wychowawczych. Dla baz konwertowanych do wymienionego pola zostanie przeniesiona zawartość pola Wliczać do podstawy zasiłku chorobowego ( dla pracowników) z zakładki Nieobecności na elemencie. 355/395

356 Nieobecności Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia 1997 r. określa sposób rozliczania nieobecności typu urlop wypoczynkowy. Ustawa z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa reguluje sposób liczenia zasiłków ZUS (zgodnie z art.92 Kodeksu pracy wysokość wynagrodzenia za czas urlopu jest ustalana identycznie jak wysokość odpowiedniego zasiłku ZUS). Definiowany element wynagrodzenia w podstawie naliczania urlopów Element o znacznych wahaniach wysokości (wliczany do podstawy urlopu z wydłużonego okresu): Tak Nie Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc, z wyjątkiem określonych w 7, uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. 2. W przypadkach znacznego wahania wysokości składników wynagrodzenia, o których mowa w ust. 1, składniki te mogą być uwzględnione przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie nieprzekraczającym 12 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. 3. Wynagrodzenie ustalone według zasad przewidzianych w ust. 1 i 2 stanowi podstawę wymiaru wynagrodzenia urlopowego, zwaną dalej "podstawą wymiaru". Wynagrodzenie za czas urlopu Ze względu na sposób uwzględniania wypłacanych elementów wynagrodzenia w wynagrodzeniu urlopowym możemy je podzielić na 4 grupy: Nie wliczać A. Nie wliczać Z podstawy naliczania podstawy wynagrodzenia urlopowego wzmiankowanym rozporządzeniem wyłączone zostały: Jednorazowe lub nieperiodyczne wypłaty za spełnienie określonego zadania bądź za określone osiągnięcie, Wynagrodzenie za czas gotowości do pracy oraz za czas niezawinionego przez pracownika przestoju, Gratyfikacje (nagrody) jubileuszowe, Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego, a także za czas innej usprawiedliwionej nieobecności w pracy, Ekwiwalent pieniężny za urlop wypoczynkowy, Dodatkowe wynagrodzenia radcy prawnego z tytułu zastępstwa sądowego, Wynagrodzenie za czas niezdolności do pracy w skutek choroby lub odosobnienia w związku z chorobą zakaźną, Nagrody z zakładowego funduszu nagród, Należności przysługujące z tytułu udziału w zysku lub w nadwyżce bilansowej, Odprawy emerytalne lub rentowe albo inne odprawy pieniężne, Wynagrodzenia i odszkodowania przysługującego w razie rozwiązania stosunku pracy. B. Nie wliczać Składniki wynagrodzenia wypłacane za okresy dłuższe niż jeden miesiąc wypłaca się w przyjętych terminach wypłaty tych składników, przy czym okres urlopu jest traktowany na równi z okresem wykonywania pracy. Wliczać aktualną wartość Składniki wynagrodzenia określone w stawce miesięcznej w stałej wysokości uwzględnia się w wynagrodzeniu urlopowym w wysokości należnej pracownikowi w miesiącu wykorzystywania urlopu. Do podstawy wliczane są wyłącznie pomniejszenia przypadające na okres naliczanego elementu. Wliczać Składniki wynagrodzenia przysługujące za okresy nie dłuższe niż jeden miesiąc uwzględnia się przy ustalaniu wynagrodzenia urlopowego w łącznej wysokości wypłaconej pracownikowi w okresie 3 miesięcy kalendarzowych poprzedzających miesiąc rozpoczęcia urlopu. Wliczać po przeliczeniu W razie zmiany w składnikach wynagrodzenia, o których mowa w punkcie 3, lub zmiany wysokości takich składników w okresie, z którego ustala się podstawę wymiaru, wprowadzonych przed rozpoczęciem przez pracownika urlopu wypoczynkowego lub w miesiącu wykorzystywania tego urlopu, podstawę wymiaru ustala się ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Po wybraniu tej metody program oczekuje podania współczynnika proporcjonalności, który umożliwi odpowiednie przeliczenie składnika w czasie. Domyślnymi współczynnikami wyliczanymi przez program są: Wynagrodzenia Zasiłki Wskaźniki Najniższe wynagrodzenie 1h (w przeliczeniu na 1 godzinę) Stawka zaszeregowania 1h Maks stawka najniższe 1h Zasadnicze nominalne, wartość nominalna za miesiąc kalendarzowy Stawka zaszeregowania, wartość za 1 godzinę W zerowej wartości Najniższe wynagrodzenie Użytkownik posiada także możliwość odwołania się do własnych współczynników. W tym przypadku po wybraniu z menu pozycji Wskaźnik w kolejnym polu wskazujemy już wybrany wskaźnik. Wliczać jak zasadnicze Przez analogię do sposobu pomniejszania wynagrodzenia za okres nieobecności powstał jeszcze jeden sposób uwzględniania elementów wynagrodzenia w podstawie naliczana wynagrodzenia urlopowego: Wliczać jak zasadnicze. Jest on dedykowany elementom wynagrodzenia zależnym od wynagrodzenia zasadniczego, na przykład premii procentowej. Przy założeniu niezmienności procentu premii (określona w umowie o pracę) można oczekiwać, że, ta sama premia (definicja premii) w podstawie naliczania urlopu uwzględniana będzie dla pracowników wynagradzanych: W stawce miesięcznej jak wynagrodzenie zasadnicze: Wliczać aktualną wartość W stawce godzinowej jak wynagrodzenie zasadnicze: Wliczać po przeliczeniu Wybierając Wliczać jak zasadnicze uzyskamy oczekiwane zachowanie programu. Podstawa naliczania urlopu a typowe elementy wynagrodzenia 1. Wynagrodzenie zasadnicze, miesięczna stawka zaszeregowania WLICZAĆ AKTUALNĄ WARTOŚĆ 2. Wynagrodzenie zasadnicze, godzinowa stawka zaszeregowania WLICZAĆ PO PRZELICZENIU (STAWKA ZASZEREGOWANIA) 3. Godziny nadliczbowe WLICZAĆ PO PRZELICZENIU (STAWKA ZASZEREGOWANIA) 4. Godziny nocne (minimalna płaca) WLICZAĆ PO PRZELICZENIU (MINIMALNA) 5. Premia procentowa (element pomniejszany jak wynagrodzenie zasadnicze) WLICZAĆ JAK WYNAGRODZENIE ZASADNICZE Stawka miesięczna: Wliczać aktualną wartość Stawka godzinowa: Wliczać po przeliczeniu 6. Premia proporcjonalna (element pomniejszany proporcjonalnie do czasu pracy) WLICZAĆ 7. Premia uznaniowa (element niezależny od czasu pracy) NIE WLICZAĆ Ekwiwalent za czas urlopu Ze względu na odmienne zachowanie się wypłat o okresie większym niż jeden miesiąc rozdzielona została procedura ustalania podstawy naliczania wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu za czas urlopu. Składniki wynagrodzenia przysługujące pracownikowi za okresy dłuższe niż 1 miesiąc, wypłacone w okresie 12 miesięcy bezpośrednio poprzedzających miesiąc nabycia prawa do ekwiwalentu, uwzględnia się przy ustalaniu ekwiwalentu w średniej wysokości z tego okresu. W tym przypadku definiując element wynagrodzenia wybieramy Wliczać. W pozostałych przypadkach procedura naliczania wynagrodzenia za czas urlopu i ekwiwalentu za czas urlopu jest zbieżna. Po dopełnieniu parametr jest aktywny po uzupełnieniu pozycji Ekwiwalent za czas urlopu, jako Wliczać po przeliczeniu, Wliczać i Wliczać jak zasadnicze. Parametr dopełnia element wynagrodzenia do pełnego miesiąca kalendarzowego w sytuacji, gdy element był pomniejszony za okres niezatrudnienia. Współczynnik proporcjonalności parametr jest aktywny po uzupełnieniu Ekwiwalent za czas urlopu, jako Wliczać po przeliczeniu. Mamy możliwość wyboru z listy: Wynagrodzenia (Przeciętne miesięczne, Minimalny dochód deklarowany, Najniższe, Najniższe ucznia I roku, Najniższe ucznia II roku, Najniższe III roku, Minimalna podstawa zdrowotnego) Zasiłki (Porodowy, Pogrzebowy, Pielęgnacyjny, Rodzinny na 1 i 2 dziecko, Rodzinny na 3 dziecko, Rodzinny na kolejne dziecko, Wychowawczy-podstawa ER, Wychowawczy, Wychowawczy-samotni rodzice, Wychowawczy 3 i następne dziecko, Rodzinny jednorazowy) Wskaźniki Najniższe wynagrodzenie 1h Stawka zaszeregowania 1h Maks stawka najniższe 1h Zasadnicze nominalne Stawka zaszeregowania W zerowej wartości Najniższe wynagrodzenie Definiowany element wynagrodzenia w podstawie naliczania zasiłków (pracownicy) Prawo do świadczeń pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, ich wysokość, zasady obliczania i wypłaty regulują przepisy ustawy z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz. U. Nr 60, poz. 636) zwanej dalej: ustawą zasiłkową. Podstawę wymiaru zasiłku chorobowego stanowi przeciętne miesięczne wynagrodzenie wypłacone pracownikowi u pracodawcy, u którego przysługuje zasiłek chorobowy. Za wynagrodzenie uwzględniane w podstawie wymiaru zasiłku chorobowego uważa się przychód pracownika stanowiący podstawę wymiaru składek na ubezpieczenie chorobowe, po odliczeniu potrąconych przez pracodawcę składek na ubezpieczenia emerytalne, rentowe oraz ubezpieczenie chorobowe, finansowanych ze środków pracownika. W zależności od swojego charakteru składniki wynagrodzenia w podstawie naliczania zasiłków mogą być uwzględniane na kilka sposobów: 356/395

357 Nie wliczać Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, jeżeli postanowienia układów zbiorowych pracy lub przepisy o wynagradzaniu nie przewidują zmniejszania ich za okres pobierania zasiłku. Wliczać Składniki wynagrodzenia, które w myśl obowiązujących w zakładzie pracy przepisów są zmniejszane w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy, ale w sposób nieproporcjonalny, przyjmuje się do podstawy wymiaru zasiłku w wysokości faktycznie wypłaconej, bez uzupełnienia. W sposób nieproporcjonalny oznacza, np. kwotowo (po 10 zł za każdy dzień nieobecności w pracy) lub procentowo (5% za każdy dzień nieobecności w pracy). Składniki te przyjmuje się w kwocie faktycznie wypłaconej w danym miesiącu nawet wówczas, gdy wynagrodzenie za ten miesiąc podlega uzupełnieniu. Zasada uwzględniania w podstawie wymiaru zasiłku składników wypłaconych w kwocie faktycznej (tj. bez uzupełniania) dotyczy również: Wynagrodzenia za pracę w godzinach nadliczbowych, Wynagrodzenia z tytułu umowy zlecenia lub innej umowy o świadczenie usług, do której zgodnie z Kodeksem cywilnym stosuje się przepisy dotyczące zlecenia albo umowy o dzieło, jeżeli umowa taka została zawarta po dniu 13 stycznia 2000 r. z pracodawcą, z którym osoba wykonująca umowę pozostaje w stosunku pracy lub jeżeli w ramach takiej umowy wykonuje pracę na rzecz pracodawcy, z którym pozostaje w stosunku pracy. Wliczać w nominalnej wysokości Jeżeli wynagrodzenie przysługuje pracownikowi w stałej miesięcznej wysokości, do podstawy wymiaru zasiłku chorobowego przyjmuje się wynagrodzenie miesięczne określone w umowie o pracę lub w innym akcie, na podstawie, którego powstał stosunek pracy. Dopełniać według dni Składniki wynagrodzenia, zmniejszane proporcjonalnie w związku z usprawiedliwioną nieobecnością w pracy (np. zwolnienie lekarskie, urlop bezpłatny), zgodnie z obowiązującymi w zakładzie pracy przepisami płacowymi przyjmuje się do podstawy wymiaru zasiłku po ich uzupełnieniu. Zasada uzupełniania dotyczy zarówno składników wynagrodzenia wypłacanych miesięcznie, jak i składników wynagrodzenia wypłacanych za okresy dłuższe niż miesiąc (kwartał, rok). Jeżeli zatem w okresie, z którego składnik wynagrodzenia jest uwzględniany w podstawie wymiaru zasiłku, pracownik był nieobecny w pracy (z przyczyn usprawiedliwionych) i z tej przyczyny otrzymał składnik wynagrodzenia w wysokości zmniejszonej proporcjonalnie, składnik ten przyjmuje się do podstawy wymiaru zasiłku w kwocie po uzupełnieniu (tj. kwotę, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały okres, którego ten składnik dotyczy). Zasady uzupełniania wynagrodzeń, stosuje się również do uzupełniania wysokości poszczególnych składników wynagrodzenia. Zgodnie z art. 54 ustawy zasiłkowej uzupełnieniowe wynagrodzenie ustala się poprzez podzielenie wynagrodzenia osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, w których zostało ono osiągnięte i pomnożenie przez liczbę dni, które pracownik był obowiązany przepracować w danym miesiącu - jeżeli przepracował choćby jeden dzień pracy. Dopełniać według godzin Opisany w punkcie 4 sposób dopełniania wynagrodzenia jest niedokładny w sytuacjach, gdy w poszczególne dni tygodnia pracownik pracuje różną liczbę godzin. Dla wyeliminowania tej niedokładności wprowadzono dopełnianie z dokładnością do 1 minuty. W ten sposób wybrany składnik wynagrodzenia w podstawie naliczania zasiłków jest uwzględniany w kwocie, jaką pracownik otrzymałby, gdyby przepracował cały okres, którego ten składnik dotyczy. Dopełniać jak zasadnicze Brak jednoznacznej interpretacji, w jaki sposób uwzględniać w podstawie naliczania zasiłków premię będącą procentem wynagrodzenia zasadniczego. Teoretycznie tego typu wypłatę dla pracownika wynagradzanego w stawce miesięcznej można zinterpretować na dwa sposoby: Skoro wynagrodzenie zasadnicze w takim przypadku wliczane jest w nominalnej wartości, to i premia będąca jego procentem powinna być w ten sam sposób wliczana. Ponieważ procent premii jest wielkością zmienną, to taki dodatek należy dopełniać klasycznie. W przypadku zaakceptowania pierwszej interpretacji wybieramy opcję: Dopełniać jak zasadnicze. Dzięki temu ta sama premia dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej będzie w podstawie liczenia zasiłków uwzględniana w wysokości nominalnej, natomiast dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej będzie klasycznie dopełniana. Dopełniać wg 1/30 Parametr ma zastosowanie w zastępczej służbie wojskowej. W sytuacji, gdy w służbie wojskowej ustawimy Pomniejsz. za okres niezatrudnienia, jako 1/30 (pomniejszenie elementy wynagrodzenia za każdy dzień kalendarzowy niezatrudnienia) to analogicznie musimy ustawić przy zasiłkach dopełnienie, jako Dopełniać wg 1/30. Zasiłek chorobowy (wynagrodzenie za czas choroby) nie przysługuje za okresy niezdolności do pracy, w których pracownik na podstawie przepisów o wynagradzaniu zachowuje prawo do wynagrodzenia. Ten sam element wynagrodzenia (na przykład dodatek stażowy) może pracownikowi przysługiwać w okresie zwolnienia chorobowego i NIE przysługiwać w okresie urlopu macierzyńskiego. W takim przypadku ten sam dodatek stażowy: Nie będzie stanowił podstawy naliczania zasiłku chorobowego (za okres zwolnienia chorobowego dodatek stażowy nie jest pomniejszany), Będzie stanowił podstawę naliczania zasiłku macierzyńskiego (za okres urlopu macierzyńskiego dodatek stażowy jest proporcjonalnie pomniejszany). W związku z powyższym decydując o wliczeniu danego elementu do podstawy naliczania zasiłków musimy jeszcze zaznaczyć, jakiego rodzaju zasiłków to dotyczy. Do wyboru pozostają: Zasiłki chorobowe Zasiłki macierzyńskie Zasiłki rehabilitacyjne Zasiłki opiekuńcze (standardowo wszystkie rodzaje nieobecności zostają zaznaczone po wybraniu opcji innej niż Nie wliczać). Definiowany element wynagrodzenia w podstawie naliczania zasiłków (inni ) Jak wyżej. Definiowany element wynagrodzenia w podstawie naliczania zasiłków Okres wliczania do podstawy: Domyślnie. W kodzie programu jest zaszyte, które elementy mają być uwzględniane Zawsze. Element jest wliczany zawsze, pomimo zakończenia wypłaty dodatku. Do końca okresu wypłaty. Element jest wliczany do końca okresu wypłaty dodatku. Do daty zakończenia wypłaty. Data uzupełniana na dodatku. Element wliczany do daty zakończenia wypłaty. Data zakończenia wypłaty może być różna od daty końcowej okresu dodatku. Limity nieobecności Wypłacony dodatek jest ekwiwalentem z tytułu limitu nieobecności: Opieka nad zdrowym dzieckiem Urlop dodatkowy Urlop wypoczynkowy Urlop wypoczynkowy prac. tymcz. Po jego ustawieniu naliczony, związany z daną definicją' element wynagrodzenia będzie pomniejszał odpowiedni limit urlopu u pracownika (o ile taki limit zostanie wcześniej dodany). Na limicie nieobecności dodano pole 'W tym wypłacony ekwiwalent', w którym program sumuje informację na temat wypłaconych ekwiwalentów. Podczas konwersji bazy danych standardowa definicji ekwiwalentu zostaje związana z limitem urlopu wypoczynkowego. 357/395

358 Rozliczenie Ewidencja środków pieniężnych Wypłata zawsze gotówką: Tak Nie Wypłata z ewidencji Odbiorca (ustawienie tylko dla potrąceń i dodatków niewpływające na wypłatę) Odbiorca Rachunek odbiorcy Modyfikacja odbiorcy na dodatku: Tak Nie Wspólna płatność dla wszystkich elementów z jednej listy płac: Tak Nie Zakładka 'Rozliczenie' dostępna jest tylko w wersji złotej i platynowej i w zasadzie dotyczy tylko potrąceń nieopodatkowanych. Można na niej zdefiniować dwa zachowania. Po pierwsze ewidencję, z której dany element ma być płacony. Można albo wybrać flagę 'Wypłata zawsze gotówką' (to ta sama flaga, co na zakładce 'Ogólne') lub wprost wprowadzić wybraną ewidencję w polu 'Wypłata z ewidencji'. W tym drugim przypadku wszystkie zobowiązania lub należności będą generowane w oparciu o wybraną ewidencję. W przypadku zwrotów będą generowane kwoty 'do zwrotu' do ręcznego rozliczenia z kwotą 'do wypłaty'. Po drugie, dla elementów będących potrąceniami, można zdefiniować odbiorcę i jego rachunek, na który dostępna z poziomu ewidencji dokumentów czynność 'Przygotuj dodatkowe płatności dla listy płac' przygotuje zobowiązania. Można w ten sposób przygotować płatności np. dla potrzeb składek na ubezpieczenia NW. Dodatkowo można wymusić generowanie jednego zobowiązania z danego tytułu dla całej listy płac lub umożliwić zdefiniowanie odbiorcy na poziomie dodatków (np. dla potrąceń komorniczych lub alimentacyjnych). Zajęcia wynagrodzenia Na poszczególnych elementach wynagrodzeń należy określić czy dany element podlega zajęciu wynagrodzenia, czy też nie. Dla standardowo zdefiniowanych elementów zawsze ustawiony jest sposób wchodzenia Domyślnie, a w kodzie programu jest już zaszyte, w jaki sposób dany element jest brany pod uwagę do zajęcia komorniczego. W przypadku nowo definiowanych elementów należy samemu zdecydować o sposobie uwzględniania danego elementu w zajęciach komorniczych. Poniżej parametry, które decydują, w jaki sposób dany element wchodzi do podstawy zajęć komorniczych i alimentacyjnych: Komornik: Domyślnie - program pilnuje limitów i kwoty wolnej, w zależności od rodzaju wypłacanego elementu. Nie podlega zajęciu opcja dla elementów, które mają zostać pominięte przy wyliczeniu kwoty zajęcia. Do limitu- limit 50% oraz kwota wolna. W razie zbiegu potrąceń niealimentacyjnych z należnościami na pokrycie świadczeń alimentacyjnych potrącenie nie może przekroczyć 3/5 wynagrodzenia. Do limitu zasiłki - limit 25% kwoty zasiłku ( brutto) oraz kwota wolna. W razie zbiegu egzekucji należności alimentacyjnych z egzekucją innych należności, zasiłki podlegają egzekucji według podanej wyżej kolejności, a egzekucja tych należności nie może łącznie przekraczać 60% kwoty zasiłku. W przypadku egzekucji z zasiłków kwota wolna to kwota zasiłku w części odpowiadającej: 50% kwoty najniższej emerytury przy potrąceniu lub egzekwowaniu sum ustalonych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności alimentacyjnych wraz z kosztami i opłatami egzekucyjnymi oraz sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności innych niż alimentacyjne. Przy czym kwotę wolną od potrąceń i egzekucji, w przypadku dokonywania potrąceń z zasiłków, ustala się proporcjonalnie do wypłacanego świadczenia. W pełnej wysokości - program nie uwzględnia limitów ani kwoty wolnej. Opcja dedykowana do umów cywilnoprawnych, które nie stanowią jedynego źródła utrzymania pracownika. Alimenty: Domyślnie program pilnuje limitów i kwoty wolnej, w zależności od rodzaju wypłacanego elementu. Nie podlega zajęciu - opcja dla elementów, które mają zostać pominięte przy wyliczeniu kwoty zajęcia. Do limitu - limit 60%. W razie zbiegu potrąceń niealimentacyjnych z należnościami na pokrycie świadczeń alimentacyjnych potrącenie nie może przekroczyć 3/5 wynagrodzenia. Do limitu zasiłki - limit 60% kwoty zasiłku ( brutto) oraz kwota wolna. W razie zbiegu egzekucji należności alimentacyjnych z egzekucją innych należności, zasiłki podlegają egzekucji według podanej wyżej kolejności, a egzekucja tych należności nie może łącznie przekraczać 60% kwoty zasiłku. W przypadku egzekucji z zasiłków kwota wolna to kwota zasiłku w części odpowiadającej: 50% kwoty najniższej emerytury przy potrąceniu lub egzekwowaniu sum ustalonych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności alimentacyjnych wraz z kosztami i opłatami egzekucyjnymi oraz sum egzekwowanych na mocy tytułów wykonawczych na zaspokojenie należności innych niż alimentacyjne. Przy czym kwotę wolną od potrąceń i egzekucji, w przypadku dokonywania potrąceń z zasiłków, ustala się proporcjonalnie do wypłacanego świadczenia. W pełnej wysokości - program nie uwzględnia limitów ani kwoty wolnej. Opcja dedykowana do umów cywilnoprawnych, które nie stanowią jedynego źródła utrzymania pracownika. Pozostałe zajęcia (art. 91 KP): Domyślnie - wartość procentu pobierana jest z definicji potrącenia z pola do limitu znajdującego się na zakładce Algorytm Ogólne. Nie podlega zajęciu - opcja dla elementów, które mają zostać pominięte przy wyliczeniu kwoty potrącenia. Do limitu wartość procentu pobierana jest z definicji potrącenia z pola do limitu znajdującego się na zakładce Algorytm Ogólne. Dla należności innej niż wymienionej w art i 7 wolna od potrąceń jest kwota wynagrodzenia za pracę w wysokości 80% kwoty minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenia społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych przy potrąceniu należności innych niż na rzecz pracodawcy. W przypadku potrącenia należności na rzecz pracodawcy kwotę wolną wynagrodzenia stanowi kwota minimalnego wynagrodzenia za pracę, ustalonego na podstawie odrębnych przepisów, przysługującego pracownikom zatrudnionym w pełnym wymiarze czasu pracy, po odliczeniu składek na ubezpieczenie społeczne oraz zaliczki na podatek dochodowy od osób fizycznych. Do limitu zasiłki - limit 25% kwoty zasiłku ( brutto). W pełnej wysokości - program nie uwzględnia limitów ani kwoty wolnej. Dane statystyczne Dane statystyczne GUS Rodzaj składnika wynagrodzenia: Wg definicji elementu Wypłata z tytułu udziału w zysku lub nadwyżce bilansowej w spółdzielniach Dodatkowe wynagrodzenie roczne dla pracowników jednostek sfery budżetowej Honorarium Wynagrodzenie akwizycyjno prowizyjne Wynagrodzenie osobowe Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych Wynagrodzenie osób wykonujących pracę nakładczą Wynagrodzenia z tytułu umowy-zlecenia lub umowy o dzieło Nie wykazuj na deklaracjach W zależności, jaki rodzaj składnika wybierzemy to wypłata danego elementy nie pojawi się na deklaracji GUS albo pojawi się w odpowiedniej kwocie. Dodatkowe Dodatkowe informacje Dodatek jest elementem wynagrodzenia wynikającym z umowy o pracę Tak - jeśli włączymy flagę to Dodatki są wykazywane na Świadectwie pracy oraz w umowie o pracę jeśli element wynagrodzenia przysługuje pracownikowi zgodnie z tą umową. Nie Zakres danych Opcja aktywna jest tylko dla definicji elementów wynagrodzenia, których Rodzaj jest następujący: Fund poż wpisowe Fund poż wycofanie Fund poż składka Pożyczka Pożyczka spłata 358/395

359 Algorytm Wartości wszystkich definiowanych w programie elementów wynagrodzenia ustalane są przy pomocy wzorów. W przypadku skomplikowanych systemów płacowych może zachodzić konieczność bezpośredniego z pominięciem kreatora definiowania wzorów. Jest to jednak czynność wymagająca od użytkownika zarówno wiedzy merytorycznej z zakresu prawa pracy jak i przynajmniej podstaw wiedzy informatycznej (w tym wiedzy o konstrukcji samego programu). Żeby jednak mechanizm definiowania elementów wynagrodzenia stał się dostępny dla wszystkich użytkowników programu (bez względu na poziom wiedzy informatycznej) wyposażono go w odpowiedni kreator wzorów. W przypadku korzystania z kreatora definicja wzoru ogranicza się do udzielania odpowiedzi na zadawane przez program pytania. Przy czym pytania konstruowane są tak, by do minimum ograniczyć możliwość definiowania błędnych wzorów. Algorytm (Ogólne) Na tej zakładce określa się sposób wyliczenia definiowanego elementu. W pierwszej kolejności należy określić Algorytm naliczania wartości a następnie Zaokrąglenie. Algorytm naliczania wartości Algorytm Ze względu na sposób ustalania wartości definiowanego elementu w programie wyróżniono następujące metody: Przy pomocy Kreatora algorytmu Przy pomocy Edytora algorytmu (wyłącznie dla zaawansowanych użytkowników) Wynagrodzenie (dodatek) wypłacany Za okres nieobecności Dodatek (jego wartość) liczony Jak ekwiwalent za czas urlopu oraz w przypadku definiowania rozliczenia nieobecności: Dodatek (jego wartość) liczony Jak wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego Dodatek (jego wartość) liczony Jak wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego Dodatek / Zasiłek (jego wartość) liczony Jak zasiłek chorobowy Sprawdź Kod Niezależnie od tego, jaka metoda zostanie użyta dla ustalenia wartości definiowanego elementu wynagrodzenia, użytkownik w każdej chwili ma możliwość sprawdzenia poprawności zapisanej konstrukcji. Służy temu przycisk: Sprawdź kod. Po jego uruchomieniu program dokona kompilacji definiowanego wzoru i sprawdzi jego poprawność syntaktyczną. W przypadku pojawienia się błędów (nieprawidłowo zdefiniowanego wzoru) program określi prawdopodobną przyczynę błędu i miejsce jego występowania. Również bez względu na to, która metoda zostanie wybrana do ustalenia wartości definiowanego elementu w sekcji Algorytm naliczania wartości konieczne będzie określenie Priorytetu i zaznaczenie, czy dany element jest Potrąceniem. Potrącenie Jeżeli dodatek jest potrąceniem wówczas jest możliwość ustalenia limitu potrącenia wskazując parametr Do limitu. Do limitu Parametr jest aktywny tylko dla elementów, które mają ustawiony parametr Potrącenie na TAK. Nie dotyczy - pozycja ustawiona domyślnie dla wszystkich elementów wynagrodzenia. Kwota elementu w całości pomniejszy wartość kwoty do wypłaty. Potrącenie nie jest uwzględniane w logu dotyczącym wyliczeń zajęć wynagrodzenia. Uwzględniaj - Kwota elementu w całości pomniejszy wartość kwoty do wypłaty. Potrącenie jest uwzględniane w logu dotyczącym wyliczeń zajęć wynagrodzenia. Standardowy - Kwota elementu zostanie ograniczona do limitu 50% wynagrodzenia po odjęciu wartości składek i zaliczki podatku oraz nie więcej niż kwota wolna obowiązująca w danym roku, nie ma znaczenia priorytet. Alimenty - Kwota elementu zostanie ograniczona do limitu 40% wynagrodzenia po odjęciu wartości składek i zaliczki podatku, nie ma znaczenia priorytet. 80% minimalnego - Kwota potrącenia zostanie ograniczona do takiej wysokości, aby pracownik otrzymał 80% minimalnego wynagrodzenia po potrąceniu składek i zaliczki podatku 100% minimalnego - Kwota potrącenia zostanie ograniczona do takiej wysokości, aby pracownik otrzymał 80% minimalnego wynagrodzenia po potrąceniu składek i zaliczki podatku. Priorytet Przypisany definiowanemu elementowi wynagrodzenia priorytet decyduje o kolejności, w jakiej zostanie wyliczona jego wartość. Procedura wyliczania wartości wypłaty pracownika wygląda następująco: W pierwszej kolejności ustalane są wartości elementów opodatkowanych lub stanowiących podstawę naliczania składek ZUS (po to, by ustalić wysokość składek ZUS i zaliczki podatku). O kolejności obliczeń wewnątrz tej grupy decyduje priorytet przypisany poszczególnym opodatkowanym elementom wynagrodzenia. Na tej podstawie wyliczana jest sumaryczna wartość składek ZUS, zaliczki podatku, składki na ubezpieczenie zdrowotne. Na zakończenie liczone są nieopodatkowane elementy wynagrodzenia. Ich wartość może być uzależniona zarówno do wyliczonych wcześniej elementów opodatkowanych (trzy procentowa składka PKZP liczona od wynagrodzenia brutto) jak i nieopodatkowanych. O kolejności obliczeń wewnątrz tej grupy decyduje priorytet przypisany poszczególnym nieopodatkowanym elementom wynagrodzenia. W pierwszej kolejności liczone są wartości elementów o najwyższym - zerowym priorytecie. Przypisując poszczególnym elementom priorytet należy pamiętać o tym, że: - Opodatkowane elementy wynagrodzenia powinny mieć wyższy (mniejsza liczba) priorytet niż elementy nieopodatkowane - Potrącenia liczone od wynagrodzenia brutto powinny mieć niższy (większa liczba) priorytet niż opodatkowane elementy wynagrodzenia Przykład Wartość dodatku funkcyjnego ustalana jest kwotowo (jego wartość nie zależy od wartości innych elementów). Podstawą naliczania premii procentowej jest suma wynagrodzenia zasadniczego i dodatku funkcyjnego Podstawą naliczania składki PKZP (element nieopodatkowany) jest wynagrodzenie brutto (suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia) Wartość składki PZU ustalana jest kwotowo (element nieopodatkowany) Podstawą naliczania zajęcia komorniczego jest wynagrodzenie netto (procent wynagrodzenia netto) Priorytety Obliczenia w programie prowadzone są w kolejności: 1. Wartość brutto (tylko elementy opodatkowane) 2. Składki + Podatki 3. Liczone tylko elementy nieopodatkowane U w a g a! Potrącenie Jeżeli definiowany element jest potrąceniem (np. składka PZU) to zaznaczamy pole Potrącenie. Wyliczoną wartość program automatycznie przemnoży przez 1 (minus jeden). Oznacza to również, że wszystkie kwoty wprowadzane do programu będą zawsze, jako wartości bezwzględne. Operator wpisując np. 20 zł, jako wartość wybranego elementu nie musi już pamiętać o tym czy wpisać to ze znakiem minus czy nie. Pozostałe możliwości wyboru ściśle związane będą z wybraną metodą w parametrze Algorytm. U w a g a! Algorytm: Kreator Algorytmu Wybór PIERWSZEJ metody (Kreator algorytmu) pozwala w trzech krokach zdefiniować algorytm naliczania wartości, przy czym definiowanie może polegać na wyborze spośród opcji dostępnych na arkuszu. 1. W pierwszym kroku ustalona zostanie wartość podstawy obliczeniowej (np. dla premii procentowej taką podstawą może być wynagrodzenie zasadnicze) 2. W drugim kroku ustalona zostanie wartość współczynnika, przez który zostanie przemnożona wcześniej ustalona podstawa (w przypadku premii procentowej będzie to jej procent. Tak zdefiniowany współczynnik może być indywidualnie modyfikowany u poszczególnych pracowników). 3. W trzecim kroku może zostać zapisana ewentualna zależność definiowanego składnika od czasu pracy. W ogólnym przypadku wzór przybiera postać: Podstawa obliczeniowa x Współczynnik x Zależność od czasu Pominięcie Współczynnika jest równoznaczne z przypisaniem mu wartości 1 (jeden). Podobnie nie uwzględnienie w obliczeniach czasu Krok 1: Podstawa Podstawą definiowanego elementu może być: Kwota. Jest to najprostsza z definiowanych podstaw. Na przykład 100 zł Premii uznaniowej. Po wybraniu tej opcji w kolejnym polu program pozwoli zapisać wartość nominalną definiowanego elementu. Cecha. Z każdym obiektem programu (Pracownik, Etat, Umowa ) użytkownik może związać dowolną liczbę cech. Na etapie liczenia podstawy do cechy odwołujemy się poleceniem: Element.Nazwa_obiektu.Features.Nazwa_cechy Wyrażenie. Umożliwia wpisanie prostego wyrażenia wyliczającego wartość podstawy naliczania elementu wynagrodzenia. Użycie tego (oraz następnego) sposobu wyliczenia podstawy jest przeznaczone wyłącznie dla autoryzowanego serwisu. Wymaga znajomości wewnętrznej budowy programu jak i umiejętności programowania prostych algorytmów. 359/395

360 Kod metody. Umożliwia wprowadzenie (na zakładce Edytor) kodu metody, która wyliczy a następnie zwróci wartość podstawy naliczania elementu wynagrodzenia. Zmienne konfiguracyjne systemu w części odnoszącej się do wynagrodzeń podzielone zostały na trzy grupy: Wynagrodzenia. W grupie tej znalazły się takie zmienne jak: Najniższe wynagrodzenie pracowników, uczniów, dochód deklarowany, Zasiłki. (Rodzinne, pielęgnacyjne, wychowawcze,..), Wskaźniki. Zmienne definiowane przez użytkownika programu. Na przykład kwota dodatku za pracę w warunkach szkodliwych (za godzinę), Po wskazaniu jednej z wymienionych grup w kolejnym oknie program udostępni do wyboru odpowiednie zmienne. O ile nie zostanie zdefiniowane inaczej w trakcie obliczeń wartość odpowiedniej zmiennej zostanie odczytana dla okresu, za który dany element jest liczony. Za okres nieobecności. Metoda pozwala pobrać wartość pomniejszenia z tytułu nieobecności z innego elementu wybranego w polu "Bazowa definicja elementu". Najniższe wynagrodzenie 1h (wartość w przeliczeniu na 1 godzinę) Stawka zaszeregowania 1h (wartość w przeliczeniu na 1 godzinę) MaksStawkaNajniższe 1h. Większa z wartości: Najniższe wynagrodzenie 1h i Stawka zaszeregowania 1h Stawka norma 1h Zasadnicze nominalne (miesięczna stawka zaszeregowania lub iloczyn godzinowej stawki zaszeregowania i normy czasu pracy) Zasadnicze rzeczywiste (nominalne wynagrodzenie zasadnicze pracownika po uwzględnieniu pomniejszeń z tytułu nieobecności) Zasadnicze z nadgodzinami (nominalne wynagrodzenie zasadnicze pracownika po uwzględnieniu pomniejszeń z tytułu nieobecności i dopłat z tytułu przepracowanych nadgodzin) Brutto (suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia, w tym zasiłki ZUS) Brutto bez zasiłków (suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia bez zasiłków ZUS. Suma powiększana jest o wynagrodzenie za czas choroby finansowane ze środków własnych pracodawcy) Brutto bez zasiłków, bez wynagrodzenia za czas choroby (suma opodatkowanych elementów wynagrodzenia bez zasiłków ZUS oraz bez wynagrodzenia za czas choroby finansowanego ze środków własnych pracodawcy) Nominalne w okresie zatrudnienia Znaczy to samo, co parametr Pomniejsz. Za okres niezatrudnienia. Parametr dopełnia element wynagrodzenia do pełnego miesiąca kalendarzowego w sytuacji, gdy element był pomniejszony za okres niezatrudnienia. Pomniejsz. za okres niezatrudnienia: Nie wartość elementu nie zależy od niezatrudnienia, Prop. - dopełnienie elementu wynagrodzenia do pełnego miesiąca kalendarzowego w sytuacji, gdy element był pomniejszony za okres niezatrudnienia. 1/30 - pomniejszenie elementu wynagrodzenia za każdy dzień kalendarzowy niezatrudnienia. Krok 2: Współczynnik Kolejnym krokiem jest definicja współczynnika. Do wyboru pozostaje: Bez współczynnika Ułamek. Po zaakceptowaniu tej opcji program pozwala wpisać współczynnik w postaci xxx/yyy Procent. Ze względu na to że procent jest dość często używanym współczynnikiem został on w programie specjalnie wyróżniony. Nic nie stoi jednak na przeszkodzie, by zamiast Procent: 50% wybrać Współczynnik: ½. W obliczeniach efekt końcowy będzie identyczny. Współczynnik Zależny od stażu pracy. Po zaznaczeniu tego parametru uaktywnia się zakładka Staż Pracy. Krok 3: Zależność od czasu pracy Wartość definiowanego elementu może zależeć od czasu pracy. Dla elementów, których nominalna wartość (podstawa) ustalona została za godzinę uwzględnienie czasu pracy będzie polegało na pomnożeniu jednostkowej wartości przez liczbę godzin pracy (ogółem, w nocy, w niedziele i święta...). Dla elementów, których nominalna wartość ustalona została za miesiąc uwzględnianie czasu pracy w obliczeniach będzie polegało na ustaleniu: Czy i w jaki sposób poszczególne rodzaje nieobecności pomniejszają podstawę lub W okresie, jakich nieobecności pracownik zachowuje prawo do definiowanego elementu wynagrodzenia. Ze względu na to, że część wynagrodzenia przysługująca pracownikowi w okresie jego nieobecności musi być indywidualnie wykazywana na deklaracjach ZUS stanowi ona niezależną definicję. U w a g a! Trzeci krok należy pominąć (wybierając: Nie zależy od Czasu) w sytuacji, gdy sama podstawa uwzględniona została z uwzględnieniem czasu trwania nieobecności. Do takich podstaw należą: Wynagrodzenie zasadnicze, wynagrodzenie brutto, Zależność od czasu pracy - Wartość za: miesięcznie Wartość nominalna definiowanego elementu wynagrodzenia teoretycznie może być pomniejszana przez poszczególne nieobecności na jeden z sposobów: Nie pomniejsza Proporcjonalnie do czasu trwania nieobecności (w przeliczeniu na godziny pracy ) O 1/30 wartości za każdy kalendarzowy dzień nieobecności Algorytm. Opcja jest dostępna, gdy na definicji elementu na zakładce Algorytm/Ogólne w polu "Algorytm" zostanie wybrany "Edytor algorytmu", w polu "Wartość za": Miesięcznie oraz w sekcji "Korekta wartości z tytułu nieobecności" np. Zwolnienie chorobowe zostanie wskazana pozycja "Algorytm". Poniżej przykład kodu, który należy dopisać do definicji elementu. public void %NAZWA%_PomniejszenieElementu(%TYP% Element, PomniejszenieElementuArgs args) { args.pomniejszenie = 10; } W przypadku wynagrodzenia zasadniczego i nieobecności typu zwolnienie lekarskie (zwolnienie chorobowe, opieka... sposób pomniejszania wynagrodzenia zasadniczego zależy od rodzaju stawki zaszeregowania). Dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej wynagrodzenie zasadnicze pomniejsza się proporcjonalnie do czasu trwania nieobecności. Dla pracowników wynagradzanych w stawce godzinowej wynagrodzenie zasadnicze pomniejsza się o 1/30 początkowej (nominalnej) wartości za każdy kalendarzowy dzień nieobecności. W przypadku wynagrodzenia zasadniczego sposób jego pomniejszania regulowany jest wprost rozporządzeniem. W przypadku pozostałych elementów wynagrodzenia takiej jednoznaczności w przepisach już nie mamy. Z drugiej strony definiują premię, jako procent wynagrodzenia zasadniczego nie wprost decydujemy, że ten element wynagrodzenia będzie pomniejszany jak wynagrodzenie zasadnicze. Ta sama premia inaczej będzie pomniejszana dla pracowników w stawce godzinowej, inaczej dla pracowników wynagradzanych w stawce miesięcznej. Po to by nie trzeba było definiować dwóch różnych elementów wynagrodzenia wprowadzono jeszcze jeden sposób pomniejszania wynagrodzenia: Jak zasadnicze. W przypadku ustalania wartości dochodu deklarowanego (podstawy naliczania składek ZUS) za cześć miesiąca ZUS wymaga pomniejszania nominalnej wartości o 1/n za każdy kalendarzowy dzień nieobecności, przy czym n odpowiada liczbie dni w miesiącu. Dla tych potrzeb zdefiniowany został kolejny sposób pomniejszania: Za każdy dzień. W praktyce spotyka się przypadki, że wybrane elementy wynagrodzenia (w szczególności dodatki stażowe) zachowują się różnie wobec różnych nieobecności ZUS (dokumentowanych drukiem ZLA). Niejednokrotnie dodatki stażowe przysługują pracownikowi w okresie zwolnienia chorobowego (zwolnienie chorobowe teoretycznie nie pomniejsza przysługujących dodatków stażowych) i nie przysługują w okresie np. urlopów macierzyńskich (urlop macierzyński pomniejsza nominalną wartość dodatku stażowego). W związku z powyższym w programie wyróżniono, ze względu na możliwość pomniejszania definiowanych elementów wynagrodzenia następujące grupy nieobecności: Nieobecności nieusprawiedliwione (niepłatne) Nieobecności niepłatne (usprawiedliwione, bez prawa do wynagrodzenia, np.: urlop bezpłatny) Urlopy i inne płatne (nieobecności usprawiedliwione w czasie, których pracownik zachowuje prawo do wynagrodzenia, np.: urlop wypoczynkowy, okolicznościowy. Z punktu widzenia deklaracji ZUS taka nieobecność jest ignorowana - traktowana jak obecność pracownika w pracy) Urlopy wychowawcze (zarówno z prawem do zasiłku jak i bez) Zwolnienia ZUS Urlopy macierzyńskie Urlopy rehabilitacyjne Urlopy opiekuńcze (uprawniające do zasiłku opiekuńczego) Zwolnienia chorobowe. Proporcjonalnie zero Parametr wybieramy w sytuacji, gdy wynagrodzenie za czas urlopu ma naliczyć się w zerowej wartości oraz wynagrodzenie zasadnicze nie ma być pomniejszone za czas urlopu. Aby uzyskać taki efekt należy wejść do konfiguracji wynagrodzenia zasadniczego na zakładkę Nieobecności Wynagrodzenie za czas urlopu wybieramy Wliczać po przeliczeniu, a Współczynnik proporcjonalności W zerowej wartości, następnie przechodzimy na zakładkę Algorytm Ogólne Korekta wartości z tytułu: Urlopów i innych płatnych wybieramy Proporcjonalnie zero. Na wartość liczonego elementu wynagrodzenia wpływać mogą również: Odchyłki rzeczywistego czasu pracy od normy niewynikające z nieobecności. Źródłem dodatnich odchyłek będą zazwyczaj nadgodziny. Ogranicz. pomniejszeń do wartości elementu parametr służy ograniczaniu okresów naliczania pomniejszeń oraz rozliczeń nieobecności, który zabezpiecza przed naliczeniem ujemnych elementów wypłat. 360/395

361 Zgodnie z art k.p. za pracę w godzinach nadliczbowych oprócz normalnego wynagrodzenia przysługuje dodatek w wysokości 50% lub 100% wynagrodzenia za każdą przepracowaną nadgodzinę. W myśl wyroku SN z 3 czerwca 1986 r. (I PRN 40/86, OSNCP z 1997/9, poz. 140) przez "normalne wynagrodzenie" należy rozumieć takie wynagrodzenie, które pracownik otrzymuje stale i systematycznie, a więc obejmujące zarówno wynagrodzenie zasadnicze wynikające ze stawki osobistego zaszeregowania, jak i dodatkowe składniki wynagrodzenia o charakterze stałym, jeżeli na podstawie obowiązujących w zakładzie pracy przepisów płacowych pracownik ma prawo do takich składników. Wynagrodzenie to może obejmować również dodatek funkcyjny czy dodatek za staż pracy, jak również dodatek za pracę szkodliwą dla zdrowia i inne dodatki, albowiem stałe dodatkowe składniki wynagrodzenia mają charakter wynagrodzenia jak najbardziej normalnego. Sąd Najwyższy stwierdził ponadto, iż w skład normalnego wynagrodzenia może wchodzić także premia, jeżeli ma charakter stały i nie jest uzależniona od uzyskania określonych konkretnych osiągnięć w pracy, nieobjętych zadaniami wykonywanymi w godzinach nadliczbowych. W związku z powyższym, jeżeli chcemy, by pracownik otrzymywał dany element w podwyższonej wysokości (z tytułu pracy w nadgodzinach) zaznaczamy: Odchyłki rzeczywistego czasu pracy od normy niewynikające z nieobecności (W PROGRAMIE ODCHYŁEK CZASU PRACY ) Jeżeli chcemy by wartość danego elementu była wyłącznie pomniejszana z tytułu nieobecności pole pozostawiamy niezaznaczone. Parametr Odchyłek czasu pracy może przyjąć wartości: Nie jeżeli pracownik przepracuje większą liczbę godzin niż została zaplanowana na normie czasu pracy pracownika lub nastąpi niedopracowanie godzin odchyłki nie będą naliczane w kontekście tego elementu wynagrodzenia, Wszystkich jeżeli pracownik przepracuje większą liczbę godzin niż została zaplanowana na normie czasu pracy pracownika lub nastąpi niedopracowanie godzin zarówno odchyłki na plus jak i na minus będą naliczane w kontekście tego elementu wynagrodzenia, Wybranych jest możliwość zadecydowania czy na danym elemencie będą naliczane odchyłki na plus, minus, akordowe. Plus Nie odchyłki na plus nie będą naliczane w kontekście tego elementu wynagrodzenia; Wszystkich odchyłki na plus nie zależnie czy wynikają z przekroczenia dobowego czy średniotygodniowego będą naliczane w kontekście tego elementu wynagrodzenia; Wybranych jest możliwość zadecydowania, jakie odchyłki na plus mają być naliczane w kontekście tego elementu wynagrodzenia. Opcje do wyboru to: 50%, 100%, Świąteczne, Pozostałe. Minus do wyboru opcja TAK/NIE. Akordowych do wyboru opcja TAK/NIE. Zależność od czasu pracy - Wartość za: godzinę W przypadku, gdy wartość definiowanego dodatku liczona jest za godzinę czas w obliczeniach uwzględniony może być na jeden z dwóch sposobów: Jest wprowadzany do programu bezpośrednio przez użytkownika (np. jest przepisywany z karty pracy), Jest wyliczany automatycznie przez program, zazwyczaj w oparciu o zdefiniowany kalendarz. W pierwszym z omawianych przypadku użytkownik może nazwać swój element czasu wpisując odpowiednią nazwę w pole: Element czasu pracy (sekcja Nazwy parametrów algorytmu), np.: Czas pracy w warunkach szkodliwych. W drugim przypadku użytkownik wybiera z pośród listy zdefiniowanych parametrów. Do wyboru pozostają: Wpisany czas pracy (wybranie tego parametru uaktywnia pole Czas) Nominalny czas pracy Rzeczywisty czas pracy Czas pracy w nocy Czas pracy w niedziele i święta Czas pracy w dni dodatkowo wolne od pracy Czas pracy w niedziele święta oraz dni dodatkowo wolne od pracy Liczba nadgodzin 50% Liczba nadgodzin 100% Liczba nadgodzin święta Liczba nadgodzin 100% święta Liczba nadgodzin razem Wg wybranej strefy (wybranie tego parametru uaktywnia pole Definicja strefy wybór z listy: Dyżur wliczany do czasu pracy Nadgodziny 100% Nadgodziny 50% Nadgodziny do przeniesienia Nadgodziny ŚW Praca w dni wolne Praca w godzinach nocnych Praca w niedziele i święta Praca w normie Przerwa bezpłatna Rozliczenie nadgodzin (firma) Rozliczenie nadgodzin (pracownik) Rozliczenie wyjścia prywatnego Wyjście prywatne Czas pracy w normie Liczba nadgodzin 50% (za okres) Liczba nadgodzin 100% (za okres) Liczba nadgodzin święta (za okres) Liczba nadgodzin 100% święta (za okres) Liczba nadgodzin razem (za okres). W konfiguracji systemu na konkretnym Kalendarzu, na zakładce Ogólne, w sekcji Rozliczany okres - parametr Nadgodziny dobowe rozliczane miesięcznie determinuje rozliczanie nadgodzin dobowych na koniec okresu rozliczeniowego lub na koniec danego miesiąca. Jeżeli zaznaczymy powyższy parametr na TAK wówczas element wynagrodzenia uzależniony w podstawie czasu pracy od: Liczby nadgodzin ze słowem okres w nawiasie przykładowo Liczba nadgodzin 100% (okres) - będzie liczony według zasady, że jeżeli wystąpią nadgodziny 100% to wówczas element wynagrodzenia będzie naliczany, co miesiąc, mimo, że nadgodziny z tego tytułu są rozliczone na koniec okresu rozliczeniowego. Natomiast, jeżeli w powyższym przykładzie w podstawie czasu pracy elementu wynagrodzenia wybierzemy parametr: Liczba nadgodzin 100% wówczas takowy element wynagrodzenia będzie naliczany na koniec okresu rozliczeniowego. Algorytm: Edytor algorytmu To jedna z najbardziej zaawansowanych możliwości definiowania algorytmu naliczania składnika wynagrodzenia. Umożliwia wpisanie (na zakładce edytor) kompletnego kodu naliczającego zarówno wszystkie podstawy jak i wartość końcową elementu wynagrodzenia. Opcja przeznaczona dla autoryzowanego serwisu. Algorytm: Za okres nieobecności Regulamin wynagrodzeń może gwarantować pracownikowi zachowanie prawa do wynagrodzenia w okresie wybranych nieobecności. Teoretycznie można by poprzestać na nie pomniejszaniu wynagrodzenia w przypadku wystąpienia takiej nieobecności. Jeżeli tą nieobecnością jest: Urlop macierzyński, Urlop rehabilitacyjny, Urlop opiekuńczy (ZUS), Zwolnienie chorobowe, to część wynagrodzenia przypadająca na jej okres na deklaracji RSA (Cześć III.B.) musi zostać wykazana z kodem 220 (składniki wynagrodzenia przysługujące w okresie niezdolności do pracy, jeżeli nie zostały uwzględnione w podstawie wymiaru wypłaconego za czas tej niezdolności wynagrodzenia lub zasiłku). Co więcej takie wynagrodzenie nie stanowi podstawy naliczania składek ZUS (dotyczy to również składki na ubezpieczenie zdrowotne). W takim przypadku odwołujemy się do metody: Za okres nieobecności. 1. W pierwszym kroku wskazujemy wcześniej zdefiniowany (wybór z listy) element wypłacany w okresie obecności. 2. W drugim kroku wskazujemy w trakcie, jakich nieobecności powinien on być wypłacany (poprzez zaznaczenie / odznaczenie odpowiednich pól). Dla ustalenia wartości definiowanego elementu program zastosuje te same reguły, które decydują o jego pomniejszaniu. W ten sposób otrzymamy gwarancje, że suma: wartość dodatku w okresie obecności + wartość dodatku w okresie nieobecności = wartość nominalna (liczona z pominięciem nieobecności). U w a g a! Priorytet elementu wypłacanego Za okres nieobecności musi być niższy od priorytetu elementu bazowego liczonego w okresie nieobecności. Metody Za okres nieobecności NIE wykorzystujemy dla definiowania składników przysługujących w okresie urlopu wypoczynkowego / okolicznościowego. Tego typu wynagrodzenie jest traktowane przez ZUS na równi z wynagrodzeniem za czas pracy. W takim przypadku ograniczamy się do zaznaczenia, że nieobecności typu urlop nie pomniejszają definiowanego składnika wynagrodzenia Przykład Załóżmy, że dodatek stażowy Przysługuje pracownikom w okresie zwolnienia chorobowego i urlopu rehabilitacyjnego oraz NIE przysługuje w okresie urlopu macierzyńskiego i opiekuńczego. Ponieważ jak już wspomniano wyżej cześć dodatku stażowego wypłacana w okresie nieobecności w kwestii liczenia składek ZUS zachowuje się inaczej niż ten sam dodatek wypłacany za okres nieobecności musimy: Definiując normalny dodatek stażowy pomniejszyć go o wszystkiego rodzaju nieobecności ZUS (w tym urlop rehabilitacyjny i zwolnienie chorobowe). Nazwijmy go: Dodatek stażowy oskładkowany. Przy czym sposób pomniejszania wartości nominalnej pozostaje już indywidualną kwestią użytkownika. 361/395

362 Definiując dodatek stażowy przysługujący w okresie urlopu rehabilitacyjnego i zwolnienia chorobowego (Dodatek stażowy nieoskładkowany) Wybieramy algorytm Za okres nieobecności Wskazujemy bazowy element wynagrodzenia. W tym przypadku Dodatek stażowy oskładkowany Wskazujemy w okresie których nieobecności pracownika będzie on wypłacany Urlop rehabilitacyjny Zwolnienie chorobowe Wartość tak zdefiniowanego dodatku będzie odpowiadać dokładnie odpowiednim pomniejszeniom Dodatek stażowego oskładkowanego, przez co unikniemy problemu zaokrągleń. Algorytm: Jak ekwiwalent za urlop Wybór tej metody (Jak ekwiwalent za urlop) spowoduje, że definicja wzoru za pomocą, którego ustalona zostanie wartość liczonego składnika ograniczy się do: Ustalenia, z jakiego okresu naliczana będzie odpowiednia podstawa. Standardowy okres naliczania podstawy wynosi 12 miesięcy. Ustalenia współczynnika, przez jaki dzielona jest podstawa (wartość za jeden miesiąc) dla wyliczenia dodatku za jeden dzień. Standardowo współczynnik ten wyliczany, jako iloraz: nominalna liczba dni pracy w roku / 12. Jeżeli wartość definiowanego elementu powinna być policzona z uwzględnieniem innych niż standardowe wartości po wyłączeniu odpowiedniej flagi użytkownik uzyskuje możliwość wpisania własnych wartości. Algorytm: Jak urlop wypoczynkowy Definiowanymi elementami wynagrodzenia mogą być rozliczenia nieobecności typu urlop wypoczynkowy. W tym przypadku dla ustalenia wartości definiowanego elementu wynagrodzenia posłużymy się metodą: Jak urlop wypoczynkowy. Definicja wzoru za pomocą, którego ustalona zostanie wartość liczonego składnika ograniczy się do ustalenia okresu naliczania podstawy. Użytkownik decyduje czy podstawa naliczana będzie na podstawie wypłat z ostatnich 3 miesięcy (Standardowy okres naliczania podstawy) czy też z zadanego przez niego okresu: Standardowy okres naliczania podstawy [ ] Nie Okres naliczania podstawy (miesiące) wartość zdefiniowana przez użytkownika, Algorytm: Jak urlop okolicznościowy Sposoby liczenia wynagrodzenia (dodatku) za czas urlopu wypoczynkowego urlopów okolicznościowego nieznacznie się miedzy sobą różnią stąd dostępna jest urlopów programie również metoda: Jak urlop okolicznościowy. W tym przypadku nie wymaga się od użytkownika określania wartości dodatkowych parametrów. Podstawa jest zawsze liczona z miesiąca, za który naliczany jest definiowany dodatek (wynagrodzenie za czas urlopu okolicznościowego). Algorytm: Klasa algorytmu W pole Nazwa należy wpisać pełną (niekwalifikowaną) nazwę klasy dziedziczonej z klasy Soneta.Place.AlgorytmBase.Assembly z definicją klasy musi zostać wkopiowane do katalogu, w którym zainstalowany został program enova. Uzupełniamy pole Priorytet oraz zaznaczamy czy dany element ma ulegać potraceniu: Tak/Nie. Algorytm: Jak zwolnienie chorobowe Ostatnia z dostępnych metod pozwala na definiowanie własnych zasiłków. W pierwszej kolejności definiujemy okres naliczania podstawy. Standardową wartością jest 12 miesięcy (wartość definiowana w konfiguracji Kadry i Płace Płace Zasiłki ogólne). Wartość ta może być dowolnie modyfikowana przez użytkownika (pod warunkiem zaznaczenia: Standardowy okres naliczania podstawy Nie. Następnie ustalamy: Wysokość definiowanego zasiłku (Procent), Potencjalnego odbiorcę definiowanego zasiłku Pracownik zasiłek wypłacany wyłącznie pracownikom etatowym Inny ubezpieczony zazwyczaj zleceniobiorcy (wyplata nie będzie możliwa dla pracownika etatowego). Jak zatrudnienie ten sam zasiłek wypłacony może być zarówno pracownikom jak i pozostałym (innym) ubezpieczonym. Przyczynę nieobecności, (dla jakiego rodzaju nieobecności rozliczeniem może być definiowany zasiłek). Do wyboru pozostaje Nieobecność nieusprawiedliwiona Służba wojskowa Nieobecność usprawiedliwiona płatna Nieobecność usprawiedliwiona niepłatna Urlop bezpłatny Urlop wychowawczy Urlop macierzyński Urlop rodzicielski Urlop rehabilitacyjny Urlop opiekuńczy Zwolnienie chorobowe Zaokrąglenie Wartość definiowanych dokładności w programie elementów wynagrodzenia ustalana jest w ogólnym przypadku przy pomocy wzoru: Podstawa obliczeniowa x Współczynnik x Zależność od czasu gdzie w najprostszym przypadku Współczynnik i Zależność od czasu przyjmują wartość 1 (jeden). Program pozwala zaokrąglić: Końcowy wynik obliczeń (wartość liczonego dodatku / potracenia) Podstawę obliczeniową, (czyli pośredni element obliczeń). W pierwszym przypadku konfiguracji podlega Precyzja (dokładność zaokrąglania) oraz Sposób zaokrąglania. W drugim przypadku (Podstawa) możliwe jest wyłącznie zaokrąglenie do pełnego grosza, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Precyzja Standardowo wszystkie wyliczane wartości zaokrąglane są do Pełnego grosza. Użytkownik może to zmienić wybierając: Do pełnych dziesiątek groszy Do pełnego złotego Do pełnych dziesiątek złotych Sposób Poza precyzją obliczeń (wielkością zaokrąglenia) użytkownik programu ma jeszcze wpływ na sposób zaokrąglania: Standardowe Dla zaokrąglenia do pełnego grosza wartość poniżej 0,5 gr zaokrąglana w dół Dla zaokrąglenia do pełnych dziesiątek groszy wartość poniżej 5 gr zaokrąglana w dół Dla zaokrąglenia do pełnego złotego wartość poniżej 50 gr zaokrąglana w dół Zawsze w górę Zawsze w dół Podstawa zaokrąglana do pełnego grosza Tak Nie Algorytm (Staż pracy) Zależność pomiędzy stażem pracy a wysokością (procentem) dodatku stażowego definiujemy przy pomocy opcji Staż pracy. Zależność od stażu pracy Zakładka Staż pracy uaktywnia się po wyborze Typu mnożnika: Zależny od stażu pracy na zakładce Ogólne. W definiowanej zależności możemy uwzględnić: Staż pracy w firmie (wynikający z kolejnych zapisów historycznych) i (lub) Staż pracy poza firmą (wynikający z zapisów w kartotece pracownika Kadry Historia Zatrudnienia). 362/395

363 W pierwszym przypadku zaznaczamy: Praca w organizacji : Tak. W drugim przypadku odwołujemy się do jednej z Podstaw stażu. Podstawy: Okres nauki i Zatrudnienie poza firmą są podstawami standardowymi predefiniowanymi w programie. Pozostałe definiujemy w konfiguracji Kadry i płace Kadry Definicje podstaw stażu pracy. Staż pracy w organizacji może być liczony na: Ostatni dzień okresu, Pierwszy dzień okresu, Ostatni dzień poprzedniego okresu. Progi stażu pracy Zależność pomiędzy wybranym powyżej stażem pracy a wysokością dodatku stażowego zapisujemy przy pomocy tabeli (listy) podając kolejno staż pracy (liczony w latach) i odpowiadający mu procent dodatku stażowego. Dla zachowania pełnej poprawności zapisu pierwszą pozycją listy jest zapis: od 0 lat 0.00 procent dodatku). Algorytm (Edytor) Edytor Zakładka jest aktywna tylko po wybraniu algorytmu Kreator algorytmu z podstawą kod metody lub algorytmu typu Edytor algorytmu. W obu przypadkach wpisujemy do aktywnego edytora kod wyliczający odpowiednio podstawę lub cały element wynagrodzenia. Zakładka przeznaczona wyłącznie dla autoryzowanego serwisu. Algorytm (Nazwy Parametrów) Nazwy parametrów dodatku Wzór przy użyciu, którego liczona jest wartość definiowanego elementu wynagrodzenia składać się może z czynników (fragmentów wzoru): Wyliczanych automatycznie przez program Wprowadzanych bezpośrednio przez użytkownika programu. W tym drugim przypadku w trakcie przypisywania takiego dodatku pracownikowi program może pozwolić na jego indywidualną modyfikację. W tym celu należy dany parametr nazwać. Nienazwane parametry przypisywane są pracownikowi z domyślnymi wartościami odczytanymi z konfiguracji (bez możliwości ich indywidualnej dla pracownika, modyfikacji). W najbardziej złożonym przypadku możemy mieć do czynienia z kilkoma rodzajami parametrów: Parametr typu Podstawa, np.: Nagroda, wartość premii,... Element czasu pracy, np..: Czas pracy w warunkach szkodliwych, Czas pracy w nocy (o ile nie jest automatycznie wyliczany przez program,... Dni Ułamek Procent Współczynnik przyjęty w obliczeniach, np.: Procent premii,... Nazwy parametrów elementu wypłaty Podobnie jak z poziomu pracownika wybrane elementy mogą być korygowane już na poziomie elementu wypłaty. Poprawne naliczenie wartości niektórych z nich może wymagać dwóch podstaw: Podstawa 1:, Podstawa 2: (np. Dodatek urlopowy gdzie jego wartość jest po części liczona na podstawie wypłat z n ostatnich miesięcy, a po części z wypłat z bieżącego miesiąca). Uwzględniony w obliczeniach czas może zostać wyrażony w Godzinach:minutach(Czas:) lub w Dniach (Dni:) Użyty we wzorze współczynnik może zostać zapisany: W postaci ułamka xxx/yyyy (Ułamek:) Jako procent (Procent:) W postaci współczynnika (Współczynnik:) W postaci liczby dziesiętnej (Ilość:) Algorytm (Podgląd) Podgląd Informacje na tej zakładce udostępniają wprowadzony algorytm w postaci kodu programu. W zasadzie możliwość ta jest przydatna wyłącznie dla konfigurującego program serwisu. Algorytm (Umowy) Dla definicji elementów wynagrodzenia rodzaju Umowa jest możliwość przypisania sposobu Rozliczenia : Dowolny, Kwota do wypłaty, Stawka za okres oraz Typu wartości : Dowolny, Netto, Brutto. Po wybraniu na umowie definicji z wartościami innymi niż 'Dowolny' są one kopiowane do odpowiednich pól na umowie a pola te są blokowane. Widoczne cechy Można na niej wybrać cechy, które są wyświetlane dla dodatków związanych z daną definicją cechy. Nie ma możliwości modyfikowania tej listy z poziomu dodatku. Ogólne Ogólne Do korygowania wartości elementów używaj mechanizmu storno Tak Opcja umożliwia automatyczne wygenerowanie storna korygowanych elementów bez konieczności oznaczenia wypłaty do przeliczenia. Automatyczne storno działa również w przypadku korygowania umów cywilnoprawnych rozliczanych według stawki za okres oraz stawki za godzinę, nie działa natomiast dla umów rozliczanych, jako kwota do wypłaty. Zaznaczony parametr na TAK umożliwia ponadto wygenerowanie korekty do rozliczanego miesiąca, w przypadku wystąpienia aktualizacji w trakcie miesiąca, za który liczymy korektę, np. przy zmianie stawki zaszeregowania w trakcie miesiąca. Nie Podczas wyliczania wypłaty automatycznie rozliczaj należności z tytułu ujemnych wypłat oraz zaliczek wypłaconych pracownikowi w kasie Tak - Nie - Nie zalecamy zmiany wartości tej flagi. Parametr pozostawiony w celu utrzymania zgodności ze starymi wersjami systemu. Tabela kursowa wg, której są przeliczane składniki wynagrodzenia i kwota do wypłaty. Użytkownik ma możliwość wskazania tabeli kursowej, według której składniki mają być przeliczane. Standardowo w programie jest zdefiniowana tabela: Kurs średni NBP. Użytkownik ma możliwość skonfigurowanie innej tabeli ( Narzędzia/Opcje/Ewidencje ŚP/Preliminarz/Tabele kursowe). Wypłaty za etat Na opisach płatności do wypłat za etat umieszczaj numer wypłaty, (jeżeli pole nie zostanie zaznaczone, to w opisie będzie umieszczana informacja o miesiącu, za który dokonana została wypłata) Tak - Nie - Wypłaty (rachunki) za umowy cywilno - prawne 363/395

364 Umieszczaj w ewidencji dokumentów wszystkie wypłaty (rachunki) do umów cywilno-prawnych wypłaconych od 1 maja 2004 roku, (jeżeli pole nie zostanie zaznaczone, to w ewidencji zostaną umieszczone wyłącznie umowy podlegające VAT) Tak - Nie - Na opisach płatności do wypłat (rachunków) za umowy cywilno-prawne umieszczaj numer rachunku, (jeżeli pole nie zostanie zaznaczone, to w opisie będzie umieszczany numer umowy) Tak - Nie - Rozliczanie zobowiązań z tytułu wynagrodzeń Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń oznaczaj, jako podlegające rozliczeniu (zobowiązania niepodlegające rozliczeniu nie są wykazywane na listach rozrachunków i nie mogą być rozliczane z wypłatami a przelewy dla nich można przygotować tylko przy pomocy czynności Przygotuj przelewy dostępnej na liście list płac) Tak - Nie - Podstawa podatków i składek Nie dopuszczaj do zapisania wypłat z ujemnymi podstawami naliczania składek ZUS lub zaliczki podatku Tak Jeżeli w naliczonej wypłacie podstawy naliczania składek ZUS lub zaliczki podatku będą ujemne program nie dopuści do zapisania wypłaty. Nie - Listy płac Ogólne Renumeracja list płac wg: Nazwiska i imienia po renumeracji wypłaty ułożą się w kolejności alfabetycznej po nazwisku Kodu - po renumeracji wypłaty ułożą się w nr kodu Renumeracja wypłat (rachunków) dla umów cywilno-prawnych wg numeru umowy: Tak Nie Zatwierdzanie list płac i wypłat wyłącznie poprzez czynności Zatwierdź listę płac. Zatwierdź wypłatę : Tak zatwierdzenie list płac i wypłat możliwe jedynie przez czynności Zatwierdź listę płac, Zatwierdź wypłatę. Przy próbie zatwierdzenia listy płac ręcznie (wciskając czek Zatwierdzona) program nie zareaguje. Nie Definicje list płac Do definicji list płac Użytkownik wykorzystuje standardowy formularz. Ogólne Ogólne Nazwa (maksymalnie 30 znaków). Identyfikuje definiowany element na liście. Symbol (maksymalnie 12 znaków). Musi być unikalny nie może powtarzać się w systemie (przy próbie zapisania definicji dokumentu wykorzystującej istniejący już w systemie symbol pojawi się komunikat: Istnieje już inny zapis... W takim przypadku można wyłącznie zmienić symbol tworzonej definicji ponowić próbę zapisu). Zapisany symbol może być wykorzystywany w tworzonym systemie numeracji dokumentów (sekcja: Numeracja). Blokada: Tak - Definicja listy zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie mógł jej wybrać. Nie Nadrzędna Po wybraniu nadrzędnej listy np. LPI wszystkie elementy wypłaty, mimo że są przypięte do listy np. LPE naliczą się na liście LPI. Seria Tak jeżeli w etacie pracownika została odnotowana seria, to będzie ona stanowić fragment symbolu definiowanej listy płac. Nie odnotowana w etacie pracownika seria zignorowana zostanie w symbolu listy płac. Wydział Tak jeżeli jednocześnie w definicji wydziału (Konfiguracja Kadry Wydziały) zostało zaznaczone pole Lista płac oraz w polu Symbol na liście płac został zapisany odpowiedni symbol, to będzie on stanowił fragment symbolu definiowanej listy płac. Nie lista płac w swoim symbolu nie będzie uwzględniała wydziału. Jeżeli nie zostało zaznaczone pole Seria, to dla całej firmy drukowana będzie jedna wspólna lista płac. Definicja w ewidencji dokumentów Naliczona lista płac w ewidencji dokumentów będzie miała poprzedzony numer o tą pozycję. Definicję ewidencji dokumentów definiujemy w konfiguracji Ewidencja dokumentów Definicje dokumentów Typ: Lista płac ewidencja. Waluta wypłaty Wybieramy, w jakiej walucie mają być naliczone płatności do tej listy płac. Definicję waluty tworzymy w konfiguracji Ewidencje ŚP Waluty. Kwota do wypłaty z wypłaty jest przeliczana na kwotę listy płac (wg waluty z odpowiedniej definicji listy) na podstawie kursu średniego NBP z dnia daty wypłaty. Jeżeli wybierzemy walutę inną niż złotówki wówczas po naliczeniu listy płac w wypłacie pracownika na zakładce Ogólne pojawi się pole Do wypłaty w walucie. Pole to zwraca informację o kwocie netto wypłaty w walucie listy płac. Zobowiązania z tytułu wynagrodzeń oznaczaj, jako podlegające rozliczeniu : Domyślnie Zawsze Nigdy Numeracja Po lewej stronie dostępna jest lista pól, które mogą być użyte w definicji numeracji. W opisywanej definicji są to: Data Dzień (Day) Miesiąc (Month) Kwartał (Quarter) Tydzień (Week Number) Rok (Year) Data Wypłaty Definicja Symbol Okres Seria Wydział Symbol wydziału Po prawej stronie znajduje się lista aktualnie wybranych pól. Pole oznaczone * to automatycznie nadawany numer kolejny (ostatni na liście). Przyciski w środkowej części ekranu służą do przemieszczania pól między panelami lub w obrębie panelu Pola wzoru numeracji. Gdy podświetlone są elementy lewego panelu oznaczone znakiem +, przycisk Dodaj pole jest nieaktywny. Dodawać możemy tylko części składowe (np. Dzień, Miesiąc i Rok dla daty). W dolnej części ekranu wyświetlany jest przykład numeru, stworzonego wg aktualnej definicji. Każdy element może być użyty tylko raz. Po przeniesieniu element jest wstawiany nad podświetlony element definicji. Aby zmienić kolejność elementów podświetlamy element znajdujący się pod pozycją, na której chcemy umieścić element i naciskamy przycisk Dodaj pole. Dodatkowe Dodatkowe Naliczaj koszty uzyskania przychodu ze stosunku pracy Tak opcja domyślnie przyjmuje wartość TAK. Nie przy ustawieniu parametru na NIE koszty uzyskania przychodu na danej liście płac nie zostaną naliczone, pomimo że na definicjach elementu jest prawo do naliczania kosztów. 364/395

365 Edytor Edytor Zakładka umożliwia dopisanie algorytmu, który będzie uwzględniony w symbolu listy płac. Przykładowy algorytm: public override string SeriaListyPłac(WypElement element, string seria) { return string.format("{0}{1}", seria, element.pracownik.kod); } Symbol listy płac z uwzględnieniem algorytmu będzie wyglądał 'LPE/BL/028/2011/08/1', gdzie 028 to kod pracownika. Definicje elementów Definicje elementów Na liście wyświetlane są elementy wynagrodzenia związane z wybraną listą płac. O odpowiednim powiązaniu decyduje zawartość pola Definicja listy płac na formularzu Prawa danych Prawa dostępu do danych Prawa dostępu ustawione na definicji listy płac będą uwzględniane w przypadku zaznaczenia parametru 'Aktywne prawa dostępu do definicji listy płac. Ustawienie pozwala na przypisanie operatorowi, które definicje list płac mogą być przez niego wykorzystywane' na TAK (Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/płace/prawa dostępu). Prawa danych Pełne prawo dostępu do danych Po zaznaczeniu pełnych praw operator ma dostęp do danej definicji listy płac. Tylko przeglądanie danych (tylko odczyt), Po wybraniu tylko przeglądania danych na tej liście płac operator nie będzie miał możliwości modyfikacji, dane będą udostępnione tylko do podglądu. Zakaz dostępu do danych Po zablokowaniu dostępu do listy operator nie będzie widział danej listy. Nieobecności Pomniejszenia za nieobecności Przy pomniejszeniu wynagrodzenia 30/30 generuj wynagrodzenie za jeden dzień przepracowany: Tak - Nie - Dotyczy pomniejszenia za 30 dni w miesiącach, które mają 31 dni. Rozliczanie nieobecności W poszukiwaniu nierozliczonych nieobecności cofaj się dodatkowo o (miesiące), domyślnie 0. Procedura "cofania się" w poszukiwaniu elementów wliczanych do podstawy urlopu zatrzymuje się po napotkaniu miesiąca, w którym nie została naliczona wypłata. Dotychczas program o ile nie znalazł wcześniej 3 (12) wypłat cofał się aż do daty zatrudnienia. Po naliczeniu wypłaty pojawia się informacja w logu np. Dla pracownika Andrzejewski Piotr (006) istnieje nierozliczona nieobecność: Zwolnienie chorobowe w okresie Podatki Zgromadzone na formularzu dane dotyczą wskazanego roku podatkowego zapisanego w polu Rok aktualności. Progi podatkowe Progi podatkowe Zapisane w postaci tabeli: Próg / Procent obowiązujące w danym roku progi podatkowe. Podatek liniowy: 19% Koszty uzyskania Roczne Określona ustawą o podatku dochodowym dla osób fizycznych roczna wartość kosztów uzyskania (z jednego stosunku pracy). Miesięczne Wartość kosztów uzyskania do odliczenia w trakcie miesiąca. Miesięczne = Roczne / 12 po zaokrągleniu do 1 grosza Należne koszty uzyskania zawsze w pełnej wysokości: Tak. Koszty uzyskania przychodu będą naliczone w pełnej wysokości albo nie będzie ich wcale, ograniczenie będzie następowało na etapie zaliczki podatkowej. Nie Podwyższone koszty uzyskania Roczne Określona ustawą o podatku dochodowym dla osób fizycznych roczna wartość podwyższonych kosztów uzyskania (z jednego stosunku pracy podwyższone o 25 % oraz z więcej niż jednego stosunku pracy). Miesięczne Wartość podwyższonych kosztów uzyskania do odliczenia w trakcie miesiąca. Miesięczne = Roczne / 12 po zaokrągleniu do 1 grosza Ulga podatkowa Roczna Przysługująca do odliczenia w ciągu roku wartość ulgi podatkowej. Miesięczna Wartość ulgi podatkowej do odliczenia w trakcie miesiąca. Miesięczna = Roczna / 12 po zaokrągleniu do 1 grosza Umowy cywilno-prawne Umowa ryczałtowa do kwoty Kwota ustalona na podstawie art. 30 ust.5a ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zaliczka podatku / podatek Procent zaliczki podatku dla przychodów osiąganych z działalności wykonywanej osobiście (Art. 13). Stawka VAT Jeżeli umowa cywilnoprawna podlega VAT Domyślnie 23 %. Podatki inicjacja Inicjacja danych podatkowych pracownika Dla nowo dodawanych pracowników inicjuj standardowe koszty uzyskania przychodu Tak - Dla nowo dodawanych pracowników koszty proponują się w wartości wpisanej w konfiguracji Kadry i płace Płace Podatki Koszty uzyskania, Nie Dla nowo dodawanych pracowników koszty proponują się w wartości 0 zł. standardową ulgę podatkową Tak - Dla nowo dodawanych pracowników ulga proponuje się w wartości wpisanej w konfiguracji Kadry i płace Płace Podatki Ulga podatkowa, Nie - Dla nowo dodawanych pracowników ulga proponuje się w wartości 0 zł. 365/395

366 Aktualizacja danych podatkowych Włącz czynność seryjnej aktualizacji danych pracownika połączonej z inicjowaniem ustawień podatkowych na wartości domyślne: Tak Po ustawieniu parametru na TAK z pozycji Kadry i Płace Kadry (Pracownicy, Zleceniobiorcy, Niezatrudnieni, Wszyscy, Właściciele) w Menu Czynności Operacje seryjne dostępna jest pozycja Aktualizuj pracowników : Data aktualizacji Inicjuj dane podatkowe Zawsze aktualizuj Aktualizacja jest zawsze robiona na 1 stycznia. Jeśli aktualizacja została już zrobiona to nie da się zrobić kolejnej. Po ustawieniu parametru Inicjuj dane podatkowe na TAK i Zawsze aktualizuj na NIE dane podatkowe inicjowane są na standardowe (progi podatkowe, koszty uzyskania, ulga) o ile pracownik ma niestandardowe ustawienia podatkowe (koszty inne niż z jednego stosunku, mnożnik kosztów i ulgi różny od 1 lub progi podatkowe różne od standardowych), dodatkowo stworzył się zapis historyczny ważny od tej daty. Po ustawieniu parametru Inicjuj dane podatkowe na NIE i Zawsze aktualizuj na TAK tworzy się tylko zapis historyczny ważny od tej daty bez wprowadzenia zmian na pracowniku na zakładce Dane podatkowe. Nie Prawa dostępu Prawa dostępu Aktywne prawa dostępu do definicji listy płac. Ustawienie pozwala na przypisanie operatorowi, które definicje list płac mogą być przez niego wykorzystywane: Tak - na nowych bazach danych w standardowych konfiguracjach parametr został zaznaczony na TAK. Przy takiej konfiguracji definiując prawa należy pamiętać o odpowiednim skonfigurowaniu poszczególnym operatorom praw obiektowych do definicji list płac ( w uprawnieniach operatora zakładka Prawa DefListPlac). Standardowo prawa do tych definicji są zablokowane. Nie Składki FP, FGŚP i FEP Miesiąc aktualności Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych Firma zobowiązana do odprowadzania składki na FGŚP: Tak Po zaznaczeniu parametru będzie naliczana składka na FGŚP Nie - Po odznaczeniu parametru nie będzie naliczana składka na FGŚP (np. w przypadku wspólnoty mieszkaniowe, ponieważ nie prowadzi ona działalności gospodarczej). Wysokość składki na FGŚP (procent), domyślnie 0,10% Fundusz pracy Podstawę naliczania składki na Fundusz Pracy przyrównuj do najniższego wynagrodzenia wg daty wypłaty: Tak - Nie oznacza to, że wypłata za okres grudnia 2011 jest przyrównywana do najniższego wynagrodzenia z 2011 roku bez względu na datę wypłaty (istotny jest wyłącznie okres za jaki realizowana jest wypłata). W podstawie naliczania składki na FP w przyrównaniu do najniższego wynagrodzenia uwzględniaj ujemne elementy z poprzednich okresów. Domyślnie parametr jest ustawiony na "Nie", co oznacza, że zostaną uwzględnione elementy dodatnie i ujemne za okresy naliczania elementów wypłaty, a nie tak jak dotychczas tylko elementy ujemne. Przykład. Pracownik zatrudniony na stawce minimalnej, po naliczeniu wypłaty za miesiąc czerwiec 2014 doniósł zwolnienie chorobowe na okres W naliczonej wypłacie za miesiąc lipiec 2014 z opcją miesięcy wstecz 1, brakowało składki na FP. Przy ustawieniu parametru na "Nie", składka na FP zostanie policzona. W podstawie naliczania składki na elementy z wartościami za miesiąc uwzględniaj wg wartości nominalnej. Domyślnie parametr jest ustawiony na TAK, co oznacza, że w podstawie naliczania składki na FP w przyrównaniu do najniższego wynagrodzenia, elementy miesięczne będą uwzględniane w wartości nominalnej dopełnionej normą miesięczną podzieloną przez normę okresu zatrudnienia w miesiącu. Przykład. W Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/płace/elementy wynagrodzenia na definicji elementu Wynagr. chorobowe, na zakładce "Ogólne" parametr "Przyrównuj do najniższego wynagrodzenia" ustawiony na "TAK". Pracownik zatrudniony na stawce miesięcznej 2194,00zł przebywał na zwolnieniu chorobowym w okresie Na wypłacie za miesiąc sierpień 2014, nie naliczała się składka na FP. Po ustawieniu parametru na "Tak", składka zostanie policzona. Wysokość składki na Fundusz Pracy (procent), domyślnie 2,45% Fundusz Emerytur Pomostowych Wysokość składki na FEP (procent), domyślnie 1,5% Naliczaj współczynnik do podstawy składek na FEP według: Okresu listy płac Miesiąca ZUS Na nowych bazach danych parametr Naliczaj współczynnik do podstawy składek na FEP ustawiony jest domyślnie według Okresu listy płac. Składki ZUS Składki ZUS W przypadku naliczania ujemnej podstawy składek ZUS (np. z tytułu korekty nieobecności z poprzednich miesięcy) wypłać zaliczkę w kwocie ujemnej podstawy składek: Tak - Jeżeli, po jej ustawieniu, program wyliczy ujemne podstawy składek ZUS (wg dowolnego tytułu ubezpieczenia) to wygeneruje zaliczkę na kwotę ujemnych podstaw. Nie Kod 3000 naliczaj na podstawie informacji o wyrejestrowaniu z ubezpieczeń: Tak - w przypadku umowy zlecenie kod 3000 będzie się generował tylko pod warunkiem, że zostanie na zleceniobiorcy zaznaczone wyrejestrowanie z ubezpieczeń. Nie - w przypadku umowy zlecenie o kodzie 3000 będzie decydowała data wypłaty. Niezbędny jest oczywiście zamknięty w datach okres, na jaki została wprowadzona umowa. Składki ZUS (wskaźniki) Miesiąc aktualności Wysokość składek na ubezpieczenia społeczne Ubezpieczenie emerytalne domyślnie 19,52% Składka ubezpieczonego, domyślnie 9,76% Składka płatnika, domyślnie 9,76% Ubezpieczenie rentowe, domyślnie 8,00%: Składka ubezpieczonego, domyślnie 1,5% Składka płatnika, domyślnie 6,5% Ubezpieczenie chorobowe, domyślnie 2,45% Ubezpieczenie wypadkowe, domyślnie 1,93% (na nowych bazach) Ograniczenie podstawy naliczania składki na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, domyślnie 250% Wysokość składki na ubezpieczenie zdrowotne Ubezpieczenie zdrowotne, domyślnie 9,00% w tym do odliczenia od zaliczki podatku, domyślnie 7,75% Kwota rocznego ograniczenia podstawy wymiaru składek Podstawa (kwota), domyślnie ,00zł (od ) 366/395

367 Aktualizacja składki wypadkowej Aktualizuj składkę wypadkową: Tak pole zostanie ustawione na TAK wyłącznie na nowych bazach danych. Po zaznaczeniu parametru na TAK przy aktualizacji bazy danych wskaźnik składki wypadkowej zostanie zaktualizowany na standardowy procent składki. Nie pole zostanie ustawione na NIE dla aktualizowanych baz danych. Świadczenia inne Miesiąc aktualności Zasiłki z pomocy społecznej Zasiłek stały, domyślnie 418,00 zł Świadczenia opiekuńcze Świadczenie pielęgnacyjne, domyślnie 520,00 zł. Świadczenia rodzinne (historyczne) Miesiąc aktualności Zasiłki rodzinne Na 1 i 2 dziecko Na 3 dziecko Na każde kolejne dziecko Dodatki do zasiłków rodzinnych Z tytułu urodzenia dziecka Z tytułu kształcenia i rehabilitacji dziecka niepełnosprawnego do 5 roku życia powyżej 5 do 24 roku życia Z tytułu rozpoczęcia roku szkolnego Z tytułu podjęcia przez dziecko nauki w szkole poza miejscem zamieszkania, na dziecko zamieszkujące w miejscowości, w której znajduje się szkoła na dziecko dojeżdżające Świadczenia opiekuńcze Zasiłek pielęgnacyjny Dodatek rodzinny Dodatek rodzinny Urlop wypoczynkowy Rok aktualności Urlop wypoczynkowy Podstawa wymiaru (miesiące), domyślnie 3 miesiące Podstawa wymiaru, składniki o znacznych wahaniach wysokości (miesiące), domyślnie 12 miesięcy Składniki wynagrodzenia uwzględniane wg daty wypłaty Tak - Do podstawy urlopu liczonego wg daty wypłaty wliczane są wyłącznie elementy z bieżącego okresu zatrudnienia (z uwzględnieniem przedłużeń). Nie W czasie pracy uwzględniać pracę w nadgodzinach, w dni wolne oraz niedziele i święta Tak - Od roku 2004 dopełnienie dokonywane jest w czasie pracy z uwzględnieniem nadgodzin, pracy w dni wolne oraz niedziele i święta, Nie Do roku 2003 włącznie dopełnienie dokonywane jest w czasie pracy w normalnym czasie pracy Wliczane do podstawy urlopu elementy naliczane w walucie innej niż PLN przeliczaj wg zmiany kursu Tak - Jeżeli flaga jest ustawiona to elementy, dla których wartość składnika głównego została naliczona w walucie innej niż PLN są przeliczane proporcjonalnie do zmiany kursu danej waluty(dotyczy wyłącznie elementów wliczanych z poprzednich miesięcy). Nie Wynagrodzenie za odchyłki czasu pracy do podstawy urlopu: Wliczaj Wliczaj po przeliczeniu Urlop wypoczynkowy dla pracowników tymczasowych Urlop wypoczynkowy rozliczany w dniach Tak Urlop wypoczynkowy będzie rozliczany w dniach, Nie Urlop wypoczynkowy będzie rozliczany w godzinach. Do podstawy wliczany tylko ostatni, ciągły okres zatrudnienia Tak - Po jej włączeniu urlop dla pracowników tymczasowych będzie wyliczany wyłącznie z okresu zatrudnienia dla którego liczony jest urlop a nie dla wszystkich okresów zatrudnienia w danym wydziale. Nie Dla elementów pomniejszanych przez urlop wypoczynkowy wyliczaj podstawę ze średniej z poprzednich miesięcy lub z aktualnej wartości w zależności od tego, która z nich jest większa (dotyczy pracowników ze stawką miesięczną) Tak - Nie - Przykład Pracownik zatrudniony jest od na pełny etat. Pracownik miał zmiany stawki zaszeregowania, które kształtują się następująco: Historia zapisów Cały miesiąc czerwiec pracownik 2015 r. pracownik przebywa na urlopie wypoczynkowym. Poniżej objaśnienie loga z wyliczeniem podstawy urlopu za dzień i za godz. w zależności od tego jak parametr jest ustawiony: Wariant I parametr ustawiony na TAK 367/395

368 NALICZANIE PODSTAW URLOPU WYPOCZYNKOWEGO PRACOWNIK: BEDNAREK DAMIAN (007) NIEOBECNOŚĆ: Urlop wypoczynkowy prac.tymcz. ROZLICZANY OKRES: Norma w okresie nieobecności: 8:00/1 PRACOWNIK TYMCZASOWY Zatrudnienie w wydziale: Główny wydział firmy (FIRMA) Wszystkie okresy zatrudnienia: ( ) W podstawie naliczania nie uwzględniaj bieżącego okresu wypłaty Okresy wliczane do podstawy: ( ) Czas przepracowany: 664:00/83 *( czas pracy od lutego do maja w min. i godz.)* Elementy wliczane do podstawy Wynagrodzenie zasadnicze mies. ( ): 1750 (2:Etat) Wynagrodzenie zasadnicze mies. ( ): 2000 (2:Etat) Wynagrodzenie zasadnicze mies. ( ): 2500 (2:Etat) Wynagrodzenie zasadnicze mies. ( ): 3000 (2:Etat) Minimalne wartości wg potrąceń za rozliczaną nieobecność Wynagrodzenie zasadnicze mies. ( ): 333,33/8:00=41,66625/godz., 333,33/1=333,33/dzień (2:Etat) *(7000 zł : 168 godz. = 41, /godz., 7000 zł : 21 dni = 333, /dzień)* Wyliczanie podstawy wg źródeł(porównanie wartości z poprzednich miesięcy z wartością potrąceń). 2:Etat, z poprzednich: 9250/664:00=13, /godz., 9250/83=111, /dzień *(1750zł zł zł zł.) : (664 godz. czas przepracowany w godz.), (1750zł zł zł zł.) : (83 dni czas przepracowany w dniach)* aktualna: 41,66625/godz., 333,33/dzień wyliczona (maksymalna): 41,66625/godz., 333,33/dzień Podstawa: 41,66625/godz. 333,33/dzień Podstawa po zaokrągleniu: 41,67/godz. 333,33/dzień *(większa z dwóch wartości)* Wariant II parametr ustawiony na NIE NALICZANIE PODSTAW URLOPU WYPOCZYNKOWEGO PRACOWNIK: BEDNAREK DAMIAN (007) NIEOBECNOŚĆ: Urlop wypoczynkowy prac.tymcz. ROZLICZANY OKRES: Norma w okresie nieobecności: 8:00/1 PRACOWNIK TYMCZASOWY Zatrudnienie w wydziale: Główny wydział firmy (FIRMA) Wszystkie okresy zatrudnienia: ( ) W podstawie naliczania nie uwzględniaj bieżącego okresu wypłaty Okresy wliczane do podstawy: ( ) Czas przepracowany: 664:00/83 *( czas pracy od lutego do maja w min. i godz.)* Elementy wliczane do podstawy Wynagrodzenie zasadnicze mies. ( ): 1750,00 (2:Etat) Wynagrodzenie zasadnicze mies. ( ): 2000,00 (2:Etat) Wynagrodzenie zasadnicze mies. ( ): 2500,00 (2:Etat) Wynagrodzenie zasadnicze mies. ( ): 3000,00 (2:Etat) Wyliczanie podstawy wg źródeł(porównanie wartości z poprzednich miesięcy z wartością potrąceń). 2:Etat, z poprzednich: 9250/664:00=13, /godz., 9250/83=111, /dzień *(1750zł zł zł zł.) : (664 godz. czas przepracowany w godz.), (1750zł zł zł zł.) : (83 dni czas przepracowany w dniach)* Podstawa: 13, /godz. 111, /dzień Podstawa po zaokrągleniu: 13,93/godz. 111,45/dzień *(średnia z poprzednich miesięcy)* W podstawie naliczania uwzględniaj bieżący okres wypłaty. Tak do ustalenie podstawy urlopu wypoczynkowego dla pracownika tymczasowego będzie również uwzględniony bieżący okres wypłaty. Zostaną uwzględnione elementy i czas do końca miesiąca, w którym wystąpiła nieobecność Nie do ustalenia podstawy urlopu wypoczynkowego dla pracownika tymczasowego zostaną uwzględnione elementy i czas do końca poprzedniego miesiąca, bez uwzględniania bieżącego miesiąca. Urlopy inne Rok aktualności Ekwiwalent za urlop Podstawa wymiaru, składniki wypłacane za okresy dłuższe niż 1 miesiąc (miesiące), domyślnie 12 miesięcy Składniki wynagrodzenia uwzględniane wg daty wypłaty Tak - składniki w podstawie uwzględniane wg daty wypłaty Nie - składniki w podstawie uwzględniane wg okresu wypłaty W czasie pracy uwzględniać pracę w nadgodzinach, dni wolne oraz niedziele i święta Tak Dla ekwiwalentów od roku 2004 dopełnienie dokonywane jest w czasie pracy z uwzględnieniem nadgodzin, pracy w dni wolne oraz niedziele i święta, Nie Dla ekwiwalentów do roku 2003 włącznie dopełnienie dokonywane jest w czasie pracy w normalnym czasie pracy Średnia miesięczna norma czasu pracy odczytywana z konfiguracji Tak przy wyliczaniu podstawy za 1 dzień ekwiwalentu program odczytuje normę z konfiguracji Kadry i płace Płace Urlopy inne Średnia miesięczna norma czasu pracy, Nie przy wyliczaniu podstawy za 1 dzień ekwiwalentu program wylicza wartość współczynnika wg przepisu 19 rozporządzenia urlopowego. Średnia miesięczna norma czasu pracy, domyślnie 21,00 Według interpretacji potwierdzonej przez Ministerstwo Pracy współczynnik ustala się, odejmując od liczby dni w danym roku kalendarzowym łączną liczbę przypadających w tym roku niedziel, świąt oraz dni wolnych od pracy wynikających z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy, a otrzymany wynik dzieli się przez 12. Niezależne dopełnienie elementów wliczanych do podstawy Tak - Jeżeli jest zaznaczona, to każdy element wliczany do podstawy ekwiwalentu jest dopełniany niezależnie. Nie Jeżeli flaga zostanie wyłączona, to elementy mające wspólne źródło wypłaty (np. ten sam dodatek) są dopełniane wspólnie, proporcjonalnie do ilości dni pracy i normy przepracowanych we wszystkich miesiącach, w których zostały wypłacone (w okresie naliczania podstawy). Przeliczenie podstawy za dzień na podstawę za godzinę wg normy z kalendarza pracownika Tak - dotyczy pracowników niepełnosprawnych, gdzie norma do wyliczenia ekwiwalentu wynosi 7 godz. Nie Wliczane do podstawy ekwiwalentu elementy naliczane w walucie innej niż PLN przeliczaj wg zmiany kursu Tak - Jeżeli flaga jest ustawiona to elementy, dla których wartość składnika głównego została naliczona w walucie innej niż PLN są przeliczane proporcjonalnie do zmiany kursu danej waluty(dotyczy wyłącznie elementów wliczanych z poprzednich miesięcy). Nie Ustalenia używane do 31 grudnia 2003 roku Urlop okolicznościowy zawsze wg dni Tak - Nie W średniej miesięcznej normie czasu pracy uwzględniaj wymiar etatu Tak - Nie Wskaźniki Miesiąc aktualności Lista wskaźników definiowana przez użytkownika 368/395

369 Wynagrodzenia Miesiąc aktualności Wynagrodzenia Przeciętne miesięczne wynagrodzenie w poprzednim kwartale, domyślnie 3 651,72 zł (od ) Minimalna podstawa wymiaru składek dla osób prowadzących działalność Na ubezpieczenie społeczne, domyślnie 2 227,80 zł (od ) Na ubezpieczenie społeczne (rozpoczęcie działalności), domyślnie 480,00 zł (od ) Na ubezpieczenie zdrowotne, domyślnie 2 908,13 zł (od ) U w a g a! Podstawy składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne naliczamy wg daty wypłaty a nie wg okresu. Najniższe wynagrodzenie Pracownicy, domyślnie 1680,00 zł (od ) Uczniowie, I rok nauki, domyślnie 146,07 zł (od ), II rok nauki, domyślnie 182,59 zł (od ), III rok nauki, domyślnie 219,10 zł (od ) Najniższa emerytura: domyślnie 831,15 zł (od ) Stawka wynagrodzenia wskaźnikowego Zaokrąglenie (dokładność), domyślnie 2 miejsca po przecinku Zawsze w górę: TAK/NIE Uwzględniaj wymiar etatu: Tak - Nie Zajęcia wynagrodzenia Zajęcia wynagrodzenia Minimalne wynagrodzenie do limitu wynagrodzenia niepodlegające zajęciu wyliczane wg daty wypłaty - domyślnie ustawiony NIE, co skutkuje ustaleniem kwoty wolnej dla zajęcia komorniczego według okresu. Ustawienie parametru TAK spowoduje ustalenie kwoty wolnej dla zajęcia komorniczego według daty wypłaty. Parametr jest istotny dla wypłat naliczanych z przesunięciem na przełomie roku, czyli do roku za okres grudnia 2013 roku ze względu na zmianę wysokości pensji minimalnej. Zaokrąglenia Pomniejszanie wynagrodzenia zasadniczego Zaokrąglać pomniejszenie za każdą godzinę nieobecności Dotyczy nieobecności pomniejszających wynagrodzenie proporcjonalnie do czasu trwania nieobecności Tak - Nie - zaokrąglana wartość końcowa pomniejszenia Zaokrąglać pomniejszenie za każdą 1/30 miesiąca Dotyczy nieobecności pomniejszających wynagrodzenie o 1/30 wysokości za każdy kalendarzowy dzień nieobecności Tak - Nie - zaokrąglana wartość końcowa pomniejszenia Zaokrąglać pomniejszenie za każdy dzień kalendarzowy Dotyczy nieobecności pomniejszających wynagrodzenie o 1/n wysokości za każdy kalendarzowy dzień nieobecności (n kalendarzowa liczba dni) Tak - Nie - zaokrąglana wartość końcowa pomniejszenia Zaokrąglać wynagrodzenie za każdą godzinę odchyłki Tak - Nie - zaokrąglana wartość końcowa pomniejszenia Pomniejszenia zaokrąglane zawsze w górę Tak pomniejszenia z tytułu nieobecności będą zaokrąglane do góry Nie Zasiłki ZUS Zaokrąglać każdy dzień zasiłkowy Tak - Nie - zaokrąglana wartość końcowa zasiłku Dokładność, domyślnie 2 miejsca po przecinku (do 1 grosza) Podatki Podstawa opodatkowania (dokładność), domyślnie do pełnych złotych (0 miejsc po przecinku) Naliczony podatek / zaliczka (dokładność), domyślnie do pełnych złotych (0 miejsc po przecinku) Ustawienia używane do 31 grudnia 2005 roku Naliczony podatek / zaliczka (dokładność), domyślnie 1 miejsce po przecinku (do 10 groszy) Zasiłek chorobowy Okres wyczekiwania Prawo do zasiłku, obowiązkowe ubezpieczenie chorobowe, domyślnie 30 dni Prawo do zasiłku, dobrowolne ubezpieczenie chorobowe, domyślnie 90 dni Do okresu ubezpieczenia wliczaj okresy po przerwie nie dłuższej niż (dni), domyślnie 30 dni Okres zasiłkowy Długość okresu zasiłkowego (dni), domyślnie 182 dni Długość okresu zasiłkowego, ciąża, gruźlica (dni), domyślnie 270 dni 369/395

370 Miesięczny zasiłek chorobowy Zasiłek chorobowy (procent), domyślnie 80 procent Zasiłek chorobowy, pobyt w szpitalu (procent), domyślnie 70 procent Zasiłek chorobowy, pobyt w szpitalu dla pracowników powyżej 50 roku życia (procent): domyślnie 80% Zasiłek chorobowy w okresie ciąży (procent), domyślnie 100 procent Zasiłek chorobowy za badania dla kandydatów na dawców (procent), domyślnie 100 procent Zasiłek dla nieobecności wskutek wypadku (procent), domyślnie 100 procent Zasiłek nie przysługuje za okres pierwszych dni, alkohol, domyślnie 5 dni Zasiłki inne Wynagrodzenie w okresie choroby Wynagrodzenie wypłacane przez okres (dni), domyślnie 33 dni Wynagrodzenie dla pracownika po ukończeniu 50 roku życia, wypłacane prze okres (dni), domyślnie 14 dni Wynagrodzenie chorobowe (procent), domyślnie 80% Zasiłek opiekuńczy Opieka nad dzieckiem do lat 8/14 (dni), domyślnie 60 dni Opieka nad innym członkiem rodziny (dni), domyślnie 14 dni Zasiłek opiekuńczy (dni), domyślnie 80 procent Świadczenie rehabilitacyjne Długość okresu zasiłkowego (miesiące), domyślnie 12 miesięcy Świadczenie rehabilitacyjne (procent), domyślnie 90 procent Świadczenie rehabilitacyjne dla nieobecności trwających nieprzerwanie (miesiące), domyślnie 3 miesiące, Świadczenie rehabilitacyjne dla nieobecności trwających nieprzerwanie (procent), domyślnie 75 procent Świadczenie rehabilitacyjne dla nieobecności wskutek wypadku (procent), domyślnie 100 procent Świadczenie rehabilitacyjne w okresie ciąży (procent), domyślnie 100 procent Zasiłki ogólne Miesiąc aktualności Podstawa wymiaru zasiłku Okres ustalania podstawy dla ubezpieczonego będącego pracownikiem, domyślnie 12 miesięcy Okres ustalania podstawy dla ubezpieczonego niebędącego pracownikiem, domyślnie 12 miesięcy Okres ustalania podstawy dla dodatków okresowych, domyślnie 12 miesięcy Maksymalna podstawa wymiaru zasiłku po ustaniu tytułu ubezpieczenia, domyślnie 200% Do podstawy nie wliczaj dodatków, których wypłata została zakończona Tak - Nie Art Przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego nie uwzględnia się składników wynagrodzenia, jeżeli postanowienia układów zbiorowych pracy lub przepisy o wynagradzaniu nie przewidują zmniejszania ich za okres pobierania zasiłku. 2. Składników wynagrodzenia przysługujących w myśl umowy o pracę lub innego aktu, na podstawie, którego powstał stosunek pracy, tylko do określonego terminu nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należnego za okres po tym terminie. 3. Przepis ust. 2 stosuje się odpowiednio do składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano na podstawie układu zbiorowego pracy lub przepisów o wynagradzaniu. Składniki wynagrodzenia przysługujące w myśl umowy o prace lub innego aktu nawiązującego stosunek pracy do określonego terminu, uwzględnia się przy ustalaniu postawy podstawy zasiłku chorobowego tylko za okres przypadający do tego terminu. W związku z tym, jeżeli przed rozpoczęciem nieobecności zakończyła się wypłata wybranego składnika wynagrodzeń (decyduje data "do" zapisana w Pracownik Etat dodatki) nie jest on uwzględniany w podstawie naliczania zasiłku. Dotyczy to również sytuacji, jeżeli między okresami pobierania zasiłków zarówno tego samego rodzaju, jak i innego rodzaju nie było przerwy albo przerwa była krótsza niż 3 miesiące kalendarzowe. U w a g a! W związku z wyrokiem Trybunału Konstytucyjnego z dnia r, sygn.akt. SK 16/06 ( Dz.U. Nr 119, poz.771), w programie enova zmieniony został sposób wyliczania podstawy wymiaru zasiłku chorobowego, macierzyńskiego... Do podstawy naliczania zasiłku chorobowego wliczane są wszystkie składniki wynagrodzenia, które stanowiły odpowiednio podstawę obliczenia składki na ubezpieczenie chorobowe, wypadkowe. Data zakończenia odczytywana z pola Data zakończenia wypłaty na dodatku Tak - Nie Pole jest aktywne tylko, jeżeli pole 'Do podstawy nie wliczaj dodatków, których wypłata została zakończona: jest zaznaczone na TAK. Do definicji dodatku dodawanej w pracowniku na Etat Dodatki dodano dodatkowe pole: 'Data zakończenia wypłaty:' Pole jest widoczne tylko, jeżeli obie powyższe flagi w konfiguracji są zaznaczone. Domyślnie jest inicjowane na wartość maksymalną. Program pilnuje żeby wartość w tym polu była nie mniejsza niż data ostatniej aktualizacji i data końca dodatku z ostatniego zapisu historycznego. Za okres urlopu wypoczynkowego stałe składniki wynagrodzenia dopełniaj wg dni Tak - Nie Indywidualny algorytm wliczania migrowanych elementów okresowych: Tak Nie Uproszczony algorytm wliczania okresowych elementów wynagrodzenia do podstawy zasiłków ZUS: Tak - Nie W konfiguracji programu Kadry i płace/płace/zasiłki ogólne pole: 'Uproszczony algorytm wliczania okresowych elementów wynagrodzenia do podstawy zasiłków ZUS' w nowych bazach danych standardowo jest ustawiane na 'TAK'. Po ustawieniu parametru na NIE, wypłacając dodatki okresowe, za okresy, w którym pracownik miał prawo do dodatku, ale go nie otrzymał, należy naliczyć zerowy element za ten okres, aby program w podstawie chorobowego podzielił dodatek przez właściwą liczbę miesięcy. Przykładowo zgodnie z komentarzem do ustawy zasiłkowej: Premie kwartalne wlicza się w wysokości stanowiącej 1/12 premii wypłaconych za cztery kwartały poprzedzające miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy nawet, jeżeli za niektóre z kwartałów poprzedzających miesiąc, w którym powstała niezdolność do pracy, pracownik nie otrzymał premii, bez względu na przyczynę nieprzyznania. Przykład: Pracownik zachorował we wrześniu. W zakładzie pracy wypłacana jest premia kwartalna. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć premie kwartalne za III, IV, I i II kwartał. Za II kwartał, mimo przepracowania obowiązującego w tym kwartale czasu pracy, pracownik nie otrzymał premii. Do ustalenia podstawy wymiaru zasiłku należy przyjąć premie wypłacone za III, IV i I kwartał w wysokości 1/12 łącznej kwoty. Aby program przy ustawieniu opisywanego pola na NIE, podzielił wypłacone premie za III, IV, I kwartał przez 12, należy naliczyć premię za II kwartał w kwocie zero. Po ustawieniu opisywanego parametru na TAK, w powyższym przykładzie nie trzeba naliczać zerowych elementów, aby program podzielił premię przez 12 miesięcy. Wybierając ustawienie pola na TAK, który nie wymaga naliczania zerowych elementów, w sytuacji, gdy firma po zmianie regulaminu wynagradzania zaczyna wypłacać pracownikom np. premie kwartalne program nie rozróżni czy ta premia nie przysługiwała w ogóle pracownikowi czy nie została wypłacona. Przykład: Pracownik zatrudniony od Firma nowym regulaminem wynagradzania wprowadziła premie kwartalne od Pierwsza premia kwartalna została wypłacona pracownikowi za kwartał W miesiącu październiku 2011 pracownik zachorował. Do podstawy wynagrodzenia chorobowego powinna zostać przyjęta premia podzielona przez 3. Przy opcji na TAK program podzieli, przez 9, ponieważ nie rozróżni czy premia nie przysługiwała zgodnie z regulaminem czy pracownik jej nie otrzymał z innych powodów za I lub II kwartał. Przy opcji na NIE, jeżeli premia za I i II kwartał nie przysługiwała według regulaminu, nie zostaną naliczone premie w zerowej kwocie, to program do podstawy chorobowego przyjmie premię za III kwartał podzieloną przez 3. Algorytm wliczania odchyłek czasu pracy w podstawie zasiłków ZUS. Parametr może przyjmować wartości: Standardowy, Uproszczony. Domyślnie parametr przyjmuje wartość "Standardowy", co oznacza, że dla pracownika, który przepracował liczbę godzin wynikającą z planu pracy, ale kilka dni przepracował w dni zaplanowane, jako dni wolne, czyli nie zgodnie z harmonogramem, to w podstawie wynagrodzenia chorobowego, wynagrodzenie pracownika zostanie dopełnione mnożnikiem wyliczonym z podzielenia normy pracownika przez czas przepracowany w dni zaplanowane, jako dni pracy. Po ustawieniu opcji "Uproszczony" program nie będzie sprawdzał czasu przepracowanego w dni pracy, lecz czy pracownik przepracował zaplanowaną liczbę godzin, niezależnie czy w dniach pracy czy w wolnych. Jeżeli pracownik przepracuje zaplanowaną liczbę godzin, to wynagrodzenie nie będzie dopełniane, ponieważ współczynnik wyniesie /395

371 Przykład. Pracownik zatrudniony na stawce godzinowej 15zł, ma zaplanowaną pracę od poniedziałku do piątku po 8 godzin. W dniu 13 września 2014 roku w sobotę zaplanowaną, jako dzień wolny, przepracował 8 godzin, a w zamian za to otrzymał dzień wolny w dniu 15 września 2014 w poniedziałek zaplanowanym, jako dzień pracy. Pracownik miał zaplanowane 176 h i przepracował 176 h. Na wypłacie zostało naliczone wynagrodzenie za 176 godzin w kwocie 2640zł. W miesiącu październiku 2014 pracownik zachorował. Do podstawy chorobowego wynagrodzenie za miesiąc wrzesień 2014 zostanie uwzględnione następująco: 1. Przy ustawieniu parametru jako "Standardowy": Naliczone wynagrodzenie zostanie dopełnione mnożnikiem wyliczonym jako stosunek normy pracownika do czasu przepracowanego w dni zaplanowane jako dni pracy. Norma pracownika w miesiącu wrzesień 2014 wynosi 176 h, czas przepracowany w dni zaplanowane, jako dni pracy wynosi 168 h. Mnożnik w opisanym przykładzie wynosi 176/168=1, Przy ustawieniu parametru jako "Uproszczony": Norma pracownika w miesiącu wrzesień 2014 wynosi 176 h, czas przepracowany w miesiącu wrzesień 2014 wynosi 176 h. Mnożnik w opisanym przykładzie wyniesie 176/176=1,0000. Wynagrodzenie nie będzie dopełniane. Wypłata zasiłków Licz zasiłki Tak Zasiłek chorobowy nalicza się w niezerowej wartości. Nie Zasiłek chorobowy nalicza się w kwocie 0 zł. Zaświadczenie lekarskie Ubezpieczony jest zobowiązany dostarczyć nie później niż w ciągu, domyślnie 7 dni Obniżenie zasiłku spowodowane nieterminowym dostarczeniem ZL-A, domyślnie 25% Art Zaświadczenie lekarskie ubezpieczony jest obowiązany dostarczyć nie później niż w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania płatnikowi zasiłków z uwzględnieniem ust Ubezpieczony, o którym mowa w art. 61 ust. 1 pkt. 2 obowiązany jest dostarczyć zaświadczenie lekarskie w ciągu 7 dni od daty jego otrzymania płatnikowi składek, który przekazuje je niezwłocznie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, podając datę dostarczenia tego zaświadczenia przez ubezpieczonego. 3.Niedopełnienie obowiązku określonego w ust. 1 i 1 powoduje obniżenie o 25% wysokości zasiłku przysługującego za okres od 8 dnia orzeczonej niezdolności do pracy do dnia dostarczenia zaświadczenia lekarskiego, chyba, że niedostarczenie zaświadczenia nastąpiło z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego. Waloryzacja podstawy zasiłków Współczynnik waloryzacji podstawy zasiłków, domyślnie 106,70% (od ) Art Dla celów obliczenia świadczenia rehabilitacyjnego podstawa wymiaru zasiłku chorobowego przyjęta do obliczenia tego świadczenia podlega waloryzacji. Zasiłki (historyczne) Miesiąc aktualności Zasiłki wypłacane przez ZUS Porodowy Pogrzebowy Waloryzacja podstawy zasiłków po upływie, domyślnie 180 dni Zasiłki wychowawcze Zasiłek Dla osób samotnie wychowujących dziecko Na 3 i każde kolejne dziecko Ustawienia używane do 31 grudnia 2003 roku Wynagrodzenie w okresie choroby nie przysługuje w 1 dniu dla nieobecności trwającej krócej niż (dni), standardowo 7 Ustawienia używane do 8 lutego 2005 roku Długość okresu zasiłkowego (miesiące), standardowo 6 Długość okresu zasiłkowego, gruźlica (miesiące), standardowo 9 Wydłużenie okresu zasiłkowego (miesiące), standardowo 3 Zasiłek dla nieobecności trwających nieprzerwanie (dni), standardowo 90 Zasiłek dla nieobecności trwających nieprzerwanie (procent), standardowo 100% Świadczenie rehabilitacyjne (procent), standardowo 75% Okres ustalania podstawy dla ubezpieczonego będącego pracownikiem (miesiące), standardowo 6 Zdrowotne właścicieli Ubezpieczenie zdrowotne dla osób prowadzących działalność gospodarczą Zawsze w najniższej dopuszczalnej wartości Tak składka na ubezpieczenie zdrowotne policzy się od podstawy branej z konfiguracji Kadry i płace Płace Wynagrodzenia Minimalna podstawa wymiaru składek dla osób prowadzących działalność gospodarczą Na ubezpieczenie zdrowotne, Nie - Pomniejszać podstawę naliczania składki na ubezpieczenie zdrowotne z tytułu Prowadzenia działalności gospodarczej przez niepełny miesiąc Tak podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejszona jest za okres niepełnego miesiąca prowadzenia działalności, Nie Przykład (parametr zaznaczony na TAK) Właściciel zatrudniony jest od W tej sytuacji podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne w miesiącu sierpniu wynosi 2066,04 zł. (2287,40 zł. * 31 dni kalendarzowych * 28 dni zatrudnienia w miesiącu) Przebywania na zwolnieniu lekarskim przez część miesiąca Tak - podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne pomniejszona jest za okres zwolnienia lekarskiego Nie Przykład (parametr zaznaczony na TAK) Właściciel w dniu przybywa na zwolnieniu lekarskim. W tej sytuacji podstawa składki na ubezpieczenie zdrowotne w miesiącu sierpniu wynosi 2213,61 zł. (2287,40 zł. * 31 dni kalendarzowych * 30 dni zatrudnienia w miesiącu). 371/395

372 PKZP, ZFM W programie predefiniowane zostały dwa fundusze pożyczkowe: PKZP (Pracownicza Kasa Zapomogowo-Pożyczkowa), ZFM (Zakładowy Fundusz Mieszkaniowy) Dla PKZP predefiniowane zostały następujące elementy wynagrodzenia: Wpisowe PKZP (Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Fund.poż.wpisowe), Składka PKZP (Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Fund.poż.składka) Domyślnie 3% wynagrodzenia brutto. Definicja podlega modyfikacji zgodnie z ogólnymi zasadami definicji elementów wynagrodzenia opisanymi poniżej. Wycofanie wkładu PKZP (Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Fund.poż.wycofanie) Dla ZFM predefiniowane zostały następujące elementy wynagrodzenia: Składka ZFM (Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Fund.poż.składka) Domyślnie 2% wynagrodzenia brutto. Definicja podlega modyfikacji zgodnie z ogólnymi zasadami definicji elementów wynagrodzenia opisanymi poniżej. Wycofanie wkładu ZFM (Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Fund.poż.wycofanie) Ogólne Ogólne Kontrola zgodności spłat pożyczki (kapitału i odsetek) z kwotami planowanymi: Tak - W razie niezgodności spłaty pożyczki z planowanymi kwotami kapitału i odsetek zgłaszane jest ostrzeżenie. Nie Algorytmy rat pożyczek Na zakładce Algorytmy rat pożyczek jest możliwość dodania nowego algorytmu wyliczającego raty pożyczki według zdefiniowanego wzoru. Na pożyczce (kartoteka pracownika/pkzp,zfm ) na zakładce Warunki spłaty, w polu Rodzaj rat po wybraniu opcji Wg algorytmu zostaje aktywowane pole Algorytm, w którym można wskazać algorytm według, którego mają być przeliczane raty pożyczki. Przykładowy wzór: O=P*(s/100) *[(r+1)/24] Gdzie: O kwota odsetek P kwota pożyczki s stopa procentowa r liczba rat 100,1,24 liczby stałe Definicje PKZP, ZFM Arkusz konfiguracyjny funduszu składa się z trzech zakładek: Ogólne Rozliczenia i żyranci Prawa danych Ogólne Arkusz składa się z następujących pól: Ogólne Nazwa (maksymalnie 30 znaków) Nazwa musi być unikalna nie może powtarzać się w systemie (przy próbie zapisania nieobecności wykorzystującej istniejącą już w systemie nazwę pojawi się komunikat: Istnieje już inny zapis... W takim przypadku należy zmienić nazwę definiowanego funduszu i ponowić próbę zapisu). Centrum kosztów (wybór z listy). Wypłaty z tytułu uczestnictwa pracownika w wybranym funduszu pożyczkowym mogą zostać przypisane do jednego ze zdefiniowanych wcześniej centrów kosztów (miejsca powstawania kosztów). Definicji centrów służy opcja konfiguracji: Firma Centra kosztów. Symbol waluty Pożyczki udzielane mogą być w dowolnej walucie. Walutą domyślną jest PLN. Definicje walut obsługiwanych w systemie zapisywane są w opcji konfiguracji: Ewidencja ŚP Waluty. Blokada Włączenie blokady powoduje, że fundusz jest widoczny: na liście, na której został zdefiniowany (a później zablokowany) oraz na liście funduszy przypisanych pracownikowi, w sytuacji, gdy została przypisana pracownikowi przed jego zablokowaniem. Po zablokowaniu nie ma możliwości przypisania funduszu kolejnym pracownikom. Blokując definicję funduszu użytkownik zagwarantuje sobie, że fundusze o charakterze archiwalnym nie będą omyłkowo wykorzystywane przez operatorów systemu. Elementy wynagrodzenia Wpisowe Uczestnictwo w definiowanym funduszu może od jego uczestnika wymagać wpłacenia wpisowego. W takim przypadku odpowiedni element wynagrodzenia należy uprzednio zdefiniować w Konfiguracja Płace Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Fund.poż.wpisowe. Uzupełnienie pola Wpisowe nie jest wymagane. Składka Sposób naliczania składki, którą opłacać będą uczestnicy funduszu definiujemy w Konfiguracja Płace Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Fund.poż.składka. Uzupełnienie pola jest wymagane. W sytuacji gdy z uczestnictwem w funduszu nie jest związane opłacanie składek należy zdefiniować zerową składkę. Definicja odbywa się zgodnie z ogólnymi zasadami przyjętymi dla definicji elementów wynagrodzenia. Wycofanie wkładu Wycofanie się uczestnika funduszu z dalszego uczestnictwa w funduszu wiąże się zazwyczaj z wycofaniem zgromadzonych wkładów. Wycofanie element wynagrodzenia definiujemy w Konfiguracja Płace Elementy wynagrodzenia, Rodzaj: Fund.poż.wycofanie. Uzupełnienie pola Wycofanie wkładu nie jest wymagane. Spłata kapitału. Spłata różnicy razem z: Ostatnią ratą Pierwszą ratą Proponowane oprocentowanie Warunki udzielenia pożyczki i jej spłaty definiowane są indywidualnie dla każdej pożyczki. Definiując pożyczkę możemy zaproponować domyślne parametry udzielanej pożyczki. Są to: Rodzaj rat Nieoprocentowane Raty stałe. Spłata pożyczki rozpisana na raty o stałej wysokości wartość raty kapitałowej (bez odsetek) = kwota pożyczki / okres spłaty kwota odsetek (w przeliczeniu na pojedynczą ratę) = = [wysokość raty kapitałowej x procent pożyczki x (1 + okres spłaty bez okresu odroczenia spłaty) / 12] / 2 do spłaty = wysokość raty kapitałowej + kwota odsetek efektywne oprocentowanie = = [(kwota odsetek / wysokość raty kapitałowej) / (okres spłaty / 12)] x 100% Raty zmienne. Spłata pożyczki rozpisana na raty o stałym oprocentowaniu wartość raty kapitałowej (bez odsetek) = kwota pożyczki / okres spłaty kwota odsetek (w przeliczeniu na pojedynczą ratę) = = (wysokość pożyczki - wysokość spłaconych raty kapitałowej) x suma kolejnych okresów spłaty x procent pożyczki / 12 do spłaty = wysokość raty kapitałowej + kwota odsetek Procent od kwoty. Odsetki wyniosą zadany procent od pożyczonej kwoty. Procent od kwoty rocznie. Procent zostanie wyliczony proporcjonalnie do czasu spłaty pożyczki. Sposób spłaty odsetek Z każdą ratą - odsetki naliczone wg zasady Kwota * procent * ilość miesięcy spłat / 12 dodawane są każdej raty. Z pierwszą ratą - odsetki naliczone wg zasady Kwota * procent * ilość miesięcy spłat / 12 dodawane są odpowiednio do pierwszej raty. 372/395

373 Z ostatnią ratą - odsetki naliczone wg zasady Kwota * procent * ilość miesięcy spłat / 12 dodawane są do ostatniej raty. Stopa procentowa Pole dostępne dla pożyczek oprocentowanych. Ilość rat Domyślnie pożyczka spłacana jest w miesięcznych ratach. Okres spłaty definiowany jest ilością rat. Odsetki za odroczenie W przypadku wystąpienia zwłoki w spłacie rat zaznaczamy, czy za okres odroczenia naliczane powinny być odsetki. Rozliczenia i Żyranci Rozliczenia Konto bankowe Kasa: Definicja dokumentu wpłaty wypłaty Do definicji elementu dodano zakładkę 'Rozliczenie' (tylko wersje złota i platynowa). Można na niej zdefiniować dwa zachowania. Po pierwsze ewidencję, z której dany element ma być płacony. W tym drugim przypadku wszystkie zobowiązania lub należności będą generowane w oparciu o wybraną ewidencję. W przypadku zwrotów będą generowane kwoty 'do zwrotu' do ręcznego rozliczenia z kwotą 'do wypłaty'. Po drugie, dla elementów będących potrąceniami, można zdefiniować odbiorcę i jego rachunek, na który dostępna z poziomu ewidencji dokumentów czynność 'Przygotuj dodatkowe płatności dla listy płac' przygotuje zobowiązania. Można w ten sposób przygotować płatności np. dla potrzeb składek na ubezpieczenia NW. Dodatkowo można wymusić generowanie jednego zobowiązania z danego tytułu dla całej listy płac lub umożliwić zdefiniowanie odbiorcy na poziomie dodatków (np. dla potrąceń komorniczych lub alimentacyjnych). Żyranci Żyrantem dla pożyczki może być: do wyboru opcje Tylko członek funduszu, Każdy pracownik. Prawa danych Prawa dostępu do danych Pełne prawo dostępu do danych, Po zaznaczeniu pełnych praw można udzielić tą pożyczkę pracownikowi. Tylko przeglądanie danych (tylko odczyt), Przy próbie udzielenia tej pożyczki pracownikowi pojawia się komunikat: Brak prawa do zapisu danych. Typ zapisu: Soneta.Kadry.NowyFundPozyczkowy. Istnieje tylko możliwość podejrzenia dodanej wcześniej pożyczki. Zakaz dostępu do danych Po zablokowaniu dostępu do praw nie można udzielić pracownikowi tej pożyczki, ponieważ nie jest ona dostępny na liście. 373/395

374 Szkolenia Etapy realizacji szkoleń Kategorie szkoleń W systemie predefiniowane są następujące stany realizacji szkolenia: Wniosek zgłoszony Wniosek zatwierdzony Wniosek anulowany Szkolenie zrealizowane Szkolenie rozliczone Szkolenie przygotowywane Szkolenie anulowane Jest możliwość zdefiniowania nowego etapu realizacji szkolenia poprzez wprowadzenie Nazwy szkolenia (nie więcej niż 30 znaków) a w drugiej kolejności przypisania do niego odpowiedniego stanu spośród predefiniowanych. Zaznaczamy numer porządkowy na liście oraz możemy zablokować możliwość używania danego etapu realizacji szkolenia poprzez zaznaczenie checkbox Blokada na TAK. Kategorie szkoleń Kategorie szkoleń tworzymy poprzez nadanie unikalnej nazwy (nie więcej niż 30 znaków). Mamy również możliwość zablokowania danej kategorii szkolenia tak, aby nie mogła być używana poza utworzoną w tym miejscu listą poprzez włączenie checkboxu Blokada na TAK. Kategorie uprawnień Kategorie uprawnień tworzymy poprzez nadanie unikalnej nazwy (nie więcej niż 30 znaków). Mamy również możliwość zablokowania danej kategorii uprawnienia tak, aby nie mogła być używana poza utworzoną w tym miejscu listą poprzez włączenie checkboxu Blokada na TAK. 374/395

375 Ustawienia operatora Kadrowo płacowe ustawienia operatora Standardowy wydział (jest to wydział, który będzie standardowo wybierany na listach) Domyślny filtr na listach elementów, wypłat i list płac (ustawienie dla filtru Indeks dla wskazanych list): Wg okresu, Wg daty wypłaty, Wg miesiąca ZUS, Wg daty listy płac. Domyślnie filtr "Indeks" przyjmuje wartość "Wg okresu". Parametr dodano także w Narzędzia/Opcje/Systemowe/Operatorzy w formularzu operatora, na zakładce "Kadry i płace". Domyśle foldery do eksportu Deklaracji ZUS (do programu Płatnik) Wpisana ścieżka domyślnie będzie podpowiadała się przy eksporcie danych do programu Płatnik, Deklaracji SOD (do SOD Off - line) Wpisana ścieżka domyślnie będzie podpowiadała się przy eksporcie danych do SOD Off Line, List płac (do programów księgowych innych producentów) Wpisana ścieżka domyślnie będzie podpowiadała się przy eksporcie danych do programów księgowych innych producentów, Raportów dla NFZ Wpisana ścieżka domyślnie będzie podpowiadała się przy eksporcie danych do NFZ. Domyślne foldery do importu Informacji z rejestratorów czasu pracy (RCP) Wpisana ścieżka domyślnie będzie podpowiadała się przy imporcie danych z rejestratorów czasu pracy do programu enova. 375/395

376 Zarządzanie Zasobami Ludzkimi ZZL Ścieżka do konfiguracji modułu Zarządzania Zasobami Ludzkimi: Narzędzia Opcje Kadry i płace ZZL. Opis funkcjonalności Oceny pracownicze jest dostępny tutaj. Ogólne Ogólne Definicje stanowisk związane z poszczególnymi wydziałami: Tak Nie Widoczne moduły: Nowe oceny (widoczna funkcjonalność nowych Ocen pracowniczych oraz w ramach modułu ZZL lista "Stan zatrudnienia" a w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/zzl zakładki "Ogólne" oraz "Definicja stanowisk") Nowe oceny, Oceny ZZL, Rekrutacja (widoczna pełna funkcjonalność Ocen pracowniczych i modułu ZZL). Zmiana ustawień parametru "Widoczny moduł" wymaga przelogowania się użytkownika. U w a g a! Na nowych bazach parametr "Widoczny moduł" domyślnie przyjmie opcję "Nowe oceny, co oznacza, że będzie dostępna nowa funkcjonalność Ocen pracowniczych ( w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny), a ukryta pełna funkcjonalność Zarządzania Zasobami Ludzkimi (ZZL). W ramach modułu ZZL będzie widoczna wyłącznie lista "Stan zatrudnienia" oraz w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/zzl zakładki "Ogólne" oraz "Definicja stanowisk". Aby aktywować również funkcjonalność modułu ZZL w wskazanym parametrze należy wybrać opcję "Nowe oceny, Oceny ZZL, Rekrutacja". Na bazach, na których użytkownik korzystał z funkcjonalności Zarządzania Zasobami Ludzkimi po konwersji nie będzie widoczna funkcjonalność Ocen pracowniczych. Parametr "Widoczny moduł" przyjmie wartość "Oceny ZZL, Rekrutacja". Aby aktywować również moduł Ocen pracowniczych należy w parametrze "Widoczny moduł" wybrać opcje "Nowe oceny, Oceny ZZL, Rekrutacja".Na bazach, na których użytkownik korzystał z funkcjonalności Ocen pracowniczych (funkcjonalność była udostępniona w trybie indywidualnym) po konwersji w ramach modułu ZZL będzie widoczna lista "Stan zatrudnienia" oraz w konfiguracji Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/zzl zakładki "Ogólne" oraz "Definicja stanowisk". Pozostała funkcjonalność dotycząca modułu ZZL zostanie ukryta natomiast będzie dostępna pełna funkcjonalność dotycząca Ocen pracowniczych. Aby aktywować dodatkowo w pełnej funkcjonalności moduł ZZL należy w parametrze "Widoczny moduł" wybrać opcję "Nowe oceny, Oceny ZZL, Rekrutacja". Na bazach, na których użytkownik korzystał z funkcjonalności Zarzadzania Zasobami Ludzkimi (ZZL) i Ocen pracowniczych nadal pozostają dostępne obydwie funkcjonalności. Parametr "Widoczny moduł" przyjmie wartość "Nowe oceny, Oceny ZZL, Rekrutacja". Definicje stanowisk Podstawą do ustalania stanu zatrudnienia i ustalenia potrzeb jest stworzenie definicji stanowisk i określenie zapotrzebowania na konkretne stanowiska. Wprowadzanie nowej definicji inicjujemy przy pomocy klawisza Nowy (Definicja stanowiska). Definicje stanowisk Dodawanie nowego zapisu rozpoczynamy od wybrania z listy wydziału, do którego to stanowisko przynależy. Formularz podzielony jest na zakładki: Definicja stanowiska (zakładka dostępna dla dll Uczelnia) Ogólne Dodatkowe Wydziały Grupy zaszeregowania (zakładka dostępna w wersji platynowej) Wymagane badania lekarskie (zakładka dostępna w wersji platynowej) Wymagane szkolenia BHP (zakładka dostępna w wersji platynowej) Wymagane uprawnienia (zakładka dostępna w wersji platynowej) Opis Definicja stanowiska - Ogólne OGÓLNE Ogólne Nazwa - wpisujemy nazwę stanowiska, bądź wybieramy z listy Stanowisko - wpisujemy nazwę stanowiska, bądź wybieramy z listy Funkcja - Wpisujemy pełnioną funkcję lub wybieramy z listy Blokada blokada stanowiska Zapotrzebowanie Zapotrzebowanie pracowników w przeliczeniu na pełne etaty Zapis w formacie 0/0. Kalendarz 376/395

377 Kalendarz - propozycja przypisania danego stanowiska do wybranego kalendarza. Kalendarze można definiować w Narzędzia Opcje Kadry i płace Kalendarze. Standardowo Dostępne są dwa kalendarze: Standard Właściciele Interpretacja do wyboru są dostępne 3 opcje: wg planu, wg obecności, wg zestawień Zaszeregowanie Grupa zaszeregowania (domyślna): - Pole do uzupełnienia tylko z wyboru ustawionych w konfiguracji grup zaszeregowania. Wymiar etatu. W formacie 1/1 Typ stawki: należy wskazać jedną z 4 opcji: dowolna, wg wskaźnika, z zakresu, minimalna Stawka: Miesięcznie, Za godzinę, Dochód deklarowany (opcja dotycząca właścicieli firmy) Element wynagrodzenia- możemy do każdego ze stanowisk dopisać rodzaj wynagrodzenia otrzymywanego: Wynagrodzenie zasadnicze miesięczne, Wynagrodzenie zasadnicze godzinowe Dochód deklarowany DODATKOWE Na zakładce Dodatkowe jest możliwość przyporządkowania do konkretnej definicji stanowiska: Kodu wykonywanego zawodu (według GUS), Kodu pracy w szczególnych warunkach / w szczególnym charakterze, Pełną nazwę stanowiska pracy, Pełną nazwę pełnionej funkcji. Po wyborze na kartotece pracownika stworzonej definicji stanowiska automatycznie uzupełnione zostaną powyższe parametry zgodnie z ustawieniami w konfiguracji. WYDZIAŁY Na zakładce Wydziały jest możliwość wskazania wydziałów oraz zapotrzebowania w przeliczeniu na pełne etaty. Definicja stanowiska - Dodatkowe GRUPY ZASZEREGOWANIA Na zakładce Grupy zaszeregowania jest możliwość do jednej definicji stanowiska dodać wiele grup zaszeregowań. Definicja stanowiska - Wydziały Definicja stanowiska - Grupy zaszeregowania WYMAGANE BADANIA LEKARSKIE Na zakładce Wymagane badania lekarskie, dostępnej w wersji platynowej programu, jest możliwość powiązania konkretnej definicji stanowiska z wymaganym badaniem lekarskim. Nową definicję badania lekarskiego dodajemy w konfiguracji Kadry i Płace Kadry Definicje badań lekarskich. Dodatkowo na zakładce Systemowe Definicje zadań występuje standardowo zablokowana definicja zadania Badania lekarskie na stanowisku braki. Po odblokowaniu definicji zadania, jeżeli przypiszemy pracownikowi definicję stanowiska, która ma wymagane badania lekarskie a pracownik nie ma na kartotece przypisanych wymaganych informacji to w momencie zapisywania kartoteki pracownika uaktywni się definicja zadania do wykonania dla danego operatora. 377/395

378 Definicja stanowiska - Wymagane badania lekarskie Definicja stanowiska - Wymagane badania lekarskie WYMAGANE SZKOLENIA BHP Na zakładce Wymagane szkolenia BHP, dostępnej w wersji platynowej programu, jest możliwość powiązania konkretnej definicji stanowiska z wymaganym szkoleniem. Nową definicję szkolenia dodajemy w konfiguracji Kadry i Płace Kadry Definicje szkoleń BHP. Dodatkowo na zakładce Systemowe Definicje zadań występuje standardowo zablokowana definicja zadania Szkolenia BHP na stanowisku braki. Po odblokowaniu definicji zadania, jeżeli przypiszemy pracownikowi definicję stanowiska, która ma wymagane szkolenia BHP a pracownik nie ma na kartotece przypisanych wymaganych informacji to w momencie zapisywania kartoteki pracownika uaktywni się definicja zadania do wykonania dla danego operatora. Definicja stanowiska - Wymagane szkolenia BHP Definicja stanowiska - Wymagane szkolenia BHP WYMAGANE UPRAWNIENIA Na zakładce Wymagane uprawnienia, dostępnej w wersji platynowej programu, jest możliwość powiązania konkretnej definicji stanowiska z wymaganym uprawnienia. Nową definicję uprawnienia dodajemy w konfiguracji Kadry i Płace Szkolenia Definicje uprawnień. Dodatkowo na zakładce Systemowe Definicje zadań występuje standardowo zablokowana definicja zadania Uprawnienia na stanowisku braki. Po odblokowaniu definicji zadania, jeżeli przypiszemy pracownikowi definicję stanowiska, która ma wymagane uprawnienia a pracownik nie ma na kartotece przypisanych wymaganych informacji to w momencie zapisywania kartoteki pracownika uaktywni się definicja zadania do wykonania dla danego operatora. OPIS Zakładka pozwalająca wpisać dodatkowy komentarz do stanowiska pracy. Kryteria ocen Definicja stanowiska - Wymagane uprawnienia 378/395

379 Przygotowując system oceniania w firmie należy wziąć pod uwagę kryteria: Kwalifikacyjne wykształcenie, doświadczenie, wyszkolenie, umiejętności, predyspozycje. Efektywnościowe ilość wykonanej pracy, jakość wykonanej pracy, terminowość wykonywanych zadań, efekty ekonomiczne w tym: wielkość osiągniętego zysku na pracownika, wartość sprzedaży, Koszty realizacji powierzonych zadań. Behawioralne gotowość doskonalenia zawodowego, wytrwałość, lojalność, profesjonalizm w działaniu, stosunek do klientów, przełożonych i współpracowników. Osobowościowe kreatywność, odpowiedzialność, dynamizm działania, temperament, rzetelność odporność na stres. Każda z firm wymaga stworzenia własnego Systemu Ocen Pracy, który posiada specyficzne kryteria ocen. Istotą tworzenia takiego systemu ocen jest zastosowanie zasady, iż w ramach jednego kryterium oceny opisujemy jeden typ zachowania, umiejętności, czyli jedną konkretnie opisaną kompetencję. Stworzenie kilku istotnych kompetencji pozwala na ocenę analityczną np. z jednej strony wysoką za dane zachowanie, a z drugiej niską za inne. Przykład kryteriów oceny: 1. Pozytywne nastawienie do Klienta; opis: Pracownik traktuje z życzliwością i szacunkiem każdego Klienta, także takiego, który jest zdenerwowany i źle nastawiony, cierpliwie udziela informacji, uśmiecha się do Klienta. 2. Wyjaśnianie procedur; opis: Pracownik zna procedury swojej pracy i prawne wymogi, potrafi je wyjaśnić, w sposób, jasny, zwięzły i zrozumiały dla Klienta. 3. Innowacyjność; opis: Pracownik zgłasza nowe pomysły, przedstawia korzyści, jakie z nich wynikają dla Firmy i proponuje sposoby ich wdrożenia. Wprowadza w życie zaproponowane rozwiązania wg zasad ustalonych z przełożonym. Nową definicję kryterium oceny inicjujemy za pomocą klawisza Nowy (Definicja kryterium oceny). Na ekranie powstanie lista kryteriów ocen. Formularz Ogólne jest podzielony na trzy sekcje: Ogólne Ogólne Kategoria wybieramy kategorię, do której należy dane kryterium np. języki obce Nazwa w obrębie kategorii tworzymy pojedyncze kryteria oceny np. język angielski Blokada - pole do wyboru TAK - po zaznaczeniu pola na TAK stanowisko przestaje być aktywne NIE Wartość z limitem. Jeżeli opisywane kryterium posiada wartość z limitem. To dostępne jest pole poniżej. Limit wartości Opis Limit wartości pole numeryczne, wpisujemy wielkość dla danego kryterium Opis pole tekstowe, miejsce na dodatkowy komentarz Wyszukania Podstawą do łatwego znalezienia właściwego kandydata na nowe stanowisko pracy jest stworzenie listy wyszukań, po której będziemy przeszukiwać bazę danych kadrowych. Nowe wyszukanie inicjujemy przy pomocy klawisza Nowy (Wyszukanie). Formularz Wyszukania podzielony jest na trzy części Ogólne Opis Ogólne: Nazwa - Wpisujemy nazwę sposobu wyszukiwania Minimalny wymagany wynik Blokada blokada wyszukania TAK/NIE Opis: Opis pole na dodatkowy komentarz Kryteria Kryteria: W celu dodania nowego kryterium na leży wybrać przycisk Nowy (Kryterium). Do każdego wyszukania dodajemy wcześniej zdefiniowane kryteria, jakie kandydat musi spełniać. Definicja - Dostępna z listy - nazwa kryterium oceny, zapisana w konfiguracji systemu: ZZL Kryteria ocen I Definicja Kryterium Oceny I Nazwa Kryterium każde z kryterium ma określoną wagę: Wymagana minimalna wartość, przy zaznaczeniu na tak, dostępne kolejne pole. Minimalna wartość Maksymalna uwzględniana wartość, przy zaznaczeniu na tak, dostępne kolejne pole. Maksymalna wartość Wymagany Waga. Subiektywne ustalenie wymaganej wagi cechy. Wzory ocen Program pozwala użytkownikowi na definiowanie własnych wzorów ocen, wykorzystywane do stopniowania nasilenia pożądanych cech. Wzór oceny służy jak pieczątka, przy kolejnej wybranej w systemie ocenie. Formularz wzoru oceny podzielony jest na trzy sekcje: Ogólne Opis Ogólne Nazwa - Wpisujemy nazwę oceny Blokada blokada wzoru oceny Opis pole tekstowe, daje możliwość dopisania dodatkowego komentarza do wzoru oceny Kryteria Kryteria wybieramy z listy zdefiniowanych kryteriów na zakładce ZZL Kryteria oceny Oceny Opis funkcjonalności Oceny pracownicze znajduje się tutaj. 379/395

380 Definicje dokumentów dodatkowych U w a g a! Definicje dokumentów dodatkowych znajdują się w Konfiguracji Narzędzia\Opcje\Systemowe\Definicje dokumentów dodatkowych. Definicje dokumentów dodatkowych w wersji srebrnej są dostępne jedynie te o wskazanych guid ach. Obecnie jest to świadectwo pracy. Wersja złota udostępnia wszystkie standardowe dokumenty. Obecnie jest to świadectwo pracy oraz świadectwo pracy dla pracownika tymczasowego. Wersja platynowa zawiera pełną funkcjonalność korzystania z definicji dokumentów dodatkowych umożliwiającą także dodawanie, usuwanie dokumentów. W świadectwie pracy zdefiniowanym, jako dokument dodatkowy w Ustawieniach jest możliwość uzupełnić parametry: Wychowawczy, jako bez składkowy Bezpłatny, jako bez składkowy Nazwa zajęcia komorniczego Urlop ojcowski Stanowisko pełna nazwa Urlop wychowawczy (zas. macierz.) Url. dod. z url. wyp. Na zakładce Formularz jest dostępny parametr: Katalog na formularzu, w którym należy umieścić dokumenty. Opcje do wyboru: Domyślny dokument dodatkowy zostanie umieszczony w kartotece pracownika na zakładce Dokumenty dodatkowe. Inne kadrowe dokument dodatkowy zostanie umieszczony w kartotece pracownika w folderze Dokumenty i wnioski na zakładce Inne kadrowe. Inne płacowe dokument dodatkowy zostanie umieszczony w kartotece pracownika w folderze Dokumenty i wnioski na zakładce Inne płacowe. Definicja dokumentu dodatkowego: Świadectwo pracy 380/395

381 Oceny Funkcjonalność umożliwiająca ocenianie pracowników za pomocą wcześniej zdefiniowanych procesów oceniania. Funkcjonalność Ocen pracowniczych jest dostępna tylko w wersji platynowej. U w a g a! Konfiguracja Definiowanie procesów oceniania, różnego rodzaju ocen jest możliwe w konfiguracji Narzędzia\Opcje\Kadry i płace\oceny. Opis konfiguracji ocen pracowniczych znajduje się tutaj. Funkcjonalność Opis funkcjonalności ocen pracowniczych znajduje się tutaj. 381/395

382 Oceny pracownicze Konfiguracja Ścieżka do konfiguracji modułu Oceny: Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny Oceny Oceny Definicje arkuszy ocen Na zakładce należy skonfigurować Definicje arkuszy ocen, które będą wykorzystywane przez użytkownika programu. Wprowadzenie nowej definicji arkusza ocen inicjujemy przy pomocy klawisza formularzu Definicji arkusza oceny są dostępne dwie zakładki: 1. Ogólne Na zakładce Ogólne formularz Definicji arkusza ocen podzielony jest na następujące sekcje: Ogólne W pierwszej kolejności definiowania arkusza należy uzupełnić pola: Nazwa - należy wpisać nazwę arkusza ocen Arkusz przeznaczony dla - należy wybrać odpowiednią pozycję z listy rozwijalnej: Pracownicy - opcja dla arkuszy służących do oceny pracowników Szkolenia - opcja dla arkuszy służących do oceny szkoleń Kierunek - z rozwijalnej listy należy wybrać kto będzie oceniającym danego arkusza: Przez przełożonego - ocenę wystawi przełożony Samoocena - pracownik będzie sam siebie oceniał Przez współpracowników - pracownicy będą się wzajemnie oceniać Przez klientów - ocenę wystawi klient ( np. ocena szkolenia) Pozostałe - opcja dla pozostałych ocen Następnie należy zaznaczyć na TAK/NIE poniższe parametry: Wielokrotny - ustawienie opcji na NIE umożliwia wypełnienie arkusza tylko przez jedną osobę, natomiast zaznaczenie flagi na TAK umożliwia wypełnianie arkusza większej liczbie osób. Akceptowany przez ocenianego - ustawienie opcji na TAK oznacza, zaakceptowanie go przez ocenianego. Blokada - ustawiając flagę na TAK definicja arkusza zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać. Udostępnianie arkusza Wypełniony arkusz udostępniaj nadal osobie oceniającej - po zaznaczeniu flagi na TAK, arkusz uzupełniony przez oceniającego będzie nadal dla niego widoczny Udostępnij arkusz osobie ocenianej Zaznaczenie flagi na NIE arkusz nie będzie udostępniony osobie ocenianej Zaznaczając opcję na TAK operator ma możliwość wskazania od jakiego etapu (Wypełniany, Wypełniony, Zatwierdzony) arkusz będzie udostępniony osobie ocenianej Pozycje Podstawa - wyświetla sumę kolumny Waga Rodzaj - należy wybrać co będzie przedmiotem oceny z listy rozwijalnej : Razem Kompetencja Zachowanie Zadanie Element oceny Kategoria - należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej. Do wyboru pojawiają się kategorie, które uprzednio zostały zdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/kategorie elementów ocen. Element oceny - lista elementów, które należy wybierać poprzez listę rozwijalną, na której do wyboru pojawiają się elementy, które uprzednio zostały zdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/definicje elementów ocen. Rodzaj - wyświetla nazwę grupy, w której została zdefiniowana definicja elementu oceny. Wymagany - zaznaczenie parametru oznacza, że dana kompetencja jest wymagana do oceny, nie będzie można jej pominąć. Wyliczany - można poprzez edytor algorytmu wyliczyć stopień wykonania zadania Waga - można określić, które element są kluczowe, a które są mniej istotne w ocenie Procent - procent spełniania ocenianego elementu 2. Opis Na zakładce Opis jest możliwość dodania opisu definiowanego arkusza.. Na Definicje elementów ocen Na zakładce Definicje elementów ocen należy skonfigurować elementy ocen, które będą wykorzystywane przez użytkownika programu. Na formularzu są dostępne filtry: 382/395

383 Rodzaj - można wybrać z rozwijalnej listy do jakiej grupy zostanie zdefiniowany element Kategoria - należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej. Do wyboru pojawiają się kategorie, które uprzednio zostały zdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/kategorie elementów ocen. Po wybraniu w filtrze Rodzaj opcji Razem oraz wybraniu w filtrze Kategoria odpowiedniej grupy docelowej definiowanego elementu, wprowadzenie nowej definicji elementu inicjujemy przy pomocy klawisza Nowy (Kompetencja), gdzie za pomocą listy rozwijalnej można wybrać jedną z opcji, w której zostanie utworzona Definicja elementu: Kompetencja Zachowanie Zadanie Element oceny Nowy (Kompetencja) Po wybraniu w filtrze Rodzaj jednej z pozostałych opcji np. Kompetencja oraz wybrania w filtrze Kategoria odpowiedniej grupy docelowej definiowanego elementu, wprowadzenie nowej definicji elementu inicjujemy przy pomocy klawisza. Pozostałe opcje działają tak samo, przykładowo wybierając w filtrze Rodzaj opcję Zachowanie, dodanie nowej definicji elementu ocen inicjujemy przyciskiem. Formularz definicji elementu oceny przy każdej opcji (Kompetencja, Zachowanie, Zadanie, Element oceny) jest taki sam. Na formularzu Definicji elementu oceny dostępna jest zakładka Ogólne podzielona na sekcje: Ogólne W pierwszej kolejności definiowania arkusza należy uzupełnić pola: Kategoria - należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej. Do wyboru pojawiają się kategorie, które uprzednio zostały zdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/kategorie elementów ocen. Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocen Nazwa wyświetlana - należy wpisać nazwę wyświetlaną elementu ocen Blokada - ustawiając flagę na TAK definicja elementu oceny zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać. Priorytet - decyduje o kolejności uwzględnienia elementu Element przeznaczony dla - wyświetla przeznaczenie elementu, czy element będzie składową oceny pracowników czy oceny szkolenia. Pole jest edytowalne dla definiowania elementu oceny w grupie Element oceny. Ocena Skala - należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej. Do wyboru pojawiają się skale, które uprzednio zostały zdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/skale ocen. Zakres - należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej. Do wyboru pojawiają się kategorie, które uprzednio zostały zdefiniowane na zakładce Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/zakresy wartości. Sposób agregacji - należy wybrać sposób wyliczenia końcowej wartości w przypadku arkusza wielokrotnego, czyli wypełnianego przez więcej niż jednego oceniającego. Po zrealizowaniu oceny tworzy się arkusz, na którym jest widoczna wyliczona wartość. Należy wybrać jedną z dostępnych pozycji na liście rozwijalnej Min. - zostanie wyliczona minimalna wartość Max - zostanie wyliczona maksymalna wartość Średnia - zostanie wyliczona średnia wartość Średnia w dół - zostanie wyliczona średnia wartość, zaokrąglona w dół Średnia w górę - zostanie wyliczona średnia wartość, zaokrąglona w górę Przykład. Jeżeli zostanie wybrany sposób agregacji Średnia, a oceniany zostanie oceniony przez pierwszego oceniającego na 4, a przez drugiego na 6, to po zrealizowaniu oceny pojawi się arkusz, na którym zostanie wyliczona średnia ocen ze składowych arkuszy, czyli w polu wartość zostanie wyświetlone 5. Opis - miejsce na wstawienie opisu elementu oceny. Definicje ocen Definicja elementu ocen Na zakładce Definicje ocen należy skonfigurować oceny, które będą wykorzystywane przez użytkownika programu. Dodanie nowej Definicji Oceny inicjujemy klawiszem zakładki: 1. Ogólne Na zakładce Ogólne formularz Definicji oceny podzielony jest na następujące sekcje:. Na formularzu Definicji oceny dostępne są Ogólne W pierwszej kolejności definiowania oceny należy uzupełnić pola: Nazwa - należy wpisać nazwę arkusza ocen Blokada - ustawiając flagę na TAK definicja arkusza zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać. Ocena za okres - należy wybrać odpowiednią pozycję z listy rozwijalnej: Dowolny Miesięczna Kwartalna Roczna Powiązanie do elementu struktury firmy - pole może pozostać nieuzupełnione lub można wybrać odpowiednią pozycję z listy rozwijalnej: Oddziały firmy - możliwość odwołania do oddziałów firmy poprzez użycie edytora programu na zakładce Edytor w definicji oceny Wydziały - możliwość odwołania do wydziałów firmy poprzez użycie edytora programu na zakładce Edytor w definicji oceny Elementy struktur organizacyjnych - możliwość odwołania do elementów struktury organizacyjnej firmy zdefiniowanej w Narzędzia/Opcje/Ogólne/Struktury organizacyjne, poprzez użycie edytora programu na zakładce Edytor w definicji oceny Wybrana struktura organizacyjna - pole edytowalne w przypadku ustawienia w polu Powiązanie do elementu struktury firmy opcji Elementy struktur organizacyjnych. Możliwość wskazania zdefiniowanej struktury w Narzędzia/Opcje/Ogólne/Struktury organizacyjne, która ma być powiązana z oceną poprzez Edytor. Ocena przeznaczona dla - pole może pozostać puste bądź uzupełnione poprzez wybranie opcji Szkolenia, która oznacza, ze dana definicja będzie przeznaczona do oceny szkoleń. Arkusze Dodanie Definicji arkusza inicjujemy poprzez klawisz. Na formularzu Arkusza definicji oceny dostępna jest zakładka Ogólne, na której są dostępne pola: Definicja oceny - wyświetla nazwę oceny, dla której jest wprowadzany arkusz Definicja arkusza - należy wybrać arkusz z rozwijalnej listy definicji arkuszy, które zostały wcześniej zdefiniowane w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/definicje arkuszy ocen Kierunek - pole wyświetla informację, przez kogo będzie wypełniany arkusz Wymagany - zaznaczenie parametru oznacza, że dany arkusz jest wymagany do oceny, nie będzie można go pominąć. Wymagana liczba - pole edytowalne tylko dla arkusza wielokrotnego. Po zaznaczeniu wymagalności uzupełnienia arkusza, można wskazać przez ile osób musi zostać on wypełniony. 2. Opis Na zakładce Opis jest możliwość dodania dodatkowych informacji, instrukcji, dłuższego opisu. 3. Edytor Zakładka umożliwia wpisanie do aktywnego edytora kodu programistycznego, który przykładowo umożliwi powiązanie definicji oceny ze strukturą firmy. Zakładka przeznaczona wyłącznie dla autoryzowanego serwisu. 383/395

384 4. Edytor (kalkulator) Zakładka umożliwia wpisanie do aktywnego edytora kodu programistycznego wyliczającego, który umożliwi wyliczenie składowych oceny. Zakładka przeznaczona wyłącznie dla autoryzowanego serwisu. Definicja oceny Kategorie elementów ocen Na zakładce Kategorie elementów ocen należy skonfigurować definicje kategorii, które będą wykorzystywane przez użytkownika programu. Wprowadzenie nowej definicji kategorii elementów ocen inicjujemy przy pomocy klawisza. Na formularzu Definicji Kategorii elementu oceny dostępna jest zakładka Ogólne, na której należy uzupełnić pola: Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocen Blokada - ustawiając flagę na TAK definicja elementu oceny zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać. Priorytet - decyduje o kolejności uwzględnienia kategorii Kategoria elementu ocen Skale ocen Na zakładce Skale ocen należy skonfigurować definicje Skali, które będą wykorzystywane przez użytkownika programu. Wprowadzenie nowej definicji Skali ocen inicjujemy przy pomocy klawisza Nowy(Standardowa skala ocen), gdzie za pomocą listy rozwijalnej można wybrać którą skalę chcemy zdefiniować: Standardowa skala ocen Opisowa skala ocen Skala ocen wg wykonania Standardowa skala ocen oraz Opisowa skala ocen Formularze definicji Standardowej skali ocen oraz Opisowej skali ocen są takie same. Dostępne są na nich zakładki: 1. Ogólne Na zakładce Ogólne należy uzupełnić pola: Skala ocen Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocen Blokada - ustawiając flagę na TAK definicja elementu oceny zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać. Długość pola Lista elementów skali ocen - dodanie nowej Definicji elementu skali inicjujemy klawiszem. Na formularzu Elementu skali ocen należy uzupełnić pola: Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocen Skrót - należy wpisać skrót elementu ocen Wymagane uzasadnienie - po zaznaczeniu parametru na TAK wymagane będzie wpisanie uzasadnienia przyznanej wartości w polu Opis. Wartość - jednostka punktowa Opis - miejsce na wpisanie uzasadnienia. Element skali ocen 2. Opis Na zakładce Opis jest możliwość zamieszczenia dodatkowych informacji dotyczących definiowanej skali ( reguły punktowania). 384/395

385 Skala ocen wg wykonania Na formularzu definicji skali ocen wg wykonania dostępne są zakładki: 1. Ogólne Na zakładce Ogólne należy uzupełnić pola: Definicja skali ocen Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocen Blokada - ustawiając flagę na TAK definicja elementu oceny zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie mógł jej wybrać. Wykonanie całkowite - po zaznaczeniu parametru na TAK Długość pola - Lista elementów skali ocen - dodanie nowej Definicji elementu skali inicjujemy klawiszem. Na formularzu Elementu skali ocen należy uzupełnić pola: Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocen Skrót - należy wpisać skrót elementu ocen Wymagane uzasadnienie - po zaznaczeniu parametru na TAK wymagane będzie wpisanie uzasadnienia przyznanej wartości w polu Opis. Wartość - jednostka punktowa Wykonanie od - zakresy wartości wykonania ocenianych zadań Opis - miejsce na wpisanie uzasadnienia. Element skali ocen według wykonania 2. Opis Na zakładce Opis jest możliwość zamieszczenia dodatkowych informacji dotyczących definiowanej skali ( reguły punktowania). Definicja skali ocen według wykonania Zakresy wartości Na zakładce Zakres wartości należy skonfigurować definicje Zakresu wartości, które mogą być wykorzystane przy Definicji elementu oceny. Wprowadzenie nowego zakresu wartości inicjujemy przy pomocy klawisza. Na formularzu Zakresu wartości dostępna jest zakładka Ogólne, na której należy uzupełnić pola: * Nazwa - należy wpisać nazwę elementu ocen * Blokada - ustawiając flagę na TAK definicja elementu oceny zostanie zablokowana, użytkownik nie będzie jej mógł wybrać. * Wartości całkowite - po zaznaczeniu na TAK wartości będą musiały być liczbami całkowitymi * Wartość od - zakresy dozwolonych wartości oceny * Opis - miejsce na wpisanie dodatkowych informacji. 385/395

386 Zakres wartości 386/395

387 Oceny pracownicze Instrukcja użytkownika Oceny W wersji platynowej Modułu Kadry i płace został utworzony folder Oceny. Dla użytkownika została udostępniona funkcjonalność związana z definiowaniem procesu oceniania pracowników oraz szkoleń. Folder Oceny został podzielony na dwa podfoldery: Arkusze ocen oraz Oceny. Folder główny Oceny Folder Oceny Arkusze ocen Lista arkuszy ocen Na liście Kadry i płace/oceny/arkusze ocen jest dostępny filtr Def. arkusza, umożliwiający filtrowanie listy arkuszy po wybranych definicjach, które zostały skonfigurowane w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/definicje arkuszy ocen. Lista Arkusze ocen Otwarcie formularza arkusza oceny Jeżeli na liście znajdują się wprowadzone arkusze z pozycji wprowadzania oceny, użytkownik może otworzyć arkusz poprzez przycisk Otwórz lub podwójne kliknięcie w dany rekord. Arkusz może zostać uzupełniony poprzez wystawienie oceny ( uzupełnienie wierszy w kolumnie Ocena poprzez wybranie z rozwijalnej listy oceny). 387/395

388 Arkusz oceny Etapy arkusza ocen Na formularzu arkusza ocen w polu Etap jest wyświetlana informacja o etapie arkusza ( Przygotowywany, Wypełniany, Wypełniony ). Arkusz może zostać przepięty na kolejny etap realizacji poprzez przyciski: Przekaż do wypełnienia, Wypełniony, Przywróć. Oceny Lista ocen Na liście Kadry i płace/oceny/oceny jest dostępny filtr Definicja, umożliwiający filtrowanie listy ocen po wybranych definicjach, które zostały skonfigurowane w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/definicje ocen. Otwarcie formularza oceny Jeżeli na liście znajdują się wprowadzone oceny, użytkownik może otworzyć ocenę poprzez przycisk Otwórz lub podwójne kliknięcie w dany rekord. Dodawanie oceny Lista Oceny Dodanie nowej oceny inicjujemy przyciskiem. Na formularzu Oceny są dostępne zakładki: Ogólne, Oceniający oraz Oceniani. Wprowadzając nową ocenę w pierwszej kolejności należy uzupełnić na zakładce Ogólne pole Definicja. Następnie na zakładce Oceniani wybrać osobę, która będzie oceniana. W kolejnym kroku należy na zakładce Oceniający wybrać osoby, które będą wystawiały oceny. Po uzupełnieniu powyższych parametrów należy wrócić na zakładkę Ogólne i wypełnić pozostałe pola. 1. Ogólne Zakładka Ogólne formularza Oceny podzielona jest na następujące sekcje: Ogólne W pierwszej kolejności definiowania arkusza należy uzupełnić pola: Definicja - należy wybrać z rozwijalnej listy jedną z definicji ocen, dodanych w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/definicje ocen. Odpowiedzialny - po wciśnięciu strzałki pojawi się okno z listą, na której wybieramy osobę odpowiedzialną za przeprowadzenie oceny. Na liście użytkownik ma możliwość wybrania Pracownika bądź Osoby niebędącej pracownikiem firmy. Lista Pracowników/Osób Termin realizacji - należy uzupełnić ręcznie bądź wybrać z kalendarza datę realizacji oceny Data zakończenia - data zostanie uzupełniona po całkowitej realizacji procesu oceny, czyli po etapie zatwierdzenia oceny. Arkusze ocen Na formularzu Arkusza oceny dostępne są dwie zakładki: Ogólne i Etapy. Zakładka Ogólne jest podzielona na sekcje: Ogólne - w tej sekcji znajduje się pole Ocena, w którym jest wyświetlana nazwa wprowadzanej oceny oraz termin jej realizacji. Arkusz - należy uzupełnić pola: Oceniany - z rozwijalnej listy osób wybranych na zakładce Oceniani na formularzu oceny, należy wybrać osobę, która będzie oceniana Definicja arkusza - należy wybrać arkusz z rozwijalnej listy definicji arkuszy, które zostały zdefiniowane w Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/definicje arkuszy ocen Kierunek oceny - wyświetla się informacja do jakiej grupy oceniających jest przypisany arkusz ( Samoocena, Przez przełożonego, Przez współpracowników, Przez klientów, Pozostałe ), zgodnie z konfiguracją arkusza. Elementy oceny Wartość arkusza - wyświetla procentowe podsumowanie wartości ocen z kolumny Wartość z listy elementów arkusza, wyliczonej po uzupełnieniu oceny przez oceniającego Wartość z wagami - wyświetla procentowe podsumowanie wartości ocen z kolumny Z wagami z listy elementów arkusza, wyliczonej po uzupełnieniu oceny przez oceniającego Lista elementów arkuszy - wyświetla się lista elementów przypiętych do definicji arkusza, które podlegają ocenie Etapy arkusza - na formularzu w polu Etap jest wyświetlana informacja o etapie wypełnienia arkusza ( Przygotowywany, Przekaż do wypełnienia, Wypełniony ). Po uzupełnieniu arkusza wybranie przycisku Przekaż do wypełnienia spowoduje przekazanie arkuszy do ocenianych/oceniających. 388/395

389 Arkusz oceny Na zakładce Etapy są wyświetlane informacje w jakim dniu, o której godzinie oraz przez jakiego operatora były realizowane poszczególne etapy arkuszy ocen. Etapy Arkusza ocen 2. Oceniający Na liście oceniających po kliknięciu w strzałkę pojawia się okno z listą osób, z których należy wybrać osoby odpowiedzialne za wystawienie oceny. Lista osób 3. Oceniani Podobnie jak na zakładce Oceniający, na liście Ocenianych po kliknięciu w strzałkę pojawia się okno z listą osób, z których należy wybrać osoby podlegające ocenie. Etapy oceny Na formularzu oceny w polu Etap jest wyświetlana informacja o etapie realizacji oceny ( Przygotowywana, Przygotowywana, Zrealizowana, Zatwierdzona ). W momencie wypełniania oceny jej etap jest wyświetlany jako Przygotowana. Po uzupełnieniu formularza oceny, klikając w przycisk Przygotowywana zmienia się etap oceny na Przygotowywana, co powoduje przypisanie arkuszy do osób ocenianych i oceniających. Po uzupełnieniu arkuszy przez oceniających/ocenianych będzie można przepiąć ocenę na kolejny etap czyli Zrealizowana, a ostatnim etapie na Zatwierdzona. Formularz oceny 389/395

390 Oceny w kartotece pracownika W kartotece pracownika została dodana zakładka Oceny, w której są zakładki: Arkusze ocen - oceniający Na zakładce są wyświetlane arkusze ocen oceniającego, które oceniający będzie wypełniał oraz wypełnione arkusze, które na definicji arkusza ocen ( Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/definicje arkuszy ocen ) mają ustawiony na TAK parametr: Wypełniony arkusz udostępniaj nadal osobie oceniającej ). Arkusze ocen - oceniany. Lista Arkuszy ocen w kartotece pracownika Na zakładce są wyświetlane arkusze ocenianego, które oceniany będzie wypełniał ( samoocena) oraz arkusze, które na definicji arkusza ocen ( Narzędzia/Opcje/Kadry i płace/oceny/definicje arkuszy ocen ) mają ustawiony na TAK parametr: Udostępniaj arkusz osobie ocenianej ). Oceny w Pulpicie pracownika i Pulpicie kierownika W aplikacji Pulpit Pracownika i Pulpit kierownika została udostępniona funkcjonalność Ocen. Pulpit kierownika W Pulpicie kierownika została dodana zakładka Oceny, na której są dostępne listy: Arkusze ocen - podwładni Na liście został udostępniony filtr Def. arkusza umożliwiający filtrowanie listy po wybranej Definicji arkusza ocen. Operator może otworzyć arkusz przyciskiem Otwórz lub kliknięcie w strzałkę w kolumnie Ocena. Kierownik na formularzu otwartego arkusza, w kolumnie Ocena ma możliwość wybranie oceny z listy rozwijalnej. Pulpit kierownika Arkusze ocen - podwładni Kierownik poprzez menu Czynności może zmienić etap arkusza. Pulpit kierownika Arkusz ocen - oceniani 390/395

391 Oceny Pulpit kierownika Arkusz/Czynności Na liście został udostępniony filtr Definicja umożliwiający filtrowanie listy po wybranej Definicji oceny. Operator może otworzyć arkusz przyciskiem Otwórz lub kliknięcie w strzałkę w kolumnie Definicja. Dodanie nowej oceny inicjujemy poprzez przycisk Dodaj, usunięcie oceny poprzez Usuń. Kierownik na formularzu otwartej oceny, ma możliwość zmiany etapu Oceny poprzez menu Czynności. Pulpit kierownika Oceny Pulpit pracownika W Pulpicie pracownika została dodana zakładka Oceny, na której są dostępne listy: Pulpit kierownika Ocena/Czynności Arkusze ocen - oceniający Na liście został udostępniony filtr Def. arkusza umożliwiający filtrowanie listy po wybranej Definicji arkusza ocen. Operator może otworzyć arkusz przyciskiem Otwórz lub kliknięcie w strzałkę w kolumnie Ocena. 391/395

392 Pulpit pracownika Arkusze ocen - oceniający Pracownik na formularzu otwartego Arkusza oceny ma możliwość uzupełnienia oceny, wybierając z rozwijalnej listy wybraną ocenę w poszczególnych elementach arkusza podlegających ocenie. Pulpit pracownika Arkusz oceny Pracownik na formularzu otwartego Arkusza oceny ma możliwość przepięcia arkusza na kolejny etap poprzez wybranie w menu Czynności przycisku Wypełniony. Arkusze ocen - oceniany Pulpit pracownika Arkusz oceny/czynności Na liście został udostępniony filtr Def. arkusza umożliwiający filtrowanie listy po wybranej Definicji arkusza ocen. Operator może otworzyć arkusz przyciskiem Otwórz lub kliknięcie w strzałkę w kolumnie Ocena. Pracownik ma możliwość przeglądania arkuszy ocen, które zostały mu udostępnione. 392/395

393 Cechy Z tej pozycji tworzymy cechy, które przypinamy do następujących tabel: Akordy, Definicje elementów, Definicje list płac, Dodatki, Nieobecności, Pracownicy, Umowy, Wydziały Przykład tworzenia nowej cechy przypisanej do Pracownika. 1. Należy wybrać Nowy (Definicja cechy) 2. Należy uzupełnić następujące parametry Ogólne Ogólne Typ danych, do których przypisana jest cecha: Pokazuje miejsce w programie, dla którego definiowana jest cecha, w tym przypadku będzie wskazywał na Pracownika Nazwa: Należy nadać nazwę cesze (np. Wydział zleceniobiorcy, cecha będzie dodana w tym przypadku do Pracownika) Typ wartości wprowadzonej cechy: W zależności od rodzaju cechy należy wybrać odpowiedni typ. Jeśli cecha zamiast wartości do wyboru ma mieć warunek np. odpowiedzi tak lub nie należy wybrać typ wartości : warunek (np. cecha: Podstawa), pozostałe typy to wartości liczbowe lub tekstowe np. liczba dzieci. Dodatkowe Dodatkowo można dla cechy uruchomić dodatkowe parametry takie jak: Historia danych w czasie. Cecha zmienia wartość w zależności od daty. Możliwe jest aktualizowanie (zmiana) wartości od pewnego dnia. Pozwala na wprowadzenie innej wartości, która ma obowiązywać od konkretnej daty, np. można wskazać, aby w jednym miesiącu przyporządkowana była jedna cecha, a od daty przyszłej cecha zmieniała wartość. Wartość cechy jest wymagana. Operator musi wprowadzić wartość cechy. Po włączeniu ustawienia weryfikacja na istniejących danych musi być wykonana ręcznie. Inicjuj cechę podczas dodawania zapisu. Wartość inicjująca cechę podczas dodawania. Inicjacja cechy następuje, gdy dodawany jest nowy zapis zawierający tą cechę do bazy danych. Można zaznaczyć parametr inicjuj cechę i uzupełnić jedną wartość, która zawszę będzie się inicjować. Wartości dla danej cechy uzupełnia się na zakładce Słownik. Zaawansowane Algorytm działania Cecha przechowywana w bazie danych. Standardowa cecha, która jest zapisywana do bazy danych razem z zapisem głównym. Cecha przechowywana w bazie danych ze zdefiniowanym algorytmem wywoływanym podczas ustawiania. Istnieje możliwość zdefiniowania dodatkowych warunków na wartość cechy. Algorytm wyliczania wartości cechy bez możliwości edycji. Pozwala zdefiniować cechę, która, której wartość będzie wyliczana na podstawie innych danych (cech, pól, zapisów). Algorytm wywoływany podczas odczytywania i zapisywania cechy. Cecha nie jest przechowywana w bazie danych. Na zakładce algorytm należy napisać kod wyliczający oraz wywoływany po ustawieniu cechy. Zasady edycji cechy Edycja dozwolona razem z zapisem głównym. Np. zmiany cechy dozwolone tylko dla dokumentów w buforze. Cecha nie do edycji. Zmiany możliwe tylko z poziomu kodu lub algorytmów wewnętrznych (plugin). Możliwość edycji ograniczona tylko prawami dostępu. Np. zmiany cechy dozwolone również dla zatwierdzonych dokumentów. Informacje dodatkowe Kategoria grupująca cechy tej samej kategorii na formularzu, Opis. Dowolny tekst pojawiający się w linii statusu. Słownik Słownik wartości Słownik pozwala określić listę wartości, którą można wybrać podczas wprowadzania cechy. Lista może mieć charakter podpowiedzi lub wartości wymaganej. Słownik dostępny - Aby określić listę wartości w słowniku należy zaznaczyć parametr Słownik dostępny na TAK Nazwa słownika Nazwa może być taka sama dla różnych cech tekstowych. Różne cechy mogą korzystać z tego samego słownika. Brak nazwy powoduje niewyświetlenie słownika. Cecha grupująca wykorzystywana w drzewie po lewej stronie listy-zaznaczenie tego parametru na TAK pozwoli na grupowanie pracowników na liście pracowników wg konkretnej cechy i jej wartości. Dodatkowo słownik podpowiedzi możemy zastąpić Słownikiem dozwolonych wartości. Uniemożliwi to użytkownikowi wpisanie wartości innej niż te wprowadzone w konfiguracji. Lista wartości Na liście wartości wpisujemy wszystkie wartości danej cechy. Warunki Wartość wymagana Wartość cechy jest wymagana. Operator musi wprowadzić wartość cechy-zaznaczenie tego parametru nie pozwoli na zamknięcie okna, w którym nie została wybrana wartość dla cechy. 393/395

394 Zakres wartości Najmniejsza akceptowalna wartość Największa akceptowalna wartość Brak wprowadzonej minimalnej i/lub maksymalnej wartości nie wprowadza ograniczenia Rozmiar tekstu Maksymalna długość tekstu w znakach Kod algorytmu Na zakładce algorytm należy napisać kod wyliczający oraz wywoływany po ustawieniu cechy. U w a g a! Cechy, które przypinamy do wszystkich tabel tworzymy z pozycji konfiguracja Systemowe Definicje cech. 394/395

395 last-page Pomoc techniczna , techniczne@enova.pl Pomoc Kadry Płace , place@enova.pl Pomoc Księgowość , ksiegowosc@enova.pl Pomoc Handel , handel@enova.pl Pomoc CRM , crm@enova.pl Pomoc Workflow , workflow@enova.pl Soneta Sp.z o.o. ul. Wadowicka 8A, Kraków, tel , info@enova.pl,