PROTOKÓŁ. Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Słupskiego. Starostwo Powiatowe Słupsk

Transkrypt

1 Starostwo Powiatowe Słupsk PROTOKÓŁ z kontroli realizacji planów wydatków z uwzględnieniem przestrzegania procedur kontroli finansowej oraz prawidłowości gospodarowania mieniem w roku Nazwa jednostki kontrolowanej: Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Słupskiego Kierownik jednostki Małgorzata Klemińska Główny Księgowy Elżbieta Kobusińska Osoba przeprowadzająca kontrolę Kontrolę przeprowadziła Joanna Harasimiuk, inspektor w Wydziale Organizacyjnym Starostwa Powiatowego w Słupsku, działając na podstawie upoważnienia Nr OR.III /10 Starosty Słupskiego z dnia 13 kwietnia Kontrolę przeprowadzono w dniach r. Przedmiot i zakres kontroli Kontrola dotyczyła realizacji planu dochodów i wydatków w 2010 r., oraz prawidłowości w gospodarowaniu mieniem. Wynik poprzedniej kontroli Poprzednia kontrola przeprowadzona została w jednostce w dniach r. i dotyczyła przestrzegania realizacji procedur w zakresie celowości zaciągania zobowiązań finansowych

2 i dokonywania wydatków przez jednostkę budżetową. Kontrolą objęto 5% wydatków jednostki z roku W wyniku przeprowadzonej kontroli nie wydano zaleceń pokontrolnych. Ustalenia ogólne dotyczące badanego podmiotu Powiatowy Inspektorat Nadzoru Budowlanego dla Powiatu Słupskiego (zwane dalej PINB ) jest jednostką organizacyjną powiatu prowadzoną w formie jednostki budżetowej, wchodzącą w skład powiatowej administracji zespolonej. Podstawą działania PINB są w szczególności akty prawne: ustawa z dn r. prawo budowlane (Dz. U. z 2006 Nr 156, poz. 1118, ze zm.); ustawa z dn r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz ze zm.); Regulamin organizacyjny PINB w Powiecie słupskim z dn. 30 marca 2003 r. Do zadań Inspektoratu należą: 1. Kontrola przestrzegania i stosowania przepisów prawa budowlanego w zakresie zgodności realizacji inwestycji z zatwierdzonym projektem i pozwoleniem na budowę. 2. Prowadzenie postępowań dotyczących samowoli budowlanych i obiektów budowlanych stwarzających zagrożenie bezpieczeństwa. 3. Sprawdzanie stanu technicznego oraz dokumentów obiektów budowlanych będących w użytkowaniu. 4. Załatwianie wniosków i interwencji oraz spraw w zakresie należących do właściwości nadzoru budowlanego. 5. Udział w postępowaniach dotyczących katastrof budowlanych. PINB działa pod kierownictwem Powiatowego Inspektora Nadzoru Budowlanego. Z dniem r. na stanowisko to została powołana Pani Małgorzata Klemińska. W aktach znajduje się upoważnienie nr 20/06 Wojewody Pomorskiego z dn r. do nakładania grzywien w drodze mandatu karnego. Ustalenia kontroli Najistotniejsze zarządzenia Powiatowego Inspektora nadzoru budowlanego, regulujące działalność PINB w powiecie słupskim: Zarządzenie nr 4/2006 r. PINB z dn r. w sprawie dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości. Zarządzenie nr 1/2009 z dn r. w sprawie ustalenia Regulaminu pracy Powiatowego Inspektoratu Nadzoru Budowlanego w Powiecie Słupskim. 2

3 Realizacja planu wydatków w 2010 r. Kwota wydatków na 2010 r. ustalona została na podstawie Uchwały Nr XXXIX/291/2009 Rady Powiatu Słupskiego z dn r. w sprawie ustalenia budżetu powiatu na 2010 r., ze zmianami. Plan oraz wykonanie na dzień r. wydatków jednostki za 2010 r. przedstawia tabela: Wydatki 2010 r. Dział Rozdział Paragraf Wydatki Wykonanie Plan Wykonanie planu (%) , ,60 57, , ,60 57, ,00 367,13 36, , ,14 55, , ,53 51, , ,87 98, , ,96 55, , ,00 40, , ,00 85, , ,31 64, ,00 231,80 46, ,00 90,00 33, , ,21 55, , ,54 65, ,00 0,00 0, ,00 122,80 8, , ,00 62, , ,00 83, ,00 330,00 16, ,00 181,11 90, , ,00 57, ,00 0,00 0, , ,20 97,98 Sprawozdania Rb-27ZZ za II kw i Rb-28S, Rb-27S za czerwiec 2010 r. przekazane zostały w wymaganym terminie. Do sprawozdania Rb-27ZZ w dniu r. badana jednostka sporządziła korektę. W wyniku kontroli stwierdzono, że wykazane w sprawozdaniach wydatki były zgodne z prowadzoną ewidencją analityczną. Suma wydatków i zobowiązań nie przekroczyła planu finansowego. Kopie sprawozdań stanowią załącznik nr 1 do protokołu. 3

4 Dochody Badana jednostka uzyskuje dochody publiczne, wyszczególnione w ustawie z dn. 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz ze zm.) dalej: ufp, oraz 07 lipca 1994 r. prawo budowlane (Dz. U. z 2006 r., Nr 156, poz ze zm.), które zobowiązana jest przekazać na konto Starostwa Powiatowego w Słupsku wg klasyfikacji budżetowej: 1. Dochody jednostki samorządu terytorialnego 0920 pozostałe odsetki (odsetki bankowe), 2. Dochody z tytułu realizacji zadań z zakresu administracji rządowej 0570 grzywny, mandaty i inne kary pieniężne od osób fizycznych, 0690 wpływy z różnych opłat (koszty upomnień). Zgodnie z 8, ust. 1 Rozporządzenia Ministra Finansów z dn. 24 lipca 2006 r. w sprawie planów finansowych zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostkom samorządu terytorialnego ustawami, przekazywania dotacji celowych i przekazywania pobranych dochodów związanych z realizacją tych zadań (Dz. U. Nr 135, poz. 955) Jednostka organizacyjna przekazuje na rachunek podstawowy właściwej jednostki samorządu terytorialnego pobrane dochody budżetowe związane z realizacją zadań z zakresu administracji rządowej oraz innych zadań zleconych jednostce samorządu terytorialnego ustawami, według stanu środków na: 1) 10. dzień miesiąca w terminie do 13. danego miesiąca; 2) 20. dzień miesiąca w terminie do dnia 23. danego miesiąca. W trakcie kontroli stwierdzono, że dochody z tytułu grzywny przekazane na konto Starostwa: wpłata dn r. w kwocie 271,60 dn r. (101 dni po terminie!), wpłata dn r. w kwocie 271,60 dn r. (3 dni po terminie), Wspomnieć należy, że nieterminowe przekazywanie dochodów Skarbu Państwa stanowi czyn wymieniony w art. 6, ust. 1 Ustawy z dn. 17 grudnia 2004 r. o naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 Nr 14, poz. 114 ze zm.), jednak w tym wypadku nie stanowi podstawy do pociągnięcia do odpowiedzialności gdyż kwota jest niższa niż wskazana w art. 26 cytowanej ustawy tj ,25 zł. Wydruk analityki sald i obrotów za okres od dn r. do r. do konta i z programu System FK-2 v.1.1.2, firmy Zeto Koszalin stanowi załącznik nr 2 do protokołu. Przestrzeganie procedur dokumentowania wydatków wydatków. W badanej jednostce sprawdzono prawidłowość dokonywania i dokumentowania 4

5 Dokumenty sprawdzone w trakcie kontroli zostały w sposób prawidłowy opisane pod względem zamówień publicznych. Podpisy złożone przez upoważnione osoby pozwoliły stwierdzić, że wydatkowane środki poddane zostały procedurom kontroli wewnętrznej i że wydatkowane zostały w sposób celowy, oszczędny z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów. Faktury zostały zadekretowane zgodnie z art. 21 ust. 6 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 Nr 152, poz ze zm.). Do faktur dołączony został wniosek o zaangażowanie środków budżetowych. Wyrywkowej kontroli poddano wymienione w tabeli wydatki: nr f-ry firma rodzaj wydatku kwota 405/100/08 783/2010 FV /1195 FV/UP/ /0/2010- korekta51/0 ZETO Koszalin (umowa 5062) Euromax Słupsk Dallas Kobylnica Euro- Centrum- Tadeusz Słupsk InterBiuro Słupsk usługa informatyczna wentylator do komputera mycie samochodu wymiana żarówek tusze do drukarek termin zapłaty zapłata zapłata przed terminem (dni) zapłata po terminie (dni) sposób zapłaty 158, przelew 80, przelew 24, przelew 68, /4 300 przelew 114, przelew 3874F Primo Słupsk art. biurowe 92, karta FS/001934/20 10/E PRESSCOM Wrocław Era Warszawa aktualizacja "Postępowanie egzekucyjne w administracji"- koszt wysyłki rozmowy telefoniczne 101, /4 300 przelew 365, przelew Kontrola dokumentów wykazała, że zdarzały się przypadki regulowania zobowiązań ze znacznym wyprzedzeniem (8 dni) lub po terminie (2 dni). Regulując zobowiązanie z wyprzedzeniem, jednostka pozbawia się możliwości uzyskania dodatkowych dochodów z tytułu odsetek na rachunku bankowym, natomiast regulując po terminie naraża się na konsekwencje związane z zapłatą odsetek. Stwierdzono także, że jednostka udostępniła korzystanie przez pracowników ze służbowych telefonów komórkowych. Pracownicy fakt otrzymania telefonu potwierdzili na kartach: Spis sprzętu technicznego użytkowanego przez inspektorów w PINB w Powiecie Słupskim. Badana jednostka nie posiada uregulowań dotyczących zasad użytkowania i rozliczania pracowników 5

6 z telefonów. Brak jest informacji jaki limit rozmów został pracownikowi przyznany. Art. 44, ust. 3 ufp nakłada na jednostki sektora finansów publicznych obowiązek dokonywania wydatków w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasad: a) uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów, b) optymalnego doboru metod i środków służących osiągnięciu założonych celów, dlatego aby udowodnić, że jednostka postępuje zgodnie z przepisami ufp niezbędne jest opracowanie dokumentacji postępowania. Wydatki z tytułu zakupu usług telekomunikacyjnych telefonii komórkowej ( 4360) przeanalizowane zostały na podstawie faktur Vat: 1. Nr z dn r. na kwotę 329,40 zł, za okres od do r. W badanym okresie jednostka opłacała korzystanie z czterech usług telekomunikacyjnych: Nowy Pb abonament, Nowy Pb 40 2 abonamenty, Nowy Pb70 1 abonament. Nie stwierdzono przekroczenia przez pracowników użytkujących telefony, kwot abonamentu. Jednak należy rozpatrzyć zasadność przyznania pracownikowi telefonu służbowego o nr [ ]*. Zakres połączeń wykonanych przez pracownika świadczy o braku związku przyznanego telefonu z wykonywaną pracą. Kopia bilingu do nr telefonu [ ]* za okres od r. do r. stanowi załącznik nr 3 do protokołu. 2. Nr [ ]* z dn r. na kwotę 365,65 zł, za okres od do r. W badanym okresie jednostka opłacała korzystanie z pięciu taryf: Nowa firma 60 4 abonamenty, Nowa firma abonament. Stwierdzono przekroczenie na kwotę 109,45 zł brutto abonamentów przez użytkowników telefonów służbowych. Wg oświadczenia Głównej księgowej wynikało to z okresu przejściowego w związku ze zmianą umowy i taryf w Erze. Kopia rozliczenia zbiorczego za okres od r. do r. stanowi załącznik nr 4 do protokołu. Akta osobowe pracowników oraz wydatki na wynagrodzenia Wg stanu na dzień r. PINB zatrudniał 6 pracowników na 5,75 etatu, oraz 3 osoby na umowę zlecenie. Lista zatrudnionych osób stanowi załącznik nr 5 do protokołu. Kontroli poddano akta osobowe i naliczenie wynagrodzeń pracowników: 6

7 1. [ ]* sekretarka, zatrudniona na czas nieokreślony od dn r. 2. [ ]* starszy inspektor nadzoru budowlanego, zatrudniony od dn r. 3. [ ]* główny księgowy, zatrudniona na czas nieokreślony od dn [ ]* starszy inspektor nadzoru budowlanego, zatrudniony od dn r. 5. [ ]* straszy inspektor nadzoru budowlanego, zatrudniona od dn r. W związku z chorobą Głównej Księgowej od r. do r. została zatrudniona na podstawie kolejnych umów zlecenia Pani [ ]*: Od do r., Od do r., Od do r., Od do r., Od do r. Umowy zawierały zapis: 1 Zleceniodawca zleca, a Zleceniobiorca przyjmuje do wykonania zadania związane z kompleksową obsługą finansowo księgową. Zadania będą wykonywane w siedzibie Zleceniodawcy. Wątpliwości budzi lakoniczny sposób przekazania obowiązków głównego księgowego. Zaznaczyć należy, że zgodnie z ufp, działalność księgowego obejmuje rozporządzanie publicznymi zasobami pieniężnymi, bądź przez operacje gotówkowe, bądź przez dokonywanie zapisów i prowadzenie rachunkowości, a także sprawowanie działań kontrolnych w sprawach dotyczących wpływów, wydatków i majątku jednostki. Status prawny głównego księgowego wiąże się z przekazaniem pracownikowi obowiązków w tym zakresie. Zgodnie z ustawową definicją sformułowaną w art. 54, ust. 1 ufp, głównym księgowym jednostki sektora finansów publicznych jest pracownik, któremu kierownik jednostki powierza enumeratywnie określone obowiązki i odpowiedzialność. Obejmują one: 1) prowadzenie rachunkowości jednostki; 2) wykonywanie dyspozycji środkami pieniężnymi; 3) dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym; 4) dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych. Powierzenie tych obowiązków i odpowiedzialności jest podstawową przesłanką uznania danej osoby za głównego księgowego jednostki. [Komentarz do art. 45 ustawy z dnia 30 czerwca 2005 r. o finansach publicznych (Dz. U 2005 Nr 249, poz ze zm.), L. Ludmiła, LEX, 2008]. Ponadto 7

8 nie ma możliwości zatrudnić głównego księgowego budżetu na podstawie umowy prawa cywilnego [Piśmiennictwo do art. 45 ustawy ( ), R. Golat, LEX 2010], a także zawarcie umowy zlecenia nie budzi obowiązku udokumentowania wymagań jakie głównemu księgowemu stawia art. 54, ust. 2 ufp. We wszystkich aktach znajdują się ważne badania lekarskie, kopie dokumentów potwierdzone są za zgodność z oryginałem. Brak jest natomiast oceny okresowej członka korpusu służby cywilnej pozostałych pracowników służby cywilnej. Obowiązek sporządzenie oceny na bezpośredniego przełożonego nakłada art. 81, ust. 2 ustawy z dn. 21 listopada 2008 r. o służbie cywilnej (Dz. U. Nr 227, poz ze zm.). Ocena winna być przeprowadzona do dn r. Naliczone za miesiąc sierpień 2010 r. kwoty wynagrodzeń w/w pracowników są zgodne z angażami znajdującymi się w aktach osobowych. Wynagrodzenia zasadnicze, dodatki funkcyjne i stażowe zostały naliczone na podstawie obowiązujących przepisów prawa oraz przepisów wewnętrznych. Zestawienie list płac za sierpień 2010 r.: Nr listy płac Nazwa listy płac Wynagrodzenie brutto 48 Lista płac 7.528,62 49 Lista płac służba cywilna ,21 50 Umowa zlecenie, spr. dokumentacji zakończenia budowy [ ]* 51 Umowa zlecenie, obsługa kadrowa [ ]* 52 Umowa zlecenie, usługa informatyczna [ ]* Wypłata wynagrodzenia za m-c sierpień 2010 przekazana na konta pracowników w dniu: Lista nr 51, 52, 50 przelew dn r. WB nr 85, Lista nr 48, 49 przelew dn r. WB nr 83, Składki na ubezpieczenie społeczne pracowników (WB nr 85 z dn r.) badana jednostka uregulowała w prawidłowo wyliczonych kwotach zgodnie z DRA z dn r. Przelew podatku dochodowego od wynagrodzeń pracowników do US w kwocie 1.744,00 zł wykonano dn r. (WB nr 85). Zaznaczyć należy, że podobnie jak przy płatnościach za faktury tak i w przypadku regulowania zobowiązań z tytułu składek ZUS i podatku dochodowego od osób fizycznych, PINB dokonuje operacji znacznie przed wymaganym terminem (ZUS 6 dni, US 21 dni!) narażając się na zarzut niegospodarności. Stwierdzono również, że badana jednostka 8

9 nie pobiera przysługującego jej wynagrodzenia, o którym mowa w 1 ust.1 pkt. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dn r. w sprawie wynagrodzenia płatników i inkasentów pobierających podatki na rzecz budżetu państwa (Dz. U. Nr 240, poz. 2065). Inwentaryzacja Sprawdzono poprawność przeprowadzania inwentaryzacji w badanej jednostce. Ostatni spis z natury środków trwałych w PINB został przeprowadzony w 2006 r. Jednostka nie ma opracowanej instrukcji inwentaryzacyjnej. Inwentaryzacja okresowa za 2009 r. przeprowadzona została na podstawie Zarządzenia nr 5/2009 z dn r. w sprawie inwentaryzacji rocznej w PINB i objęła składniki majątku: - druki ścisłego zarachowania, - zapas materiałów biurowych, - zapas paliwa w samochodzie służbowym. Inwentaryzacja została przeprowadzona dn r. Wyznaczona została dwuosobowa komisja dla poz. 1 i 2, dla poz. 3 inwentaryzację przeprowadził główny księgowy. Materiały biurowe zostały spisane na arkuszu spisowym nr 3, protokół z inwentaryzacji sporządzono dn r. Komisja w toku kontroli nie stwierdziła nieprawidłowości. Protokół z inwentaryzacji druków ścisłego zarachowania przeprowadzonej w kasie PINB sporządzono dn r., spisane zostały czeki do wykorzystania od nr do Protokół z inwentaryzacji zapasu i zużycia paliwa w samochodzie służbowym Skoda Fabia sporządzono na dzień 21 grudnia 2009 r. (ostatni dzień eksploatacji samochodu w 2009 r.). Protokoły weryfikacji sald na dzień r. sporządzone zostały przez komisje w składzie: 1. Andżelika Dyś, 2. Sylwia Paul - Cieślicka Uzgodnienia sald dokonano z Boś o/gdańsk wg stanu środków na rachunku na dzień r. Zarówno samo przygotowanie inwentaryzacji jak i sposób dokumentowania oraz rozliczenia nie budzi zastrzeżeń. Na tym kontrolę zakończono. Kontrolę odnotowano w książce kontroli. Kierownika jednostki poinformowano o prawie do odmowy podpisania protokołu wraz ze złożeniem na tę okoliczność umotywowanego pisemnego wyjaśnienia i żądania ponownego przebadania tematu. 9

10 Kierownika jednostki poinformowano także o prawie do zgłoszenia pisemnych wyjaśnień do treści protokołu w terminie 7 dni od daty jego podpisania. Protokół sporządzono w 2 jednobrzmiących egzemplarzach po jednym dla każdej ze stron. Wykaz załączników: 1. Kopia sprawozdania Rb-27ZZ za II kw i Rb-28S, Rb-27S za czerwiec 2010 r. 2. Wydruk analityki sald i obrotów za okres od dn r. do r. do konta i z programu System FK-2 v.1.1.2, firmy Zeto Koszalin. 3. Kopia bilingu do nr telefonu [ ]* za okres od r. do r. 4. Kopia rozliczenia zbiorczego za okres od r. do r. 5. Lista zatrudnionych osób wg stanu na dzień r. Słupsk, dnia r. KIEROWNIK JEDNOSTKI Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Powiecie Słupskim INSPEKTOR ds. kontroli /-/ /-/ Małgorzata Maria Klemińska Joanna Harasimiuk.. jednostka kontrolowana. kontrolujący /* [usunięto w zw. z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r., o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2002 r. Nr 101 poz.926 ze zm.)] 10