ZAPYTANIE OFERTOWE. Zamawiający zastrzega sobie prawo o odstąpieniu od realizacji zamówienia bez konieczności podania przyczyny.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE Ministerstwo Nauki i Szkolnictwa Wyższego, ul. Wspólna 1/3, Warszawa (NIP: , REGON: ), zaprasza do składania ofert w ramach postępowania o udzieleniu zamówienia publicznego w procedurze, do której nie stosuje się przepisów ustawy pzp. na zapewnienie usługi cateringowej podczas spotkania we Wrocławiu. Szczegółowy opis zamówienia znajduje się poniżej. W związku z powyższym, w przypadku zainteresowania wykonaniem usługi, prosimy o przedstawienie oferty poprzez: 1) wypełnienie formularza ofertowego zawierającego m.in. tabelę cenową oraz oświadczenie - załącznik 1, 2) przesłać ofertę na adres lidia.matuszak@mnisw.gov.pl w nieprzekraczalnym terminie do 23 października 2015 r. do godziny W przypadku pytań należy kontaktować się z Panią Lidią Matuszak: adres lidia.matuszak@mnisw.gov.pl, telefon Zamawiający zastrzega sobie prawo o odstąpieniu od realizacji zamówienia bez konieczności podania przyczyny. 1

2 Szczegółowy opis zamówienia SALĘ NA SPOTKANIE ZAPEWNIA ZAMAWIAJĄCY 1. Catering: a. wymagania dot. cateringu: catering dla uczestników spotkania przerwa kawowa oraz lunch mają mieć formę bufetu samoobsługowego, b. catering obejmuje w czasie spotkania: 1 przerwę kawową: wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę, 100% soki owocowe (min. 3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), kanapki koktajlowe (3 szt. na osobę), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki; 1 lunch: którego menu będzie obejmować: zupę (2 rodzaje w tym jedna jarska), danie mięsne (1 rodzaj), danie wegetariańskie (1 rodzaj), dodatki do wyboru (2 rodzaje: np. ryż zwykły lub curry, ziemniaki gotowane lub ziemniaki opiekane w ziołach, warzywa gotowane mix. lub np. brokuły), sałatki (3 rodzaje), wodę mineralną gazowaną i niegazowaną, podawaną w szklanych butelkach lub serwowaną w dzbankach (tylko niegazowana), minimum 0,5 l/osobę, 100% soki owocowe (min. 3 rodzaje), podawane w butelkach szklanych lub serwowane w dzbankach, minimum 0,3 l/osobę, kawę czarną bez ograniczeń z ekspresu wysokociśnieniowego, herbatę w saszetkach bez ograniczeń (min. 3 rodzaje, w tym czarna) parzoną wrzątkiem, 2

3 świeże ciasta (min. 2 rodzaje, minimum 2 porcje/ 1 osobę) lub ciastka świeżo pieczone: np. babeczki z owocami, z serem, rogaliki nadziewane, mini-pączki, mini-drożdżówki (minimum 3 szt./ 1 osobę), owoce, o ile to możliwe, sezonowe i lokalne, jeśli tego wymaga podanie filetowane (min. 3 rodzaje), cukier biały i brązowy w cukiernicach, słodzik, śmietanka lub mleko do kawy w dzbanuszkach, świeża cytryna w plasterkach, wykałaczki, c. sposób podania: w formie szwedzkiego stołu z zapewnieniem zastawy ceramicznej (filiżanki, talerzyki), szklanek, oraz widelczyków i łyżeczek, a także sztućców metalowych, papierowych serwetek, zapewnienie dekoracji, zapewnienie stołów bufetowych oraz stolików koktajlowych, d. zapewnienie obsługi kelnerskiej. Przewidywany termin spotkania: zgodnie z Tabelą nr 1 (przewidywalny termin: r. ostateczny termin zostanie potwierdzony w dniu zawarcia umowy) Miejsce spotkania: Wrocław (zapewnia Zamawiający) Przewidywana maksymalna liczba osób na spotkaniu: zgodnie z Tabelą nr 1 Dodatkowo proszę o udzielenie informacji na poniższe pytanie (Odpowiedź negatywna nie wykluczy Państwa z udziału w postępowaniu): Czy spełniają Państwo wymagania określone w art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r., Nr 127 poz. 721 oraz Dz. U. z 2013 r. poz. 675), celem uzyskania obniżenia wpłat na PFRON? Tak/Nie. Kryteria wyboru Wykonawcy usługi: 1) 40 % cena 2) max. 60 % zatrudnienie osoby niepełnosprawnej, w tym 40 pkt w przypadku zaangażowania do realizacji przedmiotu umowy 1 osoby niepełnosprawnej, a 60 pkt w przypadku zaangażowania do realizacji przedmiotu umowy 2 osób niepełnosprawnych. 3

4 Tabela nr 1 L.p 1. Nazwa projektu /spotkania Ilość spotkań Miejscowość Liczba osób uczestniczących w spotkaniu Strategia wprowadzania i oceny międzyobszarowych studiów i badań w uczelniach w kontekście reform szkolnictwa w Polsce 1 Wrocław 50 Zakres Cateringu 1 przerwa kawowa / 1 lunch Termin spotkania IV kwartał 2015 Istotne postanowienia umowy 1 1. Przedmiotem zamówienia jest usługa cateringowa podczas spotkania we Wrocławiu, dla osób, w ramach projektu systemowego POKL pod nawą Strategia wprowadzania i oceny międzyobszarowych studiów i badań w uczelniach w kontekście reform szkolnictwa w Polsce zgodnie z ofertą wykonawcy z dnia r., której kopia stanowi załącznik nr 1 do umowy oraz Szczegółowym Opisem Przedmiotu Zamówienia, stanowiącym załącznik Nr 2 do umowy, zwanych dalej spotkaniem. 2. Wykonawca zobowiązuje się przy realizacji przedmiotu zamówienia, stosownie do art. 29 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.), dotyczącego klauzuli społecznej powierzyć wykonanie części zadań przy realizacji niniejszego zamówienia osobom niepełnosprawnym, o których mowa w przepisach o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz o zatrudnianiu osób niepełnosprawnych lub we właściwych przepisach państw członkowskich Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Zadania wykonywane przez te osoby wyszczególnione są w załączniku do oferty wykonawcy, która stanowi załącznik do niniejszej umowy. 4

5 3. Przewiduje się, iż spotkanie odbędzie się w IV kwartał 2015 r., zamawiający zastrzega sobie prawo określenia ostatecznego terminu oraz miejsca wykonania usługi; informacja w tym przedmiocie zostanie przekazana wykonawcy pocztą elektroniczną ( ) w terminie do 3 dni kalendarzowych przed planowanym terminem danego spotkania. Harmonogram spotkania zostanie podany wykonawcy przez zamawiającego w formie elektronicznej ( ) na 2 dni kalendarzowe przed planowanym spotkaniem. 4. Wykonawca, w terminie do 2 dni kalendarzowych przed datą planowanego spotkania przedstawi zamawiającemu umowę zawartą z osobami niepełnosprawnymi, dokument potwierdzający niepełnosprawność zatrudnionych osób oraz formularz potwierdzający jej zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, (kopia poświadczona za zgodność z oryginałem przez wykonawcę). 5. Zatrudnienie osób, o których mowa w ust. 2 powinno trwać przez cały okres realizacji zamówienia. W przypadku rozwiązania stosunku prawnego stanowiącego podstawę świadczenia pracy przez te osoby, lub przez wykonawcę przed zakończeniem tego okresu, wykonawca będzie obowiązany do niezwłocznego zatrudnienia na to miejsce innych osób, o których mowa w ust Zamawiający najpóźniej na 2 dni kalendarzowe przed terminem spotkania przekaże wykonawcy, w formie elektronicznej ( ), ostateczną liczbę uczestników spotkania. 7. Wykonawca zobowiązuje się do niezwłocznego potwierdzenia otrzymania a, o którym mowa w ust. 3 i Zamawiający zobowiązuje się do zapewnienia miejsca odbycia spotkania Z tytułu należytego wykonania przedmiotu umowy wykonawcy będzie przysługiwało łączne wynagrodzenie w kwocie.. zł brutto (słownie złotych:../100), w tym podatek VAT. zł (słownie złotych: /100), z zastrzeżeniem ust. 5 i Płatność za usługę realizowana będzie po zakończeniu spotkania w terminie 30 dni kalendarzowych od dnia otrzymania przez zamawiającego prawidłowo wystawionej faktury VAT, przelewem na rachunek bankowy wykonawcy... 5

6 3. Kwota wynagrodzenia brutto podana w ust. 1 stanowi maksymalne wynagrodzenie wykonawcy, z uwzględnieniem wszystkich kosztów związanych z realizacją umowy dla spotkania, o którym mowa w Wynagrodzenie zostanie wypłacone wykonawcy z dwóch źródeł finansowania, 85% z BGK- środki unijne oraz 15% z budżetu państwa z rachunku zamawiającego. 5. Ostateczna kwota wynagrodzenia za realizację przedmiotu umowy, o którym mowa w 1 zostanie określona z uwzględnieniem: 1) ostatecznej liczby uczestników spotkania wskazanej przez zamawiającego zgodnie z 1 ust. 6 z zastrzeżeniem, iż w przypadku uczestnictwa mniejszej liczby osób niż liczba wskazana w 1 ust.1, kwota o której mowa w ust. 1 zostanie obniżona o. zł brutto (słownie złotych: /100) za każdą osobę nie biorącą udziału w spotkaniu o którym mowa w 1 ust Strony ustalają jednocześnie, że zmniejszenie liczby osób korzystających z cateringu podczas spotkania o więcej, niż 50% nie spowoduje zmniejszenia wynagrodzenia wykonawcy za usługę cateringową poniżej 50% kwoty przewidzianej za tę usługę na spotkaniu, przez co należy rozumieć, że niezależnie od liczby osób korzystających z cateringu podczas spotkania, wykonawcy należne będzie wynagrodzenie nie niższe, niż 50% kwoty przewidzianej niniejszą umową za usługę cateringową na danym spotkaniu ( 2 ust. 1). 7. Za dzień zapłaty wynagrodzenia uważany będzie dzień wydania przez zamawiającego dyspozycji przelewu z rachunku zamawiającego. 8. Podstawą wystawienia faktury VAT będzie protokół odbioru bez zastrzeżeń sporządzony po wykonaniu usługi na danym spotkaniu. 9. Zamawiający sporządzi protokół odbioru w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi na danym spotkaniu. 10. Protokół odbioru, o którym mowa w ust. 8 i 9 powinien zawierać w szczególności: 1) dzień i miejsce wykonania usługi; 2) oświadczenie o braku lub istnieniu wad w wykonanej usłudze. 6

7 3 Wierzytelności wynikające z niniejszej umowy bez zgody zamawiającego nie mogą być przenoszone na osoby trzecie. 1. Wykonawca zobowiązany jest zapłacić zamawiającemu kary umowne w wysokości: 4 1) 30% kwoty łącznego wynagrodzenia brutto, określonej w 2 ust. 1, w razie niewykonania umowy. 2) 10% kwoty wynagrodzenia brutto za usługę na spotkaniu, określonej w 2 ust. 1, w razie nienależytego wykonania umowy na danym spotkaniu, zgodnie z wymogami zawartymi w niniejszej umowie, w tym w Załącznikach nr 1 i 2 do umowy za każdy przypadek nienależytego wykonania umowy; 3) 30% kwoty łącznego wynagrodzenia brutto określonej w 2 ust. 1 w przypadku, gdy zamawiający odstąpi od umowy z powodu okoliczności, za które odpowiada wykonawca. 2. W przypadku, gdy suma kar umownych naliczonych na podstawie ust. 1 pkt 2 będzie równa bądź przekroczy 30% łącznego wynagrodzenia brutto, o którym mowa w 2 ust. 1, zamawiający może niezwłocznie odstąpić od umowy, zawiadamiając o tym pisemnie Wykonawcę i żądać kary umownej, o której mowa w ust. 1 pkt 3. Uprawnienie zamawiającego do odstąpienia od umowy pozostaje aktualne w całym okresie obowiązywania umowy. 3. Zamawiający może żądać odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych w przypadku, gdy szkoda przekracza wysokość kary umownej. 5 Wykonawca oświadcza, że ma odpowiednie doświadczenie do wykonania umowy i zobowiązuje się do starannego jej wykonania z zachowaniem wymaganego w tym zakresie profesjonalizmu. W sprawach nieuregulowanych w umowie stosuje się przepisy Kodeksu cywilnego. 6 7

8 7 Ewentualne spory wynikające na tle realizacji niniejszej umowy będą rozstrzygane przez Strony w drodze negocjacji. W przypadku nieosiągnięcia przez Strony porozumienia wszelkie spory rozstrzygane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby zamawiającego Strony postanawiają, że do kontaktów pomiędzy stronami oraz do podejmowania bieżących uzgodnień związanych z realizacją niniejszej umowy upoważnione są: ze strony zamawiającego mail: ze strony wykonawcy. mail:. 2. Zmiana osób i danych, o których mowa w ust. 1, następuje poprzez pisemne zgłoszenie drugiej Stronie i nie stanowi zmiany treści niniejszej umowy Zakazuje się istotnych zmian postanowień zawartej umowy w stosunku do treści oferty, na podstawie której dokonano wyboru wykonawcy, z zastrzeżeniem ust Dopuszcza się możliwość zmiany terminu wykonania usługi, jak też przewiduje się możliwość odstąpienia zamawiającego od umowy w następujących przypadkach: braku dostatecznej liczby zgłoszeń uczestników lub wystąpienia innych okoliczności niezależnych od zamawiającego. W przypadku odstąpienia przez zamawiającego od umowy wykonawca nie będzie wysuwał żadnych roszczeń finansowych wobec zamawiającego. 3. Wszelkie zmiany niniejszej umowy wymagają zachowania formy pisemnej pod rygorem nieważności, z zastrzeżeniem 8 ust. 2. 8

9 10 1. Umowę sporządzono w trzech egzemplarzach z których dwa otrzymuje zamawiający, a jeden wykonawca. 2. Załączniki do umowy: Załącznik Nr 1 Załącznik Nr 2 Oferta z dnia r. (kopia) Szczegółowy Opis przedmiotu zamówienia (kopia) 9