Załącznik Nr reprezentowanym przez. ... zwanym dalej Wykonawcą

Transkrypt

1 U M O W A Nr /2015 zawarta dnia roku pomiędzy: Izbą Skarbową w Gdańsku, Gdańsk, ul. Długa 75/76 NIP: , Regon: , reprezentowaną przez Pana Dyrektora Mirosława Kowalskiego, zwaną dalej Zamawiającym a reprezentowanym przez zwanym dalej Wykonawcą Niniejsza umowa zostaje zawarta na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tj. Dz.U poz. 907 ze zm.). 1 Przedmiot i termin realizacji 1. Przedmiotem umowy są usługi kompleksowego niszczenia wydzielonej dokumentacji niearchiwalnej zgromadzonej w toku funkcjonowania Izby Skarbowej w Gdańsku oraz 18 urzędów skarbowych województwa pomorskiego. 2. Zakres przedmiotowy umowy obejmuje dokumentację papierową. 3. Termin wykonania przedmiotu umowy wskazanego w 1 ust. 1 ustala się na okres 12 miesięcy kalendarzowych od dnia zawarcia niniejszej umowy, to jest do dnia... 2 Warunki realizacji 1. Usługi stanowiące przedmiot umowy będą wykonywane sukcesywnie, w miarę zaistniałych potrzeb Zamawiającego, w oparciu o jednostkowe zlecenie pisemne, telefoniczne lub zgłoszone w formie listu elektronicznego, dokonywane przez pracownika Izby Skarbowej w Gdańsku albo pracownika jednego z 18 urzędów skarbowych. Numer telefonu do zgłoszenia telefonicznego:..., adres poczty elektronicznej: W zgłoszeniu wskazanym w 2 ust. 1 dotyczącym zlecenie jednostkowego Zamawiający jest zobligowany zawrzeć informacje odnośnie: 1) terminu wykonania usługi stanowiącej przedmiot umowy, 1

2 2) miejsca odbioru dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia. 3. Wykonawca otrzyma od Zamawiającego zlecenie jednostkowe na wykonanie usługi stanowiącej przedmiot umowy najpóźniej na 7 dni kalendarzowych przed terminem jej realizacji. 4. W zlecenie jednostkowym dokonanym z uwzględnieniem ust. 1 i 2 pracownik Izby Skarbowej albo pracownik jednego z urzędów skarbowych poda dokładne miejsce lub miejsca odbioru dokumentacji oraz godziny, w których realizacja zlecenia będzie możliwa. 5. Wykonawca zobowiązany jest przystąpić do realizacji usługi we wskazanym w zleceniu jednostkowym miejscu oraz czasie. 6. Wykonawca nie może powierzyć wykonania przedmiotu zamówienie innemu podmiotowi. 7. W ramach realizacji przedmiotu umowy Wykonawca zobowiązuje się do: 1) odbioru dokumentacji własnym transportem we własnych pojemnikach w siedzibie Zamawiającego oraz siedzibach urzędów skarbowych województwa pomorskiego, a także w innych miejscach składowania dokumentacji wskazanych przez pracownika Zamawiającego znajdujących się na terenie województwa pomorskiego, 2) przepakowania i zaplombowania całości dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia w miejscach odbioru dokumentacji, 3) zważenia dokumentacji przeznaczonej do zniszczenia, 4) wystawienia protokołu odbioru, 5) wystawienia certyfikatu potwierdzającego zniszczenie, 6) utrzymania w tajemnicy wszelkich informacji o danych osobowych w dokumentacji Zamawiającego uzyskanych w trakcie realizacji umowy, zarówno w czasie jej trwania, jak i po jej wygaśnięciu, 7) przestrzegania przy świadczeniu usług przepisów powszechnie obowiązujących aktów prawnych, regulujących zagadnienia z zakresu ochrony danych osobowych, a także poleceń i instrukcji Zamawiającego. 8. Realizacja usługi odbywać się będzie w godzinach od 7.00 do od poniedziałku do piątku. 9. Dokumentację zabraną z miejsca pierwotnego przechowywania a niezniszczoną w ciągu 1 dnia roboczego Wykonawca ma obowiązek przechować w miejscu do tego przeznaczonym, aż do jej całkowitego zniszczenia. 10. Wykonawca zobowiązuje się do ścisłej ochrony wszelkich przekazanych mu w celu zniszczenia danych i informacji oraz do zastosowania wszelkich niezbędnych środków zabezpieczenia dokumentacji przekazanej mu w celu zniszczenia, w szczególności poprzez zastosowanie odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, zapewniających: 1) nienaruszenie zawartości pojemników z danymi podczas przewozu, 2) otworzenie pojemników wyłącznie przez upoważnione do tego osoby w pomieszczeniu przeznaczonym do niszczenia dokumentacji z danymi i jedynie w tym celu, 3) zabezpieczenie niszczonych danych przed wglądem w nie osób trzecich oraz nieupoważnionych pracowników Wykonawcy, 11. Zamawiający zastrzega możliwość obecności w czasie realizacji każdego z etapów usługi upoważnionych przedstawicieli Zamawiającego. 12. Wykonawca oświadcza, że posiada i stosuje wewnętrzne regulacje określające zasady 2

3 bezpieczeństwa informacji. Zamawiający zastrzega sobie możliwości zapoznania się z treścią tych regulacji. 13. Upoważniony przedstawiciel Zamawiającego ma prawo do dokonania w każdym czasie kontroli systemu bezpieczeństwa informacji Wykonawcy. 14. Dokumentacja do niszczenia może zawierać wszelkiego rodzaju elementy metalowe, jak spinacze, zszywki, zawieszki metalowe skoroszytów, dokumenty w standardowych segregatorach i materiały zbroszurowane. 3 Wynagrodzenie 1. Strony ustalają, że za wykonanie jednostkowego zlecenia Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie ustalone na podstawie ceny jednostkowej, która wynosi...zł (słownie:... zł) brutto za zniszczenie 1 kilograma dokumentacji. 2. Wynagrodzenie, za wykonanie jednostkowego zlecenia, będzie iloczynem uzyskanym w wyniku pomnożenia kwoty podanej w ust. 1 z daną liczbową w kilogramach. 3. Ceny jednostkowe, określone w ofercie Wykonawcy mają charakter ceny ryczałtowej i nie podlegają zmianie w trakcie realizacji niniejszej umowy. 4. Maksymalna wartość umowy, stanowiąca jednocześnie całkowite wynagrodzenie należne Wykonawcy z tytułu realizacji usług objętych przedmiotem umowy zostaje określona na kwotę... zł brutto (słownie złotych:...) i zawiera wszystkie składniki cenotwórcze. 4 Warunki Płatności 1. Wynagrodzenie należne Wykonawcy zapłacone zostanie przez Zamawiającego przelewem, na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany każdorazowo w treści faktury. 2. Podstawą dokonania płatności będzie faktura VAT, wystawiona przez Wykonawcę po każdorazowym wykonaniu usługi wraz z załączonym protokołem przekazania dokumentacji do zniszczenia oraz certyfikatem potwierdzającym zniszczenie dokumentacji. 3. Zapłata wynagrodzenia nastąpi w terminie 21 dni od dnia doręczenia do siedziby Zamawiającego faktur VAT, o których mowa w ust Za termin zapłaty uważa się dzień obciążenia rachunku bankowego Zamawiającego. 5. Zamawiający zobowiązany jest do uiszczenia względem wykonawcy odsetek ustawowych w razie nieterminowej zapłaty faktury. 5 Odstąpienie od umowy 1. Zamawiający może odstąpić od umowy w razie wystąpienia istotnej zmiany okoliczności powodującej, że wykonanie umowy nie leży w interesie publicznym, czego nie można było przewidzieć w chwili zawarcia umowy. W takim wypadku Wykonawcy przysługuje wynagrodzenie z tytułu wykonania części umowy po uprzednim potwierdzeniu tego faktu 3

4 przez Zamawiającego. 2. Odstąpienie od umowy z winy Wykonawcy może nastąpić w przypadku uporczywego niedotrzymywania terminów i jakości prac, realizacji przedmiotu umowy w sposób różny od opisanego w umowie, po uprzednim wezwaniu Wykonawcy do usunięcia stwierdzonych wad lub uchybień, o których mowa wyżej i bezskutecznym upływie terminu zakreślonym przez Zamawiającego do usunięcia wymienionych uchybień i wad. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo odstąpienia od umowy ze skutkiem natychmiastowym z winy Wykonawcy, w przypadku braku reakcji na dwukrotne pisemne wezwania Zamawiającego dotyczące niedotrzymywania terminów i jakości usług oraz w przypadku utraty przez Wykonawcę uprawnień do wykonywania usług będących przedmiotem umowy. 6 Kary Umowne 1. W przypadku opóźnienia w odbiorze dokumentacji w stosunku do wskazanego przez Zamawiającego w jednostkowym zleceniu terminu lub opóźnienia w dokonaniu niezwłocznego zniszczenia przekazanej dokumentacji, Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej odpowiadającej 5 % szacowanej wartości jednostkowego zlecenia, które nie zostało wykonane w terminie za każdy rozpoczęty dzień opóźnienia. 2. W przypadku wykonania usługi z naruszeniem powszechnie obowiązujących przepisów prawa, poleceń lub instrukcji Zamawiającego, określających procedury niszczenia dokumentacji, Wykonawca zobowiązany będzie zapłacić karę umowną odpowiadającą 20% wartości jednostkowego zamówienia, które zostało wykonane z naruszeniem przepisów. 3. W przypadku ujawnienia lub udostępnienia w jakikolwiek sposób przez Wykonawcę informacji, zawartych w przekazanej do zniszczenia dokumentacji osobom trzecim, czy też przetworzenia ich w jakikolwiek sposób Wykonawca zobowiązany będzie do zapłaty kary umownej w wysokości odpowiadającej 80% kwoty maksymalnej wartości umowy, określonej w 3 ust. 4 umowy. 4. Zamawiający zastrzega, możliwość dochodzenia kar na zasadach ogólnych za nieprawidłowe lub nieterminowe usługi stanowiącej przedmiot niniejszej umowy. 7 Spory 1. Spory powstałe w związku z niniejszą umową będą rozstrzygane przez Strony przede wszystkim na drodze polubownej. 2. Jeżeli strony nie osiągną porozumienia na drodze polubownej sprawy sporne rozpoznawane będą przez sąd powszechny właściwy dla siedziby Zamawiającego. 4

5 8 Postanowienia końcowe 1. Wszelkie zmiany i uzupełnienia niniejszej umowy wymagają zgody obu stron i muszą być dokonane w formie pisemnej pod rygorem nieważności. 2. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks Cywilny (tj. Dz.U nr 16 poz. 93 ze zm.), ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o Narodowym Zasobie Archiwalnym i Archiwach oraz innych powszechnie obowiązujących aktów prawnych. 3. Wykonawca zobowiązany jest do informowania o wszelkich zmianach statusu prawnego swojej firmy, w tym w szczególności zawieszeniu lub zakończeniu działalności, a także o zmianach adresu siedziby. 4. Umowę niniejszą sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, dwa egzemplarze dla Zamawiającego i jeden dla Wykonawcy. 9 Załączniki Integralną część niniejszej umowy stanowią dokumenty: 1) Zapytanie ofertowe 2) Formularz ofertowy WYKONAWCA ZAMAWIAJĄCY 5