E-FAKTUROWANIE Wymagane działanie: Rejestracja w OB10

Transkrypt

1 E-FAKTUROWANIE Wymagane działanie: Rejestracja w OB10 Kwiecień 2013 Szanowni Państwo! Firma Unilever podjęła strategiczną decyzję, polegającą na zachęcaniu wszystkich dostawców do rozpoczęcia korzystania z fakturowania elektronicznego. Każdego miesiąca za pośrednictwem sieci OB10 setki dostawców przesyłają do firmy Unilever Europe tysiące faktur elektronicznych, co stanowi dowód na to, że w ten sposób zarówno dostawcy, jak i firma Unilever odnoszą korzyści w postaci przyspieszenia procesu przetwarzania faktur, a także zwiększenia jego skuteczności. Do chwili obecnej firma Unilever otrzymała za pośrednictwem sieci OB10 ponad milion faktur, co przełożyło się na zapewnienie naszym dostawcom ogromnych, wymienionych poniżej korzyści: Usprawnienie procesu dokonywania terminowych płatności na rzecz Państwa, jako dostawcy firmy Unilever. Brak problemów z zagubionymi fakturami oraz konieczności ich ponownej wysyłki. Wyeliminowanie opóźnień związanych z przesyłkami pocztowymi. Zmniejszenie liczby błędów i usprawnienie procesu automatycznego dopasowywania faktur, dzięki ich lepszej jakości. Szybsza komunikacja przez OB10/IBM w przypadku problemów z fakturami. Ograniczenie procesu ręcznego obsługiwania faktur zwiększające wydajność. Możliwość sprawdzania statusu faktur w Unilever Payment System na portalu OB10. Polecamy skorzystanie z e-fakturowania i usprawnienie w ten sposób naszej współpracy. W załącznikach do niniejszego listu przedstawione są dostępne opcje umożliwiające wysyłanie faktur elektronicznych do firmy Unilever za pośrednictwem sieci OB10. Chcielibyśmy przypomnieć Państwu zasadę, jaką się kierujemy w swojej pracy: brak zamówienia zakupu - brak płatności. Zanim dostarczą Państwo firmie Unilever towary lub usługi, prosimy upewnić się, że wystawione zostało odpowiednie zamówienie zakupu. Jego numer należy następnie wyszczególnić na fakturze. Ułatwia to także proces dokonywania płatności. Harmonogram realizacji kolejnych etapów:

2 Następne pięć dni OB10 skontaktuje się z Państwem, aby wytłumaczyć, na czym polega proces fakturowania elektronicznego oraz przedstawić dostępne opcje, a tym samym umożliwić Państwu podjęcie przemyślanej decyzji. Jeżeli wybiorą Państwo Formularz Internetowy, będą mogli Państwo natychmiast dokonać rejestracji i rozpocząć wysyłanie faktur elektronicznych. 31 Maja 2013 Przekazanie OB10 informacji na temat opcji fakturowania elektronicznego, z której zdecydują się Państwo korzystać. Jeżeli wybiorą Państwo Rozwiązanie Zintegrowane, OB10 skontaktuje się z Państwem w celu przeprowadzenia integracji z Państwa systemem. 30 Czerwiec 2013 Rozpoczęcie wysyłania faktur elektronicznych do firmy Unilever. Dodatkowe informacje są dostępne na stronie Jeżeli chcą Państwo skontaktować się z firmą Unilever w sprawie wspomnianej zmiany zasad naszej współpracy lub gdy sprostanie powyższemu harmonogramowi może być dla Państwa kłopotliwe, prosimy skontaktować się z Kierownikiem ds. Zaopatrzenia z firmy Unilever. Z poważaniem Alan Cane Dyrektor Operacyjny ds. Procesów Purchase-to-Pay

3 Często zadawane pytania Czego firma Unilever oczekuje od dostawcy, jeżeli chodzi o e-fakturowanie? Fakturowanie elektroniczne to preferowany i propagowany przez firmę Unilever sposób, dzięki któremu dostawcy mogą zainicjować proces płatności. Oczekujemy i zalecamy, aby wszyscy dostawcy zaczęli korzystać z e-fakturowania w celu usprawnienia i zoptymalizowania procesu płatności za wystawiane faktury. Będziemy akceptowali jedynie uzasadnione przyczyny, dla których dostawcy nie dołączą do tego programu. Przyczyny te będzie musiał zatwierdzić Kierownik ds. Dostaw. Czy fakturowanie elektroniczne ułatwi otrzymywanie płatności w terminie? Korzystanie z usługi OB10 umożliwi otrzymywanie płatności w terminie, dzięki temu, że czas potrzebny na wprowadzenie faktury do naszych systemów zostanie znacząco skrócony, proces rozwiązywania problemów lub uzupełniania brakujących danych na fakturze zostanie przyspieszony, a ryzyko zgubienia faktury przez pocztę wyeliminowane. Jakie są koszty e-fakturowania? Na użytkowników Rozwiązania Zintegrowanego nakładana jest roczna opłata członkowska, a także opłata transakcyjna, naliczana za każdą fakturę lub notę uznaniową, jaka zostanie przetworzona w ramach sieci OB10. Opłata transakcyjna jest stała niezależnie od liczby pozycji na fakturze lub wartości faktury, chociaż jej wysokość maleje wraz z powiększającą się liczbą faktur przesyłanych za pośrednictwem sieci. Czy na firmę Unilever będą nakładane opłaty? Firma Unilever nie będzie pokrywała kosztów związanych z wysyłaniem faktur w wersji papierowej (drukowanie, usługa pocztowa itp.), ani elektronicznej. Statystyki wskazują, że przejście na e-fakturowanie generuje konkurencyjne koszty związane z administrowaniem faktur. OB10 pomoże Państwu wybrać taką opcję, z którą będą związane najniższe koszty, bazując na wielkości Państwa firmy, rodzaju wystawianych faktur oraz ich liczby i częstotliwości wysyłania. Co obejmuje opłata członkowska z tytułu Rozwiązania Zintegrowanego? Opłata ta jest naliczana w celu pokrycia kosztów, jakie OB10 ponosi w związku z wprowadzeniem Państwa do swojej sieci, a także ogólnych kosztów związanych z jej obsługą. Jest to opłata roczna, której wysokość jest niezależna od liczby klientów obsługiwanych przez sieć czy liczby wysyłanych faktur. Już teraz wysyłam niektóre dane faktur bezpośrednio do klientów. Czy mogę wysyłać faktury w formacie EDI/XML bezpośrednio do firmy Unilever? Nie, EDI i XML to z punktu widzenia OB10 jedynie formaty danych, dlatego mogą Państwo nadal przesyłać dane w wybranym przez siebie formacie. Firma Unilever nie może odbierać faktur elektronicznych bezpośrednio od dostawców (nawet jeśli wymieniają oni już informacje w ramach innych programów integracji dostawców, takich jak e4us). Posiadam już dostępne dla moich klientów narzędzie do tworzenia faktur przez Internet - umożliwia ono podgląd faktury w sieci. Czy mogę skorzystać z tego rozwiązania zamiast OB10? Nie, sieć OB10 umożliwia ładowanie wysyłanych przez Państwa danych w systemie przetwarzania płatności firmy Unilever (DCIW), oraz, w zależności od potrzeby, dopasowanie ich do rejestru odebranych towarów. Ani podgląd faktury, ani opcja pobrania danych w ustalonym formacie nie spełniają tego wymogu. Czy muszę zainstalować jakieś oprogramowanie? Nie, jedyne wymagane oprogramowanie to cyfrowe certyfikaty, z których OB10 korzysta w celu uwierzytelnienia użytkowników (jeden dla każdego komputera, z którego uzyskiwany będzie dostęp do sieci). Aby wysłać pliki elektroniczne utworzone w Państwa systemie księgowym, potrzebna jest jedynie standardowa przeglądarka internetowa. Podobnie Państwa klienci mogą odbierać faktury korzystając z przeglądarki. W razie

4 potrzeby, OB10 może dostarczyć oprogramowanie opcjonalne, które pozwoli w pełni zautomatyzować proces dostarczania faktur. A jeśli nie dysponuję systemem generującym faktury elektroniczne? Można wejść na bezpieczną stronę internetową OB10 i wystawiać faktury online za pomocą internetowej usługi Invoice Generator (IG). Instalowanie oprogramowania nie jest wymagane. Konieczne jest tylko połączenie z Internetem oraz standardowa przeglądarka. Czy za pomocą OB10 mogę wysyłać faktury elektroniczne do wszystkich swoich klientów? Tak. Po zarejestrowaniu się w sieci OB10, możliwe będzie przesyłanie faktur elektronicznych wszystkim klientom będącym członkami sieci. Czy firma Unilever będzie regulowała płatności za pośrednictwem sieci OB10? OB10 nie jest platformą służącą do regulowania płatności. Firma Unilever będzie nadal korzystać z dotychczasowej metody dokonywania płatności. Czy muszę podpisać umowę z firmą OB10? Tak, jeśli zdecydują się Państwo na dostarczanie plików (Rozwiązanie Zintegrowane), będą Państwo musieli podpisać określoną umowę z firmą OB10. Jeśli zdecydują się Państwo na dostarczanie dokumentów za pośrednictwem internetowej usługi IG, wystarczy tylko zaakceptować standardowe warunki korzystania. Na jaki okres zostanie zaproponowane zawarcie umowy i co się stanie, gdy w trakcie jej obowiązywania przestaną Państwo być dostawcą firmy Unilever? OB10 oferuje zawarcie standardowej umowy na okres 3 lat. Mogą również Państwo poprosić o krótszą, jednoroczną umowę. W przypadku, gdy zakończą Państwo współpracę z firmą Unilever, będą mogli Państwo w dowolnym czasie rozwiązać umowę zawartą z OB10. Gdy przestaną Państwo dokonywać transakcji, od momentu rozwiązania umowy dalsze opłaty transakcyjne oraz członkowskie nie będą naliczane. Wkrótce planuję zmianę oprogramowania do fakturowania; czy mogę się wstrzymać? Naszym celem jest zakończenie rejestracji i rozpoczęcie wysyłania faktur elektronicznych w możliwie najkrótszym czasie, najlepiej w przeciągu 3-6 miesięcy od chwili rozpoczęcia przejścia. Sieć OB10 akceptuje wszystkie przychodzące formaty danych (prosimy sprawdzić także opcję Desktop), wystarczy więc zarejestrować się w niej i rozpocząć przesyłanie faktur. Kiedy nowe oprogramowanie będzie gotowe do użytku, wystarczy poinformować OB10, a firma ta zajmie się dokonaniem stosownych zmian w sieci, aby zapewnić płynne i niezakłócone przesyłanie faktur. Czy OB10 może współpracować z pracownikami działu technicznego, którzy nie władają językiem angielskim? W razie konieczności skorzystania z pomocy językowej przy zakładaniu konta, prosimy zadzwonić pod numer +44(0) /7430 i zwrócić się z prośbą o pomoc w jednym z następujących języków: francuski, niemiecki, holenderski oraz hiszpański. Firma OB10 dysponuje również lokalnymi numerami biur obsługi klienta w następujących krajach: Francja Niemcy Holandia Hiszpania Irlandia Szwecja Finlandia Dania Obecnie wystawiam faktury wysyłkowe. Czy będzie to możliwe w sieci OB10? Tak, pod warunkiem, że będą Państwo przestrzegali standardowego procesu wysyłki, określonego przez firmę Unilever i obowiązującego na terenie Europy. Prosimy zwrócić

5 się do Kierownika ds. Wdrożeń OB10 lub Działu Pomocy i Wsparcia, aby uzyskać szczegółowe informacje. Jeżeli w ramach procesu wystawiania faktur dla firmy Unilever korzystam obecnie z opcji samofakturowania, czy będzie to możliwe w sieci OB10? Nie, opcja samofakturowania nie jest jeszcze dostępna w sieci OB10 dla firmy Unilever. Czy mogę dowiedzieć się więcej na temat usług OB10? Tak, prosimy przejść na stronę

6 1 / 4 e-fakturowanie i przegląd oferowanych rozwiązań Dołącz do sieci OB10 i uzyskaj następujące korzyści: Bezpieczna i gwarantowana dostawa faktur: koniec problemu z ginącymi fakturami wysyłanymi drogą pocztową. Terminowe płatności: Państwa klienci mogą szybciej przetwarzać Państwa faktury. Koniec opóźnień: faktury z brakującymi informacjami nie mogą zostać przesłane, nie trafiają do niewłaściwej osoby i nie wymagają ręcznej interwencji. Bezpieczne połączenie online: łatwe przesyłanie faktur bez konieczności posiadania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu. Dostęp całodobowy przez 7 dni w tygodniu oraz raportowanie: korzystaj z większej przejrzystości przetwarzania informacji i lepszego zarządzania przepływem środków pieniężnych. Zgodność z systemem podatkowym: gwarantowana zgodność z systemem prawno-podatkowym. Łatwe i oszczędne fakturowanie w dowolnym czasie. OB10 oferuje dwie podstawowe metody przesyłania faktur i transakcji kredytowych. Można albo przesłać plik danych bezpośrednio do OB10, korzystając z naszego Rozwiązania Zintegrowanego, albo tworzyć faktury w trybie online, korzystając z Formularza Internetowego za pośrednictwem portalu OB10. Ten dokument wyjaśnia sposób działania e-fakturowania oraz dostępne opcje. OptionsOverview_EU, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.

7 2 / 4 Jak to działa Dostawca Nabywca Dzięki sprawdzaniu czy faktury nie dublują się oraz czy zawierają informacje wymagane przez Państwa klienta, zapewniamy zautomatyzowane, w pełni elektroniczne ich przetwarzanie, umożliwiając tym samym terminowe regulowanie płatności. Poprzez portal OB10 mają Państwo dostęp do archiwum OB10 oraz szeregu funkcji związanych z raportowaniem. Prosimy uważnie przeczytać ten dokument przed podjęciem decyzji, czy najlepszą opcją dla Państwa firmy jest Rozwiązanie Zintegrowane czy też korzystanie z Formularza Internetowego za pośrednictwem portalu OB Rozwiązanie Zintegrowane: przesyłanie skonsolidowanego pliku danych Ta opcja jest odpowiednia dla organizacji, które przesyłają duże ilości faktur. Rozwiązanie Zintegrowane oferuje w pełni zautomatyzowany proces, w którym dane do faktury zostają pobrane bezpośrednio z Państwa systemu fakturowania i przekazane bezpośrednio do systemów rozliczeń finansowych Państwa nabywców. Co to oznacza: Przetwarzamy faktury praktycznie w każdym formacie i przekształcamy je w oparciu o wymagania Państwa klienta. Nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu. Mogą Państwo przesłać jeden skonsolidowany plik danych dla wszystkich swoich faktur. Będąc w sieci, mogą Państwo w łatwy sposób połączyć się i wysłać faktury do innych klientów. OptionsOverview_EU, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.

8 3 / 4 Koszty Rozwiązania Zintegrowanego Abonament roczny EUR* Opłaty transakcyjne za fakturę 1 20 faktur w miesiącu 1,00 EUR faktur w miesiącu 0,80 EUR faktur w miesiącu 0,60 EUR faktur w miesiącu 0,44 EUR 2001 i więcej faktur w miesiącu 0,32 EUR * Obowiązują opłaty z tytułu włączenia nowych nabywców. Abonament roczny obejmuje utworzenie i utrzymanie konta dla jednego podmiotu podatkowego. Uwaga: opłaty transakcyjne są pobierane, co miesiąc, a ich wysokość zależy od liczby dokonanych transakcji. Rozpoczęcie pracy z Rozwiązaniem zintegrowanym Po uzyskaniu zaproszenia od Państwa klienta do portalu OB10 jeden z naszych specjalistów przeprowadzi Państwa przez proces rejestracji. 2. Formularz Internetowy: przesyłanie faktur elektronicznych poprzez portal OB10 Formularz Internetowy OB10 został opracowany z myślą o firmach, które w skali roku przesyłają swoim klientom niewielką liczbę faktur. Portal oferuje Państwu bezpieczne połączenie i gwarantuje dostarczenie faktur do klientów w ciągu kilku godzin, co pozwala Państwa klientom na przetworzenie faktur i szybkie ich uregulowanie. Koszty korzystania z Formularza Internetowego W przypadku wysyłania faktur za pośrednictwem Formularza Internetowego dostępnych jest kilka opcji cenowych. Po zarejestrowaniu się wszyscy nowi dostawcy korzystający z tej opcji automatycznie otrzymują 12 transakcji gratis. Jeżeli nie wykorzystają Państwo wszystkich bezpłatnych transakcji, pod koniec pierwszego roku korzystania z tej opcji uzupełnimy stan Państwa konta do 12 faktur, które będą Państwo mogli wykorzystać w ciągu kolejnych 12 miesięcy. W przypadku, gdy wykorzystają Państwo wszystkie 12 bezpłatnych faktur i będą potrzebować więcej transakcji w ciągu tego 12-miesięcznego okresu, będą Państwo musieli wykupić pierwszą partię transakcji (minimum 25 faktur). Z chwilą zakupu pierwszej partii transakcji tracą Państwo dostęp do bezpłatnej opcji fakturowania. OptionsOverview_EU, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.

9 4 / 4 Opłaty za korzystanie z Formularza Internetowego* Poziom transakcji Liczba transakcji EUR 1 12 Bezpłatnie* * Opcje płatności: opłaty można dokonać z konta PayPal lub kartą kredytową. Akceptujemy karty Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo oraz American Express. Możemy również wystawić Państwu fakturę, jednak będą Państwo musieli wykupić, co najmniej 125 transakcji i wnieść opłatę administracyjną w wysokości 15%. Rozpoczęcie pracy z Formularzem Internetowym poprzez portal OB10 Wraz z zaproszeniem do sieci OB10 otrzymają Państwo z instrukcją dotyczącą rejestracji. Po zakończeniu rejestracji prześlemy Państwu em dane logowania do systemu, po czym będą Państwo mogli rozpocząć przesyłanie faktur elektronicznych poprzez portal OB10. Więcej informacji na temat OB10, e-fakturowania oraz dostępnych opcji można uzyskać odwiedzając stronę lub pisząc do nas na adres: info@ob10.com. OptionsOverview_EU, EN, 8/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.