Obsługa zgłoszeń serwisowych Krok po kroku

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Obsługa zgłoszeń serwisowych Krok po kroku"

Krystian Radosław Zych
8 lat temu
Przeglądów:

1 Obsługa zgłoszeń serwisowych Krok po kroku 1. Uzyskanie dostępu do portalu serwisowego 2. Wypełnienie formularza reklamacyjnego 3. Weryfikacja zgłoszonych towarów 4. Zgłoszenie grupy towarów specyfikowanych wg nr serii (EAN) Problematyka zgłoszenia 5. Przygotowanie paczki do wysyłki drukowanie specjalnej etykiety Wykonanie zgłoszenia Akceptacja Przygotowanie paczki Wysyłka

Zgłoszenie grupy towarów specyfikowanych wg nr serii (EAN) Problematyka zgłoszenia 5.

2 Informacje ogólne Procedura reklamacyjna w firmie Incom S.A jest następująca; zaleca się, aby każdy towar był zgłaszany poprzez specjalny formularz dostępny na stronie lub Obowiązkowo na paczce należy umieścić wydrukowaną z programu IncomOnline etykietę wysyłkową z wymienionymi numerami przyznanych pozycji RMA. Paczki kierowane do serwisu, nie opisane z zewnątrz numerami RMA NIE BĘDĄ PRZYJMOWANE. W związku z tym, prosimy o dokładne zapoznanie się z instrukcją obsługi Zgłoszenia serwisowego Zgłoszenie serwisowe dokonywane poprzez Internet ma na celu poprawienie współpracy z klientem oraz usprawnienie realizacji reklamacji. Każda firma, która będzie dokonywać zgłoszenia reklamacyjnego poprzez nasz serwis w IncomOnline będzie korzystać z szeregu profitów, do których m.in. Zaliczać się będzie krótki czas realizacji reklamacji oraz wyeliminowanie do minimum pomyłek związanych z procedurą przyjmowania zgłoszeń. Prosimy także o przesłanie uwag dotyczących działania serwisu na adres info@incom.pl UWAGA! Nie można poruszać się wewnątrz serwisu przy pomocy klawiszy nawigacyjnych przeglądarki ponieważ spowoduje to wylogowanie i konieczność ponownego logowania; należy używać tylko klawiszy będących częścią programu.

returnurl=%2fnbweb%2fdefault.aspx. Obowiązkowo na paczce należy umieścić wydrukowaną z programu IncomOnline etykietę wysyłkową z wymienionymi numerami przyznanych pozycji RMA.

3 Informacje ogólne Reklamowany towar musi być dostarczany we właściwym opakowaniu, zabezpieczającym przed wtórnym uszkodzeniem, szczególnie przed uszkodzeniami mechanicznymi i wyładowaniami elektrostatycznymi między innymi: -Płyty główne (Zaślepka na gniazdo procesora, folia anty-przepięciowa) -Karty graficzne -Dyski twarde -Procesory -Pamięci RAM Routery oraz Switch-e powinny być wysyłane w komplecie (antena, oryginalny zasilacz)

między innymi: -Płyty główne (Zaślepka na gniazdo procesora, folia anty-przepięciowa) -Karty graficzne

Krok pierwszy Uzyskanie dostępu do portalu/wykonanie zgłoszenia Do obsługi portalu zaleca się korzystania z przeglądarki: Microsoft Internet Explorer 11 Krok pierwszy Należy zalogować się na stronie

4 Krok pierwszy Uzyskanie dostępu do portalu/wykonanie zgłoszenia Do obsługi portalu zaleca się korzystania z przeglądarki: Microsoft Internet Explorer 11 Krok pierwszy Należy zalogować się na stronie lub następnie wybrać zakładkę Serwis W przypadku braku dostępu należy postąpić wedle poniższej instrukcji; 1. Jak zdobyć login i hasło? Aby uzyskać dostęp do panelu należy wysłać prośbę o nadanie loginu i hasła do modułu serwisowego na adres: serwis@incom.pl W treści wiadomości proszę podać następujące wartości: - Pełne dane firmy oraz NIP - Imię i Nazwisko osoby, która będzie korzystać z loginu Czas realizacji prośby o dostęp wynosi do 2 dni roboczych

Jak zdobyć login i hasło? Aby uzyskać dostęp do panelu należy wysłać prośbę o nadanie loginu i hasła do modułu serwisowego na adres: serwis@incom.

5 Krok drugi - Formularz reklamacyjny. Kolejnym krokiem po zalogowaniu się do panelu jest poprawne wypełnienie formularza zgłoszeniowego postępując wedle kolejności: - W polu Numer seryjny proszę podać numer seryjny z towaru np. 5FB7F2ZF - Następnie kliknąć przycisk Znajdź towar wg nr seryjnego W przypadku numerów seryjnych (SN) pozostałe pola powinny wypełnić się same dzięki czemu możliwa jest łatwa identyfikacja danego towaru. Jeżeli zaś artykuły zostały specyfikowane po nr EAN (Numer serii, powtarzalny) wystarczy podać wartość z pudełka bądź numer bezpośrednio z towaru. W przypadku jego braku podać wartość Brak numeru seryjnego podając ręcznie datę zakupu, fakturę oraz dokument rozchodowy WZ (Nr specyfikacji). Przycisk niezbędny do weryfikacji poprawności nr seryjnych

5FB7F2ZF - Następnie kliknąć przycisk Znajdź towar wg nr seryjnego W przypadku numerów seryjnych (SN) pozostałe pola powinny wypełnić się same dzięki czemu możliwa jest łatwa identyfikacja

6 Krok trzeci - Weryfikacja towarów przyjętych do zgłoszenia. W zakładce Serwis proszę wybrać pole Lista zgłoszeń w którym to można w łatwy i czytelny sposób sprawdzić aktualny status zgłoszenia korzystając ze specjalnych filtrów. Status Przyjęte oznacza zgodę na przysłanie towaru do reklamacji, a w przypadku odrzucenia w polu Komentarz serwisu będzie podana przyczyna odrzucenia. Użytkownik ma podgląd na stan realizacji reklamacji od momentu przyjęcia do zakończenia procesu wraz z numerem listu przewozowego. Specjalne filtry umożliwiające wyszukanie dowolnego zgłoszenia Ważna informacja o statusie zgłoszenia

Krok czwarty Zgłoszenie towaru po nr EAN bądź SN. Niektóre towary wymagają wprowadzenia nr serii (EAN), jest to numer powtarzalny i wymaga przy rejestracji zgłoszenia podania nr faktury zakupu.

7 Krok czwarty Zgłoszenie towaru po nr EAN bądź SN. Niektóre towary wymagają wprowadzenia nr serii (EAN), jest to numer powtarzalny i wymaga przy rejestracji zgłoszenia podania nr faktury zakupu. Dzięki czemu można w łatwy sposób sprawdzić jaki towar oraz jaka jego ilość w zależności od daty zakupu jest na gwarancji. Aby poprawnie zarejestrować zgłoszenie należy przejść do zakładki Nowe zgłoszenie i wprowadzić nr serii (EAN) w polu Nr seryjny W tym polu wprowadzamy nr SN bądź EAN

8 Następnie po naciśnięciu przycisku Znajdź towar wg nr seryjnego system poprosi o wskazanie faktury zakupu. Lista wyboru faktur związanej z wprowadzonym numerem SN bądź EAN UWAGA! Może wystąpić następujące zdarzenie gdy system wyświetli informacje Towar nie widnieje w bazie danych spowodowane jest to indywidualnym numerem, którym to dany towar został specyfikowany mimo posiadania kodu EAN. W tym przypadku proszę podać wartość Brak numeru seryjnego wskazać fakturę zakupu oraz wypełnić pozostałe pola po czym wysłać zgłoszenie mimo błędu.

Może wystąpić następujące zdarzenie gdy system wyświetli informacje Towar nie widnieje w bazie danych spowodowane jest to

9 W przypadku większej liczby faktur warto zweryfikować pierwotny zakup w celu łatwiejszej weryfikacji okresu gwarancji Pole po rozwinięciu pozwala na dokładny wybór faktury zakupu

Lista wysyłkowa gdzie system wskaże do każdej pozycji przypisaną

10 Krok piąty - Drukowanie listy wysyłkowej Przygotowanie paczki. Po otrzymaniu akceptacji zgłoszenia należy przejść do zakładki Lista wysyłkowa gdzie system wskaże do każdej pozycji przypisaną etykietę przewozową wraz z numerem RMA. Bezpośrednio odsyła do gotowej etykiety

11 Produkty zgłoszone pakujemy zgodnie z normami, jeden egzemplarz wrzucamy do paczki, a drugi przyklejamy na wierzchu. Tylko tak oznaczone przesyłki będą przyjmowane do Incom S.A. Nie ma potrzeby przysyłania żadnych dokumentów, towar należy przysłać w wersji OEM z wyjątkiem procedury DOA

Tylko tak oznaczone przesyłki będą przyjmowane do Incom S.A.

Podobne dokumenty

Instrukcja realizacji zgłoszenia zwrotu handlowego

Instrukcja realizacji zgłoszenia zwrotu handlowego 1. Warunki realizacji zwrotu handlowego 2. Wypełnienie formularza 3. Weryfikacja zgłoszenia 4. Sprawdzenie statusu zgłoszenia 5. Przygotowanie paczki