poniedziałek, lipiec 4, 2016 E-INVOICING NajczęściejZadawane Pytania Tungsten Network

Transkrypt

1 poniedziałek, lipiec 4, 2016 E-INVOICING NajczęściejZadawane Pytania Tungsten Network

2 Treść Czym jest Tungsten Network?... 3 Jakie są oczekiwania Unilever wobec dostawcy dotyczące obowiązkowego e-fakturowania?... 3 Czy jest jakiś inny sposób przekazywania faktur niż e-fakturowanie?... 3 Jaki jest ostatni dzień lub ostateczny termin zarejestrowania się na Tungsten network?... 3 Kto może korzystać z tej usługi? Jak to działa? Jak zacząć? Co jeśli zapisałem się już do Tungsten network?... 4 Czy fakturowanie przez Tungstenn Network stanowi wymóg prowadzenia interesów z UNILEVER?... 4 Jakie są korzyści związane z używaniem Tungsten Network?... 4 Czy muszę instalować dodatkowy sprzęt lub oprogramowanie?... 4 Czy będę musiał korzystać z tej usługi, jeśli obecnie płatności na moje konto wpływają terminowo?... 4 Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych?... 4 Co się stanie, jeśli w dalszym ciągu będę przesyłać faktury papierowe?... 4 Jakie opcje związane z e-fakturowaniem Tungsten oferuje dostawcom korzystającym z ich sieci?... 5 Czy przesyłając faktury, możemy załączyć na Tungsten dokumenty uzupełniające? A jeśli tak, to jak to zrobić? Jakie koszty wiążą się z rejestracją w Tungsten Network?... 5 Co obejmuje opłata członkowska za Zintegrowane Rozwiązanie?... 6 Czy Unilever pokryje te opłaty? Czy muszę podpisać umowę z Tungsten Network?... 6 Czy wymów e-fakturowania dotyczy wszystkich podmiotów UNILEVER?... 6 Czy warunki umów i zamówień obejmują obowiązkowe e-fakturowanie?... 6 Z kim w UNILEVER mogę się skontaktować?... 6 Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych?... 6 Wysłałem już trochę danych do faktury bezpośrednio do innych klientów; czy mogę przesłać faktury EDI/XML bezpośrednio do Unilever?... 7

3 Mam już narzędzie pozwalające na udostępnianie moim klientom faktur przez Internet - pozwalające im na przeglądanie obrazu faktury w Internecie. Czy mogę korzystać z tego narzędzia zamiast z Tungsten Network? Czy Unilever będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Tungsten Network?... 7 Jak dokona się przejście z faktur papierowych na e-fakturowanie?... 7 Czy mogę przesyłać e-faktury za pośrednictwem Tungsten Network wszystkim moim klientom?... 7

4 Czym jest Tungsten Network? Tungsten Network jest globalną siecią elektronicznego fakturowania. Platforma e-fakturowania Tungsten Network umożliwia dostawcom przesyłanie danych do faktury bezpośrednio ze swoich systemów księgowych w jakimkolwiek formacie klientom zarejestrowanym w Tungsten Network. Jakie są oczekiwania Unilever wobec dostawcy dotyczące obowiązkowego o e-fakturowania? W Unilever e-fakturowanie obowiązuje wszystkich naszych dostawców rozliczających się z Unilever w Europie, Ameryce Północnej oraz podmiotów Łańcucha Dostaw. Oczekujemy, że wszyscy dostawcy zarejestrują się na e- fakturowanie, aby ulepszyć i zoptymalizować proces płatności faktur i zdecydowanie zalecamy to wszystkim dostawcom. Czy jest jakiś inny sposób przekazywania faktur niż e-fakturowanie? Nie, od 1 października 2016 r.e-fakturowanie stanowi jedyną możliwość przekazywania faktur Unilever. Jaki jest ostatni dzień lub ostateczny termin zarejestrowania się na Tungsten network? Biorąc pod uwagę korzyści zarówno dla dostawcy, jak i dla klienta, e-fakturowanie będzie domyślną drogą fakturowania, a obsługa faktur papierowych zostanie wycofana. Oczekuje się, że po otrzymaniu pakietu komunikacyjnego, dostawcy Unilever w Ameryce Północnej i Europie oraz podmioty Łańcucha Dostaw będą gotowi do wysyłki faktur elektronicznych od 1 października 2016 r. Dlatego też Unilever zachęca, aby wdrożyć tę inicjatywę wcześniej. Kto może korzystać z tej usługi? Dostawcy Unilever, którym wystawiono zamówienie do zapłaty. Nie dotyczy to [usług] świadczonych za opłatą oraz faktur opłacanych kartą kredytową. Jak to działa? Tungsten otrzymuje od ciebie przez Internet dane do faktury i weryfikuje określone pola danych, kluczowe dla routingu przez punkt dostępuoraz zatwierdzenia, w imieniu Unilever. Następnie przesyła raport z potwierdzeniem do wybranej przez ciebie osoby do kontaktu (lub na - grupowy). Następnie Tungsten utworzy z tych danych plik PDF z fakturą i przekaże dane oraz obraz PDF do systemu rozliczeń z dostawcami Unilever. Urzędnik dokonujący poświadczenia w stacji otrzymuje dane i obraz, gotowe do poświadczenia. Proces ten zwykle trwa nie dłużej niż 30 minut. Jak zacząć? Twoje konto w Tungsten zostało utworzone w twoim imieniu przez Unilever. Po otrzymaniu tej wiadomości, Tungsten będzie kontaktować się z tobą w celu przedstawienia programu i zdefiniowaniaa twoich ustawień w Tungsten network. Jeśli nie otrzymasz wiadomości od Tungsten lub chcesz przyspieszyć cała procedurę, napisz na adres e-invoicing@unilever.com,, podając nazwę swojej firmy, aby uzyskać pierwszeństwo. Po zapisaniu ustawień otrzymasz od Tungsten wiadomość Gotowość do przeprowadzania transakcji. Od tego momentu możesz zacząć wystawiać faktury dla Unilever.

5 Co jeśli zapisałem się już do Tungsten network? Jeżeli masz już konto w Tungsten, zaloguj się, używając swoich danych do logowania i zarejestruj zgłoszenie z prośbą o dodanie Unilever do twojego konta jako nowego kupującego. Następnie Tungsten zaktualizuje konto, aby umożliwić fakturowanie, po dokonaniu weryfikacji przez Unilever. Czy fakturowanie przez Tungsten Network stanowi wymóg prowadzenia interesów z UNILEVER? UNILEVER aktywnie wycofuje rozliczanie faktur papierowych, aby skorzystać z możliwości, jakie daje naszej firmie i naszym dostawcom fakturowanie elektroniczne. Jakie są korzyści związane z używaniem Tungsten Network? Bezpieczne i gwarantowane przekazanie faktury - koniec ze zgubionymi fakturami Możesz sprawdzić status swojej faktury przez Internet - od momentu jej przekazania do opłacenia Krótszy czas rozliczania faktur - otrzymujemy twoje faktury szybciej, co oznacza, że możemy zapłacić ci w terminie Natychmiastowe sprawdzanie poprawności danych faktury- Mniej opóźnień związanych z brakującymi informacjami Technologia formatowaniaa danych "any-to-any"(jakikolwiek format zamieniany na jakikolwiek inny) - bez dodatkowego sprzętu komputerowego lub oprogramowania Większa przejrzystość rozliczania i lepsze zarządzanie przepływem gotówki dzięki całodobowemu dostępowi i raportowaniu 7 dni w tygodniu Zgodność z VAT - niezależnie od tego, skąd lub dokąd wysyłane są faktury Łatwy i tani sposób -wysyłaj faktury, kiedy chcesz Czy muszę instalować dodatkowy sprzęt lub oprogramowanie? Tungsten Network jest systemem internetowym, dlatego jedyne, czego potrzebujesz, aby uzyskać dostęp do platformy e-fakturowania to przeglądarka i dostęp do Internetu. Czy będę musiał korzystać z tej usługi, jeśli obecnie płatności na moje konto wpływają terminowo? Korzystając z Tungsten Network będziesz mieć pewność, że w dalszym ciągu będziemy płacić ci w terminie. Ponadto, w momencie, kiedy odbierzemy twoją fakturę, otrzymasz powiadomienie, wraz z informacją o statusie faktury. Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych? Wystarczy dostęp do Internetu i standardowa przeglądarka internetowa. Co się stanie, jeśli w dalszym ciągu będę przesyłać faktury papierowe? Od 1 października 2016 r. Unilever nie będzie już przyjmował żadnych faktur papierowych. Kiedy już zaczniesz przesyłać faktury przez Tungsten Network, będziesz musiał zaprzestać przesyłania kopii papierowych.

6 Jakie opcje związane z e-fakturowaniem Tungsten oferuje dostawcom korzystającym z ich sieci? Tungsten Network oferuje elastyczne opcje elektronicznego przesyłania e-faktur, odpowiadające na całą gamę potrzeb dostawców związanych z ich wielkością, systemami oraz rozliczaniem faktur. Ponadto, dostawcy nie muszą instalować żadnego sprzętu komputerowego lub oprogramowania, ani zmieniać sposobu konfiguracji ich systemów. Istnieją dwie podstawowe metody/opcje przesyłania faktur i not uznaniowych przez Tungsten network: Zintegrowane Rozwiązanie i Formularz Internetowy: Zintegrowane Rozwiązanie: To opcja najlepsza dla dostawców przesyłających duże ilości faktur. Pozwala im ona na przesyłanie plików danych rozliczeniowych (dla faktur lub not uznaniowych) z ich systemu finansowego bezpośrednio do Tungsten. Formularz Internetowy: To opcja najlepsza dla dostawców przesyłających niewielkie ilości faktur. Pozwala im ona na tworzenie faktur do rozliczenia i/lub not uznaniowych bezpośrednio na portalu internetowym Tungsten oraz przesyłanie ich drogą elektroniczną swoim klientom. Czy przesyłając faktury, możemy załączyć na Tungsten dokumenty uzupełniające? A jeśli tak, to jak to zrobić? Wymogi dotyczące poświadczania faktur określane są przez miejscowego urzędnika dokonującego poświadczeń.not Clear who is urzędnik.w niektórych przypadkach do faktury należy dołączyć dokumentację uzupełniającą. Można ją przekazać tworząc plik elektroniczny, korzystając ze sterownikóww druku na swoim komputerze lub skanując dokument. Obecnie obsługiwane są jedynie pliki TIF (lub TIFF), jednak w przyszłości Unilever będzie obsługiwał pliki PDF utworzone przy pomocy dowolnej liczby bezpłatnych sterowników druku PDF dostępnych w Internecie lub bezpośrednio ze skanera. Kiedy już dokumentacja uzupełniająca zostanie przesłana, w momencie przekazywania faktury do sieci Tungsten, będzie ona dołączona na stałe do faktury elektronicznej i przesłana do urzędnika poświadczającego Unilever. Comment [MR1]: Not sure what to amend here. "Local certifying official" was translated as "miejscowy urzędnik dokonujący poświadczeń" (inflected in text). Jakie koszty wiążą się z rejestracją w Tungsten Network? Tungsten Network oferuje dwie możliwości przekazywania faktur: zintegrowane rozwiązanie i formularz internetowy. Zintegrowane Rozwiązanie umożliwia dostawcom przesyłanie danych do faktury w dowolnym formacie, bezpośrednio do naszego systemu księgowego. Oznacza to włączenie twojego aktualnego systemu rozliczeń do sieci e-fakturowania Tungsten, a więc dane są przekazywane automatycznie: rozwiązanie to objęte jest roczną składką członkowską, do której dochodzi opłata za transakcję, jeżeli przekroczysz liczbę bezpłatnych faktur w ramach tego rozwiązania. Formularz Internetowy pozwala ci na ręczne wprowadzanie danych do bezpiecznego formularza internetowego Tungsten Network. Jeśli zdecydujeszz się na formularz internetowy, nie będziesz musiał dokonać płatności za wprowadzenie ustawień lub dołączenie do programu, aby zacząć korzystać z tej usługi. Otrzymasz możliwość przeprowadzenia 52 bezpłatnych transakcji rocznie; jeżeli będziesz musiał wystawić więcej faktur i przekroczysz limit bezpłatnych transakcji, będziesz mógł dokupić więcej. Sprawdź cennik Tungsten Network, klikając w link:

7 Co obejmuje opłata członkowska za Zintegrowane Rozwiązanie? Opłata członkowska obejmuje koszty Tungsten Network związane z wprowadzeniem twoich ustawień dosieci oraz ogólne koszty utrzymania sieci.. Składka członkowska stanowi roczny koszt, niezależny od liczby klientów, którym wystawiasz faktury przez sieć. Czy Unilever pokryje te opłaty? Unilever nie pokrywa żadnych opłat za dostawców. Badania benchmarkingowe wykazały, że przejście na e- fakturowanie wiąże się z najbardziejj konkurencyjnymi kosztami zarządzania fakturami. Tungsten Network pomoże ci wybrać najkorzystniejszą pod względem cenowym opcję dla twojej firmy, w oparciu o szacowane rozmiary, złożoność, ilość i częstotliwość wysyłanych faktur. Czy muszę podpisać umowę z Tungsten Network? Jeśli wybierzesz Rozwiązanie Zintegrowane, podpiszesz z Tungsten Network umowę właściwą dla dostawcy. Jeśli zdecydujesz się na Formularz Internetowy, będziesz musiał wyrazić zgodę na standardowe warunki świadczenia usługi przez Tungsten Network. Czy wymów e-fakturowania dotyczy wszystkich podmiotów UNILEVER? E-fakturowanie dotyczy wszystkich krajów w Europie (z wyłączeniem Grecji), Ameryce Północnej (USA i Kanada) oraz w Łańcuchu Dostaw (UASCC i USCC). Czy warunki umów i zamówień obejmują obowiązkowe e-fakturowanie? Tak, do wszystkich warunków umów z dostawcami i zamówień zostanie wprowadzony zapis, aby od 1 października 2016 r. przesyłać wyłącznie faktury elektroniczne. Z kim w UNILEVER mogę się skontaktować? Wprowadzeniem e-fakturowania w imieniu UNILEVER będzie zarządzać Tungsten Network. Aby przedstawić swoje pytania dotyczące Zintegrowanego Rozwiązania, należy w pierwszej kolejności skontaktować się Tungsten Network. Jeżeli Tungsten Network niebędzie w stanie udzielić odpowiedzi, można wówczas skontaktować się z zespołem ds. programu e-fakturowania Unilever: e-invoicing@unilever.com Co jeśli nie posiadam systemu umożliwiającego tworzenie faktur elektronicznych? Jeśli drukujesz faktury tworzone w systemie do fakturowania, możesz przesyłać pliki z danymi do faktury do Tungsten Network, korzystając ze Zintegrowanego Rozwiązania. Jeśli wystawiasz faktury ręcznie (Word, Excel, itp.) możesz przejść do platformy e-fakturowania Tungsten poprzez bezpieczną stronę internetową i tworzyć faktury w Internecie, korzystając z Formularza Internetowego. Nie jest wymagana instalacja żadnego oprogramowania; wystarczy połączenie z Internetem i standardowa przeglądarka.

8 Wysłałem już trochę danych do faktury bezpośrednio do innych klientów; czy mogę przesłać faktury EDI/XML bezpośrednioo do Unilever? Nie, jeżeli chodzi o Tungsten, EDI i XML są jedynie formatami danych; możesz więc korzystać z preferowanego przez ciebie formatu, aby przekazywać Tungsten dane. Unilever nie może przyjmować żadnych faktur elektronicznych bezpośrednio od dostawców (nawet jeśli dostawcy ci wymieniają już informacje w innych programach integrowania dostawców, takich jak e4us). Mam już narzędzie pozwalające na udostępnianie moim klientom faktur przez Internet - pozwalające im na przeglądanie obrazu faktury w Internecie. Czy mogę korzystać z tego narzędzia zamiast z Tungsten Network? Nie, Tungsten network gwarantuje, że dane, które przesyłasz, zostaną przekazane do systemu rozliczenia płatności Unilever (DCIW) i tam, gdzie to możliwe, zostaną połączone z zapisem o odbiorze towaru. Udostępnianie Unilever obrazu faktury lub opcji pobrania danych w ustalonym formacie nie spełnia tego wymogu. Czy Unilever będzie dokonywać płatności za pośrednictwem Tungsten Network? Tungsten Network nie jest platformą płatniczą. Unilever będzie w dalszym ciągu korzystać ze swojego obecnego systemu przetwarzania płatności. Jak dokona się przejście z faktur papierowych na e-fakturowanie? Po wprowadzeniu twoich ustawień, kiedy będziesz już mógł dokonywać transakcji przez sieć, Tungsten Network prześle ci powiadomienie o tym, że możesz już przesyłać faktury do naszego działu księgowości. Czy mogę przesyłać e-faktury za pośrednictwem Tungsten Network wszystkim moim klientom? Kiedy już się zarejestrujesz, Tungsten Network umożliwi ci przesyłanie e-faktur wszelkim innym klientom korzystającym z sieci. Czy mogę przesyłać transakcje dla więcej niż jednego klienta w jednym pliku? W przypadku Zintegrowanego Rozwiązania, Tungsten Network akceptuje pliki z danymi w jakimkolwiek formacie, obejmujących dowolną liczbę klientów. Tungsten Network uzgodni z tobą, w jaki sposób identyfikować każdego z klientów w twoim pliku z danymi, a następnie dostarczy każdą z transakcji odpowiedniemu klientowi. Jaki okres obowiązywania umowy zostanie zaproponowany i co się stanie, jeśli przestanę w tym okresie realizować dostawy na rzecz Unilever? Tungsten Network oferuje standardowy, 3-letni okres obowiązywania umowy. Możesz również poprosić o krótszy okres trwania umowy, wynoszący 1 rok. Jeżeli twoja relacja handlowa z Unilever zakończy się, możesz w każdej chwili anulować swoją umowę z Tungsten Network. W momencie, kiedy przestaniesz realizować transakcje, od momentu anulowaniaa nie będą już pobierane żadne dalsze opłaty za transakcje i członkostwo.

9 Moja organizacja planuje wkrótce zmienić swoje oprogramowanie do wystawiania faktur; czy powinienem wstrzymać się z tym przed rejestracją? Tungsten Network akceptuje wszelkie formaty danych przychodzących, dlatego powinieneś dołączyć do sieci jak najszybciej i przesyłać swoje faktury już teraz, aby mieć pewność, że nie nastąpi przerwa w płatnościach. Możesz po prostu poinformować Tungsten o tych zmianach, kiedy będziesz już mógł rozpocząć korzystanie ze swojego nowego oprogramowania. Tungsten dokona odpowiednich zmian bez wprowadzania przerw w przekazywania faktur. Czy Tungsten Network współpracuje z personelem ds. technicznych znającym inne języki niż angielski? Jeśli do wprowadzenia ustawień konta potrzebna ci pomoc językowa, zadzwoń pod numer +44(0) /7430 i poproś o pomoc dostępną w następujących językach: francuski, niemiecki, holenderski i hiszpański. Tungsten Network posiada również lokalne infolinie obsługi klienta dla następujących krajów: Francja Niemcy Holandia Hiszpania Irlandia Szwecja Finlandia Dania Czy jeśli obecnie przesyłam faktury konsygnacyjne, będę mógł nadal robić to drogą elektroniczną za pośrednictwem Tungsten Network? Tak, o ile przestrzegany jest standardowy, europejski proces konsygnacyjny Unilever. Zapytaj o szczegóły menedżera Tungsten Network ds. wdrożeń lub dział obsługi klienta. Czy jeśli obecnie korzystam z opcji samofakturowania w ramach mojego procesu biznesowego wystawiania faktur dla Unilever, będę mógł nadal robić to drogą elektroniczną za pośrednictwem Tungsten Network? Nie, samofakturowanie nie jest już obsługiwane w ustawieniach Unilever Tungsten Network. Kiedy i jak mam uiścić opłatę członkowską? Zintegrowane Rozwiązanie: Płatności za pierwszą roczną subskrypcję Zintegrowanego Rozwiązania należy dokonać po podpisaniu umowy. Tungsten nie rozpocznie procesu wdrażania dostawcy, dopóki nie otrzyma

10 potwierdzenia płatności dokonanej kartą kredytową, ACH lub w innej formie. Opłata (opłaty) roczne obejmuje wprowadzenie ustawień, mapowanie, utrzymanie i serwis świadczonej usługi. Ceny mogą ulec zmianie, za uprzednim, 30-dniowym pisemnym powiadomieniem. Żadne z opłat nie obejmują podatków, które stanowią wyłączną odpowiedzialność Zintegrowanego Dostawcy. Formularz Internetowy: Po zakończeniu rejestracji w Formularzu Internetowym, każde konto dostawcy otrzyma na początek 52 transakcje do bezpłatnego zrealizowania. Po 12 miesiącach od daty rejestracji, dostawca otrzyma kolejne 52 transakcje i, o ile poprzednie nie zostały całkowicie wykorzystane i w ramach 12- miesięcznego okresu niezbędne jest dokupienie dodatkowych transakcji. Minimalna liczba transakcji możliwa do dokupienia w tym czasie to partiaa 25 transakcji. Czy można uzyskać dodatkowe informacje na temat usługi Tungsten Network? Tak. Sprawdź stronę Czy Tungsten Network udostępnia filmy instruktażowe, pomagające zrozumieć ten proces? Tak, kliknij w linki do filmów, znajdujące się poniżej. Jak się zarejestrować na portalu Tungsten Network? Jak się połączyć z Unilever? Jak utworzyć fakturę i notę uznaniową? Jak otworzyć zgłoszenie i śledzić jego status? Jak przeglądać status faktur w portalu Tungsten?