Jak utworzyć fakturę lub notę uznaniową. Copyright Tungsten Corporation plc 2018

Transkrypt

1 Jak utworzyć fakturę lub notę uznaniową

2 W tym filmie pokażemy, jak łatwo przesyłać faktury i noty kredytowe za pośrednictwem portalu Tungsten Network. Aby rozpocząć, kliknij Utwórz fakturę na stronie głównej. Możesz także kliknąć przycisk Fakturowanie na pasku menu głównego. Następnie kliknij Utwórz fakturę.

3 Wybierz klienta, klikając niebieską ikonę plusa. Następnie z menu rozwijanego wybierz rodzaj dokumentu, jaki chcesz utworzyć: fakturę lub notę kredytową. Wprowadź unikalny numer faktury lub noty kredytowej i kliknij Utwórz.

4 Wprowadź imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres w części Twoje dane. Wprowadź imię i nazwisko, numer telefonu oraz adres klienta w części Komu wystawiasz fakturę. Tungsten Network pozwala zachowywać dane kontaktowe. Aby zachować kontakt do wykorzystania w przyszłości, kliknij niebieską ikonę plusa obok części " Twoje dane oraz Komu wystawiasz fakturę.

5 Jeśli wysyłasz produkty, wprowadź adres, z którego następuje wysyłka, a także adres przeznaczenia. Jeśli Twój adres oraz adres, z którego następuje wysyłka są takie same lub jeśli nie wysyłasz produktów, nie klikaj pola pozwalającego wprowadzić adres, z którego następuje wysyłka. Tungsten Network pozwala zachowywać adresy wysyłki. Aby zachować na przyszłość adres wysyłki, kliknij niebieską ikonę plusa w części, którą chcesz zaktualizować.

6 Podczas tworzenia faktury lub noty należy upewnić się, że tworzymy właściwy rodzaj dokumentu. Jeśli chcesz zmienić typ dokumentu, wybierz opcję Faktura lub Nota kredytowa z menu rozwijanego. Datę faktury, termin płatności i datę dostawy wybierz za pomocą kalendarza. Zagwarantuje to odpowiedni format dat podczas wystawiania faktury lub noty kredytowej. Waluta jest wybierana automatycznie na podstawie kraju wskazanego w części Twoje dane. W przypadku zmiany waluty należy wprowadzić kurs wymiany w polu na dole strony. Jeśli kraj w części Twoje dane jest nieprawidłowy, przejdź do sekcji Moje konto na górze strony w celu uaktualnienia adresu Twojej firmy.

7 Wielu klientów otrzymujących faktury z Tungsten Network wymaga tylko jednego numeru zamówienia zakupu na fakturę lub notę kredytową. Najlepiej zapoznać się w wymaganiami Twojego nabywcy, gdyż możliwe jest umieszczanie wielu zamówień na jednej fakturze lub nocie kredytowej, jeśli jest taka potrzeba. Jeśli klient nie wymaga numeru zamówienia, pomiń to pole.

8 Aby wprowadzić pozycję, kliknij Dodaj. Wybierz rodzaj pozycji z menu rozwijanego. Pierwsza pozycja musi być pozycją standardową typu Towar lub Usługa. Kolejne mogą być pozycjami specjalnymi. Wprowadź opis pozycji oraz kod lub numer części, jeśli dotyczy. System wymaga wprowadzenia jednostki, ilości i ceny jednostkowej.

9 Jeśli podajesz kwotę podatku na fakturze lub nocie kredytowej, wybierz rodzaj podatku z menu rozwijanego. Niektórzy użytkownicy mogą nie mieć opcji wprowadzania podatku na poziomie pozycji, gdyż są zlokalizowani w kraju, w którym podatek należy wprowadzić na poziomie podsumowania. Wybierz Rabaty, noty i numery referencyjne, jeśli chcesz dodać do pozycji dodatkową informację i/lub zakres dat. Po wprowadzeniu wszystkich danych kliknij Zapisz pozycję. System pozwala na wprowadzanie wielu pozycji do faktury lub noty kredytowej, możesz więc dodać dodatkowe pozycje lub kontynuować tworzenie faktury bądź noty kredytowej.

10 Wystawiając notę kredytową, należy się upewnić, że podano oryginalny numer faktury, oryginalną datę faktury oraz powód wystawienia noty kredytowej. Na poziomie pozycji nie wprowadzaj wartości ujemnych w polach ilości lub ceny jednostkowej. System nie zezwala na wprowadzanie wartości ujemnych. Po zapisaniu pozycji dokument będzie traktowany jako nota kredytowa. Kwota brutto będzie podana jako wartość dodatnia.

11 Jeśli posiadasz załącznik, załaduj go przed wysłaniem faktury lub noty kredytowej. W załącznikach można przesyłać dodatkową dokumentację wymaganą do zatwierdzenia faktury lub noty kredytowej. Nie należy jednak załączać dodatkowej kopii faktury. Jeśli chcesz skorzystać z przedpłaty kliknij Zastosuj rabat z tytułu przedterminowej płatności w celu wprowadzenia warunków przedpłaty.

12 Jeśli chcesz wprowadzić zmiany w swoich danych do przelewu, zrób to w tym momencie. Przed przesłaniem faktury naciśnij przycisk Podgląd, aby upewnić się, że wszystkie wprowadzone dane są prawidłowe. Następnie kliknij Wyślij, by wysłać fakturę lub notę kredytową. Twoja faktura i/lub nota kredytowa została pomyślnie przesłana.

13 Tungsten Network pozwala na śledzenie faktury na kolejnych etapach jej przetwarzania. By uzyskać dostęp do statusu faktury, przejdź do sekcji Fakturowanie w menu głównym i wybierz opcję Status faktury. Po przesłaniu faktury lub noty kredytowej zostanie ona zweryfikowana w celu potwierdzenia jej zgodności z prawem oraz posiadania wszystkich wymaganych pól zgodnych ze specyfikacją klienta. W tym czasie faktura będzie miała status Wysłana. Po ukończeniu procesu weryfikacji otrzymasz wiadomość z potwierdzeniem akceptacji faktury lub jej odrzucenia. Jeśli faktura została odrzucona, nie zostanie dostarczona do klienta. Twoim obowiązkiem jest poprawienie błędów i, jeśli to konieczne, ponowne przesłanie dokumentu. Jeśli dokument zostanie zaakceptowany, Tungsten Network dostarczy fakturę lub notę kredytową klientowi w ciągu 24 godzin i odpowiednio zaktualizuje status faktury. Wystawianie faktur i not kredytowych za pośrednictwem Tungsten Network jest bardzo proste. Zachęcamy do korzystania ze strony Pomoc i wsparcie, jeśli potrzebujesz pomocy w poruszaniu się po portalu Tungsten Network lub masz problemy techniczne podczas korzystania ze strony.

14 Więcej informacji i filmów znajduje się w sekcji Pomoc i wsparcie