Bristol-Myers Squibb rezygnuje z faktur papierowych!

Transkrypt

1 Bristol-Myers Squibb rezygnuje z faktur papierowych! Szanowni Państwo, W ramach strategii odejścia od dokumentacji papierowej oraz poprawy efektywności, jaką chcemy osiągnąć dzięki programowi BioPharma, Bristol-Myers Squibb obecnie rozszerza program elektronicznego fakturowania na wszystkie faktury, jakie otrzymuje od swoich dostawców towarów i usług. Otrzymywane przez nas faktury elektroniczne stanowią obecnie 40% wszystkich faktur wystawianych na podstawie zamówień zakupu. Zwracamy się teraz do pozostałych dostawców, którzy nadal przysyłają nam faktury papierowe, aby zaczęli przekazywać je drogą elektroniczną. Nawiązaliśmy współpracę z OB10, globalnym operatorem sieci e-fakturowania, aby mogli Państwo przesyłać faktury drogą elektroniczną za pośrednictwem bezpiecznego portalu spełniającego wymogi prawa podatkowego. Wszystkie faktury muszą być przesłane elektronicznie za pośrednictwem sieci OB10. Aby spełnić niniejszy wymóg, prosimy Państwa o przestrzeganie poniższego harmonogramu: Data Wydarzenie Objaśnienia 31 marca 2013 r. Termin ostateczny Wszystkie faktury papierowe otrzymane po tym terminie zostaną zwrócone do nadawcy. Już dzisiaj zaloguj się do portalu OB10 i rozpocznij wysyłanie e-faktur do Bristol- Myers Squibb. Korzyści płynące z fakturowania elektronicznego: Gwarantowana dostawa faktury bezpieczny, szybki i przyjazny dla środowiska proces fakturowania z gwarancją dostawy do Bristol-Myers Squibb w ciągu 3 godzin faktur spełniających wymogi prawa podatkowego. Widoczna poprawa w terminowych płatnościach. Alerty powiadomienia o wszelkich problemach występujących przy składaniu faktur. Portal internetowy opcje umożliwiające składanie i archiwizowanie faktur oraz raportowanie. Usługa status faktury pozwala śledzić status faktur na wszystkich etapach ich przetwarzania. Funkcja konwersji zamówienia zakupu automatycznie przenosi dane o numerach zamówień zakupu do faktury. Jeśli są już Państwo naszym dostawcą w sieci OB10, Bristol-Myers Squibb został automatycznie dodany do Państwa listy nabywców. Informacja ta została przekazana do Bristol-Myers Squibb, który prześle aktualne zamówienia zakupu na Państwa konto w sieci OB10 i uzgodni z Państwem datę uruchomienia fakturowania elektronicznego. Wszelkie faktury papierowe otrzymane po ustalonej dacie zostaną Państwu odesłane, co może spowodować opóźnienia w płatnościach. Więcej informacji na temat wprowadzenia fakturowania elektronicznego oraz odpowiedzi na często zadawane pytania znajdą Państwo na stronie OB10/bms pod adresem Jeżeli chcą Państwo bezpośrednio skontaktować się z Bristol-Myers Squibb, prosimy o wysłanie zapytania na adres efss.front-office@bms.com Z góry dziękujemy za wsparcie tej inicjatywy i pomoc w usprawnianiu naszych procesów. Mamy nadzieję, że już wkrótce będziemy otrzymywać Państwa faktury drogą elektroniczną. Z poważaniem, George Matsagas Director Global Expenditures Bristol-Myers Squibb Alan Goring Director Indirect Sourcing EMEA Bristol-Myers Squibb

2 Opłaty pobierane przez OB10 od dostawców OB10 oferuje dwie metody przesyłania faktur przez dostawców: rozwiązanie zintegrowane oraz wysyłkę ręczną. Obie metody mają odmienne struktury kosztów, które przedstawiamy poniżej. Dostawca Zintegrowany Opłata roczna: 1100 (750 Ł) daje dostęp do wszystkich klientów będących członkami sieci Dostawca korzystający z Formularza Internetowego Brak opłaty rocznej Koszt jednej faktury: 1 0,32 (0,67 Ł 0,22 Ł) Transakcje z przedpłatą: Pierwsze 12 transakcji = bezpłatne 25 faktur = 35 (25 Ł) 50 faktur = 65 (45 Ł) 125 faktur = 150 (100 Ł)

3 Często zadawane pytania dotyczące sieci OB10 Czy muszę podpisać umowę z firmą OB10? Tak. W przypadku wybrania rozwiązania zintegrowanego, należy podpisać stosowną umowę z firmą OB10. W przypadku wyboru Formularza Internetowego, konieczne będzie zaakceptowanie standardowych warunków świadczenia usług. Dlaczego to nie Bristol-Myers Squibb uiszcza opłaty? Opłatę za korzystanie z usługi OB10 ponoszą zarówno Państwo, jak i Bristol-Myers Squibb, gdyż obie strony będą czerpać korzyści z usługi. Z naszych analiz wynika, że gdy uwzględni się koszt drukowania i wysyłki, przesyłanie faktur elektronicznie za pośrednictwem OB10 jest tańsze. Czy fakturowanie za pośrednictwem OB10 to wymóg współpracy z Bristol- Myers Squibb? Tak. Ze skutkiem od 31 marca 2013, Dział Zobowiązań Bristol-Myers Squibb zaprzestanie przyjmowania od Państwa faktur papierowych. Jedyną metodą uzyskania płatności będzie nadsyłanie faktur elektronicznych. Czy korzystanie z usługi jest konieczne, jeśli należności wobec mojej firmy są regulowane terminowo? Tak. Korzystając z usługi OB10, umożliwią nam Państwo dalsze terminowe regulowanie płatności względem Państwa firmy. Co się stanie, jeśli wciąż będę wysyłać faktury papierowe? W czasie, gdy współpracują Państwo z OB10 nad ukończeniem rejestracji, nadal będziemy akceptować otrzymywane od Państwa faktury papierowe. Ustaliliśmy termin 31 marca 2013, do którego dostawcy powinni przyłączyć się do sieci. Gdy tylko rozpoczną Państwo wysyłanie faktur przez serwis OB10, proszę pamiętać o zaprzestaniu wysyłania faktur papierowych. Uwaga: faktury papierowe otrzymane po rozpoczęciu wysyłania przez Państwa faktur za pośrednictwem sieci OB10 nie będą akceptowane. Czy Bristol-Myers Squibb będzie dokonywać płatności za pośrednictwem sieci OB10? OB10 nie jest platformą służącą do regulowania płatności. Bristol-Myers Squibb będzie nadal stosować obecną metodę dokonywania płatności. Czy muszę zainstalować jakieś oprogramowanie? Nie. Nie jest wymagane dodatkowe oprogramowanie. OB10 oferuje łatwe w użyciu rozwiązanie. Zamiast narzucać standardy danych, firma OB10 oferuje technologię umożliwiającą WYMIANĘ DANYCH W DOWOLNYM FORMACIE, pozwalającą na przyjmowanie faktur w dowolnym formacie i plików o dowolnej strukturze. Już teraz wysyłam dane faktur bezpośrednio do innych klientów. Czy mogę wysyłać faktury w formacie EDI/XML bezpośrednio do Bristol-Myers Squibb? EDI i XML to z punktu widzenia OB10 jedynie formaty danych, dlatego jeśli wybiorą Państwo Rozwiązanie Zintegrowane, będą Państwo mogli nadal przesyłać dane w wybranym przez siebie formacie. Bristol-Myers Squibb nie będzie otrzymywać żadnych danych elektronicznych bezpośrednio od dostawców, gdyż pobieramy z sieci OB10 jeden skonsolidowany plik zawierający faktury od wszystkich naszych dostawców. Posiadam już dostępne dla moich klientów narzędzie do tworzenia faktur przez internet umożliwia ono podgląd faktury w sieci. Czy mogę skorzystać z tego rozwiązania zamiast OB10? Nie, sieć OB10 gwarantuje, że Bristol-Myers Squibb otrzyma wysłane przez Państwa dane w formacie, który zostanie przesłany do naszego oprogramowania księgowego oraz, w stosownych przypadkach, będzie odpowiadać rejestrowi otrzymanych towarów. Ani obraz faktury, ani możliwość pobrania danych w stałym formacie nie spełniają wymogów procesów biznesowych Bristol-Myers Squibb. A jeśli nie dysponuję systemem generującym faktury elektroniczne? Należy omówić z przedstawicielem OB10 inne dostępne rozwiązania.

4 Czy za pomocą OB10 mogę wysyłać faktury elektroniczne do wszystkich swoich klientów? Tak. Po zarejestrowaniu się w sieci OB10, możliwe będzie przesyłanie faktur elektronicznych wszystkim klientom będącym członkami sieci. Wkrótce planuję zmianę oprogramowania do fakturowania; czy mogę się wstrzymać? Naszym celem jest, aby wszyscy dostawcy dokonali rejestracji i rozpoczęli przesyłanie faktur do 31 marca Sieć OB10 akceptuje wszystkie przychodzące formaty danych, więc można zarejestrować się w sieci i przesyłać faktury. Kiedy nowe oprogramowanie będzie gotowe do użytku, wystarczy poinformować OB10 o zmianach w generowaniu danych, a firma ta zajmie się dokonaniem stosownych zmian w sieci, aby zapewnić płynne i niezakłócone przesyłanie faktur. Czy OB10 oferuje wsparcie w różnych językach? Tak, OB10 oferuje usługi sprzedaży, wdrożenia i wsparcia w języku angielskim, francuskim, niemieckim, holenderskim, hiszpańskim i włoskim. Firma OB10 dysponuje również lokalnymi numerami biur obsługi klienta w następujących krajach: Australia +61 (0) Belgia +32 (0) Dania +45 (0) Finlandia +358 (0) Francja +33 (0) Niemcy +49 (0) Irlandia +353 (0) Włochy Malezja+60 (0) Holandia +31 (0) Nowa Zelandia +64 (0) Singapur +65 (0) Hiszpania +34 (0) Szwecja +46 (0) Wielka Brytania +44 (0) Czy mogę dowiedzieć się więcej na temat usług OB10? Tak, prosimy odwiedzić Gdzie mogę dowiedzieć się więcej o tym, jak stać się Nabywcą za pomocą serwisu OB10? Prosimy odwiedzić stronę

5 1 / 4 e-fakturowanie i przegląd oferowanych rozwiązań Dołącz do sieci OB10 i uzyskaj następujące korzyści: Bezpieczna i gwarantowana dostawa faktur: koniec problemu z ginącymi fakturami wysyłanymi drogą pocztową. Terminowe płatności: Państwa klienci mogą szybciej przetwarzać Państwa faktury. Koniec opóźnień: faktury z brakującymi informacjami nie mogą zostać przesłane, nie trafiają do niewłaściwej osoby i nie wymagają ręcznej interwencji. Bezpieczne połączenie online: łatwe przesyłanie faktur bez konieczności posiadania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu. Dostęp całodobowy przez 7 dni w tygodniu oraz raportowanie: korzystaj z większej przejrzystości przetwarzania informacji i lepszego zarządzania przepływem środków pieniężnych. Zgodność z systemem podatkowym: gwarantowana zgodność z systemem prawno-podatkowym. Łatwe i oszczędne fakturowanie w dowolnym czasie. OB10 oferuje dwie podstawowe metody przesyłania faktur i transakcji kredytowych. Można albo przesłać plik danych bezpośrednio do OB10, korzystając z naszego Rozwiązania zintegrowanego, albo tworzyć faktury w trybie online, korzystając z Formularza internetowego za pośrednictwem portalu OB10. Ten dokument wyjaśnia sposób działania e-fakturowania oraz dostępne opcje. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.

6 2 / 4 Jak to działa Dostawc a Nabyw ca Dzięki sprawdzaniu czy faktury nie dublują się oraz czy zawierają informacje wymagane przez Państwa klienta, zapewniamy zautomatyzowane, w pełni elektroniczne ich przetwarzanie, umożliwiając tym samym terminowe regulowanie płatności. Poprzez portal OB10 mają Państwo dostęp do archiwum OB10 oraz szeregu funkcji związanych z raportowaniem. Prosimy uważnie przeczytać ten dokument przed podjęciem decyzji, czy najlepszą opcją dla Państwa firmy jest Rozwiązanie zintegrowane czy też składanie Formularza internetowego poprzez portal OB Rozwiązanie zintegrowane: przesyłanie skonsolidowanego pliku danych Ta opcja jest odpowiednia dla organizacji, które przesyłają duże ilości faktur. Rozwiązanie zintegrowane oferuje w pełni zautomatyzowany proces, w którym dane do faktury zostają pobrane bezpośrednio z Państwa systemu fakturowania i przekazane bezpośrednio do systemów rozliczeń finansowych Państwa nabywców. Co to oznacza: Przetwarzamy dane praktycznie w każdym formacie i przekształcamy je w oparciu o wymagania Państwa klienta. Nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu. Mogą Państwo przesłać jeden skonsolidowany plik danych dla wszystkich swoich faktur. Będąc w sieci, mogą Państwo w łatwy sposób połączyć się i wysłać faktury do innych klientów. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.

7 3 / 4 Koszty rozwiązania zintegrowanego Abonament roczny 1100 EUR* Opłaty transakcyjne za fakturę 1 20 faktur w miesiącu 1,00 EUR faktur w miesiącu 0,80 EUR faktur w miesiącu 0,60 EUR faktur w miesiącu 0,44 EUR 2001 i więcej faktur w miesiącu 0,32 EUR * Obowiązują opłaty z tytułu włączenia nowych nabywców. Abonament roczny obejmuje utworzenie i utrzymanie konta dla jednego podmiotu podatkowego. W przypadku posiadania kilku podmiotów podatkowych mogą mieć zastosowanie dodatkowe opłaty. Opłaty te będą się różnić w zależności od liczby formatów oraz oddzielnych połączeń z nabywcami itp. Więcej informacji można uzyskać kontaktując się z przedstawicielem firmy OB10. Uwaga: opłaty transakcyjne są pobierane co miesiąc, a ich wysokość zależy od liczby dokonanych transakcji. Rozpoczęcie pracy z Rozwiązaniem zintegrowanym Po uzyskaniu zaproszenia od Państwa klienta do portalu OB10 jeden z naszych specjalistów przeprowadzi Państwa przez proces rejestracji. 2. Formularz internetowy: przesyłanie faktur elektronicznych poprzez portal OB10 Formularz internetowy OB10 został opracowany z myślą o firmach, które w skali roku przesyłają swoim klientom niewielką liczbę faktur. Portal oferuje Państwu bezpieczne połączenie i gwarantuje dostarczenie faktur do klientów w ciągu kilku godzin, co pozwala Państwa klientom na przetworzenie faktur i szybkie ich uregulowanie. Koszty korzystania z formularza internetowego W przypadku wysyłania faktur za pośrednictwem formularza internetowego dostępnych jest kilka opcji cenowych. Po zarejestrowaniu się wszyscy nowi dostawcy korzystający z tej opcji automatycznie otrzymują 12 transakcji gratis. Jeżeli nie wykorzystają Państwo wszystkich bezpłatnych transakcji, pod koniec pierwszego roku korzystania z tej opcji uzupełnimy stan Państwa konta do 12 faktur, które będą Państwo mogli wykorzystać w ciągu kolejnych 12 miesięcy. W przypadku gdy wykorzystają Państwo wszystkie 12 bezpłatnych faktur i będą potrzebować więcej transakcji w ciągu tego 12-miesięcznego okresu, będą Państwo musieli wykupić pierwszą partię transakcji (minimum 25 faktur). Z chwilą zakupu pierwszej partii transakcji tracą Państwo dostęp do bezpłatnej opcji fakturowania. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.

8 4 / 4 Opłaty za korzystanie z formularza internetowego** Poziom transakcji Liczba transakcji EUR 1 12 Bezpłatnie* , , ,00 * Pierwsze 12 bezpłatnych transakcji zostaje udostępnionych automatycznie i można je wykorzystać w ciągu 12 miesięcy. Stan transakcji na koncie zostanie uzupełniony z końcem rocznego okresu korzystania z tej opcji. Jeżeli potrzebują Państwo więcej niż 12 transakcji w ciągu jednego roku, należy wykupić co najmniej 25 transakcji. Po dokonaniu pierwszego zakupu utracą Państwo dostęp do bezpłatnej opcji fakturowania. ** Opcje płatności: opłaty można dokonać z konta PayPal lub kartą kredytową. Akceptujemy karty Visa, Visa Electron, MasterCard, Maestro, Solo oraz American Express. Możemy również wystawić Państwu fakturę, jednak będą Państwo musieli wykupić co najmniej 125 transakcji i wnieść opłatę administracyjną w wysokości 15%. Rozpoczęcie pracy z Formularzem internetowym poprzez portal OB10 Wraz z zaproszeniem do sieci OB10 otrzymają Państwo z instrukcją dotyczącą rejestracji. Po zakończeniu rejestracji prześlemy Państwu em dane logowania do systemu, po czym będą Państwo mogli rozpocząć przesyłanie faktur elektronicznych poprzez portal OB10. Więcej informacji na temat OB10, e-fakturowania oraz dostępnych opcji można uzyskać odwiedzając stronę lub pisząc do nas na adres: info@ob10.com. OptionsOverview_EU, EN, 4/12 Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.