HRS GROUP Online Invoice Portal

Wielkość: px

Rozpocząć pokaz od strony:

Download "HRS GROUP Online Invoice Portal"

Jakub Skrzypczak
6 lat temu
Przeglądów:

1 HRS GROUP Online Invoice Portal Instrukcja obsługi i Najczęściej Zadawane Pytania Szanowni Państwo, HRS GROUP Online Invoice Portal został przygotowany przez HRS GROUP z myślą o Was. Teraz możecie Państwo zarządzać, korygować oraz opłacać faktury prowizyjne HRS GROUP bezpośrednio przez internet. Ponadto, w razie potrzeby, możecie Państwo zmieniać dane adresowe oraz kontaktować się z dedykowaną osobą z Działu Księgowości HRS GROUP. Co to oznacza? Mniej czekania, mniej pracy administracyjnej oraz więcej czasu na zajęcie się wszystkim tym, co na prawdę jest ważne dla działania hotelu. Korzystanie z portalu jest bezpłatne i nie wiąże się z żadnymi obciążeniami. Prosimy pamiętać, że korekta faktur możliwa będzie wyłącznie poprzez portal począwszy od 1 czerwca Po zakończeniu procesu rejestracji, można logować się do HRS GROUP Online Invoice Portal ( w dowolnym momencie za pomocą danych do logowania. W przypadku dodatkowych pytań, jesteśmy do Państwa dyspozycji pod numerem telefonu (w godzinach 9:00 17:00) oraz adresem onlineinvoiceportal@hrs.com. Z poważaniem, HRS GROUP

2 Najczęściej Zadawane Pytania HRS GROUP Online Invoice Portal w skrócie...3 Zacznijmy...4 Zacznijmy (Hotele sieciowe oraz grupy hoteli)...4 Jak znaleźć rezerwację / fakturę?...5 Jak wprowadzić zmiany do faktury?...5 Jak zapłacić fakturę?...5 Jak zmienić adres do faktury?...6 Jak autoryzować polecenie zapłaty SEPA?...6 Zapomniałem hasła...6

HRS GROUP Online Invoice Portal w skrócie Korzystając z HRS GROUP Online Invoice Portal można: zmienić o daty przyjazdu i wyjazdu o liczbę noclegów, pokoi i dane dotyczące śniadań o cenę pokoju oraz

3 HRS GROUP Online Invoice Portal w skrócie Korzystając z HRS GROUP Online Invoice Portal można: zmienić o daty przyjazdu i wyjazdu o liczbę noclegów, pokoi i dane dotyczące śniadań o cenę pokoju oraz śniadania anulować o rezerwację o dodatkowe elementy rezerwacji (np. śniadania) Nie można natomiast: o wprowadzać zmian w fakturach za usługi marketingowe oraz fakturach za dodatkowe usługi o wprowadzać zmian w fakturach prowizyjnych oraz w przeglądzie rezerwacji, jeżeli minęło więcej niż 7 dni od ich wystawienia o anulować ofert typu Hot Deals, rezerwacji typu Quality Bookings (związanych z reklamacjami gości) i pozycji Automatic BV (opłaty za niedojazdy potwierdzone w Przeglądzie Rezerwacji) bez wskazania powodu anulacji. Prosimy zwrócić uwagę, że korekta faktur możliwa jest wyłącznie w ciągu 7 dni od ich wystawienia. Po upływie tego czasu, wprowadzenie zmian nie będzie już możliwe.

4 Zacznijmy Na adres , na który zawsze wysyłaliśmy Państwa faktury, przesłaliśmy wiadomość . Prosimy o sprawdzenie skrzynki odbiorczej, a także folderu spam. Prosimy postępować zgodnie z instrukcjami: 1. W przesłanej przez nas wiadomości znajduje się link klikając na niego, zostaniecie Państwo przekierowani na naszą stronę, na której należy dokonać jednorazowej rejestracji. 2. Po uzupełnieniu danych, otrzymacie Państwo kolejną wiadomość . Klikając w link, potwierdzicie Państwo swój adres Następnie ponownie zostaniecie Państwo przekierowani na naszą stronę, na której uzyskacie potwierdzenie aktywacji konta. Od tej pory możecie Państwo logować się do HRS GROUP Online Invoice Portal ( w dowolnym momencie za pomocą danych logowania. Zacznijmy (Hotele sieciowe oraz grupy hoteli) Na adres , na który zawsze wysyłaliśmy Państwa faktury, przesłaliśmy wiadomość. Prosimy o sprawdzenie skrzynki odbiorczej, a także folderu spam. Prosimy postępować zgodnie z instrukcjami: 1. W przesłanej przez nas wiadomości znajduje się link klikając na niego, zostaniecie Państwo przekierowani na naszą stronę, na której należy dokonać jednorazowej rejestracji. 2. Po uzupełnieniu danych, otrzymacie Państwo kolejną wiadomość . Klikając w link, potwierdzicie Państwo swój adres Następnie ponownie zostaniecie Państwo przekierowani na naszą stronę, na której uzyskacie potwierdzenie aktywacji konta. 4. Po ukończeniu procesu rejestracji dla pierwszego hotelu, należy kliknąć w link podany w wiadomości mailowej dla kolejnego hotelu. 5. Na stronie należy skorzystać z opcji "Zaloguj się" i użyć danych logowania dla pierwszego zarejestrowanego hotelu. W ten sposób przypiszecie Państwo drugi, oraz wszystkie kolejne hotele automatycznie do konta centralnego. Nie należy rejestrować drugiego hotelu ponownie. Jeżeli chcecie Państwo stworzyć oddzielne konto dla każdego z zarządzanych hoteli, należy przeprowadzić dla nich proces rejestracji zamiast skorzystania z opcji logowania. Od tej pory możecie Państwo logować się do HRS GROUP Online Invoice Portal ( w dowolnym momencie za pomocą danych logowania.

5 Jak znaleźć rezerwację / fakturę? Prosimy skorzystać z funkcji wyszukiwania w używanej przeglądarce: przy pomocy skrótu klawiszowego Ctrl + F w przeglądzie rezerwacji można wyszukać numer rezerwacji, nazwiska gości lub nazwę firmy, a także daty przyjazdu I wyjazdu. W zależności od przeglądarki funkcja wyszukiwania znajduje się w prawym górnym lub lewym dolnym rogu. Dodatkowo, w HRS GROUP Online Invoice Portal ( > Historia można zobaczyć wszystkie faktury z bieżącego oraz poprzedniego roku kalendarzowego. Fakturę można wyszukać korzystając ze skrótu klawiszowego Ctrl + F i wpisując numer faktury. Należy pamiętać, że po dokonaniu korekty faktury, dostępne będą wyłącznie poprawione dokumenty. W zakładce Historia skorzystać można również z funkcji: Zapłać, Szczegóły oraz Korekty. Jak wprowadzić zmiany do faktury? Prosimy zalogować się do HRS GROUP Online Invoice Portal ( 1. W pierwszej kolejności należy wyszukać właściwą fakturę. Fakturę można wyszukać w zakładce Chcę znaleźć rezerwację / fakturę. Alternatywnym sposobem jest ręczne wyszukiwanie faktury. 2. Następnie prosimy wybrać Popraw fakturę w rozwijanym menu danej faktury. 3. Teraz prosimy odnaleźć właściwą rezerwację, jak wskazano w punkcie W tym miejscu można wprowadzić odpowiednią zmianę lub anulować rezerwację a następnie wybrać opcję Zapisz. Rezerwacja zostanie oznaczona statusem Zmieniono. 5. Można wprowadzić kilka zmian do tej samej faktury. Po zakończeniu korekty należy kliknąć w Wprowadź zmiany i zakończ proces. 6. W przeglądzie faktura zostanie opatrzona statusem Wprowadzono zmiany. Wprowadzone zmiany zostały przekazane dalej a nowa faktura będzie wkrótce dostępna. Zostaniecie Państwo o tym poinformowani mailowo. Fakturę, jak zwykle, będzie można zapłacić manualnie lub bezpośrednio przez HRS GROUP Online Invoice Portal. Jak zapłacić fakturę? Prosimy zalogować się do HRS GROUP Online Invoice Portal (

6 1. W pierwszej kolejności należy wyszukać właściwą fakturę. Fakturę można wyszukać w zakładce Chcę znaleźć rezerwację / fakturę. Alternatywnym sposobem jest ręczne wyszukiwanie faktury. 2. Następnie prosimy wybrać opcję Zapłać w rozwijanym menu danej faktury. Jeżeli chcecie Państwo zapłacić kilka faktur jednocześnie, należy je zaznaczyć a następnie wybrać opcję Zapłać. 3. Wybrane faktury zostaną wyświetlone ponownie wraz z kwotą do zapłaty. Prosimy kliknąć w opcję Kontynuuj. 4. Teraz możecie Państwo wybrać metodę płatności. Jeżeli autoryzowano polecenie zapłaty SEPA, zostanie ono automatycznie wyświetlone w opcjach do wyboru. Należy kliknąć w Akceptuj warunki płatności, a po zapoznaniu się z nimi wybrać opcję Kontynuuj. 5. Teraz należy wypełnić wymagane pola lub sprawdzić automatycznie uzupełnione dane i wybrać opcję Zapłać teraz. Otrzymacie Państwo podsumowanie szczegółów płatności. Informacje znajdują się w zakładce Status. Możecie teraz zamknąć okno dialogowe i kontynuować pracę w portalu lub się z niego wylogować. Jak zmienić adres do faktury? 1. Prosimy przejść do HRS GROUP Online Invoice Portal ( > Hotele. W prawej kolumnie można przejść do trybu edycyjnego wybierając opcję Edytuj. 2. Po wprowadzeniu zmian, należy wybrać opcję Zapisz. 3. Otrzymacie Państwo wiadomość z potwierdzeniem wprowadzonych zmian. Nowe dane będą wykorzystywane przy wystawianiu przyszłych faktur. Jak autoryzować polecenie zapłaty SEPA? (obecnie nie funkcjonuje na terenie Polski) 1. Prosimy przejść do HRS GROUP Online Invoice Portal ( > Hotele. 2. Aby pobrać odpowiedni formularz należy wybrać opcję Autoryzuj polecenie zapłaty SEPA, a następnie w Pobierz. 3. Teraz należy wypełnić formularz i przesłać go faksem na podany numer. Zapomniałem hasła Prosimy przejść do HRS GROUP Online Invoice Portal ( i kliknąć w Zapomniałem hasła. Następnie należy postępować zgodnie z instrukcjami.

Podobne dokumenty

Portal internetowy mieszkańców instrukcja dla Użytkownika portalu

Portal internetowy mieszkańców instrukcja dla Użytkownika portalu 1. Logowanie do Portalu Aby zalogować się do Portalu Mieszkańców i mieć wgląd do swojego indywidualnego profilu, należy kolejno: 1. Wpisać