Al. Jerozolimskie 180, Warszawa, tel , fax XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru

Transkrypt

1 Al. Jerozolimskie 180, Warszawa, tel , fax XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NR KRS , wysokość kapitału zakładowego: PLN w całości wpłacony. NIP , REGON , info@sygnity.pl

2 CYFROWE ARCHIWUM DOKUMENTÓW stanowi moduł integrujący się z aplikacją Syriusz Std dostępny w postaci dodatkowej zakładki na oknie głównym po wprowadzeniu klucza licencyjnego produktu. MODUŁ POSIADA: EWIDENCJĘ AKT: klientów, kontrahentów, pracobiorców; OBSŁUGĘ WYPOŻYCZEŃ: wnioski o wypożyczenie, teczki wypożyczone; OBSŁUGĘ ARCHIWUM: spisy zdawczo-odbiorcze, miejsca przechowywania akt.

3 EWIDENCJA AKT - ZAKŁADANIE TECZEK W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY: Dokonując parametryzacji procesu generacji teczek, Selekcjonując osoby, organizacje lub pracobiorców na liście, w celu zawężenia grupy osób podlegających procesowi generacji teczek. W SPOSÓB RĘCZNY: Dodając teczkę dla osoby lub organizacji poprzez określenie podstawowych parametrów oraz wskazując osobę lub organizację, której dana teczka ma dotyczyć.

4 WYSZUKIWANIE TECZEK ORAZ DOKUMENTÓW Z POZIOMU CYFROWEGO ARCHIWUM MAMY MOŻLIWOŚĆ WYSZUKANIA: Po danych identyfikacyjnych teczek, danych przechowywania oraz użytkowania, Po danych identyfikacyjnych dokumentów oraz okresach użytkowania.

5 SKANOWANIE DOKUMENTÓW MIEJSCE SKANOWANIA I ZAŁĄCZANIA DOKUMENTÓW: Skanowanie dokumentów odbywa się w ramach teczki, Zeskanowane dokumenty są dodawane jako załączniki do utworzonego dokumentu teczki. USTAWIENIA SKANOWANIA DOKUMENTÓW: Parametry skanowania dokumentów są definiowane przez użytkownika, Ustawienia zostają zapisane jako domyślne, co ułatwia powtórne działania w przyszłości, Zakres opcji skanowania zależy od urządzenia jakim dysponujemy, Skanowanie odbywa się do plików PDF, JPG oraz TIF.

6 SKANOWANIE I DODAWANIE PLIKÓW ZAŁĄCZNIKÓW DO WYBRANEGO DOKUMENTU: Zeskanowane dokumenty dostępne są w podglądzie skanowania, Dodanie dokumentu jako załącznika przenosi plik z podglądu skanowania do załączników, które będą zapisane w bazie danych w ramach dokumentu teczki.

7 SKANOWANIE I DODAWANIE ZAŁĄCZNIKÓW DO RÓŻNYCH DOKUMENTÓW: Dokumenty skanowane w ramach danej teczki mogą być rozdzielone na wiele różnych dokumentów.

8 DEFINIOWANIE SŁOWNIKÓW UŻYTKOWNIK MA MOŻLIWOŚĆ ZDEFINIOWANA LUB POSZERZENIA: Słownika rodzajów dokumentów archiwalnych, Słownika miejsca przechowywania akt.

9 WNIOSKOWANIE I WYPOŻYCZANIE TECZEK WYPOŻYCZANIE I UDOSTĘPNIANIE AKT: Wypożyczeniu podlegają papierowe zbiory akt, W ramach jednego wniosku można udostępnić kilka akt różnych osób, Proces wypożyczenia akt wymaga weryfikacji osoby przekazującej i odbierającej.

10 ZWROT WYPOŻYCZONYCH AKT: Na liście wypożyczonych i udostępnionych akt można dokonać zwrotu konkretnych akt, Można dokonać zwrotu części akt w ramach danego wniosku, Proces zdania akt wymaga weryfikacji osoby przekazującej i odbierającej.

11 WYKAZ WNIOSKÓW WYPOŻYCZONYCH TECZEK: Z poziomu Cyfrowego Archiwum można wygenerować raport stanu wniosków dla wypożyczonych teczek. TWORZENIE SPISÓW ZDAWCZO-ODBIORCZYCH Dla teczek z poziomu Cyfrowego Archiwum można dokonać spisu zdawczo-odbiorczego akt.

12 Dla wykonanego spisu zdawczo-odbiorczego można dokonać wydruku spisu akt.

13 Kontakt: Al. Jerozolimskie 180, Warszawa, tel , fax XIII Wydział Gospodarczy Krajowego Rejestru Sądowego, NR KRS , wysokość kapitału zakładowego: PLN w całości wpłacony. NIP , REGON , info@sygnity.pl