ARCHIWIZACJA - PROSTA SPRAWA?

Transkrypt

1 ARCHIWIZACJA - PROSTA SPRAWA? Archiwum dokumentów papierowych ma za zadanie przechowywać i zarządzać dokumentami w warunkach zgodnych z polskim prawodawstwem oraz praktycznie dowolnymi wymaganiami funkcjonalnymi i organizacyjnymi przedsiębiorstwa, dotyczącymi sposobów technik archiwizacji, przejmowania i rejestracji dokumentów, porządkowania i udostępniania dokumentów oraz ich brakowania i niszczenia. ARCHIWIZACJA ZACZYNA SIĘ NA STANOWISKU PRACY Archiwizacja to nie tylko sposób na przechowywanie dokumentacji firmowej, to przede wszystkim sposób pracy i właściwy obieg dokumentów w firmie, który powinien współgrać i zazębiać się z obiegiem dokumentów elektronicznych. Dokumenty i papiery zawsze będą się gromadziły na biurkach, ale można zastosować odpowiedni system panowania nad nimi. Porządkowania, odkładania na miejsce, segregowania dokumentów można się nauczyć. Dokumenty można przechowywać w szafkach, szufladach, wysuwanych pojemnikach lub zawieszać na specjalnych stelażach. Podstawowymi środkami wykorzystywanymi do utrzymania porządku w biurze są segregatory, półki, kuwety na biurko, pojemniki na dokumenty, systemy archiwizacji zawieszanej, teczki, skoroszyty, klasery. Do segregowania dokumentów przydają się specjalne przekładki, teczki manila, pojemniki na biurko i kontenery. Teczko skoroszyt UNI2000, łączy funkcje teczki i skoroszytu Teczka zawieszana do przechowywania dokumentów formatu A3 (mapy Walizka na teczki zawieszane dla formatu A4 - dokumenty w podróży nie wypadną, nie będą rozrzucone po

2 uniwersalne rozwiązanie = jeden zakup na różne potrzeby rysunki wydruki) przystosowana do szaf sprzedawanych na rynku samochodzie, nie zaginą załączniki Systemy przechowywania bieżących dokumentów Do przechowywania akt służą: obwoluty, papierowe lub plastikowe do przenoszenia pojedynczych dokumentów biurowych, teczki, skoroszyty, segregatory do przechowywania większej ilości pism w określonym porządku, Inne sposoby przechowywania dokumentów podręcznych to leżące kuwety lub stojące otwarte pojemniki. Odnalezienie właściwego dokumentu stanie się niezwykle proste, gdy zastosujemy następującą pomoc: zastosowanie okienek opisowych, czy dodatkowych oznaczeń zawartości kolorową segregację według rodzaju przechowywanych dokumentów, Teczka zawieszana z ogranicznikami bocznymi zabezpieczającymi dokumenty przed wypadaniem 50122P Skoroszyt zawieszany z 4 przekładkami i mechanizmami do wpinania dokumentów do dodatkowej segregacji dokumentów oraz z kieszenią do dokumentów, których nie można dziurkować 50105C Wybór systemu opisowego Powszechnie używa się następujących systemów segregowania archiwów Alfabetyczny Numeryczny Teczka na akta osobowe, zgodna z wymogami ustawy o ochronie danych. Z przegrodami A,B,C i mechanizmami skoroszytowymi do wpinania dokumentów 50126P

3 Alfabetyczno-numeryczny Wybór systemu kolorystycznego Przekładki indeksujące Zastosowanie kolorystyki pozwala na pierwszy rzut oka rozróżniać rodzaje dokumentów. W zależności od charakteru spraw oraz ilości można przyjąć ich klasyfikacje, stosując kod kolorów zastosowanych teczek do przechowywania dokumentów Można na przykład zastosować odrębne kolory teczek dla każdego działu firmy. Innym sposobem jest podział tematyczny kolorami, na przykład: dostawcy, odbiorcy. Można również wydzielić innym kolorem sprawy sporne, ważne, lub pilne, albo też ważnych klientów z punktu widzenia firmy. Skoroszyt zawieszany z okienkiem typu OPTIMAL Teczka zawieszana z okienkiem typu OPTIMAL Teczka zawieszana z okienkiem typu OPTIMAL z bocznymi ogranicznikami zabezpieczającymi dokumenty przed wypadaniem Dodatkowy podział w ramach prowadzonej dokumentacji W ramach jednej sprawy można wydzielić różne procesy związane z jej opracowywaniem. Dodatkowy podział wpływa na przejrzystość dokumentacji oraz pełni funkcję kontrolną. Łatwiej można ustalić, czy dokumentacja jest pełna i kompletna. Dokumenty klienta można na przykład dodatkowo podzielić na: dokumenty rejestracyjne, umowy i aneksy, oferty, zamówienia, reklamacje, windykacje szczegółowy podział dokumentacji zależy od instrukcji kancelaryjnej firmy.

4 Przekładki MANILA z tabulatorami do dodatkowej segregacji dokumentów Teczka zawieszana z okienkiem i z szerokim dnem do przechowywania dużej ilości dokumentów. Dane w ramach sprawy mogą być dodatkowo segregowane za pomocą przekładek Manila Pojemniki zawieszane z bardzo grubej tektury marmurkowej do przechowywania dużej ilości dokumentów. Dokumenty mogą być dodatkowo segregowane za pomocą przekładek Manila i Ochrona danych osobowych Osobnym i szczególnym tematem są wymogi dotyczące przechowywania i udostępniania danych osobowych. Szczegółowe informacje na ten temat można uzyskać pod adresem Producenci zadbali o to, żeby ich produkty spełniały wymagania w tym zakresie. Teczki na akta osobowe, z okienkiem i przekładkami zgodnie z wymogami ustawy Skoroszyty na akta osobowe, z okienkiem i przekładkami zgodnie z wymogami ustawy 50106

5 Skoroszyty na akta osobowe, z okienkiem i przekładkami zgodnie z wymogami ustawy 50105P Teczki na akta osobowe, z okienkiem i przekładkami zgodnie z wymogami ustawy 50126P ARCHIWIZACJA DŁUGOTERMINOWA Dokumenty powinny być przechowywane w warunkach zapewniających ich bezpieczeństwo, odpowiednie środowisko klimatyczne, oświetlenie, specjalistyczny system ułożenia dokumentów, zabezpieczenia antywłamaniowe i przeciwpożarowe oraz całodobowy dozór. Zalecane przez Archiwum Państwowe jest używanie tektur i papierów bezkwasowych oraz klipsów i sznurów polietylenowych, powłok zabezpieczających do wąsów, nitów i innych elementów metalowych oraz innych środków zabezpieczających. Powinna również być zagwarantowana ochrona tajemnicy przechowywanych dokumentów. Istotnym elementem z punktu widzenia firmy jest koszt prowadzenia archiwum, a co za tym idzie czas potrzebny do jego obsługi. Chaos na półkach oznacza, potrzebnego dokumentu staje się mniej wydajna Więcej czasu zużywa się na na efektywną pracę. że znalezienie będzie trudne. Praca i bardziej męcząca. ogarnięcie zamętu niż

6 Pojemnik archiwizacyjny Służący do archiwizacji długoterminowej, wykonany z tektury bezkwasowej Teczki manila służące do sortowania i organizacji dokumentów Spójny i jednolity obieg dokumentów Ład organizacyjny można wprowadzić dzięki zastosowaniu przepisów dotyczących przechowywania, archiwizacji i obiegu dokumentów w firmie, prowadzenia ewidencji, weryfikacji pism. Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielić na: 1. Przyjmowanie pism. 2. Rozdzielanie i opracowywanie pism. 3. Wysyłanie pism. 4. Przechowywanie dokumentacji Postępowanie z dokumentacją nie może być dowolne i podlega ściśle określonym regulacjom i normom prawnym. Normy te ustalają zasady klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, warunki ewidencjonowania, zabezpieczenia i przechowywania w wersji papierowej oraz w wersji elektronicznej. W dobrze zorganizowanej jednostce organizacyjnej istnieją wewnętrzne przepisy, które określają obieg dokumentów. Zbiór tych przepisów stanowi instrukcję kancelaryjną.