zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów (Etap V),

Transkrypt

1 Projekt Sprawny Samorząd. WdraŜanie usprawnień w zarządzaniu jednostką samorządu terytorialnego w 10 urzędach gmin i 2 starostwach powiatowych z terenu województwa opolskiego i śląskiego, współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,Priorytetu V Dobre rządzenie Działania 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałania Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Opis przedmiotu zamówienia na wdroŝenie 9 nowych oraz rozwój i doskonalenie 3 istniejących systemów zarządzania jakością zgodnych z PN-EN ISO 9001:2009 w urzędach beneficjentów obejmujących: - opracowanie analizy i syntezy normatywnych, organizacyjnych oraz informatycznych wymagań wobec zarządzania jakością w urzędach beneficjentów (Etap I), - przeprowadzenie badań prawidłowości oraz efektywności istniejących systemów zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów (Etap II), - sporządzenie ekspertyzy wskazującej optymalne systemy oraz informatyczne narzędzia zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów (Etap IIIA), - sporządzenie ekspertyzy wskazującej optymalne modele, procedury, metody rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów (Etap IIIB), - dostawę oraz instalację 9 informatycznych narzędzi dla 9 systemów zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów (Etap IV), - dostawę oraz instalację informatycznych narzędzi rozwoju 3 systemów zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów (Etap V), - szkolenie - optymalne modele, procedury, metody oraz informatyczne narzędzia zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów (Etap VIA), postanowienia szczegółowe, - szkolenie - optymalne modele, procedury metody rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów (Etap VIB), postanowienia szczegółowe, - wymagania ogólne dotyczące szkoleń określonych w etapie VIA i VIB (Etap VIC), - wdroŝenie 9 optymalnych systemów zarządzania jakością i integracja z informatycznymi narzędziami tych systemów w 9 urzędach beneficjentów (Etap VII), - wdroŝenie 3 optymalnych rozbudów systemów zarządzania jakością i integracja z informatycznymi narzędziami rozwoju tych systemów w 3 urzędach beneficjentów (Etap VIII). SŁOWNIK POJĘĆ Projekt Projekt Sprawny Samorząd. WdraŜanie usprawnień w zarządzaniu jednostką samorządu terytorialnego w 10 urzędach gmin i 2 starostwach powiatowych z terenu

2 Urząd Beneficjenta PS (posiadający system zarządzania jakością) Urząd Beneficjenta NPS (nieposiadający systemu zarządzania jakością) Informatyczne narzędzia zarządzania jakością województwa opolskiego i śląskiego, współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki,Priorytetu V Dobre rządzenie Działania 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej Poddziałania Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej Urząd Miasta Kędzierzyn-Koźle, Urząd Miejski w Głuchołazach oraz Starostwo Powiatowe w Raciborzu Urząd Miasta Brzeg, Urząd Gminy Kornowac, Urząd Gminy KrzyŜanowice, Urząd Gminy Pietrowice Wielkie, Urząd Miasta Pszów, Urząd Miasta Racibórz, Urząd Miasta Radlin, Urząd Miasta Rydułtowy oraz Starostwo Powiatowe w Brzegu Udostępnione w sieci wewnętrznej 12 urzędów beneficjentów narzędzia informatyczne zawierające funkcjonalności słuŝące do wspomagania procesu zarządzania jakością, zawierające co najmniej: a) elektroniczną księgę jakości, b) elektroniczne tabele procesów i procedur, c) elektroniczne karty opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie umoŝliwiające ich prezentację w Biuletynie Informacji Publicznej (BIP) Etapy I- VIII Części zamówienia obejmujące funkcjonalnie powiązane usługi lub dostawy, wymagające realizacji w określonej kolejności. Definicje : 1. Prawidłowość modelu, procedury, metody, narzędzia - stopień zgodności liczby i rodzaju czynności wykonywanych w ramach modelu, procedury, metody oraz narzędzia z obowiązującymi przepisami prawa oraz wymaganiami organizacyjnymi i informatycznymi, mierzony procentowym wskaźnikiem umocowania tych czynności w przepisach prawa oraz wymaganiach organizacyjnych i informatycznych ( oczekiwana wartość 100%). 2. Optymalizacja modelu, procedury, metody, narzędzia - zaprojektowanie modelu, procedury, metody, narzędzia, z uwzględnieniem najkorzystniejszego bilansu następujących parametrów : 1) najmniejszego koniecznego nakładu finansowego na zakup sprzętu i narzędzi informatycznych, wdroŝenie, szkolenie pracowników oraz sporządzenie instrukcji stosowania; str. 2 / 26

3 2) najmniejszej liczby koniecznych stanowisk wykonawczych; 3) najkrótszego czasu pracy osób zatrudnionych na koniecznych stanowiskach wykonawczych; niezbędnych do prawidłowego wykonywania objętych modelem, procedurą, metodą, narzędziem zadań publicznych urzędu określonych w przepisach prawa. Etap I. SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Analiza i synteza normatywnych, organizacyjnych oraz informatycznych wymagań wobec procesu zarządzania jakością w urzędach beneficjentów. Kod CPV: Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania. 1. Dokonanie analizy normatywnych zadań i obowiązków beneficjentów oraz innych wymagań w zakresie zarządzania jakością w urzędach beneficjentów, określonych w: 1) powszechnie obowiązujących lub znajdujących się w toku procedury prawodawczej aktach normatywnych (ustawach i rozporządzeniach wykonawczych, projektach ustaw co najmniej złoŝonych w Sejmie oraz projektach rozporządzeń, co najmniej skierowanych do uzgodnień międzyresortowych); 2) obowiązujących u beneficjentów aktach prawa miejscowego (zgodnie z wykazem dostarczonym przez Zamawiającego po zawarciu umowy); 3) obowiązujących u beneficjentów aktach organów gminy i powiatu regulujących bezpośrednio lub pośrednio zasady zarządzania jakością (zgodnie z wykazem dostarczonym przez Zamawiającego po zawarciu umowy); 4) Polskich Normach oraz innych dokumentach normalizacyjnych w rozumieniu przepisów o normalizacji, regulujących systemy zarządzania jakością stosowane w urzędach administracji publicznej, w tym w urzędach beneficjentów. 2. Dokonanie w oparciu o przegląd: 1) struktury organizacyjnej i zasad działania poszczególnych 12 urzędów beneficjentów, ustalonych zgodnie z ust.1 ; 2) ustaleń nauki organizacji i zarządzania w zakresie zarządzania administracją publiczną i usługami publicznymi; 3) dostępnych na rynku usług informatycznych narzędzi, mogących współpracować z systemami informatycznymi działającymi w sieciach wewnętrznych poszczególnych 12 urzędów beneficjentów; str. 3 / 26

4 4) istniejących w urzędach beneficjentów informatycznych narzędzi zarządzania jakością; 5) potrzeb wchodzących w skład poszczególnych 12 urzędów beneficjentów jednostek organizacyjnych i stanowisk pracy w zakresie zarządzania jakością; analizy organizacyjnych oraz informatycznych wymagań dotyczących sposobu zapewnienia spełniania normatywnych zadań i obowiązków lub rekomendowanych rozwiązań w zakresie zarządzania jakością w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów, przy pomocy informatycznych narzędzi, co najmniej w postaci: a) elektronicznej księgi jakości, b) elektronicznych tabel procesów i procedur, c) elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie, zamieszczonymi na BIP oraz epuap lub SEKAP (jeŝeli załoŝenia systemu zarządzania jakością w danym urzędzie przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwiania spraw w urzędzie). 3. Dokonanie syntezy danych zgromadzonych w wyniku analizy przeprowadzonej zgodnie z ust. 1 i 2 oraz sformułowanie wniosków końcowych, zwanych wnioskami końcowymi Analizy, zawierających: 1) pełny wykaz normatywnych zadań i obowiązków w zakresie zarządzania jakością w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów; 2) pełny wykaz organizacyjnych oraz informatycznych wymagań dotyczących sposobu zapewnienia realizacji normatywnych zadań i obowiązków lub rekomendowanych rozwiązań w zakresie zarządzania jakością w poszczególnych 12 urzędach beneficjentów 3) załoŝenia metodologiczne dotyczące opracowania, standaryzacji i walidacji metod przeprowadzania badań prawidłowości oraz efektywności modeli, procedur, metod oraz informatycznych narzędzi zarządzania jakością w 12 urzędach beneficjentów, co najmniej w postaci: a) elektronicznej księgi jakości, b) elektronicznych tabel procesów i procedur, c) elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie, zamieszczonymi na BIP oraz epuap lub SEKAP (jeŝeli załoŝenia systemu zarządzania jakością w danym urzędzie przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwiania spraw w urzędzie).. Dopuszczalne jest ujednolicenie wniosków końcowych Analizy, w tym wykazów określonych w pkt. 1 i 2, dla 2 typów urzędów: - 9 urzędów nieposiadających systemów zarządzania jakością NPS str. 4 / 26

5 - 3 urzędów posiadających systemy zarządzania jakością PS. Efektem I Etapu winno być sporządzone w formie elektronicznej i w 12 egzemplarzach wydruku opracowanie pn. Analiza i synteza normatywnych, organizacyjnych oraz informatycznych wymagań wobec procesu zarządzania jakością w 12 urzędach beneficjentów. W/w opracowanie podlegać będzie akceptacji Zamawiającego. Warunkiem przystąpienia do realizacji kolejnych (II VIII) etapów będzie akceptacja przez Zamawiającego przedmiotowego opracowania. Etap II. Wykonanie badań pt. Ocena prawidłowości oraz efektywności istniejących systemów zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów Kod CPV : Badania rynkowe i ekonomiczne; ankietowanie i statystyka 1. Określenie hipotez badawczych dotyczących prawidłowości oraz efektywności istniejących systemów zarządzania jakością stosowanych w poszczególnych 3 urzędach beneficjentów PS przewidzianych do weryfikacji w badaniach, zgodnie z wnioskami końcowymi Analizy. 2. Opracowanie, standaryzacja i walidacja adresowanych do pracowników 3 urzędów beneficjentów PS zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych: 1) kwestionariusza skuteczności nadzoru realizacji procedur (usług) słuŝącego do ustalenia: a) liczby procedur (usług) objętych systemem zarządzania jakością u poszczególnych 3 beneficjentów, b) stopnia efektywności oraz zgodności modeli, procedur, metod i narzędzi zarządzania jakością z normatywnym wykazem zadań i obowiązków określonym we wnioskach końcowych Analizy; 2) kwestionariusza oceny poziomu wiedzy i umiejętności stosowania przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych optymalnych modeli, procedur, metod oraz narzędzi zarządzania jakością; w poszczególnych 3 urzędach beneficjentów PS. 3. Przeprowadzenie przy pomocy kwestionariuszy określonych w ust.2 badań ewaluacyjnych w trybie ex-ante w zakresie: 1) aktualności certyfikatu potwierdzającego zgodność systemu zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów PS z normą PN-EN ISO 9001:2009, str. 5 / 26

6 2) stopnia efektywności nadzoru realizacji usług w ocenie pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych 3 urzędów beneficjentów PS; 3) poziomu wiedzy i umiejętności stosowania przez pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych optymalnych modeli, procedur, metod oraz narzędzi zarządzania jakością w poszczególnych 3 urzędach beneficjentów PS; oraz opracowanie zbiorczych wyników tych badań w postaci liczbowej. Dopuszczalne jest przeprowadzenie badań ewaluacyjnych w formie elektronicznej. 4. Dokonanie metodą SWOT lub inną równowaŝną techniką analityczną interpretacji wyników badań przeprowadzonych z ust. 3 w kontekście przyjętych hipotez badawczych i sformułowanie wniosków z przeprowadzonych badań, dotyczących organizacyjnych i informatycznych moŝliwości oraz ograniczeń związanych z realizacją w poszczególnych 3 urzędach beneficjentów PS normatywnych zadań i obowiązków lub rekomendowanych rozwiązań w zakresie zarządzania jakością, określonych we wnioskach końcowych Analizy, obejmujących informatyczne narzędzia zarządzania jakością, co najmniej w postaci:. a) elektronicznej księgi jakości, b) elektronicznych tabel procesów i procedur, c) elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie, zamieszczonymi na BIP oraz epuap lub SEKAP (jeŝeli załoŝenia systemu zarządzania jakością w danym urzędzie przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwiania spraw w urzędzie). Efektem II Etapu winno być sporządzone formie elektronicznej i w 3 egzemplarzach wydruku opracowanie w postaci raportu z badań pn. Ocena prawidłowości oraz efektywności istniejących systemów zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów PS. W/w opracowanie podlegać będzie akceptacji Zamawiającego. Warunkiem przystąpienia do realizacji kolejnych (IIIAB VIII) etapów będzie akceptacja przez Zamawiającego przedmiotowego opracowania. Etap III A. Wykonanie ekspertyzy pt. Optymalne systemy oraz informatyczne narzędzia zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów. str. 6 / 26

7 Kod CPV : Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania. 1. Opracowanie na podstawie: 1) wniosków końcowych Analizy; opisu optymalnych systemów oraz informatycznych narzędzi zarządzania jakością w poszczególnych 9 urzędach beneficjentów NPS, z uwzględnieniem ich rodzaju (starostwo, urząd miasta, urząd gminy wiejskiej). 2. Opis optymalnego systemu oraz informatycznych narzędzi zarządzania jakością w odniesieniu do kaŝdego z 9 urzędów beneficjentów NPS winien zawierać minimum: 1) określenie części składowych procesu i procedur wchodzących w skład optymalnego modelu zarządzania jakością w danym urzędzie beneficjenta, zapewniających w szczególności monitorowanie realizacji celów kontroli zarządczej określonych w art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.); 2) wykaz i opis czynności wchodzących w skład poszczególnych procedur ze wskazaniem komórek organizacyjnych i stanowisk uczestniczących w jej realizacji; 3) wykaz wyposaŝenia technicznego (sprzętu, narzędzi informatycznych, oraz innych materiałów) poszczególnych komórek organizacyjnych i stanowisk, niezbędnego do właściwego wdroŝenia i funkcjonowania optymalnego modelu zarządzania jakością; 4) szczegółowy wzorzec dokumentacji systemu zarządzania jakością obejmujący zawartość treściową informatycznych narzędzi systemu zarządzania jakością, co najmniej w postaci: a. elektronicznej księgi jakości, b. elektronicznych tabel procesów i procedur, c. elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie, zamieszczonymi na BIP oraz epuap lub SEKAP (jeŝeli załoŝenia systemu zarządzania jakością w danym urzędzie przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwiania spraw w urzędzie). 3. Sporządzenie szczegółowego opisu działań skutkujących wdroŝeniem optymalnych systemów oraz informatycznych narzędzi zarządzania jakością we wszystkich 9 urzędach beneficjentów NPS, obejmujących: 1) szkolenie 132 pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych w urzędach beneficjentów, w zakresie; a) optymalnych systemów zarządzania jakością, b) informatycznych narzędzi zarządzania jakością; 2) szkolenie 506 pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych w urzędach beneficjentów, w zakresie; a) optymalnych systemów zarządzania jakością, str. 7 / 26

8 b) informatycznych narzędzi zarządzania jakością; 3) szkolenie 34 pracowników zatrudnionych na stanowiskach pełnomocników ds. s.z.j. i audytorów s.z.j. w urzędach beneficjentów, w zakresie; a) optymalnych systemów zarządzania jakością, b) informatycznych narzędzi zarządzania jakością; 4) dostawę oraz instalację informatycznych narzędzi zarządzania jakością; 5) wdroŝenie optymalnych systemów oraz ich integrację z informatycznymi narzędziami zarządzania jakością. Dopuszczalne jest uwzględnienie w opisie działań, o których mowa w ust. 3 ujednoliconych dla 3 typów urzędów (starostwo, urząd miasta, urząd gminy) cech opisu optymalnych systemów oraz informatycznych narzędzi zarządzania jakością. Efektem Etapu IIIA winno być sporządzone w formie elektronicznej i w 9 egzemplarzach wydruku opracowanie w postaci ekspertyzy pt. Optymalne systemy oraz informatyczne narzędzia zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów NPS. W/w opracowanie podlegać będzie akceptacji Zamawiającego. Warunkiem przystąpienia do realizacji kolejnych (IV VIII) etapów będzie akceptacja przez Zamawiającego przedmiotowego opracowania. Etap III B. Wykonania ekspertyzy pt. Optymalne modele, procedury, metody rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów. Kod CPV : Usługi biznesowe: prawnicze, marketingowe, konsultingowe, rekrutacji, drukowania i zabezpieczania. 1. Opracowanie na podstawie: 1) wniosków końcowych Analizy; 2) wniosków z przeprowadzonych badań normatywnej prawidłowości i efektywności modeli, procedur oraz metod rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością w poszczególnych 3 urzędach beneficjentów PS; opisu optymalnych modeli, procedur oraz metod rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością w poszczególnych 3 urzędach beneficjentów PS, z uwzględnieniem ich rodzaju (starostwo, urząd miasta). 2. Opis optymalnego modelu, procedur oraz metod rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością w odniesieniu do kaŝdego z 3 urzędów beneficjentów PS winien zawierać minimum: 1) określenie części składowych procesu i procedur wchodzących w skład optymalnego modelu zarządzania jakością w danym urzędzie beneficjenta, zapewniających w szczególności monitorowanie realizacji celów kontroli str. 8 / 26

9 zarządczej określonych w art. 68 ust. 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157, poz. 1240, z późn. zm.); 2) wykaz i opis czynności wchodzących w skład poszczególnych procedur ze wskazaniem komórek organizacyjnych i stanowisk uczestniczących w jej realizacji; 3) wykaz wyposaŝenia technicznego (sprzętu, narzędzi informatycznych, oraz innych materiałów) poszczególnych jednostek organizacyjnych i stanowisk, niezbędnego do właściwego wdroŝenia i funkcjonowania optymalnego modelu zarządzania jakością; 4) szczegółowy wzorzec dokumentacji systemu zarządzania jakością obejmujący zawartość treściową informatycznych narzędzi zarządzania jakością, co najmniej w postaci: a. elektronicznej księgi jakości, b. elektronicznych tabel procesów i procedur, c. elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie, zamieszczonymi na BIP oraz epuap lub SEKAP (jeŝeli załoŝenia systemu zarządzania jakością w danym urzędzie przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwianiu spraw w urzędzie). 3. Sporządzenie szczegółowego opisu działań skutkujących wdroŝeniem optymalnych modeli, procedur oraz metod rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością we wszystkich 3 urzędach beneficjentów PS, obejmującego: 1) szkolenie 73 pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych w urzędach beneficjentów, w zakresie; a) optymalnych modeli, procedur oraz metod rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością, b) informatycznych narzędzi zarządzania jakością; 2) szkolenie 322 pracowników zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych w urzędach beneficjentów, w zakresie; a) optymalnych modeli, procedur oraz metod rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością, b) informatycznych narzędzi zarządzania jakością; 3) szkolenie 16 pracowników zatrudnionych na stanowiskach pełnomocników ds. s.z.j. i audytorów s.z.j. w urzędach beneficjentów, w zakresie; a) optymalnych modeli, procedur oraz metod rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością, b) informatycznych narzędzi zarządzania jakością; 4) dostawę oraz instalację informatycznych narzędzi zarządzania jakością; 5) wdroŝenie optymalnych modeli, procedur oraz metod rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością oraz ich integrację z informatycznymi narzędziami zarządzania jakością. str. 9 / 26

10 Dopuszczalne jest ujednolicenie opisu działań, o których mowa w ust. 3 dla wszystkich 3 urzędów beneficjentów PS. Efektem Etapu IIIB winno być sporządzone w formie elektronicznej i w 3 egzemplarzach wydruku opracowanie w postaci ekspertyzy pt. Optymalne modele, procedury oraz metody rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów PS. W/w opracowanie podlegać będzie akceptacji Zamawiającego. Warunkiem przystąpienia do realizacji kolejnych (IV VIII) etapów będzie akceptacja przez Zamawiającego przedmiotowego opracowania. Ekspertyzy opracowane w wyniku Etapu III A i Etapu III B winny zostać przez Wykonawcę omówione na spotkaniu z przedstawicielami urzędów beneficjentów. Etap IV. Dostawa i instalacja 9 informatycznych narzędzi dla 9 systemów zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów NPS. Kod CPV: Urządzenie komputerowe Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia Usługi w zakresie lokalnej sieci komputerowej Usługi w zakresie rozbudowy Pakiety oprogramowania dla sieci, internetu i intranetu 1. Zamówienie obejmuje dostawę i instalację (wraz z udzieleniem koniecznej licencji, jeŝeli jest ona wymagana) narzędzi informatycznych umoŝliwiających definiowanie i udostępnianie w sieciach intranet 9 urzędów beneficjentów NPS obsługiwanych przez program Microsoft SharePoint Foundation, elektronicznej księgi jakości, elektronicznych tabel procesów i procedur, zwanych dalej narzędziami informatycznymi. Narzędzie informatyczne o którym mowa wyŝej winno fakultatywnie umoŝliwiać definiowanie i udostępnianie w sieciach intranet urzędów beneficjentów obsługiwanych przez program Microsoft SharePoint Foundation elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie zamieszczonymi na stronie podmiotowej BIP tych urzędów beneficjentów NPS oraz epuap lub SEKAP w przypadku których załoŝenia systemu zarządzania jakością przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwiania spraw w urzędzie. 2. Wymagania techniczne i prawne, które muszą spełniać narzędzia informatyczne: 2.1. Narzędzie informatyczne musi być wersją sieciową i winno pracować w środowisku operacyjnym Windows Server 2008 R2 w sieciach intranet str. 10 / 26

11 urzędów beneficjentów obsługiwanych przez program Microsoft SharePoint Foundation Narzędzie informatyczne powinno zostać zainstalowane i działać wydajnie na wskazanych, posiadanych przez urzędy beneficjentów serwerach w postaci zestawów min. jednoprocesorowych dwurdzeniowych o pamięci RAM min. 2 GB i pojemności dysków min. 100 GB. Przestrzeń dyskową wymaganą na dane zapewni kaŝdy z beneficjentów w zaleŝności od potrzeb Narzędzie informatyczne winno zostać dostarczone przez Wykonawcę do siedzib wszystkich urzędów beneficjentów wraz z aplikacjami niezbędnymi do uruchomienia, wdroŝenia, uŝytkowania i zabezpieczania tego narzędzia informatycznego Zamawiający wymaga dostarczenia dla kaŝdego urzędu beneficjenta kompletnego narzędzia informatycznego na nośnikach informatycznych wraz z instrukcją obsługi narzędzi informatycznych w języku polskim na nośnikach informatycznych oraz po 1 egzemplarzu w wersji papierowej Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć wszystkie dokumenty określające podmiot posiadający prawa autorskie do oferowanego narzędzia informatycznego oraz zasady przeniesienia tych praw na Zamawiającego. W przypadku konieczności udzielenia licencji, winna ona zostać udzielona jednorazowo, on site (bez limitu uŝytkowników) Wykonawca winien zapewnić bezpłatny nadzór autorski w trakcie wdraŝania i w okresie gwarancji Wykonawca powinien w okresie gwarancji zapewnić serwis aktualizacji narzędzia informatycznego. 3. Wymogi funkcjonalne narzędzi informatycznych Nadzorowanie dokumentacji systemowej poprzez zorganizowanie zbioru dokumentów, moŝliwości budowania struktur dostępu, edycji dokumentów, sprawdzania i zatwierdzania oraz archiwizowania dokumentacji Dostęp do zbiorów dokumentów i procesów w ramach systemu zarządzania jakością dzięki zastosowaniu przeglądarki internetowej Zarządzanie danymi dot. struktury organizacyjnej w 9 urzędach beneficjentów NPS Zbieranie i przetwarzanie danych procesowych oraz udostępnianie ich właścicielom procesów Mapowanie, modelowanie, wizualizacja (w tym rysowanie schematów) i analiza procesów Nadzór nad dokumentami i zapisami wraz z elementami śledzenia zmian, opiniowania, kontroli wydruków, śledzenia postępów zadań i czasu pracy. str. 11 / 26

12 3.7. Zarządzanie cyklami audytów Nadzór nad niezgodnościami, zagroŝeniami i reklamacjami wraz z kontrolą działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych Wspieranie procesów zarządzania działaniami korygująco zapobiegawczymi, zarządzania przeglądami systemu oraz zarządzania niezgodnościami Przeprowadzanie obliczeń i analiz procesów uwzględniających między innymi czasy realizacji procesów, częstotliwość realizacji procesów, jakość procesów, wykorzystanie zasobów Dokonywanie analiz, w tym porównywanie stanu aktualnego z planowanym, analizy trendów, wewnętrzne i zewnętrzne analizy najlepszych praktyk i rozwiązań MoŜliwości opracowywania raportów Wizualizacja danych i wyników Repozytorium procesów MoŜliwości monitorowania procesów, wprowadzania, mierników i zbierania mierników MoŜliwość eksportowania danych do formatu xls, txt lub SPSS. 4. Wymogi dotyczące konfiguracji, uruchomienia i udostępnienia narzędzi informatycznych. Narzędzia informatyczne winny : 4.1. zostać skonfigurowane w oparciu o narzędzie informatyczne dostarczone i zainstalowane zgodnie z ust. 2-3, 4.2. zostać umieszczone w sieci intranet 9 urzędów beneficjentów NPS i udostępnione w formie przyjaznej dla kaŝdego uŝytkownika, 4.3. umoŝliwić uzyskanie przez uŝytkownika informacji pomocniczej o standardowych sposobach rozwiązywania najczęstszych problemów technicznych związanych z uŝytkowaniem narzędzia informatycznego zostać przygotowane według wzoru ustalonego w ekspertyzie Optymalne modele, procedury, metody oraz informatyczne narzędzia zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów NPS. Efektem Etapu IV winno być uruchomienie dostarczonych i zainstalowanych (wraz z udzieleniem koniecznej licencji, jeŝeli jest ona wymagana) narzędzi informatycznych umoŝliwiających definiowanie i udostępnianie w sieciach intranet 9 urzędów beneficjentów str. 12 / 26

13 NPS obsługiwanych przez program Microsoft SharePoint Foundation, elektronicznej księgi jakości i elektronicznych tabel procesów i procedur. Fakultatywnie efektem Etapu IV będzie umoŝliwienie definiowania i udostępniania w sieciach intranet urzędów beneficjentów obsługiwanych przez program Microsoft SharePoint Foundation elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie zamieszczonymi na stronie podmiotowej BIP tych urzędów beneficjentów NPS oraz epuap lub SEKAP, w przypadku których załoŝenia systemu zarządzania jakością przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwiania spraw w urzędzie. Warunkiem przystąpienia do realizacji kolejnych (VIABC VIII) etapów będzie pisemne potwierdzenie przez Zamawiającego dostawy, instalacji i uruchomienia przedmiotowego narzędzia informatycznego. Etap V. Dostawa i instalacja 3 informatycznych narzędzi rozwoju dla 3 systemów zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów. Kod CPV: Urządzenie komputerowe Usługi informatyczne: konsultacyjne, opracowywania oprogramowania, internetowe i wsparcia Usługi w zakresie lokalnej sieci komputerowej Usługi w zakresie rozbudowy Pakiety oprogramowania dla sieci, internetu i intranetu 1. Zamówienie obejmuje dostawę i udostępnienie (wraz z udzieleniem koniecznej licencji, jeŝeli jest ona wymagana) narzędzi informatycznych umoŝliwiających definiowanie i udostępnianie w sieciach intranet 3 urzędów beneficjentów PS obsługiwanych przez program Microsoft SharePoint Foundation, elektronicznej księgi jakości, elektronicznych tabel procesów i procedur. Narzędzie informatyczne o którym mowa wyŝej winno fakultatywnie umoŝliwiać definiowanie i udostępnianie w sieciach intranet urzędów beneficjentów obsługiwanych przez program Microsoft SharePoint Foundation elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie zamieszczonymi na stronie podmiotowej BIP tych urzędów beneficjentów NPS oraz epuap lub SEKAP w przypadku których załoŝenia systemu zarządzania jakością przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwiania spraw w urzędzie. 2. Wymagania techniczne i prawne, które muszą spełniać narzędzia informatyczne: str. 13 / 26

14 2.1. Narzędzie informatyczne musi być wersją sieciową i winno pracować w środowisku operacyjnym Windows Server 2008 R 2 w sieciach intranet urzędów beneficjentów obsługiwanych przez program Microsoft SharePoint Foundation Narzędzie informatyczne powinno zostać zainstalowane i działać wydajnie na wskazanych, posiadanych przez urzędy beneficjentów serwerach w postaci zestawów min. jednoprocesorowych dwurdzeniowych o pamięci RAM min. 2 GB i pojemności dysków min. 100 GB. Przestrzeń dyskową wymaganą na dane zapewni kaŝdy z beneficjentów w zaleŝności od potrzeb Narzędzie informatyczne winno zostać dostarczone przez Wykonawcę do siedzib wszystkich urzędów beneficjentów wraz z aplikacjami niezbędnymi do uruchomienia, wdroŝenia, uŝytkowania i zabezpieczania tego narzędzia informatycznego Zamawiający wymaga dostarczenia dla kaŝdego urzędu beneficjenta kompletnego narzędzia informatycznego na nośnikach informatycznych wraz z instrukcją obsługi narzędzia informatycznego w języku polskim na nośnikach informatycznych oraz po 1 egzemplarzu w wersji papierowej Wykonawca zobowiązany jest dostarczyć wszystkie dokumenty określające podmiot posiadający prawa autorskie do oferowanego narzędzia informatycznego oraz zasady przeniesienia tych praw na Zamawiającego. W przypadku konieczności udzielenia licencji, winna ona zostać udzielona jednorazowo, on site (bez limitu uŝytkowników) Wykonawca winien zapewnić bezpłatny nadzór autorski w trakcie wdraŝania i w okresie gwarancji Wykonawca powinien w okresie gwarancji zapewnić serwis aktualizacji narzędzia informatycznego. 3. Wymogi funkcjonalne narzędzi informatycznych Nadzorowanie dokumentacji systemowej poprzez zorganizowanie zbioru dokumentów, moŝliwości budowania struktur dostępu, edycji dokumentów, sprawdzania i zatwierdzania oraz archiwizowania dokumentacji Dostęp do zbiorów dokumentów i procesów w ramach systemu zarządzania jakością dzięki zastosowaniu przeglądarki internetowej Zarządzanie danymi dot. struktury organizacyjnej w 3 urzędach beneficjentów PS Zbieranie i przetwarzanie danych procesowych oraz udostępnianie ich właścicielom procesów Mapowanie, modelowanie, wizualizacja (w tym rysowanie schematów) i analiza procesów. str. 14 / 26

15 3.6. Nadzór nad dokumentami i zapisami wraz z elementami śledzenia zmian, opiniowania, kontroli wydruków, śledzenia postępów zadań i czasu pracy Zarządzanie cyklami audytów Nadzór nad niezgodnościami, zagroŝeniami i reklamacjami wraz z kontrolą działań korekcyjnych, korygujących i zapobiegawczych Wspieranie procesów zarządzania działaniami korygująco zapobiegawczymi, zarządzania przeglądami systemu oraz zarządzania niezgodnościami Przeprowadzanie obliczeń i analiz procesów uwzględniających między innymi czasy realizacji procesów, częstotliwość realizacji procesów, jakość procesów, wykorzystanie zasobów Dokonywanie analiz, w tym porównywanie stanu aktualnego z planowanym, analizy trendów, wewnętrzne i zewnętrzne analizy najlepszych praktyk i rozwiązań MoŜliwości opracowywania raportów Wizualizacja danych i wyników Repozytorium procesów MoŜliwości monitorowania procesów, wprowadzania, mierników i zbierania mierników MoŜliwość eksportowania danych do formatu xls, txt lub SPSS. 4. Wymogi dotyczące konfiguracji, uruchomienia i udostępnienia narzedzi informatycznych. Narzędzia informatyczne winny : 4.1. zostać skonfigurowane w oparciu o narzędzie informatyczne dostarczone i zainstalowane zgodnie z ust. 2-3, 4.2. zostać umieszczone w sieci intranet 9 urzędów beneficjentów NPS i udostępnione w formie przyjaznej dla kaŝdego uŝytkownika, 4.3. umoŝliwić uzyskanie przez uŝytkownika informacji pomocniczej o standardowych sposobach rozwiązywania najczęstszych problemów technicznych związanych z uŝytkowaniem narzędzia informatycznego zostać przygotowane według wzoru ustalonego w ekspertyzie Optymalne modele, procedury, metody oraz informatyczne narzędzia zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów NPS. str. 15 / 26

16 Efektem Etapu V winno być uruchomienie dostarczonych i zainstalowanych (wraz z udzieleniem koniecznej licencji, jeŝeli jest ona wymagana) narzędzi informatycznych umoŝliwiających definiowanie i udostępnianie w sieciach intranet 3 urzędów beneficjentów PS obsługiwanych przez program Microsoft SharePoint Foundation, elektronicznej księgi jakości i elektronicznych tabel procesów i procedur. Fakultatywnie efektem Etapu V będzie umoŝliwienie definiowania i udostępniania w sieciach intranet urzędów beneficjentów obsługiwanych przez program Microsoft SharePoint Foundation elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie zamieszczonymi na stronie podmiotowej BIP tych urzędów beneficjentów PS oraz epuap lub SEKAP, w przypadku których załoŝenia systemu zarządzania jakością przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwiania spraw w urzędzie. Warunkiem przystąpienia do realizacji kolejnych (VIABC VIII) etapów będzie pisemne potwierdzenie przez Zamawiającego dostawy, instalacji i uruchomienia przedmiotowego narzędzia informatycznego. Etap VI A. Szkolenie pracowników (zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, pełnomocników ds. s.z.j., audytorów s.z.j., urzędniczych i pomocniczych) w zakresie optymalnych modeli, procedur, metod oraz informatycznych narzędzi zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów (postanowienia szczegółowe). Kod CPV: Usługi szkolenia specjalistycznego Usługi edukacyjne i szkoleniowe 1. Zakres szkolenia pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, pełnomocników ds. s.z.j., audytorów s.z.j., urzędniczych i pomocniczych obejmował będzie stosowanie optymalnych modeli, procedur, metod oraz informatycznych narzędzi zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów NPS, w postaci : a) elektronicznej księgi jakości, b) elektronicznych tabel procesów i procedur, c) elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie, zamieszczonymi na BIP oraz epuap lub SEKAP (jeŝeli załoŝenia systemu zarządzania jakością w danym urzędzie przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwiania spraw w urzędzie), zapewniających: str. 16 / 26

17 1.1. tryb certyfikowania wdroŝenia w 9 urzędach beneficjentów NPS nowych systemów zarządzania jakością, 1.2. zwiększenie stopnia efektywności systemu zarządzania jakością (zakładane zwiększenie o 20 % liczby pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych wskazujących na zwiększenie efektywności nadzoru realizacji usług w ramach systemu zarządzania jakością), 1.3. zgodność zastosowanych optymalnych modeli, procedur, metod oraz wykorzystania informatycznych narzędzi systemu zarządzania jakością 9 urzędów beneficjentów NPS z obowiązującymi przepisami prawa i obowiązującymi w urzędach beneficjentów aktami kierownictwa wewnętrznego regulującymi system zarządzania jakością oraz rozwiązaniami rekomendowanymi w świetle ustaleń nauki (wartość docelowa 100 %). Zakres szkolenia będzie uwzględniał specyfikę urzędów beneficjentów (urzędów gmin wiejskich, urzędów miast, starostw powiatowych). 2. Wymagania w zakresie organizacji szkolenia 2.1.Uczestnicy szkolenia Uczestnikami szkolenia będą osoby zatrudnione w 9 urzędach beneficjentów NPS na stanowiskach kierowniczych, pełnomocników ds. s.z.j., audytorów s.z.j., urzędniczych i pomocniczych. Przewiduje się oddzielną organizację szkoleń dla osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, pełnomocników ISO, audytorów wewnętrznych oraz dla osób zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych. Program szkoleń zostanie sporządzony na podstawie szczegółowej analizy potrzeb wymienionych powyŝej dwóch grup Przewiduje się przeszkolenie łącznie 672 osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, pełnomocników ds. s.z.j., audytorów s.z.j., urzędniczych i pomocniczych w tym administratorów informatycznych narzędzi systemu zarządzania jakością poszczególnych 9 urzędach beneficjentów NPS w liczbie wskazanej przez właściwych lokalnych koordynatorów Projektu W przypadku 132 osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych szkolenia odbędą się w 9 grupach o następującej liczebności: UM Racibórz 30 osób, UM Brzeg 18 osób, UM Rydułtowy 19 osób, UM Radlin 17 osób, UM Pszów 15 osób, UG Kornowac 4 osoby, UG Pietrowice Wielkie 5 osób, UG KrzyŜanowice 6 osób, SP Brzeg 18 osób. Liczebność grup moŝe w uzgodnieniu z Zamawiającym zostać zmniejszona lub zwiększona z zastrzeŝeniem zapewnienia moŝliwości udziału w szkoleniach łącznej liczby osób określonych w pkt Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkolenia w jednym dodatkowym terminie dla osób nieuczestniczących w poprzednich szkoleniach z powodu usprawiedliwionej nieobecności W przypadku 506 osób zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych szkolenia odbędą się w 19 grupach po 25 osób oraz 1 grupie str. 17 / 26

18 składającej się z 31 osób. Liczebność grup moŝe w uzgodnieniu z Zamawiającym zostać zmniejszona lub zwiększona z zastrzeŝeniem zapewnienia moŝliwości udziału w szkoleniach łącznej liczby osób określonych w pkt Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkolenia w jednym dodatkowym terminie dla osób nieuczestniczących w poprzednich szkoleniach z powodu usprawiedliwionej nieobecności W przypadku 34 osób zatrudnionych na stanowiskach pełnomocników ds. s.z.j. i audytorów s.z.j. szkolenia odbędą się w 2 grupach składających się z 17 osób. Liczebność grup moŝe w uzgodnieniu z Zamawiającym zostać zmniejszona lub zwiększona z zastrzeŝeniem zapewnienia moŝliwości udziału w szkoleniach łącznej liczby osób określonych w pkt Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkolenia w jednym dodatkowym terminie dla osób nieuczestniczących w poprzednich szkoleniach z powodu usprawiedliwionej nieobecności Program szkolenia musi być zgodny z zaakceptowaną przez Zamawiającego ekspertyzą Optymalne modele, procedury, metody oraz informatyczne narzędzia zarządzania jakością w 9 urzędach beneficjentów NPS. Etap VI B. Szkolenie pracowników (zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, pełnomocników ds. s.z.j., audytorów s.z.j., urzędniczych i pomocniczych) w zakresie optymalnych modeli, procedur, metod rozbudowy i doskonalenia zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów (postanowienia szczegółowe). Kod CPV: Usługi szkolenia specjalistycznego Usługi edukacyjne i szkoleniowe 1. Zakres szkolenia pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, pełnomocników ds. s.z.j., audytorów s.z.j., urzędniczych i pomocniczych obejmował będzie stosowanie optymalnych modeli, procedur, metod rozbudowy i doskonalenia zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów PS, w postaci : a) elektronicznej księgi jakości, b) elektronicznych tabel procesów i procedur, c) elektronicznych kart opisu procedur połączonych linkiem z interaktywnymi formularzami słuŝącymi załatwianiu spraw w urzędzie, zamieszczonymi na BIP oraz epuap lub SEKAP, (jeŝeli załoŝenia systemu zarządzania jakością w danym urzędzie przewidują nadzorowanie w ramach tego systemu kart opisu procedur załatwiania spraw w urzędzie) str. 18 / 26

19 zapewniających: 1.1 tryb certyfikowania wdroŝenia w 3 urzędach beneficjentów PS modyfikacji systemów zarządzania jakością, 1.2 zwiększenie efektywności systemu zarządzania jakością (zakładane zwiększenie o 20 % liczby pracowników zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych wskazujących na zwiększenie efektywności nadzoru realizacji usług w ramach systemu zarządzania jakością), 1.3 zgodność zastosowanych optymalnych modeli, procedur, metod rozbudowy i doskonalenia oraz wykorzystania informatycznych narzędzi systemu zarządzania jakością 3 urzędów beneficjentów PS z obowiązującymi przepisami prawa i obowiązującymi w urzędach beneficjentów aktami kierownictwa wewnętrznego regulującymi system zarządzania jakością oraz rozwiązaniami rekomendowanymi w świetle ustaleń nauki (wartość docelowa 100 %). Zakres szkolenia będzie uwzględniał specyfikę urzędów beneficjentów (urzędów miast, starostw powiatowych). 2. Wymagania w zakresie organizacji szkolenia 2.1.Uczestnicy szkolenia Uczestnikami szkolenia będą osoby zatrudnione w 3 urzędach beneficjentów PS na stanowiskach kierowniczych, pełnomocników ds. s.z.j., audytorów s.z.j., urzędniczych i pomocniczych. Przewiduje się oddzielną organizację szkoleń dla osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych oraz dla osób zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych. Program szkoleń zostanie sporządzony na podstawie szczegółowej analizy potrzeb wymienionych powyŝej dwóch grup Przewiduje się przeszkolenie łącznie 411 osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych, pełnomocników ds. s.z.j., audytorów s.z.j., urzędniczych i pomocniczych w tym administratorów informatycznych narzędzi systemu zarządzania jakością poszczególnych 3 urzędach beneficjentów PS w liczbie wskazanej przez właściwych lokalnych koordynatorów Projektu W przypadku 73 osób zatrudnionych na stanowiskach kierowniczych szkolenia odbędą się w 3 grupach o następującej liczebności: UM Kędzierzyn- Koźle 35 osób, UM Głuchołazy 19 osób, SP Racibórz 19 osób. Liczebność grup moŝe w uzgodnieniu z Zamawiającym zostać zmniejszona lub zwiększona, z zastrzeŝeniem zapewnienia moŝliwości udziału w szkoleniach łącznej liczby osób określonych w pkt Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkolenia w jednym dodatkowym terminie dla osób nieuczestniczących w poprzednich szkoleniach z powodu usprawiedliwionej nieobecności W przypadku 322 osób zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych i pomocniczych szkolenia odbędą się w 12 grupach po 25 osoby oraz 1 grupie składającej się z 22 osób. Liczebność grup moŝe w uzgodnieniu z Zamawiającym str. 19 / 26

20 zostać zmniejszona lub zwiększona, z zastrzeŝeniem zapewnienia moŝliwości udziału w szkoleniach łącznej liczby osób określonych w pkt Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkolenia w jednym dodatkowym terminie dla osób nieuczestniczących w poprzednich szkoleniach z powodu usprawiedliwionej nieobecności W przypadku 16 osób zatrudnionych na stanowiskach pełnomocników ds. s.z.j. i audytorów s.z.j. szkolenia odbędą się w 1 grupie składającej się z 16 osób. Liczebność grupy moŝe w uzgodnieniu z Zamawiającym zostać zmniejszona lub zwiększona z zastrzeŝeniem zapewnienia moŝliwości udziału w szkoleniach łącznej liczby osób określonych w pkt Wykonawca w uzgodnieniu z Zamawiającym zobowiązany będzie do przeprowadzenia szkolenia w jednym dodatkowym terminie dla osób nieuczestniczących w poprzednich szkoleniach z powodu usprawiedliwionej nieobecności Program szkolenia musi być zgodny z zaakceptowaną przez Zamawiającego ekspertyzą Optymalne modele, procedury, metody rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością w 3 urzędach beneficjentów PS. Etap VI C. Wymagania ogólne dla szkoleń określonych w etapie VI A i VI B. 1. Prowadzenie i dokumentacja szkolenia. 1.1.Organizator szkolenia zapewni system zgłoszeń na szkolenie, co pozwoli tworzyć grupy szkoleniowe i wyznaczać szkolenia w najbardziej odpowiednim dla wszystkich zainteresowanych terminie. 1.2.Po odbyciu szkolenia Wykonawca obowiązany jest przedstawić listę obecności na szkoleniu wraz z wynikami ankiety ewaluacyjnej pozwalającej na ocenę jakości nauczania. 1.3.Udział w szkoleniu oraz ustalanie danych uczestników szkolenia będzie następować zgodnie z określonymi przez Zamawiającego zasadami rekrutacji i uczestnictwa w szkoleniach przeprowadzanych w urzędzie beneficjenta. 1.4.Wykonawca będzie ściśle współpracował z kierownikami urzędów uczestniczących w projekcie w celu przeprowadzenia rekrutacji uczestników i utworzenia grup szkoleniowych. 1.5.Wykonawca opracuje Harmonogram organizacji szkolenia w poszczególnych jednostkach samorządu terytorialnego. Harmonogram powinien zawierać: termin szkolenia, czas trwania, informacje na temat trenerów. 1.6.Podstawą rozliczenia szkolenia jest lista obecności, wyniki sprawdzianu poziomu wiedzy i umiejętności z zakresu stosowania optymalnych modeli, procedur, metod str. 20 / 26

21 /lub rozbudowy i doskonalenia systemu/ oraz informatycznych narzędzi zarządzania jakością 12 urzędów beneficjentów oraz ankieta ewaluacyjna opracowana na potrzeby organizacji szkolenia. Analiza wyników ankiet będzie kaŝdorazowo przekazywana do Zamawiającego po zorganizowanym szkoleniu. 2. Wymagania dotyczące Programu szkolenia 2.1. Organizator szkolenia jest zobowiązany do przedstawienia dokładnego programu szkolenia obejmującego krótki opis ćwiczeń praktycznych. W zakresie szkolenia muszą się znaleźć następujące zagadnienia: 3.Trenerzy Ogólne praktyczne aspekty systemu zarządzania jakością Stosowanie narzędzi informatycznych w systemie zarządzania jakością: Informatyczne narzędzia zgodnie z zakresem wdroŝenia zdefiniowanym w opisie przedmiotu zamówienia Etapów: IV i V Rekomendowane dla danego rodzaju urzędu (urzędu gminy wiejskiej, urzędu miasta, starostwa powiatowego) optymalne modele, procedury, metody /lub rozbudowy i doskonalenia systemu/ oraz informatycznych narzędzi zarządzania jakością Definicja celów, jakim ma słuŝyć wdroŝenie optymalnego modelu, procedur, metod /lub rozbudowy i doskonalenia systemu/ zarządzania jakością Dobre praktyki związane z systemem zarządzania jakością Ćwiczenia z wykorzystania funkcjonalności wdroŝonych informatycznych narzędzi systemu zarządzania jakością zgodnie z zakresem wdroŝenia zdefiniowanym w opisach przedmiotu zamówienia Etapów: IV, V, VII i VIII. Wykonawca zapewni do przeprowadzenia szkolenia trenera posiadającego odpowiednią wiedzę i doświadczenie w obszarze modelowania i wdraŝania optymalnych procedur, metod rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością w urzędach jednostek samorządu terytorialnego. 4.Materiały szkoleniowe 4.1.Wykonawca zapewni: Przygotowanie niezbędnych oznakowanych logotypami UE, EFS oraz Projektu materiałów o charakterze edukacyjnym (prezentacje PowerPoint, dokumenty opisujące szkolenie, itp.). Dokumenty szkoleniowe sporządzone w formie wydruków winny zostać wydane uczestnikom szkolenia w udostępnionych str. 21 / 26

22 przez Zamawiającego teczkach szkoleniowych zawierających materiały promocyjne Projektu Przygotowanie imiennych oznakowanych logotypami UE, EFS oraz Projektu zaświadczeń ukończenia szkolenia, dla kaŝdego z uczestników szkolenia Wykonawca przenosi na Zamawiającego autorskie prawa majątkowe i prawa pokrewne do nieograniczonego w czasie i przestrzeni korzystania i rozporządzania wszelkimi przygotowanymi przez Wykonawcę w ramach zamówienia materiałami o charakterze edukacyjno-szkoleniowym, w całości i we fragmentach, w kraju i za granicą W ramach obsługi szkolenia Wykonawca zapewni obsługę administracyjną szkolenia (w tym gromadzenie list obecności i ankiet ewaluacyjnych), monitoring przebiegu szkolenia (w tym informacji o trudnościach ich w realizacji), udzielanie wszelkich informacji na temat szkolenia. 5.Ewaluacja szkolenia 5.1.Wykonawca przeprowadzi ewaluację szkolenia wśród wszystkich uczestników szkolenia za pomocą przygotowanego przez Wykonawcę formularza ankiety ewaluacyjnej. Wzorzec ankiety ewaluacyjnej musi być uzgodniony z Zamawiającym. Wykonawca szkolenia odpowiada za analizę otrzymanych danych, spoczywa takŝe na nim obowiązek weryfikacji otrzymanych danych. 5.2.W ankiecie ewaluacyjnej muszą się znaleźć pytania dotyczące: oceny przydatności szkolenia, oceny przydatności informatycznych narzędzi /rozbudowy i doskonalenia systemu/ zarządzania jakością, planowanego przez uczestnika szkolenia zakresu wykorzystania narzędzi informatycznych narzędzi rozbudowy i doskonalenia systemu zarządzania jakością, określenia zakresu tematycznego, który nie został omówiony lub nie został omówiony w sposób zrozumiały organizator obowiązany będzie do udzielenia odpowiedzi na zgłoszone pytania w terminie 10 dni roboczych (w formie dokumentu dydaktycznego), skuteczności realizacji usług w ramach systemu zarządzania jakością w 12 urzędach beneficjentów. 6.Wymagania techniczne: 6.1 Szkolenia odbędą się w siedzibach urzędów beneficjentów lub w innych miejscach uzgodnionych z Zamawiającym. Koszty zapewnienia pomieszczeń do przeprowadzenia szkoleń poniosą urzędy beneficjentów. str. 22 / 26

23 6.2 KaŜde ze szkoleń będzie dopasowane tematycznie do potrzeb danego urzędu beneficjenta, a tematyka będzie uzgadniana z Kierownikiem Projektu oraz lokalnym koordynatorem Projektu reprezentującym urząd beneficjenta. 6.3 Terminy organizacji szkoleń będą ustalane przez Wykonawcę we współpracy z Kierownikiem Projektu oraz lokalnymi koordynatorami Projektu reprezentującymi urzędy beneficjentów. 6.4 Organizator szkolenia ma obowiązek dostarczyć na potrzeby szkolenia sprzęt komputerowy w postaci minimum jednego komputera z zainstalowanym narzędziem informatycznym umoŝliwiającym przeprowadzenie praktycznych ćwiczeń na dwóch uczestników szkolenia. 6.5 Czas szkolenia nie moŝe być krótszy niŝ 8 godzin dla kaŝdego uczestnika szkolenia. Dopuszczalne jest zastosowanie metody e-learning w wymiarze nie dłuŝszym niŝ ½ czasu szkolenia. 6.6 Czas zajęć o charakterze wykładu nie moŝe trwać więcej niŝ 1/4 całości czasu szkolenia. Pozostały czas musi mieć formę zajęć warsztatowych (ćwiczenia praktyczne, praca w grupach, odpowiedzi na pytania kursantów). 7. Ramowy harmonogram prac: 7.1 Najpóźniej do czternastu dni od daty dostawy i instalacji narzędzi informatycznych informatycznych narzędzi systemu zarządzania jakością pracy Wykonawca przedstawi Zamawiającemu propozycję szczegółowego harmonogramu szkolenia oraz wykaz i dane kontaktowe osób odpowiedzialnych za organizację szkoleń. Harmonogram wymagał będzie zatwierdzenia przez Zamawiającego. 7.2 Wyznaczony przez Zamawiającego przedstawiciel upowaŝniony będzie do zatwierdzania zadań realizowanych przez Wykonawcę. 7.3 Najpóźniej na czternaście dni przed terminem szkolenia Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do zatwierdzenia wzór ankiety ewaluacji szkolenia. 7.4 Co najmniej na siedem dni przed rozpoczęciem pierwszego szkolenia organizowanego dla danego rodzaju urzędu (urzędu gminy wiejskiej, urzędu miasta, starostwa powiatowego), Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu do akceptacji drogą elektroniczną materiały szkoleniowe przewidywane do wykorzystania na danym szkoleniu. Nie później niŝ w ciągu czternastu dni od dnia zakończenia szkoleń Wykonawca przekaŝe Zamawiającemu pisemny raport z realizacji szkoleń wraz z listami obecności, wynikami sprawdzianów wiedzy i umiejętności z zakresu stosowania optymalnych modeli, procedur, metod /rozbudowy i doskonalenia systemu/ oraz informatycznych narzędzi systemu zarządzania jakością 12 urzędów beneficjentów, ankietami ewaluacyjnymi oraz zbiorczymi wynikami ewaluacji szkoleń. str. 23 / 26