V. Ofertę naleŝy: VI. Tryb postępowania: ZAPYTANIE OFERTOWE

Transkrypt

1 ..., dnia (miejscowość) FORMULARZ OFERTY na zakup usługi doradczej poniŝej euro l. Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO: Wojewódzki Fundusz Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach ul. Plebiscytowa Katowice II. Nazwa przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest świadczenie usług doradczych w postępowaniu na zakup Zintegrowanego Systemu Informatycznego. III. Wymagania dotyczące przedmiotu zamówienia: Zakres i terminy realizacji zamówienia zostały opisane w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania oferty. Dodatkowych informacji udziela: Zbigniew Naprzał, tel. (32) IV. Wymagania związane z wykonaniem zamówienia: 1. O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, którzy nadzorowali lub uczestniczyli w procesie minimum 2 wdroŝeń systemów informatycznych. Na potwierdzenie tego faktu wykonawca ma obowiązek przedłoŝyć pisemne referencje wystawione na firmę lub jej pracowników. W przypadku referencji imiennych, wymagane jest dołączenie oświadczenia o aktualnym związku formalnym wskazanych osób z wykonawcą. 2. Z wyłonionym wykonawcą zostanie zawarta pisemna umowa. 3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do ograniczenia w części lub całości realizacji przedmiotu zamówienia opisanego w Załączniku nr 1 do niniejszego zapytania oferty. 4. Podstawą dokonania zapłaty będzie potwierdzenie wykonania kaŝdego etapu zamówienia w formie protokołów. 5. Wykonawca jest zobowiązany do udokumentowania realizacji etapu III (zgodnie z Załącznikiem nr 1 do niniejszego formularza oferty). 6. Zapłata za realizację poszczególnych etapów zamówienia nastąpi kaŝdorazowo w formie przelewu na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany w fakturze, w terminie 14 dni od daty dostarczenia Zamawiającemu faktury, po potwierdzeniu wykonania usługi. 7. Zamawiający zastrzega sobie prawo do zamknięcia postępowania bez dokonania wyboru oferty nie podając przyczyny, z zastrzeŝeniem pkt Zamawiający zamknie postępowanie bez dokonania wyboru, gdy w toku postępowania wpłynie jedna oferta. 9. Zamawiający nie dopuszcza moŝliwości składania oferty wariantowej. 10. Kryterium, którym Zamawiający będzie kierował się przy wyborze oferty: cena. 1

2 11. W przypadku, gdy w trakcie trwania postępowania wpłyną oferty o tej samej wartości (cenie) Zamawiający zastrzega sobie moŝliwość wezwania wykonawców, którzy złoŝyli te oferty, do złoŝenia ofert dodatkowych. V. Ofertę naleŝy: 1. ZłoŜyć w formie pisemnej w terminie do dnia r. do godz (osobiście, pisemnie - listem, faksem lub em na adres: a.urbaniec@wfosigw.katowice.pl wraz z równoczesnym przesłaniem wersji papierowej) na kompletnym Formularzu Oferty (wraz z Załącznikiem nr 1; str.1-6), 2. Wraz z ofertą naleŝy: - złoŝyć odpowiedni dokument uprawniający do wykonania zamówienia (odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, koncesji, zezwolenia lub licencji w zakresie objętym zamówieniem) oraz podpisania umowy, NIP i REGON; - złoŝyć co najmniej 2 pisemne referencje dotyczące realizacji wdroŝeń systemów informatycznych zgodnie z opisem w pkt. IV.1. - złoŝyć oświadczenie o aktualnym związku formalnym wskazanych osób z wykonawcą (w przypadku referencji imiennych). VI. Tryb postępowania: ZAPYTANIE OFERTOWE Udzielenie zamówienia publicznego na podstawie ustawy z dnia 29 stycznia 2004 Prawo zamówień publicznych, zgodnie z Art 4. ust. 8. (ustawy nie stosuje się zamówień i konkursów, których wartość nie przekracza wyraŝonej w złotych równowartości kwoty euro) oraz Regulaminu Udzielania Zamówień Publicznych w Wojewódzkim Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej w Katowicach. VII. Nazwa i adres WYKONAWCY NIP Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia za: (pieczęć Wykonawcy) a) Etap I: - cena netto:.. zł, - cena brutto:. zł, - podatek VAT:. zł. b) Etap II: - cena netto:.. zł, - cena brutto:. zł, - podatek VAT:. zł. c) Etap III: - cena netto:.. zł, - cena brutto:. zł, - podatek VAT:. zł. 2

3 Łączny koszt za wykonanie przedmiotu zamówienia (etap I-III): cena netto:... zł słownie netto:... zł cena brutto:... zł słownie brutto:... zł podatek VAT:... zł słownie podatek VAT:... zł 2. Deklaruję ponadto: a)...., b). 3. Oświadczam, Ŝe: - po zapoznaniu się z opisem przedmiotu zamówienia nie wnosimy do niego zastrzeŝeń, - w razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do realizacji zamówienia oraz podpisania umowy, na warunkach określonych w formularzu oferty. 4. Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są: a) odpis z właściwego rejestru lub zaświadczenie o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, koncesji, zezwolenia lub licencji w zakresie objętym zamówieniem; b) NIP; c) REGON; d) pisemne referencje (ilość i opis):..... e) oświadczenie o aktualnym związku formalnym wskazanych osób z wykonawcą (w przypadku referencji imiennych); f)..dnia.roku (pieczęć Wykonawcy) (podpis osoby uprawnionej) 3

4 Załącznik nr 1 do Formularza Oferty na zakup usługi doradczej poniŝej euro SZCZEGÓŁOWY OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA ETAP I (termin realizacji: do r.) Opis etapu: analiza funkcjonalna potrzeb WFOŚiGW w Katowicach w zakresie określenia niezbędnej funkcjonalności modułów informatycznych przeznaczonych do obsługi : 1. Finansów, księgowości i kosztów moduł zwany dalej FKK; 2. Kadr oraz rachuby płac moduł zwany dalej KPP; 3. Zarządzania zasobami osobowymi moduł zwany dalej HR; 4. Integracji z obecnie eksploatowanym Zintegrowanym Systemem Informatycznym tworzącym platformę elektronicznej obsługi i przetwarzania wniosków dotyczących dofinansowania ze środków Wojewódzkiego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej z siedzibą w Katowicach będzie zwanym dalej ZSI. Cel etapu: Opracowanie niezbędnych dokumentów do określenia potrzeb WFOŚiGW w Katowicach oraz rozpoczęcia postępowania przetargowego. Zakres merytoryczny etapu obejmuje świadczenie co najmniej następujących usług : 1. Wykonanie analizy funkcjonalnej w poszczególnych komórkach organizacyjnych które będą objęte nowymi modułami FKK, KPP i HR. 2. W oparciu o analizę funkcjonalną zostanie opracowana specyfikacja techniczna oraz funkcjonalna dotycząca modułów informatycznych FKK, KPP i HR oraz integracji z ZSI. W specyfikacji wymagań zostaną dokładnie opisane najistotniejsze funkcje, które powinny być realizowane przez wymienione moduły. 3. Opracowanie zapisów merytorycznych i formalnych do dokumentacji przetargu oraz zapisów merytoryczny dotyczących warunków formalnych i biznesowych wykonania dostawy i wdroŝenia modułów FKK, KPP i HR wraz z obsługą serwisową. Obejmuje to takŝe udostępnieniem kodu źródłowego dla WFOŚiGW w Katowicach. 4. Przygotowanie dokumentów wymaganych przez PZP w celu przeprowadzenia postępowania przetargowego, w szczególności opis przedmiotu zamówienia, warunki udziału w postępowaniu, kryteria oceny ofert, projekt umowy. 5. W oparciu o specyfikację wymagań technicznych i funkcjonalnych dla modułów zostanie opracowane ogłoszenie o zamówieniu wymagane przez ustawę PZP. 6. W ramach etapu zostanie wykonane nielimitowane doradztwo merytoryczne na przygotowania specyfikacji funkcjonalnej modułów oraz na rzecz procedury przetargowej ogłoszonej przez WFOŚiGW w Katowicach. Przy czym doradztwo świadczone będzie w siedzibie WFOŚiGW w Katowicach a dodatkowo w przypadku wystąpienia potrzeb drogą telefoniczną oraz pocztą elektroniczną. 7. Wykonanie wsparcia prawnego polegającego na opracowaniu umów w aspekcie zabezpieczania interesu WFOŚiGW w Katowicach oraz udzielania wskazówek odnośnie moŝliwości potencjalnych działań prawnych. 4

5 ETAP II (termin realizacji: do r.) Opis etapu: Wykonanie usługi doradczej w trakcie procedury przetargowej dotyczącej wyboru dostawcy modułów FKK, KPP, HR oraz ich integracji z ZSI. Cel etapu: zapewnienie korzystnego dla WFOŚiGW w Katowicach przebiegu postępowania przetargowego. Zakres merytoryczny etapu obejmuje świadczenie co najmniej następujących usług : 1. Etap zostanie szczegółowo rozpisany na zadania, które zostaną zrealizowane w ramach tego etapu, po podjęciu przez WFOŚiGW w Katowicach decyzji o wszczęciu postępowania na dostawę systemu informatycznego. 2. JednakŜe przyjmuje się, Ŝe : a) Zadania etapu drugiego zostaną w ten sposób rozpisane, aby zapewniły pełne wsparcie w przeprowadzeniu przetargu, którego efektem będzie wyłonienie najkorzystniejszej dla WFOŚiGW w Katowicach oferty. b) Zakres zadań niniejszego etapu będzie obejmował opracowanie niezbędnych dokumentów związanych z wybraną procedurą przetargową, odpowiedzi na zapytania od wykonawców, ocena złoŝonych ofert, przeprowadzenie ewentualnych prezentacji. W ramach etapu zostanie wykonane: 1. Nielimitowane doradztwo merytoryczne na rzecz przygotowania specyfikacji funkcjonalnej modułów oraz na rzecz procedury przetargowej ogłoszonej przez WFOŚiGW w Katowicach. Przy czym doradztwo świadczone będzie w siedzibie WFOŚiGW w Katowicach a dodatkowo w przypadku wystąpienia potrzeb drogą telefoniczną oraz pocztą elektroniczną. 2. Wykonanie wsparcia prawnego polegającego na analizie ofert oraz dokumentów przetargowych w aspekcie zabezpieczania interesu WFOŚiGW w Katowicach oraz udzielania wskazówek odnośnie moŝliwości potencjalnych działań prawnych. ETAP III (termin realizacji: do r.) Opis etapu: Nadzór nad realizacją umowy z wybranym dostawcą oraz stały audyt wdroŝenia modułów FKK, KPP, HR wraz z ich integracją z ZSI. Cel etapu: zapewnienie niezbędnej jakości dostawy i wdroŝenia modułów oraz i zgodności merytorycznej z udzielonym dostawcy zamówieniem. Zakres merytoryczny etapu obejmuje świadczenie co najmniej następujących usług : 1. BieŜąca kontrola merytoryczna przebiegu wszelkich prac szkoleniowych i wdroŝeniowych w aspekcie formalnym i merytorycznym. 2. BieŜąca kontrola merytoryczna przebiegu wszelkich prac serwisowych oraz treści raportów lub notatek z wizyt konsultantów i pracowników firm zewnętrznych w aspekcie formalnym i merytorycznym. 3. Wsparcie w nadzorze i rozliczaniu finansowym usług świadczonych przez wykonawców zewnętrznych wdroŝenia (raportowanie celem akceptacji wyznaczonemu pracownikowi WFOŚiGW w Katowicach) 4. Audyt na koniec kaŝdego etapu wdroŝenia (zgodnie z przyjętym i zaakceptowany w umowie z dostawcą harmonogramem wdroŝenia). 5

6 5. W przypadku odstępstw od przedmiotu umowy przygotowane zostaną protokoły rozbieŝności w oparciu, o które dostawca będzie zobligowany do dokonania niezbędnych poprawek. Po zgłoszeniu przez dostawcę systemu gotowości do dokonania końcowego odbioru wdroŝenia, Wykonawca przeprowadzi audyt końcowy wdroŝenia. 6. Udział w zarządzaniu relacjami z dostawcami modułów informatycznych a w tym egzekwowanie naleŝnych WFOŚiGW w Katowicach usług wdroŝeniowych i serwisowych. 7. Analizowanie i uzasadnianie formalne błędów modułów informatycznych wdraŝanych w WFOŚiGW w Katowicach, które następnie będą zgłaszane do właściwych komórek dostawców wg reguł i procedur zapisanych w umowach z dostawcami oraz egzekwowanie związanych z tym usług. 8. Udział i współpraca z dostawcami oprogramowania dla WFOŚiGW w Katowicach w zakresie instalacji, modyfikacji oprogramowania uŝytkowego i biznesowego wraz z jego danymi wg umów zawartych z dostawcami. 9. Zgłaszanie stwierdzonych potrzeb wykonania modyfikacji oprogramowania modułów FKK, KPP, HR oraz ich integracji z ZSI do Kierownika WdroŜenia ze strony WFOŚiGW w Katowicach. 10. Udział w instalacji oraz ocena merytoryczna w aspekcie interesu WFOŚiGW w Katowicach dostarczonych modyfikacji oprogramowania modułów. 11. Wspomaganie komórek organizacyjnych WFOŚiGW w Katowicach poprzez udział analityczny w definiowaniu potrzeb sprawozdań, raportów i analiz za pomocą wdraŝanego oprogramowania uŝytkowego i biznesowego. 12. Miesięczne raportowanie (do 5 tego dnia następnego miesiąca) do Kierownika Projektu ze strony WFOŚiGW w Katowicach o stwierdzonych zagroŝeniach związanych z przebiegiem wdroŝenia modułów oraz proponowanie sposobów bądź wariantów ich eliminacji. 13. Monitorowanie i ocena stanu zaawansowania i funkcjonowania integracji poszczególnych systemów wdraŝanych modułów 14. Świadczenie usługi Hot Line polegającej na bieŝącym konsultowaniu, doradztwie w zakresie występujących problemów wdroŝeniowych w WFOŚiGW w Katowicach. Wyniki prac etapu III winny być przedstawione w formie pisemnej i przekazane do dyspozycji Zamawiającego. Obejmują one m.in.: 1. Okresowy raport stanu wdroŝenia systemu: lista celów do osiągnięcia oraz wytyczne dla zespołu wdroŝeniowego WFOŚiGW w Katowicach w zakresie udziału w projekcie (organizacja pracy, obowiązki, kompetencje, zagroŝenia itp.) 2. Notatki z posiedzeń Komitetu Sterującego kierującego wdroŝeniem modułów informatycznych 3. BieŜące notatki przedstawiające pojawiające się zagroŝenia i szanse dla procesu wdroŝenia wraz ze wskazaniem potencjalnych kierunków dalszych działań. 4. Protokoły z audytów, przedstawiające zgodności lub/i rozbieŝności pomiędzy stanem faktycznym wykonanych prac wdroŝeniowych przez ich wykonawcę, w ramach danego etapu wdroŝenia systemu, a stanem poŝądanym przedstawionym w kontrakcie. 5. Protokół z audytu końcowego odbioru systemu informatycznego. 6