GDAŃSKI UNIWERSYTET MEDYCZNY. Arkusz kalkulacyjny. Ćw. 1 MP

Transkrypt

1 GDAŃSKI UNIWERSYTET MEDYCZNY Arkusz kalkulacyjny Ćw. 1 MP

2 Spis treści Opis... 3 Narzędzia główne... 3 Wstawianie... 3 Formuły... 4 Dane... 4 Wprowadzanie danych... 5 Budowa komórki... 5 Adresacja komórek... 6 Rodzaje danych i wpisywanie danych do komórek... 6 Zadania... 8 Część Część Część Część Część

3 Opis W rozdziale zostaną opisane najważniejsze opcje arkusza kalkulacyjnego, na przykładzie MS Excel, z których będziemy korzystać na zajęciach. Pominięte w opisie zostaną opcje formatowania tekstu, ponieważ nie jest to najważniejsza jego funkcja a także ponieważ zapoznaliśmy sie już z nimi w trakcie zajęć związanych z edytorami tekstu. Na początku omówione zostaną wybrane opcje z poszczególnych zakładek. Następnie przedstawione zostanie wprowadzanie danych w komórkach arkusza kalkulacyjnego. Ostatnim punktem tej instrukcji będą proste zadania pozwalające na praktyczne zastosowanie nabytej wiedzy. Narzędzia główne Rysunek 1 Fragment zakładki narzędzia główne Na rysunku 1 przedstawiony jest fragment zakładki narzędzia główne. Z dostępnych w tej zakładce funkcji (poza funkcjami formatowania tekstu) możemy wyróżnić: formatowanie komórek (pole Liczba) za pomocą którego możemy zmieniać format wyświetlanych danych (np. wyświetlić dane w polu jako dane procentowe, datę, liczbę z określoną liczbą wartości po przecinku itp.) formatowanie warunkowe (pole Style), które możemy wykorzystać przy wyszukiwaniu jakichś informacji (np. poprzez podświetlenie pól spełniających określony warunek) formatuj jako tabelą, ułatwiające stworzenie struktury z wyróżnieniem kolumn i wierszy nagłówkowych wstwianie/usuwanie i formatowanie komórek (pole Komórki), autosumowanie (pole Edycja) umożliwiające łatwe wstawianie funkcji obliczeniowych dla wybranego zakresu danych. Wstawianie Rysunek 2 Zakładka wstawianie Z zakładki wstawianie najczęściej wykorzystywanymi przez nas opcjami będą opcje wstawiania różnego rodzaju wykresów. I tak wykresy (wybrane): kolumnowy/ słupkowy mogą być używane do przedstawienia liczby wystąpień jakichś cech albo wartości (np. przedstawienie liczby studentów na każdym roku, wyników wyborów w odniesieniu do partii politycznych itp.)

4 liniowy służy najczęściej do prezentowania danych uporządkowanych w jakiś sposób (np. chronologiczny) pod warunkiem, że są one rozłożone równomiernie na osi OX (np. liczba urodzin z ostatnich lat zliczana za okres 1 roku) kołowy, używany do przedstawienia liczności jakichś grup w odniesieniu do całej populacji (np. liczba studentów na poszczególnych kierunkach na konkretnym roku) punktowy wykres punktowy zbliżony jest wyglądem do wykresu liniowego, przy czy stosuje się go wtedy gdy argumenty (wartości na osi OX) są dane, albo rozłożone nierównomiernie (jak to może mieć miejsce np. w przypadku określania przebiegu rozpadu pierwiastków promieniotwórczych) Formuły Rysunek 3 Zakładka Formuły Zawartość tej zakładki zostanie omówiona w sposób bardziej szczegółowy w następnych instrukcjach. Generalnie zawiera ona wbudowane w arkusz kalkulacyjny funkcje, podzielone wg kategorii widocznych na rysunku (rysunek 3). Dane Rysunek 4 Zakładka Dane Z zakładki tej najczęściej wykorzystywane będą funkcje importu danych (pole Dane zewnętrzne), które pozwalają na umieszczenie w arkuszu kalkulacyjnym danych pochodzących z zewnętrznych źródeł (plików, baz danych itp.). Kreator importu oprócz samego wprowadzenia danych umożliwia wybór rodzaju danych (liczbowe, tekstowe itp.), separatorów części ułamkowej (. albo, ), znaków separacji kolumn (itp.). Inną funkcją umieszczoną w tej zakładce, z której będziemy korzystać w trakcie zajęć (przyszłych) jest sortowanie. Funkcje arkusza umożliwiają sortowanie względem dowolnej kolumny, kilku kolumn (w kolejności). Sortować możemy w zasadzie po dowolnym (rozpoznawalnym) typie danych (liczby, tekst, daty itp.).

5 Wprowadzanie danych W rozdziale tym omówiona zostanie struktura arkusza kalkulacyjnego, rodzaje wprowadzanych danych a także podstawowe sposoby obsługi komórek arkusza. Rysunek 5 Komórka Budowa komórki Podstawowym elementem arkusza kalkulacyjnego jest komórka (rysunek 5). Prawidłowe używanie arkusza kalkulacyjnego wymaga zrozumienia sposobu jej funkcjonowania (można wykuć na pamięć wszystkie możliwe kombinacje, ale może się to okazać zawodne). I tak: 1. Komórka opisana jest za pomocą oznaczeń alfanumerycznych (opisane jest jej położenie w arkuszu). Każdej komórce przypisana jest litera oznaczająca kolumnę oraz liczba oznaczająca wiersz (na rys. 5 jest aktywna komórka B6). Kombinację litera-liczba (nigdy na odwrót) nazywamy adresem komórki. Dla ułatwienia pracy adres aktywnej komórki jest wyświetlony powyżej oznaczenia literowego arkusza, a kolumna i wiersz, w których leży aktywna komórka jest podświetlony. Zawartość komórki wyświetlona jest w dwóch miejscach: o w komórce, o w pasku formuły (początek paska formuły widoczny jest na rys. 5 za znakiem f x ). 2. Zawartość komórki (dane) opisane są za pomocą formatów (kategorii). Formaty danych przypisuje arkusz kalkulacyjny automatycznie, nic jednak nie stoi na przeszkodzie, żeby dokonać zmiany (często jest to wręcz konieczne). Aby wybrać format danych jakie znajdują się/będą się znajdować w komórce należy albo udać się do zakładki Narzędzia główne i w polu Liczba wybrać odpowiedni format danych, albo kliknąć prawym przyciskiem na wybranej komórce i wybrać opcję Formatuj komórki. 3. Aktywna komórka oznaczona jest czarną obwódką. Jak można zauważyć na rys. 5 w dolnym, prawym rogu obwódki umieszczony jest czarny kwadrat. Za jego pomocą możemy zawartość komórki skopiować, z uwzględnieniem zmian w aktywnej zawartości komórki (o czym będzie jeszcze później mowa), do sąsiednich komórek (sąsiadujących w pionie lub poziomie, ale nie po skosie). Drugą możliwością jaką udostępnili autorzy arkusza kalkulacyjnego jest przenoszenie zawartości komórki (również z uwzględnieniem aktywnych elementów zawartości komórki). Aby przenieść zawartość komórki w dowolne miejsce należy uchwycić myszką jedną z linii otaczających komórkę i opuścić ją w żądanym miejscu. (Uchwycić oznacz tutaj najechanie myszką na obwódkę i przytrzymanie lewego klawisza myszy, opuszczenie oznacza najechanie myszką na docelowe miejsce i puszczenie wciśniętego przycisku myszy). Dla ułatwienia realizacji tych zadań po najechaniu na odpowiedni element obwódki zmienia się kursor myszy (rys. 6).

6 Rysunek 6 Kursory myszy: przeciągnięcie zawartości komórki (skopiowanie) lewy, przeniesienie zawartości komórki prawy. Adresacja komórek Komórki w arkuszu kalkulacyjnym możemy adresować na dwa sposoby: bezwzględnie adres wskazuje zawsze na konkretną komórkę (ew. albo wiersz albo kolumnę), nie zmienia się ę w trakcie przenoszenia albo przeciągania, względnie adres nie jest przypisany konkretnej komórce, zmienia się ę przy przenoszeniu albo przeciąganiu. Adresacja bezwzględna wygląda następująco: $A$1 odwołanie do konkretnej komórki, $A1 odwołanie do komórek z kolumny A. Przeciągnięcie/przeniesienie cie/przeniesienie komórki w dół/w górę spowoduje zmianę numeracji wiersza o 1 na każdy 1 wiersz przesunięty. A$1 odwołanie do 1 wiersza arkusza. Przesunięcie/przeniesienie komórki w bok (lewo/prawo) spowoduje zmianę oznaczenia literowego. Adresacja względna: A1 przesunięcie/przeniesienie komórki w którymkolwiek kierunku spowoduje zmianę adresu. Rodzaje danych i wpisywanie danych do komórek W ogólnym przypadku dane wprowadzane do komórek arkusza kalkulacyjnego możemy podzielić na 4 grupy: 1. dane liczbowe, 2. dane tekstowe, 3. inne formaty danych, 4. formuły i funkcje. O ile wpisywanie pierwszej grupy jest oczywiste (w najprostszym przypadku) to wpisywanie danych tekstowych może powodować komplikacje wynikające z automatyzacji arkusza kalkulacyjnego. I tak np. wpisując do komórki test (proszę ę to wpisać, żeby przekonać się na własne oczy) otrzymamy zawartość komórki 01-sty. Oczywistym jest fakt, że arkusz kalkulacyjny dążąc do ułatwienia nam życia domyślił się, że e chcieliśmy wpisać datę do komórki. W związku zku z powyższym należałoby usunąć dane, sformatować komórkę do formatu tekstowego i wpisać ć ponownie dane. Wtedy dostajemy prawidłowo wyświetlone Metoda cokolwiek skomplikowana ale skuteczna. Żeby zaoszczędzić sobie problemów z formatowanie komórek można także użyć, który sygnalizuje arkuszowi kalkulacyjnego, że wpisywane dane są ą typu tekstowego. Aby znak ten został poprawnie zinterpretowany wpisywany tekst musi mieć ć postać Wpisywanie innych formatów danych (daty, procenty itp.) zbliżone jest do wpisywania danych tekstowych. Generalnie rozbija się to o wybór konkretnego formatu (arkusz kalkulacyjny często dokonuje poprawnego wyboru formatu) i wpisaniu danych. Formuły i funkcje są ą jednym z podstawowych zastosowań arkusza. W komórce zawsze wyświetlany wietlany jest wynik działania formuły/funkcji wpisanej w komórce. Zawartość komórki wyświetlana wietlana jest tylko wtedy gdy komórka jest aktywna. Niezależnie od tego czy wpisujemy w komórkę funkcję czy formułę ę poprzedzona musi ona być znakiem =. Najprostszym przykładem wpisania formuły/funkcji w komórce arkusza kalkulacyjnego jest np. dodawanie. Wpisując do komórki =2+2 otrzymamy wynik takiego

7 działania (znaczy 4). Alternatywą dla takiego działania (prawidłową zresztą) jest wykonanie następujących czynności: wpisanie w komórce (np. A1) wartości 2, wpisanie w komórce (np. B1) wartości 2, wpisanie w komórce (np. C1) formuły: =A1+B1. Otrzymany wynik jest oczywiście identyczny jak w pierwszym rozwiązaniu, ale plusem takiego rozwiązania jest to, że w prosty sposób możemy obliczyć sumę dowolnych dwóch wartości zmieniając tylko zawartość komórek A1 i B1 bez konieczności edycji formuły. Ważnym elementem, na który bezwzględnie należy zwrócić uwagę przy wpisywaniu formuł jest kolejność wykonywania działań. Komputer (arkusz kalkulacyjny) wykonuje polecenia w takiej kolejności jaka obowiązuje w matematyce. W związku z tym, jeżeli któreś zadanie ma być wykonane jakie pierwsze należy to wyraźnie zaznaczyć wykorzystując nawiasy (okrągłe). I tak wpisując np. =2+2*2 otrzymamy wynik 6, ponieważ mnożenie jest działaniem o wyższym priorytecie niż dodawanie. Wpisując natomiast =(2+2)*2 otrzymamy wynik 8 ze względu na występujące nawiasy. (Nawiasem mówiąc w zapisie matematycznym nawiasy często są pomijane np. 2 xy (2 do potęgi x razy y) jest równoważne zapisowi 2 (xy), przez co mnożenie wykonywane jest jako pierwsze mimo, że priorytet potęgowania jest wyższy. W przypadku działań równoważnych działania wykonywane są w kolejności występowania (np. =2+2-2 ). Z kolei wpisywanie funkcji wiąże się ze zrozumieniem pojęcia argument. Argumentem nazywać będziemy każdą wartość (informację) jaka jest konieczna do wykonania określonych działań przez funkcję. Argumenty funkcji podawane są w nawiasach okrągłych i rozdzielane są średnikami. Argumentem funkcji może być: liczba, adres komórki, zakres adresów (zakresy adresów rozdzielane są : ), formuła, tekst, funkcja itp. Przykładowa funkcja może wyglądać następująco: D1 =suma(a1;b1;c1) (zapis taki będzie oznaczał umieszczenie tekstu w cudzysłowie w komórce o adresie D1). W wyniku umieszczenia w komórce D1 takiej treści otrzymamy w niej (wyświetli się nam) wynik zsumowania trzech poprzednich komórek. Taki sam efekt osiągniemy jeżeli zamiast podawać poszczególne komórki podamy zakres komórek jakie muszą być uwzględnione przy sumowaniu: D1 =suma(a1:c1). Należy pamiętać o tym, że komórka docelowa (ta w której wpisujemy formułę) nie może być umieszczona we wpisywanej formule np. D1 =suma(a1:d1).

8 Zadania Część 1 1. Wpisz w komórce A1 wartość 1. Używając myszki przeciągnij (skopiuj) zawartość komórki A1 w dół aż do komórki A Wpisz do komórek: B1 1, B2 2. Zaznacz obie komórki i przeciągnij ich zawartość w dół aż do komórki B Wpisz do komórki C1 nazwę pierwszego miesiąca w roku. Przeciągnij zawartość aż do komórki C Wpisz do komórki D1 następującą formułę: =A1+B1. Przeciągnij zawartość komórki D1 aż do komórki D Wpisz do komórki E1 formułę: =A1+B$1. Przeciągnij do E Przeciągnij komórkę E1 w bok do komórki F1. 7. W komórce G1 wpisz formułę: =$A$1+$B$1. Przeciągnij komórkę do G Przeciągnij komórkę G1 w bok do H1 a następnie w dół do H Opisz w kilku zdaniach w komórce A11 uzyskane rezultaty (podobieństwa, różnice, przyczyny). Część 2 1. Wpisz w komórkach: o A20 wartość 20%, o B20 wartość 40%, o C20 wykonaj mnożenie komórek A20 i B20, o D20 wartość 195 zł, o E20 wykonaj mnożenie D20 i C20. o Zmień formatowanie komórek D20 i E20 w taki sposób, żeby wyświetlały dane w formacie walut ale z 2 miejscami po przecinku. 2. Przeciągnij zawartość komórek C20 i E20 w dół o 1 wiersz. Zmień formułę w C20 i E20 w taki sposób, żeby po przeciągnięciu wyniki nie uległy zmianie. 3. Przeciągnij zawartość komórek C21 i E21 o 1 kolumnę w bok (odpowiednio do D21 i F21). Jeżeli wynik nie zmienił się popraw formuły w taki sposób aby uzyskać wyniki odpowiednio 3% (w D21) i 3042 zł (F21). 4. Wpisz w C22 i E22 formuły z C20 i E20 w taki sposób aby przesunięcie w którymkolwiek kierunku nie zmieniało wyniku. 5. Zmień formatowanie komórek A20 i B20 na ogólne. Zaobserwuj czy zmieniły się wyniki formuł. 6. Opisz w kilku zdaniach w komórce A23 uzyskane rezultaty. Opisz w jaki sposób zmieniła się zawartość komórki E20 po zmianie formatowania. Część 3 1. Wpisz w komórkach: o A25 =suma(a1:a10), o B25 =iloczyn(b1:b10). Przeciągnij komórki A25 i B25 w dół. Popraw powyższe formuły w taki sposób aby wyniki po przeciągnięciu nie zmieniały się. 2. Używając kreatora funkcji (kliknij na znaczek f x ) wprowadź powyższe formuły w komórkach C25 oraz D Wpisz formuły (poprawione) w komórkach E25 i F25 używając małych liter. Zapisz wnioski w komórce G25.

9 4. W komórkach A31 do A40 umieść liczby od 1 do 10. W komórkach od B30 do K30 umieść wartości od 1 do 10. Wpisz w komórce B31 formułę, która po przeciągnięciu w dół do komórki B40 i następnie przesunięciu w bok do komórki K40 da tabliczkę mnożenia. Część 4 1. Wpisz w komórkach: o A50 a, B50 b, C50 c, o A51 3, B51-3, C51 5, o A55 x, W komórkach A56 do A66 wpisz liczby całkowite z zakresu -5 do 5. W komórkach B56 do B66 wpisz formułę obliczającą wartość funkcji kwadratowej o współczynnikach a, b, c (funkcja kwadratowa czyli funkcja postaci: f(x) = ax 2 +bx+c). Popraw wpisaną formułę w taki sposób aby można ją było przeciągnąć w dół z komórki B56 aż do komórki B66. Ustaw się na komórce A55. Kliknij na zakładkę formuły i wybierz opcję Definiuj nazwę. Kliknij na ikonę znajdującą się na wysokości pola Odwołuje się do i zaznacz komórki A55 do A66. Kliknij OK. W polu C56 wpisz następującą formułę podstawiając za adresy z zakresu A56:A66 literę x. Popraw formułę tak aby można ją było przeciągnąć do komórki C66. Opisz uzyskane rezultaty. Część 5 1. Zapisz plik (format zapisu: nazwisko.xlsx) i wyślij prowadzącemu zajęcia swoją pracę. W temacie wiadomości wpisz [arkusz kalkulacyjny].