GW-7.ZP.U MK

Transkrypt

1 GW-7.ZP.U MK Załącznik Nr 2 do SIWZ Opis Przedmiotu Zamówienia (OPZ) na zorganizowanie konferencji podsumowujących realizację Projektów Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu oraz Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa. Załącznik nr 2a Część I zamówienia: zorganizowanie konferencji podsumowującej realizację Projektu Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu Informacja o źródle finansowania: Zamówienie będzie realizowane jako część zadania informacja i promocja Projektu Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie konferencji podsumowującej realizację Projektu Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi konferencji podsumowującej realizację Projektu Przyspieszenie wzrostu konkurencyjności województwa mazowieckiego, przez budowanie społeczeństwa informacyjnego i gospodarki opartej na wiedzy poprzez stworzenie zintegrowanych baz wiedzy o Mazowszu, która odbędzie się w dniu 26 listopada 2015 r. w godzinach 10:00-15:00. Informacje i wymagania ogólne podczas organizacji Konferencji Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym przepisów administracyjnych, sanitarnych, bhp, przeciwpożarowych oraz ponosi pełną odpowiedzialność za ich naruszenie; w przypadku, jeśli podmiot, od którego Wykonawca będzie wynajmował salę na potrzeby organizacji Konferencji, posiada regulamin korzystania z pomieszczeń podczas organizacji imprez, Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z nim oraz stosowanie się do jego postanowień. Projekt współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego

2 Zadania do wykonania przez Wykonawcę: I. Zapewnienie sali konferencyjnej: 1. Wykonawca zapewni kompleksową obsługę konferencji dla ok. 600 uczestników. 2. Zadania do realizacji w ramach organizacji konferencji: 1) wynajem sali konferencyjnej wraz z infrastrukturą techniczną; 2) prowadzenie recepcji spotkań przez 10 osób, wraz z wyposażeniem recepcji i bezpłatną szatnią dla uczestników konferencji; 3) zapewnienie cateringu w czasie przerw kawowych w tym: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), woda mineralna, ciastka (co najmniej 3 rodzaje), ciasta (co najmniej 2 rodzaje), przekąski słone (co najmniej 2 rodzaje), owoce (przynajmniej 5 rodzajów owoców). Zamawiający przewiduje następujące miary i wagi dla jednego uczestnika w czasie trwania jednej przerwy kawowej: Kawa 200 ml/os. podawana w termosach konferencyjnych, Herbata 200 ml/os. podawana w termosach konferencyjnych, Woda mineralna (gazowana i niegazowana) ml/os., gazowana butelkowana, niegazowana w dzbankach Soki 100 ml/os. Owoce sezonowe 200 g/os. Ciasta 100 g/os. Ciastka ciastka konferencyjne 50 g/os. Mleko lub śmietanka do kawy 20 ml mleka 3,2% podawanego w dzbankach lub 2 śmietanki UHT/os. Cytryna 1 plaster na osobę Cukier 5 g/os. Przekąski słone 15 g/os. Planowane są trzy przerwy kawowe z czego pierwsza przerwa kawowa powinna odbyć się na powitanie i rejestrację uczestników. Przerwy kawowe i ich ilość są niezależne od przerwy na lunch, o którym mowa rozdziale I, ust 2 pkt 4 OPZ. Jedna przerwa kawowa będzie trwała do 20 min.; 4) zapewnienie lunchu w przerwie konferencji dla uczestników w formie stołu szwedzkiego, w tym: zimnych przekąsek (Zamawiający przewiduje 4 rodzaje zimnych przekąsek, po sztuce z każdego rodzaju na osobę), 2 rodzajów zup, 3 rodzajów posiłku gorącego w tym posiłku wegetariańskiego, soków owocowych i wody, 3 rodzajów surówek lub sałatek jako dodatek do dania głównego oraz 2 rodzajów deseru do wyboru. Szczegółowe menu zostanie ustalone z Zamawiającym po podpisaniu umowy. Podczas lunchu dla jednego uczestnika powinna być przewidziana np.: zupa ml/os. danie główne (mięso lub ryba) /danie główne (jarskie) - po wysmażeniu g/os. 2

3 dodatki skrobiowe (ziemniaki, frytki, ryż, kasza) g/os. zestaw surówek g/os. lub warzywa gotowane 100 /os. kompot/sok 200 ml/os. Zamawiający przewiduje, iż lunch będzie trwał 45 min. Lunch powinien być serwowany na zastawie porcelanowej (hotelowej / gastronomicznej). Podczas serwowania lunchu Zamawiający oczekuje stołów kwadratowych, prostokątnych lub owalnych umożliwiających umieszczenie przy jednym z nich co najmniej 4 osób. Zamawiający oczekuje aby Wykonawca zapewnił odpowiednią ilość stołów, która umożliwi swobodne skonsumowanie posiłku przez wszystkich uczestników konferencji. Dopuszcza się możliwość konsumpcji na stojąco; 5) wyprodukowanie i dostarczenie imiennych identyfikatorów dla uczestników wydarzeń, wypełnionych zgodnie z listą zaproszonych gości. Projekt graficzny identyfikatora opracowany został przez Zamawiającego przedstawia się następująco: 4 kolory standard CMYK, nazwa projektu, logotypy, zostanie przekazany Wykonawcy na etapie realizacji zamówienia. Rozmiar identyfikatora zostanie uzgodniony z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia, musi być jednak nie mniejszy, niż 10 x 6 cm. Wykonawca na podstawie przekazanych przez Zamawiającego danych wyprodukuje ww. identyfikatory. Ponadto Zamawiający nie narzuca dostarczenia smyczy do identyfikatorów. W konsekwencji Zamawiający pozostaje otwarty czy identyfikatory będą przypinane, czy zawieszane. W przypadku wyboru przez Wykonawcę identyfikatorów zawieszanych, Zamawiający oczekuje smyczy bez nadruków, w kolorze ciemnoniebieskim; 6) oznaczenie sali konferencyjnej oraz drogi dojścia do sali konferencyjnej w sposób uzgodniony z Zamawiającym. II. Wymagania szczegółowe sale konferencyjne (hotel lub centrum konferencyjne): 1) miejsce: Warszawa (odległość referencyjna do 3 km liczone od Ronda Dmowskiego w linii prostej); 2) pojemność sali: 600 osób; 3) ustawienie krzeseł: teatralne; 4) standard sali min. *** (trzy gwiazdki) sala klimatyzowana kategorii standardów hotelowych lub centrum konferencyjne, w obu przypadkach z bezpłatnym parkingiem dla ok. 15% uczestników konferencji (ok. 90 miejsc). Oceniając centra konferencyjne przy określeniu standardu obiektu Zamawiający będzie kierował się Wymaganiami co do wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług, w tym usług gastronomicznych, dla hoteli i moteli stanowiącymi Załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.), adekwatnie do wymogów stawianych hotelom i motelom z wyłączeniem zapisów odnoszących się do wymogów części mieszkalnej. 3

4 Sale konferencyjne znajdujące się w hotelach będą oceniane według ilości gwiazdek posiadanych przez hotel. Zgodnie z powyższym, jeżeli hotel posiada 4****, sala konferencyjna będzie oceniana na 4**** i analogicznie dla standardu 5*****; 5) wyposażenie sali konferencyjnej musi zawierać co najmniej: rzutnik multimedialny, 3 mikrofony bezprzewodowe, dostęp do Internetu (łącze co najmniej 2 mbit/s), ekran, flipchart, nagłośnienie sali, stół prezydialny: prostokątny, pokryty tkaniną materiałową (długość do podłogi, bez oznak zniszczenia, preferowany kolor granatowy/ciemna zieleń) z krzesłami dla 5 osób; 6) miejsce do urządzenia 5 swobodnych stanowisk komputerowych do elektronicznych prezentacji zadań zrealizowanych w Projekcie BW. Zamawiający oczekuje, iż stanowiska komputerowe, będą umożliwiały swobodną pracę (prezentację zainteresowanemu uczestnikowi konferencji danego systemu) przy laptopie z dołączoną do niego myszą (przewodową lub bezprzewodową). Stanowisko powinno być wyposażone dodatkowo w biurko/stolik i 2 krzesła. Zamawiający nie oczekuje dostarczenia stacji roboczych / laptopów; 7) miejsce do urządzenia stanowiska komputerowego do obsługi sali konferencyjnej celem wyświetlenia prezentacji. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca zapewni, że w skład tego stanowiska komputerowego będą wchodzić następujące elementy: laptop, mysz (przewodowa/bezprzewodowa). Dopuszcza się stanowiska umożliwiające pracę na stojąco; 8) toalety: damska, męska, dostosowana dla osób niepełnosprawnych. III. IV. Wymagania szczegółowe recepcja: 1) recepcja musi zostać uruchomiona minimum 2 godziny przed planowaną godziną rozpoczęcia pierwszej sesji konferencyjnej; 2) w recepcji muszą zostać wyłożone wydrukowane alfabetyczne listy uczestników, na których będą zbierane potwierdzenia obecności uczestników; listy muszą być wyłożone w 6 grupach liter rozpoczynających nazwiska uczestników konferencji, przy czym każda grupa musi być obsługiwana przez min jedną osobę, a recepcja konferencji zorganizowana w sposób i miejscu umożliwiającym ustawienie się odrębnych kolejek do każdej grupy liter, rozpoczynających nazwiska uczestników konferencji. 3) wykonawca zapewni niezbędne wyposażenie recepcji; 4) wszystkie osoby obsługujące Konferencję powinny być ubrane schludnie, w stonowanych kolorach i posiadać identyfikator z widocznym napisem OBSŁUGA KONFERENCJI Wymagania szczegółowe identyfikatory: 1) identyfikatory: ilość 600 sztuk; 2) identyfikatory wypełnione zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego listą zaproszonych gości. 4

5 Załącznik nr 2b Część II zamówienia: zorganizowanie konferencji podsumowującej realizację Projektu Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa. Informacja o źródle finansowania: Zamówienie będzie realizowane jako część zadania informacja i promocja Projektu Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie konferencji podsumowującej realizację Projektu Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa. Przedmiot zamówienia obejmuje usługę przygotowania, organizacji i kompleksowej obsługi konferencji podsumowującej realizację Projektu Rozwój elektronicznej administracji w samorządach województwa mazowieckiego wspomagającej niwelowanie dwudzielności potencjału województwa, która odbędzie się w dniu 30 października 2015 r. w godzinach 10:00-15:00. Informacje i wymagania ogólne podczas organizacji Konferencji Wykonawca jest zobowiązany do przestrzegania przepisów prawa powszechnie obowiązującego, w tym przepisów administracyjnych, sanitarnych, bhp, przeciwpożarowych oraz ponosi pełną odpowiedzialność za ich naruszenie; w przypadku, jeśli podmiot, od którego Wykonawca będzie wynajmował salę na potrzeby organizacji Konferencji, posiada regulamin korzystania z pomieszczeń podczas organizacji imprez, Wykonawca jest zobowiązany do zapoznania się z nim oraz stosowanie się do jego postanowień. Zadania do wykonania przez Wykonawcę: I. Zapewnienie sali konferencyjnej: 1. Wykonawca zapewni kompleksową obsługę konferencji dla ok. 600 uczestników. 2. Zadania do realizacji w ramach organizacji konferencji: 1) wynajem sali konferencyjnej wraz z infrastrukturą techniczną; 2) prowadzenie recepcji spotkań przez 10 osób, wraz z wyposażeniem recepcji i bezpłatną szatnią dla uczestników konferencji; 3) zapewnienie cateringu w czasie przerw kawowych w tym: kawa z ekspresu (dodatki: mleko, cukier), herbata ekspresowa w torebkach (dodatki: cytryna, cukier), woda mineralna, ciastka (co najmniej 3 rodzaje), ciasta (co najmniej 2 rodzaje), przekąski 5

6 słone (co najmniej 2 rodzaje), owoce (przynajmniej 5 rodzajów owoców). Zamawiający przewiduje następujące miary i wagi dla jednego uczestnika w czasie trwania jednej przerwy kawowej: Kawa 200 ml/os. podawana w termosach konferencyjnych, Herbata 200 ml/os. podawana w termosach konferencyjnych, Woda mineralna (gazowana i niegazowana) ml/os., gazowana butelkowana, niegazowana w dzbankach Soki 100 ml/os. Owoce sezonowe 200 g/os. Ciasta 100 g/os. Ciastka ciastka konferencyjne 50 g/os. Mleko lub śmietanka do kawy 20 ml mleka 3,2% podawanego w dzbankach lub 2 śmietanki UHT/os. Cytryna 1 plaster na osobę Cukier 5 g/os. Przekąski słone 15 g/os. Planowane są trzy przerwy kawowe z czego pierwsza przerwa kawowa powinna odbyć się na powitanie i rejestrację uczestników. Przerwy kawowe i ich ilość są niezależne od przerwy na lunch, o którym mowa rozdziale I, ust 2 pkt 4 OPZ. Jedna przerwa kawowa będzie trwała do 20 min.; 4) zapewnienie lunchu w przerwie konferencji dla uczestników w formie stołu szwedzkiego, w tym: zimnych przekąsek (Zamawiający przewiduje 4 rodzaje zimnych przekąsek, po sztuce z każdego rodzaju na osobę), 2 rodzajów zup, 3 rodzajów posiłku gorącego w tym posiłku wegetariańskiego, soków owocowych i wody, 3 rodzajów surówek lub sałatek jako dodatek do dania głównego oraz 2 rodzajów deseru do wyboru. Szczegółowe menu zostanie ustalone z Zamawiającym po podpisaniu umowy. Podczas lunchu dla jednego uczestnika powinna być przewidziana np.: zupa ml/os. danie główne (mięso lub ryba) /danie główne (jarskie) - po wysmażeniu g/os. dodatki skrobiowe (ziemniaki, frytki, ryż, kasza) g/os. zestaw surówek g/os. lub warzywa gotowane 100 /os. kompot/sok 200 ml/os. Zamawiający przewiduje, iż lunch będzie trwał 45 min. Lunch powinien być serwowany na zastawie porcelanowej (hotelowej / gastronomicznej). Podczas serwowania lunchu Zamawiający oczekuje stołów kwadratowych, prostokątnych lub owalnych umożliwiających umieszczenie przy jednym z nich co najmniej 4 osób. Zamawiający oczekuje aby Wykonawca zapewnił odpowiednią ilość stołów, która umożliwi swobodne skonsumowanie posiłku przez wszystkich uczestników konferencji. Dopuszcza się możliwość konsumpcji na stojąco; 5) wyprodukowanie i dostarczenie imiennych identyfikatorów dla uczestników wydarzeń, wypełnionych zgodnie z listą zaproszonych gości. Projekt graficzny 6

7 identyfikatora opracowany został przez Zamawiającego przedstawia się następująco: 4 kolory standard CMYK, nazwa projektu, logotypy, zostanie przekazany Wykonawcy na etapie realizacji zamówienia. Rozmiar identyfikatora zostanie uzgodniony z Zamawiającym na etapie realizacji zamówienia, musi być jednak nie mniejszy, niż 10 x 6 cm. Wykonawca na podstawie przekazanych przez Zamawiającego danych wyprodukuje ww. identyfikatory. Ponadto Zamawiający nie narzuca dostarczenia smyczy do identyfikatorów. W konsekwencji Zamawiający pozostaje otwarty czy identyfikatory będą przypinane, czy zawieszane. W przypadku wyboru przez Wykonawcę identyfikatorów zawieszanych, Zamawiający oczekuje smyczy bez nadruków, w kolorze ciemnoniebieskim; 6) oznaczenie sali konferencyjnej oraz drogi dojścia do sali konferencyjnej w sposób uzgodniony z Zamawiającym. II. Wymagania szczegółowe sale konferencyjne (hotel lub centrum konferencyjne): 1) miejsce: Warszawa (referencyjna odległość do 3 km liczone od Ronda Dmowskiego w linii prostej); 2) pojemność sali: 600 osób; 3) ustawienie krzeseł: teatralne; 4) standard sali min. *** (trzy gwiazdki) sala klimatyzowana kategorii standardów hotelowych lub centrum konferencyjne, w obu przypadkach z bezpłatnym parkingiem dla ok. 15% uczestników konferencji (ok. 90 miejsc). Oceniając centra konferencyjne przy określeniu standardu obiektu Zamawiający będzie kierował się Wymaganiami co do wyposażenia oraz zakresu świadczonych usług, w tym usług gastronomicznych, dla hoteli i moteli stanowiącymi Załącznik Nr 1 do Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22, poz. 169 z późn. zm.), adekwatnie do wymogów stawianych hotelom i motelom z wyłączeniem zapisów odnoszących się do wymogów części mieszkalnej. Sale konferencyjne znajdujące się w hotelach będą oceniane według ilości gwiazdek posiadanych przez hotel. Zgodnie z powyższym, jeżeli hotel posiada 4****, sala konferencyjna będzie oceniana na 4**** i analogicznie dla standardu 5*****; 5) wyposażenie sali konferencyjnej musi zawierać co najmniej: rzutnik multimedialny, 3 mikrofony bezprzewodowe, dostęp do Internetu (łącze co najmniej 2 mbit/s), ekran, flipchart, nagłośnienie sali, stół prezydialny: prostokątny, pokryty tkaniną materiałową (długość do podłogi, bez oznak zniszczenia, preferowany kolor granatowy/ciemna zieleń) z krzesłami dla 5 osób; 6) miejsce do urządzenia 8 swobodnych stanowisk komputerowych do elektronicznych prezentacji zadań zrealizowanych w Projekcie EA. Zamawiający oczekuje, iż stanowiska komputerowe, będą umożliwiały swobodną pracę (prezentację zainteresowanemu uczestnikowi konferencji danego systemu) przy 7

8 laptopie z dołączoną do niego myszą (przewodową lub bezprzewodową). Stanowisko powinno być wyposażone dodatkowo w biurko/stolik i 2 krzesła. Zamawiający nie oczekuje dostarczenia stacji roboczych / laptopów; 7) miejsce do urządzenia stanowiska komputerowego do obsługi sali konferencyjnej celem wyświetlenia prezentacji. Zamawiający oczekuje, że Wykonawca zapewni, że w skład tego stanowiska komputerowego będą wchodzić następujące elementy: laptop, mysz (przewodowa/bezprzewodowa). Dopuszcza się stanowiska umożliwiające pracę na stojąco; 8) toalety: damska, męska, dostosowana dla osób niepełnosprawnych. III. Wymagania szczegółowe recepcja: 1) recepcja musi zostać uruchomiona minimum 2 godziny przed planowaną godziną rozpoczęcia pierwszej sesji konferencyjnej; 2) w recepcji muszą zostać wyłożone wydrukowane alfabetyczne listy uczestników, na których będą zbierane potwierdzenia obecności uczestników; listy muszą być wyłożone w 6 grupach liter rozpoczynających nazwiska uczestników konferencji, przy czym każda grupa musi być obsługiwana przez min jedną osobę, a recepcja konferencji zorganizowana w sposób i miejscu umożliwiającym ustawienie się odrębnych kolejek do każdej grupy liter, rozpoczynających nazwiska uczestników konferencji. 3) wykonawca zapewni niezbędne wyposażenie recepcji; 4) wszystkie osoby obsługujące Konferencję powinny być ubrane schludnie, w stonowanych kolorach i posiadać identyfikator z widocznym napisem OBSŁUGA KONFERENCJI IV. Wymagania szczegółowe identyfikatory: 1) identyfikatory: ilość 600 sztuk; 2) identyfikatory wypełnione zgodnie z przekazaną przez Zamawiającego listą zaproszonych gości. 8