II. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednego dwudniowego w dniach listopada 2011roku.

Transkrypt

1 Załącznik Nr 7 do siwz I. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia 1. Usługa objęta zamówieniem będzie realizowana na obszarze Województwa Małopolskiego w odległości max. 100 km od Krakowa. 2. Podana w formularzu oferty cena za wykonanie zamówienia zawierać będzie: cenę jednostkową wszystkich elementów (z wyjątkiem usługi tłumaczenia i usługi nagrywania), składających się na realizację zamówienia w przeliczeniu na jedną osobę, usługę tłumaczenia konsekutywnego usługę nagrywania posiedzenia Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia lub zwiększenia liczby uczestników danej imprezy o 20% oraz rezygnację z usługi tłumaczenia w terminie do 7 dni przed planowanym terminem organizacji imprezy. 3. W takim przypadku zmiany liczby uczestników i świadczeniu usługi tłumaczenia cena za wykonanie zamówienia ulegnie odpowiednio zmniejszeniu lub zwiększeniu, w/g następującego wzoru: Ostateczna liczba uczestników x cena jednostkowa brutto + cena za usługę tłumaczenia+ cena za nagrywanie= ostateczna cena brutto za wykonanie zamówienia. W przypadku rezygnacji z usługi tłumaczenia, cena za wykonanie usługi zostanie wyliczona w/g następującego wzoru: Ostateczna liczba uczestników x cena jednostkowa brutto+ cena za nagrywanie = ostateczna cena brutto za wykonanie zamówienia. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany terminu i miejsca organizacji danej imprezy. W przypadku konieczności dokonania takiej zmiany Zamawiający poinformuje Wykonawcę o tym fakcie najpóźniej na 14 dni przed planowanym terminem organizacji. 3. W odniesieniu do obsługi cateringowej we wszystkich częściach zamówienia, Wykonawca na 5 dni roboczych przed datą rozpoczęcia posiedzenia przedstawi Zamawiającemu menu do akceptacji. Zamawiający zastrzega, aby dodatkowo dla zainteresowanych przygotowana została wersja wegetariańska śniadania, lunchu i kolacji. W przypadku zgłoszenia uwag lub zastrzeżeń przez Zamawiającego do menu, Wykonawca w ciągu 1 dnia roboczego zobowiązuje się do ich uwzględnienia i ponownego przedłożenia Zamawiającemu w terminie 1 dnia roboczego od otrzymania uwag lub zastrzeżeń. 4. Zamawiający dopuszcza możliwość odwołania wydarzenia. 5. Zamawiający zapłaci wyłącznie za zorganizowane wydarzenie i faktycznie poniesione koszty związane z jej organizacją. II. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja jednego dwudniowego w dniach listopada 2011roku. posiedzenia KM MRPO Ramowy program posiedzenia (posiedzenie 2- dniowe) I dzień Rejestracja uczestników i powitalna kawa Lunch Obrady Przerwa kawowa

2 Obrady Kolacja Nocleg II dzień Śniadanie Obrady Przerwa kawowa Obrady Lunch A. Termin posiedzenia Posiedzenie odbędzie się w terminie: listopada 2011 r. B. Uczestnicy spotkania Łączna liczba uczestników nie przekroczy 40 osób. Zamawiający dopuszcza możliwość zmniejszenia liczby uczestników o maksymalnie 20%. C. Miejsce posiedzenia: Obiekt o standardzie co najmniej hotelu 3-gwiazdkowego, Min. 32 miejsca noclegowe w pokojach jednoosobowych, Położenie: teren Województwa Małopolskiego, max. 100 km od Krakowa. D. Zamówienie obejmuje: a) Wynajęcie sali konferencyjnej, umożliwiającej przeprowadzenie posiedzenia dla 40 osób, w dniu 15 listopada 2011 r. w godz w dniu 16 listopada 2011 r. w godz b) zapewnienie wyposażenia sali oraz zaplecza umożliwiające przeprowadzenie posiedzenia tj. wielkość sali dostosowana do liczby uczestników, ustawienie stołów w kształcie podkowy, klimatyzacja, nagłośnienie, projektor multimedialny, ekran, tablica typu flipchart wraz pisakami do pisania, nagrywanie - rejestrację audio w systemie dźwięku stereo, laptop, zaplecze sanitarne, szatnia. c) Zapewnienie parkingu dla Zamawiającego (min. 25 miejsc parkingowych) w miejscu, gdzie będzie odbywało się posiedzenie. d) Zapewnienie noclegu dla min. 32 uczestników posiedzenia w pokojach 1- osobowych. e) Zapewnienie cateringu dla uczestników posiedzenia: serwis kawowy ciągły w sali posiedzeń (kawa, herbata, soki, woda gazowana i niegazowana, świeże ciasteczka, śmietanka lub mleczko do kawy, cukier, cytryna) dostępny w trakcie trwania całego posiedzenia, lunch (w formie bufetu lub obiadu zasiadanego, menu składające się przynajmniej z: przystawki, 1 zupy, 1 ciepłego dania głównego oraz 1 deseru, a także napoi). kolacji (w formie zasiadanej, menu składające się przynajmniej z: przystawki, 1 zupy, 1 ciepłego dania głównego, 1 deseru oraz napoi) śniadanie w formie szwedzkiego stołu. f) Zapewnienie przestrzeni biurowej dla Zamawiającego (biurko, krzesło, fax, ksero, drukarka, papier do drukarki, telefon, internet) do wykorzystania w trakcie trwania posiedzenia. g) Przewóz publikacji i materiałów będących przedmiotem posiedzenia z miejsca wskazanego przez Zamawiającego na miejsce posiedzenia i z miejsca posiedzenia wskazanego przez Zamawiającego zgodnie z oczekiwaniami Zamawiającego. Zamawiający wskaże miejsce odbioru materiałów najpóźniej w przeddzień posiedzenia, a miejsce dostawy najpóźniej w drugim dniu posiedzenia.

3 h) Prowadzenie recepcji posiedzenia (w tym m.in. wskazanie uczestnikom miejsca posiedzenia, dystrybucja materiałów będących przedmiotem posiedzenia, itd.). i) Wyznaczenie koordynatora, bezpośrednio odpowiedzialnego za obsługę, kontakty i koordynację organizacji posiedzenia, zarządzającego zespołem osób zaangażowanych w realizację przedsięwzięcia. Oddelegowanie 1 osoby do obsługi na czas trwania posiedzenia, która będzie dysponować telefonem komórkowym z dostępnym numerem dla Zamawiającego. Koordynatorem i osobą oddelegowaną do obsługi posiedzenia może być ta sama osoba. j) Zapewnienie, w razie potrzeby, w godzinach trwania posiedzenia, tłumacza języka angielskiego do wykonania tłumaczenia konsekutywnego wystąpień członków KM MRPO. k) Rejestrację audio w systemie dźwięku stereo całego posiedzenia w sposób możliwy jego odsłuchanie i przekazanie Zamawiającemu nagrania na nośniku Mp3/CD po zakończeniu posiedzenia (max. do 2 dni od zakończenia posiedzenia). l) Udokumentowanie fotograficzne przebiegu posiedzenia i przekazanie Zamawiającemu materiałów na nośniku CD/DVD po zakończeniu posiedzenia (co najmniej 10 zdjęć z posiedzenia). m) Oznaczenie miejsca posiedzenia, zgodnie z zasadami i wymaganiami w zakresie informacji i promocji obowiązującymi dla Małopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego tj. oflagowanie sali flagami Unii Europejskiej, Rzeczypospolitej Polskiej i Województwa Małopolskiego, wraz z informacją o odbywającym się posiedzeniu. n) Przedstawienie Zamawiającemu w ciągu 2 dni roboczych po posiedzeniu, Zamawiającemu krótkiego raportu z przebiegu realizacji zamówienia.

4

5