PROTOKÓŁ WYBORU WYKONAWCY WEDŁUG ZASADY KONKURENCYJNOŚCI DLA POSTĘPOWANIA NA:

Transkrypt

1 PROTOKÓŁ WYBORU WYKONAWCY WEDŁUG ZASADY KONKURENCYJNOŚCI DLA POSTĘPOWANIA NA: Wynajem sali szkoleniowej oraz zapewnienie usługi noclegowej i cateringowej podczas sesji zespołu trenerskiego w ramach projektu 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej Nr postępowania 42/1.18/ Przedmiot postępowania: Przedmiotem niniejszego zamówienia jest zlecenie Wykonawcy następujących działań: 1. Zapewnienie usługi noclegowej 2. Zapewnienie usługi cateringowej 3. Wynajem sali szkoleniowej wraz z niezbędnym wyposażeniem według specyfikacji określonej w zapytaniu ofertowym. 2. Zaproszenie ofertowe wywieszono w dniu 17 czerwca 2011 r. w siedzibie Zamawiającego oraz na jego stronie internetowej w dniu 19 czerwca Zaproszenie wysłano również do następujących podmiotów: 1. Dwór Konstancin ul. Od Lasu Konstancin Jeziorna 2. Konferencyjne Falenty sp. z o. o Al. Hrabska 4A Raszyn 3. Centrum Konferencyjno - Szkoleniowe "BOSS" sp. z o. o. ul. Żwanowiecka Warszawa 3. Zaproszenie ofertowe wywieszone w siedzibie zdjęto w dniu 27 czerwca 2011 r. 4. Termin składania ofert oznaczono na dzień 27 czerwca 2011 r. do godz Oferty zostały złożone przez: 1. Oferta nr 1 Centrum Konferencyjne Falenty sp. z o. o (wersja elektroniczna) w dniu r. godz. 13:21 Al. Hrabska 4A, Falenty Raszyn 1

2 2. Oferta nr 2 U Pietrzaków (fax) w dniu r. godz. 10:55 ul. Lipowa Zielonka/koło Warszawy 3. Oferta nr 3 Rest sp. z o. o (wersja elektroniczna) w dniu r. godz. 11:21 ul. Fort Wola Warszawa 4. Oferta nr 4 CS Szkolenie i Doradztwo (wersja elektroniczna) w dniu r. godz. 11:18 ul. Minerska Warszawa 5. Oferta nr 5 Hotel Konstancja (fax) w dniu r. godz. 11:50 (wersja elektroniczna) w dniu r. godz. 14:04 ul. Wierzejewskiego Konstancin Jeziorna 6. Oferta nr 6 Centrum Konferencyjno - Szkoleniowe "BOSS" sp. z o. o. (wersja elektroniczna) w dniu r. godz. 11:59 ul. Żwanowiecka Warszawa 7. Oferta nr 7 MCG S.A Centrum Szkoleniowo Konferencyjne KZRS SCh (wersja elektroniczna) w dniu r. godz ul. Staniewicka Warszawa 8. Oferta nr 8 Hotel Lamberton (wersja elektroniczna) w dniu r. godz. 11:45 ul. Poznańska Ołtarzew, 6. Oferty odrzucone: Oferta nr 3 Wykonawcę wezwano do uzupełnienia przesłanego opisu obiektu o informację czy hotel posiada infrastrukturę dla osób niepełnosprawnych (Wykonawca podał jedynie informację, iż posiada 1 pokój dla osób niepełnosprawnych) oraz o posiadanej ilości miejsc parkingowych zwykłych oraz dla osób niepełnosprawnych (Wykonawca zamieścił jedynie informację o dozorowanym parkingu). Wykonawca uzupełnił ofertę w powyższym zakresie, ale nie podał informacji o posiadanych miejscach parkingowych zwykłych. Ponadto Wykonawcę wezwano do wyjaśnienia załącznika nr 3 (wykaz zorganizowanych konferencji (szkoleń, spotkań itp.) w: pozycji nr 1 Wykonawca w jednej pozycji podał informację o 2 szkoleniach, ale w kolumnie data realizacji podaje daty 3 szkoleń, Wykonawca podał rozbieżne informacje, liczba uczestników 40; pozycji nr 2 - Wykonawca w jednej pozycji podał 1 nazwę konferencji, ale w kolumnie data realizacji podaje daty 2 szkoleń, Wykonawca podał rozbieżne informacje, liczba uczestników 72; pozycji nr 4 Wykonawca w jednej pozycji podał nazwę 3 szkoleń/konferencji, oraz w kolumnie data realizacji podaje daty 3 szkoleń/konferencji, liczba uczestników 45. Wykonawcę poproszono o rozbicie powyższych szkoleń/konferencji, Wykonawca nie podał informacji czy każde z powyższych szkoleń opiewa na podaną liczbę uczestników, być może wskazana przez Wykonawcę liczba uczestników to łączna liczba osób na wszystkie szkolenia. Wykonawca zobowiązany był do wyjaśnienia jedynie pozycji wskazanych wyżej. Po uzupełnieniu oferty w powyższym zakresie Wykonawca podlega odrzuceniu z powodu 2

3 nie spełnienia warunku pkt 4.1.2) zapytania ofertowego tj. w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy w tym okresie, przygotował minimum 5 konferencji (szkoleń, spotkań, itp.) dla co najmniej 20 osób każda (z zapewnieniem usługi noclegowej, cateringowej i wynajęciem odpowiednio wyposażonych sal konferencyjnych). Po wyjaśnieniu Wykonawcy otrzymano łącznię 10 zorganizowanych konferencji (szkoleń, spotkań itp.), przy czym: w pozycji nr 1 podano 3 szkolenia, ale podlegają one odrzuceniu, ponieważ przedstawione szkolenia zorganizowane zostały na mniej niż 20 osób wymaganych w pkt 4.1.2) zapytania; w pozycji nr 4 podano 3 szkolenia, ale podlegają odrzuceniu, ponieważ przedstawione szkolenia zorganizowane zostały na mniej niż 20 osób wymaganych w pkt 4.1.2) zapytania. Tym samym w przedstawionym przez Wykonawcę wykazie otrzymano wynik jedynie 4 ważnych pozycji zorganizowanych konferencji (szkoleń, spotkań, itp.). W zapytaniu wymagano przedstawienie co najmniej 5 konferencji (szkoleń, spotkań, itp.). Tym samym oferta podlega odrzuceniu. Dodatkowo Wykonawcę poproszono o podpisanie załącznika nr 3 do zapytania oraz o przesłanie dokumentu potwierdzającego status prawny Wykonawcy. Wykonawca uzupełnił ofertę w powyższym zakresie, ale z powodu nie spełnienia warunku pkt 4.1.2) podlega odrzuceniu, tym samym uzupełnienie/wyjaśnienie oferty dokonane prawidłowo przez Wykonawcę jest mało istotne. Oferta nr 5 Wykonawcę poproszono o wyjaśnienie wykazu zorganizowanych konferencji, szkoleń (załącznik nr 3) w: pozycji nr 9 Wykonawca podał datę realizacji szkolenia r r.; pozycji nr 11 Wykonawcę poproszono o podanie dokładnej daty realizacji szkolenia; pozycji nr 41 Wykonawca podał informację, iż była to organizacja 2 szkoleń, ale podano 1 datę, liczba uczestników 57. Wykonawca zobowiązany był do wyjaśnienia jedynie pozycji wskazanych wyżej. Wykonawcę poproszono o uzupełnienie opisu obiektu o podanie informacji ile posiada miejsc parkingowych zwykłych oraz ile dla osób niepełnosprawnych. Dodatkowo Wykonawcę poproszono o ponowne przesłanie dokumentu KRS obecnie otrzymany dokument jest mało czytelny. Wykonawcę poproszono o potwierdzenie informacji, czy posiada 6 pokoi jednoosobowych oraz 12 pokoi dwuosobowych (Wykonawca podał informacje, iż posiada 38 pokoi). Wykonawcę poproszono o podpisanie opisu obiektu. Wykonawcę poproszono również o podpisanie uzupełnionych informacji (w zakresie pokoi oraz miejsc parkingowych j/w) przez osobę upoważnioną. Wykonawca nie uzupełnił oferty w wyznaczonym terminie, tym samym podlega odrzuceniu. Oferta nr 6 Wykonawcę wezwano do uzupełnienie opisu obiektu o informację ile posiada miejsc parkingowych zwykłych oraz o podpisanie opisu obiektu. Dodatkowo Wykonawcę poproszono o przesłanie kompletnego dokumentu KRS. Ofertę należało uzupełnić do dnia 6 czerwca 2011 r. do godz. 12, Wykonawca przesłał uzupełnienie o godz. 15:01, czyli po czasie. Tym samym oferta podlega odrzuceniu. 7. Kryteria oceny ofert: 1. Cena 60%; 2. Doświadczenie Wykonawcy w działaniu w obszarze organizacji konferencji dla co najmniej 20 osób każda 20 %; 3. Oferowana baza dydaktyczno-lokalowa 20%. 3

4 8. Charakterystyka ważnych i nieodrzuconych ofert: Kryterium: Kryterium: doświadczenie Kryterium: ceny - 60% Wykonawcy w działaniu w obszarze organizacji konferencji dla co najmniej 20 osób każda 20 % Nr oferty dydaktyczno-lokalowa: 1) Położenie; 2) Parking dla gości - 20% baza Łączna ilość punktów Cena/liczba punktów oferty w kryteium ceny Ilość przygotowanych konferencji ponad wymagane w zapytaniu min. 5/punktów przyznanych w tym kryterium 1) większa odległość od centrum Warszawy + położenie; 2) ilość miejsc parkingowych ,58 zł/ 46,86 pkt ,00 zł/ 53,29 pkt ,00 zł/ 49,85 pkt 62 1 / 20 pkt 1) 12 km/ 9 pkt 2) / 5 pkt 47 3 / 15,16 pkt 1) 20 km/ 15 pkt 2) / 2,88 pkt 27 5 / 8,71 pkt 1) 12 km/ 9 pkt 2) / 1,95 pkt 80,86 pkt 86,33 pkt 69,51 pkt ,00 zł/ 9 7 / 2,90 pkt 1) 10 km/ 7,5 pkt 71,65 pkt 1 W wyjaśnionym wykazie zorganizowanych konferencji jest 70 pozycji; odrzucono 3 (bo bez noclegu). Odrzucono pozycje nr 20, 27, 37. Z pozostałych 67 odjęto wymagane 5, otrzymując w konsekwencji do przeliczeo liczbę Wskazano 150 miejsc parkingowych plus 10 dla osób niepełnosprawnych. Czyli na potrzeby przeliczeo 200 miejsc parkingowych. 3 Łącznie 70 pozycji w wykazie zorganizowanych konferencji (szkoleo, spotkao itp.). Po wyjaśnieniu niniejszego wykazu odrzucamy 18 pozycji, bo nie spełniają warunku pkt 4.1.2) zapytania (wymagane 20 osób) : nr 8 (18 uczestników), nr 13 (15 uczestników), nr 14 (18 uczestników), nr 15 (15 uczestników), nr 16 (15 uczestników), nr 17 (18 uczestników), nr 18 (18 uczestników), nr 19 (18 uczestników), nr 20 (15 uczestników), nr 24 (15 uczestników), nr 31 (12 uczestników), nr 32(15 uczestników), nr 38 (19 uczestników), nr 39 (12 uczestników), nr 40 (18 uczestników), nr 42 (10 uczestników), nr 43 (12 uczestników), nr 44 (10 uczestników). Wyjaśnienie wykazu zorganizowanych konferencji Wykonawca wykonał w programie Excel brak podpisu. Na potrzeby przeliczeo od otrzymanej liczby 52 pozycji odejmujemy 5 wymagane konferencje. 4 Wskazano 40 miejsc parkingowych zwykłych plus 15 dla osób niepełnosprawnych. Czyli na potrzeby przeliczeo 115 miejsc parkingowych. 5 Jest 32 pozycje. Żadna ze wskazanych pozycji nie podlega odrzuceniu. Z 32 odjęto wymagane 5, otrzymując w konsekwencji do przeliczeo liczbę 27 pozycji konferencji. 6 Wskazano 68 miejsc parkingowych zwykłych plus 2 dla osób niepełnosprawnych. Czyli na potrzeby przeliczeo 78 miejsc parkingowych. 4

5 60 pkt 2) / 1,25 pkt ,00 zł/ 49,09 pkt 6 9 / 1,94 pkt 1) 19 km/ 14,25 pkt 2) / 2,6 pkt 67,88 pkt Dodatkowo: Oferta nr 1 Wykonawcę poproszono o poprawienie ceny w załączniku nr 1 (formularz oferty) zauważono błąd wynikający z działań matematycznych w cenniku (tabela) w pozycji nr 1, mnożąc cenę jednostkową 490,75 zł x 30 osób otrzymujemy kwotę ,50 zł., a nie kwotę podaną przez Wykonawcę ,56 zł. Tym samym otrzymujemy inną sumę za wykonanie zamówienia, zamiast ,64 zł. powinniśmy otrzymać ,58 zł. Poprawiamy powyższe pozycje, o czym informujemy Wykonawcę. Dodatkowo Wykonawcę poproszono o wyjaśnienie załącznika nr 3 (wykaz zorganizowanych konferencji(szkoleń, spotkań itp.) w: pozycji nr 5 Wykonawca w jednej pozycji zamieścił informacje, iż szkolenia były cyklem 4 spotkań w roku 2010, liczba uczestników 130; pozycji nr 6 - Wykonawca w jednej pozycji zamieścił informacje, iż szkolenia były cyklem 11 spotkań w roku 2010, liczba uczestników 130; pozycji nr 25 Wykonawca w jednej pozycji zamieścił informacje, iż szkolenia były cyklem 4 spotkań w czerwcu 2010 r., liczba uczestników 80; pozycji nr 39 Wykonawca w jednej pozycji zamieścił informacje, iż szkolenia były cyklem 4 spotkań we wrześniu 2010 r., liczba uczestników 150; pozycji nr 48 Wykonawca w jednej pozycji zamieścił informacje, iż szkolenia były cyklem 4 spotkań w grudniu 2010, liczba uczestników 190. Wykonawcę poproszono o rozbicie powyższych cykli szkoleń, Wykonawca nie podał informacji czy każde z powyższych szkoleń opiewa na podaną liczbę uczestników, być może wskazana przez Wykonawcę liczba uczestników to łączna liczba osób na wskazane cykle. Wykonawca zobowiązany jest do wyjaśnienia jedynie pozycji wskazanych wyżej. Wykonawca wyjaśnił niniejszy załącznik, podając łącznie 70 pozycji w wykazie zorganizowanych konferencji (szkoleń, spotkań itp.). Ponadto Wykonawcę wezwano do uzupełnienia pozycji nr 29, 37 w załączniku nr 3 (wykaz zorganizowanych konferencji) o podanie daty realizacji (rok) konferencji (szkolenia, spotkania itp.). 7 Łącznie 15 pozycji w wykazie zorganizowanych konferencji (szkoleo, spotkao itp.). Odrzucamy 1 pozycję: nr 4, ponieważ konferencja nie została zrealizowana (Wykonawca podał datę: r.). Na potrzeby przeliczeo od 14 pozycji spełniających warunki odejmujemy 5 wymaganych, tym samym otrzymujemy 9 pozycji konferencji. 8 Wskazano 50 miejsc parkingowych. Po uzupełnieniu oferty, podał jedynie informację, iż znajdują się miejsca parkingowe, które spełniają wymogi dla niepełnosprawnych. Czyli na potrzeby przeliczeo 50 m. parkingowych. 9 Wykonawca wskazał 5 pozycji w wykazie, ale pozycja nr 1 (zawiera 3 spełniające warunki szkolenia), nr 4 ( zawiera 4 spełniające warunki szkolenia), nr 5 (zawiera 2 spełniające warunki szkolenia). Tym samym otrzymujemy 11 pozycji wykazu. Na potrzeby przeliczeo odejmujemy 5 wymaganych pozycji konferencji i otrzymujemy 6 pozycji konferencji. 10 Wskazano 9 miejsc parkingowych zwykłych plus 1 dla osób niepełnosprawnych. Czyli na potrzeby przeliczeo 104 miejsc parkingowych. 5

6 Wykonawca wygrywa niniejsze postępowanie, w związku z powyższym poproszono ponownie o przesłanie poprawionego cennika w załączniku nr 1 zapytania, potwierdzenie informacji czy Wykonawcę poproszono również o potwierdzenie informacji, czy posiada 6 pokoi jednoosobowych oraz 12 pokoi dwuosobowych (ewentualnie czy Wykonawca zamieni pokoje dwuosobowe na jednoosobowe) Wykonawca podał informację, iż posiada 270 m. noclegowych. Wykonawcę poproszono również o podpis opisu obiektu. Wykonawca uzupełnił ofertę w powyższym zakresie, tym samym przystąpiono do oceny niniejszej oferty. Oferta nr 2 Wykonawcę poproszono o wyjaśnienie załącznika nr 3 (wykaz zorganizowanych konferencji, spotkań, szkoleń itp.) w: pozycji oznaczonej przez Wykonawcę 8-24 Wykonawca podał, iż były to cykliczne szkolenia przy liczbie uczestników 350 os. w podziale na grupy. Poproszono Wykonawcę o rozbicie podanego przedziału czasowego na poszczególne daty z podaniem osób w nich uczestniczących; pozycji oznaczonej przez Wykonawcę Wykonawcę poproszono o rozbicie na poszczególne szkolenia, konferencje. Wykonawca podał informację, iż niniejsze szkolenia/konferencje organizowane były w przedziale czasu ( do r.), łącznie 18 terminów. Wykonawcę poproszono o rozbicie podanego przedziału czasowego na poszczególne szkolenia, konferencje z podaniem osób uczestniczących w danym szkoleniu, konferencji; pozycji oznaczonej przez Wykonawcę Wykonawca podał dwie daty szkolenia, ale liczba uczestników 50. Wykonawca nie podał informacji czy każde z powyższych szkoleń opiewa na podaną liczbę uczestników, być może wskazana przez Wykonawcę liczba uczestników to łączna liczba osób na wskazane szkolenia. Wykonawca zobowiązany jest do wyjaśnienia jedynie pozycji wskazanych wyżej. Wykonawcę poproszono również o uzupełnienie opisu obiektu o podanie informacji ile posiada miejsc parkingowych zwykłych. Zgodnie z opisem wyposażenia sal szkoleniowych: sale muszą być standardowo wyposażone m. in. w rzutnik. Zgodnie z podanym przez Wykonawcę wyliczeniem dodatkowym koszt samego wynajęcia Sali konferencyjnej to 3.000,00 zł., niżej natomiast podano informacje iż koszt rzutnika to 200 zł. na dzień. Ponadto w załączniku nr 1 (cennik) w pozycji nr 2 (pozostałe koszty związane z realizacją umowy) cena jednostkowa wynosi 3.000,00 zł. czyli zgodnie z dodatkowym kosztorysem przedstawionym przez Wykonawcę jest to sam koszt wynajęcia sali. Brak kosztów wynajęcia rzutnika. Wykonawcę poproszono o wyjaśnienie podanych rozbieżności. Wykonawca uzupełnił oraz wyjaśnił ofertę w powyższym zakresie, w postaci e- maila, w programie Word oraz Excel, tym samym nie podpisał niniejszego uzupełnienia/wyjaśnienia. Przystąpiono do oceny niniejszej oferty, ale jako że niniejsza oferta nie była ofertą najkorzystniejszą nie proszono początkowo Wykonawcy o podpisanie uzupełnionej/wyjaśnionej oferty. W związku z tym, iż oferta która początkowo wygrała niniejsze postępowanie nie uzupełniła w terminie oferty i podlega odrzuceniu, oferta ta jako, że była najkorzystniejsza wstępuje na jej miejsce. Tym samym Wykonawcę poproszono o złożenie kompletnej uzupełnionej oferty, z podpisem osoby upoważnionej. Wykonawca złożył podpisaną ofertę, tym samym uznano iż niniejsza oferta jest zgodna z treścią zapytania. Oferta nr 4 Wykonawca przesłał ofertę zgodną z treścią zapytania, tym samym nie wzywano Wykonawcy do uzupełnienia. Oferta nr 7 Wykonawcę poproszono o podanie informacji czy posiada 6 pokoi jednoosobowych (Wykonawca podał informację, że posiada 90 pokoi dwuosobowych), 6

7 ewentualnie czy Wykonawca zamieni pokoje dwuosobowe na pokoje jednoosobowe oraz ile posiada miejsc parkingowych zwykłych a ile m. p. dla osób niepełnosprawnych (Wykonawca podał informacje, iż posiada 50 m. parkingowych). Wykonawcę wezwano do uzupełnienia opisu obiektu o podanie informacji czy Wykonawca posiada infrastrukturę dla osób niepełnosprawnych podanie informacji czy w pokojach, obiekcie jest dostęp do bezprzewodowego Internetu. Wykonawcę poproszono o podpisanie opisu obiektu. Wykonawca uzupełnił ofertę, tym samym przystąpiono do oceny niniejszej oferty. Oferta nr 8 Wykonawcę poproszono o uzupełnienie opisu obiektu o podanie informacji ile posiada miejsc parkingowych zwykłych oraz dla osób niepełnosprawnych oraz o potwierdzenie informacji czy posiada 6 pokoi jednoosobowych oraz 12 p. dwuosobowych (ewentualnie czy zamieni pokoje dwuosobowe na pokoje jednoosobowe). Dodatkowo poproszono Wykonawcę o uzupełnienie opisu obiektu o podanie informacji czy posiada infrastrukturę dla osób niepełnosprawnych oraz o podpisanie opisu obiektu. Wykonawca uzupełnił ofertę i tym samym przystąpiono do oceny niniejszej oferty. Uzyskano kompletne oferty i tym samym przystąpiono do oceny ofert. 9. Wybrany wykonawca: Nazwa: Oferta nr 2 U Pietrzaków ul. Lipowa Zielonka/koło Warszawy Cena: ,00 zł brutto 10. Data sporządzenia protokołu:19 lipca 2011 r. 11. Osoba prowadząca postępowanie: Monika Ropiak, specjalista ds. organizacji spotkań i szkoleń Imię i nazwisko: Monika Ropiak Podpis 12. Osoby sporządzające protokół: Imię i nazwisko: Monika Ropiak Podpis 13. Osoba zatwierdzająca wynik postępowania: Imię i nazwisko: Bohdan Skrzypczak Funkcja: Prezes Data i podpis: 7