Zapytanie ofertowe 8/2013/GSWB

Transkrypt

1 Zapytanie ofertowe 8/2013/GSWB Gdańsk, Kierujący zapytanie: Pomorskie Forum na rzecz Wychodzenia z Bezdomności z siedzibą w Gdańsku ul. Ks. Zator Przytockiego nr Gdańsk KRS , NIP , Skład Zarządu: Marcin Kowalewski - Prezes, Tomasz Maruszak - Wiceprezes, Piotr Olech - Sekretarz Stowarzyszenie MONAR ul. Nowolipki 9b Warszawa KRS NIP , Skład Zarządu Głównego: Jolanta Łazuga-Koczurowska Przewodnicząca, Wojciech Fijałkowski Wiceprzewodniczący, Robert Starzyński Sekretarz, Danuta Wiewióra Członek, Marek Tadeusz Stefaniak Członek, Piotr Adamiak Członek, Mariusz Kowarski Członek, Jagoda Władoń Członek. Wspólna Komisja Konkursowa Piotr Olech, Tomasz Wysocki, Paweł Korliński, Marta Stefaniak-Łubianka Konsultacje zapytania ofertowego Katarzyna Piętka Radca Prawny zwani dalej Zamawiającym Niniejszym zapraszamy do składania ofert w ramach konkursu ofert prowadzonego na podstawie art Kodeksu cywilnego na usługę konferencyjną, gastronomiczną/cateringową i hotelarską związaną z organizacją debaty tematycznej w ramach projektu Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki, Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). I. Przedmiot Zamówienia Przedmiotem zamówienia jest organizacja w Warszawie w dniach kwietnia 2013 r. trzydniowej debaty tematycznej realizowanej w ramach projektu systemowego 1.18 Tworzenie i rozwijanie standardów usług pomocy i integracji społecznej, współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego (Program Operacyjny Kapitał Ludzki , Priorytet I Zatrudnienie i integracja społeczna, Działanie 1.2 Wsparcie systemowe instytucji pomocy i integracji społecznej). II. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia 1. Termin debaty: r. 2. Liczba uczestników: 120 osób. Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany liczby uczestników wydarzenia. Najpóźniej 72 godziny przed terminem debaty, Zamawiający przekaże Wykonawcy ostateczną liczbę uczestników, na podstawie, której zostanie dokonana kalkulacja płatności za realizację zamówienia. 3. Lokalizacja: Miasto Stołeczne Warszawa w odległości do 5 km od Dworca Centralnego. 4. Ogólne wymagania wobec ośrodka: obiekt hotelarski/ szkoleniowy/ konferencyjny o standardzie co najmniej 3 gwiazdkowym (w rozumieniu przepisów rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie) w przypadku hotelu lub odpowiadający standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowemu w przypadku obiektów innych niż hotel, posiadający bazę noclegową dla minimum 120 osób, salę konferencyjną na ok. 120 osób w układzie bankietowym. Wykonawca zapewni możliwość nieodpłatnego przechowania bagażu uczestników oraz parking dla wszystkich uczestników debaty.

2 5. Zadania Wykonawcy: 5.1. Zapewnienie jednej sali konferencyjnej dla 120 osób wg harmonogramu w pkt Zapewnienie usługi gastronomicznej/cateringowej Zapewnienie noclegu dla uczestników debaty 6. Szczegółowy opis zadań Wykonawcy: Ad. 5.1 Sala konferencyjna dla 120 osób, przestrzenna i jasna, dostosowana do maksymalnej liczby uczestników. Sala powinna być klimatyzowana, z dostępem do światła dziennego i możliwością zaciemniania. Wykonawca zapewni salę konferencyjną na 3 dni spotkania, tj. w dniach kwietnia 2013, zgodnie z harmonogramem wskazanym w pkt. 7. Wyposażenie sali: okrągłe stoły dla 120 uczestników, krzesła dla uczestników z miękkimi siedziskami w układzie bankietowym; 12 stołów po 10 osób; ustawienie stołów ma zapewniać swobodny widok na ekran oraz swobodny dostęp uczestników do miejsc siedzących; stół prezydialny dla co najmniej 10 panelistów z krzesłami z miękkimi siedziskami, prostokątny, osłonięty od podłogi; ustawiony w miejscu widocznym z każdego miejsca siedzącego przy okrągłych stołach; nagłośnienie, w tym minimum 2 mikrofony na stole prezydialnym i dodatkowo 2 mikrofony bezprzewodowe dla uczestników debaty; woda mineralna na stole prezydialnym i okrągłych stolikach dla uczestników; ekran, rzutnik multimedialny; dostęp do sieci internetowej wifi na terenie sali (Wykonawca udostępni hasło uczestnikom debaty) stolik do rejestracji uczestników przed salą konferencyjną, wyposażony w krzesła dla minimum 2 osób; zapewnienie na sali miejsca do ustawienia roll-up a Zamawiającego oraz umieszczenie na drzwiach sali informacji o debacie, które Zamawiający przekaże Wykonawcy najpóźniej na 2 dni przed wydarzeniem; dostępne i sprawne zaplecze sanitarne, w pobliżu sali konferencyjnej. Obsługa techniczna: W ramach zadania Wykonawca będzie zobowiązany do: przygotowania sali wedle uzgodnień z Zamawiającym (m.in. ustawienie stołów i krzeseł); podłączenia i zsynchronizowania sprzętu elektronicznego oraz bieżące reagowanie na ewentualne potrzeby w tym zakresie; zapewni osobę/osoby do obsługi technicznej na sali konferencyjnej przed i w trakcie trwania debaty. Ad. 5.2 Zapewnienie usługi gastronomicznej/cateringowej dla uczestników debaty na podstawie menu zaakceptowanego przez Zamawiającego: Dzień pierwszy: obiad, ciągły serwis kawowy podczas debaty, kolacja. Dzień drugi: śniadanie, obiad, ciągły serwis kawowy podczas debaty, kolacja. Dzień trzeci: śniadanie, ciągły serwis kawowy podczas debaty, obiad. Każdorazowo na wyżywienie podczas seminarium trzydniowego składają się: śniadanie: w formie bufetu szwedzkiego; w formie zasiadanej, do wyboru: sery, wędliny, różnego rodzaju pieczywa, jajka, płatki kukurydziane, masło, mleko, kawa, herbata, woda, soki, warzywa; obiad: podany w formie szwedzkiego bufetu, w formie zasiadanej lub stojącej, składający się minimalnie z: gorącego dania (2 rodzaje do wyboru, w tym uwzględniające wersję dla wegetarian); zupy, soków (2 rodzaje do wyboru)/woda mineralna gazowana i niegazowana; serwis kawowy: kawa, herbata, mleko do kawy w dzbankach, cukier, cytryna, co najmniej 3 rodzaje ciasteczek kruchych, woda mineralna gazowana i niegazowana; kolacja: podana w formie szwedzkiego bufetu; w formie zasiadanej, składająca się minimalnie z: gorącego dania (2 rodzaje do wyboru, w tym uwzględniające wersję dla wegetarian); sałatki (dwie do wyboru); do wyboru: pieczywa różnego rodzaju, wędliny, sery, masło, warzywa, woda mineralna gazowana i niegazowana, kawa, herbata, mleko do kawy, cukier, cytryna.

3 Wykonawca zapewni serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, obrusy, serwetki, zastawa ceramiczna i szklana, sztućce nie plastikowe). Zamawiający zastrzega, aby posiłki podawane były w budynku, w którym odbywać się będzie debata, w pomieszczeniach z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników debaty - odrębnych od sali konferencyjnej, o powierzchni dostosowanej do maksymalnej liczby uczestników i pozwalającej na swobodne przemieszczanie się uczestników debaty. Pomieszczenie, w którym serwowane będą posiłki powinno umożliwiać uczestnikom debaty ich spożycie przy stolikach, w formie zasiadanej lub stojącej (z wyjątkiem śniadania i kolacji, które powinny być serwowane w formie zasiadanej). Najpóźniej na 3 dni przed terminem debaty Wykonawca przedstawi Zamawiającemu do akceptacji propozycję menu. Zamawiający w terminie 1 dnia dokona akceptacji menu lub zgłosi uwagi, które Wykonawca ma obowiązek uwzględnić. Ad. 5.3 Zapewnienie noclegów ze śniadaniem dla wszystkich uczestników debaty w pokojach 1-, 2-, 3-osobowych wyposażonych w łazienkę, w terminie kwietnia 2013 r., w tym samym obiekcie, w którym będzie realizowana usługa konferencyjna. 7. Ramowy (wstępny) harmonogram seminarium 09 kwietnia 2013r. (wtorek) Rejestracja uczestników Część plenarna obrad Obiad Panel ekspercki (MONAR) 16:15 16:30 Przerwa kawowa Warsztaty przy okrągłych stolikach 18:15 18:30 Podsumowanie dnia Kolacja 10 kwietnia 2013 r. (środa ) Panel ekspercki (CARITAS) Przerwa kawowa Warsztaty przy okrągłych stolikach Obiad :30 Panel ekspercki (PFWB) 16:30 16:45 Przerwa kawowa 16:45 18:15 Warsztaty przy okrągłych stolikach 18:15 18:30 Podsumowanie dnia Kolacja 11 kwietnia 2013 r. (czwartek) Panel ekspercki (TPBA) Przerwa kawowa Warsztaty przy okrągłych stolikach. 12:45 13:00 Przerwa kawowa (techniczna) 13:00 13:30 Podsumowanie dnia. 13:30 14:15 Podsumowanie 3 dniowej debaty Obiad Szczegółowy harmonogram prac dostosowany pod potrzeby Zamawiającego harmonogram zostanie dostarczony przez zamawiającego wykonawcy najpóźniej na 7 dni przed zaplanowanym spotkaniem. Kod zamówienia według Wspólnego Słownika Zamówień: Hotelarskie usługi noclegowe;

4 Usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków; Usługi hotelarskie w zakresie spotkań i konferencji. III. IV. Uwagi ogólne. 1. Nie później niż 7 dni przed rozpoczęciem debaty Zamawiający dostarczy szczegółowy program debaty z zaznaczeniem ostatecznych godzin poszczególnych posiłków, przerw kawowych, godzin wykorzystania sali konferencyjnej. Wykonawca zobowiązuje się uwzględnić założenia planu spotkania. 2. Nie dopuszcza się składania ofert częściowych. 3. Wykonawca będzie zobowiązany do podpisania umowy, zgodnie z którą będzie realizowane zamówienie. Oferta powinna zawierać: 1. Formularz ofertowy według dołączonego załącznika nr 2 z podaniem cen brutto w złotówkach polskich. 2. Oświadczenie o braku powiązań z zamawiającym według załącznika nr Oferent składając ofertę wyraża zgodę na: a) Rezygnację przez Zamawiającego z zamówionych usług lub ich części w terminie do 7 dni przed realizacją usługi. b) Warunki realizacji zamówienia określone w zapytaniu. c) Możliwości skorzystania z usług większej liczby osób niż zaplanowano w przypadku poinformowania o takiej potrzebie, co najmniej 72 godziny przed rozpoczęciem szkolenia. d) Płatność za realizację usługi przelewem w terminie 14 dni po zrealizowaniu zamówienia i otrzymaniu prawidłowo wystawionej faktury. V. Kryteria oceny ofert: 1. Cena waga kryterium 100%. Sposób przyznawania punktacji za spełnienie tego kryterium - oferta z najkorzystniejszą ceną otrzymuje 100 punktów, a każda kolejna otrzymuje punktację pomniejszoną w sposób proporcjonalny w następujący sposób: VI. Zakres wykluczenia z możliwości realizacji Zamówienia Z możliwości realizacji zamówienia wyłącza się podmioty, które powiązane są z Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy osobowo lub kapitałowo, w szczególności poprzez: uczestnictwo w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; posiadanie udziałów lub co najmniej 10% akcji; pełnienie funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. VII. Informacje końcowe W związku z powyższym uprzejmie prosimy o złożenie oferty drogą mailową na adres t.wysocki@pfwb.org.pl lub w biurze Zamawiającego ul. Ks. J. Zator Przytockiego 4, Gdańsk do dnia 27 marca 2013 r. do godziny Decydująca jest data wpływu oferty. Zamawiający zastrzega, iż warunki konkursu mogą być zmienione lub konkurs może zostać odwołany, o czym Wykonawcy zostaną powiadomieni. Konkurs ofert może zostać zamknięty bez wybrania którejkolwiek z ofert.

5 Zamawiający ma w ramach wniosku o dofinansowanie z POKL EFS sztywno skalkulowane kwoty na realizację niniejszego zamówienia. Zamawiający może podjąć indywidualne negocjacje dotyczące ceny z każdym Oferentem. Wynikiem negocjacji będzie wyznaczenie dodatkowego terminu, w którym wszyscy oferenci będą mogli złożyć oferty z nową niższą ceną.