OGÓLNE WARUNKI UMOWY

Transkrypt

1 OGÓLNE WARUNKI UMOWY zawarta w dniu r. w Olsztynie pomiędzy: Wojewodą Warmińsko-Mazurskim..., zwanym dalej Zamawiającym, a... z siedzibą w..., reprezentowanym przez: , zwanym dalej Wykonawcą, o następującej treści: 1 1. W wyniku rozstrzygnięcia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego zgodnie z ustawą z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 z późn. zm.) Zamawiający powierza, a Wykonawca zobowiązuje się do przejęcia dokumentacji niearchiwalnej zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, wobec których Zamawiający wypełnia obowiązki organu załoŝycielskiego, w celu jej naleŝytego przechowywania oraz prowadzenia działalności usługowej polegającej na kopiowaniu i konserwacji tej dokumentacji, w tym dokumentacji osobowej i płacowej, a takŝe wystawianie stosownych zaświadczeń. 2. Przedmiot umowy obejmuje: 1) przejęcie dokumentacji pochodzącej od zlikwidowanych juŝ przedsiębiorstw państwowych w ilości około 1380 metrów bieŝących od dotychczasowego wykonawcy usługi, a następnie właściwe jej przechowywanie oraz prowadzenie działalności usługowej, o której mowa w ust.1, 2) przejmowanie dokumentacji niearchiwalnej likwidowanych w okresie obowiązywania niniejszej umowy przedsiębiorstw państwowych, dla których organem załoŝycielskim jest Zamawiajacy, w celu jej właściwego przechowywania oraz prowadzenie działalności usługowej, o której mowa w ust. 1, 3) wszelkie czynności związane z przetransportowaniem dokumentacji zarówno od dotychczasowego wykonawcy usług dotyczy dokumentacji z juŝ zlikwidowanych przedsiębiorstw państwowych, jak teŝ z siedzib przedsiębiorstw państwowych dotyczy przedsiębiorstw zlikwidowanych w okresie obowiązywania niniejszej umowy, do nowego miejsca jej składowania oraz zapewnienie niezbędnych materiałów do wykonania tych czynności, a takŝe transport, ładunek i rozładunek. 3. Przedmiot umowy naleŝy wykonać zgodnie z przepisami ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity z dnia r., Dz. U. Nr 97, poz. 673) oraz przepisami Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 15 lutego 2005 r. w sprawie warunków przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców (Dz. U. Nr 32, poz. 284). 1

2 2 1. Zamawiający stwierdza, iŝ czynności, o których mowa w 1 naleŝą do zakresu jego statutowych zadań i wyraŝa zgodę na ich realizację przez Wykonawcę stosownie do obowiązujących w tym zakresie przepisów prawa, na warunkach określonych niniejszą umową. 2. Zamawiający, zgodnie z ustawą z dnia r. o ochronie danych osobowych (tekst jednolity: Dz. U. z 2002 Nr 101, poz. 926 z późn. zm.), powierza niniejszą umową Wykonawcy przetwarzanie danych osobowych zawartych w przejętej dokumentacji, a Wykonawca zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe wyłącznie w zakresie i celu przewidzianym w umowie. 3. Wykonawca zobowiązany jest przed rozpoczęciem przetwarzania danych osobowych, o których mowa w ust. 2, podjąć środki zapewniające ochronę tych danych oraz spełnić wymagania określone przepisami ustawy o ochronie danych osobowych Wykonawca zobowiązuje się w ramach prowadzonej przez siebie działalności w zakresie przechowalnictwa archiwalnego do przechowywania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B) Zamawiającego, o łącznej objętości 1380 metrów bieŝących akt, przez okres określony przepisami dla danej kategorii akt, z zastrzeŝeniem ust Wykonawca przejmie od dotychczasowego wykonawcy usługi całość dokumentacji Zamawiającego pozostającą w przechowaniu wykonawcy usługi w terminie 7 dni od dnia podpisania niniejszej umowy zapewniając jej przetransportowanie do miejsca przechowywania wraz z niezbędnymi do tej czynności materiałami, a takŝe ładunek i rozładunek. 3. Przejęcie dokumentacji, o którym mowa w ust. 2, nastąpi na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego. Integralną częścią tego protokołu będą spisy zdawczo odbiorcze przejętej na przechowanie dokumentacji. 4. Strony dopuszczają moŝliwość zwiększenia ilości dokumentacji pochodzącej z likwidowanych w okresie obowiązywania umowy przedsiębiorstw państwowych do 1695 metrów bieŝących akt. 5. W przypadku likwidacji w okresie obowiązywania umowy przedsiębiorstwa państwowego, dla którego organem załoŝycielskim jest Zamawiajacy, Wykonawca w terminie 14 dni od dnia otrzymania pisemnego polecenia od Zamawiającego przejmie dokumentację niearchiwalną tego przedsiębiorstwa zapewniając jej przetransportowanie do miejsca przechowywania wraz z niezbędnymi do tej czynności materiałami, a takŝe ładunek i rozładunek. 6. Przejęcie dokumentacji, o którym mowa w ust. 5, nastąpi na podstawie protokołu zdawczo odbiorczego. Integralną częścią tego protokołu będą spisy zdawczo odbiorcze przejętej na przechowanie dokumentacji Miejscem przechowywania dokumentacji jest W przypadku zmiany miejsca przechowywania dokumentacji, Wykonawca zobowiązuje się powiadomić o tym Zamawiającego oraz Archiwum Państwowe i Sąd Gospodarczy w Olsztynie z dwutygodniowym wyprzedzeniem. 2

3 5 Wykonawca zobowiązuje się do przechowywania dokumentacji w stanie nienaruszonym, umoŝliwiającym pełne korzystanie z dokumentacji przez cały okres zakwalifikowany do jej przechowywania. 6 Wykonawca zapoznał się ze stanem fizycznym dokumentacji Zamawiającego, którą będzie przechowywał i stwierdza, Ŝe... 7 Wykonawca zobowiązany jest do: 1) przechowywania dokumentacji przejętej od Zamawiającego zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami archiwalnymi przechowywania, konserwacji, udostępniania i brakowania dokumentacji niearchiwalnej, 2) przestrzegania przepisów ppoŝ., bhp oraz zabezpieczenia przechowywanej dokumentacji przed uszkodzeniem, zniszczeniem i kradzieŝą, 3) zapewnienia Zamawiającemu w kaŝdym czasie wglądu w przechowywaną dokumentację, 4) obsługi prawno archiwalnej dokumentacji Zamawiającego tylko przez osoby zobowiązane na podstawie odrębnych przepisów do zachowania tajemnicy handlowej, słuŝbowej i państwowej, 5) sporządzania kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 10 lutego 2005 r. w sprawie określenia maksymalnej wysokości opłat za sporządzenie odpisu lub kopii dokumentacji o czasowym okresie przechowywania (Dz. U. Nr 28, poz. 240). 8 Wykonawcy nie wolno udostępniać dokumentacji Zamawiającego osobom trzecim (prawnym i fizycznym), chyba Ŝe Ŝądanie takie przedstawi na piśmie właściwy urząd skarbowy, urząd kontroli skarbowej, miejscowy oddział ZUS lub instytucje wymiaru sprawiedliwości Przejęta do przechowywania dokumentacja, po upływie obligatoryjnych okresów jej przechowywania, podlega na koszt Wykonawcy wybrakowaniu i przekazaniu na makulaturę lub zniszczeniu w trybie ustalonym Rozporządzeniem Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). 2. Zamawiający upowaŝnia Wykonawcę do występowania z wnioskiem w imieniu Zamawiającego do Dyrektora Archiwum Państwowego w Olsztynie o wyraŝenie zgody na jednorazowe brakowanie dokumentacji niearchiwalnej. 3. O zamiarze przekazania dokumentacji na makulaturę Wykonawca poinformuje Zamawiającego z dwutygodniowym wyprzedzeniem. 4. Spisy brakowania dokumentacji będą kaŝdorazowo przedstawiane Zamawiającemu oraz właściwemu Sądowi Gospodarczemu i Archiwum Państwowemu w Olsztynie. 3

4 5. W przypadku zmniejszenia ilości dokumentacji wskutek działań, o których mowa w ust. 1, Zamawiający obniŝy Wykonawcy wynagrodzenie proporcjonalnie do zmniejszonej liczby metrów bieŝących dokumentacji Miesięczne wynagrodzenie Wykonawcy za wykonywanie przedmiotu umowy w skali 1 metra bieŝącego dokumentacji wynosi... złotych brutto. 2. Łączne wynagrodzenie Wykonawcy za realizację przedmiotu umowy w skali 1380 metrów bieŝących dokumentacji, obejmujące cały okres obowiązywania umowy, wynosi... złotych brutto (słownie:... złotych), z zastrzeŝeniem ust Rozliczenie wykonania przedmiotu umowy w okresie obowiązywania umowy będzie następowało według powyŝszych zasad i nie przekroczy następujących wysokości wynagrodzenia przypadających na poszczególne lata: 1) w roku złotych brutto, 2) w roku złotych brutto, 3) w roku złotych brutto, 4) w roku złotych brutto, 5) w roku złotych brutto. 4. Strony ustalają, Ŝe rozliczenie za wykonywanie przedmiotu umowy będzie następowało z dołu, na podstawie faktur VAT płatnych przelewem na konto Wykonawcy podane na fakturach, w terminie 14 dni od dnia ich otrzymania przez Zamawiającego, wystawianych przez Wykonawcę w okresach rocznych, liczonych od dnia 17 grudnia kaŝdego roku, z zastrzeŝeniem ust. 5 i Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy w okresie od dnia podpisania umowy do dnia 16 grudnia 2006 r. wystawi fakturę za ten okres, której płatność nastąpi w terminie do dnia 31 grudnia 2006 r. 6. Wykonawca za wykonanie przedmiotu umowy w okresie od dnia 17 grudnia 2009 roku do dnia 16 października 2010 roku wystawi fakturę za ten okres, płatną w terminie 14 dni licząc od dnia jej otrzymania przez Zamawiającego. 7. W przypadku zwiększenia dotychczasowej ilości dokumentacji o dokumentację pochodzącą z likwidowanych przedsiębiorstw państwowych w okresie obowiązywania umowy, Zamawiający zapłaci Wykonawcy wynagrodzenie za realizację przedmiotu umowy w skali faktycznej ilości metrów bieŝących dokumentacji, tj. powiększonej o nową ilość dokumentacji, nie większej jednak niŝ 1695 metrów bieŝących. 8. Przypadek określony w ust. 7 nie spowoduje podniesienia Wykonawcy miesięcznego wynagrodzenia za wykonywanie przedmiotu umowy w skali 1 metra bieŝącego dokumentacji, określonego w ust W przypadku zwiększenia dotychczasowej ilości dokumentacji, o którym mowa w ust. 7, Zamawiający proporcjonalnie podniesie Wykonawcy wynagrodzenie przypadające na poszczególne lata obowiązywania umowy, określone w ust Spełnienie świadczenia przez Zamawiającego następuje w dniu obciąŝenia rachunku Zamawiającego. 11. Wykonawca za realizację przedmiotu umowy będzie wystawiał faktury na następującego płatnika: Warmińsko-Mazurski Urząd Wojewódzki w Olsztynie, Olsztyn, Al. Marszałka J. Piłsudskiego 7/9, NIP

5 12. W przypadku braku środków finansowych zapewniających realizację przedmiotu umowy w którymkolwiek rocznym planie finansowym dotyczącym okresu obowiązywania umowy, zastosowanie ma treść 14 ust. 1 pkt 1 umowy. 13. Wynagrodzenie określone w ust. 1 obejmuje czynności, o których mowa w 1 ust. 2 pkt 3 umowy Wykonawca wniósł przed podpisaniem umowy zabezpieczenie naleŝytego wykonania umowy w wysokości 5% ceny brutto podanej w ofercie, co stanowi kwotę... złotych (słownie:... złotych). 2. Zabezpieczenie zostało wniesione w formie Zamawiający zwróci 100% zabezpieczenia w terminie 30 dni od dnia wykonania przedmiotu umowy i uznania przez zamawiającego za naleŝycie wykonany, przedmiot umowy zostanie uznany za naleŝycie wykonany w momencie przekazania całości dokumentacji nowemu wykonawcy wyłonionemu po upływie waŝności niniejszej umowy w przeprowadzonym postępowaniu o udzielenie zamówienia, bądź w momencie podpisania umowy z dotychczasowym wykonawcą w przypadku wyboru w przeprowadzonym postępowaniu tego samego wykonawcy. 12 Wykonawca zobowiązuje się przez okres obowiązywania umowy do ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności, obejmującego takŝe szkody wyrządzone przez podwykonawców, na kwotę nie mniejszą niŝ łączne wynagrodzenie Wykonawcy określone w 11 ust. 2 umowy Za niewykonanie lub nienaleŝyte wykonanie umowy Strony będą płacić następujące kary umowne: 1) Zamawiający zobowiązany jest zapłacić karę umowną Wykonawcy z tytułu odstąpienia od umowy przez jedną ze Stron z przyczyn leŝących po stronie Zamawiającego w wysokości ,00 złotych z wyłączeniem okoliczności, o których mowa w art. 145 ustawy Prawo zamówień publicznych, 2) Wykonawca zobowiązany jest do zapłacenia Zamawiającemu kary umownej z tytułu odstąpienia od umowy przez jedną ze Stron z przyczyn leŝących po stronie Wykonawcy w wysokości ,00 złotych. 2. Strony zastrzegają prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego w przypadku, gdy kary umowne nie pokryją szkody powstałej na skutek niewykonania lub nienaleŝytego wykonania przedmiotu umowy. 3. Zamawiający moŝe odstąpić od umowy z zachowaniem trzymiesięcznego okresu wypowiedzenia w przypadku niewykonywania lub nienaleŝytego wykonywania obowiązków umownych przez Wykonawcę. 4. W przypadku, o którym mowa w ust. 3, Wykonawca do upływu okresu wypowiedzenia zorganizuje na własny koszt transport dokumentacji do wskazanej przez Zamawiającego jednostki organizacyjnej, uprawnionej do prowadzenia archiwalnej działalności przechowalniczej. 5

6 5. W przypadku ustania działalności Wykonawcy, zobowiązuje się on do powiadomienia Zamawiającego, a takŝe Archiwum Państwowe w Olsztynie i Sąd Gospodarczy w Olsztynie o terminie zakończenia działalności oraz do przekazania na swój koszt, w trybie obowiązujących przepisów, przejętej dokumentacji niearchiwalnej do dalszego przechowywania wskazanej przez Zamawiającego jednostce organizacyjnej, uprawnionej do prowadzenia archiwalnej działalności przechowalniczej. JeŜeli ustanie działalności będzie z winy Wykonawcy, zastosowanie ma ust. 1 pkt 2 umowy. 14 Wszelkie zmiany i uzupełnienia treści umowy wymagają dla swej waŝności formy pisemnej w postaci aneksu. 15 W sprawach nieuregulowanych niniejszą umową będą miały zastosowanie przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych i Kodeksu cywilnego. 16 Spory wynikające na tle wykonania niniejszej umowy rozstrzygane będą polubownie, a w przypadku braku porozumienia rozstrzygane będą przez sąd właściwy dla Zamawiającego. 17 Umowa sporządzona została w czterech jednobrzmiących egzemplarzach, po dwa dla kaŝdej ze Stron. Zamawiający Wykonawca 6