ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT

Transkrypt

1 FZ Żmudź, dnia 11 kwietnia 2013 r. ZAPROSZENIE DO SKŁADANIA OFERT Gmina Żmudź działając na podstawie art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 13, poz. 759 z późn. zm.) oraz art i ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. Nr 16, poz. 93, z późn. zm.) ogłasza postępowanie na Wykonanie zadania pn. Usługa zakwaterowania uczestników konferencji w Gminie Żmudź. 1. Zamawiający Gmina Żmudź Żmudź 2, Żmudź NIP: , REGON: Tel./fax.: , Osoba do kontaktu: Łukasz Burak, od pon. do pt. w godzinach , tel , biuro@kierunekwschod.pl 2. Przedmiot zamówienia Przedmiotem zamówienia jest usługa zakwaterowania uczestników konferencji w Gminie Żmudź Nocleg dla 16 osób w jednym obiekcie noclegowym (typu hotel, pensjonat, motel). Wyklucza się obiekty typu internat, schronisko młodzieżowe itp. Obiekt położony w odległości maksymalnie 30 km od siedziby Zamawiającego. Osoby zakwaterowane pojedynczo w pokojach z łazienką. Nocleg będzie miał miejsce w dniach 9 10 maja 2013 r. (jedna doba hotelowa). Zakwaterowanie osób 9 maja 2013 r. około godz Bezpłatny parking. Kolacja dla osób korzystających z noclegu w formie zasiadanej składająca się z minimum: - pieczywo; - przystawki: minimum 3 rodzaje wędlin, sery, ryby, minimum 3 rodzaje sałatek; - co najmniej dwa gorące dania; - wybór świeżych warzyw krojonych; - gorąca kawa i herbata, cukier, cytryna, mleko/śmietanka; - minimum 2 rodzaje soków; - woda mineralna, gazowana i niegazowana; - minimum 2 rodzaje napojów gazowanych; - serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie).

2 Proponowane menu kolacji Wykonawca jest zobowiązany przedłożyć Zamawiającemu minimum 7 dni przed wykonaniem zamówienia. Zamawiający ma prawo wnieść do niego swoje uwagi, które Wykonawca jest zobowiązany uwzględnić. Śniadanie dla osób korzystających z noclegu w formie szwedzkiego stołu z miejscami siedzącymi dla uczestników składające się z minimum: - pieczywo jasne i ciemne oraz bułki; - minimum 3 rodzaje wędlin; - minimum dwa rodzaje sera (żółty, twarożek); - dżemy owocowe; - jogurty owocowe; - wybór świeżych warzyw krojonych; - 2 ciepłe dania (np. jajecznica i parówki); - płatki kukurydziane, płatki czekoladowe, musli, mleko; - gorąca kawa i herbata, mleko, cukier, cytryna mleko/śmietanka; - minimum 2 rodzaje soków owocowych; - serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sprzątanie). Wykonanie przedmiotu zamówienia zostanie stwierdzone na podstawie protokołu odbioru. Wspólny Słownik Zamówień (CPV): Hotelarskie usługi noclegowe 3. Termin realizacji przedmiotu zamówienia a) 9-10 maja 2013 r. 4. Oferty częściowe i wariantowe Zamawiający nie dopuszcza składania ofert częściowych i wariantowych 5. Opis warunków udziału w postępowaniu O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki: 1. Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia. Znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia. Nie są powiązani osobowo ani kapitałowo z Zamawiającym. Na potwierdzenie spełniania tego warunku Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć Oświadczenie (załącznik nr 2). 6. Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu i ocena ofert Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu będzie przeprowadzona w oparciu o dokumenty przedłożone przez Wykonawcę. Oferty Wykonawców, którzy przedłożą dokumenty potwierdzające spełnianie wymaganych warunków zostaną dopuszczone do oceny. Wykonawcy, którzy nie przedłożą dokumentów potwierdzających spełnianie wymaganych warunków zostaną wezwani do ich uzupełnienia w terminie wskazanym przez Zamawiającego. Złożone na wezwanie Zamawiającego dokumenty powinny potwierdzać spełnianie przez Wykonawcę

3 warunków udziału w postępowaniu nie później niż w dniu, w którym upłynął termin składania ofert. Jeżeli pomimo wezwania przez Zamawiającego nie uzupełnią dokumentów zostaną wykluczeni z postępowania. Zamawiający dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w oparciu o następujące kryteria: a) Cena ofertowa znaczenie 70 pkt C KC = C N OB 70 (max liczba punktów w ocenianej pozycji) Gdzie: KC - ilość punktów przyznanych Wykonawcy C N - najniższa zaoferowana cena, spośród wszystkich ofert nie podlegających odrzuceniu C OB cena zaoferowana w ofercie badanej b) Zaszeregowanie obiektu hotelarskiego znaczenie 30 pkt * - 10 pkt. ** - 20 pkt. *** - 30 pkt. Na potwierdzenie zaszeregowania obiektu hotelarskiego Wykonawca zobowiązany jest przedłożyć dokumenty potwierdzające zaszeregowanie obiektu hotelarskiego. Maksymalna łączna liczba punktów jaką może uzyskać Wykonawca wynosi 100 pkt. Jeżeli Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia ofert dodatkowych. Wykonawcy składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w ofertach złożonych wcześniej. 7. Przesłanki odrzucenia oferty a) jej treść nie będzie odpowiadać treści zaproszenia do składania ofert; b) zostanie złożona po terminie składania ofert. W takim przypadku oferta zostanie odesłana Wykonawcy. 8. Składanie ofert 1. Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę. 2. Oferty składa się w formie pisemnej wypełniając Formularz oferty (załącznik nr 1) oraz dołączając załączniki potwierdzające spełnianie warunków udziału w postępowaniu. 3. Oferta powinna być czytelna i wypełniona w języku polskim. 4. Wszelkie zmiany w tekście oferty (przekreślenia, poprawki, dopiski) powinny być podpisane lub parafowane przez Wykonawcę. W przeciwnym wypadku nie będą uwzględnione. 5. Wszystkie strony oferty wraz z załącznikami powinny być ponumerowane, trwale zszyte oraz podpisane przez Wykonawcę. Dokumenty składane w formie kopii powinny być opatrzone klauzulą: Za zgodność z oryginałem i podpisane przez oferenta. 6. Wykonawca może wprowadzić zmiany do złożonej oferty lub wycofać ofertę przed terminem składania ofert. Zmiany lub informacja o wycofaniu oferty powinny być doręczone Zamawiającemu

4 na piśmie przed zakończeniem terminu składania ofert. Oświadczenie o wprowadzeniu zmian lub wycofaniu powinno być opakowane tak, jak oferta a koperta zawierać dodatkowe oznaczenia wyrazami: Zmiana lub Wycofanie. 7. Wykonawca nie może wycofać oferty i wprowadzać jakichkolwiek zmian w treści oferty po upływie terminu składania ofert. 8. Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 9. Ofertę należy złożyć w dwóch kopertach (wewnętrznej i zewnętrznej). Zamknięta koperta zewnętrzna powinna być zaadresowana: Gmina Żmudź, Żmudź Żmudź Usługa zakwaterowania uczestników konferencji w Gminie Żmudź oferta Nie otwierać przed dniem: r. godz Zamknięta koperta wewnętrzna powinna być opisana w sposób podany poniżej: Nadawca: Nazwa i adres Wykonawcy Adresat: Gmina Żmudź Żmudź Żmudź Oferta na Usługa zakwaterowania uczestników konferencji w Gminie Żmudź NIE OTWIERAĆ PRZED DNIEM OTWARCIA OFERT r. godz Termin składania ofert upływa w dniu r. o godz Otwarcie ofert odbędzie się w dniu r. o godz w siedzibie Zamawiającego Urząd Gminy Żmudź, pok. nr Bezpośrednio przed otwarciem ofert Zamawiający poda kwotę jaką zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 9. Zamawiający zastrzega sobie prawo do: 1. Zmiany lub uzupełnienia zaproszenia do składania ofert. Informacja o zmianie zaproszenia do składania ofert zostanie upubliczniona w ten sam sposób jak zaproszenie do składania ofert. 2. Unieważnienia postępowania na każdym etapie bez podania przyczyn. Z tytułu unieważnienia postępowania Wykonawcy nie przysługuje żadne roszczenie w stosunku do Zamawiającego. 3. Wezwania Wykonawcy, w przypadku stwierdzenia uchybień w ofercie, do złożenia w określonym terminie, stosownych oświadczeń, wyjaśnień i dokumentów. 4. Przeprowadzenia negocjacji z Wykonawcą, który złożył najkorzystniejszą ofertę. Negocjacje nie mogą prowadzić do wzrostu zaoferowanej przez Wykonawcę ceny. W szczególności negocjacje zostaną przeprowadzone, gdy najkorzystniejsza oferta przewyższać będzie kwotę jaka Zamawiający może przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia. 5. Zamawiający zastrzega sobie prawo do odstąpienia od podpisania umowy w przypadku utraty dofinansowania. 6. Zamawiający zastrzega sobie prawo do żądania od Wykonawcy wyjaśnień dotyczących złożonej oferty.

5 Załączniki: 1. Formularz ofert załącznik nr 1 2. Oświadczenie Wykonawcy załącznik nr 2 3. Wzór umowy załącznik nr 3 ZATWIERDZAM Żmudź, dnia r...