WZP/WIS/U /14. Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia

Transkrypt

1 dla rozwoju Mazowsza Wydatek współfinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego oraz ze środków budżetu województwa mazowieckiego Szczegółowy Opis Przedmiotu Zamówienia I. Przedmiot zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest : wynajęcie sal konferencyjnych wraz z wyposażeniem oraz usługa restauracyjna w Warszawie na potrzeby szkoleń eksperckich w ramach RPO WM organizowanych przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych. Symbol dostaw i usług zgodnie z CPV: usługi restauracyjne i dotyczące podawania posiłków, usługi wynajmu lub leasingu nieruchomości innych niż mieszkalne. II. Założenia zamówienia: Przeprowadzenie przez Mazowiecką Jednostkę Wdrażania Programów Unijnych 15 szkoleń eksperckich w Warszawie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Mazowieckiego organizowanych dla beneficjentów oraz potencjalnych beneficjentów zainteresowanych aplikowaniem o środki w ramach RPO WM. Przewidywana ilość uczestników ogółem max. 600 osób ( 15 szkoleń x 40 osób) oraz max. 30 osób ze strony Zamawiającego (15 szkoleń x 2 osoby). Wykonawca zobowiązany jest wycenić koszt max. 600 osób w zakresie wynajmu sali szkoleniowej oraz 630 osób tj. uczestników szkolenia oraz osób z ramienia Zamawiającego w zakresie wyżywienia. III. Termin wykonania zamówienia : Zamówienie musi zostać wykonane w okresie od momentu zawarcia umowy do 12 grudnia 2014 r. Szkolenia odbywać się będą od momentu zawarcia umowy, najpóźniej do dnia 5 grudnia 2014 r. w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą. Strona 1 z 7

2 Zamówienie powinno zostać wykonane z wyłączeniem dni wolnych od pracy oraz sobót i niedziel. IV. Wykonawca jest zobligowany do: 1. Zapewnienia sal szkoleniowych na min. 10 godzin zegarowych dziennie (min. w godz. 7:00-17:00) na każde z 15 szkoleń wraz z niezbędnym wyposażeniem: stoły, krzesła z miękkim siedziskiem w ustawieniu podkowa dla minimum 40 uczestników (miejsca siedzące usytuowane tylko po zewnętrznej części stolików, przestrzeń w sali musi pozwalać na swobodne przemieszczanie się, dla każdego uczestnika powinno przypadać minimalnie 2 m² wolnej powierzchni biurowej tj. powierzchnia Sali szkoleniowej uzależniana od liczby uczestników zgłoszonych na szkolenie); krzeseł z miękkim siedziskiem i stolika dla 2 prelegentów; laptop posiadający oprogramowanie umożliwiające dostęp do Internetu poprzez przeglądarkę internetową z możliwością dostępu do prezentacji przygotowanych w programie Power Point, plików obsługiwanych przez programy Word i Excel (2010+) oraz PDF, a także możliwość wyświetlania filmów (plik np. AVI) oraz plików filmowych dostępnych w Internecie (filmy edukacyjne, klipy promujące markę Mazowsza etc.); podwieszany rzutnik multimedialny; podwieszany ekran do rzutnika multimedialnego; tablicę typu flipchart (wraz z min. 30 kartkami- w razie potrzeby niezwłocznie należy uzupełnić) oraz mazaki (min. 3 sztuki w różnych kolorach); odpowiednie nagłośnienie (w tym mikrofon na życzenie prowadzącego); klimatyzacja/ogrzewanie jako stałe elementy infrastruktury pomieszczenia (nie dopuszcza się możliwości stosowania urządzeń przenośnych, a w razie ich awarii Wykonawca jest zobowiązany do niezwłocznego zapewnienie sali w tym samym hotelu z w pełni sprawnymi urządzeniami, zgodniej w wymogami SOPZ i pod żadnym względem nie gorszej niż poprzednia); system zaciemniania i sterowania oświetleniem; możliwość pozostawienia płaszczy i kurtek w osobnym, zamykanym, bezpiecznym miejscu np. szafa, szatnia; toaleta dostępna dla uczestników szkoleń poza salą szkoleniową, ale w bezpośrednim jej sąsiedztwie; Strona 2 z 7

3 dostęp do internetu bezprzewodowego, co najmniej w sali szkoleniowej- jeżeli sieć jest zastrzeżona hasłem Wykonawca jest zobowiązany do podania hasła Zamawiającemu oraz uczestnikom szkolenia; zapewnienie obsługi organizacyjnej wchodzącej w skład usługi hotelarskiej (serwis techniczny, obsługa cateringowa) oraz z ramienia Wykonawcy min. 1 osoba, której obowiązkiem będzie w szczególności rejestracja uczestników i wydawanie materiałów szkoleniowych, logistyczna obsługa szkolenia, współpraca z obsługą hotelu oraz przedstawicielami Zamawiającego w kwestiach dotyczących organizacji szkolenia itp. w zależności od potrzeb; zapewnienie w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali szkoleniowej miejsca wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące dla co najmniej 2 osób) w celu zorganizowania rejestracji uczestników, umożliwiającej podpisywanie się na liście obecności oraz dystrybucję materiałów szkoleniowych; możliwość zorganizowania 2 szkoleń w 2 salach szkoleniowych jednocześnie w trakcie 1 dnia w terminach ustalonych przez Zamawiającego z Wykonawcą. Zapewnienia każdorazowo sali szkoleniowej dostosowanej do przeprowadzenia szkolenia dla minimum 40 uczestników oraz osób prowadzących. W zapewnionych salach nie może być kolumn, filarów i innych elementów architektonicznych, które będą ograniczały widoczność lub uniemożliwią ustawienia stołów w sposób zapewniający swobodne przemieszczanie się uczestników i/lub osoby prowadzącej. Sale szkoleniowe w hotelu w centrum Warszawy, ale nie dalej niż 3 kilometry od Dworca Centralnego (licząc od ul. Aleje Jerozolimskie 54, Warszawa za pomocą portali umożliwiających pomiar odległości, tj. lub podobnych). 2. Zapewnienia wyżywienia każdorazowo dla wszystkich uczestników szkolenia, obejmującego: a) obiad zasiadany składający się z dwóch dań gorących (zupa i drugie danie) w formie bufetu (wybór potraw) podawany ok. godziny 14:00 (bufet oraz przestrzeń restauracyjna poza salą szkoleniową, ale w tym samym budynku). Każdorazowo minimum 2 rodzaje zup (min. po 350 ml na osobę), min. 2 rodzaje mięs lub mięsa i ryby (min. po 150 g na osobę), min. 2 rodzaje surówek/ warzyw (min. po 100 g na osobę), min. 2 rodzaje dodatków skrobiowych np. ziemniaki, ryż, makaron, frytki itp. (min. 200 g na osobę); b) 3 przerwy kawowe w formie bufetu kawowego podawanego: przed rozpoczęciem zajęć ok. godz. 8:00 (kawa z ekspresu- świeżo parzona, herbata ekspresowa- min. 3 rodzaje/ smaki, soki owocowe- min. 2 smaki, woda niegazowana butelkowana (po max. 0,5 l), mleko do kawy, cukier, cytryna, min. 3 rodzaje ciasta (np. sernik, szarlotka, pączki, mini drożdżówki, Strona 3 z 7

4 babeczki z nadzieniem)- porcja dla 1 osoby min. 300 g, kanapki dekorowane z pieczywem mieszanym, masłem oraz np. z wędliną, serem żółtym (nie dopuszcza się wyrobów seropodobnych), warzywami, dopuszcza się możliwość stosowania jajka oraz past kanapkowych)- min. 3 kanapki na osobę, każda kanapka min. 80 g)- kanapki nie mogą być układane jedna na drugiej, oraz podczas dwóch kolejnych przerw ok. godziny 11:30 oraz po obiedzie (ok. godziny 14:40) kawa z ekspresu- świeżo parzona, herbata ekspresowamin. 3 rodzaje/ smaki, soki owocowe min. 2 smaki, woda niegazowana butelkowana (po max. 0,5 l), mleko do kawy, cukier, cytryna, min. 3 rodzaje ciasta- porcja dla 1 osoby min. 300 g; c) w ramach przerw kawowych ciepłe napoje - dostępne przez cały czas trwania szkolenia - uzupełnianie w ramach potrzeb; d) wyżywienie (obiady oraz przerwy kawowe) dostępne poza salą szkoleniową, jednak w jej bezpośrednim sąsiedztwie; e) obiad zasiadany- stoły dedykowane uczestnikom szkolenia powinny być oznakowane (na każdym stole tabliczka informacyjna) w sposób umożliwiający ich rozpoznanie, a co za tym idzie sprawną samoobsługę podczas obiadu. 3. Zapewnienia realizacji usługi w hotelu posiadającym przyznaną kategorię minimum trzygwiazdkową (kategoryzacja obiektów hotelarskich zgodnie z wymogami Rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r w sprawie obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz.U. z 2006r Nr 22, poz.169)). 4. Zapewnienia każdorazowo 2 bezpłatnych miejsc parkingowych na czas trwania szkolenia. Miejsca parkingowe muszą znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie obiektu hotelowego (na terenie hotelu lub na terenie działki przylegajacej do hotelu) i muszą być wcześniej zarezerwowane przez Wykonawcę i wskazane Zamawiającemu jako miejsca dedykowane dla przedstawicieli Zamawiającego. Informacja o formie korzystania z ww. miejsc parkingowych musi zostać przekazana Zamawiającemu przez Wykonawcę drogą mailową najpóźniej na 2 dni robocze przed terminem pierwszego szkolenia oraz jeżeli nastąpią jakieś zmiany w korzystaniu z parkingu każdorazowo nie później niż na 2 dni robocze przed terminem szkolenia. 5. Zapewnienia obiektu do prowadzenia szkoleń dostosowanego do potrzeb osób niepełnosprawnych. 6. Oznakowania sali szkoleniowej, gdzie będą odbywać się szkolenia oraz zamieszczenie widocznej informacji w holu budynku, w którym będą odbywać się szkolenia zgodnie z zaleceniami Zamawiającego. Strona 4 z 7

5 7. Bieżącego informowania Zamawiającego drogą mailową lub/i telefonicznie na temat działań realizowanych przez Wykonawcę w związku z organizacją szkoleń w sposób zapewniający stały kontakt i nadzór Zamawiającego nad realizacją umowy. 8. Zapewnienia wydruku materiałów szkoleniowych w ilości zgodnej z liczbą wszystkich zrekrutowanych uczestników szkoleń (tj. max. 600 osób) i po jednym egzemplarzu wydruku z każdego terminu szkolenia dla Zamawiającego oraz ich bindowanie i transport. Każdorazowo Zamawiający prześle Wykonawcy drogą mailową materiały na szkolenie (dopuszczalne formaty: prezentacja power point, dokument Word, Excel (2010+), PDF) najpóźniej na dzień roboczy przed terminem szkolenia do godziny 12:00 wraz z informacją dla jakiej liczby uczestników należy przygotować materiały. Jednocześnie Zamawiający zastrzega, że materiał szkoleniowy dla jednego uczestnika stanowił będzie max. 40 kartek (wydruk dwustronny na papierze formatu A4, w przypadku prezentacji power point 2 slajdy na jednej stronie, wydruk dwustronny). Jeżeli na danym szkoleniu będzie mniej obszerny materiał (mniej niż 40 kartek wydruku na jednego uczestnika) to Zamawiający zastrzega sobie prawo do wykorzystania zaoszczędzonych wydruków na kolejnym/ kolejnych szkoleniach. Materiały szkoleniowe na wszystkie szkolenia nie przekroczą kartek wydruku dwustronnego. Każdorazowo materiały na szkolenie drukowane będą jako dokumenty czarno białe. Każdy wydrukowany materiał dla jednego uczestnika może składać się z kilku dokumentów, które Wykonawca musi ułożyć w odpowiedniej kolejności (zgodnie z instrukcją Zamawiającego) oraz zbindować. Wykonawca jest zobowiązany do przygotowania oraz dostarczenia na miejsce szkolenia (najpóźniej 30 minut przed rozpoczęciem rejestracji uczestników) ww. materiałów szkoleniowych w ilości zgodnej z liczbą uczestników zapisanych na dane szkolenie. Jeden egzemplarz materiałów z każdego szkolenia musi być dostarczony do siedziby Zamawiającego wraz z raportami za szkolenie. Wykonawca jest zobowiązany do prowadzenia zestawienia liczby kartek materiałów wydrukowanych na dane szkolenie oraz przesyłanie go drogą mailową do Zamawiającego po każdym szkoleniu. 9. Zapewnienia każdemu uczestnikowi 15 szkoleń notesu (format A4, w kratkę lub linie, min. 20 kartek ) i długopisu (wkład w kolorze niebieskim). 10. Rozdania wszystkim uczestnikom ankiet oceny szkolenia oraz ich zebranie po zakończeniu szkolenia. Na ich podstawie Wykonawca zobligowany jest do opracowania raportu z przeprowadzonego szkolenia. Każdy raport powinien dotyczyć jednego szkolenia i być stworzony w formie opisowej (minimalnie: informacja o miejscu szkolenia, o zapewnionych materiałach, o cateringu, temat, data szkolenia, liczba uczestników zapisanych oraz obecnych, liczba rozdanych ankiet oceny oraz liczba zwróconych/ wypełnionych ankiet, informacja o odczuciach i potrzebach uczestników- najczęściej Strona 5 z 7

6 zadawane pytania, sugestie, zmian w szkoleniach, potrzeby szkoleniowe uczestników oraz średnie ocen z poszczególnych aspektów ocenianych w ww. ankietach (podane w firmie liczbowej oraz w firmie graficznej np. wykresy kołowe lub/ i słupkowe) itp. zagadnienia wynikające z wnikliwej analizy ankiet oceny oraz z opinii wyrażanych na szkoleniu) oraz liczbowej (min. tabela zawierająca oceny uczestników z zakresu wszystkich ocenianych aspektów, średnia ocena każdego z aspektów, średnia ocena szkolenia itp.). Raporty za szkolenia zorganizowane w danym miesiącu powinny zostać przekazane Zamawiającemu najpóźniej wraz z ankietami oceny, na podstawie których zostały stworzone oraz (jeżeli dotyczy ostatniego szkolenia w danym miesiącu) z fakturą za szkolenia zorganizowane w danym miesiącu. Raporty każdorazowo powinny uzyskać akceptację Zamawiającego w zakresie ich formy, treści oraz danych w nich zawartych. W celu uzyskania akceptacji projektu graficznego Wykonawca jest Zobowiązany do przedstawienia projektu raportu Zamawiającemu najpóźniej w ciągu 10 dni roboczych od daty podpisania umowy. Zamawiający w ciągu max. 3 dni roboczych zaakceptuje lub przedstawi uwagi do proponowanego projektu. Jeżeli przedstawiony projekt nie uzyska akceptacji Wykonawca jest zobligowany w ciągu max. 3 dni roboczych od dnia otrzymania informacji o braku akceptacji przedstawić kolejny projekt raportu. Akceptacja raportów za przeprowadzone szkolenia będzie polegała na szczegółowej analizie dostarczonych Zamawiającemu raportów. W przypadku pojawienia się w nich błędów, nieścisłości itp. Zamawiający przedstawi w ciągu 4 dni roboczych swoje uwagi Wykonawcy, który będzie zobowiązany w ciągu max. 4 dni roboczych dostarczyć poprawione raporty uwzględniające wszystkie uwagi Zamawiającego. Wszelkie akceptacje lub uwagi będą przesyłane drogą mailową. W przypadku uwag do raportów za przeprowadzone szkolenia termin płatności wystawionej faktury VAT będzie przedłużony o czas dostarczenia poprawnych raportów i będzie biegł od momentu otrzymania poprawnej, pełnej dokumentacji szkoleń. Raporty muszą być opatrzone informacją o współfinansowaniu, hasłem oraz logo RPO WM (zgodnie z instrukcją Zamawiającego przesłaną em). Wykonawca celem otrzymania ww. elementów (informacja o współfinansowaniu, hasło oraz logo RPO WM) jest zobowiązany o przesłanie do Zamawiającego owej prośby o ich przesłanie. Zmiana któregokolwiek z ww. oznaczeń nie może powodować zmiany ceny usługi. 11. Wykonawca zobowiązuje się do złożenia ostatniej faktury wraz z niezbędnymi dokumentami do dnia r. 12. Wykonawca zobowiązuje się do wyznaczenia osoby do stałego kontaktu w sprawie realizacji przedmiotu umowy. Strona 6 z 7

7 Zamawiający zgłosi Wykonawcy na dzień roboczy (najpóźniej do godziny 12:00) przed planowanym terminem szkolenia ilość zrekrutowanych uczestników na szkolenie, która będzie podstawą do zapłaty. Zgłoszona liczba uczestników na każde z 15 szkoleń nie może być mniejsza niż 20, ani większa niż 40 uczestników. Zamawiający będzie uiszczał zapłatę tylko za faktycznie zamówione usługi, co oznacza, że Wykonawcy nie przysługuje roszczenie o udzielenie zamówień do maksymalnych ilości. Strona 7 z 7