OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 OP-IV LK Załącznik nr 1b do SIWZ OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA Przedmiotem zamówienia jest zorganizowanie Kongresu Organizacji Pozarządowych dla beneficjentów i potencjalnych beneficjentów Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich na lata Termin realizacji zamówienia: 2 lipca 2016 r. Miejsce realizacji zamówienia: Lubelskie Centrum Konferencyjne, Grottgera 2, Lublin. Przewidywana frekwencja: max 300 osób Zapewnienie usługi w godzinach: 8:00 20:00 Miejsce realizacji zamówienia Lubelskie Centrum Konferencyjne, Grottgera 2, Lublin zostało zarezerwowane przez Zamawiającego. Koszt wynajęcia powierzchni pokrywa Zamawiający. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia: Etap 1. Organizacja Konferencji w ramach Kongresu: 1. Wykonawca jest zobowiązany do zapewnienia materiałów konferencyjnych dla 300 uczestników Kongresu w tym: metalowych długopisów 300 sztuk, notatników z nadrukiem - 50 stron 300 sztuk, wydruk programu Konferencji 300 sztuk, - wszystkie materiały konferencyjne muszą posiadać logotypy zgodnie z Księgą Wizualizacji znaku PROW Zapewnienie wykwalifikowanych prelegentów i stworzenie szczegółowego programu konferencji leży po stronie Zamawiającego. Wykonawca nie będzie pokrywał kosztów wynagrodzenia prelegentów. - Czas trwania konferencji będzie wynosił 5 godzin. Program Konferencji będzie dotyczył wsparcia jakie Organizacje Pozarządowe mogą uzyskać ze środków PROW na lata Etap 2. Zakup, zapewnienie oraz podanie i serwis produktów wpisanych na listę produktów tradycyjnych i regionalnych. 1. Wykonawca zakupi: Kaszanka pieczona z Dobrosławowa 6 kg

2 Kiełbasa wieprzowa z Krzczonowa 6 kg Kiełbasa wędzona z Wisznic 6 kg Kapusta kiszona Kraśnicka 6 kg Ogórki kiszone Kraśnickie 6 kg Racuchy Turowskie 6 kg Piernik lubelski 6 kg Rudnicki pieróg jaglany 6 kg Pieróg gryczany 6 kg Marchwiak z makiem 6 kg Cebulak Żukowski 6 kg Chleb Wyganowski 60 szt./700g Chleb Starowiejski 60 szt./600g Oranżada kąkolewicka 300 szt./330 ml Gotowe wyroby ze świni rasy puławskiej smalec, boczek wędzony, rolada boczkowa ze słoniną, karkówka wędzona, szynka peklowana, baleron wędzony - 12 kg 2. Wykonawca przygotuje oraz zapewni serwis zakupionych produktów tradycyjnych. Zakres prac Wykonawcy - Etap 2: - zakup produktów tradycyjnych; - serwis zakupionych produktów na stoły; - zapewnienie przynajmniej 5 wykwalifikowanych osób do obsługi serwisu. - przygotowanie stołów z obrusami na potrzeby serwisu i ustawienie w miejscu wskazanym przez zamawiającego; Etap 3. Wykonawca zapewni ciepłe posiłki (obiad) w formie stołu szwedzkiego dla maximum 300 osób po uzgodnieniu z Zamawiającym oraz serwis kawowy podczas trwania Kongresu. 1. Wykonawca zapewni ciągły serwis kawowy ( kawa, herbata, cukier, mleko, cytryna, woda mineralna, ciasteczka domowe) dla uczestników kongresu od godziny 10:00 2. Wykonawca ma zapewnić zastawę stołową dla maximum 300 osób lub naczynia i sztućce jednorazowe w ilości: tacki jednorazowe 400 szt., widelce jednorazowe 400 szt., noże jednorazowe 400 szt., kubeczki jednorazowe 400 szt., serwetki jednorazowe 400 szt., flaczarki jednorazowe 400 szt., talerz duży jednorazowy 400 szt., filiżanki 100 szt., łyżeczki 400 szt., talerzyki deserowe 400 szt. 3. Obiad ma składać się z zupy, drugiego dania gastronomicznego (sztuka mięsa plus dodatki), deseru. Strona 2 z 5

3 Zakres prac Wykonawcy - Etap 4: - przygotowanie stołów z obrusami na potrzeby serwisu kawowego w miejscu wskazanym przez zamawiającego; - zapewnienie przynajmniej pięciu warników na ciepłą wodę; - przygotowanie stołów z obrusami na potrzeby zorganizowania stołu szwedzkiego i ustawienie ich w miejscu wskazanym przez Zamawiającego; - rozstawienie i pomoc w serwowaniu obiadu; - zapewnienie przynajmniej 5 wykwalifikowanych osób do pomocy w serwisie obiadu. Etap 4. Organizacja konkursów i zapewnienie nagród w 4 konkursach nawiązujących tematyką do PROW Wykonawca zapewni organizację 4 konkursów. Do jego zadań będzie należeć: Przygotowanie i przeprowadzenie konkursów: a) Konkurs wiedzy o PROW; b) Konkurs na najlepszą inicjatywę; c) Konkurs na najlepszy strój folklorystyczny; d) Konkurs kulinarny; Powołanie komisji konkursowej składającej się z trzech osób w uzgodnieniu z Zamawiającym, której zadaniem będzie wyłonienie laureatów. Przekazanie w dniu rozstrzygnięcia konkursu nagród pieniężnych w gotówce laureatom zdobywcom I, II i III miejsca oraz dwóch wyróżnień potwierdzone czytelnym podpisem przez laureata na potwierdzeniu odbioru nagrody oraz oświadczeniu przygotowanym przez Zamawiającego- miejsce I zł, II- miejsce 200 zł, III miejsce 100 zł. Dwa wyróżnienia po 50 zł. Przygotowanie regulaminów konkursów. 2. Zorganizowanie na terenie Lubelskiego Centrum Konferencyjnego oznakowanego punktu konkursowego gdzie będą przyjmowane zgłoszenia do konkursu i wydawane nagrody pieniężne w miejscu wskazanym przez zamawiającego. Przygotowanie do każdego konkursu dla wszystkich laureatów czeków z wpisaną kwotą pieniężną w formie papierowej o minimalnym formacie A3 w poziomie i wręczenie ich na scenie (wręczenia symbolicznych czeków dokona Zamawiający a nagrody pieniężne będą do odebrania w punkcie obsługi konkursów) zapewnienie min. 4 osoby do przygotowania, przeprowadzenia i obsługi organizowanych konkursów. Konkursy nie mogą trwać jednocześnie. Po zakończeniu jednego konkursu musi się rozpocząć następny. Strona 3 z 5

4 Etap 5. Zakup ubezpieczenia OC dla imprezy pod nazwą Kongres Organizacji Pozarządowych. 1. Zakup polisy ubezpieczeniowej OC na warunkach standardowych dla imprezy plenerowej odbywającej się w dniu 2 lipca 2016 r. w Lubelskim Centrum Konferencyjnym w Lublinie i okazanie jej Zamawiającemu na trzy dni przed rozpoczęciem imprezy. 2. Wykonawca ponosi odpowiedzialność za szkody oraz następstwa nieszczęśliwych wypadków pracowników stron umowy oraz innych osób, powstałe w związku z realizacją przedmiotu umowy. Etap 6. Zakup identyfikatorów wyposażonych w smycz. 1. zapewnienie 300 sztuk identyfikatorów (laminat o wymiarach szer. 8 cm x 10 cm wyposażony w smycz umożliwiającą zawieszenie) z napisem : Kongres Organizacji Pozarządowych data Lubelskie Centrum Konferencyjne oraz umieszczonymi logotypami zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PROW dostępną na stronie wraz z informacją o instytucji zarządzającej i źródle finansowania. Identyfikatory muszą zostać przypięte do smyczy. Etap 7. Zapewnienie konferansjera prowadzącego kongres. 1. Zapewnienie konferansjera z udokumentowanym stażem, który musi mieć doświadczenie z prowadzenia co najmniej 3 imprez plenerowych lub kongresów. Ponadto Wykonawca zobligowany jest do: Przekazanie CV konferansjera Zamawiającemu na trzy dni przed organizacją imprezy. Etap 8. Uporządkowanie miejsca po zakończeniu kongresu. 1. Wykonawca zobowiązany jest do uporządkowania miejsca organizacji kongresu po zakończeniu kongresu i przywrócenie terenu do stanu pierwotnego, posprzątanie miejsca organizacji, zapewnienie worków na śmieci, zebranie śmieci pozostawionych przez uczestników w worki i zestawienie wszystkich worków pełnych śmieci w jednym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Etap 9. Przygotowanie wystroju sceny głównej Strona 4 z 5

5 1. Na podeście scenicznym Wykonawca zapewni aranżację (ozdoby) w stylu folkowym po uzgodnieniu z Zamawiającym. 2. Nad sceną musi zostać podwieszony baner z nazwą imprezy. Wykonawca zapewni baner o wielkości min. 4 metry szerokości x 3 metry długości. Kolorystyka banera musi być spójna z aranżacją sceny. 3. Baner musi zostać oznaczony logotypami zgodnymi z księgą wizualizacji znaku PROW dostępną na stronie wraz z informacją o instytucji zarządzającej i źródle finansowania. Etap 10. Sprawozdanie z Kongresu Organizacji Pozarządowych. 1. Wykonawca wykona z całości przedmiotu zamówienia 50 zdjęć (część zdjęć z widocznymi logotypami znaku PROW ) oraz pełne sprawozdanie w wersji papierowej i elektronicznej, w sprawozdaniu winny znaleźć się informacje i ewentualne materiały z etapów przedmiotu zamówienia (miejsce, termin, podpisane przez uczestników kongresu listy obecności zgodne ze wzorem przekazanym przez Zamawiającego, wszelkie materiały informacyjne oraz dokumentacja fotograficzna z każdego etapu). Wszystkie materiały użyte w czasie realizacji zadania winny zawierać informację o źródle finansowania z widocznymi logotypami zgodnymi z aktualną księgą wizualizacji PROW , z informacją o źródle finansowania i instytucji zarządzającej. Sprawozdanie winno być przekazane Zamawiającemu w wersji papierowej i elektronicznej na nośniku po jednym egzemplarzu. 2. Wykonawca musi przedstawić koszt każdego z wyszególnionych elementów przedmiotu zamówienia. Strona 5 z 5