Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia

Transkrypt

1 znak sprawy : ZZP-144/12 załącznik nr 1 do Wzoru umowy Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Opis przedmiotu zamówienia: Przedmiotem zamówienia jest organizacja cyklu szkoleń dla potencjalnych wnioskodawców Programu Operacyjnego Poprawa i lepsze dostosowanie ochrony zdrowia do trendów demograficzno-epidemiologicznych finansowanego z Mechanizmu Finansowego EOG oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego W skład zamówienia wchodzi: 1) Zapewnienie sali konferencyjnej w 8 lokalizacjach wraz z wyposażeniem; 2) Zapewnienie usługi cateringowej; 3) Wykonanie oraz dostawa materiałów konferencyjnych; 4) Zapewnienie noclegu dla trenerów; 5) Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi konferencji oraz dodatkowych osób do obsługi. Ad.1 Zapewnienie sali konferencyjnej w 8 lokalizacjach wraz z wyposażeniem Lokalizacja: Cykl szkoleń odbędzie się w następujących miastach (jedno szkolenie/miasto): Warszawa Gdańsk Poznań Katowice Wrocław Lublin Białystok Warszawa Miejscem realizacji szkoleń mają być centra konferencyjne lub hotele (o wysokim standardzie; co najmniej 3-gwiazdkowy lub odpowiadający standardem hotelom co najmniej 3-gwiazdkowym w przypadku ośrodków innych niż hotele), zlokalizowany w centrum ww.

2 miast do 3 km od głównego dworca kolejowego, z bezpośrednim dojazdem komunikacją miejską. Liczba uczestników: Warszawa 100 osób Gdańsk 80 osób Poznań 80 osób Katowice 100 osób Wrocław 60 osób Lublin 50 osób Białystok 50 osób Warszawa 100 osób Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia o 20% liczby uczestników każdego ze szkoleń w terminie nie później niż na 5 dni roboczych przed jego realizacją. Uzgodnione zmiany ilościowe Wykonawca uwzględni w końcowym rozliczeniu przedmiotu umowy, stosując ceny jednostkowe podane w ofercie: obiad i całodniowa przerwa kawowa. Planowany termin: Warszawa r. godz. 8:00-16:00 Gdańsk r. godz. 8:00-16:00 Poznań r. godz. 8:00-16:00 Katowice r. godz. 8:00-16:00 Wrocław r. godz. 8:00-16:00 Lublin r. godz. 8:00-16:00 Białystok r. godz. 8:00-16:00 Warszawa r. godz. 8:00-16:00 Wyposażenie sali konferencyjnej: miejsca siedzące dla uczestników (przystosowane do notowania), stół prezydialny dla 3 osób z mikrofonami pokryty tkaniną materiałową (estetyczną i bez oznak zniszczenia, długość do podłogi) wraz z tabliczkami koziołkami, mównica, nagłośnienie, 2

3 dodatkowe 2 mikrofony bezprzewodowe, ekran projekcyjny, laptop wraz z rzutnikiem, klimatyzacja, hol lub inne pomieszczenie obok sali na rozstawienie całodziennego serwisu kawowego, recepcja miejsce wraz z wyposażeniem (stolik oraz miejsca siedzące), umożliwiające podpisywanie się uczestników na liście oraz dystrybucję materiałów konferencyjnych wśród uczestników w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej, zaplecze sanitarne, szatnia. Zamawiający w terminie do dwóch dni przed szkoleniem przekaże Wykonawcy pliki, które będą wyświetlane w trakcie szkolenia. Wizualizacja: a) Wykonawca przygotuje projekt oraz wykona roll-up informacyjny, który będzie ustawiony w sali konferencyjnej. Parametry techniczne roll-up u: Kolorystyka: kolor/grafika zabezpieczona podwójnym laminatem o wysokiej odporności na uszkodzenia, Nadruk: 4+0 w wysokiej rozdzielczości Wymiary: (ok. 200 x 100 cm) Projekt: Wykonawca na 21 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem opracuje graficznie 3 projekty 1 (do wyboru przez Zamawiającego, ostatecznie Zamawiający wybierze jeden wzór), w tym zapewni zdjęcia, uwzględniając wytyczne dotyczące kolorystyki charakterystycznej dla obszaru Rozwój Społeczny (Human and Social Development) Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego , przy uwzględnieniu wymogów dotyczących pozycjonowania znaków oraz wskazówek odnośnie projektu graficznego określonych w Podręczniku komunikacji i identyfikacji wizualnej (Communication and Design Manual) - dokument w wersji elektronicznej dostępny pod adresem 1 każdy prezentujący inny pomysł artystyczny 3

4 oraz wzoru roll-up a zamieszczonego na stronie Projekt musi zawierać co najmniej logotypy: Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, logotyp Ministerstwa Zdrowia. Roll-up musi posiadać solidną i trwałą aluminiową konstrukcję. Oparty ma być na szerokiej podstawie gwarantującej stabilność systemu. b) Dodatkowo w miejscu widocznym Wykonawca umieści informację o współfinansowaniu szkolenia. Napis: Wsparcie udzielone przez Islandię, Liechtenstein i Norwegię poprzez dofinansowanie ze środków Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego oraz z budżetu państwa. Supported by the grant from Iceland, Liechtenstein and Norway through the EEA Financial Mechanism and the Norwegian Financial Mechanism and Polish state budget. Ad.2 Zapewnienie usługi cateringowej a) Całodzienny serwis kawowy (dla takiej liczby osób, jak wskazano w punkcie 1, odnośnie liczby osób na sali konferencyjnej w danym dniu): świeżo parzona, gorąca kawa i herbata (3 rodzaje herbat w torebkach), mleko, cukier, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana, soki owocowe (2 rodzaje), 4 rodzaje kruchych ciasteczek, owoce, serwis gastronomiczny (przygotowanie i sprzątanie, obsługa kelnerska, zastawa ceramiczna). b) Obiad w formie bufetu (dla takiej liczby osób, jak wskazano w punkcie 1, odnośnie liczby osób na sali konferencyjnej w danym dniu): dwa dania mięsne, jedno bezmięsne, ryż, ziemniaki opiekane, warzywa gotowane (2 rodzaje), surówki (2 rodzaje), 4

5 deser (wyroby cukiernicze, owoce), serwis gastronomiczny (przygotowanie, obsługa kelnerska, nakrycie stołów, zastawa ceramiczna oraz szklana, sztućce, sprzątanie). Obiad będzie podany w pomieszczeniu z miejscami siedzącymi, zarezerwowanymi wyłącznie dla uczestników szkolenia, odrębnym od sali, w której prowadzone jest szkolenie. Szczegółowe menu zostanie ustalone z Zamawiającym w terminie do 10 dni od podpisania umowy, na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Ad. 3 Wykonanie oraz dostawa materiałów konferencyjnych 650 kompletów materiałów opisanych w pkt a i b. Specyfikacja techniczna: a) segregator-teczka (zawierająca notatnik, wydruk prezentacji, płytę CD): materiał: tektura co najmniej 2,5 mm pokryta folią projekt graficzny: Wykonawca wykona projekt graficzny oparty na projekcie przygotowanym dla roll-up u, zaakceptowanym przez Zamawiającego kolorystyka: CMYK 4+0 format: A4 grzbiet o szerokości 4 5 cm mechanizm czteroringowy umożliwiający wpięcie wydruku prezentacji oraz notatnika kieszeń na płytę CD W teczce-segregatorze Wykonawca umieści: płytę CD z nadrukiem (projekt nadruku musi zostać zaakceptowany przez zamawiającego i zawierać co najmniej nazwę szkolenia i logotypy Mechanizmów Finansowych oraz Ministerstwa Zdrowia). Na płycie Wykonawca nagra przekazane przez Zamawiającego prezentacje i inne materiały szkoleniowe; notatnik wpięty do mechanizmu ringowego, 20 stron, papier biały liniowany lub w kratkę; wydruk prezentacji dostarczonych przez Zamawiającego (wydruk czarnobiały, dwustronny, 3 slajdy na stronie). 5

6 Podany wzór przykładowy teczki-segregatora b) długopis Materiał: metal co najmniej 70%, plastik do 30%, Wymiary (minimalne): 13,5 cm x 1 cm, Wykończenie: długopis automatyczny, korpus metalowy, końcówka dolna przykręcana, uchwyt mocujący, mechanizm przyciskany, gumka pod palce, wkład cienko piszący w kolorze niebieskim o grubości 0,3 - max. 0,4 mm, kolor: srebrny korpus, przycisk i klip, fioletowa gumka pod palce, Nadruk: grawer laserowy po prawej stronie klipsa logotypy Mechanizmów Finansowych, po lewej stronie klipsa napis: Podany wzór przykładowy długopisu 6

7 c) pozostałe Wykonawca przygotuje i dostarczy identyfikatory dla trenerów. Wykonawca dostarczy z siedziby Zamawiającego na miejsce realizacji szkoleń dodatkowe materiały informacyjne (broszury, ulotki), przygotowane przez Zamawiającego oraz odbierze materiały pozostałe po szkoleniu. Projekt: na 21 dni kalendarzowych przed pierwszym szkoleniem projekt/próbka materiałów konferencyjnych zostanie ustalony z Zamawiającym na podstawie propozycji przedstawionych przez Wykonawcę. Projekty muszą zawierać logotypy: Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego oraz Norweskiego Mechanizmu Finansowego, logotyp Ministerstwa Zdrowia. Dostawa: Wykonawca dostarczy gotowe materiały na miejsce realizacji szkoleń. Ad. 4 Zapewnienie noclegu dla trenerów Zamawiający zapewni noclegi dla dwóch trenerów (pokoje jednoosobowe) w hotelach, w których realizowane będą szkolenia lub w ich bezpośredniej bliskości. Hotele mają mieć co najmniej standard 3-gwiazdkowy. Szczegółowe informacje na temat noclegów: Gdańsk 27/ r. Poznań 28/ r. Katowice 10/ r. Wrocław 11/ r. Lublin 17/ r. Białystok 19/ r. Ad 5. Zapewnienie osoby odpowiedzialnej za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi konferencji oraz dodatkowych osób do obsługi. a) Wykonawca w trakcie obowiązywania umowy zapewni osobę odpowiedzialną za współpracę z przedstawicielami Zamawiającego w zakresie prawidłowej organizacji i obsługi cyklu szkoleń. 7

8 b) Wykonawca w trakcie wszystkich szkoleń zapewni co najmniej jedną osobę obsługująca recepcję. c) Wykonawca w trakcie wszystkich szkoleń zapewni co najmniej jedna osobę obecną na sali w razie zaistnienia jakiś problemów technicznych oraz do podawania mikrofonów uczestnikom. Zamawiający przekaże Wykonawcy w dniu podpisania umowy niezbędne logotypy. 8