ZAPYTANIE OFERTOWE/SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA NR 1/GM/2013 z dnia r.

Transkrypt

1 ZAPYTANIE OFERTOWE/SPECYFIKACJA ZAMÓWIENIA NR 1/GM/2013 z dnia r. Szanowni Państwo, Inspirations Media Witold Ryś zaprasza do składania ofert na świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz udostępnienie sal konferencyjnych dla uczestników szkoleń w ramach projektu Graficzna Małopolska szkolenia z grafiki komputerowej dla pracowników i pracodawców z Małopolski współfinansowanego z Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach działania POKL. Przewidywana liczba uczestników: minimum 6 osób maksymalnie 165 osób. Przewidywana liczba grup szkoleniowych: minimum 1 grupa maksymalnie 21 grup Przewidywana liczba dni szkoleniowych: minimum 4 maksymalnie 106 dni. Przewidywana liczba godzin szkoleniowych: minimum 32 godziny maksymalnie 844 godziny. ZAMAWIAJĄCY Inspirations Media Witold Ryś Ul. Słowackiego 15/2, Myślenice OSOBA DO KONTAKTÓW W SPRAWIE OFERTY Małgorzata Buczkowska malgorzata.buczkovska@insmedia.pl Tel. : OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem Zamówienia jest świadczenie usług hotelarskich, gastronomicznych oraz udostepnienie sal konferencyjnych dla uczestników szkoleń w okresie od lipca 2013 roku do kwietnia 2014 roku. 2. Usługa dotyczy całościowej obsługi grupy szkoleniowej w zakresie wynajmu sal szkoleniowych (5 stanowisk uczestników i jedno trenerskie), całodziennego wyżywienia wraz z przerwami kawowymi podczas szkoleń oraz zakwaterowania. 3. Całość usługi (zakwaterowanie, wyżywienie oraz wynajem sal szkoleniowych) powinna odbywać się w jednym budynku lub ośrodku. 4. Obiekt musi posiadać bezpłatny parking dla samochodów uczestników szkoleń. 5. Wykonawca zobowiązany jest do oznakowania sal szkoleniowych oraz wejścia do obiektu, w którym będą odbywać się szkolenia przekazanymi przez Zamawiającego materiałami o wizualizacji zgodnej z wymogami projektu. 6. Termin szkoleń dla każdej grupy szkoleniowej oraz liczebność osób na rzecz których będą realizowane usługi będą podawane na co najmniej 2 tygodnie przed planowanym rozpoczęciem zajęć. Szkolenia mogą odbywać się zarówno w dni pracujące jak i w dni wolne od pracy. Strona1

2 7. Szkolenia mogą odbywać się na terenie Małopolski lub sąsiednich województw, jak najbliżej granicy Województwa Małopolskiego. 8. Każdorazowo miejsce szkolenia wymaga akceptacji zamawiającego. 9. Jedna grupa szkoleniowa to 6 osób (5 Uczestników szkolenia i trener). 10. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zwiększenia liczby osób o pracowników zajmujących się organizacją szkolenia. 11. Zleceniodawca zastrzega sobie możliwość zmiany lub anulowania rezerwacji na 4 dni przed planowanym terminem rezerwacji. 12. W ramach usług hotelarskich należy zapewnić wyłącznie 1- lub 2-osobowe pokoje z łazienkami (obiekt noclegowy musi dysponować co najmniej 7 miejscami noclegowymi w okresie trwania szkolenia tj. 5 uczestników szkolenia + 1 trener + 1 pracownik organizatora a noclegi powinny być w pokojach o wysokim standardzie odpowiadającym co najmniej 3 gwiazdkom w europejskiej klasyfikacji hoteli). 13. Każdorazowo miejsce szkolenia wymaga akceptacji zamawiającego. 14. Zjazdy szkoleniowe mogą trwać od 2 do 6 dni szkoleniowych dla jednej grupy. 15. W przypadku zajęć 2-dniowych należy zapewnić uczestnikom jeden nocleg (pomiędzy dniami, w których odbywają się zajęcia) oraz obiad i kolację pierwszego dnia i śniadanie i obiad dnia drugiego. Podczas zajęć należy zapewnić 2 przerwy kawowe każdego dnia (składające się z kawy/herbaty, zimnych napojów, wody i drobnych przekąsek w postaci ciasteczek lub innej) 16. W przypadku zajęć 4-dniowych należy zapewnić uczestnikom 3 noclegi oraz wyżywienie (obiad i kolację pierwszego dnia, śniadanie, obiad i kolację drugiego i trzeciego dnia oraz śniadanie i obiad czwartego dnia). Podczas zajęć należy zapewnić 2 przerwy kawowe każdego dnia (składające się z kawy/herbaty, zimnych napojów, wody i drobnych przekąsek w postaci ciasteczek lub innej) 17. W przypadku zajęć 6-dniowych należy zapewnić uczestnikom 5 noclegów oraz wyżywienie (obiad i kolację pierwszego dnia, śniadanie, obiad i kolację drugiego, trzeciego, czwartego i piątego dnia oraz śniadanie i obiad szóstego dnia). Podczas zajęć należy zapewnić 2 przerwy kawowe każdego dnia (składające się z kawy/herbaty, zimnych napojów, wody i drobnych przekąsek w postaci ciasteczek lub innej) 18. Wykonawca zobowiązuje się również do zapewnienia Sali szkoleniowej składającej się z 6 stanowisk i wyposażonej w projektor multimedialny. Sala musi być wyposażona w kable umożliwiające podłączenie co najmniej 6 komputerów. Sprzęt komputerowy zapewnia we własnym zakresie Zamawiający. 19. Wykonawca zobowiązuje się do udostępniania na rzecz Zamawiającego Sali szkoleniowej na co najmniej 10 godzin każdego dnia szkoleniowego. Poza czasem realizacji szkoleń (w trakcie zjazdu każdej grupy) sala powinna być zamknięta ze względu na przechowywany w niej sprzęt komputerowy Zamawiającego. Strona2

3 WSPÓLNY SŁOWNIK ZAMÓWIEŃ (CPV) Wynajem Sali CPV 702 Wyżywienie Uczestników CPV 553 Noclegi CPV 551 WYMAGANIA DODATKOWE 1. Oferty należy składać na Formularzu ofertowym stanowiącym zał. Nr 1 i 2 do Specyfikacji. 2. Nie dopuszcza się składania ofert cząstkowych. 3. Dopuszcza się składanie ofert zarówno przez hotele/pensjonaty jak i agencje. 4. W przypadku przedstawienia kilku propozycji (kilku obiektów) w ramach składanej oferty cena powinna być uśredniona dla każdej usługi. W przypadku złożenia oferty z różnymi cenami dla każdego wymienionego obiektu osobno ocenie podlegała będzie cena średnia wyliczona na podstawie: cena uśredniona = suma złożonych ofert jednego oferenta / liczbę ofert (np. suma cen za 1 nocleg ze wszystkich obiektów / liczbę tych obiektów) 5. Wymagane są uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli przepisy prawa nakładają obowiązek ich posiadania do wglądu na życzenie Zamawiającego. PODMIOTY I OSOBY WYKLUCZONE Z MOŻLIWOŚCI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU Zamawiający nie może udzielać zamówienia podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA Przewidywane terminy realizacji Zamówienia dla każdej grupy szkoleniowej: Strona3

4 rok miesiąc gr. 1 gr. 3 gr. 5 photoshop 32h gr. 2 gr. 4 gr. 1 gr. 2 gr. 3 indesign 48h corel 32h grafika 60h dtp 60h gr. 1 gr. 3 gr. 4 gr. 2 gr. 5 gr. 1 gr. 2 gr. 3 gr. 4 gr. 5 gr. 6 gr. 1 gr. 2 Zamawiający zastrzega sobie możliwość nieznacznej zmiany terminów. KRYTERIUM OCENY OFERTY Zamawiający wybierze najkorzystniejszą ofertę Wykonawcy spełniającego warunki określone w zapytaniu ofertowym. Ocenie podlegały będą następujące kryteria: 1. Cena ofertowa na usługę zakwaterowania (1 nocleg dla 1 osoby) waga 30% Ocena wg wzoru: C1 = (X Y) x 30 C liczba punktów za cenę noclegu X najniższa oferowana cena brutto za nocleg Y cena oferty badanej brutto za nocleg 2. Cena ofertowa na usługę wyżywienia (śniadanie, obiad, kolacja, 2 przerwy kawowe dla 1 osoby) waga 30% Ocena wg wzoru: C2 = (X Y) x 30 C2 liczba punktów za cenę pełnego wyżywienia X najniższa oferowana cena brutto za wyżywienie Y cena oferty badanej brutto za wyżywienie 3. Cena ofertowa na usługę wynajmu Sali szkoleniowej (1 dzień) waga 40% Strona4 Ocena wg wzoru: C3 = (X Y) x 40 C3 liczba punktów za cenę wynajmu sali

5 X najniższa oferowana cena brutto za wynajem sali Y cena oferty badanej brutto za wynajem sali Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która otrzyma największą ilość punktów stanowiących sumę podanych wyżej kryteriów (C1 + C2 + C3). W przypadku złożenia ofert o takiej samej liczbie punktów Zamawiający może zaprosić Wykonawców do negocjacji. Do ofert Wykonawca ma obowiązek dołączyć nazwy i adresy ośrodków/hoteli w ramach których będzie możliwość realizacji usługi. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia powyższego postępowania bez konieczności podania przyczyny unieważnienia. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT 1. Prosimy o przesyłanie ofert wraz z oświadczeniem o braku ww. powiązań wg wzorów przedstawionych w załącznikach na adres malgorzata.buczkovska@insmedia.pl lub na numer fax. (12) albo dostarczenie osobiście do biura projektu Inspirations Media (A. 3 Maja 5, Kraków). 2. Termin składania ofert mija 11 lipca 2013 r. o godz W toku badania i oceny oferty Zamawiający może zażądać od oferenta wyjaśnień i dostarczenia dodatkowych dokumentów dotyczących treści złożonych ofert. Oferent ma 2 dni robocze na dostarczenie dodatkowych wyjaśnień/dokumentów. 4. Zamawiający odrzuci ofertę niezgodną z przepisami prawa, ponadto jeśli jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego, jeśli zostanie złożona po terminie, jeśli nie będzie kompletna, jeśli będzie zawierała rażąco niską cenę, albo jeżeli podmiot składający ofertę nie spełnia warunków udziału w postępowaniu. Kraków, 26 czerwca 2013 r. Załączniki: 1. Wzór oferty (Formularz ofertowy), 2. Wzór oświadczenia dot. podmiotów i osób wykluczonych z udziału w postępowaniu. Strona5

6 Formularz ofertowy do zapytania ofertowego NR 1/GM/2013 z dnia r. Załącznik nr 1 1. Nazwa i adres wykonawcy: 2. Dane kontaktowe (telefon, faks, ): 3. Proponowana cena (brutto): Cena ofertowa na usługę zakwaterowania (1 nocleg dla 1 osoby) Cena ofertowa na usługę wyżywienia (śniadanie, obiad, kolacja, 2 przerwy kawowe dla 1 osoby) Cena ofertowa na usługę wynajmu Sali szkoleniowej (1 dzień) 4. Proponowane miejsca realizacji usługi wraz z wymaganym zapleczem Lp. Nazwa i adres ośrodka Parking (tak/nie) Liczba sal szkoleniowych Liczba miejsc noclegowych w pokojach 1 lub 2 osobowych z łazienką Warunki podawania posiłków (restauracja, catering zewnętrzny, itp.) Możliwość bezpłatnej zmiany rezerwacji lub odwołania grupy na 4 dni przed zaplanowanym noclegiem (tak/nie) Jednocześnie oświadczam, że zgadzam się na: - realizację usługi zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia zawartym w zapytaniu ofertowym, - wstępne terminy realizacji zgodne z terminami określonymi w zapytaniu ofertowym, - ustalenie szczegółowych terminów i lokalizacji zajęć w trakcie trwania projektu. Oferta dotyczy realizacji usługi dla co najmniej 1 grupy szkoleniowej (minimum 4 dni). Liczba oraz częstotliwość realizacji usługi dla większej liczby grup będzie ustalana podczas trwania projektu, w zależności od zgłaszanych potrzeb. Osoba kontaktowa po stronie Oferenta: Strona6 Imię i nazwisko

7 Telefon miejscowość, data podpis Załącznik 2 Oświadczenie dotyczące podmiotów i osób wykluczonych z udziału w postępowaniu Oświadczam, iż nie jestem podmiotem powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane z przygotowaniem i przeprowadzeniem procedury wyboru wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na: a) uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej; b) posiadaniu co najmniej 10 % udziałów lub akcji; c) pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika; d) pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli. miejscowość, data podpis Strona7