I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do SIWZ Projekt Opisu Przedmiotu Zamówienia I. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA 1. Przedmiotem zamówienia jest kompleksowa organizacja i obsługa trzydniowej konferencji pn. Przygotowanie konferencji promocyjno-informacyjnej w ramach Projektu SIPR ze szczególnym uwzględnieniem SWD PRM w hotelu lub ośrodku szkoleniowo/konferencyjnym zwanym dalej hotelem odpowiadającym standardom hotelu co najmniej trzygwiazdkowego zgodnie z Rozporządzeniem z dnia 19 sierpnia 2004 r. Ministra Gospodarki i Pracy w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których świadczone są usługi hotelarskie, Dz. U. z 2004 r. nr 188 poz z późniejszymi zmianami. 2. Za kompleksową organizację i obsługę Zamawiający rozumie zapewnienie usług hotelarskich, gastronomicznych, restauracyjnych, zapewnienie sali konferencyjnej z wyposażeniem, obsługę organizacyjną i techniczną na potrzeby przeprowadzenia konferencji, usługi transportowe. 3. Wymagane jest, aby konferencja oraz noclegi wraz z posiłkami odbywały się w tym samym miejscu/kompleksie. Nocleg, Sala konferencyjna, miejsce podawania posiłków mogą znajdować się w innych budynkach będących częścią jednego kompleksu, z zastrzeżeniem, że będą oddalone od siebie nie więcej niż 200 m w linii prostej. 4. Termin konferencji: 4-6 listopada 2015 r. 5. Lokalizacja Hotelu na terenie miasta Warszawa lub maksymalnie do 60 km od Centrum Warszawy (dojazd ok 1 h).

2 II. HARMONOGRAM KONFERENCJI Dzień I r. (środa) godz. 15:00 Odjazd I grupy uczestników spod Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie (maks. 60 osób) godz. 15:00 16:00 przejazd I grupy uczestników do hotelu godz. 16:00 16:50 zakwaterowanie I grupy uczestników godz. 17:00 17:20 przerwa kawowa dla I grupy uczestników godz. 17:20 19:20 I Panel dyskusyjny godz. 19:30 23:00 uroczysta kolacja dla I grupy uczestników (maksymalnie 60 osób) Dzień II r. ( czwartek ) godz. 8:00-10:00 Śniadanie dla I grupy uczestników godz. 10:00 12:00 II Panel dyskusyjny godz. 10:00 - Odjazd II grupy uczestników spod Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie (maksymalnie 190 osób) godz. 10:00 11:00 przejazd II grupy uczestników do hotelu lub ośrodku szkoleniowo/konferencyjnym godz. 11:00 12:00 Zakwaterowanie II grupy uczestników godz. 11:00 - Odjazd III grupy uczestników spod Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie (maksymalnie 100 osób) godz. 11:00 12:00 przejazd III grupy uczestników do hotelu lub ośrodku szkoleniowo/konferencyjnym godz. 12:00 12:30 Zakwaterowanie III grupy uczestników godz. 12:00 13:40 obiad dla wszystkich uczestników (maksymalnie 350 osób) godz. 14:00 16:00 Uroczyste rozpoczęcie konferencji dla wszystkich uczestników (350 osób) wraz z III Panelem dyskusyjnym godz. 16:00 16:30 - przerwa kawowa godz. 16:30 18:30 - IV Panel dyskusyjny godz. 19:00 24:00 Uroczysta kolacja dla wszystkich uczestników (maksymalnie 350 osób) Dzień III r. (piątek) godz. 8:00 9:30 Śniadanie dla wszystkich uczestników godz. 10:00 12:00 V Panel dyskusyjny godz. 12:00 12:30 przerwa kawowa godz :20 VI Panel dyskusyjny godz. 14:30 16:30 Obiad dla wszystkich uczestników i wymeldowanie wszystkich uczestników godz. 17:00 - wyjazd wszystkich uczestników do Centrum Warszawy (maksymalnie 350 osób) str. 2 z 9

3 III. UCZESTNICY KONFERENCJI: MAKSYMALNIE 350 OSÓB 1. Uczestnikami konferencji będą osoby wskazane przez Zamawiającego. 2. Łączna liczba uczestników będzie wynosiła maksymalnie 350 osób. 3. Ostateczna liczba uczestników będzie znana po zamknięciu rejestracji nie później niż 4 dni przed terminem konferencji. Zamawiający zastrzega możliwość zmniejszenia liczby uczestników o 15 % osób w stosunku do maksymalnej liczby osób wskazanej powyżej. 4. Wynagrodzenie brutto Wykonawcy za prawidłowe wykonanie Umowy zostanie obliczone przy uwzględnieniu stawek wskazanych w załączniku nr 5 do umowy oraz liczby uczestników określonej w szczegółowej liście Uczestników przedstawionej Wykonawcy. IV ZADANIA WYKONAWCY 1. Wykonawca zapewni klimatyzowaną salę konferencyjną w terminie 4 6 listopada 2015 r. na terenie hotelu, w którym będzie odbywała się konferencja. Ze względu na możliwość zmiany agendy, w tym godzin rozpoczęcia poszczególnych paneli dyskusyjnych wskazanych w pkt II OPZ, sala konferencyjna w ww. terminie musi być zarezerwowane wyłącznie dla Zamawiającego Sala konferencyjna dla 350 osób powinna zawierać : a) stół prezydialny (miejsca siedzące dla maksymalnie 8 osób) w ustawieniu umożliwiającym swobodny widok na ekran oraz na salę, b) miejsca siedzące, dostosowane odpowiednio do liczby pozostałych uczestników w ustawieniu kinowym. Uczestnicy muszą mieć zapewniony swobodny widok na ekran z każdego miejsca sali. Uczestnicy muszą mieć zapewnione swobodne dojście do wszystkich miejsc siedzących. c) rzutnik multimedialny zdolny do współpracy z laptopem i ekran z możliwością wyświetlenia prezentacji, d) flipchart wraz z flamastrami i papierem, e) sprzęt nagłośniający, w tym co najmniej dwa mikrofony bezprzewodowe dla prelegentów oraz dwa mikrofony bezprzewodowe dla uczestników konferencji (pytania z Sali), f) klimatyzacja, g) dostęp do Internetu bezprzewodowego dla uczestników konferencji, h) obsługę techniczną przed,w trakcie i po konferencji (w celu sprawnego przeprowadzenia konferencji), i) wodę mineralną gazowaną i niegazowaną dla każdego prelegenta przy stole prezydialnym, j) zaplecze sanitarne w bezpośrednim sąsiedztwie Sali odpowiednie do liczby uczestników, str. 3 z 9

4 k) Wykonawca zapewni na czas trwania spotkania przestrzeń znajdującą się przy Sali konferencyjnej, o powierzchni odpowiedniej do maksymalnej liczby uczestników konferencji, w której odbywać się będą przerwy kawowe. Przestrzeń powinna umożliwiać swobodne przemieszczenia się osób w trakcie przerwy Bezawaryjność działania wszystkich sprzętów znajdujących się w sali musi zostać zademonstrowana przez Przedstawiciela Wykonawcy Przedstawicielowi Zamawiającego przed rozpoczęciem spotkania Oznakowanie sali konferencyjnej w hotelu oraz droga do sali, w której odbywać się będzie spotkanie zgodnie z wytycznymi przesłanymi przez Zamawiającego do 3 dni po podpisaniu umowy. Oznakowanie musi być zamieszczone co najmniej dwie godziny przed rozpoczęciem konferencji. 2. Recepcja (punkt informacyjny) 2.1. Wykonawca zagwarantuje organizację recepcji punktu informacyjnego, oznaczonego zgodnie z zaleceniami Zamawiającego przekazanymi najpóźniej na 4 dni przed rozpoczęciem konferencji; 2.2. Wykonawca zapewni minimum 2 osoby do obsługi recepcji punktu informacyjnego, 2.3. Recepcja punkt informacyjny ma znajdować się w bezpośrednim sąsiedztwie wejścia do sali konferencyjnej dla 350 osób. Do zadań osób obsługujących recepcję należeć będzie: a) przeprowadzenie rejestracji uczestników, wydawanie materiałów konferencyjnych, b) wydawanie identyfikatorów, informowanie uczestników o sprawach organizacyjnych, c) udzielanie ewentualnej pomocy uczestnikom; 2.4. Wykonawca zapewni zebranie podpisów na liście obecności każdego dnia konferencji, a następnie po zakończeniu konferencji przekaże listę Zamawiającemu; Projekt listy obecności ostanie przekazany najpóźniej na 4 dni przed rozpoczęciem konferencji Obsługa recepcji przekaże uczestnikom certyfikaty trzeciego dnia konferencji osoby wyznaczone przez Wykonawcę do obsługi recepcji będą współpracować z koordynatorem organizacyjnym wskazanym przez Zamawiającego; 2.7. Wykonawca zapewni ekipę techniczną do montażu i demontażu recepcji punktu informacyjnego. 3. Zapewnienie usługi gastronomicznej i restauracyjnej w trakcie konferencji 3.1. Wykonawca zapewni w formie bufetu śniadanie: a) 2 dnia konferencji dla maksymalnie 60 osób i 3 dnia konferencji dla maksymalnie 350 osób b) Śniadanie będzie składało się z minimum: ciepłego dania (minimum dwa rodzaje do wyboru np. parówki, jajecznica), wędliny (dwa rodzaje), serów (dwa rodzaje), pieczywo (chleb, bułki), warzywa surowe ( minimum dwa rodzaje np. pomidory, ogórki ), napoje: świeżo str. 4 z 9

5 parzona kawa, herbata (minimum trzy rodzaje), mleko do kawy w dzbankach, woda mineralna (gazowana, niegazowana), sok owocowe (minimum dwa rodzaje), cukier Wykonawca zapewni w czasie trwania trzech dni konferencji całodniowe serwisy kawowe a) 1 dnia konferencji dla 60 osób, 2 dnia konferencji dla maksymalnie 350 osób, 3 dnia konferencji dla maksymalnie 350 osób, b) Serwis kawowy składający się z minimum: Kawa z zaparzacza lub ekspresu, wrzątek, herbata w torebkach (min. 3 rodzaje, w tym jedna czarna), mleko/śmietanka, cukier, cytryna, woda mineralna gazowana i niegazowana (łącznie co najmniej 0,5 l na osobę), sok owocowy (min. 2 rodzaje, łącznie co najmniej 0,3 l na osobę), ciastka (min. 2 rodzaje), owoce sezonowe (min. 2 rodzaje), podane na zastawie ceramicznej lub szklanej, dostępne przez cały okres trwania Konferencji w pomieszczeniu znajdującym się w pobliżu sali, w których będzie odbywała się Konferencja; c) Łączna ilość serwisów kawowych: Wykonawca zapewni obiad w formie bufetu: a) 2 dnia konferencji dla maksymalnie 350 osób i 3 dnia konferencji dla maksymalnie 350 osób, c) obiad podany będzie w sali restauracyjnej (z miejscami siedzącymi przy stołach), zarezerwowany wyłącznie dla uczestników konferencji lub w sali restauracyjnej z wyraźnie wyodrębnionym obszarem dla uczestników konferencji, d) Obiady składające się z: zupy (minimum 2 rodzaje do wyboru), ciepłego dania (minimum 3 rodzaje do wyboru, w tym dania mięsne oraz 1 pozycja wegetariańska ale bez ryby), sałatek (minimum 3 rodzaje do wyboru), deseru (minimum 2 rodzaje do wyboru), napojów zimnych (woda mineralna gazowana i niegazowana, dwa rodzaje soków owocowych), napojów gorących (świeżo parzona gorąca kawa, gorąca woda, herbata (czarna, owocowa, zielona) mleko do kawy w dzbankach, cytryna, cukier) Wykonawca zapewni uroczyste kolacje w formie bufetu: a) 1 dnia konferencji dla maksymalnie 60 osób i 2 dnia konferencji dla maksymalnie 350 osób, b) Menu dla uroczystej kolacji powinno zawierać co najmniej: dania ciepłe (3 rodzaje), zimne przekąski (6 rodzajów w tym wędlina, deska serów, ryby itp.), dodatki (sałatki, warzywa, pikle itp.) (4 rodzaje), owoce (3 rodzaje), napoje zimne: soki (min.. 0,5l na osobę), woda mineralna gazowana i niegazowana (min. 0,5l na osobę), napoje ciepłe (kawa, herbata) + cukier, słodzik, cytryna w plastrach. str. 5 z 9

6 c) Wykonawca zapewni miejsca siedzące dla wszystkich uczestników konferencji. Miejsce organizowanej kolacji uroczystej było dostępne jedynie dla gości konferencji i przedstawicieli Zamawiającego. d) Wykonawca zapewni atrakcję wieczoru w dniu 5 listopada 2015 r. np. zespół muzyczny grający muzyke na żywo, show iluzjonistyczne, występ znanej postaci ze świata artystycznego, występ kabaretu lub występ komediowy w postaci monologu przed publicznością Ponadto Wykonawca zapewni w trakcie konferencji: a) niezbędną obsługę kelnerską w trakcie śniadania, obiadów, serwisów kawowych oraz kolacji, b) przygotowaną salę restauracyjną i catering, w tym odpowiednie nakrycie stołów, m.in. obrusy, zastawa porcelanowa i szklana, sztućce oraz sprzątanie, c) posiłki powinny być podane na zastawie stołowej ceramicznej lub szklanej, ze sztućcami metalowymi. Użyta zastawa powinna być czysta, nieuszkodzona i wysterylizowana. Niedopuszczalne jest używanie naczyń i sztućców jednorazowych. Posiłki wydawane będą w uzgodnionych z Zamawiającym porach. d) na 4 dni robocze (na potrzeby postępowania za dzień roboczy uznają każdy dzień tygodnia od poniedziałku do piątku, za wyjątkiem dni ustawowo wolnych od pracy, w godz. od 8:00 do 16:00) przed dniem rozpoczęcia konferencji Wykonawca przedstawi do akceptacji Zamawiającego minimum dwie propozycje menu poszczególnych posiłków. Zamawiający zaakceptuje propozycje lub zwróci z uwagami lub swoimi propozycjami. Wykonawca zobowiązuje się do uwzględnienia uwag lub propozycji Zamawiającego i ponownego przedłożenia menu w terminie 2 dni roboczych od dnia otrzymania uwag lub propozycji. e) Wszystkie miejsca, w których będą podawane posiłki podczas spotkania będą dostępne dla osób niepełnosprawnych. 4. Hotel 1. Hotel o standardzie co najmniej trzygwiazdkowym, położonym w Warszawie lub maksymalnie 60km od centrum Warszawy. Dojazd nie dłuższy niż 1 h od Centrum Warszawy. 2. Posiadający odpowiednią do liczby uczestników spotkania liczbę wolnych pokoi jednoosobowych i dwuosobowych w tym maksymalnie: a) 20 pokoi jednoosobowych b) 165 pokoi dwuosobowych 3. Hotel powinien posiadać salę konferencyjną dla co najmniej 350 osób 4. Hotel powinien w ramach swojej działalności świadczyć usługi restauracyjnogastronomiczne str. 6 z 9

7 5. Ostateczną liczbę pokoi wraz z listą osób przyporządkowaną do pokoi Zamawiający przekaże Wykonawcy nie później niż na 4 dni przed pierwszym dniem konferencji. 6. Pokój musi posiadać podstawowe wyposażenie łóżko (jednoosobowe 90x200 cm x 2 szt. pokój dwuosobowy lub jednoosobowe 90x200 w pokoju jednoosobowym), szafę lub wnękę garderobianą (min. 2 wieszaki dla każdego gościa), szafkę nocną lub stolik, krzesło dla każdego gościa (min. 2 krzesła), wieszak ścienny na odzież wierzchnią, oświetlenie górne, bezpośredni i łatwy dostęp do co najmniej jednego gniazdka elektrycznego. Uzupełnieniem wyposażenia są wykładzina dywanowa w całym pomieszczeniu lub dywaniki przy każdym łóżku, zasłony, żaluzje lub rolety, szklanki lub inne naczynia do picia dla każdego gościa, woda butelkowana gazowana i niegazowana dla każdego gościa. Woda butelkowana powinna być uzupełniana w momencie rozpoczęcia kolejnej doby hotelowej. 7. Każdy pokój musi posiadać oddzielną łazienkę, która powinna być wyposażona w kabinę natryskową lub wannę z baterią i natryskiem oraz w osłonę na wannę lub prysznic, umywalkę z blatem lub półką, wc. Wyposażenie uzupełniające to lustro, pojemnik na śmieci 8. Wykonawca zapewni możliwość zakwaterowania uczestników konferencji od godz. 14:00 pierwszego dnia konferencji oraz możliwość wykwaterowania do godz. 17:00 trzeciego dnia konferencji. 5. Transport 1. Wykonawca zapewni transport spod Pałacu Kultury i Nauki w Warszawie do hotelu/ośrodka szkoleniowego oraz z powrotem do ww. miejsca dla wskazanej przez Zamawiającego liczby uczestników konferencji. Szacunkowo z transportu będą korzystali wszyscy uczestnicy, jednak ostateczna liczba uczestników korzystająca z transportu zostanie podana na 4 dni przez rozpoczęciem konferencji. 2. Transport odbywał się będzie w poniższych turach: 2.1. transport w dniu 4 listopada I tura uczestników maksymalnie 60 osób, odjazd godz. 15: transport w dniu 5 listopada II tura uczestników maksymalnie 190 osób, odjazd godz. 10: transport w dniu 5 listopada III tura uczestników maksymalnie 100 osób, odjazd godz. 11: transport w dniu 6 listopada powrót do Warszawy (PKiN)- maksymalnie 350 osób, odjazd godz. 17:00 3. środki transportu przewidziane przez Wykonawcę (autokary, Busy) muszą spełniać następujące wymagania : 3.1. pojazd przeznaczony do przewozu osób nie starszy niż 10 lat 3.2. pojazd z ważną polisa ubezpieczeniową 3.3. pojazd wyposażony w sprawnie działające podgrzewanie/klimatyzację str. 7 z 9

8 3.4. Wykonawca lub podmiot wykonujący usługę transportu musi posiadać licencję na wykonywanie krajowego transportu osób. 6. Zapewnienie miejsc parkingowych Wykonawca zapewni miejsca parkingowe dla uczestników konferencji na terenie hotelu/ ośrodka szkoleniowego. Szacunkowo potrzebnych będzie 40 miejsc parkingowych. Ostateczna liczba miejsc parkingowych zostanie podana na 4 dni przez rozpoczęciem konferencji. 7. Materiały konferencyjne 1. Wykonawca przygotuje Identyfikatory papierowe, laminowane na zimno z dziurką na klips lub smycz (przód folia poliestrowa 175mic, tył - PCV 100mic). Wymiary laminowanego dokumentu 105x75mm +/-15 mm 350sztuk. Smycz materiałowa na identyfikator.. Materiał: tkanina poliestrowa. Wykończenie: metalowy karabińczyk i plastikowa złączka: - wymiary: długość min 50 cm, szerokość - 1,5 cm. Materiały w ilości maksymalnie 350 sztuk. Zawartość nadruku: identyfikator będzie zawierał papierowy wydruk informacji o uczestniku konferencji, z napisami. w tym co najmniej logo SIPR, UE, imię i nazwisko uczestnika. Treść identyfikatora zostanie uzgodniona z Zamawiającym w terminie 3 dni po podpisaniu umowy. Projekt identyfikatora zostanie zaakceptowany elektronicznie przez Zamawiającego. Wykonawca powieli w ilości maksymalnie 350 szt. harmonogram konferencji. Ostateczną treść harmonogramu Zamawiający przekaże Wykonawcy na 4 dni przed rozpoczęciem konferencji. 2. Wykonawca przygotuje imienny certyfikaty dla każdego uczestnika konferencji. Certyfikat będzie zawierał co najmniej: logo SIPR, UE, imię i nazwisko uczestnika, tytuł konferencji, datę i miejsce konferencji. Treść certyfikatów zostanie uzgodniona z Zamawiającym w terminie 3 dni po podpisaniu umowy. Projekt certyfikatu zostanie zaakceptowany elektronicznie przez Zamawiającego. 3. Wykonawca przygotuje teczki konferencyjne A4 z gumką wykonane z kartonu. Ilość teczek: maksymalnie 350 sztuk. 4. Wykonawca przekaże powyższe materiały konferencyjne każdemu z uczestników przed rozpoczęciem konferencji przy czym dla każdego uczestnika : 1 identyfikator imienny ze smyczą lub klipsem, 1 harmonogram konferencji,, 1 teczka Konferencyjna. 5. Wszystkie wymienione powyżej materiały konferencyjne musza być fabrycznie nowe i w pierwszym gatunku. 6. Logotypy potrzebne do oznakowania powyższych materiałów zostaną przekazane Wykonawcy niezwłocznie po podpisaniu umowy. Zamawiający nie wymaga oznakowania logotypami teczek konferencyjnych. 8. Pokój dla organizatorów Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia pokoju dla organizatorów (dla łącznie 6 osób). W pokoju musi się znajdować woda butelkowana gazowana i niegazowana, min. 12 butelek po str. 8 z 9

9 500 ml każdego rodzaju wody oraz 2 rodzaje soków owocowych, a także 6 szklanek. W pokoju muszą być zapewnione krzesła i fotele dla 6 osób. Ponadto, w pokoju tym muszą być zapewnione: dostęp do Internetu, stolik na materiały biurowe i informacyjne oraz stolik na komputer z drukarką z opcją kopiowania wraz z zapewnieniem zapasu papieru A4 i tonerów na 1000 stron. 9. Dodatkowo Wykonawca zobowiązany jest do nadzoru organizacyjnego oraz zapewnienia osoby do bieżących kontaktów z Zamawiającym, a także do stałej konsultacji z Zamawiającym w celu akceptacji poszczególnych etapów realizacji konferencji oraz stałej współpracy w trakcie trwania konferencji. Osoba ta będzie odpowiedzialna m.in. za współpracę z obsługą hotelu i przedstawicielami Zamawiającego, obsługą techniczną. str. 9 z 9