Spis treści. Bezpieczeństwo kancelaryjnych podsystemów informacyjnych
|
|
- Władysława Janiszewska
- 8 lat temu
- Przeglądów:
Transkrypt
1
2 Spis treści 1. Cel artykułu Wstęp Jak należy postrzegać system informacyjny? Krótkie wprowadzenie do budowy kancelaryjnych podsystemów informacyjnych organizacji Obieg akt w jednostkach organizacyjnych Spojrzenie na systemy kancelaryjne z punktu widzenia bezpieczeństwa Analiza systemu kancelaryjnego jednostek organizacyjnych Testowanie systemu kancelaryjnego Zalecenia dotyczące obiegu pism w instytucjach Zakończenie... 9 Copyright 2011 ABIWAY Strona 2 z 9
3 1. Cel artykułu Celem artykułu jest zapoznanie czytelnika z: Podstawami systemów informacyjnych Podstawowymi informacjami na temat systemów kancelaryjnych, Analizą systemów kancelaryjnych i sposobami ich zabezpieczania. 2. Wstęp Na wstępie chciałbym podkreślić, że zabezpieczanie systemów informacyjnych ma charakter wielowarstwowy i nie sprowadza się do jednorazowego zabiegu wdrożeniowego. Zabezpieczanie systemów ma wymiar wielopłaszczyznowy i jest procesem ciągłym, postępującym równolegle z rozwojem zabezpieczanych systemów. W pracy tej chciałbym skupić się na bezpieczeństwie zasobów informacyjnych w postaci różnego rodzaju dokumentów papierowych, przetwarzanych w danej organizacji. Praca ta ogranicza się do przybliżenia czytelnikowi zagadnień związanych z systemami kancelaryjnymi, które definiują sposób obiegu dokumentów w przedsiębiorstwach. Dlaczego ważne są dokumenty papierowe? W dobie rozwiązań technicznych dokumenty papierowe nadal będą podstawowym nośnikiem informacji we wszelakiej działalności biznesowej. Dokumenty papierowe, niezależnie od rodzaju przenoszonej informacji będą w dalszym ciągu wykorzystywane choćby do podpisywania ważnych umów. Jak wiadomo wdrażanie systemów zarządzania bezpieczeństwem informacji związane jest nie tylko z szeroko pojętą informatyką, ale dotyczy wszystkich zasobów będących w posiadaniu danej jednostki organizacyjnej, co tym bardziej skłania do przeprowadzenia analizy obiegu akt i zapewnienia bezpieczeństwa dokumentacji papierowej. Również fakt, że zagrożenie dla bezpieczeństwa informacji pochodzi w znacznej większości przypadków z wewnątrz organizacji (ok. 80% ataków na zasoby informacyjne) skłania do przyjrzenia się i uregulowania spraw związanych z obiegiem dokumentów w jednostkach organizacyjnych. 3. Jak należy postrzegać system informacyjny? System informacyjny to system, w którym w trakcie zachodzących w nim procesów gromadzi się, przetwarza, przechowuje i udostępnia zasoby informacyjne, niezależnie od formy realizacji tych procesów. Na rysunku 1 przedstawiono przykładowy system informacyjny. Duży okrąg symbolizuje autonomiczny system informacyjny, który tworzą różne procesy. Mniejsze okręgi oznaczone literami symbolizują grupy procesów, wchodzące w skład całego systemu. Jeśli w ramach systemu istnieje grupa procesów, które mogą działać autonomicznie i niezależnie od całego systemu mamy do czynienia z podsystemem informacyjnym (A). System informacyjny w danej organizacji składa się zazwyczaj z wielu różnych podsystemów. W skład pojedynczego systemu/podsystemu informacyjnego może wchodzić jeden proces lub grupa procesów przetwarzających informacje. Inaczej mówiąc, systemem/podsystemem informacyjnym może być pojedynczy proces odpowiedzialny za przetwarzanie informacji. Każdy system informacyjny w najprostszej postaci ma jedno wejście i jedno wyjście informacyjne. Jednak, jeśli w ramach systemu informacyjnego istnieją podporządkowane podsystemy (a tak jest na ogół) to liczba wejść i wyjść informacyjnych w obrębie systemu rośnie i zależy od liczby zidentyfikowanych podsystemów. To powoduje, że informacja może wejść do systemu wieloma różnymi drogami. Podobnie jest z informacją wychodzącą, która może opuszczać system informacyjny wykorzystując wyjścia różnych podsystemów. Przepływ informacji wewnątrz systemu informacyjnego może następować pomiędzy wyznaczonymi grupami procesów, w jednym (BD, ED) lub obu kierunkach (CE). Grupy procesów Copyright 2011 ABIWAY Strona 3 z 9
4 mogą być informacyjnie zależne od siebie (BD) w ten sposób, że brak informacji wyjściowej z jednej grupy (B) może uniemożliwić pracę drugiej grupie (D). Może również zdarzyć się tak, że któraś grupa jest tylko generatorem informacji (B) oraz tak, że grupa będzie jedynie przetwornikiem informacji. Rysunek 1 Ideowy schemat systemu informacyjnego Cechą rzeczywistych systemów jest rozpraszanie informacji, która przenika do innych podsystemów oraz poza obręb samego systemu informacyjnego. Mamy tu do czynienia z tzw. problemem wiedzy wyciekającej, który dotyczy praktycznie wszystkich organizacji i jest związany z czynnikiem ludzkim, a dokładniej z powiązaniami pracowników wewnątrz organizacji i poza organizacją. Omówiony schemat przedstawiony na rys 1. obrazuje bardzo prostą strukturę. W rzeczywistości systemy mają bardziej skomplikowaną budowę, a występujące zależności pomiędzy grupami procesów mogą być znaczenie bardziej rozbudowane. W dalszej części tego artykułu przeniesiemy rozważania na grunt systemów kancelaryjnych, które są przykładem podsystemów informacyjnych. 4. Krótkie wprowadzenie do budowy kancelaryjnych podsystemów informacyjnych organizacji Systemy kancelaryjne wprowadzają zasady związane z obiegiem i przetwarzaniem dokumentów w jednostkach organizacyjnych. Omawiając systemy kancelaryjne należy poznać kilka podstawowych związanych z tym tematem: 1) dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych, 2) wpływ każda otrzymana przesyłka (pismo, nota, telegram, faks itp.). 3) pieczęć wpływu znak potwierdzający przyjęcie wpływu do kancelarii. 4) kancelaria komórka organizacyjna wykonująca czynności kancelaryjne takie jak: przyjmowanie wpływów, przekazywanie ich poszczególnym komórkom, ekspedycja przesyłek wychodzących itp. 5) registratura komórka organizacyjna odpowiedzialna za nadzór nad obiegiem dokumentacji danej sprawy oraz za jej archiwizację. 6) archiwum zakładowe jest to komórka organizacyjna w urzędzie, instytucji, przedsiębiorstwie lub organizacji zajmująca się przejmowaniem materiałów archiwalnych niepotrzebnych do bieżącego urzędowania (działalności) i czasowym ich przechowywaniem, ewidencjonowaniem, brakowaniem udostępnianiem, dokumentacji niearchiwalnej oraz przekazywaniem materiałów zasługujących na trwałe przechowywanie do właściwego archiwum. Archiwa zakładowe tworzy się w państwowych jednostkach organizacyjnych, w których powstają materiały archiwalne. 7) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy pismo, podanie, dokument, wymagające Copyright 2011 ABIWAY Strona 4 z 9
5 rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych 8) znak sprawy stała cecha rozpoznawcza, na którą składa się zespół symboli alfanumerycznych, określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy tematycznej ustalonej w rzeczowym wykazie akt. 9) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw (nie pojedynczych pism dotyczących danej sprawy objętych wspólnym hasłem klasyfikacyjnym z rzeczowego wykazu akt). 10) rzeczowy wykaz akt tematyczny podział akt według haseł rzeczowych powstających w czasie działalności organizacji, zawierający jednocześnie niearchiwalną kwalifikację akt, oznaczony w poszczególnych pozycjach symbolem kwalifikacyjnym i kategorią archiwalną. 11) dziennik podawczy / kontrolka wpływów pomoc kancelaryjna w postaci ksiąg, kart lub dzienników korespondencyjnych, służąca do odnotowywania wszystkich wpływów oraz wychodzących z przedsiębiorstwa w celu kontroli obiegu pism. 12) liczba dziennika / numer wpływu identyfikuje fakt, że dokument, który wpłynął do kancelarii został wpisany/odnotowany w dzienniku podawczym/książce korespondencyjnej. 13) punkt zatrzymania każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z załatwieniem sprawy. 5. Obieg akt w jednostkach organizacyjnych Co ma wpływ na obieg dokumentów w organizacji? Przepływ pism w organizacji zależy od: struktury organizacyjnej danego przedsiębiorstwa, systemu kancelaryjnego, który został wdrożony w organizacji. przepisów prawnych, którym podlega podmiot np. Ustawa o ochronie danych osobowych, Ustawa o ochronie informacji niejawnych, innych szczegółowych wymagań oraz przepisów wewnętrznych, regulujących zasady postępowania z informacją. Jak już zostało powiedziane wcześniej, stosowany przez organizację system kancelaryjny ma istotny wpływ na obieg informacji, od momentu jej pojawienia się do chwili zakończenia obsługi oraz późniejszej archiwizacji. Wyróżnia się dwa systemy kancelaryjne. Są to: system kancelaryjny dziennikowy, system kancelaryjny bezdziennikowy. W praktyce często systemy kancelaryjne stosowane w jednostkach mają charakter hybrydowy, będący połączeniem obu powyżej wymienionych. System kancelaryjny dziennikowy charakteryzuje się tym, że kluczową rolę w tym systemie stanowi dziennik podawczy, w którym odnotowuje się dokumenty wpływające do jednostki organizacyjnej, względnie wysyłane z jednostki organizacyjnej. W tym systemie ważną rolę odgrywa numer kolejny dziennika, pod którym dane pismo jest zarejestrowane. Numer ten łamany przez dwie ostatnie cyfry roku stanowi znak pisma jego stały symbol rozpoznawczy (np. L.dz. 284/ oznacza numer kolejny dziennika, pod którym pismo zostało zarejestrowane, 99 oznacza dziennik z roku 1999r.). W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym kluczową rolę odgrywa rzeczowy wykaz akt oraz spis spraw system ten upraszcza załatwianie spraw i stosuje odmienne podejście do procesu łączenia pojedynczych pism w zbiory. W systemie tym zlikwidowano komórki odpowiedzialne za rejestrację spraw tzw. registratury, przekazując część obowiązków referentom. Funkcje dziennika Copyright 2011 ABIWAY Strona 5 z 9
6 podawczego przejęły i zastąpiły spisy spraw prowadzone dla poszczególnych teczek akt. Zgodnie z tym systemem sprawę rejestruje się raz na podstawie pisma je wszczynającego. Dalsze pisma dotyczące tej samej sprawy nie są rejestrowane, jednakże w pieczątce wpływu lub w znaku akt wysyłanego na zewnątrz wpisuje się znak sprawy. System ten został zaprojektowany tak, by ułatwić podział dokumentacji na kategorie archiwalne i z samego założenia upraszcza porządkowanie akt przed przekazaniem ich do archiwum zakładowego. Poniżej został opisany przykładowy obieg pisma od momentu jego pojawienia się w organizacji do momentu zakończenia obsługi i archiwizacji. 1. Zainicjowanie sprawy - Sprawa jest wszczynana zazwyczaj przez pismo wpływające do instytucji dostarczone np. przez listonosza. Po potwierdzeniu odbioru przesyłek poleconych osoba wyznaczona do tych zadań w kancelarii (registratura w systemie kancelaryjnym dziennikowym) otwiera korespondencję z wyjątkiem listów adresowalnych imiennie do pracowników danej instytucji. Sprawdza czy pisma zostały właściwie skierowane oraz czy posiadają odnotowane załączniki. 2. Znakowanie korespondencji - W systemie kancelaryjny dziennikowym odnotowuje się pismo w dzienniku podawczym. Pisma znakuje się pieczątką wpływu (nazwa zakładu pracy, data wpływu, liczba z dziennika podawczego). W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym w zależności od przyjętych zasad w danej organizacji pismo może mieć nadaną pieczątkę wpływu, ale nie musi być w żaden sposób zarejestrowane. 3. Etap dekretacji - Całość korespondencji po nałożeniu pieczątki wpływu trafia do kierownika, który po zapoznaniu się z pismami przekazuje je do załatwienia podległym referentom. W systemie kancelaryjnym dziennikowym pismo ma już swoje oznaczenie - numer wpływu, natomiast w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym rejestracja pisma następuje dopiero po etapie dekretacji. 4. Etap załatwiania pism - Po dekretacji korespondencji przez kierownika zakładu przekazywana jest ona do załatwienia właściwej komórce organizacyjnej lub do poszczególnych referentów, gdzie sprawa jest rejestrowana w spisie spraw i nadany jest jej znak sprawy (dotyczy systemu kancelaryjnego bezdziennikowego). W przypadku systemów kancelaryjnych dziennikowych niejednokrotnie pismo skierowane do załatwienia dodatkowo wpisuje się do w działowych dzienników podawczych, stanowiących dodatkową pomoc kancelaryjną. 5. Etap przechowywania pism (akt sprawy) - Załatwione sprawy w systemie kancelaryjnym dziennikowym trafiają z powrotem do kancelarii/registratury, gdzie odpowiedzialni pracownicy porządkują akta celem ich archiwizacji, natomiast w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym akta spraw gromadzone są u referentów, załatwiających daną sprawę i cyklicznie przekazywane przez nich do archiwów zakładowych. 6. Wysyłka pism na zewnątrz - w wyniku załatwiania danej sprawy przeważnie generowana jest odpowiedź. Wysyłką odpowiedzi zajmuje się kancelaria/registratura, która w dzienniku podawczym odnotowuje fakt wysłania danej odpowiedzi. Po wysłaniu poczty wpływ razem z kopią odpowiedzi, względnie kopia wysyłanego pisma wraca do właściwej komórki organizacyjnej lub bezpośrednio do osoby prowadzącej daną teczkę akt, gdzie jest przechowywana, a w późniejszym okresie archiwizowana. Powyższy schemat obiegu pism w jednostce organizacyjnej jest schematem przykładowym. Nie mniej w większości przypadków obieg Copyright 2011 ABIWAY Strona 6 z 9
7 dokumentów wygląda tak jak to opisano powyżej. 6. Spojrzenie na systemy kancelaryjne z punktu widzenia bezpieczeństwa System kancelaryjny bezdziennikowy ma tę zaletę, że ogranicza czynności związane z rejestracją pisma. System ten jest tak skonstruowany, że można w ogóle zrezygnować ze stosowania dzienników podawczych, których celem w tym przypadku jest nadzór nad pismami. Jednak uproszczenia w działaniu tego systemu pociągają za sobą obniżenie poziomu kontroli nad obiegiem pism. Wszystko jest dobrze dopóki organizacja jest mała, gdzie z góry wiadomo, kto i za jaką sprawę odpowiada. Problemy rodzą się wtedy, kiedy organizacja jest duża i posiada od kilku do kilkunastu i więcej komórek organizacyjnych. Bez dodatkowych kontrolek wpływów trudno jest odnaleźć konkretne pismo, gdyż informacja o wszystkich pismach jest zdecentralizowana. W takim przypadku stosowanie dzienników podawczych rejestrujących pisma na wejściu jest niezbędne. Przekazanie odpowiedzialności za znakowanie spraw referentom, rodzi zagrożenie niewłaściwego wyboru hasła klasyfikacyjnego z rzeczowego wykazu akt, co przekłada się na dobór kategorii archiwalnej pisma i może skutkować wcześniejszym wybrakowaniem akt sprawy. Kolejne zagrożenie dotyczy tych referentów, którzy nie stosują się do przepisów instrukcji kancelaryjnej (często z niewiedzy) i w sposób niewłaściwy gromadzą dokumenty na swoim stanowisku pracy. Pisma w takich przypadkach są zazwyczaj gubione lub dotarcie do nich zajmuje dużo czasu. Zaletą systemu dziennikowego jest scentralizowane odnotowywanie i oznaczanie pism wchodzących do organizacji. Wciągnięcie do dzienników podawczych wszystkich pism nadsyłanych do zakładów pracy i z nich wysyłanych ułatwia odszukanie pisma w czasie jego załatwiania i umożliwia odnalezienie osób odpowiedzialnych za ich załatwianie w przypadku, gdy pismo zginie. Wadą przy scentralizowanym sposobie rejestracji i znakowaniu dokumentów są nakłady poniesione na utrzymanie rozbudowanego personelu kancelaryjno-registraturalnego, którego zadaniem jest czuwanie nad całym obiegiem pisma w czasie jego załatwiania i który wszywa na bieżąco do właściwych poszytów akt pisma spraw zakończonych. Personelu kancelaryjnoregistraturalny będzie tym większy, im większa jest organizacja. Analizując wady i zalety powyżej wymienionych systemów kancelaryjnych łatwo zauważyć, że bardziej bezpiecznym systemem jest system kancelaryjny dziennikowy, ze względu na jednoznaczne znakowanie każdego z pism na wejściu do systemu informacyjnego organizacji i przekazywanie ich za podpisem konkretnej osobie. Wiedza o odpowiedzialność za załatwianie danego pisma w tym przypadku jest scentralizowana. Scentralizowany jest również nadzór nad obiegiem pism oraz proces archiwizacji dokumentów zajmują się tym pracownicy z tzw. registratury. 7. Analiza systemu kancelaryjnego jednostek organizacyjnych Poniżej przedstawiam kolejne etapy analizy systemu kancelaryjnego. 1. Analiza struktury organizacyjnej jednostki, wyodrębnienie poszczególnych komórek organizacyjnych. 2. Ustalenie, który system kancelaryjny funkcjonuje w jednostce organizacyjnej. 3. Zlokalizowanie wszystkich kancelarii przyjmujących dokumenty oraz innych punktów wpływów, przez które informacja jest przekazywana do jednostki organizacyjnej urządzenia faksowe, oficjalne skrzynki poczty elektronicznej.w zależności od wielkości organizacji liczba punktów wpływów może być różna i może zależeć od liczby komórek organizacyjnych. Wynika to z faktu, że poszczególne działy w danej organizacji realizują odmienne zadania i pracują na Copyright 2011 ABIWAY Strona 7 z 9
8 oddzielnych zbiorach danych. Bywa to powodem tworzenia własnych, autonomicznych kancelarii, w których przyjmowane są dokumenty. 4. Kolejnym etapem analizy jest wyznaczenie wszystkich tras obiegu dokumentów z wyraźnym wyodrębnieniem wejścia i wyjścia dla pism oraz wszystkich możliwych punktów zatrzymań. Analizie należy poddać każdą komórkę organizacyjną indywidualnie. Należy prześledzić przepływ informacji od momentu wejścia do danej komórki (wpływ, inicjalizacja sprawy przez komórkę organizacyjną) poprzez wszystkie etapy obsługi danej sprawy, do jej zakończenia i przygotowania akt danej sprawy do archiwizacji. 5. Następnie z osobami odpowiedzialnymi za dane komórki organizacyjne należy rozważyć, czy w wyodrębnionych punktach zatrzymań umieścić kontrolkę wpływu, czy może jest to zbędne. Zaleca się jednak wyznaczenie konkretnej osoby do prowadzenia kontrolki wpływu w wyznaczonym punkcie zatrzymań. Możemy również przeprowadzić analizę ryzyka, biorąc pod uwagę konkretne środowisko, zasoby i procesy między innymi: rodzaj i wrażliwość przetwarzanych informacji, stanowiska do ich przetwarzania. 6. W tym momencie posiadamy szczegółowe informacje na temat obiegu pism w jednostce organizacyjnej, zlokalizowaliśmy wejścia informacji, wyjścia, doprowadziliśmy do rozliczalności w trakcie obiegu dokumentów. Pełne wdrożenie zasady rozliczalności wymaga stworzenia pracownikom-referentom możliwości bezpiecznego przechowywania dokumentów, za które odpowiadają na swoim stanowisku pracy. Po dokonaniu analizy zaleca się stworzyć instrukcje regulujące bądź uszczegóławiające zasady obiegu pism. Niewątpliwie takim dokumentem jest instrukcja kancelaryjna, która z założenia porusza omawiane w tym artykule zagadnienia. Jednak może się zdarzyć, że instrukcja kancelaryjna jest zbyt ogólna, a w niektórych przypadkach niewystarczająca, aby właściwie uregulować kwestię obiegu dokumentów. 8. Testowanie systemu kancelaryjnego Poprawność działania systemu należy okresowo sprawdzać. Najlepszym momentem do testowania poprawności działającego systemu informacyjnego bazującego na konkretnym systemie kancelaryjnym są okresowy audyty. Testowanie w skrócie sprowadza się do następujących czynności: 1. Przegląd pod kątem poprawności prowadzenia wszystkich dzienników wpływów pism kierowanych do audytowanej jednostki organizacyjnej 2. Wybór w sposób losowy próbki pism z dzienników wpływów - wielkość próbki zależy od wielkości organizacji. W dużych organizacjach liczba wpływów może sięgać kilkudziesięciu tysięcy, czy nawet kilkuset tysięcy pism rocznie. Dla celów audytów doraźnych można wytypować po jednym wpływie do danej komórki organizacyjnej z każdego miesiąca. Rozpatrywany okres zależy od danych zawartych we wstępnych założeniach audytu. 3. Odnalezienie wszystkich typowanych pism w komórkach organizacyjnych. Jeśli rozpatrywany okres obejmował przynajmniej 2 lata, można się spodziewać, że niektóre pisma będą przechowywane już w archiwum zakładowym. 9. Zalecenia dotyczące obiegu pism w instytucjach Zaleca się, aby przed dopuszczeniem do pracy każdy pracownik został przeszklony z zakresu Copyright 2011 ABIWAY Strona 8 z 9
9 obowiązującego systemu kancelaryjnego, instrukcji kancelaryjnej oraz rzeczowego wykazu akt. Zaleca się tak kształtować obieg pism, aby na każdym etapie przetwarzania była zachowana zasada rozliczalności. Należy unikać sytuacji, kiedy dokumenty przekazywane są od referenta do referenta bez odnotowania tego faktu. Zaleca się uświadomienie oraz wskazanie pracowniom wyraźnych i jednoznacznych tras obiegu pism w ramach komórki organizacyjnej jak i całej instytucji. Zaleca się zbieranie możliwie jak najwięcej informacji na temat danego pisma przy jego rejestracji. Należy szczegółowo opisać każdy wpływ, odnotować liczbę wszystkich stron, oznaczyć je wszystkie pieczątkami wpływu i dokonać paginacji. Często ten etap jest pomijany szczególnie tam, gdzie mamy dużą liczbę wpływów w ciągu dnia roboczego. Zaleca się, aby w jednostce organizacyjnej istniała tylko jedna kancelaria przyjmująca wszystkie wpływy (pisma papierowe, faksy, e, telegramy), dzięki temu niezależnie od stosowanego systemu kancelaryjnego, pisma będą rejestrowane i oznaczane kolejnym numerem wpływu przed dalszym ich obiegiem w organizacji. Podobnie rzecz dotyczy informacji wychodzących z organizacji. Jest to minimum, które należy wprowadzić w przypadku, gdy organizacja stosuje system kancelaryjny bezdziennikowy. Zaleca się, aby poszczególne komórki organizacyjne miały jedno wejście i jedno wyjście dla pism. Pisma wychodzące powinny być autoryzowane przez kadrę wyższego szczebla kierowników komórek organizacyjnych lub w uzasadnionych przypadkach przez dyrektorów danej organizacji. Zaleca się stosowanie programów kancelaryjnych wielostanowiskowych, co daje możliwość wydzielenia kilku stanowisk kancelaryjnych, przy jednoczesnym monitorowaniu natężenia strumienia wpływających pism oraz zachowaniu jednoznacznego znakowania pism wpływających i nadawania im indywidualnych numerów wpływów w ramach całej organizacji. Stosowanie dedykowanego oprogramowania kancelaryjnego zapobiega również sytuacjom dublowania się pism (ta sama informacja może być otrzymana drogą pocztową, faksową, ową) i wspomaga nadzór terminowym generowaniem odpowiedzi w konkretnej sprawie. To przekłada się na jakość zarządzania pracą, jak również na rozliczanie wykonanej pracy. Inną zaletą stosowania oprogramowania kancelaryjnego jest możliwość pracy z dokumentem w postaci elektronicznej, co skutkuje ograniczeniem powstawania zbędnych kopii pism oraz oszczędnościami administracyjnymi oraz przyczynia się do szybkiego obiegu informacji w jednostce organizacyjnej. W miejscach tymczasowego przechowywania akt (MTPA) zaleca się stosowanie rejestrów akt, znajdujących się na stanie MTPA oraz rejestrów wypożyczeń akt z MTPA. W dużych organizacjach warto pomyśleć o powołaniu roli, której odpowiedzialność polegałaby na nadzorowaniu obiegu pism w organizacji. 10. Zakończenie Uregulowanie spraw związanych z obiegiem dokumentacji nie jest rzeczą prostą. Nawet w zakładach, w których obowiązują stosowne przepisy dotyczące obiegu pism, takie jak instrukcja kancelaryjna, bardzo często nieświadomi pracownicy (ale również kierownicy) bagatelizują je i nie przywiązują uwagi do właściwego postępowania z dokumentacją. To z kolei naraża organizację na wymierne straty. Dlatego doprowadzenie do takiej sytuacji, że na każdym etapie załatwiania danej sprawy można jednoznacznie wskazać, kto za tę sprawę odpowiada, jest w interesie nie tylko całej organizacji, ale również w interesie każdego pracownika z osobna. Marek Abramczyk CISA, CRISC, CISSP, LA Copyright 2011 ABIWAY Strona 9 z 9
Temat 1: Rejestrowanie i znakowanie pism przychodzących i wychodzących
Temat 1: Rejestrowanie i znakowanie pism przychodzących i wychodzących Do nabycia tej umiejętności niezbędna jest znajomość podstawowych, obowiązujących normatywów kancelaryjnych w naszej uczelni. Normatywami
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA
INSTRUKCJA KANCELARYJNA Rozdział 1 POSTANOWIENIA WSTĘPNE I OGÓLNE 1. Podmiot i cel. 1.1. Instrukcja kancelaryjna zwana dalej,,instrukcją, ustala zasady postępowania w zakresie: obiegu pism i innych dokumentów,
Bardziej szczegółowoZałącznik do Zarządzenia Rektora nr 55/R/10 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO. I. Postanowienia ogólne
Załącznik do Zarządzenia Rektora nr 55/R/10 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO I. Postanowienia ogólne 1 Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania przy
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA PRZEDSZKOLA NR 352 W WARSZAWIE
INSTRUKCJA KANCELARYJNA PRZEDSZKOLA NR 352 W WARSZAWIE Spis treści I. Postanowienia ogólne II. Przyjmowanie i obieg korespondencji III. Przeglądanie i przekazywanie korespondencji IV. Wewnętrzny obieg
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA ZWIĄZKU ŻOŁNIERZY WOJSKA POLSKIEGO
Zarządzenie nr 1/X/2018 Prezesa Związku Żołnierzy Wojska Polskiego z dnia 5 czerwca 2018 r. w sprawie: wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej Związku Żołnierzy Wojska Polskiego Na podstawie art. 6 ust.
Bardziej szczegółowoXI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
Polityka małych kroków przy przejściu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego na EZD XI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Siemianowice Śląskie 22-24 maja
Bardziej szczegółowoSYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WG NORMY PN EN ISO 9001:2009 PROCEDURA SYSTEMOWA PS 2. Postępowanie z dokumentami ZAWARTOŚĆ PROCEDURY
Strona 1/7 ZAWARTOŚĆ PROCEDURY 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES PROCEDURY 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4. DEFINICJE 5. OPIS POSTĘPOWANIA 6. ALGORYTM POSTĘPOWANIA 7. DOKUMENTY ZWIĄZANE 8. ZAŁĄCZNIKI 9. TABELA ZMIAN Nr
Bardziej szczegółowoSPOSÓB POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W JEDNOSTCE ORGANIZACYJNEJ W ŚWIETLE INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ
SPOSÓB POSTĘPOWANIA Z DOKUMENTACJĄ W JEDNOSTCE ORGANIZACYJNEJ W ŚWIETLE INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ Rynia 2015 STAN PRAWNY Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst
Bardziej szczegółowoINFORMACJA. główny efekt pracy biurowej
INFORMACJA główny efekt pracy biurowej Praca biurowa Zespół czynności technicznych występujących w procesie obiegu informacji, które są niezbędne do sprawnego funkcjonowania i zarządzania firmą. Informacja
Bardziej szczegółowoUCHWAŁA nr 11/2012 Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej im. B. Prusa we Wrocławiu z dnia 4 stycznia 2012 roku
UCHWAŁA nr 11/2012 Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej im. B. Prusa we Wrocławiu z dnia 4 stycznia 2012 roku Na podstawie statutu Spółdzielni Mieszkaniowej im. B. Prusa postanawia się: Zatwierdzić 1 Instrukcję
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO
załącznik do Zarządzenia Kanclerza UG nr 11/K/11 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR 92/2014 BURMISTRZA KSIĄŻA WLKP.
ZARZĄDZENIE NR 92/2014 BURMISTRZA KSIĄŻA WLKP. z dnia 16 lipca 2014r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu korespondencji w Urzędzie Miejskim w Książu Wlkp. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia
Bardziej szczegółowoNotatka dotycząca obiegu pism w przedsiębiorstwie
Notatka dotycząca obiegu pism w przedsiębiorstwie 1. Znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pisma Olbrzymie znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej, ma obieg dokumentacji.
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA
-Załącznik nr 1 do Decyzji nr 232/10 KWP we Wrocławiu z dn. 18.06.2010 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA w sprawie tworzenia, ewidencjonowania oraz przechowywania dokumentów jawnych w komórkach i jednostkach
Bardziej szczegółowoZałącznik nr 8 do Regulaminu Kontroli Zarządczej INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ W TUCHLINIE
Załącznik nr 8 do Regulaminu Kontroli Zarządczej INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ W TUCHLINIE Zawartość 1. POSTANOWIENIA WSTĘPNE...3 2. SYSTEM KANCELARYJNY...4 3. WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATERGORIE...4
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA KIEROWNIKA URZĘDU. z dnia 9 kwietnia 2013 r.
ZARZĄDZENIE NR 4.2013.K PREZYDENTA MIASTA ZIELONA GÓRA KIEROWNIKA URZĘDU z dnia 9 kwietnia 2013 r. w sprawie regulaminu wewnętrznego Biura Zamówień Publicznych. Na podstawie art. 33 ust. 2 i 3 ustawy z
Bardziej szczegółowoWZÓR INSTRUKCJA KANCELARYJNA
ZATWIERDZAM: WZÓR INSTRUKCJA KANCELARYJNA 2 SPIS TREŚCI Strona Rozdział I Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej 3 Rozdział II System kancelaryjny i wykaz akt 4 Rozdział III Rejestracja i znakowanie
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik do zarządzenia nr ZD 015/01A/11 Dyrektora Zarządu Drogowego w Sępólnie Kraj. z dnia 20.01.2011 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA Sępólno Kraj., 20 stycznia 2011 r. Spis treści: Rozdział I Postanowienia
Bardziej szczegółowoInstrukcja Kancelaryjna Ośrodka Pomocy Społecznej w Tucholi
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Ośrodka Pomocy Społecznej w Tucholi Nr 8/2012 z dnia 15 października 2012 r. Instrukcja Kancelaryjna Ośrodka Pomocy Społecznej w Tucholi 1 Rozdział I Postanowienia
Bardziej szczegółowoInstrukcja kancelaryjna Gimnazjum im. Jana Pawła II w Dobczycach
Instrukcja kancelaryjna Gimnazjum im. Jana Pawła II w Dobczycach Rozdział I. Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych
Bardziej szczegółowoInstrukcja kancelaryjna Naczelnego Sądu Administracyjnego
Instrukcja kancelaryjna Naczelnego Sądu Administracyjnego /wyciąg/ 1. Postanowienia ogólne 1.1. Przedmiotem instrukcji kancelaryjnej, zwanej dalej instrukcją, są typowe i powtarzające się czynności kancelaryjne
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR 3. z dnia 29 maja 2015 r.
KANCLERZ SZKOŁY GŁÓWNEJ HANDLOWEJ w Warszawie ADOIL/AZOWA-0161/ZK-3-198/15 ZARZĄDZENIE NR 3 z dnia 29 maja 2015 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Szkole
Bardziej szczegółowoUchwała nr O - 17 - III 2011 Krajowej Rady Izby Architektów RP z dnia 11 maja 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej
Uchwała nr O - 17 - III 2011 Krajowej Rady Izby Architektów RP z dnia 11 maja 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej na podstawie art. 33 pkt. 14 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o samorządach
Bardziej szczegółowoPlik do pobrania : PZU wkładka NNW
Plik do pobrania : PZU wkładka NNW (ZASADY FUNKCJONOWANIA / Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw) ORGANIZACJA PRACY W SZKOLE I OBSŁUGA INTERESANTÓW 1 / 7 Interesantów przyjmuje się w dniach i godzinach
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA. Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej. w Milanowie
Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 3/2014 Kierownika Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Milanowie z dnia 23 stycznia 2014r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Milanowie 1 Rozdział
Bardziej szczegółowoInstrukcja kancelaryjna w Zespole Publicznego Gimnazjum i Szkoły Podstawowej im. Jana Pawła II w Leźnie
Instrukcja kancelaryjna w Zespole Publicznego Gimnazjum i Szkoły Podstawowej im. Jana Pawła II w Leźnie podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999r. w sprawie instrukcji
Bardziej szczegółowoInstrukcja kancelaryjna
Instrukcja kancelaryjna Spis treści: I. PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ II. PODZIAŁ KANCELARYJNY, RZECZOWY PODZIAŁ AKT III. PODZIAŁ CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH IV. PRZYJMOWANIE, OTWIERANIE I SPRAWDZANIE
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR 27/2013 Wójta Gminy Chojnice z dnia 13 lutego 2013 r.
ZARZĄDZENIE NR 27/2013 Wójta Gminy Chojnice z dnia 13 lutego 2013 r. w sprawie : wprowadzenia Instrukcji obiegu korespondencji w Urzędzie Gminy w Chojnicach Działając na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 2/2008 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 20 lutego 2008 r.
Zarządzenie Nr 2/2008 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 20 lutego 2008 r. Dotyczy: Instrukcji Kancelaryjnej w IFJ PAN Działając na podstawie Ustawy
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 68 /2015 Wójta Gminy Wolanów z dnia 19 sierpnia 2015r.
Zarządzenie Nr 68 /2015 Wójta Gminy Wolanów w sprawie wskazania sposobu wykonywania czynności kancelaryjnych oraz zasad obiegu korespondencji w Urzędzie Gminy w Wolanowie Na podstawie art. 33 ust. 1 i
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE Nr 0151/W/164/2006 Wójta Gminy Łyski z dnia 27 grudnia 2006 r.
GMINY ŁYSKI ZARZĄDZENIE Nr 0151/W/164/2006 w sprawie: wprowadzenia zmian w Instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Łyski Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.
Bardziej szczegółowoInstrukcja kancelaryjna w Szkole Podstawowej. im. Tadeusza Kościuszki w Krojczynie
Załącznik do zarządzenia Dyrektora Szkoły nr 10/2010 r. z dnia 22 listopada 2010 r. Instrukcja kancelaryjna w Szkole Podstawowej im. Tadeusza Kościuszki w Krojczynie Podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa
Bardziej szczegółowoZARZĄ DZENIE NR 34/07 Wójta Gminy Przytuł y z dnia 5 listopada 2007 roku
ZARZĄ DZENIE NR 34/07 Wójta Gminy Przytuł y z dnia 5 listopada 2007 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej Na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie
Bardziej szczegółowoVario.Kancelaria kompleksowe zarządzanie informacją i dokumentem
Kancelaria @ fax 2 Vario.Kancelaria kompleksowe zarządzanie informacją i dokumentem Do każdej firmy, z większym lub mniejszym natężeniem, wpływa korespondencja oraz inne dokumenty, które muszą być zarejestrowane
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA
ZAŁĄCZNIK NR 1 do Zarządzenia Nr 10/2013 z dn. 23.09.2013 r. MUZEUM REGIONALNE W SIEDLCACH INSTRUKCJA KANCELARYJNA Siedlce, 23.09.2013 r. Rozdział 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Instrukcja kancelaryjna określa
Bardziej szczegółowoSpecjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Dębowej Łące
Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 2/2012 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno Wychowawczego w Dębowej Łące z dnia 15 czerwca 2012r. Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Dębowej Łące INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Bardziej szczegółowoZarządzenie nr 64/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 31 grudnia 2014 r.
Zarządzenie nr 64/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Radom Na podstawie art. 33 ust.
Bardziej szczegółowoInstrukcja kancelaryjna. Zespół Szkół Nr 1 w Działdowie ul. Grunwaldzka 4 (nazwa szkoły) Rozdział I Postanowienia ogólne
Instrukcja kancelaryjna Zespół Szkół Nr 1 w Działdowie ul. Grunwaldzka 4 (nazwa szkoły) Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA W ZESPOLE OBSŁUGI EKONOMICZNO ADMINISTRACYJNEJ SZKÓŁ GMINY MICHAŁOWICE
Załącznik do Zarządzenia Nr 22/2014 Dyrektora Zespołu Obsługi Ekonomiczno Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice z dnia 15 lipca 2014 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA W ZESPOLE OBSŁUGI EKONOMICZNO ADMINISTRACYJNEJ
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZESPOŁU SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH W SOMONINIE IM. JÓZEFA WYBICKIEGO
Załącznik do Zarządzenia Nr 81 Dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych w Somoninie im. Józefa Wybickiego z dnia 18 grudnia 2015r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZESPOŁU SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH W SOMONINIE
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 21/2013 Kierownika Urzędu - Wójta Gminy Sorkwity z dnia 13 czerwca 2013r.
Zarządzenie Nr 21/2013 Kierownika Urzędu - Wójta Gminy Sorkwity z dnia 13 czerwca 2013r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Gminy Sorkwity Na podstawie
Bardziej szczegółowoUchwała Nr 111/20/2014 Rady Powiatu w Wąbrzeźnie z dnia 30 grudnia 2014 r.
Uchwała Nr 111/20/2014 Rady Powiatu w Wąbrzeźnie z dnia 30 grudnia 2014 r. w sprawie zmiany Regulaminu Organizacyjnego Starostwa Powiatowego w Wąbrzeźnie Na podstawie art. 35 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W OLEŚNICY
INSTRUKCJA KANCELARYJNA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W OLEŚNICY Oleśnica 2007. 1 SPIS TREŚCI Rozdział 1. POSTANOWIENIA WSTĘPNE I OGÓLNE... 3 1. Przedmiot i cel... 3 2. Znaczenie pojęć użytych w instrukcji...
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 400/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 9 maja zarządzam, co następuje:
Zarządzenie Nr 400/OU/2017 Prezydenta Miasta Słupska z dnia 9 maja 2017 w sprawie wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Słupsku oraz określenia wyjątków
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE Nr 17/2015 PREZYDENTA MIASTA KONINA z dnia 8 października 2015 roku
ZARZĄDZENIE Nr 17/2015 PREZYDENTA MIASTA KONINA z dnia 8 października 2015 roku w sprawie wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Koninie, określenia wyjątków
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA SZKOŁY PODSTAWOWEJ, ZESPOŁÓW SZKÓŁ I GIMNAZJUM GMINY ŁĘKA OPATOWSKA
Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 52/2008 Wójta Gminy Łęka Opatowska z dnia 18 lipca 2008r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA SZKOŁY PODSTAWOWEJ, ZESPOŁÓW SZKÓŁ I GIMNAZJUM GMINY ŁĘKA OPATOWSKA Łęka Opatowska
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR W.0050.119.2013 WÓJTA GMINY LYSKI. z dnia 31 lipca 2013 r. w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski
ZARZĄDZENIE NR W.0050.119.2013 WÓJTA GMINY LYSKI z dnia 31 lipca 2013 r. w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski Na podstawie art. 33 ust. 1, 3 i 4 ustawy z dnia 08 marca 1990
Bardziej szczegółowoROZDZIAŁ I. ZASADY PODPISYWANIA PISM.
Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 09/04 Burmistrza Gminy Kłecko z dnia 18 lutego 2004r. Zasady podpisywania pism, obiegu dokumentów i używania pieczęci w Urzędzie. ROZDZIAŁ I. ZASADY PODPISYWANIA PISM.
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ
Załącznik nr 1 Do Zarządzenia 03/2011 Z dnia 27.01.2011r. Kierownika ZGC SUM INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO
Załączniki do zarządzenia Nr 46 Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 28 grudnia 2007 r. Załącznik nr 1 INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO WARSZAWA 2007 SPIS
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik Nr 1 Do Zarządzenia Rektora PWSZ INSTRUKCJA KANCELARYJNA Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa im. Stanisława Staszica w Pile Instrukacja
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA. I. Cel instrukcji, zakres jej obowiązywania i podstawowe określenia użyte w instrukcji
Zał. Nr 1 do Zarz. Nr 7/05/06 INSTRUKCJA KANCELARYJNA I. Cel instrukcji, zakres jej obowiązywania i podstawowe określenia użyte w instrukcji 1 1. Celem instrukcji jest ustalenie jednolitej zasady postępowania
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA TWORZENIA I GROMADZENIA DOKUMENTACJI W SZKOLE
Instrukcja tworzenia i gromadzenia dokumentacji w szkole Strona 1 z 8 INSTRUKCJA TWORZENIA I GROMADZENIA DOKUMENTACJI W SZKOLE Instrukcja dotycząca tworzenia i gromadzenia dokumentacji w Zespole Szkół
Bardziej szczegółowoWybrane terminy z Polskiego Słownika Archiwalnego, pod red. Wandy Maciejewskiej, Warszawa
Wybrane terminy z Polskiego Słownika Archiwalnego, pod red. Wandy Maciejewskiej, Warszawa 1974. 1 Akt (l.mn. akty) 1. Pismo utrwalające czynność urzędową, powstałe jako jej produkt uboczny, niesamoistne
Bardziej szczegółowoInstrukcja Kancelaryjna Narodowego Funduszu Zdrowia
Instrukcja Kancelaryjna Narodowego Funduszu Zdrowia Spis Treści 1. Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej...3 2. System kancelaryjny Narodowego Funduszu Zdrowia, Rzeczowy wykaz akt. Podział akt na
Bardziej szczegółowoZarządzenie nr 708/2016. Burmistrza Nysy. z dnia 29 kwietnia 2016r. w sprawie obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Nysie
BURMISTRZ NYSY ul. Kolejowa 15 48-300 Nysa Zarządzenie nr 708/2016 Burmistrza Nysy z dnia 29 kwietnia 2016r. w sprawie obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miejskim w Nysie Na podstawie art. 33
Bardziej szczegółowoZałącznik Nr 1 do zarządzenia nr 20/15 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Toruniu z dnia 30 grudnia 2015 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik Nr 1 do zarządzenia nr 20/15 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Toruniu z dnia 30 grudnia 2015 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA Toruń 2015 Spis treści Rozdział I Postanowienia ogólne 2
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 15/2005. Dyrektora Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice im. ks. Franciszka Siarczyńskiego z dnia 20 grudnia 2005 r.
Zarządzenie Nr 15/2005 Dyrektora Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice im. ks. Franciszka Siarczyńskiego z dnia 20 grudnia 2005 r. W sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Bibliotece Publicznej
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA
1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 12/2012 Dyrektora Bursy Szkolnej w Miechowie z dnia 6 grudnia 2012r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA dla Bursy Szkolnej w Miechowie 2013 2 Spis treści Rozdział I Postanowienia
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 5/2017 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Sokołowie Podlaskim z dnia 23 maja 2017 r.
Zarządzenie Nr 5/2017 Dyrektora Powiatowego Centrum Pomocy Rodzinie w Sokołowie Podlaskim z dnia 23 maja 2017 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz
Bardziej szczegółowoDopuszczam do użytku zarządzeniem dyrektora przedszkola nr 11/2011 z dnia 30.08.2011 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA PUBLICZNE PRZEDSZKOLE NR 2
Dopuszczam do użytku zarządzeniem dyrektora przedszkola nr 11/2011 z dnia 30.08.2011 r... ( data i podpis dyrektora ) INSTRUKCJA KANCELARYJNA PUBLICZNE PRZEDSZKOLE NR 2 GOCZAŁKOWICE ZDRÓJ I. Postanowienia
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA ARCHIWALNA DLA URZĘDU GMINY PARCHOWO
Załącznik nr 2 do zarządzenia Nr 14/2011 Wójta Gminy Parchowo z dnia 17 marca 2011 r. INSTRUKCJA ARCHIWALNA DLA URZĘDU GMINY PARCHOWO 1. Archiwum Zakładowe funkcjonuje w strukturze Referatu Organizacyjnego,
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA
INSTRUKCJA KANCELARYJNA Przedszkola Miejskiego nr 19 im. Jana Brzechwy Podstawa prawna: Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE Or.I.120.1.21.2011 STAROSTY OSTROWIECKIEGO z dnia 30.03.2011 r. w sprawie zasad i trybu obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym
ZARZĄDZENIE Or.I.120.1.21.2011 STAROSTY OSTROWIECKIEGO z dnia 30.03.2011 r. w sprawie zasad i trybu obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Ostrowcu Świętokrzyskim Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy
Bardziej szczegółowoPrzygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego. Prowadzący: dr Ewa Perłakowska
Przygotowanie dokumentacji do przekazania do archiwum zakładowego Prowadzący: dr Ewa Perłakowska 1) Obowiązki i prawa podmiotów publicznych w zakresie postępowania z dokumentacją 2) Rodzaje dokumentacji.
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik Nr 1 INSTRUKCJA KANCELARYJNA R O Z D Z I A Ł 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych
Bardziej szczegółowoSPIS TREŚCI. Rozdział 1 Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej. str. 3
SPIS TREŚCI Rozdział 1 Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej Rozdział 2 System kancelaryjny Rozdział 3 Wykaz akt Rozdział 4 Obieg korespondencji Rozdział 5 Przyjmowanie, sprawdzanie, rozdzielanie
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA MIEJSKIEGO OŚWIATOWEGO ZESPOŁU EKONOMICZNEGO W TARNOBRZEGU
INSTRUKCJA KANCELARYJNA MIEJSKIEGO OŚWIATOWEGO ZESPOŁU EKONOMICZNEGO W TARNOBRZEGU Spis treści Spis treści... 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE... 2 SYSTEM KANCELARYJNY, WYKAZ AKT, KATEGORIE ARCHIWALNE... 4 ODBIÓR
Bardziej szczegółowoDz.U. 1999 Nr 18 poz. 156 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych.
Kancelaria Sejmu s. 1/13 Dz.U. 1999 Nr 18 poz. 156 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych. Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia
Bardziej szczegółowoInstrukcja kancelaryjna Zespołu Szkół Samorządowych nr 1 im. Marii Skłodowskiej Curie w Opocznie. Rozdział I Postanowienia ogólne
Dopuszczam do użytku (data i podpis dyrektora szkoły) Instrukcja kancelaryjna Zespołu Szkół Samorządowych nr 1 im. Marii Skłodowskiej Curie w Opocznie Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna,
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA w Szkole Podstawowej im. ks. Jana Twardowskiego w Powidzku
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Szkoły Podstawowej im. ks. Jana Twardowskiego w Powidzku Nr 34/2012 z dnia 27.12.2012 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA w Szkole Podstawowej im. ks. Jana Twardowskiego
Bardziej szczegółowoPubliczna Szkoła Podstawowa nr 7 im. Jana Pawła II w Bochni
Załącznik nr 1 do zarządzenia.. Dyrektora Publicznej Szkoły Podstawowej nr 7 im. Jana Pawła II w Bochni Publiczna Szkoła Podstawowa nr 7 im. Jana Pawła II w Bochni INSTRUKCJA KANCELARYJNA Podstawa prawna:
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 19/2011 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 marca 2011 roku
Zarządzenie Nr 19/2011 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 marca 2011 roku w sprawie uszczegółowienia czynności wynikających z Instrukcji kancelaryjnej. Na podstawie 4 ust. 2 pkt. 4 Regulaminu Organizacyjnego
Bardziej szczegółowoKorzyści wynikające z elektronicznego wsparcia Archiwum Zakładowego. Justyna, Adam Drzeniek Urząd Miasta Radlin
Korzyści wynikające z elektronicznego wsparcia Archiwum Zakładowego Justyna, Adam Drzeniek Urząd Miasta Radlin Korzyści wynikające z elektronicznego wsparcia Archiwum Zakładowego CZYLI: łatwiej, szybciej,
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE Nr S Burmistrza Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki z dnia 27 czerwca 2011r.
ZARZĄDZENIE Nr S.0050.98.2011 Burmistrza Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki z dnia 27 czerwca 2011r. w sprawie wprowadzenia i stosowania Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim
Bardziej szczegółowoSpotkanie informacyjne dotyczące archiwizacji dokumentacji projektowej. 24 kwietnia 2014
Spotkanie informacyjne dotyczące archiwizacji dokumentacji projektowej 24 kwietnia 2014. Plan prezentacji 1. Normatywy kancelaryjne regulujące proces obiegu dokumentacji w instytucji 2. Przykładowe zasady
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR 83/14 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN z dnia 28 lutego 2014 r.
ZARZĄDZENIE NR 83/14 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN w sprawie stosowania systemu rejestracji i obiegu dokumentów REJESTR BOI w Urzędzie Miasta Szczecin. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA SPECJALNEGO OŚRODKA SZKOLNO WYCHOWAWCZEGO W ŚWIEBODZINIE
INSTRUKCJA KANCELARYJNA SPECJALNEGO OŚRODKA SZKOLNO WYCHOWAWCZEGO W ŚWIEBODZINIE Podstawa prawna : rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad
Bardziej szczegółowoz dnia 15 lipca 2015 r.
Z A R Z Ą D Z E N I E N R 47 M I N I S T R A F I N A N S Ó W z dnia 15 lipca 2015 r. zmieniające zarządzenie w sprawie obsługi kancelaryjnej izb i urzędów skarbowych oraz organizacji i zakresu działania
Bardziej szczegółowoRejestracja i obsługa spraw oraz dokumentacji w systemie EZD i w systemie tradycyjnym. Prowadzący: dr Ewa Perłakowska
Rejestracja i obsługa spraw oraz dokumentacji w systemie EZD i w systemie tradycyjnym Prowadzący: dr Ewa Perłakowska 1) Obowiązujący stan prawny w zakresie rejestracji i obsługi spraw w podmiotach publicznych.
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE Nr 1/2017 PREZYDENTA MIASTA KONINA z dnia 5 stycznia 2017 roku
ZARZĄDZENIE Nr 1/2017 PREZYDENTA MIASTA KONINA z dnia 5 stycznia 2017 roku w sprawie wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Koninie, określenia wyjątków
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA
INSTRUKCJA KANCELARYJNA Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku Wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora CEN nr 8/2014 z dnia 25 marca 2014r. obowiązująca od dnia 1 kwietnia 2014 r. Spis treści: I. Postanowienia
Bardziej szczegółowoElektroniczne Zarządzanie dokumentacją i jej archiwizacja. Magdalena Sawicka, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku
Elektroniczne Zarządzanie dokumentacją i jej archiwizacja Magdalena Sawicka, Podlaski Urząd Wojewódzki w Białymstoku W związku z wprowadzeniem w urzędzie systemu EZD jako podstawowego narzędzia do wykonywania
Bardziej szczegółowoInstrukcja kancelaryjna. Rozdział I Postanowienia ogólne
0.01.013.0130 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora MGCK w Słomnikach (nazwa instytucji) Instrukcja kancelaryjna Nr 5/02/2014 z dnia 17.02.2014r. Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Instrukcja została
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA Gimnazjum w Psarach
Załącznik Nr... do Zarządzenia Nr...... z dnia... INSTRUKCJA KANCELARYJNA Gimnazjum w Psarach... miejsce, rok Spis treści: Rozdz. I Rozdz. II Rozdz. III Rozdz. IV Rozdz. V Rozdz. VI Rozdz. VII Przedmiot
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 22/2015 Dyrektora Gimnazjum nr 7 im. Ignacego Krasickiego w Olsztynie z dnia 04 grudnia 2015 roku INSTRUKCJA KANCELARYJNA GIMNAZJUM NR 7 im. Ignacego Krasickiego w Olsztynie
Bardziej szczegółowoRegulamin organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Miejskim Ośrodku Pomocy Społecznej w Sopocie
Załącznik do Zarządzenia Nr 46 /2014 Dyrektora Miejskiego Pomocy Społecznej w Sopocie z dnia 30 grudnia 2014r. Regulamin organizacji przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków w Miejskim
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH PAŃSTWOWEJ INSPEKCJI PRACY
Załącznik do zarządzenia nr 17/2004 Głównego Inspektora Pracy z dnia 6 lipca 2004 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH PAŃSTWOWEJ INSPEKCJI PRACY Spis treści Rozdział I Postanowienia
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE Nr 6/2006. Wójta Gminy Sadlinki. w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sadlinkach
ZARZĄDZENIE Nr 6/2006 Wójta Gminy Sadlinki z dnia 5 kwietnia 2006 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej w Urzędzie Stanu Cywilnego w Sadlinkach Na podstawie art. 6 ustawy z dnia 14 lipca 1983r.
Bardziej szczegółowoZ A R Z Ą D Z E N I E Nr 44/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r.
Z A R Z Ą D Z E N I E Nr 44/2015 Burmistrza Miasta Józefowa z dnia 26 marca 2015 r. w sprawie wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Józefowa, wzorów blankietów korespondencyjnych
Bardziej szczegółowoZarządzenie Nr 3/KZ/2010/11. Dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 4 w Łodzi z dnia 3 stycznia 2011r. w
Załącznik Nr 9 do REGULAMINU KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ZESPOLE SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH Nr 4 im. I Armii Wojska Polskiego Zarządzenie Nr 3/KZ/2010/11 Dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 4 w Łodzi
Bardziej szczegółowoNowa instrukcja kancelaryjna zmiany w obiegu papierowym, systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz wspomagające EZD
Nowa instrukcja kancelaryjna zmiany w obiegu papierowym, systemy Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD) oraz wspomagające EZD Adam Szabuniewicz Nowa instrukcja kancelaryjna - urząd papierowy czy
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA SPIS TREŚCI:
Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 17/2012 Dyrektora PUP w Szczecinie z dnia 17.12.2012 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA SPIS TREŚCI: Rozdział 1 Przepisy ogólne Rozdział 2 Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym
Bardziej szczegółowoInstrukcja kancelaryjna
Instrukcja kancelaryjna W każdym przedsiębiorstwie przepływ informacji powinien byd odpowiednio uregulowany, tzn. oparty na pewnych z góry przyjętych, jednolitych zasadach postępowania. Bardzo ważne jest
Bardziej szczegółowoPROBLEMY Z ZAKRESU PRAWIDŁOWEGO KLASYFIKOWANIA, KWALIFIKOWANIA I ARCHIWIZACJI PROJEKTÓW UNIJNYCH
PROBLEMY Z ZAKRESU PRAWIDŁOWEGO KLASYFIKOWANIA, KWALIFIKOWANIA I ARCHIWIZACJI PROJEKTÓW UNIJNYCH Problemy z zakresu opracowania i dokonywania zmian w instrukcjach kancelaryjnych w związku z realizacją
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR 25/2011 BURMISTRZA MIASTA PODKOWY LEŚNEJ z dnia 1 sierpnia 2011 roku
ZARZĄDZENIE NR 25/2011 BURMISTRZA MIASTA PODKOWY LEŚNEJ z dnia 1 sierpnia 2011 roku w sprawie zmiany Zarządzenia Nr 24/2010 Burmistrza Miasta Podkowy Leśnej z dnia 5 sierpnia 2010 r. w sprawie Regulaminu
Bardziej szczegółowoArchiwizacja i kontrola dokumentacji projektowej
Archiwizacja i kontrola dokumentacji projektowej Część I Trener: Roman Stempel Łódź, 23-24 listopada 2017 r. Spis treści Przepisy prawne Rodzaje dokumentacji projektowej System kancelaryjny, obieg dokumentacji
Bardziej szczegółowoZałącznik do komunikatu (8) z dnia po zmianach. Stan: r. 1 ZARZĄDZANIE URZĘDAMI ORGANÓW RZĄDOWEJ ADMINISTRACJI ZESPOLONEJ
1 Załącznik do komunikatu (8) z dnia 2011-04-13 po zmianach. Stan: 1.02.2012 r. 1 ZRZĄDZNIE URZĘDMI ORGNÓW RZĄDOWEJ DMINISTRCJI ZESPOLONEJ Komórki merytoryczne oraz uszczegółowienie haseł klasyfikacyjnych
Bardziej szczegółowoINSTRUKCJA KANCELARYJNA SZKOŁY PODSTAWOWEJ IM. JANA PAWŁA II W LUBATOWEJ
INSTRUKCJA KANCELARYJNA SZKOŁY PODSTAWOWEJ IM. JANA PAWŁA II W LUBATOWEJ Spis treści: Rozdział I Rozdział II Rozdział III Rozdział IV Rozdział V Rozdział VI Rozdział VII Rozdział VIII Rozdział IX Rozdział
Bardziej szczegółowoZARZĄDZENIE NR 29/2012 WÓJTA GMINY SECEMIN. z dnia 29 czerwca 2012 r.
ZARZĄDZENIE NR 29/2012 WÓJTA GMINY SECEMIN z dnia 29 czerwca 2012 r. w sprawie zatwierdzenia instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone w Urzędzie
Bardziej szczegółowo