XI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

Transkrypt

1 Polityka małych kroków przy przejściu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego na EZD XI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Siemianowice Śląskie maja 2014 r. Prowadzący: Justyna Adamus-Kowalska Kierownik Referatu Kancelarii Ogólnej i Archiwum Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach

2 Plan wystąpienia System kancelaryjny, narzędzia systemu kancelaryjnego tradycyjnego i EZD. Wdrożenie systemu SOD w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego w Katowicach. System kancelaryjny EZD w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego w Katowicach. Statystyka zastosowania dokumentu elektronicznego w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego w Katowicach.

3 System kancelaryjny sposób i zasady postępowania z dokumentacją wpływającą, wytwarzaną i wychodzącą w jednostce organizacyjnej (w urzędzie) od chwili wszczęcia sprawy do momentu przekazania do archiwum. System kancelaryjny dziennikowy System dziennikowy upowszechnił się na ziemiach polskich w początkach XIX w. w kancelarii pruskiej i rosyjskiej. Pomocą kancelaryjną wprowadzoną wraz z tym systemem, która odgrywała istotną rolę był dziennik podawczy (nazywany także dziennikiem korespondencyjnym, journalem), w którym rejestrowane były wszystkie pisma wpływające i wysyłane z jednostki organizacyjnej. Od księgi tej system kancelaryjny przyjął też swoją nazwę. Dziennik podawczy nie miał równocześnie wpływu w registraturze na sposób łączenia ze sobą pism w akta spraw. Ten problem w każdym z państw zaborczych rozwiązany był w inny sposób.

4 System kancelaryjny bezdziennikowy Wprowadzony do administracji państwowej w okresie międzywojennym na mocy uchwały Rady Ministrów z dnia 24 sierpnia 1931 roku (MP NR 196 poz. 273). System ten zrewolucjonizował pracę kancelaryjną (biurową). Nade wszystko uproszczono załatwianie spraw, większość prac kancelaryjnych przekazana została referentowi (osobie odpowiedzialnej merytorycznie za załatwienie sprawy), odstąpiono od wielokrotnej rejestracji pism (zlikwidowano tradycyjny dziennik podawczy); obieg pism odbywał się bez ich pokwitowań. Spis spraw Najważniejsze narzędzie pracy kancelaryjnej w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym. Spisy spraw prowadzone były przez referentów dla poszczególnych spraw. Sprawa była rejestrowana tylko raz, a kolejne pisma z nią związane rejestrowane były pod tym samym numerem sprawy.

5 Spis spraw Oznaczanie pism W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym pisma oznaczano numerem sprawy, zamiast kolejnego numeru z dziennika podawczego. Numer sprawy pochodził z rejestru (spisu spraw). Przykład AI AR [pierwsza sprawa wszczęta i zarejestrowana w roku 2013 przez referenta w komórce AI AR w obrębie symbolu z wykazu akt 1634 kwerendy archiwalne.

6 Wykaz akt W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym istotną rolę zaczął odgrywać wykaz akt, jako pomoc ułatwiająca szybkie dotarcie do konkretnego rodzaju sprawy. Bardzo nowatorską cechą systemu kancelaryjnego bezdziennikowego był fakt, że już w momencie zakładania akt spraw, dokumenty były oznaczane kategorią archiwalną np. B5, B10, B50, A, BE5, BE10 itd.

7 Współczesny system kancelaryjny system kancelaryjny mieszany System dziennikowy: książka wpływu, jednakże w bardzo uproszczonej w stosunku do dziennika podawczego wersji i nade wszystko spełniająca rolę pomocy ewidencyjnej. System bezdziennikowy: Spis spraw Wykaz akt

8 Decentralizacja czynności kancelaryjnych Likwidacja registratur. Obowiązki tworzenia akt przerzucone zostały na referentów prowadzących dane sprawy. Uporządkowanie i przekazanie teczek aktowych do archiwum. Problemy * przy wysokich kwalifikacjach merytorycznych referenci mieli znikomą wiedzę o zasadach pracy kancelaryjnej*

9 System kancelaryjny tradycyjny a system EZD Wciąż system kancelaryjny mieszany Książka wpływu rejestr korespondencji przychodzącej, Pocztowa książka nadawcza - rejestr korespondencji wychodzącej, Rejestracja spraw spisy spraw, numery spraw na pismach i dokumentach, Grupowanie dokumentów w obrębie sprawy, Wykaz akt jednolity rzeczowy wykaz akt, wyciągi z jrwa. Duża rola pracowników merytorycznych. Wykorzystanie aplikacji FINN 8 SQL Sekap do wykonywania wszelkich czynności kancelaryjnych w obu systemach. SOD system obiegu dokumentów. EZD system elektronicznego zarządzania dokumentami.

10 W drodze do systemu EZD system SOD Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach Wdrożenie narzędzi teleinformatycznych do systemu kancelaryjnego Urzędu: narzędzia aplikacji FINN 8 SQL do wykonywania czynności kancelaryjnych: System Obiegu Dokumentów (SOD) jako element projektu SEKAP narzędzie umożliwiające tworzenie i obieg dokumentów, zakładanie spraw, rejestrowanie pism i dokumentów, jak również ich archiwizację, - wdrożenie w Urzędzie narzędzi SOD SEKAP w roku 2007 r. -wdrożenie w Kancelarii Urzędu od dnia r. narzędzi teleinformatycznych SOD SEKAP rejestry rkw i rkp oraz skanowanie pisma przewodniego, -wszystkie wydziały Urzędu włączone do pracy w systemie SOD do r. -szkolenie pracowników w ramach projektu SEKAP,

11 W drodze do systemu EZD system SOD Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach - Wyznaczenie Liderów SOD w Wydziałach rolą liderów było szkolenie i wspieranie pracowników w pracy w SOD.

12 System EZD podstawy prawne Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14, poz.. 67). Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją (EZD) system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych.

13 System kancelaryjny w Urzędzie Marszałkowski Województwa Śląskiego w Katowicach po r. Wskazano system tradycyjny jako podstawowy system kancelaryjny system wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia dokumentacji w postaci nieelektronicznej, Wskazano także narzędzia informatyczne do wspomagania procesu obiegu dokumentacji System Obiegu Dokumentów (SOD) Wyznaczono koordynatora czynności kancelaryjnych w Urzędzie. Wskazano wyłączenia z systemu tradycyjnego do system EZD system teleinformatyczny do elektronicznego zarządzania dokumentacją umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów elektronicznych;

14 System kancelaryjny w Urzędzie Marszałkowski Województwa Śląskiego w Katowicach po r. Wskazano wyłączenia z systemu tradycyjnego do EZD Zarządzenie nr 103/2012 r. z 27 grudnia 2012 r. Z dniem roku wyłączono 199 symboli JRWA spośród wszystkich 681 symboli zakończonych kategorią archiwalną (tylko pod symbolami z kategorią zakłada się sprawy). Przeprowadzono szkolenia dla pracowników. Wprowadzona wyciągi z jrwa dla komórek organizacyjnych. Zdefiniowano i zapoczątkowano prowadzenie składów chronologicznych. Wprowadzono pełne odwzorowania cyfrowe dokumentów w EZD.

15 System EZD jako podstawowy system kancelaryjny Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach Zarządzenie nr 56/2013 r. w sprawie stosowania instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Marszałkowskim Województwa Śląskiego w Katowicach wskazano, iż z dniem r. podstawowym systemem kancelaryjnym Urzędu jest system EZD. Zarządzenie nr 58/2013 r. - wskazano wyłączenia symboli jrwa z systemu EZD do systemu tradycyjnego 277 symboli oraz analiza co kwartał.

16 Porównanie danych za I kwartał 2012, 2013, 2014 I kwartał ,31% 6,16% I kwartał ,69% 0,86% I kwartał ,06% 0,15% Procentowy udział dokumentu elektronicznego w stosunku do tradycyjnego

17 System kancelaryjny tradycyjny a system EZD Różnica: Co zachowuje referent*? Dokumentacja akt spraw w postaci papierowej czy elektronicznej? (może to być odwzorowanie cyfrowe, w przypadku gdy oryginał dokumentu jest na papierze lub na nośniku danych). *Referent, czyli osoba odpowiedzialna merytorycznie za załatwienie sprawy.

18 System kancelaryjny tradycyjny a system EZD SOD System obiegu dokumentów Referent* ma obowiązek zachować akta spraw w postaci papierowej. System teleinformatyczny (Sekap) służy tylko do rejestracji dokumentów i spraw w systemie kancelaryjnym. System EZD System elektronicznego zarządzania dokumentacją Referent* ma obowiązek zachować akta w postaci elektronicznej. Nie tylko system rejestracji pism, dokumentów, spraw ale także gromadzenie, przechowywanie i tworzenie każdego dokumentu w systemie (pisma, notatki, dane na nośnikach informatycznych, zwrotki), wszystkiego co ma znaczenie w danej sprawie. *OSOBA PROWADZCA SPRAWĘ

19 System kancelaryjny tradycyjny a system EZD Kierownik podmiotu wybiera podstawowy system czynności kancelaryjnych. Kierownik podmiotu może wskazać wyjątki od podstawowego systemu czynności kancelaryjnych. Sprawy prowadzone w systemie czynności kancelaryjnych o nazwie EZD określone w przepisach wewnętrznych.

20 Postępowanie z dokumentacją w systemie EZD Zatrzymanie dokumentu papierowego w punkcie kancelaryjnym, Zatrzymanie nośnika z danymi w punkcie kancelaryjnym, Przesyłki wpływające do Urzędu w postaci papierowej i na elektronicznych nośnikach nie są przekazywane na biurka pracowników (z pewnymi wyjątkami tj. format większy niż A4, liczba stron większa nić 50, nieczytelna treść, postać inna niż papierowa, postać lub forma uniemożliwiająca skanowanie, w przypadku danych na nośniku rozmiar większy niż 10MB). Dokumentacja w postaci papierowej objęta EZD oraz dane na nośnikach objęte EZD otrzymują odwzorowanie cyfrowe.

21 Odwzorowanie cyfrowe w systemie EZD Dokument elektroniczny będący kopią elektroniczną dowolnej treści zapisanej w postaci innej niż elektroniczna, umożliwiający zapoznanie się z tą treścią i jej zrozumienie, bez konieczności bezpośredniego dostępu do pierwowzoru. Odwzorowanie cyfrowe pełne SCP Odwzorowanie cyfrowe niepełne SCN Dane na nośnikach włączone w pełni do systemu NDP Dane na nośnikach nie włączone w pełni do systemu NDN

22 Składy chronologiczne w systemie EZD 1. Skład chronologiczny przesyłek, dla których wykonano pełne odwzorowanie cyfrowe SCP 2. Skład chronologiczny przesyłek, dla których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego SCN 3. Skład informatycznych nośników danych, których zawartość w pełni włączono do systemu EZD NDP 4. Skład informatycznych nośników danych, których zawartość nie została w pełni włączona do systemu EZD NDN 5. Skład chronologiczny dokumentów stanowiących element akt sprawy SCW.

23 Składy chronologiczne dokumentów SCW Skład ten obejmuje całość dokumentacji dołączanej do akt sprawy w systemie EZD w postaci odwzorowań pełnych lub niepełnych notatki, pisma, zwrotki, dokumenty, korespondencja wewnętrzna, korespondencja wychodząca itd., która ma postać inną niż elektroniczna. Dokumentacja ta nie może być gromadzona przez referenta tylko musi być przekazana do składu chronologicznego dokumentów SCW. Dla korespondencji wychodzącej w formie papierowej, włączonej do EZD nie ma konieczności tworzenia drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. W przypadkach wymaganych przepisami tworzy się i podpisuje odręcznie drugi egzemplarz, a następnie przekazuje się do składu chronologicznego oznaczonego skrótem SCW. Do EZD włącza się wówczas skan takiego dokumentu i oznacza skład SCW w odpowiedniej zakładce.

24 Archiwizacja dokumentów w systemie EZD Dokumentacja ze składów przekazywana jest do Archiwum Urzędu po upływie dwóch lat. Osoba prowadząca sprawę w systemie EZD odpowiada za jej przekazanie do Archiwum Urzędu w systemie EZD, przekazanie następuje po upływie dwóch lat.

25 Dalszy rozwój systemu kancelaryjnego Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego w Katowicach Sprawny obieg dokumentów elektronicznych korzystanie ze skrzynek epuap i PEUP. E-posiedzenia Zarządu Województwa Śląskiego wdrożenie narzędzi teleinformatycznych, zmiany w przepisach obowiązujących. E-sesje Sejmiku Województwa Śląskiego - wdrożenie narzędzi teleinformatycznych, zmiany w przepisach obowiązujących.

26 DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ w Katowicach Wydział Informatyki, Administracji i Zamówień Publicznych Justyna Adamus-Kowalska jadamus@slaskie.pl tel. (32)