ZARZĄDZENIE Nr S Burmistrza Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki z dnia 27 czerwca 2011r.

Transkrypt

1 ZARZĄDZENIE Nr S Burmistrza Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki z dnia 27 czerwca 2011r. w sprawie wprowadzenia i stosowania Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz ze. zm.) oraz 1 ust. 3 2 ust.2 i 3, 42 ust.3 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011r w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67), zarządza się, co następuje: 1 Wprowadza się w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim Instrukcję kancelaryjną w brzmieniu załącznika stanowiącego integralną część niniejszego Zarządzenia 2 Zobowiązuję kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim do niezwłocznego zapoznania podległych im pracowników z treścią Instrukcji oraz do bezwzględnego jej przestrzegania. Wykonanie Zarządzenia powierza się wszystkim pracownikom Urzędu. Nadzór nad wykonaniem niniejszego Zarządzenia powierzam Sekretarzowi Gminy Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2011 roku. 6 Z dniem wejścia w życie niniejszego Zarządzenia traci moc Zarządzenie nr 123/08 Burmistrza Ożarowa Mazowieckiego z dnia 25 listopada 2008 roku w sprawie wprowadzenia Regulaminu obiegu dokumentów w Urzędzie Miejskim w Ożarowie Mazowieckim. /-/ Paweł Kanclerz Burmistrz Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki

2 Załącznik do Zarządzenia nr S Burmistrza Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki z dnia 27 czerwca 2011 r. Instrukcja kancelaryjna w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim Rozdział Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej 1 Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa szczegółowe zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim, w tym: 1) zasady i tryb rejestracji oraz obiegu dokumentów, 2) czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z aktami w toku bieżącej pracy, 3) obieg dokumentów od momentu ich wpływu z zewnątrz lub powstania wewnątrz komórki organizacyjnej do czasu przekazania ich do archiwum zakładowego. 2 Określenia zastosowane w niniejszej instrukcji oznaczają: 1) Urząd Urząd Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim 2) komórka organizacyjna - samodzielne stanowisko pracy oraz wydziały i referaty Urzędu Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim, 3) Burmistrz Burmistrz Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki, 4) Sekretarz Sekretarz Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki, 5) Skarbnik Skarbnik Miasta i Gminy Ożarów Mazowiecki, 6) kierownik komórki organizacyjnej - pracownika na samodzielnym stanowisku pracy, naczelnika wydziału, kierownika referatu, 7) biuro podawcze wyznaczone stanowiska pracy w Urzędzie, odpowiedzialne za przyjmowanie i wysyłanie przesyłek, 8) akta sprawy dokumentacja, w szczególności tekstowa, fotograficzna, rysunkowa, dźwiękowa, filmowa, multimedialna, zawierająca informacje potrzebne przy rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania i rozstrzygania, 9) koordynator czynności kancelaryjnych - wyznaczony pracownik realizujący zadania archiwum zakładowego, zatrudniony na stanowisku archiwisty, 10) pismo wyrażona tekstem informacja, stanowiąca odrębną całość znaczeniową, niezależnie od sposobu jej utrwalenia, 11) prowadzący sprawę osoba załatwiającą merytorycznie daną sprawę, realizującą w tym zakresie przewidziane czynności kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt sprawy, 12) przesyłka dokumentacja otrzymana lub wysyłana przez Urząd Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim, w każdy możliwy sposób, korespondencja przychodząca lub wychodząca,

3 13) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do wiadomości, 14) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w komórce organizacyjnej, 15) teczka aktowa materiał biurowy używany w systemie tradycyjnym służący do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą odrębną jednostkę archiwalną, 16) pieczątka urzędowa stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym, nagłówkowe, wpływu, do podpisu itp., 17) pieczęć urzędowa pieczęć okrągła z wizerunkiem orła pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym, 18) poczta elektroniczna narzędzie informatyczne służące do przesyłania informacji Podstawowy sposób dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie oparty jest na tradycyjnym systemie kancelaryjnym. 2. Dokumentacja gromadzona jest i przechowywana w teczkach aktowych, a dekretacji dokonuje się na pismach w postaci papierowej. 3. W Urzędzie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt. 4. Proces obiegu dokumentacji jest wspomagany narzędziami informatycznymi, w tym elektronicznym system obiegu dokumentów, elektroniczną skrzynką podawczą oraz pocztą elektroniczną. 5. W elektronicznym systemie dokumentów odnotowywane są czynności kancelaryjne zgodnie z niniejszą instrukcją Spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych zakłada się dla klasy końcowej w wykazie akt. 2. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe spisy spraw i nowe teczki. 3. W sytuacji znikomej liczby spraw prowadzonych w ciągu roku dla danej klasy końcowej w wykazie akt, dopuszcza się prowadzenie teczek aktowych ze spisami spraw przez okres dłuższy niż jeden rok, przy czym dla każdego roku zakłada się odrębny spis spraw. 4. Wzór formularza spisu spraw określa załącznik nr 1 do niniejszej Instrukcji. 5. Wzór opisu teczki aktowej określa załącznik nr 2 do niniejszej Instrukcji. 6. Dokumentacja spraw zakończonych kwalifikowana jest do właściwych kategorii archiwalnych i po okresie dwóch lat, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce, przekazywana jest do archiwum zakładowego. 7. Teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej Bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie sprawuje koordynator czynności kancelaryjnych - pracownik zatrudniony na stanowisku archiwisty.

4 2. Do zadań koordynatora czynności kancelaryjnych należy również nadzór w zakresie doboru klas z wykazu akt do załatwianych spraw, właściwego zakładania spraw i prowadzenia akt spraw w Urzędzie. 3. Kontrolę nad terminowością załatwianych spraw oraz właściwym stosowaniem instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie sprawuje Sekretarz Gminy. Rozdział II Przyjmowanie korespondencji 6 1. Przesyłki przychodzące do Urzędu podlegają rejestracji w centralnym rejestrze korespondencji przychodzącej prowadzonym przez Biuro Podawcze, w formie elektronicznej, z wyłączeniem wniosków i dokumentacji określonych w Podania składane do protokołu przyjmowane są przez poszczególnych pracowników przyjmujących interesanta, który w takiej formie żąda przyjęcia podania. Podanie takie oraz korespondencję wpływająca do urzędu drogą elektroniczną lub faxem posiadającą znamiona sprawy, pracownik merytorycznej komórki organizacyjnej kieruje do Biura Podawczego celem rejestracji. 3. Na każdej wpływającej korespondencji pracownik Biura Podawczego umieszcza w górnym prawym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę wpływu, kolejny numer ewidencyjny z rejestru kancelaryjnego oraz podpis przyjmującego, wg wzoru: URZĄD MIASTA I GMINY W OŻAROWIE MAZOWIECKIM WPŁYNĘŁO dnia L.dz... Podpis Potwierdzenie przyjęcia korespondencji dokonywane jest przez pracownika Biura Podawczego na żądanie składającego pismo. 5. Pracownicy Biura podawczego wprowadzając korespondencję do elektronicznego obiegu dokumentów skanują pismo bez załączników, przy czym w przypadku pisma wielostronicowego skanowaniu podlegają wyłącznie 4 pierwsze strony Rejestracji w centralnym rejestrze korespondencji przychodzącej nie podlegają: 1) wnioski rozpatrywane przez komórkę organizacyjną właściwą dla spraw ewidencji ludności, składane na specjalnych formularzach (czynności materialno-techniczne) tj.: a) zgłoszenie pobytu czasowego, b) zgłoszenie pobytu stałego, c) zgłoszenie wymeldowania z pobytu czasowego, d) zgłoszenie wymeldowania z pobytu stałego,

5 e) zgłoszenie emigracji czasowej, f) wniosek o wydanie zaświadczenia na podstawie danych, zgromadzonych w ewidencji, ludności oraz ewidencji wydanych i unieważnionych dowodów osobistych g) wniosek o wydanie dowodu osobistego ; 2) rozpatrywane przez Urząd Stanu Cywilnego, składane na specjalnych formularzach (czynności materialno-techniczne) tj. a) wniosek o skrócenie miesięcznego terminu oczekiwania na zawarcie związku małżeńskiego, b) wniosek o wydanie zaświadczenia o braku okoliczności wyłączających zawarcie związku małżeńskiego, o których mowa w art.4 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, c) wniosek o wydanie zaświadczenia,,że obywatel polski lub zamieszkały w Polsce cudzoziemiec nie mający żadnego obywatelstwa zgodnie z prawem polskim może zawrzeć małżeństwo za granicą, d) wniosek o wydanie odpisów z ksiąg stanu cywilnego, e) wniosek o zmianę imienia lub nazwiska, f) wniosek o wpisanie zagranicznych aktów stanu cywilnego, g/ decyzje wynikające z prawa o aktach stanu cywilnego, h/ przyjęcia oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński. 3) dokumentacja nie tworząca akt sprawy, w tym m.in.: a) zaproszenia, życzenia, podziękowania, b) publikacje i nie zamawiane oferty, c) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, d) dokumentacja finansowo księgowa (w tym faktury) oraz magazynowa. 2. Wnioski, o których mowa w ust.1, pkt 1) i 2) składane są bezpośrednio do właściwych komórek organizacyjnych lub tam przekazywane i podlegają rejestracji wewnętrznej prowadzonej przez te komórki. 3. Dokumentacja finansowo księgowa, o której mowa w ust.1, pkt.3), litera d przyjmowana jest przez Biuro Podawcze i podlega odrębnej rejestracji w rejestrze dokumentacji finansowo księgowej prowadzonym przez to Biuro i jest przekazywana bezpośrednio Skarbnikowi. 4. Na dokumentach, o których mowa w pkt.1 pracownik Biura Podawczego przystawia stempel wpływu zgodnie ze wzorem określonym w 6 ust.3, na którym wpisywane są wyłącznie data wpływu oraz podpis osoby przyjmującej, a w przypadku dokumentacji finansowo księgowej również kolejny numer rejestru prowadzonego dla tej dokumentacji. 5. Dokumenty, o których mowa w ust.1 nie podlegają wprowadzeniu do elektronicznego obiegu dokumentów. 1. Pracownicy Biura Podawczego otwierają wszystkie przesyłki z wyjątkiem: 1) zawierających klauzulę informacje niejawne, 2) zawierających ofertę w konkursach, 3) zawierających ofertę w zakresie zamówień publicznych, 4) zawierających ofertę w sprawie naboru na wolne stanowiska pracy, 5) opatrzonych klauzulą do rąk własnych, 8

6 6) adresowanych imiennie, które przekazuje się adresatom, z wyłączeniem przesyłek adresowanych do Burmistrza, Zastępców Burmistrza, Skarbnika, Sekretarza, 7) wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem, chyba że ustalenie adresata możliwe jest jedynie po otwarciu przesyłki, 8) przesyłek adresowanych do Urzędu Stanu Cywilnego i komórki organizacyjnej właściwej do prowadzenia spraw z zakresu ewidencji ludności. 2. W przypadku przesyłek, które nie podlegają otwarciu pracownik Biura Podawczego przystawia stempel wpływu na kopercie tej przesyłki i wprowadza tak przyjętą przesyłkę do elektronicznego obiegu dokumentów Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, pracownicy Biura Podawczego sprawdzają prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia pracownik Biura Podawczego sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 2. Po otwarciu koperty pracownik Biura Podawczego lub adresat przesyłek, o którym mowa w 7 ust.1, sprawdza czy przesyłka nie zawiera pisma mylnie skierowanego oraz czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 3. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 4. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania, 3) w których nie umieszczono nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) zawierających załączniki bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 10 Pracownicy Urzędu przyjmują pocztę elektroniczną kierowaną na przypisane im skrzynki pocztowe i dokonują selekcji wpływającej korespondencji. W przypadku otrzymania korespondencji mającej znaczenie dla przebiegu i rozstrzygnięcia sprawy pracownicy zobowiązani są do przekazania tej korespondencji do Biura Podawczego celem wprowadzenia do centralnego rejestru Przesyłka może być doręczona drogą elektroniczną przez Elektroniczną Skrzynkę Podawczą (ESP), zlokalizowaną w Biuletynie Informacji Publicznej. Każdy wniosek wnoszony w ten sposób musi być opatrzony podpisem elektronicznym. 2. Nadzór nad ESP sprawuje Biuro Podawcze. 3. Pismo wpływające do Urzędu poprzez ESP drukowane jest przez pracownika Biura Podawczego i podlega obiegowi zgodnie z niniejszą instrukcją. 4. Ostatecznie pismo kierowane jest do komórki organizacyjnej wraz z wersją elektroniczną. 5. Odpowiedź udzielana jest w formie wskazanej przez interesanta.

7 6. W przypadku udzielanej odpowiedzi w formie elektronicznej należy zastosować podpis elektroniczny. Rozdział III Obieg korespondencji Przesyłki podlegające wpisowi do centralnego rejestru korespondencji przychodzącej wprowadzane są przez pracowników Biura Podawczego do elektronicznego obiegu dokumentów i kierowane w formie papierowej do Burmistrza lub wskazanego przez Burmistrza pracownika Urzędu, celem dekretacji. 2. Przesyłki, o których mowa w ust.1 pracownicy Biura Podawczego segregują tematycznie odpowiednio do zakresu spraw prowadzonych przez komórki organizacyjne. 3. Korespondencja zadekretowana przez Burmistrza przekazywana jest zgodnie z dyspozycją właściwym komórkom organizacyjnym za pośrednictwem Biura Podawczego, za pokwitowaniem. 4. Biuro Podawcze przekazując korespondencję do właściwych komórek organizacyjnych zaznacza jej przekierowanie w elektronicznym systemie obiegu dokumentów Korespondencja przejęta przez komórkę organizacyjną z Biura Podawczego jest przyporządkowywana do właściwych spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt (jrwa) i do odpowiadającej temu spisowi teczki aktowej. 2. W poszczególnych komórkach organizacyjnych obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 3. Odpowiedzi na korespondencję zadekretowaną na więcej niż jedną komórkę organizacyjną udziela ta komórka, która wymieniona jest w pierwszej pozycji. Komórka wymieniona jako pierwsza zobowiązana jest pozyskać cząstkową odpowiedź od komórek wymienionych w dekretacji. 4. Sposób i termin załatwienia sprawy odnotowywany jest w elektronicznym systemie obiegu dokumentów Klasyfikowanie i kwalifikowanie dokumentacji w formie jrwa, o którym mowa w 12, dokonywane jest zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt organów gmin i związków międzygminnych oraz urzędów obsługujących te organy i związki, stanowiącym Załącznik nr 2 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz.67 z późn.zm.). 2. Nadawany znak sprawy obejmuje: 1) oznaczenie komórki organizacyjnej zgodnie z Regulaminem organizacyjnym Urzędu, 2) symbol klasyfikacji z wykazu akt zgodnie z treścią ust.1, 3) kolejny numer sprawy wynikający ze spisu spraw, 4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła.

8 3. Kierownik komórki organizacyjnej opracowuje zakres stosowanych klasyfikacji spraw, stanowiących wyciąg z jrwa, dla potrzeb kierowanej przez siebie komórki na każdy rok kalendarzowy i przedstawia go do akceptacji koordynatorowi czynności kancelaryjnych w terminie do 15 grudnia roku poprzedzającego. 4. Zmiany klasyfikacji stosowanej przez komórki organizacyjne dokonywane w trakcie roku kalendarzowego 5. każdorazowo podlegają zatwierdzeniu przez koordynatora czynności kancelaryjnych Korespondencja prowadzona pomiędzy komórkami organizacyjnymi Urzędu nie podlega rejestracji w rejestrze centralnym. 2. Komórka merytoryczna współpracująca przy załatwianiu danej sprawy z innymi komórkami organizacyjnymi informuje te komórki o znaku prowadzonej przez siebie sprawy. 3. Dla wydania opinii, notatek, stanowisk opracowywanych przez komórkę organizacyjną na rzecz komórki organizacyjnej merytorycznie prowadzącej sprawę, wynikającym ze współpracy między tymi komórkami, nie zakłada się odrębnych spraw. Rozdział IV Korespondencja wychodząca Projekty pism wychodzących kierowane są do akceptacji osoby upoważnionej do złożenia podpisu, w formie papierowej. 2. Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 w układzie pionowym i powinno zawierać: 1) nagłówek - odpowiednio w zależności od osoby podpisującej pismo - burmistrza, zastępcy burmistrza, skarbnika, sekretarza, urzędu, 2) nazwę miejscowości i datę, 3) określenie odbiorcy, pisanego w pierwszym przypadku, wraz z adresem, 4) znak sprawy, 5) w przypadku udzielania odpowiedzi powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 6) treść pisma 7) podpis burmistrza lub pracownika posiadającego upoważnienie do podpisywania pisma oraz pieczęć imienna. 3. Wszystkie pisma wychodzące z Urzędu wysyłane są na papierze z nagłówkiem, o którym mowa w ust.3, pkt Wzór pisma, o którym mowa w ust. 2 stanowi załącznik nr 3 do instrukcji i nie ma zastosowania do wydawanych decyzji i postanowień. 5. Kopia pisma załatwiającego sprawę zawiera odręczny podpis z imienną pieczątką pracownika prowadzącego sprawę i datę sporządzenia pisma ( w lewym dolnym rogu pisma).

9 6. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny zawierać dalsze określenia, w tym: 1) informację co do sposobu wysyłki czystopisu (np. list polecony za zwrotnym doręczeniem odbioru, list priorytetowy itp.) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia, 2) listę przesyłanych załączników (np. Zał..) lub enumeratywne wskazanie z podaniem liczb porządkowych (na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika, np. Zał. nr... do pisma znak...), 3) adresy tych instytucji lub osób, do których ma być przesłana treść pisma, (umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: Otrzymują do wiadomości: ). 7. Przy załatwianiu spraw stosuje się przepisy Kodeksu Postępowania Administracyjnego i uregulowania wewnętrzne. 8. Sposób i termin załatwienia sprawy odnotowywany jest w elektronicznym systemie obiegu dokumentów Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową, 2) faksem, 3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną. 2. Pisma wysyłane są przez Biuro Podawcze. 3. Rejestr korespondencji wychodzącej prowadzony jest w wersji elektronicznej. Rozdział V Postanowienia końcowe W sprawach nie uregulowanych w niniejszej instrukcji zastosowanie mają przepisy Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. 2. Zmiany niniejszej instrukcji mogą być dokonywane w trybie jej wprowadzenia.

10 Załącznik nr 1do Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim SPIS SPRAW rok..... (oznaczenie... (stanowisko (symbol komórki teczki (tytuł teczki wg. wykazu akt) pracy) organizacyjnej) wg RWA) L.p. SPRAWA (krótka treść) OD KOGO WPŁYNĘŁO Znak pisma z dnia wszczęcia sprawy DATA ostatecznego załatwienia UWAGI (sposób załatwienia)

11 Załącznik nr 2 do Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim W Z Ó R Opisu teczki aktowej... Nazwa komórki Organizacyjnej... kat.... (Symbol literowy komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny)... Tytuł teczki z pełnego hasła klasyfikacyjnego z wykazu akt i informacji o rodzaju dokumentacji występującej w teczce rok założenia teczki rok zakończenia wszystkich spraw... nr tomu

12 Załącznik nr 3 do Instrukcji kancelaryjnej w Urzędzie Miasta i Gminy w Ożarowie Mazowieckim Wzór pisma Logotyp lub pieczęć urzędu Ożarów Mazowiecki, 27 maja 2011 roku SG (ew. dotyczy: nr pisma przychodzącego) Pan Jan Kowalski Ożarów Mazowiecki ul.kolejowa 2 Treść pisma Podpis i pieczątka imienna Załączniki: Do wiadomości: Podpis osoby przygotowującej pismo (na kopii pisma)