INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Transkrypt

1 1 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 12/2012 Dyrektora Bursy Szkolnej w Miechowie z dnia 6 grudnia 2012r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA dla Bursy Szkolnej w Miechowie 2013

2 2 Spis treści Rozdział I Postanowienia ogólne Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji Rozdział III Przekazywanie korespondencji dyrektorowi i pracownikom bursy Rozdział IV Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Rozdział V Wewnętrzny obieg akt Rozdział VI System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt Rozdział VII Załatwianie spraw Rozdział VIII Wysyłanie i doręczanie pism Rozdział IX Przechowywanie akt Rozdział X Przekazywanie akt do składnicy akt Rozdział XI Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Rozdział XII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Rozdział XIII Postanowienia końcowe Załączniki

3 3 Rozdział I Postanowienia ogólne Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Bursie Szkolnej w Miechowie. 2. Określone w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów. 2. Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) akta sprawy - cała dokumentacja (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierająca dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy; 2) aprobata wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy; 3) archiwista pracownik odpowiedzialny za prowadzenie składnicy akt; 4) Bursa Bursa Szkolna w Miechowie; 5) dekretacja adnotacja na piśmie wpływającym, przydzielająca je do załatwienia określonemu pracownikowi, zawierająca dyspozycję co do terminu i sposobu załatwiania sprawy; 6) dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych; 7) Dyrektor dyrektor Bursy Szkolnej; 8) korespondencja każde pismo wpływające do bursy lub wysyłane przez Bursę; 9) nośnik informatyczny płytę CD, dyskietkę, taśmę magnetyczną lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp.; 10) nośnik papierowy arkusz papieru, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma, itp.; 11) pieczęć stemple nagłówkowe, imienne do podpisu itp.; 12) pismo - tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej przygotowanej do podpisu przez wystawcę; 13) przesyłka pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane

4 4 za pośrednictwem poczty, gońca, itp., a także otrzymywane i nadawane telegramy, telefony, teleksy i telefaksy; 14) referent pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę; 15) rejestr kancelaryjny zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny; 16) rejestr przesyłek rejestr pism przychodzących i wychodzących; 17) sekretariat stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna Dyrektora; 18) składnica akt składnicę akt Bursy; 19) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Bursie; 20) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych; 21) teczka aktowa (spraw) - teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną; 22) wykaz akt jednolity rzeczowy wykaz akt, czyli wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt; 23) załącznik każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki itp.); 24) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy rzeczowego wykazu akt; 25) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej grupy spraw. 3. Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) ewidencjonowanie, rejestrowanie, rozdział i rozliczanie korespondencji oraz przesyłek; 2) przedstawianie korespondencji Dyrektorowi do wglądu i dekretacji; 3) sporządzanie pism oraz ich powielanie; 4) wysyłanie korespondencji i przesyłek;

5 5 5) przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej; 6) prowadzenie gospodarki formularzami i drukami; 7) udzielanie informacji interesantom i kierowanie ich do właściwych osób. Rozdział II Przyjmowanie i obieg korespondencji Korespondencję przyjmuje i rejestruje sekretariat. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia sekretariat sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 3. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom; 2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie za pokwitowaniem. 4. Ujawnione przy przesyłkach lub pismach, nieoznaczonych jako wartościowe, pieniądze, znaczki skarbowe itp. walory, po komisyjnym ustaleniu ich ilości i wartości oraz wpisaniu do książki depozytowej, składa się do kasy podręcznej sekretariatu, a pismo opatruje pieczęcią depozytową i przesyła do Dyrektora, który zarządzi dalsze postępowanie z depozytem. 5. Po otwarciu koperty sprawdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego; 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 6. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 7. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia; 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp.; 3) w których brak nadawcy lub daty pisma; 4) mylnie skierowanych;

6 6 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego; 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 8. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. 9. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji. 10. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą: nazwę placówki, znak sprawy, datę otrzymania, ilość załączników, podpis osoby rejestrującej (załącznik nr 1). 11. Po wykonaniu czynności określonych w ust sekretariat segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje właściwym pracownikom, a w przypadku wątpliwości zawsze Dyrektorowi. Rozdział III Przekazywanie korespondencji Dyrektorowi oraz pracownikom Bursy Sekretariat przekazuje Dyrektorowi następującą korespondencję: 1) adresowaną bezpośrednio do Dyrektora; 2) dotyczącą spraw o charakterze reprezentacyjnym; 3) od organów naczelnych i centralnych, w tym w szczególności od organu prowadzącego i organu sprawującego nadzór pedagogiczny; 4) dotyczącą organizacji, zakresu działania i zasad funkcjonowania Bursy; 5) skargi i wnioski dotyczące działalności Bursy lub jej pracowników; 6) protokoły i zalecenia pokontrolne z kontroli przeprowadzonych w Bursie przez organy kontrolne. 2. Pozostałym pracownikom Bursy sekretariat przekazuje korespondencję: 1) imiennie do nich adresowaną; 2) dotyczącą prowadzonych spraw, zgodnie z podziałem zadań, kompetencji i odpowiedzialności.

7 7 Rozdział IV Przeglądanie i przydzielanie korespondencji 1. Sekretariat przekazuje niezwłocznie Dyrektorowi do wglądu i dekretacji przyjętą korespondencję. 2. Dyrektor, przeglądając korespondencję: 6 1) decyduje, którą korespondencję załatwia sam; 2) dekretuje pozostałą korespondencję do załatwienia przez właściwych pracowników Bursy. 3. Dekretujący korespondencję umieszcza na piśmie obok pieczątki wpływu nazwisko osoby wyznaczonej do załatwienia sprawy, ewentualną dyspozycję co do terminu i sposobu załatwienia sprawy, podpis oraz datę dekretacji. 4. Przy dekretacji można stosować typowe skróty. Rozdział V Wewnętrzny obieg akt 7 Obieg typowych akt w Bursie jest następujący: 1) sekretariat przyjmuje korespondencję, otwiera ją, sprawdza, opatruje pieczątką wpływu (załącznik nr 1), a następnie przedkłada Dyrektorowi do dekretacji; 2) referent rejestruje sprawy w spisach spraw; 3) zadekretowaną korespondencję sekretariat przekazuje poszczególnym osobom; 4) sekretariat przedkłada Dyrektorowi pisma do podpisu, sprawdza pod względem formalnym wykonanie pisma, kopertuje, adresuje i wysyła pod wskazany adres. 8 Obieg akt między pracownikami odbywa się bez pokwitowania z wyjątkiem tych akt, których kwitowanie wynika z odrębnych przepisów.

8 8 Rozdział VI System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw oraz archiwizacja akt 9 1. W Bursie obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej Bursy klasyfikację akt powstających w toku działalności Bursy oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Bursy oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od, 0 do 9, co daje: oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest , a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: W jednolitym rzeczowym wykazie akt określono kategorię archiwalną dla komórki merytorycznej, natomiast dokumentację w tzw. innych komórkach kwalifikować należy do kategorii Bc Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych dokonuje się na podstawie zarządzenia Dyrektora w porozumieniu z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego. 2. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor może w drodze zarządzenia rozbudować końcowe klasy w wykazie akt na klasy bardziej szczegółowe według zasady budowy wykazu akt, określonych w 9.4 Instrukcji. Nie może jednak zmieniać kwalifikacji

9 9 archiwalnej ustalonej w rozbudowywanej klasie wykazu. W przypadku, gdy rozbudowywana klasa nie posiada określonej kategorii archiwalnej, należy propozycję kwalifikacji dla danej grupy spraw uzgodnić z dyrektorem właściwego miejscowo archiwum państwowego Dokumentacja ze względu na jej wartość archiwalną dzieli się na: 1) materiały archiwalne czyli część dokumentacji, która jest przeznaczona do wieczystego przechowywania głównie ze względu na swą wartość historyczną. Do oznaczenia kategorii materiałów archiwalnych używa się symbolu A ; 2) dokumentację niearchiwalną czyli część dokumentacji, która posiada czasową wartość praktyczną i nie stanowi materiałów archiwalnych. 2. Całość dokumentacji wytwarzanej i gromadzonej w Bursie zaliczana jest do dokumentacji niearchiwalnej. 3. Do oznaczenia kategorii archiwalnej dokumentacji niearchiwalnej używa się symbolu B, z tym, że: 1) symbolem B z dodaniem cyfr arabskich (np. B 5, B10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania i po uznaniu jej za nieprzydatną przez Bursę podlega brakowaniu. Okres przechowywania oznaczony cyframi arabskimi liczy się w pełnych latach kalendarzowych od 1 stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy ( np. akta oznaczone symbolem B 5 i dotyczące spraw załatwionych w 2000 r. należy przechowywać do 1 stycznia 2006 r.). Zniszczenie dokumentacji następuje na podstawie zgody miejscowo właściwego archiwum państwowego. 2) symbolem BE z dodaniem cyfr arabskich ( np. BE 5, BE 10, itp.) oznacza się kategorię archiwalną dokumentacji, która po upływie określonego dla tej dokumentacji okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie (okres przechowywania liczy się tak jak w punkcie 1). Ekspertyzę przeprowadza się zgodnie z dyspozycjami zawartymi w rubryce uwagi wykazu akt, zamieszczonymi przy danej grupie rzeczowej (haśle klasyfikacyjnym). 3) symbolem Bc oznacza się kategorię archiwalną akt manipulacyjnych, posiadających krótkotrwałe znaczenie praktyczne (tj. dokumentację wtórną w danej komórce

10 10 organizacyjnej, jeżeli istnieją odpowiedniki tej dokumentacji w oryginale w Bursie). Akta te mogą być przekazane na makulaturę po całkowitym ich wykorzystaniu. Brakowanie tych akt może przeprowadzić komórka organizacyjna bez przekazywania ich do składnicy akt, ale w porozumieniu z tą składnicą i w trybie określonym w punkcie 1). 4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach właściwe miejscowo archiwum państwowe może dokonać zmiany kategorii archiwalnej dokumentacji, o której mowa w pkt. 3, między innymi uznając ją za materiały archiwalne Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych (załącznik nr 2). Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. 2. Spisy spraw i teczki zakłada się w zasadzie na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. Dopuszcza się, w przypadku małej liczby korespondencji, prowadzenie teczek przez okres dłuższy niż jeden rok. 3. Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. 4. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z wykazem akt, 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach.

11 11 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz Bursy. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw, lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. Sekretariat po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy (poprzedników), w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę. W obu wypadkach referent wpisuje znak w obrębie odciśniętej pieczęci wpływu (załącznik nr 1) Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: 1) symbol literowy komórki organizacyjnej; 2) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt; 3) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw; 4) cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami oraz kreską ukośną. Wzór znaku sprawy: DK /2012 DK - oznacza symbol literowy Działu Księgowości, "092" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z wykazu akt, "05" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, "2012" - oznacza dany rok kalendarzowy. 4. Znak sprawy może zawierać także symbol literowy pracownika Nie podlegają rejestracji w spisie spraw: 1) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.); 2) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy; 3) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe;

12 12 4) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 2. Do rejestrowania innych druków nie wymagających merytorycznego załatwienia można stosować rejestr przesyłek, stanowiący załącznik nr W celu rejestracji spraw jednorodnych zamiast spisu spraw dopuszcza się zakładanie rejestrów kancelaryjnych. 2. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje Dyrektor. 3. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Rozdział VII Załatwianie spraw Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: 1) odręczną; 2) korespondencyjną; 3) inną (np. przy użyciu pieczęci z odpowiednim tekstem, na formularzu). 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez referenta, po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie, zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez referenta projektu pisma załatwiającego sprawę Załatwienie spraw może być: 1) tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego; 2) ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę, co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

13 13 2. Ostateczne załatwienie sprawy odnotowywane jest w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu "odr." Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak "Oz.", który oznacza "ostatecznie załatwione" Pracownicy bursy zobowiązani są do załatwienia powierzonych do prowadzenia spraw według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. 2. W sprawach, w których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) - do podpisania. 20 Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1) nagłówek - druk lub podłużną pieczęć nagłówkową; 2) znak sprawy; 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy; 4) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem; 5) treść pisma; 6) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe); 7) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. 21 Jeżeli załatwienie sprawy w zakreślonym terminie nie jest możliwe, należy postąpić ze sprawą zgodnie z obowiązującymi przepisami dotyczącymi terminów załatwienia, ze szczególnym uwzględnieniem przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego. 22 Korespondencję wychodzącą z Bursy podpisuje Dyrektor, z wyłączeniem korespondencji w odniesieniu do której uprawnienia do podpisania Dyrektor delegował na wyznaczonych i uprawnionych pracowników Bursy.

14 14 Rozdział VIII Wysyłanie i doręczanie pism Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową; 2) faksem; 3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową; 4) pocztą elektroniczną. 2. Pisma przeznaczone do wysłania pracownik sekretariatu: 1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków uzupełnia; 2) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym wysyłkę pisma, wraz z datą jego wysłania; 3) zwraca pracownikowi Bursy prowadzącemu sprawę kopie wysłanych pism; 4) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza wypełniony odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 4. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania, a w uzasadnionych przypadkach nie później niż dnia następnego. 5. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją Dyrektora lub pracownika Bursy prowadzącego sprawę (polecony, priorytet itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 24 Do doręczenia niektórych terminowych pism miejscowych bezpośrednio adresatom służy książka doręczeń, w której adresat kwituje ich odbiór.

15 15 Rozdział IX Przechowywanie akt Akta spraw przechowuje się w Bursie i w składnicy akt. 2. Akta spraw będące w trakcie załatwiania oraz przydzielone do załatwiania pracownicy przechowują w oddzielnych teczkach. 3. Akta spraw załatwionych należy przechowywać w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt. Wewnątrz teczki akta powinny być ułożone w kolejności spisu spraw, a w obrębie spraw chronologicznie. 4. Akta spraw zakończonych przechowuje się w Bursie przez okres dwóch lat. Okres przechowywania liczy się od pierwszego stycznia roku następnego po ostatecznym załatwieniu sprawy. Po upływie tego okresu akta należy przekazać do składnicy akt 5. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki aktowej należy w ich miejsce włożyć kartę zastępczą. Powinna ona zawierać: znak sprawy, jej przedmiot, nazwisko pracownika wypożyczającego akta, względnie nazwę i adres jednostki organizacyjnej, do której akta wysłano i termin zwrotu.. 6. Przykładowy opis teczki aktowej zawiera załącznik nr 4. Rozdział X Przekazywanie akt do składnicy akt W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych Bursa prowadzi składnicę akt. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych przechowuje się na nośnikach papierowych w składnicy akt. 3. Pracownik, do którego obowiązków należy prowadzenie składnicy akt, w porozumieniu z Dyrektorem, ustala corocznie termin przekazywania akt do składnicy akt Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po

16 16 szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt. Przez uporządkowanie akt rozumie się: 1) takie ułożenie akt wewnątrz teczek, aby sprawy następowały po sobie według liczb porządkowych spisów spraw (rejestrów), poczynając od najwcześniejszej sprawy (od nr 1) z dołączonym na wierzchu spisem spraw; w obrębie sprawy pisma układa się chronologicznie, poczynając od pisma rozpoczynającego sprawę; 2) wyłączenie zbędnych egzemplarzy tych samych pism i akt kategorii Bc; 3) ułożenie teczek, ksiąg, rejestrów itp. według haseł klasyfikacyjnych jednolitego rzeczowego wykazu akt; 4) opisanie teczek na ich zewnętrznej stronie. 2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji niearchiwalnej kategorii B 25 i osobno w trzech egzemplarzach dla pozostałej dokumentacji niearchiwalnej, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u pracownika przekazującego akta, jako dowód przekazania akt, a pozostałe egzemplarze otrzymuje archiwista. Wzór spisu zdawczo odbiorczego określa załącznik nr Spisy zdawczo-odbiorcze sporządzają pracownicy przekazujący w kolejności teczek wg wykazu akt. 4. Na końcu spisu osoba sporządzająca spis umieszcza swój podpis i datę sporządzenia spisu. 5. Spis zdawczo odbiorczy podpisuje Dyrektor oraz archiwista. Umieszcza się także datę przejęcia akt do składnicy akt Akta do składnicy akt przekazuje się wyłącznie kompletnymi rocznikami. 2. Do akt przekazanych do składnicy akt dołącza się zbędne w pracy bieżącej: ewidencje, rejestry i kartoteki. 3. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do składnicy akt, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne. Każde wypożyczenie należy odnotować zapisując datę wypożyczenia oraz imię i nazwisko wypożyczającego.

17 Przekazywanie akt osobowych pracowników zwolnionych do składnicy akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo odbiorczego akt osobowych (załącznik nr 6), sporządzonego w trzech egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w 27 pkt. 2, 4, 5. Spisy sporządza się odrębnie dla każdego roku zwolnienia pracowników. Akta osobowe w spisie ujmowane są w kolejności alfabetycznej nazwisk pracowników. 2. Dokumentacja techniczna, czyli plany, projekty, rysunki techniczne, kosztorysy, harmonogramy robót, opisy technologiczne i techniczne zarówno obiektów architektonicznych, jak i urządzeń mechanicznych, przekazywana jest do składnicy akt na podstawie spisu zdawczo odbiorczego dokumentacji technicznej (załącznik nr 7), sporządzonego w trzech egzemplarzach, z uwzględnieniem zasad ujętych w 27 pkt. 2, 4, 5. Układ dokumentacji w spisie powinien uwzględniać podział na obiekty (urządzenia, procesy), a w ich obrębie na stadia i branże. 3. W przypadku pojawienia się innych rodzajów dokumentacji (fotografie, filmy, mapy, itp.) należy opracować instrukcję postępowania z tego typu dokumentacją i uzgodnić ją z miejscowo właściwym archiwum państwowym. Rozdział XI Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych 30 Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w Bursie w procesie ewidencjonowania i obiegu dokumentów, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych, jeżeli ich gromadzenie dopuszcza ustawa. 31 Wykorzystanie informatyki w procesie ewidencjonowania i obiegu dokumentów możliwe jest w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, z wyłączeniem dokumentacji niejawnej; 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnątrz Bursy pocztą elektroniczną;

18 18 3) prowadzenie wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Bursy; 4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów; 5) monitorowanie zaleceń Dyrektora; 6) monitorowania obiegu dokumentów wewnątrz Bursy Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników; 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika; 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 3. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Rozdział XII Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych sprawuje Dyrektor. 2. Obowiązki Dyrektora w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez pracowników, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek; 2) prawidłowości załatwiania spraw; 3) terminowości załatwiania spraw; 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego Instrukcją; 5) prawidłowego stosowania pieczęci; 6) terminowości przekazywania akt do składnicy akt.

19 19 Rozdział XIII Postanowienia końcowe 34 W przypadku likwidacji Bursy lub jej reorganizacji należy zawiadomić o tym fakcie właściwe archiwum państwowe, które określi procedury postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki organizacyjnej. 35 W przypadku przejęcia części lub całości funkcji zreorganizowanej komórki organizacyjnej przez nową komórkę należy przekazać jej na podstawie spisu zdawczo odbiorczego akta spraw nie zakończonych. Kopie tego spisu przejmuje składnica akt. Pozostałe akta uporządkowane zgodnie z przepisami niniejszej Instrukcji należy przekazać do składnicy akt. Załączniki wzory Nr 1 Pieczęć wpływu. Nr 2 Spis spraw. Nr 3 Rejestr przesyłek Nr 4 Opis teczki aktowej. Nr 5 Spis zdawczo odbiorczy. Nr 6 Spis zdawczo odbiorczy dla dokumentacji osobowej. Nr 7 Spis zdawczo odbiorczy dla dokumentacji technicznej.

20 20 Wzór ZAŁĄCZNIK Nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej PIECZĘĆ WPŁYWU BURSA SZKOLNA w Miechowie Znak sprawy Wpłynęło dn. zał. podpis

21 21 Wzór ZAŁĄCZNIK Nr 2 Wzór formularza spisu spraw. do Instrukcji Kancelaryjnej rok Lp.. referent.. symbol placówki SPRAWA (krótka treść).. oznaczenie teczki (tytuł teczki wg wykazu akt) OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA UWAGI znak pisma z dnia Wszczęcia Ostateczne sprawy załatwienie (sposób załatwienia)

22 22 Wzór ZAŁĄCZNIK Nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej Wzór rejestru przesyłek Strona 1 Nr kolejny Data otrzymania korespondencji Numer data Od kogo Treść otrzymanej Otrzymanej korespondencji korespondencji Załączniki Znak referenta Strona 2 Data wysłanej koresponden cji Do kogo Treść wysłanej korespondencji Numer korespondencji uprzedniej Numer odpowiedzi na korespondencję wysłaną Numer aktu Uwagi

23 23 Wzór ZAŁĄCZNIK Nr 4 do Instrukcji Kancelaryjnej Opis teczki aktowej Symbol literowy jednostki i symbol Jednostka organizacyjna Kategoria archiwalna klasyfikacyjny z wykazu akt Tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego Roczne daty końcowe akt

24 24 Wzór ZAŁĄCZNIK Nr 5 do Instrukcji Kancelaryjnej... (nazwa jednostki ) Spis zdawczo odbiorczy akt Nr... Lp. Znak teczki Tytuł teczki lub tomu Daty skrajne od... do... Kat. akt Liczba teczek Miejsce przechowywania akt Data zniszczenia lub przekazania do archiwum państwowego (Przekazujący akta (Dyrektor bursy (Przyjmujący akta imię i nazwisko) imię i nazwisko) imię i nazwisko)..... (podpis) (podpis) (podpis)

25 Wzór ZAŁĄCZNIK Nr 6... (Nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy akt nr. Lp. Znak teczki Tytuł teczki Daty skrajne od - do do Instrukcji Kancelaryjnej Nazwisko Imię Data urodz. imię ojca wykształcenie zawód ostatnie stanowisko data począt. zatrudnienia data końcowa zatrudnienia Kat. arch. Liczba teczek Miejsce przechowywania akt w składnicy Data zniszczenia lub przekazania (Przekazujący akta imię i nazwisko) (Dyrektor bursy imię i nazwisko) (Przyjmujący akta imię i nazwisko)..... (podpis) (podpis) (podpis)

26 Wzór ZAŁĄCZNIK Nr 7 do Instrukcji Kancelaryjnej... (nazwa zakładu pracy i komórki organizacyjnej) Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji technicznej nr. Lp. Sygn. dok. techn. Nazwa obiektu, lokalizacja i tytuły jego projektów Branża Stadium Ilość Nazwisko projektanta Data zakończenia teczek matryc opracowania projektu Uwagi.... (Przekazujący akta imię i nazwisko) (Dyrektor bursy imię i nazwisko) (Przyjmujący akta imię i nazwisko).. (podpis) (podpis) (podpis)