INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Transkrypt

1 INSTRUKCJA KANCELARYJNA Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku Wprowadzona Zarządzeniem Dyrektora CEN nr 8/2014 z dnia 25 marca 2014r. obowiązująca od dnia 1 kwietnia 2014 r.

2 Spis treści: I. Postanowienia ogólne str. 3 II. Podstawowe pojęcia użyte w instrukcji str. 3 III. Czynności kancelaryjne str. 5 IV. Przyjmowanie i obieg korespondencji str. 5 V. Przeglądanie i przydzielanie korespondencji str. 7 VI. Wewnętrzny obieg korespondencji str. 8 VII. Załatwianie spraw str. 8 VIII. Wysyłanie korespondencji str. 9 IX. Powielanie, używanie pieczęci str. 10 X. Wykorzystanie narzędzi informatycznych str. 10 XI. Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych str. 11 XII. System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw str. 12 XIII. Prowadzenie rejestrów str. 15 XIV. Załączniki str

3 Rozdział I Postanowienia ogólne Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku. 2. Określone w instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewniają jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w CEN. 3. Podstawę prawną niniejszej instrukcji stanowi: Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. nr 167 z 2002 r. poz. 1375). Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. nr 14 z 2011 r., poz. 67). Ustawa z dnia 14 lipca 1984 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jednolity - Dz. U. nr 123 z 2011 r., poz. 698). Rozdział II Podstawowe pojęcia użyte w instrukcji 2. Użyte w instrukcji następujące określenia oznaczają: CEN Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku, dział dział, zespół lub inną komórkę organizacyjną przewidzianą w regulaminie organizacyjnym i statucie CEN, komórka organizacyjna wewnętrzne komórki CEN, przewidziane w statucie i regulaminie organizacyjnym CEN, kierownik działu kierownika gospodarczego, głównego księgowego, portiernia wewnętrzną komórkę organizacyjną załatwiającą sprawy obsługi kancelaryjnej, sekretariat stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna dyrektora i wicedyrektora CEN, sprawa zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument, wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 3

4 akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierającą dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, korespondencja każde pismo wpływające do CEN lub wysyłane przez CEN, przesyłka pisma (dokumenty) oraz paczki otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem poczty, a także otrzymywane i nadawane faksy i e, załącznik każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim, dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.), pieczęć urzędowa pieczęć okrągłą z wizerunkiem godła Rzeczpospolitej Polskiej i nazwą Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku w otoku, pieczęć stemple nagłówkowe i imienne do podpisu, spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających do CEN lub rozpoczętych przez CEN, rejestr kancelaryjny formularz - zestawienie spraw jednorodnych lub masowo występujących, w formie pisemnej lub elektronicznej, znak akt zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, znak sprawy zespół symboli literowych i liczbowych, określających przynależność danego pisma do konkretnej sprawy, a sprawy do określonego symbolu klasyfikacyjnego i hasła tematycznego z rzeczowego wykazu akt oraz do właściwej teczki spraw, nośnik papierowy arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., nośnik informatyczny płytę CD, dyskietkę lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., teczka aktowa (spraw) teczkę wiązaną, skoroszyt, segregator itp., służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, wykaz akt wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt. 4

5 Rozdział III Czynności kancelaryjne Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1. przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, 2. prowadzenie ewidencji przychodzącej i wychodzącej z CEN korespondencji, 3. wysyłanie korespondencji i przesyłek, 4. przyjmowanie i nadawanie faksów oraz obsługa poczty elektronicznej, 5. udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy. 2. Czynności kancelaryjne w CEN wykonują: 1. sekretariat, 2. portiernia, 3. pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy Rozdział IV Przyjmowanie i obieg korespondencji Korespondencję przyjmuje portiernia, rejestrując ją ilościowo w książce doręczeń. Przy przesyłkach poleconych wpisywany jest nadawca i adresat (nazwisko pracownika CEN lub dział jeśli podany na kopercie). Książka doręczeń prowadzona jest dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie. Wzór książki doręczeń stanowi Załącznik nr Portiernia przekazuje korespondencję za pokwitowaniem do sekretariatu. 3. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, portiernia sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia, portiernia sporządza adnotację na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 4. Paczki przyjmowane są przez portiernię. Przyjęcie paczki odnotowane zostaje w książce doręczeń. 5. Paczki za pobraniem odbiera bezpośredni adresat lub upoważniona przez niego osoba Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki, z wyjątkiem: 1/ adresowanych imiennie lub na dział (np. księgowość) które przekazuje bezpośrednio adresatom, 2/ przesyłek dot. postępowania przetargowego, 3/ ofert pracy składanych na konkurs na wolne stanowisko urzędnicze i innych dokumentów aplikacyjnych, 5

6 4/ oznaczonych do rąk własnych 5/ stanowiących tajemnicę służbową (poufne), które przekazuje dyrektorowi / wicedyrektorowi. 2. Na nieotwieranych kopertach pracownik sekretariatu stawia pieczęć wpływu i przekazuje korespondencję bezpośrednio adresatom. 3. Jeżeli po otwarciu koperty nie oznaczonej na zewnątrz napisem np. "poufne" okaże się, że przesyłka zawiera wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, należy bezzwłocznie przekazać ją w zamkniętej kopercie właściwej do jej odbioru osobie lub komórce organizacyjnej - z adnotacją o przyczynie otwarcia koperty. Postępowanie z dokumentami stanowiącymi tajemnicę państwową regulują odrębne przepisy. 4. Po otwarciu koperty sprawdza się: 1/ czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2/ czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 5. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem) dołącza się tylko do pism: 1/ dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), 2/ w których brak nadawcy, 3/ mylnie skierowanych. 7. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do właściwego operatora pocztowego. 8. Pisma wnoszone przez interesantów przyjmuje sekretariat. Potwierdzenie otrzymania pisma pracownik sekretariatu wydaje na żądanie składającego pismo (stawia pieczątkę złożono w CEN w Gdańsku data i podpis lub Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku-sekretariat- L.dz.-data-podpis). 9. Wzory pieczęci i pieczątek stosowanych w CEN zamieszczono w Załączniki nr 2. Sekretariat dyrektora prowadzi rejestr pism według wzoru i zakresu ustalonego przez dyrektora CEN (Załącznik nr 3). 1. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji, otwieranej przez sekretariat umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (w razie braku tam miejsca - na innym wolnym miejscu) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania korespondencji

7 2. Nie podlegają rejestracji i są bezpośrednio przekazywane do adresatów: 1/ publikacje (gazety, czasopisma, książki, ogłoszenia, oferty handlowe), 2/ potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, 3/ zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze. 3. Faktury i inne dokumenty księgowo/finansowe rejestrowane są zgodnie z właściwością przez kierownika gospodarczego lub głównego księgowego. 4. Następnie przedkłada się korespondencję dyrektorowi/wicedyrektorowi do dekretacji. 8. Rejestracji przez sekretariat podlegają przesyłki elektroniczne wpływające na adres: sekretariat@cen.gda.pl, mające istotne znaczenie dla przebiegu załatwienia sprawy przez jednostkę. Pisma drukuje się, rejestruje i nanosi pieczęć wpływu. Jeśli nie jest możliwe wydrukowanie całej przesyłki (np. ze względu na typ dokumentu lub dużą liczbę stron) drukuje się tylko jej pierwszą stronę. Po ostatecznym załatwieniu sprawy włącza się je do akt sprawy. 9. Rejestr kart zgłoszeń na różne formy doskonalenia nauczycieli organizowane przez CEN prowadzony jest w systemie informatycznym. Rozdział V Przeglądanie i przydzielanie korespondencji Korespondencję przejrzaną i zwróconą przez dyrektora/wicedyrektora pracownik sekretariatu dzieli zgodnie z dyspozycjami. 2. Dyrektor/wicedyrektor na przeglądanej korespondencji umieszcza następujące dyspozycje: 1/ nazwa działu/nazwisko osoby odpowiedzialnej za załatwienie sprawy, 2/ sposób załatwienia, 3/ aprobaty załatwienia sprawy bądź podpisania czystopisu. 3. Jeżeli korespondencja dotyczy sprawy wchodzącej w zakres działania różnych pracowników/ działów, przekazuje się ją działowi/pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy w podstawowym zakresie. 7

8 Rozdział VI Wewnętrzny obieg korespondencji Sekretariat jest stałym punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego. 2. Korespondencja przekazywana jest pomiędzy pracownikami/działami bez pokwitowań. 3. Wprowadzony zostaje obieg dokumentów poprzez wewnętrzną pocztę elektroniczną. Rozdział VII Załatwianie spraw Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy: 1/ odręczną, 2/ korespondencyjną, 3/ ustną, 4/ inną (np. notatki z przeprowadzonej rozmowy). 2. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu przez pracownika, po zarejestrowaniu sprawy - bezpośrednio na otrzymanym piśmie - zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub na sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. 3. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika projektu pisma załatwiającego sprawę Załatwienie spraw może być: 1/ tymczasowe - gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, 2/ ostateczne - gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji. 2. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik sekretariatu/działu odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia. 3. Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, jeśli nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotacje na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy. 8

9 14. Pracownicy CEN załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku. 15. Pracownik CEN opracowuje pismo - odpowiedź, które wraz z aktami sprawy przedkłada dyrektorowi/wicedyrektorowi do podpisu. W przypadku braku aprobaty, dyrektor zwraca pismo wraz z aktami sprawy pracownikowi odpowiedzialnemu za sprawę a pracownik ten po uzupełnieniu przedstawia pismo-odpowiedź dyrektorowi ponownie Pismo załatwiające sprawę powinno być sporządzone w dwóch egzemplarzach oraz pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 w układzie pionowym lub poziomym i powinno zawierać: 1/ nagłówek - druk, 2/ znak sprawy z lewej strony pod nagłówkiem, 3/ powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4/ miejscowość i datę sporządzenia pisma, 5/ określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6/ treść pisma, 7/ podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe). 2. Drugi egzemplarz pisma powinien ponadto zawierać parafę pracownika i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma). 3. W razie potrzeby pismo i jego drugi egzemplarz powinny również zawierać dalsze następujące określenia: 1/ pod treścią z lewej strony liczbę przesyłanych załączników (Zał....) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych; na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika, 2/ jeżeli treść pisma ma być poza adresatem podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma, pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą "Otrzymują do wiadomości" należy wpisać nazwiska osób/nazwy instytucji otrzymujących kopie pisma. Rozdział VIII Wysyłanie korespondencji Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1/ przesyłką listową, 2/ faksem, 3/ na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, 9

10 4/ pocztą elektroniczną. Instrukcja kancelaryjna Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku 2. Pisma przeznaczone do wysłania (w zaadresowanych kopertach) składa się w oznaczonym miejscu w sekretariacie. 3. Pracownik sekretariatu wpisuje przesyłki polecone do pocztowej książki nadawczej zgodnie z wytycznymi operatora pocztowego. Listy zwykłe wpisywane są ilościowo. Pisma wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczoną na kopercie (polecony, priorytet, za potwierdzeniem odbioru). Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. Rozdział IX Powielanie, używanie pieczęci Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie dyrektora/wicedyrektora lub bezpośredniego przełożonego. 2. Przy potwierdzaniu dokumentu za zgodność z oryginałem należy umieścić pod tekstem pieczątkę: "Za zgodność z oryginałem", a także datę, podpis i pieczątkę imienną z nazwą stanowiska służbowego osoby stwierdzającej zgodność z oryginałem. Wykaz osób uprawnionych do potwierdzania dokumentów za zgodność z oryginałem znajduje się w Regulaminie Organizacyjnym CEN. Pieczątkę za zgodność z oryginałem stawiamy tylko na dokumentach wytworzonych przez jednostkę. W pozostałych przypadkach dopuszcza się stosowanie pieczątki za zgodność. 3. Pieczęć urzędową (okrągłą) umieszcza się tylko na świadectwach i zaświadczeniach o ukończonych formach doskonalenia, których organizatorem jest CEN. Rozdział X Wykorzystanie narzędzi informatycznych 19. Dopuszcza się szerokie wykorzystanie narzędzi informatycznych w CEN, pod warunkiem zapewnienia ochrony przed utratą rejestrów, ewidencji oraz spisów spraw, przez codzienne wykonywanie kopii zabezpieczających na informatycznym nośniku danych, innym niż ten, na którym zapisywane są bieżące dane. 20. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1/ przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem poczty elektronicznej, 2/ przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną, 3/ udostępnienia upoważnionym pracownikom: 10

11 a) zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego oraz edytorów tekstów, arkuszy kalkulacyjnych, baz danych, programów graficznych, oprogramowania antywirusowego, b) utworzonych w CEN baz danych, 4/ tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 5/ umieszczania na stronach stale aktualizowanej informacji o działalności placówki. 21. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować odpowiednie przepisy o ochronie danych osobowych. Rozdział XI Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników CEN czynności kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora CEN. 2. Obowiązki kierownika działu w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez pracowników działu. 3. Do obowiązków kierownika działu należy dopilnowanie, aby ukazujące się przepisy prawne i inne akty normatywne docierały do zainteresowanych pracowników działu, w celu umożliwienia im zapoznania się z ich treścią. Rozdział XII System kancelaryjny, rejestracja i znakowanie spraw W CEN obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. 2. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej CEN, klasyfikację akt powstających w toku działalności CEN oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności CEN oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 3. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na dziesięć klas pierwszego rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy drugiego rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, co daje: 11

12 00-99 oraz dalszy podział niektórych klas drugiego rzędu na klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest , a w ramach klas trzeciego rzędu - podział na klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: Klasy końcowe w poszczególnych jednorodnych tematycznie grupach spraw (hasłach), oznaczone kategorią archiwalną, odpowiadają tematycznym (rzeczowym) teczkom aktowym oznaczonym tym samym znakiem akt co klasy końcowe w wykazie. 6. Akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych CEN będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej. 7. W uzasadnionych przypadkach dyrektor CEN może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej Oprócz haseł jednolity rzeczowy wykaz akt zawiera oznaczenie kategorii archiwalnej akt. 2. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem "A" zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną, przewidzianą do przekazania do archiwum państwowego. 3. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem "B" i cyframi arabskimi, określającymi liczbę lat przechowywania w archiwum zakładowym, zalicza się dokumentację mającą czasowo znaczenie praktyczne. 4. Do dokumentacji oznaczonej symbolem "Bc" zalicza się dokumentację manipulacyjną mającą krótkotrwale znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach określonych przez właściwe archiwum państwowe. 5. Dokumentacja zaliczana do kategorii "BE", przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE 5), podlega ekspertyzie, którą przeprowadzają właściwe archiwa państwowe dla ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji Komórki organizacyjne mogą sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek. 12

13 2. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej w zależności od potrzeb może zawierać nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas trzeciego i czwartego rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt, ustalonego dla klasy rozbudowanej, a pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych. 3. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego. 26. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu lub dodaniu nowych symboli i haseł klasyfikacyjnych w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia dyrektora CEN w porozumieniu z właściwym archiwum państwowym Dla każdej, końcowej w podziale klasyfikacji, pozycji jednolitego rzeczowego wykazu akt zakłada się spis spraw oraz odpowiadającą temu spisowi teczkę aktową do przechowywania w niej spraw ostatecznie załatwionych. Wszystkie pisma (dokumenty) dotyczące jednej sprawy należy gromadzić i przechowywać w sposób umożliwiający ustalenie daty wszczęcia i zakończenia sprawy. Wzór spisu spraw i opisu teczki aktowej stanowią Załączniki nr 5 i Spisy spraw i teczki zakłada się na każdy rok kalendarzowy oddzielnie. 3. Dla ułatwienia pracy pracownicy mogą przechowywać spisy spraw bieżącego roku nie w teczkach założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt, lecz w oddzielnej teczce podręcznej zatytułowanej "Spisy spraw do teczek symbol...". Po zakończeniu roku spisy spraw powinny być bezwzględnie odłożone do właściwych teczek założonych według jednolitego rzeczowego wykazu akt Jeżeli zachodzi potrzeba wydzielenia określonych spraw z teczki w osobne zbiory, zakłada się podteczki, które otrzymują znak akt macierzystej teczki, założonej według jednolitego rzeczowego wykazu akt, oraz hasło z dodaniem nazwy sprawy wydzielonej. Podteczki zakłada się, w zależności od potrzeb, w układzie alfabetycznym podmiotów spraw bądź w układzie numerowym. 2. W przypadku założenia podteczki zakłada się dla niej oddzielny spis spraw, a w spisie spraw teczki macierzystej wpisuje się tytuł założonej podteczki. Wówczas znakiem sprawy będzie: znak akt teczki macierzystej, kolejny numer, pod którym podteczkę wpisano w spisie spraw, kolejny numer, pod którym sprawę wpisano do spisu spraw podteczki, oraz dwie ostatnie cyfry roku. 13

14 Rejestracja spraw polega na wpisaniu pisma rozpoczynającego sprawę do spisu spraw, założonego zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt lub do rejestru kancelaryjnego. 2. Spis spraw prowadzi się na specjalnych formularzach lub w rejestrach elektronicznych. 3. Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko jeden raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego wewnątrz CEN. Dalszych pism w danej sprawie nie wpisuje się do spisu spraw lecz dołącza do akt sprawy w porządku chronologicznym. 4. Pracownik po otrzymaniu pisma do załatwienia, sprawdza, czy pismo dotyczy sprawy już wszczętej, czy też rozpoczyna nową sprawę. W pierwszym wypadku pismo dołącza do akt sprawy, w drugim, przed przystąpieniem do załatwienia - rejestruje jako nową sprawę Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. 2. Znak sprawy zawiera: 1/ symbol literowy komórki organizacyjnej, 2/ symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, 3/ liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, 4/ dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto. 3. W CEN wprowadza się następujące symbole przyporządkowane następującym stanowiskom/zespołom/działom: specjalista ds. sekretariatu CEN I specjalista ds. personalnych CEN II kierownik gospodarczy CEN III główny księgowy CEN IV specjalista ds. obsługi szkoleń CEN V specjalista ds. projektów unijnych CEN VI 4. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kreskami poziomymi oraz kreską poprzeczną, np. CEN I /12, gdzie "CEN I" - oznacza symbol działu (w tym przypadku sekretariat), "012" - oznacza symbol liczbowy grupy klasyfikacyjnej z jednolitego rzeczowego wykazu akt, "15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, "12" - oznacza dwie ostatnie cyfry roku. 5. Sprawy nie załatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 14

15 W celu rejestracji spraw jednorodnych i masowo napływających, zamiast spisów spraw, mogą być zakładane rejestry kancelaryjne, prowadzone w układzie rzeczowym lub alfabetycznym na specjalnych formularzach albo w postaci elektronicznej. 2. Każdy rejestr kancelaryjny otrzymuje własny symbol (znak). 3. Decyzję w sprawie wprowadzenia rejestru kancelaryjnego dla określonej grupy spraw podejmuje kierownik właściwej komórki organizacyjnej. 4. Każdemu rejestrowi odpowiada teczka oznaczona symbolem rejestru, przeznaczona do przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych i wpisanych do danego rejestru. 5. Rejestry kancelaryjne mogą być prowadzone dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystywaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć, z pozostawieniem między latami całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr Znak sprawy wpisanej do rejestru składa się z tych samych elementów co znak sprawy wpisanej do spisu spraw, z tą różnicą, że zamiast kolejnego numeru zapisu w spisie spraw występuje kolejny numer zapisu w rejestrze. W CEN prowadzi się następujące rejestry: Rozdział XIII Prowadzenie rejestrów 32. Lp rejestr 1 Kontroli zewnętrznych 2. Wydanych delegacji 3. Pieczątek funkcjonujących w CEN 4. Legitymacji służbowych nauczyciela 5. Umów o dzieło i umów zleceń 6. Umów o dzieło i umów zleceń dot. działalności szkoleniowej 7. Zamówień publicznych 8. Kart zgłoszeń na formy doskonalenia prowadzone przez CEN - w formie systemu informatycznego 9. Wpływających kart zgłoszeń na szkolenia rad pedagogicznych 10. Kursów kwalifikacyjnych 11. Kursów doskonalących 12. Wydanych świadectw - kursy kwalifikacyjne 13. Wydanych zaświadczeń - kursy doskonalące 14. Wydanych certyfikatów - szkolenia rad pedagogicznych 15

16 15. Wydanych zaświadczeń pozostałe formy warsztatowe i konferencje 16. Wydanych duplikatów zaświadczeń/świadectw ukończonych różnych form doskonalenia 17. Rejestr zakupu i sprzedaży VAT XV. ZAŁĄCZNIKI: 1 Książka doręczeń 2. Wzory pieczęci i pieczątek 3. Rejestr korespondencji - sekretariat 4. Spis spraw 5. Opis teczki aktowej 16

17 Załącznik Nr 1 KSIĄŻKA DORĘCZEŃ - przesyłki polecone i zwykłe oraz paczki Lp. DATA WPŁYWU NADAWCA ADRESAT (nazwisko/dział) RODZAJ PRZESYŁKI NR ILOŚĆ POKWITOWANIE SEKRETARIATU UWAGI 17

18 Załącznik Nr 2 WZORY PIECZĘCI i PIECZĄTEK Centrum Edukacji Nauczycieli Adres... tel,fax... NIP... Dyrektor Imię i nazwisko Dyrektor Centrum Edukacji Nauczycieli Adres... Imię i nazwisko Wicedyrektor Imię i nazwisko Wicedyrektor Centrum Edukacji Nauczycieli Adres... Imię i nazwisko Złożono w Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku data... podpis... Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku Sekretariat Data.. L.dz.. podpis 18

19 Załącznik Nr 3 REJESTR KORESPONDENCJI Sekretariat NADAWCA / ODBIORCA L.p. nazwa pismo data znak Określenie sprawy Pismo przydzielono Termin załatwienia Uwagi 19

20 Załącznik Nr 4 SPIS SPRAW... rok... (komórka organizacyjna)... (oznacz. teczki)... (tytuł teczki wg wykazu akt) Lp. SPRAWA (krótka treść) znak pisma OD KOGO WPŁYNĘŁA z dnia wszczęcia sprawy DATA ostatecznego załatwienia UWAGI (sposób załatwienia) 20

21 Załącznik Nr 5 OPIS TECZKI AKTOWEJ symbol klasyfikacyjny kategoria archiwalna z wykazu akt Centrum Edukacji Nauczycieli w Gdańsku... tytuł teczki i nazwa hasła klasyfikacyjnego... roczne daty krańcowe akt 21