Zarządzenie Nr 19/2011 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 marca 2011 roku

Transkrypt

1 Zarządzenie Nr 19/2011 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 marca 2011 roku w sprawie uszczegółowienia czynności wynikających z Instrukcji kancelaryjnej. Na podstawie 4 ust. 2 pkt. 4 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Małkini Górnej stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 30/2007 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 14 czerwca 2007 roku w sprawie ustalenia jednolitego tekstu Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy (z późn. zm.) zarządza się, co następuje: 1. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem: 1) adresowanych imiennie, które przekazuje adresatom, 2) wartościowych, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem. 2. Z dokumentami z klauzulą "zastrzeżone" postępuje się według odrębnej instrukcji. 3. Wykaz elementów, jakie powinno zawierać pismo stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia. 4. Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych stosowanych w Urzędzie oraz wzory pieczęci do podpisu określa załącznik nr 2 do zarządzenia. 5. Wzór opisu teczki i wzór spisu spraw stanowią odpowiednio załączniki nr 3 i 4 do zarządzenia. 6. Zasady przyjmowania wpływów i wysyłek stanowią załącznik nr 5 do zarządzenia. 7. Postępowanie z aktami Rady Gminy określa załącznik Nr 6 do zarządzenia. 8. Wykonanie zarządzenia powierza się Kierownikowi Referatu Organizacyjnego, Spraw Obywatelskich i Kadr. 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

2 Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Wójta Gminy Nr 19/2011 z dnia 1 marca 2011 r. Wykaz elementów, jakie powinno zawierać pismo Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietu korespondencyjnego formatu A4 i powinno zawierać: 1) z lewej strony podłużną pieczęć nagłówkową; 2) datę i nazwę miejscowości. Polska Norma PN-90N ustala, że data zapisywana jest następująco: rok, miesiąc, dzień. Poszczególne elementy mogą być oddzielane znakiem graficznym łączącym lub dzielącym wyrazy np.: Datę tę można zapisywać również tak: 28 lutego 2011, przy czym nie wolno wtedy skracać nazwy miesiąca. Datę i nazwę miejscowości umieszcza się na wysokości pierwszego wiersza naszych danych (pieczęci nagłówkowej); 3) znak sprawy; 4) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem. Przed nazwiskiem umieszczamy tytuły naukowe - mgr, prof., inż., dr, pod nazwiskiem, inne tytuły - dyrektor, redaktor, rektor, profesor; 6) sprawa - trzy wiersze odstępu od danych adresata, po lewej stronie po dwukropku piszemy dalej z małej litery, wyraz ten można podkreślić. W krótkich pismach element sprawy można pominąć; 6) treść pisma; 7) pieczęć imienną osoby upoważnionej do podpisania pisma oraz podpis; 9) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości; 10) załączniki. Dwa wiersze odstępu od treści, po lewej stronie; jeśli z treści pisma wynika jakie to załączniki, wymieniamy po dwukropku tylko ich ilość, jeśli nie - wymieniamy w punktach (numerując); ewentualnie na odwrocie pisma, w lewym górnym rogu - wtedy na poprzedniej stronie znak przeniesienia (%); 11) zwrot kończący - umieszcza się na wysokości "załączników", podpis - poniżej. 12) przekazywanie projektu pisma do akceptacji następuje w formie papierowej.

3 Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 19/2011 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 marca 2011 r. WZORY BLANKIETÓW KORESPONDENCYJNYCH, PIECZĘCI NAGŁÓWKOWYCH I PIECZĘCI DO PODPISU W W ORGANACH GMINY MAŁKINIA GÓRNA 1.Wzory blankietów korespondencyjnych i pieczęci nagłówkowych oraz pieczęci podpisowych stosowanych w sprawach należących do kompetencji Rady Gminy: 2) podpisowe : Rada Gminy Małkinia Górna Przewodniczący Rady lub Wiceprzewodniczący Rady 2. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji Przewodniczącego Rady : Przewodniczący Rady Gminy Małkinia Górna Przewodniczący Rady () 3) Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji Wiceprzewodniczących Rady:

4 Rada Gminy Małkinia Górna Wiceprzewodniczący Rady 4. W sprawach należących do kompetencji komisji Rady Gminy stosuje się blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe ustalone dla Rady oraz pieczęcie podpisowe w brzmieniu: Przewodniczący Komisji... () 5. Blankiety korespondencyjne lub pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji Wójta: Wójt Gminy Małkinia Górna Wójt wz. Wójta lub Zastępca Wójta 6. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach należących do kompetencji Zastępcy Wójta: Zastępca Gminy Małkinia Górna

5 Zastępca Wójta 7. Blankiety korespondencyjne i pieczęcie nagłówkowe oraz pieczęcie podpisowe w sprawach załatwianych z upoważnienia Wójta: Wójt Gminy Małkinia Górna lub też: z up. Wójta Zastępca Wójta Urząd Gminy w Małkini Górnej z up. Wójta Kierownik Referatu Pieczęcie nagłówkowe w sprawach należących do kompetencji sołectw i rad sołeckich: Sołectwo Rada Sołecka... Sołectwa... (nazwa sołectwa) (nazwa sołectwa) gmina Małkinia Górna gmina Małkinia Górna Sołtys

6 Zasady używania blankietów korespondencyjnych, pieczęci nagłówkowych i pieczęci do podpisu w przypadkach szczególnych 1. W przypadku załatwiania spraw przez gminę z upoważnienia innej gminy stosuje się blankiet korespondencyjny lub pieczęć nagłówkową organu gminy załatwiającego sprawę. 2. Pieczęć do podpisu, w przypadku, o którym mowa w pkt. 1, powinna określać gminę, z której upoważnienia sprawa jest załatwiana, oraz stanowisko upoważnionego do załatwiania spraw. 3. W przypadku załatwiania spraw przez kierowników jednostek organizacyjnych z upoważnienia organów gminy, stosuje się blankiet korespondencyjny lub pieczęć nagłówkową jednostki upoważnionej. 4. Pieczęć do podpisu, w przypadku, o którym mowa w pkt. 3, powinna określać organ gminy, z którego upoważnienia sprawa jest załatwiana, oraz stanowisko upoważnionego do załatwiania spraw. 5. W przypadku załatwiania spraw przekazanych w drodze porozumienia przez organ administracji publicznej do prowadzenia przez organ gminy, stosuje się blankiet korespondencyjny lub pieczęć nagłówkową jednostki upoważnionej. 6. Pieczęć do podpisu, w przypadku, o którym mowa w pkt 5, powinna określać organ, w którego imieniu sprawa jest załatwiania, oraz stanowisko służbowe upoważnionego do załatwiania spraw.

7 Załącznik Nr 3 do Zarządzenia Nr 19/20111 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 marca 2011 r. OPIS TECZKI AKTOWEJ... pełna nazwa komórki organizacyjnej symbol literowy kategoria archiwalna komórki organizacyjnej i symbol klasyfikacyjny z wykazu akt (w przypadku wydzielenia określonych spraw z danej klasy dodatkowo numer sprawy, który stał się podstawą wydzielania grupy spraw)... pełne hasło klasyfikacyjne z wykazu akt i rodzaj dokumentacji występującej w teczce... rok założenia teczki i numer tomu jeżeli akta spraw przyporządkowane do tego samego symbolu klasyfikacyjnego z wykazu akt w danym roku obejmują kilka teczek

8 Załącznik Nr 5 do Zarządzenia Nr19/2011 Wójta Gminy Małkinia Górna z dnia 1 marca 2011 r. Przyjmowanie korespondencji 1. Korespondencję przyjmuje Sekretariat rejestrując ją w systemie Kancelaria - BIP. 2. Przyjmując przesyłki przekazywane drogą pocztową, zwłaszcza polecone i wartościowe, sekretariat sprawdza prawidłowość zaadresowania oraz stan opakowania. W razie stwierdzenia uszkodzenia kancelaria sporządza adnotacje na kopercie lub opakowaniu oraz na potwierdzeniu odbioru i żąda od pracownika urzędu pocztowego spisania protokołu o doręczeniu przesyłki uszkodzonej. 3. Przy otwarciu koperty sprawdza się: 1) czy nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) czy dołączone są wymienione w piśmie załączniki, 4. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 5. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym dołącza się tylko do pism: 1) wartościowych, poleconych, ekspresowych za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp., 3) w których brak nadawcy lub daty pisma, 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartości. 6. Potwierdzenie otrzymania pisma kancelaria wydaje na żądanie składającego pismo. 7. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania - na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu. 8. Po wykonaniu ww. czynności i zarejestrowaniu w Kancelarii - BIP sekretariat przekazuje korespondencję Wójtowi Gminy w celu zadekretowania. Wysyłanie i doręczanie pism 1. Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysyłanego: 1) przesyłką listową, 2) faksem,

9 3) na nośniku informatycznym wysyłanym przesyłką listową, 4) pocztą elektroniczną. 2. Pisma do wysłania przygotowuje każdy pracownik wysyłający pismo: 1) sprawdzając, czy jest podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki, w razie stwierdzenia braków pismo uzupełnia, 2) na egzemplarzu pisma przeznaczonym do włączenia do akt sprawy zamieszcza się informację co do sposobu wysyłki (na przykład list polecony, list priorytetowy, doręczenie elektroniczne) oraz potwierdzenie dokonania wysłania przesyłki lub jej osobistego doręczenia. 3) pracownicy przygotowujący pismo do wysłania, umieszczają je w kopercie z adresem, kopertę należy ostemplować pieczęcią Urzędu Gminy oraz opłata pocztowa skredytowana. W razie potrzeby na kopercie umieszcza się pieczątkę "polecony" "priorytet", "ekspres". Brak takiej dyspozycji oznacza, że pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 4) wysyłkę pisma każdy pracownik rejestruje w rejestrze korespondencji wychodzącej Kancelaria BIP i przekazuje do gońca w celu dokonania wysyłki.

10 Załącznik Nr 6 do Zarządzenia Wójta Gminy Nr 19/2011 z dnia 1 marca 2011 Postępowanie z aktami Rady Gminy 1. Ogólne przepisy Instrukcji mają również zastosowanie przy załatwianiu spraw związanych z działalnością Rady Gminy, jeżeli postanowienia niniejszego załącznika nie stanowią inaczej. 2. Sprawy związane z organizacją sesji Rady Gminy i posiedzeń komisji rejestruje się w spisach spraw, zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt. 3. Protokóły sesji Rady Gminy, posiedzeń komisji, a także akty tych organów sporządza się i ewidencjonuje według zasad ustalonych przez Radę Gminy. 4. Protokoły sesji są numerowane cyframi rzymskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku, a protokoły komisji - cyframi arabskimi, łamanymi przez dwie ostatnie cyfry roku. 5. Protokoły otrzymują w ciągu kadencji kolejne numery począwszy od numeru jeden. 6. Oryginały protokołów przechowuje się w zbiorach protokołów. 7. Po zakończeniu kadencji protokoły ułożone chronologicznie, oprawia się w formie książkowej kolejno latami. Na początku książki znajduje się spis numerów protokołów oraz daty ich odbycia. 8. W Referacie Organizacyjnym, Spraw Obywatelskich i Kadr prowadzi się następujące rejestry: - uchwał Rady Gminy, - wniosków Komisji Rady Gminy, - interpelacji i wniosków radnych wpływających w okresie między sesjami.