Instrukcja kancelaryjna. Rozdział I Postanowienia ogólne

Transkrypt

1 Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora MGCK w Słomnikach (nazwa instytucji) Instrukcja kancelaryjna Nr 5/02/2014 z dnia r. Rozdział I Postanowienia ogólne 1 Instrukcja została opracowana na podstawie: Ustawy z 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (tekst jedn. Dz.U. z 2002 r. nr 171, poz z późn. zm.), Regulaminu Organizacyjnego Miejsko- Gminnego Centrum Kultury w Słomnikach Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych w Miejsko- Gminnym Centrum Kultury w Słomnikach zwanej dalej Centrum Kultury. 2. Określony w Instrukcji tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych zapewnia jednolity sposób tworzenia, ewidencjonowania i przechowywania oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź utratą dokumentów w Centrum Kultury. 3 Przedmiotem Instrukcji są zasady postępowania z dokumentami jawnymi. W postępowaniu z dokumentami zawierającymi informacje niejawne oraz dokumentami finansowymi stosowane są odrębne przepisy. Przez użyte w Instrukcji następujące określenia należy rozumieć: 3

2 1) akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, notatki, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierające dane, informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy, 2) aprobata wyrażenie zgody na treść i sposób załatwienia sprawy, 3) czystopis tekst dokumentu lub pisma urzędowego w postaci ostatecznej, przygotowanej do podpisu przez wystawcę, 4) dokument akt mający znaczenie dowodu, ustanawiający uprawnienie lub stwierdzający prawdziwość określonych w nim zdarzeń bądź danych (odpis aktu stanu cywilnego, wyrok, orzeczenie, świadectwo itp.), 5) dziennik korespondencji przychodzącej formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Centrum Kultury, 6) Kierownik Hali Sportowej kierownik komórki organizacyjnej w Centrum Kultury 8) korespondencja każde pismo wpływające do Centrum Kultury lub wysyłane przez Centrum Kultury, 9) nośnik informatyczny płyta DVD, pendrive lub inny nośnik, na którym zapisano w formie elektronicznej treść dokumentu, pisma itp., 10) nośnik papierowy arkusz papieru formatu A3, A4 lub A5, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma itp., 11) pieczątka stemple lub ich wizerunki na nośniku elektronicznym nagłówkowe, imienne do podpisu itp., 12) pieczęć urzędowa pieczęć okrągła z wizerunkiem godła w środku i nazwa w otoku, lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym, 13) poprzedniki akta poprzedzające ostatnie otrzymane pismo w danej sprawie, 14) przesyłka pisma (dokumenty) oraz pakiety (paczki) otrzymywane i wysyłane za pośrednictwem operatora pocztowego, a także otrzymywane i nadawane telegramy, 15) punkt zatrzymania każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności związanych z jej załatwieniem, 17) rejestr kancelaryjny zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny (rejestr zastępuje spis spraw), 18) rzeczowy wykaz akt wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, 20) spis spraw formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw wpływających lub rozpoczętych w Centrum Kultury; prowadzi się go oddzielnie dla każdej grupy spraw przewidzianych w wykazie akt,

3 21) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy oraz pismo, dokument, wymagający rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych, 22) teczka aktowa (spraw) teczka wiązana, skoroszyt, segregator itp. służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną, 23) załącznik każde pismo lub inny przedmiot odnoszący się do treści lub tworzący całość z pismem przewodnim (luźno zszyte, sklejone z nim pisma, broszury, książki i inne przedmioty), 24) znak akt zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej grupy rzeczowego wykazu akt, 25) znak sprawy zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i do określonej sprawy lub grupy spraw Do podstawowych czynności kancelaryjnych należy: 1) przyjmowanie i rozdział korespondencji oraz przesyłek, 2) prowadzenie ewidencji dokumentów, 3) sporządzanie czystopisów pism oraz ich kopiowanie, 4) wysyłanie korespondencji i przesyłek, 5) przyjmowanie i nadawanie telegramów oraz obsługa poczty elektronicznej, 6) udzielanie informacji interesantom, a w razie potrzeby kierowanie ich do właściwych stanowisk pracy. 2. Czynności kancelaryjne wykonują: 1) Dyrektor, 2) Kierownik Hali Sportowej 2) pracownicy odpowiedzialni za merytoryczne załatwienie danej sprawy. 6 Symbole komórek organizacyjnych zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym przedstawia załącznik nr 1 do Instrukcji. 7

4 Przestrzeganie postanowień niniejszej Instrukcji jest obowiązkiem wszystkich pracowników Centrum Kultury. Rozdział II System kancelaryjny, wykaz akt, kategorie archiwalne 8 1. W Centrum Kultury obowiązuje system kancelaryjny bezdziennikowy oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt, który stanowi załącznik nr 2 do Instrukcji. 2. W dzienniku korespondencyjnym prowadzonym przez dyrektora rejestrowane są wyłącznie pisma jednostek nadrzędnych i centralnych, skargi i wnioski, listy polecone i ekspresowe, pisma procesowe, telegramy, przesyłki wartościowe oraz poczta elektroniczna. 3. W komórce organizacyjnej- Hala Sportowa- spisy spraw prowadzone są na podstawie rzeczowego wykazu akt. W spisach spraw rejestrowane są chronologicznie wszystkie sprawy. Spisy spraw są integralną częścią teczek akt. Wzór formularza spisu spraw przedstawia załącznik nr 3 do Instrukcji. 4. Wykaz akt stanowi jednolitą, rzeczową, niezależną od struktury organizacyjnej klasyfikację akt powstających w toku działalności Centrum Kultury oraz zawiera ich kwalifikację archiwalną. Obejmuje on wszystkie zagadnienia z zakresu działalności Centrum Kultury, oznaczone w poszczególnych pozycjach symbolami, hasłami i kategorią archiwalną. Wykaz ten służy do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt. 5. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej i dzieli całość wytwarzanej dokumentacji na 10 klas I rzędu sformułowanych w sposób ogólny, oznaczony symbolami od 0 do 9. W ramach tych klas wprowadza się podział na klasy II rzędu (hasła bardziej szczegółowe) oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstającymi przez dodanie do symbolu klasy I rzędu jednej z cyfr od 0 do 9, to jest: oraz dalszy podział niektórych klas II rzędu na klasy III rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi, to jest: ; w ramach klas III rzędu podział na klasy IV rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi, to jest: Końcowe tytuły klas są tytułami jednorodnych teczek akt. 7. Akta tematycznie jednorodne z Hali Sportowej Centrum Kultury posiadają to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy. Wyróżniają je symbole będące oznaczeniem komórki organizacyjnej.

5 8. W uzasadnionych przypadkach Dyrektor może rozbudować jednolity rzeczowy wykaz akt w ramach istniejących symboli z zachowaniem tej samej kategorii archiwalnej, po zasięgnięciu opinii archiwum państwowego. 9. Hala Sportowa może sporządzać dla własnych potrzeb szczegółowy wyciąg z wykazu akt zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w jej działalności. 10. Wyciąg z wykazu akt dla Hali Sportowej w zależności od potrzeb może zawierać: 1) nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez rozbudowanie końcowych klas III i IV rzędu w wykazie akt w klasy bardziej szczegółowe przy zachowaniu oznaczeń kategorii archiwalnej i okresu przechowywania akt ustalony dla klasy rozbudowanej, 2) pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu, z ustaleniem właściwej kategorii archiwalnej z klas komasowanych. 11. Wykaz haseł I, II, III rzędu stosowanych w Centrum Kultury stanowi Załącznik nr 4 do Instrukcji. 12. Wyciąg z wykazu akt sporządza się w dwóch egzemplarzach, z czego jeden egzemplarz zatrzymuje dla siebie dana komórka organizacyjna- Hala Sportowa, a drugi przekazuje się do archiwum zakładowego. 13. Akta wytworzone i gromadzone ze względu na wartość archiwalną dzieli się na: 1) materiały archiwalne oznaczone symbolem A, 2) materiały niearchiwalne oznaczone symbolem B. 14. Do materiałów archiwalnych oznaczonych symbolem A zalicza się dokumentację mającą trwałą wartość historyczną. Materiały te przechowuje się w archiwum zakładowym przez okres 25 lat, a następnie przekazuje do archiwum państwowego. 15. Do dokumentacji niearchiwalnej oznaczonej symbolem B z dodaniem cyfr arabskich, zalicza się dokumentację o czasowym znaczeniu praktycznym, która po upływie obowiązującego okresu przechowywania podlega brakowaniu. Okres przechowywania liczy się w pełnych latach kalendarzowych liczonych od 1 stycznia roku następnego. 16. Brakowanie i niszczenie akt niearchiwalnej kategorii B odbywa się zgodnie z Załącznikiem nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Centrum Kultury z dnia 17 lutego 2014 w sprawie wprowadzenia Instrukcji o archiwizacji w Centrum Kultury 17. Do dokumentacji oznaczonej symbolem Bc zalicza się dokumentację mającą krótkotrwałe znaczenie praktyczne. Może ona ulec brakowaniu po pełnym jej wykorzystaniu, bez przekazywania jej do archiwum zakładowego, lecz w porozumieniu z tym archiwum, na zasadach uzgodnionych z właściwym archiwum państwowym.

6 18. Dokumentacja zaliczana do kategorii BE, przechowywana w archiwum zakładowym przez określoną liczbę lat (np. BE5 oznacza 5 lat przechowywania), podlega ekspertyzie, którą przeprowadza właściwe archiwum państwowe w celu ewentualnego dokonania zmiany kwalifikacji archiwalnej tej dokumentacji. Rozdział III Przyjmowanie i obieg korespondencji 9 1. Korespondencję przyjmuje pracownik obecny w danej chwili na dyżurze (lub Dyrektor) i pocztę przychodzącą przedkłada Dyrektorowi, wpisując w obrębie pieczątki wpływu pełny symbol, właściwy dla otrzymanej korespondencji. Wzór pieczątki wpływu określa załącznik nr 5 do Instrukcji. 2. Przesyłki specjalne (telegramy, poczta elektroniczna, pisma organów naczelnych i centralnych, pisma procesowe, paczki, listy polecone, ekspresowe, przesyłki wartościowe) pracownik pełniący dyżur lub dyrektor wpisuje do rejestru przesyłek specjalnego rodzaju według wzoru ustalonego w Centrum Kultury, sporządza o nich adnotację w obrębie pieczęci wpływu i bezzwłocznie doręcza adresatowi za potwierdzeniem. Na telegramach oprócz daty wpływu zamieszcza się godziny i minuty przyjęcia.. 3. Dyżurujący pracownik otwiera wszystkie przesyłki z zastrzeżeniem 2 ust. 3 Instrukcji. Wyjątkiem są przesyłki: 1) adresowane imiennie, które przekazuje adresatom, 2) wartościowe, które przekazuje właściwej osobie lub komórce organizacyjnej- Hala Sportowa wraz z pokwitowaniem pocztowym. 4. Po otwarciu koperty sprawdza się, czy: 1) nie zawiera ona pisma mylnie skierowanego, 2) dołączone są wymienione w piśmie załączniki. 5. Brak załączników lub otrzymanie samych załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku. 6. Koperty z nienaruszonym znaczkiem pocztowym (stemplem pocztowym) dołącza się tylko do pism: 1) wartościowych, poleconych, ekspresowych, za dowodem doręczenia, 2) dla których istotna jest data nadania (stempla pocztowego), np. skargi, odwołania itp. 3) w których brak nadawcy lub daty pisma,

7 4) mylnie skierowanych, 5) załączników nadesłanych bez pisma przewodniego, 6) w razie niezgodności zapisów na kopercie z ich zawartością. 7. Potwierdzenie otrzymania pisma wydaje się na żądanie składającego pismo. 8. Korespondencję mylnie doręczoną (adresowaną do innego adresata) zwraca się bezzwłocznie do urzędu pocztowego lub punktu wymiany korespondencji. 9. Na każdej wpływającej na nośniku papierowym korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania. 10. Po wykonaniu czynności określonych w ust. 1 8 dyżurujący pracownik (lub Dyrektor) segreguje wpływającą korespondencję według jej treści i przekazuje je zgodnie z ich właściwością. Rozdział IV Rejestracja i dekretowanie korespondencji Na każdej wpływającej korespondencji umieszcza się w lewym górnym rogu pierwszej strony korespondencji (na korespondencji przekazywanej bez otwierania na przedniej stronie koperty) pieczątkę wpływu. 2. Cała wpływająca korespondencja podlega rejestracji ilościowej z wyjątkiem dokumentów wyszczególnionych w 8 ust. 2 Instrukcji. 3. Nie podlegają rejestracji: a) publikacje (gazety, czasopisma, książki, afisze, ogłoszenia, prospekty itp.), b) potwierdzenia odbioru, które dołącza się do akt właściwej sprawy, c) rachunki, faktury i inne dokumenty księgowe, d) zaproszenia, życzenia i inne pisma o podobnym charakterze, e) materiały o charakterze reklamowym. 4. Dyrektor Centrum Kultury po zapoznaniu się z korespondencją, dokonuje jej zadekretowania. 5. Przeglądając korespondencję, Dyrektor: 1) zatrzymuje u siebie wpływy, które sam załatwia i rejestruje je,

8 2) pozostałe wpływy przydziela do załatwienia właściwym samodzielnym stanowiskom pracy lub Hali Sportowej, umieszczając obok pieczątki wpływu ewentualnie decyzje lub dyspozycje, dotyczące sposobu i terminu załatwienia. 6. Do przekazywania dyspozycji powinno się stosować typowe skróty, w szczególności takie jak: 1) p.r. proszę referować oznacza, że otrzymujący wpływ po przygotowaniu projektu załatwienia powinien omówić go z wydającym dyspozycję, 2) m.a. moja aprobata oznacza, że wydający dyspozycję zachowuje dla siebie ostateczną aprobatę załatwienia, 3) m.p. mój podpis oznacza, że wydający dyspozycję zastrzega sobie prawo podpisania czystopisu, 4) a.a. ad acta oznacza, że pismo należy dołączyć do akt sprawy. 7. Kierownik komórki organizacyjnej- Hali Sportowej, dokonując przeglądu korespondencji, wyznacza pracowników do załatwienia poszczególnych spraw. W razie potrzeby zamieszcza na poszczególnych pismach dyspozycje dotyczące sposobu, terminu załatwienia spraw itp. 8. Jeżeli korespondencja dotyczy spraw wchodzących w zakres działania (czynności) różnych pracowników, przekazuje się ją pracownikowi, do którego należy załatwienie sprawy podstawowej. W razie trudności w ustaleniu sprawy podstawowej, pismo przekazuje się pracownikowi właściwemu do załatwienia sprawy, wymienionemu w piśmie w pierwszej kolejności. Rozdział V Rejestrowanie spraw i zakładanie teczek akt Zarejestrowanie sprawy polega na wpisaniu wywołującego ją pisma do spisu spraw. Jest to związane z nadaniem jej znaku. 2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Każde pismo dotyczące tej samej sprawy otrzymuje identyczny znak. Zawiera on: a) symbol literowy, b) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt, c) liczbę kolejną, pod którą sprawa została zarejestrowana w spisie spraw, d) dwie ostatnie cyfry roku, w którym sprawę wszczęto.

9 3. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropką, kreskami poziomymi oraz ukośnikiem, I tak na przykład w znaku sprawy GK.130-1/14 GK oznacza symbol Główna Księgowa, jako stanowisko pracy właściwe dla danej sprawy, 130 oznacza symbol klasyfikacyjny z jednolitego rzeczowego wykazu akt Alimenty i inne potrącenia, 1 to liczba określająca pierwszą sprawę rozpoczętą w 2014 r. oznaczonej GK, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 130, 14 oznacza dwie ostatnie liczby roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 4. Znak sprawy wpisuje się do odpowiedniej rubryki pieczęci wpływu lub w jej obrębie odciśniętej na piśmie. 5. Sprawy niezałatwione ostatecznie w ciągu danego roku załatwia się w roku następnym, bez zmiany dotychczasowego ich znaku i bez wpisywania do nowych spisów spraw. 6. W razie konieczności wznowienia sprawy, która została ostatecznie załatwiona w roku poprzednim i odłożona do właściwej teczki, przenosi się do spisu spraw bieżącego roku; w spisie spraw ubiegłego roku czyni się wzmiankę: przeniesiono do teczki o nadanym haśle Teczki aktowe zakłada się w miarę narastania akt, zgodnie z wykazem akt. Przechowuje się w nich akta spraw ostatecznie załatwionych. Wzór strony tytułowej (okładki) teczki przedstawia załącznik nr Komórka organizacyjna Hala Sportowa ma obowiązek prowadzenia ewidencji założonych przez nią teczek. Rozdział VI Załatwianie spraw Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania, stosując odpowiednie przepisy. 2. Obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw na dowolnym nośniku dogodnym dla interesanta. Sprawy mogą być załatwiane ustnie, gdy przemawia za tym interes strony, a przepisy nie stoją temu na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwienia powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji. 3. Przy pisemnym załatwieniu sprawy stosuje się następujące formy:

10 1) odręczna, 2) korespondencyjna. 4. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzeniu, po zarejestrowaniu sprawy bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub wskazującej sposób jej załatwienia. Pismo załatwione odręcznie wychodzi na zewnątrz w formie takiej, jaką mu nadano (napisane ręcznie, maszynowo). 5. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu projektu pisma załatwiającego sprawę Załatwienie sprawy może być: 1) tymczasowe gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego, 2) ostateczne gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę. 2. Załatwienie ostateczne sprawy odnotowuje się w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwianiu odręcznym wpisuje się te same dane z dodaniem skrótu odr.. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się znak: Oz., który oznacza ostatecznie załatwione. 14 Z rozmów przeprowadzonych z interesantami oraz z czynności w terenie sporządza się, o ile nie jest dla nich przewidziana forma protokołu notatki służbowe lub czyni adnotacje w aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy. 15 Przy sporządzaniu kopii pisma lub dokumentu należy umieścić pod tekstem z lewej strony klauzulę: Stwierdzam zgodność z oryginałem oraz datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści z podaniem stanowiska służbowego Sprawy załatwia się według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą niemającą z nią bezpośredniego związku.

11 2. Dopilnowanie realizacji wyznaczonych terminów załatwiania spraw należy do obowiązków odpowiedzialnego za sprawę pracownika, Kierownika Hali Sportowej i Dyrektora. 3. Pracownik, Kierownik Hali Sportowej (lub Dyrektor osobiście) odpowiedzialny za sprawę opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przedkłada Dyrektorowi. Dyrektor sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaaprobowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi. Pracownik sporządza czystopis i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu dołącza się do niego załączniki i wraz z kopią pisma przekazuje czystopis dyrektorowi oraz wysyła do adresata. Jeżeli kopie pisma ma otrzymać większa liczba odbiorców lub gdy pismo ma być rozesłane wg rozdzielnika, pracownik powinien przekazać odpowiednią liczbę kopii albo powielonych pism z dokładnym adresem oraz adnotacją o formie wysyłki, z dodatkowym egzemplarzem dla dokonania adnotacji o wysyłce. Dyrektor sprawdza ilość załączników, przekazuje je do wysłania adresatowi, a kopie pisma zachowuje się z odpowiednią adnotacją. 4. W sprawach nieskomplikowanych, których sposób załatwienia jest uzgodniony z aprobującym, można mu przedkładać pismo w czystopisie (z kopią) do podpisania Pismo załatwiające sprawę powinno być pod względem formy zewnętrznej dostosowane do blankietów korespondencyjnych formatu A4 lub A5, w układzie pionowym lub poziomym. Powinno ono zawierać: 1) nagłówek druk lub podłużną pieczątkę nagłówkową, 2) znak sprawy, 3) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedź dotyczy, 4) datę podpisania pisma przez osobę upoważnioną, 5) określenie odbiorcy w pierwszym przypadku wraz z adresem, 6) treść pisma, 7) podpis (imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe), 8) listę adresatów otrzymujących pismo do wiadomości. 2. Kopia pisma załatwiającego powinna ponadto zawierać: 1) parafę pracownika, Kierownika Hali Sportowej lub dyrektora i datę sporządzenia pisma (z lewej strony pod treścią pisma), 2) termin wznowienia sprawy lub oznaczenie dołączenia jej do akt (a.a.) pod treścią pisma w lewej dolnej części arkusza.

12 3. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze następujące określenia: 1) nad adresem z prawej strony wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu: polecony, priorytet, za zwrotnym dowodem doręczenia, pilne, poufne itp., 2) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza podaje się liczbę przesyłanych załączników (Zał....) lub wymienia się je z podaniem liczb porządkowych, na każdym załączniku wpisuje się w prawym górnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr... do pisma znak...), 3) jeżeli treść pisma poza adresatem ma być podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom, przez przesłanie im kopii pisma, adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą: Otrzymują do wiadomości, 4) pod treścią pisma z lewej strony podaje się termin wyznaczony do załatwienia sprawy (Termin do dnia...). Określenia tego używa się wyłącznie w stosunku do jednostek podległych. Po upływie terminu wyznaczonego do załatwienia sprawy dyrektor decyduje o wysyłaniu ponaglenia lub przesunięcia terminu i fakt ten odnotowuje w aktach sprawy Czystopisy pism sporządza się ściśle według ich pierwotnych zapisów i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą Dyrektora. 2. Czystopisy wykonuje się dwustronnie. Rozdział VII Wysyłanie i doręczanie pism Korespondencja może być przekazywana odbiorcy w postaci pisma wysłanego: 1) przesyłką listową, 2) na nośniku informatycznym (pendrivie, CD-ROM-ie) wysyłanym przesyłką pocztową, 3) pocztą elektroniczną. 2. Pisma przeznaczone do wysyłania Dyrektor bądź wyznaczony pracownik: 1) sprawdza, czy są podpisane, opatrzone znakiem sprawy i datą oraz czy dołączono przewidziane załączniki; w razie stwierdzenia braków zwraca się pismo do uzupełnienia, 2) stwierdza swoją parafką lub w odpowiednim zbiorze na nośniku elektronicznym, wysyłkę pisma wraz z datą jego wysłania,

13 3) zwraca kopie wysłanych pism, 4) do pism wysyłanych przez pocztę za zwrotnym potwierdzeniem odbioru dołącza odpowiedni formularz i przypina go do koperty. 3. Dla pism otrzymanych do wysyłki przygotowuje się koperty. 4. Pisma adresowane do tego samego adresata wysyła się w jednej kopercie. 5. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. 6. Pismo wysyła się zgodnie z dyspozycją zamieszczona nad adresem (polecony, priorytet, itp.). Brak takiej dyspozycji oznacza, iż pismo ma być wysłane jako przesyłka zwykła. 20 Terminowe pisma miejscowe doręcza się bezpośrednio adresatom, a odbiór kwitowany jest na kopii pisma. Rozdział VIII Przechowywanie akt Akta spraw w toku załatwiania powinny być przechowywane w teczkach z napisem do załatwienia i ułożone w kolejności wpływu. Poza kolejnością załatwiane są sprawy pilne. 2. Akta spraw zakończonych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt. Wewnątrz teczek powinny się znajdować akta ułożone w kolejności według liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw chronologicznie. 3. Teczki akt zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami Rozdziału V niniejszej Instrukcji. 4. Akta spraw zakończonych przechowuje się do końca roku kalendarzowego, w którym sprawę zakończono, a także przez następny rok kalendarzowy następnie przekazuje się je do archiwum zakładowego. Rozdział IX Przekazywanie akt do archiwum zakładowego 22

14 1. W celu przechowywania akt spraw ostatecznie załatwionych w Centrum Kultury prowadzi się archiwum zakładowe. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych w Centrum Kultury przechowuje się na nośnikach papierowych w archiwum zakładowym. 3. Dyrektor w porozumieniu z Kierownikiem Hali Sportowej ustala corocznie termin przekazywania akt do archiwum zakładowego. 4. Obowiązek przygotowania akt do przekazania do archiwum zakładowego spoczywa na Dyrektorze i Kierowniku Hali Sportowej Przekazywanie akt odbywa się na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, po szczegółowym przeglądzie i uporządkowaniu akt przez Dyrektora. Sporządza się odrębne spisy zdawczo-odbiorcze dla akt kategorii A i akt kategorii B. Uporządkowanie materiałów archiwalnych polega na podziale rzeczowym teczek i prawidłowym ułożeniu materiałów wewnątrz teczek, ich opisaniu, nadaniu właściwego układu, sporządzeniu ewidencji oraz technicznym zabezpieczeniu. Materiały archiwalne powinny być ułożone wewnątrz teczek w kolejności spraw, a ramach sprawy chronologicznie, poczynając od pierwszego pisma wszczynającego sprawę. Poszczególne strony akt znajdujących się w teczce powinny być opatrzone kolejną numeracją. Opisanie materiałów archiwalnych polega na umieszczeniu na wierzchniej stronie każdej teczki: a) nazwy instytucji kultury i komórki organizacyjnej- Hala Sportowa, w której materiały powstały, b) znaku akt, to jest symbolu literowego instytucji i komórki organizacyjnej- Hala Sportowa oraz symbolu klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w instytucji kultury, c) tytułu teczki, to jest nazwy hasła klasyfikacyjnego według wykazu akt, obowiązującego w instytucji kultury i informacji o rodzaju materiałów archiwalnych, znajdujących się w teczce, d) rocznych dat krańcowych, to jest dat najwcześniejszego i najpóźniejszego materiału archiwalnego w teczce, e) sygnatury teczki, to jest numeru spisu zdawczo-odbiorczego i numeru pozycji teczki w spisie zdawczo-odbiorczym, f) oznaczenie kategorii archiwalnej, g) liczby stron w teczce (w przypadku akt kategorii A). Wzór spisu zdawczo-odbiorczego stanowi Załącznik nr 7 do niniejszej Instrukcji.

15 2. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się osobno w czterech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii A i w trzech egzemplarzach dla dokumentacji kategorii B, z których jeden z każdej kategorii pozostaje u Dyrektora przekazującego akta jako dowód przekazania akt, pozostałe egzemplarze pozostają w archiwum zakładowym. 3. Spisy zdawczo-odbiorcze sporządza się w kolejności teczek według jednolitego rzeczowego wykazu akt. 4. Spisy zdawczo-odbiorcze podpisują: pracownik przekazujący akta, Kierownik Hali Sportowej i Dyrektor Komórka organizacyjna Hala Sportowa przekazuje akta do archiwum zakładowego wyłącznie kompletnymi rocznikami. 2. Akta spraw ostatecznie załatwionych, które ze względu na swój przedmiot będą nadal potrzebne, po dokonaniu formalności przekazania do archiwum zakładowego i zarejestrowania ich w ewidencji tego archiwum, można wypożyczać na tak długo, jak długo będą one potrzebne W razie likwidacji komórki organizacyjnej Hala Sportowa akta spraw niezałatwionych na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego przejmuje komórka, która jest następcą prawnym komórki likwidowanej. Kopie spisu przekazuje się do archiwum zakładowego. 2. Pozostałe akta likwidowanej komórki organizacyjnej, uporządkowane zgodnie z ustaleniami niniejszej Instrukcji przekazuje się do archiwum zakładowego. 3. W przypadku likwidacji instytucji kultury materiały archiwalne kategorii A przekazuje się do właściwego archiwum państwowego. Materiały niearchiwalne kategorii B przejmuje jednostka wyznaczona w akcie likwidacyjnym. Rozdział X Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Centrum Kultury czynności kancelaryjnych należy do obowiązków Dyrektora.

16 2. Obowiązki Kierownika Hali Sportowej w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania Instrukcji przez podległych pracowników i udzielaniu im wskazówek w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt, 5) terminowości przekazywania akt do archiwum zakładowego. Rozdział XI Powielanie i publikowanie 27 Podstawą sporządzenia kopii dokumentu i wykonania określonego nakładu jest polecenie Dyrektora, Kierownika Hali Sportowej lub upoważnionej osoby. Rozdział XII Wykorzystanie informatyki w Centrum Kultury 28 Dopuszcza się szerokie wykorzystanie informatyki w Centrum Kultury pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych. 29 Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej; 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości wewnętrzną pocztą elektroniczną; 3) prowadzenia wszelkich rejestrów dotyczących obiegu dokumentów wewnątrz Centrum Kultury; 4) udostępnienia upoważnionym pracownikom: a) oprogramowania aplikacyjnego w wersji sieciowej, np.: edytorów tekstów,

17 arkuszy kalkulacyjnych, programów graficznych; b) zakupionych baz danych, np.: prawnych; c) utworzonych w Centrum Kultury baz danych, np.: baz adresowych, baz bibliograficznych; 6) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów, 7) umieszczania na stronach WWW stale aktualizowanej informacji o kadrze kierowniczej, kompetencjach i organizowanych przez instytucję imprezach, 8) informowania użytkowników o procedurach wymaganych przy załatwianiu wybranych typów spraw Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) ograniczenie dostępu do nich wyłącznie upoważnionym pracownikom, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach magnetycznych lub elektronicznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 2) system haseł ograniczających dostęp dla wybranych obszarów danych osobom nieposiadającym uprawnień, 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą. 4. W przypadku gdy Centrum Kultury gromadzi dane osobowe, do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. Rozdział XII Postanowienia końcowe Inne czynności związane z obsługą kancelaryjną i obiegiem akt nieuregulowane niniejszą Instrukcją, określają w sprawach organizacyjnych Dyrektor oraz Kierownik Hali Sportowej. 2. Zmiana Instrukcji może nastąpić jedynie w drodze Zarządzenia Dyrektora Centrum Kultury. Załączniki:

18 1. Symbole komórek organizacyjnych 2. Jednolity, rzeczowy wykaz akt 3. Wzór formularza spisu spraw 4. Wykaz haseł I, II, III rzędu 5. Wzór pieczątki wpływu 6. Wzór strony tytułowej (okładki) teczki aktowej 7. Wzór spisu zdawczo-odbiorczego