Instrukcja kancelaryjna

Wielkość: px
Rozpocząć pokaz od strony:

Download "Instrukcja kancelaryjna"

Transkrypt

1 Instrukcja kancelaryjna W każdym przedsiębiorstwie przepływ informacji powinien byd odpowiednio uregulowany, tzn. oparty na pewnych z góry przyjętych, jednolitych zasadach postępowania. Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych. Pod pojęciem dokumenty biurowe należy rozumied wszystkie pisma - korespondencję wewnętrzną i zewnętrzną oraz sprawozdania, notatki służbowe itp. Na zasady przepływu informacji w formie pisemnej, czyli tzw. obieg dokumentów, składają się: przyjmowanie dokumentów, załatwianie spraw (np. przygotowanie odpowiedzi na ofertę sprzedaży), wysyłanie dokumentów i ich właściwe przechowywanie. Wszystkie dokumenty, aby spełniały swoją informacyjną funkcję, powinny byd w odpowiedni sposób zbierane, porządkowane, gromadzone, przechowywane oraz oznaczane w czasie obiegu. Konieczne jest też ustalenie trybu postępowania przy przyjmowaniu pism, ich załatwianiu, wysyłaniu oraz ustalenie wzorów potrzebnych formularzy. Wszystkie te procedury reguluje instrukcja kancelaryjna, która opisuje system kancelaryjny. Każde pismo dotyczące sprawy (zdarzenia lub stanu rzeczy wymagającego podjęcia i wykonania czynności służbowych) powinno byd przechowywane w teczce spraw (teczce aktowej), służącej do przechowywania akt sprawy, czyli pism, dotyczących tego samego zagadnienia lub zdarzenia (np. szkolenia bhp pracowników). Instrukcja kancelaryjna jest zbiorem przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne przedsiębiorstwa czynności, związanych z obiegiem pism oraz trybem formalnego postępowania z pismami i aktami. Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno byd poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich: ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie, przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego, opracowanie wykazu akt. Instrukcja kancelaryjna reguluje: zasady obiegu pism, zasady przyjętego systemu kancelaryjnego, czynności komórki pocztowej przedsiębiorstwa (sekretariatu, kancelarii) w zakresie przyjmowania i wysyłania pism, tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (korespondencja wewnętrzna), tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia, tryb rejestracji i znakowania pism, dopuszczalne formy załatwiania spraw, zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu, zasady kontroli załatwiania spraw, zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do archiwum. Instrukcja kancelaryjna jest zawsze dostosowana do struktury organizacyjnej firmy i zakresu jej działalności, ale ma typowy układ i zawiera wszystkie odpowiednie regulacje (przykład 3.1). Można w niej wyróżnid trzy podstawowe części: 1. Postanowienia wstępne, które podają: cel instrukcji, wyjaśnienia stosownych pojęd i

2 terminów, zasady obiegu pism i podziału akt. 2. Przepisy szczegółowe, dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism, aprobata, podpisywanie pism, wysyłanie). 3. Przepisy specjalne, wskazujące, jak postępowad w szczególnych wypadkach, np. w sprawach pilnych. Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się m.in.: wykaz akt, wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy. Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora (prezesa) przedsiębiorstwa. W celu zapewnienia należytego przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej należy wyznaczyd komórkę organizacyjną w przedsiębiorstwie, odpowiedzialną za nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji. Sposób postępowania z pismami ściśle tajnymi, tajnymi, poufnymi i zastrzeżonymi regulują specjalne przepisy (Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów paostwowych DzU 1999 nr 11 póz. 95 wraz z załącznikami). Pytania i zadania kontrolne 1. Jakie informacje powinna zawierad instrukcja kancelaryjna? 2. Wyjaśnij, dlaczego w każdej dużej firmie powinna obowiązywad instrukcja kancelaryjna. 3. Na czym polega obieg dokumentów i czy są przepisy, które regulują ten obieg? 4. Wyjaśnij, co to jest: dokument, sprawa, teczka spraw, akta sprawy. System kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy Właściwa organizacja obiegu dokumentów ma wpływ na jakośd funkcjonowania firmy. Wynika stąd koniecznośd szczegółowego określenia np. drogi pisma od jego wpływu do odpowiedzi na nie. Typowa droga to (rys. 4.1): pismo wpływa do kancelarii lub sekretariatu przedsiębiorstwa, pracownicy kancelarii rozdzielają pisma i przekazują właściwym komórkom organizacyjnym (np. na ręce sekretarki), sekretarka przekazuje pisma kierownikowi (zdarza się też, że przekazuje je odpowiednim pracownikom), kierownik komórki rozdziela pisma właściwym osobom (dokonuje tzw. dekretacji) odpowiedzialnym za załatwienie sprawy opisanej we wpływającym piśmie, pracownik załatwia sprawę i przygotowuje odpowiedź na pismo, pismo podpisuje pracownik lub przekazuje je do podpisu osobie upoważnionej (np. kierownikowi), podpisane pismo sekretarka wysyła lub przekazuje je do wysłania kancelarii, kancelaria wysyła pismo. Pismo przechodzi więc przez wiele komórek organizacyjnych (np. kancelaria, sekretariat), w których wykonuje się różne czynności, związane z tym pismem (rejestruje, przygotowuje odpowiedź) - takie miejsca nazywa się punktami zatrzymania. Rejestracja pisma na każdym etapie jego obiegu i w każdym punkcie zatrzymania powinna byd zgodna ze wskazaniami instrukcji kancelaryjnej. Na ogół stosuje się dwa systemy:

3 system kancelaryjny dziennikowy, system kancelaryjny bezdziennikowy. System kancelaryjny dziennikowy -polega na wielokrotnym rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru tego samego pisma, w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym (spotyka się również inne nazwy tego dziennika, np. książka korespondencyjna, dziennik kancelaryjny, dziennik podawczy). Wpisuje się w nim informacje, dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). System ten zabezpiecza wszelkie dokumenty powstające w wyniku działalności przedsiębiorstwa, a także umożliwia kontrolę załatwiania sprawy w każdej fazie. Szczególną troską jest tu otaczany dokument, pismo, przesyłka, a nie człowiek i jego czas. System ten jest bardzo rygorystyczny i wymaga często prowadzenia dodatkowego spisu nadawców w porządku alfabetycznym czy rzeczowym - jest wyjątkowo biurokratyczny i hamuje szybkie załatwienie spraw. Zaletą tego systemu jest to, że można zawsze sprawdzid, gdzie znajduje się pismo, kto się nim zajmuje, a także skontrolowad sumiennośd pracowników. System kancelaryjny dziennikowy może byd jedno- lub dwudziennikowy. W rejestracji jednodziennikowej (przykład 4.1,4.2) pisma wychodzące i wchodzące są wpisywane w jednym dzienniku korespondencyjnym. Pisma wychodzące są rejestrowane po prawej stronie dziennika, natomiast wchodzące - po lewej. Pismo wychodzące (jeżeli jest odpowiedzią na pismo wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie pismo wchodzące. W rejestracji dwudziennikowej pisma wchodzące i wychodzące są wpisywane w dwóch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych. Jeden dziennik służy do rejestrowania pism wpływających, a drugi - pism wychodzących. Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego: pismo wpływające rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym w kancelarii lub w sekretariacie (przykład sekretariat główny szkoły); kancelaria (sekretariat), po rejestracji, przesyta pismo za pokwitowaniem (przykład 4.1) do właściwej komórki organizacyjnej, w której pismo podlega zarejestrowaniu po raz drugi w dzienniku korespondencyjnym tej komórki (przykład dział administracji szkoły); pisma załatwiające sprawę (lub pisma nowe, rozpoczynające sprawę) rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym i nadaje im znak, tzw. znak pisma (przykład 4.4, przykład 4.5) komórki organizacyjnej, która następnie za pokwitowaniem przesyła je do kancelarii (sekretariatu). Wysyłki można dokonad również bezpośrednio z komórki organizacyjnej załatwiającej daną sprawę, np. faksem; kancelaria (sekretariat) gromadzi do wysyłki pisma ze wszystkich komórek. Następnie spisuje je w tzw. pocztowym dzienniku podawczym i wysyła (np. pocztą). Jeśli w sekretariacie sporządza się własne pisma, to rejestruje się je w swoim dzienniku korespondencyjnym (przykład 4.2), a potem przygotowuje do wysyłki; oryginały otrzymywanych pism i kopie pism wysyłanych przechowuje pracownik załatwiający sprawę albo kancelaria w układzie chronologicznym, to znaczy według dat poszczególnych pism; w celu łatwiejszego odszukania pisma referent lub kancelaria prowadzą skorowidze alfabetyczne otrzymywanych pism (według nadawców lub adresatów pisma).

4 System kancelaryjny bezdziennikowy - nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism, jak system dziennikowy. Konieczne jest tylko rejestrowanie poszczególnych spraw (czyli zbioru dokumentów dotyczących jednej sprawy). Taką rejestrację prowadzą pracownicy bezpośrednio zajmujący się daną sprawą. Odpowiedzialnośd za załatwienie sprawy ponosi pracownik, który otrzymuje pismo z sekretariatu lub kancelarii (pismo jest opatrzone pieczęcią: Wpłynęło dnia...") i załatwia je. W tym systemie nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz sprawy. Na przykład sprawa szkolenia komputerowego to wszystkie pisma, notatki służbowe itp., dotyczące tej sprawy, czyli akta sprawy. Te wszystkie pisma (akta sprawy) znajdują się w teczce lub segregatorze, oznaczonym specjalnym symbolem. Stosowanie systemu kancelaryjnego bezdziennikowego wymaga dokładnego określenia zakresu działao komórek organizacyjnych, szczegółowego opracowania sposobu klasyfikowania pism (aby nadad im odpowiedni znak), odpowiedzialnych i kompetentnych pracowników. Pracownik ma za zadanie: zarejestrowanie sprawy w spisie spraw, uzyskanie aprobaty od przełożonego na załatwienie sprawy, załatwienie sprawy od początku do kooca -sporządzenie pisma załatwiającego sprawę, sporządzenie kopii pisma, uzyskanie potrzebnych podpisów, przekazanie pisma do wysyłki, umieszczenie kopii pisma w odpowiedniej teczce Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego: kancelaria (sekretariat) na piśmie wpływającym odnotowuje datę wpływu, przykładając stempel wpływu kancelarii ogólnej lub sekretariatu pionu (rys. 4.1), i wpisuje odpowiedni symbol (znak rozpoznawczy) komórki organizacyjnej, do której pismo ma byd przekazane, pismo oznaczone datą wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez rejestracji i pokwitowania) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie, komórka organizacyjna otrzymane pismo, również bez rejestracji i pokwitowania, doręcza pracownikowi, któremu zlecono załatwienie sprawy, pracownik po otrzymaniu pisma rejestruje je w spisie sprawy dołączonym do teczki (segregatora), przeznaczonej do przechowywania pism dotyczących danej sprawy, pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do kancelarii (sekretariatu), która bez rejestracji wysyła pismo, oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysyłanych przechowuje się w aktach sprawy. Systemy mieszane System kancelaryjny bezdziennikowy jest ekonomiczniejszy. Obieg korespondencji jest szybszy niż w systemie dziennikowym. W praktyce można się spotkad również z systemami mieszanymi, które łączą pewne elementy systemu dziennikowego z niektórymi elementami systemu bezdziennikowego (np. system, w którym rejestrację pism prowadzą tylko niektóre komórki organizacyjne lub w którym rejestruje się tylko pewne rodzaje pism). Każda firma ma prawo wyboru takiego systemu kancelaryjnego, który w warunkach organizacyjnych danego przedsiębiorstwa jest bardziej ekonomiczny i przydatny. Obecnie, w dobie dużej konkurencji, dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest bardzo ważna. Obieg wewnętrzny informacji, w tym pism, powinien spełniad następujące warunki: ograniczenie punktów zatrzymania,

5 eliminacja dodatkowej ewidencji, kwitowania, rejestracji (kwitowanie powinno byd uzasadnione, np.: list polecony), zastosowanie środków technicznych, które przyspieszają obieg pism i ich rejestrację, np. sied komputerowa. System rejestracji komputerowej -jest nowoczesną metodą rejestracji pism. Dzięki niej można o wiele szybciej uzyskad następujące informacje: -jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu, -kto załatwia określoną sprawę, - przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca itd. Stosowanie rejestracji komputerowej upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne (np. nie kwituje się odbioru). Zarejestrowanie pisma przez komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, ułatwia odszukanie pisma. Po załatwieniu sprawy, odszukuje się dane pismo w rejestracji komputerowej i wpisuje się informacje, kiedy i w jaki sposób została załatwiona dana sprawa. Wykaz akt, symbol sprawy w systemie bezdziennikowym W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym pracownik nadaje każdemu pismu odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy. Sposób nadawania znaku pismom jest również opisany w instrukcji kancelaryjnej i opiera się na tzw. wykazie akt. Wykaz akt jest to środek klasyfikowania wszystkich dokumentów przedsiębiorstwa według występujących w nich zagadnieo. Nie jest on jednak, jakby mogła sugerowad nazwa, spisem akt istniejących. Można go porównad do katalogu bibliotecznego. Katalog biblioteczny służy do odszukania potrzebnej książki, a wykaz akt ułatwia odszukanie akt konkretnej sprawy lub też odpowiednie zaklasyfikowanie sprawy, która wpłynęła do przedsiębiorstwa. Klasyfikacja może byd treściowa lub formalna. Klasyfikacja treściowa powstaje podczas grupowania przedmiotów lub pojęd według treści (np. w bibliotece książki są grupowane we- Podstawę do opracowania wykazu stanowią: ues działania przedsiębiorstwa, struktura oralizacyjna, podział zadao na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w firmie. Wykaz akt ma (powinien mied) następujące cechy: -są w nim uwzględnione zagadnienia występujące aktualnie oraz jest przewidziana rezerwa na zagadnienia, które mogą zostad objęte wykazem akt, -treśd każdego hasła jest jasna i zrozumiała, każde hasło występujące w klasie wyższej jest logicznie powiązane z hasłami występującymi w klasach niższych, na które klasa wyższa jest podzielona, -unika się haseł ogólnikowych, np. sprawy ogólne, sprawy różne itp. Pozycje rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulegają dalsze mu podziałowi, to są jednocześnie nazwami teczek, w których są przechowywane pisma dotyczące danej sprawy. Jeżeli ulegają podziałowi, to pozostają jedynie pojęciem - nazwą zagadnienia lub grupy zagadnieo, które występują w działalności przedsiębiorstwa. Każda

6 jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi się posługuje w swojej działalności. Zakłada tylko teczki oznaczone tymi hasłami, które są podawane w spisie haseł. Metoda budowy wykazu akt polega więc na ustaleniu klas zasadniczych, wynikających z zakresu działania danej jednostki organizacyjnej i na ich rozwijaniu na klasy cząstkowe z zachowaniem więzi tematycznej. Każda firma powinna mied zatwierdzony jednolity rzeczowy wykaz akt, który jednoznacznie wskazuje, jakie poszczególnym sprawom przypisuje się symbole klasyfikacyjne i jakie są wymagania odnośnie archiwizacji akt. Podstawę do opracowania wykazu stanowią: -zakres działania przedsiębiorstwa, struktura organizacyjna, podział zadao na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w firmie. Wykaz akt ma (powinien mied) następujące cechy: są w nim uwzględnione zagadnienia występujące aktualnie oraz jest przewidziana rezerwa na zagadnienia, które mogą zostad objęte wykazem akt, treśd każdego hasła jest jasna i zrozumiała, każde hasło występujące w klasie wyższej jest logicznie powiązane z hasłami występującymi w klasach niższych, na które klasa wyższa jest podzielona, unika się haseł ogólnikowych, np. sprawy ogólne, sprawy różne itp. Pozycje rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulegają dalsze mu podziałowi, to są jednocześnie nazwami teczek, w których są przechowywane pisma dotyczące danej sprawy. Jeżeli ulegają podziałowi, to pozostają jedynie pojęciem - nazwą zagadnienia lub grupy zagadnieo, które występują w działalności przedsiębiorstwa. Każda jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi się posługuje w swojej działalności. Zakłada tylko teczki oznaczone tymi hasłami, które są podawane w spisie haseł. Metoda budowy wykazu akt polega więc na ustaleniu klas zasadniczych, wynikających z zakresu działania danej jednostki organizacyjnej i na ich rozwijaniu na klasy cząstkowe z zachowaniem więzi tematycznej. Każda firma powinna mied zatwierdzony jednolity rzeczowy wykaz akt, który jednoznacznie wskazuje, jakie poszczególnym sprawom przypisuje się symbole klasyfikacyjne i jakie są wymagania odnośnie archiwizacji akt. 2. Dokumentacja biurowa i jej rodzaje Kierowanie, jak wiadomo odbywa się w oparciu o informacje. Informacje te mogą mied formę słowną np. przekazanie dyspozycji, poleceo, wytycznych ustnie lub za pomocą środków technicznych, albo formę pisemną np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz, dokumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej. W związku z dużą ilością informacji, w każdym biurze rozróżnia się: dokumenty biuro-we, akta spraw i dokumentację biurową. Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

7 Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione. Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma. Ze względu na tryb postępowania przy obiegu pism i innych dokumentów, sposoby ich opracowywania, przesyłania i przechowywania, wyróżnia się następujące ich rodzaje. 1. Ze względu na nadawcę i adresata pisma wyróżnia się: pisma otrzymywane ( korespondencja przychodząca zewnętrzna), pisma wysyłane ( korespondencja wychodząca, zewnętrzna), pisma wewnętrzne ( korespondencja wewnętrzna). 2. W zależności od treści zawartej w dokumencie wyróżnia się: pisma i notatki służące do wymiany myśli i przekazywania informacji, protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeo, czynności, dokonanych działao, sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeo. 3. W zależności od pilności sprawy wyróżnia się: pisma zwykłe, które załatwiane są w terminach zwyczajowo przyjętych lub określo-nych odrębnymi przepisami, pisma pilne przesyłane i załatwiane w pierwszej kolejności, pisma terminowe, które mają ustalony termin załatwiania. 4. W zależności od sposobu przesyłania wyróżnia się: pisma przesyłane pocztą zwykłą, pisma przesyłane jako polecone, pisma przesyłane pocztą expresową i lotniczą, pisma przesyłane w postaci telefonogramów, telegramów, teleksów i telefaksów. 5. Ze względu na zapewnienie tajemnicy wyróżnia się: pisma jawne, nie zawierajęce żadnej tajemnicy, pisma poufne, zawierające tajemnicę służbową, pisma tajne, zawierają tajemnicę paostwową. 6. Ze względu na charakter dokumentu wyróżnia się: pisma, notatki, protokoły, stanowiące korespondencję biurową, dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych np. faktury Znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pisma Olbrzymie znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej, ma obieg dokumentacji. Obieg pisma jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.

8 Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacji załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma, wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywamy w obiegu pism punktami zatrzymania. W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem sprawy. Pismo w punkcie zatrzymania oczekuje krócej lub dłużej. Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielid na trzy fazy: przyj-mowanie pism, rozdział i załatwianie pism, wysyłanie odpowiedzi. W poszczególnych fazach i w poszczególnych punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych. W każdej jednostce organizacyjnej powinny byd prowadzone analizy obiegu pism. Do-bra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważny dla zapewnienia szybkiego i wła-ściwego załatwiania sprawy Systemy kancelaryjne Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jed-nostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy trzy rodzaje systemów kancelaryjnych: System dziennikowy występuje w dwóch odmianach: jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy. Opiera się na ciągłej rejestracji. Jest prosty lecz bardzo praco-chłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Zaletą systemu jest możliwośd kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy. System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach podawczych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. Kopię pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przysyłanych przechowuje referent. System ten jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dzienni-kowym. System mieszany łączy pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego. W niektórych jednostkach organizacyjnych pisma wpływające rejestrowane są w dzienniku podawczym zaś pisma przysyłane rejestrowane są tylko w książce poczto-wej Czynności wykonywane przy przyjmowaniu pism Korespondencja do danej jednostki organizacyjnej wpływa różnymi kanałami, dostar-czana z urzędu pocztowego przez doręczycieli, dostarczania lub odbierana przez gooców, a także dostarczana bezpośrednio przez interesantów. Pisma wpływające do jednostki organizacyjnej przyjmuje kancelaria i porządkuje je.

9 Przyjmując pisma kancelaria wykonuje następujące czynności: - sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane, - otwiera korespondencję i ponownie sprawdza czy pismo zostało właściwie skierowa-ne, - sprawdza zgodnośd załączników z ilością wyszczególnioną w piśmie. Otrzymywane przez kancelarię pisma zwykle kierowane są do komórek organizacyjnych bez kopert. Wyjątek stanowią te pisma, które nie posiadają daty lub adresu nadawcy. W tych wypadkach kopertę dołącza się do pisma, gdyż jest ona źródłem brakujących infor-macji. Kancelaria oprócz korespondencji zwykłej przyjmuje przesyłki wartościowe, poufne i tajne. Przy przyjmowaniu pism poufnych, które przesyła się w podwójnych kopertach kancelaria po otwarciu koperty stwierdza, że pismo jest podwójnie kopertowane. Koperta druga opatrzona jest informacją poufne oraz dla kogo pismo jest przeznaczone. Nie otwiera się drugiej koperty, lecz przekazuje ją adresatowi Rozdział pism i ich załatwianie Kancelaria dokonując rozdziału pism analizuje treśd sprawy i na tej podstawie dzieli korespondencję pomiędzy komórki organizacyjne. Każda komórka organizacyjna ma w kancelarii swoją teczkę. Czynności związane z rozdziałem pism i nanoszeniem na nich informacji dotyczących terminu i sposobu ich załatwiania nazywa się dekretowaniem pism. Pracownik po otrzymaniu spraw do załatwienia zapoznaje się z ich treścią. Następnie dokonuje rejestracji w spisie spraw dołączonych do teczki. Po opracowaniu sprawy pracownik przedstawia sposób załatwiania sprawy kierownikowi w celu uzyskania aprobaty. Pisma wpływające do danej jednostki organizacyjnej powinny byd załatwiane terminowo i w określonej formie. Ustala się terminy załatwiania spraw oraz terminy powrotu do spraw. Wyróżnia się dwie formy załatwiania spraw: ustną i pisemną. Ustne załatwienie sprawy stosuje się przy sprawach prostych kierowanych do pracownika ustnie lub telefonicznie. Pisemne załatwienie sprawy jako odręczne załatwienie sprawy, lub brulinowe załatwienie sprawy, które polega na odręcznym napisaniu przez pracownika tekstu pisma, który następnie zostaje przepisany na maszynie Czynności wykonywane przy wysyłaniu pism Sprawy załatwione przez pracownika w formie pisemnej po uzyskaniu ostatecznej aprobaty i sporządzeniu maszynopisu przeznaczone są do wysłania. W tym celu pracownik prz-kazuje pismo do kancelarii lub sekretariatu. Kancelaria w związku z wysyłką pism sprawdza poprawnośd formalną pisma, w wypadku stwierdzenia braków kancelaria uzupełnia je sama lub zwraca pismo pracownikowi w celu dokonania uzupełnieo. Poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania

10 stwierdza wysłanie pisma. Pisma wartościowe, polecone, wysłane za pokwitowaniem kancelaria wpisuje do specjalnej pocztowej książki nadawczej lub książki doręczeo. Kancelaria również adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie. Jeżeli pisma wysyłane są drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przypina się do koperty odpowiednio wypełniony formularz. Przy większej ilości pism skierowanych do tego samego adresata wysyła się je w jednym opakowaniu lub w jednej kopercie. W fazie wysyłania pism aby uniknąd czynności pracochłonnych takich, jak naklejanie znaczków, stosuje się maszynę do frankowania która w miejsce znaczka wbija opłatę pocztową Przechowywanie akt Miejsce przechowywania akt zależy od tego, czy sprawa jest w toku załatwiania, czy też została już załatwiona. Akta spraw w toku załatwiania przechowywane są przez praco-wnika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię. Pracownik przechowuje akta sprawy w kolejności ich wpływu. Akta sprawy znajdują się na wierzchu, zaś akta nowe na spodzie. Wyjątek stanowią akta spraw pilnych, które są na wierzchu i załatwiane są w pierwszej kolejności. Kancelaria prowadzi terminarze, w których odnotowuje terminy powrotu do sprawy. Po upływie tych terminów przekazuje się akta spraw pracownikowi w celu ostatecznego załatwienia. Akta spraw załatwionych wracają do kancelarii. Zazwyczaj raz do roku kancelaria przekazuje akta spraw załatwionych do archiwum. Zanim akta przekaże się do archiwum nadaje się im kategorię archiwalną, która oznacza okres przechowywania akt w zależności od ich wartości historycznej i użytkowej. Akta mogą byd wy-pożyczane z archiwum. W miejsce wypożyczonych akt sporządza się kartę zastępczą, która zawiera: dzieo wypożyczenia akt, nazwę teczki, kategorię archiwalną, imię i nazwisko osoby wypożyczającej. Czynności biurowe wykonywane w poszczególnych fazach obiegu pisma w systemie bezdziennikowym 1 faza przyjmowanie pism 2 faza załatwianie spraw 3 faza wysyłanie odpowiedzi

11 Nr fazy obiegu pism Czynności biurowe 1 dekretowanie 1 przybicie pieczątki wpływu na piśmie 1 odbieranie przesyłek 1 grupowanie przesyłek 1 otwieranie poczty 2 korekta pisma 2 umieszczanie pieczęci urzędowych w nagłówku pisma 2 znakowanie pism 2 zakładanie teczki spraw 2 aprobata 2 rejestracja pisma 2 przeglądanie wpływów przez kierownika komórki 2 przygotowanie pisma na komputerze 3 sprawdzanie przygotowanego pisma pod względem językowym i formalnym 3 podpisywanie pisma 3 adresowanie kopert 3 umieszczanie pieczątki nagłówkowej na kopercie 3 ekspedycja korespondencji 3 frankowanie 3 sprawdzanie, czy załączniki są dołączone do pisma 3 wykonanie kserokopii pisma dla adresatów wymienionych: Do wiadomości

Notatka dotycząca obiegu pism w przedsiębiorstwie

Notatka dotycząca obiegu pism w przedsiębiorstwie Notatka dotycząca obiegu pism w przedsiębiorstwie 1. Znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pisma Olbrzymie znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej, ma obieg dokumentacji.

Bardziej szczegółowo

Załącznik do Zarządzenia Rektora nr 55/R/10 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO. I. Postanowienia ogólne

Załącznik do Zarządzenia Rektora nr 55/R/10 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO. I. Postanowienia ogólne Załącznik do Zarządzenia Rektora nr 55/R/10 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO I. Postanowienia ogólne 1 Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania przy

Bardziej szczegółowo

INFORMACJA. główny efekt pracy biurowej

INFORMACJA. główny efekt pracy biurowej INFORMACJA główny efekt pracy biurowej Praca biurowa Zespół czynności technicznych występujących w procesie obiegu informacji, które są niezbędne do sprawnego funkcjonowania i zarządzania firmą. Informacja

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO załącznik do Zarządzenia Kanclerza UG nr 11/K/11 INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA UNIWERSYTETU GDAŃSKIEGO I. POSTANOWIENIA OGÓLNE 1 Celem niniejszej instrukcji jest ustalenie jednolitych zasad postępowania

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA PRZEDSZKOLA NR 352 W WARSZAWIE

INSTRUKCJA KANCELARYJNA PRZEDSZKOLA NR 352 W WARSZAWIE INSTRUKCJA KANCELARYJNA PRZEDSZKOLA NR 352 W WARSZAWIE Spis treści I. Postanowienia ogólne II. Przyjmowanie i obieg korespondencji III. Przeglądanie i przekazywanie korespondencji IV. Wewnętrzny obieg

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ Załącznik nr 1 Do Zarządzenia 03/2011 Z dnia 27.01.2011r. Kierownika ZGC SUM INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA ZAKŁADU GOSPODARKI CIEPLNEJ 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej Instrukcją, określa zasady

Bardziej szczegółowo

UCHWAŁA nr 11/2012 Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej im. B. Prusa we Wrocławiu z dnia 4 stycznia 2012 roku

UCHWAŁA nr 11/2012 Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej im. B. Prusa we Wrocławiu z dnia 4 stycznia 2012 roku UCHWAŁA nr 11/2012 Zarządu Spółdzielni Mieszkaniowej im. B. Prusa we Wrocławiu z dnia 4 stycznia 2012 roku Na podstawie statutu Spółdzielni Mieszkaniowej im. B. Prusa postanawia się: Zatwierdzić 1 Instrukcję

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE Nr 0151/W/164/2006 Wójta Gminy Łyski z dnia 27 grudnia 2006 r.

ZARZĄDZENIE Nr 0151/W/164/2006 Wójta Gminy Łyski z dnia 27 grudnia 2006 r. GMINY ŁYSKI ZARZĄDZENIE Nr 0151/W/164/2006 w sprawie: wprowadzenia zmian w Instrukcji obiegu dokumentów w Urzędzie Gminy Łyski Na podstawie art. 33 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE NR 92/2014 BURMISTRZA KSIĄŻA WLKP.

ZARZĄDZENIE NR 92/2014 BURMISTRZA KSIĄŻA WLKP. ZARZĄDZENIE NR 92/2014 BURMISTRZA KSIĄŻA WLKP. z dnia 16 lipca 2014r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji obiegu korespondencji w Urzędzie Miejskim w Książu Wlkp. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia

Bardziej szczegółowo

Uchwała nr O - 17 - III 2011 Krajowej Rady Izby Architektów RP z dnia 11 maja 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej

Uchwała nr O - 17 - III 2011 Krajowej Rady Izby Architektów RP z dnia 11 maja 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej Uchwała nr O - 17 - III 2011 Krajowej Rady Izby Architektów RP z dnia 11 maja 2011 r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji kancelaryjnej na podstawie art. 33 pkt. 14 ustawy z dnia 15 grudnia 2000 r. o samorządach

Bardziej szczegółowo

Instrukcja kancelaryjna Gimnazjum im. Jana Pawła II w Dobczycach

Instrukcja kancelaryjna Gimnazjum im. Jana Pawła II w Dobczycach Instrukcja kancelaryjna Gimnazjum im. Jana Pawła II w Dobczycach Rozdział I. Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej instrukcją, określa zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych

Bardziej szczegółowo

Załącznik nr 8 do Regulaminu Kontroli Zarządczej INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ W TUCHLINIE

Załącznik nr 8 do Regulaminu Kontroli Zarządczej INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ W TUCHLINIE Załącznik nr 8 do Regulaminu Kontroli Zarządczej INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ W TUCHLINIE Zawartość 1. POSTANOWIENIA WSTĘPNE...3 2. SYSTEM KANCELARYJNY...4 3. WYKAZ AKT, PODZIAŁ AKT NA KATERGORIE...4

Bardziej szczegółowo

Instrukcja kancelaryjna

Instrukcja kancelaryjna Instrukcja kancelaryjna Spis treści: I. PRZEDMIOT I ZAKRES INSTRUKCJI KANCELARYJNEJ II. PODZIAŁ KANCELARYJNY, RZECZOWY PODZIAŁ AKT III. PODZIAŁ CZYNNOŚCI KANCELARYJNYCH IV. PRZYJMOWANIE, OTWIERANIE I SPRAWDZANIE

Bardziej szczegółowo

ROZDZIAŁ I. ZASADY PODPISYWANIA PISM.

ROZDZIAŁ I. ZASADY PODPISYWANIA PISM. Załącznik nr 2 do Zarządzenia Nr 09/04 Burmistrza Gminy Kłecko z dnia 18 lutego 2004r. Zasady podpisywania pism, obiegu dokumentów i używania pieczęci w Urzędzie. ROZDZIAŁ I. ZASADY PODPISYWANIA PISM.

Bardziej szczegółowo

Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Dębowej Łące

Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Dębowej Łące Załącznik Nr 1 do zarządzenia Nr 2/2012 Dyrektora Specjalnego Ośrodka Szkolno Wychowawczego w Dębowej Łące z dnia 15 czerwca 2012r. Specjalny Ośrodek Szkolno Wychowawczy w Dębowej Łące INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Bardziej szczegółowo

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WG NORMY PN EN ISO 9001:2009 PROCEDURA SYSTEMOWA PS 2. Postępowanie z dokumentami ZAWARTOŚĆ PROCEDURY

SYSTEM ZARZĄDZANIA JAKOŚCIĄ WG NORMY PN EN ISO 9001:2009 PROCEDURA SYSTEMOWA PS 2. Postępowanie z dokumentami ZAWARTOŚĆ PROCEDURY Strona 1/7 ZAWARTOŚĆ PROCEDURY 1. CEL PROCEDURY 2. ZAKRES PROCEDURY 3. ODPOWIEDZIALNOŚĆ 4. DEFINICJE 5. OPIS POSTĘPOWANIA 6. ALGORYTM POSTĘPOWANIA 7. DOKUMENTY ZWIĄZANE 8. ZAŁĄCZNIKI 9. TABELA ZMIAN Nr

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZAŁĄCZNIK NR 1 do Zarządzenia Nr 10/2013 z dn. 23.09.2013 r. MUZEUM REGIONALNE W SIEDLCACH INSTRUKCJA KANCELARYJNA Siedlce, 23.09.2013 r. Rozdział 1 POSTANOWIENIA OGÓLNE 1. Instrukcja kancelaryjna określa

Bardziej szczegółowo

Zarządzenie Nr 2/2008 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 20 lutego 2008 r.

Zarządzenie Nr 2/2008 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 20 lutego 2008 r. Zarządzenie Nr 2/2008 Dyrektora Instytutu Fizyki Jądrowej im. H. Niewodniczańskiego Polskiej Akademii Nauk z dnia 20 lutego 2008 r. Dotyczy: Instrukcji Kancelaryjnej w IFJ PAN Działając na podstawie Ustawy

Bardziej szczegółowo

Zarządzenie Nr 3/KZ/2010/11. Dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 4 w Łodzi z dnia 3 stycznia 2011r. w

Zarządzenie Nr 3/KZ/2010/11. Dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 4 w Łodzi z dnia 3 stycznia 2011r. w Załącznik Nr 9 do REGULAMINU KONTROLI ZARZĄDCZEJ W ZESPOLE SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH Nr 4 im. I Armii Wojska Polskiego Zarządzenie Nr 3/KZ/2010/11 Dyrektora Zespołu Szkół Ponadgimnazjalnych Nr 4 w Łodzi

Bardziej szczegółowo

Zarządzenie Nr 15/2005. Dyrektora Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice im. ks. Franciszka Siarczyńskiego z dnia 20 grudnia 2005 r.

Zarządzenie Nr 15/2005. Dyrektora Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice im. ks. Franciszka Siarczyńskiego z dnia 20 grudnia 2005 r. Zarządzenie Nr 15/2005 Dyrektora Biblioteki Publicznej Gminy Kozienice im. ks. Franciszka Siarczyńskiego z dnia 20 grudnia 2005 r. W sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej w Bibliotece Publicznej

Bardziej szczegółowo

Zarządzenie Nr 583 Burmistrza Nowego Dworu Gdańskiego z dnia 16 listopada 2009 roku

Zarządzenie Nr 583 Burmistrza Nowego Dworu Gdańskiego z dnia 16 listopada 2009 roku Zarządzenie Nr 583 Burmistrza Nowego Dworu Gdańskiego z dnia 16 listopada 2009 roku w sprawie instrukcji określającej zasady wykonywania wybranych czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Nowym Dworze

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO

INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO Załączniki do zarządzenia Nr 46 Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 28 grudnia 2007 r. Załącznik nr 1 INSTRUKCJA KANCELARYJNA MINISTERSTWA KULTURY I DZIEDZICTWA NARODOWEGO WARSZAWA 2007 SPIS

Bardziej szczegółowo

Instrukcja kancelaryjna. Zespół Szkół Nr 1 w Działdowie ul. Grunwaldzka 4 (nazwa szkoły) Rozdział I Postanowienia ogólne

Instrukcja kancelaryjna. Zespół Szkół Nr 1 w Działdowie ul. Grunwaldzka 4 (nazwa szkoły) Rozdział I Postanowienia ogólne Instrukcja kancelaryjna Zespół Szkół Nr 1 w Działdowie ul. Grunwaldzka 4 (nazwa szkoły) Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej "Instrukcją", określa zasady i tryb wykonywania

Bardziej szczegółowo

Zarządzenie Nr 38/15 Głównego Inspektora Pracy. z dnia 24 listopada 2015 r.

Zarządzenie Nr 38/15 Głównego Inspektora Pracy. z dnia 24 listopada 2015 r. Zarządzenie Nr 38/15 Głównego Inspektora Pracy z dnia 24 listopada 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji dotyczącej sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone oraz zakresu

Bardziej szczegółowo

Dopuszczam do użytku zarządzeniem dyrektora przedszkola nr 11/2011 z dnia 30.08.2011 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA PUBLICZNE PRZEDSZKOLE NR 2

Dopuszczam do użytku zarządzeniem dyrektora przedszkola nr 11/2011 z dnia 30.08.2011 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA PUBLICZNE PRZEDSZKOLE NR 2 Dopuszczam do użytku zarządzeniem dyrektora przedszkola nr 11/2011 z dnia 30.08.2011 r... ( data i podpis dyrektora ) INSTRUKCJA KANCELARYJNA PUBLICZNE PRZEDSZKOLE NR 2 GOCZAŁKOWICE ZDRÓJ I. Postanowienia

Bardziej szczegółowo

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. z dnia 7 grudnia 2011 r.

ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. z dnia 7 grudnia 2011 r. Dziennik Ustaw Nr 276 15907 Poz. 1631 1631 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji

Bardziej szczegółowo

Instrukcja Kancelaryjna Narodowego Funduszu Zdrowia

Instrukcja Kancelaryjna Narodowego Funduszu Zdrowia Instrukcja Kancelaryjna Narodowego Funduszu Zdrowia Spis Treści 1. Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej...3 2. System kancelaryjny Narodowego Funduszu Zdrowia, Rzeczowy wykaz akt. Podział akt na

Bardziej szczegółowo

Na podstawie art. 20 ust.2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm.

Na podstawie art. 20 ust.2 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (tj. Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631 z późn. zm. ZARZĄDZENIE NR.J.L/10 Dyrektora Teatru im. Wilama Horzycy w Toruniu z dnia 15-01-2010 r. w sprawie wprowadzenia w teatrze szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych tajemnicy służbowej,

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA W ZESPOLE OBSŁUGI EKONOMICZNO ADMINISTRACYJNEJ SZKÓŁ GMINY MICHAŁOWICE

INSTRUKCJA KANCELARYJNA W ZESPOLE OBSŁUGI EKONOMICZNO ADMINISTRACYJNEJ SZKÓŁ GMINY MICHAŁOWICE Załącznik do Zarządzenia Nr 22/2014 Dyrektora Zespołu Obsługi Ekonomiczno Administracyjnej Szkół Gminy Michałowice z dnia 15 lipca 2014 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA W ZESPOLE OBSŁUGI EKONOMICZNO ADMINISTRACYJNEJ

Bardziej szczegółowo

Dz.U. 1999 Nr 18 poz. 156 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych.

Dz.U. 1999 Nr 18 poz. 156 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW. z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych. Kancelaria Sejmu s. 1/13 Dz.U. 1999 Nr 18 poz. 156 ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW z dnia 9 lutego 1999 r. w sprawie organizacji kancelarii tajnych. Na podstawie art. 53 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA. I. Cel instrukcji, zakres jej obowiązywania i podstawowe określenia użyte w instrukcji

INSTRUKCJA KANCELARYJNA. I. Cel instrukcji, zakres jej obowiązywania i podstawowe określenia użyte w instrukcji Zał. Nr 1 do Zarz. Nr 7/05/06 INSTRUKCJA KANCELARYJNA I. Cel instrukcji, zakres jej obowiązywania i podstawowe określenia użyte w instrukcji 1 1. Celem instrukcji jest ustalenie jednolitej zasady postępowania

Bardziej szczegółowo

ZARZADZENIE NR 84/08 BURMISTRZA OZIMKA z dnia 30 grudnia 2008 roku

ZARZADZENIE NR 84/08 BURMISTRZA OZIMKA z dnia 30 grudnia 2008 roku ZARZADZENIE NR 84/08 BURMISTRZA OZIMKA z dnia 30 grudnia 2008 roku w sprawie: wprowadzenia w Urzędzie Gminy i Miasta w Ozimku elektronicznego obiegu dokumentów w ramach aplikacji MUNSOL Na podstawie art.

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE NR W.0050.119.2013 WÓJTA GMINY LYSKI. z dnia 31 lipca 2013 r. w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski

ZARZĄDZENIE NR W.0050.119.2013 WÓJTA GMINY LYSKI. z dnia 31 lipca 2013 r. w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski ZARZĄDZENIE NR W.0050.119.2013 WÓJTA GMINY LYSKI z dnia 31 lipca 2013 r. w sprawie Instrukcji Obiegu Korespondencji w Urzędzie Gminy Lyski Na podstawie art. 33 ust. 1, 3 i 4 ustawy z dnia 08 marca 1990

Bardziej szczegółowo

Instrukcja kancelaryjna Zespołu Szkół Samorządowych nr 1 im. Marii Skłodowskiej Curie w Opocznie. Rozdział I Postanowienia ogólne

Instrukcja kancelaryjna Zespołu Szkół Samorządowych nr 1 im. Marii Skłodowskiej Curie w Opocznie. Rozdział I Postanowienia ogólne Dopuszczam do użytku (data i podpis dyrektora szkoły) Instrukcja kancelaryjna Zespołu Szkół Samorządowych nr 1 im. Marii Skłodowskiej Curie w Opocznie Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna,

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA -Załącznik nr 1 do Decyzji nr 232/10 KWP we Wrocławiu z dn. 18.06.2010 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA w sprawie tworzenia, ewidencjonowania oraz przechowywania dokumentów jawnych w komórkach i jednostkach

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA. Spis treści

INSTRUKCJA KANCELARYJNA. Spis treści INSTRUKCJA KANCELARYJNA Spis treści Rozdział I - Postanowienia ogólne Rozdział II - Przyjmowanie i obieg korespondencji Rozdział III - Przekazywanie korespondencji osobom funkcyjnym Rozdział IV - Czynności

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SPECJALNEGO OŚRODKA SZKOLNO WYCHOWAWCZEGO W ŚWIEBODZINIE

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SPECJALNEGO OŚRODKA SZKOLNO WYCHOWAWCZEGO W ŚWIEBODZINIE INSTRUKCJA KANCELARYJNA SPECJALNEGO OŚRODKA SZKOLNO WYCHOWAWCZEGO W ŚWIEBODZINIE Podstawa prawna : rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA Załącznik Nr 1 Do Zarządzenia Rektora PWSZ INSTRUKCJA KANCELARYJNA Państwowej Wyższej Szkoły Zawodowej im. Stanisława Staszica w Pile Państwowa Wyższa Szkoła Zawodowa im. Stanisława Staszica w Pile Instrukacja

Bardziej szczegółowo

Dokumentacja biurowa i jej rodzaje. Opracowała: Natalia Leszczyńska III HT

Dokumentacja biurowa i jej rodzaje. Opracowała: Natalia Leszczyńska III HT Dokumentacja biurowa i jej rodzaje Opracowała: Natalia Leszczyńska III HT Dokument biurowy - to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA INSTYTUTU CHEMII FIZYCZNEJ POLSKIEJ AKADEMII NAUK

INSTRUKCJA KANCELARYJNA INSTYTUTU CHEMII FIZYCZNEJ POLSKIEJ AKADEMII NAUK Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 2/07 z dn 23.01.2007 Dyrektora Instytutu Chemii Fizycznej PAN INSTRUKCJA KANCELARYJNA INSTYTUTU CHEMII FIZYCZNEJ POLSKIEJ AKADEMII NAUK Warszawa 2006 Spis treści I. Przepisy

Bardziej szczegółowo

ZARZĄ DZENIE NR 34/07 Wójta Gminy Przytuł y z dnia 5 listopada 2007 roku

ZARZĄ DZENIE NR 34/07 Wójta Gminy Przytuł y z dnia 5 listopada 2007 roku ZARZĄ DZENIE NR 34/07 Wójta Gminy Przytuł y z dnia 5 listopada 2007 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji archiwalnej Na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 roku w sprawie

Bardziej szczegółowo

Złącznik INSTRUKCJA KANCELARYJNA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W RYKACH

Złącznik INSTRUKCJA KANCELARYJNA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W RYKACH Złącznik INSTRUKCJA KANCELARYJNA POWIATOWEGO URZĘDU PRACY W RYKACH Ryki 2008 1 SPIS TREŚCI W Rykach... 1 Rozdział 1... 3 POSTANOWIENIA WSTĘPNE I OGÓLNE... 3 1.Przedmiot i cel... 3 2.Znaczenie pojęć użytych

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE Or.I.120.1.21.2011 STAROSTY OSTROWIECKIEGO z dnia 30.03.2011 r. w sprawie zasad i trybu obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym

ZARZĄDZENIE Or.I.120.1.21.2011 STAROSTY OSTROWIECKIEGO z dnia 30.03.2011 r. w sprawie zasad i trybu obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym ZARZĄDZENIE Or.I.120.1.21.2011 STAROSTY OSTROWIECKIEGO z dnia 30.03.2011 r. w sprawie zasad i trybu obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Ostrowcu Świętokrzyskim Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA w Szkole Podstawowej im. ks. Jana Twardowskiego w Powidzku

INSTRUKCJA KANCELARYJNA w Szkole Podstawowej im. ks. Jana Twardowskiego w Powidzku Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Szkoły Podstawowej im. ks. Jana Twardowskiego w Powidzku Nr 34/2012 z dnia 27.12.2012 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA w Szkole Podstawowej im. ks. Jana Twardowskiego

Bardziej szczegółowo

SPIS TREŚCI. Rozdział 1 Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej. str. 3

SPIS TREŚCI. Rozdział 1 Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej. str. 3 SPIS TREŚCI Rozdział 1 Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej Rozdział 2 System kancelaryjny Rozdział 3 Wykaz akt Rozdział 4 Obieg korespondencji Rozdział 5 Przyjmowanie, sprawdzanie, rozdzielanie

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SZKOŁA PODSTAWOWA NR 8

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SZKOŁA PODSTAWOWA NR 8 INSTRUKCJA KANCELARYJNA SZKOŁA PODSTAWOWA NR 8 W TYCHACH Podstawa prawna: 1. Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 1999 r.w sprawie instrukcji kancelaryjnej dla organów gmin i związków

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE NR 3. z dnia 29 maja 2015 r.

ZARZĄDZENIE NR 3. z dnia 29 maja 2015 r. KANCLERZ SZKOŁY GŁÓWNEJ HANDLOWEJ w Warszawie ADOIL/AZOWA-0161/ZK-3-198/15 ZARZĄDZENIE NR 3 z dnia 29 maja 2015 r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją i wykonywania czynności kancelaryjnych w Szkole

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE Nr 0050.48.2012 Burmistrza Tłuszcza z dnia 4 kwietnia 2012 r.

ZARZĄDZENIE Nr 0050.48.2012 Burmistrza Tłuszcza z dnia 4 kwietnia 2012 r. ZARZĄDZENIE Nr 0050.48.2012 Burmistrza Tłuszcza z dnia 4 kwietnia 2012 r. w sprawie wykonywania niektórych czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miejskim w Tłuszczu Na podstawie art. 33 ust. 1 i 3 ustawy

Bardziej szczegółowo

Zał. Nr 3 do Zarządzenia Nr 61/0809. Instrukcja działania Referatu Pocztowego

Zał. Nr 3 do Zarządzenia Nr 61/0809. Instrukcja działania Referatu Pocztowego Instrukcja działania Referatu Pocztowego Zał. Nr 3 do Zarządzenia Nr 61/0809 1. Referat Pocztowy, zwany dalej Referatem jest punktem wymiany korespondencji przeznaczonej do obiegu wewnętrznego tzn. pomiędzy

Bardziej szczegółowo

Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego z dnia 24 marca 2014 r.

Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego z dnia 24 marca 2014 r. Warszawa, dnia 1 kwietnia 2014 r. Poz. 110 Służba Kontrwywiadu Wojskowego ZARZĄDZENIE Nr 14/14 Szefa Służby Kontrwywiadu Wojskowego z dnia 24 marca 2014 r. zmieniające zarządzenie w sprawie szczególnego

Bardziej szczegółowo

Załącznik Nr 1 do zarządzenia nr 20/15 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Toruniu z dnia 30 grudnia 2015 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA

Załącznik Nr 1 do zarządzenia nr 20/15 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Toruniu z dnia 30 grudnia 2015 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA Załącznik Nr 1 do zarządzenia nr 20/15 Dyrektora Miejskiego Ośrodka Pomocy Rodzinie w Toruniu z dnia 30 grudnia 2015 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA Toruń 2015 Spis treści Rozdział I Postanowienia ogólne 2

Bardziej szczegółowo

ROZDZIAŁ I. Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej Uniwersytetu Medycznego w Łodzi

ROZDZIAŁ I. Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej Uniwersytetu Medycznego w Łodzi Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 8/2008 Rektora Uniwersytetu Medycznego w Łodzi z dnia 5 marca 2008 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA UNIWERSYTETU MEDYCZNEGO W ŁODZI ŁÓDŹ 2008 2 SPIS TREŚCI STRONA ROZDZIAŁ I

Bardziej szczegółowo

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 261/06/2015. Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 30 czerwca 2015 r. ZATWIERDZAM ...

Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 261/06/2015. Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 30 czerwca 2015 r. ZATWIERDZAM ... Załącznik nr 1 do Zarządzenia Nr 261/06/2015 Prezydenta Miasta Starogard Gdański z dnia 30 czerwca 2015 r. ZATWIERDZAM... Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH Nr 1 w Zamościu

INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH Nr 1 w Zamościu INSTRUKCJA KANCELARYJNA ZESPOŁU SZKÓŁ PONADGIMNAZJALNYCH Nr 1 w Zamościu 1. Spis treści: Rozdział I... 3 Postanowienia ogólne... 3 Rozdział II... 5 Przyjmowanie i obieg korespondencji... 5 Rozdział III...

Bardziej szczegółowo

XI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich

XI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Polityka małych kroków przy przejściu Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego na EZD XI Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych Stowarzyszenia Archiwistów Polskich Siemianowice Śląskie 22-24 maja

Bardziej szczegółowo

SPIS TREŚCI TYTUŁ ROZDZIAŁU

SPIS TREŚCI TYTUŁ ROZDZIAŁU SPIS TREŚCI TYTUŁ ROZDZIAŁU STRONA I. Przedmiot i cel instrukcji kancelaryjnej 3 II. Rzeczowy wykaz akt. Podział dokumentacji na kategorie 5 III. Podział prac kancelaryjnych w MUP 7 IV. Przyjmowanie, otwieranie

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 56/2013 PREZYDENTA MIASTA KOŁOBRZEG. z dnia 10 maja 2013 r.

ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 56/2013 PREZYDENTA MIASTA KOŁOBRZEG. z dnia 10 maja 2013 r. ZARZĄDZENIE WEWNĘTRZNE NR 56/2013 PREZYDENTA MIASTA KOŁOBRZEG z dnia 10 maja 2013 r. w sprawie instrukcji obiegu korespondencji i dokumentów w Urzędzie Miasta Kołobrzeg oraz zasad pracy w systemie elektronicznego

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH PAŃSTWOWEJ INSPEKCJI PRACY

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH PAŃSTWOWEJ INSPEKCJI PRACY Załącznik do zarządzenia nr 17/2004 Głównego Inspektora Pracy z dnia 6 lipca 2004 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA JEDNOSTEK ORGANIZACYJNYCH PAŃSTWOWEJ INSPEKCJI PRACY Spis treści Rozdział I Postanowienia

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE NR 9/2012 STAROSTY RAWSKIEGO. z dnia 22 czerwca 2012 r.

ZARZĄDZENIE NR 9/2012 STAROSTY RAWSKIEGO. z dnia 22 czerwca 2012 r. ZARZĄDZENIE NR 9/2012 STAROSTY RAWSKIEGO z dnia 22 czerwca 2012 r. w sprawie wprowadzenia w Starostwie Powiatowym w Rawie Mazowieckiej planu ochrony informacji niejawnych Na podstawie art.15 ust.1 pkt.5

Bardziej szczegółowo

Instrukcja kancelaryjna Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach

Instrukcja kancelaryjna Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach Załącznik do zarządzenia nr 107 Rektora Uniwersytetu Śląskiego z dnia 14 grudnia 2011 r. Instrukcja kancelaryjna Uniwersytetu Śląskiego w Katowicach 2 Spis treści I. Przedmiot i zakres instrukcji kancelaryjnej

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA URZĘDU MIASTA NOWY TARG. Rozdział I Postanowienia ogólne

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA URZĘDU MIASTA NOWY TARG. Rozdział I Postanowienia ogólne INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA URZĘDU MIASTA NOWY TARG Rozdział I Postanowienia ogólne 1 1. Instrukcja kancelaryjna dla Urzędu Miasta Nowy Targ, zwana dalej Instrukcją określa zasady i tryb wykonywania czynności

Bardziej szczegółowo

Zarządzenie nr 64/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 31 grudnia 2014 r.

Zarządzenie nr 64/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 31 grudnia 2014 r. Zarządzenie nr 64/2014 Prezydenta Miasta Radomia z dnia 31 grudnia 2014 r. w sprawie wskazania podstawowego systemu wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Radom Na podstawie art. 33 ust.

Bardziej szczegółowo

Wstęp ROZDZIAŁ I KLASYFIKOWANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH

Wstęp ROZDZIAŁ I KLASYFIKOWANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH Załącznik do Zarządzenia Nr 19/2016 Burmistrza Miłakowa z dnia 1 kwietnia 2016r. Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą zastrzeżone oraz zakresu i

Bardziej szczegółowo

DZIENNIK URZĘDOWY. Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. Warszawa, dnia 18 listopada 2014 r. Poz. 22. z dnia 14 listopada 2014 r.

DZIENNIK URZĘDOWY. Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego. Warszawa, dnia 18 listopada 2014 r. Poz. 22. z dnia 14 listopada 2014 r. DZIENNIK URZĘDOWY Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego Warszawa, dnia 18 listopada 2014 r. Poz. 22 Z A R Z Ą D Z E N I E N R 36/ 2 0 1 4 G Ł Ó W N E G O I N S P E K T O R A T R A N S P O R T U D

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE NR 120/ 5 /13 PREZYDENTA MIASTA TYCHY z dnia 10 stycznia 2013 r.

ZARZĄDZENIE NR 120/ 5 /13 PREZYDENTA MIASTA TYCHY z dnia 10 stycznia 2013 r. ZARZĄDZENIE NR 120/ 5 /13 PREZYDENTA MIASTA TYCHY z dnia 10 stycznia 2013 r. w sprawie wprowadzenia Procedury obiegu dokumentów i spraw w Systemie Obiegu Dokumentów i Spraw w Urzędzie Miasta Tychy Na podstawie

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA. kancelaryjna i rzeczowy wykaz akt INSTRUKCJA. w sprawie organizacji i zakresu działania. składnicy akt

INSTRUKCJA. kancelaryjna i rzeczowy wykaz akt INSTRUKCJA. w sprawie organizacji i zakresu działania. składnicy akt Załącznik nr 1 do Zarządzenia Dyrektora Zespołu Szkół im. gen. Józefa Kustronia w Lubaczowie Zespół Szkół im. gen. Józefa Kustronia w Lubaczowie INSTRUKCJA kancelaryjna i rzeczowy wykaz akt INSTRUKCJA

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA Wprowadzono Zarządzeniem Dyrektora WSPR SP ZOZ w Suwałkach Nr 1 z dnia 15.01.2009r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA WOJEWÓDZKIEJ STACJI POGOTOWIA RATUNKOWEGO SP ZOZ W SUWAŁKACH Suwałki, Styczeń 2009r. Spis treści

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 78/2011 Rektora Uniwersytetu Przyrodniczo-Humanistycznego z dnia 19 grudnia 2011 roku INSTRUKCJA KANCELARYJNA UNIWERSYTETU PRZYRODNICZO-HUMANISTYCZNEGO w Siedlcach SPIS

Bardziej szczegółowo

Warszawa, dnia 28 grudnia 2012 r. Poz. 5 DECYZJA NR 12 KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ. z dnia 27 marca 2012 r.

Warszawa, dnia 28 grudnia 2012 r. Poz. 5 DECYZJA NR 12 KOMENDANTA GŁÓWNEGO PAŃSTWOWEJ STRAŻY POŻARNEJ. z dnia 27 marca 2012 r. DINNIK URĘDOWY KOMNDY GŁÓWNJ PAŃSTWOWJ STRAŻY POŻARNJ Warszawa, dnia 28 grudnia 2012 r. Poz. 5 DCYJA NR 12 KOMNDANTA GŁÓWNGO PAŃSTWOWJ STRAŻY POŻARNJ z dnia 27 marca 2012 r. Komendanta Głównego Państwowej

Bardziej szczegółowo

DZIENNIK URZĘDOWY. Warszawa, dnia 4 lutego 2015 r. Poz. 9. ZARZĄDZENIE Nr 3 MINISTRA INFRASTRUKTURY I ROZWOJU 1) z dnia 30 stycznia 2015 r.

DZIENNIK URZĘDOWY. Warszawa, dnia 4 lutego 2015 r. Poz. 9. ZARZĄDZENIE Nr 3 MINISTRA INFRASTRUKTURY I ROZWOJU 1) z dnia 30 stycznia 2015 r. DZIENNIK URZĘDOWY Ministra Infrastruktury i Rozwoju Warszawa, dnia 4 lutego 2015 r. Poz. 9 ZARZĄDZENIE Nr 3 MINISTRA INFRASTRUKTURY I ROZWOJU 1) z dnia 30 stycznia 2015 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA GENERALNEJ DYREKCJI OCHRONY ŚRODOWISKA I REGIONALNYCH DYREKCJI OCHRONY ŚRODOWISKA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA GENERALNEJ DYREKCJI OCHRONY ŚRODOWISKA I REGIONALNYCH DYREKCJI OCHRONY ŚRODOWISKA 1 Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 50 Generalnego Dyrektora Ochrony Środowiska z dnia 31 grudnia 2010 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA GENERALNEJ DYREKCJI OCHRONY ŚRODOWISKA I REGIONALNYCH DYREKCJI OCHRONY ŚRODOWISKA

Bardziej szczegółowo

PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW W URZĘDZIE GMINY W RYJEWIE

PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW W URZĘDZIE GMINY W RYJEWIE PROCEDURA PRZYJMOWANIA I ROZPATRYWANIA SKARG I WNIOSKÓW W URZĘDZIE GMINY W RYJEWIE Podstawa prawna: 1. Ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego ( tekst jednolity : Dz.U. z

Bardziej szczegółowo

TEMATYKA I ZAKRES TREŚCI

TEMATYKA I ZAKRES TREŚCI TEMATYKA I ZAKRES TREŚCI PRACOWNIA EKONOMICZNA na podstawie programu nr 3[]/MEN/.5. Klasa I TE 1. Zapoznanie z programem nauczania, wymaganiami edukacyjnymi i pso Zakres podstawowy Zakres ponadpodstawowy

Bardziej szczegółowo

Zasady przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków oraz reklamacji

Zasady przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków oraz reklamacji Załącznik nr 1 do Uchwały Zarządu nr 02/09/2011 z dnia 30.09.2011 r. Zasady przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków oraz reklamacji Rozdział 1 Postanowienia ogólne 1. Przedmiot skargi Przedmiotem

Bardziej szczegółowo

Zarządzenie Nr 25/2011 Wójta Gminy Łapsze Niżne z dnia 31 maja 2011 roku

Zarządzenie Nr 25/2011 Wójta Gminy Łapsze Niżne z dnia 31 maja 2011 roku Znak: W.120.1.25.2011 Zarządzenie Nr 25/2011 Wójta Gminy Łapsze Niżne z dnia 31 maja 2011 roku w sprawie: określenia systemu kancelaryjnego oraz wytycznych dotyczących zasad i trybu wykonywania czynności

Bardziej szczegółowo

Instrukcja kancelaryjna Powiatowego Urzędu Pracy w Opatowie

Instrukcja kancelaryjna Powiatowego Urzędu Pracy w Opatowie Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 17/08 Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w Opatowie z dnia 24 października 2008 roku Instrukcja kancelaryjna Powiatowego Urzędu Pracy w Opatowie Opatów, październik 2008

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE NR 83/14 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN z dnia 28 lutego 2014 r.

ZARZĄDZENIE NR 83/14 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN z dnia 28 lutego 2014 r. ZARZĄDZENIE NR 83/14 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN w sprawie stosowania systemu rejestracji i obiegu dokumentów REJESTR BOI w Urzędzie Miasta Szczecin. Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990

Bardziej szczegółowo

DECYZJA NR 253/07 LUBELSKIEGO KOMENDANTA WOJEWÓDZKIEGO POLICJI. z dnia 28 grudnia 2007 roku

DECYZJA NR 253/07 LUBELSKIEGO KOMENDANTA WOJEWÓDZKIEGO POLICJI. z dnia 28 grudnia 2007 roku KOMENDA WOJEWÓDZKA POLICJI W LUBLINIE PP-396/0241/07 DECYZJA NR 253/07 LUBELSKIEGO KOMENDANTA WOJEWÓDZKIEGO POLICJI z dnia 28 grudnia 2007 roku w sprawie zasad tworzenia i postępowania w Komendzie Wojewódzkiej

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA GMINNEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ W ZAKRZÓWKU

INSTRUKCJA KANCELARYJNA GMINNEJ BIBLIOTEKI PUBLICZNEJ W ZAKRZÓWKU Gminna Biblioteka Publiczna w Zakrzówku ul. Żeromskiego 24 B, 23 213 Zakrzówek tel/fax: (81) 821 50 36 biblioteka@zakrzowek.gmina.pl www.gbp.zakrzowek.gmina.pl INSTRUKCJA KANCELARYJNA GMINNEJ BIBLIOTEKI

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA

INSTRUKCJA KANCELARYJNA INSTRUKCJA KANCELARYJNA WOJEWÓDZKIEGO URZĘDU PRACY w Toruniu Toruń 2011 SPIS TREŚCI 2 Rozdział 1 POSTANOWIENIA WSTĘPNE I OGÓLNE 4 1. Przedmiot i cel 4 2. Znaczenie pojęć użytych w instrukcji 4 Rozdział

Bardziej szczegółowo

PROCEDURY POSTĘPOWANIA NAUCZYCIELI I PRACOWNIKÓW SZKOŁY PODNOSZĄCE POZIOM BEZPIECZEŃSTWA DZIECI I MŁODZIEŻY NA TERENIE PUBLICZNEGO GIMNAZJUM

PROCEDURY POSTĘPOWANIA NAUCZYCIELI I PRACOWNIKÓW SZKOŁY PODNOSZĄCE POZIOM BEZPIECZEŃSTWA DZIECI I MŁODZIEŻY NA TERENIE PUBLICZNEGO GIMNAZJUM PROCEDURY POSTĘPOWANIA NAUCZYCIELI I PRACOWNIKÓW SZKOŁY PODNOSZĄCE POZIOM BEZPIECZEŃSTWA DZIECI I MŁODZIEŻY NA TERENIE PUBLICZNEGO GIMNAZJUM nr 1 im JANA PAWŁA II w Ząbkach I. Identyfikacja osób wchodzących

Bardziej szczegółowo

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 86 Rektora UJ z 27 sierpnia 2014 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA UNIWERSYTETU JAGIELLOŃSKIEGO

Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 86 Rektora UJ z 27 sierpnia 2014 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA UNIWERSYTETU JAGIELLOŃSKIEGO Załącznik nr 1 do zarządzenia nr 86 Rektora UJ z 27 sierpnia 2014 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA UNIWERSYTETU JAGIELLOŃSKIEGO KRAKÓW 2014 SPIS TREŚCI ROZDZIAŁ I Przepisy ogólne....... 3 ROZDZIAŁ II Przyjmowanie

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE NR 81/2015 PREZYDENTA MIASTA KIELCE. z dnia 17 marca 2015 r.

ZARZĄDZENIE NR 81/2015 PREZYDENTA MIASTA KIELCE. z dnia 17 marca 2015 r. ZARZĄDZENIE NR 81/2015 PREZYDENTA MIASTA KIELCE z dnia 17 marca 2015 r. w sprawie sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli poufne i zastrzeżone oraz zakresu i warunków stosowania

Bardziej szczegółowo

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 / 2007 Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji z dnia 16 marca 2007 r. OŚRODKA PRZETWARZANIA INFORMACJI

Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 / 2007 Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji z dnia 16 marca 2007 r. OŚRODKA PRZETWARZANIA INFORMACJI Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 1 / 2007 Dyrektora Ośrodka Przetwarzania Informacji z dnia 16 marca 2007 r. I N S T R U K C J A K A N C E L A R Y J N A OŚRODKA PRZETWARZANIA INFORMACJI 1 S p i s t r e

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SAMODZIELNEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU GRUŹLICY I CHORÓB PŁUC W OLSZTYNIE.

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SAMODZIELNEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU GRUŹLICY I CHORÓB PŁUC W OLSZTYNIE. INSTRUKCJA KANCELARYJNA SAMODZIELNEGO PUBLICZNEGO ZESPOŁU GRUŹLICY I CHORÓB PŁUC W OLSZTYNIE. Rozdział I Postanowienia ogólne. Rozdział II System kancelaryjny, wykaz akt. Rozdział III Odbiór korespondencji,

Bardziej szczegółowo

ZARZĄDZENIE NR 85 MINISTRA FINANSÓW. z dnia 10 grudnia 2015 r.

ZARZĄDZENIE NR 85 MINISTRA FINANSÓW. z dnia 10 grudnia 2015 r. ZARZĄDZENIE NR 85 MINISTRA FINANSÓW z dnia 10 grudnia 2015 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA GIMNAZJUM SALOMON

INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA GIMNAZJUM SALOMON INSTRUKCJA KANCELARYJNA DLA GIMNAZJUM SALOMON Podstawa prawna: Rozporządzenie Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu

Bardziej szczegółowo

Spis treści INSTRUKCJA KANCELARYJNA... 2 ROZDZIAŁ 1 Postanowienia wstępne i ogólne... 3 ROZDZIAŁ 2 Przyjmowanie i rozdział korespondencji

Spis treści INSTRUKCJA KANCELARYJNA... 2 ROZDZIAŁ 1 Postanowienia wstępne i ogólne... 3 ROZDZIAŁ 2 Przyjmowanie i rozdział korespondencji Spis treści INSTRUKCJA KANCELARYJNA... 2 ROZDZIAŁ 1 Postanowienia wstępne i ogólne... 3 ROZDZIAŁ 2 Przyjmowanie i rozdział korespondencji (wpływów)... 4 ROZDZIAŁ 3 Przekazywanie korespondencji (wpływów)

Bardziej szczegółowo

Systemy kancelaryjne. Dokumentacja biurowa

Systemy kancelaryjne. Dokumentacja biurowa Systemy kancelaryjne Działanie systemu kancelaryjnego jest uzależnione od struktury organizacyjnej. "Zbudowanie" takiego systemu wymaga dokładnego zapoznania się z organizacją firmy, z podstawowymi technikami

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SPIS TREŚCI:

INSTRUKCJA KANCELARYJNA SPIS TREŚCI: Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 17/2012 Dyrektora PUP w Szczecinie z dnia 17.12.2012 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA SPIS TREŚCI: Rozdział 1 Przepisy ogólne Rozdział 2 Czynności kancelaryjne w systemie tradycyjnym

Bardziej szczegółowo

(Dz. Urz. MSWiA z dnia 30 kwietnia 2007 r.)

(Dz. Urz. MSWiA z dnia 30 kwietnia 2007 r.) Dz.Urz. MSWiA. z 2007r. Nr 2 poz. 7 Z ostatnią zmianą z dnia 01.07.2010r. ZARZĄDZENIE Nr 4 MINISTRA SPRAW WEWNĘTRZNYCH I ADMINISTRACJI z dnia 4 stycznia 2007 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz

Bardziej szczegółowo

Na podstawie Pełnomocnictwa Ogólnego Dyrektora Generalnego Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 31 maja 2008r., zarządza się co następuje:

Na podstawie Pełnomocnictwa Ogólnego Dyrektora Generalnego Dróg Krajowych i Autostrad z dnia 31 maja 2008r., zarządza się co następuje: Załącznik nr 3 Zarządzenie nr 05 /2008 Dyrektora Oddziału GDDKiA we Wrocławiu z dnia 10 czerwca 2008r. w sprawie wprowadzenia Instrukcji organizacji systemu kancelaryjnego w Oddziale we Wrocławiu Generalnej

Bardziej szczegółowo

DECYZJA NR 14/05. KOMENDANTA POWIATOWEGO POLICJI W GRAJEWIE z dnia 05 kwietnia 2005 roku

DECYZJA NR 14/05. KOMENDANTA POWIATOWEGO POLICJI W GRAJEWIE z dnia 05 kwietnia 2005 roku KOMENDA POWIATOWA POLICJI W GRAJEWIE TA-0273/14/05 DECYZJA NR 14/05 KOMENDANTA POWIATOWEGO POLICJI W GRAJEWIE z dnia 05 kwietnia 2005 roku w sprawie zasad pracy kancelaryjnej w komórkach organizacyjnych

Bardziej szczegółowo

Zarządzenie Nr 1/2012. Starosty Gołdapskiego. z dnia 10 stycznia 2012. w sprawie instrukcji obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Gołdapi

Zarządzenie Nr 1/2012. Starosty Gołdapskiego. z dnia 10 stycznia 2012. w sprawie instrukcji obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Gołdapi Zarządzenie Nr 1/2012 Starosty Gołdapskiego z dnia 10 stycznia 2012 w sprawie instrukcji obiegu dokumentów w Starostwie Powiatowym w Gołdapi Na podstawie art. 34 ust. 1 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r.

Bardziej szczegółowo

Rozdział I Wytwarzanie materiałów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą zastrzeżone

Rozdział I Wytwarzanie materiałów zawierających informacje niejawne oznaczone klauzulą zastrzeżone ZATWIERDZAM Załącznik do Zarządzenia Nr 5 / OC / 2012 Rektor Rektora UR z dnia 9 lutego 2012 r. Uniwersytetu Rolniczego im. Hugona Kołłątaja w Krakowie prof. dr hab. Janusz Żmija Kraków, dnia 9 lutego

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA KANCELARYJNA STOWARZYSZENIE LOKALNA GRUPA DZIAŁANIA DOLINĄ WIEPRZA I LEŚNYM SZLAKIEM

INSTRUKCJA KANCELARYJNA STOWARZYSZENIE LOKALNA GRUPA DZIAŁANIA DOLINĄ WIEPRZA I LEŚNYM SZLAKIEM Załącznik Nr 1 do Uchwały Nr 3/2009 Zarządu Stowarzyszenia LGD Doliną Wieprza i leśnym szlakiem z dnia 30.12.2009 r. INSTRUKCJA KANCELARYJNA STOWARZYSZENIE LOKALNA GRUPA DZIAŁANIA DOLINĄ WIEPRZA I LEŚNYM

Bardziej szczegółowo

INSTRUKCJA OKREŚLAJĄCA CZYNNOŚCI KANCELARYJNE ORAZ ZASADY DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY NR 1 W ŁODZI

INSTRUKCJA OKREŚLAJĄCA CZYNNOŚCI KANCELARYJNE ORAZ ZASADY DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY NR 1 W ŁODZI INSTRUKCJA OKREŚLAJĄCA CZYNNOŚCI KANCELARYJNE ORAZ ZASADY DZIAŁANIA SKŁADNICY AKT W POWIATOWYM URZĘDZIE PRACY NR 1 W ŁODZI SPIS TREŚCI Rozdział I Postanowienia ogólne...3 Rozdział II Przyjmowanie i obieg

Bardziej szczegółowo

Instrukcja kancelaryjna Rewitalizacja Sp. z o.o. w Radomiu

Instrukcja kancelaryjna Rewitalizacja Sp. z o.o. w Radomiu Instrukcja kancelaryjna Rewitalizacja Sp. z o.o. w Radomiu Użyte w Instrukcji następujące określenia oznaczają: 1) akta sprawy całą dokumentację (pisma, dokumenty, rejestry, notatki, formularze, plany,

Bardziej szczegółowo

Spotkanie informacyjne dotyczące archiwizacji dokumentacji projektowej. 24 kwietnia 2014

Spotkanie informacyjne dotyczące archiwizacji dokumentacji projektowej. 24 kwietnia 2014 Spotkanie informacyjne dotyczące archiwizacji dokumentacji projektowej 24 kwietnia 2014. Plan prezentacji 1. Normatywy kancelaryjne regulujące proces obiegu dokumentacji w instytucji 2. Przykładowe zasady

Bardziej szczegółowo