Instrukcja kancelaryjna

Transkrypt

1 Instrukcja kancelaryjna W każdym przedsiębiorstwie przepływ informacji powinien byd odpowiednio uregulowany, tzn. oparty na pewnych z góry przyjętych, jednolitych zasadach postępowania. Bardzo ważne jest ustalenie zasad przepływu informacji, a zwłaszcza dokumentów biurowych. Pod pojęciem dokumenty biurowe należy rozumied wszystkie pisma - korespondencję wewnętrzną i zewnętrzną oraz sprawozdania, notatki służbowe itp. Na zasady przepływu informacji w formie pisemnej, czyli tzw. obieg dokumentów, składają się: przyjmowanie dokumentów, załatwianie spraw (np. przygotowanie odpowiedzi na ofertę sprzedaży), wysyłanie dokumentów i ich właściwe przechowywanie. Wszystkie dokumenty, aby spełniały swoją informacyjną funkcję, powinny byd w odpowiedni sposób zbierane, porządkowane, gromadzone, przechowywane oraz oznaczane w czasie obiegu. Konieczne jest też ustalenie trybu postępowania przy przyjmowaniu pism, ich załatwianiu, wysyłaniu oraz ustalenie wzorów potrzebnych formularzy. Wszystkie te procedury reguluje instrukcja kancelaryjna, która opisuje system kancelaryjny. Każde pismo dotyczące sprawy (zdarzenia lub stanu rzeczy wymagającego podjęcia i wykonania czynności służbowych) powinno byd przechowywane w teczce spraw (teczce aktowej), służącej do przechowywania akt sprawy, czyli pism, dotyczących tego samego zagadnienia lub zdarzenia (np. szkolenia bhp pracowników). Instrukcja kancelaryjna jest zbiorem przepisów wewnętrznych, regulujących sposób wykonywania przez wszystkie komórki organizacyjne przedsiębiorstwa czynności, związanych z obiegiem pism oraz trybem formalnego postępowania z pismami i aktami. Wprowadzenie instrukcji kancelaryjnej powinno byd poprzedzone wstępnymi rozwiązaniami organizacyjnymi. Należą do nich: ustalenie zasad racjonalnego obiegu pism w przedsiębiorstwie, przyjęcie określonego systemu kancelaryjnego, opracowanie wykazu akt. Instrukcja kancelaryjna reguluje: zasady obiegu pism, zasady przyjętego systemu kancelaryjnego, czynności komórki pocztowej przedsiębiorstwa (sekretariatu, kancelarii) w zakresie przyjmowania i wysyłania pism, tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz przedsiębiorstwa (korespondencja wewnętrzna), tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia, tryb rejestracji i znakowania pism, dopuszczalne formy załatwiania spraw, zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu, zasady kontroli załatwiania spraw, zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do archiwum. Instrukcja kancelaryjna jest zawsze dostosowana do struktury organizacyjnej firmy i zakresu jej działalności, ale ma typowy układ i zawiera wszystkie odpowiednie regulacje (przykład 3.1). Można w niej wyróżnid trzy podstawowe części: 1. Postanowienia wstępne, które podają: cel instrukcji, wyjaśnienia stosownych pojęd i

2 terminów, zasady obiegu pism i podziału akt. 2. Przepisy szczegółowe, dotyczące trybu postępowania z pismami i aktami (przyjmowanie pism, otwieranie, sprawdzanie, rozdzielanie i doręczanie, przeglądanie i znakowanie pism, aprobata, podpisywanie pism, wysyłanie). 3. Przepisy specjalne, wskazujące, jak postępowad w szczególnych wypadkach, np. w sprawach pilnych. Ponadto do instrukcji kancelaryjnej załącza się m.in.: wykaz akt, wzory stosowanych w obiegu pieczątek, druków i formularzy. Instrukcję kancelaryjną wprowadza w życie zarządzenie wewnętrzne dyrektora (prezesa) przedsiębiorstwa. W celu zapewnienia należytego przestrzegania przepisów instrukcji kancelaryjnej należy wyznaczyd komórkę organizacyjną w przedsiębiorstwie, odpowiedzialną za nadzór nad przestrzeganiem przepisów instrukcji. Sposób postępowania z pismami ściśle tajnymi, tajnymi, poufnymi i zastrzeżonymi regulują specjalne przepisy (Rozporządzenie Ministra Kultury w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów paostwowych DzU 1999 nr 11 póz. 95 wraz z załącznikami). Pytania i zadania kontrolne 1. Jakie informacje powinna zawierad instrukcja kancelaryjna? 2. Wyjaśnij, dlaczego w każdej dużej firmie powinna obowiązywad instrukcja kancelaryjna. 3. Na czym polega obieg dokumentów i czy są przepisy, które regulują ten obieg? 4. Wyjaśnij, co to jest: dokument, sprawa, teczka spraw, akta sprawy. System kancelaryjny dziennikowy i bezdziennikowy Właściwa organizacja obiegu dokumentów ma wpływ na jakośd funkcjonowania firmy. Wynika stąd koniecznośd szczegółowego określenia np. drogi pisma od jego wpływu do odpowiedzi na nie. Typowa droga to (rys. 4.1): pismo wpływa do kancelarii lub sekretariatu przedsiębiorstwa, pracownicy kancelarii rozdzielają pisma i przekazują właściwym komórkom organizacyjnym (np. na ręce sekretarki), sekretarka przekazuje pisma kierownikowi (zdarza się też, że przekazuje je odpowiednim pracownikom), kierownik komórki rozdziela pisma właściwym osobom (dokonuje tzw. dekretacji) odpowiedzialnym za załatwienie sprawy opisanej we wpływającym piśmie, pracownik załatwia sprawę i przygotowuje odpowiedź na pismo, pismo podpisuje pracownik lub przekazuje je do podpisu osobie upoważnionej (np. kierownikowi), podpisane pismo sekretarka wysyła lub przekazuje je do wysłania kancelarii, kancelaria wysyła pismo. Pismo przechodzi więc przez wiele komórek organizacyjnych (np. kancelaria, sekretariat), w których wykonuje się różne czynności, związane z tym pismem (rejestruje, przygotowuje odpowiedź) - takie miejsca nazywa się punktami zatrzymania. Rejestracja pisma na każdym etapie jego obiegu i w każdym punkcie zatrzymania powinna byd zgodna ze wskazaniami instrukcji kancelaryjnej. Na ogół stosuje się dwa systemy:

3 system kancelaryjny dziennikowy, system kancelaryjny bezdziennikowy. System kancelaryjny dziennikowy -polega na wielokrotnym rejestrowaniu i kwitowaniu odbioru tego samego pisma, w specjalnie do tego przeznaczonym dzienniku, tzw. dzienniku korespondencyjnym (spotyka się również inne nazwy tego dziennika, np. książka korespondencyjna, dziennik kancelaryjny, dziennik podawczy). Wpisuje się w nim informacje, dotyczące: nadawcy, daty i znaku pisma, treści (czego ono dotyczy). System ten zabezpiecza wszelkie dokumenty powstające w wyniku działalności przedsiębiorstwa, a także umożliwia kontrolę załatwiania sprawy w każdej fazie. Szczególną troską jest tu otaczany dokument, pismo, przesyłka, a nie człowiek i jego czas. System ten jest bardzo rygorystyczny i wymaga często prowadzenia dodatkowego spisu nadawców w porządku alfabetycznym czy rzeczowym - jest wyjątkowo biurokratyczny i hamuje szybkie załatwienie spraw. Zaletą tego systemu jest to, że można zawsze sprawdzid, gdzie znajduje się pismo, kto się nim zajmuje, a także skontrolowad sumiennośd pracowników. System kancelaryjny dziennikowy może byd jedno- lub dwudziennikowy. W rejestracji jednodziennikowej (przykład 4.1,4.2) pisma wychodzące i wchodzące są wpisywane w jednym dzienniku korespondencyjnym. Pisma wychodzące są rejestrowane po prawej stronie dziennika, natomiast wchodzące - po lewej. Pismo wychodzące (jeżeli jest odpowiedzią na pismo wchodzące) zapisuje się na prawej stronie, na poziomie tych samych wierszy, co odpowiednie pismo wchodzące. W rejestracji dwudziennikowej pisma wchodzące i wychodzące są wpisywane w dwóch oddzielnych dziennikach korespondencyjnych. Jeden dziennik służy do rejestrowania pism wpływających, a drugi - pism wychodzących. Podstawowe czynności w ramach systemu dziennikowego: pismo wpływające rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym w kancelarii lub w sekretariacie (przykład sekretariat główny szkoły); kancelaria (sekretariat), po rejestracji, przesyta pismo za pokwitowaniem (przykład 4.1) do właściwej komórki organizacyjnej, w której pismo podlega zarejestrowaniu po raz drugi w dzienniku korespondencyjnym tej komórki (przykład dział administracji szkoły); pisma załatwiające sprawę (lub pisma nowe, rozpoczynające sprawę) rejestruje się w dzienniku korespondencyjnym i nadaje im znak, tzw. znak pisma (przykład 4.4, przykład 4.5) komórki organizacyjnej, która następnie za pokwitowaniem przesyła je do kancelarii (sekretariatu). Wysyłki można dokonad również bezpośrednio z komórki organizacyjnej załatwiającej daną sprawę, np. faksem; kancelaria (sekretariat) gromadzi do wysyłki pisma ze wszystkich komórek. Następnie spisuje je w tzw. pocztowym dzienniku podawczym i wysyła (np. pocztą). Jeśli w sekretariacie sporządza się własne pisma, to rejestruje się je w swoim dzienniku korespondencyjnym (przykład 4.2), a potem przygotowuje do wysyłki; oryginały otrzymywanych pism i kopie pism wysyłanych przechowuje pracownik załatwiający sprawę albo kancelaria w układzie chronologicznym, to znaczy według dat poszczególnych pism; w celu łatwiejszego odszukania pisma referent lub kancelaria prowadzą skorowidze alfabetyczne otrzymywanych pism (według nadawców lub adresatów pisma).

4 System kancelaryjny bezdziennikowy - nie wymaga tak szczegółowej rejestracji pism, jak system dziennikowy. Konieczne jest tylko rejestrowanie poszczególnych spraw (czyli zbioru dokumentów dotyczących jednej sprawy). Taką rejestrację prowadzą pracownicy bezpośrednio zajmujący się daną sprawą. Odpowiedzialnośd za załatwienie sprawy ponosi pracownik, który otrzymuje pismo z sekretariatu lub kancelarii (pismo jest opatrzone pieczęcią: Wpłynęło dnia...") i załatwia je. W tym systemie nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz sprawy. Na przykład sprawa szkolenia komputerowego to wszystkie pisma, notatki służbowe itp., dotyczące tej sprawy, czyli akta sprawy. Te wszystkie pisma (akta sprawy) znajdują się w teczce lub segregatorze, oznaczonym specjalnym symbolem. Stosowanie systemu kancelaryjnego bezdziennikowego wymaga dokładnego określenia zakresu działao komórek organizacyjnych, szczegółowego opracowania sposobu klasyfikowania pism (aby nadad im odpowiedni znak), odpowiedzialnych i kompetentnych pracowników. Pracownik ma za zadanie: zarejestrowanie sprawy w spisie spraw, uzyskanie aprobaty od przełożonego na załatwienie sprawy, załatwienie sprawy od początku do kooca -sporządzenie pisma załatwiającego sprawę, sporządzenie kopii pisma, uzyskanie potrzebnych podpisów, przekazanie pisma do wysyłki, umieszczenie kopii pisma w odpowiedniej teczce Podstawowe czynności w ramach systemu bezdziennikowego: kancelaria (sekretariat) na piśmie wpływającym odnotowuje datę wpływu, przykładając stempel wpływu kancelarii ogólnej lub sekretariatu pionu (rys. 4.1), i wpisuje odpowiedni symbol (znak rozpoznawczy) komórki organizacyjnej, do której pismo ma byd przekazane, pismo oznaczone datą wpływu jest przesyłane z kancelarii (bez rejestracji i pokwitowania) do komórki organizacyjnej, której symbol został odnotowany na piśmie, komórka organizacyjna otrzymane pismo, również bez rejestracji i pokwitowania, doręcza pracownikowi, któremu zlecono załatwienie sprawy, pracownik po otrzymaniu pisma rejestruje je w spisie sprawy dołączonym do teczki (segregatora), przeznaczonej do przechowywania pism dotyczących danej sprawy, pismo załatwiające sprawę pracownik przekazuje do kancelarii (sekretariatu), która bez rejestracji wysyła pismo, oryginały pism otrzymanych i kopie pism wysyłanych przechowuje się w aktach sprawy. Systemy mieszane System kancelaryjny bezdziennikowy jest ekonomiczniejszy. Obieg korespondencji jest szybszy niż w systemie dziennikowym. W praktyce można się spotkad również z systemami mieszanymi, które łączą pewne elementy systemu dziennikowego z niektórymi elementami systemu bezdziennikowego (np. system, w którym rejestrację pism prowadzą tylko niektóre komórki organizacyjne lub w którym rejestruje się tylko pewne rodzaje pism). Każda firma ma prawo wyboru takiego systemu kancelaryjnego, który w warunkach organizacyjnych danego przedsiębiorstwa jest bardziej ekonomiczny i przydatny. Obecnie, w dobie dużej konkurencji, dobra organizacja wewnętrznego obiegu pism jest bardzo ważna. Obieg wewnętrzny informacji, w tym pism, powinien spełniad następujące warunki: ograniczenie punktów zatrzymania,

5 eliminacja dodatkowej ewidencji, kwitowania, rejestracji (kwitowanie powinno byd uzasadnione, np.: list polecony), zastosowanie środków technicznych, które przyspieszają obieg pism i ich rejestrację, np. sied komputerowa. System rejestracji komputerowej -jest nowoczesną metodą rejestracji pism. Dzięki niej można o wiele szybciej uzyskad następujące informacje: -jakiego rodzaju i ile pism nadeszło w danym dniu, -kto załatwia określoną sprawę, - przegląd danych z dnia, tygodnia, miesiąca itd. Stosowanie rejestracji komputerowej upraszcza czynności ewidencyjne i eliminuje zbędne (np. nie kwituje się odbioru). Zarejestrowanie pisma przez komórki organizacyjne, do których skierowano pismo w celu jego załatwienia, ułatwia odszukanie pisma. Po załatwieniu sprawy, odszukuje się dane pismo w rejestracji komputerowej i wpisuje się informacje, kiedy i w jaki sposób została załatwiona dana sprawa. Wykaz akt, symbol sprawy w systemie bezdziennikowym W systemie kancelaryjnym bezdziennikowym pracownik nadaje każdemu pismu odpowiedni znak, zgodny ze znakiem załatwianej sprawy. Sposób nadawania znaku pismom jest również opisany w instrukcji kancelaryjnej i opiera się na tzw. wykazie akt. Wykaz akt jest to środek klasyfikowania wszystkich dokumentów przedsiębiorstwa według występujących w nich zagadnieo. Nie jest on jednak, jakby mogła sugerowad nazwa, spisem akt istniejących. Można go porównad do katalogu bibliotecznego. Katalog biblioteczny służy do odszukania potrzebnej książki, a wykaz akt ułatwia odszukanie akt konkretnej sprawy lub też odpowiednie zaklasyfikowanie sprawy, która wpłynęła do przedsiębiorstwa. Klasyfikacja może byd treściowa lub formalna. Klasyfikacja treściowa powstaje podczas grupowania przedmiotów lub pojęd według treści (np. w bibliotece książki są grupowane we- Podstawę do opracowania wykazu stanowią: ues działania przedsiębiorstwa, struktura oralizacyjna, podział zadao na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w firmie. Wykaz akt ma (powinien mied) następujące cechy: -są w nim uwzględnione zagadnienia występujące aktualnie oraz jest przewidziana rezerwa na zagadnienia, które mogą zostad objęte wykazem akt, -treśd każdego hasła jest jasna i zrozumiała, każde hasło występujące w klasie wyższej jest logicznie powiązane z hasłami występującymi w klasach niższych, na które klasa wyższa jest podzielona, -unika się haseł ogólnikowych, np. sprawy ogólne, sprawy różne itp. Pozycje rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulegają dalsze mu podziałowi, to są jednocześnie nazwami teczek, w których są przechowywane pisma dotyczące danej sprawy. Jeżeli ulegają podziałowi, to pozostają jedynie pojęciem - nazwą zagadnienia lub grupy zagadnieo, które występują w działalności przedsiębiorstwa. Każda

6 jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi się posługuje w swojej działalności. Zakłada tylko teczki oznaczone tymi hasłami, które są podawane w spisie haseł. Metoda budowy wykazu akt polega więc na ustaleniu klas zasadniczych, wynikających z zakresu działania danej jednostki organizacyjnej i na ich rozwijaniu na klasy cząstkowe z zachowaniem więzi tematycznej. Każda firma powinna mied zatwierdzony jednolity rzeczowy wykaz akt, który jednoznacznie wskazuje, jakie poszczególnym sprawom przypisuje się symbole klasyfikacyjne i jakie są wymagania odnośnie archiwizacji akt. Podstawę do opracowania wykazu stanowią: -zakres działania przedsiębiorstwa, struktura organizacyjna, podział zadao na poszczególne komórki organizacyjne i stanowiska pracy w firmie. Wykaz akt ma (powinien mied) następujące cechy: są w nim uwzględnione zagadnienia występujące aktualnie oraz jest przewidziana rezerwa na zagadnienia, które mogą zostad objęte wykazem akt, treśd każdego hasła jest jasna i zrozumiała, każde hasło występujące w klasie wyższej jest logicznie powiązane z hasłami występującymi w klasach niższych, na które klasa wyższa jest podzielona, unika się haseł ogólnikowych, np. sprawy ogólne, sprawy różne itp. Pozycje rzeczowego wykazu akt opartego na klasyfikacji dziesiętnej, jeżeli nie ulegają dalsze mu podziałowi, to są jednocześnie nazwami teczek, w których są przechowywane pisma dotyczące danej sprawy. Jeżeli ulegają podziałowi, to pozostają jedynie pojęciem - nazwą zagadnienia lub grupy zagadnieo, które występują w działalności przedsiębiorstwa. Każda jednostka organizacyjna wybiera z wykazu akt tylko te hasła, którymi się posługuje w swojej działalności. Zakłada tylko teczki oznaczone tymi hasłami, które są podawane w spisie haseł. Metoda budowy wykazu akt polega więc na ustaleniu klas zasadniczych, wynikających z zakresu działania danej jednostki organizacyjnej i na ich rozwijaniu na klasy cząstkowe z zachowaniem więzi tematycznej. Każda firma powinna mied zatwierdzony jednolity rzeczowy wykaz akt, który jednoznacznie wskazuje, jakie poszczególnym sprawom przypisuje się symbole klasyfikacyjne i jakie są wymagania odnośnie archiwizacji akt. 2. Dokumentacja biurowa i jej rodzaje Kierowanie, jak wiadomo odbywa się w oparciu o informacje. Informacje te mogą mied formę słowną np. przekazanie dyspozycji, poleceo, wytycznych ustnie lub za pomocą środków technicznych, albo formę pisemną np. dokumenty otrzymywane z zewnątrz, dokumenty wysyłane na zewnątrz, dokumenty wewnętrzne dotyczące komórek lub stanowisk pracy danej jednostki organizacyjnej. W związku z dużą ilością informacji, w każdym biurze rozróżnia się: dokumenty biuro-we, akta spraw i dokumentację biurową. Dokument biurowy to każde pismo, notatka, protokół, sprawozdanie, zestawienie liczbowe sporządzone w toku pracy biurowej lub otrzymane z zewnątrz.

7 Akta spraw są zbiorem wszelkich dokumentów biurowych dotyczących określonej sprawy. Akta spraw bieżących obejmują sprawy będące w toku załatwiania, wyczekujące na załatwienie, na uzupełnienie lub wymagające wznowienia. Akta spraw załatwionych obejmują sprawy zamknięte, załatwione. Dokumentacja biurowa obejmuje akta spraw bieżących i załatwionych oraz księgi, rejestry, kartoteki, dokumentację finansową i księgową, biuletyny itp. Wśród dokumentacji biurowej szczególne miejsce zajmują pisma. Ze względu na tryb postępowania przy obiegu pism i innych dokumentów, sposoby ich opracowywania, przesyłania i przechowywania, wyróżnia się następujące ich rodzaje. 1. Ze względu na nadawcę i adresata pisma wyróżnia się: pisma otrzymywane ( korespondencja przychodząca zewnętrzna), pisma wysyłane ( korespondencja wychodząca, zewnętrzna), pisma wewnętrzne ( korespondencja wewnętrzna). 2. W zależności od treści zawartej w dokumencie wyróżnia się: pisma i notatki służące do wymiany myśli i przekazywania informacji, protokoły służące do rejestracji stanu zdarzeo, czynności, dokonanych działao, sprawozdania opisujące przebieg wypadków lub zdarzeo. 3. W zależności od pilności sprawy wyróżnia się: pisma zwykłe, które załatwiane są w terminach zwyczajowo przyjętych lub określo-nych odrębnymi przepisami, pisma pilne przesyłane i załatwiane w pierwszej kolejności, pisma terminowe, które mają ustalony termin załatwiania. 4. W zależności od sposobu przesyłania wyróżnia się: pisma przesyłane pocztą zwykłą, pisma przesyłane jako polecone, pisma przesyłane pocztą expresową i lotniczą, pisma przesyłane w postaci telefonogramów, telegramów, teleksów i telefaksów. 5. Ze względu na zapewnienie tajemnicy wyróżnia się: pisma jawne, nie zawierajęce żadnej tajemnicy, pisma poufne, zawierające tajemnicę służbową, pisma tajne, zawierają tajemnicę paostwową. 6. Ze względu na charakter dokumentu wyróżnia się: pisma, notatki, protokoły, stanowiące korespondencję biurową, dokumenty, stanowiące podstawę zapisów księgowych np. faktury Znaczenie i zasady prawidłowego obiegu pisma Olbrzymie znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej, ma obieg dokumentacji. Obieg pisma jest to droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi.

8 Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacji załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma, wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywamy w obiegu pism punktami zatrzymania. W każdym punkcie zatrzymania wykonywana jest jedna lub kilka czynności związanych z załatwieniem sprawy. Pismo w punkcie zatrzymania oczekuje krócej lub dłużej. Wszystkie czynności związane z obiegiem pism można podzielid na trzy fazy: przyj-mowanie pism, rozdział i załatwianie pism, wysyłanie odpowiedzi. W poszczególnych fazach i w poszczególnych punktach zatrzymania wykonywanych jest wiele czynności manipulacyjnych. W każdej jednostce organizacyjnej powinny byd prowadzone analizy obiegu pism. Do-bra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważny dla zapewnienia szybkiego i wła-ściwego załatwiania sprawy Systemy kancelaryjne Czynności związane z przyjęciem pism, ich opracowaniem, obiegiem wewnątrz jed-nostki organizacyjnej, wysyłką pism oraz przechowywaniem akt spraw załatwionych określa instrukcja kancelaryjna. Ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania wyżej wymienionych czynności nazywamy systemem kancelaryjnym. Wyróżniamy trzy rodzaje systemów kancelaryjnych: System dziennikowy występuje w dwóch odmianach: jako system dwudziennikowy i jednodziennikowy. Opiera się na ciągłej rejestracji. Jest prosty lecz bardzo praco-chłonny i hamuje sprawny obieg dokumentów. Zaletą systemu jest możliwośd kontroli pisma w każdej fazie załatwiania sprawy. System bezdziennikowy zrywa z rejestracją w dziennikach podawczych. W systemie tym nie rejestruje się pojedynczych pism, lecz rejestruje się załatwione sprawy. Kopię pism załatwiających sprawę oraz oryginały pism przysyłanych przechowuje referent. System ten jest mniej pracochłonny. Obieg pisma jest szybszy niż w systemie dzienni-kowym. System mieszany łączy pewne elementy systemu dziennikowego i bezdziennikowego. W niektórych jednostkach organizacyjnych pisma wpływające rejestrowane są w dzienniku podawczym zaś pisma przysyłane rejestrowane są tylko w książce poczto-wej Czynności wykonywane przy przyjmowaniu pism Korespondencja do danej jednostki organizacyjnej wpływa różnymi kanałami, dostar-czana z urzędu pocztowego przez doręczycieli, dostarczania lub odbierana przez gooców, a także dostarczana bezpośrednio przez interesantów. Pisma wpływające do jednostki organizacyjnej przyjmuje kancelaria i porządkuje je.

9 Przyjmując pisma kancelaria wykonuje następujące czynności: - sprawdza czy pismo nie zostało mylnie skierowane, - otwiera korespondencję i ponownie sprawdza czy pismo zostało właściwie skierowa-ne, - sprawdza zgodnośd załączników z ilością wyszczególnioną w piśmie. Otrzymywane przez kancelarię pisma zwykle kierowane są do komórek organizacyjnych bez kopert. Wyjątek stanowią te pisma, które nie posiadają daty lub adresu nadawcy. W tych wypadkach kopertę dołącza się do pisma, gdyż jest ona źródłem brakujących infor-macji. Kancelaria oprócz korespondencji zwykłej przyjmuje przesyłki wartościowe, poufne i tajne. Przy przyjmowaniu pism poufnych, które przesyła się w podwójnych kopertach kancelaria po otwarciu koperty stwierdza, że pismo jest podwójnie kopertowane. Koperta druga opatrzona jest informacją poufne oraz dla kogo pismo jest przeznaczone. Nie otwiera się drugiej koperty, lecz przekazuje ją adresatowi Rozdział pism i ich załatwianie Kancelaria dokonując rozdziału pism analizuje treśd sprawy i na tej podstawie dzieli korespondencję pomiędzy komórki organizacyjne. Każda komórka organizacyjna ma w kancelarii swoją teczkę. Czynności związane z rozdziałem pism i nanoszeniem na nich informacji dotyczących terminu i sposobu ich załatwiania nazywa się dekretowaniem pism. Pracownik po otrzymaniu spraw do załatwienia zapoznaje się z ich treścią. Następnie dokonuje rejestracji w spisie spraw dołączonych do teczki. Po opracowaniu sprawy pracownik przedstawia sposób załatwiania sprawy kierownikowi w celu uzyskania aprobaty. Pisma wpływające do danej jednostki organizacyjnej powinny byd załatwiane terminowo i w określonej formie. Ustala się terminy załatwiania spraw oraz terminy powrotu do spraw. Wyróżnia się dwie formy załatwiania spraw: ustną i pisemną. Ustne załatwienie sprawy stosuje się przy sprawach prostych kierowanych do pracownika ustnie lub telefonicznie. Pisemne załatwienie sprawy jako odręczne załatwienie sprawy, lub brulinowe załatwienie sprawy, które polega na odręcznym napisaniu przez pracownika tekstu pisma, który następnie zostaje przepisany na maszynie Czynności wykonywane przy wysyłaniu pism Sprawy załatwione przez pracownika w formie pisemnej po uzyskaniu ostatecznej aprobaty i sporządzeniu maszynopisu przeznaczone są do wysłania. W tym celu pracownik prz-kazuje pismo do kancelarii lub sekretariatu. Kancelaria w związku z wysyłką pism sprawdza poprawnośd formalną pisma, w wypadku stwierdzenia braków kancelaria uzupełnia je sama lub zwraca pismo pracownikowi w celu dokonania uzupełnieo. Poprzez odciśnięcie na kopii odpowiedniego stempla z datą wysłania

10 stwierdza wysłanie pisma. Pisma wartościowe, polecone, wysłane za pokwitowaniem kancelaria wpisuje do specjalnej pocztowej książki nadawczej lub książki doręczeo. Kancelaria również adresuje koperty, przystawia pieczątkę nadawcy, nakleja znaczki, wpisuje znak pisma na kopercie. Jeżeli pisma wysyłane są drogą pocztową za zwrotnym potwierdzeniem odbioru, przypina się do koperty odpowiednio wypełniony formularz. Przy większej ilości pism skierowanych do tego samego adresata wysyła się je w jednym opakowaniu lub w jednej kopercie. W fazie wysyłania pism aby uniknąd czynności pracochłonnych takich, jak naklejanie znaczków, stosuje się maszynę do frankowania która w miejsce znaczka wbija opłatę pocztową Przechowywanie akt Miejsce przechowywania akt zależy od tego, czy sprawa jest w toku załatwiania, czy też została już załatwiona. Akta spraw w toku załatwiania przechowywane są przez praco-wnika załatwiającego sprawę lub przez kancelarię. Pracownik przechowuje akta sprawy w kolejności ich wpływu. Akta sprawy znajdują się na wierzchu, zaś akta nowe na spodzie. Wyjątek stanowią akta spraw pilnych, które są na wierzchu i załatwiane są w pierwszej kolejności. Kancelaria prowadzi terminarze, w których odnotowuje terminy powrotu do sprawy. Po upływie tych terminów przekazuje się akta spraw pracownikowi w celu ostatecznego załatwienia. Akta spraw załatwionych wracają do kancelarii. Zazwyczaj raz do roku kancelaria przekazuje akta spraw załatwionych do archiwum. Zanim akta przekaże się do archiwum nadaje się im kategorię archiwalną, która oznacza okres przechowywania akt w zależności od ich wartości historycznej i użytkowej. Akta mogą byd wy-pożyczane z archiwum. W miejsce wypożyczonych akt sporządza się kartę zastępczą, która zawiera: dzieo wypożyczenia akt, nazwę teczki, kategorię archiwalną, imię i nazwisko osoby wypożyczającej. Czynności biurowe wykonywane w poszczególnych fazach obiegu pisma w systemie bezdziennikowym 1 faza przyjmowanie pism 2 faza załatwianie spraw 3 faza wysyłanie odpowiedzi

11 Nr fazy obiegu pism Czynności biurowe 1 dekretowanie 1 przybicie pieczątki wpływu na piśmie 1 odbieranie przesyłek 1 grupowanie przesyłek 1 otwieranie poczty 2 korekta pisma 2 umieszczanie pieczęci urzędowych w nagłówku pisma 2 znakowanie pism 2 zakładanie teczki spraw 2 aprobata 2 rejestracja pisma 2 przeglądanie wpływów przez kierownika komórki 2 przygotowanie pisma na komputerze 3 sprawdzanie przygotowanego pisma pod względem językowym i formalnym 3 podpisywanie pisma 3 adresowanie kopert 3 umieszczanie pieczątki nagłówkowej na kopercie 3 ekspedycja korespondencji 3 frankowanie 3 sprawdzanie, czy załączniki są dołączone do pisma 3 wykonanie kserokopii pisma dla adresatów wymienionych: Do wiadomości