Spotkanie informacyjne dotyczące archiwizacji dokumentacji projektowej. 24 kwietnia 2014

Transkrypt

1 Spotkanie informacyjne dotyczące archiwizacji dokumentacji projektowej 24 kwietnia 2014.

2 Plan prezentacji 1. Normatywy kancelaryjne regulujące proces obiegu dokumentacji w instytucji 2. Przykładowe zasady obiegu pism 3. Przekazanie dokumentacji do archiwum 4. Dokumenty podlegające archiwizacji 5. Czas przechowywania dokumentacji projektowej 2

3 Czy jest dyrektywa unijna określająca sposób postepowania z dokumentacją? Norma ISO TR/ 15489/2 z 2001r Jakie są cele gromadzenia dokumentacji (informacji)? Jak postępować z dokumentacją? Dostępność dokumentacji Postać dokumentacji Okres przechowywania dokumentacji Niszczenie dokumentacji 3

4 Przechowywanie dokumentacji związanej z realizacją projektów finansowanych lub współfinansowanych ze środków pochodzących z funduszy strukturalnych Unii Europejskiej i innych środków pochodzących ze źródeł zagranicznych musi być zgodne: z polskim prawodawstwem, z przepisami unijnymi, z umową o dofinansowanie danego projektu, z zasadami określonymi w instrukcji/procedurze obowiązującej na terenie danej instytucji. 4

5 Cykl Obiegu Pism Obieg pism - droga pisma od momentu wpływu do danej jednostki organizacyjnej, do momentu załatwienia sprawy i wysłania odpowiedzi. Zasady prawidłowego obiegu - duże znaczenie dla prawidłowego funkcjonowania danej jednostki organizacyjnej ma obieg dokumentacji. Czynności związane z przyjęciem korespondencji, rozdziałem, dekretacją, załatwieniem sprawy, przepisaniem brudnopisu, wysłaniem pisma, wykonują pracownicy różnych komórek organizacyjnych. Komórki te nazywamy w obiegu pism punktami zatrzymania. 5

6 Przykładowe Zasady Obiegu Pism Wszystkie dokumenty powinny być w odpowiedni sposób zbierane, porządkowane, gromadzone, przechowywane oraz oznaczane w czasie obiegu. Każde pismo dotyczące sprawy powinno być przechowywane w teczce spraw (teczce aktowej). 6

7 Zasady Obiegu Pism (I) liczba punktów zatrzymania przez które pismo przechodzi podczas obiegu, powinna być jak najmniejsza i ograniczona tylko do niezbędnego minimum, obieg pisma powinien być zgodny z trybem załatwiania sprawy, droga obiegu pisma, powinna być jak najkrótsza, pismo powinno przechodzić przez dany punkt zatrzymania tylko jeden raz, aby skrócić czas wykonywania czynności manipulacyjnych należy stosować środki techniczne. 7

8 Zasady Obiegu Pism (II) Organizacja obiegu pisma powinna umożliwiać kontrolę załatwiania pisma w każdej fazie obiegu. Dobra organizacja obiegu pism jest niezmiernie ważna dla zapewnienia szybkiego i właściwego załatwienia spraw. Dlatego tak duże znaczenie mają wewnętrzne instrukcje i procedury, które między innymi określają obowiązujący system obiegu korespondencji. 8

9 Wewnętrzne instrukcje i procedury w zakresie obiegu pism przykładowy zakres merytoryczny zasady obiegu pism (podstawowe ogniwa obiegu, punkty zatrzymania itp.), zasady przyjętego systemu obiegu pism, czynności komórki pocztowej instytucji (sekretariatu, kancelarii) w przyjmowaniu i wysyłaniu pism, tryb przesyłania i doręczania pism wewnątrz instytucji (poczta wewnętrzna), 9

10 Wewnętrzne instrukcje i procedury w zakresie obiegu pism przykładowy zakres merytoryczny tryb przeglądania i przydzielania pism do załatwienia, tryb rejestracji i znakowania pism, dopuszczalne formy załatwiania spraw, zakres aprobaty wstępnej i uprawnienia do podpisu, zasady terminowości i kontroli załatwiania spraw, zasady przechowywania akt bieżących oraz tryb przekazywania akt do archiwum. 10

11 SYSTEMY KANCELARYJNE 11

12 Samodzielne stanowiska Załatwiają sprawę Gromadzą dokumentację Przekładają do akceptacji i podpisu Zakładają teczkę 12

13 Przykładowe zagadnienia składające się na instrukcję kancelaryjną zasady i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych, określenie systemu kancelaryjnego obowiązującego w danej jednostce, określenie sposobu postępowania z dokumentacją papierową i elektroniczną, rejestrowanie przesyłek wpływających i wychodzących oraz pism wewnętrznych, zasady postępowania z przesyłkami przesłanymi pocztą elektroniczną, na elektroniczną skrzynkę podawczą, na informatycznym nośniku danych oraz w postaci papierowej, 13

14 Przykładowe zagadnienia składające się na instrukcję kancelaryjną (II) rozdzielanie i przydzielanie wpływów, dekretacje odręczne, elektroniczne, zastępcze, rejestrowanie spraw (pism) rozpatrywanie (sposób załatwiania) spraw, wysyłanie pism, sposób porządkowania i przechowywania dokumentów (pism, akt spraw, teczek, segregatorów, pudeł), wzór pieczątek (sprawdzenie autentyczności). 14

15 Instrukcja kancelaryjna Konstrukcja jednolitego rzeczowego wykazu akt, opiera się na następujących podstawach: 1) jednolitości klasyfikowania dokumentacji w oparciu o kryteria rzeczowe; 2) ujęciu w wykazie akt wszystkich zagadnień, którymi zajmuje się dany podmiot, a tym samym całości dokumentacji, która powstaje i jest gromadzona w związku z realizowaniem tych zagadnień; 3) systemie klasyfikacji dziesiętnej; 4) ustaleniu kategorii archiwalnej dla klas na końcowym etapie podziału w wykazie akt. 15

16 Instrukcja kancelaryjna Jednolitość klasyfikacji dokumentacji polega na niezależności klasyfikacji od struktury organizacyjnej podmiotu i od podziału kompetencji wewnątrz podmiotu. tej Wykaz akt cechuje się budową logiczną, czyli każdy rząd jest rzeczowo powiązana z rzędem wyższym i niższym, przy czym klasa niższego rzędu zawsze wywodzi się z klasy wyższego rzędu. W ten sposób klasa wyższego rzędu mieści w sobie wszystkie zagadnienia przyporządkowane do klas niższego rzędu w ramach tej klasy. 16

17 Instrukcja kancelaryjna 0 04 Programy i projekty współfinansowane ze środków zewnętrznych, w tym Unii Europejskiej 040 Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące zagadnień z zakresu programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych A 041 Wnioskowanie o udział w programach i projektach finansowanych ze środków zewnętrznych A 042 Realizacja programów i projektów finansowanych ze środków zewnętrznych A w tym ich audyt i kontrola 17

18 Przykładowe budowanie znaku sprawy (teczki) Zasady przechowywania dokumentów wewnątrz teczek dokumentacja powinna być uporządkowana, zarówno wewnątrz teczek, jak i segregatorów, pod względem chronologicznym, poszczególne dokumenty w obrębie spraw (teczek) powinny obrazować tok ich rozpatrywania i załatwiania. 18

19 Przykładowy znak sprawy ABC ABC - to komórka organizacyjna symbol klasyfikacyjny z wykazu akt, 78 - kolejny numer sprawy rozpoczęte w komórce organizacyjnej ABC, w ramach symbolu klasyfikacyjnego 123, to oznaczenie roku, w którym sprawa się rozpoczęła. 19

20 Beneficjent X Wydział Y Kategoria akt Znak sprawy: ABC Tytuł projektu UE: Znak sprawy: - ABC oznaczenie komórki organizacyjnej symbol klasyfikacji z wykazu akt - 78 kolejny numer sprawy rozpoczętej w danej komórce org. i pod danym symbolem klasyfikacyjnym rok rozpoczęcia sprawy 2012 Logotypy wymagane przez UE oraz nazwa właściwego programu operacyjnego wraz z informacją o współfinansowaniu projektu. 20

21 Logotypy projektu umieszczane na segregatorach muszą być zgodne z bieżącymi wymaganiami Unii Europejskiej. Aktualne wzory logotypów są do pobrania ze stron programów operacyjnych

22 W ramach projektów dofinansowanych ze środków europejskich oznaczone muszą być: pomieszczenia, w których jest realizowany projekt, sprzęt i wyposażenie zakupione w ramach projektu, duże materiały informacyjno-promocyjne, dokumenty, miejsca pracy sfinansowane w ramach projektu, wszelkie inne produkty, usługi wytworzone w ramach projektu. Szczegółowe zasady stosowania logotypów oraz umieszczania informacji o współfinansowaniu omówione zostały na stronach poszczególnych programów operacyjnych:

23 Dokumentację projektową do czasu przekazania do Archiwum przechowują: jednostki organizacyjne utworzone w celu obsługi administracyjnej danego projektu (np. biuro projektu), a w przypadku braku takiej jednostki, jednostki organizacyjne odpowiedzialne za realizację danego projektu (np. wydziały lub pozostałe jednostki organizacyjne) dokumentację merytoryczną projektu oraz dokumentację dotyczącą beneficjentów ostatecznych i wszelkich działań dotyczących i skierowanych do beneficjentów ostatecznych, inne jednostki organizacyjne biorące udział w realizacji danego projektu, odpowiednio do swojego zakresu zadań. 23

24 Przekazanie dokumentacji do archiwum Jeżeli umowa nie stanowi inaczej, po upływie 2 lat od zakończenia i rozliczenia danego projektu całość oryginalnej dokumentacji projektowej przekazuje się do Archiwum. Za przekazanie do Archiwum dokumentacji projektowej zgromadzonej w jednostkach organizacyjnych, powinni odpowiadać odpowiednio kierownicy tych jednostek, a za całość i kompletność przekazywanej do Archiwum dokumentacji projektowej odpowiada kierownik projektu lub osoba przez niego upoważniona. 24

25 Przekazanie dokumentacji do archiwum Dokumentacja projektowa przekazywana do Archiwum musi być uporządkowana zgodnie z zasadami określonymi w wewnętrznych procedurach jednostki. Dodatkowo wierzchnia (tytułowa) strona teczki powinna być opatrzona następującymi danymi: symbolem/numerem danego projektu, nazwą programu operacyjnego, nazwą funduszu, w ramach którego dany projekt został dofinansowany. 25

26 Przekazanie dokumentacji do archiwum Dokumentacja projektowa składowana jest według podziału na poszczególne projekty, z pozostawieniem rezerwy miejsca na dalsze dopływy (jeden projekt przechowywany jest w Archiwum w jednym miejscu). 26

27 Przekazanie dokumentacji do archiwum Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej polega na ocenie jej przydatności do celów praktycznych, wydzieleniu dokumentacji nieprzydatnej i przekazaniu jej na makulaturę. Jednostki organizacyjne przechowują w archiwum zakładowym lub w składnicy akt dokumenty brakowania, wraz z dowodami przekazania nieprzydatnej dokumentacji niearchiwalnej na makulaturę bądź protokółami jej zniszczenia. Jednostki organizacyjne przekazują materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia. 27

28 Przekazanie dokumentacji do archiwum W przypadku ustania działalności beneficjenta lub innych zdarzeń wpływających na miejsce i zasady przechowywania dokumentacji projektowej w okresie wskazanym w umowie o dofinansowanie projektu, beneficjent zobowiązany jest do przekazania kompletnej dokumentacji projektowej do archiwum państwowego? oraz do poinformowania o tym fakcie IZ lub IP II. 28

29 Dokumenty podlegające archiwizacji (I) W celu przechowywania dokumentacji projektowej w ustalonym porządku pozwalającym na łatwe odszukanie poszczególnych dokumentów Beneficjent może pogrupować ją tematycznie zgodnie z podziałem przyjętym poniżej: dokumentacja ogólna projektu, finansowo-księgowa, merytoryczna, dokumentacja przetargowa dotycząca projektu, inna dokumentacja 29

30 Dokumenty podlegające archiwizacji (II) Dokumenty podlegające archiwizacji (II) Dokumentacja ogólna projektu oryginał umowy o dofinansowanie, w przypadku dokonywania zmian w umowie oryginały wszystkich zawartych aneksów, kopie wniosków o płatność wraz z załącznikami potwierdzone za zgodność z oryginałem, oryginał informacji pokontrolnej z kontroli przeprowadzonej przez IZ, IP lub inną instytucję oraz ewentualnie zastrzeżenia, zalecenia do informacji pokontrolnej wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości, oryginały korespondencji dotyczącej projektu. 30

31 Dokumenty podlegające archiwizacji (III) - dokumentacja finansowo-księgowa projektu wydruki operacji gospodarczych z księgi rachunkowej dotyczące realizowanego projektu w przypadku beneficjentów, którzy prowadzą pełną księgowość na podstawie ustawy o rachunkowości z dnia 29 września 1994 r., wydruki z książki przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego lub karty podatkowej, w przypadku beneficjentów, wykorzystujących w tym celu programy komputerowe, którzy nie są zobligowani na podstawie obowiązujących przepisów prawa do prowadzenia pełnej księgowości, papierowe wersje zaewidencjonowanych operacji gospodarczych dotyczących realizowanego projektu w przypadku odręcznego prowadzenia w tym celu księgi rachunkowej, książki przychodów i rozchodów, ryczałtu ewidencjonowanego, karty podatkowej, 31

32 Dokumenty podlegające archiwizacji (IV) - dokumentacja finansowo-księgowa projektu zestawienia poniesionych wydatków, w przypadku pozostałych beneficjentów lub w przypadku beneficjentów, którzy przed podpisaniem umowy o dofinansowanie projektu nie dysponowali wyodrębnioną ewidencją, oryginały dokumentów potwierdzających poniesienie wydatku (faktury, rachunki, paragony, listy płac, deklaracje ZUS, US, polecenia księgowania PK, potwierdzenie przelewu/wpłata gotówki, wyciągi z rachunku bankowego, itp.) deklaracje VAT za okres realizacji projektu oraz w okresie 5 lat od jego zakończenia, - jeżeli VAT stanowił koszt kwalifikowany w ramach projektu, 32

33 Dokumenty podlegające archiwizacji (V) - dokumentacja finansowo-księgowa projektu polecenie wyjazdu służbowego, bilety potwierdzające odbycie podróży służbowej, ewidencja przebiegu pojazdu w przypadku użycia samochodu prywatnego do celów służbowych - jeżeli były stosowane, polityka rachunkowości, zakładowy plan kont, dokumenty potwierdzające zastosowany sposób księgowania operacji projektu, w przypadku beneficjentów prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów, ryczałt ewidencjonowany lub kartę podatkową. 33

34 Dokumenty podlegające archiwizacji (VI) - dokumentacja merytoryczna z projektu oryginały aktów notarialnych, umów zawartych w związku z realizowanym projektem oraz aneksów do tych umów, (w tym umowy o pracę, dzieło, zlecenia), oddelegowania do projektu, akta osobowe pracowników finansowanych w ramach projektu np. kierownika kontraktu, inżyniera nadzoru w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń, karty czasu pracy, listy obecności jeżeli były stosowane, regulaminy wynagradzania pracowników w przypadku kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń, 34

35 Dokumenty podlegające archiwizacji (VII) - dokumentacja merytoryczna z projektu Oryginały dokumentów potwierdzających przeprowadzenie działań o charakterze promocyjnym 35

36 Dokumenty podlegające archiwizacji - dokumentacja merytoryczna z projektu w przypadku beneficjentów, którzy byli zobowiązani stosować w projekcie ustawę Prawo Zamówień Publicznych - wszystkie niezbędne dokumenty zgodnie z wymogami tej ustawy, dokumentacja związana z wyborem wykonawców usług, robót budowlanych, dostaw związanych z realizowanym projektem a prowadzonych poza ustawą Prawo Zamówień Publicznych, np. ogłoszenie o poszukiwaniu wykonawcy, cenniki ofertowe. 36

37 Dokumenty podlegające archiwizacji - inne dokumenty projektowe informacje z kontroli przeprowadzonych przez uprawnione do tego podmioty (informacje pokontrolne, protokoły, wyniki kontroli, zalecenia pokontrolne wraz z dokumentacją potwierdzającą wykonanie zaleceń i usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości), raporty z audytu zewnętrznego, zarządzenia w sprawie archiwizacji, korespondencja prowadzona z różnymi podmiotami i organami w trakcie realizacji przedmiotowego projektu, sprawozdania sporządzane w okresie trwałości projektu i korespondencja z nimi związana, inne dokumenty związane z realizacją projektu niewymienione powyżej. 37

38 Kontrola projektów W ramach kontroli na miejscu realizacji projektu i kontroli trwałości, instytucja kontrolująca będzie weryfikować prawidłowość archiwizacji oraz kompletność dokumentów dotyczących realizowanych projektów. 38

39 Kontrola projektów Warto przechowywać wszystkie materiały związane z realizacją projektu, nie tylko te wymagane. Może to pomóc w przypadku, gdy np. kontrola po zakończeniu realizacji projektu dopatrzy się błędów w realizacji projektu lub zastosowanych procedurach. Dodatkowe dokumenty mogą stanowić istotny element w argumentacji przemawiającej na korzyść Beneficjenta. Kontrola na miejscu realizacji projektu sprawdza stan i prawidłowość realizacji projektu o początku jego realizacji do momentu kontroli. Kontrola trwałości co do zasady odbywa się już po zakończeniu realizacji projektu (na ogół po ok. 3 latach). 39

40 Kontrola projektów Instytucja przeprowadzająca kontrolę przechowuje całość dokumentacji dotyczącej kontroli danego projekty (pisma informujące o kontroli, listy sprawdzające, informacje pokontrolne, zalecenia pokontrolne wraz z informacją o ich wykonaniu i inne dokumenty dotyczące kontroli danego projektu) przez okres 3 lat od zamknięcia programu lub częściowego zamknięcia programu. 40

41 Zamówienia publiczne w świetle kontroli unijnej Beneficjenci zobowiązani są archiwizować dokumentację przetargową w zakresie zamówień publicznych w oparciu o zasady unijne. Kontroli podlega w szczególności: uzasadnienie wyboru trybu innego niż tryby podstawowe, prawidłowość ustalenia wartości szacunkowej zamówienia, prawidłowość zastosowanych kryteriów wyboru ofert prawidłowość przeprowadzenia procedur przetargowych 41

42 Określenie czasu i warunków przechowywania dokumentacji projektowej 42

43 Określenie czasu i warunków przechowywania dokumentacji projektowej Beneficjent zobowiązany jest do przechowywania wszelkiej dokumentacji związanej z dofinansowanym projektem do 31 grudnia 2020 roku w sposób zapewniający dostępność, poufność i bezpieczeństwo posiadanych dokumentów. Termin przechowywania akt, zawarty w umowie o dofinansowanie danego projektu może zostać przedłużony na polecenie Instytucji Pośredniczącej, odpowiedzialnej za zarządzanie finansowe danym projektem. 43

44 Określenie czasu i warunków przechowywania dokumentacji projektowej Państwo członkowskie ma obowiązek przedłożenia Komisji Europejskiej wniosku o płatność salda końcowego, sprawozdania z realizacji programu oraz deklaracji zamknięcia do 31 marca 2017 roku. Komisja Europejska w ciągu 6 miesięcy, o ile nie będzie miała uwag do treści deklaracji zamknięcia, jest zobowiązana dokonać wypłaty salda końcowego. 44

45 Określenie czasu i warunków przechowywania dokumentacji projektowej Zgodnie z art. 90 Rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 wszystkie dokumenty uzupełniające dotyczące wydatków i audytów danego programu operacyjnego są przechowywane do wglądu Komisji Europejskiej i Trybunału Obrachunkowego przez okres 3 lat po dokonaniu przez Komisję Europejską płatności końcowej dla danego okresu programowania. 45

46 Dziękuję za uwagę Michał Pociecha Główny Punkt Informacyjny Funduszy Europejskich Wydział ds. Informacji i Promocji Funduszy Europejskich Departament Polityki Regionalnej Urząd Marszałkowski Województwa Łódzkiego ul. Moniuszki 7/9, Łódź tel: (42) , punktinformacyjny@lodzkie.pl 46