SPIS TREŚCI. Rozdział 1 Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej. str. 3

Transkrypt

1

2 SPIS TREŚCI Rozdział 1 Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej Rozdział 2 System kancelaryjny Rozdział 3 Wykaz akt Rozdział 4 Obieg korespondencji Rozdział 5 Przyjmowanie, sprawdzanie, rozdzielanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej Rozdział 6 Rejestrowanie i znakowanie spraw, zakładanie teczek aktowych Rozdział 7 Załatwianie spraw Rozdział 8 Podpisywanie pism Rozdział 9 Wysyłanie korespondencji Rozdział 10 Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Rozdział 11 Postępowanie z dokumentami zawierającymi wiadomości niejawne (oznaczone klauzulą poufne lub zastrzeżone oraz stanowiącymi tajemnice służbową) Rozdział 12 Przechowywanie akt Rozdział 13 Przekazywanie akt do Archiwum Zakładowego Rozdział 14 Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz reorganizacji lub ustania działalności Szpitala Rozdział 15 Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Załączniki do Instrukcji: Nr 1, Nr 2, Nr 3 str. 3 str. 7 str. 8 str. 10 str. 11 str. 15 str. 18 str. 20 str. 21 str. 23 str. 25 str. 26 str. 27 str. 28 str. 29 str. 30

3 ROZDZIAŁ 1 Przedmiot i zakres Instrukcji Kancelaryjnej Przedmiotem Instrukcji Kancelaryjnej, zwanej dalej Instrukcją, są typowe i powtarzające się czynności kancelaryjne oraz tryb postępowania z aktami w toku bieżącej działalności Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego im. WAM Centralnego Szpitala Weteranów w Łodzi, zwanego dalej Szpitalem. 2. Instrukcja ustala: 1) tryb i zasady wykonywania czynności kancelaryjnych, przy jednoczesnym wyeliminowaniu czynności zbędnych, 2) cykl obiegu akt (pism) od chwili wpływu lub powstania wewnątrz komórki organizacyjnej do momentu przekazania ich do Archiwum Zakładowego. 3. Postępowanie z dokumentacją niejawną oznaczoną klauzulą ściśle tajne i tajne regulują odrębne przepisy. 2. Użyte w Instrukcji określenia oznaczają: 1) Szpital, Zakład Samodzielny Publiczny Zakład Opieki Zdrowotnej Uniwersytecki Szpital Kliniczny im. Wojskowej Akademii Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Łodzi Centralny Szpital Weteranów w Łodzi; 2) Kancelaria - komórka organizacyjna, do obowiązków której należą w szczególności czynności kancelaryjne: przyjmowanie wpływającej korespondencji, przekazywanie jej poszczególnym komórkom organizacyjnym, ekspedycja przesyłek; 3) dekretacja wskazanie przez Dyrektora, która komórka organizacyjna ma się zająć merytorycznie daną sprawą, ewentualnie wskazanie sposobu jej załatwienia lub decyzja; 4) dokument - akt mający znaczenie dowodu, stwierdzający prawidłowość określonych w nim danych lub zdarzeń; 5) dokumentacja - zbiór wszelkiego rodzaju dokumentów, ksiąg, korespondencji, dokumentacji finansowej, statystycznej, map i planów niezależnie od techniki

4 ich wykonania (rękopisy, maszynopisy, druki i inna dokumentacja utrwalona sposobem mechanicznym); 6) dokumentacja niearchiwalna dokumentacja posiadająca jedynie czasową wartość praktyczną; 7) dokumentacja niejawna - dokumentacja zawierająca tajemnicę państwową i służbową w zakresie obronności i bezpieczeństwa państwa; 8) dokumentacja zawierająca wiadomości stanowiące tajemnicę służbową - tj. lekarską, skarbową, handlową, danych osobowych, przedsiębiorstwa i inną; 9) materiały archiwalne wszelkiego rodzaju akta i dokumenty, korespondencja, dokumentacja finansowa, techniczna i statystyczna, mapy i plany, fotografie, filmy i mikrofilmy, nagrania dźwiękowe i wideofonowe, dokumenty elektroniczne w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz. U. Nr 64, poz. 565 z późn. zm.) oraz inna dokumentacja, bez względu na sposób jej wytwarzania, mająca znaczenie o wartości historycznej, powstała w przeszłości i powstająca współcześnie; 10) akta sprawy cała dokumentacja (szereg pism) dotycząca tego samego zdarzenia (notatki, pisma, formularze, plany, fotokopie, rysunki itp.) zawierające informacje, które były, są lub mogą być istotne przy rozpatrywaniu danej sprawy; 11) czynności kancelaryjne całość przedsięwzięć związanych z otrzymywaniem i wysyłaniem korespondencji oraz z segregacją, przechowywaniem i kierowaniem do Archiwum; 12) korespondencja każde pismo wpływające do Szpitala lub wysyłane ze Szpitala; 13) komórka merytoryczna właściwa komórka organizacyjna lub samodzielne stanowisko pracy, do zadań którego, zgodnie z Regulaminem Organizacyjnym Szpitala, należy ostateczne opracowanie pod względem merytorycznym danej sprawy; 14) komórka organizacyjna komórka wewnętrzna powołana do wykonywania określonych zadań, wymieniona w strukturze organizacyjnej Szpitala, tj. klinika, oddział, dział, sekcja, samodzielne stanowisko pracy; 15) nośnik informatyczny materiał lub urządzenie służące do zapisywania, przechowywania i odczytywania danych w postaci cyfrowej lub analogowej; 3

5 16) nośnik papierowy - arkusz papieru zgodny z Polskimi Normami, na którym umieszczona jest treść dokumentu, pisma; 17) pieczęć pieczęcie (stemple nagłówkowe), pieczęcie wpływu, pieczęcie podpisu itp.; 18) pieczęć indywidualna - pieczęcie imienne używane przez poszczególnych pracowników uprawnionych do ich posiadania; 19) pieczęć urzędowa pieczęć okrągła z wizerunkiem herbu państwa lub gminy pośrodku i nazwą w otoku lub jej wizerunek na nośniku elektronicznym; 20) pracownik merytoryczny pracownik załatwiający merytorycznie daną sprawę i przechowujący dokumentację sprawy w trakcie jej załatwiania; 21) przesyłka - pismo, dokument, paczka otrzymana lub wysyłana za pośrednictwem poczty, gońca, a także otrzymany lub nadawany telegram; 22) punkt zatrzymania każde stanowisko pracy, przez które przechodzą sprawy w trakcie wykonywania czynności urzędowych, związane z jej załatwieniem; 23) rejestr kancelaryjny zestawienie spraw jednorodnych w formie pisemnej lub jako rejestr informatyczny; 24) spis spraw - formularz służący do chronologicznego rejestrowania spraw (nie pojedynczych pism) wpływających do komórki organizacyjnej lub w niej powstałych, prowadzony oddzielnie dla każdego hasła (teczki), przewidzianego w jednolitym rzeczowym wykazie akt; 25) sprawa zdarzenie lub stan rzeczy oraz podanie, pismo, dokument wymagający wykonania czynności służbowych; 26) teczka spraw teczka związana, skoroszyt, segregator, służące do przechowywania jednorodnych lub rzeczowo pokrewnych akt spraw ostatecznie załatwionych, objętych tą samą grupą akt ustaloną wykazem akt i stanowiącą przeważnie odrębną jednostkę archiwalną; 27) teczka obiegowa okładka, obwoluta, teczka wiązana itp., z odpowiednim napisem, służąca do zabezpieczenia akt sprawy w czasie jej obiegu; 28) jednolity rzeczowy wykaz akt - wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt, służący do oznaczania, rejestracji, łączenia i przechowywania akt; 4

6 29) załącznik każda luźna kartka papieru lub kilka arkuszy zawierających treść odnoszącą się do pisma, dołączonych do pisma przewodniego; 30) znak akt - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw; 31) znak sprawy - zespół symboli określających przynależność sprawy do określonej komórki organizacyjnej i określonej grupy spraw oraz numer, pod którym sprawa została zarejestrowana w spisie spraw; 32) Archiwum Zakładowe komórka organizacyjna powołana do gromadzenia dokumentacji jednostki organizacyjnej; 33) rejestracja pism wpisywanie do dziennika podawczego pism wpływających i pism wychodzących z jednoczesnym nadaniem im kolejnego numeru; 34) rejestracja spraw wpisywanie do formularza spisu spraw pierwszego pisma rozpoczynającego daną sprawę z jednoczesnym nadaniem mu odpowiedniego numeru sprawy. 5

7 ROZDZIAŁ 2 System kancelaryjny W Szpitalu obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt z uwzględnieniem innych form rejestracji wynikających z potrzeb. 2. Przy tym systemie zbędne są dzienniki korespondencyjne (kontrolki wpływów) i inne rodzaje ewidencji wpływających pism, ponieważ rejestracji podlegają tylko sprawy, a nie poszczególne pisma dotyczące tych spraw. Nie wyklucza to jednak możliwości prowadzenia dla wewnętrznej kontroli innych rodzajów ewidencji. 3. System kancelaryjny wyklucza możliwość bezpośredniego przyjmowania korespondencji z zewnątrz bez pośrednictwa Kancelarii. 4. W przypadku bezpośredniego dostarczenia korespondencji z zewnątrz, pracownik który ją otrzymał, jest zobowiązany do niezwłocznego jej zarejestrowania w Kancelarii. 6

8 ROZDZIAŁ 3 Wykaz akt Jednolity rzeczowy wykaz akt, zwany dalej,,wykazem akt, stanowi rzeczową klasyfikację akt powstających w toku działalności Szpitala i zawiera archiwalną kwalifikację tych akt. 2. Wykaz akt oparty jest na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Oznacza to, że całość zadań Szpitala została podzielona na 10 głównych klas (grup) oznaczonych symbolami od 0 do 9 w ramach tych klas, w zależności od potrzeb, wprowadza się podział na: 1) klasy drugiego rzędu oznaczone symbolami dwucyfrowymi powstałymi przez dodanie do symbolu klasy pierwszego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9 (tj.00-99), 2) klasy trzeciego rzędu oznaczone symbolami trzycyfrowymi powstałymi przez dodanie do symbolu klasy drugiego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9 (tj ), 3) klasy czwartego rzędu oznaczone symbolami czterocyfrowymi powstałymi przez dodanie do symbolu klasy trzeciego rzędu jednej z cyfr od 0 do 9 (tj ). 3. Klasy końcowe w poszczególnych grupach spraw odpowiadają rzeczowym teczkom spraw. 4. Budowa rzeczowego wykazu akt jest niezależna od struktury organizacyjnej Szpitala. Wskutek tego, akta jednorodne tematycznie z różnych komórek organizacyjnych będą posiadały to samo hasło klasyfikacyjne i symbol liczbowy hasła. Wyróżniać je będą symbole literowe i liczbowe, stanowiące oznaczenia nazwy danej komórki organizacyjnej Jednolity rzeczowy wykaz akt ustala kategorię akt dla komórek merytorycznych i innych komórek. Przez użyte w wykazie akt określenia,,komórki inne" należy rozumieć komórki organizacyjne, w których występują akta o tym samym haśle, co w komórce macierzystej, lecz stanowiące materiał pomocniczy. 7

9 2. Komórki organizacyjne powinny sporządzać na własne potrzeby szczegółowy wyciąg z wykazu akt, zawierający odpowiednie symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kategorie archiwalne dokumentacji występujące w działalności tych komórek. Wyciągi te powinny obejmować wybrane z wykazu akt odpowiednie dla potrzeb poszczególnych komórek symbole i hasła klasyfikacyjne oraz kwalifikację archiwalną. 3. Wyciąg z wykazu akt dla komórki organizacyjnej, w zależności od potrzeb, może: a) zawierać nowe pozycje (symbole i hasła klasyfikacyjne) utworzone przez bardziej szczegółową rozbudowę tematyczną określonych haseł wykazu akt, tj. ustalenie klas odpowiednio niższego stopnia klasyfikacyjnego, przy zachowaniu obowiązujących oznaczeń kategorii dokumentacji archiwalnej i okresów przechowywania ustalonych w rozbudowanej klasie wykazu akt, b) obejmować pozycje oznaczone w wykazie akt symbolami wyższego rzędu w wyniku ograniczenia rozbudowy tematycznej określonych haseł klasyfikacyjnych. 6. Jeden egzemplarz wyciągu z wykazu akt otrzymuje do wiadomości Archiwum Zakładowe. 7. Zmiany w wykazie akt polegające na przekształceniu ustalonych lub dodaniu nowych symboli i haseł w klasach pierwszego i drugiego rzędu mogą być dokonywane tylko na podstawie zarządzenia wewnętrznego Dyrektora Szpitala, w uzgodnieniu z właściwym terenowo Archiwum Państwowym. 8

10 ROZDZIAŁ 4 Obieg korespondencji W zakresie obiegu korespondencji obowiązuje zasada stanowiąca, iż krótki obieg pisma i szybkie załatwienie sprawy są tak samo ważne jak załatwienie jej w sposób właściwy pod względem merytorycznym. 2. Obieg korespondencji jest bezpośredni. Oznacza to, że pismo jest kierowane bezpośrednio do miejsca przeznaczenia, z uwzględnieniem niezbędnych punktów zatrzymania, przez które przechodzi tylko jeden raz. 9. Obieg korespondencji jest w Szpitalu następujący: 1) Kancelaria Szpitala: a) przyjmuje korespondencję z urzędu pocztowego, b) przyjmuje przesyłki, listy i dokumenty dostarczone przez firmy kurierskie, c) przyjmuje korespondencję złożoną przez interesantów bezpośrednio w Kancelarii Szpitala, d) dokonuje podziału korespondencji na poszczególne komórki organizacyjne oraz rejestracji wybranych dokumentów, 2) sekretariaty komórek organizacyjnych: a) przyjmują korespondencję z Kancelarii Szpitala, b) przekazują korespondencję kierownikom komórek organizacyjnych, 3) kierownik komórki organizacyjnej przegląda korespondencję i przydziela ją pracownikom merytorycznym, 4) pracownik merytoryczny załatwia sprawę merytorycznie, 5) upoważniony pracownik podpisuje czystopis, 6) Kancelaria dokonuje rejestracji i ekspedycji korespondencji. 9

11 ROZDZIAŁ 5 Przyjmowanie, sprawdzanie, rozdzielanie i rejestrowanie korespondencji wpływającej 10. Do przyjmowania korespondencji wpływającej z zewnątrz powołana jest Kancelaria. Pracownicy posiadający stałe upoważnienie odbierają z urzędu pocztowego korespondencję przeznaczoną dla Szpitala. 11. Korespondencję mylnie nadesłaną do Szpitala, Kancelaria przesyła niezwłocznie do nadawcy lub urzędu pocztowego Kancelaria otwiera otrzymaną korespondencję, z wyjątkiem: 1) adresowanej imiennie, 2) zawierającej wiadomości niejawne (oznaczone klauzulą,,poufne lub zastrzeżone ), 3) adresowanej na poszczególne komórki organizacyjne. 2. Koperty otwiera się nie uszkadzając pieczęci (stempla) urzędu pocztowego. Po otwarciu sprawdza się: 1) czy została wyjęta cała zawartość, 2) czy wymienione w piśmie załączniki są dołączone (brak załączników lub otrzymanie tylko załączników bez pisma przewodniego odnotowuje się na danym piśmie lub załączniku). 3. Koperty dołącza się do pism: 1) których doręczenie wywołuje skutki prawne, i dla których obowiązuje termin prekluzyjny (np. pozwy, skargi, wnioski, odwołania), 2) zawierających wiadomości stanowiące tajemnicę służbową, poleconych i za dowodem doręczenia, 3) w których brak jest nazwy (nazwiska) i adresu nadawcy lub daty pisma, 4) zawierających wiadomości niejawne oznaczone klauzulą poufne lub zastrzeżone", 10

12 5) w których istnieje niezgodność zapisu na kopercie z jej zawartością oraz, gdy koperta zawiera załączniki bez pisma przewodniego Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Dopuszcza się dokonywanie wstępnego usuwania spamu i wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie za pomocą oprogramowania wykonującego te funkcje automatycznie. 2. Po dokonaniu selekcji, o której mowa w ust. 1, przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na: 1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu ze Szpitalem rejestruje się je, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku; 2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej: a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot rejestruje się je, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku; b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot - drukuje się je i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy; c) pozostałe nie rejestruje się ich i nie włącza do akt sprawy. 3. Przesyłki przekazane na informatycznym nośniku danych dzieli się na: 1) przekazane bezpośrednio na informatycznym nośniku danych rejestruje się je, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stornie wydruku; 2) stanowiące załącznik do pisma przekazanego na nośniku papierowym - rejestruje się je jak przesyłki na nośniku papierowym, odnotowując w rejestrze przesyłek wpływających informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych. 4. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na typ dokumentu elektronicznego 11

13 (na przykład nagranie dźwiękowe, nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy: 1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku; 2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych nośników danych. 5. Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie kilku składów chronologicznych oraz kilku składów informatycznych nośników danych, po jednym dla każdej lokalizacji Na każdym wpływającym piśmie Kancelaria umieszcza w lewym górnym rogu pierwszej strony pieczęć wpływu, zawierającą datę wpływu oraz wpisuje symbol komórki organizacyjnej, będącej odbiorcą lub nazwisko pracownika merytorycznego. 2. Na telegramach i korespondencji pilnej (kurierskiej) umieszcza się ponadto godzinę otrzymania. 15. Korespondencję wpływającą Kancelaria: 1) rozdziela na poszczególne komórki organizacyjne, zgodnie z obowiązującym zakresem ich zadań, 2) rejestruje w książce doręczeń, 3) stempluje datę wpływu faktury i przekazuje ją do Działu Finansowo-Księgowego za potwierdzeniem odbioru. 16. Rejestracji nie podlegają: 1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt sprawy; 2) niezamawiane przez podmiot oferty, które nie zostały wykorzystane; 12

14 3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze, ogłoszenia) oraz inne druki, chyba że stanowią załącznik do pisma; 4) dokumentacja finansowo-księgowa, w szczególności rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe; 5) listy obecności; 6) karty urlopowe; 7) dokumentacja magazynowa; 8) środki ewidencyjne archiwum zakładowego; 9) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych, wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr; 10) rejestry i ewidencje, w szczególności środków trwałych, wypożyczeń sprzętu, materiałów biurowych, zbiorów bibliotecznych. 17. Korespondencję z Kancelarii odbierają sekretariaty komórek organizacyjnych, które: 1) przekazują otrzymaną korespondencję właściwemu kierownikowi, który umieszcza dekretację i dyspozycje dotyczące sposobu i terminu załatwienia sprawy przez komórkę organizacyjną lub pracownika merytorycznego, 2) przekazują korespondencję zgodnie z dekretacją. 18. W przypadku korespondencji mylnie skierowanej, należy ją przekazać do poprzedniego punktu zatrzymania celem dokonania poprawek w rejestracji i dekretacji pisma. 13

15 ROZDZIAŁ 6 Rejestrowanie i znakowanie spraw, zakładanie teczek aktowych Rejestrowanie sprawy odbywa się w komórce merytorycznej i polega na wpisaniu jej do spisu spraw (załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej). Sprawę (nie pismo) rejestruje się tylko raz na podstawie pierwszego pisma w danej sprawie, otrzymanego z zewnątrz lub sporządzonego przez daną komórkę merytoryczną. Każde nowe pismo, dotyczące sprawy już zarejestrowanej otrzymuje ten sam znak sprawy. 2. Do kontroli załatwiania spraw szczególnie ważnych lub terminowych, komórka merytoryczna może prowadzić podręczny terminarz (załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej). O wpisaniu sprawy do terminarza decyduje kierownik komórki merytorycznej Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą sprawy. Składa się on z następujących części: 1) symbol literowy Szpitala; 2) symbol literowy lokalizacji jednostki; 3) symbol literowy komórki organizacyjnej; 4) symbol liczbowy hasła według jednolitego rzeczowego wykazu akt; 5) liczbę kolejną ze spisu spraw, pod którą sprawa została zarejestrowana; 6) rok, w którym sprawę wszczęto. 2. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela się kropkami, np.: USK.Z.ZP , gdzie: "USK"- oznacza Szpital; Z oznacza jednostkę przy ul. Żeromskiego 113; "ZP"- oznacza Dział Zamówień Publicznych; "0110"- oznacza podstawy prawne działania Szpitala (zgodnie z wykazem akt); "15" - oznacza liczbę kolejną ze spisu spraw, pod którą sprawa została zarejestrowana; 14

16 "2" oznacza kolejny numer pisma w tej sprawie; "2012"- oznacza rok wszczęcia sprawy. 3. Znak sprawy pracownik sekretariatu komórki organizacyjnej wpisuje w obrębie pieczęci wpływu, umieszczonej przez Kancelarię na piśmie wpływającym. 21. W komórkach organizacyjnych mogą być prowadzone dodatkowe rejestry, księgi, skorowidze lub inne pomoce ewidencyjne w układzie odpowiadającym wymogom bieżącej działalności; nie zwalnia to jednak od prowadzenia spisu spraw Spis spraw prowadzi się oddzielnie dla każdej teczki aktowej, założonej dla końcowego hasła klasyfikacyjnego wykazu akt. 2. Teczki aktowe zakłada się w miarę powstawania akt. 3. Każdej końcowej klasie wykazu akt odpowiada teczka aktowa (w przypadku dużej liczby akt podzielona na tomy), zawierająca akta o tym samym symbolu i haśle klasyfikacyjnym oraz kategorii archiwalnej. Niedopuszczalne jest łączenie akt o różnych kategoriach archiwalnych. 4. Na każdy rok kalendarzowy zakłada się nowe teczki aktowe i nowe spisy spraw dla każdej z nich. 5. Każda teczka aktowa zawiera na okładce następujące oznaczenia (załącznik nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej): 1) na środku u góry - nazwę Szpitala i komórki organizacyjnej, 2) po lewej stronie - znak akt złożony z symbolu komórki i symbolu hasła według wykazu akt, 3) po prawej stronie kategorię archiwalną akt, a w przypadku kategorii B również okres ich przechowywania, 4) na środku u dołu - tytuł akt, tj. pełne hasło według wykazu akt, uzupełnione o rodzaj dokumentacji zawartej w teczce, 5) pod tytułem - daty skrajne, tj. daty założenia pierwszej i ostatniej sprawy, 6) numer tomu w przypadku, gdy akta o tym samym symbolu obejmują kilka teczek. 15

17 6. W przypadku przechowywania akt w segregatorach, na ich grzbietach umieszcza się oznaczenia, zgodnie z postanowieniami ust Akta spraw nie załatwionych ostatecznie w ciągu danego roku kalendarzowego załatwia się w roku następnym bez: 1) zmiany ich dotychczasowego znaku, 2) wpisywania do nowych spisów spraw. 2. Zmiana znaku sprawy, z równoczesnym wpisaniem do nowego spisu spraw, następuje dopiero wtedy, gdy wpłynie nowe pismo dotyczące sprawy wszczętej w poprzednim roku kalendarzowym. W przypadku przeniesienia spraw do nowego spisu spraw należy odnotować ten fakt w poprzednim spisie spraw. 3. W przypadku konieczności wznowienia sprawy w następnym roku kalendarzowym, sprawę, która została załatwiona w poprzednim roku i odłożona do właściwej teczki, należy wyjąć, a w spisie spraw pod jej numerem odnotować: przeniesiono do teczki symbol, rejestrując ją jednocześnie w spisie spraw na rok bieżący i nadając jej nowy znak. 4. W razie potrzeby można niektóre teczki prowadzić przez dłuższy okres czasu. Dotyczy to spraw objętościowo niedużych, których charakter wymaga, aby łączone były przez dłuższy czas. Spisy spraw należy prowadzić dla każdego roku oddzielnie. 16

18 ROZDZIAŁ 7 Załatwianie spraw 24. Sprawy mogą być załatwione w formie ustnej lub pisemnej Jeżeli pismo wpływające dotyczy sprawy lub spraw należących do zakresu działania różnych komórek organizacyjnych Kancelaria sporządza odpowiednią liczbę kopii tego pisma i kieruje go do właściwych komórek, zaznaczając ten fakt na oryginale pisma. 2. Akta sprawy wymagającej do jej załatwienia udziału kilku pracowników merytorycznych przesyłane są w teczce obiegowej. 26. Formę ustnego załatwiania spraw należy stosować: 1) w przypadkach, gdy nie zachodzi potrzeba pisemnego udokumentowania sprawy (np. przedstawione ustnie bezpośrednio lub telefonicznie przez interesanta), 2) między poszczególnymi komórkami organizacyjnymi (w takich przypadkach sporządza się odpowiednią notatkę, zawierającą dane o sposobie załatwienia, nazwisko strony zainteresowanej oraz datę i podpis pracownika merytorycznego). 27. Przy pisemnym załatwianiu spraw należy przestrzegać następujących zasad: 1) każdą sprawę załatwia się odrębnym pismem, 2) czystopisy pism wysyłanych na zewnątrz sporządza się wyłącznie na papierze firmowym Szpitala (załącznik nr 4 do Instrukcji Kancelaryjnej) z podaniem daty (dzień, miesiąc, rok) w prawym górnym rogu, w lewym górnym rogu, pod nazwą Szpitala umieszczamy nazwę komórki organizacyjnej, poniżej znak i numer, u dołu strony umieszczamy "stopkę adresową tj. adres komórki organizacyjnej, nr telefonu i faksu, adres , 3) każde pismo oznacza się znakiem sprawy (zgodnie z postanowieniami 21 niniejszej Instrukcji), 4) w lewym dolnym rogu pisma kierownik komórki organizacyjnej umieszcza swoją akceptację, 5) pod treścią pisma z lewej strony należy podać liczbę załączników, 17

19 6) w przypadku, gdy treść pisma ma być podana do wiadomości innym zainteresowanym, pod jego treścią należy wymienić adresatów. 28. Kierownicy komórek organizacyjnych powinni przeprowadzać kontrolę terminowego załatwiania spraw przydzielonych podległym pracownikom. Kontrola powinna polegać na sprawdzeniu spraw nie załatwionych, a oznaczonych jako terminowe, przeglądaniu teczek i spisów spraw Przy sporządzaniu odpisów należy zachować wszelkie cechy pisma, z którego sporządza się odpis: 1) jeżeli odpis sporządza się z oryginału, po prawej stronie nad tekstem umieszcza się napis "odpis", 2) jeżeli odpis sporządza się z odpisu, nad tekstem umieszcza się napis "odpis z odpisu", 3) jeżeli na oryginale znajduje się odciśnięta pieczęć, na odpisie umieszcza się litery "mp" oraz wpisuje się pełną treść pieczęci, 4) pod nazwiskiem osoby podpisanej na oryginale, umieszcza się znak (-) i wpisuje się jej imię i nazwisko lub klauzulę "podpis nieczytelny", 5) pod tekstem odpisu należy umieścić klauzulę "za zgodność z oryginałem lub "za zgodność z odpisem oraz imię i nazwisko pracownika stwierdzającego zgodność. 2. Przy sporządzaniu kserokopii dokumentów należy: a) wykonać czytelną kserokopię dokumentów, b) zszyć strony zgodnie z kolejnością stron w oryginale, c) każdą stronę opatruje się "parafką", tj. skróconym podpisem osoby potwierdzającej zgodność kserokopii z oryginałem. 18

20 ROZDZIAŁ 8 Podpisywanie pism 30. Osobami uprawnionymi do reprezentowania Szpitala, w tym podpisywania pism na zewnątrz, są wyłącznie: 1) Dyrektor, 2) osoby, którym Dyrektor Szpitala udzielił pełnomocnictwa, w granicach umocowania Podpisujący na oryginale pisma umieszcza swój podpis w obrębie maszynowego napisu lub pieczątki określającej jego stanowisko służbowe oraz imię i nazwisko. 2. W przypadku podpisywania większej liczby pism tej samej treści kierowanych do różnych adresatów - na dalszych kopiach, podpis odręczny może być zastąpiony przez facsimile imienia i nazwiska. 3. Facsimile nie można umieszczać na pismach posiadających charakter dokumentów, zaświadczeń, decyzji, orzeczeń, umów, poleceń wypłat oraz na pismach tajnych i poufnych. 32. Urzędową pieczęć okrągłą umieszcza się jedynie na pismach posiadających charakter dokumentu. 33. Pracownik merytoryczny umieszcza swój podpis na kopii pisma z lewej strony pod tekstem. 19

21 ROZDZIAŁ 9 Wysyłanie korespondencji W zależności od ustaleń kierownika komórki organizacyjnej, pisma przeznaczone do wysłania przygotowuje sekretariat danej komórki organizacyjnej lub wyznaczony przez kierownika pracownik. 2. Czynności określonej komórki organizacyjnej w zakresie wysyłania korespondencji polegają na: 1) sprawdzeniu, czy pisma są podpisane, oznaczone datą i znakiem sprawy oraz czy wymienione w nich załączniki są dołączone, 2) rejestracji pisma w rejestrze korespondencji wysłanej, 3) zaadresowaniu kopert z podaniem pocztowego znaku kodowego oraz numeru pisma, 4) włożeniu pism do kopert i zaklejeniu kopert, 5) przekazaniu korespondencji do Kancelarii, 6) przynoszeniu do Kancelarii kopii pism wysłanych przesyłką poleconą, jeśli konieczne jest otrzymanie potwierdzenia jej przyjęcia w takim przypadku korespondencja powinna być dostarczona do Kancelarii w otwartej kopercie. 35. Kancelaria w zakresie wysyłania korespondencji wykonuje następujące czynności: 1) segreguje pisma, 2) rejestruje pisma w rejestrze korespondencji wysłanej, 3) stwierdza na kopii pisma fakt jego wysłania oraz zwraca kopię właściwemu sekretariatowi, 4) frankuje i zakleja koperty pism wpisywanych przez kancelarię w rejestr, 5) przesyłki polecone rejestruje w książce pocztowej, 6) przekazuje korespondencję do urzędu pocztowego Korespondencję wysyła się przesyłkami zwykłymi, poleconymi, konduktorskimi, za potwierdzeniem odbioru lub pocztą kurierską. Brak odpowiedniej dyspozycji oznacza, że przesyłkę należy wysłać jako zwykłą. 20

22 2. Koperty do wysłania pracownik Kancelarii umieszcza w odpowiednio oznakowanych półkach. 21

23 ROZDZIAŁ 10 Wykorzystanie informatyki w czynnościach kancelaryjnych Dopuszcza się wykorzystanie informatyki w Uniwersyteckim Szpitalu Klinicznym im. Wojskowej Akademii Medycznej Centralnym Szpitalu Weteranów, pod warunkiem ochrony przechowywanych w zbiorach informatycznych danych, w tym zwłaszcza danych osobowych. 2. Zaleca się wykorzystanie informatyki w celu: 1) przyjmowania i wysyłania korespondencji za pośrednictwem wydzielonej poczty elektronicznej; 2) przesyłania korespondencji i innych wiadomości pocztą elektroniczną wewnątrz Szpitala; 3) udostępnienia upoważnionym pracownikom zakupionego dla wersji sieciowej oprogramowania aplikacyjnego, a w szczególności: a) edytorów tekstów; b) arkuszy kalkulacyjnych; c) baz danych; d) programów graficznych; e) oprogramowania antywirusowego; 4) tworzenia, przekształcania i przechowywania niezbędnych dokumentów; 5) umieszczenia na stronie internetowej Szpitala stale aktualizowanej informacji o Szpitalu. 38. Zaleca się powierzenie kierowania procesem informatyzacji w Szpitalu osobie z wykształceniem informatycznym Dane przechowywane w pamięci komputerów zabezpiecza się przez: 1) dopuszczenie do dostępu wyłącznie upoważnionych pracowników, 2) odpowiednie archiwizowanie zbiorów na nośnikach informatycznych. 2. Dostęp do zbiorów danych zawartych w komputerach ogranicza się przez: 1) system haseł identyfikujących pracownika, 22

24 2) system haseł ograniczających dostęp do wybranych obszarów danych osobom nie posiadającym odpowiednich uprawnień. 3. Dane gromadzone w pamięciach komputerów powinny być zabezpieczone przed ich utratą przez: 1) przechowywanie w chronionym i odpowiednio zabezpieczonym miejscu nośników informatycznych zakupionego oprogramowania; 2) archiwizowania danych przechowywanych w pamięciach komputerów lokalnych na nośnikach informatycznych przechowywanych w innym pomieszczeniu. 4. W przypadku gromadzenia danych osobowych do ich zabezpieczenia należy stosować przepisy o ochronie danych osobowych. 23

25 ROZDZIAŁ 11 Postępowanie z dokumentami zawierającymi wiadomości niejawne (oznaczone klauzulą "poufne" lub zastrzeżone") oraz stanowiącymi tajemnicę służbową Korespondencję wpływającą do Szpitala zawierającą wiadomości stanowiące tajemnicę służbową opisaną jako "poufne" lub "zastrzeżone" bądź do użytku służbowego, Kancelaria: 1) przyjmuje, 2) rejestruje w książce doręczeń, 3) opatruje pieczęcią wpływu z datownikiem oraz nanosi numer zgodnie z rejestracją, 4) przekazuje właściwej komórce organizacyjnej, której sprawa dotyczy. 2. W przypadku, gdy pracownik Kancelarii otworzy kopertę, na której brak jest klauzuli "poufne" lub "zastrzeżone", a w kopercie znajdują się dokumenty niejawne (dotyczące obronności i bezpieczeństwa państwa) na kopercie umieszcza adnotację "otworzono w Kancelarii z podaniem swojego nazwiska. 41. Kancelaria, w zakresie wysyłania dokumentów stanowiących tajemnicę służbową przekazanych przez właściwą komórkę organizacyjną rejestruje przesyłki niejawne w "książce doręczeń korespondencji wysyłanej" i przekazuje je do urzędu pocztowego jako polecone lub wartościowe, ewentualnie za zwrotnym potwierdzeniem odbioru. 42. Szczegółowe zasady i sposób postępowania z dokumentami niejawnymi określa Instrukcja dotycząca sposobu i trybu przetwarzania informacji niejawnych o klauzuli zastrzeżone w Uniwersyteckim Szpitalu Klinicznym im. Wojskowej Akademii Medycznej Centralnym Szpitalu Weteranów w Łodzi. 24

26 ROZDZIAŁ 12 Przechowywanie akt 43. Akta spraw w toku załatwiania powinny być przechowywane w teczkach z napisem do załatwienia i ułożone w kolejności wpływu. Poza kolejnością załatwiane są sprawy pilne Akta spraw zakończonych przechowuje się w teczkach założonych zgodnie z wykazem akt. Wewnątrz teczek powinny się znajdować akta ułożone w kolejności według liczb porządkowych spisu spraw danej teczki, a w ramach spraw chronologicznie. 2. Teczki spraw zakończonych powinny być opisane zgodnie z postanowieniami Rozdziału 7 niniejszej Instrukcji. 3. Akta spraw zakończonych przechowuje się w komórce organizacyjnej przez okres dwóch lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona. 25

27 ROZDZIAŁ 13 Przekazywanie akt do Archiwum Zakładowego Akta spraw ostatecznie zakończonych, komórki organizacyjne przechowują przez okres dwóch lat, licząc od zakończenia roku kalendarzowego, w którym sprawa została zakończona. 2. Po upływie terminu przechowywania akt, Archiwum Zakładowe przejmuje dokumentację kompletnymi rocznikami. 3. Z akt spraw zakończonych, które są nadal potrzebne do pracy bieżącej, komórka organizacyjna może korzystać po dokonaniu formalnego ich przekazania do Archiwum Zakładowego na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego, na zasadach wypożyczenia z Archiwum, określonych w Rozdziale 7 Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego. 46. Dokumentację do Archiwum Zakładowego przekazuje się w stanie uporządkowanym na podstawie ewidencji. Dokumentację porządkuje i ewidencjonuje się zgodnie z Rozdziałem 5 ust. 6 Instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego. 26

28 ROZDZIAŁ 14 Postępowanie z dokumentacją w przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej oraz reorganizacji lub ustania działalności Szpitala 47. W przypadku reorganizacji lub likwidacji komórki organizacyjnej: 1. akta spraw zakończonych - zreorganizowana lub zlikwidowana komórka organizacyjna przekazuje do Archiwum Zakładowego, zgodnie z postanowieniami Rozdziału V niniejszej Instrukcji, 2. akta spraw nie zakończonych - zreorganizowana lub zlikwidowana komórka organizacyjna przekazuje na podstawie spisu zdawczo-odbiorczego komórce organizacyjnej, która przejmuje jej zadania; przekazując jeden egzemplarz spisu Archiwum Zakładowemu. 48. W przypadku reorganizacji Szpitala mają zastosowanie zasady określone w W przypadku ustania działalności Szpitala, stosuje się odpowiednio przepis 11 rozporządzenia Ministra Kultury z dnia 16 września 2002 r. w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 167, poz. 1375). 27

29 ROZDZIAŁ 15 Nadzór nad wykonywaniem czynności kancelaryjnych Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Szpitala czynności kancelaryjnych należy do Dyrektora Szpitala. 2. Nadzór nad przestrzeganiem zasad niniejszej Instrukcji kancelaryjnej w poszczególnych komórkach organizacyjnych należy do kierowników tych komórek i osób zatrudnionych na samodzielnych stanowiskach. 3. Obowiązki kierowników komórek organizacyjnych w zakresie nadzoru polegają na sprawdzaniu prawidłowości stosowania instrukcji kancelaryjnej przez podległy im personel oraz instruowaniu w tym zakresie, a w szczególności na sprawdzaniu: 1) prawidłowości prowadzenia spisów spraw, rejestrów oraz teczek, 2) prawidłowości załatwiania spraw, 3) terminowości załatwiania spraw, 4) prawidłowości obiegu akt, ustalonego niniejszą Instrukcją, 5) terminowości przekazywania akt do Archiwum Zakładowego, 6) ochrony danych informatycznych. 4. Nadzór nad znajomością obowiązujących przepisów prawnych spoczywa na Kierowniku Biura Prawnego. Dział Prawny jest zobowiązany do przekazywania nowych i aktualizacji obowiązujących aktów prawnych do zainteresowanych działów, sekcji i pracowników samodzielnych oraz zapoznania ich z treścią powyższych przepisów i zmian. 28

30 Załącznik nr 1 do Instrukcji Kancelaryjnej SPIS SPRAW Rok (referent) (symbol komórki organizacyjnej) (oznacz. teczki) (tytuł teczki wg wykazu akt) OD KOGO WPŁYNĘŁA DATA L.p. SPRAWA (krótka treść) znak sprawy z dnia wszczęcia sprawy ostateczn. załatwienia UWAGI (sposób załatwienia) 29

31 TERMINARZ Załącznik nr 2 do Instrukcji Kancelaryjnej Lp. Data otrzymania pisma (dyspozycji) Określenie sprawy Nadawca Znak sprawy, data Termin załatwienia Komórka organizacyjna lub osoba wyznaczona do załatwienia sprawy Data załatwienia 30

32 Załącznik nr 3 do Instrukcji Kancelaryjnej (nazwa jednostki organizacyjnej)... (nazwa komórki organizacyjnej). (znak akt). (kat. akt) Tytuł teczki (hasło klasyfikacyjne poszerzone o informacje o rodzaju dokumentacji) Daty skrajne akt (data rozpoczęcia pierwszej sprawy i zakończenia ostatniej) (ewentualnie kolejny numer tomu) 31

33 32