SAP SOLUTION MANAGER JAKO PLATFORMA IMPLEMENTACJI SYSTEMU MYSAP ERP. Anna Lenart

Transkrypt

1 SAP SOLUTION MANAGER JAKO PLATFORMA IMPLEMENTACJI SYSTEMU MYSAP ERP Anna Lenart Wprowadzenie Wdrożenia zintegrowanych systemów informatycznych zarządzania są prowadzone z wykorzystaniem metodyk implementacji wspomaganych narzędziami informatycznymi. Celem artykułu jest prezentacja platformy SAP Solution Manager jako zestawu metod i narzędzi implementacji systemu mysap ERP. W artykule opisano również system ERP jako zintegrowany system informatyczny zarządzania oraz ukazano specyfikę projektu wdrożeniowego tej klasy systemu. System ERP jako zintegrowany system informatyczny zarządzania Globalizacja rynku oraz dążenie do przewagi konkurencyjnej zwiększają wymagania w stosunku do systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Produktem technologii informacyjnej (IT), który umożliwia dostosowanie się firmy do nowych warunków gospodarowania jest zintegrowany system informatyczny zarządzania. Systemy zintegrowane umożliwiają planowanie i sterowanie procesami biznesowymi oraz ewidencjonowanie i archiwizowanie zdarzeń gospodarczych [Lena05]. Cechą charakterystyczną systemów zintegrowanych jest ich orientacja na procesy logistyczne i finansowe.

2 W latach 90. XX wieku zaczęto stosować zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP (Enterprise Resource Planning). Systemy ERP łączą dostawców i klientów w łańcuch dostaw, a także koordynują sprzedaż, marketing, produkcję, logistykę, zaopatrzenie, finanse, rozwój produktu i zasoby ludzkie [WaKr01]. Podstawą systemu ERP jest pakiet zarządzania finansami, który dostawcy oprogramowania rozszerzyli o metody zarządzania logistycznego, nakreślone przez APICS (American Production and Inventory Control Society) w standardzie MRP II (Manufacturing Resource Planning). Najważniejsze korzyści wynikające z zastosowania systemów ERP to: integracja informacji ze wszystkich działów przedsiębiorstwa, poprawa poziomu obsługi klientów, synchronizacja procesów zaopatrzenia, produkcji i dystrybucji, poprawa płynności finansowej. Rynek systemów ERP w Polsce rozwija się bardzo dynamicznie. Przegląd systemów ERP oferowanych na polskim rynku jest cyklicznie prezentowany w czasopismach [Zint06]. Najbardziej znanym systemem ERP jest mysap ERP niemieckiej firmy SAP (następca SAP R/3). System mysap ERP działa na platformie integracyjno-aplikacyjnej SAP NetWeaver. Platforma SAP NetWeaver udostępnia m.in.: portal korporacyjny, system business intelligence, system zarządzania wiedzą, mechanizmy integracji i zarządzania procesami biznesowymi, obsługę urządzeń mobilnych oraz narzędzie zarządzania rozwiązaniami SAP Solution Manager. W drugiej połowie lat 90. systemy ERP stały się niewystarczające do uzyskania przewagi konkurencyjnej. Popularność zyskały inne rozwiązania informatyczne: systemy zarządzania relacjami z klientami CRM

3 (Customer Relationship Management), systemy zarządzania łańcuchem dostaw SCM (Supply Chain Management) oraz hurtownie danych. Rozwiązania te są, zintegrowane z systemami ERP [Adam04]. Organizacje gospodarcze powinny również nawiązywać pogłębione relacje z dostawcami SRM (Supplier Relationship Management) oraz stosować systemy zarządzania cyklem życia produktów PLM (Product Lifecycle Management) [Lena06]. W 2000 roku amerykańska firma analityczno-doradcza Gartner Group, której przypisuje się autorstwo pojęcia ERP, ogłosiła powstanie koncepcji ERP II (Enterprise Relationships Planning). Określiła ERP II jako zintegrowany system obejmujący i optymalizujący działanie wielu współpracujących ze sobą firm. W systemach tych stosuje się technologie internetowe, standard języka XML (Extensible Markup Language) oraz rozwiązania mobilne. Zgodnie z tą koncepcją pozostałe systemy informatyczne są łączone z systemami ERP [Lena05]. Przykładem systemu klasy ERP II jest pakiet rozwiązań biznesowych mysap Business Suite firmy SAP. Pakiet ten obejmuje: mysap ERP, mysap PLM, my SAP CRM, mysap SCM i mysap SRM. ERP pełni w koncepcji ERP II rolę systemu integrującego informacje dotyczące wewnętrznych procesów organizacji gospodarczych. System ERP jako jądro systemu ERP II stanowi podstawowy pakiet oprogramowania służący do zarządzania współczesnym przedsiębiorstwem. Mimo, iż przedsiębiorstwa interesują się różnymi rozwiązaniami informatycznymi, które zwiększają efektywność i konkurencyjność, to systemy ERP nadal stanowią strategiczny element biznesu.

4 Specyfika projektu wdrożeniowego systemu ERP Wdrożenie systemu ERP jest złożonym projektem informatycznym, określanym jako kompleks skoordynowanych działań stanowiących praktyczną realizację systemu informatycznego wspomagającego zarządzanie. Projekt informatyczny obejmuje cały cykl życia systemu informatycznego: od definicji wymagań, poprzez analizę problemu i projekt systemu, jego wdrożenie, aż po eksploatację użytkową oraz bieżącą eksploatację i rozwój. Ze względu na tematykę artykułu uwagę skupiono na projektach wdrożeniowych realizowanych z zastosowaniem modeli referencyjnych. Pozyskanie właściwego systemu informatycznego jest punktem wyjścia do prac wdrożeniowych. W przypadku implementacji systemów ERP w dużych organizacjach gospodarczych, prace wdrożeniowe prowadzone są najczęściej przez firmy konsultingowe z zastosowaniem metodyk implementacji wspomaganych narzędziami informatycznymi. Metodykę implementacji można określić jako sformalizowany, szczegółowy opis czynności wykonywanych w procesie wdrożenia, podzielnych na poszczególne fazy. Metodyka obejmuje wszelkie działania od przygotowania projektu, aż po testowanie wdrożonego systemu. Żadna z metodyk nie zapewnia sukcesu wdrożenia systemu ERP. Systematyzacja prac jest jedynie sposobem zapewnienia kontroli nad przebiegiem wdrożenia. Na potrzeby wdrażania zintegrowanych systemów informatycznych ich producenci oraz firmy świadczące usługi wdrożeniowe stworzyły wiele metodyk implementacji (np. AcceleratedSAP). Ponadto wielu producentów (integratorów) posiada także narzędzia wspomagające proces wdrożenia systemu informatycznego (np. SAP Solution Manager).

5 Niezależnie od stosowanej metodyki można wyróżnić trzy cele projektu wdrożeniowego systemu ERP [Lena05]: dostosowanie przedsiębiorstwa do wymagań systemu, dopasowanie systemu do potrzeb przedsiębiorstwa, ostateczna weryfikacja systemu. Dostosowanie przedsiębiorstwa do wymagań systemu obejmuje: przygotowanie organizacyjne (np. analiza procesów biznesowych), przygotowanie personelu eksploatacyjnego oraz przygotowanie bazy technicznej systemu. Dopasowanie systemu do potrzeb przedsiębiorstwa dotyczy: instalacji i konfiguracji parametrów oraz modyfikacji systemu (adaptacja lub kastomizacja systemu). Przed rozpoczęciem eksploatacji użytkowej konieczna jest weryfikacja systemu informatycznego. Weryfikację realizuje się testowo eksploatując wdrażany system. Szczegółowej charakterystyki czynności wdrożeniowych dokonano w literaturze: [Flas06; KiSi05; Lena05; Shel05]. Poniżej opisano tylko analizę procesów biznesowych i konfigurację systemu ze względu na szczególne znaczenie tych działań. Każdy projekt wdrożeniowy systemu ERP jest poprzedzony niezbędnymi pracami analitycznymi. Aby skrócić czas trwania analizy procesów biznesowych, przygotować koncepcję biznesową oraz skonfigurować system, firmy konsultingowe stosują w projektach wdrożeniowych modele referencyjne oraz narzędzia informatyczne wspomagające korzystanie z tych modeli (np. ARIS for SAP NetWeaver firmy IDS Scheer). Modele referencyjne to wzorcowe rozwiązania organizacyjno-funkcjonalne uwzględniające specyfikę branżową organizacji gospodarczej. Z doświadczeń konsultantów firmy IDS Scheer wynika, że zastosowanie branżowych modeli referencyjnych pozwala zaoszczędzić do 80% czasu

6 w realizacji projektu wdrożeniowego [Kasp05]. Narzędzie ARIS (Architecture of Integreted Information Systems) można używać w trakcie analiz przedwdrożeniowych, do opracowania ogólnej koncepcji procesów organizacji, realizacji szkoleń, testowania systemu i tworzenia dokumentacji wdrożonego systemu. Zastosowanie w projekcie wdrożeniowym systemu ERP modeli referencyjnych umożliwia [Gabr06; Kasp05]: procesowe zorientowanie wdrożenia, redukcję kosztów (skrócenie czasu wdrożenia), poprawę wyników (lepsze wykorzystanie koncepcji zarządzania), zmniejszenie ryzyka realizacji projektu. Mapa wszystkich procesów biznesowych przedsiębiorstwa przygotowana na bazie modelu referencyjnego jest wprowadzana do rozwiązania mysap ERP poprzez konfiguracje parametrów systemu w Przewodniku wdrożenia (ang. Implementation Guide IMG). System mysap ERP posiada ponad 8000 tabel konfiguracyjnych. Przewodnik wdrożenia jest narzędziem umożliwiającym konfigurację systemu dla każdego obszaru zarządzania. IMG odgrywa kluczową rolę w dostosowaniu systemu do specyficznych wymagań przedsiębiorstwa [AnLa05; Kale01]. Duże znaczenie w projektach wdrożeniowych systemów ERP mają wiedza i doświadczenie zespołów wdrożeniowych. W strukturze kosztów inwestycji w system ERP wyróżnia się [Lena05]: licencje (do 45%), usługi wdrożeniowe (do 45%) i infrastrukturę techniczną (do 25%). Cena licencji zależy od liczby użytkowników, natomiast cena usług wdrożeniowych (np. szkolenia, usługi konsultingowe) od zakresu wdrożenia.

7 Geneza i zastosowanie platformy SAP Solution Manager w projekcie wdrożeniowym systemu mysap ERP Procesowo zorientowane wdrożenie systemu ERP jest dla firmy wielkim wyzwaniem i wymaga zastosowania odpowiedniej metodyki implementacji. Wraz z rozwojem rozwiązań biznesowych firma SAP wprowadza nowe metody i narzędzia implementacji. Zestaw narzędzi do zarządzania rozwiązaniami SAP Solution Manager (SSM) powstał w wyniku ewolucji wcześniej stosowanych przez firmę SAP metodyk i narzędzi implementacji takich jak: ASAP (dla systemu SAP R/3) i GlobalSAP (dla systemu mysap.com). SAP Solution Manager (SolMan) zawiera kluczowe koncepcje i narzędzia wprowadzone w ASAP i GlobalSAP, a przeznaczony jest dla pakietu rozwiązań biznesowych mysap Business Suite. Od czerwca 2003 roku SolMan zastąpił metodyki ASAP i GlobalSAP. Poniżej ukazano genezę i właściwości platformy SSM jako zestawu metod i narzędzi implementacji rozwiązań biznesowych firmy SAP oraz korzyści wynikające z jej zastosowania. W 1997 roku firma SAP wprowadziła metodykę AcceleratedSAP. Zastosowane w niej metody i narzędzia zostały oparte na wzorcach (np. listy kontrolne), które koncentrowały się przede wszystkim na konfiguracji funkcjonalnej i innych zadaniach związanych z realizacją projektu wdrożeniowego [Ande03]. Celem metodyki ASAP jest efektywna optymalizacja czasu, ludzi, jakości i innych zasobów stosowanych w procesie implementacji. Metodyka ASAP jest to zorientowana procesowo mapa wdrożenia (ang. Implementation Roadmap).

8 W 2000 roku w odpowiedzi na potrzebę szybszego wdrażania rozwiązań globalnych oferowanych przez firmę SAP, na bazie metodyki ASAP, wypracowano metodykę GlobalSAP. Zadaniem tej metodyki było przyspieszenie procesu instalacji rozwiązania mysap.com, poprzez zastosowanie najlepszych praktyk (ang. Best Practice), aby skrócić czas osiągania korzyści z implementacji [Ande03; AnLa05]. Większego znaczenia nabrały też branżowe modele referencyjne (SAP Reference Model) stosowane w procesie implementacji. Modele te zawierają najlepsze praktyki (tzn. zidentyfikowane procesy i role) i wspomagają dostarczanie rozwiązań z pakietu mysap Business Suite. SAP Best Practices umożliwia analizę i wdrożenie rozwiązania biznesowego. Zawiera predefiniowane scenariusze biznesowe, które pozwalają w krótkim czasie uzyskać korzyści z implementacji bez konieczności czasochłonnej konfiguracji systemu. Rozwiązanie SAP Best Practices obejmuje trzy komponenty [SAPB07]: szczegółowe procedury wdrożenia krok po kroku; szczegółową dokumentację przeznaczoną do samokształcenia użytkowników lub przeprowadzenia analizy, a także szkolenia zespołu wdrożeniowego i użytkowników końcowych; pełne ustawienia prekonfiguracji, które umożliwiają realizację kluczowych procesów biznesowych. Na przełomie XX i XXI wieku uwagę koncentrowano głównie na zadaniach przedinstalacyjnych takich, jak: strategia implementacji, topologia systemu globalnego, zarządzanie zmianami organizacyjnymi, standaryzacja globalnych procesów biznesowych oraz rozwój globalnych elementów (np. wzorce dokumentacji, standardowe struktury i ustawienia

9 IMG, formaty podstawowych danych i dokumentów) [Ande03]. Wspomniane kwestie umożliwiły realizowanie wdrożenia na zasadzie rollout, tzn. wykorzystaniu globalnych wzorców wielokrotnego użytku. To spowodowało powstanie spójnych standardów implementacji oraz obniżenie kosztów, a także podniesienie jakości wdrożenia. W 2001 roku firma SAP wprowadziła platformę SAP Solution Manager (Menedżer rozwiązań), która stanowi zestaw narzędzi do scentralizowanego i efektywnego zarządzania rozwiązaniami. Oferuje funkcjonalności umożliwiające przedsiębiorstwom nie tylko wdrażanie, ale także obsługę, monitorowanie oraz wspieranie rozwiązań SAP. W zakresie wdrożenia SSM oferuje metodykę ASAP, dokumentację, materiały informacyjne oraz zintegrowane zarządzanie dokumentami, które przyspiesza wdrożenia pakietu rozwiązań biznesowych mysap Business Suite. SSM umożliwia także efektywne administrowanie projektami wdrożeniowymi oraz scentralizowaną kontrolę nad wdrożeniami obejmującymi wiele komponentów. Ponadto Menedżer rozwiązań zapewnia dostęp do infrastruktury SAP (np. usługi serwisowe), materiały i narzędzia, które mają na celu zwiększenie niezawodności oprogramowania oraz obniżenie całkowitego kosztu eksploatacji. Udostępniane materiały informacyjne to m.in.: mapa wdrożenia, dokumenty Best Practice i dokumentacja wdrożenia. W zakresie narzędzi można wyróżnić: platformę wdrożeniową, organizatora testów, narzędzia szkoleniowe, raporty dotyczące struktury systemów, help desk i monitorowanie rozwiązań. SSM umożliwia również centralne administrowanie rozwiązaniami SAP.

10 Metodyka implementacji SAP Solution Manager (powstała na bazie ASAP) to zorientowana procesowo, udoskonalona mapa wdrożenia, która obejmuje pięć faz scharakteryzowanych w tabeli 1. Fazy wdrażania według metodyki SAP Solution Manager Tabela 1 Nazwa fazy Charakterystyka Czas trwania Przygotowanie projektu (Project Preparation) Koncepcja biznesowa (Business Blueprint) Realizacja (Realization) Ostateczne przygotowania (Final Preparation) Uruchomienie i obsługa systemu (Go-live and Support) Stworzenie organizacji projektu i standardów jego realizacji Określenie sposobu działania firmy wspomaganej systemem Opracowanie prototypu rozwiązania z wykorzystaniem IMG Testy integracyjne prototypu, szkolenie użytkowników, transfer danych, przygotowanie środowiska pracy Rozpoczęcie eksploatacji i utrzymanie w ruchu dni dni dni dni dni Źródło: Opracowanie własne na podstawie: [AnLa05; MoWa06; Szyj04] SolMan udostępnia nie tylko mapę wdrożenia, ale również udoskonaloną zawartość (przykładowe dokumenty, wzorce, repozytorium procesów biznesowych) i lepsze narzędzia zarządzania projektami. Monitorowanie projektu i możliwości raportowania rozbudowano o elektroniczne narzędzia szkoleniowe zorientowane na role (Learning Maps), które wykorzystują Internet do nauczania na bieżąco i wirtualne klasy. Dzięki temu zespół wdrożeniowy może szybko się dokształcać [AnLa05].

11 Najważniejsze zasoby udostępniane przez SSM w projektach wdrożeniowych m.in. rozwiązania mysap ERP to [Ande03]: narzędzia szkoleniowe, które umożliwiają transfer wiedzy niezbędnej do implementacji rozwiązania; udoskonalona mapa wdrożenia, która opisuje jak zorganizować realizację projektu implementacji rozwiązania; repozytorium procesów biznesowych, które określa rozwiązanie i jest częścią zestawu narzędzi monitorowania i raportowania; zawartość biznesowa, która oferuje dostęp do opartych na scenariuszach ogólnych opisów technicznych i wspólnych map biznesu; narzędzia kastomizacji, które stosują najlepsze praktyki w zakresie implementacji rozwiązań SAP. Platforma SAP Solution Manager dostarcza narzędzi umożliwiających konfigurowanie procesów biznesowych i dostosowanie ich do specyficznych potrzeb przedsiębiorstwa. Do kastomizacji można stosować ARIS for SAP NetWeaver firmy IDS Scheer. SAP XI (Exchange Infrastructure) jako komponent SAP NetWeaver udostępnia narzędzia do zarządzania cyklem życia procesów biznesowych [CAMo07]. SAP Solution Manager jako scentralizowana platforma zarządzania rozwiązaniami uwzględnia techniczne i biznesowe aspekty rozwiązań. Łączy procesy biznesowe z infrastrukturą informatyczną. W rezultacie upraszcza komunikację pomiędzy działem IT i obszarami działalności biznesowej oraz gwarantuje osiągnięcie maksymalnych korzyści z inwestycji w IT. Ponadto zapewnia intensywny transfer wiedzy dzięki dostępowi do najlepszych praktyk [SAPS07].

12 Podsumowując warto wskazać korzyści wynikające z zastosowania SSM jako narzędzia implementacji rozwiązań firmy SAP [Ande03]: wspomaga kluczowe działania w procesie implementacji i zawiera udoskonaloną mapę zarządzania rozwiązaniami; dostarcza procesowego podejścia do tworzenia koncepcji biznesowej, konfiguracji technicznej i testowania; wykorzystuje standardowe scenariusze implementacji; zawiera wbudowane monitorowanie projektu i możliwości raportowania oraz centralne repozytorium do przechowywania dokumentacji projektu; określa usługi i procesy niezbędne do zapewnienia bezproblemowej eksploatacji rozwiązania. SAP Solution Manager oferuje nowe możliwości w zakresie zarządzania rozwiązaniami, ponieważ obejmuje wszystkie istotne aspekty wdrożenia, eksploatacji i stałej optymalizacji rozwiązań informatycznych. Narzędzie zarządzania rozwiązaniami SolMan jest częścią platformy SAP NetWeaver, dlatego koszt jego użytkowania jest wliczony w roczne opłaty serwisowe za rozwiązania firmy SAP [SAPN07]. Literatura [Adam04] [Ande03] Adamczewski P.: Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, MIKOM, Warszawa Anderson G.W.: SAP Planning. Best Practices in Implementation, Sams Publishing, Indianapolis 2003.

13 [AnLa05] Anderson G.W., Larocca D.: Sams Teach Yourself SAP in 24 Hours, Sams Publishing, Indianapolis [CaMo07] Campbell S., Mohun V.: Mastering Enterprise SOA with SAP NetWeaver and mysap ERP, Wiley Publishing, Indianapolis [Flas06] Flasiński M.: Zarządzanie projektami informatycznymi, PWN, Warszawa [Gabr06] Gabryelczyk R.: ARIS w modelowaniu procesów biznesu, Difin, Warszawa [Kale01] Kale V.: SAP R/3. Przewodnik dla menadżerów, Helion, Gliwice [Kasp05] Kasprzak T. (red.): Modele referencyjne w zarządzaniu procesami biznesu, Difin, Warszawa [KiSr05] Kisielnicki J., Sroka H.: Systemy informacyjne biznesu. Informatyka dla zarządzania, Placet, Warszawa [Lena05] Lenart A.: Zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP. Teoria i praktyka na przykładzie systemu BAAN IV, Uniwersytet Gdański, Gdańsk [Lena06] Lenart A.: Kierunki rozwoju systemów ERP, [w:] Kozielski S., Mrozek D., Matysiak B., Kasprowicz P. (red.): Bazy danych Struktury, algorytmy, metody, Wybrane technologie i zastosowania, WKiŁ, Warszawa [MoWa06] Monk E., Wagner B.: Concepts in Enterprise Resource Planning, Thompson Course Technology, Boston [SAPB07] SAP Best Practice, marzec [SAPN07] SAP NetWeaver, marzec [SAPS07] SAP Solution Manager, marzec 2007.

14 [Shel05] [Szyj04] [WaKr01] [Zint06] Sheldon D.H.: Class A ERP Implementation. Integrating Lean and Six Sigma, J. Ross Publishing, APICS, Boca Raton Szyjewski Z.: Metodyki zarządzania projektami informatycznymi, Placet, Warszawa Wallace T. F., Kremzar M. H.: ERP - Making It Happen. The Implementers' Guide to Success with Enterprise Resource Planning, Wiley, New York Zintegrowane systemy informatyczne do wspomagania zarządzania produkcją i dystrybucją MRP II/ERP, ComputerworldERP, czerwiec Informacje o autorach Dr Anna Lenart Katedra Informatyki Ekonomicznej Uniwersytet Gdański ul. Piaskowa Sopot Polska Numer telefonu (fax) +48/58/ ekoal@univ.gda.pl