INFORMATYKA W ZARZĄDZANIU

Transkrypt

1 INFORMATYKA W ZARZĄDZANIU Wybrane zagadnienia teoretyczne dr Bogdan Swoboda INFORMATYKA W ZARZĄDZANIU Wprowadzenie do systemów ERP 1

2 SYSTEM INFORMACYJNY A SYSTEM INFORMATYCZNY System informacyjny system umożliwiający przetwarzanie informacji według określonych reguł System informatyczny system umożliwiający przetwarzanie informacji, w ramach infrastruktury informatyczno-telekomunikacyjnej, według określonych reguł FUNKCJE SYSTEMU INFORMACYJNEGO Gromadzenie danych Przechowywanie danych Przetwarzanie danych Prezentowanie danych Przesyłanie danych 2

3 EWOLUCJA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH WSPOMAGAJĄCYCH ZARZĄDZANIE SET SID SWD SE SIK SSI ZSI Systemy ewidencyjno-transakcyjne Systemy informacyjno-decyzyjne Systemy wspomagania decyzji Systemy eksperckie Systemy informowania kierownictwa Systemy sztucznej inteligencji Zintegrowane systemy informatyczne EWOLUCJA SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH CD.. 3

4 CO TO JEST ERP? ERP (Enterprise Resources Planning) Planowanie Zasobów Przedsiębiorstwa Wszystkie zasoby przedsiębiorstwa włączone do procesów planowania w celu efektywnego wytworzenia wyrobu finalnego. System informatyczny, integrujący wszystkie obszary zarządzania w przedsiębiorstwie. SYSTEMY ERP - MODUŁY SPRZEDAŻ ZAOPATRZENIE MAGAZYNOWANIE PRODUKCJA CONTROLLING KSIĘGOWOŚĆ KADRY I PŁACE 4

5 ERP - ZALETY Pełna identyfikacja wszystkich materiałów i wyrobów, procesów (numery zamówień, partii dostaw, zleceń produkcyjnych, partii produkcyjnych, itp.) Ujednolicenie danych zawartych w systemie (praca na jednej bazie danych) Ciągły rozwój oprogramowania, uwzględniający nowoczesne metody i narzędzia zwiększające efektywność pracy Łatwość obsługi Modułowość systemu Bieżące analizy ERP - WADY Wysoka cena oprogramowania (licencje użytkowe) System wymaga nowoczesnych zasobów (serwer, hurtownie danych i sprzęt komputerowy) Skuteczność systemu uzależniona od poprawności wprowadzonych danych 5

6 BUDOWA SYSTEMU ERP PRZYKŁADY SYSTEMÓW ERP R/3 SAP (światowy standard niemieckiej firmy SAP) mysap Business Suite (środowisko czasu rzeczywistego SAP) Oracle Application (internetowa wersja kolejnych modułów e-business Suite) System Baan iscala Pakiet Impuls (system rozwijany przez BPSC) Oracle Collaboration Suite 6

7 ERP W POLSCE Źródło: INFORMATYKA W ZARZĄDZANIU System ERP Graffiti 7

8 OPIS SYSTEMU Oprogramowanie zostało zaprojektowane z myślą o firmie zarówno produkcyjnej jak i handlowej. Nacisk położono na wspomaganie procesu produkcji i logistyki, czego wyrazem są narzędzia efektywnie wspierające wiele rodzajów planowania i zarządzania zasobami. PODSTAWOWE FUNKCJONALNOŚCI Sprzedaż, Magazyn, Logistyka, Finanse, Księgowość, Środki trwałe, 8

9 GRAFFITI SYSTEM KLASY MRPII/ERP Źródło : MODUŁ SPRZEDAŻ Definiowanie dodatkowych rodzajów dokumentów sprzedaży przez użytkownika -na podstawie predefiniowanych typów faktur. Dostęp do zaawansowanego narzędzia definiowania wydruków faktur sprzedaży. Możliwość eksportu bazy dokumentów sprzedaży i importu danych z aplikacji zewnętrznych względem Systemu (obcych producentów). Sprzężenie z Gospodarką Magazynową przez możliwość automatycznej generacji dokumentów magazynowych Wz i zwrotów oraz badanie stanów magazynowych i poziomów rezerwacji Możliwość tworzenia dokumentów walutowych. 9

10 MODUŁ SPRZEDAŻ CD.. Realizację polityki rabatowej opartej na grupach towarowych, grupach kontrahenckich, a także na definiowalnych limitach kredytu kupieckiego, wartości sprzedaży rozróżnieniu sposobów zapłaty Realizację polityki cenowej opartej na wielopoziomowych cennikach statycznych i dynamicznych. Rejestrację sprzedaży akwizycyjnej, dającą możliwość rozliczania akwizytorów. Fiskalizację dokumentów sprzedaży. Predefiniowane oraz konfigurowane przez użytkownika precyzyjne zestawienia -przy wykorzystaniu złożonych kombinacji algorytmów i filtrów. MODUŁ LOGISTYKA Zamówienia produkcji. Zapotrzebowanie materiałowe. Zastosowanie tworzonych przez użytkownika rejestrów ofert, które odpowiednio skonfigurowane, pozwalają w łatwy sposób uzyskać szeroką gamę ofert. Obsługę związków zamówień produkcji (planu produkcyjnego) ze zleceniami produkcji. Kontrolę procesów zaopatrzenia -umożliwia ona między innymi automatyzację generowania zamówień dostaw, Obsługa związków zapotrzebowania materiałowego z kartą limitową i recepturą. Rezerwacje towarów i materiałów. 10

11 MODUŁ LOGISTYKA CD.. Korelację procesów zamówień klienckich i fakturowania. Możliwość sprzężenia zamówień klienckich i powiązanych z nimi dokumentów Pz z procesem rezerwacji stanów magazynowych. Możliwość śledzenia realizacji zamówień Tworzenie ewidencji kontaktów z klientami (z możliwością wykorzystywania planów kontaktów). Sporządzanie zestawień kontaktów utrzymywanych z kontrahentami. Ewidencję zleceń klienckich i zleceń dla dostawców. Możliwość tworzenia zamówień przez samych klientów przez internet - dzięki Graffiti@. DODATKOWE FUNKCJONALNOŚCI CRM -obsługujący kontakty z klientami, Graffiti Projekty -do obsługi wieloetapowych zadań zespołowych, aplikacja Graffiti@ -udostępnia przez Internet uprawnionym klientom wskazane zasoby firmy, moduł Hurtownia Danych, 11

12 ZAMÓWIENIE SPRZEDAŻY W SYSTEMIE ERP INFORMATYKA W ZARZĄDZANIU Projekt - wdrożenie systemu informatycznego 12

13 WPROWADZENIE Praktycznie każdy system informatyczny wdrażany jest w ramach tzw. projektu. Projekt jest bardzo różnie definiowany Projekt jest przedsięwzięciem skierowanym na określony, sprecyzowany cel, wymagającym skoordynowania różnych działań. (...) Jest specyficzny, unikatowy, niepowtarzalny Szyjewski Z., Metodyki zarządzania projektami informatycznymi, Placet, Warszawa PODZIAŁ PROJEKTÓW Wg pochodzenia zlecenia: zewnętrzne, wewnętrzne Wg orientacji: zorientowane procesowo stworzenie lub zmiana procesów i systemów działania zorientowane obiektowo - stworzenie lub zmiana obiektów materialnych Wg rozmiaru: Małe: zespół >5, 3 miesiące, 100 tys. zł, Średnie:6-50 osób, do 3 lat, do 10 mln, Wielkie: > 50, > 3 lat, > 10 mln, 13

14 ZMIENNE PROJEKTU zakres projektu - jednoznacznie określony i zdefiniowany w odpowiednich dokumentach budżet projektu -środki finansowe zarezerwowane na realizację projektu termin wykonania -czas przeznaczony realizację projektu CYKL ŻYCIA PROJEKTU Zasobochłonność 14

15 ETAPY ZARZĄDZANIA PROJEKTEM 1. Powołanie zespołu ds. realizacji projektu 2. Opracowanie przybliżonego harmonogramu 3. Sformułowanie koncepcji rozwoju systemu 4. Analiza rynku dostawców i wykonawców projektu 5. Sformułowanie i rozesłanie zapytania ofertowego 6. Ocena i analiza ofert 7. Organizacja pokazów i wizyt referencyjnych 8. Dokonanie ostatecznego wyboru 9. Zawarcie umowy o realizacji i opracowanie wstępnego projektu instalacji UPROSZCZONE PROCEDURY PRZETARGOWE Małe i średnie firmy Przetarg przeprowadzany zwyczajowo lub zgodnie z wymogami prawa Dokonywana jest analiza wymagań specyficznych dla firmy Możliwe wszystkie trzy warianty wprowadzania SI Wybór na podstawie odpowiedzi na zapytanie ofertowe Wspomaganie przez punkty preferencyjne i jasne kryteria selekcji zawarte w zapytaniu ofertowym 15

16 ROZWINIĘTE PROCEDURY PRZETARGOWE Systemy dla dużych firm Sformalizowana, wieloetapowa procedura przetargowa spowodowana: ogromnymi kosztami inwestycji skomplikowanymi wymaganiami funkcjonalnymi dużą wielkością firmy wykonawcy ogromną ilością modyfikacji i dostosowań systemu koniecznością koordynacji zmian firmy z wdrożeniem systemu WDROŻENIE ERP W FIRMIE 16

17 WDROŻENIE SYSTEMU ERP MODELE kaskadowy prototypowania spiralny MODELE KASKADOWY analiza potrzeb, specyfikacja systemu, projektowanie, programowanie, testowanie, integrowanie, modyfikowanie, eksploatowanie, zakończenie eksploatacji, 17

18 MODELE SPIRALNY WDROŻENIE SYSTEMU ERP Ważna jest przemyślana i sprawdzona metodyka działania, na którą składają się: Plan i harmonogram projektu szczegółowy plan koniecznych do wykonania działań Regulaminy i procedury określenie jak działania będą realizowane Struktura organizacyjna projektu kto będzie realizował poszczególne zadania wraz z określeniem niezbędnych zasobów (sale spotkań, dostęp do sieci) i narzędzi (komputery, poczta elektroniczna). 18

19 ETAPY WDROŻENIE SYSTEMU ERP 1. PRZYGOTOWANIE PROJEKTU 2. WERYFIKACJA KONCEPCJI 3. WERYFIKACJA PROTOTYPU I TESTY 4. PRZYGOTOWANIE DO STARTU PRODUKTYWNEGO 5. START I EKSPLOATACJA 1. PRZYGOTOWANE PROJEKTU określanie i zabezpieczanie zasobów do prowadzenia projektu (stanowiska robocze, sale, rzutniki, itp.) Kompletowanie zespołu osób Przygotowanie Kart Projektu, czyli dokumentów zawierających definicję projektu wdrożeniowego, określających cele projektu, 19

20 2. WERYFIKACJA KONCEPCJI Przygotowanie przebiegu procesów uwzględniających specyfikę danego przedsiębiorstwa (zespół roboczy pracownicy klienta oraz konsultanci firmy informatycznej) Analizowanie i dostosowywanie struktury organizacyjnej oraz docelowej struktury stanowisk 3. WERYFIKACJA PROTOPYPU I TESTY Implementacja zmian i rozszerzeń w procesach zaproponowanych w koncepcjach do systemu Testy funkcjonalne na gotowym prototypie systemu klienta 20

21 4. PRZYGOTOWANIE DO STARTU PRODUKTOWEGO Instalacja i konfiguracja serwera produktywnego, oraz przeniesienie prototypu systemu Przygotowanie i prowadzenie migracji danych (dane dostawców i klientów, indeksy materiałów, itp.) Uzupełnienie instrukcji użytkownika o funkcje specyficzne dla klienta Szkolenia użytkowników Przygotowanie do wprowadzenia bilansów otwarcia 5. START I EKSPLOATACJA Produktywne wykorzystanie systemu Wprowadzanie dokumentów, dokonywanie rozliczeń i raportów przez użytkowników końcowych Pielęgnacja systemu oraz aktualizacje 21

22 KRYTERIA OCENY SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH STOSOWANE W PRAKTYCE funkcjonalne (podstawowe funkcje systemu, możliwości raportowania itp.) informatyczne (środki komunikacji, bezpieczeństwo, obsługa wejście/wyjścia, obsługa bazy danych) ekonomiczne (wskaźniki ekonomiczno-finansowe, wskaźniki organizacyjne) WYMAGANIA STAWIANE SI Dostępność do zasobów do podejmowania decyzji lub wykonywania zadań Aktualność wszyscy otrzymują aktualne dane Rzetelność (prawdziwość) Kompletność Porównywalność Niezawodność Przetwarzalność 22

23 WYMAGANIA STAWIANE SI CD.. Elastyczność reagowanie za zmiany zew. i wew. organizacji Wydajność przetwarzanie/przesyłanie w jednostce czasu Ekonomiczność Czas reakcji systemu Stabilność Priorytetowość Poufność Bezpieczeństwo Łatwość użytkowania Źródło : J. Kisielicki, H. Sroka: Systemy Informacyjne Biznesu, Warszawa 2005 KONTROLA KAMIENIE MILOWE czy cel był dobrze zdefiniowany i czy zakres projektu jest akceptowalny i realny? czy każdy "kamień milowy" ma jakiekolwiek znaczenie dla osiągnięcia celu? czy "kamienie milowe" wyznaczają osiągnięcie stabilnej sytuacji? czy "kamienie milowe" są dobrze rozłożone w czasie? czy nie jest ich za dużo (10 do 20)? 23

24 CZYNNIKI SUKCESU DLA PROJEKTU SI Wsparcie zarządu organizacji Doświadczony kierownik projektu Jasne cele biznesowe Zaangażowanie użytkownika Sprawny proces ustalania wymagań Zastosowanie standardów Formalna metodyka Wysoko wykwalifikowany zespół BIBLIOGRAFIA Piotr Adamczewski -Zintegrowane Systemy Informacyjne w praktyce, Mikom, 2004 Przemysław Lech -Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERPII, Defin, 2003 Szyjewski Z., Metodyki zarządzania projektami informatycznymi, Placet, Warszawa J. Kisielicki, H. Sroka: Systemy Informacyjne Biznesu, Warszawa