Kierunki rozwoju systemów ERP

Transkrypt

1 Kierunki rozwoju systemów ERP Rozdział 21 Streszczenie. Rozdział ukazuje specyfikę oraz główne kierunki rozwoju systemów ERP (Enterprise Resource Planning). W drugiej połowie lat 90. zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP stały się niewystarczające do uzyskania przewagi konkurencyjnej, ale jednocześnie posiadanie takiego systemu stało się jednym z warunków przetrwania firmy. Coraz więcej firm działa w środowisku rozproszonym, dlatego producenci oprogramowania wspomagającego zarządzanie musieli uwzględnić to w swoich rozwiązaniach. W ten sposób powstała koncepcja ERP II, jako naturalne rozwinięcie systemów ERP o wykorzystanie technologii internetowych i rozwiązań mobilnych. Systemy tej klasy stanowią rozszerzenie systemów ERP o współpracę z klientami, dostawcami i partnerami handlowymi. 1 Specyfika systemów ERP Systemy ERP należą do grupy systemów informatycznych wspomagających zarządzanie. Określane są w literaturze jako zintegrowane systemy informatyczne lub zintegrowane systemy zarządzania, ponieważ wspomagają proces zarządzania organizacją gospodarczą. Zintegrowane systemy informatyczne to systemy zorganizowane modułowo, które obsługują wszystkie obszary funkcjonowania przedsiębiorstwa: logistykę (zaopatrzenie, sprzedaż i sterowanie zapasami), produkcję (techniczne przygotowanie produkcji i sterowanie produkcją), zasoby ludzkie oraz finanse (księga główna, należności, zobowiązania, sprawozdania finansowe) [10]. Integracja w tych systemach polega na tym, że udostępniają one w wszystkich modułach jednakowy interfejs użytkownika, a dane są wprowadzane tylko raz i natychmiast aktualizują centralną bazę danych. Ponadto dane udostępniane są każdemu użytkownikowi, który może z nich korzystać, ponieważ prawa dostępu do poszczególnych funkcji można ograniczać. O ciągłości procesu rozwoju integracji świadczy kolejność pojawiających się modeli systemów zintegrowanych: MRP (Material Requirements Planning), MRP II (Manufacturing Resource Planning), ERP (Enterprise Resource Planning) i ERP II (Enterprise Relationships Planning). Kolejne modele są wynikiem rozwoju technologicznego i biznesowego. Szczegółową charakterystykę poszczególnych modeli można znaleźć w literaturze [1], [3], [4], [5], [10]. Ze względu na tematykę rozdziału krótko scharakteryzowano tylko modele ERP i ERP II. Anna Lenart: Uniwersytet Gdański, Katedra Informatyki Ekonomicznej, ul. Armii Krajowej 119/121, Sopot, Polska alenart@gnu.univ.gda.pl

2 A. Lenart Model ERP to rozwinięcie modelu MRP II o procedury finansowe (rachunkowość zarządcza, controlling, rachunek cash flow, rachunek kosztów działań - ABC). Jest to zestaw narzędzi umożliwiający prognozowanie, planowanie oraz bilansowanie popytu i podaży. System ERP łączy dostawców i klientów w łańcuch dostaw (ang. supply chain), a także koordynuje sprzedaż, marketing, produkcję, logistykę, zaopatrzenie, finanse, rozwój produktu i zasoby ludzkie [14]. Podstawą systemu ERP jest pakiet zarządzania finansami, który dostawcy oprogramowania rozszerzyli o metody logistyczne zarządzania, nakreślone przez APICS (American Production and Inventory Control Society) w standardzie MRP II. System MRP II zakładał jedynie istnienie interfejsu do systemu finansowego [9]. System ERP nie tylko ewidencjonuje zdarzenia gospodarcze, ale przede wszystkim integruje kluczowe procesy zachodzące w przedsiębiorstwie i dostarcza pełny obraz jego funkcjonowania. Ponadto system ERP umożliwia modelowanie systemu zarządzania oraz udostępnia narzędzia służące do śledzenia wykonywania kolejnych kroków procesów biznesowych [10]. W podrozdziale celowo pominięto charakterystykę strukturalną i funkcjonalną systemu ERP, ponieważ informacje dotyczące polskiego rynku systemów ERP są cyklicznie prezentowane w czasopismach [13]. Najważniejsze korzyści wynikające z zastosowania systemów ERP to [4]: integracja informacji ze wszystkich działów przedsiębiorstwa, obniżka kosztów, poprawa płynności finansowej. W drugiej połowie lat 90 systemy ERP stały się niewystarczające do uzyskania przewagi konkurencyjnej, ale jednocześnie posiadanie takiego systemu stało się jednym z warunków przetrwania firmy. Popularność zyskały inne rozwiązania informatyczne: systemy zarządzania relacjami z klientami CRM (Customer Relationship Management), systemy zarządzania łańcuchem dostaw SCM (Supply Chain Management) oraz hurtownie danych (ang. Data Warehouse) [5]. Aby umożliwić śledzenie i szybką wymianę asortymentu produkowanych wyrobów stworzono systemy zarządzania cyklem życia produktów PLM (Product Life Management) [1]. Rozwiązania te są zintegrowane z systemami ERP i na nich bazują, dając nowe możliwości wykorzystania dotychczasowego potencjału organizacyjnego i informacyjnego przedsiębiorstwa. 2 Charakterystyka systemów ERP II W 2000 roku amerykańska firma analityczno-doradcza Gartner Group, której przypisuje się autorstwo pojęcia ERP, ogłosiła powstanie koncepcji ERP II. Określiła ERP II jako zintegrowany system obejmujący i optymalizujący działanie nie tylko jednego przedsiębiorstwa, lecz wielu, współpracujących ze sobą firm. Model ERP II (Enterprise Relationships Planning) można określić jako planowanie relacji przedsiębiorstwa z otoczeniem [10]. Systemy ERP II nie ograniczają się tylko do planowania zasobów, ale także wspomagają aktywne zarządzanie procesami zewnętrznymi i wewnętrznymi oraz relacjami zachodzącymi w firmie i pomiędzy partnerami handlowymi. W koncepcji ERP II tradycyjne funkcje systemów ERP, takie jak planowanie produkcji, zarządzanie logistyką i finansami firmy oraz zapasami magazynowymi obudowano elektroniczną wymianą ofert, zamówień, faktur i elektronicznymi płatnościami. Z czasem możliwe będzie przygotowanie elektronicznego dokumentu zamówienia potwierdzonego podpisem cyfrowym [8], [12]. Systemy ERP II bazują na Internecie i są zbudowane z autonomicznych, ale zsynchronizowanych wzajemnie komponentów, które można elastycznie łączyć, dzielić i współdzielić 204

3 Kierunki rozwoju systemów ERP z innymi przedsiębiorstwami (w systemach ERP stosowana jest architektura modułowa). Jest to możliwe dzięki zastosowaniu technologii internetowych, standardu języka XML (Extensible Markup Language) oraz rozwiązań mobilnych. Oznacza to, że systemy SCM, CRM oraz rozwiązania z zakresu handlu elektronicznego (e-commerce), czy e-procurement (elektroniczne zaopatrzenie) są łączone z dawnymi systemami ERP. W systemach ERP II zastosowano architekturę trójwarstwową wyróżniającą poziom składowania danych, poziom przetwarzania danych (logika biznesowa) oraz poziom prezentacji, czyli interfejs użytkownika. Dzięki wydzieleniu serwerów sieciowych funkcjonalność systemu ERP II staje się dostępna poprzez standardową przeglądarkę internetową, telefon komórkowy, czy urządzenie PDA (Personal Digital Assistant) [16]. System ERP II powinien być również rozbudowany o moduły analityczne (ang. business intelligence) [6]. Klasyczny system ERP jest zorientowany na przetwarzanie transakcji zawiązanych z obsługą procesów biznesowych oraz maksymalne zaspokojenie potrzeb użytkowników, natomiast system ERP II zorientowany jest na zaspokojenie potrzeb klienta. Rozwiązania tej klasy podążają za potrzebami firm o wysokiej kulturze zarządzania i swoimi możliwościami przerastają bieżące potrzeby przeciętnej polskiej firmy. Najważniejsze korzyści wynikające z zastosowania systemów ERP II to [16]: poprawa jakości oferowanych produktów, redukcja kosztów, zwiększenie trafności doboru klientów. ERP II to strategia biznesowa, która umożliwia integrację za pomocą technologii informatycznych wszystkich obszarów działania organizacji gospodarczej. System ERP II bazując na fundamencie zbudowanym przez ERP, rozszerza realizowane przez nie funkcje na zewnątrz firmy tak, aby odzwierciedlić jej pozycję w łańcuchu dostaw i w łańcuchu wartości. Koncepcja ERP II może być realizowana poprzez wykorzystanie rozwiązań jednego producenta lub za pomocą różnorodnych rozwiązań najlepszych w swojej klasie. Strategia ERP II stanowi syntezę dwóch różnych filozofii zastosowania informatyki we wspieraniu procesów biznesowych, tzn. klasycznego ERP znanego już od wielu lat oraz e-biznesu. Pierwsza koncentruje się na procesach optymalizacji działania zaplecza firmy (backoffice), a druga umożliwia korzystanie z efektywnych i przyjaznych technik interakcji poprzez Internet [2]. Internet zmusza firmy do budowania pogłębionych relacji z klientami, dostawcami (SRM - Supplier Relationship Management) i partnerami (PRM Partner Relationship Management), a systemy ERP II dają możliwość aktywnego udziału w całym łańcuchu wartości pomiędzy współpracującymi firmami. Systemy ERP II umożliwią w przyszłości zastosowanie modelu c-commerce (collaborative commerce). C-commerce to wspierane elektronicznie interakcje biznesowe pomiędzy pracownikami firmy, partnerami handlowymi i klientami w ramach społeczności handlowej, która może być branża (np. motoryzacyjna) lub łańcuch dostaw. Jest to model biznesowy, w którym partnerzy handlowi firmy współuczestniczą w wykorzystaniu jej zasobów. Już na etapie projektowania mają wpływ na produkt, który później kupią, a następnie uczestniczą w jego wytarzaniu i dystrybucji. Producent umożliwia swoim partnerem dalece idącą personalizację zamawianych towarów, gdyż odbiorca otrzymuje produkt dokładnie taki, na jakim mu zależy, w czasie który jest dla niego dogodny. Koncepcja c-commerce zakłada bezpośrednią komunikację aplikacji poszczególnych partnerów handlowych. Idea c-commerce jest formą handlu elektronicznego, wymiany towarów i usług pomiędzy przedsiębiorstwami uczestniczącymi w obrocie na giełdach elektronicznych [10]. ERP II jest koncepcją szerszą, ponieważ obejmuje swoją funkcjonalnością nie tylko obrót towarów i usług oraz elektroniczną wymianę dokumentów z nimi związanych między kupującymi i sprzedającymi, lecz także między partnerami [12]. 205

4 A. Lenart 3 Główne tendencje w rozwoju systemów ERP Obecnie coraz więcej firm działa środowisku rozproszonym, dlatego producenci oprogramowania musieli uwzględnić to w swoich rozwiązaniach. Zmiany w systemach informatycznych wspomagających zarządzanie wymuszane są przez zmiany technologiczne, takie jak zastosowanie: Internetu, platformy do przesyłania informacji pomiędzy różnymi systemami komputerowymi (XML) oraz architektury zorientowanej na usługi - SOA (Service Oriented Architecture) [11]. Internetyzacja w systemach wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem przejawia się w otwarciu producentów na e-biznes (aplikacje dostępne są dla pracowników z poziomu przeglądarki) oraz uwzględnienie modelu ASP (dzierżawa sprzętu i oprogramowania od dostawcy usług ASP) w celu skrócenia czasu wdrożenia i obniżenia kosztów eksploatacji. Platforma XML pozwala na przesyłanie dowolnych formatów komunikatów zawierających dane w ich własnych formatach. Do każdego komunikatu dołączana jest informacja o jego formacie. Dzięki temu nie trzeba stosować sztywnego formatu danych, tak jak w przypadku EDI (Electronic Data Interchange). Architektura SOA odnosi się do infrastruktury informatycznej obsługującej poszczególne usługi, będące modułami funkcjonalnymi, elementami rozwiązania informatycznego realizującymi konkretne zadania. Niezależne moduły obsługują grupy procesów biznesowych, tworząc niezależne aplikacje. Koncepcja architektury SOA pozwala aplikacjom komunikować się nie tylko w warstwie danych, ale także udostępniać swoje funkcje innym aplikacjom w postaci usług. Jest szczególnie przydatna, gdy buduje się interfejs dla wielu aplikacji [11]. Na rynku systemów ERP oferowane są rozwiązania pojedyncze oraz rozwiązania tworzone z wykorzystaniem usług internetowych. Rozwiązania pojedyncze przeznaczone są dla firm, które stosują typowe procesy biznesowe i posiadają wiele rozwiązań ERP pochodzących od tego samego dostawcy. Umożliwiają one firmom sprawne raportowanie finansowe, panowanie nad kosztami i poprawę konkurencyjności. Natomiast usługami internetowymi powinny zainteresować się firmy, które posiadają oddziały stosujące unikalne i nie dające się zmienić procesy biznesowe. Dzięki zastosowaniu usług firma może stworzyć środowisko, w którym będzie można z łatwością integrować nowe aplikacje [15]. Szczególne znaczenie w ostatnich latach przypisane jest do rozwoju systemów informatycznych wspomagających zarządzanie przedsiębiorstwem opartych na koncepcji business intelligence (BI). Są to systemy gromadzenia, przetwarzania i udostępniania wiedzy korporacyjnej, inaczej nazywane systemami informacji zarządczej. Celem tych systemów może być: monitorowanie stanu przedsiębiorstwa, konsolidacja danych, potrzeba tworzenia predefiniowanych raportów, prognozowanie i symulacja, wizualizacja danych oraz udostępnianie danych strategicznych i przeprowadzanie analiz biznesowych. Mają one za zadanie wpierać kadrę kierowniczą organizacji gospodarczej dostarczając jej nie tylko danych, ale również wiedzy niezbędnej do podejmowania decyzji. Rozwiązania stosowane w tych systemach takie jak: systemy wspomagania decyzji, systemy informowania kierownictwa, hurtownie danych, narzędzia OLAP, drążenie danych, nie są nowe, były one bowiem doskonalone w miarę postępu technologii [4]. Aplikacje z obszaru BI oferuje już większość producentów systemów ERP. Prawie każdy producent dąży dziś do uproszczenia i uelastycznienia interfejsu użytkownika, ponieważ coraz więcej pracowników przedsiębiorstwa korzysta z informacji zawartych w kilku modułach systemu ERP jednocześnie. Ideałem jest pulpit użytkownika, w którym podział na poszczególne moduły jest nieistotny dla użytkownika, a dostępność do danych opiera się na definicji roli, jaką pełni on w przedsiębiorstwie [7]. Jednym z rozwiązań 206

5 Kierunki rozwoju systemów ERP jest zastosowanie portalu korporacyjnego stanowiącego bezpieczne narzędzie obsługujące stanowisko pracy (dające możliwość przesyłania poczty elektronicznej, a także udostępniające system zarządzania dokumentami) oraz zintegrowane z systemami informatycznymi stosowanymi w firmie. Portal korporacyjny może z jednej strony służyć do uruchamiania potrzebnych aplikacji systemu ERP, a z drugiej strony do znajdowania niezbędnych informacji, czy korzystania ze szkoleń elektronicznych. Portal korporacyjny to platforma zapewniająca personalizowany dostęp z przeglądarki do różnorodnych treści i aplikacji w Internecie, intranecie czy ekstranecie oraz agregację treści, danych i usług z wielu źródeł na wspólnym interfejsie użytkownika. Portale korporacyjne są wdrażane głównie w celu poprawienia komunikacji w ramach korporacji, obiegu informacji i powiązań między pracownikami [10]. Najważniejsze kierunki (tendencje) rozwoju systemów wspomagających zarządzanie to [1], [7], [10], [11]: zanik dążenia do tworzenia jednolitych, monolitycznych systemów; nowe produkty rozwijane są niezależnie od systemu głównego (ERP/ERPII) i następnie są łączące z nim poprzez platformę integrującą; upowszechnienie się technologii internetowych (portali korporacyjnych, usług sieciowych i przeglądarek internetowych jako podstawowego interfejsu dla systemów klasy ERP); szersze stosowanie rozbudowanych rozwiązań analitycznych (business intelligence), niezbędnych do szybkiego pozyskiwania informacji zarządczych; pełniejsze wykorzystanie rozwiązań mobilnych, które umożliwiają użytkownikom dostęp do zasobów informacyjnych firmy przez dowolne medium; otwartość na inne rozwiązania, np. systemy CAD (Computer Aided Design)/CAM (Computer Aided Manufacturing), GIS (Geografical Information System), GPS (Global Position System) itp.; kompleksowa oferta w zakresie outsourcingu informatycznego (model ASP). Przeglądu nowości funkcjonalnych oferowanych przez producentów systemów ERP/ERPII dokonuje się systematycznie w literaturze [7], [13]. 4 Podsumowanie Coraz więcej organizacji gospodarczych działa w środowisku rozproszonym, dlatego producenci oprogramowania musieli dostosować systemy wspomagające zarządzanie do potrzeb użytkowników. W ten sposób powstała koncepcja ERP II. Systemy ERP II, jako naturalne rozwinięcie idei ERP o wykorzystanie technologii internetowych, cechuje orientacja na integrację zewnętrzną i poszukiwanie rozwiązań problemów wspólnie z partnerami biznesowymi. ERP II jest zbiorem specyficznych dla danej branży aplikacji, które generują wartości dla klientów i udziałowców przez udostępnianie i optymalizację procesów operacyjnych i finansowych zarówno wewnątrz organizacji gospodarczej, jak również między partnerami handlowymi. Bez nowoczesnych rozwiązań informatycznych nie sposób firmom zdobyć konkurencyjną pozycję rynkową i efektywnie funkcjonować. W dobie e-biznesu systemy ERP/ERP II stanowią podstawę nowoczesnego zarządzania i osiągania sukcesów ekonomicznych. Polscy producenci coraz częściej stają się częścią łańcuchów międzynarodowych, a im bardziej nasza gospodarka będzie integrowała się z Unią Europejską, tym bardziej ten proces będzie musiał się pogłębiać przyczyniając się do zwiększenia zainteresowania systemami ERP/ERP II. 207

6 A. Lenart Literatura 1. Adamczewski P., Zintegrowane systemy informatyczne w praktyce, Wydanie IV, Wydawnictwo MIKOM, Warszawa Amanowicz A., ERP II - narodziny nowego standardu, CXO 2003, nr Bojarski R., Systemy informatyczne w zarządzaniu przedsiębiorstwem funkcje, procesy, standardy, Wydawnictwo Politechniki Śląskiej, Gliwice Informatyka ekonomiczna, pod redakcją Elżbiety Niedzielskiej, Wydawnictwo Akademii Ekonomicznej im. Oskara Lanego we Wrocławiu, Wydanie IV, Wrocław Kimon A.R., Shaffer S.L., Hurtownie danych i systemy informacji gospodarczej. Zastosowanie w handlu elektronicznym, Oficyna Wydawnicza, Kraków Konowrocka D., Inteligentne ERP, w: Rozwiązania Business Intelligence, Computerworld BI, grudzień Konowrocka D., Nowe horyzonty, Computerworld 2003, nr Lech P., Zintegrowane systemy zarządzania ERP/ERP II. Wykorzystanie w biznesie, wdrażanie, Wydawnictwo Difin, Warszawa Lenart A., Systemy ERP i ich wykorzystanie w procesie dydaktycznym, w: Informatyka ekonomiczna. Przegląd Naukowo-Dydaktyczny, Prace Naukowe Akademii Ekonomicznej im. Oskara Langego we Wrocławiu nr 1027, Wrocław Lenart A., Zintegrowane systemy informatyczne klasy ERP. Teoria i praktyka na przykładzie systemu BAAN IV, Wydawnictwo Uniwersytetu Gdańskiego, Gdańsk Maciejec L., ERP nowe oblicze, CXO 2005, nr Rzewuski M., ERP II nowy stary gatunek, PCkurier 2002, nr Systemy MRP II/ERP, Computerworld ERP, czerwiec Wallace T. F., Kremzar M. H., ERP: Making It Happen. The Implementers' Guide to Success with Enterprise Resource Planning, Wiley, New York Worthen B., ERP przemeblowanie radykalne, w: Zintegrowane systemy informatyczne do wspomagania zarządzania produkcją i dystrybucją MRP II/ERP, CXO Raport, czerwiec Zielińska D., Łączy nie tylko firmy, ale i aplikacje, Teleinfo 2003, nr