S p r a w o z d a n i e

Transkrypt

1 XI WW /12 S p r a w o z d a n i e z kontroli funkcjonowania sekretariatu I Wydziału Cywilnego Sądu Rejonowego w Rybniku, przeprowadzonej przez starszego inspektora ds. biurowości sądowej Ewę Kanczok w dniach 9-16, maja 2012r., zakończonej w dniach czerwca 2012r. zgodnie z delegacją Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach nr /12 z dnia 7 maja 2012r. Przy sporządzaniu niniejszego sprawozdania wykorzystano informacje statystyczne otrzymane w dniu 20 lipca 2012r., a obejmujące okres I półrocza roku Kontrolę przeprowadzono w ramach planu pracy na rok 2012, w oparciu o przepisy 9 oraz 21 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002r. w sprawie trybu sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz.U. Nr 187 z 2002r. poz.1564 z późn. zm.). Objęła ona działalność sekretariatu w okresie od maja 2009r. do maja 2012r. (w zakresie ruchu spraw okres od 1 stycznia 2009r. do 30 czerwca 2012r.), w szczególności zbadano prawidłowość stosowania wytycznych zawartych w: zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.) zwanym dalej zarządzeniem M.S., rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249) zwanym dalej regulaminem sądowym, ustawie o pracownikach sądów i prokuratury (Dz.U. Nr 162 z 1998 poz.1125 z późn. zm.). Zakres czasowy i tematyczny kontroli 1. Sprawy organizacyjne, obsada sekretariatu 2. Ruch spraw w wydziale ogólnie w okresie od r. do r. oraz w rozbiciu na poszczególne repertoria/wykazy; średnie obciążenie pracowników 3. Urządzenia ewidencyjne w wydziale stan i sposób ich prowadzenia (tradycyjne oraz prowadzone w systemie informatycznym) 4. Sposób wykonywania czynności sekretarskich oraz prowadzenia akt sądowych 5. Terminowość wykonywania czynności sekretarskich 6. Podsumowanie wyników kontroli 1

2 Podsumowanie wyników kontroli Przeprowadzona kontrola wykazała, iż zastosowano się jedynie do części zaleceń zawartych w protokole pokontrolnym z kontroli funkcjonowania sekretariatu przeprowadzonej w roku Do nieprawidłowości, które stwierdzono już w trakcie poprzedniej kontroli, a które powtarzają się nadal, należą: brak oznaczania prawidłową sygnaturą (na przestrzeni lat ) spraw z zakresu prawa geologicznego i górniczego w sposób przewidziany treścią przepisu 31 ust.1 zarządzenia M.S., brak konsekwentnego pozostawiania w aktach każdorazowo podpisanej kopii wysyłanego przez sąd pisma zgodnie z treścią przepisu 20 zarządzenia M.S., zbyt częste zmienianie numeracji kart w aktach oraz dokonywanie tej czynności każdorazowo z pominięciem wymogów przepisu 30 ust.3 zarządzenia M.S. Dalsze stwierdzone uchybienia dotyczą zarówno sposobu prowadzenia urządzeń ewidencyjnych jak i nieprawidłowości w wykonywaniu czynności sekretarskich. Szczegółowo opisane one zostały w poszczególnych częściach protokołu. Zobowiązano kierownika do ich usunięcia i wyeliminowania na przyszłość. W zakresie urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na: konieczność bezzwłocznego przywrócenia w repertorium C-upr prowadzonym w systemie informatycznym stanu ilościowego spraw na dzień 31 grudnia 2011r. poprzez przywrócenie błędnie usuniętych w tym dniu spraw oraz dokonania w przywróconych sprawach zakreślenia w wyniku zmian zarządzenia M.S. o biurowości (na tę konieczność zwracano uwagę już w trakcie przeprowadzanej kontroli jak również w terminie późniejszym, jak jednakże ustalono do dnia 27 lipca 2012r. nie przywrócono w systemie prawidłowego stanu), obowiązek czynienia w tradycyjnych urządzeniach ewidencyjnych zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie zarządzeniami Prezesa sądu Rejonowego w Rybniku z dnia 31 grudnia 2010r. oraz z dnia 30 czerwca 2011r. wpisów do zakończenia ostatniej wpisanej sprawy ze szczególnym uwzględnieniem wpisów skutkujących zakreślenie sprawy w urządzeniu, jak również konieczność uzupełnienia brakujących w tym zakresie wpisów, obowiązek stosowania w postępowaniu ze sprawami z zakresu administracji i nadzoru w pełnym zakresie przepisów Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach Nr Adm. 0181/2/04 z dnia 6 stycznia 2004r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i jednostkach podległych, konieczność rzetelniejszego prowadzenia kontrolki Wab, kontrolki wysyłanych akt oraz kontrolki nieprawomocnych grzywien poprzez stosowanie przy ich prowadzeniu w pełnym zakresie właściwych przepisów zarządzenia M.S. jak również dokonywanie wpisów w tych urządzeniach niezwłocznie po zaistnieniu podstaw do ich zamieszczenia. Odnośnie systemu informatycznego Sawa Spółki Currenda, z którego korzysta wydział, stwierdzono, iż mimo dużego zaangażowania ze strony pracowników sekretariatu i przeznaczenia 2

3 dużej ilości czasu na wprowadzanie danych do systemu, to ciągle wykazuje on jeszcze wiele nieprawidłowości. Błędy te występują nadal mimo instalowania dostępnych aktualizacji. Występujące błędy często leżą po stronie samego systemu, na przykład ze złej konstrukcji urządzeń w systemie, z nieprawidłowego pobierania i przetwarzania wprowadzonych danych. Zwrócono uwagę, iż skoro stosowany system informatyczny ma zastępować tradycyjne urządzenia ewidencyjne, to priorytetem winno być wykorzystanie systemu właśnie w tym kierunku. Niewątpliwie należy również wykorzystywać inne wielorakie możliwości jakie daje system (zarówno funkcje kontrolne jak i odnotowywanie szerszych informacji odnośnie przebiegu postępowania na które nie starczało miejsca w urządzeniach tradycyjnych w dodatkowych zakładkach), jednakże nie wolno przy tym zapominać o podstawowych zadaniach urządzeń ewidencyjnych: służą do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt. Mają również odzwierciedlać tok postępowania, na podstawie zapisów w nich czynionych musi być możliwe ustalenie bez potrzeby sięgania do akt w jakim stadium załatwienia jest dana spraw i co jest przyczyną nieukończenia postępowania. A jak stwierdzono, mimo wprowadzania danych do systemu nie zawsze możliwym jest ich prawidłowe przetwarzanie i pobieranie. Przypomniano ponadto, iż prowadzenie biurowości przy zastosowaniu systemu informatycznego nie zwalnia w żadnym zakresie od pełnego stosowania przepisów Zarządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r, w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej. Jedynie w przypadku, gdy system informatyczny nie daje możliwości sprostowania wymogom konkretnego przepisu w/w aktu prawnego (np. nakazującego odnotowanie uzupełniającej informacji na marginesie urządzenia ewidencyjnego, uczynienie adnotacji czerwonym kolorem) należy wymagane dane wprowadzić do zakładki Uwagi chyba, że system stworzył możliwość zamieszczenia danej informacji w specjalnie do tego celu stworzonym elemencie wyboru na stronie danej sprawy. Jeżeli mimo dokładnego zapoznania się z instrukcjami użytkownika odnośnie funkcjonowania systemu dostarczonymi przez Spółkę Currenda i jednoznacznego stwierdzenia, że przyczyną występujących nieprawidłowości nie jest błędne wprowadzanie danych do systemu jak również w sytuacji, gdy brak jest możliwości uzyskania prawidłowego wydruku, niewątpliwie należy (i należało) zgłaszać stwierdzone nieprawidłowości wyznaczonemu do współpracy ze Spółką Currenda informatykowi. Przewiduje to zresztą również przepis 5 ustęp 2 pkt 9 Zarządzenia M.S., który stanowi, iż do obowiązków kierownika sekretariatu należy: w przypadku, gdy w wydziale działa system informatyczny informowanie przewodniczącego wydziału o stanie działania systemu, w szczególności pisemne zgłaszanie problemów z jego funkcjonowaniem. Stwierdzone nieprawidłowości należy zgłaszać na bieżąco, bezzwłocznie po ich stwierdzeniu. W przypadku braku usunięcia nieprawidłowości lub jedynie ich częściowego usunięcia, zgłoszenie należy ponowić. Należy również zgłaszać występujące ewentualne przeszkody i utrudnienia techniczne, które uniemożliwiają prawidłowe działanie jak i wykorzystywanie systemu. W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono natomiast uwagę na: konieczność zachowania większej dokładności przy sporządzaniu wszelkich pism kierowanych do stron (w szczególności wezwań, zawiadomień i zobowiązań) winny one dokładnie i w pełnym zakresie odzwierciedlać treść zarządzenia sędziego/referendarza; 3

4 obowiązek pozostawiania w aktach podpisanej (przez uprawnioną osobę) kopii wysyłanego przez sąd pisma, na której należy umieścić adnotację o dacie wysłania zgodnie z treścią przepisu 20 zarządzenia M.S., obowiązek stosowania w przypadku zmiany numeracji kart w pełnym zakresie wymogów określonych treścią przepisu 30 ust. 3 zarządzenia M.S., poprzez czynienie wzmianki z podaniem przyczyny na karcie, której numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart na pierwszej z nich, w przypadku przyjmowania do akt znaków opłaty sądowej konieczność każdorazowego przestrzegania w pełnym zakresie przepisów Rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 31 stycznia 2006r. w sprawie uiszczania opłat sądowych w sprawach cywilnych, obowiązek każdorazowo bezzwłocznego dołączania do akt poszczególnych spraw zwrotnych poświadczeń odbioru zgodnie z treścią przepisu 18 zarządzenia M.S. Znacznemu pogorszeniu w kontrolowanym sekretariacie uległa terminowość wykonywania zarządzeń największe opóźnienia miały miejsce na przestrzeni roku 2010, kiedy to na skutek zniesienia sądów grodzkich wzrosła gwałtownie ilość spraw rozpoznawanych w wydziale. Opóźnienia te występowały również na przestrzeni lat Dotyczyły w zasadzie całego postępowania: począwszy od zarządzeń przewodniczącego nakazujących wezwanie strony do uzupełnienia braków formalnych złożonych pism procesowych, poprzez wszelkie zarządzenia wydawane w trakcie postępowania, jak i zarządzenia po zakończeniu postępowania również w zakresie doręczania tytułów wykonawczych. Największy niepokój budzą oczywiście w sytuacji, gdy dotyczą spraw starych i z pewnością odnośnie tych spraw należy podjąć w pierwszej kolejności zdecydowane kroki zmierzające do poprawy terminowości wykonywania zadań należących do obowiązków sekretariatu. Zwrócono kierownikowi sekretariatu uwagę, iż winien w pełniejszym i dokładniejszym zakresie wywiązywać się ze swoich obowiązków w zakresie nadzoru nad terminowym wykonywaniem czynności należących do zadań podległego mu sekretariatu, jednakże faktem jest, iż przy ilości akt, na których wydział pracował w latach , występujących trudnościach kadrowych jak i występujących jeszcze wówczas brakach technicznych, bieżące wykonywanie czynności nie było wtedy niemożliwe. Obecnie jednakże z uwagi na zmienione warunki pracy terminowość wykonywania zarządzeń powinna ulegać wyraźnej i systematycznej poprawie. Należy ponadto zastanowić się nad dostępnymi sposobami zniwelowania występujących w pracy sekretariatu utrudnień, jak również wskazane jest rozważenie wszelkich możliwych do wprowadzenia obecnie rozwiązań, które usprawniłyby funkcjonowanie sekretariatu, pozwoliłyby zlikwidować jeszcze występujące zaległości i zapobiegłyby tworzeniu się nowych. Przypomniano, iż zgodnie z art. 6 ustawy z 18 grudnia 1998r. o pracownikach sądów i prokuratury (Dz. U. z dnia 30 grudnia 1998) urzędnik obowiązany jest (m.in.) do rzetelnego, sprawnego i terminowego wykonywania powierzonych zadań. Z uwagi na utworzenie w Sądzie Rejonowym w Rybniku II Wydziału Cywilnego uległy zmniejszeniu zarówno ilości wpływających jak i rozpoznawanych przez I Wydział Cywilny spraw. Ponadto rezygnacja z dwutorowego rejestrowania wpływających spraw w prowadzonych przez wydział urządzeniach ewidencyjnych pozwoliła na zaoszczędzenie czasu poświęcanego dotychczas na dokonywanie wpisów w księgach tradycyjnych. Również zainstalowanie jednolitego 4

5 oprogramowania na wszystkich będących w dyspozycji sekretariatu komputerach jak i stworzenie połączeń sieciowych sekretariatu z salami rozpraw, z osobami orzekającymi, z Biurem Podawczym oraz Punktem Obsługi Interesanta znacznie przyśpieszyło i ułatwiło pracownikom wykonywanie powierzonych zadań. Z pewnością wymierne i odczuwalne oszczędności czasu przyniosłoby sporządzanie wszystkich orzeczeń wydawanych na posiedzeniach niejawnych bezpośrednio w systemie informatycznym, lub przynajmniej w wydziałowych folderach (co bynajmniej nie wiązałoby się ze zwiększonym nakładem pracy czy też czasu po stronie tych osób orzekających, które i tak sporządzają orzeczenia w komputerze). Prowadziłoby to do sytuacji, że osoby prowadzące urządzenia ewidencyjne, przy małym nakładzie czasu byłyby w stanie przenieść to orzeczenie do odpowiedniej zakładki przy danej sprawie, ponadto w każdej chwili byłoby możliwe wydrukowanie kolejnego odpisu takiego orzeczenia. Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik szczegółowo stwierdzone uchybienia, udzielono instruktażu co sposobu ich wyeliminowania. O wynikach kontroli poinformowano Pana Wiceprezesa Sądu Rejonowego oraz Panią Przewodniczącą I Wydziału Cywilnego. Gliwice, dnia 30 lipca 2012r. Starszy inspektor ds. biurowości sądowej /-/ Ewa Kanczok 5