S p r a w o z d a n i e

Transkrypt

1 XI WW 419-4/12 S p r a w o z d a n i e z kontroli funkcjonowania sekretariatu VI Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych Sądu Rejonowego w Gliwicach, przeprowadzonej przez starszego inspektora ds. biurowości sądowej Ewę Kanczok w dniach 20 do 23 oraz 27 do 30 grudnia 2011r. zgodnie z delegacją Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach nr /11 z dnia 19 grudnia 2011r. Przy sporządzaniu niniejszego sprawozdania wykorzystano informacje statystyczne otrzymane w dniu 10 stycznia 2012r., a obejmujące rok Kontrolę przeprowadzono w ramach planu pracy na rok 2011, w oparciu o przepisy 9 oraz 21 rozporządzenia Ministra Sprawiedliwości z dnia 25 października 2002r. w sprawie trybu sprawowania nadzoru nad działalnością administracyjną sądów (Dz.U. Nr 187 z 2002r. poz.1564 z późn. zm.). Objęła ona działalność sekretariatu w okresie od stycznia 2009r. do grudnia 2011r., w szczególności zbadano prawidłowość stosowania wytycznych zawartych w: zarządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 12 grudnia 2003r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej (Dz. Urz. Min. Spr. z dnia 31 grudnia 2003r. z późn. zm.) zwanym dalej zarządzeniem M.S., rozporządzeniu Ministra Sprawiedliwości z dnia 23 lutego 2007r. Regulamin urzędowania sądów powszechnych (Dz.U. Nr 38 z 2007r. poz.249) zwanym dalej regulaminem sądowym, ustawie o pracownikach sądów i prokuratury (Dz.U. Nr 162 z 1998 poz.1125 z późn. zm.). Zakres czasowy i tematyczny kontroli 1. Sprawy organizacyjne, obsada sekretariatu 2. Ruch spraw w wydziale ogólnie w okresie od r. do r. oraz w rozbiciu na poszczególne repertoria; średnie obciążenie pracowników 3. Urządzenia ewidencyjne w wydziale stan i sposób ich prowadzenia (tradycyjne oraz prowadzone w systemie informatycznym) 4. Sposób prowadzenia akt sądowych, prawidłowość i terminowość wykonywania czynności sekretarskich 5. Podsumowanie wyników kontroli 1

2 Podsumowanie wyników kontroli Przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracę sekretariatu można ogólnie ocenić pozytywnie. Niewątpliwie atutem sekretariatu jest stabilna i doświadczona zawodowo kadra. W sekretariacie panuje miła atmosfera, wyraźnie zauważalne jest przestrzegania dyscypliny i kultury pracy. Praca jest należycie zorganizowana, widoczne jest duże zaangażowanie wszystkich pracowników w sumienne i sprawne wykonanie każdej powierzonej czynności. Wskazuje to jednoznacznie na postępowanie zgodne z art. 6 ustawy z dnia 18 grudnia 1998 o pracownikach sądów i prokuratury. Mimo jednakże tych okoliczności, stwierdzono w działalności sekretariatu pewne uchybienia i niedokładności które szczegółowo opisano w poszczególnych częściach protokołu. Dotyczą one zarówno prowadzenia urządzeń ewidencyjnych jak i niedokładności w wykonywaniu czynności sekretarskich. Zobowiązano kierownika sekretariatu do ich usunięcia i wyeliminowania na przyszłość. Stwierdzono również liczne opóźnienia w wykonywaniu zarządzeń. W zakresie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych, zwrócono szczególnie uwagę na: konieczność rzetelniejszego prowadzenia Kontrolki nieprawomocnych grzywien, przy uwzględnieniu treści przepisu 51 ust. 2 zarządzenia M.S. (rejestrowanie wszystkich wydanych w tym zakresie postanowień niezwłocznie po zaistnieniu podstaw do ich zamieszczenia), obowiązek stosowania w postępowaniu ze sprawami z zakresu administracji i nadzoru w pełnym zakresie przepisów Zarządzenia Prezesa Sądu Okręgowego w Gliwicach Nr Adm. 0181/2/04 z dnia 6 stycznia 2004r. w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej i wykazu akt w Sądzie Okręgowym w Gliwicach i jednostkach podległych, obowiązek odnotowywania w repertorium w rubryce Uwagi, zgodnie z treścią przepisu 44 zarządzenia M.S., daty przekazania akt do archiwum zakładowego jak również numeru spisu zdawczo-odbiorczego. Odnośnie systemu informatycznego Sawa Spółki Currenda, z którego korzysta wydział, stwierdzono, iż mimo dużego zaangażowania ze strony pracowników sekretariatu i przeznaczenia dużej ilości czasu na wprowadzanie danych do systemu, to ciągle wykazuje on jeszcze wiele nieprawidłowości. Błędy te występują nadal mimo instalowania dostępnych aktualizacji. Występujące błędy często leżą po stronie samego systemu, na przykład ze złej konstrukcji urządzeń w systemie, z nieprawidłowego pobierania i przetwarzania wprowadzonych danych. Zwrócono uwagę, iż skoro stosowany system informatyczny zastępuje tradycyjne urządzenia ewidencyjne, nie wolno zapominać o podstawowych (wynikających z treści przepisu 51 ust. 3 zarządzenia M.S.) zadaniach urządzeń ewidencyjnych: służą one do rejestrowania czynności sądu, kontrolowania biegu spraw, sporządzania sprawozdań statystycznych oraz stanowią podstawę oznaczenia, układu i przechowywania akt. Mają również odzwierciedlać tok postępowania, na podstawie zapisów w nich czynionych musi być możliwe ustalenie bez potrzeby sięgania do akt, w jakim stadium załatwienia jest dana spraw i co jest przyczyną nieukończenia postępowania. 2

3 Przypomniano o możliwości sporządzania wydruków urządzeń prowadzonych w systemie. Jak praktyka wskazuje, bardzo często właśnie na podstawie wydruków można stwierdzić nieprawidłowości w funkcjonowaniu danego urządzenia. Zwraca się uwagę, iż wydruki te powinny odzwierciedlać urządzenia tradycyjne, również w zakresie wprowadzanych danych. Dane widoczne na wydruku winny być takie, jakie wymagane były przy prawidłowym prowadzeniu urządzenia papierowego (szerszy zakres danych widocznych na wydruku jest dopuszczalny). Niewątpliwie, aby taki prawidłowy wydruk można było uzyskać, koniecznym jest ustalenie, które informacje wpisane do systemu (z których zakładek) się drukują i w jakich rubrykach. Dane do systemu wprowadzać należy w taki sposób, aby system miał możliwość ich właściwego pobrania i zamieszczenia we właściwym miejscu. Zgodnie z przepisem 51 ust. 5 zarządzenia M.S. Jeżeli dla czynności sądu podejmowanych w sprawie w określonym urządzeniu ewidencyjnym brak odpowiedniej rubryki, wpisuje się je w rubryce Uwagi. Prawie każde z urządzeń ewidencyjnych taką rubrykę posiada, jest ona również widoczna na uzyskiwanych z systemu wydrukach, dlatego zwraca się uwagę na konieczność wprowadzania tu wszystkich informacji, które znajdują się w tej rubryce w urządzeniu papierowym, jak również tych, których system nie zamieszcza we właściwych rubrykach. Jak ustalono, na chwilę obecną jedynie wydruki części prowadzonych w systemie urządzeń ewidencyjnych faktycznie odzwierciedlają (również w zakresie prezentowanych danych) w sposób prawidłowy tradycyjne urządzenia ewidencyjne. Jeżeli mimo dokładnego zapoznania się z instrukcjami użytkownika odnośnie funkcjonowania systemu dostarczonymi przez Spółkę Currenda i jednoznacznego stwierdzenia, że przyczyną występujących nieprawidłowości nie jest błędne wprowadzanie danych do systemu, niewątpliwie należy zgłaszać stwierdzone nieprawidłowości wyznaczonemu do współpracy ze Spółką Currenda informatykowi. Przewiduje to zresztą również przepis 5 ustęp 2 pkt 9 zarządzenia M.S., który stanowi, iż do obowiązków kierownika sekretariatu należy: w przypadku, gdy w wydziale działa system informatyczny informowanie przewodniczącego wydziału o stanie działania systemu, w szczególności pisemne zgłaszanie problemów z jego funkcjonowaniem. Stwierdzone nieprawidłowości należy zgłaszać na bieżąco, bezzwłocznie po ich stwierdzeniu. W przypadku braku usunięcia nieprawidłowości lub jedynie ich częściowego usunięcia, zgłoszenie należy ponowić. Należy również zgłaszać występujące ewentualne przeszkody i utrudnienia techniczne, które uniemożliwiają prawidłowe działanie jak i wykorzystywanie systemu. W zakresie prowadzenia akt sądowych zwrócono natomiast uwagę na: obowiązek każdorazowego czynienia adnotacji o wykonaniu przy wszelkiego rodzaju zarządzeniach sędziów i opatrywania adnotacji tych czytelnym podpisem, bądź skróconym podpisem i pieczęcią z imieniem i nazwiskiem podpisującego zgodnie z przepisem 16 ust. 2 i 3 zarządzenia M.S., obowiązek pozostawiania w aktach podpisanej (przez uprawnioną osobę) kopii wysyłanego przez sąd pisma, na której należy umieścić adnotację o dacie wysłania zgodnie z przepisem 20 zarządzenia M.S., obowiązek stosowania w przypadku zmiany numeracji kart przepisu 30 ust. 3 zarządzenia M.S., poprzez czynienie wzmianki z podaniem przyczyny na karcie, której 3

4 numerację zmieniono, a gdy zmiana dotyczy numeracji kilku kolejnych kart na pierwszej z nich. Niewątpliwie poprawie ulec powinna w kontrolowanym sekretariacie terminowość wykonywania zarządzeń. Opóźnienia stwierdzono aktualnie przy wykonywaniu zarządzeń w trakcie całego właściwie postępowania. Zwrócono co prawda kierownikowi sekretariatu uwagę, iż winien w pełniejszym i dokładniejszym zakresie wywiązywać się ze swoich obowiązków w zakresie nadzoru nad terminowym wykonywaniem czynności należących do zadań podległego mu sekretariatu, jednakże faktem jest, iż przy aktualnej obsadzie wydziału (5 orzekających sędziów i 5 pracowników sekretariatu), terminowość ta nie tylko nie ulegnie poprawie, ale wręcz przeciwnie prawdopodobnie ulegnie ona jeszcze pogorszeniu. Z uwagi na małą obsadę sekretariatu, nawet przed dniem 1 stycznia 2012r. (4 orzekających w wydziale sędziów), w razie nieobecności któregokolwiek z pracowników, wyraźnie odczuwalne było przez pozostałe osoby obciążenie większą ilością obowiązków. Zauważyć w takich sytuacjach można było pogorszenie się terminowości wykonywania zarządzeń, gdyż osoby pozostałe w pracy nie były w stanie na bieżąco wykonywać swoich obowiązków i dodatkowo obowiązków należących do nieobecnego pracownika. W przypadku nieobecności któregokolwiek z pracowników w godny pochwały sposób ustalane były priorytety i hierarchia ważności poszczególnych zadań. Nieobecność któregokolwiek z pracowników powodowała co najwyżej wykonanie części czynności w późniejszym terminie, nigdy jednak nie była przyczyną dezorganizacji funkcjonowania sekretariatu. Wykonywane wówczas były w pierwszej kolejności czynności niecierpiące żadnej zwłoki (rozpisywanie terminów, protokołowanie na sali, rejestrowanie wpływających spraw). Po powrocie pracownika z L-4 czy z urlopu do pracy, powstałe zaległości były sukcesywnie niwelowane poprzez wytężoną pracę wszystkich pracowników. Po dniu 1 stycznia 2012, z uwagi na jeszcze większe ilości wyznaczonych sesji, mogą wystąpić poważne problemy z wykonywaniem przez pracowników sekretariatu na bieżąco wszystkich przewidzianych przepisem 4 zarządzenia M.S. zadań. Nie tylko wydłużać się będzie termin wykonywania zarządzeń, ale mogą również tworzyć się znaczne zaległości w ich wykonywaniu. Dlatego też wskazane byłoby podjęcie natychmiastowych kroków, które zapobiegną tworzeniu się zaległości i umożliwią prawidłowe wywiązywanie się sekretariatu z nałożonych nań obowiązków. Z pewnością najlepszym rozwiązaniem byłoby zwiększenie obsady sekretariatu. Dotychczas sekretariat w okresach wzmożonego obciążenia był wspomagany pracą dodatkowych osób, np. stażystów skierowanych przez Powiatowy Urząd Pracy (szczegóły k. 6 niniejszego sprawozdania). W obecnej sytuacji tego typu kroki prawdopodobnie nie odniosą oczekiwanych efektów. Osoby te nie mają możliwości protokołowania na sali rozpraw a to właśnie na tym odcinku, sekretariat ma obecnie największe potrzeby. Oczywiście osoba taka mogłaby przejąć część innych prac w sekretariacie, trudno jednakże spodziewać się od takiej osoby, że będzie wykonywać powierzone czynności z taką samą rzetelnością, fachowością i szybkością, jak etatowi pracownicy sekretariatu. Osoba taka, nawet przy założeniu, iż bardzo poważnie potraktuje swoje obowiązki jest w stanie jedynie w niewielkim stopniu przyczynić się do procesu zahamowania tworzenia się zaległości, i to jedynie w sytuacji, gdy w pobliżu znajduje się doświadczony 4

5 pracownik sekretariatu, mogący na bieżąco udzielać zarówno wskazówek co do wykonywanych czynności, jak również mogący na bieżąco reagować na ewentualne niedokładności czy też nieprawidłowości w pracy takiej przyuczającej się osoby. Przyuczenie nowej osoby do prawidłowego wykonywania obowiązków wymaga ponadto określonego czasu jest to obowiązek, który etatowemu pracownikowi znacznie skraca czas, który może poświęcić na wykonywanie przydzielonych mu zakresem czynności zadań. Przy obecnej (przedstawionej wyżej) sytuacji kadrowej w sekretariacie, zdarzyć się może, iż wszyscy etatowi pracownicy (z wyłączeniem kierownika) albo będą na sali protokołować, albo będą wykańczać sesje z poprzedniego dnia i w zasadzie nie będzie nikogo, kto mógłby udzielić osobie tej potrzebnych wskazówek. Dlatego z pewnością najlepszym rozwiązaniem dla sekretariatu byłoby skierowanie tu doświadczonego pracownika, który bezzwłocznie (bez konieczności przyuczania) byłby w stanie wykonywać wszystkie rodzaje czynności powierzonych sekretariatowi, lub przynajmniej osoby, która byłaby w stanie (i mogłaby) odciążyć pozostałych pracowników w zakresie protokołowania na części wyznaczonych w wydziale sesji. Zobowiązano kierownika sekretariatu do rozważenia wszelkich możliwych do wprowadzenia w obecnych warunkach zmian, udogodnień i uproszczeń, które umożliwiłyby usprawnienie pracy sekretariatu. Niewątpliwie rezygnacja z dwutorowego prowadzenia biurowości pozwoliła na zaoszczędzenie czasu poświęcanego dotychczas na dokonywanie wpisów w księgach tradycyjnych. Również zainstalowanie jednolitego oprogramowania na wszystkich będących w dyspozycji sekretariatu komputerach (niestety dopiero w II półroczu 2011) jak i stworzenie połączeń sieciowych sekretariatu z salami rozpraw znacznie przyśpieszyło i ułatwiło pracownikom wykonywanie powierzonych zadań. Z pewnością wymierne i odczuwalne oszczędności czasu przyniosłoby sporządzanie orzeczeń wydawanych na posiedzeniach niejawnych bezpośrednio w systemie informatycznym, lub przynajmniej w wydziałowych folderach (co bynajmniej nie wiązałoby się ze zwiększonym nakładem pracy czy też czasu po stronie tych osób orzekających, które i tak sporządzają orzeczenia w komputerze). Prowadziłoby to do sytuacji, że osoby prowadzące urządzenia ewidencyjne, przy małym nakładzie czasu byłyby w stanie przenieść to orzeczenie do odpowiedniej zakładki przy danej sprawie, ponadto w każdej chwili byłoby możliwe wydrukowanie kolejnego odpisu takiego orzeczenia. Pozwoliłoby również na zaoszczędzenie wymiernej ilości czasu, który można by było poświęcić na wykonanie innych czynności. Wszystkie osoby zatrudnione w sekretariacie również te zatrudnione w sekretariacie jedynie czasowo muszą mieć dostęp do komputera. Aktualnie bowiem ilość prac, które można wykonać bez dostępu do komputera, jest bardzo ograniczona. Należy ponadto zastanowić się nad dostępnymi sposobami zniwelowania występujących w pracy sekretariatu utrudnień, jak również wskazane jest rozważenie wszelkich możliwych do wprowadzenia obecnie rozwiązań, które usprawniłyby funkcjonowanie sekretariatu i zapobiegłyby tworzeniu się zaległości. 5

6 Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik szczegółowo stwierdzone uchybienia, udzielono instruktażu co sposobu ich wyeliminowania. O wynikach kontroli poinformowano Panią Wiceprezes Sądu Rejonowego Małgorzatę Popiół oraz Panią Przewodniczącą VI Wydziału Pracy i Ubezpieczeń Społecznych. Gliwice, dnia 26 stycznia 2012r. Starszy inspektor ds. biurowości sądowej Ewa Kanczok 6