XI.WW /13 PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU

Transkrypt

1 XI.WW /13 PROTOKÓŁ KONTROLI DZIAŁALNOŚCI SEKRETARIATU WYDZIAŁU Dział I Podstawa i zakres kontroli I.1. Podstawa prawna przeprowadzenia kontroli -Ustawa z dnia r. Prawo o ustroju sądów powszechnych (Dz.U.Nr 98 z 2001 poz.1070 z póź. zm.), -Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z dnia r. w sprawie nadzoru administracyjnego nad działalnością administracyjną sądów powszechnych (Dz. U. Nr 2013, poz.69) I.2. Prezes sądu odpowiedzialny za przeprowadzenie kontroli I.3. Kontrolowany sekretariat I.4. Osoba/osoby przeprowadzająca/e kontrolę I.5. Termin przeprowadzenia kontroli Prezes Sądu Okręgowego w Gliwicach Sekretariat II Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Rodzinnych i Nieletnich - Sąd Rejonowy w Tarnowskich Górach Starszy inspektor ds. biurowości sądowej Janina Macha do i od do r. I.6. Zakres/przedmiot kontroli 1.Warunki lokalowe, narzędzia i organizacja pracy. 2.Ruch spraw w Zespole Kuratorskiej Służby Sądowej ds. Rodzinnych i Nieletnich, obciążenie pracownika. 3.Urządzenia ewidencyjne, stan i sposób ich prowadzenia (metodą tradycyjną oraz w systemie informatycznym). 4.Terminowość i prawidłowość wykonywania zarządzeń, prowadzenie teczek nadzoru. I.7. Okres objęty kontrolą Od czerwca 2009 do września 2013r. Dział IX Wnioski IX.1. Praca sekretariatu Przeprowadzona kontrola wykazała, iż pracę sekretariatu ZKSS- trudno ocenić jako dobrą.nie może być jednak powodem negatywnej pracy obecnego pracownika administracyjnego. O ile nie można mieć większych zastrzeżeń do sposobu prowadzenia teczek kuratorskich, to można mieć zastrzeżenia do prowadzenia urządzeń ewidencyjnych (wersja papierowa) obecnie w systemie informatycznym opisane w poszczególnych stronach protokołu. Konieczne jest jeszcze dopracowanie konfiguracji umożliwiających m.in. pobieranie w pełnym zakresie danych do sprawozdania. Jak również zwrócenie uwagi pracownikowi na rzetelniejsze i prawidłowe wprowadzania danych do systemu. Skoro system zastąpił urządzenia ewidencyjne, to dane do systemu powinny być wprowadzane w sposób prawidłowy i dokładny, umożliwiający sporządzanie sprawozdań MS-S40.

2 Korespondencja w sekretariacie zespołu w pełnym zakresie sporządzana jest w systemie Currenda (zarówno pisma sporządzane na szablonach, koperty jak również zczytywanie czytnikiem kodu kreskowego wydrukowanego na przesyłce. Pracę w systemie Currenda rozpoczynano w Sądzie Rejonowym w pod koniec 2008 roku, sukcesywnie zwiększono ilość urządzeń, które oprócz wersji tradycyjnej prowadzono również w systemie informatycznym. Na mocy zarządzenia Prezesa Sądu Rejonowego z dnia 20 grudnia 2011r. Adm /11 zarządzono prowadzenie przez sekretariat II Zespołu Kuratorskiej Służby Sadowej ds. rodzinnych i nieletnich, urządzeń ewidencyjnych prowadzonych wyłącznie w systemie. Na chwilę obecną wszystkie urządzenia, których obowiązek prowadzenia wynika z Zarządzenia M.S. z r. w sprawie organizacji i zakresu działania sekretariatów sądowych oraz innych działów administracji sądowej, są prowadzone wyłącznie w systemie informatycznym( za wyjątkiem kontrolki wywiadów kontrolnych) księga pomocnicza. Urządzenia w przeważającej większości prowadzone są prawidłowo, nie zawsze były wykorzystywane poprawnie ich możliwości. Dane wprowadzone są w sposób tylko podstawowy, nie umożliwiają w pełni sporządzania sprawozdań MS-S40. Stwierdzono jednakże duże braki w zakresie wprowadzania do systemu: sprawozdań z wywiadów kontrolnych, z wywiadów środowiskowych. Przyczyną jest tu okoliczność, iż kuratorzy zawodowi nie pracowali w systemie informatycznym. Według uzyskanej informacji od Pani Kierownik Z.K.S.S., dopiero w tym roku do ich laptopów został podłączony system informatyczny program Curenda,, na którym mogą pracować. Dlatego sprawozdania z wywiadów kontrolnych, z wywiadów środowiskowych nie są ani sporządzane bezpośrednio w Currendzie, nie są również zamieszczane w folderach wydziałowych (zespołu kuratorskiej służby sądowej. Kuratorzy zawodowi odnotowują treść sprawozdań w zakładce Dokumenty w zakresie niezbędnym do prawidłowego sporządzania statystyk. Brak było odnotowania wywiadów kontrolnych w Zakładce /Czynności. Konieczne jest jeszcze dopracowanie konfiguracji umożliwiającej m.in. pobieranie w pełnym zakresie danych do sprawozdania MS-S 40. Na chwilę obecną każdy z kuratorów zawodowych wykonujących czynności w sekretariacie ma dostęp do komputera, ma indywidualne konto w systemie, ma uprawnienia do pracy w systemie w zakresie niezbędnym do wykonywania powierzonych czynności. Komputer znajdujący się na biurku pracownika jest wyposażony w program Word. Natomiast brak jest programu Worda w laptopach kuratorów zawodowych. Kuratorzy zawodowi pracują w programie OpenOffice. Pracownik obsługujący kuratorów zawodowych w pełni korzysta z bazy druków Sawa. Jakość

3 posiadanego sprzętu komputowego jest dobra. Komputer podłączany jest do drukarki znajdującej się w tym samym pokoju. Kuratorzy zawodowi pracujący w tym zespole, drukują sporządzane przez siebie dokumenty w tym samym pokoju, w którym pokoju mają swoje biurka. Powyższe nie może być jednak powodem negatywnej oceny pracy zatrudnionych w sekretariacie ZKSS pracowników administracyjnych. Zaistniałe nieprawidłowości spowodowane bowiem były brakiem szkoleń pracowników obsługujących zespoły kuratorskiej służby sądowej o tematyce; prowadzenie urządzeń ewidencyjnych przy wykorzystaniu systemu informatycznego prawidłowość wprowadzenia danych do systemu informatycznego, przy stosunkowo niewielkich wzmocnieniach kadrowych. Stan osobowy sekretariatu zespołu kuratorskiej służby sądowej ds. rodzinnych wydaje się obecnie nie odpowiadać jego zadaniom. Dlatego wskazanego byłoby dokadrowanie sekretariatu zespołu kuratorskiej służby sądowej ds. rodzinnych. Z moich ustaleń wynika iż pracownik obsługujący dwa zespoły kuratorskiej służby sądowej: do spraw karnych i rodzinnych w okręgu sądu okręgowego ma największe obciążenie. Pomimo dużego zaangażowania i wydajności pracownika, pracownik nie jest w stanie wykonać całość zadań dokładnie i terminowo. Dostrzeżone w toku kontroli systemu informatycznego uchybienia przede wszystkim charakter techniczny lub proceduralny. Tym niemniej wymagają bezzwłocznego usunięcia niedociągnięcia związane z nieprzestrzeganiem 5 zarządzenia M.S. Natychmiastowej poprawie musi ulec wprowadzanie danych do systemu informatycznego w wykazie Nw k - Dane strony,zakładka /Środki wych. Przeznaczona jest do przypisania danej osobie odpowiedniego środka wychowawczego. Ponadto w systemie informatycznym Korespondencja/ Szablony pism, brak jest wprowadzonych szablonów pism opracowanych przez Kuratora Okręgowego Sadu Okręgowego w Gliwicach przekazanych drogą elektroniczną (według załączników 23) IX.2. Wnioski Przeprowadzona kontrola wykazała, iż zastosowano się do większości zaleceń zawartych w sprawozdaniu pokontrolnym z kontroli funkcjonowania sekretariatu przeprowadzonej w marcu 2009 roku. Stwierdzone uchybienia i niedokładności w pracy sekretariatu zostały szczegółowo opisane w działach VI i VII niniejszego protokołu. Jak wynika miały one negatywny wpływ, na sporządzanie sprawozdań statystycznych Ms-S40, nie miały one większego znaczenia na tok

4 poszczególnych spraw, niemniej zobowiązano kierownika sekretariatu do ich usunięcia i wyeliminowania na przyszłość: W zakresie prowadzenia urządzeń ewidencyjnych w systemie informatycznym zwrócono uwagę na: prawidłowość i dokładność we wszystkich urządzeniach ewidencyjnych wpisów w sposób odpowiadający w pełnym zakresie obecnie obowiązującym przepisom zarządzenia M.S. z dnia r., na sprawozdaniach/ kartach czynności zamieszczać każdorazowo pieczęć wpływu zaopatrzoną w datę wpływu, informację o załącznikach jak również podpis przyjmującego, przy wykonywaniu zarządzeń w zakresie przekazywania, sprawozdań do wydziału rodzinnego i nieletnich, przestrzegać ogólnych zasad sporządzania pism sądowych( 19 i 20 zarządzenia M.S.). Z uwagi na stwierdzone w trakcie przeprowadzonej przez inspektora ds. biurowości sądowej, brak treści wywiadów kontrolnych, brak treści wywiadów środowiskowych, w niektórych przypadkach brak treści wniosków, proponuję zobowiązać kuratorów zawodowych do pracy w systemie informatycznym Sawa firmy Currenda Kurator Rodzinny. Pracownik który pracuje w sekretariacie ZKSS nie jest w stanie przepisywać, ze względu na duże obciążenie pracą w sekretariacie. Brak również możliwości pracownika przez przenoszenie treści do systemu przy pomocy pamięci przenośnej typu pendrive (dodatkowe obciążenie dla pracownika). Do usprawnień technicznych, które usprawniłyby i przyspieszyłyby pracę sekretariatu zespołu należą: zainstalowanie na wszystkich komputerach pracujących w zespole kuratorskiej służby sądowej kuratorów oprogramowania Word, wyposażenie sekretariatu w urządzenie do drukowania okładek bezpośrednio z systemu. W celu usprawnienia pracy w sekretariacie zespołu kuratorskiej służby sądowej jak również wyeliminowania stwierdzonych nieprawidłowości należy: wyegzekwować od kuratorów zawodowych aby wywiady środowiskowe, wywiady kontrolne sporządzane były bezpośrednio w Currendzie, wyegzekwować od pracownika aby w prawidłowy sposób wprowadzał dane do systemu informatycznego Currenda Kurator Rodzinny, wyegzekwować od pracownika aby informował Kierownika zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej o nieprawidłowościach w działaniu systemu informatycznego Sawa firmy Currenda modułu Kuratorzy Rodzinni. Na zakończenie kontroli omówiono z panią kierownik zespołu kuratorskiej służby sadowej szczegółowo uchybienia, udzielono wskazówek co do możliwych sposobów ich wyeliminowania. O wynikach kontroli poinformowano Pana Prezesa Sądu Rejonowego. IX.3. Materiał źródłowy, na podstawie którego dokonano ustaleń Materiał źródłowy: analiza przypadkowo wybranych teczek kuratorskich,

5 system informatyczny (aplikacje) Rejestracja nadzoru w wykazach Nw k,opm k Alk k Nwo Rejestracja wywiadu(zleconej czynności) w kontrolce Wr w wykazie K, wykazie Op k oraz prawidłowość funkcjonowania sprawozdań MS-S40, informacje uzyskane od Kierownika Zespołu Kuratorskiej Służby Sądowej, instrukcja programu Kuratorzy Rodzinni currenda sp.o.o, urządzenia ewidencyjne w wersji papierowej. Data sporządzenia protokołu Podpis