SPRAWOZDANIE Z AUDYTU PROJEKTU Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości

Transkrypt

1 Audit Consulting Pająk i Partnerzy biuro: Piła ul. M. Konopnickiej 13 / [+48 67] www. pajakipartnerzy.pl ; audyt@pajakipartnerzy.pl SPRAWOZDANIE Z AUDYTU PROJEKTU Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości realizowanego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata Priorytet 1 - Wzrost konkurencyjności dolnośląskich przedsiębiorstw, Działanie 1.4 Infrastruktura wspierająca innowacyjność i przedsiębiorczość w regionie. Piła styczeń 2012 r.

2 SPIS TREŚCI 1. Informacje wstępne Data sporządzenia sprawozdania Numer audytowanego Projektu Nazwa i adres podmiotu realizującego Projekt Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie Termin przeprowadzenia audytu Okres objęty audytem Cel audytu Standardy na podstawie, których przeprowadzono audyt Zakres przedmiotowy audytu Podjęte działania i zastosowane techniki audytu Termin realizacji Projektu oraz zwięzły opis audytowanego Projektu Ustalenie stanu faktycznego Zasady i struktura finansowania Projektu Okres kwalifikowalności Zgodność realizacji Projektu z zawartą umową Poprawność polityki rachunkowości System zarządzania i kontroli. Funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej Kompletność, spójność, rzetelność, przejrzystość i odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji związanej z realizacją Projektu Monitoring Projektu Mechanizmy kontroli rzeczowej realizacji Projektu Przestrzeganie przepisów o zamówieniach publicznych Archiwizacja dokumentów Zgodność realizacji Projektu z politykami wspólnotowymi Promocja i reklama Projektu Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji Projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje Informacje końcowe Informacji na temat projektu udzielali: Podsumowanie Audit Consulting Pająk i Partnerzy 2

3 1. Informacje wstępne 1.1. Data sporządzenia sprawozdania Sprawozdanie zostało sporządzone w dniu 20 stycznia 2012 r Numer audytowanego Projektu Zgodnie z umową BARL/ZP/1/2012 z dnia roku w sprawie przeprowadzenie audytu zewnętrznego dla Projektu realizowanego przez Bielawską Agencję Rozwoju Lokalnego Spółka z o.o. z siedzibą w Bielawie, audyt dotyczył Projektu Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego dla Województwa Dolnośląskiego na lata , Działanie 1.4 Infrastruktura wspierająca innowacyjność i przedsiębiorczość w regionie. Projekt realizowany jest na podstawie umowy o dofinansowanie nr UDA-RPDS /10-00 z dnia r. zawartej pomiędzy Województwem Dolnośląskim z siedzibą we Wrocławiu a Bielawską Agencję Rozwoju Lokalnego Spółka z o.o. z siedzibą w Bielawie Nazwa i adres podmiotu realizującego Projekt Beneficjentem Projektu Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości, będący przedmiotem audytu, jest Bielawską Agencję Rozwoju Lokalnego Spółka z o.o. z siedzibą w Bielawie, ul. Bankowa 5, Bielawa. NIP REGON tel: fax biuro@barl-bielawa.pl 1.4. Nazwa podmiotu przeprowadzającego audyt Audyt Projektu Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości, został przeprowadzony zgodnie z umową z dnia 12 stycznia 2012 r. przez firmę Audit Consulting Pająk i Partnerzy ; Piła, ul. M. Konopnickiej 13. Podmiot uprawniony do audytu został wybrany w drodze zapytania ofertowego. Zarówno podmiot uprawniony, jak i działający w jego imieniu biegły rewident oświadczają, że posiadają uprawnienia do przeprowadzania niezależnych audytów wymaganych przepisami polskiego prawa, w szczególności uprawnienia do badania sprawozdań finansowych w rozumieniu art. 48 ust. 1 ustawy z dnia 7 maja 2009 r. biegłych rewidentach i ich samorządzie, podmiotach uprawnionych do badania sprawozdań oraz nadzorze publicznym (Dz.U Nr 77, poz. 649). Audit Consulting Pająk i Partnerzy 3

4 Podmiot uprawniony do audytu jednocześnie oświadcza, że nie jest i nie był w przeszłości w żaden sposób powiązany z jednostką audytowaną. Nie istnieją żadne przesłanki ograniczające niezależność audytorów. Audytorzy oświadczają zachowanie poufności i nienaruszania tajemnic określonych w odrębnych przepisach, w tym tajemnicy przedsiębiorstwa Imiona i nazwiska audytorów uczestniczących w audycie W imieniu podmiotu przeprowadzającego audyt, w badaniu uczestniczyli: - Danuta Marczuk-Pająk biegły rewident (legitymacja nr 7414), audytor wewnętrzny (zaświadczenie Ministra Finansów nr 1751/2005), - Mirosław Pająk - audytor wewnętrzny Termin przeprowadzenia audytu Audyt został przeprowadzony w okresie od 11 do 20 stycznia 2012 r., przy czym bezpośrednio w siedzibie jednostki w dniu 12 i 13 stycznia 2012 r Okres objęty audytem Informacje ujęte w sprawozdaniu zostały opracowane na podstawie danych uzyskanych z dokumentów źródłowych oraz wyjaśnień dotyczących Projektu, otrzymanych podczas badania audytowego bezpośrednio w siedzibie Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. Zebrana dokumentacja podlegająca audytowi dotyczyła okresu od dnia uznania wydatków za kwalifikowalne tj. od dnia r. do dnia r. Jednostka audytowana poniosła na realizację Projektu do dnia r. 100% wydatków kwalifikowanych. 2. Cel audytu Celem audytu było uzyskanie dowodów pozwalających na jednoznaczną ocenę czy realizacja Projektu przebiegała zgodnie z umową i wnioskiem o dofinansowanie Projektu. Efektem audytu jest uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach Projektu są kwalifikowalne, a realizowany Projekt jest zgodny z umową i wnioskiem o dofinansowanie. Audyt zewnętrzny ma doprowadzić do uzyskania podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych w przedstawionych przez Bielawską Agencję Rozwoju Lokalnego dokumentach związanych z realizowanym Projektem. Stwierdzenie wiarygodności danych ma charakter bezpośredni badanie ksiąg rachunkowych oraz pośredni badanie systemu kontroli wewnętrznej. Celem przeprowadzenia audytu zewnętrznego jest zwiększenie pewności jednostki realizującej Projekt oraz Instytucji Zarządzającej, że Projekt był realizowany prawidłowo. Audit Consulting Pająk i Partnerzy 4

5 Audyt został zaplanowany i przeprowadzony w taki sposób, aby uzyskać racjonalną pewność, pozwalającą na wyrażenie opinii na temat prawidłowości realizacji Projektu. 3. Standardy na podstawie, których przeprowadzono audyt Audyt został przeprowadzony zgodnie z międzynarodowymi standardami audytu: Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej,(a w szczególności Nr 240, 250, 610, 620, 800), Norm wykonywania zawodu biegłego rewidenta, wydanych przez Krajową Radę Biegłych Rewidentów w Polsce, Standardów Kontroli INTOSAI, zgodnie z opisem przedmiotu zamówienia oraz z postanowieniami zawartej umowy. 4. Zakres przedmiotowy audytu W celu stwierdzenia, że wydatki są prawidłowo kwalifikowalne, a Projekt realizowany jest zgodnie z umową o dofinansowanie audyt zewnętrzny obejmował: analizę dokumentacji procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania, ze szczególnym uwzględnieniem realizacji przyjętych celów i realizacji postanowień umowy o dofinansowanie Projektu, w szczególności: - sprawdzenie, czy Beneficjent realizuje Projekt zgodnie z umową o dofinansowanie i obowiązującymi przepisami prawa; - sprawdzenie, czy Beneficjent wdrożył zalecenia przeprowadzonych kontroli oraz usunął nieprawidłowości, jeśli takie zostały wykryte; - sprawdzenie, czy Beneficjent posiada ścieżkę audytu w zakresie finansowo-księgowym, - sprawdzenie prawidłowości przeprowadzenia procedury przetargowej, - audyt poprawności księgowania wydatków poniesionych w ramach realizowanego Projektu, oceny kwalifikowalności kosztów, sposobu ich dokumentowania i prowadzenia odrębnej ewidencji księgowej; - sprawdzenie sposobu archiwizacji dokumentacji zgromadzonej w ramach realizowanego Projektu. Stwierdzenie wiarygodności danych obejmowało analizę losowo dobranej dokumentacji oraz stosowanych procedur kontroli wewnętrznej w odniesieniu do przekazywania i rozliczania otrzymanych środków, a także przegląd procedur akceptacji wydatków kwalifikowalnych w zakresie ich zasadności i odpowiedniego udokumentowania. W wyniku przeprowadzonego przeglądu powstał niniejsze sprawozdanie przeznaczone dla Zarządu Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego Spółka z o.o.. Dokument ten opisuje wykonane prace, ich wyniki oraz spostrzeżenia odnośnie realizacji audytowanego Projektu. Audit Consulting Pająk i Partnerzy 5

6 5. Podjęte działania i zastosowane techniki audytu Zastosowane podczas audytu techniki i podjęte działania to: Badanie zgodności/skuteczności (testy zgodności) jedno z narzędzi oceny systemu kontroli wewnętrznej, polegające na zbadaniu sposobu przetwarzania wybranych operacji przez kontrolowany system. Celem badań jest stwierdzenie, czy system działał w sposób ciągły (tj. w całym okresie objętym kontrolą), spójny (tj. wszystkie operacje podlegające działaniu systemu traktowane były w sposób jednakowy) i skuteczny (tj. osiągał cele związane z jego ustanowieniem). Bezpośrednie badania kontrolne/audytowe (badania/testy wiarygodności) 1. W znaczeniu funkcjonalnym zastosowanie procedur kontroli/technik przeprowadzania zadania audytowego bezpośrednio do operacji objętych kontrolą/audytem (np. badanie konkretnych zamówień publicznych lub zrealizowanych płatności) w celu uzyskania dowodów kontroli/audytu, a nie opieranie się na wtórnych dokumentach. 2. W kontroli/audycie finansowym typu poświadczającego testy przeprowadzane w celu stwierdzenia, że informacje zawarte w księgach rachunkowych lub sprawozdaniu finansowym są rzetelne, kompletne, bezbłędne i sprawdzalne. Dobór losowy prosty statystyczna technika doboru próby, polegająca na losowym wyborze elementów próby z całej populacji przy założeniu, że każdy element populacji ma jednakową szansę wyboru do próby. W przypadku kontroli/audytu wprowadza się na ogół dodatkowy warunek, że raz wybrany element nie bierze udziału w dalszym losowaniu (losowanie bez zwracania). Technika stosowana najczęściej w badaniu populacji, która składa się z elementów podobnych wielkością, charakterem lub ryzykiem, na jakie są narażone. Kontrola/audyt poświadczający - obejmuje badanie systemów i operacji finansowych, w tym ocenę zgodności z przepisami prawa, kontrolę systemów kontroli wewnętrznej oraz funkcjonowania komórek kontroli wewnętrznej i audytu, kontrolę działalności pod względem legalności i rzetelności. Badanie to jest podstawą wydania poświadczenia prawidłowości rozliczania finansowego jednostki kontrolowanej. Porównanie ze wzorem technika prowadzenia badań kontrolnych wykorzystywana w kontrolach wykonania zadań. Polega na znalezieniu dobrego wzoru (dobrej praktyki) w określonej działalności, która w opinii kontrolera może stanowić płaszczyznę odniesienia przy dokonywaniu oceny kontrolowanej działalności. Wyróżnia się: - porównanie wysokiego poziomu: porównanie ogólnej metodologii i strategii działalności kontrolowanej jednostki w zestawieniu z podobnymi jednostkami sektora publicznego lub prywatnego, na szczeblu krajowym lub międzynarodowym, - porównanie wyników: zestawienie wskaźników ilościowych do porównania wyników uzyskiwanych przez różne jednostki przy prowadzeniu takiej samej działalności, Audit Consulting Pająk i Partnerzy 6

7 - systematyczna analiza i porównanie procesów i trybów postępowania stosowanych w danej jednostce: obejmuje porównania ilościowe i jakościowe. W porównaniach zewnętrznych porównywane są dwie różne jednostki, w porównaniach wewnętrznych komórki organizacyjne lub oddziały terenowe jednostki kontrolowanej/audytowanej Zasięganie informacji jedna z procedur kontroli/technik przeprowadzania zadania audytowego, polegająca na uzyskaniu informacji od osób dysponujących wiedzą na dany temat, obecnych w kontrolowanej/audytowanej jednostce lub poza nią, w ramach posiadanego upoważnienia; technika ta obejmuje w szczególności indywidualne wywiady pogłębione z osobami zarządzającymi projektami i wykonawcami projektów. Badanie typu desk research analiza dokumentów i sprawozdań. 6. Termin realizacji Projektu oraz zwięzły opis audytowanego Projektu Tytuł projektu: Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości Całkowita wartość Projektu: ,35 PLN zgodnie z umową o dofinansowanie Wydatki kwalifikowalne: ,45 PLN (68,78% wydatków całkowitych) Opis projektu: Przedmiotem Projektu jest modernizacja obiektu poprzemysłowego na Inkubator Przedsiębiorczości, który zlokalizowany jest w obszarze objętym Lokalnym Programem Rewitalizacji. Zakres prac obejmuje: roboty budowlane (przygotowawczo rozbiórkowe, budowlano-montażowe, termo modernizacyjne, instalacje elektryczne i sanitarne, zakup wyposażenia dla biura Inkubatora oraz dwóch sal konferencyjnych. Modernizacja obiektu pozwala uzyskać 1255,8 m 2 powierzchni użytkowej, podzielonej lekkimi ścianami działowymi na lokale produkcyjno-magazynowe, sale konferencyjne, z pełnym zapleczem socjalnym dla pracowników. W obiekcie przewidziano dźwig towarowo-osobowy obsługujący wszystkie kondygnacje, a tym samym likwiduje bariery architektoniczne. Modernizowany obiekt poprzemysłowy stwarza warunki do powstawania mikro i małej przedsiębiorczości. 7. Ustalenie stanu faktycznego 7.1. Zasady i struktura finansowania Projektu Umowa z dnia r. o dofinansowanie projektu nr UDA-RPDS /10-00 Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości wraz z aneksem nr UDA-RPDS /10-01 z dnia r., aneksem nr UDA-RPDS /10-02 z dnia r. oraz aneksem nr UDA-RPDS /10-03 z dnia r. określa wartość całkowitą Projektu w wysokości , 35 zł. Wartość kosztów kwalifikowalnych wynosi , 45 zł. Na wydatki kwalifikowalne Beneficjent na warunkach wymienionej umowy otrzyma od Instytucji Audit Consulting Pająk i Partnerzy 7

8 Zarządzającej RPO WD dofinansowanie w wysokości , 14 zł., co stanowi 39.99% kwoty całkowitych wydatków kwalifikowalnych Projektu. W ramach dofinansowania 85% płatności tj , 02 zł. pochodzić będzie z budżetu środków europejskich a współfinansowania pozostałe 15% płatności tj , 12 zł. Przyznane dofinansowanie stanowi pomoc publiczną. Beneficjent zobowiązał się do wydatkowania na realizację Projektu środki własne w wysokości , 31 zł. co stanowi 60, 01% wydatków kwalifikowalnych. Dofinansowanie przekazywane jest na rachunek Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego po przekazaniu kompletnych wniosków o płatność Okres kwalifikowalności Okres kwalifikowalności wydatków ponoszonych przez Beneficjenta w związku z realizacją działania został określony w umowie o dofinansowanie od r. do r Zgodność realizacji Projektu z zawartą umową Bezpośrednio w wyniku realizacji Projektu dokonano wyłonienia wykonawców: robót budowlanych i instalacyjnych przy modernizacji obiektu poprzemysłowego, audytu energetycznego, na dostawę mebli do biura Inkubatora Przedsiębiorczości, na dostawę i instalację sprzętu elektronicznego dla biura Inkubatora Przedsiębiorczości, na dostawę i instalacje sprzętu elektronicznego do sal konferencyjnych, wykonania materiałów informacyjnych i promocyjnych Projektu, wykonania audytu zewnętrznego Projektu pn. Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości. Zawarte umowy potwierdzają bezpośrednią realizację Projektu. Zebrana dokumentacja fotograficzna potwierdza stan realizacji Projektu. Audit Consulting Pająk i Partnerzy 8

9 Zdjęcie: Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości (obiekt poprzemysłowy po modernizacji w ramach Projektu) 7.4. Poprawność polityki rachunkowości Jednostka audytowana posiadała politykę rachunkowości, wprowadzoną Uchwałą nr 4/2010 Zarządu Spółki Bielawska Agencja Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. z dnia 19 października 2010 r. Dokumentacja przyjętych zasad (polityki) rachunkowości nie opisuje szczególnych zasad ewidencji zdarzeń, które obejmują Projekt. Uchwałą numer 2/2010 Zarządu Spółki Bielawska Agencja Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. z dnia r. wprowadzono podręcznik Zarządzania i Kontroli projektu Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości. Podręcznik normuje między innymi: 1. Strukturę organizacyjną Projektu 2. Komunikację i przepływ informacji w Projekcie 3. Podejmowanie decyzji w Projekcie 4. Zasady rachunkowości w realizacji Projektu, 5. Zarządzanie finansowe Projektem, 6. Księgowość Projektu, 7. Realizacja zamówień publicznych w Projekcie 8. Promocja Projektu 9. Zasady archiwizacji dokumentacji projektowej 10. Monitoring i kontrola Projektu Audit Consulting Pająk i Partnerzy 9

10 11. Ewaluacja i zmiany w Projekcie. Badanie bezpośrednie potwierdziło, iż procedury wdrożone Uchwałą numer 2/2010 były stosowane podczas realizacji Projektu. Dla ewidencji Projektu wprowadzono w wyodrębnioną ewidencję analityczną. Rachunek bankowy, który zgodnie z umową dla potrzeb Projektu prowadzony jest w Banku Zachodnim WBK S.A. 1 Oddział w Bielawie ewidencjonowany jest na koncie księgowym Rach. dot. Inwestycji Inkubator. Wprowadzono osobną ewidencję analityczną dla potrzeb ewidencji rozrachunków prowadzonych w ramach Projektu. Dla zabezpieczenia realizacji Projektu Zarząd Spółki zabezpieczył źródła finansowania. Zarząd Spółki wskazał iż źródła finansowania potwierdzone są następującymi dokumentami: o Aport Gminy Bielawa uchwała nr LVI/409/10 Rady Miejskiej Bielawy z dnia 23 marca 2010 r., o Dotacja RPO WD 1.4 umowa z Województwem Dolnośląskim o dofinansowanie projektu nr UDA-RPDS /10-00 z dnia 17 września 2010 r. o Kredyt inwestycyjny umowa o kredyt inwestycyjny na działalność gospodarczą Nr 1/IP- BARL/F/2010 w Banku Spółdzielczym w Dzierżoniowie Dowody księgowe dotyczące wydatków z projektu dofinansowanych ze środków zewnętrznych, dla których wymagane jest prowadzenie wyodrębnionej ewidencji, ewidencjonuje się w programie księgowym pn. Sage Symfonia Finanse i Księgowość. Program umożliwia bieżący wydruk wszystkich używanych kont księgowych zawierający symbol konta, jego nazwę, rodzaj oraz typ. Prowadzona jest wyodrębniona ewidencja dla operacji w ramach Projektu, która umożliwia sporządzanie sprawozdań oraz kontrolę i monitorowanie wykorzystanych środków. Ewidencja polega na umieszczeniu symbolu odpowiadającego danemu dofinansowanemu projektowi według wzoru: AAA B CC- D-E-F gdzie: - AAA numer syntetyczny środków trwałych w budowie, - B podsyntetyka, - CC numer analityki projektu Inkubator - D środki trwałe powstające w ramach realizowanego Projektu, gdzie: 1. budynek, 3. - wyposażenie sprzęt, 4. wyposażenie meble, 5. kotłownia 6. - centrala wentylacyjna 1, 7. centrala wentylacyjna 2, 8. - centrala wentylacyjna 3, 9. centrala wentylacyjna 4, 10. stacja trafo i przyłacze, 11. dźwig. Audit Consulting Pająk i Partnerzy 10

11 E- podział wydatków na kwalifikowane i niekwalifikowalne, gdzie: 1. Wydatki kwalifikowane, 3. Wydatki niekwalifikowane F- podział wydatków kwalifikowanych na źródła finansowania, gdzie: 1. Wydatki finansowane dotacją UE, 2. Wydatki finansowane z budżetu państwa, 3. Wydatki finansowane ze środków własnych. Dokumenty źródłowe zawierają poświadczenie podpisem osób upoważnionych potwierdzenie dokonania kontroli pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym oraz potwierdzenie dokonania wstępnej kontroli. Dokumenty źródłowe są opisane zgodnie z wzorem ustalonym przez Instytucję Zarządzającą. Na pierwszej stronie dokumenty zawierają opis z jakich środków jest współfinansowany Projekt i w ramach jakiego RPO jest on realizowany. Na odwrocie wszystkich dokumentów znajdują się opisy, które zawierają: - nazwę zadania, - zgodność poniesionych wydatków z zawartymi umowami, ze wskazaniem numeru i daty zawarcia umowy, - numer i nazwę Projektu, - numer działania i Priorytetu, - kategorię wydatków, - kwotę wydatków kwalifikowalnych, - protokoły odbioru robót i usług, - wskazanie w jakim trybie ustawy Prawo zamówień publicznych zawarto umowę, - dekrety księgowych zapisów analitycznych, - zatwierdzenie do wypłaty, sposób i datę zapłaty. W opisach dokumentów zawarto też wskazanie w jakim trybie ustawy Prawo zamówień publicznych zawarto umowę. Do faktur dołączany jest protokół odbioru robót podpisany przez inspektora nadzoru i kierownika budowy. Zapisy w księgach pomocniczych (analityce) prowadzone są w sposób prawidłowy, rzetelny, przejrzysty, sprawdzalny i odzwierciedlają stan faktyczny. W sprawdzonych dokumentach księgowych nieprawidłowości nie stwierdzono. Faktury dotyczące wydatków kwalifikowalnych są wystarczająco opisane w ramach kontroli dokumentów, wskazują kategorię wydatku a także zostały opatrzone wymaganymi podpisami i stemplami. Na wyciągu bankowym wskazującym na zapłatę wydatku podany jest numer faktury. Istnieje zgodność wyciągów bankowych z zapłaconymi fakturami a wydatki te zostały zapłacone w okresie kwalifikowalności. Badając dokumentację można stwierdzić, że Beneficjent wydatkował środki finansowe zgodnie z ostateczną kwalifikacją wydatków. W ramach audytu sprawdzono wydatki kwalifikowalne poniesione na realizację Projektu w wysokości , 15 PLN, co stanowi 37, 71% wydatków kwalifikowanych Projektu. Wykaz badanych dokumentów przedstawiono w załączniku do niniejszego sprawozdania. Poniesione wydatki wykazane w załączniku audytorzy uznają za kwalifikowalne. Audit Consulting Pająk i Partnerzy 11

12 Sprawdzono zgodność ewidencji księgowej z raportem końcowym i tabelą nr 14 postęp rzeczowofinansowy realizacji Projektu. numer konta wyszczególnienie dotacje UE koszty kwalifikowane dot budżetu państwa wkład własny koszty kwalifikowaln e razem koszty niekwalifikow alne koszty poza projektem Razem OT budynek , , , , , , ,33 93/2011 budynek - inkubator Wyposażenie - sprzęt , , , , , ,41 96/2011-sprzęt zespoły komputerowe, 95/2011- sprzęt multimedialny,94/2011- system urządzeń telefonicznych Wyposażenie- meble , , , , , ,56 97/2011- meble kocioł systemem podawania paliwa , , , , , ,97 98/2011 kocioł z systemem podawania paliwa centrala wentylacja , , , , ,62 99/2011- centrala wentylacyjna centrala wentylacyjna , , , , ,62 100/ centrala wentylacyjna centrala wentylacyjna , , , , ,62 101/2011- centrala wentylacyjna centrala wentylacyjna , , , , ,09 102/2011 centrala wentylacyjna stacja trafo z przyłączem , , , , , dźwig , , , , ,00 103/2011 stacja trafo z przyłączem 104/2011 dźwig osobowotowarowy system monitoringu i ochrony , , , , ,76 105/2011 system monitoringu i ochrony , ,57 Ewidencja księgowa jest prawidłowo prowadzona, a dane we wnioskach o dofinansowanie są sporządzone na podstawie prawidłowo prowadzonej ewidencji księgowej. Nieprawidłowości materialnych nie stwierdzono System zarządzania i kontroli. Funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej Ministerstwo Rozwoju Regionalnego na podstawie obowiązujących przepisów Unii Europejskiej i krajowych, wprowadziło zasady kontroli projektów realizowanych w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego. W ramach wdrażania Regionalnego programu Operacyjnego Województwa Dolnośląskiego realizowane są kontrole na podstawie wytycznych w zakresie kontroli dla Instytucji Zarządzających, Pośredniczących i Wdrażających. Audytowany Projekt nie był poddany takiej kontroli. Bieżąco, w ramach kontroli wewnętrznej w oparciu o Podręcznik Zarządzania i Kontroli Projektu Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości realizowane były czynności kontrolne i monitorujące. Audyt potwierdził, iż osoby zaangażowane w realizację Projektu poprawnie realizowały czynności kontrolne i monitorujące Projektu. Audit Consulting Pająk i Partnerzy 12

13 7.6. Kompletność, spójność, rzetelność, przejrzystość i odpowiednie zabezpieczenie dokumentacji związanej z realizacją Projektu. Zgromadzona dokumentacja dotycząca procesu realizacji Projektu jest wyodrębniona i oddzielona od innej dokumentacji Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego Spółka z o.o. Dokumentacja dotycząca realizowanego Projektu jest przechowywana w opisanych segregatorach z opatrzonym numerem Projektu, oraz pogrupowana w opisanych segregatorach i zgromadzona w osobnym miejscu. Osobno znajduje się również dokumentacja przetargowa dotycząca Projektu. Dokumentacja związana z wydatkami kwalifikowalnymi jest kompletna, spójna, i odpowiednio zabezpieczona. Przejrzystość jej od strony systemu finansowego jest prawidłowa i można na niej oprzeć ślad rewizyjny Monitoring Projektu Stałe monitorowanie Projektu umożliwia jednostce audytowanej weryfikację realizacji założonych rezultatów Projektu. W okresie do dnia przeprowadzenia audytu jednostka realizująca Projekt złożyła do Instytucji Zarządzającej 10 wniosków o płatność. Wskazane dane prawidłowo odzwierciedlają wartość poniesionych nakładów i stopień realizacji Projektu. Data złożenia wniosku Funkcja wniosku Okres za jaki został złożony wniosek Całkowita kwota wydatków objęta wnioskiem Kwota wydatków kwalifikowalnych objętych wnioskiem Wnioskowana kwota Data rozpatrzenia wnioski przez DIP Kwota wydatków kwalifikowalny ch zatwierdzona przez DIP Wartość refundacji do wypłaty Data wpływu refundacji na konto funkcja sprawozdaw cza ,00 0, płatność pośrednia , , , , , płatność pośrednia , , , , , płatność pośrednia , , , , , płatność pośrednia , , , , , płatność pośrednia , , , , , płatność pośrednia , , , , , końcowy , , ,10 RAZEM , , ,03 Jako wskaźniki realizacji Projektu we wniosku o dofinansowanie określono: 1. Powierzchnia wybudowanej/zmodernizowanej infrastruktury 2641,16 m 2. Badanie audytowe potwierdziło osiągniecie wskaźnika. Decyzją nr 306/2011 Powiatowy Inspektor Nadzoru Budowlanego w Dzierżoniowie udzielił Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego pozwolenia na Audit Consulting Pająk i Partnerzy 13

14 użytkowanie dobudówki (przedsionka), wykonanego w związku z adaptacją istniejącego budynku na inkubator przedsiębiorczości, położonego na terenie nieruchomości w Bielawie przy ul. Wolności 24. W książce obiektu budowlanego założonej dnia r. na obiekt budowlany pod nazwą Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości wpisano między innymi jako parametry techniczne powierzchnie użytkową 2641,16 m 2. Wskaźnik produktu określony we wniosku o dofinansowanie został zrealizowany. 2. Liczba bezpośrednich utworzonych miejsc pracy 1 etat (w tym kobieta) zatrudniona na podstawie umowy o pracę. Badanie audytowi potwierdziło zatrudnienie z dniem r. Panią Annę Otrębą na czas określony do dnia r. jako administratora Bielawskiego Inkubatora Przedsiębiorczości. Na dzień audytu osoba zatrudniona w charakterze administratora pracuje nadal zgodnie z przedłużoną umową na kolejny rok kalendarzowy. 3. Liczba nowych zmodernizowanych usług świadczonych przez IOB 3 usługi. Beneficjent złożył do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Dolnośląskiego w dniu 30 grudnia 2011 r. Oświadczenie, iż wskaźnik rezultatu nr 56 liczba nowych i zmodernizowanych usług świadczonych przez IOB uzyskany w wyniku realizacji projektu Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości został osiągnięty w 100%. Po realizacji projektu BARL uruchomiła 3 usługi: biurowe, doradcze i szkoleniowe. 4. Liczba nowych przedsiębiorstw powstałych przy wsparciu IOB wskaźnik 12 umów do realizacji w 2012 r, 5. Liczba przedsiębiorstw wspartych przez IOB wskaźnik 50 szkoleń i porad consultingowych do osiągnięcia w 2012 r. Badanie audytowe potwierdziło, że określone wskaźniki we wniosku o dofinansowanie założone do końca 2011 r. zostały osiągnięte Mechanizmy kontroli rzeczowej realizacji Projektu W ramach realizowanego Projektu czynności kontrolne zakresu rzeczowego pełni Koordynator Projektu. W ramach pełnionej funkcji Koordynator Projektu uczestniczy w przygotowaniu i przeprowadzaniu postępowań o roboty budowlane, dostawy urządzeń i sprzętu oraz innych zadań ujętych w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Do czynności Koordynatora należy między innymi: 1/ organizacja prac zespołu zadaniowego i zapewnienie przepływu informacji pomiędzy uczestnikami zespołu, 2/ uczestnictwo w przygotowaniu i przeprowadzeniu przetargu na roboty budowlane, 3/ nadzór nad poprawnością i jakością robót budowlanych i dostaw, 4/ kontrola nad właściwym i terminowym wdrażaniem Projektu, 5/ monitorowanie postępu prac, włącznie z przygotowywaniem okresowych raportów, 6/ opisywanie faktur kosztowych i ich merytoryczna akceptacja, 7/ kontrola przepływów finansowych w Projekcie, 8/ organizowanie cotygodniowych rad budowy. Audit Consulting Pająk i Partnerzy 14

15 W celu wsparcia merytorycznego w zapewnieniu odpowiedniej jakości robót budowlanych i ich zgodności z Projektem zatrudniono osoby i firmy zewnętrzne na stanowiskach nadzoru robót budowlanych, robót elektrycznych i robót instalacyjnych. Postęp rzeczowy realizacji Projektu jest dochowany. Analiza zgromadzonej dokumentacji pozwala stwierdzić, że Beneficjent bieżąco nadzoruje stan realizacji Projektu Przestrzeganie przepisów o zamówieniach publicznych Bielawska Agencja Rozwoju Lokalnego w trakcie realizacji Projektu stosowała przepisy ustawy Prawo zamówień publicznych. Wewnętrzne procedury w tym zakresie wynikają z Regulaminu udzielania zamówień publicznych, których wartość nie przekracza wyrażonej w złotych równowartości kwoty EUR stanowiących załącznik nr 1 do uchwały nr 1/2009 Zarządu Spółki Bielawska Agencja Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. z dnia 18 maja 2009 r. oraz Podręcznika Zarządzania i Kontroli Projektu Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości stanowiący załącznik nr 1 do uchwały nr 2/2010 Zarządu Spółki Bielawska Agencja Rozwoju Lokalnego Sp. z o.o. z dnia 19 października 2010 r. W ramach Projektu do dnia przeprowadzenia audytu zewnętrznego przeprowadzono 5 postępowań o udzielenie zamówienia publicznego. Jedno zamówienie w trybie przetargu nieograniczonego (art. 39 ustawy Pzp) na roboty budowlano instalacyjne oraz 4 postępowania w trybie zapytania ofertowego. Audytowi poddano dokumentację przebiegu postępowania na: 1. wyłonienie wykonawcy na roboty budowlane pn.: Postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego na roboty budowlane związane realizacją zadania pn. Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości ; 2. wyłonienie wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego zamówienie obejmuje dostawę i montaż w obiekcie Bielawskiego Inkubatora Przedsiębiorczości w Bielawie przy ul. Wolności 24, sprzętu wg specyfikacji (wyposażenie sprzęt elektroniczny biuro); 3. wyłonienie wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego na dostawę mebli biurowych; 4. wyłonienie wykonawcy w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania ofertowego na dostawę i montaż sprzętu elektronicznego do sal konferencyjnych; Badana dokumentacja przetargowa potwierdziła zastosowanie procedur wyznaczonych ustawą Prawo Zmówień publicznych. Szczegółowe badanie dla przetargu nieograniczonego na wykonanie robót budowlanych opisane jest w liście kontrolnej audytu nr 1. Ponadto audytorzy ocenili postępowania w trybie zamówienia z wolnej ręki na działania promocyjne i informacyjne o Projekcie. Badana dokumentacja w zakresie przeprowadzonych zamówień i postępowań nie wykazała nieprawidłowości. Audit Consulting Pająk i Partnerzy 15

16 7.10. Archiwizacja dokumentów Audytowany Projekt jest zakończony. Oryginalna dokumentacja związana z wydatkami kwalifikowanymi znajduje się w Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego Spółka z o.o. Dokumenty zebrane są w osobnych segregatorach i opisane nazwą Projektu, numerem umowy o dofinansowanie oraz informacją o rodzaju zgromadzonej dokumentacji Dokumenty są oddzielone od innych dokumentów Beneficjenta. Na podstawie zgromadzonych dokumentów można prześledzić ścieżkę audytu od wniosku o dofinansowanie do dokumentów poświadczających wysokość poniesionych wydatków wraz z uwierzytelnionymi wydrukami wyciągów bankowych potwierdzających dokonanie zapłaty na rzecz wykonawcy, za wystawione faktury z tytułu realizacji umowy. Dokumenty związane z realizacją Projektu przechowywane i archiwizowane są w sposób uporządkowany i spełniają wymagania umowy o dofinansowanie. Wewnętrzne zasady Podręcznik Zarządzania i Kontroli Projektu w dziale IX Zasady archiwizacji dokumentacji projektowej wskazują iż dokumentacja Projektu będzie przechowywana do dnia r Zgodność realizacji Projektu z politykami wspólnotowymi Współfinansowanie na audytowany Projekt zostało udzielone dla Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego Spółka z o.o. w związku, z czym dofinansowanie przyznane na zrealizowany przez nią Projekt dotyczy pomocy publicznej przyznanej firmie prawa handlowego, tym samym wyczerpuje znamiona art. 87 i 88 Traktatu Wspólnoty Europejskiej. Projekt jest neutralny w swoim oddziaływaniu na środowisko. Dostarczanie energii cieplnej do obiektu oparto na zastosowaniu surowców ze źródeł odnawialnych. Projekt wykazuje pozytywny wpływ na politykę równych szans przez dostosowanie obiektu do potrzeb osób niepełnosprawnych. W obiekcie zamontowano dźwig osobowo towarowy oraz pomieszczenia socjalne. Stworzone udogodnienia stwarzają warunki do prowadzenia działalności i podejmowania zatrudnienia przez osoby niepełnosprawne Promocja i reklama Projektu Na dzień przeprowadzenia audytu stwierdzono, że działania promocyjne i informacyjne realizowano prawidłowo, zgodnie z założeniami informowania społeczeństwa w oparciu o Rozporządzenie Rady (WE) nr 1083/2006 z 11 lipca 2006 r. ustanawiające przepisy ogólne dotyczące Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego i Funduszu Spójności. Promocja Projektu prowadzona jest w prasie i telewizji lokalnej. Wśród działań informacyjnych i promocyjnych zamieszczono artykuł w Gazecie Wyborczej z dnia r., Tygodniku Dzieżoniowskim r., Dzierżoniowskim Tygodniku Powiatowym wydanie r. Zrealizowano film emitowany w telewizji regionalnej ( r.). W ramach działań promocyjnych wykonano plakaty i ulotki o Projekcie. Na obiekcie zamocowano tablice pamiątkową. Działania promocyjne są zgodne z wnioskiem i umową o dofinansowanie Projektu. Audit Consulting Pająk i Partnerzy 16

17 8. Wskazanie stwierdzonych problemów w trakcie realizacji Projektu wraz ze wskazaniem ich wagi oraz, czy jakikolwiek z tych problemów ma charakter systemowy W badanych obszarach dokonano następujących ustaleń: A. Dokonano analizy prawidłowości i rzetelności dokumentacji finansowej dotyczącej Projektu. Na podstawie przedstawionych dokumentów należy stwierdzić, iż dokumentacja dotycząca Projektu jest rzetelna 1 i prawidłowa 2. B. Sprawdzono, czy działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu zostały rzeczywiście podjęte. Działania przewidziane we wniosku o dofinansowanie realizacji Projektu zostały przez jednostkę podjęte. Ustalenia takiego dokonano poprzez porównanie wniosków o dofinansowanie ze zgromadzoną przez jednostkę dokumentacją źródłową (faktury, dokumentacja fotograficzna). C. Oceniono prawidłowość sposobu archiwizacji dokumentów, który pozwala prześledzić ścieżkę wydatku od przedłożenia wniosków o płatność do poszczególnych faktur. Dokumentacja dotycząca Projektu jest przez jednostkę archiwizowana w siedzibie Beneficjenta. Archiwizacja prowadzona jest zgodnie z zasadami określonymi dla Projektu w ramach Podręcznika Zarządzania i Kontroli Projektu Bielawski Inkubator Przedsiębiorczości w rozdziale IX i dostosowana do założeń realizacji. Dokumentacja finansowa związana z Projektem jest oddzielona od dokumentacji ogólnej Bielawskiej Agencji Rozwoju Lokalnego. D. Sprawdzono, czy wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione. Wydatki wykazane w dokumentach zostały rzeczywiście poniesione. Świadczą o tym wyciągi bankowe Podczas analizy dokumentów źródłowych zweryfikowano zgodność wyciągów bankowych z dokumentami potwierdzającymi dany koszt kwalifikowalny. 1 Rzetelność kryterium kontroli/audytu obejmujące wypełnienie obowiązków z należytą starannością, sumiennie i we właściwym czasie; wypełnienie zobowiązań zgodnie z ich treścią; przestrzeganie wewnętrznych reguł funkcjonowania danej jednostki (w szczególności określonego dla poszczególnych komórek i osób zakresu obowiązków); dokumentowanie określonych działań lub stanów faktycznych zgodnie z rzeczywistością, we właściwej formie i wymaganych terminach, bez pomijania określonych faktów i okoliczności. 2 Prawidłowość jeden z elementów oceny w kontroli/audycie finansowym, oznacza sprawdzenie zgodności operacji z przepisami prawa. Audit Consulting Pająk i Partnerzy 17

18 E. Oceniono kwalifikowalność poniesionych wydatków, sposób ich dokumentowania i ujęcia w wyodrębnionej ewidencji oraz zgodność kwot wynikających z wniosków o płatność z zapisami księgowymi, w rozbiciu na poszczególne kwoty kwalifikowalne. Na podstawie przebadanej dokumentacji należy stwierdzić, że wydatki są właściwie kwalifikowane do Projektu. Poniesione wydatki są prawidłowo udokumentowane i ujęte na kontach księgowych wyodrębnionych dla potrzeb Projektu. Operacje środkami finansowymi dla Projektu były prowadzone ze środków własnych i dotacji zgodnie z założeniami i strukturą finansowania Projektu. Dokumentacja księgowa jest prowadzona prawidłowo, zgodnie z zasadami rachunkowości. Dowody księgowe zawierają wszystkie niezbędne zapisy i podpisy pozwalające uznać je za rzetelny dowód księgowy, obrazujący dokonanie operacji finansowej. F. Oceniono poprawność stosowanych procedur przetargowych. Procedury wyłaniania wykonawców zamówień publicznych są zgodne z ustawą Prawo zamówień publicznych i zastosowane w jednostce podczas realizacji Projektu., są zgodne z prawem wspólnotowym i krajowym. 9. Określenie oraz analiza przyczyn i skutków uchybień Nieodłącznym elementem podejścia audytowego jest analiza ryzyka rozumiana, jako zdiagnozowanie czynników, które mogą mieć negatywny wpływ na realizację Projektu. Analiza taka dostarcza informacji, które czynniki można zignorować, (tzw. dopuszczalny poziom ryzyka), które można wyeliminować, a którymi można zarządzać. Dla niniejszego badania analiza taka ma charakter indywidualny i wynika z profesjonalnego osądu biegłego rewidenta, jego doświadczenia zawodowego. Kompleksowe podejście audytowe jak, stopień realizacji Projektu, rezultaty, cele, kompletność dokumentacji, fizyczna realizacja robót, dokumentacja Projektu są czynnikami ryzyka, które są podstawą do wydania opinii o prawidłowości realizacji Projektu przez Beneficjenta. W audytowanym podmiocie świadomość istniejących ryzyk związanych z zarządzaniem Projektem istnieje. Należy stwierdzić, że działania kontrolne są wystarczające na wszystkich etapach realizacji Projektu. Działania związane z prawidłową realizacją rzeczową Projektu nie budzą zastrzeżenia. W wyniku przeprowadzonego audytu nie stwierdzono uchybień o charakterze systemowym, które dotyczyłyby systemu zarządzania i mechanizmów kontroli wewnętrznej w jednostce. 10. Uwagi i wnioski w sprawie usunięcia stwierdzonych uchybień, rekomendacje Z uwagi na fakt, że działania podjęte w ramach audytu nie wykazały uchybień i nieprawidłowości systemowych przy realizacji Projektu, uwag i wniosków nie wnosi się. 11. Informacje końcowe Informacji na temat projektu udzielali: Aleksander Siódmak Iwona Wróbel - Koordynator Projektu - Prezes Zarządu BARL Sp. z o.o. - specjalista ds. zamówień publicznych Audit Consulting Pająk i Partnerzy 18

19 Katarzyna Tracz - specjalista ds. obsługi księgowej i rozliczeń - Główny Księgowy Załączniki Lista kontrolna nr 1 ocena dokumentacji postępowania o zamówienie publiczne Wykaz badanych dokumentów Podsumowanie Integralną częścią sprawozdania jest opinia. Niniejszy sprawozdanie zawiera 19 stron.... Mirosław Pająk audytor wewnętrzny... Danuta Marczuk-Pająk biegły rewident nr 7414 audytor wewnętrzny Piła, dnia 20 stycznia 2012 r. Audit Consulting Pająk i Partnerzy Podmiot wpisany na listę podmiotów uprawnionych do badań sprawozdań finansowych pod pozycją 1320 Audit Consulting Pająk i Partnerzy 19